Nieuw in AccountView versie 8.0

Nieuw in AccountView versie 8.0

Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, AuditViews, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Versie 8.0, juli 2006. Copyright © AccountView BV, 2006.

Inhoud Copyright

2

Inhoud

3

Wat vindt u in deze documentatie?

4

Algemeen

5

Gewijzigde systeemeisen Nieuw in AccountView Solo, Team en Business Mutatie-informatie van stamgegevens opvragen

Financieel Financiële mutaties importeren Diverse verbeteringen in Vaste activa Conversie ADM-E

Handel Procesgerichte administratie Orderbeheer Goederenuitgifte Facturering Voorraadbeheer Offertes, uitgifte-opdrachten en verkoopfacturen fiatteren Layouts Wijzigingen in modules die gebruikmaken van Facturering

Projecten en uren De Projectadministratie-case De Consultancy-case Koppeling met Verkoopinformatiesysteem

Accountancy Verbeteringen in Centraal cliëntbeheer Verbeteringen in AccountView Cliënt-invoer Verbeteringen in Inlezen bankmutaties

Voor onze partners

5 5 11

13 13 16 19

20 20 21 23 30 33 38 39 42

43 43 62 76

80 80 82 83

86

Wat vindt u in deze documentatie? In AccountView versie 8.0 is veel nieuwe functionaliteit toegevoegd en bestaande functionaliteit nog verder verbeterd. Deze documentatie beschrijft nieuwe en gewijzigde functionaliteit ten opzichte van versie 7.1a. Het geeft u een indruk van wat er is veranderd, voor wie dit interessant is en vooral waarom u er profijt van zult hebben. Het zwaartepunt van deze versie ligt op de gebieden Handel en Projecten en Uren, samen goed voor ongeveer tweederde deel van de verbeteringen in AccountView 8.0. Daarnaast zijn in de volgende modules verbeteringen aangebracht: • Centraal cliëntbeheer (zie Uitbreidingen in Centraal cliëntbeheer) • Inlezen bankmutaties (zie Verbeteringen in Inlezen bankmutaties) • Mutatie-import (zie Financiële mutaties importeren) • Vaste activa I (zie Diverse verbeteringen in Vaste activa) Buiten dit document is geen documentatie van de nieuwe functionaliteit beschikbaar, op een klein aantal wijzigingen in het helpbestand na. In een volgende versie van AccountView zal de documentatie voor de 8.0-functionaliteit zijn bijgewerkt.

Algemeen Gewijzigde systeemeisen Voor versie 8.0 van AccountView zijn een aantal systeemeisen aangescherpt. De belangrijkste is dat het besturingssysteem minimaal Windows 2000 SP3 moet zijn. AccountView werkt niet meer onder Windows ’98 of oudere versies. Voor de overige systeemeisen verwijzen wij naar de installatie-documentatie. Kies Help/PDF-handleiding/Installatie, en ga naar de paragraaf ‘Systeemeisen controleren’ in het hoofdstuk ‘AccountView installeren’.

Nieuw in AccountView Solo, Team en Business Adressen controleren vanuit AccountView In versie 8.0 van AccountView Solo (+ Facturering), Team en Business hebt u de mogelijkheid om op basis van deels ingevoerde adresgegevens een volledig adres in Nederland op te zoeken, en automatisch in te voeren, of om uw ingevoerde adresgegevens te controleren. Hiervoor wordt verbinding gemaakt met AdresXpress, een webservice van Cendris. Dit betekent dat er een internetverbinding beschikbaar moet zijn op het werkstation waarvandaan de adresinformatie moet worden opgevraagd. Het grote voordeel van het gebruik van een webservice is dat de informatie die u opvraagt altijd up-to-date is. Om deze adresgegevens te kunnen opvragen, hebt u een zogeheten ‘controle-tegoed’ nodig. Iedere keer als u een adres of een postcode opvraagt, kost u dit één eenheid van het controle-tegoed. Bij ingebruikname van versie 8.0 van AccountView krijgt u een starttegoed van 100 eenheden. Het opvragen van adresgegevens met AdresXpress van Cendris is alleen mogelijk in een volledige licentie, niet in een tijdelijke of een demonstratielicentie. Bij wijze van proef ontvangt u, in ieder geval tot 1 januari 2008, van AccountView 100 eenheden in de maand dat uw onderhoudsabonnement is ingegaan. Daarnaast hebt u op elk moment de mogelijkheid om uw tegoed zelf aan te vullen (zie Controle-tegoed controleren en opwaarderen). Uw Cendristegoed is onbeperkt geldig. AdresXpress is een dienst van Cendris, waarop de algemene voorwaarden van Cendris van toepassing zijn, inclusief maar niet uitsluitend de beperking dat deze dienst alleen voor eigen gebruik beschikbaar is. INRICHTING ADRESGEGEVENS OPVRAGEN Om van deze dienst gebruik te kunnen maken, kiest u Opties/Instellingen/Systeem/Diensten, en markeert u Adressen via AdresXpress van Cendris kunnen opvragen. Eventueel kunt u hier nog een minimumtegoed invoeren, en instellen dat u wordt gewaarschuwd als dit minimumtegoed wordt bereikt. U kunt vervolgens zelf uw tegoed weer aanvullen (zie Controle-tegoed controleren en opwaarderen).

Algemeen

6

Als een gebruiker een adres of postcode succesvol opvraagt, en het Cendris-tegoed komt daardoor op 20 eenheden, dan krijgt deze gebruiker een melding te zien.

HET OPVRAGEN VAN DE ADRESGEGEVENS U kunt de adresfunctionaliteit van Cendris op verschillende manieren gebruiken: • u weet de postcode en het huisnummer, maar niet het volledige adres. Voer de postcode in het veld Postcode in, en het huisnummer in Adres of Nr, afhankelijk van uw instellingen in Stamgegevens ISO-landcode. Kies vervolgens Bewerken/Adresgegevens opvragen/Adres, of klik op . Na controle van de ingevoerde gegevens, wordt het juiste adres automatisch ingevoerd.

Ter controle wordt een venster getoond met de door u ingevoerde gegevens. Kies OK om het volledige adres op te vragen en automatisch in te voeren.

•

u weet het adres en de plaatsnaam, maar niet de postcode. Voer het adres in Adres in, en de plaatsnaam in Plaats, en kies dan Bewerken/Adresgegevens opvragen/Postcode. De juiste postcode wordt automatisch ingevoerd. • u weet het volledige adres, maar u twijfelt of het correct is. Voer (een deel van) de adresgegevens in, en kies Bewerken/Adresgegevens opvragen/Adres. De nieuwe functionaliteit is beschikbaar in alle vensters waarin adresgegevens worden vastgelegd:

Algemeen

7

• • • • •

Stamgegevens debiteur / crediteur Stamgegevens bedrijf Stamgegevens medewerker Stamgegevens vennoot Verzendadres wijzigen (vanuit offertes, verkooporders, verkoopfacturen en uitgifte-opdrachten) • Stamgegevens magazijn ⌧ Voorwaarde: module Verkoopinformatiesysteem In de stamgegevens van de ISO-landcode kunt u in het veld Adresinvoer bepalen hoe adresgegevens moeten worden ingevoerd. Als u van de Cendris-dienst gebruikmaakt, en u hebt Straatnaam + Huisnummer + Adres-toevoeging of Huisnummer + Straatnaam + Adres-toevoeging geselecteerd in het veld Adresinvoer, dan wordt het huisnummer altijd in een apart veld ingevoerd. Bij het opvragen van de postcode hoeft AccountView dus niet eerst te bepalen welk deel van het adres het huisnummer is. Als u adresgegevens opvraagt, dan toont AccountView altijd eerst een controlevenster waarin het deel van het adres staat dat u hebt ingevoerd. CONTROLE-TEGOED CONTROLEREN EN OPWAARDEREN Iedere keer als u succesvol een adres of postcode opvraagt, wordt er één eenheid van uw Cendris-tegoed afgeschreven. Als u dat in de systeeminstellingen hebt vastgelegd, dan krijgt u een waarschuwing zodra het ingestelde minimumtegoed is bereikt. U kunt het tegoed nu met 500, 1000 of 2500 eenheden opwaarderen. Hiervoor kiest u Document/Cendris-tegoed opwaarderen in het venster Administraties. Nadat uw tegoed is opgewaardeerd, ontvangt u een factuur van AccountView. In het venster Cendris-tegoed opwaarderen wordt ook altijd het huidige saldo getoond. U kunt deze optie dus ook gebruiken om het saldo te controleren. Met Annuleren sluit u het venster zonder het tegoed op te waarderen. Debiteuren en crediteuren automatisch nummeren Een veelgehoorde wens is de mogelijkheid om AccountView automatisch het eerstvolgende vrije debiteur- of crediteurnummer te laten uitdelen. In deze versie is dat ingebouwd; u hebt nu de keuze tussen volledig vrije invoer, zoals u gewend was, en automatische nummering. Met Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Algemeen kunt u instellen dat de nummering van nieuwe debiteuren en crediteuren in het vervolg automatisch plaatsvindt. Hiervoor markeert u het veld Debiteuren/crediteuren automatisch nummeren. Daarnaast legt u vast uit hoeveel cijfers de debiteur- en crediteurnummers moeten bestaan, en welke begintekens u wilt gebruiken. Indien nodig, wordt een nummer met nullen aangevuld tot de opgegeven nummerlengte is bereikt. Omdat debiteuren en crediteuren ‘onder water’ in één tabel worden opgeslagen, krijgt iedere debiteur en crediteur een uniek nummer. Deze instelling verandert niets aan de nummers van debiteuren en crediteuren die al in uw administratie waren ingevoerd. U doet er verstandig aan om het nummer door één of twee begintekens vooraf te laten gaan. Zo kunt u een nummer eenvoudig herkennen als een debiteur- of als een crediteurnummer. De begintekens kunnen letters zijn (bijvoorbeeld DB voor de debiteurnummers, en CR voor de crediteurnummers), maar u kunt er ook voor

Algemeen

8

kiezen om de debiteurnummers bijvoorbeeld met een 2 te laten beginnen, en de crediteurnummers met een 5.

Zowel het debiteur- als het crediteurnummer bestaat uit vijf cijfers. Daarvoor worden de letters DB of CR geplakt.

Nadat deze instellingen zijn vastgelegd, kunt u debiteuren en crediteuren gaan invoeren. Als we uitgaan van het voorbeeld van debiteuren, dan krijgt iedere nieuwe debiteur automatisch een nummer toegekend dat één hoger is dan dat van de voorgaande debiteur. Zolang de debiteurgegevens nog niet zijn bewaard, kunt u het debiteurnummer nog wijzigen in een ander uniek nummer. Voor de volgende debiteur wordt dan vanaf dit nieuwe nummer doorgeteld. Het gebruik van de instelling Debiteuren/crediteuren automatisch nummeren zou ertoe kunnen leiden dat het vinden van de juiste debiteur of crediteur in een opvraaglijst (F4) moeilijker wordt. Opvraaglijsten worden immers standaard gesorteerd op debiteur- of crediteurnummer. Daarom is in de opvraaglijsten voor (onder andere) debiteuren en crediteuren de mogelijkheid ingebouwd om eerst een filterwaarde op te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig op zoekcode zoeken. Uitgebreid zoeken in opvraaglijsten Uitgebreid zoeken in opvraaglijsten In opvraaglijsten voor debiteuren, crediteuren en artikelen kunt u nu een filterwaarde opgeven bij het zoeken in de opvraaglijst. Hiermee kunt u zeer grote opvraaglijsten eenvoudig beperken tot een handzaam formaat. U wilt een debiteur invoeren in een verkooporder. Om de gewenste debiteur te vinden, drukt u op F4 in het veld Verzenddebiteur, zodat de opvraaglijst Debiteuren wordt getoond. De opvraaglijst is standaard gesorteerd op Debiteurnummer. Boven in dit venster treft u nu de velden Veld en Begint met aan. Als u bijvoorbeeld debiteur Van Gaalen zoekt, waarvan u weet dat hij in Rotterdam is gevestigd, dan selecteert u Plaats in Veld, en vervolgens kunt u Rotterdam of Rott invoeren in Begint met. Klik vervolgens op om de filterwaarde toe te passen.

Algemeen

In de opvraaglijst staan alle debiteuren waarvan de plaatsnaam met ROTT begint.

•

De laatstgebruikte instelling in Veld wordt per stamgegeven onthouden. Zo wordt het u makkelijk gemaakt om in debiteurenlijsten altijd op plaats te zoeken, en in artikellijsten altijd op artikelgroep. • Vóór de beide invoervelden staat de knop of . Als de eerste knop wordt getoond, dan kunt u gebruikmaken van zoeken op filterwaarde. Wilt u niet gebruikmaken van deze functionaliteit, dan klikt u éénmalig op , zodat de knop verschijnt. De opvraaglijst wordt nu als een ‘gewone’ opvraaglijst gebruikt. Deze instelling geldt voor alle opvraaglijsten waarin op een filterwaarde kan worden gezocht. • Ongeacht of het zoeken op filterwaarden aan of uit staat, kunt u altijd nog op de ‘gewone’ manier zoeken in een opvraaglijst, bijvoorbeeld met een afwijkende sortering of door de eerste paar tekens in te voeren van de informatie die u zoekt. Indeling Bestand-menu gewijzigd Het Bestand-menu van AccountView kunt u gebruiken om de belangrijkste centrale vensters uit de verschillende AccountView-modules snel op te vragen. Met de grootschalige uitbreidingen in de procesgebieden Handel en Projecten en uren (zie verderop in dit document) ontstond de wens om meer ruimte voor nieuwe opties in het Bestand-menu te maken. Om de overzichtelijkheid van het menu daarbij te behouden, is ervoor gekozen om aantal opties te groeperen in submenu’s.

9

Algemeen

10

In het vernieuwde Bestand-menu zijn de opties gegroepeerd.

Hierbij vindt u boven in het submenu altijd het belangrijkste stamgegeven van de groep; voor de groep Handel is dit bijvoorbeeld Artikelen. Daaronder staan de belangrijkste procesvensters. Onderin staat altijd de optie Meer, waarmee een volgend submenu met de overige stamgegevens van het betreffende procesgebied wordt opgevraagd. De belangrijkste opties in de modulelijn Relatiebeheer waren al op deze manier gegroepeerd. Dit submenu is nu onder andere uitgebreid met de optie Meer. Instellingenvensters vernieuwd In deze versie zijn een aantal wijzigingen aangebracht in het werken met de instellingenvensters. Om te beginnen zijn alle instellingen nu handig gegroepeerd onder het submenu Opties/Instellingen. Bovendien worden de instellingenvensters die voorheen uit verschillende tabs bestonden nu bediend via een overzichtelijke boomstructuur. Dit heeft ons de ruimte gegeven om de administratie-instellingen voor alle beschikbare modulelijnen in één venster te tonen, zodat de inrichting wat vlotter kan verlopen.

Algemeen

11

Het nieuwe venster voor de administratie-instellingen.

Nieuwe Amyuni PDF driver Met versie 8.0 van AccountView wordt automatisch versie 2.5 van de Amyuni PDF driver geïnstalleerd. U vindt de driver terug in uw printerinstellingen onder de naam AccountView PDF Printer 2.5. De nieuwe driver ondersteunt ook het aanmaken van PDF-bestanden onder een 64-bits versie van Windows.

Mutatie-informatie van stamgegevens opvragen ⌧ Voorwaarde: AccountView Business Voor de meeste soorten stamgegevens in uw administratie is het nu mogelijk om op te vragen welke gebruiker dit stamgegeven heeft ingevoerd en wanneer dat precies is gebeurd. Als het stamgegeven na invoer is gewijzigd, dan kunt u tegelijkertijd zien door wie de laatste wijziging is aangebracht, en op welk moment dat is gebeurd. Om deze informatie op te vragen, selecteert u het stamgegeven waarvan u dit wilt weten en kiest u Zoeken/Mutatie-informatie. U hoeft hier verder niets voor in te stellen. In de overzichtsvensters van de stamgegevens waarvan deze informatie wordt bijgehouden, kunt u bovendien de gelijknamige kolommen tonen, en selecties definiëren voor de nieuwe velden Invoermedewerker, Invoerdatum, Medewerker laatste wijziging en Wijzigingsdatum.

Algemeen

12

Gebruiker Boelsma heeft op 19 juni 2006 een wijziging aangebracht in de gegevens van debiteur De Jong, die zijn collega De Mol in 2004 heeft ingevoerd.

Van stamgegevens die in eerdere versies van AccountView zijn vastgelegd, worden alleen de invoerdatum en een eventuele wijzigingsdatum getoond. Bij selecties op de velden Invoerdatum en Wijzigingsdatum zijn de volgende extra condities beschikbaar: • Na datum • Op of na datum • Voor datum • Op of voor datum • Niet op datum Hiermee is het mogelijk om selecties te zetten op de nieuwe datumvelden zonder dat daarbij rekening wordt gehouden met het precieze tijdstip. De bestaande module Audit Trail is een uitbreiding op deze functionaliteit. Met deze module wordt bijvoorbeeld ook bijgehouden welke gegevens van een stamgegeven precies zijn gewijzigd. MAATWERK Partners die maatwerktabellen hebben gemaakt, kunnen de nieuwe velden hieraan toevoegen door Document/Velden mutatie-informatie toevoegen te kiezen in de Veldendictionary.

Financieel Financiële mutaties importeren ⌧ Voorwaarde: module Mutatie-import Met Document/Importeren/Dagboekbladzijden had u in AccountView al de mogelijkheid om financiële mutaties in een vast formaat in dagboekbladzijden te importeren. Hiermee kunt u gegevens die in andere pakketten worden ingevoerd eenvoudig voor verwerking in uw AccountView-administratie aanbieden. AccountView ondersteunt een groot aantal verschillende formaten, waaronder FoxPro-tabellen, dBase III-/IV-bestanden, XML-bestanden en Microsoft Excelbestanden. In AccountView 8.0 is deze functionaliteit verbeterd. Een importbestand wordt eerst in een tussenbestand opgeslagen, waar het kan worden gecontroleerd op geldige koppelingen met de AccountView-administratie, en waar deze koppelingen kunnen worden aangemaakt. De bestanden die gereed zijn, kunnen vervolgens in de financiële administratie worden verwerkt. Voorlopig blijft de optie Document/Importeren/Dagboekbladzijden beschikbaar naast de nieuwe functionaliteit, maar op termijn zal deze worden vervangen. Dagboekberichten importeren Met Document/Stamgegevens administratie/Dagboekberichten vraagt u het centrale venster Dagboekberichten op. Hierin kunt u de dagboekberichten importeren, inzien en verwerken tot dagboekbladzijden. Bovendien legt u vanuit dit venster eenmalig de koppelingen aan tussen de dagboekberichten en de AccountView-administratie. U importeert de dagboekberichten met Document/Dagboekberichten importeren. Allereerst selecteert u het type berichten dat u wilt importeren: u kunt in ieder geval berichten van het type In-/Verkoop, Memoriaal en Bank/Kas importeren. Vervolgens moet u, afhankelijk van het berichttype, nog een paar aanvullende instellingen vastleggen op de tab Opties: • In Periode selecteert u hoe de periode moet worden bepaald die in de dagboekbladzijde(n) moet worden vastgelegd. • Verder kunt u in Valutakoers kiezen of een eventuele valutakoers rechtstreeks uit het importbestand moet worden overgenomen, of dat de valutakoers moet worden bepaald op basis van de valutacode uit het importbestand en de valutakoers uit de AccountView-administratie. • Selecteer in Dagboekcode het dagboek waarin de geïmporteerde dagboekberichten moeten worden verwerkt. U kunt hier alleen dagboeken selecteren die geschikt zijn voor het berichttype dat u wilt verwerken, zodat memoriaalboekingen altijd in een memoriaaldagboek terecht komen.

Financieel

14

Omdat deze dagboekberichten verkoopmutaties bevatten, worden ze in het verkoopdagboek geïmporteerd.

•

U kunt een berichtleverancier opgeven om een onderscheid te maken tussen de verschillende bronnen waaruit u dagboekberichten importeert (zie Dagboekberichtkoppelingen per berichtleverancier). • Tot slot kunt u op de tab BTW nog aangeven hoe met eventuele BTWbedragen in het importbestand moet worden omgegaan: rechtstreeks overnemen uit het importbestand in de dagboekbladzijde, of berekenen op basis van het netto- of brutobedrag en de BTW-code. Dagboekberichtkoppelingen aanmaken Alleen dagboekberichten waarvoor de kolom Compl in het venster Dagboekberichten is gemarkeerd, kunnen worden verwerkt. Voor de dagboekberichten waarvoor deze kolom niet is gemarkeerd, moet u nog de benodigde dagboekberichtkoppelingen aanmaken. In een dagboekberichtkoppeling legt u eenmalig het verband vast tussen waarden uit het importbestand en uw administratie in AccountView. U kunt bijvoorbeeld koppelingen aanmaken voor grootboekrekeningen, debiteuren en BTW-codes. In het begin zult u na iedere import nog wel een aantal dagboekberichtkoppelingen moeten aanmaken. Naarmate u meer dagboekberichten hebt geïmporteerd, zal dit uiteraard steeds minder vaak nodig zijn. U maakt dagboekberichtkoppelingen aan met Document/Dagboekberichtkoppelingen controleren in het venster Dagboekberichten. In de tweede stap van het venster Dagboekberichtkoppelingen controleren dat dan verschijnt, staan alle mogelijke dagboekberichtkoppelingen voor het geselecteerde dagboekbericht. Sommige van deze koppelingen zijn verplicht (de kolom Verpl is gemarkeerd), andere zijn optioneel.

Financieel

15

Voor dit dagboekbericht is één dagboekberichtkoppeling verplicht. Deze koppeling is nog niet aanwezig.

Het importbestand komt uit een verkoopprogramma, waarin de nummering van debiteuren anders is dan in uw AccountView-administratie; in het importbestand bestaat de zoekcode van een debiteur uit de eerste drie letters van de bedrijfsnaam, terwijl diezelfde debiteur in AccountView een zoekcode van vier letters heeft. In een dagboekberichtkoppeling legt u vast dat debiteur FLE uit het importbestand dezelfde is als debiteur FLEX in AccountView. Selecteer bijvoorbeeld een dagboekberichtkoppeling waarvoor de kolom Verpl is gemarkeerd en de kolom Aanw een kruis heeft, en kies Wijzigen. U koppelt hier bijvoorbeeld de debiteur uit uw AccountView-administratie aan de (ingevoerde) debiteur uit het importbestand. De volgende keer dat u van deze berichtleverancier een dagboekbericht importeert voor deze debiteur, wordt de zojuist aangemaakte dagboekberichtkoppeling automatisch toegepast. Als de kolom Aanw voor alle verplichte koppelingen bij dit dagboekbericht een vinkje heeft, dan kunt u de wizard voltooien. In het venster Dagboekberichten is nu ook de kolom Compl gemarkeerd. Dit betekent dat het dagboekbericht gereed is voor verdere verwerking. Dagboekberichtkoppelingen per berichtleverancier Als u dagboekberichten uit verschillende externe pakketten importeert, dan kan het noodzakelijk zijn dat voor waarden in uw AccountView-administratie verschillende koppelingen worden aangemaakt. Hiervoor is het mogelijk om in dagboekberichtkoppelingen voor debiteuren, crediteuren en BTW-codes de berichtleverancier vast te leggen. Als u bij het importeren van de dagboekberichten ook een berichtleverancier opgeeft, dan worden de juiste dagboekberichtkoppelingen gebruikt. In een ander programma waaruit u verkopen exporteert, hebben debiteuren een alfanumerieke zoekcode. De debiteur FLEXON uit AccountView heeft daar bijvoorbeeld zoekcode SO_DEB1. Het veld Berichtleverancier kunt u dus gebruiken om ervoor te zorgen dat er, per berichttype, meerdere dagboekberichtkoppelingen voor de debiteuren, crediteuren en BTW-codes in uw AccountView-administratie kunnen worden aangemaakt.

Financieel

16

Dagboekberichten verwerken In het venster Dagboekberichten staan alleen dagboekberichten die nog moeten worden verwerkt; een bericht heeft dan ook altijd óf de status Nieuw bericht, óf de status Fout bij vorige verwerking. Berichten die nog niet als compleet zijn gemarkeerd, kunnen niet worden verwerkt. Als ze toch worden verwerkt, dan krijgen ze de status Fout bij vorige verwerking. In de meeste gevallen kan dit probleem worden opgelost door de juiste dagboekberichtkoppelingen aan te maken (zie Dagboekberichtkoppelingen aanmaken). Door Document/Dagboekberichten verwerken in het venster Dagboekberichten te kiezen, zorgt u ervoor dat van alle (gemarkeerde) dagboekberichten een boeking wordt aangemaakt in het dagboek dat u bij de import van de dagboekberichten hebt vastgelegd. Zodra een dagboekbericht is verwerkt tot dagboekbladzijde, kunt u de betreffende financiële mutatie terugvinden in het dagboek waarin het bericht is verwerkt. Met Zoeken/Dagboekbericht kunt u het oorspronkelijke dagboekbericht inzien, bijvoorbeeld om de gegevens te vergelijken.

Diverse verbeteringen in Vaste activa ⌧ Voorwaarde: module Vaste activa I Bestaande vaste activa nu ook met de wizard toevoegen Tot nu werden er verschillende manieren gebruikt voor het toevoegen van bestaande en nieuwe vaste activa. De snelste manier om nieuw gekochte activa toe te voegen, is door een vergelijkbaar reeds ingevoerd activum te selecteren in het venster Vaste activa en dan Bewerken/Activum toevoegen te kiezen. Hiermee start u een wizard waarin een groot deel van de velden al een waarde heeft, gebaseerd op het geselecteerde activum. In versie 8.0 is het mogelijk gemaakt om in de wizard reeds gedane afschrijvingen in te voeren, zodat de wizard nu ook kan worden gebruikt voor het invoeren van activa die al langer in uw bezit zijn. Het invoeren van vaste activa in een nieuwe administratie is daarmee een stuk eenduidiger geworden. Als u de aanschafdatum in de wizard invoert, dan wordt in het nieuwe veld Jaar/per daarachter de periode getoond waarin deze datum valt. Eventueel kunt u in dit veld een afwijkend jaar/periode van eerste afschrijving invoeren.

Een bedrijfsauto die in 2000 is aangeschaft, wordt nu alsnog in AccountView ingevoerd.

Hiermee kunt u vervolgens eenvoudig voor uzelf bepalen hoeveel perioden er al zijn afgeschreven op dit activum. In het nieuwe veld Afgeschr t/m vj voert u het bedrag in van de cumulatieve afschrijvingen op dit activum tot en met het vorige

Financieel

17

boekjaar, en in het veld Afgeschr per t/m vj het aantal afgeschreven perioden. Het bestaande activum is nu in één handeling toegevoegd. Betere registratie van afvoeren vaste activa Om de werkwijze van veel accountants beter te ondersteunen, is het in AccountView 8.0 mogelijk gemaakt om het afvoeren van vaste activa voor een heel boekjaar in één keer in te voeren. Als daarna voor alle activa (inclusief de verkochte) de afschrijvingen over het hele boekjaar worden gegenereerd, dan wordt automatisch rekening gehouden met de afgevoerde activa. Ook de boekingen voor de ingevoerde verkopen worden dan meteen gemaakt. De optie Document/Verkopen is komen te vervallen. Het afvoeren van een activum legt u nu gewoon vast in de stamgegevens van dat activum. Hiervoor zijn op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens vaste activa de velden Buiten gebruik en Verkoopdatum toegevoegd. In deze velden voert u de datum in waarop het activum respectievelijk buiten gebruik is gesteld, of is verkocht. Activa waarvoor één van deze velden een waarde heeft, worden in het vervolg buiten de afschrijvingen gehouden. Als het activum is verkocht, dan kunt u de opbrengst daarvan in Verkoopwaarde vastleggen. Door deze verkoopgegevens in de stamgegevens van het activum vast te leggen, en de benodigde journaalposten bij het genereren van afschrijvingen aan te maken, kunt u veel flexibeler werken. Het is nu ook mogelijk om de verkoopwaarde bij het activum vast te leggen zonder het activum meteen te verkopen. Alleen als de velden Verkoopdatum en Jaar/per een waarde hebben, kunnen de verkoopjournaalposten worden gegenereerd.

De verkoop van een activum legt u nu vast in de stamgegevens.

Als na het invoeren van de verkopen de afschrijvingen worden gegenereerd, dan worden de grootboekrekeningen waarop het activum en de afschrijvingen daarover worden geregistreerd automatisch bijgewerkt. Deze journaalpost staat in het dagboek waarin ook de afschrijvingen worden geboekt. Groot voordeel hiervan is dat een verkoop nu ook ongedaan kan worden gemaakt. Het enige wat u hoeft te doen, is de verkoopgegevens weer te verwijderen uit de stamgegevens van het activum en de afschrijvingen daarna opnieuw genereren. Daarnaast is het nu ook mogelijk om het verkochte activum te verwijderen met Bewerken/Verwijderen.

Financieel

18

Voor vaste activa die in een oudere versie van AccountView zijn verkocht, is de verkoopboeking in een ander dagboek gemaakt dan het dagboek waarin de afschrijvingen staan. Deze boeking kan daarom niet automatisch ongedaan worden gemaakt. ⌧ Voorwaarde: module Vaste activa II Er is in versie 8.0 nog een andere manier om de verkoop van een activum in te voeren. U kunt de verkoop van een activum nu ook vanuit een verkoop-, bank- of memoriaaldagboek toevoegen, vergelijkbaar met het toevoegen van nieuwe activa vanuit bijvoorbeeld een inkoopdagboek. Als de verkoop van het activum wordt geboekt op een grootboekrekening waarvoor het nieuwe veld Activumverkooprekening is gemarkeerd, dan hebt u de mogelijkheid om de verkoop van dit activum in uw administratie te registreren. In het venster Vast activum verkopen dat bij het bewaren van de dagboekregel automatisch verschijnt, kan worden aangegeven welk activum is verkocht, per welke datum en voor welk bedrag. Deze informatie wordt opgeslagen in de stamgegevens van het activum. Als na het invoeren van de verkoopboeking de afschrijvingen worden gegenereerd, dan worden de grootboekrekeningen waarop het activum en de afschrijvingen daarover worden geregistreerd automatisch bijgewerkt. Deze journaalpost staat ook weer in het dagboek waarin ook de afschrijvingen worden geboekt. Herinvesteringsreserve in apart veld vastleggen Als u bij de aanschaf van een nieuw activum een herinvesteringsreserve aanspreekt, dan kunt u dit in versie 8.0 vastleggen in de stamgegevens van het activum. In de wizard Activum toevoegen (Bewerken/Activum toevoegen) en in het venster Aanschafwaarde (Document/Aanschafwaarde) kunt u in het veld Herinvestering zowel voor een fiscale als voor een commerciële administratie het bedrag invoeren dat u uit de herinvesteringsreserve hebt gehaald. In het rapport Jaaroverzicht worden de bedragen uit de velden Subsidie en Herinvestering altijd opgeteld. Met Rapporten/Subsidie en herinvestering kunt u een rapport opvragen waarin per activum het subsidie- en het herinvesteringsbedrag uitgesplitst worden gepresenteerd. Nieuw in versie 8.0 is ook dat de waarde in de velden Herinvestering en Subsidie zichtbaar blijven na de jaarovergang, en dus niet meer worden opgenomen in de aanschafwaarde van het activum. Vaste activa groeperen met activagroepen ⌧ Voorwaarde: module Vaste activa II In de modules Vaste activa I en Vaste activa II hebt u onder andere de beschikking over het rapport Jaaroverzicht. In dit rapport worden de gegevens op dit moment altijd gegroepeerd per grootboekrekening. In AccountView 8.0 is deze functionaliteit uitgebreid met de mogelijkheid om ook te groeperen op vaste activagroepen. Een vaste activagroep is een kenmerk dat bij de vaste activa in uw administratie kan worden vastgelegd, zodat de activa in het rapport Jaaroverzicht op een andere manier kunnen worden gegroepeerd dan op grootboekrekeningen. Met Document/Stamgegevens administratie/Vaste activagroepen kunt u deze groeperingen aanmaken; in de stamgegevens van het activum kunt u de vaste activagroep selecteren. Zo kunt u de verschillende bedrijfsauto’s bijvoorbeeld

Financieel

19

samenvoegen in de groep AUTO, of een onderscheid maken tussen de winkelinventaris en de kantoorinventaris. In het rapport Jaaroverzicht kunt u aangeven dat u wilt groeperen op vaste activagroep. De mutaties van de activa in een vaste activagroep worden nu apart én gecumuleerd per vaste activagroep weergegeven in het rapport.

De vaste activa in dit rapport Jaaroverzicht zijn gegroepeerd in de vaste activagroepen Auto’s, Gebouwen en Inventaris.

Verbeteringen in rapport Prognose afschrijvingen ⌧ Voorwaarde: module Vaste activa II Als Rapporten/Prognose afschrijvingen wordt gekozen in het venster Vaste activa, dan bevat de draaitabel in Microsoft Excel nu ook de velden Omschrijving activum, Rekening activa en Aanschafdatum, zodat meer specifieke draaitabellen kunnen worden aangemaakt. Bovendien wordt bij het opvragen van het rapport nu automatisch rekening gehouden met een ingestelde Business-selectie. Hierdoor loopt u bij prognoses over langere tijd, of over een groot aantal vaste activa, minder snel tegen de beperkingen van Microsoft Excel op. In Excel 97 kunnen maximaal 16.383 regels worden getoond, nieuwere versies tonen maximaal 65.000 regels.

Conversie ADM-E Als Document/Converteren/Administratiepakket wordt gekozen in het venster Administraties, dan is het nu ook mogelijk om administraties van het type ADM-E van Unit-4 te converteren. Omdat deze conversie relatief complex is, en sterk afwijkt van de gebruikelijke methodiek, moet de procedure vooraf worden doorgenomen met een AccountView-consultant. Ga hierbij uit van een halve dag begeleiding. Neem contact op met AccountView als u een conversie van ADM-E naar AccountView wilt laten uitvoeren. Zonder begeleiding vooraf wordt er ook geen ondersteuning verleend.

Handel In versie 8.0 van AccountView zijn de belangrijkste handelsmodules grondig verbeterd. Centraal hierbij staat het doel om een betere ondersteuning voor het verkoopproces te bieden, die beter aansluit bij de praktijk waar handelsbedrijven mee te maken hebben. Waar in eerdere versies van AccountView de nadruk vooral op de financiële stromen lag, is in versie 8.0 meer aandacht voor het beheer van de goederenstromen gekomen. Het is nu mogelijk om het goederenuitgifteproces gedetailleerd te administreren, waardoor het beheren en reserveren van voorraden kan worden geoptimaliseerd. Concreet houden deze wijzigingen in dat AccountView nu aparte modules en invoervensters kent voor de procesgebieden orderinvoer, goederenuitgifte en facturering, waardoor de administratie rondom de reservering en uitlevering van artikelen beter kan worden bijgehouden. Om een goede herindeling van de handelsmodules te kunnen maken, hebben we vijf verschillende gebruikersgroepen gedefinieerd: 1. Bedrijven die hun primaire processen buiten AccountView verwerken Deze bedrijven gebruiken AccountView alleen voor de boekhouding en het (incidenteel) versturen van facturen. 2. Dienstverleners Facturering vindt plaats op basis van de projecten- en/of de urenadministratie. 3. Dienstverleners die eventueel voorraden houden Er is geen sprake van een uitgebreid logistiek proces. Facturering kan plaatsvinden vanuit de projecten- en/of de urenadministratie, en vanuit de verkoop van artikelen. 4. Kleine voorraadhoudende bedrijven Voorraden worden op één centraal punt bewaard 5. Grote voorraadhoudende bedrijven Magazijn- en voorraadbeheer speelt een belangrijke rol in de dagelijkse bedrijfsvoering. Voorraden worden eventueel op verschillende fysieke locaties bewaard. In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de functionele veranderingen die zijn doorgevoerd in de handelsmodules.

Procesgerichte administratie De belangrijkste wijziging in de handelsfunctionaliteit is dat voor de verkoop van artikelen nu een methode wordt aangeboden die beter aansluit bij de praktijk waar handelsbedrijven mee te maken hebben. Om dit te kunnen ondersteunen, kan het verkooptraject in AccountView nu worden doorlopen via aparte procesgerichte invoervensters voor orderinvoer, goederenuitgifte en facturering. Hiervoor zijn er wijzigingen aangebracht in de module-indeling en in de centrale vensters. Voorheen verzorgde u met de module Facturering, en het bijbehorende gelijknamige centrale venster, feitelijk de volledige verkoopadministratie van order tot factuur. In AccountView 8.0 hebt u te maken met vier nieuwe modules voor de verkoopadministratie: Facturering I, Facturering II, Verkooporders en Goederenuitgifte, waarbij de laatste vooral nieuwe functionaliteit bevat. Dit heeft tot het volgende geleid:

Handel

21

•

Met de komst van de nieuwe modules Facturering I en Facturering II is de oude module Facturering komen te vervallen. • De module Orders/Backorders is in AccountView 8.0 komen te vervallen. De functionaliteit uit deze module is ondergebracht in de nieuwe module Verkooporders, die een uitbreiding is op de module Voorraad.

Orderbeheer ⌧ Voorwaarde: modules Voorraad & Facturering I De uitbreidingsmodule Verkooporders is beschikbaar met een AccountView Team- of een AccountView Business-uitvoering, en vervangt de oude modules Facturering en Orders/backorders. Kleinere bedrijven die artikelen vanuit één voorraadpunt verkopen (zonder dat er sprake is van een uitgebreid logistiek proces) kunnen hiermee prima uit de voeten. Het centrale venster Verkooporders vraagt u op met Bestand/Handel/Verkooporders. Hierin wordt het verloop van het verkooptraject bijgehouden. Door het afdrukken en verwerken van onder andere pakbonnen en verkoopfacturen wordt de status van de order bijgewerkt. Ook kunt u in het venster Verkooporders bestelde artikelen in backorder zetten of uit backorder halen. Belangrijk verschil is dat de facturen nu niet meer vanuit het venster Verkooporders worden afgedrukt, maar vanuit het venster Verkoopfacturen. Naast bovengenoemde functionaliteit hebt u de beschikking over: • aanbetalingen op verkooporders • deelfacturen • periodieke verkooporders • verkooporders genereren • verzamelorders ⌧ Voorwaarde: AccountView Business • elektronische orderbevestigingen (zie Elektronische facturen aanmaken) Als u in versie 7.x van AccountView de module Orders/backorders gebruikt in combinatie met Voorraad, dan kunt u zonder meer overstappen op deze nieuwe module Verkooporders. Het aanmaken en verwerken van uw pakbonnen doet u dan nog steeds vanuit de verkooporders, zoals u dat gewend bent. Gebruikt u de module Voorraad nog niet, dan zult u deze moeten aanschaffen om de functionaliteit uit Verkooporders te kunnen gebruiken. Goederenuitgifte; Facturering Aanbetalingen op verkooporders Het kan wenselijk zijn dat een verkooporder pas wordt uitgeleverd nadat de klant een aanbetaling heeft gedaan. In de module Inkoop van AccountView had u al de mogelijkheid om aanbetalingen in te voeren voor inkooporders. Nu kunt u met Bewerken/Aanbetaling in het venster Verkooporders op dezelfde wijze een aanbetaling invoeren voor een geselecteerde verkooporder. In de wizard Aanbetaling voert u onder andere het aan te betalen bedrag in, en het dagboek waarin de openstaande post moet worden aangemaakt. In de laatste stap van de wizard kunt u een orderbevestiging afdrukken, waarin u de aanbetaling hebt opgenomen.

Handel

22

Op verkooporder 200610048 moet 10% worden aanbetaald.

Bij het afdrukken van de pakbon voor een verkooporder wordt gecontroleerd of eventuele aanbetalingen al zijn ontvangen. Is dit niet het geval, dan wordt een melding getoond. Zo kunt u er eenvoudig voor zorgen dat deze verkooporder niet wordt uitgeleverd. Als de nieuwe module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan vindt deze controle plaats bij het genereren of handmatig invoeren van een uitgifteopdracht (zie Uitgifte-opdrachten aanmaken). Andersom kan de uitlevering van een verkooporder in werking worden gesteld zodra de aanbetaling is ontvangen. In het venster Verkooporders kunt u de weergave Aanbetaling selecteren, waardoor kolommen met het aanbetaalde bedrag en het nog aan te betalen bedrag worden getoond. De orders die volledig zijn aanbetaald, kunt u nu verder verwerken. Op de factuur die na levering van de artikelen wordt verstuurd, is het aanbetaalde bedrag verrekend. Op de layout kunt u een nieuw layoutveld toevoegen waarin het aanbetaalde bedrag wordt getoond. ⌧ Voorwaarde: module Fiattering Als u ook de beschikking hebt over de module Fiattering, dan kunt u de waarschuwingen rondom aanbetalingen op verkooporders volledig flexibel instellen. In de administratie-instellingen kunt u met de knop Fiatteringscontroles in het veld Verplichte verkoopstadia aangeven bij welke fase in het verkoopproces AccountView moet controleren of de aanbetaling is betaald.

Bij het genereren van de uitgifte-opdracht controleert AccountView of een eventuele aanbetaling al is gedaan.

Handel

23

Bovendien kunt u in een fiatteringsprofiel vastleggen dat deze fiatteringscontrole verplicht is voor bepaalde gebruikers. Deelfacturering op verkooporders In versie 8.0 van AccountView is het mogelijk gemaakt om van een uitgeleverde verkooporder met meerdere orderregels alleen één regel te factureren, of om alleen die regels te factureren die ook daadwerkelijk zijn geleverd, bijvoorbeeld in het geval van een dispuut. Zodra u met Rapporten/Pakbonnen de pakbon voor een verkooporder hebt afgedrukt, beschouwt AccountView de order als uitgeleverd. Om nu een deel van deze order te factureren, selecteert u op de tab Invoer van het venster Verkooporder de verkooporderregel waarvoor u een afwijkend aantal wilt factureren. Vervolgens kiest u Bewerken/Verkooporderregel/Regel wijzigen (CTRL+F6), en voert u in het veld Te factureren aantal het aantal artikelen in dat u wilt factureren.

In plaats van 10 elektrische heggenscharen worden er maar 5 gefactureerd.

In het veld Te factureren aantal is standaard het geleverde aantal artikelen voor de betreffende regel ingevoerd. Bij nieuwe leveringen op de order, wordt het te factureren aantal automatisch bijgewerkt. Nadat de factuur is verwerkt, wordt het Te factureren aantal naar beneden bijgesteld.

Goederenuitgifte ⌧ Voorwaarde: AccountView Business en de modules Verkooporders, Facturering II & Magazijnlocaties Handelsbedrijven die hun voorraden op meerdere magazijnlocaties bewaren, en hiervoor de module Magazijnlocaties gebruiken, kunnen profiteren van de uitgebreide mogelijkheden van de nieuwe module Goederenuitgifte. Het centrale venster in deze module is het venster Uitgifte-opdrachten. Zodra een verkooporder gereed is voor uitlevering, maakt u een uitgifte-opdracht aan. Dit is een overzicht van de artikelen die uit het magazijn moeten worden gehaald om één of meer verkooporders te kunnen uitleveren. Op basis van deze uitgifteopdracht drukt u een paklijst (voor de orderpicker) en een pakbon (voor de ontvanger) af. De module Goederenuitgifte is een nieuwe module. Hiervoor is geen overstapregeling van toepassing.

Handel

24

Extra functionaliteit in deze module is onder andere: • magazijnlocaties blokkeren • inzicht in voorraadverloop in de tijd De nieuwe AccountView-module Goederenuitgifte zorgt ervoor dat de processen rondom de reservering en uitlevering van artikelen, in combinatie met het gebruik van meerdere magazijnlocaties, beter bij de praktijk aansluiten. Tot nu toe werden het magazijn en de magazijnlocatie altijd bepaald op het moment dat het artikel werd geselecteerd bij het invoeren van de orderregels. Op basis van de prioriteit die aan de magazijnlocatie was toegekend, en eventueel de omvang van de vrije voorraad, werd de magazijnlocatie geselecteerd bij de orderinvoer. Dit kon problemen geven als de voorraad van het artikel op het moment van uitleveren niet toereikend was op die locatie. De administratie van de artikeluitgifte verloopt met Goederenuitgifte een stuk efficiënter. Bij het invoeren van verkooporders voert u in eerste instantie alleen het magazijn in waaruit u verwacht dat de verkooporder wordt geleverd. De definitieve magazijnlocatie wordt dan pas bepaald op het moment dat de order daadwerkelijk wordt uitgeleverd. Inrichting Goederenuitgifte Om deze nieuwe werkwijze te kunnen gebruiken, is het wel nodig dat bij het magazijn dat in de verkooporder wordt vastgelegd een zogeheten uitgiftelocatie is ingevoerd. Dit is een fictieve magazijnlocatie waarin geen artikelen worden opgeslagen; dit kan dus een magazijnlocatie zijn die fysiek niet in het magazijn bestaat, of een locatie die alleen voor het klaarmaken van de verzending wordt gebruikt, bijvoorbeeld een inpaktafel. Door het gebruik van deze uitgiftelocatie is het mogelijk dat bij het invoeren van de verkooporderregels nog geen magazijnlocatie hoeft te worden ingevoerd. Als de order is opgeslagen, maakt het programma op de achtergrond een reservering aan op de uitgiftelocatie. Bij het genereren van de uitgifte-opdracht wordt deze reservering weer verwijderd, en vindt de afboeking plaats vanuit de magazijnlocatie waaruit u uiteindelijk levert. Kies Document/Stamgegevens administratie/Magazijnen om in het venster Stamgegevens magazijn de uitgiftelocatie vast te leggen. Bij alle magazijnen in uw administratie moet een dergelijke uitgiftelocatie zijn vastgelegd. Om deze nieuwe werkwijze te kunnen gebruiken, moet u de module Goederenuitgifte verder als volgt inrichten voor gebruik: 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Voorraad. 2. In Standaardmag/-loc kunt u het magazijn en de magazijnlocatie invoeren die als standaardwaarden moet worden gebruikt bij het invoeren van verkooporders. Eventueel kunt u bij medewerkers een afwijkend standaardmagazijn vastleggen. 3. Selecteer in Pakstrategie de manier waarop magazijnlocaties moeten worden toegewezen aan uitgifte-opdrachtregels. • Hoogste prioriteit, laagste technische voorraad: de voorkeur gaat uit naar magazijnlocaties met de hoogste prioriteit. Bij gelijke prioriteit stelt AccountView de magazijnlocatie met de laagste vrije technische voorraad voor. Met deze strategie kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat magazijnlocaties

Handel

25

waar kleine hoeveelheden voorraad van een artikel liggen als eerst worden leeggemaakt, zodat u efficiënt met de beschikbare magazijnruimte omgaat. • Hoogste prioriteit, hoogste technische voorraad: de voorkeur gaat uit naar magazijnlocaties met de hoogste prioriteit. Bij gelijke prioriteit wordt de magazijnlocatie met de hoogste vrije technische voorraad voorgesteld. Deze standaardwaarde wordt bij alle bestaande en nieuwe artikelen vastgelegd. Per artikel kunt u hiervan afwijken door op de tab Voorraad van het venster Stamgegevens artikel een andere instelling te markeren.

Voer de instellingen voor de module Goederenuitgifte in.

Als dat nodig is, kunnen partners van AccountView extra pakstrategieën toevoegen. Nadat de module is ingericht, kunt u verkooporders aanmaken op de manier waarop u dat gewend bent. Hierbij hebt u nu de beschikking over de volgende extra functionaliteit: • in de stamgegevens van de debiteur kunt u een uitleverprioriteit vastleggen, die wordt overgenomen in verkooporders voor deze debiteur. Bij het verdelen van de beschikbare voorraad over de verkooporders (proces: genereren van uitgifte-opdrachten) kunnen de orders met de hoogste uitleverprioriteit als eerste voorraad toegewezen krijgen. Desgewenst kan in de verkooporder (tab Verzending) of in de verkooporderregels (CTRL+F6) een andere uitleverprioriteit worden opgegeven. • in de verkooporder (tab Verzending), maar ook in de verkooporderregels (CTRL+F6), kunt u aangeven dat de order(regel) compleet moet worden geleverd. Als de instelling Geen deelleveringen toegestaan is gemarkeerd, en er is niet voldoende vrije voorraad beschikbaar bij het genereren van de uitgifte-opdracht, dan wordt de order(regel) niet uitgeleverd. Uitgifte-opdrachten aanmaken Voor verkooporders die (deels) gereed zijn voor uitlevering, kunt u met de nieuwe module Goederenuitgifte zogeheten uitgifte-opdrachten aanmaken. Een uitgifteopdracht is niets anders dan het overzicht van artikelen dat uit het magazijn moet worden gehaald om één of meerdere verkooporders uit te kunnen leveren. Deze uitgifte-opdrachten worden vervolgens weer gebruikt om de pakbonnen, de paklijsten en eventueel de vrachtbrieven en verzendetiketten af te drukken.

Handel

26

In versie 8.0 van AccountView wordt een apart venster voor het uitleveren van artikelen geïntroduceerd: het venster Uitgifte-opdrachten. Voor verkooporders die kunnen worden uitgeleverd, kan in dit venster met behulp van een wizard automatisch een uitgifte-opdracht worden aangemaakt. AUTOMATISCH UITGIFTE-OPDRACHTEN GENEREREN Om voor een set van verkooporders automatisch uitgifte-opdrachten te genereren, kiest u in het venster Verkooporders de optie Document/Uitgifte-opdrachten genereren. Hier geeft u vervolgens het bereik op van verkooporders die moeten worden uitgeleverd, en u bepaalt in Prioriteit de volgorde waarin ze moeten worden uitgeleverd. Hierbij kunt u er onder andere voor kiezen om de verkooporders op volgorde van leverdatum of orderdatum uit te leveren, maar bijvoorbeeld ook op basis van uitleverprioriteit. Deze laatste keuze wordt mogelijk gemaakt door het nieuwe veld Uitleverprioriteit. Dit is een kenmerk dat u kunt vastleggen bij een debiteur (venster Stamgegevens debiteur, tab Factuur), of bij een verkooporder (venster Verkooporder, tab Verzending). De uitleverprioriteit die bij een debiteur is vastgelegd, wordt overgenomen in de verkooporder.

Voor debiteur 20003 worden de verkooporders verzameld in één uitgifte-opdracht.

Standaard wordt voor iedere verkooporder in het opgegeven bereik een aparte uitgifte-opdracht aangemaakt. De mogelijkheid bestaat om alle verkooporders (in het opgegeven bereik) die voor dezelfde debiteur zijn bestemd in één uitgifteopdracht te verzamelen. Markeer hiervoor Uitgifte-opdrachten verzamelen per debiteur. In de volgende stap van de wizard kunt u een controlerapport inzien, waarin staat samengevat voor welke verkooporders op basis van uw instellingen uitgifteopdrachten worden aangemaakt. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de instellingen Geen deelleveringen toegestaan en Regel compleet leveren (zie Inrichting Goederenuitgifte). Order(regel)s waarvoor deze velden zijn gemarkeerd krijgen alleen voorraad toebedeeld als aan de ingestelde voorwaarden kan worden voldaan. Vanuit het controlerapport kunt u eventueel terug naar de eerste stap van de wizard om bijvoorbeeld een andere prioriteit te kiezen. In het controlerapport kunt u dan zien wat het gevolg is van deze wijziging.

Handel

27

HANDMATIG UITGIFTE-OPDRACHTEN AANMAKEN In het venster Uitgifte-opdrachten kunt u ook handmatig een uitgifte-opdracht aanmaken, bijvoorbeeld voor een spoedorder. In dit geval bepaalt u zelf welke order(regels) worden geleverd, en vanuit welke magazijnlocatie dit moet gebeuren. Het is mogelijk om handmatige uitgifte-opdracht samen te stellen voor artikelen die niet aan een verkooporder(regel) zijn gekoppeld. Ook bij het handmatig aanmaken van uitgifte-opdrachten wordt gecontroleerd op de instellingen Geen deelleveringen toegestaan en Regel compleet leveren (zie Inrichting Goederenuitgifte). Voor order(regel)s waarbij deze velden zijn gemarkeerd, kan geen uitgifte-opdracht worden bewaard als niet aan de ingestelde voorwaarden wordt voldaan. Paklijsten afdrukken en resultaten terugmelden De volgende stap in het uitleverproces is het afdrukken van paklijsten. Een paklijst is de fysieke lijst van artikelen die uit het magazijn moeten worden gehaald om een verkooporder uit te kunnen leveren. Als de module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan wordt een paklijst niet meer afgedrukt op basis van de verkooporder, maar op basis van de uitgifte-opdracht. Voor paklijsten is nu ook een apart layouttype beschikbaar, met een eigen voorbeeldlayout. Nadat u een paklijst met Rapporten/Paklijsten hebt afgedrukt, krijgt de uitgifteopdracht de status Paklijst afgedrukt. Voor iedere uitgifte-opdrachtregel staan onder in het venster Stamgegevens uitgifte-opdracht één of meer paklijstregels. In de paklijstregels staat de werkelijk toegekende paklocatie, en het aantal te pakken artikelen op die locatie vermeld.

Op de magazijnlocatie A0401 moeten 5 elektrische heggenscharen worden gepakt.

De resultaten van het pakken kunnen op twee manieren worden teruggemeld: • als alle artikelen in de juiste aantallen zijn gepakt op de locaties die in de paklijstregels waren gespecificeerd, dan kunt u Document/Alles terugmelden kiezen in het venster Uitgifte-opdrachten. Voor alle uitgifte-opdrachten in het opgegeven bereik wordt in de kolom Gepakt het aantal overgenomen uit de kolom Pakken.

Handel

28

Alle artikelen in deze uitgifte-opdracht zijn op de voorgestelde paklocaties gepakt.

•

selecteer een uitgifte-opdracht en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Selecteer de tab Invoer, en voer onder Paklijstregels in de kolom Gepakt het gepakte aantal artikelen in op de magazijnlocatie die in de kolom Paklocatie staat. Bij afwijkingen kunt u met Toevoegen de juiste magazijnlocatie toevoegen, en daar het gepakte aantal artikelen in Gepakt invoeren. Het voordeel van deze methode is dat de magazijnbeheerder kan zien in hoeverre de orderpickers zijn afgeweken van de oorspronkelijke paklijst. Met Rapporten/Pakresultaten in het venster Uitgifte-opdrachten kan een overzicht worden opgevraagd van de pakresultaten. De afwijkingen op de oorspronkelijke paklijst staan hierin duidelijk aangegeven. De pakbon die met uw bestelling wordt meegestuurd, drukt u nu af vanuit het venster Uitgifte-opdrachten. Hiermee is de uitgifte afgerond: de technische voorraad wordt bijgewerkt, en de uitgifte-opdracht wordt verwijderd. Magazijnlocaties blokkeren Het kan wenselijk zijn om bij de uitgifte van artikelen de voorraad in specifieke magazijnlocaties buiten de beschouwing te laten, bijvoorbeeld in het geval van consignatievoorraden, mobiele voorraadpunten of een voorraad defecte retourartikelen. Met dit doel is het mogelijk gemaakt om in AccountView 8.0 bepaalde magazijnlocaties te blokkeren, door in de stamgegevens van de magazijnlocatie het veld Geblokkeerd te markeren. Bovendien kunt u in de stamgegevens vastleggen waarom de betreffende magazijnlocatie is geblokkeerd.

Zo blokkeert u een magazijnlocatie: 1. 2. 3. 4.

Kies Document/Stamgegevens administratie/Magazijnen. Selecteer het magazijn waarvan u een locatie wilt blokkeren. Kies Bewerken/Magazijnlocaties (F5). Selecteer de magazijnlocatie die u wilt blokkeren, en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). 5. Markeer Geblokkeerd, en voer daaronder eventueel een reden in.

Handel

29

Op magazijnlocatie C0501 liggen alleen defecte artikelen.

Bij het bepalen van de juiste magazijnlocatie bij de artikeluitgifte worden deze magazijnlocaties dus buiten beschouwing gelaten. Als u nu met Zoeken/Voorraad/Artikelinformatie de voorraadaantallen voor een artikel opvraagt, dan kunt u met het nieuwe veld Locaties aangeven of u informatie over de voorraad op alle locaties wilt, of alleen over de voorraad op de geblokkeerde of de niet-geblokkeerde locaties. Goederenuitgifte versus Verkooporders Met de nieuwe module Goederenuitgifte beschikt u over een ondersteuning voor het volledige verkoopproces, inclusief een aantal taken rondom de uitgifte van uw artikelen. Zo kunt u veel flexibeler omgaan met de uitgifte van uw artikelen, omdat u pas bij de daadwerkelijke uitlevering bepaalt uit welke magazijnlocatie u de artikelen gaat leveren. Bovendien biedt deze module uitgebreide ondersteuning rondom het 'orderpicken' en het terugmelden van de verzamelde artikelen. Om die reden zult u, als u deze module gebruikt, bepaalde taken vanuit het venster Uitgifte-opdrachten uitvoeren, die u anders vanuit het venster Verkooporders zou uitvoeren. In de volgende twee tabellen vindt u hiervan een overzicht. Gebruikt u de module Verkooporders zonder de module Goederenuitgifte, dan kunt u in de volgende tabel terugvinden met welke menu-opties en vanuit welke vensters in AccountView u de verschillende taken kunt uitvoeren. De meeste formulieren drukt u af vanuit het venster Verkooporders. taak

menu-optie

verkooporder invoeren orderbevestiging versturen aanbetaling aanmaken uitgifte-opdracht aanmaken paklijst afdrukken pakresultaat terugmelden vrachtbrief afdrukken verzendetiket afdrukken pakbon afdrukken verkoopfactuur aanmaken verkoopfactuur afdrukken

Bestand/Handel/Verkooporders Rapporten/Orderbevestigingen Bewerken/Aanbetaling nvt Rapporten/Paklijsten nvt Rapporten/Vrachtbrieven Rapporten/Verzendetiketten Rapporten/Pakbonnen Document/Verkoopfacturen genereren Rapporten/Definitieve facturen

beschikbaar in venster alle Verkooporders Verkooporders nvt Verkooporders nvt Verkooporders Verkooporders Verkooporders Verkooporders Verkoopfacturen

De module Goederenuitgifte is niet beschikbaar.

Als u naast de module Verkooporders ook de nieuwe module Goederenuitgifte gebruikt, dan vindt u in de volgende tabel met welke menu-opties en vanuit welke vensters in AccountView u de verschillende taken uitvoert. De meeste formulieren drukt u nu af vanuit het venster Uitgifte-opdrachten.

Handel

30

taak

menu-optie

verkooporder invoeren orderbevestiging versturen aanbetaling aanmaken uitgifte-opdracht aanmaken

Bestand/Handel/Verkooporders Rapporten/Orderbevestigingen Bewerken/Aanbetaling automatisch: Document/Uitgifte-opdrachten genereren handmatig: Bestand/Handel/Uitgifte-opdrachten

paklijst afdrukken pakresultaat terugmelden vrachtbrief afdrukken verzendetiket afdrukken pakbon afdrukken verkoopfactuur aanmaken verkoopfactuur afdrukken

Rapporten/Paklijsten Document/Alles terugmelden Rapporten/Vrachtbrieven Rapporten/Verzendetiketten Rapporten/Pakbonnen Document/Verkoopfacturen genereren Rapporten/Definitieve facturen

beschikbaar in venster alle Verkooporders Verkooporders

Verkooporders alle Uitgifte-opdrachten Uitgifte-opdrachten Uitgifte-opdrachten Uitgifte-opdrachten Uitgifte-opdrachten Verkooporders Verkoopfacturen

De module Goederenuitgifte is wel beschikbaar.

Facturering In eerdere versies van AccountView werd een verkoopfactuur altijd afgedrukt vanuit de verkooporder. Met de nieuwe modules Facturering Solo en Facturering I hebt u in versie 8.0 de beschikking over een apart venster Verkoopfacturen, en alle basisbenodigdheden rondom het invoeren en afdrukken van deze facturen. Het belangrijkste verschil met de oude module Facturering is dus dat de facturen met de nieuwe module niet gebaseerd (hoeven te) zijn op verkooporders. Een gevolg hiervan is dat voor het factureren van bijvoorbeeld projecten en abonnementen dan ook geen verkooporder meer wordt gegenereerd, maar een verkoopfactuur. Met Bestand/Handel/Verkoopfacturen vraagt u nu het nieuwe invoervenster Verkoopfacturen op. De werking van dit venster en de mogelijkheden die u hierin hebt, komen grotendeels overeen met wat u gewend was. Alle taken rondom facturering voert u nu vanuit dit venster uit. Met dit doel zijn alle relevante menuopties uit het venster Verkooporders ook opgenomen in het venster Verkoopfacturen. Dit betekent bijvoorbeeld dat u met Zoeken/Factuurmarge inzicht kunt krijgen in de kostprijs- en inkoopmarge van de totale factuur, zoals u dat met Zoeken/Ordermarge in het venster Verkooporder kunt. Waar dat nodig was, zijn uitbreidingsmodules op de oude module Facturering, zoals Offertes, Abonnementen, Baliefacturen, Fiattering en Verkoopadvies, zodanig omgezet dat ze ook als uitbreiding op de nieuwe module Facturering I kunnen worden gebruikt. Zo kunt u dus met Bewerken/Verkoopfactuur fiatteren (module Fiattering) nu ook het fiatteringsstadium van één of meer verkoopfacturen wijzigen. Sommige van deze modules, zoals Fiattering en Verkoopadvies, kunnen ook nog steeds als uitbreiding op de nieuwe module Verkooporders worden gebruikt. FACTURERING SOLO Deze module is een uitbreiding op AccountView Solo. Vanwege de meer procesgerichte verdeling van de functionaliteit in versie 8.0, hebt u met Facturering Solo niet meer de beschikking over de velden Aantal/verp, Eenheid,

Handel

31

Gewicht en Colli in het venster Stamgegevens artikel. Daar staat tegenover dat u nu wel afbeeldingen bij uw artikelen kunt vastleggen. FACTURERING I Deze module is als uitbreiding verkrijgbaar op de uitvoeringen AccountView Team en Business. Met de nieuwe module Facturering I hebt u in ieder geval de beschikking over een (nieuw) centraal venster Verkoopfacturen, dat u opvraagt met Bestand/Handel/Verkoopfacturen. Vanuit dit venster kunt u alle basistaken rondom facturen uitvoeren, zoals: • handmatig facturen invoeren, waarbij u gebruik kunt maken van alle denkbare betalingscondities • artikelen met een beperkt aantal gegevens invoeren voor het aanmaken van factuurteksten en voor de journalisering • facturen afdrukken op basis van meegeleverde layouts ⌧ Voorwaarde: AccountView Team / AccountView Business • de mogelijkheid om periodieke facturen aan te maken • herhalings- of creditfacturen genereren op basis van eerder aangemaakte verkoopfacturen. Vanwege de meer procesgerichte verdeling van de functionaliteit in versie 8.0, hebt u met Facturering I niet meer de beschikking over de velden Aantal/verp, Eenheid, Gewicht en Colli in het venster Stamgegevens artikel; deze velden zijn beschikbaar in de module Verkooporders. FACTURERING II ⌧ Voorwaarde: AccountView Business & Facturering I Hebt u uitgebreidere mogelijkheden nodig voor uw facturering, dan kunt u met een Business-uitvoering de uitbreidingsmodule Facturering II gebruiken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld ook verzamelfacturen, omzetsplitsingen (artikelgroepen) en elektronische facturen aanmaken. Verzamelfacturen aanmaken ⌧ Voorwaarde: module Facturering II Als uitbreidingsmodule op Facturering I is de nieuwe module Facturering II verkrijgbaar voor de uitvoering AccountView Business. Hiermee kunt u onder andere verzamelfacturen aanmaken. Een verzamelfactuur is een factuur waarin verschillende facturen, of (regels uit) verschillende verkooporders, voor dezelfde debiteur zijn samengevoegd. Afhankelijk van uw modulesamenstelling kan dit op verschillende manieren. De facturen die u wilt samenvoegen, markeert u in het venster Verkoopfacturen. Vervolgens kiest u Document/Verkoopfacturen verzamelen, waarmee u bijvoorbeeld kunt opgeven of de facturen in een nieuwe verkoopfactuur moeten worden verzameld, of in één van de facturen die u voor de verzameling hebt gemarkeerd. ⌧ Voorwaarde: module Verkooporders Het was al mogelijk in AccountView om verkooporders van dezelfde debiteur samen te voegen in één verzamelorder. Hierbij ging het altijd om volledige orders. Doordat er nu in versie 8.0 een apart venster Verkoopfacturen wordt onderscheiden, is ook de mogelijkheid ontstaan om orderregels van verschillende verkooporders te verzamelen in één verzamelfactuur. Een verzamelfactuur is een

Handel

32

verkoopfactuur waarmee (regels uit) verschillende verkooporders via één factuur in rekening worden gebracht. Bij het invoeren van de verkoopfactuur kunt u in de kolom Artikel op de tab Invoer op F4 drukken. In het venster Type dat dan verschijnt, kunt u Verkooporderregel kiezen. Vervolgens markeert u de verkooporderregels die u in deze factuur wilt verzamelen. Dit kunnen regels uit verschillende verkooporders zijn.

Druk op F4 in de kolom Artikel, kies Verkooporderregel, en markeer de regels die u op de factuur wilt verzamelen.

Bovendien kunt u op dezelfde manier eenvoudig regels op de factuur toevoegen, zonder dat deze aan een verkooporder zijn gekoppeld. In het venster Type markeert u dan Artikel. Elektronische facturen aanmaken ⌧ Voorwaarde: AccountView Business en Facturering II Nieuw in versie 8.0 is dat het nu mogelijk is om een aantal verkoopfacturen te markeren, en deze als PDF elektronisch naar uw debiteuren te versturen. Hiervoor maakt u gebruik van e-mailsjablonen, waarin gegevens die kunnen worden hergebruikt, bijvoorbeeld een disclaimer, al zijn vastgelegd. De factuur wordt als bijlage naar de contactpersoon van de debiteur gestuurd. Het is ook mogelijk om elektronische orderbevestigingen (module Verkooporders) en elektronische aanmaningen (module Aanmaningen) te versturen. Met Document/Stamgegevens systeem/E-mailsjablonen kunt u zelf sjablonen definiëren. Deze sjablonen koppelt u vervolgens aan de taalcodes die u gebruikt: op de tabs Verkoop, Facturering en Aanmaningen van het venster Stamgegevens taalcode vindt u hiervoor een apart veld. Voor de beveiliging van elektronische facturen kan de gebruiker een certificaat aanvragen, dat door beide partijen wordt erkend. Door de gegevens van dit certificaat vast te leggen in Opties/Systeeminstellingen/PDF, worden deze aan de elektronische factuur gekoppeld. De ontvanger kan dan bijvoorbeeld zien dat het bestand na het ondertekenen niet meer is gewijzigd. Als u een verkoopfactuur definitief afdrukt met Rapporten/Definitieve facturen, dan kunt u E-mail selecteren in de tweede stap van het venster Definitieve facturen. Er wordt een e-mail klaargezet in Postvak Uit van uw e-mailprogramma.

Handel

33

Voorraadbeheer In versie 7.0 van AccountView werd de module Voorraadanalyse uitgebreid met de mogelijkheid om voor een artikel de stand van de vrije voorraad op een bepaald moment in de toekomst te bepalen. Met Zoeken/Backorder/bestellingsanalyse kon u in het venster Artikelen, Verkooporder of Inkooporder het voorraadverloop in de tijd van een artikel inzien. Vanwege de nieuwe functionaliteit voor voorraadbeheer in versie 8.0, is de functionaliteit rondom backorder-/bestellingsanalyse komen te vervallen. Voorraadaantallen in de tijd opvragen ⌧ Voorwaarde: module Goederenuitgifte Het venster Voorraad in de tijd biedt snel inzicht in eventuele artikeltekorten of -overschotten in de tijd, zodat bestellingen tijdig kunnen worden gewijzigd of toegevoegd, en (back)orders met een realistische leverdatum kunnen worden toegevoegd. Dit venster kan met Zoeken/Voorraad/Voorraad in de tijd (CTRL+T) vanuit alle relevante vensters worden opgevraagd, zoals vanuit het venster Artikelen, of vanaf de tab Invoer van bijvoorbeeld een verkoop- of een inkooporder.

De voorraadaantallen voor artikel EA-2595 in de periode van 5 tot en met 14 juni.

De voorraadaantallen die worden getoond, geven altijd de technische voorraad aan, waarbij rekening wordt gehouden met reserveringen als gevolg van ingevoerde verkooporders, en bestellingen als gevolg van ingevoerde inkooporders. Als u de module Productiestuklijsten gebruikt, dan wordt ook nog rekening gehouden met aangemaakte productieorders. Uiteraard gaat dit overzicht uit van de aanname dat alle bestellingen en backorders op de ingevoerde leverdatum worden geleverd. De eerste datum van het overzicht Voorraad in de tijd voert u in Datum in; vaak zal dit de huidige datum zijn. Daarachter stelt u in of de voorraadstanden per dag of per week moeten worden gepresenteerd. Als u Per week selecteert, dan kunt u zeventig dagen vooruit kijken. De regel Voorraad geeft de voorraadstand aan het begin van de dag of week weer, terwijl met Resultaat de stand aan het eind van de dag of week wordt getoond. Als in het venster waaruit u de voorraadinformatie opvraagt geen magazijn en magazijnlocatie is ingevoerd, dan wordt de totale voorraadstand getoond over alle magazijnen en magazijnlocaties waarin exemplaren van het artikel wordt bewaard. Selecteer in Magazijncode en eventueel ook in Magazijnlocatie een specifieke waarde om alleen het voorraadverloop op deze locatie in te zien.

Handel

34

Het is natuurlijk goed denkbaar dat u niet precies van alle artikelen weet op welke magazijnlocatie ze worden bewaard. Met Zoeken/Voorraad/Voorraad magazijnen en Zoeken/Voorraad/Voorraad magazijnlocaties kunt u daarom vanuit het venster Artikelen opvragen in welke magazijnen en magazijnlocaties het artikel wordt bewaard. Als u magazijnlocaties hebt geblokkeerd, dan kunt u in het veld Locaties nog instellen of u de voorraadgegevens van alleen de geblokkeerde, alleen de nietgeblokkeerde of van zowel de geblokkeerde als de niet-geblokkeerde magazijnlocaties wilt inzien. De onderliggende verkooporders, verkoopfacturen en uitgifte-opdrachten kunnen vanuit het overzicht worden opgevraagd en gewijzigd. Als op een bepaalde datum in het voorraadoverzicht een aantal is ingevuld in één van de regels Te verzenden, Te ontvangen of Productie, dan kunt u daarop klikken. Vanuit het contextmenu dat verschijnt, kunt u vervolgens drill arounds opvragen.

Klik met de rechtermuisknop op (bijvoorbeeld) een te verzenden aantal, en vraag de onderliggende uitgifte-opdrachten op.

Er zijn verschillende manieren waarop het venster Voorraad in de tijd voor u van nut kan zijn: • Een leverancier belt met de mededeling dat een inkooporder die u bij hem hebt geplaatst niet op tijd kan worden geleverd. Wijzig de leverdatum van de inkooporder, en vraag vervolgens het venster Voorraad in de tijd op voor de betreffende orderregels. U ziet in één oogopslag wat het gevolg is voor het verloop van de voorraad, zodat u tijdig uw maatregelen kunt treffen. • Er komt een spoedorder binnen van een belangrijke klant, die zo snel mogelijk moet worden geleverd. Vraag het venster Voorraad in de tijd op voor het betreffende artikel, en kijk wanneer de order kan worden geleverd. Zonodig kunt u vanuit het venster Voorraad in de tijd wijzigingen in andere geplaatste orders aanbrengen. Stel dat er op 5 juni een spoedorder wordt geplaatst voor 50 stuks van het artikel Bloembakkensproeiset, met als gewenste leverdatum 13 juni 2006. U kunt nu controleren of er op dat moment voldoende voorraad is om de order uit te kunnen leveren.

Zo kunt u de voorraadstand voor de Bloembakkensproeiset per 13 juni 2006 controleren: 1. Kies Bestand/Handel/Artikelen, en selecteer Bloembakkensproeiset.

Handel

35

2. Kies Zoeken/Voorraad/Voorraad in de tijd. 3. Voer 05-06-2006 in Datum in, en selecteer Per dag. In de regel Voorraad wordt nu voor alle datums in de periode 5 juni t/m 14 juni het aantal stuks van dit artikel weergegeven in alle magazijnlocaties waarin het ligt opgeslagen.

Vraag de onderliggende verkooporder op voor de bloembakkensproeiset.

Stel dat er op 13 juni maar 25 stuks op voorraad zijn, maar dat op de regel Te verzenden op 10 juni een aantal van 75 stuks staat. Nu kunt u bekijken of hier sprake is van een order die eventueel kan worden uitgesteld, of waarvan de aantallen kunnen worden gewijzigd.

Zo controleert u de onderliggende mutaties: 1. Klik in de kolom 10-06-06 op het aantal van 75 in de regel Te verzenden. 2. Selecteer Verkooporders in het contextmenu. U vraagt hiermee de drill around Verkooporders per artikel op. 3. Selecteer de verkooporder in het venster en kies Zoeken/Openen (F6). Het venster Verkooporder wordt geopend, met de tab Invoer vooraan. U kunt nu bijvoorbeeld het te leveren aantal zodanig terugbrengen dat u de spoedorder op de gewenste datum kunt uitleveren, of u kunt de leverdatum wijzigen. Tot nu toe hebben we steeds de voorraad in de tijd opgevraagd vanuit het venster Artikelen. Maar een andere handige toepassing van deze functionaliteit is bij het invoeren van bijvoorbeeld een verkooporderregel. Als u een verkooporderregel invoert, en in de kolom Besteld het bestelde aantal invoert, dan kunt u Zoeken/Voorraad/Voorraad in de tijd kiezen om te zien wat hiervan het gevolg is voor het voorraadverloop in de toekomst. Behalve bij verkooporderregels kunt u het venster Voorraad in de tijd ook opvragen vanuit factuurregels, uitgifte-opdrachtregels of paklijstregels. In deze gevallen kunt u variëren met de magazijncode om te zien hoe het voorraadverloop elders is. Kies OK in het venster Voorraad in de tijd om de gewijzigde magazijncode over te nemen in de regel waaruit de informatie werd opgevraagd. In dezelfde vensters kan met Rapporten/Voorraad in de tijd hetzelfde overzicht worden opgevraagd, met als verschil dat hierin ook details worden getoond. Deze details zijn de eventuele verkooporders, verkoopfacturen en uitgifte-opdrachten die de voorraadstand in de tijd van het betreffende artikel beïnvloeden. Voorraadcontrole bij invoer verkooporder Met de modules Orders/backorders en Voorraad van AccountView had u al de mogelijkheid om een controle op de vrije voorraad uit te voeren, bijvoorbeeld bij

Handel

36

het invoeren van verkooporders of bij het markeren van verkooporders voor facturering. Deze controle genereert een waarschuwing zodra de vrije voorraad van een artikel negatief wordt, maar houdt daarbij geen rekening met de mogelijkheid dat de voorraad voor de leverdatum kan worden aangevuld. In versie 8.0 kunt u de controle op overschrijding van de vrije voorraad nog steeds laten uitvoeren, maar u kunt er nu ook voor kiezen om in plaats daarvan te controleren op de vrije voorraad in de tijd. AccountView controleert dan of er op de opgegeven leverdatum voldoende voorraad van het artikel beschikbaar is om de verkooporder op dat moment uit te leveren. Hierbij wordt rekening gehouden met alle uitstaande verkoop- en inkooporders voor het artikel, eventuele productieorders én met de levertijd, doorlevertijd en bestelinterval van het betreffende artikel. Is de vrije voorraad (in de tijd) niet voldoende, dan verschijnt het venster Overschrijding voorraad waarin u kunt bepalen hoe u de order wilt invoeren bij een voorraadtekort. Als u op 10 juli een verkooporder invoert voor 50 eenheden van het artikel Grasmaaier (Levertijd: 5 dagen, Doorlevertijd: 2 dagen), te leveren op 20 juli, terwijl de vrije voorraad op het moment van orderinvoer 5 stuks bedraagt, dan zou een controle op vrije voorraad wel een tekort signaleren, maar een controle op vrije voorraad in de tijd niet. Gezien de levertijd en de doorlevertijd van het artikel is er immers nog de mogelijkheid dat u het artikel zelf bijbestelt. Om bij het invoeren van een verkooporder te controleren of deze order op de ingevoerde leverdatum kan worden geleverd, doet u het volgende: 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Voorraad. 2. Selecteer Tijdens invoeren in het veld Facturering contr. 3. Markeer In de tijd in Voorraadcontrole. Deze standaardwaarde wordt bij alle bestaande en nieuwe artikelen vastgelegd. Per artikel kunt u hiervan afwijken door op de tab Voorraad van het venster Stamgegevens artikel een andere instelling te markeren. Markeer Vrije voorraad om de oude werkwijze te blijven gebruiken.

De instellingen voor de voorraadcontroles.

Het venster Overschrijding voorraad is een uitgebreide variant van het venster Overschrijding vrije voorraad dat voorheen verscheen bij een voorraadtekort. U

Handel

37

hebt nu veel meer mogelijkheden, die wel afhangen van de instelling Voorraadcontrole bij het artikel. Op 9 juni 2006 voert u een verkooporder in voor de levering van 500 elektrische heggenscharen op 12-06-2006. Bij het artikel Elektrische heggenschaar is In de tijd gemarkeerd in Voorraadcontrole en de levertijd bedraagt 5 dagen. In de instellingen is verder vastgelegd dat Amsterdam het standaardmagazijn is. Zodra in de kolom Besteld het aantal van 500 wordt ingevoerd, verschijnt het venster Overschrijding voorraad, omdat er op de ingevoerde leverdatum onvoldoende voorraad is.

AccountView stelt voor om het minimumaantal heggenscharen te leveren, en de rest in backorder te zetten.

Er kunnen twee reden zijn voor het verschijnen van het venster Overschrijding voorraad in het bovenstaande voorbeeld: • de verkoop- en inkooporders die op het moment dat de order wordt ingevoerd (9 juni 2006) uitstaan, zorgen er gezamenlijk voor dat de beschikbare voorraad op de gewenste leverdatum ontoereikend is, bijvoorbeeld omdat de tijd tussen orderinvoer en orderlevering korter is dan de levertijd die uw leverancier hanteert. Ook als u nog een inkooporder plaatst, zult u het artikel niet op tijd binnen hebben. • de uitlevering van een andere verkooporder, die weliswaar na 12 juni is gepland, wordt door deze nieuwe order onmogelijk gemaakt. In vergelijking met eerdere versies van AccountView hebt u nu de volgende nieuwe mogelijkheden om de orderinvoer af te ronden: • Selecteer in Magazijncode eventueel een ander magazijn. • Kies Automatisch bepalen om AccountView in het veld Leverdatum de eerste datum te laten bepalen waarop de order kan worden uitgeleverd. Het programma houdt hierbij rekening met zowel de levertijd van uw leverancier als met uw eigen doorlevertijd van het artikel zoals die in de stamgegevens van het artikel zijn vastgelegd. In Orderregel wordt automatisch Alsnog leveren gemarkeerd. • Selecteer Minimumaantal leveren in Orderregel. Dit is het aantal dat u kunt leveren op de ingevoerde leverdatum zonder dat daarmee de levering van andere uitstaande verkooporders in gevaar wordt gebracht. Om dit aantal te bepalen, houdt AccountView rekening met zowel de levertijd als de doorlevertijd van het artikel.

Handel

38

Besteladviezen op basis van voorraad in de tijd ⌧ Voorwaarde: modules Goederenuitgifte & Inkoop II In AccountView kunt u bestelformules gebruiken om te bepalen welke hoeveelheid van een artikel moet worden besteld, rekening houdend met de voorwaarden die u in de formule vastlegt. Als de module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan kunt u in AccountView 8.0 in uw bestelformules ook rekening houden met de voorraad in de tijd. Bij het samenstellen van bestelformules hebt u nu de mogelijkheid om een aantal velden te selecteren uit de tabel Voorraadaantallen in de tijd. Deze velden maken onder andere gebruik van het nieuwe veld Bestelinterval, op de tab Bestel van het venster Stamgegevens artikel. Dit bestelinterval geeft het aantal dagen weer dat tussen twee bestelmomenten ligt. Om voorraadstanden in de tijd te kunnen gebruiken in uw bestelformules, is het dus van belang dat u bij de artikelen waarvoor u deze bestelformules wilt aanmaken het nieuwe veld Bestelinterval op de tab Bestel een waarde geeft. Het idee achter een besteladvies op basis van voorraad in de tijd, is dat de bestelling die u nu aanmaakt (bestelling 1) voldoende groot moet zijn om alle verkooporders uit te leveren tot het moment dat de artikelen uit de volgende bestelling (bestelling 2) worden geleverd. De velden uit de tabel Voorraadaantallen in de tijd die u in de bestelformule kunt opnemen, geven op het moment dat u bestelling 1 invoert dus de aantallen weer zoals die gelden op het moment dat bestelling 2 wordt geleverd. Stel dat u een bestelformule maakt voor het artikel Grasmaaier. U plaatst iedere week een nieuwe bestelling (Bestelinterval: 7 dagen), en de levertijd is 10 dagen. De eerste bestelling is op 1 juni. Een bestelformule op basis van voorraad in de tijd kijkt op 1 juni dus naar de voorraadaantallen op 18 juni. Door het veld Minimumaantal tot volgende leverdatum in een bestelformule op te nemen, kunt u bij het bepalen van de te bestellen hoeveelheid rekening houden met de laagste waarde die de voorraad van het artikel bereikt in de periode tussen de levering van bestelling 1 en de levering van bestelling 2. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat dit aantal niet negatief wordt. Aansluiting technische voorraad en grootboek controleren Met het nieuwe rapport Aansluiting technische voorraad kunt u de aansluiting van de geïnventariseerde technische voorraad met het grootboek controleren. Het doel van dit rapport is om eenvoudig eventuele verschillen tussen de technische voorraad en de financiële administratie te kunnen verklaren. U vraagt het rapport op door Rapporten/Aansluiting technische voorraad te kiezen in het venster Artikelen. Artikelprijzen wijzigen Voor een betere consistentie in de terminologie die AccountView gebruikt, zijn de menu-opties Bewerken/VVP wijzigen, Bewerken/GIP wijzigen en Bewerken/LIP wijzigen in het venster Artikelen gewijzigd in Bewerken/Voorraadherwaardering.

Offertes, uitgifte-opdrachten en verkoopfacturen fiatteren ⌧ Voorwaarde: module Fiattering Met de module Fiattering kunt u orders in het verkooptraject op verschillende momenten controleren en autoriseren, zodat bestellingen op juistheid worden gecontroleerd voordat ze worden verstuurd, en zodat alleen goedgekeurde

Handel

39

bestellingen worden verstuurd. Hiervoor hebt u een aantal zelf te kiezen fiatteringsstadia tot uw beschikking. De wijzigingen aan de verkoopkant van uw administratie zijn ook doorgevoerd in de inrichting van de module Fiattering. Zowel de fiatteringsprofielen, waarmee wordt ingesteld welke stadia een medewerker mag fiatteren, als de handelsinstellingen zijn uitgebreid met de stadia voor offertes, uitgifte-opdrachten en verkoopfacturen. Daarbij zijn sommige stadia verplaatst; de stadia voor offertes zijn bijvoorbeeld verplaatst van de groep Verplichte verkoopstadia naar de groep Verplichte offertestadia.

De nieuwe indeling van de instellingen voor Fiattering.

Voor offertes, uitgifte-opdrachten en verkoopfacturen zijn ook controlemomenten toegevoegd. Met de knop Fiatteringscontroles vraagt u het overzichtelijke matrixvenster op, waarin u de gewenste controles kunt markeren. Ook hier geldt dat sommige controlemomenten zijn verplaatst als gevolg van de nieuwe indeling van AccountView: zo staat het controlemoment Factuur afdrukken niet meer bij de groep Verplichte verkoopstadia, maar bij Verplichte factuurstadia.

Layouts Te gebruiken layouts instelbaar Voor formulieren die bijvoorbeeld vanuit de verkooporder worden afgedrukt, zoals orderbevestigingen en pakbonnen, is het nu mogelijk om per verkooporder aan te geven welke layout moet worden gebruikt. Hiervoor is het veld Taalcode in het venster Verkooporder wijzigbaar gemaakt.

Handel

40

Kies Bestand/Handel/Verkooporders/F6 en druk op F4 in het veld Taalcode.

De te gebruiken layout wordt namelijk bepaald aan de hand van de taalcode die aan de order is gekoppeld. Deze taalcode kan zijn vastgelegd in de stamgegevens van de debiteur, en wordt overgenomen bij het aanmaken van de order. Als u voorheen pakbonnen wilde afdrukken voor een hele serie verkooporders, dan had u al de mogelijkheid om aan te geven dat de layout automatisch moest worden bepaald (op basis van de taalcode), of dat u een bestand wilde selecteren. Deze geselecteerde layout werd dan voor de hele batch gebruikt. Nu kunt u per verkooporder afwijken van de layout die op basis van de taalcode automatisch zou worden bepaald, doordat u in de ordergegevens een andere taalcode kunt selecteren. Als u taalcodes met dit doel wilt gebruiken, dan kunt u ervoor kiezen om aparte taalcodes aan te maken voor een aantal (combinaties van) veelgebruikte layouts. Het is denkbaar dat u voor verkooporders met artikelen een andere layout wilt gebruiken dan voor verkooporders met diensten. Op vergelijkbare wijze kunt u nu de taalcode wijzigen voor formulieren die worden gebaseerd op: • Offertes • Verkoopfacturen • Uitgifte-opdrachten • Inkooporders • Inkoopfacturen Nieuwe verkooplayouttypes Belangrijk onderdeel van de nieuwe verkoopfunctionaliteit zijn de layouts. In versie 8.0 zijn voor de modules Facturering I en Goederenuitgifte drie nieuwe layouttypes gedefinieerd, die de oude layouttypes vervangen: • Goederenuitgifte, voor pakbonnen, verzendetiketten en vrachtbrieven (extensie *.TM7) • Paklijst, voor paklijsten (extensie *.TM8) • Verkoopfactuur, voor verkoop- en baliefacturen (extensie *.TM9) Uw overstap naar AccountView 8.0 betekent dat sommige oude verkooplayouts (met extensie *.TM1) niet meer kunnen worden gebruikt. Uiteraard kunt u ervoor kiezen om uw eigen layouts na te maken op basis van de nieuwe

Handel

41

voorbeeldlayouts, maar in veel gevallen zullen uw layouts nogal afwijken van deze voorbeelden. Daarom is een extra menu-optie ingebouwd (zie de stappen verderop), die het mogelijk maakt om bestaande layouts van het oude type om te zetten in layouts van het nieuwe type: • layouts voor pakbonnen, verzendetiketten, vrachtbrieven en verkoop- en baliefacturen kunnen worden gebaseerd op de oude gelijknamige layouts. • de layout voor paklijsten is nieuw, maar die vertoont grote overeenkomsten met de layout voor de pakbon. Layoutvelden kunnen alleen automatisch worden omgezet als het nieuwe veld precies dezelfde naam heeft. Sommige layoutvelden moeten dus handmatig worden vervangen. Layouts voor orderbevestigingen blijven de extensie *.TM1 houden, en hoeven niet te worden omgezet. Als u de module Goederenuitgifte niet gebruikt, dan hoeven ook de layouts voor pakbonnen, verzendetiketten en vrachtbrieven niet omgezet te worden; u blijft dan de layouts met extensie *.TM1 gebruiken. Om te zien welke layouts moeten worden omgezet, kunt u het beste de stamgegevens van de gebruikte taalcodes opvragen (Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes), en door de verschillende tabs bladeren. De layouts die nog in de layoutvelden staan, hoeven niet te worden omgezet.

Zo zet u bijvoorbeeld een pakbonlayout om in een pakbonlayout van het nieuwe type: 1. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen of Bestand/Handel/Uitgifteopdrachten. 2. Kies Bewerken/Verkooplayouts omzetten. Het venster Verkooplayouts omzetten verschijnt. 3. Vraag in Bestandsnaam de layout op die u wilt omzetten. 4. De nieuwe pakbonlayouts zijn van het type Goederenuitgifte, dus u selecteert Goederenuitgifte in het veld Naar type. De layout wordt getoond. Als er roodomrande velden in de nieuwe layout staan, dan konden deze niet worden omgezet. Klik met de rechtermuisknop op het veld om te zien om welk veld het gaat. Kies daarna Beeld/Beschikbare velden, selecteer het gewenste veld uit (in dit voorbeeld) de groep Uitgifteopdrachten en sleep dit naar de layout. 5. Pas waar nodig de tekstvelden aan. 6. Kies Bestand/Bewaren als, en geef de layout een herkenbare naam. Merk op dat deze pakbonlayout nu de extensie *.TM7 heeft. Als u in uw administratie standaardlayouts had vastgelegd bij één of meer taalcodes, dan moeten de layouts waarvan het layouttype is veranderd opnieuw worden gekoppeld. In het venster Stamgegevens taalcode is het volgende veranderd: • Op de nieuwe tab Facturering koppelt u de standaardlayouts voor verkoop- en baliefacturen. • Als de nieuwe module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan koppelt u op de nieuwe tab Uitgifte de standaardlayouts voor pakbonnen, vrachtbrieven, verzendetiketten en paklijsten.

Handel

42

Wijzigingen in modules die gebruikmaken van Facturering In AccountView komen verschillende modules voor waarin gebruik werd gemaakt van de oude module Facturering. De wijzigingen in de module-indeling van versie 8.0 heeft gevolgen voor de volgende modules: • Abonnementen: als de nieuwe module Verkooporders beschikbaar is, dan hebt u de keuze tussen het genereren van verkooporders of het genereren van verkoopfacturen voor uw abonnementen. Deze keuze legt u vast in het veld Genereren in het venster Administratie-instellingen - Handel (Facturering). Als alleen Facturering I beschikbaar is, dan kunt u alleen verkoopfacturen genereren. • Offertes: in AccountView 8.0 is dit een uitbreidingsmodule op Facturering I of op Verkooporders. • Baliefacturering: dit is nu een uitbreiding op de nieuwe module Verkooporders.

Projecten en uren In AccountView 8.0 is de functionaliteit rondom de administratie van projecten en uren grondig gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen hebben plaatsgevonden op het gebied van de inrichting van de modules. De filosofie achter deze nieuwe inrichting is dat het op termijn mogelijk moet zijn om met één systeem een groot aantal verschillende gebruikersgroepen te bedienen. De inrichting van de modules is daarom uitermate flexibel gemaakt. Waar veel softwarepakketten voor project- en urenadministratie zich beperken tot administreren van óf projecten, óf uren, kunt u met AccountView 8.0 gebruikmaken van allebei. Met de verschillende uitbreidingsmodules ontstaat de mogelijkheid om de administratie nog beter op maat te maken voor uw eigen specifieke bedrijfsprocessen. Juist vanwege die flexibilteit is het erg moeilijk om de nieuwe functionaliteit “los” te beschrijven, omdat de werking sterk afhankelijk is van de manier waarop u de modules hebt ingericht. Voor een eerste kennismaking met de vernieuwde functionaliteit rondom projecten en uren in versie 8.0 nemen we in dit hoofdstuk daarom een tweetal cases onder de loep. Dezelfde cases zijn ook gebruikt om de gedachten te vormen bij het ontwerpen en bouwen van de software. Projectadministratie en Consultancy Als uitgangspunt voor de wijzigingen rondom de administratie van projecten en uren voor AccountView 8.0 zijn twee cases gebruikt: de Projectadministratie- en de Consultancy-case. In de Projectadministratie-case wordt gekeken naar een bedrijf waarvoor het bewaken van de projectvoortgang een belangrijke rol speelt. Hiervoor biedt de vernieuwde modulelijn Projecten een oplossing. De Consultancy-case kijkt naar een bedrijf waarvoor het registreren en het doorberekenen (factureren) van uren de belangrijkste doelstelling is; deze functionaliteit vindt u terug in de vernieuwde modulelijn Uren & declaraties.

Belangrijk Het doel van deze cases is tweeledig: enerzijds willen we u aan de hand van een praktijkvoorbeeld zoveel mogelijk laten zien van de mogelijkheden die onze software biedt, anderzijds moet het mogelijk zijn dat u met de case zelf een administratie inricht, en verder op onderzoek uitgaat. Hiervoor is het belangrijk dat u eerst zelf een lege administratie aanmaakt. De tekstgedeelten die over de voorbeeldsituatie gaan, worden aangeduid met het symbool . Aan het eind van iedere inrichtingsparagraaf staat, gemarkeerd door een grijze balk, een samenvatting van de stappen die u moet uitvoeren om het besproken deel van de administratie in te richten. Als u deze stappen volgt, dan hebt u aan het eind van het hoofdstuk ook resultaten op uw projectkaart en in uw rapporten.

De Projectadministratie-case In deze case kijken we naar Your Projects, een bedrijf dat voor klanten relatief kortlopende projecten op het gebied van beursstands uitvoert. De meeste van deze projecten worden gefactureerd op basis van een voorcalculatietarief. Van de 35 werknemers die het bedrijf telt, zijn er 25 die directe werkzaamheden op de projecten uitvoeren. De aansturing en bewaking van de projectvoortgang vindt centraal plaats vanuit het bedrijfsbureau. Dit bureau bepaalt ook de

Projecten en uren

44

indeling van de werkzaamheden, en de toekenning van deze werkzaamheden aan de individuele medewerkers. De projectkaart staat centraal De belangrijkste aandachtspunten in een dergelijke case zijn het inrichten van de administratie, het samenstellen van het projectbudget, en het bewaken van dit budget. Bij de bewaking speelt de projectkaart uiteraard een grote rol. Van elk project in de administratie wordt een projectkaart bijgehouden. Hierop staan alle mutaties die op het project zijn geboekt. Deze mutaties worden verdicht gepresenteerd, op het niveau waarop dat voor de gebruiker van toepassing is. Individuele uren-, kosten- en artikelregels worden niet op de projectkaart getoond. De mogelijkheid bestaat wel om deze regels vanuit de projectkaart op te vragen (zie De projectkaart opvragen). De informatie die op de projectkaart wordt getoond, verschilt voor de Projectadministratie- en de Consultancy-case. In het venster Projectkaart kunt u kiezen uit verschillende weergaven, bijvoorbeeld Projectbewaking, zodat u altijd de juiste informatie te zien krijgt. In het geval van de projectadministratie, heeft de projectkaart als doel om de projectleider snel inzicht te geven in de status of voortgang van een project, zodat hij kan bijsturen waar dat nodig is. De vergelijking van de werkelijke bedragen met de gebudgetteerde bedragen staat centraal, maar uiteraard kunnen ook werkelijke en gebudgetteerde aantallen met elkaar worden vergeleken. Het niveau waarop informatie op de projectkaart wordt getoond, wordt gevormd door de projectdimensie(s) die u in de administratie gebruikt. De projectdimensie is in feite de invalshoek waaruit naar de projectvoortgang kan worden gekeken (zie Inrichting Projectadministratie-case: de projectdimensies). Bij het inrichten van de projectadministratie is het dus van groot belang dat is nagedacht over de manier waarop de voortgang van de projecten moet worden bewaakt. Een voorbeeld van een projectdimensie zou Projectfase kunnen zijn. Op de projectkaart worden dan alle werkelijke en gebudgetteerde uren, artikelen en overige kosten per projectfase weergegeven. Voor een uitgebreidere bewaking zou u daarnaast ook nog een projectdimensie Afdeling kunnen definiëren, zodat de informatie binnen iedere projectfase ook nog eens per afdeling wordt getoond. Bewaking van het projectbudget De belangrijkste taak binnen een projectadministratie is het bewaken van het budget. Dit projectbudget kan op twee manieren in AccountView worden vastgelegd. U kunt eenvoudig de verschillende projectbudgetregels invoeren, bijvoorbeeld als u gebruikmaakt van een ander programma dan AccountView om uw budget te bepalen. Maar u kunt ook de volledige calculatie in AccountView uitvoeren, waarbij u gebruikmaakt van de gegevens die bij de inrichting van uw projectadministratie zijn vastgelegd. In beide gevallen worden de budgetregels vastgelegd per projectdimensie. Dit is logisch, want als u met de projectkaart uw project bewaakt op het niveau van deze dimensies, dan moet voor het budget geen andere groepering worden gebruikt. Het handigst is natuurlijk wanneer u gebruikmaakt van de gegevens waarmee uw administratie is ingericht: hiermee kunt u heel gedetailleerd uw projectbudget samenstellen, terwijl het uiteindelijke budget wordt gepresenteerd op het niveau van de projectdimensies. In versie 8.0 biedt AccountView hiervoor een handig hulpmiddel. Als de module Uitgebreide projectbudgettering beschikbaar is, dan

Projecten en uren

45

kunt u met Zoeken/Projectcalculatie in het venster Projecten een berekening van het totale budget samenstellen met behulp van: • de benodigde uursoorten voor alle medewerkers die op het project worden gezet; • de artikelen die voor het project worden gebruikt of verbruikt; • eventuele normtarieven, weergegeven door calculatie-eenheden; • een specificatie van de overige kosten. Dit alles wordt verdicht op het niveau van de projectdimensie. In Het projectbudget opstellen leest u hier meer over. Nu moet eerst de administratie worden ingericht. Inrichting Projectadministratie-case: de projectdimensies Zoals gezegd, de belangrijkste wijziging vindt plaats op het gebied van de inrichting. Centraal in deze inrichting staan de zogeheten projectdimensies. Een projectdimensie is een manier om de gegevens die in het kader van een project worden vastgelegd te kunnen verbijzonderen naar een zelf gedefinieerde indeling, of naar combinaties daarvan. Juist omdat de projectdimensies zo centraal staan in de inrichting, is het van het grootste belang dat van tevoren goed wordt nagedacht over de dimensies die u wilt gebruiken. Welke dimensie(s) u gebruikt, wordt vooral bepaald door het antwoord op de vraag hoe u naar uw administratie kijkt, en wat uw informatiebehoefte precies is. Voor het opstellen van het projectbudget, bij het invoeren van dagboekgegevens, bij het inzien van de projectkaarten, bij het opvragen van uw projectrapporten, kortom, in alle onderdelen van uw projectadministratie maakt u gebruik van deze dimensies. Een veld dat wordt gedefinieerd als projectdimensie wordt vanaf de invoer vastgelegd en meegenomen in alle daaropvolgende verwerkingsslagen, zodat deze dimensieinformatie altijd beschikbaar is. In AccountView 8.0 is gekozen voor een systeem waarin u kunt kiezen uit een aantal standaard meegeleverde projectdimensies, en deze aan uw administraties kunt koppelen. Met de uitbreidingsmodule BusinessDimensions Projecten/uren hebt u bovendien de mogelijkheid om zelf projectdimensies te definiëren, zodat u de projectadministratie kunt inrichten op een manier die het beste bij uw bedrijfsvoering aansluit. Projectdimensies worden in AccountView op administratieniveau bijgehouden. Met Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Dimensies vraagt u een lijst op van alle meegeleverde en zelf aangemaakte projectdimensies. Met Toevoegen koppelt u de gewenste projectdimensies aan de geopende administratie. Bij Your Projects bestaat de informatiebehoefte uit een uitsplitsing van de projecten naar werksoort. Deze projectdimensie wordt niet standaard meegeleverd, en moet dus nog worden gedefinieerd. De projectdimensie uit ons voorbeeld is gebaseerd op een zelf gedefinieerde gebruikerslijst, maar u kunt projectdimensies ook definiëren op basis van standaard meegeleverde gebruikerslijsten (bijvoorbeeld medewerkergroepen) of op basis van periodevelden. De waarden van de gebruikerslijst legt u vast met Opties/Gebruikerslijsten. Your Projects kent de werksoorten Ontwerpen, Inrichten, Afbreken en Transport.

Projecten en uren

46

Zo richt u de administratie in met projectdimensies: 1. Kies Document/Stamgegevens systeem/Subadministratiekenmerken. 2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+N/CTRL+INS), en geef de onderstaande velden de volgende waarden: • Kenmerk: Werksoort • Kenmerktype: Lijst • Stamgeg-omschr: Werksoort • Kolom-omschrijving: Werksrt 3. Kies OK om de projectdimensie te bewaren. 4. Kies Opties/Gebruikerslijsten. 5. Selecteer de gebruikerslijst Werksoort, en druk op F6/ENTER. 6. Ga naar de tab Waarden, en voer de werksoorten Ontwerpen, Inrichten, Afbreken en Transport in.

De verschillende werksoorten voor de projectdimensie WERKSOORT kunt u zelf definiëren.

7. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Dimensies. 8. Selecteer de projectdimensie Werksoort, en kies Toevoegen. De dimensie is nu beschikbaar in de huidige administratie.

De projectdimensie WERKSOORT is nu beschikbaar in de administratie Your Projects.

Projecten en uren

47

Om een projectadministratie te kunnen voeren, moet u ook nog een aantal instellingen vastleggen. 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Kostenplaatsen. 2. Selecteer Geen financiële gegevens in Eindejaarsverwerking. 3. Kies Projecten in de boomstructuur. 4. Selecteer Alleen saldi balansrekeningen in Eindejaarsverwerking, en Aanvraag in Status. 5. Open Relatiebeheer in de boomstructuur, en kies Relatiebeheerfuncties. 6. Zorg ervoor dat in de velden Opdrachtgever bij project en Projectleider bij project in ieder geval een relatiebeheerfunctie is ingevoerd. Inrichting Projectadministratie-case: het grootboek De kracht van een projectadministratie in AccountView is de integratie met de financiële administratie. Daarom beginnen we de inrichting met het vastleggen van de grootboekrekeningen voor de projectkosten en de projectopbrengsten. In het venster Stamgegevens grootboek is een veld Projectrekening toegevoegd, waarmee u kunt aangeven dat de grootboekrekening een rekening is die voor projecten wordt gebruikt. Markeer dit veld om ervoor te zorgen dat de boekingen worden verwerkt in de projectadministratie. In tegenstelling tot wat u gewend bent uit eerdere AccountView-versies, hoeft u bij de grootboekrekeningen geen kostensoorten vast te leggen om de gegevens van projecten te verbijzonderen. U hebt nu immers de projectdimensies. Kostensoorten hebben nu alleen een financieel doel (zie Inrichting Projectadministratie-case: uursoorten, uursoortgroepen en kostensoorten).

Zo richt u de administratie in met grootboekrekeningen: 1. Kies Bestand/Grootboek. 2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+N/CTRL+INS). 3. Voer de grootboekrekeningen in volgens de gegevens uit de onderstaande tabel. Nummer 3100 3110 3120 3800 4000 4900 8000 8200 8210 8220

Omschrijving OHW door te belasten uren OHW door te belasten kosten projecten OHW door te belasten materialen OHW vooruitgefactureerd Lonen en salarissen Doorbelasting aan projecten Opbrengst projecten Kostprijs arbeid projecten Kostprijs projectkosten Kostprijs materiaalverbruik projecten

Type B B

Projectrekening Gemarkeerd Gemarkeerd

Kostprijsrekening 8200 8210

B

Gemarkeerd

8220

B V&W V&W V&W V&W V&W V&W

Gemarkeerd Gemarkeerd Gemarkeerd Gemarkeerd Gemarkeerd

8000 n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

De grootboekrekeningen van de Projectadministratie-case.

Inrichting Projectadministratie-case: medewerkers, kostenplaatsen en afdelingen Nieuw in AccountView 8.0 is ook de mogelijkheid om medewerkers te groeperen in medewerkergroepen. Er is een gebruikerslijst Medewerkergroepen gedefinieerd, die standaard wordt meegeleverd, en die u zelf met medewerkergroepen kunt vullen. Iedere medewerker is aan één medewerkergroep

Projecten en uren

48

gekoppeld, waardoor het nu mogelijk is om uurtarieven per medewerkergroep te bepalen. Bij Your Projects kunnen medewerkers op verschillende manieren bij projecten zijn betrokken: indirect, direct als senior-medewerker, direct als junior-medewerker en direct als meewerkend voorman. Hiervoor zijn de vier medewerkergroepen Indirect, Dir-senior, Dir-junior en Dirvoorm gedefinieerd. Iedere medewerker is ingedeeld bij één van deze medewerkergroepen. Om de inrichting van uw administratie zo eenvoudig mogelijk te houden, is het nu niet meer nodig om de kostenplaatsen een dubbelfunctie (zowel kostenplaatsen als afdelingen) te laten vervullen; in versie 8.0 van AccountView vervullen kostenplaatsen alleen nog maar één (financiële) functie. De functie van afdelingen kan nu apart worden vastgelegd met Document/Stamgegevens administratie/Afdelingen. Deze afdelingen kunt u dan bijvoorbeeld gebruiken om er tarieven voor te definiëren, of om invoercontroles op uit te voeren (zie Inrichting Projectadministratie-case: projectgroepen en invoercontroles). Iedere medewerker bij Your Projects werkt voor één bepaalde afdeling. In de administratie zijn afdelingen en kostenplaatsen met de namen Bedrijfsbureau, Montage en Administratie gedefinieerd. Als het aantal medewerkers van de afdeling Montage nog verder gaat toenemen, dan wordt deze afdeling waarschijnlijk gesplitst in Montage buitendienst en Montage binnendienst, zodat een onderscheid in tarieven kan worden gemaakt.

Zo richt u de administratie in met medewerkers, kostenplaatsen en afdelingen: 1. Kies Opties/Gebruikerslijsten. 2. Selecteer de gebruikerslijst Medewerkergroepen, en druk op F6/ENTER. 3. Ga naar de tab Waarden, en voer de medewerkergroepen in.

De verschillende medewerkergroepen kunt u zelf definiëren.

4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Afdelingen, en voer de afdelingen Bedrijfsbureau, Montage en Administratie in. 5. Kies Document/Stamgegevens administratie/Kostenplaatsen, en voer de kostenplaatsen Bedrijfsbureau, Montage en Administratie in. 6. Kies Bestand/Projecten en uren/Medewerkers om de medewerkers in te voeren. Koppel aan elke medewerker een medewerkergroep, een afdeling en een kostenplaats.

Projecten en uren

49

Als u uurtarieven per medewerker hanteert, dan kunt u deze op de tab Tarieven vastleggen. In deze case worden uurtarieven per medewerkergroep gehanteerd (zie Inrichting Projectadministratie-case: uurtarieven). Inrichting Projectadministratie-case: uursoorten, uursoortgroepen en kostensoorten Het gebruik van uursoorten en uursoortgroepen is in versie 8.0 enigszins veranderd ten opzichte van eerdere versies van AccountView. Omdat u nu de beschikking hebt over projectdimensies, hoeven de uursoorten niet meer gebruikt te worden om een onderscheid te maken tussen de activiteiten die de projectmedewerkers binnen de projecten uitvoeren. De uursoorten worden bijvoorbeeld nog wel gebruikt om te bepalen in hoeverre de medewerkers aan hun contracttijd voldoen, en in hoeverre de medewerkers productief zijn (zie Productiviteit controleren). De kosten voor de verschillende uursoorten kunnen worden verbijzonderd door er uursoortgroepen aan te koppelen. In eerdere versies waren uursoortgroepen kostensoorten van het type Uren; zij werden in dezelfde tabel opgeslagen. In versie 8.0 hebben kostensoorten een puur financiële betekenis gekregen, namelijk het verbijzonderen van financiële mutaties naar een kostencategorie. Zij worden nu ook in een aparte tabel opgeslagen. Voor Your Projects zijn onder andere de uursoortgroepen U-NORMAAL (normale uren) en U-OVERWERK (overwerktarief) gedefinieerd. De uursoortgroep U-NORMAAL is een verdichting van de uursoorten Normale productieve uren en Normale niet-productieve uren, die op hun beurt weer worden gebruikt om een onderscheid tussen externe en interne projecten te maken. Voorheen werd de kostensoort ook gebruikt als invalshoek op de projectkaart. Vanwege de projectdimensies in versie 8.0 is dat niet meer nodig. Omdat kostensoorten nu niet langer de dubbele functie hebben van verbijzondering van mutaties en verbijzondering van projecten of uursoorten, is de inrichting een stuk eenvoudiger geworden. In de projectadministratie van Your Projects worden de kostensoorten KSTN (Kosten voor projecten), MAT (Materiaalverbruik voor projecten) en UREN (Arbeid voor projecten) gebruikt. Nieuw is verder dat bij iedere uursoortgroep nu een uursoortgroeptype moet worden geselecteerd (Uren, Aantallen of Bedragen), terwijl u deze keuze voorheen bij het aanmaken van de uursoorten maakte. In de uursoort zelf kan dit type dus niet meer worden gewijzigd.

Zo richt u de administratie in met uursoorten, uursoortgroepen en kostensoorten: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uursoortgroepen, en voer de uursoortgroepen U-NORMAAL voor de normale uren en U-OVERWERK voor de overwerkuren in. 2. Selecteer Uren in het veld Uursoortgroeptype. 3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Kostensoorten, en voer de kostensoorten KSTN (type: Diversen), MAT (type: Materiaal) en UREN (type: Uren) in. 4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uursoorten, en voer de uursoorten Normale productieve uren en Normale niet-

Projecten en uren

50

productieve uren in. Koppel de uursoortgroep U-NORMAAL aan deze uursoorten. Inrichting Projectadministratie-case: artikelgroepen Net als in eerdere versies van AccountView maakt u voor de facturering van uren gebruik van artikelen en artikelgroepen. De artikelgroepen zorgen ervoor dat de projectkosten en -opbrengsten op de juiste grootboekrekeningen worden geboekt. In de administratie van Your Projects worden alleen de normale productieve uren gejournaliseerd. De grootboekrekeningen waarop het onderhanden werk en de kostendekking worden geboekt, worden nu niet meer bij de uursoort vastgelegd, maar bij een artikelgroep. Omdat de omzetrekeningen waarop de gefactureerde uren worden geboekt ook in de artikelgroepen worden vastgelegd, hebt u deze gegevens nu overzichtelijk bij elkaar staan. Op de tab Financieel van het venster Stamgegevens uursoort kunt u de artikelgroep selecteren in het veld Artikelgroepcode.

Zo richt u de administratie in met artikelgroepen: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Artikelgroepen. 2. Kies Bewerken/Toevoegen om de artikelgroep Productieve uren vast te leggen, en voer de volgende waarden in: • Omzetrekening (tab Verkoop): 3800 • Rek kortingen verk (tab Verkoop): 3800 • Rek kostprijs verk (tab Voorraad): 3120 • Rek kostendekking (tab Uren): 4900 • Rek onderh werk (tab Uren): 3100 3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uursoorten. 4. Selecteer de zojuist aangemaakte uursoort Normale productieve uren en druk op F6. 5. Selecteer de tab Financieel, en markeer het veld Uren journaliseren. 6. Selecteer in het veld Artikelgroepcode de zojuist aangemaakte artikelgroep. 7. Koppel de kostensoort UREN aan deze uursoort.

Koppel in het veld Artikelgroepcode een artikelgroep aan de uursoort voor de boekhoudkundige verwerking van de uren voor deze uursoort.

Projecten en uren

51

Inrichting Projectadministratie-case: uurtarieven Het vastleggen van de uurtarieven in uw administratie is in versie 8.0 een stuk flexibeler geworden. U legt de uurtarieven nu in een centraal venster Uurtarieven vast, dat u opvraagt met Document/Stamgegevens administratie/Uurtarieven. In dit venster kunt u zelf bepalen waar u de uurtarieven voor wilt definiëren. U kunt ze per medewerker definiëren, maar bijvoorbeeld ook per afdeling, per projectdimensie of voor een combinatie van verschillende velden. Door uurtarieven voor medewerkergroepen te hanteren, hoeft u niet bij iedere medewerker aparte tarieven in te voeren. Your Projects hanteert verschillende interne uurtarieven voor medewerkergroepen. Voor iedere medewerkergroep bestaan weer aparte tarieven voor de uursoortgroepen U-NORMAAL (normale uren) en UOVERWERK (overwerktarief). Verder kunt u in de stamgegevens van een uurtarief een datumbereik vastleggen waarvoor het tarief van toepassing is. Zo kunt u aan het begin van het jaar bijvoorbeeld tariefwijzigingen invoeren die pas ingaan in de tweede helft van het jaar. Het grote voordeel hiervan is dat u ervan uit kunt gaan dat altijd het juiste tarief wordt gebruikt bij de ureninvoer. ⌧ Voorwaarde: module Uren & declaraties II Nieuw is tot slot dat u nu ook een alternatieve manier hebt om een overwerktarief vast te leggen, namelijk als opslagpercentage op het gewone tarief. Hiermee kunt u flexibeler variëren, door later bijvoorbeeld alleen het basistarief, of alleen het opslagtarief te wijzigen. U definieert een apart uurtarief van het type Opslagpercentage intern tarief, en u koppelt bijvoorbeeld de zelf aangemaakte uursoort Overwerk aan dit uurtarief. Zodra u uren invoert voor deze uursoort, wordt automatisch het verhoogde uurtarief bij de ureninvoer gebruikt.

Zo richt u de administratie in met uurtarieven: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uurtarieven. 2. Kies Bewerken/Toevoegen om voor elke medewerkergroep twee uurtarieven in te voeren: één voor de uursoortgroep U-NORMAAL en één voor UOVERWERK.

De uurtarieven voor de verschillende medewerkergroepen.

Projecten en uren

52

3. Selecteer het type in Tarieftype en leg het tarief vast in Uurtarief, of het percentage in Opslagpercentage. Inrichting Projectadministratie-case: projectgroepen en invoercontroles ⌧ Voorwaarde: module Uitgebreide projectbudgettering In versie 8.0 van AccountView hebt u de mogelijkheid om voor bepaalde combinaties van stamgegevens en projectdimensies aan te geven welke waarden mogen worden gecombineerd bij het invoeren van uren. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontroles om een invoercontrole toe te voegen, en selecteer Ureninvoer in het veld Invoertype. U ziet nu voor welke vaste stamgegevens u deze invoercontroles kunt vastleggen. U bent niet verplicht om invoercontroles aan te maken; ze dienen slechts als hulpmiddel. Waar u voorheen bij de stamgegevens van een medewerker vastlegde op welke uursoorten en projecten deze medewerker mocht boeken (of bij de stamgegevens van een project welke uursoorten door welke medewerkers mochten worden geboekt), daar kunt u nu handig de invoercontroles in combinatie met uursoorten en project- en medewerkergroepen voor gebruiken. Omdat u de gegevens verdicht invoert, scheelt dit een boel invoerwerk. Het bedrijfsbureau van Your Projects heeft twee projectgroepen INTERN en EXTERN gedefinieerd, om zo een onderscheid te maken tussen interne projecten en projecten voor klanten. Deze projectgroepen worden ook gebruikt in een invoercontrole voor de combinatie van Uursoort en Projectgroep. Zo kan eenvoudig worden ingesteld dat de normale productieve uren alleen maar op projecten uit de groep EXTERN kunnen worden geboekt, en de nietproductieve uren alleen op interne projecten.

Op projecten waaraan de projectgroep EXTERN is gekoppeld, kunnen alleen uren van de uursoort U-PROD worden geschreven.

Voor elke invoercontrole kunnen één of meer invoercontrolewaarden worden vastgelegd met Document/Stamgegevens administratie/Invoercontrolewaarden. Dit is in feite de invulling van de invoercontrole. Door bijvoorbeeld bij het veld Project in het venster Stamgegevens invoercontrolewaarde het veld Alle te markeren voor de invoercontrolewaarde Medewerkergroep, Project kunt u er eenvoudig voor zorgen dat een senior medewerker bijvoorbeeld op alle projecten uren mag schrijven.

Projecten en uren

53

We adviseren om van tevoren goed over de inrichting van invoercontroles na te denken, en dit ook te testen, om te voorkomen dat er bijvoorbeeld ten onrechte medewerkers zijn die uren mogen schrijven op alle projecten. Een andere toepassing van invoercontroles is op het gebied van projecten en projectdimensies. Invoercontroles van het type Overige invoerbestanden werken niet door in de urenregistratie, maar alleen bij het invoeren van dagboeken of orders. Zo kunt u afdwingen dat de afdeling Boekhouding uw inkopen bij derden voor een project alleen maar ten laste van één bepaalde projectdimensie (bijvoorbeeld werksoort, of projectfase) kan invoeren, zodat daarbij geen fouten kunnen worden gemaakt.

Zo richt u de administratie in met projectgroepen en invoercontroles: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Projectgroepen, en daarna Bewerken/Toevoegen om de projectgroepen INTERN en EXTERN vast te leggen. 2. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontroles, om een invoercontrole van het type Ureninvoerbestanden vast te leggen. 3. Selecteer Uursoortcode en Projectgroepcode in Beschikbare velden. 4. Kies Toevoegen en daarna OK. 5. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontrolewaarden om de waarden voor de zojuist gemaakte invoercontrole (Projectgroep, Uursoort) vast te leggen. 6. Selecteer EXTERN in Projectgroep, en Normale productieve uren in Uursoort. 7. Kies OK, en daarna weer Bewerken/Toevoegen. 8. Selecteer INTERN in Projectgroep, en Normale niet-productieve uren in Uursoort.

Zo richt u de administratie in met een invoercontrole op dagboeken en projectdimensies: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontroles, en selecteer Overige invoerbestanden in Invoertype. 2. Selecteer Projectcode en Werksoort in Beschikbare velden. 3. Kies Toevoegen en daarna OK. 4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontrolewaarden om de waarden voor de zojuist gemaakte invoercontrole (Project, Werksoort) vast te leggen. Door een invoercontrolewaarde vast te leggen voor iedere combinatie van project en werksoort waarvoor (bijvoorbeeld) inkopen mogen worden geboekt, kunt u het werk voor de afdeling die deze inkopen invoert, vereenvoudigen. Inrichting Projectadministratie-case: calculatie-eenheden Omdat het bij veel projectuitvoerders gebruikelijk is om met bepaalde normtarieven te werken, is in versie 8.0 van AccountView de mogelijkheid toegevoegd om deze vast te leggen. Met Document/Stamgegevens administratie/Calculatie-eenheden kunt u bijvoorbeeld een prijs per vierkante meter of een prijs per dag vastleggen. Deze zogeheten calculatie-eenheden kunt u vervolgens opnemen in uw projectcalculatie, zodat ze uiteindelijk in het projectbudget terechtkomen (zie Het projectbudget opstellen).

Projecten en uren

54

De werkzaamheden rondom het inrichten van beursstands nemen evenredig toe moet de omvang van de stand. Your Projects is erin geslaagd om een tarief per vierkante meter te definiëren, dat zij vastlegt als calculatie-eenheid INRICHTING. Voor het afbreken van een stand wordt een standaardtarief gehanteerd, en voor het transport van materialen voor de stands een tarief per kilometer. Ook hiervoor zijn calculatie-eenheden aangemaakt.

Zo richt u de administratie in met calculatie-eenheden: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Calculatie-eenheden. 2. Kies Bewerken/Toevoegen, en maak één voor één de calculatie-eenheden Inrichten, Afbreken en Transport aan. 3. Leg bij elk van de calculatie-eenheden ten minste een inkoop- en een verkooptarief vast.

De calculatie-eenheden van Your Projects.

De projectaanvraag Your Projects ontvangt een aanvraag voor een nieuw project: een klant wil twee grote stands op een softwarebeurs. Omdat voor deze klant al vaker projecten zijn uitgevoerd, hoeft er geen nieuwe debiteur te worden ingevoerd. Op de afdeling Bedrijfsbureau wordt een nieuw project met de status Aanvraag voor de klant aangemaakt. Het aanmaken van een nieuwe klant zou de verantwoordelijkheid zijn van de afdeling Administratie, omdat daar ook wordt vastgesteld tot welk bedrag krediet mag worden verstrekt aan een klant. Met de opdrachtgever van het project is overeengekomen wat de resultaten van het project moeten zijn. Intern kan nu worden ingepland welke werksoorten hiervoor moeten worden ingezet, welke medewerkers deze werksoorten gaan uitvoeren en hoeveel uren zij daarvoor nodig hebben, welke materialen uit de handelsvoorraad eventueel moeten worden ingezet, en welke overige kosten relevant zijn. Met andere woorden: u gaat een projectbudget opstellen.

Zo voert u de projectaanvraag in: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten. 2. Kies Bewerken/Toevoegen, en voer de projectgegevens in. 3. Selecteer EXTERN in Projectgroep.

Projecten en uren

55

Een projectcalculatie uitvoeren ⌧ Voorwaarde: module Uitgebreide projectbudgettering Een handig hulpmiddel bij het opstellen van het projectbudget is het uitvoeren van een projectcalculatie. Het doel van de projectcalculatie is om vooraf te komen tot een reële inschatting van de kosten en opbrengsten van een project op basis van een inventarisatie van de te verrichten werkzaamheden, de materialen die worden ver-/gebruikt en de overige kosten. Deze projectcalculatie kan als uitgangspunt dienen voor het projectbudget. Als uw projectadministratie al volledig is ingericht, dan kunt u met een projectcalculatie erg eenvoudig en snel tot een projectbudget komen. U maakt namelijk gebruik van stamgegevens die al zijn vastgelegd. U hoeft alleen nog maar aan te geven hoeveel van elk u nodig hebt. Selecteer in Projecten het project waarvoor u de calculatie wilt uitvoeren, en kies Zoeken/Projectcalculatie. Op de verschillende tabs van het venster Projectcalculatieregels kunt u verschillende soorten gegevens berekenen: • Op de tab Uren geeft u per projectdimensie aan hoeveel uren van welke uursoorten voor welke medewerkers of medewerkergroepen worden ingezet. Het is mogelijk om bijvoorbeeld voor iedere medewerker of voor iedere uursoort een aparte regel in te voeren. AccountView sommeert de gegevens in de projectcalculatie uiteindelijk altijd per projectdimensie. • Als er artikelen uit de eigen handelsvoorraad worden gebruikt voor het project, dan kunt u deze op de tab Artikelen invoeren. • Op de tab Calculatie-eenheden kunt u eventuele normtarieven aan een projectdimensie koppelen, bijvoorbeeld een prijs per vierkante meter, of een prijs per dag. Deze tarieven kunt u vastleggen met Document/Stamgegevens administratie/Calculatie-eenheden (zie Inrichting Projectadministratie-case: calculatie-eenheden).

De calculatie-eenheden met de bijbehorende aantallen die voor het project PRJ002 van toepassing zijn.

•

Tot slot kunt u op de tab Kosten bedragen invoeren die u niet op één van de overige tabs kwijt kunt. Per projectdimensie kunt u een omschrijving van de kostenpost invoeren. Voor het nieuwe project dat zojuist is aangemaakt in de administratie van Your Projects hoeft geen nieuwe stand te worden ontworpen. Alleen de

Projecten en uren

56

werksoorten Inrichten, Afbreken en Transport zijn relevant. Hiervoor zijn ook calculatie-eenheden gedefinieerd. Het uurtarief van de meewerkend voorman wordt apart in rekening gebracht. Het uitgangspunt voor de calculatie, en het budget dat u daarop gaat baseren, is altijd de projectdimensie. Maar u bent niet verplicht om meteen al een projectdimensie vast te leggen in dit venster. U kunt de projectcalculatie eerst in zijn geheel aanmaken, en daarna nadenken over de verdeling in de projectdimensies.

Zo voert u een projectcalculatie uit: Het projectbudget opstellen Het projectbudget opstellen Er zijn verschillende manieren om een projectbudget op te stellen: • Als u zich met uw bedrijf hebt toegelegd op een bepaald soort projecten, dan zal het in veel gevallen mogelijk zijn om een budget voor een eerder uitgevoerd project met enige aanpassingen opnieuw te gebruiken. Met de uitbreidingsmodule Uitgebreide projectbudgettering kunnen budgetcalculaties worden gekopieerd. In eerdere versies van AccountView kon u een budget van een ander project overnemen door met Bewerken/Stamgegeven kopiëren het project te kopiëren. Vanaf versie 8.0 kunt u op deze manier alleen het project kopiëren. • Voor bedrijven die voor het opstellen van hun projectbudgetten van andere software gebruikmaken, kunnen de gegevens handmatig in de budgetregels worden overgenomen. Kies Zoeken/Projectbudgettering in het venster Projecten om budgetregels toe te voegen. Hierbij voert u de gebudgetteerde kosten en opbrengsten per projectdimensie in. Als het budget heel gedetailleerd is opgesteld, en voor een projectdimensie meerdere budgetregels zijn aangemaakt (bijvoorbeeld per medewerker), dan moeten deze regels eerst nog worden opgeteld voordat u ze in AccountView invoert. Ook als u een projectbudget buiten AccountView opstelt, doet u er verstandig aan hierbij de gebruikte projectdimensie(s) als richtlijn te houden. ⌧ Voorwaarde: module Uitgebreide projectbudgettering • In versie 8.0 van AccountView hebt u de mogelijkheid om een budget eenvoudig te berekenen op basis van de ingevoerde gegevens in uw administratie, zoals projectdimensies, medewerkers, medewerkergroepen, uursoorten, artikelen en calculatie-eenheden, als u deze gegevens in een projectcalculatie hebt opgenomen. Kies hiervoor Document/Projectbudget genereren in het venster Projectcalculatie.

Zo baseert u een projectbudget op een projectcalculatie: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten, en selecteer het project waarvoor u een projectcalculatie en een projectbudget wilt opstellen. 2. Kies Zoeken/Projectcalculatie. 3. Selecteer de tab Uren, en voer 5 uren (Uursoort: Normale productieve uren) in voor de meewerkend voorman.

Projecten en uren

57

De uren van de meewerkend voorman worden apart opgenomen in de calculatie. De overige uren worden meegenomen in de calculatie-eenheid Inrichting.

4. Selecteer de tab Calculatie-eenheden: • Voeg voor de werksoort Inrichting een regel toe voor 10 vierkante meter (Calculatiecode: Inrichting en Aantal: 10). • Voeg voor de werksoort Transport een regel toe voor 160 kilometer (Calculatiecode: Transport en Aantal: 160). • Voeg voor de werksoort Afbreken een regel toe voor één eenheid (Calculatiecode: Afbreken en Aantal: 1). Dit is namelijk een standaardtarief. 5. Kies Document/Projectbudget genereren als alle calculatieregels zijn ingevoerd. 6. Kies dan Zoeken/Projectbudgettering in het venster Projecten, en constateer dat het budget is aangemaakt. Projectboekingen invoeren Naarmate het project vordert, worden de projectactiviteiten één voor één uitgevoerd. Dit wordt op verschillende manieren en door verschillende personen in de projectadministratie verwerkt. Het resultaat van al deze ingevoerde boekingen komt uiteindelijk samen in uw projectkaart. De projectmedewerkers kunnen hun gewerkte uren registreren in het venster Urenregistratie. Dit gaat grotendeels op dezelfde wijze als in eerdere versies van AccountView. Nieuw hierbij is dat u er nu via de invoercontroles en de invoercontrolewaarden voor kunt zorgen dat een medewerker bijvoorbeeld alleen uren kan schrijven op projecten waarvoor hij heeft gewerkt (zie Inrichting Projectadministratie-case: projectgroepen en invoercontroles). Als de betreffende medewerker op F4 drukt in de kolom Project, dan kan hij alleen die projecten selecteren waarop hij uren mag schrijven. In het compleetmelden en journaliseren van de geregistreerde uren is niets veranderd ten opzichte van eerdere versies van AccountView. Wilt u kosten of artikelen uit uw handelsvoorraad ten laste van een project registreren, dan voert u deze mutatie op de normale wijze in. Het enige verschil is dat u nu een project en één of meer projectdimensies aan de mutatie koppelt. In het venster Dagboekinvoer kunt u deze waarden direct in de mutatieregel

Projecten en uren

58

selecteren. Als u bijvoorbeeld een inkoopfactuur met Bestand/Handel/Inkoopfacturen invoert, dan kunt u met Bewerken/Projectdimensies een project en een dimensie koppelen. Voor het project uit ons voorbeeld van Your Projects hoeven alleen urenbladzijden ingevoerd te worden.

Zo voert u een projectboeking in: 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Ureninvoer. 2. Markeer het veld Urenregels door projectleider fiatteren verplicht en demarkeer Urenbladzijde automatisch fiatteren. 3. Kies Bestand/Projecten en uren/Urenregistratie, en daarna Bewerken/Toevoegen. 4. Voeg voor de meewerkend voorman een regel toe met 3 uren voor de werksoort Inrichten. Dankzij de invoercontrole kunnen alleen normale uren worden geschreven.

Meewerkend voorman BAAS heeft op maandag 3 uur meegewerkt bij de inrichting van de stands.

5. Kies Document/Uren compleetmelden, tenzij in Administratie-instellingen Projecten en uren (Ureninvoer) is vastgelegd dat uren altijd automatisch compleet worden gemeld. 6. De medewerker die als projectleider aan het project is gekoppeld, kiest nu Document/Stamgegevens administratie/Urenfiatteringsregels. In dit nieuwe venster staan alle regels die op al ‘zijn’ projecten zijn ingevoerd. 7. Met Document/Regels fiatteren kan hij de regels fiatteren. Als het veld Urenregels door projectleider fiatteren verplicht in Administratie-instellingen - Projecten en uren (Ureninvoer) is gedemarkeerd, dan wordt deze fiatteringsslag overgeslagen. 8. Een andere medewerker, bijvoorbeeld een afdelingshoofd, kan nu Document/Uren fiatteren kiezen in het venster Urenregistratie, om de urenbladzijden te fiatteren. Als het veld Urenbladzijde automatisch fiatteren in Administratie-instellingen - Projecten en uren (Ureninvoer) is gemarkeerd, dan wordt deze fiatteringsslag overgeslagen. 9. Kies Document/Uren journaliseren om de geregistreerde uren in de boekhouding te verwerken.

Projecten en uren

59

De projectvoortgang bewaken Omdat in de Projectadministratie-case wordt gefactureerd op basis van voorcalculatie (budget), is de belangrijkste vraag bij de bewaking van de projectvoortgang of de werkelijk gemaakte kosten overeenkomen met het van tevoren opgestelde budget. De projectkaart is in AccountView het voornaamste hulpmiddel voor de projectbewaking. Daarnaast hebt u nog een aantal rapporten tot uw beschikking, die verderop in deze paragraaf aan bod komen. DE PROJECTKAART OPVRAGEN Op de projectkaart (Zoeken/Projectkaart in het venster Projecten) van een project worden per projectdimensie de werkelijke kosten en opbrengsten van het project weergegeven, en het verschil tussen die twee: het projectresultaat. Met de verschillende meegeleverde weergaven kunt u variëren in de getoonde informatie. Nieuw is dat onder aan de kolommen de kolomtotalen worden weergegeven.

De drie geboekte uren van voorman BAAS staan als kosten op de projectkaart (weergave: standaard).

De informatie die op de projectkaart wordt getoond, is in de meeste gevallen voldoende om de projectvoortgang te bewaken, en waar nodig bij te sturen. Maar voor meer gedetailleerde informatie kunt u vanuit de projectkaart met Zoeken/Projectmutaties naar de achterliggende financiële mutaties kijken.

Zo vraagt u de projectkaart op: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten, en selecteer het project waarvoor u de projectkaart wilt inzien. 2. Kies Zoeken/Projectkaart om projectinformatie per projectdimensie in te zien. In ons voorbeeld staat hier alleen de urenboeking. Projectkosten die bijvoorbeeld rechtstreeks via een inkoopdagboek worden ingeboekt, vindt u hier ook terug. 3. Kies Document/Projectkaart herrekenen om de gegevens op te vragen van de periode waarin de uren zijn geboekt. In het projectbudget dat is samengesteld, kunt u gedurende de loop van het project per projectdimensie het zogeheten ‘percentage gereed’ bijwerken. Zodra een duidelijk afgebakend gedeelte van de projectwerkzaamheden is afgerond, kunt u in de stamgegevens van het projectbudget het juiste percentage invoeren. Op grond hiervan berekent AccountView automatisch het gerealiseerde budget voor deze projectdimensie.

Projecten en uren

60

Zo werkt u het percentage gereed van een projectdimensie bij: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten, en selecteer het project waarvoor u de projectkaart wilt inzien. 2. Kies Zoeken/Projectbudgettering. 3. Selecteer de projectdimensie waarvan u het percentage gereed wilt bijwerken, en kies Bewerken/Stamgegevens. 4. Voer het juiste percentage in het veld Percentage gereed in. 5. Vraag de projectkaart voor het project op met Zoeken/Projectkaart. 6. Kies Document/Projectkaart herrekenen om de gevolgen van het gewijzigde percentage gereed te zien. Op de projectkaart kunt u eenvoudig zien of het percentage gereed dat u het in projectbudget hebt ingevoerd, en dat is gebaseerd op de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden, overeenkomt met het gerealiseerde budget op basis van de werkelijk geboekte kosten. Selecteer hiervoor de weergave Projectbewaking. In de kolom Ger % (Percentage gereed) staat het percentage dat u in het projectbudget hebt ingevoerd bij de betreffende projectdimensie, en in de kolom Kstn % (Budget procentueel verschil kosten) staat het door AccountView berekende percentage gereed op basis van (bijvoorbeeld) de verwerkte uren op de betreffende projectdimensie. De projectleider schat op een gegeven moment dat 10% van de inrichtingswerkzaamheden is gedaan, en werkt dit bij in het venster Projectbudget. Daarna vraagt hij de projectkaart weer op, en constateert dat op basis van de ingevoerde uren al 12% van het inrichtingswerk gereed zou moeten zijn.

In ons voorbeeld geven de geboekte kosten van 150 een gerealiseerd budget van 12% (weergave: Projectbewaking), terwijl in het projectbudget een percentage gereed van 10 is ingevoerd.

Het is nu aan de projectleider om te onderzoeken waardoor een eventueel verschil wordt bepaald. Om het procentuele verschil in bedragen te zien, selecteert u in de projectkaart de weergave Projectbewaking (gerealiseerd budget): • De kolom Kosten toont de geboekte kosten per projectdimensie • In de kolom Gerea bud kstn staat het kostenbedrag dat op grond van het ingevoerde percentage gereed zou moeten zijn gerealiseerd: 10% van 1.250.

Projecten en uren •

61

De kolom Verschil gerea kstn laat het verschil zien tussen de werkelijk gemaakte kosten, en de kosten die volgens het percentage gereed zouden moeten zijn gemaakt.

Gezien het percentage gereed (10) zou aan kosten nu 125 moeten zijn gerealiseerd, in plaats van de geboekte 150 (weergave: Projectbewaking (gerealiseerd budget)).

OVERZICHT PROJECTRESULTAAT OPVRAGEN Om een overzicht van het resultaat van één of meer projecten op te vragen, kiest u Rapporten/Financiële overzichten in het venster Projecten. Omdat u bepaalt op welk tijdsbestek het overzicht is gebaseerd, is dit rapport zeer geschikt om de voortgang van het project bij te houden. In eerdere versies van AccountView werden de gegevens per kostensoort getoond (Uitvoer: Gedetailleerd of Per kostensoort); in versie 8.0 worden de gegevens per projectdimensie(s) getoond. • Cumulatief: een totaaloverzicht van de gebudgetteerde en werkelijke projectkosten en projectopbrengsten. • Gedetailleerd: een overzicht, per projectdimensie, van alle boekingen op deze projectdimensie in de verschillende dagboeken. Daarnaast worden de stamgegevens van het project uitgebreid weergegeven. • Per projectdimensie: een overzicht van de gebudgetteerde en werkelijke projectkosten of projectopbrengsten per projectdimensie. WERKELIJKE PROJECTKOSTEN EN -OPBRENGSTEN MET GEREALISEERDE BUDGET VERGELIJKEN

In oudere versies van AccountView kon u per kostensoort het percentage gereed invoeren. Op grond hiervan berekende AccountView automatisch het gerealiseerde budget voor deze kostensoort. Dit stelde u weer in staat om op ieder gewenst moment de werkelijke kosten en opbrengsten van een project te vergelijken met de gebudgetteerde kosten en opbrengsten. In versie 8.0 voert u het percentage gereed niet meer per kostensoort in, maar per projectdimensie. De projectdimensies vormen immers de zelfgekozen invalshoek waaruit u naar uw projecten en hun voortgang wilt kijken. Kies Zoeken/Projectbudgettering in het venster Projecten, en daarna Bewerken/Stamgegevens in het venster Projectbudget (zie ook De projectkaart opvragen). Kies Rapporten/Budgetvergelijking om de werkelijke projectkosten en opbrengsten te vergelijken met de gerealiseerde budgetten. Hierdoor kunt u

Projecten en uren

62

kostenoverschrijdingen vroegtijdig onderkennen. Met Zoeken/Projectbudgettering kan per project per projectdimensie een percentage gereed worden opgegeven. Aan de hand van dit percentage gereed wordt het gerealiseerde kostenbudget bepaald. Dit wordt vergeleken met de gerealiseerde kosten. Voor opbrengsten wordt dezelfde berekening uitgevoerd. PRODUCTIVITEIT CONTROLEREN Op basis van de geregistreerde uren kan AccountView voor u bepalen hoe productief iedere medewerker is geweest in een bepaalde periode. In de stamgegevens van een uursoort kunt u Meetellen als productiviteit markeren om urenboekingen op die uursoort als productieve uren te registreren. Productieve uren zijn uren die zijn besteed aan productieve werkzaamheden. De productiviteit zegt niets over het feit of de werkzaamheden wel of niet worden doorbelast aan een opdrachtgever. In de administratie van Your Projects kunnen niet-productieve uren, zoals ziekte- of verlofuren, alleen op projecten uit de projectgroep INTERN worden geboekt. Hiervoor heeft men een ‘dummy’-project aangemaakt, waarop alle medewerkers hun niet-productieve uren kunnen schrijven. Vanuit het venster Urenregistratie kan voor iedere medewerker met Rapporten/Productiviteit een overzicht worden opgevraagd van de productieve uren, en de productiviteit uitgedrukt als percentage. Inrichting Projectadministratie-case: uursoorten, uursoortgroepen en kostensoorten

De Consultancy-case In deze case staat Your Consultancy centraal, een bedrijf dat zich bezighoudt met administratieve dienstverlening. Your Consultancy levert mensen op detacheringsbasis op verschillende niveaus, variërend van administratief medewerkers tot financieel managers. Er worden geen budgetten samengesteld voor deze detacheringsprojecten, en Your Consultancy heeft niet de beschikking over de relatiebeheer-modules van AccountView.

Belangrijk Het doel van deze case is tweeledig: enerzijds willen we u aan de hand van een praktijkvoorbeeld zoveel mogelijk laten zien van de mogelijkheden die onze software biedt, anderzijds moet het mogelijk zijn dat u met de case zelf een administratie inricht, en verder op onderzoek uitgaat. Hiervoor is het belangrijk dat u eerst zelf een lege administratie aanmaakt. De tekstgedeelten die over de voorbeeldsituatie gaan, worden aangeduid met het symbool . Aan het eind van iedere inrichtingsparagraaf staat, gemarkeerd door een grijze balk, een samenvatting van de stappen die u moet uitvoeren om het besproken deel van de administratie in te richten. Als u deze stappen volgt, dan hebt u aan het eind van het hoofdstuk ook resultaten op uw projectkaart en in uw rapporten. Productieve, declarabele en facturabele uren De kern van de Consultancy-case is het registreren van gewerkte uren, en deze in rekening brengen aan de klant. Uren die niet aan klanten kunnen worden doorberekend, moeten op een andere manier worden verantwoord, bijvoorbeeld door ze op een intern project te boeken, of door ze als overheadkosten te behandelen.

Projecten en uren

63

In dit kader is het belangrijk om onderscheid te maken tussen productieve, declarabele en facturabele uren. Binnen AccountView zijn deze als volgt gedefinieerd: • Productieve uren zijn uren die worden besteed aan productieve werkzaamheden. In de stamgegevens van een uursoort kunt u aangeven of de uren die op die uursoort worden geboekt als productieve uren moeten worden meegeteld. Met het rapport Productiviteit kunt u vervolgens een overzicht opvragen van de productiviteit van uw medewerkers. Het productief zijn van werkzaamheden betekent niet per se dat deze werkzaamheden aan een klant worden gefactureerd. • Declarabele uren zijn uren die potentieel kunnen worden doorbelast aan klanten. Deze uren worden meegenomen in het declaratievoorstel. In dit declaratievoorstel kunt u hierin nog wijzigingen aanbrengen (zie Uren in rekening brengen). Uren zijn declarabel als ze worden geboekt op een grootboekrekening waarbij de instelling Projectkosten declarabel is gemarkeerd. • Facturabele uren zijn de uren die uiteindelijk echt worden doorbelast aan klanten. Het verschil tussen declarabele uren en facturabele uren zijn de uren die wel voor een klant zijn gewerkt, maar die niet kunnen worden doorbelast, bijvoorbeeld omdat het aantal declarabele uren afwijkt van de afspraak. Bij de controle van het declaratievoorstel wordt pas bepaald welke declarabele uren ook daadwerkelijk facturabel zijn. Inrichting Consultancy-case: de projectdimensies Centraal in de inrichting van de Consultancy-case staan de zogeheten projectdimensies. Een projectdimensie is een manier om de gegevens die in het kader van een project worden vastgelegd te kunnen verbijzonderen naar een zelf gedefinieerde indeling, of naar combinaties daarvan. Juist omdat de projectdimensies zo centraal staan in de inrichting, is het van het grootste belang dat van tevoren goed wordt nagedacht over de dimensies die u wilt gebruiken. Nieuw is bijvoorbeeld dat u de facturen voor de declarabele uren nu alleen kunt verdichten per projectdimensie en per project. Bij het inrichten van de projectdimensies is het dus belangrijk om alvast na te denken over de manier waarop de facturen van gewerkte uren moeten worden ingedeeld. Welke dimensie(s) u gebruikt, wordt vooral bepaald door het antwoord op de vraag hoe u naar uw administratie kijkt, en wat uw informatiebehoefte precies is. Bij het factureren van de gewerkte uren, bij het inzien van de projectkaarten, bij het opvragen van uw urenrapporten, kortom, in diverse onderdelen van uw urenadministratie maakt u gebruik van deze dimensies. Een veld dat wordt gedefinieerd als projectdimensie wordt vanaf de invoer vastgelegd en meegenomen in alle daaropvolgende verwerkingsslagen, zodat deze dimensieinformatie altijd beschikbaar is. In AccountView 8.0 is gekozen voor een systeem waarin u kunt kiezen uit een aantal standaard meegeleverde projectdimensies, en deze aan uw administraties kunt koppelen. Met de uitbreidingsmodule BusinessDimensions Projecten/uren hebt u bovendien de mogelijkheid om zelf projectdimensies te definiëren, zodat u de projectadministratie kunt inrichten op een manier die het beste bij uw bedrijfsvoering aansluit. Projectdimensies worden in AccountView op administratieniveau bijgehouden. Met Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Dimensies vraagt u

Projecten en uren

64

een lijst op van alle meegeleverde en zelf aangemaakte projectdimensies. Met Toevoegen koppelt u de gewenste projectdimensies aan de geopende administratie. Your Consultancy heeft behoefte aan een uitsplitsing van de projecten naar medewerker, medewerkergroep en boekingsperiode. Gewerkte uren worden per medewerkergroep, per maand gefactureerd.

Zo richt u de administratie in met projectdimensies: 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Dimensies, en constateer dat de projectdimensies Medewerkergroep, Medewerkercode en Financiële periode standaard aanwezig zijn.

De projectdimensies Medewerkergroep, Medewerkercode en Financiële periode zijn beschikbaar in de administratie van Your Consultancy.

2. Selecteer deze projectdimensies en kies Toevoegen. De dimensies zijn nu beschikbaar in de huidige administratie. 3. Markeer Op projectkaart gebruiken voor de dimensies die u op de projectkaart wilt zien. Your Consultancy gebruikt de dimensie Medewerkergroep alleen voor haar declaraties. Een voorbeeld waarin eigen projectdimensies moeten worden aangemaakt, vindt u in Inrichting Projectadministratie-case: de projectdimensies. Om een urenadministratie te kunnen voeren, moet u ook nog een aantal instellingen vastleggen. 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Ureninvoer. 2. Selecteer per week in Ureninvoer. 3. Selecteer Altijd automatisch compleetmelden in Compleetmelden. 4. Demarkeer Urenregels door projectleider fiatteren verplicht en markeer Urenbladzijde automatisch fiatteren. Hierdoor kunnen ingevoerde uren meteen worden gejournaliseerd, zonder dat ze eerst hoeven te worden gefiatteerd. 5. Markeer Projectcode verplicht bij ureninvoer. 6. Markeer Verdicht journaliseren om de urenjournaalposten per project, grootboekrekening en kostensoort te verdichten. 7. Selecteer Facturering in de boomstructuur.

Projecten en uren

65

8. Markeer Definitieve factuur afdrukken bij genereren fact om straks de facturen meteen vanuit het declaratievoorstel te kunnen afdrukken. Inrichting Consultancy-case: het grootboek De basis van een administratie in AccountView is altijd financieel van aard. Daarom beginnen we de inrichting met het vastleggen van de grootboekrekeningen, bijvoorbeeld voor onderhanden werk. In het venster Stamgegevens grootboek is een veld Projectrekening toegevoegd, waarmee u kunt aangeven dat de grootboekrekening een rekening is die voor projecten wordt gebruikt. Markeer dit veld om ervoor te zorgen dat de mutaties op die rekening worden getoond op de projectkaart, en in het venster Projectmutaties. In tegenstelling tot wat u gewend bent uit eerdere AccountView-versies, hoeft u bij de grootboekrekeningen geen kostensoorten vast te leggen om de gegevens van projecten te verbijzonderen. U hebt nu immers de projectdimensies. Kostensoorten hebben nu alleen een financieel doel (zie Inrichting Projectadministratie-case: uursoorten, uursoortgroepen en kostensoorten).

Zo richt u de administratie in met grootboekrekeningen: 1. Kies Bestand/Grootboek. 2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+N/CTRL+INS). 3. Voer de grootboekrekeningen in volgens de gegevens uit de onderstaande tabel. Nummer

Omschrijving

Type

1000 3810 3910

Debiteuren OHW uren op projecten OHW opbrengst uren op projecten Doorberekende loonkosten aan projecten Kostprijs uren op projecten Verkopen projecten

4900 7310 8200

Projectrek.

Declarabel

B B B

Normaal saldo Debet Debet Credit

Gemarkeerd Gemarkeerd

Gemarkeerd -

V&W

Credit

-

-

V&W V&W

Debet Credit

Gemarkeerd Gemarkeerd

-

De grootboekrekeningen van de Consultancy-case.

Inrichting Consultancy-case: artikelgroepen en artikelen Net als in eerdere versies van AccountView maakt u voor de facturering van uren gebruik van artikelen en artikelgroepen. De artikelgroepen zorgen ervoor dat de projectkosten en -opbrengsten op de juiste grootboekrekeningen worden geboekt. De administratie van Your Consultancy bevat één artikelgroep en één artikel voor de boeking van de opbrengsten vanuit het factureringsproces. De grootboekrekeningen waarop het onderhanden werk en de kostendekking worden geboekt, worden nu niet meer bij de uursoort vastgelegd, maar bij een artikelgroep. Omdat de omzetrekeningen waarop de gefactureerde uren worden geboekt ook in de artikelgroepen worden vastgelegd, hebt u deze gegevens nu overzichtelijk bij elkaar staan. Op de tab Financieel van het venster Stamgegevens uursoort kunt u de artikelgroep selecteren in het veld Artikelgroepcode.

Zo richt u de administratie in met artikelgroepen en artikelen: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Artikelgroepen. 2. Kies Bewerken/Toevoegen om de artikelgroep Uren op projecten vast te leggen, en voer de volgende waarden in: • Omzetrekening (tab Verkoop): 3910

Projecten en uren

3. 4. 5. 6.

66

• Rek kostendekking (tab Uren): 4900 • Rek onderh werk (tab Uren): 3810 Kies Bestand/Handel/Artikelen. Kies Bewerken/Toevoegen om het artikel Uren op projecten vast te leggen. Selecteer de zojuist gemaakte artikelgroep in Artikelgroepcode. Selecteer de tab Voorraad en demarkeer de velden Voorraadartikel en Voorraadwaarde bijhouden in grootboek.

Inrichting Consultancy-case: medewerkergroepen en medewerkers Nieuw in AccountView 8.0 is ook de mogelijkheid om medewerkers te groeperen in medewerkergroepen. Er is ook een gebruikerslijst Medewerkergroepen gedefinieerd, die standaard wordt meegeleverd, en die u zelf met medewerkergroepen kunt vullen. Iedere medewerker is aan een medewerkergroep gekoppeld, zodat het nu mogelijk is om uurtarieven per medewerkergroep te bepalen. Your Consultancy detacheert administratief personeel op verschillende niveaus, variërend van administratief medewerkers tot financieel managers. Voor elk van deze niveaus is een aparte medewerkergroep in het leven geroepen, waarop de uurtarieven worden gebaseerd. Elke medewerker is bij één van de vier medewerkergroepen Administratief medewerkers, Boekhouders, Controllers of Financieel Managers ingedeeld.

Zo richt u de administratie in met medewerkergroepen en medewerkers: 1. 2. 3. 4.

Kies Opties/Gebruikerslijsten. Selecteer de gebruikerslijst Medewerkergroepen, en druk op F6/ENTER. Ga naar de tab Waarden, en voer de medewerkergroepen in. Kies Bestand/Projecten en uren/Medewerkers, om de verschillende medewerkers toe te voegen.

De medewerkers van Your Consultancy.

5. Selecteer de tab Instellingen, en leg in Medewerkergroep de juiste medewerkergroep vast bij de medewerker. Als u uurtarieven per medewerker hanteert, dan zou u deze op de tab Tarieven kunnen vastleggen. In deze case worden uurtarieven per medewerkergroep gehanteerd (zie Inrichting Consultancy-case: uurtarieven).

Projecten en uren

67

Inrichting Consultancy-case: uursoortgroepen en uursoorten Het gebruik van uursoorten en uursoortgroepen is in versie 8.0 enigszins veranderd ten opzichte van eerdere versies van AccountView. Omdat u nu de beschikking hebt over projectdimensies, hoeven de uursoorten niet meer gebruikt te worden om een onderscheid te maken tussen de activiteiten die de projectmedewerkers binnen de projecten uitvoeren. De uursoorten worden bijvoorbeeld nog wel gebruikt om te bepalen in hoeverre de medewerkers aan hun contracttijd voldoen. Nieuw is verder dat bij iedere uursoortgroep nu een uursoortgroeptype moet worden geselecteerd (Uren, Aantallen of Bedragen), terwijl u deze keuze voorheen bij het aanmaken van de uursoorten maakte. Hierdoor bent u verplicht om een uursoortgroep op te geven bij een uursoort. De kosten voor de verschillende uursoorten kunnen worden verbijzonderd door er uursoortgroepen aan te koppelen. In eerdere versies waren uursoortgroepen kostensoorten van het type Uren; zij werden in dezelfde tabel opgeslagen. In versie 8.0 hebben kostensoorten een puur financiële betekenis gekregen, namelijk het verbijzonderen van financiële mutaties naar een kostencategorie. Zij worden nu ook in een aparte tabel opgeslagen. Markeer het veld Meetellen als productiviteit voor de uursoorten waarop productieve werkzaamheden worden geboekt. Uursoorten waarvoor dit veld is gemarkeerd, worden meegenomen in het rapport Productiviteit. Dit rapport geeft per medewerker onder andere inzicht in de geschreven productieve uren als percentage van het totale aantal geschreven uren. Voor Your Consultancy is alleen de uursoortgroep UREN gedefinieerd. Het bedrijf maakt geen gebruik van kostensoorten.

Zo richt u de administratie in met uursoortgroepen en uursoorten: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uursoortgroepen, en voer de uursoortgroep UREN in. 2. Selecteer Uren in het veld Uursoortgroeptype. 3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uursoorten, en voer de uursoorten uit de onderstaande tabel in. Koppel de uursoortgroep UREN aan al deze uursoorten. 4. In het veld Artikelgroepcode op de tab Financieel legt u de artikelgroep vast die moet worden gebruikt voor de facturering van de uren. Uursoort Intern

Contracttijd x

Productiviteit x

Journaliseren x

Normaal

x

x

x

Overig (geen proj.) Overuren (zonder toeslag)

x x

x

x

x

Overuren (50% toeslag) Verlof Ziek

Artikelgroepcode

Uren op projecten Uren op projecten n.v.t.

x x

De uursoorten van de Consultancy-case.

Uren op projecten Uren op projecten n.v.t. n.v.t.

Projecten en uren

68

Inrichting Consultancy-case: uurtarieven Het vastleggen van de uurtarieven in uw administratie is in versie 8.0 een stuk flexibeler geworden. U legt de uurtarieven nu in een centraal venster Uurtarieven vast, dat u opvraagt met Document/Stamgegevens administratie/Uurtarieven. In dit venster kunt u zelf bepalen waar u de uurtarieven voor wilt definiëren. U kunt ze per medewerker definiëren, maar bijvoorbeeld ook per afdeling, per projectdimensie of voor een combinatie van verschillende velden. Door uurtarieven voor medewerkergroepen te hanteren, hoeft u niet bij iedere medewerker aparte tarieven in te voeren. Verder kunt u in de stamgegevens van een uurtarief een datumbereik vastleggen waarvoor het tarief van toepassing is. Zo kunt u aan het begin van het jaar bijvoorbeeld tariefwijzigingen invoeren die pas ingaan in de tweede helft van het jaar. Het grote voordeel hiervan is dat u ervan uit kunt gaan dat altijd het juiste tarief wordt gebruikt bij de ureninvoer. Your Consultancy hanteert verschillende interne en externe uurtarieven voor medewerkergroepen. Als uitzondering hierop hebben de financieel managers allemaal een eigen intern tarief; voor financieel managers is dus een extern tarief op medewerkergroepniveau gedefinieerd, en een intern tarief op medewerkerniveau. ⌧ Voorwaarde: module Uren & declaraties II Nieuw is dat u nu ook een alternatieve manier hebt om een overwerktarief vast te leggen, namelijk als opslagpercentage op het gewone tarief. Hiermee kunt u flexibeler variëren, door later bijvoorbeeld alleen het basistarief, of alleen het opslagtarief te wijzigen. U definieert een apart uurtarief van het type Opslagpercentage intern tarief, en u koppelt bijvoorbeeld de zelf aangemaakte uursoort Overuren aan dit uurtarief. Zodra u uren invoert voor deze uursoort, wordt automatisch het verhoogde uurtarief bij de ureninvoer gebruikt. Voor de uursoort Overuren (50% toeslag) heeft Your Consultancy een apart uurtarief van het type Opslagpercentage extern tarief gedefinieerd.

Zo richt u de administratie in met uurtarieven: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Uurtarieven. 2. Kies Bewerken/Toevoegen om voor elke medewerkergroep een tarief van het type Extern en tarief van het type Intern (behalve voor de financieel managers) in te voeren. 3. Leg de uursoortgroep UREN vast in het veld Uursoortgroep, en voer het tarief in Uurtarief in. 4. Voor de interne tarieven van de financieel medewerkers, selecteert u de juiste medewerker in Medewerker.

Projecten en uren

69

De uurtarieven voor de verschillende medewerkergroepen, en voor de medewerkers HAAN en KRAMER.

Inrichting Consultancy-case: projectgroepen en invoercontroles ⌧ Voorwaarde: module Uitgebreide projectbudgettering In versie 8.0 van AccountView hebt u de mogelijkheid om voor bepaalde combinaties van stamgegevens en projectdimensies aan te geven welke waarden mogen worden gecombineerd bij het invoeren van uren. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontroles om een invoercontrole toe te voegen, en selecteer Ureninvoer in het veld Invoertype. U ziet nu voor welke vaste stamgegevens u deze invoercontroles kunt vastleggen. U bent niet verplicht om invoercontroles aan te maken; ze dienen slechts als hulpmiddel. Het bedrijfsbureau van Your Consultancy heeft drie projectgroepen INTERN, EXTERN en N-PROD gedefinieerd, om zo een onderscheid te maken tussen interne projecten, projecten voor klanten en niet-productieve projecten. Deze projectgroepen worden ook gebruikt in een invoercontrole voor de combinatie van Uursoort en Projectgroep. Zo kan eenvoudig worden ingesteld dat de normale uren en de overuren alleen maar op projecten uit de groep EXTERN kunnen worden geboekt, en dat op interne projecten alleen maar interne uren kunnen worden geschreven. Voor elke invoercontrole kunnen één of meer invoercontrolewaarden worden vastgelegd met Document/Stamgegevens administratie/Invoercontrolewaarden. Dit is in feite de invulling van de invoercontrole. Door bijvoorbeeld bij het veld Project in het venster Stamgegevens invoercontrolewaarde het veld Alle te markeren voor de invoercontrolewaarde Medewerkergroep, Project kunt u er eenvoudig voor zorgen dat een senior medewerker bijvoorbeeld op alle projecten uren mag schrijven. We adviseren om van tevoren goed over de inrichting van invoercontroles na te denken, en dit ook te testen, om te voorkomen dat er bijvoorbeeld ten onrechte medewerkers zijn die uren mogen schrijven op alle projecten.

Projecten en uren

70

Zo richt u de administratie in met projectgroepen en invoercontroles: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Projectgroepen, en daarna Bewerken/Toevoegen om de projectgroepen INTERN, EXTERN en N-PROD vast te leggen. 2. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontroles, om een invoercontrole van het type Ureninvoerbestanden vast te leggen. 3. Selecteer Uursoortcode en Projectgroepcode in Beschikbare velden. 4. Kies Toevoegen en daarna OK. 5. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoercontrolewaarden, en daarna Bewerken/Toevoegen om de waarden voor de zojuist gemaakte invoercontrole (Projectgroep, Uursoort) vast te leggen. 6. Selecteer EXTERN in Projectgroep, en Normaal in Uursoort. 7. Doe dit ook voor de uursoorten Overuren (zonder toeslag) en Overuren (50% toeslag). 8. Aan de projectgroep INTERN koppelt u de uursoort Intern. 9. Tot slot maakt u op dezelfde wijze drie invoercontrolewaarden aan voor de projectgroep N-PROD. Hieraan koppelt u achtereenvolgens de uursoorten Overig, Verlof en Ziek.

De invoercontrolewaarden voor Your Consultancy.

Inrichting Consultancy-case: projectdeclaratiemethoden Nieuw in versie 8.0 van AccountView is het vastleggen van de manier waarop de projecten worden gefactureerd. In eerdere versies van AccountView maakte u hiervoor gebruik van de projectfactureringsmethoden. Hierin kon u het volgende vastleggen: • hoe projecten werden gefactureerd (op basis van voor- of nacalculatie, afhankelijk van uw modulesamenstelling); • in welke mate de te factureren bedragen werden verdicht; • welke omschrijvingen op de factuur werden vermeld; • hoe de projectomzet werd gejournaliseerd. In AccountView 8.0 gebruikt u hiervoor projectdeclaratiemethoden; dit werkt iets anders. Nieuw is namelijk dat u de factuurregels nu alleen kunt verdichten per projectdimensie en per project. Elke combinatie van gebruikte projectdimensies leidt tot een afzonderlijke regel in het declaratievoorstel. Door de omschrijving van een niveau leeg te laten, kunt u ervoor zorgen dat er wel op een dimensie wordt verdicht, maar dat het niveau niet wordt afgedrukt.

Projecten en uren

71

Als u voor de verdichting op de urenfactuur gebruikmaakt van meerdere projectdimensies, dan kunt u met het veld Art. per dimensie eventueel voor iedere projectdimensie een ander standaardartikel (met een andere artikelgroep) kiezen, om de boeking op andere grootboekrekeningen te laten plaatsvinden. Your Consultancy factureert haar gewerkte uren altijd maandelijks. De omschrijvingen van de medewerkergroepen zijn met opzet zo gekozen dat deze ook netjes op de facturen kunnen worden gebruikt. De enige projectdeclaratiemethode die Your Consultancy gebruikt is Per medewerkergroep, per maand.

De projectdeclaratiemethode die Your Consultancy gebruikt voor het factureren van haar werkzaamheden.

Zo richt u de administratie in met projectdeclaratiemethoden: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Projectdeclaratiemethoden, en daarna Bewerken/Toevoegen. 2. Selecteer Nacalculatie in Declaratietype. 3. Ga naar de tab Regels. 4. Onder Verdichting, selecteer Medewerkergroep in Niveau 1, en Financiële periode in Niveau 2. 5. Onder Omschrijving kan met de knop Formule wijzigen eenvoudig de standaardomschrijving op de factuur worden vastgelegd. 6. Voer in Std factuurartikel het artikel Uren op projecten in dat u hiervoor hebt aangemaakt. Projecten invoeren De manier om gegevens rondom werkzaamheden voor klanten te registreren, is door ze te verzamelen in projecten. U kunt zowel gegevens van interne als van externe projecten vastleggen. Your Consultancy heeft een intern project I-OVERIGE gedefinieerd, waarin uren voor de niet-declarabele uursoorten Ziekte, Verlof en Overig worden geregistreerd. Aan dit project is de projectgroep N-PROD gekoppeld, zodat op de projecten met deze projectgroep alleen de genoemde nietdeclarabele uursoorten kunnen worden ingevoerd. Omdat het project de status Doorlopend heeft, kan het jaar in jaar uit deel uitmaken van de administratie.

Projecten en uren

72

Op een intern project kunnen medewerkers van Your Consultancy hun nietproductieve uren schrijven.

Voor externe projecten bent u afhankelijk van de opdrachten van uw klanten. Zodra de afspraak met een klant is gemaakt om bepaalde werkzaamheden voor hem uit te voeren, kunt u deze gegevens vastleggen in een project. In het veld Projectdecl.methode op de tab Algemeen voert u de projectdeclaratiemethode in die u voor het project wilt gebruiken. In gevallen waarin dat wenselijk is, hebt u ook de mogelijkheid om voor iedere projectdimensie een aparte projectdeclaratiemethode te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u een projectdimensie Werksoort gebruikt. U zou dan de ene werksoort voorcalculatorisch kunnen factureren, en de andere nacalculatorisch. Op de tab Facturering vindt u hiervoor het veld Projectdecl.methode per dimensie. Op dit moment heeft Your Consultancy verschillende externe projecten (Projectgroep: EXTERN) lopen bij een aantal vaste klanten die als debiteur in de administratie zijn vastgelegd. De naam van de debiteur wordt in de projectomschrijving overgenomen. Alle externe projecten maken gebruik van dezelfde projectdeclaratiemethode.

Zo voert u projecten in: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten. 2. Kies Bewerken/Toevoegen, en voer de projectgegevens in. 3. Selecteer de juiste projectgroep in Projectgroep, omdat de invoercontroles voor de uursoorten hierop zijn gebaseerd. Op projecten waaraan geen projectgroep is gekoppeld, kunnen geen uren worden geschreven. Project E-30001 E-30002 E-30003 E-30004 I-OVERIGE

Bedrijf De Koning B.V. Graaf B.V. De Jong V.O.F. Deugro B.V. -

Status Lopend Lopend Lopend Lopend Doorlopend

Projecten in de Consultancy-case.

Uren registreren De kern van de Consultancy-case is het registreren van gewerkte uren, en deze in rekening brengen aan de klant. Uren die niet aan klanten kunnen worden doorberekend, moeten op een andere manier worden verantwoord, bijvoorbeeld

Projecten en uren

73

door ze op een intern project te boeken, of door ze als overheadkosten te behandelen. Alle medewerkers kunnen hun gewerkte uren registreren in het venster Urenregistratie. Dit gaat grotendeels op dezelfde wijze als in eerdere versies van AccountView. Nieuw hierbij is dat u er nu via de invoercontroles en de invoercontrolewaarden voor kunt zorgen dat declarabele uren bijvoorbeeld alleen op externe projecten kunnen worden geschreven (zie Inrichting Consultancy-case: projectgroepen en invoercontroles). Als de betreffende medewerker een project heeft geselecteerd met de projectgroep EXTERN, en daarna op F4 drukt in de kolom Uursoort, dan kan hij alleen die declarabele uursoorten selecteren. Buiten het verdicht kunnen journaliseren van de uren, zijn in het proces van compleetmelden en journaliseren van de geregistreerde uren geen grote wijzigingen aangebracht in vergelijking met eerdere versies van AccountView. Aan het eind van iedere week voeren de medewerkers hun gewerkte uren in het venster Urenregistratie in. Per project waaraan zij hebben gewerkt worden de normale uren en eventuele overuren apart geregistreerd. Na invoer kunnen de uren meteen worden gejournaliseerd.

Zo registreert u de uren op een project: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Urenregistratie, en daarna Bewerken/Toevoegen. 2. Voeg voor een aantal medewerkers één of meer regels toe voor verschillende uursoorten. Dankzij de invoercontrole kunnen alleen declarabele uren worden geschreven. 3. Omdat in Administratie-instellingen - Projecten en uren (Ureninvoer) de velden Urenregels automatisch fiatteren en Urenbladzijde automatisch fiatteren zijn gemarkeerd, kunnen de urenregels direct worden gejournaliseerd. Kies Document/Uren journaliseren om de geregistreerde uren in de boekhouding te verwerken. Uren in rekening brengen Het aan een klant in rekening brengen van gewerkte uren verloopt in AccountView 8.0 iets anders dan u gewend bent. Waar u voorheen een conceptfactuur aanmaakte voor een project, maakt u nu een zogeheten declaratievoorstel aan. De gejournaliseerde uren worden hierin gepresenteerd volgens de indeling en de verdichting die in de projectdeclaratiemethode is vastgelegd. De gejournaliseerde uren van Your Consultancy worden gedeclareerd per medewerkergroep, per maand. Dit is vastgelegd in de projectdeclaratiemethode, en zo worden de regels ook verdicht in het declaratievoorstel. Een declaratievoorstel maakt u aan vanuit het venster Projecten. Voor alle projecten waaraan een debiteur en een projectdeclaratiemethode (niet van het type Niet van toepassing) is gekoppeld, en waarvoor in de betreffende periode te declareren uren zijn geschreven, kan een declaratievoorstel worden aangemaakt. Eventueel kunnen meerdere projecten voor dezelfde debiteur in één declaratievoorstel worden samengevoegd, óók als ze verschillende projectdeclaratiemethoden hebben (voorwaarde: module Projecthiërarchie). Het kan wenselijk zijn om bepaalde uren die in het declaratievoorstel zijn meegenomen door te schuiven naar de volgende periode, bijvoorbeeld om schommelingen in productiviteit te vereffenen of om te wachten met factureren

Projecten en uren

74

totdat een bepaald gedeelte van het project volledig is afgerond. Op de tab Invoer van het venster Declaratievoorstel kunt u op ieder verdichtingsniveau in de kolom Bedr uitst (Bedrag uitstellen) een bedrag invoeren dat niet in deze factuur moet worden meegenomen. U kunt er ook voor kiezen om aantallen (bijvoorbeeld uren) door te schuiven. AccountView rekent dan automatisch het uit te stellen bedrag uit. Op de tab Specificatie treft u hiervoor de kolom Aant uitst (Aantal uitstellen) aan. Om ervoor te zorgen dat wijzigingen alleen op de tab Specificatie kunnen worden aangebracht, kiest u Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Facturering en selecteert u Niet toegestaan in Wijz decl.regel.

Voor de medewerkergroep Boekhouding zijn 5 uren uit periode 6 uitgesteld.

Op soortgelijke wijze kunt u gedeelten van het declaratievoorstel annuleren (als bijvoorbeeld bepaalde uren toch niet facturabel blijken te zijn) zonder dat u daarvoor de ureninvoer hoeft te corrigeren. Tot slot hebt u nog de mogelijkheid om het te factureren bedrag rechtstreeks aan te passen, bijvoorbeeld omdat u mooi afgeronde bedragen wilt factureren. Op de tabs Invoer en Specificatie kunt u hiervoor het bedrag in de kolom Bedrag fact (Bedrag factureren) wijzigen in een mooi afgerond bedrag. Bepaal in Std. actie in het venster Administratie-instellingen - Projecten en uren (Facturering) wat AccountView standaard met het restbedrag doet: annuleren of uitstellen. Alle positieve en negatieve wijzigingen die u in het declaratievoorstel aanbrengt, worden bij elkaar opgeteld in het veld Declaratieresultaat. Als het declaratievoorstel is goedgekeurd, kunt u een verkoopfactuur genereren.

Zo brengt u de uren in rekening: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten en markeer het project of de projecten waarvoor u een declaratievoorstel wilt aanmaken. 2. Controleer met F6 of bij deze projecten een projectdeclaratiemethode is vastgelegd. 3. Kies Document/Declaratievoorstellen aanmaken. 4. Kies vervolgens Bestand/Projecten en uren/Declaratievoorstellen. 5. Breng eventuele wijzigingen aan op de tab Invoer of Specificatie van het venster Declaratievoorstel. 6. Kies Document/Verkoopfacturen genereren om de uiteindelijke factuur op te stellen.

Projecten en uren

75

7. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen, en selecteer de gegenereerde factuur. 8. Kies Rapporten/Definitieve facturen om de factuur af te drukken en te verzenden. Bewaking van de urenadministratie Voor de bewaking van uw urenadministratie hebt u in AccountView een aantal middelen tot uw beschikking. Eén daarvan is de projectkaart, waarmee u snel een overzicht kunt opvragen van de uren of de bedragen die nog moeten worden gefactureerd. Belangrijker wellicht zijn de rapporten waarmee u bijvoorbeeld de productiviteit van de medewerkers kunt opvragen, of de mate waarin projecten en medewerkers declarabel zijn. In het vervolg van deze paragraaf leest u hier meer over. DE PROJECTKAART OPVRAGEN Met de projectkaart (Zoeken/Projectkaart in het venster Projecten) van een project kunt u eenvoudig een overzicht opvragen van bijvoorbeeld te factureren aantallen of bedragen op een project. Deze worden verdicht op het niveau van de projectdimensies die worden gebruikt. Met de verschillende meegeleverde weergaven kunt u variëren in de informatie die u ziet. Your Consultancy heeft onder andere de projectdimensies Medewerker en Financiële periode in gebruik. Op de projectkaart worden de aantallen en de bedragen dus gesommeerd voor iedere combinatie van medewerker en periode. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u vanuit de projectkaart met Zoeken/Projectmutaties naar de achterliggende financiële mutaties kijken.

Zo vraagt u de projectkaart op: 1. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten, en selecteer het project waarvoor u de projectkaart wilt inzien. 2. Kies Zoeken/Projectkaart om projectinformatie per projectdimensie in te zien. 3. Kies Document/Projectkaart herrekenen om de gegevens op te vragen van de periode waarin de uren zijn geboekt. 4. Selecteer eventueel een andere weergave, bijvoorbeeld Te factureren (bedr) of Te factureren (aant). RAPPORTAGE DECLARABELE MEDEWERKERS EN PROJECTEN In de Consultancy-case worden medewerkers afgerekend op hoe declarabel zij zijn, met andere woorden, welk deel van de uren die zij schrijven potentieel kunnen worden doorbelast aan klanten. Om het percentage declarabel van een medewerker op te vragen, selecteert u een medewerker in het venster Medewerkers en kiest u Rapporten/Declarabele uren per medewerker. Het rapport Declarabele uren per medewerker is alleen beschikbaar als de projectdimensie Medewerkercode in de administratie wordt gebruikt. Voor de geselecteerde medewerker kunt u nu de verhouding bekijken tussen zijn declarabele uren en zijn totale aantal geschreven uren. Uren worden als declarabel beschouwd als de bijbehorende uursoort via het artikel en de artikelgroep op een grootboekrekening voor onderhanden werk wordt geboekt waarbij het veld Projectkosten declarabel is gemarkeerd. Op soortgelijke wijze kunt u de verhouding tussen declarabele uren en het totale aantal geschreven uren voor een project controleren. Hiervoor vraagt u het rapport

Projecten en uren

76

Declarabele uren per project op in het venster Projecten. In dit rapport wordt per project een overzicht getoond van het totale aantal uren en het aantal declarabele uren. De projectdimensies die u in uw urenadministratie gebruikt, komen onder andere terug in de rapporten Declarabele uren per medewerker en Declarabele uren per project. Als u bijvoorbeeld de projectdimensie Financiële periode gebruikt, dan kunt u nu heel eenvoudig de declarabele uren per medewerker per maand opvragen. Dezelfde rapporten geven in versie 8.0 dus veel meer informatie dan in eerdere versies van AccountView. PRODUCTIVITEIT CONTROLEREN Op basis van de geregistreerde uren kan AccountView voor u bepalen hoe productief iedere medewerker is geweest in een bepaalde periode. In de stamgegevens van een uursoort kunt u Meetellen als productiviteit markeren om urenboekingen op die uursoort als productieve uren te registreren. Productieve uren zijn uren die zijn besteed aan productieve werkzaamheden. De productiviteit zegt niets over het feit of de werkzaamheden wel of niet worden doorbelast aan een opdrachtgever. In de administratie van Your Consultancy kunnen niet-productieve uren, zoals ziekte- of verlofuren, alleen op projecten uit de projectgroep N-PROD worden geboekt. Hiervoor heeft men een intern project Overige aangemaakt, waarop alle medewerkers hun niet-productieve uren kunnen schrijven. Vanuit het venster Urenregistratie kan voor iedere medewerker met Rapporten/Productiviteit een overzicht worden opgevraagd van de productieve uren, en de productiviteit uitgedrukt als percentage. Inrichting Consultancy-case: uursoortgroepen en uursoorten ONDERHANDEN WERK-RAPPORTAGE In eerdere versies van AccountView kon u met Rapporten/Onderhanden werk vanuit het venster Projecten per project een overzicht opvragen van de uren en de bedragen die nog niet waren gefactureerd. In versie 8.0 is dit rapport komen te vervallen. Dezelfde informatie is nu op te vragen met het rapport Te factureren.

Koppeling met Verkoopinformatiesysteem ⌧ Voorwaarde: modules Verkoopinformatiesysteem & Uitgebreide projectbudgettering / Uren & declaraties II Eén van de onderdelen van de grootschalige uitbreiding rondom Projecten en uren is de koppeling met de module Verkoopinformatiesysteem. Hiermee wordt het mogelijk om veel meer relevante gegevens bij uw projecten vast te leggen, zodat u deze informatie snel kunt terugvinden. Deze informatie kan worden gebruikt om vooraf een goede projectplanning op te stellen, tijdens het project de voortgang te kunnen bewaken en na afloop van het project een analyse te kunnen maken, met als doel om de uitvoering van volgende projecten beter te laten verlopen. Enkele voorbeelden zijn het vastleggen van: • de interne partijen die bij het project betrokken zijn. Interne partijen zijn bijvoorbeeld de projectleider, stuurgroepleden en de projectmedewerkers. Om deze partijen vast te leggen, koppelt u medewerkers aan het project. • alle externe partijen die bij het project betrokken zijn, zoals de opdrachtgever en de contactpersoon bij deze opdrachtgever, maar ook externe deskundigen,

Projecten en uren

77

toeleveranciers of onafhankelijke toezichthouders. Deze partijen koppelt u als bedrijven aan het project. • contactmomenten die met betrekking tot het project hebben plaatsgevonden (voor in het dossier) of nog gaan plaatsvinden (met het oog op de planning) kunt u als activiteiten bij het project vastleggen. • afspraken die in het kader van het project zijn gemaakt, en overige informatie die gedurende de loop van het project naar voren komt. Ook hiervoor kunt u activiteiten aanmaken. Gegevens verkoopinformatiesysteem inzien Om de informatie die bij de projecten wordt vastgelegd overzichtelijk te kunnen presenteren, wordt gebruikgemaakt van de zogeheten combinatievensters, die in de relatiebeheer-modules al langer worden toegepast. Met Bestand/Relatiebeheer/Projecten vraagt u het nieuwe combinatievenster Projecten op. In het onderste deel van dit venster (het subvenster) staan de gegevens die aan dit project zijn gekoppeld. Met de knoppen Activiteiten, Bedrijven en Medewerkers boven in het venster bepaalt u welke informatie in het subvenster moet worden getoond.

Medewerker Baas is als projectleider aan project PRJ002 gekoppeld.

Het combinatievenster is met name geschikt om de gegevens bij een project in te zien, en om activiteiten bij een project in te voeren. Om medewerkers aan een project te koppelen, gebruikt u andere invoervensters (zie Gegevens verkoopinformatiesysteem aan project koppelen). Afhankelijk van uw instellingen in Administratie-instellingen - Relatiebeheer (Stamgegevens) kunt u hier nieuwe bedrijven of nieuwe bedrijffuncties bij projecten toevoegen. Een toeleverancier waarmee u nog niet eerder hebt gewerkt, en die nog niet als bedrijf in uw administratie is ingevoerd, kunt u in het combinatievenster Projecten - Bedrijven aan een project koppelen, als Stamgegevens is geselecteerd in het veld Bedrijven bij projecten in het venster Administratieinstellingen - Relatiebeheer (Stamgegevens). Voor een telefoongesprek dat in het kader van project PRJ002 is gevoerd, maakt u een nieuwe activiteit aan vanuit het combinatievenster Projecten - Activiteiten.

Projecten en uren

78

Voor het inzien van gegevens in de combinatievensters hebt u de beschikking over een handig hulpmiddel om in te zoomen op de gegevens in het subvenster. Kies Zoeken/Inzoomen om het omgekeerde combinatievenster op te vragen, zodat u inzoomt op de geselecteerde regel in het subvenster. Als u Zoeken/Inzoomen in het combinatievenster Projecten - Medewerkers kiest, dan wordt voor de geselecteerde medewerker een nieuw combinatievenster Medewerkers - Projecten geopend. In het onderste deel van dit nieuwe combinatievenster staan alle projecten waarbij deze medewerker is betrokken. Gegevens verkoopinformatiesysteem aan project koppelen Bij het koppelen van bestaande bedrijven en medewerkers aan een project, legt u eigenlijk de rollen vast die deze partijen binnen het project spelen. In AccountView worden deze rollen de relatiebeheerfuncties genoemd. De relatiebeheerfuncties geven de aard weer van de relatie tussen het project enerzijds, en het bedrijf of de medewerker anderzijds. Binnen de relatiebeheer-modules worden verschillende typen relatiebeheerfuncties onderscheiden. Voor de koppeling tussen Verkoopinformatiesysteem en Projecten zijn de nieuwe relatiebeheerfuncties Bedrijffuncties bij projecten en Medewerkerfuncties bij projecten toegevoegd. Walter Hart zal worden ingeschakeld om voor project PRJ002 de projectadministratie te verzorgen.

Koppel de relatiebeheerfunctie Projectadministratie aan medewerker Hart.

Zo koppelt u een medewerker aan een project: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Medewerkerfuncties bij projecten. 2. Kies Bewerken/Toevoegen. 3. Voer in Projectcode het project in waaraan de medewerker moet worden gekoppeld.

Projecten en uren

79

4. Selecteer de medewerker in Medewerker, in dit geval HART. 5. Selecteer de aard van de relatie tussen het project en de medewerker in het veld Relatiebeheerfunctie. Als u in het combinatievenster Projecten - Medewerkers het project PRJ002 selecteert, dan ziet u dat de zojuist ingevoerde medewerkerfunctie in het subvenster is toegevoegd.

Walter Hart is als medewerker aan project PRJ002 gekoppeld.

Op een soortgelijke manier kunt u een bedrijf, inclusief contactpersoon, aan een project koppelen. Een activiteit kunt u het handigst direct vanuit het combinatievenster Projecten - Activiteiten toevoegen. De juiste projectcode wordt dan automatisch ingevoerd. In de administratie-instellingen is vastgelegd dat de relatiebeheerfuncties Opdrachtgever en Projectleider automatisch aan het project worden gekoppeld zodra u bij het invoeren van de projectgegevens de velden Bedrijf en Projectleider een waarde geeft. Deze hoeft u dus niet zelf toe te voegen.

Accountancy Verbeteringen in Centraal cliëntbeheer ⌧ Voorwaarde: module Centraal cliëntbeheer In versie 7.1 van AccountView werd de functionaliteit voor accountants uitgebreid met de module Centraal cliëntbeheer. Naar aanleiding van ervaringen van gebruikers uit de praktijk zijn in versie 8.0 een aantal kleine en grotere wijzigingen doorgevoerd die de inrichting van cliëntadministraties kunnen vereenvoudigen. Meer instellingen voor de accountant Accountants kunnen nu bij het inrichten van hun cliëntadministraties gebruikmaken van een aantal nieuwe instellingen. Voor iedere cliëntadministratie kan de accountant er met Opties/Instellingen/Administratie/Accountancy/Centraal cliëntbeheer voor zorgen dat de cliënt zelf niet zijn grootboekrekeningen kan wijzigen, en dat cliënten zelf geen dagboeken en/of BTW-codes kunnen toevoegen.

Nieuwe instellingen voor accountants.

Cliëntadministraties bij bedrijf zoeken Het is nu ook mogelijk om vanuit het venster Bedrijven de stamgegevens van cliëntadministraties op te vragen. Selecteer een bedrijf, en kies Zoeken/Cliëntadministraties. In het venster Cliëntadministraties dat verschijnt, staan alle cliëntadministraties bij dit bedrijf. Met Bewerken/Toevoegen kunt u vervolgens direct een cliëntadministratie aanmaken voor het geselecteerde bedrijf. Dagboekbladzijden sneller controleren en fiatteren Als accountant kunt u de administraties van uw cliënten bewaken vanuit uw eigen accountantinstallatie. Nieuwe en gewijzigde boekingen kunnen als zodanig worden gemarkeerd, en worden getoond in het venster Dagboekbladzijden in de cliëntadministratie, waardoor u direct kunt zien welke boekingen moeten worden gecontroleerd. Versie 8.0 van AccountView biedt u een aantal hulpmiddelen waarmee u de controle en fiattering van dagboekbladzijden sneller kunt uitvoeren.

Accountancy

81

Allereerst kunt u in het venster Dagboekbladzijden van de cliëntadministratie met Rapporten/Te controleren cliëntwijzigingen een rapport opvragen waarin dagboekbladzijdes worden getoond die wél zijn gewijzigd door uw cliënt, maar nog niet door u zijn gefiatteerd. U kunt een bereik opgeven van dagboeken, perioden of bladzijdenummers, en u krijgt vervolgens een keurig overzicht van de bladzijden die u nog moet controleren. Als cliëntwijzigingen niet als zodanig worden gemarkeerd in de cliëntadministratie (Cliëntwijzigingen vastleggen: Niet in Administratieinstellingen - Accountancy (Centraal cliëntbeheer)), dan is dit rapport niet beschikbaar. Als de bladzijden door u zijn gecontroleerd, dan kunt u deze vervolgens ook sneller fiatteren. Kies hiervoor de nieuwe optie Document/Cliëntwijzigingen fiatteren in het venster Dagboekbladzijden. In het venster dat verschijnt kunt u weer een bereik opgeven van de dagboeken, bladzijdenummers en/of perioden die u hebt gecontroleerd. Door OK te kiezen wordt uw selectie in één keer gefiatteerd.

Alle bladzijden in het dagboek 600 die in periode 3 zijn gewijzigd, worden nu in één keer gefiatteerd.

U kunt ook nog steeds een enkele geselecteerde of geopende dagboekbladzijde fiatteren. Hiervoor kiest u nu de nieuwe optie Document/Bladzijde cliëntwijziging fiatteren. De oude optie Bewerken/Cliëntwijzigingen gecontroleerd is hiermee komen te vervallen. Rapportage over cliëntlicenties die komen te verlopen Als accountant beheert u onder andere de AccountView-licenties van uw cliënten. Een licentie is maar gedurende een beperkte tijd geldig. De datum waarop de licentie afloopt wordt nu in een aparte kolom in het venster Cliëntlicenties getoond. De verloopdatum wordt automatisch afgeleid uit de licentiegegevens; u kunt deze dus niet wijzigen. Met Rapporten/Licentie-overzicht kunt u een eenvoudig overzicht opvragen van alle cliëntlicenties, of van de cliëntlicenties waarvan de geldigheid afloopt vóór een op te geven datum. Als u dit overzicht van tevoren opvraagt, dan kunt u tijdig uw maatregelen nemen.

Accountancy

82

Gekoppelde documenten beveiligen met ‘impersonation’ ⌧ Voorwaarde: module Uitgebreide toegangsbeveiliging III Als uw netwerkbeheerder de toegang tot de fysieke administratiebestanden van AccountView beschermt door middel van een imitatiegebruiker (‘impersonation’), dan kan hiermee nu ook de directory worden beveiligd waarin de documenten staan die in cliëntberichten zijn gekoppeld. Als de cliënt zo’n document opvraagt, dan wordt nu een ‘alleen-lezen’-kopie van dit document in zijn ‘temp-directory’ geplaatst. Cliëntadministratie automatisch organiseren indien nodig Als de cliënt zijn administratie opent en deze moet worden georganiseerd, bijvoorbeeld na het installeren van een update, dan kan dit nu automatisch worden uitgevoerd. Het grote voordeel hiervan is uiteraard dat uw cliënten niet langer van u afhankelijk zijn voor het organiseren van hun administratie.

De melding die wordt getoond als de administratie van de cliënt moet worden georganiseerd.

Indien nodig, krijgt de cliënt bij het openen van zijn administratie een melding met de vraag of de administratie moet worden georganiseerd. Als de cliënt Ja kiest, dan wordt de administatie meteen georganiseerd, en kan hij daarna in zijn administratie aan het werk. Kiest hij Nee, dan krijgt hij geen toegang tot de administratie.

Verbeteringen in AccountView Cliënt-invoer ⌧ Voorwaarde: AccountView Cliënt-invoer In versie 7.1 van AccountView werd de functionaliteit uitgebreid met de nieuwe uitvoering AccountView Cliënt-invoer. Naar aanleiding van ervaringen van gebruikers uit de praktijk zijn in versie 8.0 een aantal wijzigingen doorgevoerd die het werken met deze uitvoering kunnen vereenvoudigen. Administratie-instellingen in de cliëntadministratie Afhankelijk van de samenstelling van uw licentie worden er enkele administratieinstellingen beschikbaar gemaakt, waarmee u in de cliëntadministratie bepaalde standaardwaarden kunt vastleggen. Het gaat om de volgende instellingen: • de velden Kopiedocumenten aanmaken, Directory kopiedoc en Kopiedocumenten in backup meenemen in Administratie-instellingen Algemeen (Administratie) • diverse velden in Administratie-instellingen - Handel (Facturering) ⌧ Voorwaarde: module Automatische betalingen • het veld Automatische betaling boeken op BOW in Administratie-instellingen Financieel (Autom betalingen) ⌧ Voorwaarde: module Automatische incasso • het veld Automatische incasso boeken op OOW in Administratie-instellingen Financieel (Autom betalingen)

Accountancy

83

⌧ Voorwaarde: module Aanmaningen • de instellingen Selectie layout en Vervalduur in Administratie-instellingen Financieel (Aanmaningen) Zelf kopieën van cliëntadministraties maken In versie 8.0 is het mogelijk gemaakt dat gebruikers van AccountView Cliëntinvoer zelf op twee manieren kopieën van hun administratie kunnen maken en versturen. Hiervoor zijn in het venster Administraties de opties Document/Backup van administratie en Document/Exporteren/Auditfile beschikbaar gemaakt. Een auditfile is een uittreksel van uw grootboek waarin alle grootboekmutaties worden opgenomen. In een backup staan alle administratiebestanden.

Overige wijzigingen Tot slot zijn er nog een aantal kleine wijzigingen waarmee de gebruikers van AccountView Cliënt-invoer te maken hebben • De AccountView Verkenner wordt niet meer getoond in de cliëntinstallatie • De knop Systeeminformatie in venster Info (Help/Info) is verwijderd • De optie Help/AccountView op internet wordt nu standaard onderdrukt in de cliëntinstallaties. Indien gewenst, kunt u als accountant deze menu-optie weer beschikbaar maken voor een cliënt. Door de instelling ‘allow_inetlinks’ in de sectie [Data Entry] van het bestand AV.INI de waarde ‘.t.’ te geven, wordt de optie weer getoond: [Data Entry] allow_inetlinks = .t.

Verbeteringen in Inlezen bankmutaties ⌧ Voorwaarde: module Inlezen bankmutaties Voor gebruikers van Inlezen bankmutaties zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd die het werken met de module in de praktijk van accountants sterk zal vergemakkelijken. Om te beginnen zijn in het venster Bankafschrift een aantal menu-opties beschikbaar gemaakt die u kent uit het venster Dagboekinvoer. Het gaat om de volgende opties: • de optie Bewerken/Bruto/Netto (CTRL+F8) is beschikbaar, om te schakelen tussen het invoeren en weergeven van mutatiebedragen inclusief BTW (Bruto) of exclusief BTW (Netto). • met Bewerken/Afschriftregel/Bedrag +/- (CTRL+R) kunt u eenvoudig een debetbedrag in een creditbedrag veranderen, of andersom. • de optie Bewerken/Afschriftregel/Bladzijde nul stellen (CTRL+L) geeft de mogelijkheid om het bladsaldo op nul te stellen, zodat een verschilbedrag op de geselecteerde regel wordt bijgeboekt. In combinatie met Bewerken/Afschriftregel/Regel kopiëren (CTRL+K) kunt u deze optie handig gebruiken om een regel in het bankafschrift te splitsen: kopieer de regel die u wilt splitsen, wijzig het bedrag in de eerste regel en kies Bewerken/Afschriftregel/Bladzijde nul stellen in de tweede regel om het restantbedrag automatisch in te voeren. • met Bewerken/Afschriftregel/Transitorische post (CTRL+T) kunt u vooruitbetaalde kosten, achteraf betaalde kosten, vooruitontvangen opbrengsten of achteraf ontvangen opbrengsten toeschrijven aan de werkelijke perioden waarop deze kosten of opbrengsten betrekking hebben.

Accountancy

84

Naast deze extra menu-opties die nu beschikbaar zijn in het venster Bankafschift, zijn er nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd in de module Inlezen bankmutaties. • Bij het inlezen van banktransacties van het formaat ABN-AMRO Multicliënt of Rabobank BRI Multicliënt worden nu ook de naam en woonplaats van de rekeninghouder ingelezen. Dit maakt het controleren van de afschriftregels eenvoudiger. • Een ingelezen bestand van het formaat Rabobank BRI Multicliënt wordt nu automatisch hernoemd, zodat de kans kleiner is dat het bestand per ongeluk een tweede keer inleest. De extensie van het telebankbestand wordt vervangen door een driecijferig volgnummer: 001, 002, enzovoort. • Als de gegevens van een afschriftregel (openstaand bedrag, factuurnummer) volledig overeenkomen met de openstaande post, bijvoorbeeld bij een afgeboekte betaling, dan wordt de afschriftregel automatisch afgevinkt door AccountView. Er verschijnt een vinkje in de kolom Corr (Regel correct). Aan deze kolom kunt u snel zien welke afschriftregels nog aandacht nodig hebben. Voor bankafschriften waarvan alle regels correct zijn, verschijnt een vinkje in de nieuwe kolom Corr (Pagina correct) in het venster Bankafschriften. Accountants die met grote aantallen bankafschriften werken, kunnen nu in één oogopslag zien welke afschriften kunnen worden verwerkt. • Afhankelijk van de bank en het formaat van het bankafschrift, kan de omschrijving van een banktransactie uit meerdere regels bestaan. Het komt voor dat in de eerste regel(s) informatie staat waar u niets aan hebt. Als u Document/Bankafschrift inlezen kiest in het venster Bankafschriften, dan kunt u nu instellen vanaf welke regel de omschrijving uit het bankafschrift moet worden overgenomen. AccountView onthoudt per bankformaat de waarde die u in het veld Omschrijving overnemen vanaf regel hebt ingevoerd.

De informatie in regel 1 wordt nu niet ingelezen.

⌧ Voorwaarde: module Multicliënt telebankieren / Multirekening telebankieren • Het is nu mogelijk om bij het inlezen van telebankbestanden van het multicliënt- of multirekening-formaat alleen de afschriften van één enkele bankrekening in te lezen en te verwerken. Als u Document/Bankafschrift inlezen hebt gekozen in het venster Multicliënt-telebankbladzijden, dan kunt u het veld Alleen de volgende bankrekening verwerken markeren, en daaronder het gewenste bankrekeningnummer invoeren.

Accountancy

Alleen de afschriften van rekening 385498721 worden ingelezen.

85

Voor onze partners Visual FoxPro 9, Service Pack 1 AccountView is ontwikkeld in versie 9 van Visual FoxPro, met Service Pack 1. Voor partners is het van belang dat maatwerk wordt gemaakt in dezelfde FoxProversie, en met hetzelfde Service Pack. Het is niet mogelijk om AccountView op te starten vanuit een andere ontwikkelomgeving dan FoxPro 9, Service Pack 1. Nieuwe instelling met gevolgen voor maatwerk Bij het oplossen van een issue is een wijziging aangebracht in AccountView die gevolgen heeft voor reeds gebouwd maatwerk. Aan het bestand SETUP.INF dat bij de installatie wordt gelezen, is de instelling install_ver= toegevoegd. Deze kan drie waarden hebben: • niet gezet of aanwezig: als de instelling niet is gezet, dan wordt de melding “Versienummer van deze uitbreiding is niet te controleren, installatie hiervan kan tot problemen leiden. Alsnog doorgaan?” getoond. De gebruiker kan dan zelf kiezen of hij de uitbreiding wel of niet wil installeren, en of deze vraag een volgende keer wel of niet wordt gesteld. • een versiestring, bijvoorbeeld 0800-. Als er een versiestring in de instelling staat, dan wordt deze vergeleken met de versie van AccountView (“UPPER(LEFT(av.ver_nr, 4))”). Als deze niet overeenkomt, dan wordt de melding “Versienummer conflict. Deze uitbreiding kan niet op deze versie van AccountView worden geïnstalleerd.” De installatie gaat daarna niet verder. • de constante NO_VERSION_TEST. Als deze constante in de instelling staat, dan loopt de installatie altijd door. We hebben voor dit systeem gekozen omdat runtime door Visual FoxPro niet kan worden gecontroleerd of een bepaald aangeboden .FXP-bestand wel te lezen is door FoxPro zonder een programmastoring te riskeren. Bij het aanmaken van een uitbreiding via de AccountView-tools wordt deze instelling in het bestand setup.inf gevuld met informatie; de constante wordt in commentaar toegevoegd.