1
Notulen van de buitengewone Ledenvergadering d.d. 1 december 2011 gehouden in het Zalmhuis, Schaardijk 396, 2909 LA Rotterdam. 1. Opening door voorzitter De vergadering wordt geopend door voorzitter M. Audenaerde. De voorzitter heet namens het NIS bestuur een ieder welkom en bedankt ITEB in het bijzonder als gastheer van de avond voor de ter beschikking gestelde tijd om deze buitengewone ledenvergadering te houden. De voorzitter geeft aan dat iedereen van te voren een toegestuurde agenda heeft ontvangen. De buitengewone ledenvergadering staat in het teken van de te maken kosten van het onderzoek naar de organisatie Jurilex. Een onderzoek dat in opdracht van een eerdere Algemene Ledenvergadering dient te worden opgestart. Wij hebben deze avond een half uur gepland voor deze buitengewone ledenvergadering. Wij willen ons ook aan dit half uur houden. Onze spreker van vanavond, de heer mr. Chris van Dijk heeft zijn lezing hierop afgestemd. Mocht dit half uur blijken dat 2/3 van de aanwezige (stemgerechtigde) leden een ander onderwerp ter stemming vanavond willen brengen dan bestaat deze mogelijkheid, volgens het huishoudelijk reglement artikel 10.2. Te uwer herinnering, in maart 2010 tijdens de ALV hebben wij naar aanleiding van allerlei geluiden in de media u gevraagd of het NIS bestuur actief dient te beoordelen of leden het reglement Gedragsregels van het NIS naleven. U hebt hier unaniem “ja” tegen gezegd. Wij hebben u toen als bestuur toegezegd onderzoek te gaan doen naar de mogelijkheden om vervolgstappen te ondernemen. Wij hebben eerst gekeken hoe andere branche organisaties dit op pakten. Dit om te kijken of er gezamenlijk opgetrokken kon worden. De LSA was daarin het meest voortvarend. Zij presenteerde een brief in november 2010 waaruit bleek dat een aantal partijen beterschap had beloofd. Wij wilden dit aan u presenteren in de ALV van maart 2011. Verdere maatregelen en onderzoeken waren nu niet meer nodig. Kort voor de ALV in maart 2011 bleek de organisatie Jurilex op haar website openlijk te communiceren over een door haar gehanteerde constructie, die mogelijk nog steeds onderzocht zou moeten worden. Wij hebben toen als bestuur in navolging van uw opdracht u verteld dat wij een externe commissie zouden gaan benoemen die hier onderzoek naar zou gaan doen. De kosten voor dit externe onderzoek hebben wij toen niet in de begroting van 2011 meegenomen, omdat wij de begroting al in een eerder stadium naar u hadden gestuurd. Na de ALV zijn 2 bestuursleden benoemd die zich bezig zijn gaan houden met het uitzoeken en opzetten van een externe commissie. De voorzitter geeft vervolgens het woord aan de heer N. Pott en de heer R. Kranendonk.
2
2. en 3. Stand van zaken traject Jurilex en kostenaspect De heer N. Pott verhaalt het volgende. In de periode na de ALV van maart 2011 heeft het bestuur overlegd over de onderzoeksopdracht en heeft zij contacten gelegd met externe partijen die het onderzoek mogelijk zouden kunnen gaan uitvoeren. Daarbij is ons gebleken dat het onderzoek in ieder geval uit twee delen moest bestaan, namelijk een feitenonderzoek en een onderzoek naar de vraag of de geconstateerde feiten strijdigheid met onze gedragsregels opleveren. Aangezien er meer brancheorganisaties zijn die eveneens de constructie van de organisatie Jurilex wens(t)en te onderzoeken, heeft het bestuur tevens contact gelegd met die brancheorganisaties om te bekijken of bij dit eerste deel van het onderzoek wellicht samen zou kunnen worden opgetrokken. Dit heeft als voordeel dat er één gedegen onderzoek plaatsvindt in plaats van diverse verschillende onderzoeken. Wij hoeven immers niet altijd zelf het wiel uit te vinden. Daarnaast heeft het samen optrekken met andere partijen als voordeel dat de kosten van het benodigde onderzoek kunnen worden gedeeld. Waar wij ons tijdens de ALV van 17 maart 2011 naar aanleiding van een vraag van één van de leden, de heer F. van Cuijk, nog afvroegen of het totale onderzoek door de externe commissie misschien 5 danwel 10 of 20 uur in beslag zou nemen, is het bestuur in de afgelopen periode gebleken dat met de goedkoopste optie, een onderzoek door een forensisch accountantskantoor, kosten gepaard gaan die in de richting van € 10.000,00 gaan (circa 50 uur). Andere opties, waarbij het onderzoek zou worden uitgevoerd door advocatenkantoren danwel de wat meer bekende accountantskantoren als KPMG en PWC, gaan zelfs al richting het dubbele. De geconsulteerde kleinere accountantskantoren blijken niet de gespecialiseerde kennis in huis te hebben om dit soort onderzoeken op een effectieve en efficiënte wijze te kunnen verrichten. De genoemde kosten van circa € 10.000,00 betreffen uitsluitend de kosten van het eerste deel van het onderzoek, namelijk het feitenonderzoek naar de door Jurilex gehanteerde constructie. Het tweede deel ervan, toetsing aan onze gedragsregels, zou vervolgens door een juridisch onderlegd kantoor/commissie dienen plaats te vinden. Ook dat zal gepaard met substantiële kosten waardoor de totale kosten naar verwachting rond de € 15.000,00 zouden bedragen. Inmiddels is er een brancheorganisatie, het NIVRE, die zeer recent heeft aangegeven bereid te zijn om bij het eerste deel van het onderzoek samen met ons op te trekken en de kosten daarvan te delen. Aangezien zij andere gedragsregels hanteren dan het NIS, zullen zij echter niet participeren in het tweede deel van het onderzoek. De voor rekening van het NIS komende kosten zullen ook in deze constructie derhalve substantieel zijn en naar verwachting circa € 10.000,00 bedragen.
3
Aangezien de totale begroting van het NIS slechts circa € 35.000,00 bedraagt, zou een onderzoek als het onderhavige een fors beslag leggen op de beschikbare middelen van onze vereniging. Dit is dan ook de reden dat het bestuur een bijzondere ledenvergadering heeft uitgeroepen opdat de leden zich hierover kunnen uitlaten en een besluit kunnen nemen met betrekking tot de vraag of het NIS de betreffende kosten dient te maken en het onderzoek derhalve daadwerkelijk in gang gezet dient te worden. 4 Besluitvorming. Voor de besluitvorming ligt de vraag voor of de leden zich kunnen vinden in de hoogte van de te maken kosten zoals door het bestuur geschetst. Een van de leden vraagt of er onderzoek wordt gedaan naar het bedrijf of naar de leden. De heer Pott antwoordt namens het bestuur dat het onderzoek uiteindelijk is gericht op het gedrag van de leden van de Jurilex-organisatie die NIS lid zijn. Een andere vraag van een van de leden is of er intern een onderzoekscommissie is. De voorzitter antwoordt dat het NIS-bestuur, gelet op de vraag van de leden tijdens de vorige jaarvergadering in 2010, besloten heeft om onafhankelijke externe commissie te benoemen die onderzoek gaat doen naar de constructie die Jurilex nu aanhoudt. Daarmee wordt de onafhankelijkheid gewaarborgd, maar vooral worden NIS-leden dan niet in verlegenheid gebracht om hun standpunt kenbaar te maken ten aanzien van een praktijk van een ander NIS-lid. Nog een vraag van een van de leden betreft de door Jurilex aan diverse leden gemailde brief d.d. 29 november 2011. Is die brief meegewogen door het bestuur? Antwoord is, dat het bestuur de inhoud van deze brief niet heeft meegewogen omdat de brief buiten het bestek van deze buitengewone ledenvergadering valt. Het is aan de leden zelf om bij de besluitvorming deze brief mee te wegen of niet. Geopperd wordt door een van de leden dat de organisatie Jurilex zelf de kosten van een onderzoek betaalt, als zij menen dat hen toch geen blaam treft. Dan is gelijk de kou uit de lucht. Een van de NIS leden werkzaam voor de organisatie Jurilex geeft aan geen problemen te hebben met het onderzoek maar wel aan te geven het zonde te vinden zoveel geld uit te geven vanuit de NIS gelden voor een onderzoek. Vervolgens wordt er in de vergadering gediscussieerd over een pragmatische oplossing voor een gesprek met Jurilex en onderzoek naar de door Jurilex gehanteerde constructie. Feit blijft echter dat is besloten een externe commissie te benoemen. Geopperd wordt om een andere manier te kiezen om het onderzoek vorm te geven, bijvoorbeeld in de vorm van een klein comité van leden. Een aantal leden zouden dit mogelijk graag in stemming willen brengen op deze buitengewone ledenvergadering.
4
De voorzitter heeft aangegeven dat het huishoudelijk reglement in de mogelijkheid voorziet een ander onderwerp ter besluitvorming voor te leggen op deze buitengewone ledenvergadering. Vervolgens wordt overgegaan tot stemming. Er wordt een stembureau gevormd bestaande uit de leden Femke de Wijs en Koos Ouweltjes. Er zijn 68 stemgerechtigde leden aanwezig. De voorzitter legt volgens het huishoudelijke reglement aan de stemgerechtigde leden de vraag voor: Wilt u dat het bestuur in stemming brengt de vraag of er nog wel een onderzoek naar de door Jurilex gehanteerde constructie en daarna toetsing aan de gedragsregels dient plaats te vinden? Uitslag: meer dan 2/3 van de aanwezige en stemgerechtigde leden geven aan dat zij deze vraag in stemming willen brengen. De voorzitter vraagt aan de stemgerechtigde leden een besluit over de vraag: Wilt u dat het bestuur in stemming brengt de vraag of er nog wel een onderzoek naar de door Jurilex gehanteerde constructie en daarna toetsing aan de gedragsregels dient plaats te vinden? In een stemronde geeft het stembureau aan dat 42 leden deze vraag met “ja” heeft beantwoord en 9 met “nee”. De rest betreft onthoudingen. De voorzitter constateert dat er voor een onderzoek naar de door Jurilex gehanteerde constructie en daarna toetsing aan de gedragsregels een meerderheid van de stemgerechtigde leden voor is. De voorzitter legt volgens het huishoudelijk reglement aan de leden de volgende vraag voor: Wilt u dat het bestuur in stemming brengt of het onderzoek naar de constructie van Jurilex en daarna toetsing aan de gedragsregels in een interne of externe commissie dient plaats te vinden? Uitslag: meer dan 2/3 van de aanwezige en stemgerechtigde leden stemmen geven aan dat zij deze vraag in stemming willen brengen. De voorzitter vraagt aan de stemgerechtigde leden een besluit over de vraag: Wilt u het onderzoek naar de constructie van Jurilex en daarna toetsing aan de gedragsregels laten plaatsvinden door een interne of externe commissie? De leden van het stembureau geven de voorzitter aan dat een overgrote meerderheid van de stemgerechtigde leden voor een onderzoek naar de constructie van Jurilex en daarna toetsing aan de gedragsregels door een interne commissie heeft besloten.
5
De voorzitter sluit de vergadering waarbij zij de leden bedankt voor de inzet tijdens de vergadering ten aanzien van de genomen besluiten. Het bestuur zal in de volgende vergadering de vraag behandelen hoe het beste vorm gegeven kan worden aan de wens van de leden om het onderzoek in een interne commissie vorm te geven.
