Op weg naar een Maatschappelijk Verantwoorde Organisatie Actieprogramma 2010 -2011 Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Vastgesteld door het DT op 14 juni 2010
Inhoud
1. Inleiding
3
2. MVO ambitie, iconen en borging 2.1 MVO ambitie 2.2 Overkoepelende doelstellingen 2010-2011 2.3 Waarom de MVO iconen 2.4 Implementatie overige maatregelen 2.5 Financiële investering 2.6 Borging van MVO 2.7 Communicatie 2.8 Toekomstige organisatie
4 4 5 5 6 6 6 7 7
3 De MVO iconen 3.1 Icoon energie & klimaat 3.2 Icoon duurzaam inkopen en aanbesteden 3.3 Overige relevante ingebrachte thema’s
8 8 10 14
Bijlage 1: Checklist MVO voor bestuursvoorstellen
16
2
1. Inleiding ‘In het waterbeheerplan 2010 – 2015 heeft het waterschap zich als doel gesteld om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in de organisatie en de werkprocessen te verankeren. Deze nota bevat concrete voorstellen voor implementatie van MVO in de organisatie. In november 2009 heeft het College de nota “Op weg naar een Maatschappelijk Verantwoorde Organisatie – visie en strategie” vastgesteld. Deze is in januari 2010 behandeld in de commissie BMZ. In de herfst 2009 hebben zeven werkgroepen voorstellen geschreven om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in praktijk te brengen. Het College heeft aangegeven dat zij behoefte hebben aan een duidelijke focus. Voor 2010/11 is gekozen voor de icoonprojecten energie, duurzaam inkopen en aanbesteden. In deze nota werken wij deze twee iconen verder uit in een actieprogramma met bijbehorende trekkers en financiering. Daarnaast zal MVO doorwerken in de bestuursvoorstellen en meten wij jaarlijks onze voortgang. Ook deze activiteiten nemen wij op in deze nota.
3
2. MVO Ambitie, iconen en borging In dit hoofdstuk wordt eerst de MVO ambitie neergezet gevolgd door de overkoepelende doelstellingen voor 2010-2011. Vervolgens wordt gemotiveerd waarom we hebben gekozen voor de iconen: ● Energie & klimaat ● Duurzaam inkopen & aanbesteden Dit hoofdstuk wordt afgesloten met de fasering en investering, borging van MVO in de organisatie en de toekomstige organisatie. 2.1 MVO ambitie1 2: ● Als waterschap en dus als overheidsinstelling hebben wij een voorbeeldfunctie met betrekking tot Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en wij dragen dit ook uit naar onze belangengroepen. ● MVO is een breed thema maar het betreft vooral een houding waarbij de medewerkers van het waterschap: ● In het dagelijks handelen streven naar de optimale balans tussen maatschappelijke, ecologische en economische belangen op de lange termijn, om zo te streven naar de meest duurzame oplossing. ● Op basis van doorzichtigheid en dialoog, de relatie met de verschillende belanghebbenden actief onderhouden, waarbij antwoord gegeven wordt op gerechtvaardigde vragen uit de maatschappij. ● De medewerkers van het waterschap zijn zich er van bewust dat er geen ‘MVO proof’
oplossingen bestaan maar dat dit een continue afweging, die bij alle beslissingen en het dagelijks handelen mee weegt. Dit om tot een bewuste en dus (te) verantwoorde keuze te komen. ● Dit is een dynamisch proces waarbij het open staan voor voortschrijdend inzicht van groot belang is en een transparant proces een voorwaarde. ● Uiteindelijk is MVO meer een vehikel om onderwerpen aan te kaarten en relevante processen op gang te brengen. Hierbij ligt de nadruk op de integratie met- en zo mogelijk optimalisatie van- de bedrijfsprocessen en aansluiting bij actuele thema’s en projecten. Om dit zo veel mogelijk weer in de organisatie op te laten nemen. Ecologische ambitie (Planet) In het kader van duurzaamheid streven we naar een zo’n klein mogelijke footprint en zoveel mogelijk gesloten kringlopen. Maatschappelijke ambitie (People) Wij zijn in dialoog met de samenleving om onze doelen, maatregelen en activiteiten goed te kunnen afstemmen en onze diensten te verbeteren. Economische ambitie (Profit) Wij voeren onze taken uit tegen verantwoorde maatschappelijke kosten en baten op lange termijn. De iconen energie & klimaat, duurzaam inkopen & aanbesteden hebben betrekking op die MVO-aspecten, die de komende jaren prioriteit verdienen in onze organisatie. Wij verliezen echter de overige MVOaspecten niet uit het oog. In jaarlijkse voortgangsrapportages op basis van de MVO scan en in bestuursvoorstellen geven wij aandacht aan alle relevante MVO-aspecten. Ook proberen wij onszelf te verbeteren op overige MVO-aspecten als dat met eenvoudige maatregelen (laaghangend fruit) mogelijk is en/of als onderdeel van bestaande ontwikkelingen.
1 Zie ook:nota: “ Op weg naar een Maatschappelijk Verantwoorde organisatie - visie en strategie”, oktober 2009 2 Zie ook het vastgestelde communicatiebeleidskader 2010-2013 mbt zichtbaarheid, dialoog, transparant
4
2.2 Overkoepelende doelstellingen 2010 & 2011
de pilot scan wordt bekeken of/hoe hier invulling aan gegeven kan worden.
De doelstellingen zijn zoveel mogelijk per icoon gedefinieerd. Eind 2010 zullen de trekkers van de iconen op basis van de voortgang een actieprogramma opstellen voor 2011 en dit meenemen in de afdelingsplannen voor 2011. Daarnaast levert de uitkomst van de MVO scan input voor het herijken van de doelstellingen voor 2011. Overige doelstellingen voor 2010/2011: ● MVO wordt opgenomen in de periodieke team overleggen: ● Daaruit blijkt ook dat 80% is op de hoogte van de ambitie doelstellingen van de organisatie en van de MVO iconen ● En dat 70% van de medewerkers de MVO en duurzaamheid afwegingen, indien van toepassing, een rol spelen bij de keuzes die zij in hun werk maken. ● MVO speelt, voor zover van toepassing, vanaf 1 januari 2011 een rol in 90% van de bestuursvoorstellen. Dit komt naar voren in de argumenten en/of de alternatieve oplossingen. ● In 2011 zullen de iconen opgenomen zijn in de afdelingsplannen. ● Alle afdelingen hebben voor 2011 een MVO paragraaf opgenomen in de afdelingsplannen en een MVO gerelateerde doelstel3 ling voor dat jaar opgenomen . ● Eind 2011 is dit beleid opgenomen in de KAM beschrijvingen. ● Het advies is om vanaf 2011 jaarlijks een sociaal jaarverslag op te stellen op basis van de MVO scan. Dit is een aanvulling op de burap rapportage met uitkomsten van de MVO scan, algemeen beleid en personeelsopbouw. Een voorbeeld van een sociaal jaarverslag binnen de sector is dat van wa4 terschap rivierenland . Na het uitvoeren van
2.3
3 Bijvoorbeeld om een bepaald primair proces door te lichten m.b.v. de MVO bril/duurzaamheid, Maatschappelijke Betrokkenheid, servicegerichtheid, onderlinge kennisdeling, betrekken belangengroepen. Zie ook de MVO ideeënlijst voor ideeën en de uitkomst van de dan gehouden MVO scan. 4 In het bedrijfsleven wordt het steeds meer van bedrijven verwacht dat zij naast de financiële rapportages ook rapporteren op de sociale aspecten en organisatie-
Waarom de MVO iconen?
Het kiezen voor iconen zorgt voor een duidelijkere focus, MVO profilering binnen en vervolgens buiten de organisatie en maakt het gemakkelijker om prioriteiten te stellen voor het uitvoeren van de ingebrachte relevante MVO ideeën. De iconen zijn overkoepelende thema’s waarbinnen verschillende MVO-ideeën, waaronder laaghangend fruit op programmatische wijze geïmplementeerd kunnen worden. Het is daarbij belangrijk dat de iconen uitgewerkt worden in een heldere ambitie en meetbare doelstellingen. In overleg met portefeuillehouder Guus Beugelink en een workshop met de werkgroeptrekkers is er gekozen voor de volgende twee iconen: ● Energie & klimaat ● Duurzaam inkopen en aanbesteden Er is voor deze iconen gekozen omdat dit actuele maatschappelijk relevante thema’s zijn, ook binnen de waterschappen. Deze twee iconen sluiten ook aan bij thema’s van de Provincie Utrecht (o.a. Utrecht 2040/Op Kop programma), Het Rijk (O.a. het klimaatsakkoord en duurzaamheidcriteria) en veel gemeenten in ons gebied (O.a. Houten Fairtrade gemeente) en zijn in lijn met de ontwikkelingen in de organisatie en ingebrachte MVO ideeën binnen de organisatie. De gekozen iconen tevens zijn in lijn met het waterbeheerplan, collegeprogramma en de missie. Daarnaast is het sterk verbonden met het project Kosten Baten Waterbeheer (KBW) en het klimaatakkoord/Meerjarenplan energie. Wat betreft energie betreft het een hoger ambitieniveau. Voor dit icoon adviseren wij om het ambitieniveau verder uit te werken op basis van het KBW model en ter besluitvorming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur.
ontwikkeling van het bedrijf. Een veelgebruikte richtlijn is http://www.globalreporting.org/Home
5
2.4 Implementatie overige maatregelen Naast de twee iconen zijn er door de werkgroepen en via de MVO-ideeënbus een groot aantal andere maatregelen voorgesteld om ons handelen vanuit MVOperspectief te verbeteren. Van deze overige maatregelen zal een deel in uitvoering gebracht worden. Criteria hiervoor zijn: ● Bijdrage aan maatschappelijke, ecologische en economische duurzaamheid ; ● Eenvoudig, met geringe inspanning; en tegen geringe kosten realiseerbaar.
sen om MVO in praktijk te brengen en in te bedden in reguliere processen. ● Implementatie Uitvoering van concrete maatregelen ● Evaluatie Op afgesproken momenten beschouwen wij of de uitgevoerde maatregelen bijdragen aan het doel. Deze fases worden ook gekoppeld aan het uitvoeringsprogramma en de voortgangsrapportage.
Evaluatie
Verkenning
Implementatie
Ontwikkeling
Zie de bijlage “Overzicht stand van zaken MVO ideeën” voor alle ingebrachte ideeën.
2.5
Financiële investering
Voor 2010 is € 100.000,-- beschikbaar . Deze middelen zullen worden besteed aan de inhuur van externe adviseurs t.b.v. implementatie en communicatie van MVO. Eventuele overige kosten worden via de reguliere budgetten gefinancierd.
2.6
Borging van MVO
MVO is geen vaststaande checklist maar een continue afstemming met de buitenwereld, gevoed door nieuwe inzichten en ontwikkelingen. De borging van MVO is dan ook gericht op het creëren van ruimte binnen het proces voor deze afstemming en het meten van het resultaat als impuls voor de verdere ontwikkeling.
2.6.1 Een leercyclus methode: VOIE cyclus Borging van MVO in de organisatie is een continu proces van verkenning, ontwikkeling, implementatie en evaluatie (VOIE) (zie figuur 1): ● Verkenning Kennis nemen van ontwikkelingen en mogelijkheden om deze te vertalen naar de organisatie. ● Ontwikkeling Ontwikkeling van instrumenten en proces-
Figuur 1: verkenning – ontwikkeling – implementatie -evaluatie cyclus
2.6.2 MVO-scan Om onze voortgang te meten, ontwikkelen en verrichten wij in 2010 een MVO-scan. De pilot is reeds uitgevoerd. Op basis van de evaluatie van de scan wordt er met MO gekeken wat er van deze scan jaarlijks dient terug te keren en hoe dit in te passen in de huidige scannen. Op dit moment ligt de focus op het ontwikkelen van de scan op basis van ISO26000 onder leiding van Paul de Frankrijker (ICA).
2.6.3 Bestuursvoorstellen, KBW & KAM In bestuursvoorstellen presenteren wij onze bestuurders meerdere alternatieven. De wijze waarop deze alternatieven worden gewogen is nader uitgewerkt in het project
6
Kosten Baten Waterbeheer (KBW). Bij het zoeken naar en het kiezen tussen alternatieven speelt MVO een belangrijke rol. Als hulpmiddel wordt naar de bijgevoegde MVO Checklist verwezen in de bestuursvoorstellen format. Na vaststelling van het beleid wordt het ook opgenomen in de KAM beschrijvingen.
2.7
Communicatie
Bureau Communicatie levert de communicatieadviezen en -plannen over de onderwerpen "Inkoopbeleid & duurzaam inkopen" en "Klimaat, leefomgeving, energie/MVO" in samenwerking met de MVO-adviseur en de trekkers van de iconen.
2.8
Toekomstige organisatie
De huidige projectgroep fungeert na de goedkeuring van het DT als coördinatie groep met als doel de implementatie te waarborgen en de jaarlijkse de voortgang te vertalen in hernieuwde doelstellingen. Dit om zo een circulair proces op gang te houden. De samenstelling van de coördinatie groep zal veranderen en in ieder geval bestaan uit George Rouhof, de MVO coördinator, de trekkers van de iconen en een KAM coördinator.
Organisatie ● Bestuurlijk verantwoordelijk: Guus Beugelink ● Opdrachtgever DT: George Rouhof ● Verantwoordelijke Icoon: zie trekkers per icoon ● Verantwoordelijk voor algehele coördinatie: MVO coördinator 2010: Ruth van Wieren, 2011: Susan Hartman Bij het akkoord gaan van het DT met dit actieprogramma vervalt de rol van de projectgroep en de S&I. De projectgroep wordt vervangen door de coordinatiegroep. Afdeling S&I wordt vervangen door de afdeling MO. De uiteindelijke borging van MVO ligt bij MO. De MVO coördinator ondersteunt de organisatie tot eind 2010 bij de implementatie.
figuur 2: toekomstig organisatie MVO-activiteiten
7
3. De MVO iconen In dit hoofdstuk worden de ambitie, doelstellingen en de organisatie van de twee iconen verder uitgewerkt. De iconen energie & klimaat en duurzaam inkopen & aanbesteden zijn al volop in beweging en bevinden zich deels in de ontwikkeling en deels in de implementatiefase. 3.1
Door het gebruik van groene stroom en biogas wordt de laatste ambitie op dit moment ruimschoots behaald. Het waterschap ambieert een hogere ambitie door mogelijke aansluiting bij het programma Op Kop van de provincie Utrecht. De consequentie hiervan is dat het waterschap zich, m.b.t. het wagenpark en de kantoren, committeert aan de doelstelling om in 2015 klimaatneutraal te zijn. Een daarbij horende langere termijn ambitie is om door te groeien naar een organisatie die zelfvoorzienend is in energieverbruik.
Icoon energie & klimaat
VOIE fase: ontwikkeling & implementatie Het icoon energie biedt het waterschap de kans om zich te profileren op een bijzonder actueel thema. Deze lijn is reeds ingezet met de deelname aan de energiefabriek, het inkopen van groene stroom en het klimaatakkoord. De watersector in Nederland wordt meer dan welke andere sector geconfronteerd met de gevolgen van klimaatverandering en heeft concrete mogelijkheden om bij te dragen aan het energievraagstuk door het energieverbruik terug te dringen en zelf groene energie te produceren (de energiefabriek). Door bij te dragen aan het energieen klimaatsvraagstuk kan het waterschap een voorbeeldrol op zich nemen. Uit diverse MVO-sessies is naar voren gekomen dat het thema energie sterk leeft bij de medewerkers. Dit heeft onder meer geresulteerd in tal van bruikbare ideeën om het energieverbruik door de organisatie terug te dringen.
3.1.1 Doel en ambitie Doel van het icoon energie is om het energieverbruik door de eigen organisatie verder terug te dringen en daarnaast zelf meer groene energie te winnen. In het waterbeheerplan zijn de volgende ambities opgenomen: ● tot 2020 30% reductie CO2- uitstoot vanaf het basisjaar 2005; ● 2% energie-efficiency per jaar in de periode 2005 – 2020; ● gebruik van 20% duurzame energie in 2020.
Tot 2015 is het doel om op basis van een energiebesparingplan de CO2- emissie terug te dringen en de resterende emissie te compenseren. Aan het Algemeen Bestuur zal eind 2010 het voorstel worden voorgelegd om zich aan te sluiten bij het programma Op Kop van de provincie Utrecht op basis van de energievisie.
3.1.2 Actieprogramma Aanpak Er komt een overkoepelende energievisie voor de gehele organisatie op basis van de footprint. Essentieel is dat dit niet een nieuw traject gaat worden maar een aanvulling die uitgevoerd wordt onder het huidige energie meerjarenplan. Een belangrijke bouwsteen bij het bepalen van de ambitie is de uitkomst van de CO2 footprint die per 1 mei gereed is. Deze footprint is een nulmeting en bevat: ● De huidige directe en indirecte CO2e uitstoot van de organisatie; ● Financiële consequenties om koploper te worden; Ongeveer 90% van het energieverbruik van het waterschap betreft de RWZI’s. De energiefabriek is een goed voorbeeld hoe invulling gegeven kan worden aan energie neutraal opereren, waarbij investeringen verricht worden aan de zuivering van Nieuwegein en diverse onderzoeken worden verricht.
8
Andere energieverbruikers van de organisatie zijn het waterbeheer (bemaling), mobiliteit en (in zeer beperkte mate) de kantoororganisatie. Op al deze vlakken zoeken wij naar besparingsmogelijkheden om daarmee de gehele organisatie bij het thema energie betrekken.
Figuur 3: Organogram organisatie implementatie icoon energie
De energievisie zal een aantal opties verkennen om het energieverbruik van de organisatie verder terug te dringen en groene energie te winnen. En richting geven aan nieuwe maatregelen op het gebied van energie in de komende 10 jaar.
Organisatie ● Bestuurlijk verantwoordelijke voor dit icoon is Guus Beugelink ● De afdeling zuiveringsbeheer (Paul Timmerman) is de trekker van dit icoon en daarmee verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Taken van de trekker zijn: ● opdrachtgever energievisie; ● vertaling van de energievisie in een maatregelenprogramma en hierover afspraken maken met de organisatie; ● bewaking van de voortgang van maatregelen en effecten; ● jaarlijkse footprint. Voor onderdelen van de energieambitie zijn andere afdelingen verantwoordelijk. De afdeling informatiecentrum en automatisering (Paul Holt) draagt zorg voor maatregelen met betrekking tot het wagenpark en de kantoren. De afdeling watersysteembeheer (Remco Lots) voor waterbeheer. Dit icoon is sterk gelinkt aan het project telewerken. De energievisie zal getrokken worden door de afdeling strategie en innovatie (Martijn Jongens).
3.1.3 Relevante ingebrachte thema’s Energie spreekt tot de verbeelding en is een actueel onderwerp waarop concrete winst te behalen is. Hierover zijn veel ideeën binnengekomen. Onderstaande thema’s (fig. 3) zullen in 2010 worden opgestart/ ingevoerd. In Figuur 4 op pagina 9 ziet u het overzicht van de ingebrachte thema’s gerelateerd aan het icoon Energie (uit het document Overzicht stand van zaken MVO ideeën waarin zijn alle ideeën/acties over dit thema zijn opgenomen)
3.1.4 Financiële consequenties Uitgangspunt is, dat maatregelen zich terugverdienen binnen de technische levensduur van de investering of anders te verantwoorden zijn via het KBW model.
9
Figuur 4: ingebrachte thema’s gerelateerd aan het icoon Energie
3.2. Icoon duurzaam inkopen en aanbesteden VOIE fase:ontwikkeling & implementatie . Naast energie is het duurzaam omgaan met grondstoffen en arbeid een actueel en maatschappelijk gedragen thema. Als opdrachtgever kan het waterschap dit verder stimuleren binnen te keten. Dit icoon sluit aan bij de afspraken van de Unie van Waterschappen met het Rijk om in 2010 50% en in 2015 100% duurzaam in te kopen. Het wordt geïntegreerd met het vernieuwde inkoopbeleid en sluit aan bij het professionaliseren van het inkoopproces.
3.2.1 Doel en ambitie Het hoofddoel van het waterschap is om minstens te voldoen aan de landelijke afspraken over duurzaam inkopen en aanbesteden: 50% in 2010 (en 100% in 2015). De door Agentschap NL vastgestelde criteria bevinden zich nog op instap niveau. Deze zullen echter de komende jaren verder worden aangescherpt. Daarnaast komen er steeds nieuwe productgroepen bij. Het waterschap zal deze eisen daarom als minimum eis gaan hanteren en zelf ook een MVO/duurzaamheidafweging maken, gelet op de gehele Levens Cyclus Analyse (LCA) van een product en de kosten-baten afweging (KBW).
10
Om de ambities en de doelstellingen te behalen is ‘het inkoophuis op orde brengen’ van cruciaal belang. Een belangrijk aspect is ook het trainen, inspireren en opleiden van de leden van het inkoopplatform. Daarnaast is er laaghangend fruit waarmee direct gestart kan worden en/of hier een DT voorstel gemaakt kan worden. Ambitievoorwaarde: ● Een productieve wisselwerking tussen ‘het inkoophuis op orde brengen’ en dit icoon. Dit als een voorwaarde voor een duurzaam inkoopbeleid, waarbij duurzaamheid wordt geïntegreerd in het strategisch inkoopplan op basis van portfolioanalyse van het totale uitgavenpatroon/inkoopvolume. Dit leidt tevens tot een procesoptimalisatie, minder versnippering 5 en waarschijnlijke kostenreductie op het primaire inkoopproces. Belangrijke aspecten hierbij zijn: ● Het totale uitgave patroon in Business Object kunnen uitwerken. De exploitatiekosten maar ook de uitgaven geboekt op projectniveau (ongeveer 50% van het totale uitgavenpatroon). ● Het beschikken over een Integraal Leverancier Management Systeem zodat er prioriteiten gesteld kunnen worden aan productgroepen/ diensten om te verduurzamen op basis van de mogelijkheden (impact) en het herzieningsproces van de aflopende contracten.
3.2.2 Actieprogramma Het actieprogramma is ingedeeld in: ● Duurzaam inkopen ● Innovatiegericht aanbesteden ● Opdoen van kennis
1) Duurzaam inkopen ● De VROM monitor wordt in het derde kwartaal uitgevoerd door de afdeling MO.
5
Om een schatting te kunnen maken dient het uitgave patroon volledig inzichtelijk gemaakt te worden via een
● In 2010 het uitvoeren van de eerste monitor en voldoen aan de 50% doelstelling duurzaam inkopen. ● Vanaf 2011 vooruit te lopen op de landelijke doelstelling door te streven om 100% aan de bestaande criteria te voldoen. (landelijk in dit 2015. ● Bij elk inkooptraject en aanbesteding worden bestaande criteria opgenomen in het programma van eisen. ● Overige MVO/duurzaamheidafwegingen worden bij aanbestedingen als gunningcriteria gesteld. ● Bij overige inkopen zijn overige MVO/duurzaamheidafwegingen doorslaggevend voor de keuze van een product/leverancier. Indien dit gevolgen heeft voor het vrijgemaakte budget worden de alternatieven voorgelegd aan de budgethouder. ● MVO en duurzaamheid opnemen in de inkoopvoorwaarde.
2) Innovatiegericht aanbesteden Als pilot wordt gekeken naar het gebruik van hardhout voor beschoeiingen. In hoeverre kan dat hout hergebruikt worden? In hoeverre is er hardhout nodig of kan de beschoeiing op bepaalde plekken vervangen worden door natuurlijke oevers. (Wordt deels al gedaan maar kan mogelijk strategischer benaderd worden.) Doelstelling houten beschoeiingen: Het doel is om het hardhout gebruik zoveel mogelijk te beperken door zoveel mogelijk her- of anders gebruik waarbij gelet wordt op de gehele keten van het hardhout: oorsprong (FSC), in hoeverre is hardhout nodig? Zijn er andere alternatieven zoals natuurlijke oevers, plastic palen die op basis van LCA en KBW duurzamer zijn? En wat is de meest effectieve manier om het te hergebruiken: binnen eigen keten of samenwerking om ander effectief gebruik mogelijk te maken. Actie: Hierbij uitgaande van een tweestapsmodel:
portfolioanalyse.
11
Stap 1: Actie 2010 Bij reeds geplande projecten van de mogelijkheid gebruik maken om de kwaliteit van het hardhout te testen. Inventarisatie gebruik hardhout en wanneer te vervangen Inventarisatie mogelijke alternatieven: combinatie hardhout met ander hout, onder water beschoeiing mogelijkheden hergebruik en implicaties voor aannemers. Stap 2: Actie 2011 Op basis van de uitkomsten van 2010 wordt samen met de keten bekeken wat voor gevolgen dit heeft voor het aanbesteden en de uitvoering. Als mogelijke pilot kan gedacht worden aan een prijsvraag waaraan aannemers mee kunnen doen op basis van een duidelijk geformuleerde visie, doelstellingen en randvoorwaarden om zo te komen tot een ‘best of practice’ model voor houten beschoeiingen. 3) Opdoen van kennis Op dit moment is er veel aandacht over hoe duurzaam in te kopen. Het is van belang dat het waterschap aanhaakt bij deze discussie om te voorkomen dat het wiel opnieuw uitgevonden wordt. Het opdoen van kennis over dit onderwerp is van belang voor het verder en op een duurzame manier inrichten van het inkoopproces. Acties: ● Er wordt na afloop van de duurzaam inkooptraining op 12 april geïnventariseerd op welk gebied er nog behoefte is aan verdere kennis/training: ● Geïntegreerd met het introduceren van het nieuwe inkoopbeleid wordt duurzaam inkopen onder de aandacht gebracht. Via gezamenlijke bijeenkomsten met de afdelingen. ● De interactie met andere partijen wordt gestimuleerd door minstens twee bijeenkomsten te organiseren waarbij andere partijen toelichten hoe zij dit aanpakken en/of waar zij tegenaan lopen bij aanbestedingsprocedures en duurzaamheid.
4) Aanscherpen criteria bij aanbesteding Het waterschap wil duurzaamheidcriteria voor het eigen handelen ook opnemen als criterium bij aanbestedingen. Doelstelling: ● Gebruik van afbreekbare oliën voorschrijven. Hierbij rekening houdend met een realistische overgangsperiode. ● 2011: Per afdeling inventariseren welke overige processen wij zelf al wel duurzaam toepassen maar nog niet voorschrijven aan leveranciers om hier vervolgens een implementatietraject voor uit te werken. Planning Gedurende het eerste half jaar van 2010 is het traject reeds ingezet. Eind 2010 word geëvalueerd wat de stand van zaken is en welke behoefte er is voor 2011. In 2011 is de basis opgenomen in het inkoopproces, gevolgd door terugkerende herijking op basis van de ontwikkelingen. Organisatie De bestuurlijk verantwoordelijke is Elie Miltenburg. De organisatie van dit icoon loopt op dezelfde wijze als de organisatie van het inkoopproces. De afdelingen zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen. Het inkoopplatform heeft hierbij een signaalfunctie voor het verloop van de implementatie. De inkoopadviseur neemt dit ook mee in zijn adviezen aan het inkoopplatform en de afdelingen. Verantwoordelijke voor de monitor is Teo Bruno, afdeling MO. Rol inkoopplatform Het inkoopplatform bestaat uit 12 leden van verschillende afdelingen waarbij strategisch inkoopbeleid wordt afgestemd en kennis gedeeld. De inkoopadviseur adviseert het platform over het ’inrichten van het inkoophuis’ en het rechtmatig, strategisch en duurzaam inkopen. Het platform zet dit verder uit in richtlijnen en delen de opgedane kennis met de directe collega’s die ook betrokken
12
zijn bij inkopen. Zij spelen een belangrijke sleutelrol bij het realiseren en het meetbaar maken van het duurzaam inkopen en het signaleren van mogelijke knelpunten.
3.2.3 Relevante ingebrachte thema’s Duurzaam inkopen is een concreet en erg actueel thema, waarvoor veel ideeën zijn binnengekomen. Zie onderstaand (fig. 6) voor een overzicht van de relevante ingebracht thema’s.
3. 2.4 Financiële consequenties
Boven figuur 5: Organogram organisatie implementatie icoon duurzaam inkopen en aanbesteden. Onder Figuur 6: overzicht ingebrachte thema’s duurzaam inkopen
Door de optimalisatie van het inkoopproces is te verwachten dat investeringen op dit gebied zich snel 6 terugbetalen . De optimalisatie valt onder investeringen in het algemene inkoopproces en niet specifiek onder MVO. De keuze voor fairtrade en/of groene oplossingen hoeven vaak niet duurder te zijn in verband met de toegenomen concurrentie op dit gebied. Veel van het laaghangend fruit is ook snel terugverdiend aangezien het tevens een besparing oplevert. Voor overige investeringen dient per project een KBW te worden uitgevoerd te worden.
6
Schatting valt pas te maken op basis van een portefeuilleanalyse.. Op sommige productgroepen valt te besparen zoals vervoer, bouw en energie, andere zijn relatief iets duurder.
13
Opleidingen De kosten voor cursussen m.b.t. duurzaam inkopen vallen onder de gangbare opleidingsbudgetten en vormen geen extra kostenpost.
3.3 Overige relevante ingebrachte thema’s: Er is gekozen voor de focus op de hiervoor besproken iconen. Deze hebben met name betrekking tot ‘ecologische’ aspecten en in mindere mate met zogenaamde ‘maatschappelijke’ aspecten, alhoewel het hierbij ook gaat om de balans tussen maatschappelijk, ecologisch en economisch. Een belangrijk ‘maatschappelijk’ aspect voor het waterschap is het versterken van de dialoog met de samenleving. In een sterk veranderende maatschappij, waarbij de focus steeds meer komt te liggen op het verbinden van expertise om complexe sectoroverstijgende problemen te kunnen oplossen, is het van belang dat de organisatie naar buiten is georiënteerd. Dit om in te kunnen spelen op de verwachtingen van gevarieerde belan-
gengroepen en duurzaam leven met water mogelijk te maken. Het waterschap heeft verschillende initiatieven genomen om hierop in te spelen, zoals e-dienstverlening, ambtenaar 2.0, interactieve opzet watergebiedplannen, etc. De afdeling S&I zal in de tweede helft van 2010 aan de slag gaan met het uitwerken van een overkoepelende visie, gericht op ruimte voor innovatie, een aspect hiervan is de dialoog met de samenleving. De werkgroepen hebben aangegeven dat ruimte voor innovatie & de dialoog met de samenleving belangrijke aandachtspunten zijn om MVO oplossingen voor diverse vraagstukken te blijven ontwikkelen. Zie figuur 8 voor een overzicht van gerelateerde thema’s gebaseerd ideeën binnengekomen via de werkgroepen en de ideeënbus. Figuur 7: Overzicht overige ingebrachte thema’s (In het document Overzicht stand van zaken MVO ideeën zijn alle ideeen/acties m.b.t deze thema’ opgenomen)
14
15
Bijlage 1. Checklist MVO voor bestuursvoorstellen Hoe deze lijst te gebruiken? MVO aspecten kunnen een belangrijke afweging vormen bij de kosten baten afweging van een bestuursvoorstel (zie ook KBW). Het kan net de doorslag zijn tussen twee alternatieven. MVO zelf zegt weinig, vandaar dat het gelinkt moet worden aan bepaalde thema’s. Sluit jouw alternatief aan bij een van de onderstaande thema’s? Geef dit dan aan en motiveer waarom dat alternatief daar extra aan bijdraagt vergeleken met het andere alternatief. Het gaat hierbij dus om de vergelijking van alternatieven. Er kan alleen sprake zijn van MVO als een alternatief meer bijdraagt dan het wettelijke minimum. Dus alleen aanvinken en beargumenteren indien relevant. Beargumenteer waarom dit bijdraagt aan optimale balans tussen maatschappelijke, ecologische en economische aspecten/ baten en kosten. Bij MVO is het belangrijk om verschillende belangen actief af te wegen. Het kan dus zijn dat je adviseert om bewust niet voor een MVO lijkende oplossing te kiezen vanwege tegengestelde belangen. Neem dat ook mee in de argumentatie.
De MVO-thema’s: Good Governance (behoorlijk bestuur) ● Transparantie ● Integriteit ● Eerlijke informatievoorziening ● Calamiteitenzorg (bv: transparante veiligheidsdiscussie) ● Respectvol omgaan met belanghebbenden en indieners van klachten ● Verankering MVO gerelateerd handelen in een bedrijfsproces ● Servicegerichte dienstverlening en geschillenoplossing
● Bescherming informatie van burgers en privacy ● Maatschappelijk verantwoord investeren ● Actief inlichten/betrekken belanghebbenden over wetgeving, werkzaamheden, omgaan met waterschapswerken (bijvoorbeeld wonen aan water, bootgebruik, gebruik middelen m.b.t. waterkwaliteit) ● Klokkenluiderregeling ● Klachtenregeling
Inkopen & Aanbesteden ● Gelijke kansen voor direct belanghebbende en bij inkoop van goederen ● Eerlijke handel (Fair Trade, FSC) ● Keten verantwoordelijkheid ● Duurzaamheidcriteria Agentschap NL ● Inkoopvoorwaarden (Opnemen voorwaarden m.b.t. duurzaamheid, mensenrechten, kinderarbeid etc.)
Verantwoord Milieu ● Verbeterde LCA (Levens Cyclus Analyses) Milieubelasting gelet op het totaal: vanaf het winnen van materialen t/m de afvalverwerking. ● Ecologie ● Duurzaam gebruik van natuurlijke bronnen ● Vermindering en aanpassing aan klimaatverandering ● Voorkomen van vervuiling ● Het (verder) sluiten van de biologische/ technologische keten (Cradle to Cradle) ● Bescherming en herstel van natuurlijke leefomgeving ● Verlaging van CO2 en/of andere emissies (verkleinen footprint) ● Energiebesparing/ duurzame energie Afval reductie en scheiding
Arbeidsparticipatie ● Discriminatie ● Kwetsbare groepen (relevant bij personeelsbeleid) ● Gezonde arbeidsomstandigheden ● Flexibel werken ● Gezondheid en veiligheid medewerkers
16
● Terugdringen ziekteverzuim ● Personeelsbeleid als afspiegeling van de samenleving: generatie, geslacht, verhouding, sociaal/culturele achtergrond & minder valide arbeidskrachten ● Persoonlijke ontwikkeling, opleiding en coaching ● Medewerkertevredenheid en/of betrokkenheid
Participatie & belangen belanghebbende ● Bevordert relatie met samenleving ● (Bijdragen aan) educatie en bewustzijn ● Dialoog en/of samenwerking met belanghebbenden en organisaties ● Betrekken belanghebbende t.b.v. het verbeteren van het primaire proces, dienstverlening en vergroten draagvlak. ● Kennis delen en betrekken met andere partijen ● Respect voor andermans eigendommen ● Behartigd belangen van burgers / ingezetenen/ organisaties / maatschappelijk draagvlak ● Bevorderen MVO buiten de organisatie (ketenverantwoordelijkheid) ● Vrijstellingregeling voor belasting ● Inzicht in de aard van klachten/opmerkingen belanghebbende?
● Draagt bij aan overkoepelende doelstellingen (UvW, Rijk, etc.)
Internationale verantwoordelijkheid ● Voorkomen van medeplichtigheid bij schending van mensenrechten zoals uitbuiting, kinderarbeid, geen vakbondsrecht (voor ons waterschap met name aan de orde bij inkoop en aanbesteding) ● Voorkom corruptie/ verklein de kans op corruptie ● VN Millennium Doelstellingen (MDG’s) (Schokland akkoord,MDG sanitaire voorzieningen en akkoord Unie van Waterschappen)
Maatschappelijke meerwaarde & innovatie ● Maatschappelijke betrokkenheid en ontwikkeling ● Maatschappelijke meerwaarde ● Medegebruik van waterschapswerken voor andere maatschappelijke doelen (bijv. recreatie) ● Ontwikkelen en toepassen van nieuwe technieken, al dan niet in samenwerkingsverband ● Zorg dragen voor cultuurhistorische waarden en/of bewustwording hiervan ● Kennisoverdracht voor maatschappelijke ontwikkeling (bijv: internatonaal en/of afkoppelen) ● Draagt bij aan de zichtbaarheid/bewustzijn van het waterschapswerk
17
