Nieuw in AccountView versie 9.2

Nieuw in AccountView versie 9.2

Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Versie 9.2, december 2012 © 2012 Visma Software BV

Inhoud Copyright

2

Inhoud

3


5

Inleiding Algemeen Financieel Handel Projecten en uren Accountancy

5 5 7 8 9 10

Nieuw in AccountView versie 9.2 Inleiding Dit document beschrijft de nieuwe functionaliteit van AccountView versie 9.2. Eerst volgt een beknopt overzicht van de vernieuwingen die we op de verschillende gebieden hebben doorgevoerd en daarna volgt een uitgebreidere toelichting. Algemeen AccountView Business-gebruikers hebben standaard meer functionaliteit tot hun beschikking gekregen. Daarnaast is de layout van de draaitabel in Microsoft Excel gemoderniseerd. Financieel Er is in AccountView beter inzicht in de verwerkingsstatus van dagboekberichten van het type Scanboeken. Daarnaast is een nieuwe module beschikbaar voor inlezen van bankafschriften van Deutsche Bank. Handel Het elektronisch factureren (eInvoicing) wordt breder ondersteund: ook gebruikers van AccountView Solo (beperkt) en Team beschikken nu over deze functionaliteit. Daarnaast kunnen nu meerdere typen documenten per e-mail worden verzonden. Bovendien zijn er verbeteringen in het adresseren, opmaken en versturen van e-mails doorgevoerd. Projecten en uren Met deze versie komt de Projectscorecard controller beschikbaar. Dit is een hulpmiddel dat de controller meer inzicht geeft in de resultaten van projecten en zijn mogelijkheden om daarin te sturend op te treden vergroot. Daarnaast zijn er diverse kleinere verbeteringen gerealiseerd. Accountancy In Samenstel-assistent zijn verbeteringen aangebracht, zodat de accountant cliëntadministraties beter kan controleren op juistheid en volledigheid. Verder zijn speciaal voor accountants- en administratiekantoren verschillende wijzigingen doorgevoerd om de verwerking van gegevens verder te vereenvoudigen en de informatievoorziening op een hoger plan te brengen. Ook is een grotere inzichtelijkheid in de toegangsbeveiliging gerealiseerd door een uitbreiding van het rapport Toegangsanalyse.

Algemeen Meer standaardfunctionaliteit voor AccountView Business-gebruikers Invoersjablonen ⌧ AccountView Business Nu kunnen alle gebruikers van AccountView Business gebruikmaken van invoersjablonen. Tot voorheen was deze functionaliteit alleen beschikbaar als onderdeel van de module Customer Relationship Management. Met invoersjablonen legt u standaardwaarden voor stamgegevens vast. U kunt bijvoorbeeld instellen dat bij het toevoegen van een debiteur altijd een bepaalde grootboekrekening als verzamelrekening wordt geselecteerd. Maar u hoeft zich niet te beperken tot één standaardwaarde; met een invoersjabloon kunt u voor meerdere velden de standaardwaarde in één keer laten bepalen. Bovendien is het mogelijk om meerdere invoersjablonen voor een stamgegeven aan te maken. Op het moment waarop het stamgegeven wordt ingevoerd, kiest u dan het gewenste invoersjabloon. U hebt bijvoorbeeld voor het invoeren van een relatie verschillende sjablonen aangemaakt. Het type relatie bepaalt welke standaardwaarden u wilt laten invoeren en dus welk sjabloon u op dat moment kiest.

6


Systeemberichten ⌧ AccountView Business & Uitgebreide toegangsbeveiliging II Het venster Systeemberichten staat nu ter beschikking van alle gebruikers van AccountView Business. Dit venster was tot voorheen alleen beschikbaar in omgevingen met Centraal cliëntbeheer. Met dit venster beschikt u over functionaliteit om op afstand administraties te kunnen sluiten en berichten aan gebruikers te kunnen sturen. Hiermee is het voor applicatiebeheerders bijvoorbeeld veel eenvoudiger om administraties te kunnen organiseren of installaties te updaten. De applicatiebeheerder hoeft in dat soort gevallen niet meer persoonlijk langs alle gebruikers om ervoor te zorgen dat zij ook daadwerkelijk uitloggen.

Rapport Verslaglegging als gebruikersactiviteit ⌧ AccountView Business Met AccountView Business is het nu mogelijk om gebruikersactiviteiten op te nemen die rekening houden met de weergaveinstellingen in het venster Verslaglegging. Voorheen was het niet mogelijk om de Business-selectie op te nemen die was toegepast met de standaardweergaven en Bewerken/Instellingen verslaglegging. Als u nu Rapporten/Verslaglegging kiest, dan zijn het veld Weergave en de knop Instellingen beschikbaar, waardoor u de Businessselectie kunt opnemen in gebruikersactiviteiten, die u desgewenst aan het navigatievenster kunt toevoegen. Gebruikersactiviteiten vastleggen; Onderdelen toevoegen aan het navigatievenster

Nieuwe layout van draaitabel in Microsoft Excel ⌧ AccountView Business Kiest u Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken in een van de lijstvensters van AccountView, dan krijgt de draaitabel met AccountView-gegevens nu een nieuwe, modernere layout in Microsoft Excel.

Afbeelding 1. De draaitabel in Microsoft Excel met de nieuwe layout


7

Gebruik van AccountView in combinatie met de 64-bits versie van Microsoft Office Microsoft raadt af om de 64-bits versie van Microsoft Office te gebruiken voor add-ins en koppelingen met andere applicaties omdat deze niet meer zullen werken. Dit geldt ook wanneer u vanuit AccountView bijvoorbeeld een Microsoft Outlook-koppeling gebruikt, een draaitabel aanmaakt of gegevens exporteert naar Microsoft Excel. AccountView signaleert deze situaties nu en voorkomt dat mogelijk een programmastoring optreedt of het programma vastloopt. De gebruiker wordt hierop geattendeerd met een melding dat de 64-bits versie van Microsoft Office is geïnstalleerd.

Installatie onder Windows 8/Windows Server 2012 AccountView versie 9.2 is geschikt voor gebruik onder Windows 8/Windows Server 2012, de nieuwe producten die Microsoft recentelijk heeft gelanceerd.

Financieel Proces verwerking Scanboeken-berichten verbeterd ⌧ Communication Service Scanboeken In AccountView is een actueel overzicht op te vragen waaruit de verwerkingsstatus van dagboekberichten van het type Scanboeken blijkt. Het vermeldt per administratie onder andere het aantal berichten (ofwel facturen) dat nog niet volledig is verwerkt. Dat zijn berichten die iets nieuws bevatten en niet kunnen worden verwerkt met de ingestelde verwerkingsregels. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een bericht dat een grootboekrekening bevat die niet in de administratie voorkomt. Hiervoor zal eerst moeten worden ingesteld welke wel aanwezige rekening voor de boeking moet worden gebruikt. Een ander voorbeeld geldt grootboekrekeningen waarvoor het boeken van aantallen niet is toegestaan, zoals wel voorkomt als de module Agrarische subadministratie beschikbaar is. Omdat Scanboeken-berichten ook aantallen bevatten, moet worden ingesteld dat deze aantallen in dat geval niet worden geboekt. Aan de hand van dit nieuwe overzicht kan een medewerker met expertise op het gebied van dagboekberichten periodiek de administraties controleren en de nieuwe verwerkingsregels voor deze dagboekberichten aanmaken. Dat is een steeds eenmalige zaak: latere berichten met overeenkomstige informatie zullen volledig automatisch worden verwerkt. Deze werkwijze is met name interessant voor grotere organisaties die de administraties van veel ondernemingen beheren, omdat het daarmee niet nodig is dat alle medewerkers zich in de functionaliteit van dagboekberichten eigen maken. Dit nieuwe overzicht kunt u opvragen door Rapporten/Verwerkte Scanboeken-berichten te kiezen in het venster Ondernemingen.

Nieuwe module voor bankafschriften Deutsche Bank ⌧ Telebanking Deutsche Bank In Service Pack E van AccountView versie 9.1 werd de mogelijkheid toegevoegd bankafschriften van Deutsche Bank in te lezen. Daarvoor is in het venster Bankafschrift inlezen het formaat Deutsche Bank Swift MT940 te kiezen. Dit formaat is nu beschikbaar met de nieuwe module Telebanking Deutsche Bank.

8


Handel Elektronisch factureren (eInvoicing) Om elektronisch factureren (eInvoicing) breder te ondersteunen zijn in AccountView versie 9.2 de volgende aanpassingen in de licentiestructuur aangebracht: •

In AccountView Solo kan nu met de module Facturering elektronisch worden gefactureerd (in de vorm van een PDF-bestand als e-mailbijlage). • In AccountView Team kan nu met de module Facturering II elektronisch worden gefactureerd (in de vorm van een PDF-bestand en een bestand in UBL-formaat als e-mailbijlagen). Bovendien kunt u inkoopfacturen in UBL-formaat automatisch verwerken in AccountView als u beschikt over de module Mutatie-import. • In AccountView Business waren bovenstaande mogelijkheden al beschikbaar. Het elektronisch factureren is daarnaast vereenvoudigd doordat er een aantal verbeteringen zijn aangebracht. Een opsomming daarvan treft u hierna aan.

Mogelijkheden van e-mail aanzienlijk uitgebreid Het versturen van documenten per e-mail behoort in AccountView reeds lang tot de mogelijkheden. In AccountView Windows versie 9.2 is het aantal documenten dat u per e-mail kunt versturen, aanzienlijk uitgebreid. De volgende tabel biedt een overzicht: AccountView-onderdeel Aanmaningen Verkoopfacturen Verkooporders Abonnementen Inkoop Verkoopfacturen Verkooporders Verkooporders

Document per e-mail Aanmaning Verkoopfactuur Orderbevestiging Abonnementlayout Bestelbon Baliefactuur Aanbetaling Pakbon

Nieuw/Bestaand Bestaand Bestaand Bestaand Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw

Tabel 1. Documenten die u per e-mail kunt versturen.

Daarnaast zijn er een aantal verbeteringen in het adresseren, opmaken en versturen van e-mails doorgevoerd: •

• •

Adresseren: De adresseringsmogelijkheden van e-mails zijn nu aanzienlijk uitgebreid. Per relatie en document (bijvoorbeeld per factuur of per bestelbon) kunt u de ontvangers vastleggen, maar ook wie er eventueel een kopie (CC) of een blinde kopie (BCC) moeten ontvangen. Bij bestelbonnen en orderbevestigingen kunt u bovendien per bestelbon en per orderbevestiging hiervan afwijken. Opmaken: Er zijn veel meer opmaakmogelijkheden ter beschikking gekomen. In e-mailsjablonen kan nu eenvoudiger HTML worden gebruikt om e-mails te kunnen opmaken. Versturen: Aan de beschikbare e-mailsystemen is het SMTP-protocol toegevoegd. Hierdoor bent u niet meer afhankelijk van een lokaal geïnstalleerde e-mailclient. U kunt hierdoor gebruikmaken van een externe e-mailserver om e-mail te versturen. Vooral in gehoste omgevingen (bij een ASP of binnen Centraal cliëntbeheer) biedt dit voordelen.


9

Projecten en uren Projectscorecard controller Inleiding Als controller vanuit het grootboek sturen op de projectadministratie: dat is nu nog eenvoudiger met de Projectscorecard controller die met deze versie van AccountView Windows beschikbaar komt. Deze nieuwe functionaliteit bestaat uit twee componenten: het venster Statusoverzicht controles (voorheen Samenstel-assistent) en de projectscorecard voor de controller. Het venster Statusoverzicht controles biedt u ondersteuning bij het maandelijks controleren van de administratie voordat u daadwerkelijk, met de projectscorecard voor de controller, verder de analyses in gaat. Deze combinatie biedt u dus niet alleen informatie en signalering, maar zorgt er ook voor dat u zeker weet dat de informatie waar u naar kijkt, juist en volledig is.

Administratie controleren Voordat u informatie goed kunt analyseren, moet u ervoor zorgen dat die juist en volledig is. Dit doet u door controles uit te voeren. In het venster Statusoverzicht controles ziet u in één oogopslag wat het resultaat van elke controle is: welke controles op correctheid van de administratiegegevens duiden en aan welke u nog aandacht moet besteden. Bij de controles waarvan het resultaat nog niet goed is, krijgt u uitleg over wat mogelijke oorzaken zijn. Verbeteringen kunt u vanuit dit centrale venster direct uitvoeren. Zijn de resultaten van alle controles goed, dan kunt u de projectscorecard voor de controller opvragen.

Hoofd-KPI’s De projectscorecard voor de controller bevat vijf meters. In één daarvan wordt het bedrijfsresultaat grafisch weergegeven en in de vier meters daaronder wordt dit automatisch voor u uitgesplitst in een projectresultaat, een efficiencyresultaat, een bezettingsresultaat en een ‘overig’ resultaat. Zo ziet u snel waar u de organisatie wellicht kunt verbeteren, en wie verantwoordelijk zijn voor de verschillende onderdelen van het bedrijfsresultaat. Onder de onderste vier meters ziet u de sub-KPI’s die met deze resultaten verband houden. Ook hier ziet u direct, namelijk aan de kleur van elke KPI (rood of groen), of bepaalde KPI’s aandacht behoeven. Zo besteedt u alleen maar tijd aan de zaken die werkelijk het verschil gaan maken; u weet immers al waar het probleem mogelijk kan zitten.

Dwarsdoorsnedes Zoomt u in op een KPI, dan krijgt u een venster met verschillende dwarsdoorsnedes. Zo ziet u of de oorzaak van een probleem bijvoorbeeld ligt bij een bepaalde projectleider of opdrachtgever, of een bepaald type project. U bepaalt zelf welke dwarsdoorsnedes van nut zijn voor uw organisatie.

Trends U kunt KPI’s niet alleen met elkaar vergelijken, maar u kunt hun ontwikkeling ook uitzetten in de tijd. Zo kunt u vroegtijdig signaleren of iets minder goed loopt en hier direct op inspringen.

Toelichting Signaleren is één, maar u wilt ook gaan handelen naar de signalen. Wat zegt het signaal u en wat kunt u nu concreet doen om verbeteringen in uw organisatie door te voeren? De toelichting op de scorecard helpt u daarbij. Hier leest u een vertaling van wat u ziet, wat er aan de hand kan zijn en waar u mogelijk aanpassingen kunt doen om de organisatie te verbeteren.

10


Overige verbeteringen in Projecten en uren Tijdens enkele bijeenkomsten hebben gebruikers ons laten weten wat zij als verbeteringen voor Projecten en uren zagen. Van de door hen ingebrachte punten hebben we de volgende gerealiseerd: • • ⌧ • ⌧ •

⌧ • • ⌧ • ⌧ •

Aan het venster Journaal kunnen nu met Beeld/Kolommen kolommen met projectinformatie worden toegevoegd. Dezelfde informatie kan worden gebruikt in Beeld/Selecteren. De benamingen van combinatiedimensies waren in AccountView versie 9.1 al verbeterd; deze nieuwe benamingen worden in rapporten voortaan duidelijker vermeld. Voorraaad & Uitgebreide projectbudgettering Vanuit het venster Projectcalculatie kan nu een voorraadbladzijde voor de gebudgetteerde voorraadartikelen worden aangemaakt. Projectverplichtingen Financieel In het venster Projecten kunnen extra kolommen worden toegevoegd met informatie over verplichtingen: de werkelijke kosten/opbrengsten exclusief verplichtingen, het bedrag aan verplichtingen kosten/opbrengsten, en als ook de module Projecten beschikbaar is, budgetverschil kosten/opbrengsten inclusief verplichtingen. Deze informatie wordt getoond nadat Document/Projectkaart herrekenen is gekozen. Uren en Declaraties I / Projectfacturering Als de projectdimensie Transactiedatum wordt gebruikt, dan is de waarde daarvan bepalend voor de volgorde in de specificatietabel van het venster Declaratievoorstel en in het rapport Factuurspecificatie. Aan het venster Declaratiehistorie is de weergave Factuurgegevens toegevoegd. Deze is met name interessant voor gebruikers van AccountView Team die de optie Document/Creditdeclaratievoorstel aanmaken (geïntroduceerd in versie 9.1) willen gebruiken. Declaratiehistorie Bij het annuleren van bedragen en aantallen in een declaratievoorstel kan nu een annuleringsreden worden geselecteerd. Daardoor kunnen deze redenen worden gebruikt in analyses. Uitgebreide declaratieomschrijvingen In het veld Omschrijving activiteit van het venster Ureninvoer per regel kunt u nu een tekst van onbeperkte lengte invoeren.

Accountancy Verbeteringen in Samenstel-assistent ⌧ Samenstel-assistent I Met deze versie van AccountView kan de accountant cliëntadministraties nog beter controleren op juistheid en volledigheid. Een greep uit de mogelijkheden die zijn toegevoegd: • • • • •

Controle op het toegepaste BTW-tarief (inclusief marge) Controle op afwijkende BTW-tarieven Negatieve kascontrole op dagbasis (in plaats van op regelbasis) Controle op dubbele factuurnummers waarbij instelbaar is van welke debiteuren en crediteuren de factuurnummers worden gecontroleerd, met eventueel verschillende instellingen voor deze beide groepen (bijvoorbeeld alle debiteuren en tegelijk alleen een enkele crediteur) Cijferbeoordeling op grootboekrekeningen die zijn gegroepeerd op de eerste cijfers van het rekeningnummer


11

Verbeteringen voor accountants- en administratiekantoren Speciaal voor accountants- en administratiekantoren zijn verschillende wijzigingen doorgevoerd om de verwerking van gegevens verder te vereenvoudigen en de informatievoorziening op een hoger plan te brengen. Daarnaast zijn veel wensen gehonoreerd die door gebruikers zijn geuit. Om een paar van de belangrijkste verbeteringen te noemen: • • • •

Het toevoegen van vaste activa is gebruiksvriendelijker geworden. Zo wordt er nu vooraf een waarschuwing getoond als het invoeren van een activum niet mogelijk is. Bovendien is het mogelijk geworden om vaste activa automatisch te laten nummeren, hetgeen werk scheelt bij het invoeren. De activakaarten zijn gemakkelijker op te vragen doordat de menu-opties voor de activakaarten nu ook met sneltoetsen kunnen worden gekozen. In de vennotenadministratie worden vermogensoverboekingen tussen vennoten automatisch gecorrigeerd. In het venster Grootboekkaart kunt u de kolommen van aantallen en gewichten toevoegen om de totalen hiervan te tonen.

Boekingswijze van transitorische posten instelbaar ⌧ Transitorische posten Wie met transitorische posten werkt, kan nu zelf bepalen hoe de BTW daarvan moet worden geboekt. Dit doet u met de instelling BTW van transitorische posten op tussenrekening boeken in het venster Systeeminstellingen - Algemeen. Standaard is deze instelling gemarkeerd. Als u deze instelling demarkeert dan boekt AccountView de BTW van transitorische posten op de kosten- of opbrengstrekening waardoor u twee extra regels op de grootboekkaart terugziet. Dit heeft als voordeel dat de BTW-aangifte makkelijker kan worden gecontroleerd. In beide gevallen wordt de BTW-code niet bij iedere transitorische boeking herhaald.

Gebruikers van AccountView Werkprogramma ⌧ AccountView COM Server Als de gegevensuitwisseling tussen AccountView en AccountView Werkprogramma verloopt via AccountView COM Server, dan werd voorheen voor elke uitwisseling apart in AccountView een gebruiker ingelogd. In versie 9.2 worden alle in AccountView ingelogde gebruikers die gegevensuitwisseling via COM betreffen, geteld als één. Hieruit volgt dat u bij het beoordelen van de door u benodigde licentie rekening moet houden met één extra gebruiker naast het aantal werkelijke gebruikers.

Rapport Toegangsanalyse uitgebreid ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II Als accountant wilt u soms graag weten hoe de toegangsbeveiliging precies is ingesteld. Voor dit doel is de weergave Alle toegangsrechten per administratie per gebruiker toegevoegd aan het rapport Toegangsanalyse in het venster Gebruikers. Deze weergave toont per geselecteerde gebruiker en administratie tot welke onderdelen (bijvoorbeeld object of menu-optie) toegang is verleend. Mocht dit rapport te omvangrijk zijn, dan kunt u het opslaan als PDF-bestand of de gegevens exporteren naar Microsoft Excel zodat u gemakkelijk kunt zoeken op een bepaalde vensternaam of menu-optie. Gebruikersrechten controleren

Nieuw in AccountView versie 9.2

Recommend Documents