Manajemen Proyek – Perencanaan Proyek
Pertemuan ke 9-Manajemen Bisnis & Kewirausahaan
By Heru Priyanto, MBA
The Project Process: An Example Gate 0
Project Justification - Approve Project Definition
Gate 1
Strategic and Budgetary Approval
Design Approval
Undertake Design
Gate 2 - Approval of
Final Documents
Gate 3
Readiness for Manufacture - Approval to place Contract
Initiate Project Prepare Technical Design Ensure Machine Compatibility Prepare Safety Case Modification
Major Project Proposals
Project set-up
Project Definition
Appoint Project Sponsor Assess Project Priority Assess Budget Implications Est. Proj. Deliverables and Objectives Appoint Project Leader Approve Project Set-up EFDA/CSU/JOC Management
* This will include: - Initial WBS, OBS and CBS - Project Plan - Risk and Procurement Strategies ** These will only take place here for large projects demanding DO effort for preliminary Conceptual work
Conceptual Design
Scheme Design
Detailed Design
Tender Invitation & Assessment
Raise/Extend/Update initial TCD-R/PERF Prepare Outline Conceptual Design Define Design Constraints Prepare Interface Requirements Spec. (IRP) Finalise Conceptual Design Hold Conceptual Design Review (CDR) Clear CDR Issues Initiate Modification Safety Case Update PMP Approve Proceed to Detailed Design
Extend TCD-Rs/PERFs Prepare Sub-system Detailed Design Hold Detailed Design Review (DDR) Clear Sub-system DDR Issues Use TCD-I/MMAC for Sub-system DD Approval Prepare Final Documents including: - Design Documents., Machine Compatibility Documents., Safety Case Modification
Project Team/IRP/EFDA/CSU/JDC
Project Team/Interfaces/EFDA/CSU/JDC
Draft Statement of Requirements (SoR) Review & Approve SoR Identify Resources Appoint Project Team Produce & Maintain Procurement Plans Undertake Project Risk Assessment Prepare Project Boundary Document Develop Project Management Plan (PMP)* Raise initial TCD-R/PERF** Prepare Preliminary Conceptual Design**
*** These will comprise: - Technical Specification - Drawings - Contractual Requirements
Compile Tender Docs.*** Send out Invitations (ITTS) Hold Clarification Meetings Receive Tenders Evaluate Tenders Arrange site visits Approve changes to Specs. Choose preferred Company
Raise/Extend Sub-system TCD-Rs/PERFs Agree Classifications & Interfaces Prepare Sub-system Scheme Design Hold Sub-system Scheme Design Review (SDR) Clear Sub-system SDR Issues Update PMP Use TCD-I/MMAC for Sub-system SD Approval
Project Team/Contracts/EFDA
Project Team/Interfaces
Project Leader/Project Team/EFDA/CSU
Implement Project
Manufacture Equipment
Project Team/Contractor/ICM
Readiness for Operation
Gate 4 - Acceptance of System
Complete Project Install Equipment
Raise Contract Documentation Place Contract Hold Kick off Meeting (KOM) Clarify Issues (Quality Plan) Monitor Progress Witness key Procedures Complete Release Note Approve Complete Package**** Approve Release Note Pack & Dispatch Equipment
**** This includes supporting documentation
Undertake Tender
Test & Commission
Confirm Completion
Project Review
Test Equipment against Test Schedule Commission Complete System Undertake Post Project Review
Project Team/ICM/EFDA/CSU
Project Team/CSU Receive Equipment Pre-test Equipment Install equipment Project Team/ICM
Confirm Technical Completion Review Project Records Complete Handover Documents Resolve Reservations Obtain Acceptance of Completed Project Project Team/EFDA/CSU
Note: Overall Project Management and Reporting will be as defined in the Project Management Plan (PMP)
Siklus Proyek Initiating
Closing
Monitoring
Planning
Executing
Perencanaan Proyek
Perencanaan yang memadai akan menghasilkan proyek yang selesai secara akurat dan tepat
Perencanaan Proyek
Perancanaan yang tidak memadai akan menghasilkan rasa frustasi pelaksana proyek dan keluaran yang buruk
Project Start
Project End
Project Objectives, Scopes & Deliverables
Objectives : menggambarkan maksud dan tujuan pengerjaan proyek
Scopes: ruang lingkup pengerjaan proyek. Mulai dan Akhirnya sebuah proyek.
Deliverables : hasil ataupun keluaran yang bisa dilihat dan dirasakan secara nyata oleh user/customer
Stakeholders
Dalam perencanan proyek, terlebih dahulu diidentifikasi siapa saja pemangku kepentingan (pihak yang terkait secara langsung maupun tidak terdampak) sebuah proyek
Work Breakdown Structure (WBS)
The Work Breakdown Structure is the foundation for effective project planning, costing and management. It is the most important aspect in setting-up a Project
Dasar dari keseluruhan pengerjaan sebuah proyek
Work Breakdown Structure Definition “A Work Breakdown Structure (WBS) is a hierarchical (from general to specific) tree structure of deliverables and tasks that need to be performed to complete a project.” “ Pola pembagian pekerjaan adalah pendekatan secara hirarkis (dari yang bersifat umum hingga spesifik) dalam bentuk diagram pohon keseluruhan aktivitas dan tugas yang harus dikerjakan agar proyek selesai secara lengkap”
Proses pembuatan WBS
Dalam sebuah proyek, WBS dibuat dengan menetapkan tujuan/hasil akhirnya, kemudian secara bertahap dan berurutan memecahnya menjadi beberapa bagian baik menurut ukuran, waktu dan tanggungjawab (contoh: systems, subsystems, components, tasks, subtasks, and work packages) yang melibatkan keseluruhan langkah untuk mencapai tujuan akhir proyek.
WBS dibuat merujuk pada bentuk keluaran proyek(planned outcomes), bukan aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran (planned actions). Sehingga pembagian elemennya lebih stabil dan lebih mudah mengalokasikan penanggungjawab utk setiap elemennya.
Manfaat WBS
Menyederhanakan pekerjaan yang kompleks & rumit menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah Membantu proses monitoring & pengontrolan dalam pelaksanaan proyek. Membantu dalam proses penghitungan sumber daya(waktu, biaya, buruh) diperlukan dalam sebuah proyek
Element WBS
Ruang lingkup proyek, keluaran dari proyek. Awal dan akhir proyek. Anggaran yang dibutuhkan proyek. Nama orang yang terkait dan bertanggungjawab dgn proyek tsb.
Prinsip pembuatan WBS
Aturan100% : memastikan semua pekerjaan tercakup dalam proses dekomposisi sesuai ruang lingkup proyek Muatually exclusive : tidak ada overlap atau tumpang tindih atau duplikasi pekerjaan yang menimbulkan inefisiensi Plan outcomes, not action: memecah proyek ke dalam elemen produk ataupun keluaran-nya; bukan aktivitasnya Level of detail : dekomposisi dilakukan sampai tingkat kerincian tertentu Coding scheme: penamaan elemen secara berurutan dan hirarkis
Contoh WBS (Work Breakdown Structure)
Project Organization & Resources
OBS(organization breakdown structure) adalah proses hierarkis yang melukiskan bagaimana perusahaan dikelola sebagai suatu organisasi untuk menentukan tanggung jawab kerja. Tujuan OBS adalah:
Menyediakan suatu kerangka untuk meringkas kerja unit organisasi, Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab untuk setiap paket kerja, Mengikat unit organisasi kepada akun pengendalian biaya di dalam proyek.
Responsibility Assignment Matrix
RAM merupakan matrik yang menggambarkan hubungan antara WBS dan OBS. Dalam RAM setiap unit organisasi dalam OBS ditugaskan kepada tiap aktivitas yang terdapat dalam WBS
Project Costing & Time Estimation
Perhitungan waktu dan biaya penting karena:
Membantu penjadwalan Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik Untuk menentukan kelayakan proyek Untuk memperhitungkan kebutuhan arus kas Alat bantu mengukur kemajuan proyek Untuk menentapkan baseline proyek
Project Costing & Time Estimation
Faktor yang perlu diperhatikan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Horizon perencanaan Durasi proyek (makin panjang makin tidak pasti) Orang (skill, turnoover) Struktur proyek (fokus lebih cepat, matrix lebih lambat tapi efisien) Kecenderungan menaikan perkiraan Budaya perusahaan Faktor non proyek (mis: regulasi, liburan)
Project Costing & Time Estimation
Jenis2 biaya: Biaya langsung
1. 1. 2. 3.
2. 3.
Tenaga kerja Peralatan Material
Biaya overhead langsung (mis: gaji manajer proyek, kantor proyek) Biaya overhead umum dan administrasi (mis: gaji manajemen perusahaan, kantor perusahaan )
Jaringan Perencanaan Proyek
Jaringan proyek : alat untuk merencanakan, menjadwalkan dan memonitor kemajuan proyek. Berdasarkan WBS, berbentuk diagram alur. Menggambarkan aktivitas yang harus diselesaikan, urutan logis saling ketergantungan antar aktivitas, waktu mulai dan selesainya aktivitas, serta jalur terpanjang (critical path) dalam jaringan Kerangka kerja untuk sistem informasi yang digunakan oleh manajer proyek untuk mengambil keputusan terkait waktu, biaya dan kinerja proyek.
Deployment Network Plan Level 1 - Milestone Plan
Level 2 - Plans
Level 3 - Plans
WP-1 WP-4 WP-3 WP-2
A B C D E F
WBS to Network Lowest element
O r g a n i z a t i o U n i t s
B
Circuit board
Design cost account
A
P-10-1
D-1-1 D-1-2
Design WP D-1-1 Specifications WP D-1-2 Documentation
D
F
K
P-10-2
S-22-2
T-13-1
C S-22-1
Production cost account
Production WP P-10-1 Proto 1 WP P-10-2 Final Proto 2
B Proto 1 5
Test cost account
Test systems WP T-13-1 Test
Software cost account
Software WP S-22-1 Software preliminary WP S-22-1 Software final version
A Specifications and documentation 2 C Preliminary software 3
D
F
K
Final proto 2 4
Final software 2
Test 3
Dasar Jaringan A
B
J, K, & L can all begin at the same time, if you wish (they need not occur simultaneously)
J
C
K
A is preceded by nothing B is preceded by A C is preceded by B
L
(A)
M but
(C)
All (J, K, L) must be completed before M can begin
Y
Y and Z are preceded by X X
Z
Z
Y and Z can begin at the same time, if you wish
AA AA is preceded by X and Y
Z is preceded by X and Y
X
(B)
Y
(D)
Contoh Jaringan Proyek 5
B
20
20
Construction plans
E
35
Staff report
15
15 200
H
235
Occupancy 0
A
5
5
C
Application approval
Traffic study
5
10
5
ES
ID
SL
Description
LS
Dur
EF
EF
LF
15
10
10
Service check 5
F
30
Commission approval
10
D
20
30
G
200
Wait for construction 170
35
Project Planning – Key Points
Recognise that adequate project planning is essential Produce a sound WBS Use the framework provided by the Project Management Plan (PMP) template Involve the right people Allow enough time Be systematic
