Major Assignment: System Analysis and Design Case Study: Office Equipment Control Systems Instruction: This case is to design information system for equipment control system. In addition to the data presented in this case students are suggested to conduct field study to enrich your understanding of real condition (you may conduct field study at accounting dept or dean office). Case: The office wants to improve their equipment control systems. The office has many office equipment and furniture that should be well recorded and managed. The office has just been inspected by auditors from government auditing office. They found that so equipment and furniture that cannot be known their place. Current Condition At the moment every unit of equipments and furniture are put under responsibility a person who responsible for room when the equipment or furniture are placed. In every room there is equipment card control contains the data of equipment at that room. Using this manual card control system has some problem because the equipment is move from one room to other room frequently and this movement is recorded in their control card. Intended New System The head of the office plan to computerize their equipment control system using database system. So every unit of equipment can identified their location and an employee responsible for that room. In this new system every unit of equipment will have the unique code number, and each equipment will be grouped by their type such as meeting room chair, guest chair, working table and so on. Although the room is used by many people but only one person appointed to take responsibility to equipment at that room. The movement of equipment from one room to the other room should be by employee responsible in both room. One room may have many units equipment as need. You are as the employee at that office has the knowledge and skill in information system development is required to help the office computerize their equipment control system, so every unit of equipment will recorded and can be identified the location and a person responsible to that room. The system will implemented by a DBMS software available at the office. Your system should be user friendly. Required: 1. Define the problem of the office to argue to develop the new computerized information systems. 2. Identify the system inputs and their sources. System output and their recipients, and prepare context diagram. 3. Identify the entity relevance to the system and all relationship between entity, and prepare Entity Relationship Diagram (ERD) 4. Convert the ERD to Physical database design model.
5. Design the tables for database file present your design using the following table format Table: Name
Field name
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
field type
Field length
description
Design input screen to entry the input data Design query screen for specific equipment Design the document form to transfer the equipment from one room to the other room. Prepare the design for work flow table Prepare the design for system configuration and software need. Prepare the time schedule for system implementation and present in form of Gant Chart. Develop/implement your design using MS Access. Include input screen (form), menu switchboard, and so on.)
Note: Required 1 until 11 are prepared as appendices of system implementation proposal. It should be submitted in hard copy. Point 12 is submitted in CD.
Tugas Utama : Analisis dan Perancangan Sistem Studi Kasus : Office Equipment Control System Petunjuk : Kasus ini perancangan sistem informasi untuk pengawasan barang-barang inventaris.. Disamping data yang telah tersedia, Saudara sebaiknya juga melakukan penelitian lapangan ke kantor instansi pemerintah tertentu, untuk mengetahui keadaan sesungguhnya.
Kasus : Sebuah kantor sedang mengadakan penertiban administrasi peralatan dan inventaris yang ada di kantor tersebut. Kantor ini memiliki ratusan peralatan dan perabot kantor yang harus diadministrasikan dan dipertanggungjawabkan dengan baik. Baru-baru ini setelah diadakan pemeriksaan oleh team inspektorat banyak inventaris yang tidak dapat dijelaskan keberadaannya. Sistem Saat ini Pada saat ini setiap keping (unit) barang inventaris secara formal ditempatkan dibawah pengawasan dan tanggungjawab seseorang yang menjadi penanggungjawab ruangan tempat barang inventaris itu berada. Pada setiap ruangan disediakan sebuah kartu kontrol yang berisikan data-data tentang barang-barang yang ada dalam ruangan tersebut. Pertanggungjawaban dengan sistem kartu ini sulit dilakukan karena seringnya barang-barang dipindahkan antar ruangan dan perpindahan barang ini tidak segera diikuti dengan penggantian kartu kontrol yang ada pada masing-masing ruangan. Yang Diinginkan Untuk melindungi barang-barang inventaris kantor maka pimpinan kantor merencanakan untuk melakukan komputerisasi sistem administrasi barang-barang inventaris kantor dengan menggunakan sistem database. Sehingga setiap barang dapat diketahui keberadaannya dan diketahui penanggungjawabnya. Dengan sistem ini setiap unit (keping) barang akan diberi nomor kode yang unik, dan setiap barang dikelompokkan sesuai dengan jenisnya, misalnya: kursi pertemuan, kursi tamu, kursi kerja, meja, lemari arsip, dan sebagainya. Setiap ruangan juga telah diberi nomor untuk membedakannya dengan ruangan lain. Setiap ruangan biarpun digunakan oleh beberapa orang, tetapi hanya satu orang yang ditugaskan sebagai penanggung jawabnya.
Perpindahan barang inventaris dari satu ruang ke ruangan lain diizinkan setelah melalui serahterima diantara penanggung jawab ruangan. Satu ruangan dapat berisikan beberapa unit barang, sesuai dengan kebutuhan.
Saudara sebagai karyawan yang mengerti sistem informasi diminta untuk melakukan komputerisasi administrasi barang inventaris ini, sehingga setiap keping barang terdaftar dengan baik, dapat diketahui lokasinya dan penanggung jawabnya. Sistem ini dibuat dengan menggunakan salah satu software DBMS yang telah ada di kantor. Sistem yang Saudara rancang haruslah user friendly.
Diminta: 1. Rumuskanlah permasalahan yang dihadapi kantor ini dengan baik sehingga dapat dijadikan argument untuk mengembangkan sistem baru berbasis komputer 2. Identifikasi input dan sumbernya, output dan penggunanya dan siapkan context diagram 3. Identifikasi semua entity yang relevan serta hubungan antar entity dan siapkan Entity_Relationship Model (ERD) 4. Ubah ERD menjanjadi Physical Database Design Model 5. Rancanglah tabel-tabel dari file database yang diperlukan sajikan dalam format berikut Nama tabel Nama field
Tipe field
Panjang field
Keterangan
6. Siapkan rancangan layar untuk input data 7. Siapkan rancanga layar untuk query peralatan tertentu 8. Siapkan rancangan dokumen serahterima perpindahan barang 9. Siapkan rancangan workflow table 10. Siapkan rancangan konfigurasi sistem dan software yang diperlukan. 11. Siapkan skedul waktu yang diperlukan untuk implementasi sistem ini dan sajikan berbentuk Gantt Chart
12. Kembangkan/implemmentasikan sistem yang sudah dirancang dengan menggunakan MS Acess. Lengkap denga screen input, Menu swichboard dsb. Catatan: Diminta 1 sampai dengan 11 disiapkan sebagai lampiran proposal implementasi sistem dikumpulkan dalam bentuk print out yang dijilid rapi, layaknya pekerjaan profesional. Point 12 dikumpulkan dalam CD.
