Nieuw in AccountView versie 7.1
Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, AuditViews, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
Versie 7.1, juni 2005. Copyright © AccountView BV, 2005.
Inhoud COPYRIGHT
2
INHOUD
3
WAT VINDT U IN DEZE DOCUMENTATIE?
4
ALGEMEEN
5
GEÏNTEGREERDE ELEKTRONISCHE BTW-AANGIFTE DYNAMISCHE MENU-OPTIES AFSCHERMEN TOEGANGSBEVEILIGING OP BESTANDSNIVEAU VERBETERDE CONVERSIE VANUIT EXACT FLEXIBELE VENSTERKOPPELINGEN IN RELATIEBEHEER VOORBEELDADMINISTRATIES UITGEBREID INTERFACE-VERBETERINGEN INSTALLATIE MET NIEUWE VERSIE INSTALLSHIELD NIEUWE VERSIE VAN ACROBAT READER FINANCIEEL MULTICLIËNT TELEBANKIEREN SETUPANALYSER HANDEL ABONNEMENTEN FACTUREREN VERKOOPADVISERING VOOR OFFERTES EN VERSIES APARTE PRIJSLIJSTEN VOOR PERCENTAGES EN PRIJZEN KOSTPRIJS VERKOPEN EN KORTINGEN GESPLITST OFFERTES FLINK UITGEBREID FIATTERING VOLLEDIG INSTELBAAR GEDETAILLEERDERE HISTORISCHE ARTIKELINFORMATIE ACCOUNTANCY CENTRAAL CLIËNTBEHEER INTERNETBOEKHOUDEN MET ACCOUNTVIEW VERBETERDE RAPPORTAGES IN ACCOUNTREPORTER ADMINISTRATIES EENVOUDIGER MEENEMEN VERBETERDE WEERGAVE KOLOMMENBALANS VENNOTENADMINISTRATIE EENVOUDIGER INRICHTEN MINERALENBOEKHOUDING MET AGRARISCHE SUBADMINISTRATIE KOPPELEN, AANPASSEN EN UITBREIDEN CODE VOOR SAMENGESTELDE ARTIKELEN GEÏSOLEERD WIJZIGINGEN IN SYSTEM DEVELOPMENT KIT
5 8 9 10 13 14 14 16 17 18 18 18 21 21 26 31 36 36 40 47 48 48 52 54 56 57 60 61 62 62 62
Wat vindt u in deze documentatie? In AccountView versie 7.1 is veel nieuwe functionaliteit toegevoegd en bestaande functionaliteit nog verder verbeterd. Deze documentatie beschrijft nieuwe en gewijzigde functionaliteit ten opzichte van versie 7.0a. Het geeft u een indruk van wat er is veranderd, voor wie dit interessant is en vooral waarom u er profijt van zult hebben. Nieuwe modules Er zijn drie nieuwe modules beschikbaar: • Abonnementen (zie Abonnementen factureren) • Centraal cliëntbeheer • Uitgebreide toegangsbeveiliging III (zie Toegangsbeveiliging op bestandsniveau) Nieuwe uitvoering ‘AccountView Cliënt-invoer’ Met ingang van versie 7.1 is AccountView in een vierde uitvoering leverbaar. Naast AccountView Business, AccountView Team en AccountView Solo is nu ook AccountView Cliënt-invoer beschikbaar, een afgeslankte uitvoering die kan worden toegepast als de accountant over de nieuwe module Centraal cliëntbeheer beschikt.
! Internetboekhouden met AccountView Handels- en accountancymodules uitgebreid en verbeterd Bovendien zijn verbeteringen en uitbreidingen in het hele pakket doorgevoerd. Met name de handels- en accountancylijnen profiteren hiervan. De belangrijkste verbeteringen zijn te vinden in de volgende modules: • Accountants Toolkit (zie Administraties eenvoudiger meenemen) • AccountReporter (zie Verbeterde rapportages in AccountReporter) • Agrarische subadministratie (zie Mineralenboekhouding met Agrarische subadministratie) • Facturering (zie Kostprijs verkopen en kortingen gesplitst) • Fiattering (zie Fiattering volledig instelbaar) • Handelshistoriemodules (zie Gedetailleerdere historische artikelinformatie) • Offertes (zie Offertes flink uitgebreid) • Prijsafspraken (zie Aparte prijslijsten voor percentages en prijzen) • Verkoopadvisering (zie Verkoopadvisering voor offertes en versies) • Verkoopinformatiesysteem (zie Flexibele vensterkoppelingen in relatiebeheer) • Uitgebreide toegangsbeveiliging II (zie Dynamische menu-opties afschermen) • Uitwerken kolommenbalans (zie Verbeterde weergave kolommenbalans) • Vennotenadministratie (zie Vennotenadministratie eenvoudiger inrichten)
Algemeen Geïntegreerde elektronische BTW-aangifte In het laatste kwartaal van 2004 is AccountView Aangiftesoftware als losstaande applicatie uitgebracht. In versie 7.1 wordt deze functionaliteit als standaardfunctionaliteit van AccountView geïntegreerd beschikbaar gemaakt voor alle gebruikers. Tegelijkertijd is de mogelijkheid aangegrepen om de aangiftesoftware op een aantal punten te verbeteren. De werking van het elektronisch aangifte doen is verder onveranderd gebleven. Gegevens uit AccountView Aangiftesoftware overnemen Als u de update naar versie 7.1 hebt geïnstalleerd, en AccountView daarna voor de eerste keer opent, dan wordt gecontroleerd of AccountView Aangiftesoftware op uw systeem is geïnstalleerd. Als dat het geval is, krijgt u de mogelijkheid om direct alle relevante gegevens uit AccountView Aangiftesoftware over te nemen in AccountView, zodat u in het vervolg vanuit AccountView uw elektronische aangiften kunt verzorgen.
" Wij raden u aan deze conversie direct uit te voeren. Het voordeel daarvan is dat u dan geen extra instellingen meer hoeft in te voeren (zie Verbeteringen bij het inrichten). Mocht u besluiten om de conversie niet direct uit te voeren, dan kunt u in het venster Administraties met de nieuwe optie Document/Importeren/Systeeminstellingen aangiftesoftware eenvoudig alle relevante gegevens overnemen. U voert de directory in waarin AccountView Aangiftesoftware is geïnstalleerd, en alle systeeminstellingen, administratieinstellingen, aangifteberichten, aangiften en eventuele eigen certificaten worden overgenomen. Na de update naar versie 7.1 en het overnemen van de gegevens is de losstaande applicatie AccountView Aangiftesoftware niet meer nodig, maar hoeft niet per sé te worden gede-ïnstalleerd. Verbeteringen bij het inrichten Nieuw in de geïntegreerde aangiftesoftware zijn de zogeheten aangifteprofielen. Een aangifteprofiel is een verzameling van instellingen die van belang zijn voor uw BTW-aangifte. Met Document/Stamgegevens systeem/Aangifteprofielen legt u onder andere de postbusgegevens en de ondertekeningsmethode voor de aangiften vast. Hierdoor is het mogelijk geworden om binnen AccountView meerdere postbussen en proces-ID’s te gebruiken. Voor iedere combinatie van postbus en proces-ID maakt u een nieuw aangifteprofiel aan. Voor ondernemers die hun eigen aangiften verzorgen, is het in de meeste gevallen voldoende om één aangifteprofiel aan te maken. Nadat de aangifteprofielen zijn aangemaakt, legt u in iedere administratie waarvoor u elektronisch aangifte wilt doen, met Opties/Administratieinstellingen/Algemeen/Elektr aangifte vast welk aangifteprofiel u wilt gebruiken. Als u de conversie van AccountView Aangiftesoftware naar AccountView hebt uitgevoerd, dan is automatisch een aangifteprofiel ‘_STD’ aangemaakt, waarin onder andere uw systeeminstellingen uit AccountView Aangiftesoftware zijn overgenomen. Bij het organiseren van een administratie die voor het eerst in
# Algemeen
6
versie 7.1 wordt geopend, wordt dit aangifteprofiel als standaardwaarde in de administratie-instellingen vastgelegd, zodat u direct aan de slag kunt.
" Als u de conversie van AccountView Aangiftesoftware naar AccountView niet direct bij de eerste keer opstarten hebt uitgevoerd, dan moet u het juiste aangifteprofiel zelf nog in de administratie-instellingen vastleggen. Nieuw is ook dat voor het aanvragen van de postbusgegevens bij de Belastingdienst nu één menu-optie beschikbaar is, in plaats van de twee verschillende die u hiervoor in AccountView Aangiftesoftware kon kiezen. Bovendien kiest u Rapporten/Aanmeldingsformulier elektronisch berichtenverkeer niet meer in het venster Certificaten, maar in het venster Aangifteprofielen. Dit is ook logisch, omdat u hier nu vastlegt of u de aangiften met pincode of certificaat wilt ondertekenen.
Afbeelding 1. Bij het opvragen van het rapport zijn de gegevens van het geselecteerde aangifteprofiel voor zover mogelijk al ingevuld.
Aangiften voor vennoten indienen In AccountView Aangiftesoftware kon u als intermediair al BTW-aangiften voor de verschillende vennoten in een administratie indienen. In versie 7.1 van AccountView zijn de mogelijkheden hiervoor uitgebreid. In de module Vennotenadministratie is nu standaard de mogelijkheid toegevoegd om gegevens van vennoten bij te houden. Alle informatie die voor de BTW-aangifte van belang is, zoals adresgegevens, aangifteperiode en BTW-nummer, kunt u vastleggen met Document/Stamgegevens administratie/Vennoten.
Afbeelding 2. Bij de vennootgegevens kunt u onder andere gegevens vastleggen die relevant zijn voor de BTW-aangifte.
# Algemeen
7
! Vennotenadministratie zonder subadministraties Veranderingen in menu-opties Eén van de gevolgen van de integratie van AccountView Aangiftesoftware in versie 7.1 is dat een aantal menu-opties rond de elektronische aangifte van plaats is veranderd. Het Bestand-menu in AccountView is gereserveerd voor de belangrijkste modules, terwijl hiermee in AccountView Aangiftesoftware de belangrijkste vensters konden worden geopend. Het volgende is veranderd: • De vensters BTW-aangiften en ICL-aangiften vraagt u niet meer met het Bestand-menu op, maar met Document/Stamgegevens administratie. • De vensters Aangifteberichten en Certificaten vraagt u nu met Document/Stamgegevens systeem op. Bij het verschijnen van versie 7.1 is de mogelijkheid aangegrepen om wat nieuwe functionaliteit toe te voegen aan de elektronische aangifte. • Het venster Aangifteberichten geeft, net als in AccountView Aangiftesoftware, een overzicht van alle berichten die u naar de Belastingdienst hebt verzonden of nog moet verzenden, en alle berichten die u van de Belastingdienst hebt ontvangen. In het venster staan alle aangifteberichten bij elkaar, ook als u met meerdere postbussen werkt, en dus meerdere aangifteprofielen hebt vastgelegd. Met de nieuwe menu-optie Document/Postbus(sen) inzien in het venster Aangifteberichten vraagt u een overzicht op van alle berichten van de Belastingdienst in alle postbussen die u in AccountView hebt vastgelegd. Als u deze postbussen ook gebruikt voor berichtenverkeer met de Belastingdienst vanuit andere softwarepakketten, dan worden de retourberichten voor deze pakketten ook getoond. Met deze optie kunt u alleen zien dat er retourberichten zijn; ze worden niet opgehaald. • Als u als intermediair aangifte doet voor een grote hoeveelheid cliënten, dan kan het venster Aangifteberichten snel vollopen. Met de nieuwe optie Document/Aangifteberichten opschonen kunt u aangifteberichten die u niet langer wilt bewaren uit het venster Aangifteberichten verwijderen. • Voor uw BTW-aangiften zijn twee nieuwe controlerapporten en een drill around ontwikkeld: • Met Rapporten/Aansluiting grootboek kunt u een overzicht opvragen van de verschillen of de overeenkomsten tussen het BTW-bedrag dat is ingelezen voor de BTW-aangifte en het BTW-bedrag dat op de bijbehorende grootboekrekening is geboekt. • Het rapport Aansluiting ingelezen BTW en aangifte laat eventuele verschillen zien tussen de BTW-bedragen die zijn ingelezen en de uiteindelijke bedragen op uw aangifte. U bent namelijk vrij om deze bedragen naar eigen inzicht te wijzigen voordat u de BTW-aangifte verzendt. • Met Zoeken/Drill around/Mutaties per aangifterubriek vraagt u een overzicht op van de samenstelling van de ingelezen omzet- en BTWbedragen op uw BTW-aangifte. Dus als voor de aangifterubriek 1a in de kolom Bedrag excl BTW een bedrag staat van 128.256 en in de kolom BTW-bedrag een bedrag van 24.368, dan laat de drill around zien welke mutaties hieraan ten grondslag liggen.
# Algemeen
8
Dynamische menu-opties afschermen ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II Met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u de toegang tot op het niveau van menu-opties instellen. In versie 7.1 wordt deze functionaliteit uitgebreid met de mogelijkheid om ook toegangsrechten voor dynamische (sub)menu-opties en voor drill arounds in te stellen. Dynamische menu-opties zijn opties die door de gebruiker zelf kunnen worden toegevoegd. Voor de volgende dynamische menu-opties kan vanaf versie 7.1 de toegang worden afgeschermd: • De gebruikersrapporten (module BusinessReporter), die u met Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken aanmaakt in het menu Rapporten. • De gebruikersmenu’s, die u met de module BusinessModeller aan het menu Zoeken kunt toevoegen. • De importdefinities, die u met de module Stamgegevens import en/of Mutatieimport hebt aangemaakt en die u met Document/Importeren/Stamgegevens of met Document/Importeren/Mutaties kunt opvragen. Drill arounds Drill arounds, zoals Verkoophistorie per artikel en Verkooporders per artikel, kon u tot nu toe alleen per object als geheel van toegang afschermen. Zo kon u bijvoorbeeld instellen dat een gebruiker wél toegang had tot de drill arounds in het venster Verkooporders, maar niet tot de drill arounds in het venster Artikelen. In versie 7.1 is het mogelijk gemaakt om per drill around de toegang in te stellen, zodat u uw toegangsbeveiliging nog meer op maat kunt maken. U kunt er nu bijvoorbeeld voor zorgen dat een gebruiker in het venster Artikelen wél de drill arounds Verkoophistorie per artikel en Verkooporders per artikel kan inzien, maar niet de drill arounds Inkoophistorie per artikel en Inkooporders per artikel.
Afbeelding 3. De drill arounds Inkoophistorie per artikel en Inkooporders per artikel zijn uitgesloten van toegang voor gebruikers(groepen) met de toegangsbeveiligingrol ADMIN.
Uitgebreidere vereisten voor wachtwoorden mogelijk Nieuw in versie 7.1 is bovendien dat u de beschikking hebt over een aantal extra instellingen, waarmee u nog specifieker kunt bepalen aan welke vereisten een wachtwoord moet voldoen. Op de tab Toegang van het venster Systeeminstellingen kunt u nu aangeven of in een wachtwoord cijfers of leestekens moeten voorkomen, of dat het verplicht is dat er zowel hoofdletters als kleine letters worden gebruikt.
# Algemeen
9
Toegangsbeveiliging op bestandsniveau ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging III Als uitbreiding op de modules Uitgebreide toegangsbeveiliging I en Uitgebreide toegangsbeveiliging II is het mogelijk om met Uitgebreide toegangsbeveiliging III de administratiegegevens in AccountView ook op bestandsniveau te beveiligen tegen ongeoorloofd gebruik. ADMINISTRATIEDIRECTORY IS BEVEILIGD Toegang tot de directory waarin de administratie staat is voorbehouden aan een speciale netwerkgebruiker, met een niet algemeen bekend wachtwoord. Als AccountView de gegevens in deze directory wil benaderen ‘doet het programma zich voor als’ die netwerkgebruiker via het imitatiemechanisme (‘impersonation’) van Microsoft Windows. De gewone domeingebruikers hebben dan ook geen rechten op deze directory.
Afbeelding 4. U hoeft AccountView-gebruikers geen netwerkrechten voor de administratiedirectory te geven, daarvoor is één speciale administratiegebruiker voldoende.
TOEGANG VIA HET RECHTENSYSTEEM VAN WINDOWS De toegang is niet alleen door AccountView afgeschermd, maar Windows controleert ook nog of de gebruiker rechten heeft. Hierdoor wordt de beveiliging op het niveau van SQL Server gebracht. GEEN TOEGANG VIA ANDERE APPLICATIES Doordat Windows de toegangscontrole uitvoert, kunnen de administratietabellen van AccountView niet meer met een programma als Microsoft Excel worden geopend. SCRIPTS BEVEILIGD Om te voorkomen dat gebruikers gegevens exporteren of wijzigen via AccountView-scripts (die in de security context van de netwerkgebruiker draaien), kunnen alleen scripts worden uitgevoerd die door de AccountViewapplicatie (avwin.exe) zijn gegenereerd en ondertekend. Deze scripts zijn daarna dus niet meer te wijzigen. INLOGGEGEVENS VAN WINDOWS GEBRUIKEN BIJ OPSTARTEN Het is nu mogelijk om AccountView te starten zonder opnieuw een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren (Single Sign On). U hoeft hiervoor alleen Inloginformatie van Windows gebruiken in Opties/Systeeminstellingen/Toegang te markeren.
# Algemeen
10
Voorwaarde hiervoor is dat de gebruikersnaam in AccountView dezelfde is als in Windows. Hiervoor kunt u Windows-netwerkgebruikers importeren in AccountView. Administratie niet handmatig aanmaken ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II Het is nu mogelijk om ervoor te zorgen dat gebruikers geen administratie handmatig kunnen aanmaken (Bewerken/Toevoegen), maar dat altijd de speciale menu-optie (Document/Administratie aanmaken) hiervoor wordt gestart. Op deze manier is het bijvoorbeeld niet meer mogelijk om het verplichte invoermasker te omzeilen, als dat is vastgelegd op de tab Admin van het venster Systeeminstellingen. Hiervoor is een nieuw item toegevoegd aan de toegangsbeveiligingrollen: AccountView/Systeemobjecten/Administraties/Document/Administratie handmatig aanmaken. Als dit item wordt uitgesloten, wordt altijd het venster Administratie aanmaken geopend in plaats van Stamgegevens administratie.
Verbeterde conversie vanuit Exact Met de aangebrachte verbeteringen in de conversie van Exact-administraties wordt het eenvoudiger om gedurende een boekjaar over te stappen van Exact naar AccountView. Conversie van onverwerkte mutaties Eén van de verschillen tussen AccountView en Exact is dat Exact batchverwerking hanteert voor ingevoerde boekingen, terwijl boekingen in AccountView direct worden verwerkt. Ingevoerde boekingen in Exact moeten worden gecontroleerd en daarna definitief worden verwerkt. De dagboekinvoer gaat hierbij verloren; u hebt alleen nog de transacties op de grootboekkaarten. Eventuele correcties kunnen alleen worden gemaakt door correctieboekingen aan te brengen. Daarom wordt, vooral bij cliëntadministraties die door accountants worden bijgehouden, in veel gevallen pas aan het einde van het boekjaar definitief verwerkt. Bij het overstappen van Exact naar AccountView stond u voorheen voor de keuze om de onverwerkte transacties niet mee te nemen, of om alsnog alles definitief te verwerken. Omdat bij de conversie alle verwerkte mutaties als memoriaalboekingen werden geïmporteerd, had de tweede optie als nadeel dat u in de geconverteerde administratie niet meer kon zien uit welke dagboekinvoer de (aanvankelijk) onverwerkte transacties afkomstig zijn, terwijl deze mogelijk nog wel moesten worden gecorrigeerd. In versie 7.1 is hiervoor een oplossing gevonden. Het is nu mogelijk om de onverwerkte mutaties uit Exact te converteren en te importeren in dagboekbladzijden. U vindt ze in AccountView terug in dezelfde dagboeken als waarin u ze in Exact had ingevoerd. Reeds verwerkte mutaties worden nog steeds op dezelfde manier in het memoriaaldagboek voor conversie geplaatst.
# Algemeen
11
Afbeelding 5. Onverwerkte mutaties in Exact...
Afbeelding 6. ... kunt u nu in AccountView-dagboekbladzijden importeren.
VERWERKING VAN BETALINGSVERSCHILLEN Een speciale situatie tijdens de conversie van onverwerkte mutaties treedt op bij betalingsverschillen. Betalingsverschillen op openstaande posten kunnen zowel in Exact als in AccountView automatisch worden verwerkt, maar de manier waarop dat gebeurt is verschillend. Zo kunt u in Exact andere afhandelingen van betalingsverschillen kiezen dan in AccountView. Bovendien kunt u in Exact aparte grootboekrekeningen vastleggen voor de verwerking van betalingsverschillen van het type ‘Verkoop’ en van het type ‘Inkoop’. Om dit verschil in werking op te vangen, is er bij de overstap naar AccountView voor gekozen om voor de onverwerkte mutaties het bedrag op een aparte regel op de dagboekbladzijde af te boeken. Hiervoor wordt de grootboekrekening gebruikt die in de Exact-administratie is vastgelegd. Een vergelijkbare situatie doet zich voor als er in Exact een BTW-bedrag is geboekt dat groter is dan het basisbedrag. Omdat een dergelijke boeking in AccountView niet is toegestaan, wordt het BTW-bedrag op een aparte regel op de dagboekbladzijde afgeboekt. In bovengenoemde situaties kunnen de dagboekregels uit uw Exact-administratie dus niet een-op-een worden overgenomen naar AccountView. Bij controle van de geconverteerde administratie zult u in deze gevallen dus extra dagboekregels aantreffen. BTW-aangifte over een geconverteerde administratie In eerdere versies van AccountView was het niet mogelijk om bij de conversie uit Exact de BTW-gegevens van onverwerkte mutaties over te nemen. Daardoor kon
# Algemeen
12
u ook geen BTW-rapporten opvragen in een geconverteerde administratie. In versie 7.1 is hiervoor een oplossing gevonden, zodat u nu ook de BTW-aangifte voor een geconverteerde Exact-administratie kunt opvragen. In Exact worden verschillende BTW-codes gebruikt voor boekingen inclusief en boekingen exclusief BTW; in AccountView wordt bij het invoeren van de boeking bepaald of een bedrag inclusief of exclusief BTW is. Bovendien kent Exact BTWcodes die zowel voor verkoop- als voor inkoopboekingen worden gebruikt; aan de BTW-codes worden dan twee grootboekrekeningen gekoppeld. U zou in Exact bijvoorbeeld de volgende twee BTW-codes kunnen hebben: • Code 1: Inclusief 19% (met rekening 1500 voor verkopen en rekening 1505 voor inkopen) • Code 2: Exclusief 19% (met rekening 1600 voor verkopen en rekening 1605 voor inkopen) Dergelijke BTW-codes bestaan niet in AccountView; aan een BTW-code in AccountView kan maar één grootboekrekening worden gekoppeld. Om na de conversie een correcte BTW-aangifte te kunnen opstellen, worden bij het converteren van de administratie extra BTW-codes aangemaakt. De twee bestaande BTW-codes worden dan opgesplitst in vier BTW-codes: de bestaande codes worden de zogeheten ‘verkoopcodes’ en de nieuwe codes worden de ‘inkoopcodes’: • Code 1: Verkoop inclusief 19% BTW (rekening 1500) • Code 2: Verkoop exclusief 19% BTW (rekening 1600) • Code 10: Inkoop inclusief 19% BTW (rekening 1505) • Code 11: Inkoop exclusief 19% BTW (rekening 1605) Tijdens de conversie krijgen alle boekingen in het verkoopdagboek en op omzetrekeningen de originele BTW-code van Exact, dus de ‘verkoopcode inclusief BTW’ of de ‘verkoopcode exclusief BTW’. Alle overige boekingen krijgen één van de twee nieuw gegenereerde ‘inkoopcodes’. Na de conversie hebt u dus vier codes voor twee BTW-tarieven. CONVERSIE BTW-GEGEVENS VERWERKTE MUTATIES Bij verwerkte mutaties gaat de conversie anders met de BTW-gegevens om. Het werkt grotendeels als voorheen, maar het verschil is dat er nu extra boekingen worden toegevoegd. De gesommeerde BTW-bedragen per BTW-code over het hele boekjaar worden op de systeemrekening _9999 geboekt, en meteen weer tegengeboekt. De reden hiervoor wordt hieronder toegelicht. Het probleem is namelijk dat de verwerkte boekingen vanuit de grootboekkaarten worden geboekt. Het is niet altijd mogelijk om hieruit de oorspronkelijke transactieregel (dagboekinvoer) af te leiden. Als de verkoop- en inkoopboekingen in Exact worden verwerkt, dan worden journaalposten gegenereerd uit de dagboekregels. Hierbij wordt voor iedere regel met een BTW-code een boeking op de gekoppelde BTW-rekening gegenereerd. Als bij de conversie naar AccountView de BTW-codes zouden worden gebruikt, dan zouden de gegenereerde BTW-boekingen niet moeten worden geïmporteerd, omdat deze in AccountView dan dubbel zouden worden geboekt: in het conversieproces worden namelijk alle stappen doorlopen die u ook zou doorlopen als u de boekingen handmatig in AccountView zou invoeren. Op basis van de geïmporteerde BTWcodes worden dus automatisch de BTW-boekingen gegenereerd.
# Algemeen
13
Aan de andere kant is het onmogelijk om de gegenereerde BTW-boekingen op een correcte wijze over te slaan in de conversie-import, omdat in de grootboekkaarten niet te zien is of een boeking op een BTW-rekening het resultaat is van een gejournaliseerde dagboekregel met een BTW-code, of dat het een rechtstreekse boeking is. Wat wel kan worden bepaald, is het bedrag dat totaal per BTW-code is geboekt. Hiervoor worden de gesommeerde BTW-bedragen per BTW-code over het hele boekjaar op de systeemrekening _9999 geboekt, en meteen weer tegengeboekt. Het is daarmee mogelijk geworden om over een geconverteerde administratie een BTW-rapport op te stellen. Hierbij moet u zich realiseren dat de volledigheid van dit rapport afhankelijk is van uw werkwijze in Exact: BTW-bedragen die u zelf rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening hebt geboekt, worden namelijk niet meegenomen. Administraties met gebroken boekjaren converteren In eerdere versies van AccountView kon u één jaartalcode gebruiken om onderscheid te maken tussen de verschillende administraties. Het is nu mogelijk om zowel een begin- als een eindjaartalcode te gebruiken. Dit maakt het bij gebroken boekjaren eenvoudiger om administratiecodes, administratienamen en directorynamen van een heldere en volledige jaaraanduiding te voorzien.
Flexibele vensterkoppelingen in relatiebeheer ⌧ Verkoopinformatiesysteem De huidige module Verkoopinformatiesysteem van AccountView stelt u in staat om inkoop- en verkoopinformatie rechtstreeks op te vragen vanuit het centrale relatievenster. Voor versie 7.1 wordt deze module uitgebreid met dynamische meeloopvensters. In de huidige versie liggen alle vensterkoppelingen (combinatievensters) tussen objecten vast en zijn niet wijzigbaar. Tussen Bedrijven en Activiteiten is bijvoorbeeld een vensterkoppeling gedefinieerd. Als u door de regels in het venster Bedrijven bladert, lopen de gegevens in het subvenster Bedrijven Activiteiten automatisch mee.
Afbeelding 7. U kunt zelf de menu-optie voor Bestand/Debiteuren...
In versie 7.1 worden alle vensterkoppelingen tussen objecten instelbaar gemaakt. Als gebruiker (of systeembeheerder) krijgt u met Beeld/Vensterknoppenbalk wijzigen de mogelijkheid om zelf te beslissen welke koppelingen moeten worden getoond en op welke wijze. Als partner kunt u nieuwe koppelingen definiëren.
# Algemeen
14
Hierdoor kan de inrichting van AccountView nog beter worden afgestemd op de wensen van de klant.
Afbeelding 8. ... als knop in het venster Bedrijven toevoegen.
Voorbeeldadministraties uitgebreid In versie 7.0 zijn de voorbeeldadministraties Your Advice en Your Garden Products geïntroduceerd. Deze voorbeeldadministraties zijn inhoudelijk verder uitgebreid. De belangrijkste punten: • uitbreiding van de huidige stam- en mutatiegegevens: bestaande stam- en mutatiegegevens zijn uitgebreid om de voorbeeldadministraties meer inhoud te geven. Daarnaast zijn algehele verbeteringen doorgevoerd in beide administraties. Er is bijvoorbeeld aandacht besteed aan de gekoppelde layouts en andere documenten. • uitbreiding als gevolg van nieuwe functionaliteit: voor zover mogelijk zijn voorbeelden van nieuwe versie 7.1-functionaliteit toegevoegd aan de nieuwe voorbeeldadministraties.
Interface-verbeteringen Geblokkeerde gegevens read-only weergegeven Om visueel duidelijk te maken dat (bepaalde) velden in een geopend venster niet kunnen worden gewijzigd, wordt de inhoud van die velden grijs weergegeven. In voorgaande versies konden de gegevens in deze velden niet worden geselecteerd; de velden waren ‘disabled’. In versie 7.1 krijgen dergelijke geblokkeerde velden een ‘read-only’-uiterlijk. Dit betekent dat u de informatie in het veld weliswaar niet kunt wijzigen, maar wel kunt selecteren.
# Algemeen
15
Afbeelding 9. De datum in het veld Ink.orderdatum is geselecteerd en kan bijvoorbeeld met CTRL+C op het klembord worden geplaatst.
Systeeminstellingen logischer ingedeeld In de systeeminstellingen hebben een aantal verschuivingen plaatsgevonden, waardoor bepaalde instellingen wat intuïtiever te vinden zijn. • Instellingen op de tab Overig die wat vaker worden gebruikt, zijn verhuisd naar de tab Algemeen. Het gaat hier om de instellingen voor e-mail en kopiedocumenten.
Afbeelding 10. De tab Algemeen in versie 7.1.
•
Andersom zijn een tweetal instellingen van de tab Algemeen verplaatst naar de tab Overig. • In de loop der tijd zijn nieuwe systeeminstellingen op nieuwe tabs automatisch achteraan toegevoegd. De logica vereist echter dat de tab Overig achteraan staat en dat is in versie 7.1 weer rechtgetrokken. • De instelling Geen lange bestandsnamen toestaan op de tab Algemeen is vervangen door de opstartparameter /no_longfilename. Naast deze gewijzigde indeling is het veld Bestanden voor ODBC blokkeren op de tab Algemeen tijdelijk niet beschikbaar, totdat de nieuwste versie van de ontwikkelomgeving waarin AccountView wordt gemaakt in gebruik wordt genomen.
# Algemeen
16
Verplaatste menu-opties voor (de-)blokkeren gegevens In AccountView kunt u op diverse plaatsen vanuit het menu regels in een venster blokkeren. Deze opties stonden niet voor alle vensters in hetzelfde menu. Om de consistentie binnen AccountView te vergroten, is er in versie 7.1 voor gekozen om alle opties die met het blokkeren en deblokkeren van gegevens te maken hebben in hetzelfde menu te plaatsen. De opties zijn alleen verplaatst; er is verder niets aan de functionaliteit veranderd. Venster Dagboekbladzijden Openstaande posten Urenregistratie Goederencodes
Oude opties Zoeken/Bladzijde (de-)blokkeren Zoeken/(de-)Blokkeren Bewerken/(de-)Blokkeren Zoeken/Bladzijde (de-)blokkeren Zoeken/(de-)Blokkeren Zoeken/(de-)Blokkeren
Nieuwe opties Document/Bladzijde (de-)blokkeren Document/(de-)Blokkeren Document/(de-)Blokkeren Document/Bladzijde (de-)blokkeren Document/(de-)Blokkeren Document/(de-)Blokkeren
Tabel 1. De oude en de nieuwe menu-opties voor het blokkeren en deblokkeren van gegevens.
Administraties en systeem controleren De functionaliteit om administraties (Document/Controleren/Administraties) en het systeem (Document/Controleren/Systeem) te controleren is licht gewijzigd, overeenkomstig de nieuwe functionaliteit van SetupAnalyser© (Document/Inrichtingsanalyse/Administratie). Er is een extra venster tussengevoegd, waarop de oorspronkelijke controles in groepen zijn ingedeeld. De standaardcontroles binnen de groepen kunnen met de knop Geavanceerd worden gewijzigd. De nieuwe indeling maakt de menu-opties niet alleen overzichtelijker, het maakt het ook eenvoudiger om nieuwe controles toe te voegen. Partners van AccountView kunnen nu bijvoorbeeld makkelijker hun eigen controles als connector-componenten toevoegen.
Afbeelding 11. De standaardcontroles binnen de groepen, zoals Financieel, kunnen met de knop Geavanceerd worden gewijzigd. Gewijzigde controles worden door een vetgedrukte tekst op de knop aangegeven.
! SetupAnalyser Installatie met nieuwe versie InstallShield De standaard AccountView-installatie zal vanaf versie 7.1 worden uitgevoerd met een nieuwere versie (10.5) van InstallShield. Dit heeft de volgende voordelen: • Ondersteuning van moderne installatietechnieken: nieuwere operating systems zullen geen 16-bits installatie meer toestaan.
# Algemeen
17
•
Het is nog steeds mogelijk om verschillende versies van AccountView naast elkaar op één werkstation te installeren. • De-installatie van AccountView voldoet nu ook aan de Microsoft Windowsstandaard. Dit betekent dat dit alleen nog via Programma’s wijzigen of verwijderen (Add/Remove Programs) in het Configuratiescherm (Control Panel) kan plaatsvinden. Alleen op deze manier worden bijvoorbeeld registerverwijzingen netjes opgeruimd. Het eenvoudigweg verwijderen van de programmadirectory van AccountView, wat in vorige versies ten onrechte mogelijk was, zal nu onvoorspelbare resultaten opleveren. Voor alle duidelijkheid: de-installatie is alleen nodig als u een volledig nieuwe versie wilt installeren, en de oude versie volledig wilt verwijderen. In alle andere gevallen voert u op de gebruikelijke manier een update uit. • Vereenvoudigd applicatiebeheer via ‘group policies’, die onder Windows 2000 en hoger en in combinatie met Active Directory aan een applicatie kunnen worden gekoppeld. Dit biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van een centrale werkstationinstallatie. Bij het inloggen van een gebruiker kan worden gecontroleerd of alle benodigde componenten beschikbaar zijn. Zo niet, dan kunnen deze worden geïnstalleerd. Deze functionaliteit maakt gebruik van een Microsoft-installatiebestand (extensie .msi) dat op de CD van AccountView wordt meegeleverd.
Nieuwe versie van Acrobat Reader Vanaf versie 7.1 zal op de cd-rom van AccountView standaard ook versie 7.0 van Adobe Acrobat Reader worden meegeleverd. Het is gebleken dat deze versie veel sneller opstart, en dat met name bij het opvragen van kopiedocumenten performancewinsten worden geboekt. Indien gewenst, zult u Acrobat Reader zelf op uw computer moeten installeren; dit gebeurt niet automatisch.
Financieel Multicliënt telebankieren Het inlezen van bankafschriften in de module Multicliënt telebankieren is versneld en verbeterd. De snelheid is met name merkbaar bij grotere aantallen administraties, waarbij de bankafschriften aan een dagboek van een administratie worden gekoppeld. De verbetering heeft te maken met de situatie waarbij een bankrekeningnummer niet uniek is (dwz. in meer dan één dagboek voorkwam). In voorgaande versies werd dan het eerste dagboek gebruikt. Vanaf nu wordt in deze situatie het dagboek niet ingevoerd, maar leeggelaten. Zo wordt de kans verkleind dat bankafschriften aan het verkeerde dagboek worden gekoppeld, en zo in de verkeerde administratie terechtkomen. Met Document/Dagboeken bij rekeningen zoeken kunt u de ontbrekende dagboeken toevoegen. In het nieuwe venster Stamgegevens bankrekeningnummer per administratie kunt u bovendien een bankrekening blokkeren, zodat het bankrekeningnummer uniek wordt. Dit venster vraagt u op met Document/Stamgegevens systeem/Bankrekeningnummers per administratie/F6 of met Zoeken/Bankrekeningnummers per administratie/F6 in het venster Multicliënt-telebankbladzijden. Bovendien is extra rapportage toegevoegd in het venster Bankrekeningnummers per administratie. Met Rapporten/Bankrekeninganalyse vraagt u een overzicht op van niet-unieke of geblokkeerde bankrekeningnummers. Met Rapporten/Bankrekeningnummers per administratie vraagt u een overzicht op alle bankrekeningnummers in de verschillende administraties.
SetupAnalyser ⌧ AccountView Business AccountView Business is geschikt voor complexe administraties. Deze uitvoering wordt uitgebreid met de mogelijkheid om de kwaliteit van de administratieinrichting te controleren. Met deze SetupAnalyser© kunnen potententiële problemen, of onlogische en/of ongewenste situaties in de inrichting van een administratie worden voorkomen, doordat bepaalde (combinaties van) instellingen tijdig kunnen worden opgespoord. In alle controles wordt gekeken naar de eigenschappen van standaardartikelen of van standaardgrootboekrekeningen in de administratie-instellingen of in een bepaald stamgegeven. Een onjuiste inrichting kan in een later stadium tot problemen leiden bij de verwerking van gegevens, bijvoorbeeld bij de eindejaarsverwerking. Hoe eerder u dergelijke inrichtingsfouten ontdekt, hoe beter. De SetupAnalyser© levert een rapport waarin mogelijke inrichtingsfouten in de vorm van waarschuwingen aan u kenbaar worden gemaakt. Als u de inrichtingsfouten niet zelf kunt herstellen, kan dit rapport als uitgangspunt dienen voor het inhuren van deskundige hulp. Uw AccountView-partner kan aan de hand van dit rapport direct zien waar hij de inrichting van uw administratie moet wijzigen. De inrichtingsanalyse is onderverdeeld in de drie hoofdgroepen Financieel, Handel en Projecten en uren. Vanuit het venster Administraties vraagt u met
# Financieel
19
Document/Inrichtingsanalyse/Administratie het venster Administratiebestanden analyseren op. Hierin kunt u met een markering eenvoudig aangeven voor welke hoofdgroepen u een analyse wilt uitvoeren. Vervolgens kunt u met de knop Geavanceerd instellen welke controles moeten worden uitgevoerd. In de hoofdgroep Financieel kunt u bijvoorbeeld de volgende analyses laten uitvoeren: • Administratie-instellingen: de eigenschappen van de grootboekrekeningen op de tab Financieel worden gecontroleerd op instellingen waardoor automatische boekingen mogelijk niet kunnen worden uitgevoerd. Automatische boekingen zijn boekingen die het programma voor u maakt wanneer dat nodig is, zonder uw tussenkomst. % U kunt voor de verwerking van een betalingsverschil instellen op welke grootboekrekening dat verschil moet worden geboekt. Maar als bij deze grootboekrekening het veld Kostenplaats-/projectcode verplicht is gemarkeerd, dan zou bij automatische boeking op deze rekening toch uw ingrijpen vereist zijn op het moment dat er aan de boeking geen kostenplaats/projectcode is gekoppeld.
Afbeelding 12. Markeer de controles die u wilt uitvoeren in de inrichtingsanalyse.
•
BTW-codes: de eigenschappen van de grootboekrekeningen die u aan uw BTW-codes hebt gekoppeld (velden Rekeningnummer en Rek BTW verlegd), worden gecontroleerd op instellingen die er mogelijk voor zorgen dat de eindejaarsverwerking wordt afgebroken. Zo is het bijvoorbeeld vereist dat de grootboekrekeningen van het type Balans zijn. • Dagboeken: de eigenschappen van de grootboekrekeningen in Rek bet onderweg en Rek ontv onderweg worden gecontroleerd op instellingen waardoor automatische boekingen mogelijk niet kunnen worden uitgevoerd. Op dezelfde manier kunt u analyses uitvoeren voor de hoofdgroepen Handel en Projecten en uren.
# Financieel
20
Afbeelding 13. In de handelsanalyse kunt u twee controles op artikelen laten uitvoeren.
% In de hoofdgroep Handel kunt u onder andere controleren of er artikelen zijn ingevoerd waarvoor het veld Voorraadwaarde bijhouden in grootboek niet is gemarkeerd, terwijl wél een vaste verrekenprijs is ingevoerd. De tweede controle die op artikelen wordt uitgevoerd, is die op artikelen waarvoor het veld Voorraadartikel niet is gemarkeerd en het veld Voorraadwaarde bijhouden in grootboek wél. Beide situaties kunnen tot aansluitingsverschillen leiden. % In de hoofdgroep Projecten en uren kan onder andere worden gecontroleerd of de grootboekrekeningen Rek kostendekking en Rek onderh werk in het venster Stamgegevens uursoort eigenschappen hebben waardoor automatische boekingen mogelijk niet kunnen worden uitgevoerd. ! Administraties en systeem controleren
Handel Abonnementen factureren ⌧ Abonnementen Met de nieuwe module Abonnementen kunt u op eenvoudige wijze regelmatig terugkerende facturen genereren, op een zelf in te stellen factuurmoment. Regelmatig terugkerende facturen komen bijvoorbeeld voor in onderhoudscontracten, abonnementen en lidmaatschappen, maar ook in huur- of lease-overeenkomsten. De module is een uitbreiding op Facturering.
Afbeelding 14. Abonnementen factureren door verkooporders te genereren.
Voorheen kon u dergelijke terugkerende facturen in AccountView alleen aanmaken door het veld Periodieke factuur in het venster Verkooporder te markeren. Hiermee zorgde u ervoor dat de order niet werd verwijderd nadat deze definitief was gefactureerd, zodat u de ingevoerde gegevens opnieuw kon gebruiken. Met Abonnementen hebt u een krachtiger oplossing in handen waarmee u veel meer mogelijkheden hebt. U kunt eenvoudig verkooporders genereren op basis van de aangemaakte abonnementen. Omdat in de abonnementen in principe geen prijzen worden opgegeven, wordt bij het factureren altijd uitgegaan van de prijzen die bij de artikelen zijn vastgelegd. Wijzigingen hierin hoeft u dus niet in de abonnementen door te voeren. Daarnaast kunt u een abonnement incidenteel buiten de facturering laten, u kunt de looptijd van de abonnementen automatisch verlengen en u hebt verschillende rapportages tot uw beschikking. Abonnementen vastleggen Voordat u in AccountView abonnementen gaat vastleggen, bepaalt u eerst welke abonnementgroepen u wilt onderscheiden. Een abonnementgroep is in feite een abonnementsvorm waarin u enkele generieke eigenschappen, zoals verlengingstermijn, opzegtermijn en factureringsinterval, voor uw abonnementen
# Handel
22
vastlegt. U koppelt aan ieder abonnement een abonnementgroep, zodat de generieke eigenschappen beschikbaar worden voor deze abonnementen.
% Your Garden Products is een bedrijf dat onder andere tuinen van bedrijven en particulieren onderhoudt. Klanten kunnen hiervoor een contract afsluiten, met een minimale looptijd van een jaar. Alle contracten worden stilzwijgend met een jaar verlengd, tenzij de contractant opzegt. Hiervoor moet een opzegtermijn van twee maanden in acht worden genomen. In overleg met de klant vindt onderhoud per maand, per kwartaal of per jaar plaats. Facturering vindt plaats aan het eind van de maand waarin het onderhoud is uitgevoerd. Bij facturering per maand of per kwartaal eist Your Garden Products dat betaling per incasso plaatsvindt. Om de abonnementenadministratie van Your Garden Products in te richten, zou u de volgende abonnementgroepen kunnen onderscheiden: Abonnementgroep
Verlengingstermijn
Opzegtermijn
Factureringsinterval
JAAR JAAR_INC KWRTL_INC MAAND_INC
12 maanden 12 maanden 12 maanden 12 maanden
2 maanden 2 maanden 2 maanden 2 maanden
12 maanden 12 maanden 3 maanden 1 maand
Automatische incasso Nee Ja ja (verplicht) ja (verplicht)
Tabel 2. Mogelijke abonnementgroepen voor het voorbeeld van Your Garden Products.
Afbeelding 15. Met Document/Stamgegevens administratie/Abonnementgroepen legt u onder andere de opzegtermijn en het factureringsinterval vast.
Nadat u de abonnementgroepen hebt gedefinieerd, kunt u de abonnementen invoeren. Een abonnement in AccountView is een verzameling van artikelen die periodiek aan een debiteur worden gefactureerd. Op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens abonnement voert u onder andere de datum in waarop de eerste factuur moet worden verstuurd. In combinatie met de abonnementgroep die u aan het abonnement koppelt, bepaalt u hiermee de factureringsdatums voor de totale looptijd van het abonnement.
# Handel
23
Afbeelding 16. Op de tab Algemeen bepaalt u onder andere de factureringsdatums voor het abonnement.
Op de tab Perioden kunt u de gegenereerde factureringsdatums voor het huidige boekjaar inzien. Nadat de verkooporders definitief zijn afgedrukt, wordt het overzicht op deze tab bijgewerkt. Zo kunt u per abonnement altijd zien of er al een order is aangemaakt voor een geplande factureringsdatum, en zo ja, of deze al is verwerkt. De artikelen die u gaat factureren, legt u met de juiste aantallen en de gewenste omschrijvingen vast op de tab Invoer. Abonnementsprijzen De prijs van een abonnement wordt bepaald door de artikelen die u aan het abonnement koppelt. Het grote voordeel hiervan is dat u uw abonnementen niet hoeft aan te passen op het moment dat u prijswijzigingen in uw artikelbestand doorvoert. De prijs van een abonnement bestaat uit de optelling van de artikelprijzen, vermenigvuldigd met de geleverde aantallen. Als u de module Prijsafspraken gebruikt, dan wordt natuurlijk rekening gehouden met eventuele staffels en prijslijsten. Door deze constructie hebben abonnementen in principe een vaste prijs, maar het kan wenselijk zijn om hiervan (incidenteel) af te wijken. Enkele voorbeelden hiervan zijn: • Eenmalige factuurregels: Het is goed denkbaar dat u bij de eerste factuur die u verzendt eenmalig installatie- of administratiekosten in rekening wilt brengen. Als u deze kosten als artikel hebt aangemaakt, dan kunt u hier op de tab Invoer van het venster Stamgegevens abonnement gewoon een regel voor aanmaken. Door voor deze regel de kolom Eenmalig te fact te markeren, zorgt u ervoor dat deze kosten alleen deze ene keer worden gefactureerd.
# Handel
24
Afbeelding 17. Omdat in de regel met administratiekosten de kolom Eenmalig te fact is gemarkeerd, wordt deze regel alleen op de eerstvolgende factuur in rekening gebracht.
•
Abonnementskortingen: Deze kunt u op verschillende manieren in uw abonnementen verwerken. Als u de module Prijsafspraken gebruikt, kunt u bijvoorbeeld prijslijsten aanmaken voor debiteuren die voor korting in aanmerking komen. Een andere mogelijkheid is dat u een apart artikel ‘Korting’ aanmaakt, met een negatieve verkoopprijs. Als derde mogelijkheid kunt u op de gegenereerde verkooporders een regelkorting toepassen. Overigens hebt u wel de mogelijkheid om in een abonnement een prijs te gebruiken die afwijkt van de verkoopprijs die in de stamgegevens van een artikel is vastgelegd. Op de tab Invoer van het venster Stamgegevens abonnement kunt u desgewenst een afgesproken totaalbedrag voor een abonnementregel vastleggen. Wijzigingen in de artikelprijs worden dan uiteraard niet automatisch in het abonnement verwerkt. Abonnementen factureren Bij de abonnementgroepen waaraan de abonnementen zijn gekoppeld, hebt u vastgelegd met welke frequentie de abonnementen moeten worden gefactureerd. Het aanmaken van verkooporders voor abonnementen gebeurt niet geheel automatisch; u moet hier zelf opdracht voor geven. Het grote voordeel hiervan is dat u de zeggenschap behoudt over wat er wanneer wordt gefactureerd. Om te zien welke abonnementen kunnen worden gefactureerd, vraagt u het rapport Te factureren abonnementen op. De instellingen voor dit rapport zijn heel flexibel: zo kunt u eenvoudig een overzicht krijgen van alle abonnementen die aan een bepaalde verkoper of aan een reeks van verkopers zijn gekoppeld en waarvoor één of meer verkooporders kunnen worden aangemaakt. Maar u kunt een dergelijke selectie ook instellen voor debiteuren, abonnementgroepen, abonnementnummers of een combinatie daarvan. Een abonnement kan worden gefactureerd zolang er openstaande factureringsdatums zijn in het huidige boekjaar. Dit kunnen dus ook factureringsdatums zijn die in de toekomst liggen. Als het rapport Te factureren abonnementen de gewenste resultaten geeft, dan kunt u dezelfde selectie invoeren in Document/Te factureren abonnementen markeren. Hiermee worden de te factureren abonnementen gemarkeerd, waarna u met Document/Verkooporders genereren de verkooporders kunt genereren.
# Handel
25
" In combinatie met BusinessAlerter I kunt u ervoor zorgen dat u, afhankelijk van de inrichting van uw administratie, iedere dag of iedere week een overzicht krijgt van de abonnementen die kunnen worden gefactureerd. Als u in Opties/Administratie-instellingen/Handel het veld Definitieve factuur afdrukken bij genereren verkooporder hebt gemarkeerd, dan kunt u na het genereren van de verkooporders direct de definitieve facturen afdrukken. Hebt u dit veld niet gemarkeerd, dan doet u dit op de normale wijze vanuit het venster Facturering. Abonnementen (tijdelijk) niet factureren Als dat nodig is, kunt u er altijd voor kiezen om de factuur van een abonnement voor een bepaalde periode niet te versturen. Hiervoor markeert u op de tab Perioden de kolom Geen fact in de regel met de factureringsdatum die u wilt overslaan.
% Bij een aantal klanten komt Your Garden Products iedere maand de tuin onderhouden. In februari konden twee van deze vaste klanten wegens overmacht niet worden bezocht. Omdat deze klanten hier natuurlijk niet voor gaan betalen, krijgen ze over deze maand geen factuur opgestuurd.
Afbeelding 18. Bij de eerstvolgende keer dat u verkooporders op basis van abonnementen gaat genereren, wordt abonnement 200510002 niet meegenomen.
U kunt er ook voor kiezen om op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens abonnement het veld Geblokkeerd te markeren. Hiermee wordt het betreffende abonnement bij de eerstvolgende factureringsronde(n) buiten de beschouwing gelaten. Nadat u de blokkering weer hebt opgeheven, wordt weer gewoon voor de oudste openstaande factureringsdatum een verkooporder gegenereerd. Door een abonnement te blokkeren, slaat u dus geen perioden over: u stelt het moment van factureren slechts uit. Abonnementen automatisch of handmatig verlengen In AccountView kunt u ervoor kiezen om lopende abonnementen stilzwijgend te verlengen. Dit stelt u in per abonnementgroep. Hiervoor hoeft u bij de stamgegevens van een abonnementgroep alleen maar het veld Automatisch verlengen te markeren. Zodra u na het verlopen van de uiterste opzegdatum een verkooporder genereert, wordt het abonnement automatisch verlengd met de periode die u daarvoor bij de abonnementgroep hebt vastgelegd. U hoeft dus zelf niet bij te houden wanneer de abonnementen moeten worden verlengd.
# Handel
26
Maar u kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de abonnementen handmatig te verlengen. U kunt op verschillende manieren aangeven wélke abonnementen u precies wilt verlengen, bijvoorbeeld door een reeks van abonnementnummers in te voeren, een einddatum of een abonnementgroep waarvan u alle abonnementen wilt verlengen. Met Rapporten/Abonnementen kunt u eerst nog een rapport opvragen van alle abonnementen die niet meer mogen worden opgezegd, en die dus moeten worden verlengd. Abonnementen beëindigen Het verwerken van abonnementsopzeggingen is in AccountView bewust zo flexibel mogelijk gehouden. Met Document/Abonnement beëindigen kunt u aangeven dat een abonnement niet langer verlengd moet worden. Op basis van de door u ingestelde opzegtermijn wordt een beëindigingsdatum van het abonnement voorgesteld, maar u kunt hier altijd van afwijken door zelf een definitieve einddatum in te voeren, óók als niet op tijd wordt opgezegd. Meer informatie met rapporten en drill arounds De module Abonnementen beschikt over een aantal rapporten waarmee u alle relevante informatie snel kunt opvragen: • Abonnementen Dit rapport geeft een overzicht van alle abonnementen die in uw administratie zijn aangemaakt. U kunt diverse selecties maken om de inhoud van het rapport op maat te maken. Met het veld Alleen abonn waarvoor uiterste opzegdatum is verstreken kunt u een handig overzicht krijgen van de abonnementen die op dit moment niet mogen worden beëindigd, en die dus kunnen worden verlengd. • Facturen Het rapport Facturen laat per abonnement de factureringsstatus zien van elke factuurperiode. Voor de periodes waarvoor een verkooporder is gegenereerd, worden de bijbehorende ordernummers getoond; van de gefactureerde orders vindt u de factuurnummers terug in het rapport. • Te factureren abonnementen Met dit rapport krijgt u een overzicht van alle abonnementen waarvoor nog één of meer verkooporders gegenereerd moeten worden. • Abonnementgroepen Dit rapport geeft een overzicht van alle abonnementgroepen in uw administratie. Tot slot kunt u met de nieuwe drill around Verkoophistorie per abonnement nog extra historische informatie over uw abonnementen opvragen.
Verkoopadvisering voor offertes en versies ⌧ Verkoopadvisering In versie 7.0 is als uitbreiding op Facturering de module Verkoopadvisering toegevoegd, waarmee de nauwkeurigheid van de verkooporders en de productiviteit van de verkoopmedewerkers kan worden verbeterd. Mede dankzij enkele waardevolle suggesties van onze partners is deze module in versie 7.1 uitgebreid met nieuwe functionaliteit. Bovendien is de module op een aantal punten verbeterd.
# Handel
27
Nieuwe functionaliteit VERKOOPADVISERING IN OFFERTES ⌧ Offertes Vanaf versie 7.1 kunt u de volledige functionaliteit van de module Verkoopadvisering ook gebruiken in combinatie met de module Offertes. Dit betekent dat u bij het aanmaken van voorlopige verkooporders al kunt profiteren van de kennis die ligt opgeslagen in de artikelrelaties. Bij het omzetten van een offerte in een verkooporder worden alle verkoopadviezen overgenomen, zodat u ze op de tab Invoer in het venster Verkooporder nog eens kunt inzien. VERSIES BIJHOUDEN Verkoopadvisering is uitgebreid met de mogelijkheid om meerdere sets van artikelrelaties naast elkaar te gebruiken. Met Document/Stamgegevens administratie/Versies kunt u hiervoor versies aanmaken in AccountView. Afhankelijk van de branche waarin uw bedrijf opereert, kunnen versies voor verschillende doeleinden worden gebruikt en daarmee ook verschillende betekenissen hebben. Een aantal toepassingsvoorbeelden van versies: • Verschillende klantprofielen: Met behulp van versies is het mogelijk om verschillende sets van relaties voor klanten met verschillend koopgedrag naast elkaar te hebben. Zo wordt het mogelijk om professionele klanten met meer kennis van zaken (business to business) op een minder uitgebreide manier te adviseren dan niet-professionele klanten. Om deze klantprofielen te onderscheiden, kunt u een versie bij een debiteur vastleggen. • Verschillende versies van dezelfde artikelen (evoluerende artikelen): In veel branches zullen nieuwe versies van artikelen op de markt verschijnen, waar dan weer andere adviezen op van toepassing kunnen zijn. Door versies bij te houden, kunt u deze verschillende artikelen toch naast elkaar blijven verkopen. • Verschillende soorten artikelen/orders: Ook is het mogelijk om versies te gebruiken om voor verschillende soorten orders andere adviezen te krijgen. Een goed voorbeeld van een bedrijf dat met zulke verschillende orders te maken heeft, is een softwarebedrijf dat naast softwarepakketten ook cursussen en consultancy verzorgt. Voor deze verschillende typen orders kunt u verschillende soorten artikelrelaties vastleggen, die automatisch kunnen garanderen dat de orders op de goede manier worden ingevoerd.
Afbeelding 19. Bij artikelrelaties die alleen van toepassing zijn voor ‘consultancyartikelen’ kunt u de versiecode 1-CONS vastleggen.
# Handel
28
In de stamgegevens van een artikelrelatie kunt u vastleggen voor welk bereik van versies de artikelrelatie van toepassing is. Bij het invoeren van een offerte of een verkooporder kunt u invoeren voor welke versie de order is bedoeld. Op deze manier zorgt u ervoor dat AccountView bij het aanmaken van de orderregels alleen controleert op de artikelrelaties die geldig zijn in de gekozen versie.
% Stel dat u als AccountView-partner zelf met de module Verkoopadvisering werkt en dat u alle mogelijke uitbreidingsmodules als artikelen hebt ingevoerd. U zou dan handig de verschillende uitvoeringen van AccountView als versies kunnen vastleggen. In een verkooporder voor de versie ‘Team-uitvoering’ zal geen cross-sellingsadvies voor ‘Module Verkoopadvisering’ worden getoond als u een orderregel voor ‘Module Facturering’ aanmaakt, omdat Verkoopadvisering in principe niet wordt geleverd als uitbreiding op AccountView Team. Voor de versie ‘Business-uitvoering’ kan dit verkoopadvies wél worden getoond. Onderdeel van deze nieuwe functionaliteit zijn twee nieuwe artikelrelatietypen: Verplicht (versie) en Uitsluiting (versie). Hiermee is het mogelijk om een artikel altijd te verplichten of altijd uit te sluiten, eventueel binnen bepaalde versies. Met het artikelrelatietype Verplicht (versie) kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat op iedere verkooporder (eventueel: van een bepaalde versie) altijd het artikel ‘Luchthavenbelasting’ moet voorkomen. Om dit te realiseren, moest u in versie 7.0 voor alle artikelen een artikelrelatie van het type Verplicht aanleggen met het artikel ‘Luchthavenbelasting’; in versie 7.1 kunt u dus volstaan met het aanmaken van één artikelrelatie.
Afbeelding 20. In verkooporders waarvoor de versie TEAM geldt, mag bijvoorbeeld niet het artikel ‘Module Verkoopadvisering’ worden opgenomen.
VERKOOPADVIES VOOR ARTIKELGROEPEN In versie 7.0 was het alleen mogelijk om artikelrelaties vast te leggen tussen artikelen onderling. Zo kon u in een verkoopadvies aangeven dat de klant bij aanschaf van artikel X gratis het bonusartikel Y erbij krijgt, of dat artikel Z niet samen met artikel X mag worden verkocht. Nu is het ook mogelijk geworden om een artikelrelatie aan te maken tussen een artikelgroep en een artikel. Dit maakt het onderhouden van artikelrelaties een stuk makkelijker in het geval dat een relatie geldig is voor de hele artikelgroep, omdat het nu niet meer nodig is om voor ieder artikel een aparte artikelrelatie in te voeren. U kunt nu eenvoudig bonus- of uitsluitingsartikelen aan een hele artikelgroep koppelen. Wanneer in uw artikelbestand artikelen worden toegevoegd die tot deze artikelgroep behoren, zijn de ingestelde verkoopadviezen automatisch ook voor deze artikelen van toepassing. U hebt er geen omkijken meer naar.
# Handel
29
Afbeelding 21. Bij aanschaf van een artikel uit de artikelgroep Software kan de klant een gratis muis krijgen.
In het venster Stamgegevens artikelgroep is nu ook de optie Bewerken/Artikelrelaties per artikelgroep toegevoegd, zodat u kunt zien welke artikelrelaties bij de geselecteerde artikelgroep zijn vastgelegd. ARTIKELRELATIES (TIJDELIJK) BLOKKEREN In de stamgegevens van een artikelrelatie kunt u nu instellen dat de artikelrelatie tijdelijk niet wordt gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als een artikel, dat met cross- of up-sellingsrelaties aan andere artikelen is gekoppeld, een tijdje niet kan worden geleverd. Verbeteringen in bestaande functionaliteit WAARSCHUWING BIJ ‘VERPLICHT’ EN ‘UITSLUITING’ In versie 7.1 kunnen de instellingen voor de artikelrelaties Verplicht en Uitsluiting worden versoepeld. • Het is nu ook mogelijk om deze verkoopadviezen te negeren en tóch de order te bewaren. Hiervoor kunt u voor artikelrelaties van het type Verplicht en Uitsluiting, én voor de nieuwe typen Verplicht (versie) en Uitsluiting (versie), aangeven dat alleen een waarschuwing moet worden getoond. • Bovendien kunt u in de administratie-instellingen Handel nu zelf bepalen of verplichte artikelen automatisch moeten worden toegevoegd of niet. MELDINGEN ONDERDRUKKEN VOOR SPECIFIEKE GEBRUIKERS Hoe handig de verkoopadviezen ook zijn, het is goed denkbaar dat er medewerkers in uw bedrijf zijn die deze adviezen niet nodig hebben. In versie 7.1 is daarom de mogelijkheid toegevoegd om onderscheid te maken tussen ervaren en onervaren verkoopmedewerkers. Op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens gebruiker kunt u namelijk eenvoudig aangeven of de verkoopadvies-meldingen wel of niet moeten worden getoond voor deze gebruiker.
# Handel
30
Afbeelding 22. De gebruiker JANSEN krijgt geen verkoopadvies-meldingen te zien bij het invoeren van orderregels.
Echter, als een offerte- of orderregel in strijd is met artikelrelaties van het type Uitsluiting of Verplicht, dan krijgt de gebruiker wel een melding te zien, óók als de meldingen voor hem zijn onderdrukt. Bovendien kan iedere gebruiker met Beeld/Meeloopinformatie/Verkoopadvies altijd de verkoopadviezen van een geselecteerde orderregel inzien. GEEN VERKOOPADVIEZEN MEER BIJ AUTOMATISCH AANGEMAAKTE ORDERREGELS
In sommige gevallen maakt het AccountView-programma zelf orderregels aan, zoals bij het genereren van een verkooporder in het venster Facturering met Document/Verkooporder genereren. Als hierdoor orderregels werden aangemaakt voor artikelen waaraan artikelrelaties zijn gekoppeld, dan werden de bijbehorende verkoopadviezen getoond. In versie 7.1 wordt Verkoopadvisering ‘uitgeschakeld’ in bovenstaande situaties, omdat de module puur bedoeld is als hulpmiddel voor de verkoper die de order invoert. Dit betekent dat AccountView niet controleert of er artikelrelaties zijn gekoppeld aan de artikelen in de orderregels: er worden dus geen adviesmeldingen getoond, verplichte artikelen worden niet automatisch toegevoegd en de adviesvelden worden niet gevuld. RAPPORTAGE In de vensters Facturering en Offertes is een nieuw rapport beschikbaar waarmee u eenvoudig kunt controleren of de gekozen selectie van orders of offertes (nog) voldoet aan (gewijzigde) artikelrelaties van het type Uitsluiting en Verplicht. Met het rapport Artikelrelaties controleren is eenvoudig te zien of wijzigingen in artikelrelaties ertoe hebben geleid dat bepaalde orders of offertes ongeldig zijn geworden. In het venster Artikelrelaties kunt u met Rapporten/Artikelrelaties per versie een overzicht opvragen van alle artikelrelaties die voor een bepaalde versie geldig zijn. U kunt op dit rapport een filter instellen om alleen de artikelrelaties voor (een bereik van) basisartikelen in te zien of om alleen de artikelrelaties voor (een bereik van) basisartikelgroepen in te zien.
# Handel
31
Afbeelding 23. In het overzicht worden nu alle artikelrelaties getoond waarin het artikel MOD_VA het basisartikel is, behalve de artikelrelaties die niet tot de versie TEAM behoren.
REGELKLEUR De regels die in een verkooporder zijn toegevoegd als gevolg van een verkoopadvies werden in versie 7.0 standaard geel weergegeven. Dit kan tot onduidelijkheid leiden wanneer u ook met de module Samengestelde artikelen werkt. In versie 7.1 worden de adviesregels in verkooporders en offertes daarom standaard groen weergegeven.
Aparte prijslijsten voor percentages en prijzen ⌧ Prijsafspraken AccountView beschikt al jaren over de module Prijsafspraken, waarmee het mogelijk is om prijsstructuren voor in- en verkooporders vast te leggen. Deze module wordt in versie 7.1 op drie punten uitgebreid: • het is nu mogelijk om in een order twee prijslijsten voor een artikel(groep) te gebruiken in plaats van één, zodat u complexere prijsstructuren kunt definiëren; • Andere prijslijsten kiezen in orders. • Als op een orderregel zowel een staffel met bedragen als een staffel met percentages van toepassing is, dan worden de staffelkortingen of -toeslagen gecombineerd. Dubbele korting berekenen met twee prijslijsten In versie 7.1 kunt u met behulp van prijslijsten een extra procentuele korting berekenen over de absolute kwantumkortingen die u al hanteert. Voorheen was dit alleen mogelijk door een kortingspercentage te berekenen over de betreffende orderregels, maar deze berekening kon u niet afhankelijk stellen van een artikel(groep), een orderaantal of een datumbereik. Staffels met kortingspercentages en bedragen (nieuwe prijzen of kortingsbedragen) worden nu altijd gecombineerd. Door de uitbreidingen in versie 7.1 wordt het mogelijk om in orders twee prijslijsten tegelijk te gebruiken. Hierbij wordt altijd één prijslijst gebruikt voor absolute bedragen (hetzij een kortingsbedrag, hetzij een alternatieve eindprijs) en één prijslijst voor een procentuele korting. De uiteindelijke artikelprijs wordt dan bepaald door deze twee prijslijsten “over elkaar heen te leggen”.
% Stel, u bent fabrikant van tuingereedschap en u hebt de volgende staffel aangemaakt voor de verkoop van elektrische heggenscharen aan detaillisten: bij afname van 10 stuks of meer geldt niet de stuksprijs van 129,-, maar wordt 119,- in rekening gebracht. Voor 25 stuks of meer betaalt een klant slechts
# Handel
32
109,- per heggenschaar. Aan het eind van de zomer houdt u van 1 tot en met 30 september een grote opruimingsactie waarbij u nog eens 15% extra korting geeft bij afname van 10 stuks, en maar liefst 25% extra korting bij afname van 25 stuks of meer. Een klant die op 15 augustus 20 heggenscharen koopt, wordt 119,- per stuk in rekening gebracht. Een klant die op 15 september 20 heggenscharen koopt, krijgt een combinatie van beide kortingen. De prijs per stuk bedraagt 119,-. Daarnaast wordt een korting van 15% verleend.
Afbeelding 24. Op de referentiedatum15 september 2005 wordt een combinatie van twee kortingen verleend bij aankoop van minimaal 10 heggenscharen.
Bij de debiteur/crediteur kunnen twee prijslijsten worden vastgelegd die vervolgens gebruikt kunnen worden in: • Offertes (module Offertes) • Verkooporders (module Facturering) • Inkooporders (module Inkoop) • Inkoopfacturen (module Inkoop) • Conceptbestellingen, via het venster Regel wijzigen (module Inkoop II) Nieuwe werkwijze Prijslijsten van het type Percentage en prijslijsten van het type Prijs of Kortingsbedrag kunnen nu apart worden gekoppeld per debiteur of crediteur. Hierdoor behoudt u het overzicht. In inkoop- en verkooporders worden eerst de prijslijsten van het type Prijs of Kortingsbedrag toegepast, dan de prijslijsten van het type Percentage. Deze nieuwe functionaliteit is overigens niet beperkt tot staffels die in een prijslijst zijn opgenomen. Ook staffels die rechtstreeks aan een debiteur of crediteur zijn gekoppeld, worden automatisch meegenomen bij het bepalen van het uiteindelijke orderregelbedrag.
# Handel
33
Afbeelding 25. Bij debiteur De Koning zijn de prijslijsten DL_KW en DL_ZR vastgelegd. Afhankelijk van het moment waarop u een boeking voor deze debiteur invoert, wordt alleen de prijsstaffel of zowel de prijsstaffel als de percentagestaffel gehanteerd.
Afbeelding 26. Dit is ook te zien in het venster Staffels. De prijslijst in dit voorbeeld is alleen van toepassing op artikel EA-2595.
Bij het invoeren van een verkooporderregel met artikel EA-2595 op 15 september 2005 voor debiteur De Koning wordt rekening gehouden met beide prijslijsten; de prijslijst voor de zomerkorting is namelijk geldig van 1 tot en met 30 september.
# Handel
34
Afbeelding 27. De prijslijst DL_KW (type: Kortingsbedrag) zorgt ervoor dat voor achttien exemplaren van artikel EA-2595 per stuk 119,- in rekening wordt gebracht. Omdat bij debiteur De Koning tevens de prijslijst DL_ZR (type: Percentage) is vastgelegd, wordt er 15% extra korting berekend.
In het venster Artikelprijzen, dat u met Zoeken/Artikelprijs opvraagt vanuit het venster Artikelen, Verkooporder of Inkooporder, is de tab Staffel vervangen door twee nieuwe staffel-tabs. Indien van toepassing, worden hierop de percentage- en prijsstaffels voor de ingevoerde combinatie van artikel, prijslijsten en debiteur/crediteur getoond.
Afbeelding 28. Op de tabs Artikelprijs staffel en Percentage staffel staan de staffels die voor debiteur De Koning worden gebruikt als deze op 15 september 2005 18 exemplaren van het artikel EA-2595 bestelt.
Eenvoudig overstappen De overstap van de ‘oude’ module Prijsafspraken naar de ‘nieuwe’ is eenvoudig. Alle prijslijsten die u in de oude variant in het veld Prijslijstcode van het venster Stamgegevens debiteur of Stamgegevens crediteur hebt ingevoerd, worden na installatie van versie 7.1 automatisch gedupliceerd in de nieuwe velden Prijslijst artikelprijzen en Prijslijst percentages. Beide nieuwe velden worden dus gevuld met de prijslijst die in het oude veld Prijslijstcode was ingevoerd. Dit dupliceren zorgt ervoor dat de werking van uw prijslijsten in eerste instantie zoveel mogelijk hetzelfde blijft. Een prijslijst van het type Percentage in het veld
# Handel
35
Prijslijst artikelprijzen wordt namelijk genegeerd. Hetzelfde geldt voor een prijslijst van het type Prijs/Kortingsbedrag in het veld Prijslijst percentages. Hierop bestaat echter één uitzondering: als u voor een bepaalde prijslijst al staffels hebt aangemaakt van zowel het type Percentage als het type Prijs/Kortingsbedrag, dan heeft het vullen van de nieuwe velden Prijslijst artikelprijzen en Prijslijst percentages tot gevolg dat beide staffels worden gebruikt. We raden u aan om hiermee rekening te houden tijdens de update naar versie 7.1. Deze situatie zal zich in de meeste gevallen echter niet voordoen, maar we hebben ervoor gekozen om de gebruiker vrij te laten in de keuze of dit gedrag na conversie wel of niet wenselijk is. Daarom doet u er daarom verstandig aan om, vóór het invoeren van orders in versie 7.1, alle debiteuren en crediteuren waaraan nu twee prijslijsten zijn gekoppeld door te lopen, en er desgewenst één te verwijderen: • Bij debiteuren/crediteuren waaraan een prijslijst van het type Percentage is gekoppeld, maakt u het veld Prijslijst artikelprijzen leeg. • Bij debiteuren/crediteuren waaraan een prijslijst van het type Prijs/Kortingsbedrag is gekoppeld, maakt u het veld Prijslijst percentages leeg. Andere prijslijsten kiezen in orders Als u voorheen een prijslijst aan een debiteur of crediteur had gekoppeld, dan werd deze altijd in de order toegepast. In versie 7.1 worden de prijslijsten (één met percentages en één met prijzen) bij het aanmaken van een order overgenomen, maar u kunt nog andere prijslijsten kiezen. Het is nu dus mogelijk om per order andere prijslijsten te hanteren, waardoor u uw prijsstructuren nog flexibeler kunt toepassen.
Afbeelding 29. In plaats van de prijslijsten DL_KW en DL_ZR die bij debiteur De Koning zijn vastgelegd, kunt u voor deze verkooporder andere prijslijsten gebruiken.
In versie 7.1 is deze nieuwe functionaliteit standaard beschikbaar in: • Offertes (module Offertes) • Verkooporders (module Facturering) • Inkooporders (module Inkoop) • Inkoopfacturen (module Inkoop)
# Handel
36
• Conceptbestellingen, via het venster Regel wijzigen (module Inkoop II) Met Uitgebreide toegangsbeveiliging I hebt u de mogelijkheid om per gebruiker het recht om prijslijsten te wijzigen in te trekken.
Kostprijs verkopen en kortingen gesplitst ⌧ Facturering (niet Solo) Bedrijven die de omzet van hun verkopen in verschillende markten gesplitst willen boeken, hadden al de mogelijkheid om dit via de artikelgroepen in te stellen. Op basis van de BTW-code is het namelijk mogelijk om de omzet over verschillende grootboekrekeningen te verdelen. In versie 7.1 is deze functionaliteit verder uitgebreid. U kunt nu ook de bedragen voor de rekeningen ‘Kostprijs verkopen’ en ‘Verkoopkortingen’ in uw grootboek splitsen. Hierdoor krijgt u nog beter inzicht in uw verkopen.
Afbeelding 30. Op de tab Verkoopsplitsing van het venster Stamgegevens artikelgroep kunt u per BTW-code verschillende grootboekrekeningen voor omzet, kostprijs verkopen en verkoopkortingen vastleggen.
Op basis van de BTW-code die in een orderregel wordt ingevoerd, bepaalt AccountView of de verkoopomzet, de kostprijs van de verkoop en eventuele kortingen over de verkoop op de standaardrekeningen (tab Verkoop) moeten worden geboekt, of op de rekeningen die u daarvoor op de tab Verkoopsplitsing hebt vastgelegd. De rapporten Artikelgroepen (vanuit het venster Artikelgroepen)en Aansluiting grootboek (vanuit het venster Artikelen) zijn uitgebreid om deze nieuwe functionaliteit te ondersteunen.
Offertes flink uitgebreid ⌧ Offertes Sinds versie 6.1 hebt u in AccountView de mogelijkheid om offertes te genereren. U maakt hiermee niet alleen de voorlopige verkooporder aan, maar u kunt ook de volledige offertebrief samenstellen. In versie 7.1 zijn uitbreidingen op de module Offertes doorgevoerd, waardoor de bruikbaarheid in combinatie met andere modules behoorlijk is vergroot. Offerte-informatie uit verschillende vensters opvragen Nieuw in versie 7.1 is de mogelijkheid om offertes die aan andere vensters zijn gerelateerd, vanuit die vensters op te vragen. Zo kunt u met Zoeken/Offertehistorie bijvoorbeeld offertehistorie vanuit een verkooporder
# Handel
37
opvragen, of met Zoeken/Offertes de offertes voor de geselecteerde relatie vanuit de vensters Debiteuren en Bedrijven.
Afbeelding 31. Vanuit het venster Facturering kunt u nu de offertehistorie opvragen.
Daarnaast zijn er nieuwe drill arounds voor offertes en offertehistorie toegevoegd in de vensters Debiteuren, Bedrijven, Artikelen en Verkooporders. Sommige bestaande drill arounds (en uiteraard de nieuwe) zijn ook beschikbaar gemaakt in het venster Offertes. Functionaliteit uit Facturering nu ook in offertes Uit de praktijk is gebleken dat het erg handig zou zijn wanneer sommige functies die in de module Facturering zijn ingebouwd ook in de module Offertes kunnen worden gebruikt. In versie 7.1 zijn daarom de volgende opties in Offertes beschikbaar gemaakt: • Bewerken/Staffels per deb/cred: Met deze optie kunt u de staffels die gelden voor de huidige debiteur opvragen, en desgewenst wijzigen. Dit zijn staffels waarvoor een combinatie van debiteur en artikel of een combinatie van debiteur en artikelgroep is vastgelegd. De staffelregels van de geselecteerde staffel staan onder in het venster Staffels per deb/cred. • Document/Staffels opnieuw toepassen: Als u staffels hebt gewijzigd, kunt u de gewijzigde staffels met deze optie opnieuw toepassen op een offerte. Alle regels in de offerte worden opnieuw vergeleken met de actuele staffels, en de bijbehorende bedragen, kortingen en toeslagen worden opnieuw toegepast. • Bewerken/Verzendadres wijzigen: Met deze menu-optie kunt u het verzendadres van de debiteur wijzigen voor de geopende offerte. De werking is verder hetzelfde als die van de knop Verzendadres wijzigen op de tab Verzending. • Bewerken/Valutakoers wijzigen: Als u in deze offerte een andere valuta dan de administratievaluta gebruikt, dan kunt u met deze menu-optie een afwijkende koers voor de offerte invoeren, zonder dat u daarvoor de dagkoers hoeft te wijzigen. • Zoeken/Prijsvergelijking: Met deze menu-optie vraagt u het venster Prijsvergelijking op, waarin u het offertebedrag tegelijkertijd in de valuta van de offerte, in de administratievaluta en in de landvaluta kunt bekijken. Hiermee kunt u snel een indicatie krijgen van het bedrag in een andere valuta.
# Handel
38
•
Zoeken/Samenstellingsmarge: Als u in een offerte een samengesteld artikel hebt opgenomen, dan kunt u met deze menu-optie de marge op dit artikel opvragen. Naast de bovengenoemde menu-opties uit Facturering, is het in versie 7.1 ook mogelijk om de module Verkoopadvisering in combinatie met Offertes te gebruiken.
! Verkoopadvisering voor offertes en versies Koppelingen met opportunities ⌧ Customer Relationship Management Als u in versie 7.1 een opportunity bijwerkt op basis van nieuwe informatie, hebt u meteen de mogelijkheid om een offerte te baseren op deze opportunity. Door Document/Offerte aanmaken te kiezen wordt het venster Offerte geopend. Hierin zijn al stamgegevens van de opportunity overgenomen, zoals debiteur en verkoper. Ook kunt u hier terugzien bij welke opportunity deze offerte hoort. De offerte maakt u verder op de gebruikelijke wijze aan.
Afbeelding 32. U kunt een offerte nu rechtstreeks vanuit een opportunity aanmaken.
Het grote voordeel hiervan is dat de offerte werkelijk aan de opportunity is gekoppeld. Met Zoeken/Offertes kunt u bijvoorbeeld de offertes voor de geselecteerde opportunity opvragen. Zodra u op welke manier dan ook de status van de offerte wijzigt, bijvoorbeeld met Rapporten/Definitieve offerte of met Document/Offerte afwijzen, kunt u meteen de bijbehorende opportunity bijwerken. Doordat in de wizards een extra stap verschijnt, waarin u bijvoorbeeld de opportunitystatus of de slagingskans kunt wijzigen, of een notitie kunt toevoegen, kunt u dit niet vergeten. Deze koppeling heeft daarnaast de volgende veranderingen tot gevolg: • Als u in Opties/Administratie-instellingen/Handel/Offertes hebt ingesteld dat activiteiten moeten worden aangemaakt van het afhandelen van een offerte, dan worden deze activiteiten automatisch aan de bijbehorende opportunities gekoppeld. In het combinatievenster Opportunities - Activiteiten
# Handel
39
kunt u aan de hand van de activiteiten dus precies zien wat er met de gekoppelde offerte is gebeurd. • Het gedetailleerde rapport Offertes toont nu extra informatie over de opportunity als er een opportunity aan de offerte is gekoppeld. Overige verbeteringen In deze nieuwe versie van de module Offertes zijn tot slot ook wensen en suggesties van onze klanten en partners verwerkt. MARGE-INFORMATIE BESCHIKBAAR IN OFFERTES Net als in het venster Verkooporder kunt u nu in het venster Offerte met de menuoptie Beeld/Meeloopinformatie/Marge-informatie onder aan de tab Invoer een overzicht van de marge-informatie inzien voor de geselecteerde offerteregel. Met Zoeken/Offertemarge vraagt u de marge-informatie van de volledige offerte op. TEKSTELEMENTEN EENMALIG WIJZIGEN U kunt nu eenvoudig een tekstelement in een standaardtekstindeling (of in een offerte zelf) eenmalig wijzigen, dus zonder dat het oorspronkelijke tekstelement wordt gewijzigd. In dit geval voegt u het tekstelement niet op de gebruikelijke manier toe aan de standaardtekstindeling, maar u doet het volgende: 1. Selecteer Standaardelementen onder in het venster Stamgegevens standaardtekstindeling. 2. Selecteer het element Vrije tekst en kies Toevoegen. 3. Selecteer het element Vrije tekst in het rechtervenster en kies Eigenschappen. 4. Kies de knop Tekstelement overnemen in het venster Vrije tekst. 5. Selecteer het bestaande tekstelement dat u in gewijzigde vorm in deze offerte wilt opnemen. 6. Bewerk dit tekstelement in het venster Vrije tekst. Op deze manier kunt u dus voor deze standaardtekstindeling (of offerte) de inhoud van een tekstelement eenmalig wijzigen, zónder dat u de stamgegevens van het oorspronkelijke tekstelement hoeft te wijzigen. EXTRA ARTIKELINFORMATIE IN STANDAARDTEKSTELEMENT OPNEMEN In het standaardelement Offerteregels (venster Stamgegevens standaardtekstindeling) kunt u nu ook kolommen selecteren uit Artikelen en Kostenplaatsen/projecten. Hierdoor kunt u extra informatie in de offerte opnemen. INFORMATIE TOTAALBEDRAG OPTIONELE ARTIKELEN BESCHIKBAAR In eerdere versies van de module Offertes had u al de mogelijkheid om optionele of alternatieve offerteregels niet te laten meetellen in het totaalbedrag van de offerte. Hiervoor kon u de kolom Nmt (Niet meetellen) op de tab Invoer markeren. In versie 7.1 is deze kolom hernoemd naar Optl (Optioneel), zodat de invalshoek logischer is. Hierdoor is het ook mogelijk geworden om het totaal van de optionele offerteregels op te tellen. De velden Ord & verv.k, BTW en BTW kort zijn verplaatst naar het midden van de tab en de volgende velden zijn toegevoegd aan de rechterkant: • Optioneel: het totaal van alle optionele offerteregels. • BTW optioneel: het totaal aan BTW over de optionele offerteregels. • Totaal incl opt: het totaalbedrag van de offerte, dus inclusief de optionele offerteregels en inclusief BTW.
# Handel
40
VERBETERDE REGISTRATIE OFFERTEHISTORIE Om de historie van uw offertes beter te registreren, is in versie 7.1 de nieuwe offertestatus Gewijzigd geïntroduceerd. Zolang een offerte de status Invoer heeft kunt u de offerte bewerken en verwijderen, maar dit wordt dan niet in de offertehistorie vastgelegd. Als u een definitieve offerte wijzigt met Document/Offerte wijzigen, dan krijgt deze de status Gewijzigd. Het versienummer van de offerte wordt verhoogd en er wordt een regel toegevoegd in de offertehistorie. U kunt een offerte nu niet meer verwijderen; u kunt de offerte alleen verwijderen met Document/Offerte afwijzen. Alleen als u deze optie gebruikt, worden de historische gegevens namelijk bijgewerkt. Zo kunt u later nog achterhalen waarom en wanneer een bepaald offertetraject is afgebroken.
Afbeelding 33. Met Document/Stamgegevens administratie/Offertehistorie kunt u op elk moment de historische gegevens van alle offertes inzien. De registratie is nu verbeterd, zodat u altijd kunt zien wanneer en waarom een offertetraject is afgebroken.
Fiattering volledig instelbaar ⌧ Fiattering Met de module Fiattering kunt u orders in zowel het inkoop- als het verkooptraject op verschillende momenten controleren en autoriseren, zodat bestellingen op juistheid worden gecontroleerd voordat ze worden verstuurd, en zodat alleen goedgekeurde bestellingen worden verstuurd. Hiervoor hebt u een aantal zelf te kiezen fiatteringsstadia tot uw beschikking. In versie 7.1 van AccountView is de bestaande functionaliteit in de module Fiattering aanzienlijk uitgebreid en verbeterd, met name voor wat betreft de inrichting ervan. AccountView-partners hebben de mogelijkheid om met eigen componenten aanvullende (niet-financiële) fiatteringsmomenten op te nemen. De module wordt hiermee geschikt voor meer en grotere ondernemingen. Fiatteringsprofielen: instellingen per gebruiker De belangrijkste verbetering in versie 7.1 van Fiattering is misschien wel dat het nu mogelijk is om per gebruiker in te stellen wélke stadia van een inkoop- of verkooptraject hij mag fiatteren. Het recht om inkoop- en/of verkooporders te fiatteren werd tot nu toe aan een gebruiker toegekend via toegangsbeveiligingrollen, waarbij een gebruiker altijd alles of niets mocht fiatteren.
# Handel
41
In de nieuwe versie kunt u een fiatteringsprofiel aan een gebruiker koppelen. Een fiatteringsprofiel is een verzameling instellingen die relevant is voor het fiatteren van orders en voorraadbladzijden (zie Fiattering van voorraadmutaties). In een fiatteringsprofiel geeft u voor de trajectsoorten verkoop, inkoop en voorraad aan welke stadia deze gebruiker mag fiatteren en in welke stadia hij de order of de voorraadbladzijde mag wijzigen. Hierdoor kunt u uw administratie nog beter op uw organisatie laten aansluiten.
Afbeelding 34. De uitleveringsmedewerker mag een verkooporder alleen fiatteren, en dus verder verwerken, vanaf het fiatteringsstadium Levering gefiatteerd. Zodra de order de status Pakbon compleet heeft, zorgt een andere medewerker voor de controle op de facturering.
Ook kunt u in een fiatteringsprofiel de vier fiatteringslimieten vastleggen die u voorheen op de tab Fiattering van het venster Stamgegevens gebruiker vastlegde. De verplichte stadia legt u nog steeds vast met Opties/Administratieinstellingen/Handel/Fiattering. Omdat in een fiatteringsprofiel alle fiatteringsstadia overzichtelijk bij elkaar staan, is dit een veel eenvoudiger manier om de fiatteringsbevoegdheden aan gebruikers toe te kennen. Het werken met fiatteringsprofielen scheelt daarmee ook aanzienlijk in onderhoud, omdat het niet meer nodig is alle gebruikers af te gaan als u iets wilt wijzigen in de fiatteringsinstellingen. Met Rapporten/Fiatteringsprofielen vraagt u een overzicht op van alle fiatteringsprofielen met hun eigenschappen. In de gedetailleerde weergave kunt u voor ieder fiatteringsprofiel per fiatteringstraject de fiatteringsstadia in het rapport tonen die de gebruiker mag fiatteren of waarbij de gebruiker de orders mag wijzigen. Meerdere orders tegelijkertijd fiatteren Tot op heden werden orders altijd stuk voor stuk gefiatteerd, wat bij grote aantallen te fiatteren orders een tijdrovende klus is. In versie 7.1 wordt de mogelijkheid geïntroduceerd om gemarkeerde orders te fiatteren of alle orders, bijvoorbeeld binnen een Business-selectie. Hierbij is het wel van belang dat alle orders die u tegelijkertijd fiatteert hetzelfde stadium hebben, omdat de beschikbare volgende fiatteringsstadia afhankelijk zijn van het huidige fiatteringsstadium.
# Handel
42
Afbeelding 35. De gemarkeerde verkooporders krijgen de fiatteringsstatus Order gefiatteerd toegekend. Een grijsgekleurd fiatteringsstadium is pas beschikbaar als het voorgaande stadium is bereikt.
Controles en controlemomenten Voor de inrichting van de module Fiattering kon u in de administratie-instellingen al vastleggen welke stadia een order moet doorlopen. Bovendien had u al de beschikking over een aantal controles in het verkooptraject, zoals de controle op kredietlimietoverschrijding van een debiteur en de controle op het wel of niet geblokkeerd zijn van artikelen en debiteuren. Voor deze controles kunt u nu instellen of, en zo ja, wanneer ze moeten plaatsvinden. Bovendien is er een extra controlemogelijkheid bijgekomen. Dit betekent dat u de controles volledig kunt laten aansluiten op uw eigen verkooptraject; u kunt AccountView op vrijwel elk gewenst stadium in het verkooptraject laten controleren of: • de geselecteerde debiteur nog vervallen openstaande posten heeft (nieuw); • de kredietlimiet van de debiteur is of wordt overschreden; • de debiteur geheel of alleen voor orders is geblokkeerd; • de verkooporder artikelen bevat die zijn geblokkeerd. Met de knop Fiatteringcontroles in de handelsinstellingen (tab Fiattering) vraagt u een overzichtelijk matrixvenster op. Horizontaal ziet u alle verkoopstadia staan, verticaal staan de vier controles waarvan u de controlemomenten kunt vastleggen. U hoeft alleen maar de relevante cellen te markeren. Stel dat u de beschikbare controles bij voorkeur zo vroeg mogelijk wilt inzetten. U zou dan het volgende kunnen instellen: • U maakt niet gebruik van de mogelijkheid om bij debiteuren een kredietlimiet vast te leggen. Voor de controle Kredietlimiet hoeft u dan geen controlemoment(en) te markeren. • Zodra een debiteur bij het invoeren van de ordergegevens wordt geselecteerd, moet worden gecontroleerd of deze is geblokkeerd. • Bij het bewaren van de order wilt u zien of één of meer van de artikelen in de order zijn geblokkeerd. • Als de order wordt gefiatteerd, moet worden gecontroleerd of de debiteur nog vervallen openstaande posten heeft uitstaan. Is dat het geval, dan kunt u de betreffende order indien gewenst voorlopig blokkeren voor verdere verwerking (zie Orders en voorraadmutaties (tijdelijk) blokkeren).
# Handel
43
Afbeelding 36. Mogelijke controlemomenten voor vervallen openstaande posten en geblokkeerde debiteuren en artikelen.
Deze nieuwe functionaliteit maakt het ook goed mogelijk om maatwerkcontroles in de matrix te integreren. Met behulp van connector-componenten kunnen AccountView-partners zeer eenvoudig branchespecifieke controles in het fiatteringtraject inbouwen. Deze nieuwe controles, bijvoorbeeld ook nietfinanciële controles, worden vervolgens automatisch in het matrixvenster getoond. In de stamgegevens van de fiatteringsprofielen kunt u eenvoudig aangeven of de fiatteringscontroles ‘heilig’ zijn of niet. Hiervoor kunt u het veld Fiatteringscontroles verplicht markeren of juist demarkeren. Door het veld te markeren voor het profiel ‘Verkoop binnendienst’ kunt u ervoor zorgen dat uw verkopers geen orders kunnen uitleveren aan klanten van wie de kredietlimiet is overschreden. Tegelijkertijd kunt u het veld voor het profiel ‘Verkoopmanager’ juist demarkeren, zodat managers in bepaalde uitzonderingssituaties wél een order kunnen uitleveren aan een klant die over zijn kredietlimiet heen is. De manager wordt uiteraard wel geattendeerd op de overschrijding van het kredietlimiet, maar hij kan gewoon doorwerken. Fiatteringshistorie bijhouden Voor een beter inzicht in het fiatteringstraject dat een order doorloopt, wordt van iedere verkoop- en inkooporder een gedetailleerde fiatteringshistorie bijgehouden. In het veld Fiatteringshistorie in de stamgegevensvensters wordt bijgehouden welke gebruiker welk fiatteringstadium aan de order heeft toegekend, en op welk moment dit is gebeurd, en op welke momenten er een pakbon of een definitieve factuur voor de betreffende order is afgedrukt. Ook wanneer een order een tijdje geblokkeerd is geweest, kunt u dit terugzien in de fiatteringshistorie.
# Handel
44
Afbeelding 37. Verkooporder 200510044 is vijf dagen geblokkeerd geweest.
⌧ Verkoophistorie I / Inkoophistorie I / Voorraadhistorie I De informatie uit het veld Fiatteringshistorie wordt ook meegenomen naar de artikelkaart en de artikelhistorie. Met Bewerken/Stamgegevens of F6 kunt u in versie 7.1 de stamgegevens van een regel in de artikelhistorie opvragen.
! Gedetailleerdere historische artikelinformatie Voorraadmutaties fiatteren Tot en met versie 7.0 is het alleen mogelijk om inkoop- en verkooporders te fiatteren. Vanaf versie 7.1 is het ook mogelijk om meerdere voorraadmutaties tegelijk van een fiatteringsstatus te voorzien. Door in een beperkt aantal fiatteringsprofielen vast te leggen dat voorraadmutaties mogen worden gefiatteerd, kunt u een functiescheiding aanbrengen tussen degenen die de voorraadmutaties invoeren en degenen die deze mutaties fiatteren. Als in Opties/Administratie-instellingen/Handel/Fiattering het veld Voorraadbladzijde fiatteren is gemarkeerd, dan mag een voorraadmutatie niet worden gejournaliseerd als deze nog niet is gefiatteerd.
Afbeelding 38. Met Bewerken/Voorraadbladzijde fiatteren kunt u nu ook voorraadmutaties van een fiattering voorzien.
Ook bij de voorraadmutaties wordt een fiatteringshistorie bijgehouden: op de tab Fiattering van het venster Voorraadbladzijde ziet u precies welke gebruiker op welk moment een nieuw fiatteringsstadium aan de voorraadmutatie heeft toegekend. Nadat de voorraadmutatie is gejournaliseerd, kunt u de fiatteringshistorie van een artikel nog inzien via de artikelhistorie.
# Handel
45
Orders en voorraadmutaties (tijdelijk) blokkeren In AccountView 7.1 wordt het zeer eenvoudig om orders en voorraadmutaties (tijdelijk) voor wijzigingen of verdere verwerking te blokkeren. Orders die niet aan bepaalde voorwaarden voldoen kunnen daardoor niet meer worden gewijzigd door invoermedewerkers. Het blokkeren van een order heeft een drietal gevolgen: • De order kan door niemand worden gewijzigd. • De order kan door niemand worden verwijderd. • De order kan niet verder worden verwerkt; zo is het niet mogelijk om een geblokkeerde order te fiatteren, of om een pakbon of definitieve factuur voor deze order af te drukken. Met de nieuwe menu-optie Document/Blokkeren kunt u eenvoudig een bereik van orders of voorraadbladzijden blokkeren. Omdat er een aparte menu-optie Document/Deblokkeren is, kunt u met Uitgebreide toegangsbeveiliging II een scheiding aanbrengen tussen de gebruikers die mogen blokkeren en de gebruikers die mogen deblokkeren. In de vensters Verkooporders, Inkooporders en Voorraadbladzijden is een kolom Blk toegevoegd. Voor orders of voorraadbladzijden die zijn geblokkeerd, is deze kolom gemarkeerd. Nieuw in versie 7.1 is bovendien dat het in een geopend venster visueel duidelijk is gemaakt dat de gegevens in dat venster niet kunnen worden gewijzigd, bijvoorbeeld als gevolg van een blokkering.
Afbeelding 39. Deze order is niet geblokkeerd. In de witte velden kunt u gewoon gegevens invoeren.
# Handel
46
Afbeelding 40. Zo ziet dezelfde order eruit als deze is geblokkeerd. U kunt nog wel de informatie in de velden selecteren en bijvoorbeeld naar het klembord kopiëren.
Gefiatteerde orders automatisch voor gebruikers blokkeren Het is ook mogelijk om orders of voorraadbladzijden die reeds zijn gefiatteerd voor bepaalde gebruikers (tijdelijk) voor wijzigingen of verdere verwerking te blokkeren. Op deze manier kunt u voorkomen dat gefiatteerde orders en voorraadbladzijden alsnog per ongeluk worden gewijzigd. In een fiatteringsprofiel kunt u voor ieder fiatteringsstadium vastleggen of de order of voorraadbladzijde wel of niet mag worden gewijzigd bij dit stadium door gebruikers met dit betreffende fiatteringsprofiel. Op deze manier kunt u eenvoudig de functiescheiding in uw bedrijf doorvoeren in uw administratie, waardoor misbruik van rechten kan worden voorkomen.
Afbeelding 41. Nadat een offerte het fiatteringsstadium Offerte afgedrukt heeft gekregen, mag deze niet meer worden gewijzigd door gebruikers met het fiatteringsprofiel ‘Verkoop binnendienst’; het veld Offerte afgedrukt is niet gemarkeerd.
Eenvoudig overstappen De veranderingen in de module Fiattering zijn vooral uitbreidingen op bestaande functionaliteit. Dit betekent dat er aan de werking van uw software niets verandert als u de update wel installeert, maar verder niet inricht. Wij raden AccountViewpartners dan ook aan om in dit verband hun diensten aan te bieden aan hun klanten.
# Handel
47
Omdat de fiatteringslimieten zijn verplaatst van de stamgegevens van de gebruiker naar de stamgegevens van het fiatteringsprofiel, worden bij de installatie automatisch fiatteringsprofielen aangemaakt, waarin deze limieten zijn vastgelegd. Deze fiatteringsprofielen worden aan de oorspronkelijke gebruikers gekoppeld, zodat de fiatteringslimieten na installatie van de update gewoon blijven werken.
Gedetailleerdere historische artikelinformatie ⌧ Verkoophistorie I / Inkoophistorie I / Voorraadhistorie I Voor uw handelsrapportage biedt AccountView onder andere de modules Verkoophistorie I, Inkoophistorie I en Voorraadhistorie I, waarmee u meer inzicht krijgt in uw verkopen, inkopen en voorraad. Onderdeel van deze modules is de mogelijkheid om met Zoeken/Artikelhistorie en Zoeken/Artikelhistorie meerdere jaren historische informatie van een artikel op te vragen. In versie 7.1 kunt u nu met Bewerken/Stamgegevens of F6 de stamgegevens van een regel in de artikelhistorie of de artikelhistorie meerdere jaren opvragen. Hierin staan een aantal algemene artikelgegevens en, indien van toepassing, de factuurgegevens. Als u de module Fiattering gebruikt, vindt u op de tab Fiattering de volledige fiatteringshistorie van de betreffende factuur of voorraadbladzijde. Daarnaast kan het venster extra tabs bevatten met gegevens van de aanwezige subadministraties.
Accountancy Centraal cliëntbeheer ⌧ Centraal cliëntbeheer Als accountant voert u waarschijnlijk al een fors aantal administraties voor klanten in het MKB. U kunt deze activiteiten uitbreiden met de nieuwe module Centraal cliëntbeheer. Dit is een standaardoplossing waarmee u ‘internetboekhouden’ kunt aanbieden aan uw cliënten. U beheert cliëntgegevens en -administraties in één centrale omgeving. U kunt cliënt-administraties bijvoorbeeld hosten op een of meer Citrix-servers. Cliënten kunnen kiezen uit verschillende licenties en modules, variërend van eenvoudige mutatie-invoer via internet tot bijvoorbeeld AccountView Team met Facturering en Aanmaningen. Dit wordt apart toegelicht.
! Internetboekhouden met AccountView Systeemopzet De accountant en zijn cliënten maken gebruik van verschillende AccountViewinstallaties: • Accountantinstallatie Dit is de centrale werkomgeving van de accountant, cliënten hebben geen toegang. Cliënten kunnen wel berichten uitwisselen met de accountantinstallatie. De accountant beheert alle cliëntgegevens en -licenties in één administratie in de accountantinstallatie. Daarnaast kan de accountant via de accountantinstallatie werken in cliëntadministraties. De accountantinstallatie wordt ook gebruikt als AccountView .NET Backoffice Server. Met deze module kunnen XML-berichten worden uitgewisseld tussen de cliënt- en de accountantinstallatie(s). • Cliëntinstallaties De cliënt werkt in de cliëntinstallatie. Bij het inloggen worden de benodigde systeem- en administratiegegevens opgehaald uit de accountantinstallatie. Hiermee wordt bepaald welke administraties en opties de cliënt kan gebruiken. Het is ook mogelijk om ‘read-only’-toegang aan te bieden, of om toegang tot een administratie tijdelijk uit te sluiten. Accountant en cliënt kunnen tegelijk in dezelfde administratie werken.
# Accountancy
49 Hosting-omgeving (accountant)
Relatiebeheergegevens
AccountView accountant
Invoer-omgeving (cliënt) Cliëntadministraties
AccountView .NET XML Backoffice Server
Berichten
XML
AccountView cliënt
Afbeelding 42. De installatie van de accountant en van de cliënt maken gebruik van dezelfde cliëntadministratiebestanden. De accountant beheert de cliëntadministraties vanuit relatiebeheer. Communicatie vindt plaats via XML-berichten.
In deze opzet worden de cliëntinstallaties gehost. Voor de accountantinstallatie is dit niet noodzakelijk, deze kan zich ook op een lokale server bevinden. Communicatie blijft eenvoudig, want deze loopt gewoon via AccountView .NET Backoffice Server. Cliëntgegevens centraal beheren De accountant beheert cliëntgegevens en -licenties in een centrale administratie. Cliënten en hun medewerkers worden in Bestand/Relatiebeheer vastgelegd als bedrijven en hun contactpersonen. U kunt deze relaties snel omzetten in debiteuren t.b.v. de facturering aan uw cliënten.
Afbeelding 43. Centraal beheer van cliënten en hun contactpersonen.
Elke cliënt heeft een eigen licentie, die zoals gebruikelijk helemaal op de bedrijfssituatie kan worden afgestemd. Ook de licentie wordt in de accountantadministratie vastgelegd. Alle cliëntmodules moeten ook aanwezig zijn in de licentie van de accountant. U koppelt per contactpersoon (AccountViewgebruiker) de juiste Windows-loginnaam. Cliënten maken geen gebruik van AccountView-loginnamen. U kunt cliëntadministraties aanmaken vanuit de accountantadministratie, en u bepaalt de toegang per cliëntadministratie. Naast normale toegang kan ‘read-only’ toegang worden toegekend, en de toegang kan ook worden geblokkeerd. U
# Accountancy
50
gebruikt deze mogelijkheid bijvoorbeeld tijdens het uitvoeren van controle- en correctiewerkzaamheden. Binnen een administratie kan per dagboek worden bepaald of de cliënt daarin werkzaam mag zijn. De cliënt kan geblokkeerde dagboekbladzijden niet wijzigen of deblokkeren. Als een periode is geblokkeerd, dan kan de accountant dit per gebruiker deblokkeren door Boeken in geblokkeerde perioden toegestaan te markeren in het venster Stamgegevens gebruiker. Dit maakt het bijvoorbeeld voor een accountant mogelijk om in een geblokkeerde periode te werken, zonder dat de cliënt in de periode kan boeken. De accountant richt de volledige cliënt-omgeving en de administratie in, en is verantwoordelijk voor alle systeemtaken: het organiseren van administraties, het maken van backups, het installeren van updates en upgrades, etc. De cliënten kunnen deze taken niet uitvoeren. Administratie voeren en cliënt-boekingen controleren De accountant en de cliënt werken in dezelfde cliëntadministratie. De cliënt kan hierin een beperkt aantal handelingen uitvoeren, bijvoorbeeld alleen boeken in bepaalde dagboeken, en boekingen controleren. De accountant kan de activiteiten van cliënten bewaken via de Administratiemonitor. Hierin wordt het aantal ingelogde cliënt-gebruikers getoond, en het aantal berichten dat de cliënt in behandeling heeft genomen. Ook ziet u de boekingen die sinds invoer zijn gewijzigd. U kunt gewijzigde boekingen direct in het venster Dagboekbladzijden opvragen met Zoeken/Dagboekbladzijden. Verder kunt u alle administratieve handelingen verrichten die met uw accountantlicentie mogelijk zijn. U kunt alle controles en aangiften e.d. dus afhandelen zoals u dat gewend bent.
Afbeelding 44. U kunt gewijzigde boekingen direct controleren in de Administratiemonitor. Na uw goedkeuring kunt u deze eventueel blokkeren voor cliënten.
Door de cliënt gewijzigde dagboekbladzijden kunnen automatisch of handmatig worden gemarkeerd (in een vet lettertype getoond) in het venster Dagboekbladzijden. Bij handmatig markeren bepaalt de cliënt zelf wanneer hij een bladzijde markeert. Hiermee geeft hij aan, dat de accountant de bladzijde kan controleren. De accountant kan wijzigingen in dagboekbladzijden markeren met highlight met Zoeken/Cliëntwijzigingen. De wijzigingen kunnen ook in een apart venster worden opgevraagd.
# Accountancy
51
Afbeelding 45. In het venster Cliëntwijzigingen kunt u precies zien, welke gegevens gewijzigd zijn. Bij elk gegeven wordt ook de oude waarde getoond.
De accountant kan goedgekeurde dagboekbladzijden fiatteren met Gecontroleerd, waardoor deze worden gedemarkeerd. Berichten uitwisselen via AccountView De accountant en zijn cliënten kunnen berichten uitwisselen via AccountView. De accountant maakt berichten aan als activiteiten bij contactpersonen van cliënten. Door deze activiteiten te verwerken, worden berichten aangemaakt en verzonden naar de cliënten. Ook het berichtenverkeer loopt dus via AccountView. U kunt natuurlijk ook interne activiteiten vastleggen die niet worden verstuurd aan cliënten. U kunt de voortgang van de afhandeling van cliëntberichten volgen via de accountantadministratie. Cliënten kunnen berichten aanvullen met eigen tekst en de status veranderen. Een cliënt kan bijvoorbeeld een verzoek ontvangen van de accountant, en dit afhandelen. Hij voegt eigen tekst toe, wijzigt de berichtstatus in Afgehandeld, en stuurt het bericht terug naar de accountant. Beide partijen kunnen hun taken dus uitvoeren volgens hun eigen planning.
Afbeelding 46. De cliënt heeft het bericht afgewerkt en teruggestuurd. Alle berichtgegevens staan op de tab Cliëntbericht.
# Accountancy
52
Internetboekhouden met AccountView Deze paragraaf is bedoeld voor (potentiële) AccountView-gebruikers die hun administratie via Internet willen voeren. Met de standaardoplossing Centraal cliëntbeheer kunnen accountants internetboekhouden aanbieden aan hun cliënten. Cliëntadministraties worden beheerd door de accountant. Hierdoor wordt AccountView-gebruikers veel werk uit handen genomen. De accountant zorgt immers voor installatie, updates en upgrades, backups, etc. Daarnaast neemt de accountant natuurlijk de meeste administratieve taken voor zijn rekening. Ook zorgt de accountant voor het afsluiten en aanmaken van boekjaren. Op deze specifieke gebieden hoeft de cliënt dus geen expertise op te bouwen. Accountants en cliënten werken in dezelfde AccountView-administraties. Dubbele invoer is niet aan de orde, en uw accountant kan uw administratie makkelijk controleren en bewerken. Als gebruiker kunt u op elk gewenst tijdstip uw boekingen invoeren en controleren, en eventueel aanvullende taken uitvoeren (voor zover mogelijk binnen uw licentie). U kunt taken en mededelingen snel uitwisselen met uw accountant met de ingebouwde berichtenuitwisseling. Uw accountant moet beschikken over de module Centraal cliëntbeheer. Als cliënt moet u beschikken over een AccountView-licentie, deze wordt beheerd door uw accountant. Verdere investeringen zijn niet nodig, een internet-aansluiting volstaat. AccountView Cliënt-invoer ⌧ AccountView Cliënt-invoer AccountView Cliënt-invoer is speciaal ontwikkeld voor cliënten die willen internetboekhouden met AccountView. AccountView Cliënt-invoer is een nieuwe uitvoering van AccountView die vanaf versie 7.1 beschikbaar is. In deze uitvoering is de functionaliteit beperkt om snelle en eenvoudige invoer mogelijk te maken. Om met deze uitvoering te kunnen werken, moet de accountant van de gebruiker over de module Centraal cliëntbeheer beschikken. Deze combinatie van modules biedt de volgende functionaliteit: • Uw accountant zorgt voor de inrichting van uw administratie(s), en het aanmaken van nieuwe boekjaren. Hij neemt u ook alle onderhoudswerkzaamheden uit handen, zoals het installeren van updates. • U kunt via AccountView berichten uitwisselen met uw accountant. • U kunt boekingen invoeren, en deze ter controle aanleveren aan uw accountant. • Uw accountant bepaalt welke dagboeken en grootboekrekeningen u kunt gebruiken, zo wordt de kans op invoerfouten verkleind. Het gebruik van de subadministraties debiteuren en crediteuren kan worden geblokkeerd. • Voor de cliënt zijn de rapporten Invoerverslag dagboeken en Grootboekkaart beschikbaar. • Als de accountant een dagboekbladzijde heeft gecontroleerd, kan hij deze blokkeren voor de cliënt. De cliënt kan de boekingen op de dagboekbladzijde nog wel inzien, maar niet meer wijzigen.
# Accountancy
53
Afbeelding 47. Met AccountView Cliënt-invoer kunnen ondernemers snel en eenvoudig boekingen invoeren, terwijl hun accountant het beheer en de controle regelt. Het logo bovenin is instelbaar.
Andere AccountView-uitvoeringen U kunt ook gebruik maken van AccountView Solo of AccountView Team. Deze uitvoeringen kunnen worden gecombineerd met Facturering en/of Aanmaningen. Berichten uitwisselen met uw accountant U kunt taken en mededelingen uitwisselen via het ingebouwde berichtenverkeer. Ingekomen berichten van uw accountant worden automatisch getoond als u hebt ingelogd. U kunt uw accountant eventueel een reactie sturen, en met een status aangeven of een bericht is afgehandeld.
Afbeelding 48. Een overzicht van uw cliëntberichten. De gemarkeerde berichten zijn nieuw.
# Accountancy
54
Berichten blijven aanwezig in de cliëntinstallatie, zodat u deze ook na afhandeling nog kunt raadplegen.
Verbeterde rapportages in AccountReporter ⌧ AccountReporter AccountView beschikt sinds versie 7.0 over de module AccountReporter. Deze module wordt ingezet door kleinere accountantskantoren voor de jaarrekening en door middelgrote kantoren voor de tussentijdse rapportage. In versie 7.1 is AccountReporter op de onderstaande punten gewijzigd om de bruikbaarheid te verbeteren. MEERDERE TAXONOMIEËN IN APARTE BOMEN Per taxonomie is het in versie 7.1 mogelijk om een volledig aparte boom te definiëren. Het werken met meerdere taxonomieën is hierdoor veel overzichtelijker. Bij het toevoegen van een nieuw taxonomie-element selecteert u eerst de taxonomie waaronder u het taxonomie-element wilt ‘hangen’. Daarna voegt u het nieuwe taxonomie-element toe. TAXONOMIEËN MAKKELIJKER INRICHTEN Het object rapportagetaxonomieën is vervangen door het object taxonomieelementen. Taxonomie-elementen kunnen nu op dezelfde manier worden aangemaakt als stamgegevens in andere AccountView-vensters, waardoor de werking intuïtiever is geworden. Met Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS) voegt u een nieuw taxonomie-element toe onder de geselecteerde taxonomie en met Bewerken/Stamgegevens (F6) vraagt u de stamgegevens van het geselecteerde taxonomie-element op. Nieuw is ook dat de koppeling van grootboekrekeningen aan taxonomieelementen van het type Grootboekrekening nu plaatsvindt bij het toevoegen of bewerken van het taxonomie-element. De optie Document/Grootboekrekeningen (CTRL+L) uit versie 7.0, waarmee u rekeningen aan een reeds gedefinieerd taxonomie-element kon koppelen, is vervangen door de optie Document/Niet-gekoppelde rekeningen (CTRL+L). Hiermee kunt u sneller zien welke grootboekrekeningen nog niet zijn gekoppeld binnen een taxonomie; een grootboekrekening mag namelijk maar één keer aan een taxonomie-element worden gekoppeld. Niet-gekoppelde rekeningen kunt u eenvoudig naar een taxonomie-element slepen. NIEUWE TYPEN TAXONOMIE-ELEMENTEN In versie 7.0 van AccountView kon u de voorgeprogrammeerde taxonomieën NOLEAD en UNALLOC activeren. Hiermee worden respectievelijk het saldo van alle grootboekrekeningen van het type Verlies & Winst bepaald en het saldo van alle niet-gekoppelde grootboekrekeningen. Versie 7.1 heeft deze taxonomieën kant en klaar voor u beschikbaar. U maakt gewoon een taxonomie-element aan van het type Rekeningtotalen en u selecteert de gewenste taxonomie.
# Accountancy
55
Afbeelding 49. Dit taxonomie-element toont het saldo van alle niet-gekoppelde grootboekrekeningen.
Op dezelfde manier kunt u nu taxonomieën maken die het saldo van alle balansrekeningen, gekoppelde rekeningen of meervoudig gekoppelde rekeningen laten zien. TAXONOMIECONTROLES IN APART VENSTER In tegenstelling tot versie 7.0 zijn de taxonomiecontroles in versie 7.1 in een apart venster opgenomen. Bovendien zijn er rapportages beschikbaar die de controles uitvoeren en het resultaat tonen. LAYOUT-MOGELIJKHEDEN VERBETERD De layouts van de rapportages worden vastgelegd in de rapportagesegmenten. In versie 7.1 zijn de mogelijkheden voor het maken van rapportagelayouts verbeterd en uitgebreid. In het venster Rapportagesegmenten vindt u nu ook een boomstructuur, vergelijkbaar met de structuur in het venster Dagboekbladzijden. Navigeren door deze structuur gaat dan ook hetzelfde als bij de dagboekbladzijden. In de boomstructuur staan alle rapportages; met het contextmenu onder de rechtermuisknop kunt u direct rapportages toevoegen of bewerken. In het rechterdeel van het venster staan de rapportagesegmenten die in de geselecteerde rapportage zijn opgenomen. Het toevoegen of wijzigen van een rapportagesegment gebeurt in versie 7.1 niet meer in hetzelfde venster: er wordt een nieuw venster Stamgegevens rapportagesegment geopend. Hier vindt u wel weer de bekende tabbladen terug. Op deze tabbladen treft u de volgende nieuwe of verbeterde functionaliteit aan: • Voor de bedragen in de tabel kunt u nu kiezen hoe ze moeten worden weergegeven (bijvoorbeeld met twee decimalen of creditbedragen tussen haakjes) en wanneer ze moeten worden getoond (bijvoorbeeld alleen als het saldo een creditsaldo is). • Nieuwe kolominstellingen: gecentreerd weergeven van kolomkoppen en tekstformules gebruiken in kolomnamen. Met de eerste instelling kunt u ervoor zorgen dat de kolomkop niet boven de linker- of de rechterkolom wordt getoond, maar dat deze de kolomscheiding overschrijdt. Met de tweede instelling hebt u de mogelijkheid om een kolomnaam te bepalen met een tekstformule. De kolomnaam wordt dan dynamisch bepaald, bijvoorbeeld op basis van de datum.
# Accountancy
56
Afbeelding 50. Het huidige jaartal in de kolomtitel wordt bepaald met de tekstformule
. •
In versie 7.0 had u al de mogelijkheid om rapportages volledig te blokkeren, zodat de rapportagesegmenten bij deze rapportages niet meer konden worden gewijzigd. Nu is het ook mogelijk gemaakt om individuele rapportagesegmenten te blokkeren. • In rapportagesegmenten van het type Vrije tekst (RTF) hebt u nu de mogelijkheid om een rijtje getallen rechts uit te lijnen, zodat de leesbaarheid wordt vergroot. Door de getallen vooraf te laten gaan door een tab en de regels vervolgens te selecteren, kunt u de gebruikte tabs eenvoudig omzetten in decimale (rechtsuitlijnende) tabs. UITGEBREIDE RAPPORTAGE Alle rapportages die beschikbaar zijn in het venster Verslagen zijn nu ook op te vragen in het venster Rapportagetaxonomieën, uiteraard met dezelfde uitgebreide herrekenmogelijkheden. Rapportages zullen tevens over een verbeterde layout beschikken. DIVERSE KLEINE WENSEN Via onder andere onze partners bereikten ons diverse wensen die de bruikbaarheid verbeteren, zoals formules in kolomkopjes gebruiken. In versie 7.1 zijn een aantal van deze wensen doorgevoerd.
Administraties eenvoudiger meenemen ⌧ Accountants Toolkit Het doel van deze nieuwe functionaliteit in Accountants Toolkit is om het voor accountants eenvoudiger te maken om een administratie mee te nemen op een laptop, zodat deze op een andere locatie kan worden bewerkt. Dit was al mogelijk in AccountView, maar hiervoor moest u twee handelingen in twee verschillende AccountView-installaties verrichten: eerst moest u de administratie vanaf het netwerk meenemen met Document/Administratie meenemen. De administratie werd dan in een backup geplaatst. Met Document/Administratie terugzetten kon u de kopie van de administratie dan terugzetten in de AccountView-installatie op de laptop. Met de nieuwe functionaliteit in versie 7.1 kunt u dit alles met maar één handeling doen. Op de laptop, waarop u de administratie wilt meenemen, kiest u Document/Administratie uit installatie ophalen.
# Accountancy
57
Afbeelding 51. U selecteert de directory van de AccountView-installatie waarin de mee te nemen administratie staat...
Afbeelding 52.... en u geeft aan in welke directory (Doeldirectory) de administratie op de laptop moet worden bewaard.
Nadat u de administratie hebt opgehaald, krijgt deze op de netwerk-installatie de status Meegenomen. Daar is de betreffende installatie nu wel in te zien, maar niet meer te bewerken. Met de menu-optie Document/Administratie in installatie terugzetten kunt u de administratie na afloop weer terugzetten op het netwerk. Nu krijgt de administratie op de laptop de status Meegenomen. Verder hebt u de volgende mogelijkheden: • Als u een opgehaalde administratie niet kunt of wilt terugzetten, bijvoorbeeld omdat deze ongewenste wijzigingen bevat of corrupt is, dan kunt u de administratie ook vrijgeven met Document/Meegenomen administratie vrijgeven. • Het is niet noodzakelijk om de meegenomen administratie rechtstreeks vanaf de laptop terug te zetten in de netwerk-installatie. Met Document/Administratie meenemen of Document/Backup van administratie kunt bijvoorbeeld u vanaf de laptop een kopie van de administratie op uw USB-geheugen plaatsen en terugzetten in de netwerkinstallatie. Op de laptop krijgt de administratie nu de status Meegenomen en in de netwerk-installatie is de administratie weer te gebruiken.
Verbeterde weergave kolommenbalans ⌧ Uitwerken kolommenbalans De module Uitwerken kolommenbalans is een veelgebruikt hulpmiddel bij het controleren en corrigeren van de boekhouding door de accountant. In versie 7.1 zijn met name verbeteringen aangebracht in de manier waarop de gegevens in de kolommenbalans worden getoond. Bovendien is de instelbaarheid van deze weergaven behoorlijk verbeterd, zodat optimale flexibiliteit wordt geboden.
# Accountancy
58
Subtotalen in de kolommenbalans Tot nu was in de meeste relevante rapporten van deze module de mogelijkheid om subtotalen weer te geven al aanwezig. Vanaf versie 7.1 is het ook mogelijk om subtotalen in het venster Kolommenbalans weer te geven. Met Bewerken/Instellingen kolommenbalans kunt u aangeven dat de regels in de kolommenbalans moeten worden gegroepeerd, bijvoorbeeld op het eerste of op de eerste twee cijfers.
Afbeelding 53. Het subtotaal van een groep grootboekrekeningen wordt weergegeven in de gekleurde regels.
De subtotalen in de kolommenbalans kunt u weer uitgesplitst inzien op de grootboekkaart. Als u in het venster Kolommenbalans een subtotaalregel selecteert en vervolgens Zoeken/Grootboekkaart kiest, dan verschijnt de grootboekkaart van deze regel. Hierop staat het groepssaldo, in plaats van het rekeningsaldo, en alle mutaties op alle rekeningen die tot dit groepssaldo hebben geleid. Naast het bovengenoemde, hebt u in versie 7.1 nog de beschikking over de volgende nieuwe instellingen, die u met Bewerken/Instellingen kolommenbalans kunt opgeven: • u kunt een bereik van perioden opgeven waarover u de kolommenbalans wilt inzien. Hiermee kunt u de kolommenbalans altijd bepalen per eind periode, zodat de gegevens aansluiten op de rapportageperiode. • u kunt afdwingen dat grootboekrekeningen van het type ‘Balans’ altijd worden herrekend vanaf periode 0, ongeacht het opgegeven periodebereik. • u kunt grootboekrekeningen waarop in het gekozen periodebereik geen mutaties zijn geboekt buiten de getoonde kolommenbalans houden.
# Accountancy
59
Afbeelding 54. De nieuwe instellingen die beschikbaar zijn voor de kolommenbalans.
De ingevoerde instellingen worden zoveel mogelijk als standaardwaarden overgenomen bij het opvragen van de verschillende rapporten die u in het venster Kolommenbalans tot uw beschikking hebt. Meer kolommen In het venster Kolommenbalans zijn nu veel meer kolommen beschikbaar, zoals de kolom Beginbalans of Correcties, zodat u alle denkbare weergaven van de kolommenbalans kunt samenstellen. Omdat er nu meer kolommen beschikbaar zijn, zijn de standaard meegeleverde weergaven ook iets anders ingedeeld. Uiteraard kunt u ze met AccountView Business op de bekende wijze geheel aan uw eigen behoefte aanpassen. Overzichtelijker stamgegevensvenster Als u in versie 7.0 of eerder in het venster Kolommenbalans op F6 drukte, dan verscheen het venster Stamgegevens grootboek. Hierin werden alle stamgegevens van de geselecteerde grootboekrekening getoond. In de nieuwe versie verschijnt het venster Stamgegevens kolommenbalans, met daarin alleen de grootboekvelden die relevant zijn bij het werken met de kolommenbalans: Dossierreferentie, Rekeningstatus en een notitieveld.
Afbeelding 55. In het nieuwe venster Stamgegevens kolommenbalans worden alleen de relevante velden getoond.
De inhoud van deze velden kunt u met de knop Info als meeloopinformatie in het venster Kolommenbalans tonen.
# Accountancy
60
Schakelen tussen meeloopinformatie en resultaatcijfers In de vorige versie kon u met Zoeken/Resultaat in een apart venster een overzicht opvragen van het effect van voorafgaande journaalposten op alle grootboekrekeningen. De debet- en credittotalen en de saldi worden zowel voor als na voorafgaande journaalposten getoond. In versie 7.1 is deze functionaliteit ondergebracht in de knop Resultaat onder in het venster Kolommenbalans. U krijgt de informatie nu in hetzelfde venster te zien. De menu-optie is verhuisd naar Beeld/Meeloopinformatie.
Vennotenadministratie eenvoudiger inrichten ⌧ Vennotenadministratie Met de module Vennotenadministratie kunt u in één administratie in AccountView zowel de bedrijfsadministratie als de privé-administratie(s) van alle vennoten registreren. Om in een subadministratie alle vennoten aan te maken, had u voorheen de module BusinessDimensions Financieel nodig. In versie 7.1 is in de module Vennotenadministratie standaard de mogelijkheid toegevoegd om vennoten bij te houden. Het inrichten en onderhouden van de vennotenadministratie is hierdoor een stuk makkelijker geworden. Met Document/Stamgegevens administratie/Vennoten kunt u nu eenvoudig alle vennoten invoeren die u in uw administratie wilt gebruiken. Bovendien kunt u bij deze vennoten nu extra gegevens invoeren, waardoor het voor een intermediair nu ook mogelijk is om direct vanuit de administratie een BTW-aangifte op te stellen voor een vennoot. Meer hierover kunt u lezen in het hoofdstuk Geïntegreerde elektronische BTW-aangifte. Bij het invoeren van een boeking voor een vennoot, koppelt u met Bewerken/Regel wijzigen de juiste vennoot aan de dagboekregel. In de opvraaglijst bij het veld Vennoot staan alle vennoten die in deze administratie zijn ingevoerd.
Afbeelding 56. Deze boeking is voor de privé-administratie van de vennoot Lindenboom.
Zoals u gewend bent, kunt u de resultaten van deze privé-boekingen opvragen met Rapporten/Invoerverslag (Uitvoer: Gedetailleerd) en met Rapporten/Kolommenbalans (Per vennoot uitsplitsen). Cliënt-import en -export Voor de uitwisseling van vennotenadministraties tussen cliënt en accountant is het belangrijk om te weten dat het wél mogelijk is om gegevens van een lagere AccountView-versie naar versie 7.1 te exporteren, maar niet andersom.
# Accountancy
61
•
Als een cliënt zijn cliëntenadministratie uit een oudere AccountView-versie (Windows of DOS) exporteert naar een accountant die met AccountView 7.1 werkt, dan wordt de vennotenadministratie die met BusinessDimensions Financieel is aangemaakt, omgezet naar de nieuwe structuur. • Als een accountant een vennotenadministratie die in versie 7.1 is gemaakt of gewijzigd naar een cliënt exporteert, dan is het noodzakelijk dat de cliënt ook met versie 7.1 werkt.
Mineralenboekhouding met Agrarische subadministratie ⌧ Agrarische subadministratie (Solo / Team / Business) Met de nieuwe module Agrarische subadministratie is het mogelijk om de vennotenadministratie en de mineralenboekhouding voor een agrarisch bedrijf bij te houden. Hiervoor wordt een beknopte variant van de module Vennotenadministratie beschikbaar gemaakt en hebt u een aantal extra velden tot uw beschikking. Voorheen kon een dergelijke administratie alleen worden bijgehouden door met de module BusinessDimensions Financieel een eigen subadministratie aan te maken. Hiervoor moest u dus ten minste met een Business-uitvoering van AccountView werken. De nieuwe module Agrarische subadministratie is ook geschikt voor AccountView Team en Solo. Boekingen voor vennoten bijhouden Met Agrarische subadministratie kunt u zelf boekingen toekennen aan de verschillende vennoten. Met Document/Stamgegevens administratie/Vennoten voert u alle vennoten in die in uw administratie moeten worden gebruikt. Bij het invoeren van een boeking voor een vennoot, koppelt u met Bewerken/Regel wijzigen eenvoudig de juiste vennoot aan de dagboekregel.
! Vennotenadministratie zonder subadministraties Mineralenadministratie Speciaal voor uw mineralenboekhouding zijn in het venster Regel wijzigen de velden Aantal en Gewicht toegevoegd. Bij het invoeren van een boeking kunt u in deze velden de belangrijkste niet-financiële gegevens voor uw mineralenadministratie bijhouden. De waarden in deze velden worden bewaard bij de journaalregels en kunt u onder andere inzien in de rapporten Invoerverslag (Uitvoer: Gedetailleerd) en Grootboekkaarten (Uitvoer: Gedetailleerd). Conversie van Inka, Gibas en Grote Beer Agro Door deze nieuwe functionaliteit in versie 7.1 van AccountView is het eenvoudiger geworden om over te stappen vanuit de pakketten Inka, Gibas en Grote Beer Agro. Bij de conversie van een agrarische administratie uit deze pakketten naar AccountView worden de nieuwe velden Aantal en Gewicht in de stamgegevens van de journaalregels automatisch gevuld.
Koppelen, aanpassen en uitbreiden Code voor samengestelde artikelen geïsoleerd Code om samengestelde artikelen te exploderen in bijvoorbeeld offertes en verkooporders was nauw verbonden met de betreffende Business Objects. Om de onderhoudbaarheid van deze code te verbeteren, is de explosiecode in versie 7.1 grotendeels geïsoleerd. Daarnaast wordt het eenvoudiger om artikelexplosies te implementeren in nieuwe Business Objects, zoals bijvoorbeeld in de nieuwe module Abonnementen. Partners die maatwerk hebben gemaakt doen er verstandig aan om te controleren of dit nog naar behoren werkt.
Wijzigingen in System Development Kit Functie ADD_OBJECT toegevoegd Met deze functie is het mogelijk om een object van een op te geven class toe te voegen aan een form of container. Recordpointer ongewijzigd na TABLE_UPDATE Als een detailtabel wordt bewaard (table_update), dan wordt de recordpointer niet naar het eerste record verplaatst. Na het bewaren staat de recordpointer van de detailtabel op dezelfde plaats als daarvóór. Voorraadbladzijden sneller opnieuw overnemen Als voorraadbladzijden opnieuw werden overgenomen (Document/Overnemen/Beginvoorraad), dan duurde dit erg lang als de beginvoorraadbladzijde grote aantallen regels bevatte. Deze regels worden nu via een eigen routine verwijderd, en niet meer via het framework van AccountView. Hierdoor is de optie vele malen sneller geworden. Mocht u maatwerk op dit punt hebben gemaakt, dan kan het nodig zijn dat u dit aanpast. Dit punt is vermeld in de Issue Notes als issue 6828. Functies MOVE_FIRST en MOVE_LAST gewijzigd De werking van de functies move_first en move_last in rec_clib is gewijzigd. De functies retourneren nu de waarde .F. als de tabel aan het eind staat staat na de verplaatsing. Het is nu dus niet meer nodig om eerst is_eof()aan te roepen en daarna move_first(): lTesting = !poRec.is_eof() IF lTesting * Go to the first record (for looping) poRec.move_first() ELSE * Inform user dsp_msg(“Geen gegevens”) ENDIF In plaats daarvan kan nu eenvoudig de teruggegeven waarde worden getest: * Go to the first record (for looping)
# Koppelen, aanpassen en uitbreiden lTesting = poRec.move_first() IF !lTesting * Inform user dsp_msg(“Geen gegevens”) ENDIF
63
