Onderwerp Kenmerk
Klachtenregeling externe belanghebbenden Rijn IJssel 13-0771
Aan
College van Bestuur
Opstellers
Else Bremer / Marlien Leusink Februari 2014
Datum
Klachtenregeling externe belanghebbenden
Inhoud Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk
1. 2. 3. 4.
Inleiding ................................................................................................................... 2 Begrippenkader ......................................................................................................... 3 Behandeling van klachten .......................................................................................... 4 Slotbepalingen........................................................................................................... 8
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Hoofdstuk 1. Inleiding Op basis van de klachtenregeling externe belanghebbenden Rijn IJssel kunnen externe belanghebbenden klachten effectief aanhangig te maken. Deze klachtenregeling biedt een bepaalde instantie de mogelijkheid om met Rijn IJssel in gesprek te komen wanneer zij bijvoorbeeld van mening is dat onvoldoende effectief en efficiënt met haar opleidingsvragen en verwachtingen wordt omgegaan. Aspirant-studenten kunnen op grond van deze regeling een klacht indienen over bijvoorbeeld de intakeprocedure of de afwijzing voor een opleiding van Rijn IJssel. Ook kunnen sollicitanten op basis van deze regeling een klacht indienen over de sollicitatieprocedure. Het indienen en het afhandelen van een klacht is gebonden aan formele regels, omdat er belangen van verschillende mensen in het geding kunnen zijn. Grote zorgvuldigheid is dan een eerste vereiste. In deze klachtenregeling worden de regels nader beschreven.
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Hoofdstuk 2. Begrippenkader Artikel 1
Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder: a. cao-bve: collectieve arbeidsovereenkomst voor het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie; b. college van bestuur: het bevoegd gezag van Rijn IJssel; c. klachtencommissie: commissie als bedoeld in artikel 2 van deze regeling; d. klacht: een concreet geformuleerd bezwaar op het gebied van: 1. de missie, beleid en doelstellingen van Rijn IJssel of het profiel en het concrete opleidingsaanbod en de dienstverlening van Rijn IJssel, 2. de intakeprocedure en/of (een bezwaar tegen) de afwijzing voor een opleiding van Rijn IJssel 1 3. de sollicitatieprocedure e. klager: een externe belanghebbende, zijnde: 1. het afnemende beroepenveld (bedrijfsleven, non-profitinstellingen), de lokale overheid (gemeenten), aanbieders van andere publieke diensten en producten (reïntegratiebedrijven, centra voor werk en inkomen, woningcorporaties, welzijnsorganisaties, jeugdzorg en hulpverlening, justitie en politie en dergelijke), werkgevers- en werknemersorganisaties in de regio, brancheorganisaties in het bedrijfsleven, toeleverende en afnemende scholen en andere regionale partijen zoals de Kamer van Koophandel; 2. de aspirant-student die zich heeft aangemeld bij Rijn IJssel maar nog geen onderwijsovereenkomst heeft gesloten; 3. een sollicitant die niet in dienst is van Rijn IJssel en een sollicitatie procedure heeft doorlopen bij Rijn IJssel. f. verweerder: - in geval een klacht als genoemd onder artikel 1 d onder 1: Rijn IJssel, vertegenwoordigd door het college van bestuur; - in geval van een klacht als genoemd onder artikel 1 d onder 2: de clusterdirecteur van de opleiding waarbij de aspirant-student zich heeft aangemeld - in geval van een klacht als genoemd onder artikel 1 d onder 3: de HRM-manager g. OR: ondernemingsraad van Rijn IJssel; h. werkdag: elke dag niet zijnde een zaterdag, zondag, erkende feestdag of een door Rijn IJssel vastgestelde vakantiedag; i. Raad van Toezicht: Raad van Toezicht van Rijn IJssel
1
Niet zijnde een afwijzing op grond van het niet voldoen aan de wettelijke vooropleidingsvereisten; de beoordeling van deze
gevallen zijn voorbehouden aan de Toelatingscommissie van Rijn IJssel (zie intakebeleid d.d…..kenmerk……..)
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Hoofdstuk 3. Behandeling van klachten Klachtencommissie voor externe belanghebbenden
Artikel 2
Instelling en samenstelling klachtencommissie voor externe belanghebbenden
1. Er is een klachtencommissie voor externe belanghebbenden die klachten onderzoekt en het college van bestuur (en in geval van een klacht als genoemd in artikel 1d onder 1: tevens de Raad van Toezicht) hierover adviseert. 2. De klachtencommissie bestaat uit drie leden: a) een voorzitter b) een secretaris c) een oproepbaar lid 3. De voorzitter is een onafhankelijk persoon die geen dienstverband heeft met Rijn IJssel. De voorzitter ontvangt een door het College van Bestuur vast te stellen vergoeding per dagdeel. 4. Het oproepbare lid is afkomstig uit een van de onderwijsclusters, niet zijnde het bij de klacht betrokken cluster. Het is een leidinggevende uit een cluster, die deskundig is op het terrein van klachtbehandeling. De secretaris roept in overleg met de voorzitter een lid op. Hiervoor is een lijst met oproepbare personen beschikbaar. Elk cluster stelt tenminste één medewerker beschikbaar. De secretaris vraagt ieder schooljaar bij de clusters een actuele lijst op van beschikbare medewerkers. 5. Leden van het college van bestuur of de Raad van Toezicht, alsmede studenten van Rijn IJssel en wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige studenten kunnen geen zitting hebben in de klachtencommissie.
Artikel 3
Taken klachtencommissie
1. De klachtencommissie bepaalt de ontvankelijkheid van de klacht. 2. De klachtencommissie bepaalt of een klacht gegrond is en brengt een advies uit aan het College van Bestuur. 3. De klachtencommissie neemt, ter bescherming van de belangen van alle direct betrokkenen, de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij de behandeling van een klacht. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in die hoedanigheid vernemen. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als lid van de klachtencommissie heeft beëindigd. 4. De klachtencommissie brengt jaarlijks aan het College van Bestuur schriftelijk verslag uit over het aantal en de soort klachten, waarover zij advies heeft uitgebracht. Een afschrift van dit verslag gaat naar de OR.
Artikel 4
Zittingsduur
1. De voorzitter en secretaris en hun plaatsvervangers worden telkens voor drie jaar benoemd door het College van Bestuur. 2. De voorzitter kan op ieder moment ontslag nemen met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden.
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Procedure
Artikel 5
Indienen van een klacht
1. De klager dient de klacht in bij de klachtencommissie Externe belanghebbenden. 2. Indien de klacht terecht komt bij een ander orgaan dan de klachtencommissie, verwijst de betreffende de klager door naar de klachtencommissie. De ontvanger is tot geheimhouding verplicht. 3. De secretaris van de klachtencommissie stuurt, binnen twee weken na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging en een beschrijving van de verdere procedure.
Artikel 6
Ontvankelijkheid / inhoud van de klacht
1. De klacht dient te worden ingediend binnen twee maanden nadat de gebeurtenis heeft plaatsgevonden die tot de klacht heeft geleid. Uitzonderingen op deze bepaling zijn ter beoordeling aan de Klachtencommissie. 2. De klacht wordt ondertekend en schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie Externe belanghebbenden, postbus 5162, 6802 ED Arnhem. 3. De klacht bevat ten minste: a. de naam en het adres van de klager; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de klacht. 4. Indien niet is voldaan aan het gestelde in lid 1 t/m 3, dan zal de klager door de klachtencommissie niet-ontvankelijk worden verklaard. 5. Indien de klager niet-ontvankelijk wordt verklaard, wordt dit gemotiveerd aan de klager en de verweerder gemeld.
Artikel 7
Intrekken van de klacht
Indien de klager tijdens de procedure bij de klachtencommissie de klacht intrekt, deelt de klachtencommissie dit aan de verweerder mee. De procedure wordt daarmee beëindigd.
Artikel 8
Vooronderzoek
De klachtencommissie is in verband met de voorbereiding van de behandeling van de klacht bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen. Zij kan daartoe deskundigen inschakelen en hen zo nodig uitnodigen voor de hoorzitting. Indien hieraan kosten zijn verbonden, is ter dekking daarvan vooraf akkoord van het college van bestuur vereist.
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Artikel 9
Hoorzitting
1. De voorzitter van de klachtencommissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de klager en de verweerder tijdens een hoorzitting in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. De hoorzitting is niet openbaar. 2. De verweerder wordt voorafgaande aan de hoorzitting door de klachtencommissie schriftelijk op de hoogte gesteld van de inhoud van de klacht en in de gelegenheid gesteld voorafgaande aan de hoorzitting zijn reactie schriftelijk in te dienen. 3. Tijdens de hoorzitting kunnen klager en verweerder hun standpunt en de relevante feiten en omstandigheden nader toelichten. Bij deze hoorzitting kunnen de klager en de verweerder zich laten bijstaan door één persoon, bijvoorbeeld een familielid of (juridisch) adviseur. 4. De klager en de verweerder worden buiten elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij de klachtencommissie anders bepaalt. 5. De klachtencommissie kan bepalen, al dan niet op verzoek van de klager of de verweerder, dat derden bij het verhoor aanwezig zijn. 6. Van de hoorzitting wordt geen apart verslag gemaakt. Een zakelijke weergave van het besprokene wordt verwerkt in het advies van de klachtencommissie als genoemd in artikel 12 van deze regeling.
Artikel 10
Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de klachtencommissie nemen niet deel aan de behandeling van een klacht, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. In dat geval wijst het college van bestuur een plaatsvervanger aan.
Artikel 11
Quorum
Voor het houden van een zitting is vereist, dat ieder lid van de klachtencommissie of zijn plaatsvervanger aanwezig is.
Artikel 12
Advies
1. De klachtencommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies. Het advies komt tot stand met meerderheid van stemmen. 2. De klachtencommissie brengt binnen 6 weken na ontvangst van de klacht haar advies schriftelijk uit aan het College van Bestuur (en in geval van een klacht als genoemd in artikel 1 d onder 1) van deze regeling: tevens aan de Raad van Toezicht als interne toezichthouder). Deze termijn kan met 20 werkdagen worden verlengd. Deze verlenging meldt de klachtencommissie met redenen omkleed aan de klager, de verweerder en de Raad van Toezicht. 3. De klachtencommissie geeft in haar advies een gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de klacht. De klachtencommissie doet geen uitspraak over aansprakelijkheid. 4. In geval van een klacht als genoemd in artikel 1 d onder 1) van deze regeling geldt dat de Raad van Toezicht en het college van bestuur naar aanleiding van het advies van de klachtencommissie met elkaar in overleg dienen te treden over het op grond van artikel 13 te nemen besluit.
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Artikel 13
Beslissing op advies door college van bestuur
1. Binnen tien werkdagen na ontvangst van het advies van de klachtencommissie neemt het college van bestuur een besluit naar aanleiding van het advies en deelt aan de klager, de verweerder en de klachtencommissie mee of naar aanleiding van het advies maatregelen worden genomen en zo ja welke. 2. Deze termijn kan met ten hoogste één maand worden verlengd. Deze verlenging meldt het college van bestuur met redenen omkleed aan de klager, de verweerder en de klachtencommissie.
Artikel 14 Geheimhouding 1. Eenieder, betrokken bij Rijn IJssel, die ingevolge de klachtenregeling op de hoogte is gebracht van feiten dan wel in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot een klacht, is verplicht tot geheimhouding van deze feiten en stukken tegenover derden. 2. Het schenden van de geheimhoudingsplicht wordt voor een medewerker aangemerkt als plichtsverzuim in de zin van artikel H-32 en H-33 van de verlengde cao-bve 2007-2009.
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
Hoofdstuk 4. Slotbepalingen Artikel 15
Openbaarheid
Het college van bestuur maakt deze regeling openbaar.
Artikel 16
Evaluatie
De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door een commissie, bestaande uit vertegenwoordigers van het college van bestuur, de klachtencommissie en de OR geëvalueerd.
Artikel 17
Wijziging van het reglement
Deze regeling kan door het college van bestuur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de klachtencommissie en de OR, met inachtneming van de vigerende bepalingen.
Artikel 18
Overige bepalingen
1. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het college van bestuur. 2. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling voor externe belanghebbenden Rijn IJssel’. 3. De regeling treedt in werking op 20 mei 2014.
13-0771 Klachtenregeling externe belanghebbenden – vastgesteld door het CvB op 28 augustus 2013, aangepast en opnieuw vastgesteld door het CvB op 20 mei 2014
