Nieuw in versie Autoflex 9.1
Onderstaande items zijn veranderd dan wel toegevoegd in versie 9.1. De geel gearceerde items worden erna wat verder uitgediept met schermvoorbeelden. Verkoop • • • • • •
Mogelijkheid voor meerdere garantiesoorten bij verkoop auto’s Blanco regel toevoegen op garantieomschrijving Auto’s te naam stellen, via BestandAutoverkoopTenaamstellen (alleen met module communicatie). Er wordt dan een webpagina getoond van het RDW. Er is een nieuw signaal toegevoegd voor langstaanders Op stamgegeven van een auto (tabblad Afbeeldingen) kan ook een link naar een videobestand opgegeven worden (ook Youtube). Gebruik van nieuw formulier BPM Teruggave bij export buitenland
Werkplaats/Magazijn • • • • • • • • • • • • •
Online plannen is mogelijk via eigen website, incl. koppeling planning in Autoflex Onderdeel bestellen vanuit orderscherm, de besteldatum wordt dan getoond in de order Op de stamgegevens van een bestelling wordt getoond voor wie dit besteld is Koppeltabel onderdelen toegevoegd om alternatieven vast te leggen, oproepbaar tijdens facturering Waarschuwen bij planning als keuringsbevoegdheid verloopt van keurmeester Er kunnen nu meerdere huurauto’s gekoppeld worden aan een order Mogelijkheid toegevoegd om de verwijderingsbijdrage automatisch te laten berekenen via instelling op het onderdeel en de gekoppelde onderdeelgroep Volgorde van samengestelde onderdelen is nu instelbaar Koppelingen met Bosch Car Service, elektronisch onderhoudsboekje Werkplaatsmonitor is uitgebreid met een vrij onderdeel en checklists voor veel voorkomende werkzaamheden. Pakketprijzen invoeren Koppeling TopMec en Autoflex, monteur kan gemaakte werkorders in Autoflex ophalen naar zijn Topmec tablet. In Autoflex werkorders in Topmec bekijken en controleren op wijzigingen U kunt nu orders en besteladviezen splitsen. Bijvoorbeeld als een gedeelte al aangerekend moet worden
Algemeen •
• • • • • •
• • •
Email-sjablonen en handtekeningen zijn nu ook in HTML in te stellen in plaats van platte tekst. Raadpleeg hiervoor de vernieuwde supportnote CRM, te downloaden vanaf onze website. Bij een emailsjabloon kan nu standaard een bijlage worden gezet. Handig als u bij offertes standaard de leveringsvoorwaarden wilt sturen. Koppelingen met sociale media toe te voegen op handtekening email. Bij het mailen van een offerte of factuur wordt nu standaard de bijlage getoond voordat deze verzonden wordt. Opt-in datum toegevoegd bij stamgegevens relaties. Hiermee wordt aangegeven dat de klant toestemming heeft gegeven om hem te mailen voor acties e.d. Dus geen individuele mail Mogelijk om relaties ontdubbelen. Via Systeem—Controleren—Administratie en hierbij vinkje aanzetten bij “herstellen” en “relaties controleren”. Importeren adresbestanden KVK mogelijk. Deze worden geïmporteerd met status ‘Prospect” en gecontroleerd op dubbele invoer. Via Extra—Importeren—Relaties KvK. (alleen in Autoflex Business versie) Drempelbedrag voor aanmaningen toegevoegd, pas boven dit bedrag wordt een aanmaning gemaakt Er is een nieuw signaal toegevoegd voor verjaardagen Bij het maken van een afspraak is het nu mogelijk om op de betreffende dag automatisch een herinnering mail te laten versturen naar de betreffende medewerker
_________________________________________________________________________________ Garantiesoorten Vanaf versie 9.1 is het nu mogelijk om meerdere garantiesoorten per voertuig op te slaan. Slechts één garantiesoort per voertuig kan gebruikt worden bij het exporteren naar internet, maar er kunnen wel meerdere garantiesoorten getoond worden op een order of factuur. De aangemaakte garantiesoorten (via Systeem—Autoverkopen—Garantie soorten) kunt u bij de stamgegeven van een voertuig opslaan, bekijken en wijzigen. U gaat hiervoor naar stamgegeven voertuig, tabblad Verkoop en klikt op de knop “Garanties”. Via de knop aan de linkerzijde kunt u een nieuwe garantiesoort toevoegen. Er verschijnt een nieuwe regel , u kunt dan in het veld Gar. code op toets F4 op uw toetsenbord drukken om de beschikbare garantiesoorten te tonen en er één te kiezen. Wanneer u terugkomt in het scherm Garantiecodes voertuig, kunt u per garantiesoort aangegeven door middel van een vinkje of deze garantiesoort afgedrukt dient te worden op de factuur en/of de garantiesoort meegenomen moet worden met de export naar internet.
Voor het draaien van een mailing inzake laatste garantie kunt u nog steeds gebruik maken van de Einde Garantie-mailing via Rapporten—Relaties—Mailing. Voor het zetten van een handmatige selectie in de scherm Auto’s dient u nu te klikken op de rechtermuisknop en kiest dan “Selecteer einde garantie”. Daar er nu meer garanties aan een voertuig gekoppeld kunnen worden, is ook het veld op de werkorder voor het tonen van einde garantie aangepast. Ga hiervoor naar Systeem—facturering— klant categorieën en pas de layout van de werkorder aan bij de stamgegevens van categorie Standaard. Het veld c_end_warren moet vervangen worden door geefgarantie(h_lic_plat) .
Als u gebruik maakt van de mailing Einde Garantie dient het veld dafldcar_v.end_warren vervangen te worden door geefgarantie(lic_plate). U kunt dit aanpassen via RapportenRapportmanager en dan kiezen voor bewerken mailing Einde Garantie.
Blanco regel in garantieomschrijving Via Systeem—Autoverkoop—Garantiesoorten kunt u per garantiesoort een blanco regel toevoegen in de factuuromschrijving (als u bijvoorbeeld na de opsomming van de voertuiggegevens eerst een blanco regel wilt alvorens de garantie vermeld wordt).
Huurauto’s koppelen aan een werkorder Bij de stamgegevens van een werkorder is het nu ook mogelijk om meerdere huurauto’s te koppelen, handig als een reparatie uitloopt en uw klant neemt een andere huurauto mee. Het tabblad “huurauto” is in het scherm Stamgegevens werkorder is verwijderd en hiervoor is een knop “Huur / Leen voertuigen” in de plaats gekomen onder in dit scherm. Wanneer u daar op klikt, kunt u meerdere huurauto’s koppelen en de huurauto(s) op de order plaatsen.
Verwijderingsbijdrage automatisch laten berekenen Het is nu mogelijk om bij geselecteerde onderdelen die op de werkorder geplaatst worden, automatisch een onderdeel “Verwijderingsbijdrage” te plaatsen. U kunt per onderdeel aangeven of er verwijderingsbijdrage berekent moet worden. U dient allereerst een onderdeel aan te maken wat u wilt gaan gebruiken voor verwijderingsbijdrage. U kunt bij dit onderdeel een bedrag invullen, of u kunt ervoor kiezen deze leeg te laten en deze pas op de order in te vullen. U kunt per onderdeelgroep een onderdeel koppelen voor de verwijderingsbijdrage, derhalve kunt u desgewenst meerdere onderdelen voor Verwijderingsbijdrage aanmaken om zo per onderdeelgroep een ander onderdeel en bedrag te gebruiken.
Hierna kunt u per onderdeel aangeven of de verwijderingsbijdrage berekend dient te worden. Zet op het stamgegeven van het onderdeel bij het Tabblad Overig het vinkje aan bij “Verwijderingsbijdrage berekenen” aan.
Order en besteladvies splitsen Het is nu mogelijk om een gedeelte van een werkorder te splitsen naar een nieuwe order, bijvoorbeeld handig als een gedeelte van de order aan de bestuurder en een gedeelte aan de leasemaatschappij doorberekend moet worden. Selecteer in de werkorder de regels die u wilt splitsen en klik dan op de knop “Splitsen”.
In de stamgegeven van een besteladvies is het via de knop “Splits bestelling” nu ook mogelijk een gedeelte van een nog niet bestelde besteladvies te splitsen naar een nieuw besteladvies. Opt-in datum Wanneer u gebruikt maakt van de CRM module en groepsgewijze e-mailingen verstuurd vanuit Autoflex (b.v nieuwsbrieven,acties, APK brieven), kan bij de stamgegeven van een debiteur/crediteur bij het tabblad “Overig” het veld Opt-in aangevinkt worden met daarbij de datum waarop de relatie toestemming heeft gegeven om dit soort mail van u te mogen ontvangen.
Drempelbedrag voor aanmaningen Bij Extra—Opties tabblad Boekhouding kunt u een drempelbedrag instellen. Als het totaal van openstaande facturen van een relatie gelijk is aan of boven dit bedrag komt, dan pas wordt in het scherm Aanmaningen de openstaande post(en) getoond.
Herinneringsmail versturen afspraak Bij het maken van een afspraak is het nu mogelijk om een herinneringsmail te versturen naar het personeelslid waarvoor de afspraak is ingepland. Zet hiervoor het vinkje aan bij “Herinneringsmail” (1). als u gelijk een herinneringsmail wilt versturen, klikt u op het mail-icoontje ernaast (2).
Nieuw formulier BPM teruggave
Vanaf versie 9.15.00 werkt Autoflex voor wat betreft BPM Teruggave bij export naar buitenland met het nieuwe BPM teruggave formulier (uitgave 1 april 2013). Deze kunt u downloaden via www.autoflex.nl/downloads/bpmpdf.pdf en dient te worden opgeslagen op de locatie zoals deze ingesteld is bij ExtraOpties tabblad “Verkoop”.
