Officemanager
BSO Struin Opvang in de natuur zoekt een Duizendpoot een Spin in het web voor onze administratieve afdeling
Het betreft een bestaande functie die opnieuw ingericht gaat worden. Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor. Je zorgt met andere woorden voor het office management op kantoor: je bent verantwoordelijk voor alle administratieve processen, onder andere voor de planning van het personeel, de plaatsing en planning van kinderen. Je organiseert overlegmomenten en verstrekt informatie aan de directie, het pedagogische team (15 medewerkers), de assistent leidinggevende (3 medewerkers) en aan ouders. Je bent het eerste aanspreekpunt van het kantoor. Je kunt uitstekend zelfstandig werken maar je bent ook iemand die goed kan samenwerken met verschillende partijen. Je stelt prioriteiten, ook onder tijdsdruk. Je bent accuraat en je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. Vind je het leuk om deze functie vorm te geven? Zie je het als een uitdaging om je eigen kennis en bekwaamheid in te brengen dan zoeken we jou! Heb je een relevante achtergrond op HBO werk- denkniveau, of op MBO niveau met veel ervaring? Kennis van toepassing van relevante automatiseringspakketten, zoals Excel en Acces? Reageer dan, we zien je sollicitatiebrief met CV graag tegemoet. Het betreft een functie van circa 24 uur per week, we bieden je in eerste instantie een tijdelijk contract van een half jaar aan. Bij goed functioneren zijn er goede toekomstmogelijkheden. Je kunt je gegevens opsturen naar
[email protected] , of naar het postadres, tav de Directie: Ooysedijk 61, 6522 KV Nijmegen. Voor een uitgebreide functie- en taakomschrijving zie bijlage: Officemanager functie omschrijving.
Bijlage: Officemanager functie- en taakomschrijving Samenvoeging functies van de volgende functies: Secretaresse B/C en medewerker planning, inkoper uit functieboek CAO Kinderopvang = Office manager ALGEMENE KENMERKEN De zwaarte van de functie is afhankelijk van de complexiteit van de werkzaamheden en de mate van zelfstandigheid die benodigd is om de werkzaamheden te verrichten. DOEL VAN DE FUNCTIE Het verrichten van secretariële activiteiten en het verstrekken van informatie aan belanghebbenden met betrekking tot secretariële en/of organisatorische activiteiten. ORGANISATORISCHE POSITIE De office manager ressorteert hiërarchisch onder de directie. RESULTAATGEBIEDEN Stukken opstellen en verwerken • Concipieert en verwerkt zelfstandig correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen. • Notuleert waar mogelijk bij bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen en neemt die acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen. • Bereidt (beleid)notities voor door het ordenen, selecteren en be-/ verwerken van relevant materiaal. (voorbeelden: coördineren en uitvoeren jaarlijkse (juni) klachtenverslag, Jaarlijkse GGD bezoek voorbereiden en aanwijzingen van GGD coördineren en waar mogelijk uitvoeren, oa de Risico Inventarisatie in samenwerking met de Assistent Leidinggevende (AL). Huisregels Struin en infoboekje Struin up to date houden. Verzorgen van de maandelijkse Nieuwsbrief voor ouders, in nauw contact met directie en AL. Jaaropgaven opstellen). • Verzorgt alle correspondentie naar de GGD. • Beoordeelt inkomende post/ stukken op het belang van overleg of besluitvorming en handelt deze post/ stukken, waar mogelijk, af. • Zorgt ervoor dat alle nieuwe informatie wekelijks wordt doorgeven aan de website beheerder. (voorbeelden: twee maal per jaar in januari en augustus alle data van de studiedagen, wanneer is Struin dicht/open, Notulen Ouder Commissie, klachten verslag, GGD inspectie rapporten etc.) Resultaat: Correspondentie en stukken opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na fiat van de leidinggevende/ betreffende opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen.
Overlegmomenten realiseren/informatie verstrekken • Fungeert als eerste aanspreekpunt van leidinggevenden/directie ten behoeve van in- en externe relaties. Zowel telefonisch, als via de mail en als vast aanspreekpunt voor op kantoor. Neemt inkomende telefoongesprekken aan en handelt deze gesprekken zoveel mogelijk zelfstandig af. (Voorbeelden: beantwoorden van allerlei vragen, opmerkingen, klachten circa 2/3 uur per dag, aanspreekpunt voor belangstellenden, verwijzen naar maandelijkse informatieavond, Struindocumenten mailen etc.). • Organiseert en voert het secretariaat van directievergaderingen, alsmede secretariaten van commissies (oa. OC en PVT), overleg- en werkgroepen. • Beheert en bewaakt de agenda ten behoeve van de directie. • Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten. • Bereidt besluiten voor en voert ze uit/ doet ze uitvoeren en verzorgt de informatie hieromtrent eventueel in samenwerking met anderen. • Ontvangt bezoekers. • Neemt gebruikelijk deel aan werkoverleg. Resultaat: Overlegmomenten gerealiseerd, zodanig dat de juiste mensen op tijd op goed voorbereide bijeenkomsten komen en de juiste stukken beschikbaar zijn. Informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden en de leidinggevende/ afdeling zo min mogelijk belast wordt, of de leidinggevende/ afdeling zo goed mogelijk de betrokkene te woord kan staan. Werkprocessen faciliteren •Verricht archiefwerkzaamheden, waaronder het opbergen/ opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en het toekennen van ingangen of codes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen. • Verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden van de afdelingsvoorraad kantoorbenodigdheden, het samenstellen van documentatie- en circulatiemappen, het bijhouden van losbladige handboeken e.d.. • Koopt producten en diensten voor de gehele organisatie in. Resultaat: Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat post tijdig en correct wordt verwerkt, documenten en kantoorbenodigdheden beschikbaar zijn etc.. Verzorgen van de planning • Verantwoordelijke voor de planning, dagelijks en op langer termijn voor de directie, assistent leidinggevende en het team pedagogisch medewerkers. Half jaar planning voor team, met studiedagen,
vakantieplanning, teamochtenden, overleggen etc. Agendabeheer voor locatie overleggen dit in overleg met AL van de locaties. (voorbeelden: jaarlijkse studiedag voor team voorbereiden, jaarlijkse BHV-EHBO scholing voorbereiden, in december. Twee jaarlijkse picknick voor ouders voorbereiden, HELP-oefening voorbereiden etc.). • Verzorgen van de planning rond het plaatsingsbeleid van kinderen. Van de intake tot het daadwerkelijk plaatsen. • Voert administratieve werkzaamheden uit ten behoeve van de plaatsing van kinderen. (voorbeelden: nieuwe contracten opstellen, mutaties doorvoeren, factureringen verzorgen aan de accountant. Nieuwe kinderen toevoegen aan telefoonlijsten voor team pedagogisch medewerkers etc. Mailinglijsten ouders up tot date houden). • Informeert in- en externe klanten over plaatsingsgegevens, opvangmogelijkheden, contracten, e.d.. • Voert correspondentie met betrokkenen, ouders/verzorger en AL inzake plaatsing. • Onderhoudt contact met de locaties over plaatsingzaken. • Stelt (mede) periodieke bezettingsoverzichten en prognoses samen. • Informeert de accountant in verband met de facturering. • Archiveert relevante plaatsingsgegevens. Resultaat: Informatie beschikbaar gesteld, zodanig dat alle betrokkenen op tijd over de juiste informatie beschikken. Administratie bijgehouden, zodanig dat gegevens correct en tijdig zijn verwerkt. Wachtlijst beheerd, zodanig dat het juiste kind volgens de wachtlijst op de juiste tijd in de juiste groep wordt geplaatst.
PROFIEL VAN DE FUNCTIE Kennis • HBO werk- en denkniveau of MBO werk- en denkniveau met ervaring. • Kennis van de toepassing van relevante (financiële) applicaties en automatiseringspakketten, Excel en Acces. • Voorkeur voor het kunnen werken in boekhoudings-programma. Specifieke functiekenmerken • Analytisch vermogen. • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het communiceren op alle niveaus. • Ordelijkheid en systematisch werken en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens. • Stressbestendigheid in verband met werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen. • Organisatorische vaardigheden voor het organiseren van het werk binnen de afdeling en/of het organiseren van bijeenkomsten etc. • Integriteit bij het verwerken van financiële en/of persoonsgegevens. • Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
