Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg. Een inventarisatie van goede voorbeelden voor minder administratieve lasten in de zorg

Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg Een inventarisatie van goede voorbeelden voor minder administratieve lasten in de zorg

Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg Een inventarisatie van goede voorbeelden voor minder administratieve lasten in de zorg

Inhoudsopgave Inleiding 4 Leeswijzer 5

1

2 3 4

5

Basisinitiatieven voor minder administratie 1.1. Plannen en roosteren 1.2. Overleg en overdracht 1.3. Protocol en procedure 1.4. En zo doe je dat!

6 7 8 9 11

Slim rapporteren en registreren 2.1. Eenvoudig rapporteren op een touchscreen 2.2. Mobiel registreren met een iPad 2.3. DBC-registratie achter de schermen

12 13 15 17

Het einde van de minutenregistratie 3.1. Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg 3.2. Scannen in plaats van minutenbriefjes

20 21 23

Digitaal werken voor professional en cliënt 4.1. Digitalisering in de huisartsenpraktijk 4.2. Indicaties digitaal aanvragen 4.3. Beeldschermzorg: via internet en webcam meekijken met de cliënt 4.4. Online toegang tot het ziekenhuisdossier

26 27 29 31 33

Concentratie van kennis 5.1. Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting meer tijd voor zorg 5.2. Een online netwerk voor professionals en patiënten

36 37 39

Dankwoord 42 Colofon 43

3

Inleiding Meer ruimte en minder papier. Dat hebt u als professional nodig om patiënten en cliënten goed te helpen. Toch zijn professionals in de zorg veel kostbare tijd kwijt aan administratie. Veel van de regeldruk die professionals ervaren, heeft te maken met het vastleggen van gegevens in formulieren, vragenlijsten en rapporten. Dit is deels nodig of wordt zelfs vereist door regelgevers, toezichthouders en financiers. Maar te veel administratie kan het leveren van goede zorg in de weg staan, omdat er te veel tijd in gaat zitten. Om de administratieve lasten voor professionals te verminderen en de kwaliteit van de zorg te verbeteren, nemen zorginstellingen tal van initiatieven. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat minder administratieve lasten gelijk staat aan meer tijd voor de zorg. Om meer inzicht te geven in de bestaande initiatieven op dit gebied is in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een inventarisatie gedaan. Deze publicatie laat enkele voorbeelden zien van initiatieven die daarbij naar voren zijn gekomen. Het gaat om voorbeelden van verzorgenden, verpleegkundigen en artsen uit ggz-instellingen, huisartsenpraktijken, verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorginstellingen en ziekenhuizen. Deze publicatie geeft inzicht in de werkwijze van collega-professionals. Hopelijk raakt u geïnspireerd om zelf tot nieuwe initiatieven te komen voor het verminderen van regeldruk. Zo kan de balans tussen hulpverlening en papierwerk in de zorg verder verbeteren. Het gevolg: snellere en betere hulp voor patiënten en cliënten.

4

Leeswijzer Hoofdstuk 1 gaat over de basis van het reduceren van administratieve lasten. In dit hoofdstuk staan diverse processen die in elke organisatie voorkomen met voorbeelden hoe u hierin de administratieve lasten kunt verminderen. Als u dat heeft gedaan, krijgen vernieuwende innovaties meer ruimte. Vanaf hoofdstuk 2 worden verschillende innovaties uitgewerkt. U leest hier de werkwijzen van organisaties die voorop lopen met het verminderen van de administratieve lasten. Wat hebben ze gedaan, hoe werkt het en wat zijn de resultaten?

5

1

6

Basisinitiatieven voor minder administratie

Sprekende voetregel

Minder administratieve lasten begint met het op orde hebben van de basis. Juist voorbeelden die voor de hand liggen, zijn in de dagelijkse praktijk niet altijd structureel doorgevoerd. Dit hoofdstuk laat basisinitiatieven zien die kunnen leiden tot minder administratieve lasten. Ze dagen u uit om na het ‘oh ja’ kritisch na te gaan: “Doen wij dit ook zo?”

1.1. Plannen en roosteren

Plannen en roosteren is een vak apart. Zijn een aantal basisvoorwaarden hiervoor op orde, dan scheelt dat veel tijd en energie, ook voor de cliënt. Dit betekent dat u soms afscheid moet nemen van oude gebruiken en gewoontes. Centrale planning met vaste slots versimpelt het plannen en zorgt voor overzicht. Van oudsher werken behandelaars, of dit nu in de ggz of de VV&T is, met hun eigen papieren agenda’s. Door de digitalisering is het echter mogelijk om op een centraal punt afspraken te maken. Dit levert tijd op in het consult, omdat er in de behandeltijd geen afspraak gepland hoeft te worden. Ook het verzetten van een afspraak kan gemakkelijk via dit centrale punt zonder dat het de professional tijd kost. Bij centrale planning is standaardisatie van de afspraken een voorwaarde. Hoe lang duurt een intake? Hoe lang duurt een vervolggesprek? Dat moet helder en inzichtelijk zijn. Vaste agendapatronen per behandelaar vergemakkelijken dit. Bijvoorbeeld: “Iedere dinsdagochtend zijn er alleen intakegesprekken”. Daarnaast is het raadzaam om ‘gouden regels’ voor het plannen op te stellen. Bijvoorbeeld het op elkaar laten aansluiten van afspraken en geen ‘verloren kwartiertjes’ of ‘verloren half uurtjes’ te laten ontstaan. Met het plannen van verschillende afspraken in een keer kan een organisatie ook tijd besparen. Wanneer bijvoorbeeld het behandeltraject van de cliënt duidelijk is, dan kan zij alle afspraken vooruit plannen. Dit wordt steeds gebruikelijker bij zorgpaden, bijvoorbeeld in de ggz, maar ook bij periodieke afspraken met de medisch specialist. Zodra de keuze voor de behandeling is gemaakt, kunnen afspraken worden ingepland via een zogenaamde ‘baliekaart’ die de behandelaar aan de cliënt meegeeft. Ook kan de cliënt afspraken maken aan de hand van een afsprakenreeks die de behandelaar digitaal aangevinkt. Zo kan de secretaresse, die toegang heeft tot hetzelfde computersyteem, in een keer de reeks behandelen evaluatieafspraken inplannen. In de klinische omgeving kunnen organisaties veel winst boeken met zogenoemde ‘vraaggerichte roosters’. Deze manier van roosteren gaat uit van het moment waarop de meeste inzet van verpleegkundigen en verzorgenden gewenst is. Daarop wordt het dienstrooster vervolgens aangepast (zie figuur 1). Doordat de zorgvraag en het aantal personeelsleden dan beter op elkaar aansluiten, ontstaat meer tijd voor de cliënt. Er is immers meer personeel wanneer de zorgvraag hoog is en minder personeel wanneer de zorgvraag laag is. Hoe dat er in de praktijk uitziet, ziet u in figuur 1. Basisinitiatieven voor minder administratie

7

Nieuw rooster sluit beter aan op zorgvraag. Gevolg:

Uur van de dag

01:00

23:00

21:00

19:00

17:00

15:00

13:00

11:00

09:00

Aantal uur 01:00

23:00

21:00

19:00

17:00

15:00

13:00

11:00

09:00

9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 07:00

Inzet personeel in de zorg Direct cliëntgebonden tijd

8 7 6 5 4 3 2 1 0 07:00

Aantal uur

- Meer tijd voor de cliënt - Minder administratie

Uur van de dag

- Het is niet altijd zo dat alleen administratieve last voor veel indirecte tijd zorgt. - Indirecte activiteiten ontstaan ook omdat er geen dringende cliëntactiveiten zijn Figuur 1: vraaggericht roosteren door het afstemmen van personeel op de zorgvraag. Links de uitgangssituatie, rechts het nieuwe rooster dat beter aansluit op zorgvraag

Een mooi voorbeeld van hoe vraaggericht roosteren werkt is de ‘ochtendpiek’. Bij het ontbijten, wassen en aankleden van cliënten is veel inzet van personeel nodig. Maar wanneer die piek om tien uur voorbij is, kun je het met minder mensen af. Kortere diensten bieden dan uitkomst.

1.2. Overleg en overdracht

Zorgprofessionals willen voor hun patiënten zorgen. Overleg en overdracht zijn daarbij onvermijdelijk. Maar het liefst wel op een zo slim mogelijke manier. Organisaties kunnen het multidisciplinair overleg in veel situaties drastisch inkorten, daar zijn goede voorbeelden van (zie box 1). Daarbij is de eerste vraag óf je alle patiënten wel moet bespreken, de tweede hóe dat moet gebeuren. Het (her)structureren van besprekingen van behandelplannen kan veel voordeel opleveren. Dit begint met het doelgerichter maken van de besprekingen: een behandelaar moet vooraf bedenken welke vraag hij of zij wil bespreken. Om de bespreking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen moet vervolgens onderscheid gemaakt worden in ‘hamer-’ en ‘bespreekstukken’. 8


Box 1

90 procent minder multidisciplinair overleg (MDO) door Nazorgtraject formulier In het Slingeland Ziekenhuis kwam het multidisciplinaire team van de verpleegafdeling neurologie wekelijks bijeen in een MDO om alle CVA-patiënten (Cerebraal Vasculair Accident, in spreektaal een beroerte) te bespreken. De fysiotherapeut, de revalidatiearts, de verpleegkundigen en de neuroloog bespraken tijdends dit MDO het revalidatietraject van de patiënt.

Om dit efficiënter te maken is er een formulier ontwikkeld. Daarop kunnen per discipline alle relevante onderwerpen afgevinkt worden met daarbij behorend advies. Indien vanuit alle disciplines het advies volgens het formulier unaniem is, dan wordt de patiënt niet besproken in het MDO. Indien het advies niet unaniem is, dan volgt er wel een MDO om tot een gezamenlijk advies te komen. Het formulier vormt dan tevens de basis voor het MDO.

Dit kostte wekelijks veel tijd, ook omdat er na afloop van het MDO nog veel uitzoekwerk was.

Zorgverleners kunnen winst behalen met het onder de loep nemen van overdrachtsmomenten. Deze overdrachtsmomenten hebben vaak een cultureel aspect. In veel verpleeg- en verzorgingshuizen, maar ook op klinische afdelingen in ziekenhuizen is het bijvoorbeeld gewoonte om ‘s ochtends bij de koffie gezamenlijk de cliënten te bespreken. Maar moet de overdracht wel met alle verpleegkundigen gebeuren? En moeten zij dan wel alle cliënten bespreken? Veel kan immers ook schriftelijk. Of spreek je af dat je alleen die cliënten bespreekt waar bijzonderheden spelen?

1.3. Protocol en procedure

Protocollen en procedures zijn een vorm van standaardisatie. Standaardisatie betekent dat je dezelfde dingen op dezelfde manier doet. Het vastleggen van werkwijzen in protocollen en procedures moet binnen een organisatie niet de overhand krijgen. Maar wanneer de basisactiviteiten volgens een standaard werkwijze verlopen, houdt de professional meer tijd over voor zaken die het werk interessant maken. Op standaardisatie in verslaglegging en uniforme registratie kunnen veel organisaties grote winst boeken. Verslaglegging betekent namelijk veel administratie. Een vast format, waarin staat welke onderdelen aan bod moeten komen in een verslag of brief, kan helpen. Het voorkomt enerzijds dat zorgverleners hetzelfde werk steeds opnieuw doen. Anderzijds perkt het al te uitgebreide verslagen in. Het benoemen van vaste onderdelen zegt ook impliciet wat niet aan bod hoeft te komen. Het vergroot tevens de leesbaarheid voor collega’s bij Basisinitiatieven voor minder administratie

9

overdracht en multidisciplinair werken. En dat scheelt weer tijd. Het gaat niet alleen om juist administreren, maar het gaat er ook om dat de juiste mensen dit doen. Soms moet een verpleegkundige het doen, maar sommige onderdelen kan een administratief medewerker overnemen. En doordat bijvoorbeeld één iemand de administratie doet, gebeurt dat meteen op een uniforme wijze. Een uniforme werkwijze kan veel verwarring en extra werk besparen. Voor administratieve processen is het raadzaam om een procedureboek aan te leggen en beslisbomen te maken. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in box 2.

Box 2

Verbetering telefonische bereikbaarheid in de ggz De telefonische bereikbaarheid bij ggzinstelling Mediant is verbeterd aan de hand van een beslisboom (zie onderstaande figuur). Door de beslisboom weet het secretariaat precies wanneer zij moeten doorverwijzen naar

bijvoorbeeld een behandelaar of de Spoedeisende Hulp. Dit bespaart veel heen en weer gebel en geeft veel meer rust op de afdeling.

Cliënt belt

Ja

Kan secretariaat dit zelf afhandelen?

Nee

Secretariaat handelt dit volgens beleid af (bijv. verzetten afspraak <24u / melding doorgeven aan behandelaar

Spoed / crisis

Ja

Secretariaat plant belafspraak in agenda behandelaar

Plek in agenda eigen behandelaar?

Ja Secretariaat plant afspraak in agenda behandelaar

10

Nee

Nee Secretariaat schakelt door naar SEH


Escalatieprocedure Wanneer zowel behandelaar als SEH niet bereikbaar -> teammanager

Bij het borgen van alle standaardprocedures rondom de administratie helpt het om een inwerkmap te maken voor nieuwe medewerkers. Daarin staan alle processen rondom agendaplanning, roosters, besprekingen, intake van patiënten en secretariële ondersteuning. Dit vergemakkelijkt het inwerken en zorgt ervoor dat iedereen meteen op een gestructureerde manier werkt.

1.4. En zo doe je dat!

Bovenstaande voorbeelden bezorgden u ongetwijfeld ‘oh ja-momenten’. Maar kunt u altijd bevestigend antwoorden op de vraag: “Doen wij dit ook zo?”? Veel administratieve ergernissen worden organisatiebreed herkend en gedeeld. Maar hoe pakt u ze aan? Beginnen met verbeteren is vaak lastig. Een goede manier om schoon schip te maken is een gezamenlijke dag te organiseren met alle betrokkenen. Op deze dag kunnen de deelnemers onder begeleiding van procesexperts de belangrijkste knelpunten aanpakken. Sluit de dag af met een concreet actieplan. Voorafgaand aan de dag is het belangrijk dat de leiding van de afdeling, in samenspraak met een aantal professionals, een duidelijke doelstelling formuleert. Ook moet benoemd worden binnen welke randvoorwaarden de oplossingen gevonden mogen worden. Bijvoorbeeld: “We moeten de oplossingen vinden binnen de bestaande formatie en met het bestaande budget”. Gedurende de dag denken kleine groepjes professionals hierover na. Het leuke is dat iedereen kan meedenken en dat het eindproduct een concreet actieplan is, gedragen door het hele team. De nieuwe werkwijze gaat meteen de volgende dag in. Een aantal praktische zaken is van belang ter voorbereiding van zo’n dag: - zorg dat zoveel mogelijk mensen van de afdeling aanwezig zijn. Dit is van belang omdat de nieuwe werkwijze meteen de dag na de bijeenkomst ingaat (natuurlijk moet de gewone zorg wel kunnen doorgaan); - vanuit alle disciplines moet in ieder geval een vertegenwoordiger aanwezig zijn met mandaat van de groep; - zorg voor een goede werkruimte voor de hele afdeling; - zorg voor een procesbegeleider die de doelstellingen van de dag in de gaten houdt. Dit kan iemand van buiten zijn, of iemand uit de eigen organisatie; - organiseer na twee maanden een terugkombijeenkomst om de resultaten te evalueren en nieuwe doelen te stellen. De uitkomsten van de dag kunnen varieren van een nieuw basisrooster dat beter aansluit op de zorgvraag tot een betere samenwerking tussen het secretariaat en de professionals. Is de basis goed, dan gedijen nieuwe en innovatieve initiatieven ter vermindering van administratieve lasten beter. Bijvoorbeeld de initiatieven die we in de volgende hoofdstukken bespreken.


11

2 Slim rapporteren en registreren

12

Slim rapporteren en registreren

In iedere zorgomgeving maakt het een groot deel uit van het werk van de professional: bijhouden welke handelingen en verrichtingen hij bij de cliënt heeft uitgevoerd. In dit hoofdstuk geven we twee voorbeelden van nieuwe manieren om te rapporteren op klinische afdelingen in AWBZ-zorg. Ook leest u over een alternatief voor het registreren van diagnosebehandelingcombinaties (DBC’s) in het ziekenhuis.

2.1. Eenvoudig rapporteren op een touchscreen Woonzorg Unie Veluwe (Nunspeet, Elburg, ’t Harde, Epe, Wapenveld)

“Zorgactiviteiten realtime registreren is kinderspel door het aanraken van plaatjes”

Voor wie is het?

‘Caretracker’ is een doorlopend digitaal rapportagesysteem en een nieuwe manier van registratie van zorgactiviteiten bij de cliënt: digitaal met een ‘Caretracker’ touchscreen.

papierwerk. Daarnaast heeft het systeem een dashboard met stuurinformatie. Teamleiders hebben daardoor wekelijks inzicht in KPI’s1 als formatie en zorgvraag, geleverd welzijn, Normen Verantwoorde Zorg en inkoop. Hierdoor kunnen zij hun team beter sturen. Ook kunnen zij de informatie gemakkelijker digitaal delen met stakeholders zoals het zorgkantoor en het CIZ. Dat laatste is bijvoorbeeld bruikbaar bij het aanvragen van herindicaties.

Wat is het resultaat?

Hoe werkt het?

Het systeem helpt de cliëntgebonden tijd te verhogen naar zo’n 75-80 procent (dit ligt nu gemiddeld rond 60-70 procent). Dat komt doordat sprake is van minder

‘Caretracker’ (zie rechts) is een van oorsprong Amerikaans systeem dat samen met de leverancier geschikt is gemaakt voor de Nederlandse situatie. Het is een

Verpleegkundigen en verzorgenden op klinische afdelingen van AWBZ-instellingen. Na enige aanpassing kunnen ook ziekenhuizen het systeem gebruiken.

Wat is het?

2.

KPI’s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren


13

touchscreen, dat op iedere verpleegafdeling in de gang hangt. Nadat een verpleegkundige of verzorgende een cliënt geholpen heeft, toetst hij of zij meteen in welke activiteit hij of zij heeft verricht is en hoe lang dat geduurd heeft. Feitelijk is het een doorlopend rapportagesysteem. In veel andere verpleeg- en verzorgingshuizen registreren professionals al deze zorgactiviteiten handmatig op papier of in de computer. Vanuit de Caretrackers wordt de informatie doorgestuurd naar het ‘normale’ systeem. De dossiers van de cliënten worden zo automatisch bijgewerkt.

Wat moet ik nog meer weten? Een tip voor een succesvolle implementatie is om het vooral simpel te houden en klein te beginnen. ICT-afdelingen hebben soms de neiging het ingewikkelder te maken dan in eerste instantie nodig is. Bijvoorbeeld door het systeem meteen te willen koppelen aan andere pakketten (de salarissen, de algemene financiën etc.), terwijl dat eventueel ook in een later stadium kan. Op een aantal afdelingen beginnen heeft de meeste kans van slagen.

Wat is nodig? Het touchscreen zelf vraagt om een eenmalige investering van ongeveer 2.200 euro per apparaat. Daarnaast moet de organisatie maandelijks licentiekosten afdragen. Dat gaat om zo’n 6 tot 7 euro per cliënt, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Het systeem is gebruiksvriendelijk, een uitgebreide cursus is niet nodig. Ook vakantiekrachten hadden de werkwijze in een half uur door.

Waar vind ik meer informatie? Johan Smit, manager beleid & innovatie Woonzorg Unie Veluwe [email protected]

14


2.2. Mobiel registreren met een iPad AriënsZorgpalet

“Ik dacht eerst: als dat kleine ding het nu moet gaan doen voor ons, dan heb ik er een hard hoofd in... Maar na twee weken heb ik gevraagd of ik het mocht houden!” Voor wie is het?


Verpleegkundigen en verzorgenden op klinische afdelingen van AWBZ-instellingen.

In totaal scheelt het per verzorgende gemiddeld een half uur per dag. En met de honderd iPads die zijn aangeschaft scheelt dat organisatiebreed vijftig uur per dag. De cliënten reageren positief. Ze weten wat er wordt geregistreerd en ze kunnen meelezen, omdat de tekst gemakkelijk vergroot kan worden. Ook brengt de verzorgende hierdoor extra tijd door met de

Wat is het? Het cliëntendossier wordt op een nieuwe wijze bijgewerkt: op een iPad2. Dat gebeurt op het moment van zorglevering in het bijzijn van de cliënt. 2.

Andere tablets dan de Apple iPad kunnen hiervoor ook ingezet worden.


15

cliënt. Tot slot heeft de nachtdienst ‘s nachts heel gemakkelijk alle gegevens bij de hand. Dat is handig omdat de nachtdienst op verschillende afdelingen werkt.

Hoe werkt het? In de oude situatie werkte de verzorgende na afloop van de verzorging van de cliënt alles digitaal bij in het Elektronisch Cliënten Dossier. Voordat verzorgenden met de cliënt aan de slag gingen, printten zij het dossier om deze vervolgens mee te nemen naar de cliënt. Het ging daarbij niet alleen om de mutaties die de verzorgenden maakten, maar bijvoorbeeld ook om die van behandelaars die bij deze groep (op de revalidatieafdeling) een belangrijke rol spelen.

Wat is nodig? De iPads moeten aangeschaft worden. De kosten daarvan zijn ongeveer 500 euro per stuk. Er is draadloos internet nodig met bereik door het hele gebouw en de instelling moet werken met een Elektronisch Cliënten Dossier. De professionals die met de iPad gaan werken moeten een introductie krijgen, maar omdat ze het computerprogramma al kennen zal dat snel gaan.

Wat moet ik nog meer weten? Vooralsnog werken alleen de verzorgenden met de iPads. De behandelaars werken nog op de vaste computers, maar dat kan in de toekomst zeker veranderen.

Nu werkt men bij AriënsZorgpalet met iPads. Daarop staat hetzelfde computerprogramma waarmee op de vaste computers gewerkt wordt (in dit geval Caress). De verzorgende kan de mutaties direct invoeren bij het verzorgen of behandelen van de cliënt, waarna die terechtkomen in het Elektronisch Cliënten Dossier.

Waar vind ik meer informatie? In Zorgvisie is een kort artikel over deze nieuwe werkwijze verschenen: http://www.zorgvisie.nl/ICT/AriensZorgpalet-zetiPads-in.html Contact: Jan van der Linde, lid van de Raad van Bestuur van AriënsZorgpalet Telefoon: 053-4826688

16


2.3. DBC-registratie achter de schermen VU medisch centrum

“Wij passen de DBC-registratie toe zoals die bedoeld is” Voor wie is het?

Hoe werkt het?

Ziekenhuizen en specialisten.

Wanneer ziekenhuizen de DBC-registratie koppelen aan de zorgadministratie hebben de zorgverleners minder administratieve lasten. De DBC’s kunnen namelijk zoveel mogelijk afgeleid worden uit bestaande registraties van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Artsen worden zo niet belast met de DBC-registratie.

Wat is het? De registratie van Diagnose Behandeling Combinaties (DBC’s) wordt gekoppeld aan de normale zorgadministratie. Daardoor worden artsen niet belast met DBC-registratie.

Wat is het resultaat? De koppeling scheelt per arts een half uur per dag aan registratie. In het VU medisch centrum staat dat gelijk aan 300 uur per dag, wat een waarde vertegenwoordigt van 3 miljoen euro per jaar. Daarnaast kon het debiteurenbeheer worden ingekrompen met 6 FTE.

De kern van het afleiden van DBC’s wordt gevormd door vertaaltabellen. Deze zetten de diagnoses die door de specialist zijn gesteld (volgens ICD-9-CM-code vastgelegd) om in de DBC-diagnosen van de DBCtyperingslijst. Deze vertaling vereist nauw overleg met de specialismen. Uitgangspunt hierbij is de typeringslijst die de wetenschappelijke vereniging van het


17

specialisme heeft opgesteld. Voordat een specialisme start met de DBC-registratie, moeten de specialisten daarom eerst de validiteit van de omzetting van gegevens uit het ZIS naar DBC’s vaststellen en accorderen. Is de vertaaltabel eenmaal klaar, dan moet deze aan ‘de achterkant’ in het systeem gebouwd worden. De voorkant van het systeem blijft hetzelfde. De artsen voeren nog steeds op de oorspronkelijke manier hun registraties in.

Wat is nodig? Overleg over de vertaaltabel betekent een behoorlijke tijdsinvestering. Vooral de vaststelling van de grijze gebieden in de diagnosesystematiek vraagt zorgvuldige behandeling. Verschillende diagnosen kunnen worden ondergebracht onder een DBC en dat kost enig denkwerk. Deze tijdsinvestering is echter eenmalig en is de moeite waard. Als de vertaaltabel definitief is samengesteld en geaccordeerd, is het registreren van de poliklinische diagnose in het vervolg voldoende om tot de juiste DBC te komen. Per gestelde diagnose hoeven artsen dan niet steeds opnieuw te overwegen binnen welke DBC deze past. Het ontwikkelde concept is alleen succesvol als de ZIS-systematiek optimaal functioneert. In elk geval moet het mogelijk zijn dat de specialist de medischinhoudelijke gegevens tijdens een administratieve procedure autoriseert. Interne controleprotocollen en een interne accountantsdienst moeten de kwaliteit van die gegevens bewaken, want hierop is de gehele systematiek gebaseerd.

18

Wat moet ik nog meer weten? Creatief registreren kan niet in dit systeem: de afleiding van de DBC’s vindt automatisch plaats. Je kunt dus niet zomaar een DBC openen. Een DBC beslaat een periode van maximaal een jaar en wordt begrensd door een begin- en einddatum. Bij elk eerste consult wordt automatisch een nieuwe DBC geopend. Na 365 dagen wordt de DBC automatisch afgesloten en verschijnt de patiënt daarna op het spreekuur, dan wordt automatisch opnieuw een DBC (met de typering ‘chronisch’) geopend. Via een lijstje dat de artsen bij het poliklinische spreekuur ontvangen, worden zij erop geattendeerd dat voor een aantal patiënten op het spreekuur nog een diagnose moet worden vastgelegd. Het VUmc deelt haar kennis over DBCregistratie achter de schermen graag met andere ziekenhuizen.

Waar vind ik meer informatie? www.vumc.nl Contact: Marcel van der Haagen, hoofd zorgadministratie Telefoon: 020-4441260 E-mail: [email protected]



19

3

20

Het einde van de minutenregistratie


Een jarenlange gewoonte en ergernis in de thuiszorg: het registreren van minuten. Hoeveel reistijd? Hoe lang wassen? Hoeveel minuten duurde het verzorgen van de wond? Een tijdrovende klus en vooral ook werk dat professionals belemmert om de cliënt centraal te stellen. Maar er zijn innovatieve initiatieven die het registreren van minuten overbodig maken.

3.1. Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg Buurtzorg

“Van minutenregistratie naar een omgeving waarin de professional het vertrouwen krijgt zijn werk te doen” Voor wie is het? Medewerkers in een thuiszorgteam. Het concept is ook toepasbaar in andere zorgsectoren, zowel klinisch als poliklinisch.

Wat is het? Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend concept ontwikkeld voor verpleging en verzorging aan huis. Door de zorgverlening thuis volledig uit te laten voeren door hoogopgeleide wijkverpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden in kleine autonome ‘Buurtzorgteams’, worden het oplossend vermogen en de professionaliteit van medewerkers volledig benut. Een landelijke organisatie ondersteunt de Buurtzorgteams.

Wat is het resultaat? Buurtzorg krijgt van cliënten een 9+ voor tevredenheid, haalt een bovengemiddelde productiviteit van 57,5 procent

cliëntgebonden tijd per team (landelijk is dat gemiddeld 50 procent) en het ziekteverzuim is laag (2,5 procent). Door het gebruik van moderne ICT-toepassingen worden de administratieve lasten beperkt tot een minimum.

Hoe werkt het? Het begint met een nieuwe kijk op het zorgconcept: leveren we minuten of leveren we zorg waar mensen iets aan hebben? Is dit laatste het geval, dan moet je als organisatie nadenken over het type zorg dat je levert. Gevolg van deze benadering is dat een wijkverpleegkundige niet meer van minuut tot minuut bijhoudt wat hij of zij doet, maar alleen de tijd registreert die hij of zij bij een cliënt in huis is. Men voert dus niet - zoals gewoonlijk - zorgproducten in het systeem in (bijvoorbeeld wassen, kousen aantrekken, et cetera).


21

De teams bestaan uit hoogopgeleide wijkverpleegkundigen, die zelfstandig zijn en zichzelf aansturen. Zij krijgen alleen centrale ondersteuning op cruciale punten: • Ieder team van wijkverpleegkundigen krijgt informatie over vijf KPI’s3: ziekteverzuim, productiviteit, groei van het team in omzet, kosten per klant, benutte percentage van de indicatie en de klanttevredenheid. • Daarnaast krijgen de teams administratieve ondersteuning van het ‘Buurtzorg web’ waarop alle wijkverpleegkundigen via laptops zijn aangesloten. De tijd die de verpleegkundigen aan een cliënt hebben besteed, wordt daarin automatisch omgezet naar rato van de indicatie van de cliënt. Wanneer deze bijvoorbeeld een indicatie heeft voor 40 procent verzorging en 60 procent verpleging verdeelt de software de minuten die de wijkverpleegkundigen hebben besteed volgens die verdeelsleutel. Gemiddeld genomen klopt de uitkomst hiervan en scheelt het veel gedoe met minutenregistraties. Door de goede ICT-ondersteuning en heldere registratie werkt er slechts 4 FTE aan mankracht op de afdeling financiën, op in totaal 2700 medewerkers. • Er zijn nog 2 FTE verpleegkundigen in dienst, die teams ondersteunen bij het verkrijgen van (her)indicaties bij het CIZ en die helpen bij het oplossen van specifieke problemen. Wijkverpleegkundigen kunnen zich zo richten op het contact met cliënten en hun netwerk.

3.

22

Wat is nodig? Dé manier om een nieuwe weg in te slaan, is de zogenaamde ‘groene wei’-aanpak. Dit houdt in dat vier tot zes teams worden geïsoleerd van de rest van de organisatie. Deze teams zijn zelf verantwoordelijk voor het leveren van zorg en het werven van cliënten. Goede administratieve ondersteuning en sturingsinformatie zijn daarbij cruciaal. Een klein bureau van 1-2 FTE voert de registratie en administratie uit. Dit bureau maakt in principe geen gebruik van de diensten van de grotere organisatie. Zo kan de organisatie team voor team ‘afgepeld’ worden en een frisse start maken. Omdat de teams zelfsturend zijn, heeft deze aanpak directe gevolgen voor het management. Dat boet aan positie in, in een platte organisatie zoals Buurtzorg. Voor deze cultuuromslag is duidelijke consensus en communicatie nodig. Buurtzorgteams bestaan uit professionals op mbo/hbo-niveau (niveau 3 – 5).

Waar vind ik meer informatie? www.buurtzorgnederland.nl Contact: Diane ten Tijn, wijkverpleegkundige team Diepenheim Telefoon: 0900 – 6906906 E-mail: info@buurtzorgnederland. com

KPI’s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren


3.2. Scannen in plaats van minutenbriefjes Thuiszorg het Centrum

“Geen discussie meer over de geleverde zorgtijd” Voor wie is het? Verzorgenden en verpleegkundigen in de thuiszorg.

Wat is het? Een werkwijze voor het bijhouden van registraties in de thuiszorg. De minutenregistratie vindt plaats met een scanapparaat, mobiel en automatisch.

besparen op de backoffice, doordat medewerkers de minutenbriefjes niet meer handmatig hoeven in te voeren. Het voordeel van de automatisering is ook dat per bezoek geen handtekening van de cliënt nodig is, want alles wordt automatisch geregistreerd. Er is dus geen discussie meer over de geleverde zorgtijd.

Hoe werkt het? Wat is het resultaat? Professionals kunnen meer tijd aan de cliënt besteden, omdat ze minder tijd kwijt zijn met het invullen van minutenbriefjes en ze minder vaak naar kantoor hoeven te komen. Daarnaast kan de zorginstelling 4.

Professionals houden hun minutenregistratie bij via een speciaal scanapparaat4. Als ze bij de cliënt over de drempel stappen wordt automatisch de tijd van binnenkomst en later ook de tijd van vertrek genoteerd. De toerekening aan

In dit geval gaat het om een ‘IO’ van NEDAP (IO staat voor In en Out). Er zijn echter meerdere aanbieders van deze apparaatjes in de thuiszorg zoals Codec en de Philps Velo etc.


23

verschillende zorgproducten (verpleging, verzorging, et cetera) vindt automatisch plaats op basis van de indicatie in de backoffice. Eens in de maand wordt het apparaatje op kantoor uitgelezen. Vroeger moesten de professionals eens in de week naar kantoor komen. Vervolgens wordt automatisch de factuur voor het zorgkantoor opgemaakt, de productie per professional berekend, en de koppeling met de salarissen gemaakt. Deze kan immers eenvoudig vanuit de gewerkte uren vertaald worden.

procent. Bij de vroegere handmatige registratie werd vaker naar boven dan naar beneden afgerond. Doordat de scanner automatisch de minuten registreert, leidde dit tot minder productie. Inmiddels is dit opgevangen door een betere planning waardoor professionals meer cliënten kunnen helpen op een dag, wat minder verloren minuten betekent.

Wat is nodig? Invoeren van deze werkwijze vraagt om een aantal investeringen. De scanner zelf kost 67 euro en het uitleesapparaat, waarvan er per vestiging één nodig is, 450 euro. Daarnaast heeft iedere cliënt een klantkaart nodig à 13 euro en betaalt de organisatie abonnementskosten van 2.000 tot 3.000 euro per maand (voor een organisatie van 500 klanten en 200 professionals). Het werken met de scanners is eenvoudig. Een korte introductie bij de professionals is daarom voldoende.

Wat moet ik nog meer weten? Organisaties werken in deze aanpak niet met opslagen boven op het normale tarief. Men registreert geen producten ‘extra’ of ‘speciaal’ boven op de normale thuiszorgproducten verpleging/verzorging. Deze opslagen leveren een paar euro op, maar kosten in de praktijk meer werk aan administratie dan dat zij aan geld opleveren. Het is een organisatorische keuze.

Waar vind ik meer informatie? www.thuiszorghetcentrum.nl Contact: Telefoon: 030 – 285 00 850 E-mail: info@thuiszorghetcentrum. nl

De productie in aantal zorgminuten per professional daalt in eerste instantie zo’n 10

24



25

4 Digitaal werken voor

professional en cliënt

26


Zorg is bij uitstek een sector waarin direct contact tussen de professional en de cliënt voorop staat. Dat zij daarvoor niet altijd op dezelfde plaats hoeven te zijn, bewijzen onderstaande voorbeelden.

4.1. Digitalisering in de huisartsenpraktijk Huisartsenpraktijk Klarendal

“Alles digitaal en goede werkafspraken met de doktersassistenten, dat is het recept voor minder administratie!” Voor wie is het?

Hoe werkt het?

Huisartsen, praktijkondersteuners (POH’ers) en doktersassistenten.

Deze aanpak berust op twee pijlers: communicatie met andere zorgverleners gaat zoveel mogelijk digitaal; de administratieve taken van de huisarts worden zoveel mogelijk overgenomen.

Wat is het? Werken via gedigitaliseerde processen in de huisartsenpraktijk en de administratieve taken zoveel mogelijk weghalen bij de huisarts.

Wat is het resultaat? Minimale papieren bureaucratie. Als huisarts heb je hierdoor meer tijd voor de patiëntenzorg. Voor doktersassistenten brengt deze werkwijze andere verantwoordelijkheden met zich mee. Dat maakt het werk voor hen leuker en uitdagender. Ook scheelt het de cliënt tijd, bijvoorbeeld als die een online consult krijgt en niet bij de huisarts langs hoeft te gaan.

De communicatie met ziekenhuis, apotheek en laboratorium gaat digitaal via het systeem ‘Edifact’. Het verwijzen van patiënten naar het ziekenhuis gaat via de applicatie ‘Zorgdomein’. Hierdoor komt de meeste informatie over patiënten digitaal binnen. Het enige wat de doktersassistenten moeten doen is het koppelen van bijvoorbeeld de e-mail van de fysiotherapeut aan de juiste patiënt. Ze scannen nog maar weinig in en er is een vrijwel volledig digitaal patiëntendossier. De patiënten schrijven zich online in bij de praktijk, herhaalrecepten worden digitaal

Digitaal werken voor professional en cliënt

27

uitgeschreven en er is ook online contact tussen cliënt en huisarts via het zogenaamde e-consult. Daarin kunnen patiënten online hun klachten bespreken met de arts. Zoveel mogelijk taken, zoals het declareren, zijn belegd bij iemand anders dan de huisarts. In deze praktijk gaat het om de doktersassistente en POH’er, die veel affiniteit met cijfers heeft. Het kost de doktersassistente in totaal vijftien minuten om alle declaraties te doen. Eerst controleert zij de daglijsten (de lijst met alle patiënten van die dag), vervolgens declareert ze. Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen, bijvoorbeeld bij het declareren van de M&I-verrichtingen5 bij de kleinere zorgverzekeraars in de regio, die een andere prijs hanteren dan de dominante zorgverzekeraar. Dit kost dan wel een paar telefoontjes.

dossiers na te lopen. Indien gewenst kan de praktijk dit uitbesteden aan speciaal daarvoor in het leven geroepen bedrijven. Tot slot is het belangrijk dat de assistente of ondersteuner goed kan werken met het gedigitaliseerde systeem. Zo kunnen er zoveel mogelijk administratieve taken van de huisarts worden gedelegeerd.

Wat moet ik nog meer weten? Sommige partijen met wie de huisarts samenwerkt vereisen (nog) wel papierwerk, zoals het CIZ, arbodiensten en zorgverzekeraars.

Wat is nodig? Om volledig digitaal te kunnen werken, is het van belang dat de praktijk de basisadministratie op orde heeft. Dit voorkomt fouten in het koppelen van nieuwe informatie aan patiënten. Vervolgens moet de praktijk investeren in het digitaliseren van de communicatie met andere hulpverleners zoals de apotheek, fysiotherapeuten, ziekenhuis en laboratoria. Dit is niet altijd een investering in geld (Zorgdomein wordt bijvoorbeeld betaald door het ziekenhuis), maar een nieuwe werkwijze aanleren kost tijd.

Waar vind ik meer informatie? http://www. huisartsenpraktijkklarendal. uwartsonline.nl Contact: Huisartsenpraktijk Klarendal, Arnhem Telefoon: 026-4425244

Een belangrijke investering is het (eenmalig) op orde krijgen van de administratie door brieven in te scannen en 5.

M&I-verrichtingen zijn verrichtingen zoals audiometrie, allergietest, et cetera. Hiervoor maakt de huisarts aparte afspraken met de zorgverzekeraar.

28


4.2. Indicaties digitaal aanvragen Centrum Indicatiecentrum Zorg (CIZ)

“Makkelijker, sneller en slimmer indiceren voor zorgprofessionals” Voor wie is het? Zorgaanbieders, professionals en cliënten in de AWBZ-zorg.

Wat is het? Het digitaal aanvragen van kortdurende AWBZ-zorg bij het CIZ en het digitaal aanvragen van herindicaties. Een makkelijke werkwijze omdat zorgverleners enerzijds gebruikmaken van Standaard Indicatie Protocollen (SIP) voor nieuwe zorg. Anderzijds verkrijgen zij eenvoudige herindicaties door middel van digitale Herindicatie via Taakmandaat (HIT).

Wat is het resultaat? Professionals en instellingen zijn veel minder tijd kwijt met (her)indiceren. Het

aanvragen zelf gaat sneller en de hele procedure van aanvraag tot inzet van zorg is drastisch ingekort. Dankzij meedenkende software stelt het digitale aanvraagformulier veel minder vragen over de beperkingen van de cliënt. Een nieuwe aanvraag kost geen half uur meer, maar slechts een minuut of zeven. De gehele aanvraagprocedure voor een herindicatie neemt nu slechts tien minuten in beslag. En de zorg kan in de meeste gevallen direct ingaan. Slechts in een op de vier gevallen toetst het CIZ. Ruim 70 procent van de zorgaanbieders kon eind december 2010 al inloggen op www. ciz.nl. Nog niet alle zorgaanbieders en


29

professionals zijn echter op de hoogte van de mogelijkheden. Het streven is dat alle zorgaanbieders kunnen inloggen en zo zijn toegerust dat zij deze tijdbesparende mogelijkheden maximaal kunnen benutten.

Hoe werkt het? De Standaard Indicatie Protocollen (SIP) omvatten regels en afspraken waarmee zorgverleners op een gestandaardiseerde manier indicaties kunnen aanvragen. De SIP bepalen de inhoud van het uiteindelijke indicatiebesluit, dat bestaat uit functies en klassen, ZZP, leveringsvoorwaarden en geldigheidsduur. De digitale antwoordmogelijkheden zijn fors beperkt ten opzichte van het oude papieren formulier. Nadat de aanvrager het protocol online heeft ingevuld en verstuurd, kan deze de gevraagde zorg direct inzetten. De afgegeven indicaties voor SIP worden achteraf steekproefsgewijs getoetst. Dankzij de Herindicatie via Taakmandaat kunnen aanvragers de herindicatieprocedure voor cliënten die al langdurige zorg krijgen bijna helemaal zelf digitaal afronden. Hiervoor hoeven zij geen dossiers en andere paperassen mee te sturen. Door middel van steekproefsgewijze toetsing controleert het CIZ of alles in orde is. Aanvankelijk gebeurt dit in 25 procent van de gevallen, maar dit percentage gaat variëren afhankelijk van de uitkomsten van de toets van het CIZ op de juistheid van declaraties. Hier is de toetsing niet achteraf. Wanneer een herindicatie wordt geselecteerd voor toetsing, dan duurt het maximaal twee weken voor een indicatiebesluit wordt afgegeven.

(UZI-pas) nodig. Met de UZI-pas kunnen zorgverleners en indicatieorganen via de elektronische weg veilig toegang krijgen tot vertrouwelijke patiëntinformatie. Zij kunnen de pas ook gebruiken om patiëntinformatie beschikbaar te stellen aan collega-zorgverleners die hun patiënten behandelen. De UZI-pas bevat de elektronische identiteit van de pashouder. Soms moeten instellingen daarvoor hun ICT en de interne logistiek voor de intake van cliënten aanpassen. De CIZrelatiebeheerders begeleiden zorgaanbieders daarbij, in samenwerking met de brancheorganisaties.

Wat moet ik nog meer weten? Deze digitale procedures zijn specifiek voor kortdurende, herstelgerichte AWBZ-zorg. Voor complexe zorg blijven de oude procedures (nog) van kracht. Ook cliënten kunnen inmiddels digitaal hun aanvraag doen en daarbij met DigiD hun vertrouwelijke gegevens op veilige wijze ondertekenen en verzenden.

Waar vind ik meer informatie? Op www.ciz.nl vindt u aanvullende informatie. Hier staan ook de namen van de relatiebeheerders per postcode- en aandachtsgebied. Meer informatie over deze UZI-pas vindt u op www.uziregister.nl.

Wat is nodig? Voor het nieuwe digitale werken is een Unieke Zorgverlener Identificatie-pas 30


4.3. Beeldschermzorg: via internet en webcam meekijken met de cliënt De Vierstroom

“Door positieve prikkels neemt de zorgbehoefte van de cliënten af” Voor wie is het?


Verpleegkundigen, verzorgenden en cliënten in de thuiszorg.

Allereerst hebben verpleegkundigen geen reistijd meer, waardoor zij meer cliënten op een dag kunnen zien. Verder is het contact met de cliënt bij beeldschermzorg indringender. Het blijkt namelijk dat er veel minder ‘omgevingsruis’ is tijdens het beeldschermcontact. Bovendien groeit de zelfstandigheid van de cliënt, doordat de drempel lager wordt om via nieuwe media ook met vrienden en familie contact te onderhouden. Het heeft een activerend effect en dat leidt tot een lagere zorgbehoefte.

Wat is het? Via een beeldscherm kunnen de professional en de cliënt elkaar zien en met elkaar praten. Het is een gebruiksvriendelijk systeem dat de taken van professionals verlicht. Met behulp van videocommunicatie verlenen zij namelijk zorg op afstand en geven bijvoorbeeld informatie over medicijnen. Ook kan een cliënt informatie krijgen over activiteiten die in de buurt plaatsvinden.


31

Hoe werkt het? De verpleegkundige zit achter het beeldscherm en ‘belt’ met de cliënt op het afgesproken tijdstip. Professionals kunnen beeldschermzorg gebruiken voor veel typen zorg: wondcontroles, het injecteren van insuline, aanpassingen aan het zorgleefplan, het herinneren aan medicatie, begeleiding et cetera. De cliënt neemt plaats voor het beeldscherm en laat bijvoorbeeld zien of de wond rood is of niet. En de professionals kan via het beeldscherm zien of de boodschap overkomt bij de cliënt.

Daarnaast moet u steekproefsgewijs bepalen of de zorg voldoet aan de Normen Verantwoorde Zorg. Dit kunt u in de normale meting van de zorginhoudelijke en CQ-indicatoren6 meenemen.

Wat moet ik nog meer weten? De verslaglegging van de contacten via de beeldschermzorg kan nog beter. Nu is het systeem bijvoorbeeld nog niet gekoppeld aan een Elektronisch Patiënten Dossier. Hierdoor moeten verpleegkundigen de contacten apart verslaan op een andere computer en indien nodig in het cliëntendossier.

Wat is nodig? Voor de ideale beeldschermzorg heeft u een goed beeldscherm en duidelijk geluid nodig. Op die manier kan de verpleegkundige goed waarnemen hoe het met de cliënt is en de juiste zorg verlenen. Bijvoorbeeld via een (nieuwe) televisie, een aanraakscherm of een computer. Het is nadrukkelijk een methode van werken die gemaakt is voor de zorgvrager van de toekomst. Toepassing op de computer is dan ook waar verdere uitrol op gericht is.

Verpleegkundigen kunnen cliënten en/of hun mantelzorgers alleen helpen via beeldschermzorg wanneer zij in staat zijn een vraag juist te interpreteren en een zorghandeling uit te voeren. Daarom kunnen bijvoorbeeld zwaar verstandelijk gehandicapten niet zelfstandig deelnemen aan beeldschermzorg.

Waar vind ik meer informatie? Bij de Vierstroom hoeven de cliënten momenteel niet extra te betalen voor de beeldschermzorg. Wat de prijs in de toekomst is, is nog moeilijk te bepalen. Dat hangt vooral af van de schaal. Zo kunnen er woonvoorzieningen zijn waarbij ineens zeshonderd zorgvragers worden aangesloten. De verpleegkundige moet handig zijn met de applicatie. Daarvoor heeft hij/zij een korte instructie nodig.

6.

32

www.vierstroom.nl Meer informatie over PAL4 (de beeldschermzorg) staat op www.pal4.nl Contact: Janet de Visser, verpleegkundige, V&V-team Woerden De Vierstroom - Gouda Telefoon: 0900-9300

CQ staat voor Customer Quality Index


4.4. Online toegang tot het ziekenhuisdossier Medischegegevens.nl

“Minder administratieve vragen door meer inzicht van de cliënt” Voor wie is het? Artsen, ziekenhuizen en patiënten.

ziekenhuizen waar eerder onderzoeken zijn uitgevoerd die van belang zijn bij de vervolgbehandeling.

Wat is het? Een nieuwe werkwijze, waarbij professionals met elkaar en met hun cliënten online medische gegevens delen op medischegegevens.nl.

Wat is het resultaat? Het systeem bespaart zoekwerk, vooral als de patiënt doorverwezen is vanuit een ander ziekenhuis. Het systeem maakt immers alle onderzoeken in een keer zichtbaar voor de arts. Die hoeft daardoor niet meer te bellen en faxen naar andere

Verder verhoogt dit systeem de zelfredzaamheid van patiënten. Zij worden partner in de behandeling omdat ze toegang hebben tot hun eigen gegevens. Uit onderzoek blijkt dat het aantal herhaalbezoeken per DBC daalt met ongeveer 15 procent, omdat de patiënt minder vragen heeft over zijn behandeling. In Nederland vinden jaarlijks 17,2 miljoen herhaalbezoeken plaats. Een gemiddeld polikliniekbezoek kost het ziekenhuis 152 euro. Voor een gemiddeld ziekenhuis


33

betekent dit dus een potentiële jaarlijkse besparing van ruim 3 miljoen euro. Een derde besparing vindt plaats bij de herhaalonderzoeken. 30 procent van de patiënten krijgt een herhaalonderzoek, omdat de uitslagen van het eerste onderzoek niet beschikbaar zijn. Met deze applicatie, die de uitslagen wel beschikbaar maakt, daalt het aantal herhaalonderzoeken.

Wat is nodig? De inspanning voor de aansluiting is beperkt, want die ontwikkeling heeft al plaatsgevonden. Gemiddeld kost het drie maanden om het ziekenhuis in zijn geheel aan te sluiten. Onderdeel daarvan is de ontsluiting van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), waarbij medischegegevens.nl slechts minimale ondersteuning van de ICT-afdeling nodig heeft.

Wat moet ik nog meer weten? Patiënten hebben altijd toegang tot hun medisch dossier en vragen dus nooit meer om een kopie. Daarnaast kan de patiënt zelf commentaar geven en documenten toevoegen. Dat verbetert de kwaliteit van het dossier en daarmee de kwaliteit van de zorg.

Het Medisch Centrum Haaglanden maakt nu op twee locaties gebruik van het systeem. Sinds november 2010 doen zo’n zesduizend patiënten mee. Het MCH heeft net aansluitingen op de eerste twee apotheken en twee fysiotherapiepraktijken gerealiseerd.

Hoe werkt het?

Het is natuurlijk heel belangrijk dat de gegevens veilig zijn. Omdat de systemen van medischegegevens.nl voldoen aan hoge veiligheidseisen, kan niemand zonder persoonlijke toestemming van de cliënt bij de informatie.

Wanneer een patiënt zich meldt voor een afspraak op de polikliniek vraagt de baliemedewerker toestemming voor deelname aan medischegevens.nl. Als de patiënt hier toestemming voor geeft, wordt een (beveiligde) account geopend. In dit account kunnen artsen die daarvoor toestemming hebben, gegevens inzien zoals brieven aan de huisarts, labuitslagen van onderzoeken, onderzoeksverslagen, alle medicatie en röntgenfoto’s. De patiënt kan via internet zijn eigen zorgdossier inzien. Zo heeft ook de patiënt toegang tot alle onderzoeken, verslagen, brieven, et cetera. Vervolgens kan de patiënt aangeven wie hij of zij nog meer wil machtigen, bijvoorbeeld hulpverleners uit andere ziekenhuizen of familie. Ook kan de patiënt commentaar of opmerkingen plaatsen in het zorgdossier.

34

Waar vind ik meer informatie? Als u hierover meer wilt weten, kunt u contact opnemen met medischegegevens.nl. Contact: Martijn Bakkers, directeur medischegegevens.nl of Alexander de Vries, productmanager medischegegevens.nl en chirurg MCH Telefoon: 0343-444524



35

5 Concentratie van kennis

36

Concentratie van kennis

Door concentratie van kennis kunnen administratieve lasten afnemen, zo laten onderstaande voorbeelden op geheel eigen wijze zien. Fysiek met een eerstelijns centrum, of door netwerken te creëren rondom specifieke cliëntgroepen.

5.1. Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting meer tijd voor zorg Eerstelijns Centrum Tiel

“Met meer professionals bij elkaar verklein je de overhead” Voor wie is het? Huisartsen en andere professionals die werkzaam zijn in de eerstelijnszorg.

Wat is het? Een samenwerkingsverband tussen eerstelijns zorgaanbieders in een stad en een uitgebreid netwerk daarachter. Verschillende professionals zoals huisartsen, verloskundigen, diëtisten, apothekers en fysiotherapeuten zijn door dit samenwerkingsverband gevestigd op twee centrale plekken.

Wat is het resultaat? Het scheelt cliënten tijd, omdat ze bijvoorbeeld niet naar de apotheek hoeven te rijden nadat ze bij de huisarts zijn geweest. De gezamenlijke aanbieders delen facilitaire diensten. De huisartsen zijn een intensiever samenwerkingsverband met elkaar

aangegaan, waarbij ze ook de administratieve, juridische, P&O- en financiële ondersteuning delen. Een algemeen manager, medisch manager, staffunctionaris, secretaresse en een kwaliteitsmedewerker werken gezamenlijk honderd uur per week voor zestien huisartsen. Omgerekend scheelt dat per huisarts per week 6,25 uur administratieve lasten. De medewerkers sluiten bijvoorbeeld voor de huisartsen contracten af bij de zorgverzekeraar voor de DBC’s en de GEZ. Ook werken de aanbieders samen aan het ontwikkelen, implementeren en borgen van nieuwe zorgprogramma’s. Professionals vinden elkaar ook sneller. Zo werken diëtisten en verloskundigen inmiddels samen aan de aanpak van overgewicht tijdens de zwangerschap. Logopedisten hebben een speciale behandeling voor COPD-patiënten ontwikkeld, omdat bleek dat die doelgroep


37

de stembanden vaak verkeerd gebruikt. Dat zijn voorbeelden van samenwerking die waarschijnlijk niet tot stand komen als je niet onder een dak zit.

Hoe werkt het? Professionals moeten elkaar eerst leren kennen, zowel op persoonlijk als op professioneel gebied. De zorgprofessionals moeten van elkaar weten wat ze wel en niet kunnen. Wanneer kun je welke patiënt doorverwijzen? En hoe koppel je het resultaat terug? Het is natuurlijk een enorme klus, die de nodige tijd en energie vraagt. Het is belangrijk om veel te praten, de juiste mensen te betrekken en draagvlak te creëren. Daar is niet echt een handleiding voor. In Tiel ontstond in 2002 de noodzaak tot samenwerking. De huisartsenpraktijken zaten overvol en er kwamen veel patiënten die niet stonden ingeschreven. De huisartsen hebben toen de koppen bij elkaar gestoken en afgesproken om te gaan samenwerken. Dat was het begin van het eerstelijnscentrum. Al tijdens het plannen haakten nieuwe huisartsen aan.

4. daarnaast bespoedigt een gezamenlijk pand het gehele proces. De communicatie tussen de betrokken disciplines vraagt veel aandacht, met name waar het gaat om veilige gegevensuitwisseling over patiënten. De ICT-organisatie is hierbij een belangrijke schakel. Tot slot is goede samenwerking met de leidende zorgverzekeraar in de regio nodig, zodat de samenwerkende huisartsen gezamenlijk contracten kunnen afsluiten.

Wat moet ik nog meer weten?. Aandachtspunt is het vinden van de juiste schaalgrootte om enerzijds slagvaardig te blijven en anderzijds voldoende financieel draagvlak te hebben om gezamenlijk management en innovaties te financieren.

Wat is nodig? Het is noodzakelijk dat de huisartsen deel uitmaken van een dergelijk multidisciplinair initiatief. Zowel vanuit zorginhoud als uit het oogpunt van financiering. Veel inkomsten zijn gebaseerd op het aantal ingeschreven patiënten. De financiering van de overhead gaat via DBC’s én GEZ gelden.7 Verder is nodig: 1. een ‘buitenstaander’ die de zorgverleners bij elkaar kan brengen; 2. iemand die contractering/financiering regelt; 3. een gezamenlijke visie; 7.

38

Gelden Geïntegreerde Eerstelijnszorg, een samenwerkingssubsidie


Waar vind ik meer informatie? www.ect.nl Contact: Martijn Leeflang, directeur Telefoon: 0344-640950

5.2. Een online netwerk voor professionals en patiënten ParkinsonNet

“Vermindering van administratieve lasten door concentratie van kennis” Voor wie is het? Professionals bij zorginstellingen die werken aan de behandeling van een specifieke patiëntengroep.

maatschappen neurologie van de regionale ziekenhuizen en worden ondersteund door een landelijke website.

Wat is het resultaat? Wat is het? Het ParkinsonNet bestaat uit regionale netwerken van een geselecteerd aantal zorgverleners, dat gespecialiseerd is in het behandelen en begeleiden van patiënten met de ziekte van Parkinson of aandoeningen die op Parkinson lijken (Parkinsonismen). De netwerken zijn gecentreerd rond een of meerdere 8.

Uit onderzoek blijkt dat de zorg zowel objectief (beoordeeld naar de richtlijnen) als subjectief (beoordeeld naar de tevredenheid van patiënten) verbeterde, terwijl de kosten daalden met ruim 1.400 euro per patiënt per jaar. Dat komt bijvoorbeeld omdat minder opnamen in revalidatiecentra plaatsvinden en patiënten minder vaak een beroep doen op dure thuiszorg.8

Zie voor meer informatie: ZonMw Parelproject.


39

Verder profiteren ook de professionals omdat zij minder administratieve lasten hebben via standaardformulieren. Ook delen zij zorgdossiers met de patiënt en doen zij mee met de Zorgzoeker (zie onder). Hoeveel het scheelt, verschilt per professional, maar voor bijvoorbeeld de behandelende neuroloog scheelt het op ieder gesprek van een uur tenminste vijf minuten.

Hoe werkt het? De ziekte van Parkinson is een complexe aandoening, waarbij problemen kunnen ontstaan bij het uitvoeren van dagelijkse activiteiten. Voorbeelden zijn moeite met lopen, aankleden, spreken of eten. Door de grote verscheidenheid aan problemen zijn vaak meerdere zorgverleners betrokken bij de behandeling van de ziekte van Parkinson. Het is daarom belangrijk dat zorgverleners niet alleen specifiek deskundig zijn, maar ook de behandelingen goed op elkaar afstemmen. Daarin is ParkinsonNet de spil. Van vermindering van administratieve lasten is allereerst sprake omdat ParkinsonNet het online mogelijk maakt om zeer eenvoudig te verwijzen naar speciaal in Parkinson geschoolde zorgverleners. Cliënten kunnen zichzelf verwijzen via de zogeheten ‘Zorgzoeker’. Op internet kunnen ze daarmee de in Parkinson gespecialiseerde zorgverleners in de buurt vinden. Ten tweede zijn er standaard verwijsformulieren ontwikkeld voor professionals. Die zijn voor zowel de verwijzers als voor degene naar wie verwezen wordt bekend en uniform. Ten derde is er binnen het Parkinson Centrum Nijmegen (ParC), een tertiair verwijscentrum voor Parkinsonpatiënten binnen het ParkinsonNet, een Patiënt Thuis Screeningslijst (PTS). Patiënten vullen 40

voorafgaand aan hun afspraak zelf de anamnese in aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst. Hierbij kunnen de patiënten ook zelf aangeven wat de top vijf is van klachten waarop ze het liefst behandeld willen worden. Dit scheelt tijd in het eerste gesprek en het team van zorgverleners kan al ‘voor de poort’ efficiënt worden afgestemd op de specifieke wensen van iedere patiënt. Tot slot kunnen de deelnemende professionals aan ParkinsonNet in een beschermde omgeving het zorgdossier delen met de patiënt. Al met al een grote vereenvoudiging van werkzaamheden en dus vermindering van administratieve lasten voor professional en patiënt.

Wat is nodig? Vanzelfsprekend is de opzet van een netwerk een meerjarenplan. Prima Praktijken heeft in april 2010 de opzet en ontwikkeling van het netwerk beschreven. Zij raden de volgende werkwijze aan: - regioanalyse: hoeveel therapeuten zijn er nodig voor het netwerk; - aanschrijven zorgverleners: alle betrokken zorgverleners ontvangen een brief over deelname aan het netwerk; - aanmeldingsprocedure en informatiebijeenkomsten: geïnteresseerden kunnen informatiebijeenkomsten bijwonen en zich aanmelden voor het Parkinsonnetwerk; - selectie: indien nodig wordt een selectie gemaakt van de aanmeldingen. Dit kan zowel door de geïnteresseerden zelf gebeuren, als door het projectteam; - inventarisatie scholing: er wordt geïnventariseerd hoeveel therapeuten willen deelnemen aan scholing; - medewerking neurologiemaatschap: de


maatschap neurologie wordt aangeschreven en om medewerking gevraagd.

Gelet op de bovenstaande ervaringen moet het dus ook mogelijk zijn om voor andere aandoeningen financiering te vinden voor een soortgelijk concept.

Wat moet ik nog meer weten? Het opzetten van de organisatie van ParkinsonNet en de verschillende regionale netwerken is betaald met eenmalige gelden van het UMC St Radboud, ZonMw en zorgverzekeraars. Door handig gebruik te maken van subsidiegelden heeft het projectteam zichzelf tot op heden zo gefinancierd. Een belangrijke voorwaarde voor het voortbestaan van een innovatie is dat de innovatoren er structureel geld mee verdienen. In het geval van ParkinsonNet is dit nog niet vormgegeven. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt echter dat de patiënten door de toegenomen expertise en communicatie binnen het netwerk een snellere en efficiëntere behandeling krijgen. Daarom biedt dit mogelijkheden om het project structureel te financieren.

Waar vind ik meer informatie? www.parkinsonnet.nl


41

Dankwoord Deze publicatie is mede tot stand gekomen dankzij de medewerking van onderstaande organisaties: Altrecht AriënsZorgpalet Buurtzorg CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) DHD (Dutch Hospital Data) Eerstelijns Centrum Tiel GGZ Rijnstreek Huisartsenpraktijk Klarendal Huisartsenzorg IJsselstein Mediant Medisch Centrum Haaglanden Medischegegevens.nl NVZ (de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen) ParkinsonNet PsyQ Rivas Zorggroep Slingeland Ziekenhuis Stichting Sint Jacob Thuiszorg het Centrum Vierstroom VU medisch centrum Woonzorg Unie Veluwe Een speciaal woord van dank gaat uit naar onderzoeks- en adviesorganisatie Plexus die een inventarisatie heeft gemaakt van goede voorbeelden in de zorg om de regeldruk te verminderen en daarmee de basis heeft gelegd voor deze publicatie.

42

Colofon Dit is een uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Programmadirectie Regeldruk en Informatiebeleid (DRI) Contact: Schedeldoekshaven 200 | 2511 EZ | Den Haag Postbus 20011 | 2500 EA | Den Haag Website: http://www.regeldruk.nl april 2011

Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg. Een inventarisatie van goede voorbeelden voor minder administratieve lasten in de zorg

Recommend Documents