ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED APPLICATION FOR DISTRIBUTION, PROCUREMENT AND SALES SYSTEM IN MULTI COMPANY CORPORATION Bram Kristanto Sutarsa Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ben Hardi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
and
Philiep Andry Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The purpose of the study, is to analyze and identify system problems that are running in an enterprise, and uses a problem which us found to develop applications for the needs of companies to the distribution process, procurement and sale of goods. The method used is a literature study, interviews, analysis of business processes. Analysis of interviews conducted in the form of analysis, issues and business processes. Then do the design of data flow diagrams, database, class diagrams, use case and sequence diagrams. The results obtained an application that meets the goals of research in terms of distribution, procurement and sale of goods. The conclusions obtained are applications that simplify and streamline the distribution process, procurement and sale of goods at the company and give the permission level of each employee.
Keyword: Distribution System, Procurement System, System Sales, Multi Company, Web-based
Introduction In the era of globalization, information is one thing that is needed by many of the jobs, the development of information technology is also very influential in people's lives. This development brings the ease, where one of them for companies that put information as one of the resources needed to run the job well. With the development of information technology, companies can expand and facilitate the dissemination of information to all the places that will assist in improving the productivity of work. Technology is growing day by day in order to meet the demands of the need for information, with the aim that the information can be obtained with a more effective and efficient. One of the widely used information technology is the internet. Dissemination of information via the internet can be done quickly and easily because the internet is not limited by time or location. Internet as one of information technology can be utilized to accelerate the means of existing business processes within a company, some of which is the sales data collection process, the distribution of the data collection process, and the procurement process. Meaning of sale means the transfer of property in the form of goods or services from seller to buyer and the buyer will hand over a sum of money for goods or services have been provided, while the sense of distribution is the distribution of goods at a certain time to a few places, and procurement means the
process of ordering goods at a certain time to replace the stock items to be or have been exhausted. Application Distribution System, Supply and Sale of Goods web-based system will affect the effectiveness of the company and will affect the satisfaction of inter-subsidiary companies and also the cost of the company, due to the distribution system, procurement and sale of goods which can lead to poor sales and the provision of products is not optimal.
1. Methodology The scope of research encompasses analysis, design, and development of distribution systems, procurement and sales of web-based goods. The discussion is carried out include the following: -
Designing System
-
Implementation
-
Evaluation
Picture 1- System Design
1.1 System Design Client computers to access applications using a web browser and pdf reader to read the report. Computer Developer to maintain and develop the system if there is a need to be added. Active Directory Server to store data - data required for the purposes of the application. Front End Web server for web applications available for web browsing using HTTP protocol. SQL Server to create, maintain, and control access to the database.
Replication Server and to make copies of data from SQL Server if it does fail if the system there, so the data can be used even if the primary server is not functioning.
1.2 Implementation 1. Software Requirements The software required to implement the Application Distribution System, Supply and Sale of Goods on the server computer is as follows: a. Microsoft Windows Server 2003. b. SQL Server 2008. c. .NET Framework 3.5. d. Active Directory. e. Microsoft Visual Studio 2010. While the software needed to implement the Application Distribution System, Supply and Sale of Goods on the client computer is as follows: a.
Web Browser.
b. PDF Reader. 2. Hardware Requirements Hardware needed for the Front End Web Server is a server that is used with the following minimum specifications: •
Processor Pentium IV 2.5 Ghz.
•
Memory 1 GB.
•
Hard Disk Drive 40 GB.
•
Keyboard and Mouse.
•
Monitor. The hardware recommend for the client computer is::
•
Processor Pentium IV 2.5 Ghz.
•
Memory 1 GB.
•
Hard Disk Drive 40 GB.
•
Keyboard and Mouse.
•
Monitor.
3. Network Requirements Needs of network users to the application Applications System Distribution, Procurement and Sale of Goods is Active Directory, SQL Database, and a computer.
4. Human Resource Requirements Resources to run the Application Distribution System, Supply and Sale of Goods is a client with enough knowledge. User simply login, select the menu and fill out the form. As for the need for resources on the server side, SQL Server takes network admin and admin of the company.
1.3 Evaluation After the trial implementation of the PT. InterData Bhakti Mulya , conducted an evaluation to determine the extent of the success of the analysis and distribution system design, procurement and sale of goods produced.
Evaluation of the matrix is filled by the Business Process Manager at PT. InterData Bhakti and found the results as follows: Table 4.42 Evaluation Result Table Question
Answer
What is the response of the system that System that was designed almost 85% we made? Is it consistent with the meet the standard modules are designed to expected design?
because of time constraints.
How do you respond on the menu that Menu that has been made sufficient to we made, sufficient to meet the needs meet the need for a system that will be of the company want? According
to
you,
used. whether
the The advantages of this system is the
advantages and disadvantages of the calculation of stock that could see system that you feel we've made it?
anytime, as well as efficiency in the demand
for
stocks.
While
the
shortcomings of this system is still not able to provide reports.
What is the advice for this system, View of the system would have more related to the appearance or features contrast and writings made larger. While are made?
these features have been available enough to accommodate current demand.
Is the system accurate in providing the data?
The system has been designed and built quite accurate in providing information.
Do you think this system will be easily For the user interface and its use, the used by users in the future?
system is fairly easy to understand, of course, must be concurrent with the training to each end user.
2. Conclusion The conclusion that can drag on after doing the analysis, design, evaluation of the distribution system applications, procurement and sale of goods as follows: 1. Application distribution system, procurement and sale of these goods can be done in a computerized 2. This application can help in holding the head office control over the distribution of goods and monitor the sales of products subsidiaries 3. This application can be run in accordance with the existing system with some additional features such as system admin.
Bibliography [1] Alfredson, K., Leo, K. J., Picker, R., Pacter, P., Radford, J., & Wise, V. (2007). Applying International Financial Reporting Standards, Enhanced Edition. [2] Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management (4th Edition). [3] Hassel, J. (2004). Learning Windows Server 2003. [4] Horngren, C. T., Harrison, W. T., Bamber, L. S., Willis, B., & Jones, B. (2002). Accounting 5th edition. [5] Kotler, P., & Armstrong. (2001). Prinsip-Prinsip Pemasaran 8th Edition. [6] Kusumo, A. S. (2007). ASP.NET 2.0 Dengan Visual Basic 2005. [7] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi 3rd Edition. [8] Pressman, R. S. (2001). Software Engineering: A Practitioner's Approach, 7th Edition. [9] Shneiderman, B., Plaisant, C., Cohen, M., & Jacobs, S. (2009). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction (5th Edition). [10] Thai, T. L., & Lam, H. Q. (2003). NET Framework Essentials. [11] Turban, E., Chung, H. M., Lee, J. K., & Chung, M. (2004). Electronic Commerce: A Managerial Perspective. [12] Walther, S. (2007). ASP.NET 3.5 Unleashed. [13] Whitten, J., & Bentley, L. (2005). Systems Analysis and Design Methods 7th Edition. [14] Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology. The McGraw-Hill.
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM DISTRIBUSI, PENGADAAN DAN PENJUALAN BARANG BERBASIS WEB PADA PERUSAHAAN BERSIFAT MULTI COMPANY Bram Kristanto Sutarsa Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ben Hardi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Philiep Andry Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian, ialah untuk menganalisis dan mengidentifikasi masalah sistem yang sedang berjalan dalam suatu perusahaan, dan menggunakan masalah yang ditemukan untuk mengembangkan aplikasi untuk kebutuhan perusahaan yang berkenaan dengan proses distribusi, pengadaan dan penjualan barang. Metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara, analisis proses bisnis perusahaan. Analisis yang dilakukan berupa analisis wawancara, masalah dan proses bisnis. Kemudian dilakukan perancangan diagram alir data, database, class diagram, use case, dan sequence diagram. Hasil yang dicapai
berupa sebuah aplikasi yang memenuhi tujuan penelitian dalam hal pendistribusian, pengadaan dan penjualan barang. Simpulan yang didapatkan adalah aplikasi yang mempermudah dan mempersingkat proses distribusi, pengadaan dan penjualan barang pada perusahaan yang bersangkutan dan memberikan level hak akses pada masing-masing karyawan. Kata Kunci: Sistem Distribusi, Sistem Pengadaan, Sistem Penjualan,Multi company, Web-based
1. Pendahuluan Di era globalisasi seperti saat ini, informasi merupakan salah satu hal yang dibutuhkan oleh banyak bagian pekerjaan, perkembangan teknologi informasi pun sangat berpengaruh dalam kehidupan manusia. Perkembangan ini membawa kemudahan, dimana salah satunya bagi perusahaan yang menempatkan informasi sebagai salah satu sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan pekerjaannya dengan baik. Dengan adanya perkembangan dari teknologi informasi ini, maka perusahaan dapat memperluas dan mempermudah penyebaran informasi ke semua tempat yang akan membantu dalam peningkatan produktivitas pekerjaan. Teknologi yang hari ke hari semakin berkembang demi memenuhi tuntutan akan kebutuhan informasi, dengan tujuan agar informasi yang ada dapat diperoleh dengan lebih efektif dan efisien. Salah satu dari teknologi informasi yang banyak digunakan yaitu internet. Penyebaran informasi melalui internet dapat dilakukan dengan cepat dan mudah dikarenakan internet tidak terbatas oleh waktu maupun lokasi.
Internet sebagai salah satu teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk sarana mempercepat proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan, beberapa diantaranya adalah proses pendataan penjualan, proses pendataan distribusi, dan proses pengadaan barang. Arti dari penjualan adalah penyerahan hak milik yang berupa barang atau jasa dari penjual ke pembeli dan pembeli akan menyerahkan sejumlah uang untuk barang atau jasa yang telah diberikan, sedangkan arti distribusi adalah proses penyaluran barang pada waktu tertentu ke beberapa tempat, dan pengadaan berarti proses pemesanan barang pada waktu tertentu untuk menggantikan stock barang yang akan atau telah habis. Aplikasi Sistem Distribusi, Pengadaan dan Penjualan Barang berbasis web. Akan mempengaruhi efektifitas dari sistem pada perusahaan dan akan berpengaruh terhadap kepuasan antar anak cabang perusahaan dan juga biaya perusahaan, dikarenakan sistem distribusi, pengadaan dan penjualan barang yang buruk dapat menyebabkan penjualan dan penyediaan produk tidak optimal.
2. Metodologi Ruang lingkup dari penelitian mencangkup analisa, perancangan, dan pengembangan sistem distribusi, pengadaan dan penjualan barang berbasis web. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut: -
Perancangan Sistem
-
Implementasi
-
Evaluasi
Gambar 1- Rancangan Sistem
2.1 Perancangan Sistem Komputer Client untuk mengakses aplikasi dengan menggunakan web browser dan pdf reader untuk membaca report. Komputer Developer untuk memelihara dan mengembangkan sistem jika ada keperluan yang ingin ditambahkan. Server Active Directory untuk menyimpan data - data yang dibutuhkan untuk keperluan aplikasi. Server Web Front End untuk aplikasi web tersedia untuk browsing web menggunakan protokol HTTP. Server SQL untuk membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke database.
Dan Server Replication untuk membuat salinan data dari Server SQL jika kalau terjadi fail system disana, sehingga data bisa dapat digunakan walaupun server utama tidak berfungsi.
2.2 Implementasi 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Aplikasi Sistem Distribusi, Pengadaan dan Penjualan Barang pada komputer server adalah sebagai berikut: a. Microsoft Windows Server 2003. b. SQL Server 2008. c. .NET Framework 3.5. d. Active Directory. e. Microsoft Visual Studio 2010. Sedangkan
perangkat
lunak
yang
dibutuhkan
untuk
mengimplementasikan Aplikasi Sistem Distribusi, Pengadaan dan Penjualan Barang pada komputer client adalah sebagai berikut: a.
Web Browser.
b. PDF Reader. 2. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan untuk Server Web Front End yang digunakan adalah server dengan minimum spesifikasi sebagai berikut: •
Processor Pentium IV 2.5 Ghz.
•
Memory 1 GB.
•
Hard Disk Drive berkapasitas 40 GB.
•
Keyboard dan Mouse.
•
Monitor. Sedangkan perangkat keras yang disarankan untuk komputer client
antara lain: •
Processor Pentium IV 2.5 Ghz.
•
Memory 1 GB.
•
Hard Disk Drive dengan kapasitas 40 GB.
•
Keyboard dan Mouse.
•
Monitor.
3. Kebutuhan Jaringan Kebutuhan jaringan pengguna untuk aplikasi Aplikasi Sistem Distribusi, Pengadaan dan Penjualan Barang adalah Active Directory, SQL Database, serta seperangkat komputer.
4. Kebutuhan Sumber Daya Manusia Sumber daya untuk menjalankan Aplikasi Sistem Distribusi, Pengadaan dan Penjualan Barang ini secara client cukup dengan pengetahuan browser sederhana.Pengguna cukup login, memilih menu dan mengisi form tersebut. Sedangkan untuk kebutuhan sumber daya di bagian server side, diperlukan SQL Server admin dan network admin dari perusahaan.
2.3 Evaluasi
Setelah dilakukan percobaan implementasi di PT. InterData Bhakti Mulya, diadakan evaluasi untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan dari analisis dan perancangan sistem distribusi, pengadaan dan penjualan barang yang dibuat. Evaluasi berupa matriks yang diisi oleh bagian Business Process Manager pada PT. InterData Bhakti Mulya dan didapati hasilnya sebagai berikut: Tabel 4.42 Tabel Hasil Evaluasi Pertanyaan
Tanggapan
Bagaimana tanggapan bapak tentang Sistem yang sudah dirancang hampir 85% sistem yang kami buat? Apakah sesuai memenuhi modul standard yang ingin dengan perancangan yang diharapkan? Bagaimanakah
tanggapan
dirancang karena keterbatasan waktu.
bapak Menu yang sudah dibuat cukup memenuhi
mengenai jumlah menu yang kami kebutuhan akan sistem yang nantinya buat, cukup memenuhi kebutuhan yang akan dipakai. perusahaan inginkan? Menurut bapak, apakah kelebihan dan Kelebihan dari sistem ini adalah yaitu kekurangan yang bapak rasakan pada penghitungan stok yang bisa diliihat sistem yang kami buat ini?
kapan
saja,
permintaan
serta
efisiensi
stok.
dalam
Sedangkan
kekurangannya yaitu sistem ini masih belum bisa menyediakan laporan. Apa saran bapak dalam memeperbaiki Tampilan dari sistem tentunya harus lebih sistem ini, berkaitan dengan tampilan kontras dan tulisannya dibuat lebih besar. atau fitur yang dibuat?
Sedangkan fitur-fitur telah tersedia cukup untuk mengakomodasi permintaan saat ini.
Apa
sistem
ini
memberikan data?
akurat
dalam Sistem yang telah dirancang dan dibagun cukup
akurat
dalam
memberikan
informasi. Apakah menurut bapak sistem ini akan Untuk user interface dan penggunaannya, mudah
digunakan
nantinya?
oleh
pengguna sistem ini cukup mudah untuk dipahami, tentunya
harus
berbarengan
dengan
pelatihan kepada masing-masing end user.
3. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat di tarik setelah melakukan analisa, perancangan, evaluasi pada aplikasi sistem distribusi, pengadaan dan penjualan barang sebagai berikut: 1. Aplikasi sistem distribusi, pengadaan dan penjualan barang ini dapat dilakukan secara terkomputerisasi 2. Aplikasi ini dapat membantu kantor pusat dalam memegang kontrol terhadap distribusi barang dan memantau penjualan produk dicabang/ anak perusahaannya 3. Aplikasi ini dapat berjalan sesuai dengan sistem yang telah ada dengan beberapa fitur tambahan seperti sistem admin.
Daftar Pustaka [1] Alfredson, K., Leo, K. J., Picker, R., Pacter, P., Radford, J., & Wise, V. (2007). Applying International Financial Reporting Standards, Enhanced Edition. [2] Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management (4th Edition). [3] Hassel, J. (2004). Learning Windows Server 2003. [4] Horngren, C. T., Harrison, W. T., Bamber, L. S., Willis, B., & Jones, B. (2002). Accounting 5th edition. [5] Kotler, P., & Armstrong. (2001). Prinsip-Prinsip Pemasaran 8th Edition. [6] Kusumo, A. S. (2007). ASP.NET 2.0 Dengan Visual Basic 2005. [7] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi 3rd Edition. [8] Pressman, R. S. (2001). Software Engineering: A Practitioner's Approach, 7th Edition. [9] Shneiderman, B., Plaisant, C., Cohen, M., & Jacobs, S. (2009). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction (5th Edition). [10] Thai, T. L., & Lam, H. Q. (2003). NET Framework Essentials. [11] Turban, E., Chung, H. M., Lee, J. K., & Chung, M. (2004). Electronic Commerce: A Managerial Perspective. [12] Walther, S. (2007). ASP.NET 3.5 Unleashed. [13] Whitten, J., & Bentley, L. (2005). Systems Analysis and Design Methods 7th Edition. [14] Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology. The McGraw-Hill.
