Federale Overheidsdienst FINANCIEN
1040 Brussel, 3 september 2009
correspondentieadres Kuntslaan 30 1040 BRUSSEL
THESAURIE Betalingen
Nota aan de ordonnateurs van de Strafinrichtingen
uw bericht van
uw kenmerk
ons kenmerk
bijlage(n)
Strafinrichtingen: wijzigingen i.v.m. meedelen uitzonderlijke prestaties via Excelbestand
Mevrouw, Mijnheer de Ordonnateur
Sinds 2007 stuurt u maandelijks voor de betaling van de uitzonderlijke prestaties een Excelbestand naar de CDVU. Jammer genoeg stellen wij vast dat de richtlijnen voor het opstellen van dit Excelbestand niet altijd nageleefd worden. Wij vestigen er uw aandacht op dat de richtlijnen strikt nageleefd moeten worden. Daarom volgt hieronder een overzicht van de richtlijnen samen met een aantal wijzigingen (die in het rood aangeduid worden).
NIET NALEVEN VAN DE RICHTLIJNEN = GEEN BETALING VAN DE UITZONDERLIJKE PRESTATIES
Aanvullende informatie betreffende deze briefwisseling kan verkregen worden bij: Eddy De Prée Dienst Betalingen: Wedden en Pensioenen financieel deskundige Tel. 02/257 472 73 - fax: 02/257 958 55 E-mail:
[email protected] Ingrid Maeyens Attaché van Financiën Tel. 02/257 473 35 - fax: 02/257 958 55 E-mail :
[email protected]
EXCELBESTAND 1. Algemeen
Het Excelbestand moet 2 werkbladen bevatten: 1. een werkblad met de uitzonderlijke prestaties van de voorbije maand 2. een werkblad met de contactgegevens van de instelling Als bijlage 1 en 2 vindt u de voorgeschreven lay-out voor de Excelwerkbladen. Deze lay-out MOET gerespecteerd worden, want elke afwijking maakt automatische verwerking onmogelijk.
2. Werkblad «uitzonderlijke prestaties»
KOLOMTITEL BETEKENIS Stamnummer
► 11 posities en steeds voorafgegaan door 19 ► geen spaties, -, / of andere speciale tekens
Naam Vnaam Imp
Voorbeeld: 19590110614 familienaam volledige voornaam vermelden aanrekening gevangenis (zie lijst als bijlage 3) – u moet de schrijfwijze strikt volgen!
Maand
Voorbeeld: 00J 2E de maand van de prestaties: YYYYMM
Voorbeeld: 200908 groep: ► 1 = Franstalig ► 2 = Nederlandstalig aantal zondagprestaties* Zon 1-3/6A aantal nachtprestaties* Nacht 4-6/6A Nacht 40 7-9/6A aantal nachtprestaties (momenteel x € 2,50)* aantal zaterdagprestaties* Zat 7-9/6C Grp
* Wat het blok prestaties betreft moet het volgende in acht genomen worden: • Géén halve uren invullen. • Als er geen prestaties zijn altijd de waarde 0 (nul) invullen, dus geen blanco’s of streep. • Enkel de prestaties van de voorbije maand mogen meegedeeld worden (vb. in de mutatiecyclus maand N mogen enkel de prestaties van de maand N-1 meegedeeld worden). • In de zones met de prestaties mogen geen formules gebruikt worden vb. om af te ronden. Voorbeeld: 2,5 = 3 uur ➙ effectief 3 uur invullen
2
Belangrijk! • • • • • •
Op de eerste rij van het werkblad moeten de kolomtitels geplaatst worden. Het eerste stamnummer moet verplicht worden ingevuld in het vak A2 van het werkblad. Elke afwijking maakt automatische verwerking van het bestand onmogelijk. In de tabel mogen geen blanco rijen voorkomen. Ook blanco kolommen zijn verboden. Als een personeelslid voor een bepaalde maand geen enkele prestatie heeft (noch zaterdag-, noch zondag-, noch nachtprestaties), mag betrokkene niet in de tabel opgenomen worden. Wanneer u de tabel invult en in het rolmenu “Venster” de optie “Titelblokkering” kiest, moet u de titelblokkering altijd desactiveren vóór u het bestand doorstuurt. Het stamnummer van elk personeelslid moet verplicht vermeld worden. Als u het stamnummer niet kent, moet u eerst de CDVU contacteren via mail met vermelding van de volledige naam en geboortedatum van het personeelslid.
3. Werkblad “Contactgegevens” Het werkblad “Contactgegevens” moet VERPLICHT ingevuld worden met de juiste gegevens. Volgende gegevens moeten op het werkblad vermeld worden: • • • • • •
de penitentiaire instelling de maand van de prestaties de aanrekeningscode (zie bijlage 3) minimum 2 contactpersonen telefoonnummers van de contactpersonen e-mailadressen van de contactpersonen
4. Doorsturen gegevens Het Excelbestand moet vóór de 10de van elke maand per e-mail worden doorgestuurd naar ELK van de onderstaande personen: • • •
Eddy De Prée Ingrid Maeyens Didier De Mesmaeker
[email protected] [email protected] [email protected]
(02)257 472 73 (02)257 473 35 (02)257 473 74
De e-mail moet VERPLICHT als onderwerp hebben ► BIJZPREST_penitentiaire instelling_prestatiesYYYYMM.xls ► HRSSUP_établissement pénitentiaire_prestationsAAAAMM.xls Voorbeeld: BIJZPREST_Hasselt_prestaties200908.xls Bij de dienst Betalingen zal het nodige worden gedaan opdat ook de dossierbeheerders over de overgemaakte gegevens kunnen beschikken. De tabellen moeten dus niet rechtstreeks aan hen worden doorgemaild.
3
HERZIENINGEN
Wat met herzieningen of personeelsleden slachtoffer van een arbeidsongeval waarvoor toch bijzondere prestaties moeten worden betaald?
Alle herzieningen van uitzonderlijke prestaties moeten met een Opgave der wijzigingen per e-mail aan de werkstations overgemaakt worden: •
voor de Nederlandstalige personeelsleden aan
[email protected]
•
voor de Franstalige personeelsleden aan
[email protected]
Herzieningen mogen nooit met een Excelbestand overgemaakt worden: het programma dat dit Excelbestand moet verwerken kan in de mutatiecyclus van de maand N enkel prestaties van de maand N -1 verwerken. Wij rekenen op uw medewerking.
Vriendelijke groeten
Wilfried Van Herzeele Administrateur dienst Betalingen
4
BIJLAGE 1
5
BIJLAGE 2
6
BIJLAGE 3
Gevangenis DENDERMONDE GENT HASSELT HOOGSTRATEN IEPER LEUVEN CENTRAAL LEUVEN HULP MECHELEN OUDENAARDE SINT GILLIS TONGEREN TURNHOUT PAIFVE RUISELEDE ANTWERPEN BRUGGE GARAGE VORST VORST MERKSPLAS ELECTR TOEZ SINT GILLIS WORTEL EVERBERG VEILIGHEIDSKORPS VEILIGHEIDSKORPS BRUSSEL VEILIGHEIDSKORPS MOBIELE EQUIPE
AANR/IMP 00J 2B 00J 2C 00J 2D 00J 2E 00J 2F 00J 2G 00J 2H 00J 2I 00J 2J 00J 2K 00J 2L 00J 2M 00J 2N 00J 2O 00J 2P 00J 2Q 00J 2R 00J 2S 00J 2T 00J 2U 00J 2V 02J142 00J 2X
Prison JAMIOULX DINANT LANTIN MONS CPE DE MARNEFFE NAMUR NIVELLES CENTRE DE DETENTION SAINT HUBERT SAINT-GILLES TOURNAI VERVIERS ETABL DE DEF SOC DE PAIFVE HUY ARLON ANDENNE GAR CENTRAL FOREST FOREST ITTRE SURV ELECTRON DE SAINT-GILLES INST PERF DES CADR PEN DE MARNEFFE EVERBERG CORPS DE SECURITE CORPS DE SECURITE REG BRUXELLOISE CORPS DE SECURITE EQUIPE MOBILE
00J SD 02J051 1831AJ 02J142
7
