Nieuw in AccountView versie 9.3

Nieuw in AccountView versie 9.3

Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Versie 9.3, juni 2013 © 2013 Visma Software BV

Inhoud Copyright

2

Inhoud

3


5

Inleiding Algemeen Financieel Handel Projecten en uren En verder

5 5 6 8 9 10

Nieuw in AccountView versie 9.3 Inleiding Dit document beschrijft de nieuwe functionaliteit van AccountView versie 9.3. Eerst volgt een beknopt overzicht van de vernieuwingen die we op de verschillende gebieden hebben doorgevoerd en daarna volgt een uitgebreidere toelichting. Algemeen De gebruikersdocumentatie van AccountView is verbeterd. Als eerste wordt een nieuwe handleiding Accountancy gepresenteerd. Het verzenden van BTW- en ICP-aangiften via SBR/Digipoort is nu standaard beschikbaar. Financieel In februari 2014 is SEPA een feit, dus is AccountView hierop voorbereid. Zo zijn nu SEPA-betalingen en -incasso’s mogelijk. Tevens is een wizard toegevoegd die het aanvullen van bankrekeningnummers met IBAN en BIC eenvoudig maakt. Tot slot is de integratie tussen AccountView IFA en AccountView verbeterd. Handel Elektronische facturen met UBL zijn aangepast aan de meest recente eisen. Daarnaast is een basisvariant van de module Voorraadbeheer beschikbaar voor wie zijn voorraad wil optimaliseren maar nog niet toe is aan de uitgebreidere mogelijkheden van de module. Projecten en uren De functionaliteit voor projectverplichtingen is uitgebreid. Zo kunnen openstaande verplichtingen in delen worden afgeboekt en kan een resterend bedrag worden geannuleerd.

Algemeen Gebruikersdocumentatie verbeterd Visma Software is bezig de handleidingen te moderniseren. De handleiding Accountancy is nu als eerste gereed. De nieuwe PDF biedt betere navigatiemogelijkheden. Aan de linkerkant is een overzicht van ‘bookmarks’ opgenomen met links naar de hoofdstukken en subkoppen, tot drie niveaus diep. Daarmee ‘springt’ de lezer snel naar de gewenste paragraaf. Ook vanuit de inhoudsopgave en de index geeft een enkele muisklik direct toegang tot de bladzij met het gewenste onderwerp. Waarschijnlijk vallen de vier nieuwe pictogrammen op. Voor nog meer duidelijkheid wordt bij elk pictogram de betekenis gezet: Let op, Pas op, Voorbeeld en Veelgestelde vragen.

BTW- en ICP-aangiften verzenden via SBR/Digipoort Komend jaar zal het BAPI-kanaal voor de elektronische BTW- en ICP-aangifte worden vervangen. Met ingang van 1 januari 2014 kunt u uw aangiften alleen nog via het SBR-kanaal versturen naar Digipoort, het elektronische postkantoor van de overheid. In AccountView versie 9.3 is deze functionaliteit beschikbaar voor alle gebruikers die hun elektronische BTW- en ICP-aangiften vanuit AccountView versturen. Wanneer u beschikt over de module XBRL/SBR had u al de mogelijkheid om uw aangiften te verzenden via SBR naar Digipoort. Met AccountView versie 9.3 hebt u daar geen aparte verzendapplicatie meer voor nodig; het verzenden is nu volledig geïntegreerd in AccountView. Bovendien is het vastleggen van de benodigde certificaten voor SBR/Digipoort vereenvoudigd. U bepaalt zelf het moment waarop u overstapt van BAPI naar SBR. De menu-opties en instellingen voor de twee manieren van verzenden zijn goed te herkennen door de toevoeging van ‘BAPI’ enerzijds en ‘SBR’, ‘Digipoort’ of ‘PKIoverheid’ anderzijds. Als u volledig bent overgestapt op het SBR-kanaal, kunt u in het venster Systeeminstellingen - Elektr aangifte ervoor kiezen de instelling BAPI-opties weergeven te demarkeren. Actuele informatie over de overgang van BAPI naar SBR kunt u vinden op de website van Visma Software en in Infoline.

6

Nieuw in AccountView 9.3

Financieel Introductie van SEPA is afgerond Het realiseren van de Single Euro Payments Area (SEPA) voor de eurolanden komt steeds dichterbij. Vanaf 1 februari 2014 worden in de eurolanden dezelfde formaten gebruikt voor alle betaalproducten. SEPA was al in AccountView versie 9.0b geïntroduceerd - in de administraties konden bijvoorbeeld IBAN’s worden ingevoerd - en in AccountView versie 9.3 hebben we de functionaliteit voor SEPA verder afgerond. Met deze versie van AccountView bent u dus klaar voor de introductie van SEPA. U kunt echter zelf bepalen wanneer u de overstap maakt: AccountView versie 9.3 ondersteunt zowel de bestaande betaalproducten als de SEPA-betaalproducten. De aanpassingen die zijn gemaakt, betreffen de volgende AccountView-onderdelen:

SEPA-betalingen kunnen worden aangemaakt In deze nieuwe versie van AccountView beschikt u voor de meeste Nederlandse banken over de SEPA-betalings- en incassoformaten. Aangezien de SEPA-betaalproducten pas vanaf 1 februari 2014 verplicht zullen zijn, ondersteunt AccountView tot die datum uiteraard ook nog de bestaande betalings- en incassoformaten.

SEPA-incasso’s kunnen worden aangemaakt Bij SEPA-incasso’s zullen in tegenstelling tot de bestaande incasso’s meer gegevens moeten worden vastgelegd. In de stamgegevens van debiteuren kunt u nu op de tab Instellingen de gegevens vastleggen die daarmee te maken hebben, zoals het kenmerk en de datum van ondertekening van de machtiging. ⌧ Abonnementen In combinatie met de module Abonnementen is het eenvoudig om meerdere incassokenmerken voor dezelfde debiteur te gebruiken. Voor ieder abonnement kunt u een ander incassokenmerk invullen.

Bankafschriftenformaat ‘MT940 structured’ wordt ondersteund De meeste banken gebruiken dit gestructureerde formaat voor hun bankafschriften, omdat hierin SEPA-informatie kan worden meegegeven. Nieuw is dat dit formaat nu in AccountView wordt ondersteund. Hierdoor zal de autoherkenning beter functioneren, waardoor AccountView de ingelezen bankafschriftregels vaker aan openstaande posten kan koppelen.

Directe bankkoppeling is geschikt gemaakt voor SEPA Visma Software heeft de service voor de directe bankkoppeling geschikt gemaakt voor SEPA. Voor gebruikers die er nu gebruik van maken, verandert er niets. U bepaalt zelf wanneer u overstapt. Wanneer u uw administraties op orde hebt gemaakt voor SEPA en alle bankrekeningnummers hebt omgezet naar IBAN’s, kunt u het veld SEPA-richtlijnen gebruiken voor directe bankkoppeling markeren in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Autom betalingen). Daarna worden uw incasso- en betalingsopdrachten aangemaakt en aangeleverd volgens de SEPA-specificaties. Op de verbeteringen die de Rabobank en ABN AMRO nog aan het doorvoeren zijn, is AccountView versie 9.3 voorbereid. Zo valideren we met de Rabobank op dit moment nog het ophalen van bankafschriften met SEPA-informatie en het versturen van SEPA-betalingen en -incasso’s. En heeft ABN AMRO aangekondigd SEPA beter te willen ondersteunen door op een ander platform over te stappen. Uiteraard zullen we u daarover nader informeren, maar zodra de doorgevoerde verbeteringen op dit gebied beschikbaar komen kunt u daar in AccountView versie 9.3 direct van profiteren.


7

Acceptgirolayout naar IBAN-acceptgirolayout omzetten De layout voor de euro-acceptgiro werd al door AccountView ondersteund. U kunt deze layout nu omzetten naar de IBANacceptgirolayout. De indeling van de IBAN-acceptgiro verschilt op enkele punten van de euro-acceptgiro. Het belangrijkste verschil is dat IBAN’s op de acceptgiro kunnen worden geplaatst. Deze nemen meer ruimte in dan de bestaande rekeningnummers. Banken ondersteunen de IBAN-acceptgiro vanaf juli 2013. U kunt de bestaande acceptgirolayout eenvoudig omzetten naar de IBAN-acceptgirolayout: u opent de meegeleverde acceptgirolayout en markeert vervolgens in het venster Eigenschappen het veld IBAN-acceptgiro. De acceptgirolayout die dan wordt aangemaakt, voldoet aan de eisen die aan IBAN-acceptgiro’s worden gesteld.

Conversie bankrekeningnummers naar IBAN’s is verbeterd Aan het venster Administraties is de optie Document/Gegevens IBAN en BIC importeren/exporteren toegevoegd.

Afbeelding 1. De wizard Document/Gegevens IBAN en BIC importeren/exporteren

Hiermee exporteert u de Nederlandse bankrekeningnummers uit een of meer administraties naar een CSV-bestand dat u zonder verdere bewerkingen kunt uploaden naar de IBAN BIC Service op internet. Zodra u zich registreert, kunt u van deze service gebruikmaken. De internetservice vult het bestand met bankrekeningnummers aan met IBAN’s en BIC-codes, waarna u dit weer in AccountView kunt importeren. De optie is ook geschikt voor AccountView-gebruikers met veel administraties (bijvoorbeeld accountantskantoren). AccountView verzamelt de uit te breiden rekeningnummers uit de geselecteerde administraties. De lijst wordt ontdubbeld en niet-geldige rekeningnummers worden eruit gefilterd. Afwijkingen en uitzonderingen worden gerapporteerd.

AccountView Scanboeken herkent IBAN’s ⌧ Communication Service Scanboeken Als er in een Scanboeken-factuur een IBAN wordt herkend, wordt dit ook overgenomen in AccountView bij het verwerken van Scanboeken-berichten.

8


Sterkere integratie met AccountView IFA ⌧ IFA Workflow Om het gebruik van AccountView Inkomende facturenautorisatie (IFA) in combinatie met AccountView te vergemakkelijken, is een aantal verbeteringen doorgevoerd. •

• • •

Tijdens het invoeren van boekingsregels in AccountView IFA worden nu automatisch de bijbehorende, relevante stamgegevens uit AccountView opgehaald en getoond in de betreffende kolom. Voert u bijvoorbeeld een crediteur, grootboekrekening of project in (module Projecten of Uren en Declaraties I), dan verschijnt ook de grootboekrekening of BTW-code die in de stamgegevens als standaard is vastgelegd. Bij een factuur kunt u in AccountView IFA een boekingsperiode invoeren zodat in AccountView in de gewenste periode wordt geboekt. De maand van de factuurdatum hoeft dus niet automatisch bepalend te zijn voor de periode. Sommige organisaties baseren het autorisatieproces voor inkomende facturen op kostenplaatsen. Daarom is het nu ook mogelijk medewerkers in de workflow op te nemen op basis van kostenplaatsen, door in de stamgegevens van een kostenplaats een IFAmedewerker in te voeren. Ten slotte worden facturen in UBL-formaat beter ondersteund. De informatie uit de elektronische factuur wordt nu overzichtelijker aan de gebruiker gepresenteerd.

Handel Elektronisch factureren met UBL verbeterd De Nederlandse overheid stimuleert het gebruik van UBL en overheidsinstanties verlangen steeds vaker dat aan hen elektronisch in UBL-formaat wordt gefactureerd. Naar verwachting zullen ook andere organisaties de komende jaren meer en meer overstappen op deze manier van factureren. In AccountView Windows was het al langer mogelijk om facturen in UBL-formaat te versturen en inkomende facturen met dat formaat te verwerken. De UBL-facturen die u met deze nieuwe versie genereert, voldoen aan de meest recente, door de overheid vastgestelde UBL-specificaties. Deze specificaties vereisen dat in facturen het BTW- of KvK-nummer van de debiteur is opgenomen. UBL-facturen kunnen dus vanaf nu alleen worden verstuurd, als deze gegevens in de stamgegevens van debiteuren zijn ingevoerd. Is dat het geval, dan kan in het venster Administratie-instellingen - Handel (UBL) het veld Tevens UBL-formaat aanmaken bij elektronisch factureren worden gemarkeerd. Daarnaast kan nu het bankrekeningnummer in uitgaande UBL-facturen worden beïnvloed. Dit maakt het mogelijk om betalingen door buitenlandse debiteuren via een valutarekening te laten verlopen. Hiertoe moet aan debiteuren via de taalcode een bankboek worden gekoppeld met daarin het te gebruiken bankrekeningnummer.

Een basisvariant voor module Voorraadbeheer ⌧ Voorraadbeheer Wie zijn voorraad wil optimaliseren maar nog niet toe is aan de uitgebreidere mogelijkheden van de module Voorraadbeheer, kan nu met de nieuwe basisvariant aan de slag. Deze geeft inzicht in de aanwezige voorraad en biedt hulp bij het bestellen. Bestelparameters per artikel en strikt te volgen procedures zijn in dat geval niet nodig. Tot deze basisvariant behoren het rapport Beschikbare voorrraad (waarvan de geboden informatie in grote lijnen vergelijkbaar is met de standaardweergave Weken voorraad in het venster Artikelen) en het rapport Analyse van verkoopaantallen. Bovendien kan met inventarisatie-opdrachten de betrouwbaarheid van voorraadaantallen worden vergroot. Het eerste rapport geeft inzicht in de voorraad per artikel, een inschatting van het aantal weken dat deze voorraad strekt, en de betrouwbaarheid van die inschatting. In het tweede rapport wordt automatisch een ABC-analyse uitgevoerd. Het geeft verder een


9

overzicht van de beschikbare én de aanbevolen voorraad. Hiermee kan de gebruiker nagaan of het verstandig is bestellingen te doen of dat het beter is te wachten.

Afbeelding 2. Met het rapport Analyse van verkoopaantallen kunt u voorgenomen inkopen toetsen. U ziet in het rapport de aanwezige voorraad in weken. Deze wordt berekend op basis van de gemiddelde afzet per week. Daarnaast staat het advies voor hoeveel weken dit artikel aanwezig zou moeten zijn. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat de voorraden ongemerkt oplopen doordat u doorgaat met inkopen terwijl de afzet van een artikel langzaam terugloopt.

Voor de rapporten wordt informatie benut die al in de administratie aanwezig is. Dat is het geval als in het venster Administratieinstellingen - Handel (Art.hist jaren) is ingesteld dat Artikelhistorie meerdere jaren wordt bijgewerkt voor de transactiesoort Verkoop. Verder moet vooraf in het venster Administratie-instellingen – Handel (Voorraad) in het veld Wkn afzethistorie het aantal voorbije weken worden ingesteld waarop de inschatting van de beschikbare voorraad moet worden gebaseerd. Voordat de rapporten worden opgevraagd, kiest de gebruiker Document/Afzet per week herrekenen in het venster Artikelen. De rapporten zelf zijn op te vragen vanuit het venster Artikelen. Wie wil overstappen op de uitgebreide variant van de module, markeert het veld Voorraadbeh uitgebreid in het venster Administratie-instellingen – Handel (Voorraad). Hij krijgt daardoor de beschikking over: • •

de tab Bestel in het venster Stamgegevens artikel en de bijbehorende velden op de tab Inkoop; de mogelijkheid om te sturen op leverdatum (in de basisvariant zouden bij onvoldoende voorraad aantallen in backorder worden gezet), leveranciers te beoordelen, en leveringen bij invoer van de verkooporder te splitsen, uiteraard met de bijbehorende rapporten.

Projecten en uren Deelfacturen voor projectverplichtingen ondersteund ⌧ Uitgebreide projectverplichtingen In AccountView is het al langer mogelijk om projectverplichtingen in de financiële en projectadministratie te registreren. De boeking van een verplichting vindt plaats op het moment dat een bestelbon definitief wordt aangemaakt. Wanneer de inkoopfactuur wordt verwerkt, dan wordt de verplichting tegengeboekt. In versie 9.3 is deze functionaliteit uitgebreid. Door een artikel aan te merken als Dienst kunt u bij het verwerken van de inkoopfactuur een openstaande verplichting in delen afboeken en een resterend bedrag annuleren. In de praktijk komt het namelijk regelmatig voor dat meerdere facturen worden ontvangen voor één verplichting. Ook kan het zijn dat een restbedrag overblijft, waardoor het laatste deel van de verplichting nooit wordt afgeboekt. Dat proces wordt nu volledig ondersteund. Bovendien is er voor gezorgd dat deze deelverplichtingen ook goed samenwerken met AccountView IFA (module IFA Workflow). Als in AccountView IFA een deelfactuur wordt ingevoerd die betrekking heeft op een verplichting, dan kunt u deze op de gebruikelijke wijze koppelen en wordt in AccountView slechts dat deel afgeboekt. Een eventueel restbedrag kunt u alleen in AccountView annuleren.

10


En verder •

•

De integratie met AccountView Scanboeken is verbeterd. Scanboeken-berichten bevatten soms informatie over debiteuren en crediteuren die nog niet in de administratie aanwezig is, bijvoorbeeld adresgegevens. In zo’n geval wordt die informatie nu automatisch in de administratie opgenomen. Microsoft Office 2013 wordt ondersteund. Dit betekent dat u met deze versie van AccountView Windows bijvoorbeeld draaitabellen in Microsoft Excel kunt aanmaken en e-mail via Microsoft Outlook kunt versturen als u de genoemde versie van Office hebt geïnstalleerd.

Nieuw in AccountView versie 9.3

Recommend Documents