KÖSZ! Program 2014 Tájékoztató az ONLINE pályázatkezelő adatbázis (OPA) használatához A KÖSZ! Program 2014-ben online módon lehet a pályázatokat benyújtani. Kérjük, olvassák el az alábbi tájékoztatót, mielőtt benyújtják pályázatukat! 1. Regisztráció -
A pályázatok benyújtása regisztrációhoz kötött. Ezen az oldalon tudnak regisztrálni:
http://palya2.ujeuropaalapitvany.hu/site/organization_edit.php A linkre kattintva az alábbi kép jelenik meg a képernyőn:
-
Egy szervezet csak egyszer tud regisztrálni! Ugyanazzal a névvel ne próbálkozzon kétszer!
-
Amennyiben jelszavát elfelejtette, kérjen automatikus emlékeztetőt a belépéshez! Belépést követően kérjük, ellenőrizze adatait!
-
Javasoljuk, hogy a regisztrációt a pályázati kapcsolattartásért felelős személy végezze el.
-
A regisztráció tényéről visszaigazolást küld a rendszer a kapcsolattartó emailcímére.
-
A regisztráció elfogadását követően a szervezeti alapadatok (székhely, postacím, banki adatok) változás esetén később módosíthatók a „Szervezet adatainak szerkesztése” linken.
-
A szervezeti adatok megadása mellett kérjük azoknak az alapdokumentumoknak a csatolását is, amelyek segítenek beazonosítani a szervezetet:
1
o Alapító Okirat vagy Alapszabály (nem szükséges az aláírt, szkennelt dokumentum csatolása, elfogadjuk a word formátumot is) o bírósági bejegyzésről szóló végzés vagy szervezet adatait tartalmazó bírósági kivonat (nem szükséges, hogy 30 napnál frissebb legyen) o hivatalos képviselő aláírási címpéldánya vagy banki aláíró karton másolata Minden esetben 1 db dokumentum csatolását teszi lehetővé a rendszer a feltüntetett formátumban és méretkorlátig. Javasoljuk, hogy szkennelés esetén előre állítsa be a számítógép softwaren a kevésbé jó felbontást engedélyező formátumot, amely még olvasható dokumentumot ad. A maximális képfelbontás elsősorban jó fotóminőség eléréséhez szükséges, word dokumentumok szkenneléséhez megfelelő egy kisebb felbontási minőség is. Ehhez kérjen, segítséget környezetében, ha szükséges!
A dokumentumok változás esetén cserélhetők. A korábban felvitt dokumentumokat a rendszer tárolta. A feltöltéseknél az alábbi kép jelenik meg a képernyőn:
FONTOS: A regisztrációt 48 órán belül hagyjuk jóvá, a pályázatok benyújtására ezt követően van lehetőség. A jóváhagyásról emailes értesítőt kap a kapcsolattartó személy. Kérjük, minden esetben ellenőrizze levelezőrendszerének „spam” fiókját is, mert az automatikus visszaigazoló üzeneteket egyes rendszerek ott tárolják. Regisztrálni 2014. október 15-én éjfélig lehet, utána már csak pályázatok benyújtására van lehetőség október 18-án éjfélig.
2
2. Pályázatok elkészítése -
A regisztráció jóváhagyásáról szóló értesítő tartalmazza a linket, amelyen belépve el tudja készíteni a pályázatát. Belépést követően a bal oldalon „Szervezetek” menüpontra kattintva az alábbi a kép jelenik meg a képernyőn, ahol Ön minden, a saját szervezetére vonatkozó információt megtalál:
-
Ennek az oldalnak a tetején: o megtekintheti a pályázati felhívást; o letöltheti a tájékoztatásul szolgáló minta űrlapot, amelynek tartalma teljesen megegyezik az online felületen megtalálható űrlappal; o letöltheti a költségvetési mellékletet, amelyet kitöltve kérünk majd feltölteni a pályázat benyújtásakor ott, ahol a rendszer ezt kéri;
-
Ezen az oldalon a táblázatos részen, a saját szervezete nevével egy sorban, a jobb szélső oszlopban a „Pályázatok listája” linkre kattintva az alábbi kép jelenik meg a képernyőn, azaz Ön az alábbiakat tudja itt elvégezni: o „Új pályázat” linkre kattintva elkészítheti a pályázatát. (lsd a szervezet neve alatt vagy a jobb oszlopban) o „Szervezet adatainak szerkesztése” menüpontban szerkesztheti az adatokat,ha módosítás vált szükségessé. (jobb oszlopban) o Visszanézheti a folyamatban lévő pályázatait és szerkesztheti azokat. o Megtekintheti a már beadott pályázatait pdf formátumban. 3
-
Ezen az oldalon az „Új pályázat” linkre lépve (jobb oszlopban vagy a szervezet neve alatt) a képernyőn az alábbi kép jelenik meg, azaz megkezdheti a pályázat elkészítését:
4
FONTOS: Benyújtást követően a pályázati anyagban módosításra nincsen lehetőség sem a pályázó, sem alapítványunk számára. Kérjük, hogy ezért csak a végleges pályázati anyagot küldjék be! -
A pályázati anyag elkészítésekor kérjük, vegyék figyelembe a megadott maximális karakterszámot, amelynél többet a rendszer nem tárol (szóközöket is beszámítja). A pályázat tartalmi értékelésénél az ebből adódó hiányosságokért nem vállalunk felelősséget! A megadott karakterszám kihasználása ugyanakkor nem kötelező. Kérjük, hogy értelemszerűen és tömören válaszoljanak a kérdésekre!
-
Ahol dátumválasztó ikont lát, ott annak segítségével írja be a dátumot.
-
Az egyes kérdéseknél – ahol szükségesnek tartottuk – a „Súgó” utasítás tartalmaz kiegészítő megjegyzéseket. Ezek megkönnyítik az Önök munkáját, kérjük, olvassák el!
-
A mellékletek feltöltésénél kérjük, vegyék figyelembe a kiterjesztési lehetőségeket és méret korlátokat. Minden melléklet típusnál 1 db melléklet feltöltését engedélyezi a rendszer (kivéve az „Egyéb” kategóriát. Amennyiben több dokumentumból áll az anyag, kérjük, azt fűzzék egybe! (pl. együttműködési megállapodásokat)
-
Fotók, videó- és/vagy hanganyagok feltöltésére nincsen lehetőség, ezekhez kérjük, linket adjanak meg (fotó vagy videómegosztó oldalakról pl. picasaweb, youtube, indavideo, soundcloud stb.). Formai hibás pályázatot (hiányzó mellékletekkel, meg nem válaszolt kérdésekkel) nem lehet elmenteni és beküldeni. Ha a rendszer valahol a pályázati űrlap kitöltésében vagy a mellékleteknél hiányosságot érzékel, pirossal jelzi. A pályázaton végzett munka utána a lap alján a Mentés gombra kattintva ideiglenesen tudja elmenteni a pályázatot.
-
-
5
-
Mentést követően a rendszer felhívja a figyelmét arra, hol fogja megtalálni a részben elkészített pályázatot és rákérdez, hogy biztosan menteni szeretné-e. Ezt fogja látni:
6
Az OK gombra kattintva a pályázatát elmenti a rendszer és a továbbiakban azt a „Szervezetek menüpont alatt a „Pályázatok listája” linken találja meg az alábbiak szerint:
7
-
Itt a „Megtekintés” gombra kattintva pdf-ben megtekintheti a pályázatot úgy, ahogy majd a végleges mentéskor és beadáskor fogja látni. A „Szerkesztés” gombra kattintva pedig tovább tudja folytatni a munkát a pályázaton. Figyelem! Ha az „Új pályázat” linkre kattint, akkor egy teljesen új felület fog megnyílni, ahol elölről kell kezdenie a munkát!
3. Pályázatok benyújtása A pályázatok benyújtása előtt még egyszer átolvashatja a pályázatot, ha az „Ellenőrzés” gombra kattint az alábbiak szerint, ekkor pályázati anyaga pdf-ben jelenik meg.
8
Amennyiben pályázata készen van és beküldi, kérjük, a Mentés és beadás gombra kattintson. A rendszer felugró ablakkal figyelmezteti arra, hogy beadást követően már nem tud módosítani a pályázaton.
Ha valamelyik kérdésre nem válaszolt, akkor a rendszer felugró ablakban megjelenő hibaüzentben értesíti a hiányról és ott, ahol hiányosságot észlel, ezt pirossal jelzi az alábbiak szerint. 9
A hiányosságok javítását követően kérjük, a Mentés és beadás gombra kattintva küldje be a pályázatát. 10
A pályázat sikeres benyújtásáról a regisztráció során megadott emailcímre értesítést kap az alábbi üzenettel: Köszönjük a pályázatot! A beküldött anyagot pdf formátumban a 'Szervezetek' menüpont alatt, a 'Pályázatok listája' linken tudja megnézni. Az alábbi linken tud újra belépni az Új Európa Alapítvány pályázatkezelő adatbázisába: http://palya2.ujeuropaalapitvany.hu/teszt/site/. Üdvözlettel: Új Európa Alapítvány 4. Értékelés, kapcsolattartás A pályázatok értékelése és bírálata, a pályázókkal a kapcsolattartás hagyományos módon történik. A pályázat eredményéről és a kuratórium döntéséről írásban fogunk mindenkit értesíteni. A további kapcsolattartás (szerződés, beszámolók megküldése) szintén offline módon történik majd. Ennek módjáról a nyertes pályázókat a megfelelő időben tájékoztatni fogjuk. Az online pályázati rendszer használatával kapcsolatos bármilyen kérdésére az alábbi elérhetőségeken szívesen válaszolunk! További információ kérhető:
[email protected] Infovonal: (0640) 180 280 (munkaidőben)
11
