Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden
Op weg naar een Maatschappelijk Verantwoorde Organisatie Visie en strategie
Pagina 1
1. Inleiding In het waterbeheerplan 2010 – 2015 heeft het waterschap zich als doel gesteld om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in de organisatie en de werkprocessen te verankeren. Deze nota heeft als doel om richting te geven aan dit proces. Waarom wil ons waterschap op weg naar een maatschappelijk verantwoorde organisatie? Deze vraag kan als volgt worden beantwoord. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), duurzaam ondernemen, duurzaamheid, duurzaam ontwikkelen en Good Governance zijn trends die, nu ook binnen de overheid, volop hun intrede hebben gedaan. Ons waterschap wil zich daarbij graag aansluiten. Aandacht voor Good Governance betekent aandacht voor integriteit, transparantie en verantwoording. Door middel van MVO geeft ons waterschap deze begrippen concreet vorm en kan zij beter verantwoording afleggen aan de maatschappij, voor de consequenties van haar handelen. In onze missie hebben we dit al kenbaar gemaakt. "Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt als waterautoriteit voor veilige dijken, droge voeten en schoon water. Kernwaarden bij onze aanpak zijn duurzaamheid, kwaliteit, resultaatgerichtheid, innovativiteit en efficiency. We zijn zichtbaar en bereikbaar voor de inwoners en de bedrijven in ons gebied. We werken intensief met andere partijen samen, want waterbeheer kan niet los gezien worden van de samenleving. De Stichtse Rijnlanden stemt het waterbeheer af op de eisen van de toekomst en werkt daartoe actief mee aan de totstandkoming van het waterbeleid."
In § 2 gaan we in op het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en werken we dat uit voor het waterschap en zijn relatie met relevante stakeholders. In § 3 formuleren we uitgangspunten voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen binnen het waterschap. Tenslotte ontwikkelen we in § 4 een strategie om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen te implementeren in de organisatie.
Pagina 2
2. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en het waterschap “Wij bevinden ons op een kritiek moment in de geschiedenis van de Aarde, een tijd waarin de mensheid haar toekomst moet kiezen. Nu de wereld steeds meer verweven, onderling afhankelijk en kwetsbaar wordt, houdt de toekomst zowel grote gevaren als grote beloftes in. Om vooruit te gaan, dienen wij te erkennen dat wij temidden van een schitterende verscheidenheid aan culturen en levensvormen één menselijke familie vormen en één Aardse gemeenschap met een gemeenschappelijke bestemming. Wij moeten ons verenigen om een duurzame mondiale samenleving te realiseren, gebaseerd op respect voor de natuur, universele mensenrechten, economische rechtvaardigheid en een cultuur van vrede. Daartoe is het een vereiste dat wij, de volkeren van de Aarde, onze verantwoordelijkheid jegens elkaar, jegens de grotere levensgemeenschap en jegens de toekomstige generaties openlijk uitspreken”. Preambule van het Earth Charter onder auspiciën van de Verenigde Naties, 2000
2.1 Wat is maatschappelijk verantwoord ondernemen? De laatste 10 jaar is het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen op grote schaal geïntroduceerd bij overheden, bedrijven, instellingen en andere organisaties. Veel organisaties zijn zich meer bewust geworden van de invloed van hun activiteiten op mens en milieu, zowel binnen als buiten de organisatie. Mede onder invloed van ngo’s zijn zij zich steeds meer genoodzaakt gaan voelen om zich hierover te verantwoorden. Deze ontwikkeling past in een bredere ontwikkeling, waarin mondiale afhankelijkheidsrelaties zijn toegenomen. Een toenemend aantal sociale, ecologische en economische vraagstukken kan uitsluitend met een mondiale aanpak worden opgelost. Vanuit de gedachte “think global, act local” nemen organisaties hun verantwoordelijkheid om hieraan een bijdrage te leveren. Van het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen zijn meerdere definities in omloop. Elementen die hierin terugkomen zijn met name: 1. het bewustzijn van de sociale, ecologische en economische gevolgen van de activiteiten van een organisatie; 2. het zoeken en hanteren van een optimale balans tussen sociale, ecologische en economische aspecten in het dagelijks handelen; 3. verantwoording van het dagelijks handelen naar de samenleving. Een veelomvattende omschrijving van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is afkomstig van de Sociaal-Economische Raad (2000): “het bewust richten van ondernemingsactiviteiten op waardecreatie op langere termijn in drie dimensies – profit, people, planet – en daarmee op de bijdrage aan de maatschappelijke welvaart op langere termijn, waarbij bedrijven een relatie met de verschillende belanghebbenden onderhouden op basis van doorzichtigheid en dialoog, waarbij antwoord gegeven wordt op gerechtvaardigde vragen uit de maatschappij”. Deze definitie gebruiken wij in het vervolg van deze nota als uitgangspunt.
Pagina 3
people
planet
profit
Afb. 1. Drie P’s in balans
De begrippen maatschappelijk verantwoord en duurzaamheid worden vaak door elkaar gehaald, maar zijn duidelijk verschillend. Een definitie van duurzame ontwikkeling is: “ontwikkeling die voldoet aan de behoeften van nu, zonder de mogelijkheden aan te tasten van de toekomstige generaties om in hun behoeften te voorzien” De begripsomschrijving van MVO door de SER benadrukt de waardecreatie op langere termijn. Dit betekent dat een activiteit moet bijdragen aan duurzame ontwikkeling om MVO te zijn. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is in een internationale norm, de ISO 26000, onderverdeeld in 7 kernonderwerpen: 1. Good governance 2. Mensenrechten 3. Arbeidsomstandigheden 4. Milieu 5. Eerlijk handelen 6. Consumentenbelangen 7. Maatschappelijk betrokkenheid en ontwikkeling Deze kernonderwerpen en daarvan afgeleide thema’s hanteert het waterschap als kapstok om te inventariseren in hoeverre zij al maatschappelijk verantwoord onderneemt en welke verbetermogelijkheden zij heeft.
2.2 Het waterschap en maatschappelijk verantwoord ondernemen. In het algemeen hebben overheden een voorbeeldfunctie voor burgers en bedrijven bij het introduceren en stimuleren van gewenst gedrag. In het regeerakkoord van Balkenende IV zijn duurzaamheid en MVO als na te streven maatschappelijke ontwikkeling benoemd. Van
Pagina 4
overheden mag worden verwacht dat zij zelf het goede voorbeeld nemen bij het implementeren van MVO. Voor het waterschap past de implementatie van MVO in de organisatieontwikkeling van het afgelopen decennium. Het waterschap heeft zich als functionele democratie vanouds sterk geconcentreerd op de uitoefening van haar kerntaken. Zij had een sterk dienstverlenende taakopvatting. De algemene democratie bepaalde de functies en de normen voor kwaliteit en kwantiteit waaraan het waterschap moest voldoen. Het waterschap voerde deze taak uit zonder daarover met haar omgeving in gesprek te gaan. Deze taakopvatting leidde tot een introverte houding. Het waterschap deed en doet zeer maatschappelijk verantwoord werk – zonder waterschap zou het overgrote deel van het beheersgebied onbewoonbaar zijn – maar is voor de meeste burgers tamelijk onzichtbaar. “Rondom elke zuivering staat een groot hek: alleen toegankelijk voor zuiveringsmensen” – Ferry de Wilde Sinds het eind van de vorige eeuw is algemeen erkend dat water meer sturend behoort te zijn bij de inrichting van ons land. Dit heeft geleid tot een meer proactieve rol van de waterschappen bij de ruimtelijke ordening en in een aantal gevallen tot samenwerking van gemeenten en waterschappen bij de ruimtelijke inrichting (bijv. Leidsche Rijn). Ook de politieke vraag om kostenbeheersing in de waterketen heeft aanleiding gegeven tot meer samenwerking tussen waterschappen en gemeenten. Tenslotte hebben de waterschappen de afgelopen jaren veel meer dan in het verleden vormen van bewonersparticipatie toegepast bij de ontwikkeling van hun eigen plannen. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een volgende stap in de richting van een open en transparante organisatie, die zich bewust is van ontwikkelingen in de maatschappelijke omgeving en daarbij de samenwerking zoekt met maatschappelijke partners. Daarbij zijn twee bewegingen van belang: 1. Van buiten naar binnen: het waterschap is zich bewust van ontwikkelingen in de samenleving en van de invloed van haar eigen handelen op mens en milieu. Zij speelt daar actief op in met haar eigen activiteiten. 2. Het waterschap is transparant en legt actief verantwoording af over haar activiteiten aan haar stakeholders (ingezetenen, mede-overheden en maatschappelijke organisaties). In deze bewegingen is voor de waterschappen de uitdaging om hun positie als functionele overheid te handhaven. Daar waar raakvlakken zijn met andere maatschappelijke opgaven (bijv. ruimtelijke ordening, recreatie) gaan de waterschappen de samenwerking met partners aan, echter zonder bijv. ruimtelijke ordenings- en recreatiebeleid te gaan voeren. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij de waterschappen betekent dus niet alleen de balans tussen de 3 P’s. Het gaat ook over de interactie tussen het waterschap en haar omgeving. Van klein naar groot betekent dit dat er balans gezocht wordt op verschillende niveau’s: 1. Het laagste niveau is het niveau van de individu. In het persoonlijk leven is een goede balans tussen de 3 P’s van belang voor een goede gezondheid en welzijn. Dit is ieders persoonlijke verantwoordelijkheid. In zijn rol als werkgever kan het waterschap dit wel faciliteren. 2. Het tweede niveau is het niveau van de werkeenheid; een afdeling, team of themagroep met een afgebakend werkpakket. 3. Het derde niveau is dat van het waterschap. De kerntaak van het waterschap – zorg voor veiligheid, voldoende en schoon water – is een “planet” – taak. Het waterschap probeert deze taak zo goed mogelijk uit te voeren tegen verantwoorde kosten (profit). Verder draagt het waterschap de zorg voor haar medewerkers (people).
Pagina 5
4. Het vierde niveau is dat van de maatschappelijke omgeving, bestaande uit ingezetenen, bedrijven, mede-overheden en maatschappelijke organisaties. Op dit niveau kijkt het waterschap niet alleen naar haar eigen taken, maar zoekt ook bewust de samenwerking met andere partijen in het gebied om gezamenlijk tegen verantwoorde kosten aan de maatschappelijke opgaven te voldoen. Op dit niveau speelt ook het zoeken naar maatschappelijk draagvlak. 5. Het vijfde niveau is dat van de aarde. Het waterschap betrekt goederen en diensten van ver buiten haar eigen beheersgebied. Ook het waterschap neemt zijn verantwoordelijkheid voor mondiale vraagstukken, zoals de VNmillenniumdoelstellingen en de uitstoot van broeikasgassen. Deze balans tussen de 3 P’s op verschillende niveau’s komt tot uitdrukking in de volgende figuur:
people I Individu E werkEenheid W Waterschap M Maatschappelijke omgeving A Aarde
I
planet
E
W M
A
profit
Afb. 2. Drie P’s op meerdere niveau’s in balans Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen loont. Bedrijven en organisaties die actief zijn met maatschappelijk verantwoord ondernemen worden in het algemeen gekenmerkt door meer stabiliteit en innovatiekracht, gemotiveerd personeel en geringe kwetsbaarheid bij de huidige economische crisis. Ook voor het waterschap heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen meerwaarde: • MVO is een nieuwe impuls voor de organisatie. • MVO werkt inspirerend doordat het je identiteit vergroot en je visie verduidelijkt. • MVO is een tool om te reflecteren op hoe en waarom je doet wat doet. • MVO spreekt potentiele medewerkers aan.
Pagina 6
• • • • • •
Werkplezier is doorgaans hoger bij MVO geinspireerde bedrijven. MVO leidt daardoor mogelijk tot verlaging van het ziekteverzuim. Kostenbesparing door optimalisatie processen, energiebesparing etc. Lagere exploitatiekosten wegen vaak op tegen aanvankelijke hogere investeringskosten. MVO loopt vooruit op de wetgeving. Daardoor kan het waterschap beter anticiperen op toekomstige ontwikkelingen MVO bedrijven zijn innovatiever, creatiever, onderscheidend en kunnen zich vaak beter profileren MVO helpt het waterschap om aan te sluiten bij thema's die de burger aanspreken.
Pagina 7
3. Uitgangspunten voor Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Onze kerntaken zijn en blijven de zorg voor veilige dijken, schoon water en droge voeten. Deze taken voeren wij uit tegen aanvaardbare kosten en met oog voor de wensen van onze maatschappelijke partners. Het resultaat van deze afweging is tot uitdrukking gebracht in het ontwerp-waterbeheersplan. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen betekent dat wij onszelf een houding en gedragsregels opleggen over de wijze waarop wij onze taken uitvoeren. Deze gedragsregels zijn: 1. Wij zijn open en transparant in al ons handelen en onze motieven daarvoor. 2. Wij zijn voor onze maatschappelijke partners een aantrekkelijke partij om mee samen te werken. 3. Wij voorzien in behoeften van nu en anticiperen op (ondermeer) maatschappelijke en klimatologische ontwikkelingen, zonder de mogelijkheden aan te tasten van de toekomstige generaties om in hun behoeften te voorzien. 4. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor een bijdrage aan het oplossen van mondiale sociale, economische, ecologische en ethische vraagstukken en vervullen daarin naar de samenleving een voorbeeldfunctie. 5. Wij zijn bereid om hiervoor een extra inspanning (geld, menskracht) te leveren indien dit aantoonbaar bijdraagt aan mens en milieu en indien onze bijdrage in balans is met de bijdragen van andere partners.
Pagina 8
4. Strategie “Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen tussen 700 oren en in 350 harten”
4.1 MVO is cultuurverandering Ons waterschap heeft in de periode 2006 – 2009 het programma Waterkracht uitgevoerd. In het bijzonder ging het daarbij om een versterking van de resultaatgerichtheid en van de samenwerking van de afzonderlijke werkeenheden binnen het waterschap. Deze veranderingen zijn een antwoord op ontwikkelingen in onze maatschappelijke omgeving. In het kader van het programma Waterkracht is een reorganisatie doorgevoerd die betere randvoorwaarden biedt voor de gewenste cultuurverandering. Met de laatste fase van de reorganisatie is het programma Waterkracht onlangs afgerond. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ligt in het verlengde van Waterkracht en bouwt hierop voort. In het programma Waterkracht ging het onder meer om een betere samenwerking binnen het waterschap; bij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen gaat het vooral om verantwoording aan en samenwerking met partijen buiten het waterschap. In beide gevallen gaat het om verandering van houding en gedrag: cultuurverandering.
I Individu E werkEenheid W Waterschap M Maatschappelijke omgeving A Aarde
I
E
W M
A
Programma Waterkracht Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Afb. 3 Reikwijdte Programma Waterkracht en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
4.2 Cultuurverandering en het zeven krachten model Cultuurverandering is een van de moeilijkste processen in organisaties. Het zeven krachten model geeft inzicht in de krachten die nodig zijn om cultuurverandering teweeg te brengen en kan ons helpen bij de implementatie van MVO.
Pagina 9
Afb. 4 Het zeven krachten model Om tot een andere cultuur te komen zijn er zeven krachten die ingezet kunnen worden en die in elk geval met elkaar in evenwicht moeten zijn. Noodzaak, visie en succes zijn drie zingevende krachten, die vooral door bewustwording, confrontatie en uitleg effect hebben. Noodzaak doet bewegen. De noodzaak moet breed gedeeld worden in de organisatie, niet slechts een onderdeel of alleen de leiding of directie. Een visie geeft richting aan de verandering. Dit is het traject waarbij je de nieuwe koers, samen met de organisatie, bepaalt en uitzet. Deze visie moet tot de verbeelding spreken, prikkelen, om mensen in beweging te brengen. Succes doet geloven. Er moet vertrouwen groeien dat het anders kan. Communiceren over en het vieren van successen is daarbij belangrijk, evenals het zorgen voor (kleine) successen op korte termijn. Werken met pilots, experimenten, een motto of slogan kan allemaal bijdragen. Vervolgens zijn structuren, capaciteiten en systemen drie actiegerichte krachten, die de verandering tastbaar maken. Structuren lokken uit. Het gaat dan over het veranderen van de structurele condities: organisatiestructuur, maar ook het primaire proces en de fysieke omgeving. Capaciteiten maken haalbaar. De vraag is of medewerkers de kennis en ervaring hebben om de uitdaging aan te kunnen, is het realistisch om van hen te verwachten dat ze zich gedragen volgens de nieuwe waarden? Aan de kracht Capaciteit kan invulling worden gegeven door mensen verantwoordelijkheid te geven, training en opleiding, het benoemen van cultuurdragers op sleutelposities. Systemen bekrachtigen. Een van de krachtigste manieren voor gedragsverandering is iemand te laten zien wat zijn bijdrage in het geheel is. Informeer medewerkers dus over het verloop van het veranderproces, en zorg dat ze daarin ook hun eigen aandeel herkennen. De zevende kracht is van een andere orde. Spirit gaat over de dynamiek van de verandering zelf, en is de bron, de energie voor de andere 6 krachten. Het gaat dan over de leiding en medestanders in de organisatie die een vonk over laat slaan, door haar charisma, energie, manier van communiceren en betrokkenheid.
Pagina 10
4.3 De route naar een Maatschappelijk Verantwoorde Organisatie. Uit het zeven krachten model blijkt, dat meerdere sporen naast elkaar bewandeld moeten worden om MVO te implementeren en te bereiken dat MVO verankerd raakt tussen 700 oren en in 350 harten. Het eerste spoor bestaat uit het uitwerken en uitdragen van beleid, visie en strategie. De wijze waarop moet aansluiten bij het taakveld van de betrokkenen. Deze visie leent zich bijv. goed voor uitwerking en discussie in samenspraak met bestuur en management. Beheer- en beleidsafdelingen zullen we uitnodigen om vanuit MVO-perspectief nieuwe afwegingen te maken. Met name de buitendienstmedewerkers vervullen hier ook een belangrijke rol. Het is belangrijk om het MVO-gedachtegoed zo uit te dragen, dat het aansluit bij hun dagelijks werk. De buitendienst heeft ook de meeste contacten met de burgers. Zij pikken aan de ene kant de signalen op uit het veld en dragen aan de andere kant het waterschapswerk naar de burger uit. Met dit eerste spoor benutten we de krachten van noodzaak en visie. Het tweede spoor bestaat uit de concrete uitwerking in activiteiten van het waterschap. Hiervoor hanteren wij de ISO 26000 – norm als leidraad. Door 8 werkgroepen worden concrete voorstellen uitgewerkt om te komen tot een meer maatschappelijk verantwoorde organisatie. Naast de voorstellen die door de werkgroepen worden uitgewerkt staan wij ook open voor andere voorstellen die hieraan bijdragen. We maken onderscheid in: - snelle introductie van eenvoudige en sprekende voorbeeldacties, van Toyota Prius tot Fair Trade koffie (zgn. laaghangend fruit). Hiermee boeken we concrete successen, die zichtbaar zijn voor alle medewerkers. - geleidelijke introductie van maatregelen die een grotere inspanning vergen. Dit zijn in het algemeen ook meer structurele maatregelen die ervoor zorgen dat onze activiteiten meer in balans raken met People, Planet en Profit. Dit tweede spoor werkt met de krachten van structuren, capaciteiten en successen Het derde spoor bestaat uit toetsing van alle initiatieven aan hun bijdrage aan People, Planet en Profit. Een instrument om dit te bevorderen is doorwerking van MVO in het format van bestuursvoorstellen. Hiermee benutten wij de kracht van structuren Het vierde spoor bestaat uit doorwerking in de bedrijfsprocessen. In het KAM-systeem staan al deze processen beschreven. Dit spoor werkt met de kracht van systemen Het vijfde spoor is meting van ons gedrag. Aan de hand van de ISO 26000 – norm stellen wij een aantal parameters vast die jaarlijks worden gemeten. De resultaten brengen we naar buiten in een jaarlijkse MVO-rapportage. Hiermee boren we de kracht van succes aan. Het zesde en laatste spoor gebruikt de kracht van spirit. Beleid en visie wordt met verve en in woord en daad uitgedragen door gezichtsbepalende personen in het waterschap. Directie en College van D&H hebben hierin de belangrijkste rol.
Pagina 11
Pagina 12
