kluis Formulieren en voorbeelddocumenten Voorbeelddocumenten voor de opstart van uw VvE 1: uitnodiging Algemene Ledenvergadering Naam Adres Postcode Woonplaats Datum: Betreft:
..................... ..................... ..................... dag
maand
jaar
Uitnodiging Algemene Ledenvergadering
Geachte heer/mevrouw, Graag nodig ik u uit voor de Algemene Ledenvergadering van eigenaars van de '’ gevestigd in . De vergadering wordt gehouden op , op . De aanvang van de vergadering is: . De agendapunten 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Opening en mededelingen Vaststellen van het aantal vertegenwoordigde stemmen Activeren van de VvE Benoemen van de beheerder en de voorzitter Verzekering van het pand Onderhoud Financiën · vaststellen van de bijdrage · vaststellen van de maandelijkse voorschotbijdrage Rondvraag Vervolgafspraken en sluiting
In de vergadering worden de volgende besluiten gevraagd: 1. 2.
Aandachtspunten • De aanwezige eigenaren nemen in de vergadering uitsluitend rechtsgeldige besluiten over zaken die op de agenda staan. • In de splitsingsakte staat vermeld hoeveel stemmen elke eigenaar heeft en hoeveel stemmen nodig zijn om geldige besluiten te nemen. Indien het benodigde aantal stemmen tijdens de vergadering niet vertegenwoordigd is, wordt volgens het reglement een tweede vergadering belegd. Op die vergadering mogen de eigenaren wél rechtsgeldige besluiten nemen, ongeacht het aantal vertegenwoordigde stem men. • Besluiten zijn bindend voor alle eigenaren.
• Bij deze agenda vindt u een ‘volmacht’. Indien u niet bij de vergadering aanwezig kunt zijn, wilt u dan zo vriendelijk zijn om de volmacht in te vullen en mee te geven aan een eigenaar die de vergadering bezoekt? Uw stem telt in dat geval toch mee. Ik verzoek u de gevolmachtigde op de hoogte te stellen van uw mening over de in de agenda genoemde onderwerpen. • Van de vergadering worden beknopte notulen gemaakt. Ik reken op uw komst. En nogmaals, denkt u bij verhindering aan het geven van een volmacht? Met vriendelijke groet, < Naam organisator > Bijlage:
Volmacht
2: Uitnodiging tweede Algemene Ledenvergadering (indien onvoldoende stemmen) Naam Adres Postcode Woonplaats Datum: Betreft:
..................... ..................... ..................... dag
maand
jaar
Uitnodiging Tweede Algemene Ledenvergadering
Geachte heer/mevrouw, Op de vergadering van uw Vereniging van Eigenaren op waren onvoldoende eigenaren aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen. Volgens <artikelnummer, lidnummer> van het reglement van splitsing nodigen wij u daarom uit voor een reglementaire (verplichte) tweede vergadering. De vergadering wordt gehouden op , op . De aanvang van de vergadering is: . Als bijlagen verstuur ik de agenda en een volmacht mee. Aandachtspunten • De aanwezige eigenaren nemen uitsluitend rechtsgeldige besluiten over zaken die op de agenda staan. • In de splitsingsakte staat vermeld hoeveel stemmen elke eigenaar heeft en hoeveel stemmen nodig zijn om geldige besluiten te nemen. De besluiten van deze reglementaire tweede vergadering zijn wél rechtsgeldig, ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen. • Besluiten zijn bindend voor alle eigenaren. • Bij deze brief vindt u ook een volmacht. Indien u niet bij de vergadering aanwezig kunt zijn, wilt u dan zo vriendelijk zijn om de volmacht in te vullen en mee te geven aan een eigenaar die de vergadering bezoekt? Uw stem telt in dat geval toch mee. Ik verzoek u de gevolmachtigde op de hoogte te stellen van uw mening over de in de agenda genoemde onderwerpen. • Van de vergadering worden beknopte notulen gemaakt. Ik reken op uw komst. En nogmaals, denkt u bij verhindering aan het geven van een volmacht? Met vriendelijke groet, < Naam organisator > Bijlage:
Volmacht
3: Agenda Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaren Datum:
Locatie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Opening en mededelingen Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen Activeren van de VvE Benoemen bestuurde, beheerder en commissieleden Verzekeringen Onderhoud Financiën . vaststellen van de bijdrage . vaststellen van de maandelijkse voorschotbijdrage 8. Rondvraag 9. Vervolgafspraken en sluiting Volmacht Vereniging van Eigenaren Ondergetekende: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . tel.nr.: . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . Eigenaar / eigenaresse van het appartement Adres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . machtigt Naam: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . om namens hem / haar besluiten te nemen tijdens de vergadering op om en eventuele reglementaire tweede vergadering (als er tijdens deze vergadering niet voldoende eigenaren aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen). Datum:
..........................
Plaats:
..........................
Handtekening: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maakt u gebruik van deze volmacht? Wilt u uw gevolmachtigde dan in kennis stellen van uw standpunten over de geagendeerde onderwerpen?
4: Agenda Tweede Algemene Ledenvergadering - Agenda van de reglementaire tweede Algemene Ledenvergadering - Vereniging van Eigenaren Datum:
Locatie: 1 2 3 4 5 6 7
Opening en mededelingen Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen Activeren van de VvE Benoemen bestuurder, beheerder en commissieleden Verzekeringen Onderhoud Financiën · vaststellen van de bijdrage · vaststellen van de maandelijkse voorschotbijdrage 8 Rondvraag 9 Vervolgafspraken en sluiting
Volmacht Vereniging van Eigenaren Ondergetekende: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tel.nr.:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eigenaar / eigenaresse van het appartement Adres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . machtigt Naam: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . om namens hem / haar besluiten te nemen tijdens de vergadering op om en eventuele reglementaire tweede vergadering (als er tijdens deze vergadering niet voldoende eigenaren aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen). Datum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plaats: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Handtekening: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maakt u gebruik van deze volmacht? Wilt u uw gevolmachtigde dan in kennis stellen van uw standpunten over de geagendeerde onderwerpen?
5: Notulen Algemene Ledenvergadering - Notulen van de Algemene Ledenvergadering - Vereniging van Eigenaren Datum:
Locatie: Aanwezig: ,
Volmacht:: , Afwezig: ,
1. Opening en mededelingen 2. Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen Totaal aantal stemmen binnen VvE: Aantal stemmen aanwezig/vertegenwoordigd: , opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom op deze Algemene Ledenvergadering. Eigenaar heeft een volmachtverklaring afgegeven. Volgens de presentielijst zijn er voldoende stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd om rechtsgeldige besluiten te nemen.
3. Activeren VvE De aanwezige eigenaren nemen het besluit om hun VvE te activeren. De eerstvolgende Algemene Ledenvergadering is: . Wel gelden er nog een aantal wettelijke eisen waaraan de VvE moet voldoen voordat deze echt actief is. Denk aan het afsluiten van een verzekering, de reserveringsplicht voor onderhoud en een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Verplichte inschrijving Kamer van Koophandel De door de vergadering (hieronder) gekozen bestuurder/voorzitter van de Vereniging wordt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het is namelijk wettelijk verplicht dat elke VvE staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, omdat een VvE deelneemt aan het economisch verkeer. Inschrijving kost € 26,14 (prijspeil 2010) en komt ten laste van de VvE. 4. Benoemen bestuurder, beheerder en commissieleden Bij besluit van de vergadering worden de volgende eigenaren benoemd: Voorzitter bestuur:
Technische commissie:
Kascommissie:
De vereniging besluit zelfstandig het VvE-beheer uit te laten voeren door voorzitter/bestuurder en geen externe VvE-beheerder aan te stellen voor ondersteuning. 5. Verzekeringen De vereniging stelt vast dat het onduidelijk is of zij voldoende verzekerd is. Afgesproken wordt dat iedere eigenaar een offerte kan opvragen voor een collectieve opstal- (extra uitgebreid), WA en Rechtsbijstandverzekering. Een kopie van de binnengekomen offertes gaat naar de voorzitter. In de volgende vergadering nemen de eigenaren hierover een besluit. Indien mogelijk sluit de voorzitter een tijdelijke overbruggingspolis af. 6. Onderhoud De eigenaren stellen vast dat zij de volgende onderhoudsklachten hebben: -
De vergadering wil graag dat het volgende aan onderhoud wordt uitgevoerd: -
en vraagt de voorzitter om op de eerst volgende Algemene Ledenvergadering ter besluitvorming offertes aan de eigenaren voor te leggen. De voorzitter neemt de onderhoudskosten op in de nog op te stellen begroting voor <jaartal>. De vergadering besluit een meerjarenonderhoudsprognose te laten opstellen, zodat de eigenaren weten welk onderhoud er de komende jaren gepland staat en wat de kosten daarvan bedragen. De voorzitter vraagt offertes op voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsprognose. De Vereniging is wettelijk verplicht om te reserveren voor onderhoud. Eigenaren besluiten het definitieve
bedrag vast te stellen als er een meerjarenonderhoudsplanning is opgesteld.
7. Financiën De voorzitter wil op de eerstvolgende ledenvergadering de begroting vaststellen voor <jaartal>. De eigenaren krijgen de begroting vooraf toegestuurd, samen met de uitnodiging, zodat zij op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering hierover een besluit kunnen nemen. De eigenaren spreken af alvast <€ >als voorlopige VvE-bijdrage te storten. De voorzitter opent een bankrekening op naam van de VvE en informeert de eigenaren over het bankrekeningnummer.
8. Rondvraag heeft de volgende vraag: .
9. Vervolgafspraken en sluiting De nieuwe voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Deze notulen zijn vastgesteld op de vergadering van . voorzitter
bestuurder
……………………………
……………………………
kluis
