Tugas S2 MMSI System Analysis and Design (Analisa dan Perancangan Sistem)
Lecturer: Aji Wigena, Ir., M.Sc. By: Lucky Koryanto James Sriyanto (Desember 2009)
Daftar Isi A. Problem Definition: Background (latar belakang) Subject Problem (masalah) Scope (Ruang Lingkup) B. Understanding Existing System: FOD (sistem sebelumnya) Diagram Context & DFD (sistem sebelumnya) C. Define New System Requirement: FOD (sistem yang diusulkan) Diagram Context & DFD (sistem yang diusulkan) Input & Output Design (sistem yang diusulkan) A. Problem Definition: Background (Latar Belakang): Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Dipanegara Makassar adalah salah satu perguruan tinggi swasta terbesar di wilayah Indonesia Timur yang menyelenggarakan 3 program studi yaitu S1 Teknik Informatika, S1 Sistem Informasi dan D3 Manajemen Informatika dengan jumlah mahasiswa keseluruhan sekitar 3000 mahasiswa. Sistem pengelolaan administrasi akademik sebelumnya menggunakan sistem paket sebagian telah menggunakan komputer tetapi memakai program aplikasi paket seperti Ms Word dan Ms Excel dan sebagian masih semi manual dengan menggunakan mesin ketik. Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak tersebut maka manajemen kelas dan dosen yang dikerjakan oleh bagian jurusan sering tidak efektif dan efisien, misalnya: penetapan kelas sering tidak sesuai dengan jumlah mahasiswa yang memprogram, banyak jadwal kelas paket yang saling bentrok terutama untuk mahasiswa mengulang sehingga sering penetapan kelas yang telah dibuat harus dirombak kembali. Daftar hadir perkuliahan yang menggunakan form kosong dan tidak terkontrol dengan baik. Dibagian pengolahan data (EDP), pengimputan KRS dan pengimputan nilai memerlukan waktu yang lama (tidak adanya standar inputan yang seragam), pencetakan KHS juga memerlukan waktu lama dan sering terjadi ketidak akuratan nilai, adanya nama mahasiswa yang terdaftar dilebih dari 1 kelas, dll.
Membutuhkan waktu yang lama dan kadang sulit untuk menyajikan data dan informasi yang diperlukan pihak pengelola dalam pengambilan keputusan, misalnya: jumlah mahasiswa yang belum membayar, yang belum mengisi KRS, yang aktif atau belum terdaftar, yang cuti, nilai rerata mahasiswa untuk akumulasi maupun per matakuliah, penyebaran kelas, informasi aktif seorang mahasiswa, dll. Permasalahan yang disebutkan diatas pada dasarnya disebabkan karena data yang tidak saling terinterasi antar bagian dan tidak adanya standarisasi data dan pemrosesannya. Subject: Sistem administrasi dan manajemen akademik lambat dan sering tidak akurat. Problem (Masalah): 1. Sistem pengelolaan dan manajemen akademik masih dilakukan sebagian dengan semi manual (menggunakan mesin ketik) dan sebagian dengan komputerisasi yang tidak optimal (menggunakan paket aplikasi excel) yang memilki fasilitas terbatas dalam pengolahan data kususnya yang memerlukan kustomisasi. 2. Data‐data yang ada tidak saling terintegrasi secara langsung antar bagian dan tidak ada standarisasi sehingga data tidak link dan sulit untuk proses kompilasi untuk menghasilkan beragam informasi. 3. Butuhkan waktu yang lama untuk proses kompilasi untuk menghasilkan beragam informasi dan beberapa informasi sulit dihasilkan. 4. Jumlah mahasiswa yang bertambah banyak berdampak pada penambahan kelas dan dosen yang menambah beban kerja yang tidak efisien terhadap bagian‐bagian yang berkepentingan dan berdampak pada produksi informasi yang kurang efektif dan pelaksanaan kegiatan administrasi dan manajemen akademik menjadi tidak efisien. Scope (Ruang Lingkup): Bagian Jurusan dan pengolahan data (EDP)
B. Understanding Existing System:
DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM CONTEXT DIAGRAM PREVIOUS SYSTEM
b. Mahasiswa (Baru & Lama)
s, te o. (n dll) a at a, od m Bi na
Data Mahasiswa, KRS, Nilai Data Mahasiswa, Matakuliah, Kelas & Jadwal, Alumni
i) ila
Report yang diperlukan
rN ta af
f. BPH/Yayasan
Sistem Informasi Akademik
(D
(tg Re l, p o je r t ni P s, em no b Pe .p ay m ok ar ba ok an ya ,d ra ll) n
d. Jurusan
KR m S t k (n .k o. Ke ul p ia o k la h, o s dl k, D & l) N Ja S, d Tr wa an l, sk KU rip A S,
a. Calon Mahasiswa (Pendaftar)
c. Dosen
e. UPT EDP
C. Define New System Requirement: FLOW OF DOCUMENT (IN GENERAL) ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM Student Candidate
Registration Commitee
Registration Form
Registration Form
UPT EDP A1
Faculty
A2
Scoring Form
SUGGESTION SYSTEM BPH/ Yayasan
Student
Lecturer
Print Study Fee Receipt
Class & Schedule Management (based on student entry class)
Lecture
Study Fee Receipt Study Fee Receipt
Master Entry Fill & attach required docs
Docs Reg.Frm
Scoring Form Validating & Register for test
Test Id Docs Reg.Frm
Docs Reg.Frm Study Fee Receipt *
Score Entry
Report (semester)
A3 A8 A1
Class Attendance Form
Scoring Form Class Attendance Form Check List
Test Id
Payment
Scoring Form Class Attendance Form
Study Fee Receipt *
A5 A4 Direction
Entry Payment Study Plan Form
Study Plan Form
Study Fee Receipt *
Test scoring & Acceptance Announcement Study Plan Form
Test
Accepted registration
Acceptance Confirmation& Print Study Recpt
Study Fee Receipt Study Fee Receipt
Study Plan (semester)
A7 A6
Study Plan Form
Study Plan Form A4
Entry Study Plan (check payment)
A5 A8
A6 A7
Study Plan Form Payment
A3
A3
Study Fee Receipt *
Study Plan Form
Report (semester) Study Plan Form
Study Fee Receipt * A2
Go to student (4)
Entry Class & Schedule (check study plan form)
DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM CONTEXT DIAGRAM SUGGESTION SYSTEM b. Mahasiswa (Baru & Lama)
s, te o. (n dll) a at a, od m Bi na
KR m S tk (n .k o. Ke ul p ia ok la h, o s dl k, & D l) N Ja S, d w Tr a an l, sk KU rip A S,
a. Calon Mahasiswa (Pendaftar)
Data Mahasiswa, KRS, Nilai
Report yang diperlukan
)
g. Pengambil Kebijakan
e. UPT EDP
i ila rN ta af (D
f. BPH/Yayasan
Sistem Informasi Akademik
Kapasitas Matakuliah/Kelas, Nilai Mahasiswa & Alumni
Data Mahasiswa, Matakuliah, Kelas & Jadwal, Alumni
(tg Re l, po je rt ni P s, em no b Pe .p ay m ok ar ba ok an ya ,d ra ll) n
d. Jurusan
c. Dosen
Ma ha Alu sisw mn a i
DNS, Transkrip & KUAS
Report Pembayaran (tgl, jenis, no.pokok, dll)
Pembayaran Report Yang Diperlukan
(No.Pokok)
DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM DFD Level 1 (PROCESS 10 – 12) SUGGESTION SYSTEM
10
Jadwal Kelas Jxx9999
Kelas,Jadwal & Setting Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll)
d. Jurusan
e. UPT EDP
Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll)
Entry & Setting Kelas&Jadwal (Transfer)
1
Lxx9999S
( Nama Matakuliah & Kode Kelas)
MSTMTK
11
Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll)
Entry & Manajemen Matakuliah
12 c. Dosen
Peserta Kelas & Kapasitas
( Nama Matakuliah & KodeKelas)
Rxx9999
(Nilai) (Daftar Nilai)
Entry Nilai
(Nama)
MSTMHS99
Notes: File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key
DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM DFD Level 2 (PROCESS 6) PRINT REPORT, FORM & OTHER INFORMATION
SUGGESTION SYSTEM
(Matakuliah/Kelas)
e. UPT EDP
6.1
Jadwal Kelas
Cetak Daftar Hadir Perkuliahan
Peserta Kelas
Jxx9999
1
Lxx9999
No.Pokok Mahasiswa
( Nama Matakuliah) (NIRM & Nama) 6.2
( Nama Matakuliah)
Cetak KUAS
(NIRM & Nama)
MSTMHS99
1
MSTMTK
KUAS
No.Pokok Mahasiswa
(Kelas)
2
Lxx9999
6.3 (NIRM & Nama) ( Nama Matakuliah)
Cetak DNS
DNS
No.Pokok Mahasiswa
(Matakuliah&Nilai)
Rxx9999 6.4
(Matakuliah&Nilai) ( Nama Matakuliah)
Cetak Transkrip
(NIRM & Nama)
Transkrip
2 6.5
(Nama)
Cetak Laporan Penerimaan Pembayaran
Pembayaran
Periode
b. Mahasiswa (Baru & Lama)
MSTMHS99
Bxx9999
f. BPH/Yayasan
Notes: File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key
DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM DFD Level 2 (PROCESS 10) MANAJEMEN & ENTRY MASTER and OTHER ENTRY
SUGGESTION SYSTEM
d. Jurusan
Kelas&Jadwal
10.1
Jadwal Kelas
Entry Kelas&Jadwal (Transfer)
Peserta Kelas
Jxx9999 ( Nama Matakuliah)
Lxx9999S
10.2 Pengaturan
Setting Kapasitas Kelas
(Kapasitas) MSTMTK ( Nama Matakuliah & KodeKelas)
Notes: File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key
Input and Output Design: Manajemen Matakuliah:
Manajemen Kelas:
Manajemen Mahasiswa:
Manajemen Dosen:
Transaksi KRS (Study Plan):
Informasi Nilai:
Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas:
Manajemen Skripsi:
