JAARVERSLAG. Activiteitenverslag

JAARVERSLAG Activiteitenverslag

2009

INHOUD

DIGIPOLIS

2

PAG.

> Visie

3

> Synergie Antwerpen - Gent

8

Antwerpen > Synergie Antwerpen

12

> Stad Antwerpen

17

> OCMW Antwerpen

36

> Zorgbedrijf Antwerpen

38

> Lokale politie Antwerpen

41

> Brandweer Antwerpen

44

> Infrastructuur & onderst. Antw.

46

Gent > Synergie Gent

54

> Stad Gent

57

> OCMW Gent

64

> Lokale politie Gent

67

> Infrastructuur & onderst. Gent

68

> Identiteitskaart Digipolis

72

Visie

Business Process Management & Aris in volle opmars! Het doel van business process management is werkprocessen in kaart brengen en optimaliseren. Bovendien gebruikt het management deze processen ook voor (bij)sturingsdoeleinden. De tool die daarvoor gebruikt wordt door de steden van Antwerpen en Gent, het OCMW van Antwerpen en ook Digipolis is ARIS. Het business process management zit momenteel in een stroomversnelling, zowel bij onze klanten als bij Digipolis.

Enkele recente resultaten •

•

• •

•

•

•

•

Omdat processen niet stoppen bij de grens van een organisatie en het de bedoeling is de processen van Digipolis en haar klanten optimaal op elkaar te laten aansluiten, is het belangrijk dat de betrokken partners dezelfde afspraken en conventies hanteren. Deze werden vastgelegd in een gezamenlijk conventiehandboek. Tijdens de zomermaanden kregen de procesontwerpers van stad en OCMW Antwerpen opleiding over de nieuwe conventies. De stad Antwerpen heeft al zijn processen al in ARIS gedocumenteerd voor de berekening van voltijdsequivalenten. Het OCMW van Antwerpen is ondertussen gestart met het converteren van de bestaande processen uit PROTOS (de BPMtool die zij tot nu toe gebruikten) naar de nieuwe processen volgens de nieuwe conventies en dit ook meteen in ARIS. Er werden twee pilootprojecten opgestart om na te gaan welke voordelen de ARISmodule Business Optimizer kan bieden in de verder implementatie van BPM: • Verbeterde berekening van voltijdsequivalenten in processen • Efficiënter beheer van bedrijfskritische voertuigen In Antwerpen werd de bestaande serverinfrastructuur voor ARIS in juni ontdubbeld in een productie- en een testserver. Deze testomgeving was nodig om de nieuwe projecten op een verantwoorde manier te kunnen voorbereiden en implementeren. Naast deze projecten werd samen met de klanten werk gemaakt van de verdere uitbouw van de ondersteuningsorganisatie voor BPM. Er werd in Antwerpen een overkoepelende stuurgroep opgericht o.l.v. de strategisch coördinator om het BPM-programma verder te concretiseren en aan te sturen.

3

BPM bij Digipolis Ook bij Digipolis kreeg BPM vaste voet aan de grond. Er werden 18 prioritaire COBITprocessen gedefinieerd die in een eerste fase geoptimaliseerd worden. Die werden verdeeld over de klantcoördinatoren, die optreden als proceseigenaars. Enkele business analisten werden aangesteld als procesontwerpers. De kwaliteitscoördinatie werd toegewezen aan de strategische cel. Naast het verzekeren van de kwaliteit van de COBIT-processen, maakt de kwaliteitscoördinator van Digipolis Antwerpen ook deel uit van een BPM-beheerplatform, waar ook O&K/BMI (de ondersteunende BPMcel voor stad en OCMW Antwerpen) deel van uit maakt. In Antwerpen werden de klantcoördinatoren en business analisten medio 2009 opgeleid. Sinds oktober zijn zij aan de slag met het uittekenen van de prioritaire COBIT-processen. Digipolis streeft voor die processen een maturiteitsverhoging in 2010 na.

Enterprise architectuur goed op dreef Doel van Enterprise Architectuur (EA) is het globale IT-park zo efficiënt mogelijk uitbouwen aan de hand van geïntegreerde toekomstmodellen voor data, toepassingen en infrastructuur, afgestemd op de noden van de business. Omdat zo’n globale oefening een werk van lange adem is, werden er prioritaire entiteiten en toepassingsgebieden gedefinieerd waarvoor dit EA-plaatje eerst zal worden uitgetekend en gerealiseerd. In 2009 werd hierin weer heel wat voortgang gemaakt. Enterprise Architectuur werd in 2009 toegevoegd als tactische doelstelling aan de doelstellingenpiramide van de stad Antwerpen, om de EA-dialoog tussen Digipolis en de stedelijke organisaties beter te kunnen ondersteunen op managementniveau. Drie nagestreefde doelstellingen werden reeds concreet in beeld gebracht.

gemaakt van het gewenste referentiesysteem. Op basis van deze blauwdrukken zullen implementatieprojecten worden opgestart om de referentiesystemen effectief te realiseren en te integreren met andere toepassingen. De blauwdrukken voor de entiteiten Persoon en Product werden in 2009 afgewerkt en goedgekeurd; implementatie is voorzien voor 2010. In 2009 werd ook beslist dat centrale referentiesystemen een onderdeel vormen van de basisinfrastructuur die Digipolis aan haar klanten levert. De consequentie is dat bij de prioritering de betreffende projecten niet meer in competitie worden gesteld met de andere beleidsprojecten. Tevens werd beslist om binnen Digipolis een team van 2,5 ontwikkelaars op te richten, die de implementatie van referentiesystemen zullen uitvoeren. Zodoende is verzekerd dat de referentiesystemen er effectief zullen komen, en dat ze ook voortdurend up to date zullen gehouden worden. Realisatie van een optimale mix van toepassingen voor prioritaire toepassingsdomeinen Domein Meldingen: Doel was het afbouwen van het aantal meldingstoepassingen. Inmiddels werden vier van de zes toepassingen al afgebouwd. Een vervolgstrategie wordt bepaald in het kader van de conceptstudie voor klantenmanagement (gepland voor 2010). Domein Document Management: Er werd een voorstudie uitgevoerd over de vernieuwde noden voor document management in het licht van de visie rond ‘Anders gaan werken’. Die maakte duidelijk dat geen van de huidige toepassingen voldoet om bedrijfsbreed te worden ingezet. Samen met Digipolis Gent werd een gunningsprocedure opgestart voor een nieuw systeem. Gunning is voorzien in de eerste helft van 2010.

Realisatie van centrale referentiesystemen voor prioritaire entiteiten

Domein Intake: De voorziene voorstudie om alle intakeprocessen in kaart te brengen kon in 2009 niet worden opgestart.

De creatie van centrale referentiesystemen voor de prioritaire entiteiten (proces, product, medewerker, persoon, onderneming/vereniging en pand) wordt ondersteund door het Digipolisproject “Centrale Referentiesystemen”, waarin voor elk van de entiteiten een blauwdruk wordt

Procesgebieden Stadsreiniging – Vergunningen – Openbaar Domein: Er werd een voorstudie uitgevoerd om te onderzoeken hoeveel niet-structureel ondersteunde toepassingen er nog bestaan in de verschillende deelgebieden.

4

Deze voorstudie resulteerde in een opsomming van blinde vlekken met daarbij telkens een plan voor afbouw, rekening houdend met de geplande ICT-beleidsprojecten voor 20102011.

Voor strategische coördinatie zal het studieproject nog doorlopen in 2010. De studies voor klantenmanagement en content management zijn voor 2010.

Voor belangrijke toepassingsgebieden is er een harmonieus instrumentarium van toepassingen over de grenzen van de klanten van Digipolis heen.

Technologische biotoop Antwerpen en Gent gefinaliseerd

Een basisdoelstelling van Digipolis is het streven naar synergie tussen de steden en OCMW’s van Antwerpen en Gent en hun verzelfstandigde dochterorganisaties. In bepaalde domeinen werden op dit vlak reeds flinke vorderingen gemaakt, bv. de gezamenlijke strategie om naar één gemeenschappelijk financieel platform te groeien; het implementatietraject hiervoor is reeds gestart. Deze nagestreefde doelstelling behelst, naast de lopende initiatieven in het domein financiën, het uitwerken en implementeren van een gelijkaardige piste op vlak van personeelsbeheer, facility management, strategische coördinatie, klantenmanagement en content management. Voor facility management en personeelsbeheer werden de studieprojecten voor het maken van de conceptnota in 2009 zo goed als afgerond.

In 2009 werd de technologische biotoop voor zowel Antwerpen als Gent gefinaliseerd. Die geeft inschrijvers op bestekken van Digipolis een gerichte beschrijving van de bestaande infrastructuur waarop zij zich kunnen baseren om oplossingen voor te stellen die optimaal integreren met de bestaande omgeving. De biotoop is opgesplitst in twee lagen: een onderliggende laag (de basisinfrastructuur) en de specifieke toplagen per domein. Deze documentatie wordt voortaan steeds meegestuurd met de bestekken.

Gebruik van ARIS voor Enterprise Architectuur In 2009 werd in Digipolis Antwerpen een aanvang gemaakt van het gebruik van het pakket

5

ARIS voor het documenteren van EA-modellen. ARIS werd reeds door de Stad, het OCMW en Digipolis gebruikt voor het modelleren en documenteren van hun processen. ARIS laat echter ook toe om informatie over datastructuren, toepassingen en infrastructuurelementen, en hun onderlinge samenhang, in kaart te brengen. Het globale datamodel, met de voornaamste gegevensentiteiten van de Stad, en hun onderlinge relaties, werden ingebracht in ARIS. Daardoor werd het model actief bruikbaar. Vertrekkend van het globale datamodel kunnen meer gedetailleerde domeindatamodellen gemaakt worden (bvb. voor het domein HRM, Financiën, enz.). ARIS geeft daarbij de mogelijkheid om de onderlinge consistentie van alle datamodellen te beheren. Het maken van datamodellen is een techniek die ook kan gebruikt worden door de Digipolis business analisten, bij het maken van voorstudies, conceptstudies, functionele analyses, e.d.

Volere: nieuwe analysemethodiek voor Digipolis Gent Digipolis maakte in 2009 werk van de invoering van een nieuwe analyse-methodiek, nl. Volere. Kern van de zaak is dat er wordt uitgegaan van de brede business context enerzijds en de behoeften van de klant anderzijds. Van hieruit wordt stapsgewijs naar de oplossing toe gewerkt: behoeften worden gedetailleerd beschreven, processen worden uitgetekend en keuzes worden duidelijk gemotiveerd. Belangrijk is dat deze oefening met de juiste groep mensen gebeurt, de zgn. stakeholders. In het voorjaar van 2009 werden de businessanalisten opgeleid. Aansluitend werden de templates vertaald naar Digipolis-context. Voor nieuwe projecten werd de nieuwe analysemethodiek van dan af toegepast en gaandeweg verder verfijnd.

Optimalisatie interbestuurlijke processen samen met CORVE De Stad Antwerpen en CORVE - de Coördinatiecel voor het Vlaams e-government - hebben in 2008 een gezamenlijke studie uitgevoerd naar mogelijkheden om met behulp van ICT

6

interbestuurlijke processen te optimaliseren. Er werd een 10-tal relevante projectvoorstellen weerhouden, die mogelijk op korte termijn gerealiseerd konden worden. In 2009 werden al deze pistes verder onderzocht op hun haalbaarheid, en werd de aandacht toegespitst op de voorstellen die het meest kans maken op concrete voortgang. Een van de beloftevolle samenwerkingsgebieden ligt bij het digitaliseren van het proces van aanvragen en afhandelen van bouwaanvragen. Zowel Antwerpen als Vlaanderen hebben dit ingeschreven als een belangrijk e-government initiatief. In 2009 werden de resultaten van de respectievelijke voorstudies aan mekaar voorgesteld, en verschillende samenwerkingsmodaliteiten afgewogen. In 2010 zal dit zeker verder worden geïntensifieerd. Bij vele opportuniteiten op vlak van digitalisering van interbestuurlijke processen blijkt dat de bestaande wetgeving een wezenlijke belemmering is om tot concrete uitvoering over te gaan. Dit werd onder meer duidelijk bij het dossier van de kapvergunningen: voor het kappen van bomen moet de stad Antwerpen een papieren aanvraagdossier indienen. De meeste informatie is echter in digitaal formaat beschikbaar, waardoor het digitaal versturen van de aanvraag perfect mogelijk moet zijn. De bestaande reglementering laat dit echter niet toe. De stad Antwerpen heeft middels een collegiale brief dit probleem aangekaart bij de bevoegde Vlaamse ministers Muyters en Bourgeois. Informeel werd reeds vernomen dat op het Antwerps verzoek positief zal gereageerd worden. Een andere hindernis voor e-government in de reglementering ligt in de sterke beperkingen voor gemeenten om gebruik te maken van het rijksregister voor het raadplegen van gegevens over niet-inwoners. De dienstverlening van de stad Antwerpen richt zich immers ook tot niet-inwoners (denken we bvb. aan ouders van leerlingen van Antwerpse scholen, bezoekers van musea, enz.). Tezamen met de VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten) en CORVE werd een globale machtigingsaanvraag aan de privacycommissie voorbereid, die een generieke oplossing moet geven voor alle soorten van gemeentelijke dienstverlening. Informele contacten met de privacycommissie hebben reeds uitgewezen dat zulke globale machtiging een goede piste is.

Andere initiatieven uit de initiële lijst van mogelijke samenwerkingen konden in 2009 op minder vooruitgang bogen. Ondermeer omdat de timing voor Antwerpse e-government-projecten niet steeds synchroon loopt met de planning aan Vlaamse kant. Zo kon de aangekondigde studie over samenwerking op basis van de VKBO (Verrijkte KruispuntBank voor Ondernemingen) niet doorgaan, wegens andere prioriteiten aan Antwerpse kant (nl. de invoering van een nieuw financieel ICTplatform). Of zal de verbeterde ontsluiting van de federale kadastrale legger moeten wachten op de algehele herprogrammatie van de ICT-systemen bij de AAPD (Algemene Administratie PatrimoniumDocumentatie). Zo ook werd het initiatief tot gebruik van de Vlaamse vaccinatiedatabank (Vaccinnet) voor vaccinatiebeleid in de kinderdagverblijven tijdelijk bevroren, wegens geen concreet project aan Vlaamse zijde, en een afgenomen belang voor de kinderdagverblijven zelf. Dossiers waarrond in 2009 weinig activiteit was, maar die wellicht in 2010 terug op de agenda zullen komen zijn de digitale uitwisseling van RUP’s (ruimtelijke uitvoeringsplannen), de berekening van de ouderbijdrage voor kinderopvang door Kind & Gezin, en de elektronische geboorteaangifte. Een nieuwe piste die zich aankondigt voor 2010 is de digitalisering van de interbestuurlijke workflow op gebied van het administratief toezicht.

7

Synergie Antwerpen – Gent

Sy n e r g i e

Antwerpse en Gentse politie kiezen Sharepoint als intranetplatform Het Gentse en Antwerpse politiekorps zijn toe aan een nieuw intranet. Vorig jaar werd – op basis van de behoeftenanalyse van 2008 – een overheidsopdracht gegund aan leverancier Uniway. Zij hebben de opdracht om het nieuwe intranet in Sharepoint te realiseren. Belangrijk is dat beide korpsen zoveel mogelijk op dezelfde lijn blijven en dat er een gemeenschappelijke kern wordt uitgebouwd. Maar ook aandacht voor ieders eigenheid in het intranet is belangrijk. LPA en LPG zaten vorig jaar dan ook frequent rond de tafel om alles voor te bereiden. Het nieuwe intranet mag verwacht worden in het vierde kwartaal van 2010.

Het Centraal Leerlingen- en Leerkrachten AdministratieSySteem (CLASS) Vanwege het niveauoverschrijdende karakter werd voor de implementatie van dit pakket een meerjarenplan opgesteld dat startte in 2005 en eindigde in 2009. Dit pakket bestaande uit volgende modules: • een boekhoudmodule • een module leerlingen- en personeelsadministratie • en een module leerlingfacturatie werd in het basis, secundair, buitengewoon, deeltijds kunst en volwassenenonderwijs ingevoerd.

Bouw nieuwe toepassing digitale besluitvorming voor Antwerpen en Gent gestart Meer efficiëntie & kwaliteit, minder papier De hoofddoelstelling van het project ‘digitale besluitvorming’ is het volledige besluitvormingsproces digitaal te laten verlopen, van het opstellen van de agendapunten tot de archivering en ontsluiting van de besluiten via intranet en internet. Ook de zittingen zullen in de nabije toekomst volledig digitaal verlopen. De beleidsmakers werken via een laptop. Tijdens de zittingen is multimediaondersteuning voorzien. Uiteraard verloopt ook de stemming digitaal. Het opstellen van verslagen en besluiten wordt maximaal geautomatiseerd, net zoals de ontsluiting en archivering. Een belangrijke functionaliteit is het geïntegreerde opvolgingssys-

8

teem waarmee de genomen besluiten kunnen worden opgevolgd. Het gebruik van vaste sjablonen en ingebouwde workflows moet – samen met taal- en stijlafspraken – zorgen voor een gevoelige verbetering van de kwaliteit van de besluiten. De invoering van de nieuwe toepassing moet leiden tot een verhoogde efficiëntie en een versnelde ontsluiting en zal – letterlijk karrenvrachten papier uitsparen. Actieve partners in dit project zijn de steden Antwerpen en Gent en het OCMW van Gent. OCMW Antwerpen volgt het project mee op om dan later eventueel mee op de kar te springen. Gunning, analyse & planning In 2008 werd een Europees bestek voor de nieuwe toepassing uitgeschreven. Begin 2009 werd de opdracht gegund aan de Nederlandse firma Greenvalley. Vervolgens werden via wekelijkse werkgroepsessies alle functionaliteiten per fase in het besluitvormingsproces scherp gesteld, waarbij het streven naar synergie tussen de verschillende partners centraal stond. Eind juni heeft de algemene stuurgroep het functioneel ontwerp en ook de planning goedgekeurd. Projectaanpak Het project bestaat uit 4 deelprojecten. Daarvan is het eerste gericht op de implementatie van het generieke gedeelte en de opstart van de eerste piloot, nl. het manteam van de stad Antwerpen, voorzien voor april 2010. Het tweede deelproject focust zich op de ingebruikname van de toepassing voor de 12 andere Antwerpse beleidsorganen; dit zou begin 2011 rond moeten zijn. Parallel werden de deelprojecten 3 voor stad Gent en 4 voor OCMW Gent opgestart. Stad Gent en OCMW Gent starten begin mei met het proefdraaien voor respectievelijk de Gemeenteraad en de OCMW-raad van juni. Vanaf september moet dit overleg voor beide beleidsorganen volledig digitaal verlopen. Concrete projectresultaten 2009 In de zomer gingen de ontwikkelingen van start. In het najaar werd de generieke werking van het systeem voor digitale besluitvorming parallel door de verschillende partners getest. Dit gebeurde aan de hand van weloverwogen testscenario’s en vanuit verschillende rollen (auteur, schepen, secretaris, ….). Nog in december werd de acceptatiefase voor het generiek gedeelte afgerond. Op het vlak van infrastructuur werd ervoor gezorgd dat de vereiste omgevingen tijdig beschikbaar waren. En ook het archiveringstraject werd in 2009 getest en goed bevonden.

Begin 2010 gingen ontwikkeling en acceptatie van de orgaanspecifieke onderdelen van start. Dit gebeurt parallel voor stad Antwerpen, stad Gent en OCMW Gent, elk voor hun eigen beslissings- en beleidsorganen.

Gemeenschappelijk form

financieel

plat-

Begin 2009 werd het startschot gegeven voor de implementatie van SAP als gemeenschappelijk financieel platform. Beslist werd dat het Antwerpse Zorgbedrijf en de Antwerpse kinderdagverblijven als eerste betrokkenen zouden starten. Na het uittekenen van een blauwdruk waarin alle werkprocessen nauwgezet in kaart werden gebracht, startte leverancier D24D met het programmeren ervan. In september werd het systeem intensief getest en kregen alle gebruikers de nodige opleidingen en documentatie. Het Zorgbedrijf en de kinderdagverblijven gingen in januari 2010 zonder al te veel problemen live. In de loop van 2010 wordt heel het projectproces opnieuw herhaald. De stad Antwerpen en haar districten, het Antwerpse OCMW en de lokale politie van Antwerpen stappen begin 2011 immers mee in de SAP-boot. Het project loopt in nauwe samenwerking met Gent. Zij volgen de werkzaamheden in Antwerpen mee op en geven, op basis van hun ervaringen, advies.

GIGA: gemeenschappelijk Antwerpen en Gent

platform

Vorig jaar zetten Digipolis Antwerpen en Digipolis Gent samen een technisch complex platform op, het zogenaamde GIGA-domein. Niet alleen maken de vestigingen gebruik van gemeenschappelijke servers en infrastructuur; ze delen ook hetzelfde netwerk en beveiliging. Naast de synergetische voordelen op het vlak van aankopen, kan nu dus ook volop samengewerkt worden op het vlak van infrastructuur.

Perimeterbeveiliging Digipolis Antwerpen en Gent gunden vorig jaar een overheidsopdracht voor het implementeren van perimeterbeveiliging. Dit omvat een aantal maatregelen inzake beveiliging voor pc’s, netwerken en anti-spam. In 2010 wordt dit verder geïnstalleerd.

9

Gedaan met kamperen voor de schoolpoort In juli 2008 kreeg Digipolis de vraag om zowel voor Antwerpen als Gent een webtoepassing te bouwen waarmee ouders hun kinderen voortaan elektronisch kunnen aanmelden voor de basisschool. Zo kunnen de inschrijvingen vlotter verlopen en hoeven ouders niet langer aan de schoolpoort te kamperen om hun kind ingeschreven te krijgen. Gent bijt de spits af Op 6 januari 2009 ging de website meldjeaan. gent.be dan online, in eerste instantie voor een 20-tal Gentse basisscholen die voorrang geven aan kansarme kinderen in het kader van het GOK-beleid (Gelijke OnderwijsKansen). Sinds begin maart 2009 kunnen ouders hun kinderen elektronisch aanmelden in alle 127 basisscholen van Gent. Ouders kunnen een voorkeur opgeven voor één of meerdere scholen. Alle aanvragen komen in een centraal aanmeldingsregister terecht. Vervolgens worden de plaatsen toegewezen in functie van de opgegeven voorkeur en de afstand tussen de woning en de school. Antwerpen volgt precies 1 jaar later Op 6 januari 2010 werd het nieuwe inschrijvingssysteem meldjeaan.antwerpen.be dan voor het Antwerpse basisonderwijs gelanceerd.

10

Aan de lancering ging een uitgebreide infocampagne vooraf, zodat de betrokken ouders zeker op de hoogte waren van de nieuwe werkwijze. Bijzondere aandacht ging daarbij naar de zogenaamde kansgroepen zoals allochtonen, kinderen zonder papieren, kinderen met bijzonder noden (GOK). Omdat niet iedereen over een computer met internetaansluiting beschikt, konden ouders op een 60-tal aanmeldpunten terecht, waar ook voor de nodige begeleiding werd gezorgd (districtshuizen, bibliotheken, digipunten, ….). Daarnaast was er ook een speciale helpdesk opgezet om de gebruikers te assisteren. Het nieuwe meldpunt was duidelijk gekend. Na een kwartier waren er al 2500 kindjes aangemeld; na de eerste dag waren dat er al 4600. Begin maart werden de toewijzingen bekend gemaakt. Verschillen met Gent zijn dat Antwerpen naast afstand ook andere factoren zoals tijd laat meespelen bij de toewijzing en met 1 in plaats van 3 inschrijvingsperiodes werkt. Vervolg In Gent werd er al een vervolg aan het online inschrijvingssysteem gebreid. Sinds eind februari wordt meldjeaan.gent.be ook gebruikt voor inschrijvingen in drie stadsscholen van het secundair onderwijs. Antwerpen evalueert het

systeem eind dit schooljaar en beslist dan over eventuele bijsturingen of uitbreidingen.

Opstart tijdelijke cel regularisaties in Gent en Antwerpen Op 18 juli besliste de federale regering dat de criteria voor regularisaties tijdelijk versoepeld zouden worden: tussen 15 september en 15 december 2009 konden mensen zonder papieren een aanvraag tot regularisatie indienen bij een tijdelijke cel. In Gent en Antwerpen werden alle hens aan dek geroepen om alles tijdig in orde te brengen. Gent In Gent was op dat moment de verhuisbeweging naar het nieuwe Administratief Centrum Porthus aan de gang. Daardoor stonden er enkele verdiepingen in het Administratief Centrum Zuid leeg, waar bovendien ook de nodige bekabeling en netwerken reeds aanwezig waren. Bovendien was er net een nieuwe lading laptops ter vervanging van de pc’s van het bureau Vreemdelingen beschikbaar. Daarvan werd een tijdelijke voorafname gedaan voor de cel regularisaties. Uitgaande van een bestaande Access-toepassing werd in ijltempo een toepassing voor de verwerking van de aanvragen in elkaar gebokst. Tenslotte is het ook nog gelukt om enkele lijnen te recupereren om de toegang tot de bevolkingstoepassing WinBv te verzekeren. Ondertussen had de stad ervoor gezorgd dat de bureaus tijdig werden heringericht. Antwerpen In Antwerpen besliste het schepencollege pas op 28 augustus dat de tijdelijke cel voor regularisaties een onderkomen zou krijgen in zaal Harmonie aan de Mechelsesteenweg. Daarna moest er versneld in actie worden geschoten. Samen met de ICT-coördinatoren van het bedrijf Districts- en Loketwerking is het gelukt om alles tijdig rond te krijgen. Digipolis zorgde voor de nodige bekabeling en de installatie van een telefooncentrale. Ook de netwerkverbinding en de netwerkapparatuur – normaal 8 weken doorlooptijd – konden met de nodige creativiteit tijdig in orde worden gebracht. Er werden 2 printer-copiers geïnstalleerd en de COSMO-cel heeft in zeven haasten nog een toepassing voor de verwerking van de regularisatie-aanvragen klaargestoomd. De ICT-coördinatoren brachten de 20 werkplekken in orde. Dinsdag 15 september stond alles netjes klaar voor de opstart van de nieuwe, tijdelijke cel.

Vastgoed informatiebeheer Notarissen, vastgoedmakelaars en particulieren kunnen bij de betrokken stadsdienst een stedenbouwkundig uittreksel (=SU) aanvragen. Een SU wordt meestal aangevraagd tijdens het verkoopsproces van bijvoorbeeld een huis. Binnen stad Gent zijn een negental diensten betrokken bij het opstellen van een SU en aanvullende inlichtingen. Het proces wordt er gedeeltelijk ondersteund door een Accesstoepassing en door het programma GRIP. Voor iedere aanvraag worden de diensten vaak op papier bevraagd en is er nog veel manueel werk bij RuMoDo en andere diensten. Daarnaast vertrekken er van de diensten Milieu en Archeologie aparte brieven naar de aanvrager. Antwerpen maakt sinds 2003 gebruik van de toepassing Notaria. De notaris kan zijn vraag online via het notarisloket stellen. De gegevens worden daarna automatisch uit de back officesystemen gehaald en als één antwoord aan de notaris bezorgd. Omdat Notaria stilaan aan vervanging toe is, startte Digipolis Antwerpen vorig jaar met de analyse en ontwikkeling van de nieuwe toepassing MVI of Monitor Vastgoed Informatie. Digipolis Gent nam de broncode over, ontwikkelde de toepassing verder naar eigen behoeften en noemde de nieuwe toepassing VIB of Vastgoed Informatie Beheer. MVI/VIB bestaat uit twee webapplicaties die sterk samenwerken: een administratief procesondersteunend deel (.Net) en een geoloket. Het administratief deel laat toe om alle diensten parallel te laten samenwerken aan 1 aanvraag via een takenlijst. Nadat alle antwoorden verzameld zijn, kan de betrokken dienst met 1 druk op de knop het stedenbouwkundig uittreksel en bijhorende inlichtingen aanmaken. Het geoloket speelt een belangrijke rol in het lokaliseren van het perceel en het verzamelen van de correcte informatie door de verschillende diensten. Men kan bv. op kaart zien welke vergunningen van toepassing zijn op het perceel in de aanvraag. Daarnaast kan men zelf, indien nodig, beslissen welke gegevens doorgestuurd moeten worden naar het administratief deel. MVI/VIB gaat in de loop van 2010 in productie.

11

Synergie stad – OCMW Antwerpen

Sy n e r g i e A n t w e r p e n

Koppeling vrijetijdsdatabank In 2006 werd een stuurgroep opgericht met medewerkers van de bedrijfseenheden Stadsontwikkeling/Toerisme, Cultuur en Sport, Marketing en Communicatie, Prospekta, Cultuurnet Vlaanderen en Digipolis. Samen werd onderzocht hoe de stad Antwerpen een activiteitenkalender kon aanbieden met zowel Antwerpse als niet-stedelijke evenementen. Tot dan toe werd de toepassing TOEKAN van Digipolis gebruikt voor de invoer van evenementen, maar die bleek moeilijk te integreren met nieuwe technologieën en was aan vervanging toe. Sinds het gebruik van Smartsite als Content Management Systeem (CMS) voor de stedelijke websites gebeurde er ook tweemaal per jaar een grote invoer van evenementen naar de verschillende publiekskanalen vanuit het CMS. De stuurgroep besliste om een koppeling te maken tussen de UiTdatabank, voorheen CultuurDatabank, en Smartsite, zodat de stedelijke kanalen die gebruik maken van Smartsite vanuit één centrale evenementendatabase gevoed worden. De UiTdatabank bundelt het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen. Het is een initiatief van Cultuurnet, een organisatie die culturele activiteiten promoot in opdracht van de Vlaamse regering. Steden en gemeenten kunnen op deze cultuurdatabank het eigen aanbod plaatsen. Maar ook elke burger of organisatie mag activiteiten, evenementen, links,… invoeren in de databank. Vanaf 2009 voeren de communicatiedeskundigen en medewerkers van de dienst Toerisme van de stad Antwerpen evenementen in en controleren of ’valideren’ reeds bestaande data. Het project ‘Koppeling Vrijetijdsdatabank’ zorgde ervoor dat er dagelijks een export gebeurt naar het CMS Smartsite van alle ingevoerde evenementen uit de UiTdatabank die plaatsvinden in de stad Antwerpen en de districten. Het CMS biedt daarmee de verschillende kanalen (die Smartsite gebruiken) het volledige overzicht van alle evenementen, waarbij de medewerkers per kanaal de evenementen die relevant zijn voor dat kanaal filteren en publiceren. Zo nam de dienst Toerisme in 2009 de Toerisme Infobalie, een intranettoepassing met Smartsite, in gebruik. Deze Infobalie maakt toeristische informatie snel toegankelijk voor de medewerkers via een gebruiksvriendelijke en efficiënte interface.

12

Versiebeheer Planning en Dispatch Voor Stads- en buurtonderhoud (SB) en Stadsontwikkeling (SW) werd in 2009 de toepassing Planning en Dispatch uitgebreid met een meldingsmodule voor de infolijn van de Stad Antwerpen en een interface voor koppeling met SAP/CRM. Met Planning en Dispatch kan Stadsontwikkeling en Stads en Buurtonderhoud middelen, medewerkers en materieel efficiënter inplannen en de opvolging transparanter maken voor de onderhoudstaken op vlak van wegen, groenbeheer, huisvuil en stadsreiniging. Door de meldingsmodule en de koppeling met SAP/ CRM worden meldingen automatisch in de toepassing Planning en Dispatch opgenomen voor verdere verwerking door SB en SW.

Intranet voor bewoners van ‘Den Bell’ In oktober 2009 namen de eerste diensten van stad en OCMW Antwerpen hun intrek in de gerenoveerde gebouwen van Den Bell. Digipolis kreeg de opdracht om voor hen een intranet te bouwen, waarop alle praktische informatie gebundeld en overzichtelijk wordt aangeboden. De bestaande intranetten van stad en OCMW blijven bestaan. Op het Bell-intranet vind je dan meer praktische zaken, eigen aan de locatie. Zo is er een uitgebreide wie-is-wie, je kan er vergaderzalen reserveren, formulieren opvragen, broodjes bestellen, het menu van het bedrijfsresto raadplegen. Er is ook een prikbord met weetjes, je kan er meteen doorklikken naar toepassingen zoals het ICT-loket, het FM-loket, …. In 2010 wordt ook de HRM-selfservice toegevoegd, waarmee medewerkers een verhuis, geboorte, huwelijk, vakantie-aanvraag, …. zelf via een beveiligd loket op intranet kunnen ingeven

Competentiecentrum ECM voor snelle en professionele realisatie websites Om de toenemende stroom van aanvragen op het vlak van content management (websites, intranetsites, document management, ….) op een efficiënte manier te kunnen verwerken richtte Digipolis het competentiecentrum ECM op (Enterprise Content Management). Hier zitten de ECM-specialisten samen, zij kunnen flexibeler worden ingezet en er kan beter aan kennisopbouw worden gedaan. Daarnaast

werden er ook een aantal technologiekeuzes gemaakt: • Strategische, op maat gemaakte websites (Smartsite) Binnen het segment Web Content Management (WCM) is Smartsite de door Digipolis verkozen standaard-oplossing voor grote, op maat gemaakte websites. Het pakket wordt o.a. gebruikt voor de stedelijke websites van Antwerpen en Gent. • Kleine websites met standaardfunctionaliteit (Smartsite WOB) Voor minder complexe sites die snel klaar moeten zijn, wordt een WOB in Smartsite opgezet, d.w.z. een website out of the box, met een beperkte set van standaardfunctionaliteiten en infotypes. Deze worden door Digipolis opgezet en ook intern gehost. In 2009 werden er verschillende WOB’s gecreëerd o.a. voor de Beschermde werkplaats Antwerpen, Werkhaven en Digipolis zelf. http://www.werkhaven.be, http://www.digipolis.be, http://www.antwerpen.be/bwantwerpen. • Campagnepagina’s binnen Antwerpen. be Sinds midden 2009 zijn er de zogenaamde campagnepagina’s binnen de website van de stad Antwerpen. Het gaat om in omvang zeer beperkte en tijdelijke pagina’s die meer flexibiliteit bieden naar invulling van de verschillende contentblokken op de webpagina en integratie van bv. Flash-elementen (http://www.antwerpen.be/parkspoornoord) of Google Maps (http://www.antwerpen.be/wonen). • Promotionele websites (Flash / andere technologieën met externe hosting) Tenslotte werd er een raamcontract afgesloten met een externe partner (ZAP all People) voor het snel realiseren van kleinere, vaak promotionele websites voor burgers, bedrijven en toeristen. Deze opdrachten omvatten zowel het grafische en het technische luik als de latere ondersteuning en externe hosting (inclusief resultaatverbintenis, SLA en de voorwaarden van hosting). Deze piste wordt vooral ingezet voor websites met een beperkte levensduur en zonder hergebruik van content. Voorbeelden hiervan zijn: http://www.uiteerstehand.be, http://www.onzekaaien.be, http://www.shoppeninantwerpen.be en http://www.bollekesfeest.be.

13

Alternatieve CRM-oplossing voor bedrijvenloket, kabinet burgemeester en ombudsdienst In het najaar van 2008 werden de geplande uitbreidingen in SAP CRM voor het bedrijvenloket, de kabinetten en de ombudsvrouw op hold gezet. Uitbreidingen in het bestaande CRM-systeem verliepen immers erg moeizaam en waren bovendien erg duur. Daarom kreeg Digipolis de opdracht op zoek te gaan naar een alternatieve oplossing voor deze projecten. Na een kort en krachtig marktonderzoek viel de keuze op e-Synergy van Exact met de firma Desk Solutions als implementator. Het project kreeg de naam eDesk mee. eDesk eDesk is een webtoepassing met documentworkflow-functionaliteiten, De opbouw van klantendossiers en de dienstspecifieke taken gebeuren in e-Synergy. Het pakket is een .Nettoepassing en past dus perfect in de technologische biotoop van Digipolis. Grote troeven zijn verder de gebruiksvriendelijkheid, de uitgebreide rapporteringmogelijkheden en de goede performantie. Bijkomend voordeel is dat het totaalproces stapsgewijs geautomatiseerd kan worden via de verschillende deelprocessen, wat de implementatie een stuk vereenvoudigt. Oplossing live bij 3 klanten Het bedrijvenloket beet de spits af en startte in december 2009 met eDesk. Alle aanvragen voor vergunningen (bv. visvergunningen, markten en foren, ..) worden er sindsdien via eDesk afgehandeld. Dankzij de eenvoudige configuratiemogelijkheden kan de klant bijsturingen en aanpassingen heel makkelijk zelf uitvoeren. De gebruikers van het bedrijvenloket hebben daar volop gebruik van gemaakt en hebben enthousiast bijgedragen aan de bouw van hun nieuwe toepassing. De volgende eDesk-klant in de rij was het kabinet van de burgemeester. Hier wordt eDesk sinds januari 2010 gebruikt voor de opvolging van alle vragen en meldingen aan het kabinet. De toepassing loopt voorlopig nog dubbel met de bestaande werkwijze op papier. Ook de ombudsdienst gebruikt eDesk binnenkort voor de afhandeling en opvolging van klachten en ook hier loopt de toepassing nog even dubbel met de bestaande werkwijze. Verder werd vorig jaar ook een raamcontract voor ondersteuning afgesloten met implementator Desk Solutions.

14

Koppeling met centraal referentiebestand personen & ondernemingen In oktober 2009 werd de koppeling tussen het centraal referentiebestand personen en ondernemingen en eDesk gefinaliseerd. Daardoor worden steeds actuele en correcte persoons- en ondernemingsgegevens opgeladen in eDesk. De koppeling werd op centraal niveau uitgevoerd zodat ook toekomstige eDesk-toepassingen hiervan gebruik kunnen maken.

Actieplan voor structurele verbeteringen SAP CRM De stroeve werking van de bestaande SAP CRM-omgeving voor klantenmanagement (5.0) was de directe aanleiding voor het actieplan dat midden 2009 werd opgesteld met het oog op structurele verbeteringen in dit domein. Dit actieplan bestaat uit twee luiken. Een eerste luik is gericht op korte termijn en betreft de

© Stad Antwerpen

Implementatie persoonlijk dashboard voor leidinggevenden upgrade naar een hogere versie van SAP CRM (7.0). Die zou alvast een antwoord moeten bieden op heel wat van de bestaande knelpunten. Deze upgrade is gepland voor september 2010. Een tweede luik is gericht op langere termijn; het betreft een marktonderzoek naar nieuwe alternatieve systemen voor klantenmanagement. Het zijn de resultaten van zowel de upgrade als het gevoerde marktonderzoek die samen zullen bepalen welke koers de stad Antwerpen uiteindelijk zal varen. Daarnaast werden in de loop van 2009 ook 2 nieuwe SAP CRM-versies opgeleverd om bestaande bugs op te lossen en enkele functionele verbeteringen door te voeren.

Optimalisatie kwartaalrapportering De Stad Antwerpen beschikte reeds over een aantal rapporteringsomgevingen voor de sturing van haar beleid • Stad Scorecard: die wordt gebruikt door de cel strategische coördinatie, de bedrijfsdirecteurs en de programmaleiders. Hiervoor bestonden standaardrapporten en enkele door Digipolis ontworpen rapporten. • Een beperkte datamart voor PAF-gegevens (ProjectActieFiches), de vervanger van de vroegere projectrapportering. Deze datamart wordt gevoed vanuit de PAF-toepassing en was initieel opgezet om enkele standaardrapporten aan te leveren. • Ondertussen werd er voor de leidinggevenden een strategisch dashboard opgezet, zodat zij over de nodige informatie beschikken om hun afdeling efficiënt te kunnen leiden. Aan dit instrumentarium werd in 2009 gesleuteld vanuit een behoefte naar optimalisatie. Naast de vraag naar een aantal nieuwe rapporten, wilde de stad Antwerpen de indicatoren waarmee de voortgang in de realisatie van de (vorig jaar bijgestuurde) doelstellingen wordt gemeten, automatisch opladen en integreren in de nieuwe scorecard. Om dit te realiseren werd in 2009 een overkoepelende rapporteringsomgeving opgezet met PAF- én scorecardgegevens in een datamart onder IBM-Cognos 8. Deze opdracht omvatte zowel het opzetten van de datamart, het laden van de indicatoren als het aanmaken van de basisrapporten.

De stad Antwerpen maakt al geruime tijd gebruik van rapporteringstools, als hulpmiddel bij het (bij)sturen van het beleid. Voor de opvolging van de bedrijfsdoelstellingen wordt gebruik gemaakt van een speciale scorecard. Ook hiervoor werden aangepaste rapporteringsomgevingen ter beschikking gesteld. De stad wilde deze informatie nu ook ontsluiten naar de verschillende afdelingen binnen de bedrijven en afdelingsspecifieke rapporteringen opzetten. Eén van de doelstellingen is om leidinggevenden een op maat gemaakt instrument aan te reiken om de voortgang van hun aandeel in de doelstellingen van het beleid te kunnen opvolgen en bijsturen. In 2008 werd hiervoor de eerste behoefteanalyse gedaan. In 2009 werd fase 1 opgeleverd . De idee is dat de leidinggevenden hun dashboard zelf kunnen aanpassen aan hun eigen behoeften en hun bedrijf zo dus optimaal kunnen sturen. In Fase 1 werden componenten opgeleverd voor Financiën en HRM. In eerste instantie werden generieke componenten gebouwd die ook nuttig zijn voor andere bedrijfsdirecteuren (o.a. uitgaven t.o.v. begroting, afwezigheden, overuren …). Daarnaast werd ook de kwartaalrapportering in een dashboard gegoten. De voorbereidingen voor fase 2 zijn gestart. Hier zal dieper ingegaan worden op specifieke componenten voor Financiën en HRM; strategische doelstellingen worden opgenomen en een aantal bijkomende wensen, die tijdens gesprekken met de bedrijfsdirecteuren naar voren kwamen, worden in deze fase geïmplementeerd. In maart werd een aantal grote veranderingen doorgevoerd aan HReM+ en Payroll. Noodzakelijk om wettelijke aanpassingen vanuit het gemeentedecreet te verwerken en de toepassing verder aan te passen aan de noden van de gebruikers.

HReM+ aangepast In 2009 werden een aantal grote veranderingen aan HReM+ doorgevoerd omwille van de wettelijke aanpassingen vanuit het gemeente-

15

decreet. Bijkomend werd er ook tegemoet gekomen aan de noden van de gebruikers. Hiervoor werden o.a. volgende aanpassingen doorgevoerd: •

•

• •

Voor de stad werd de elektronische aangifte van arbeidsongevallen geoptimaliseerd. In de loop van dit jaar gaat voor het OCMW een gelijkaardige functionaliteit opgezet worden. De Lijn hanteert een nieuwe procedure voor het derdebetalersysteem. Om alles volledig automatisch te laten verlopen vergde dit de nodige aanpassingen in HReM+. Naast systeemaanpassingen werden ook de procedures naar eindgebruikers toe gewijzigd. De module ‘Procesmodellering’ werd herzien. Er werd een koppeling opgezet tussen HReM+ en Mediwe. Gebruikers van Mediwe kunnen hierdoor rechtstreeks gegevens invoeren en opvragen in Peoplesoft. Adresgegevens worden rechtstreeks uit HReM+ gehaald. Het resultaat van een bezoek van de controlearts wordt rechtstreeks in HReM+ geregistreerd waardoor nieuwe rapporteringen mogelijk worden.

Payroll Ook Payroll onderging de nodige veranderingen om de wettelijke aanpassingen vanuit het gemeentedecreet door te voeren. Voor Payroll werden o.a. volgende wijzigingen uitgevoerd: •

Elk bedrijf ontvangt maandelijks een pdf met de loonbrieven, zodat duplicaten kunnen worden afgedrukt. • Aanpassingen voor de loonberekening van personeelsleden met meerdere arbeidsrelaties werden uitgevoerd. • Het wettelijk onderhoud van de loonberekening • … In de toekomst zullen de processen binnen Payroll en HReM+ verder worden geoptimaliseerd en zullen nieuwe modules zoals competentiebeheer worden geïmplementeerd.

Competentiebeheer De invoering van competentiebeheer heeft een impact op het volledige HR beleid. Er werden 2 voorstudies uitgevoerd. De eerste om de basis set-up vast te leggen en een tweede gericht op

16

‘Werving en selectie’. In deze studies werden de verwachtingen van de klant bepaald. De verschillende oplossingsscenario’s werden naast elkaar gelegd, en samen met het beleid van stad en OCMW werd gekozen voor het opstarten van een migratietrajectstudie om op lange termijn te bepalen waar stad en OCMW met de globale HR applicatie naar toe willen (i.s.m. Gent). Op termijn worden competenties een bepalende factor binnen alle HR-processen.

Tijdsregistratie - Personeelsplanning In 2008 werd gestart om alle locaties van de stad Antwerpen uit te rusten met tijdsregistratie. Dit jaar startte de voorbereidingen voor de overgang naar Den Bell waarbij het systeem voor tijdsregistratie (GET) wordt gekoppeld aan het toegangscontrolesysteem van Den Bell (VSK) Hiervoor was een hercodering van de badges noodzakelijk – zowel voor Stad als OCMW. Deze hercodering vond plaats in de zomermaanden. Er werd een nieuwe koppeling opgezet tussen Xtremis en HReM+ om glijtijd over te dragen naar ‘8 compensatiedagen’ . Om de performantie van de interfaces te verhogen werd gestart met een optimalisatie van Xtremis/HReM+. Parallel hieraan startte een nieuw project voor de upgrade van Xtremis met nieuwe functionaliteiten. Voor de stad wordt selfservice geïmplementeerd om een verlofaanvraag automatisch te laten verlopen. De analyses hiervoor zijn van start gegaan - begin 2010 moet deze functionaliteit operationeel zijn.

DISTRICTS- & LOKETTENWERKING

S TA D A n t w e r p e n

Nieuwe bevolkingstoepassing Antwerpen

voor

Begin 2009 werd een bestek uitgestuurd voor de nieuwe bevolkingstoepassing, die de huidige Antwerpse bevolkingstoepassing BEAM en enkele kleinere randtoepassingen moet vervangen. Twee kandidaat-leveranciers stuurden een offerte in: CIPAL en CEVI. Beiden werden weerhouden. In juni gaven beide leveranciers demo’s van hun toepassing. Deze werden bijgewoond door alle onderhandelingsteams en een representatieve groep gebruikers van het bedrijf Districts- en Loketwerking. Na de demoronde werd er tijdens de zomermaanden intensief onderhandeld. Het ging om vijf types onderhandelingen met telkens twee onderhandelingsrondes: • technische onderhandelingen, • functionele onderhandelingen, • SLA-onderhandelingen (service level agreements), • projectplan-onderhandelingen, • POC/Demo, d.w.z. een demo en een ‘proof of concept’ voor de gebruikers die zelf ‘hands on’ de functionaliteiten van de toepassingen konden uittesten. Zo werd het functionele luik zeker voldoende grondig gescreend. Daarnaast werden er ook werkbezoeken gebracht aan andere steden die momenteel met de toepassingen van de leveranciers werken. Eind 2009 vonden dan nog de prijsonderhandelingen plaats. Begin januari werd de toepassing gegund aan CIPAL. CIPAL won het van mededinger CEVI omdat het wel tijdig de vereiste webtoepassingen kon opleveren. Dit was een zeer belangrijke randvoorwaarde om vlot te kunnen communiceren met het Rijksregister dat meer en meer met webservices werkt. Bovendien scoorden de modules van CIPAL functioneel beduidend beter bij de eindgebruikers. Eind januari 2010 vond de kick off plaats. Eind 2010 moet de nieuwe toepassing in productie gaan.

Nieuwe BEAM-versies De bestaande bevolkingstoepassing BEAM onderging in 2009 een aantal acties om de weg te effenen voor de nieuwe bevolkingstoepassing. Ook wettelijk verplichte wijzigingen werden telkens zo snel mogelijk mee opgenomen in deze nieuwe versies. Er werden drie nieuwe versies in gebruik geno-

17

Verkiezingen 7 juni vlot verlopen men met het oog op een algemene en stapsgewijze ‘cleaning’ van zowel versies, gebruikers als data zodat de nieuwe bevolkingstoepassing straks met een actuele, propere lei kan starten. Wettelijke wijzigingen die vorig jaar werden opgeleverd zijn de kids-ID en de toevoeging van een bijlage bedoeld om de weigering van de vestigingsaanvraag voor EU-burgers te motiveren. Omdat er voortaan meer gegevens voor de rijbewijzen C en D moeten worden doorgesluisd naar het rijksregister kon het bestaand communicatieprotocol niet meer gebruikt worden. Om dit te verhelpen werd TRIP (Transmissie Rijksregister Rijbewijzen via IP) aangemaakt met een apart communicatieprotocol (nl. beveiligde webservices met e-ID-authenticatie) om de gegevens naar het Rijksregister te sturen. Dit was meteen een voorproefje voor de overstap naar dit type communicatie voor de hele bevolkingstoepassing.

Digipolis actief betrokken bij voorbereiding volksraadpleging Reeds bij de aanloop naar de volksraadpleging werd een beroep gedaan op Digipolis. In eerste instantie moesten immers de handtekeningen van de ingediende petitie worden geteld en geverifieerd. Daartoe werd een computerruimte met 14 pc’s ter beschikking gesteld. Daarnaast werd er ook een COSMO-toepassing voor de controle van de handtekeningen geschreven. Een groep interimkrachten werd ingezet om de stemmen te tellen. Het waren er voldoende voor een volksraadpleging die doorging op 18 oktober. En hoewel de stad Antwerpen besliste om voor deze volksraadpleging over de Oosterweelverbinding niet elektronisch maar manueel te stemmen, was Digipolis toch actief betrokken bij deze voorbereidingen. Digipolis stond in voor het aanleveren van deelnemers-, voorzitters-, en bijzitterslijsten, volgde het drukwerk op (oproepkaarten, kiezerslijsten, ….), zorgde voor de overzichtslijsten van de kieslocaties, … In totaal ging het hier om een 40-tal voorbereidende jobs die binnen een zeer krappe tijdsspanne moesten worden afgewerkt. Verder zorgde Digipolis ook voor de activering van een speciaal 0800-nummer voor de tijdelijke helpdesk op 18 oktober en voorzag ook de nodige aansluitingen voor zowel helpdesk als totalisatie-pc’s in Den Bell, waar het hoofdbureau gevestigd was.

18

Op 7 juni vonden de regionale en Europese verkiezingen plaats. Er was dus weer werk aan de winkel voor Digipolis, die bij verkiezingen steeds instaat voor de coördinatie van het technisch luik. Een goede voorbereiding is het halve werk • Vooraf moest al het stemmateriaal volgens de voorgeschreven testprocedures worden getest. Dit gebeurde in het stadsmagazijn waar al het materiaal ligt opgeslagen. In totaal werden 2300 pc’s, schermen en randmateriaal getest en volgens stembureau klaargezet op paletten. Daarvoor werd een beroep gedaan op interimkrachten, gecoördineerd door Digipolis. • Toepassingsbeheer zorgde voor de aanlevering van de nodige lijsten die als basis dienen voor het verkiezingsdrukwerk. Denk maar aan de kiezerslijsten, de lijsten van voorzitters en bijzitters; de kieslijsten met de verkiesbare kandidaten per partij, de lijst van veroordeelden die tijdelijk uit hun burgerrechten ontzet zijn enz. • De week voor de verkiezingen werden alle stembureaus ingericht met de juiste stemconfiguratie, waarbij alles nog een keer

BESTUURSZAKEN werd getest. De dag voor de verkiezingen voerden Digipolis en Districts- en Loketwerking nog eens een controleronde uit. Vlotte stembusgang • Op de dag van de verkiezingen zorgden Digipolis-medewerkers samen met medewerkers van Districts- en Loketwerking voor de technische ondersteuning in de stembureaus. • Bij Digipolis werd een helpdesk opgezet, bemand door medewerkers van Digipolis en Districts- en Loketwerking. • Ook het hoofdbureau voor Antwerpen was weer bij Digipolis gevestigd. Hier gebeurde de totalisatie van de stemmen. De verkiezingen zijn zeer vlot verlopen.

Nieuwe versie VIP14 voor verwerking inkomende post Sinds enkele jaren gebruikt de stad Antwerpen VIP14 voor de registratie, verwerking en opvolging van de inkomende post. Vorig jaar werd een nieuwe versie opgeleverd om te kunnen voldoen aan de nieuwe noden. • Zo moest het mogelijk zijn om inkomende post in meerdere registers te registreren. Naast het register voor het college hadden ook het OCMW en de stadssecretaris de vraag naar een eigen register gesteld. In de bestaande toepassing was dit niet mogelijk. • Bovendien moest de post ook op een meer gedetailleerd niveau kunnen worden toegewezen. Ook dat liet de oude VIP14 niet toe. • En de nieuwe VIP14 moest ook het center of excellence van de stad op een adequate manier kunnen ondersteunen. Sinds oktober 2009 gebeurt de afhandeling van alle post voor de hele stad in dit nieuwe centrale postcentrum op het stadhuis. Het centrum werd uitgerust met 5 scanners. Inkomende post wordt ingescand, geregistreerd in VIP14 en digitaal verspreid. Het is immers de betrachting van het stadsbestuur om de papierberg in de bedrijven drastisch te beperken. Voldoende redenen dus om de bestaande VIP14 aan een stevige ‘make over’ te onderwerpen. De toepassing werd herschreven in .Net en uitgebreid met de gevraagde functionaliteiten. Eind oktober ging de vernieuwde VIP14 live.

Andere projecten

Voorstudie postverwerking

•

Parallel werd er ook een voorstudie opgestart om de visie voor de postverwerking in zijn totaliteit (inkomende én uitgaande post) op lange termijn scherp te stellen. Deze voorstudie werd nog in 2009 afgerond en resulteerde in een conceptnota. Antwerpen volgt het Gents project rond postverwerking dat veel overeenkomsten met het Antwerps concept vertoont, alleszins met bijzondere belangstelling op.

• • •

Alternatieve CRM-oplossing voor bedrijvenloket, kabinet burgemeester en ombudsdienst: zie rubriek synergie Antwerpen Actieplan voor structurele verbeteringen SAP CRM: zie rubriek synergie Antwerpen Bouw nieuwe toepassing digitale besluitvorming: zie rubriek synergie Antwerpen – Gent Opstart tijdelijke cel regularisaties: zie rubriek synergie Antwerpen – Gent.

Versiebeheer e-Floris E-Floris is de website die de meest recente informatie bevat over archieven en activiteiten van het Stadsarchief voor zowel medewerkers als publiek. In 2009 werden de noden in kaart

19

SOCIALE ZAKEN Thermografische kaart gebracht voor een nieuwe versie. De verbeterde versie ging begin 2010 in productie en maakt het mogelijk om nog uitgebreider te zoeken in de elektronische archieven van het stadsarchief. Met verdere uitbreidingen wordt gewacht tot de keuze voor het nieuwe generieke document management systeem voor Antwerpen en Gent gemaakt is. Deze wordt verwacht in het tweede kwartaal van 2010.

eDepot binnenkort raadpleegbaar eDepot verwijst naar het digitale archief van de stad Antwerpen. In 2008 werd hiervoor een pilootproject opgezet, nl. mini-eDepot, het digitale archief voor de medewerkers van het stadsarchief. Begin 2010 zal het digitale archief ook ontsloten worden via intranet en ook toegankelijk zijn voor de burger via internet. Heel wat documenten zijn reeds digitaal beschikbaar via eDepot. Voor het overige wordt volgens het scan-on-demand-principe gewerkt. Opgevraagde documenten die nog niet digitaal beschikbaar zijn, worden door het stadsarchief op vraag ingescand en in gecomprimeerde digitale vorm aan de opvrager doorgestuurd en nadien ook toegevoegd aan eDepot. Zo draagt eDepot bij tot een verbeterde digitale werking en dus ook tot een vermindering van de papierberg en de transportkosten.

Andere projecten •

Bouw nieuwe toepassing digitale besluitvorming: zie rubriek synergie Antwerpen - Gent

20

In maart 2009 voerde de firma Eurosense drie nachtvluchten uit boven Antwerpen en omgeving om – met speciale apparatuur – thermografische foto’s te nemen. Deze foto’s werden bezorgd aan de betrokken gemeenten. De stad Antwerpen zette een stapje verder en ontsloot de informatie via een webtoepassing op http://www.antwerpen.be/zoominopuwdak. Bij opgave van een adres wordt meteen ingezoomd op het desbetreffende dak en worden er extra gegevens toegevoegd. Zo kan de betrokkene zien of zijn dak goed geïsoleerd is en krijgt hij, indien gewenst, meer informatie over o.a. isolatie, premies en andere maatregelen. Het Ecohuis organiseerde bijkomend een energietoer door de districten zodat de bewoners via een aantal beschikbare laptops met internetverbinding informatie konden opvragen over hun eigen huis. De thermografische kaart blijft minstens vier jaar raadpleegbaar en kreeg ondertussen al ongeveer 100.000 unieke bezoekers over de vloer.

STADSONTWIKKELING Voorstudie Ruimtelijk Uitvoeringsplan (RUP) en implementatie digitaal beheer en ontsluiting van RUP’s Het Decreet op de Ruimtelijke Ordening van 18 mei 1999 (verder DRO) bepaalt dat het vroegere systeem van gewestplanwijzigingen en bijzondere plannen van aanleg (BPA’s) vervangen wordt door zogenaamde ruimtelijke uitvoeringsplannen (RUP’s). Deze plannen worden opgemaakt om uitvoering te geven aan de ruimtelijke structuurplannen.

Stadsontwikkeling wil de werking verbeteren door een geactualiseerde inventaris en modern beheer. Om de inventaris efficiënt te beheren werd gevraagd naar een online GIS omgeving. Bij het Parkeerbedrijf (GAPA) bestaat een soortgelijke wens, maar dan toegespitst op de inventarisatie en het beheer van de parkeergerelateerde objecten.

Een RUP bevat elementen van bestemming, beheer en inrichting. Deze informatie zit vervat in stedenbouwkundige voorschriften die van toepassing zijn op een stuk grondgebied en bijgevolg een ruimtelijke link hebben (al dan niet perceelsgebonden). Volgens het DRO worden er RUP’s opgemaakt op gewestelijk, provinciaal en gemeentelijk niveau.

Om een oplossing te bieden werd met dit project enerzijds de huidige verkeerssignalisatie in kaart gebracht en anderzijds werden Stadsontwikkeling en GAPA informaticatechnisch uitgerust om de gegevens te kunnen inventariseren, beheren en raadplegen binnen een GIS-omgeving.

De klant had al een vooronderzoek uitgevoerd naar bestaande toepassingen op de markt voor het digitaal beheer en de ontsluiting van RUP’s. Die kennis werd in 2009 vertaald naar een bestek voor de aanschaf van een toepassing met de gewenste functionaliteiten: • het efficiënt en gestructureerd opstellen en beheren van de RUP-voorschriften; • door scheiding van structuur, opmaak en inhoud mogelijkheid tot publicatie van de planteksten naar zowel een printeditie als een digitale webeditie; • mogelijkheid tot een koppeling van de voorschriften met de kaart (GIS). Tevens werd een onderzoek naar mogelijke toekomstige GIS-koppelingen afgerond. Het implementatietraject werd na de voorstudie gestart. Na de gunning aan de leverancier Crotec volgde de implementatie van de toepassing Rotekst voor het beheer en standaardisatie van ruimtelijke uitvoeringsplannen.

Verkeerssignalisatie Tot 2002 werden aanvullende verkeersreglementen opgemaakt door de Verkeerspolitie. Vanaf 2003 werd deze taak overgenomen door Stadsontwikkeling. De reglementen worden ondersteund door plannen die de huidige of de toekomstige situatie weergeven. Door het ontbreken van actuele data werd voor elke straat ter plaatse de toestand in detail opgemeten.

Er werd een bestek opgemaakt voor een IToplossing, waarna de gunning aan leverancier DLW werd toegewezen voor implementatie van de applicatie SimaD. Met de realisatie van dit project zal het oordeelkundig plaatsen van verkeerssignalisatie verbeteren. Een degelijk beheer moet leiden tot vervanging van oude verkeerssignalisatie en verzekert een tijdig onderhoud van de bestaande infrastructuur. De aangemaakte datalaag zal ook door andere diensten gebruikt worden. Deze diensten hebben op hun beurt invloed op het straatbeeld. Ook zal deze data zeer nuttig kunnen zijn bij de analyse van verkeersongevallen.

Opvolging bouwaanvraag op www.antwerpen.be Digipolis realiseerde eind 2009 voor de dienst Stadsontwikkeling/stedenbouwkundige vergunningen een internettoepassing op www. antwerpen.be die inwoners online inzage geeft in hun eigen bouwdossier. Er werden de nodige beveiligingen ingebouwd. Het is tevens een primeur voor België, geen enkele stad of gemeente bood in 2009 zo’n digitale dienst aan. Na het indienen van de bouwaanvraag, kan elke kandidaat-bouwer via de stedelijke website www.antwerpen.be/bouwaanvraag de evolutie van zijn aanvraag volgen. Na invoering van zijn of haar persoonlijk dossiernummer ziet de kandidaat-bouwer een

21

STADS- & BUURTONDERHOUD Voorstudie begraafplaatsen handig overzicht van de details van de vergunningsaanvraag en van de gegevens over de voortgang van het dossier, zoals de status en de geplande beslissingsdatum. Die status wordt gebruiksvriendelijk gevisualiseerd met een voortgangsbalk die procentueel aangeeft hoever het dossier staat. Zo weet de aanvrager meteen wanneer de vergunning mag verwacht worden. Als de aanvraag op basis van de verschillende adviezen ongunstig evolueert, kan de aanvrager meteen reageren. Er kan dan samen met de stadsdiensten en de architect sneller naar een oplossing gezocht worden, nog voor er een negatieve beslissing genomen wordt. Na anderhalve maand online telde de internettoepassing al bijna 900 unieke hits.

Vastgoed informatiebeheer Zie rubriek Synergie Antwerpen en Gent

De bestaande toepassing ‘begraafplaatsen’ beheert concessies en lijkbezorging voor de stad Antwerpen en haar districten. De toepassing is verouderd en voldoet niet meer aan de noden. De stad Antwerpen wil dat de bijgehouden gegevens decentraal raadpleegbaar zijn en documenten automatisch kunnen worden gegenereerd in het kader van het Decreet van 16 januari 2004, waarin wordt bepaald dat ‘alle graven van lokaal historisch belang dienen gearchiveerd en geconserveerd te worden. Daarnaast dient hun belang beschreven te staan’. Het funerair patrimonium en de funeraire dossiers moeten makkelijk te ontsluiten zijn naar de burgers. Bezoekers van begraafplaatsen moeten inzage krijgen in de verschillende liggingsplannen en een overzicht kunnen raadplegen van de beschikbare documenten. Digipolis onderzocht in 2009 mogelijke IT–oplossingen die de processen van begraafplaatsbeheer ondersteunt en de wettelijke verplichtingen implementeert, indien mogelijk binnen werkende toepassingen van de stad Antwerpen. De resultaten van deze voorstudie zijn: • diepgaande analyse van de functionele behoeften • uitgebreide analyse van de benodigde conversies en integraties of koppelingen met andere bedrijfssystemen en rapporten • beslissing over de informatievoorziening aan bezoekers van begraafplaatsen • volledig financieel voorstel van benodigde software en services • gedetailleerd overzicht van de inrichtingsen configuratievoorstellen en de vereiste opleidingen • inrichtings- en implementatiedossier met resourceplanning voor de implementatie in 2010 Uit de resultaten van deze voorstudie bleek dat de processen van begraafplaatsbeheer ondersteund kunnen worden door de toepassing Planon, die reeds in het kader van FMISprojecten voor Patrimoniumonderhoud werd aangekocht. Ook werd beslist dat de grafische voorstelling en administratieve gegevens aan bezoekers van begraafplaatsen ontsloten kunnen worden via informatiezuilen of kiosken. Het is dan ook het opzet om in 2010 de implementatie door te voeren.

22

Implementatie GIS-beheer

Groeninventaris

met

In 2008 werd een voorstudie uitgevoerd om een softwarepakket aan te kopen voor het onderhoud en het beheer van het groenaanbod van de stad Antwerpen. Begin 2009 werd een bestek uitgeschreven waarvoor de gunning is toegewezen aan de firma Soresma met het pakket GBI, dat het bestaande pakket Oranjewoud vervangt. Met dit pakket beschikt Stads- en buurtonderhoud over volgende nieuwe functionaliteiten: • geïnformatiseerde groeninventaris, • mogelijkheid tot het stadsbreed voeren van een groenbeheer (lange termijn planning, budgettering,…), • mogelijkheid tot het maken van uitgebreide rapporteringen, • toegang tot het Geografisch Informatie Systeem (GIS) als instrument voor groenbeheer. Tijdens het implementatietraject dat volgde, werd het pakket GBI met GIS-beheer geïnstalleerd, de conversie van de data uit het pakket Oranjewoud uitgevoerd en het gebruik van het pakket Oranjewoud afgebouwd. Begin 2010 worden de eindgebruikers opgeleid en zal na evaluatie het project worden afgerond.

Implementatie Sorteerstraatjes Sorteerstraatjes is een project voor het betalen via cash of overschrijving voor afvalstorting in sorteercontainers via een sorteerstraatjeskaart. Het project Sorteerstraatjes betekent voor burgers een uitbreiding van de dienstverlening: bewoners krijgen de mogelijkheid om afval eenvoudig te deponeren, waarbij de toegang tot de sorteerstraatjes wordt verleend door middel van sorteerstraatjeskaarten die in bibliotheken en districthuizen verkregen en heropgeladen kunnen worden.

werd gebouwd om betalingen op de kaart te plaatsen en gestructureerde mededelingen te genereren. In 2009 werden door de implementatie van de software volgende functionaliteiten mogelijk gemaakt: • Een persoon of bedrijf, gekend via de bevolkingstoepassing of via de eigen persoons/ bedrijfstoepassing, wordt gekoppeld aan een kaart waar krediet op staat. Met dit krediet kan er betaald worden voor afvalstorting in een zuiltje of kunnen de zuiltjes bediend worden voor de niet-betalende fracties (glas, karton…). • De toepassing maakt de koppeling tussen personen/bedrijven en kaart, en geeft aan wanneer het krediet ontoereikend is. • In het geval van een overschrijving vraagt de toepassing via zijn loketmodule een gestructureerde mededeling op via AVIAS en koppelt deze aan een kaart. • Als een persoon cash betaalt aan een loket wordt het krediet via de lokale kassatoepassing rechtstreeks op de kaart gezet. • De zuiltjes synchroniseren dagelijks met de toepassing via een GPRS-verbinding. • De toepassing registreert per zuiltje welke personen of bedrijven toegang krijgen en het krediet van de gebruikte kaart. • Er is een tweerichtingscommunicatie mogelijk in bepaalde situaties, bv. bij dringende nood tot synchronisatie, bij foutmeldingen,… • De leverancier van de toepassing heeft via een Netop-connectie toegang tot de servers van Digipolis voor onderhoud, updates, debugging…en dit zowel in de test-, acceptatie- als productiefase. Het project doorloopt nog een garantieperiode, die in 2010 gevolgd wordt door een versiebeheerproject.

Voorafgaand aan dit project was er in 2008 een pilootproject en een gunningtraject. De aangekochte software van de leverancier KLIKO maakt het hele gebruik van de ondergrondse afvalcontainers mogelijk. Bevolkingsgegevens worden vanuit de bevolkingstoepassing en SPL aangeleverd. Een Avias-portaal

23

PATRIMONIUMONDERHOUD Interactieve website aankoop- en voorraadbeheer Stadsmedewerkers die via Orkonet bij PO/ CAL (de centrale aankoopdienst van de stad) producten bestellen, kunnen sinds 2009 via een webwinkel hun aankopen doen. De vroegere werkwijze om producten te bestellen was eerder omslachtig. Bestellers moesten eerst de artikels opzoeken via de catalogus op het intranet van PO of in Orkonet om daarna de bestelling te plaatsen. Maar dankzij een gebruiksvriendelijke, logisch opgebouwde webinterface kan ‘winkelen’ nu op een eenvoudige, overzichtelijke manier. Budget, locatie en verrekening worden automatisch verwerkt. De webwinkel werd ontwikkeld omdat er nood was aan een klantgericht bestelsysteem. De webwinkel maakt het veel eenvoudiger om een bestelling te plaatsen. Je krijgt een foto van het product en een omschrijving, je geeft aan hoeveel stuks je van het product wenst en je voegt dat product toe aan je winkelwagentje. Alle producten staan gerangschikt onder een categorie of kunnen makkelijk met de zoekfunctie gevonden worden. Het programma maakt daarna een elektronische bestelbon op, die digitaal kan worden gearchiveerd. Aan die bestelbon linkt de webwinkel leveringsadres en de budgetten waarop de kosten verrekend kunnen worden. Gegevens kunnen ook aangepast worden, bijvoorbeeld voor levering van een product op een ander adres. Het programma geeft bestellers de mogelijkheid om zowel producten binnen als buiten voorraad te bestellen. Producten binnen voorraad zijn magazijnartikelen. In totaal telt het magazijn ongeveer 4000 verschillende producten. Daarnaast zijn er producten buiten voorraad. Deze producten worden slechts sporadisch besteld, bijvoorbeeld in het kader van een specifieke opdracht. De besteller van het bedrijf kan via de webwinkel informatie hierover aanvragen. De aankopers van PO/CAL nemen dan contact op met de aanvrager en bestuderen de markt om het beste product te vinden. PO/CAL beheert ook een 200-tal raamcontracten, overeenkomsten met leveranciers die hun producten snel kunnen aanbieden als er vraag naar is. Naast producten, gaat het hier ook om diensten, zoals het ruimen van beerputten of het maken van fotoreportages. Alle gegevens hierover kunnen ook opgevraagd worden via de webwinkel.

24

In 2009 werden brandweer en scholen gedurende een testperiode de eerste gebruikers van de webwinkel. In het voorjaar van 2010 zal een verfijnde versie van Calweb beschikbaar zijn voor alle bestellers van de stad Antwerpen.

Verderzetten 2009

implementatie

FMIS

In 2006 en 2007 werd met de invoering van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) gestart en werden de modules meldingen, werkorderbeheer, planning en patrimoniumbeheer geïmplementeerd. In 2008 werd het gebruik van deze modules geconsolideerd en verankerd in de bedrijfswerking en werden verdere modules voorbereid en/of ingericht: voertuigencentrum, magazijnen, beheer reserveringen, energiebeheer en planmatig onderhoud. In 2009 werden de in 2008 ingerichte modules verder gevoed met de beschikbare informatie, zoals energietellers voor water, gas en elektriciteit, conditiestaat gebouwen, beschikbare contracten, … Vanaf begin 2009 werd ook gestart met een raamcontract tekenwerk: tot 2012 worden plannen voor een 1000-tal gebouwen in autocad aangemaakt en ingelezen in de database van FMIS. Naarmate meer en meer data beschikbaar zijn kan PO concrete plannen uitwerken om de vooropgestelde besparingen op korte en lange termijn te realiseren, bijvoorbeeld door efficiëntere gebouwbezetting, beheer en onderhoud, efficiëntere exploitatie en kwalitatief hoogstaande gebouwen in het stadspatrimonium behouden. Al deze acties werden gespreid over het ganse jaar afhankelijk van de vragen en bevindingen. Daarnaast werden een aantal projecten opgezet voor de realisatie van specifieke modules in Planon die gebruik maken van de ingevoerde data (zie verder).

Implementatie FMIS-module Contractenbeheer

Implementatie FMIS-module Energiebeheer

Dit project maakt deel uit van het totaalproject met betrekking tot ‘de invoer van een stedelijk facility management informatiesysteem’. Dit project zorgde in 2009 voor de implementatie van de module ‘Contractenbeheer’ in Planon.

De Stad Antwerpen moet tegen 2012 een sterke daling in haar energieverbruik realiseren. Maar om ook op langere termijn energiedoelstellingen te realiseren wil de stad een duurzaam energiebeleid ontwikkelen. Hiervoor is er een geïntegreerd systeem nodig voor de ondersteuning van energiebeheer.

PO maakte in het verleden veel kleine en grote onderhoudscontracten die soms meerdere jaren werden gebruikt. Door het hoge aantal en de lange doorlooptijden werd het beheer ervan steeds moeilijker. Centralisatie van het beheer van de contracten bleek noodzakelijk voor het optimaliseren van contracten op gebied van termijnen, inhoud, enz…. Ook voor de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en voor een duidelijk overzicht van de financiële kant van de contracten was een geïnformatiseerde inventaris nodig. Voor het beheer van contracten en de eenvoudige opzoeking ervan werd de inventarisatie van alle onderdelen van de contracten in Planon opgenomen. In de module Contractenbeheer worden contracten gekoppeld aan een gebouw en aan zijn inventariselementen. Je kan bijvoorbeeld opzoeken bij welk bedrijf verwarming x in gebouw y een onderhoudscontract heeft. De module ondersteunt daarbij volgende processen: • aanmaak van een contract, waarbij andere modules uit het FMIS de gegevens leveren die noodzakelijk zijn voor de opmaak van een contract, zoals indeling van lokalen en oppervlaktes, adresgegevens, huidig gebruik en gebruiker, beherende dienst,..., • juridisch-administratieve opvolging van een contract, • automatische indexering van de huurprijs en berekening van de BTW, • mogelijkheid om contracten op eenvoudige wijze te verlengen, • link naar het contract zelf en alle eventuele bijakten, als scan- of tekstbestanden, • signalering van nakend verloop van een contract.

In 2009 werd daarom de module Energiebeheer in Planon door PO in gebruik genomen, het zogenaamde ‘Energiezorgsysteem’. Deze module maakt het mogelijk om extra gegevens van gebouwen te registreren die verband houden met energiebeheer. Er werd gestart met het optimaliseren en toevoegen van data per gebouw in Planon, zoals energieverbruik en aantal vierkante meters. Vervolgens werd er een koppeling gemaakt tussen die data om correlaties te identificeren. De medewerkers die instaan voor het energiebeheer beschikken nu over de juiste gegevens over het patrimonium, het verbruik… om de grote ‘energieverbruikers’ op te sporen, energieprojecten te realiseren, en om de investeringen daarin op peil te houden. De medewerkers kunnen daarbij op een eenvoudige manier - in functie van parameters zoals de aard van het

In een vervolgproject zal een werkorder gekoppeld worden aan het onderhoud en aan de depannages, uitgevoerd op basis van het contract. Door deze werkwijze kan een overzicht van de kostprijs op jaarbasis opgevraagd worden in Planon.

25

gebouw, het leveringsadres, stadsdistrict, soort energie of tarief, per bedrijfseenheid of een combinatie van voormelde parameters - een aantal standaard verbruiks- en kostengegevens opvragen en afdrukken. Een continue controle van het energieverbruik is dus voor-taan dankzij de module Energiebeheer mogelijk.

Implementatie FMIS-module Planmatig onderhoud Door toepassing van planmatig onderhoud op de gebouwen en installaties neemt de efficiëntie van het onderhoudswerk toe, zodat het kwaliteitsniveau van het gebouwenpatrimonium zichtbaar verhoogt. Ook kunnen de totale kosten beter onder controle gebracht worden. Dit is slechts mogelijk indien een centraal informatiesysteem, op basis van database van gebouwen en installaties, de werkorders automatisch genereert op basis van een onderhoudsplan per gebouw- en installatietype. In 2008 werd hiervoor al een onderhoudsplanning opgesteld voor tien pilootgebouwen. In 2009 werd dit aantal uitgebreid. De basisinfo van de gebouwen werd uniform geregistreerd in Planon: gebouwdelen, conditiestaat, adressen, autocadplannen, foto’s, documentatiemateriaal,... Vervolgens werd de module Planmatig onderhoud in Planon in 2009 door PO in gebruik genomen met volgende functionaliteiten: • inrichting van de module Planmatig onderhoud voor gebouwen aansluitend op conditiestaatmetingen, • interface met conditiestaatgegevens, • kostenbepaling voor het onderhoud van gebouwen met het oog op het vastleggen van budgetten nodig voor het uitvoeren van dit onderhoud, • mogelijkheid tot doorboeken van activiteiten samen met de budgetverwijzing naar de module werkorders, • rapportages over meerjarenplanning volgens verscheidene opvraagcriteria. In 2010 gaat PO over tot het planmatig onderhoud van de gebouwen die reeds geregistreerd zijn en worden de conditiestaatmetingen van andere gebouwen verder in Planon ingevoerd.

Zaalreservering Den Bell met Planon Het reserveren van een vergaderzaal verliep in het verleden niet altijd even gestructureerd.

26

Met de verhuis naar Den Bell, waar 153 vergaderruimtes ter beschikking zijn, was er nood aan een eenvoudig systeem voor reserveringen en opvolging. Hiervoor werd in Planon de module Zaalreserveringen geïmplementeerd. Opzet van deze implementatie was dus de ondersteuning van alle reserveringsprocessen voor het nieuwe administratieve centrum Den Bell voor de aansturing en organisatie van complexe evenementen voor interne medewerkers en burgers. De zaalreserveringen dienden ook te worden getoond op publieksschermen bij de ingang van het gebouw en op elke verdieping van publieke zalen. Er werd een wederzijdse koppeling van de Planon module met Outlook gerealiseerd, zodat er een volledige transparantie bestaat tussen beide systemen. De medewerkers in Den Bell kunnen zo probleemloos zalen reserveren vanuit hun vertrouwde Outlook omgeving. Ook de capaciteit, beschikbaarheid en facilitaire voorzieningen, zoals drank, eten en multimedia kunnen via Outlook opgezocht worden. Zaalverantwoordelijken kunnen de reservaties beheren vanuit Planon. Dankzij deze informatisering hebben gebruikers een overzicht van de faciliteiten, maar ook voor onthaalmedewerkers en leveranciers betekent dit een belangrijke ondersteuning bij de uitvoering van hun taken en opdrachten. De onthaalmedewerkers hebben per zaal een zicht op de organisator, de deelnemers, de uitrusting van de zaal en de gewenste catering. De cateraar weet op zijn beurt wat hij waar en wanneer moet leveren. Tot oktober staat de facilitaire dienst in voor het beheer van het vergadercentrum. Nadien zal een extern bedrijf worden ingeschakeld.

CULTUUR, RECREATIE & SPORT Voorstudie Zaalreservering sportinfrastructuur De reservaties van de Antwerpse sportinfrastructuur verlopen momenteel grotendeels handmatig. Periodiek worden gegevens in Excel doorgegeven aan de facturatiedienst. Alhoewel er onderdelen van de werkprocessen min of meer automatisch verlopen, is er toch veel manueel overtypwerk nodig. Dit voorstudieproject werd daarom in 2009 opgezet om een bestek uit te schrijven voor de gunning van een gespecialiseerd pakket dat voldoet aan de vereisten voor de zaalreservering van sportinfrastructuur: • aanmaken van de verschillende types reservaties (online, ook door klanten via internet), • beheren van de reservaties, • koppeling van het systeem met de facturatietoepassing van de Stad Antwerpen, • ontsluiten via het internet van de beschikbare terreinen, • opvolgen van de aanwezigheden en eventuele betalingen registreren, • rapportering/statistiek van de reserveringen. Het bestek werd reeds gepubliceerd, de gunning en het implementatietraject volgen in 2010.

De huidige werking wordt intern ondersteund door vijf softwareapplicaties. Tussen die applicaties is er geen digitale koppeling, zodat manueel overtypwerk noodzakelijk is. Om bestellingen te plaatsen is er communicatie nodig met leveranciers. Vandaag gebeurt dit nog deels op papier. Digitalisering wordt echter steeds belangrijker. Bij de aanbesteding van het lopend raamcontract is namelijk gebleken dat sommige leveranciers alleen nog maar elektronische bestellingen aanvaarden en de huidige systemen binnen OBA zijn daar onvoldoende op ingesteld. Het raamcontract voor de bestellingen loopt af einde 2010 en OBA zal een bestek opmaken voor de vervanging hiervan. Hiervoor worden er tijdens deze voorstudie aanbevelingen geformuleerd om de huidige werking en gebruikte systemen van het bestelproces te optimaliseren. Er wordt ook geanalyseerd wat en op welke manier processen en systemen moeten worden gewijzigd om bestellingen elektronisch te plaatsen en deze financieel en logistiek op te volgen. De resultaten van de voorstudie, die april 2010 worden opgeleverd, dienen als input voor de opmaak van het nieuwe raamcontract.

Voorstudie Vervanging contracten bibliotheek- en archiefsoftware Met de voorstudie worden de functionele en technische vereisten in kaart gebracht voor modules voor archiefsoftware, erfgoed-, museum- en vakbibliotheeksoftware en voor openbare bibliotheken in een geïntegreerd softwareplatform. Dit platform moet de huidige software vervangen.

Voorstudie automatiseringsproces bestelling bibliotheekcollectie De openbare bibliotheek Antwerpen (OBA) actualiseert voordurend het aanbod van boeken en andere materialen voor uitleen. Hiervoor worden bestellingen geplaatst bij leveranciers. Meestal gebeurt de bestelling via een raamcontract, maar OBA kan ook los hiervan bestellingen plaatsen.

Resultaat is het opmaken van een goedgekeurd bestek, gunning van de software en de opmaak van een implementatiedossier voor de verschillende gebruikers van het systeem: • back office: de medewerkers van de betreffende instellingen • front office: de bibliotheek- en archiefgebruiker die bv. een boek of een archiefstuk wil raadplegen in de leeszaal. • de burger die bv. de catalogi wil raadplegen via het internet

27

FINANCIËN Gemeenschappelijk form Het geïntegreerd softwareplatform dat zal worden aangekocht dient aan volgende vereisten te voldoen: • werving, ontsluiting (en archivering), beheer en ter beschikkingstelling van de collecties voor de verschillende gebruikers, • beschrijving van de collectie volgens geldende standaarden, • ontsluiting van de data naar de gebruiker, • conversie van de data uit de huidige toepassingen. Het bestek is opgemaakt en gepubliceerd en zal in de eerste helft van 2010 gegund worden, waarna het project voor de implementatie wordt opgestart.

Implementatie CSJ Databank Stadsbedrijf CS (Cultuur, Sport en Jeugd) heeft nood aan een applicatie voor het beheer van de culturele, sportieve en jeugdverenigingen (CSJ), een ‘CSJ Databank’. De hoofdfunctionaliteiten van de gewenste applicatie zijn: • een systeem (database) om de verenigingen te beheren, • beveiligde toegang via internet om de verenigingen zelf het beheer van hun data te laten doen, • ontsluiting van de data naar de burger (via www.antwerpen.be), • een module voor het generiek aanvragen en beheren van subsidies. Antwerpen Sportstad vzw gebruikt al een toepassing (de Sportdatabank) voor het beheer van de sportieve verenigingen, hun activiteiten en de beschikbare infrastructuur. Deze toepassing is echter enkel gericht op het beheer van de sportieve verenigingen. In het voortraject van de implementatie werd daarom met het project “Voorstudie beheer CSR verenigingen” een bestek opgemaakt om de Sportdatabank uit te breiden met de gewenste functionaliteiten voor het beheer van culturele en jeugdverenigingen. Het bestek werd in juni 2009 gegund aan leverancier Tactics. Daarna werd gestart met het implementatietraject. April 2010 zal de CSJ Databank in gebruik worden genomen.

28

financieel

Zie rubriek Synergie Antwerpen en Gent

plat-

LERENDE STAD Scholennetwerk verder uitgebouwd In 2007 startte een projectgroep met de uitwerking van een voorstel om een oplossing te vinden voor verschillende uitdagingen en problemen op het vlak van ICT binnen het Stedelijk Onderwijs. De voorgestelde oplossingen moeten de dienstverlening naar de klant (leerlingen, leerkrachten, administratie en directies) verbeteren en de ICT-middelen optimaal benutten. De voorstellen werden gebundeld in een visienota “Uitbouw scholennetwerk – van kostenbeheersing tot waardecreatie” waarin een concept tot scholennetwerk is voorgesteld en drie programma’s werden uitgewerkt. Fase 1 afgerond In 2009 is fase 1 afgerond. Het digitale communicatieplatform krijgt stilaan vorm. Alle leerkrachten van het stedelijk onderwijs beschikken nu over een eigen e-mailadres met mailbox en een intranetplatform. Het intranetplatform is organisatie- en schooloverkoepelend (voor alle divisies en scholen van het stedelijk onderwijs) en werd gemaakt in Sharepoint. Op het intranet kunnen documenten volgens het CIPO-model gestructureerd worden. Het CIPO-model is een kwaliteitsmodel dat wordt gebruikt als inspectiemodel bij het doorlichten van de scholen. Door het gebruik van dit model kunnen scholen hun documenten die ze moeten voorleggen bij een inspectie beter opmaken en sneller terugvinden. Beleidsdocumenten kunnen nu vlot doorstromen naar leerkrachten maar ook over de scholen heen kan informatie vlot verspreid worden. Dankzij het intranet zal de berichtendoorstroming sneller gebeuren en kunnen scholen hun activiteiten op een dashboard kenbaar maken. Ook de papierstroom wordt aanzienlijk minder. Om naast de leerkrachten ook de leerlingen van een digitaal communicatieplatform te voorzien werd in samenwerking met Microsoft het live@edu-project uitgewerkt. Microsoft voorziet voor de leerlingen een mailbox en webspace. Leerkrachten kunnen ook van deze functionaliteiten gebruik maken.

Fase 2 Live@edu en het scholennetwerk werden parallel aan elkaar gerealiseerd. De uitdaging voor de toekomst is het integreren van deze twee platformen. Maar daar blijft het niet bij. In het scholennetwerk zullen ook 2 nieuwe producten worden geïnitieerd. Elke school krijgt een website in Sharepoint. Zij kunnen deze website zelf bouwen en van informatie voorzien. Daarnaast wordt een schooloverkoepelende website voor het stedelijk onderwijs voorzien waarin alle schoolwebsites te vinden zijn. Op deze manier is het enerzijds voor de burger makkelijk om alle informatie over stedelijke scholen terug te vinden. Anderzijds is het voor de scholen een kans om hun eigenheid uit te dragen en hun informatie zelf te beheren. Het tweede product bestaat uit het inrichten van een innovatieplatform waar nieuwe producten en services gehost kunnen worden. Scholen moeten vooruitstrevend en innovatief zijn. Zij moeten dus alle kansen krijgen om te experimenteren en nieuwe zaken uit te proberen. Door dit platform kunnen zij software centraal ter beschikking stellen en kunnen alle stedelijke scholen hiervan gebruik maken.

29

SAMEN LEVEN Eén geïntegreerde totaaloplossing voor de kinderdagverblijven

Digitale hulpmiddelen voor buurttoezichters

In de stad Antwerpen worden 36 kinderdagverblijven door de stad zelf georganiseerd. Om een correct beeld te krijgen van de vraag naar en het aanbod aan kinderopvang werden de aanvragen voor kinderopvang centraal geregistreerd. In juli 2009 werd het planningssysteem (Cicerone) in productie genomen waarmee centraal voor alle 36 kinderdagverblijven een beschikbare plaats aan het kind, dat hier volgens zijn toegekende prioriteit het meeste recht op heeft, toegewezen. Het planningssysteem geeft een goed inzicht in de beschikbare capaciteit van de 36 kinderdagverblijven. Het zorgt voor een vlotte toewijzing en screening van de aanvragen, bepaalt de capaciteit volgens quota en voorrangsregels en zorgt voor een daling van het aantal ad hoc inplanningen. Op http://www.antwerpen.be/kinderopvang vind je alle informatie over opvangmogelijkheden voor kinderen van 0 tot 12 jaar. Van kinderdagverblijven, opvang voor en na school, tijdens de vakantie tot opvang voor zieke kinderen.

De buurttoezichters van het bedrijf Samen leven werden vorig jaar uitgerust met radio’s en bijhorende accessoires. Zo kunnen zij via dispatching onderling communiceren en hulp inroepen indien nodig. Daarnaast werd onderzocht hoe de buurttoezichters ter plekke toegang konden krijgen tot bepaalde informatie en hoe ze meteen vaststellingen (bv. sluikstort, kapotte verlichtingspaal, …) konden ingeven. Hiervoor werden twee types laptops aangekocht. Het kleinste toestel is een mini-pc dat extra beschermd is tegen regen, zon, licht en schokken. Het is via GPRS verbonden met het netwerk van de stad. Via een aanraakscherm en mini-toetsenbord kunnen de buurttoezichters ter plaatse zaken ingeven in een speciaal hiervoor ontwikkeld onderdeel in de toepassing Digitt. Het tweede type toestel is een groter exemplaar met een volwaardig toetsenbord en scherm. Deze kunnen ook gebruikt worden ter vervanging van een pc als ze op verplaatsing werken.

In september 2009 startte dan de volgende fase waarbij de registratie van de aanwezigheden en facturatie aan bod komen. Vanaf januari 2010 zal naast de planning ook de aanwezigheden van de kindjes in de kinderdagverblijven in het systeem geregistreerd worden en zullen de facturen op basis van de aanwezigheden in Cicerone voorbereid worden en via een webservice doorgestuurd naar het GFP. De status van de betalingen worden vanuit GFP weer teruggestuurd naar Cicerone zodat elk voorjaar de correcte fiscale opvangattesten uit Cicerone kunnen worden afgedrukt.

Andere projecten •

Gedaan met kamperen voor de schoolpoort: zie rubriek synergie Antwerpen-Gent

30

Dataknooppunt uitgebreid Via het dataknooppunt kunnen allerlei gegevens uit verschillende toepassingen ontsloten worden. Informatie over een persoon, een adres of een perceelsnummer is zo direct beschikbaar vanuit de toepassingen NDC, SPL/ PRS, het kadaster, Digitt, GCI en ROL2000.

Digitt op maat van gebruikers De toepassing Digitt wordt ondertussen door een 300-tal medewerkers gebruikt. Voor elke groep gebruikers wordt getracht om een interface aan te bieden die zoveel mogelijk afgestemd is op hun eigen noden. Belangrijk is natuurlijk dat de achterliggende registraties zo uniform mogelijk zijn zodat er goede rapporten getrokken kunnen worden. Er werden interfaces ontwikkeld voor bv. de brandtoezichters en voor bestuurlijke handhaving. Voor de brandtoezichters werd een koppeling gemaakt met de Abifire, het pakket dat de brandweer gebruikt. Daarnaast werden er ook wizards ontwikkeld voor specifieke gebruikersgroepen zoals de wizards straatbeeldmeldingen en vaststellingen. Via de wizard kan de gebruiker snel de juiste stappen doorlopen om zaken vast te stel-

PERSONEELSMANAGEMENT Verzelfstandiging Zorgbedrijf len of te melden. De wizards zijn beschikbaar via pc en via de digitale hulpmiddelen.

Uitbreiding datawarehouse Het bedrijf Samen leven beschikt over een eigen rapporteringscel die rapporten per afdeling in kaart brengt en de verschillende behoeften opvolgt. Vorig jaar werden de datawarehouses volledig herbekeken i.f.v. de nieuwe gegevens van Samen leven.

Aanpassingen AOM In samenwerking met de gebruikers werd de toepassing Administratieve Orde Maatregelen of AOM geoptimaliseerd. Een aantal functionaliteiten werden overgenomen door Digitt. In AOM werd een barcodeverwerking opgenomen, de koppeling met het datawarehouse werd uitgebreid, er is een verbeterde opvolging mogelijk van de boetes en de interface tussen Digitt en AOM werd verder uitgewerkt.

Digitt klaar voor Mkros Om de verplichte milieuzaken te kunnen rapporteren aan de Vlaamse overheid, werden de nodige aanpassingen in Digitt uitgevoerd. Concreet betekent dit dat de informatie in Digitt automatisch doorgegeven kan worden aan Mkros, de toepassing van de Vlaamse overheid.

De verzelfstandiging van het Zorgbedrijf is een feit. Om een apart bedrijf en toepassingen te creëren in het HR-landschap waren grondige aanpassingen noodzakelijk. De verschillende systemen werden aangepast zodat de loonverwerking volledig gescheiden van het OCMW loopt, en aparte loonbrieven en vakantiekaarten aangemaakt kunnen worden. In Payroll werd een nieuwe “bedrijf” aangemaakt. In maart werd dit bedrijf in gebruik genomen. De personeelsleden van het Zorgbedrijf werden hierbij retro-actief uit dienst gezet bij het OCMW op 31/12/2008 en in dienst genomen bij het Zorgbedrijf op 1/01/2009. Deze retro-actieve actie impliceerde een terugvordering (negatief bedrag) bij het OCMW en een overeenstemmende betaling (positief bedrag) bij het Zorgbedrijf. Het sociaal secretariaat van het OCMW voerde samen met Digipolis de controles uit zodat de loonbrieven correct verstuurd werden. Met de loonberekening in mei werd een aantal correcties m.b.t. het vakantiegeld doorgevoerd. Voor het Zorgbedrijf geldt ook een specifieke vakantieregeling met nieuwe vakantietellers. Deze tellers werden opgeleverd, het startsein voor het afdrukken van de vakantiekaarten werd door het HIT team gegeven. De directie van het nieuwe Zorgbedrijf zal samen met het sociaal secretariaat OCMW de nieuwe koers uittekenen, zodat in de toekomst meer proactief gewerkt kan worden.

31

MARKETING & COMMUNICATIE Raamcontract voor online enquêtes Op vraag van de cel marktonderzoek van Marketing & communicatie werd een bestek uitgeschreven voor een online enquêtetool. De keuze viel op de firma Made4it, met wie een raamcontract werd afgesloten. De gekozen tool ‘LimeSurvey’ werd uitgebreid met een aantal extra functionaliteiten, gevraagd door de cel marktonderzoek.

luik te breien aan grote campagnes zoals ‘Geen zomer zonder A’ of ‘Park Spoor Noord’ werden sterk verbeterd. Volledig nieuw is ‘Uit in Antwerpen’ (een activiteitenkalender) en ook de nieuwsrubriek kreeg een grondige facelift. De nieuwe look werd uitgewerkt in samenwerking met These Days (www.antwerpen.be), met wie Digipolis later op het jaar ook een raamcontract voor het design van websites afsloot.

Nieuwe Antwerpen.be online

Stad in cijfers Met de nieuwe rubriek ‘stad in cijfers’ zet Antwerpen als eerste in Vlaanderen, al haar statistische gegevens online. Je vindt er een heleboel interessante cijfers over o.a. bevolking, economie, onderwijs, …. Je kan bovendien heel makkelijk door de data grasduinen met een handige Nederlandstalige internettool, waarmee je de gegevens kan opvragen op jaarbasis of opsplitsen naar district of buurt (http://www. antwerpen.buurtmonitor.be/).

Begin juni ging een nieuwe versie van de website Antwerpen.be online met als opvallendste blikvangers een verbeterde navigatie en een nieuwe frisse look. Daarnaast is er ook een interessante uitbreiding met ‘stad in cijfers’. Antwerpen.be De nieuwe navigatie, uitgewerkt in samenwerking met AG consult, moet de bezoeker sneller bij de gezochte informatie brengen. De navigatie werd vereenvoudigd en transparanter gemaakt met de hulp van Indigov en AG Consult. Alle modules zoals zoek, meldingskaart, A tot Z, … kregen een meer overzichtelijke opmaak. Ook de mogelijkheden om een online

© Stad Antwerpen

32

Volgende versie Ondertussen werd in 2009 een nieuw versieproject voor Antwerpen.be opgestart. Hierin lag de focus op een aantal bijkomende functionaliteiten (voorleessoftware, een module rond

Andere projecten premies en subsidies, …) en de optimalisatie van de zoekfunctie, het e-loket en het stadsplan. Het nieuwe stadsplan, e-loket, voorleessoftware zijn ondertussen opgeleverd. De verbeterde zoekfunctie en de migratie naar iXperion zijn gepland voor de zomer van 2010.

• •

Intranet voor bewoners van ‘Den Bell’: zie rubriek synergie Antwerpen Competentiecentrum ECM voor snelle en professionele realisatie websites: zie rubriek synergie Antwerpen

Een klantenkaart voor A De A-kaart is een soort klantenkaart waarmee de stad Antwerpen de burger wil leren kennen en culturele, sportieve en andere lokale activiteiten in de stad wil promoten. Het principe is eenvoudig. Bewoners of bezoekers van Antwerpen kunnen door deel te nemen aan deze activiteiten punten verzamelen, waarmee zij bonussen kunnen verdienen. Bovendien worden zij dankzij dit systeem ook gericht geïnformeerd over activiteiten in hun interessedomein. Partnership met Alcatel-Lucent Dit klantenbindingsconcept moet natuurlijk ondersteund worden door het gepaste softwaresysteem. In september 2009 werd hiervoor een bestek uitgestuurd. Vier kandidaten schreven zich in, drie dienden een valabele offerte in. Een gemengd team medewerkers van Digipolis en de stad Antwerpen hebben de offertes zorgvuldig vergeleken en gescoord op kwaliteit, technische aspecten, prijs en recurrente kosten. Er vonden twee onderhandelingsrondes plaats waarbij leveranciers de kans kregen hun oplossing toe te lichten. Uiteindelijk viel de keuze op Alcatel-Lucent die samen met haar partners (Proximity BBDO en Belgacom) de meest volledige oplossing kon bieden tegen een interessante prijs. Bovendien kan er grotendeels met componenten out-of-thebox worden gewerkt, waardoor het maatwerk beperkt blijft. Ook de webinterface voldoet voor een groot deel aan de vooropgestelde verwachtingen. Het systeem is voorzien op elektronische betalingen, een functie die in de toekomst mogelijk geactiveerd wordt. Lancering A-kaart voor najaar 2010 In december gebeurde de gunning. Aansluitend werd de functionele analyse verder verfijnd en werd het implementatietraject opgestart. Bedoeling is dat een eerste set gebruikers vanaf september 2010 hun A-kaart kan gebruiken in bibliotheken, musea, culturele centra, zwembaden en de stadswinkel.

33

ANTWERPEN.BE-CENTRUM Het antwerpen.be-centrum maximaal benut Ook in 2009 kon het antwerpen.be-centrum rekenen op tal van enthousiaste Antwerpenaren die via verschillende kanalen hun weg naar het antwerpen.be-centrum vonden om hun basiskennis rond multimedia uit te breiden. Met bijna 100 pc’s verdeeld over 1 cybercafé en 6 leslokalen biedt het ABC een meer dan degelijke infrastructuur. Naast gebruik voor eigen opleidingen, kunnen ook andere instanties er terecht voor de huur (tegen zeer aantrekkelijke voorwaarden) van de leslokalen en bijhorende materialen.

Aanbod Basiscursussen uitgebreid met Word en Excel Het standaard aanbod aan basiscursussen werd in 2009 uitgebreid met Excel en Word. Het bestaande aanbod omvatte volgende cursussen: Ontdek de pc, Ontdek het Internet, Ontdek de gsm, Ontdek de EIK en Ontdek Windows Live Mail. Met Word en Excel wordt er tegemoetgekomen aan de vraag van de burger om ook deze softwarepakketten op een basisniveau te geven. Bedoeling daarbij is steeds om de cursist een voorsmaakje te geven van en warm te maken voor de mogelijkheden en voordelen, niet om van onze cursisten gevorderde ICT-gebruikers te maken. Workshops populair

blijven

De workshops zijn een trekpleister bij uitstek en worden daarom op regelmatige basis vernieuwd en uitgebreid. Omdat het over korte lesmomenten gaat, maximum 2 lessen van 3uur, is er altijd vraag naar meer. Om aan de vraag tegemoet te komen werden extra workshops in het leven geroepen en bestaat het aanbod nu uit: Ontdek de pc plus, Grote

34

kuis, Goedkoper computeren met Open Office. org, Digitale TV, Zelf een eenvoudige website maken, Online solliciteren, Gratis bellen met Skype, Vista en Office 2007, Foto’s beheren met Picasa en Goochelen met Google. Cursussen op maat In december 2008 werd gestart met cursussen op maat voor anderstalige inburgeraars. Daarnaast werden de nodige voorbereidingen getroffen voor cursussen voor andersvaliden. In 2009 werd dan effectief gestart met cursussen voor slechthorenden onder begeleiding van een schrijftolk en cursussen voor doven met begeleiding van gebarentolken. Ook voor licht mentaal/motorisch gehandicapten werden cursussen georganiseerd. Deze cursussen worden uitgewerkt op vraag van en in samenwerking met de verenigingen die deze mensen samenbrengen. Op deze manier tracht het ABC zoveel mogelijk in te spelen op de specifieke behoeften van deze mensen.

Vrijwilligers Vrijwilligers vormen een belangrijke schakel binnen de werking van het antwerpen.becentrum. Voor haar eigen werking beschikt het centrum over een 30-tal enthousiaste DCA’s (Digitale ConsulAnten) die zorgen voor ondersteuning in het cyberlokaal en bij de cursussen en workshops. Naast de vrijwilligers in het centrum, kan het ABC ook nog rekenen op vrijwilligers die in de verschillende wijkcentra het aanbod geven. In het totaal kan het ABC rekenen op een 100-tal vrijwilligers. Voor hen werd, naar jaarlijkse traditie, een speciale ‘DCA in de kijkerdag’ georganiseerd. Deze dag diende om alle vrijwilligers te danken voor hun inzet en om de banden tussen de verschillende medewerkers nauwer aan te halen. Die dag kregen zij de kans om gratis een aantal nieuwe workshops te volgen, vergezeld van een hapje en een drankje en een leuke attentie als dank voor hun inzet.

organisaties die zich richten op kansarmen, werkzoekenden, allochtonen, enz. Hiervoor werd in 2009 een folder opgemaakt die zich specifiek richt naar alle verenigingen die baat kunnen hebben bij een aanbod van basis ICTcursussen.

Samenwerken

Toekomstplannen

Ook in 2009 bleef het antwerpen.be-centrum partner in het digibrug-netwerk. Deze samenwerking dient om versplintering van digitale kloof-initiatieven tegen te gaan, samenwerkingsverbanden aan te moedigen en met een eenduidige strategie en communicatie de digitale kloof in Antwerpen te dichten. De verschillende partners komen maandelijks samen om de voortgang van de projecten en opportuniteiten te bespreken.

De digitale kloof is een dynamisch gegeven. Concreet betekent dit dat de behoeften ook steeds veranderen en dat het antwerpen.becentrum steeds voor nieuwe uitdagingen staat. Uitdagingen die we maar al te graag aangaan.

Eén van de realisaties van digibrug is de oprichting van digipunten. Dat zijn openbare computerruimten die aan een aantal voorwaarden moeten voldoen om in de organisatie te kunnen meedraaien. Ook dit jaar werden digipunten opgericht en zorgde het ABC ervoor dat de begeleiders en lesgevers via de Estafetteopleiding goed ingewerkt konden starten.

Het antwerpen.be-centrum wil in 2010 haar verschillende doelgroepen blijven ondersteunen en zal daarnaast het helikopterzicht behouden en detecteren waar nog verdere acties nodig zijn. Uiteraard zal zij hiervoor verder samenwerken met organisaties en ook hier uitkijken naar nieuwe mogelijkheden.

Verder werkt het centrum ook samen met

35

DIENSTEN SECRETARIS

OCMW Antwerpen

Dossieropvolgingssysteem voor GDPBW

36

De gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk (GDPBW) van het Antwerpse OCMW staat o.a. in voor de organisatie van het medisch onderzoek van de werknemers van stad, OCMW, politie en ZNA, de arbeidsveiligheid, de arbeidshygiëne, ergonomie, de bescherming van de gezondheid van de werknemers op het werk enz. Om al deze activiteiten zo efficiënt mogelijk te organiseren, gunde het OCMW eind 2007 een overheidsopdracht voor de implementatie van een modern informaticasysteem. Net na de gunning werd leverancier Encare echter overgenomen door Mensura. Zij zagen zich genoodzaakt om van de opdracht af te zien. De bestaande opdracht werd daarom opnieuw uitgeschreven en in juli 2009 gegund aan Regas België. De analyse en implementatie van de nieuwe toepassing startten in het najaar. De sleutelgebruikers konden begin 2010 de eerste schermen testen.

Bibliotheeksoftware voor Het Maagdenhuis Het Maagdenhuis in Antwerpen is een voormalig weeshuis voor meisjes en vandaag een administratief gebouw van het OCMW. Op de benedenverdieping, de binnenplaats en de kapel bevindt zich het Maagdenhuismuseum met de kunstcollectie van het OCMW. Het Maagdenhuismuseum wil hiervoor een bibliotheeksoftware gebruiken. Digipolis onderzocht de verschillende mogelijkheden, waaronder het gebruik van Adlib, de software die door de stadsmusea gebruikt wordt. Het OCMW moet nog beslissen welk scenario zij zal volgen, maar de voorkeur gaat uit naar het Adlib-scenario.

DEPARTEMENT MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE

DEPARTEMENT OBMI

Integratie Betsy, IFD en Geracc in e-VITA onderzocht

Versiebeheer budgetopmaak

Het OCMW wil een aantal bestaande toepassingen mee integreren in e-VITA. Betsy ondersteunt en beheert rekeningen voor OCMW-klanten die schulden hebben of hun rekeningen niet kunnen betalen. De toepassing IFD wordt gebruikt voor het aanvragen van subsidies voor personen die geen recht hebben op een leefloon. Via Geracc worden de facturen van de RVT-residenten waarvoor het OCMW een waarborg en/of betaling regelt, afgehandeld. Digipolis bracht het gebruik van deze toepassingen in kaart en gaf aan hoe een eventuele integratie van de processen in e-VITA kan gebeuren en welke middelen hiervoor nodig zijn.

Vorig jaar werden verschillende activiteiten uitgevoerd in het kader van versiebeheer budgetopmaak. Zo konden de gebruikers van de toepassing rekenen op extra ondersteuning. Bestaande rapporten, modellen, databanken en laadprocedures werden op hun vraag aangepast. Verder kregen ze ondersteuning bij het opmaken van de budgetten en budgetwijzigingen en werd er samen met hen een analyse gemaakt van portefeuillerapportering. Door de splitsing van het OCMW en het Zorgbedrijf moesten de nodige aanpassingen gebeuren aan de databanken, contributor modellen, laadprocedures en gerapporteerde objecten.

Performantie e-VITA aan beterhand Met het in productie gaan van e-VITA, het vernieuwde systeem voor maatschappelijke dienstverlening, bleek dat de performantie ervan nog te wensen overliet. In 2009 werden dan ook verschillende audits uitgevoerd om in kaart te brengen waar de struikelblokken zaten en welke acties ondernomen konden worden ter verbetering. Eind 2009 werd een versie opgeleverd die stabiel is en waarin een 150-tal gebruikers dagelijks intensief werkten. Ondertussen is het aantal gebruikers opgelopen tot 250. Ook in 2010 worden nog acties ondernomen om e-VITA performanter te maken. Vorig jaar werd de lay-out van de documenten die uit de documentgenerator in e-VITA rollen, aangepast. Daarnaast werd, in het kader van activering, de subsidieaanvraag en facturatie voor sociaal tewerkgestelden geautomatiseerd.

Kruispuntbank sociale zekerheid Het Antwerpse OCMW vraagt sinds 2006 haar subsidies online aan via de kruispuntbank sociale zekerheid. Sindsdien breidde de KSZ haar informatiestromen verder uit. Vorig jaar startte een project om deze bijkomende stromen ook te implementeren voor het OCMW. Via de elektronische identiteitskaart worden de gegevens uit KSZ opgehaald zodat er bv. meteen een volledig beeld gegeven kan worden van de gezinssituatie. Ook op het vlak van nieuwe dossiers verandert er een en ander. Waar vroeger enkel een nieuw dossier gestart werd voor personen die effectief in aanmerking kwamen voor steun, worden in 2010 alle eerste contacten geregistreerd.

DEPARTEMENT FINANCIËN Omschakeling naar secure EDI Het OCMW schakelde vorig jaar om naar het secure EDI van Dexia. Hiervoor werd ook een aantal toepassingen lichtjes bijgestuurd. Voordeel is o.a. dat Dexia alle gegevens van de laatste vijf jaar bewaart. De financiële toepassingen van het OCMW en het Zorgbedrijf moeten ook aangepast worden aan de nieuwe SEPA-normen. Hiervoor werd in 2009 een voorstudie uitgevoerd. De aanpassingen zijn ondertussen volop bezig.

Gemeenschappelijk financieel platform Zie rubriek Synergie Antwerpen en Gent

37

Zo r g b e d r i j f A n t w e r p e n

Datamart Thuis wonen Het Zorgbedrijf wenst beleidsrapporten over thuiszorg, wonen voor ouderen en dienstverlening van dienstencentra. Vorig jaar werd een datamart opgezet voor de meest dringende informatienood, nl. thuiszorg. Deze datamart wordt gevoed vanuit de juiste gegevensbronnen (o.a. Totem) en produceert een basisrapportering. Er wordt gebruik gemaakt van Cognos8.

Toepassing voor diëtisten Vorig jaar werd een toepassing aangekocht waarmee de diëtisten in de rust- en verzorgingstehuizen de voedingswaarde per resident kunnen berekenen, aanpassen en opvolgen. De nieuwe toepassing werd succesvol in gebruik genomen.

Haalbaarheidsonderzoeken Zorgbedrijf In opdracht van het Zorgbedrijf maakte Digipolis verschillende haalbaarheidsstudies: •

•

•

• •

•

38

De toepassing Huishuren is verouderd en aan vervanging toe. Huishuren helpt bij het beheer van de huren en pachten van het OCMW. Het biedt de gebruiker de mogelijkheid om elektronisch een contract te beheren. Een haalbaarheidsstudie wees uit dat deze functionaliteiten het best worden opgenomen in Planon. Een aantal praktische knopen moet nog doorgehakt worden voordat hiermee effectief gestart kan worden. Het OCMW en het Zorgbedrijf willen alle aanvragen van cliënten (bv. voor thuisverzorging, poetshulp, vervoer, …) centraliseren en een e-aangifte mogelijk maken. Digipolis voerde hiervoor in 2009 een haalbaarheidsstudie uit. De verdere acties moeten nog besproken worden door het Zorgbedrijf. Het Zorgbedrijf wenst haar cliënten één overzichtelijke factuur te kunnen bezorgen waarin gedetailleerde informatie staat per dienstverlening. Momenteel gebeurt facturatie voor elke dienstverlening apart vanuit de verschillende toepassingen. Digipolis onderzocht de mogelijkheden van deze wens en kwam tot het besluit dat er eerst organisatorische en juridische aanpassingen nodig zijn vooraleer dit op ICT-

•

•

•

vlak gerealiseerd kan worden. Digipolis onderzocht ook de mogelijkheid om via het tijdsregistratiesysteem XTremis aan personeelsplanning te doen. De oplossing beantwoordde echter niet aan de verwachtingen van het Zorgbedrijf. Eind december werd dan ook een nieuwe overheidsopdracht uitgeschreven. Het Zorgbedrijf wil voor haar operationele werking gebruik maken van kwalitatief hoogstaande persoonsgegevens. De persoonsidentificatie moet een vlotte uitwisseling van gegevens met de OCMW-diensten mogelijk maken. Digipolis onderzocht de mogelijkheden voor een vlot en kwalitatief hoogstaand beheer van persoongegevens vanuit de bestaande situatie en formuleerde hierover een advies aan het beleid.

Registraties thuisverpleging via PDA niet wenselijk In 2009 liep er een proefproject om te onderzoeken of de thuisverpleging gebaat zou zijn bij het gebruik van een PDA. Doel was om informatie gemakkelijker bij te houden, het automatisch bijsturen van de werkplanning van de verpleegkundigen, een vereenvoudiging van het administratief werk en het eenvoudig kunnen invoeren van informatie aan het patiëntbed. De testdeelnemers vonden de proefopstelling niet gebruiksvriendelijk genoeg en gaven dan ook een negatief advies.

Daarnaast krijgen alle senioren een actief alarmsysteem in de vorm van een GSM met ingebouwde valdetectie en GPS-localisatie en kunnen ze via hun televisietoestel communiceren met hulpverleners, familie en vrienden. De hulpverleners kunnen in geval van alarm de deur van op afstand openen.

Home Sweet Home Begin juni 2009 dienden Digipolis en het Zorgbedrijf het project Home Sweet Home in als Europees project. Home Sweet Home omvat een reeks technische maatregelen waardoor senioren langer zelfstandig thuis kunnen blijven wonen omdat ze opgevolgd worden door medici en medewerkers in de sociale sector. Elke senior ontvangt bv. een gsm met een ingebouwde GPS zodat hij gevolgd kan worden als hij zijn huis verlaat. Het toestel heeft ook een valdetectie, een paniekknop, een programma dat hen eraan herinnert om medicatie in te nemen, enz. In het huis worden bewegingssensoren geplaatst en medische toestellen die automatisch alle resultaten doorseinen. Via een computer kan de senior o.a. geheugenspelletjes doen en ook zijn tv wordt uitgerust met de nodige technische snufjes. Medio februari ontvingen het Zorgbedrijf en Digipolis het bericht dat Home Sweet Home erkend werd als Europees project en dus Europese subsidies zal ontvangen.

e-GOV Award voor Senior Comfort Begin december reikte TMAB Business Events in samenwerking met Agoria ICT de e-Governments Awards uit. Het Zorgbedrijf en Digipolis vielen hierbij ook in de prijzen en kaapten de e-Gov Award voor projecten ter verbetering van de dienstverlening aan burgers (gewestelijk niveau) weg met het project Senior Comfort. Enkele honderden serviceflats werden uitgerust met rookdetectoren en sensoren die de kamertemperatuur, de luchtvochtigheid en de activiteit registreren. Via draadloze monitoring worden gegevens over onder meer bloeddruk en gewicht doorgestuurd naar een centraal callcenter, waar de gegevens worden bewaard en door de huisarts geraadpleegd kunnen worden.

39

GENTIL in alle dienstencentra

e-Zorgdossier in alle RVT’s

Eind 2008 namen de dienstencentra Den Drossaert, Santiago, Portugesehof en Zurenborg de toepassing Gentil in gebruik. In deze toepassing kunnen de gegevens over de klanten, de activiteiten en diensten geregistreerd worden. Gentil verving een aantal oudere toepassingen. In 2009 werd Gentil verspreid in de overige dienstencentra.

Het e-zorgdossier – dat de belangrijkste identificatiegegevens en een zorg- en leefplan per resident van de RVT’s omvat – werd vorig jaar in alle RVT’s geïmplementeerd. Alle gebruikers kregen in de loop van het jaar een opleiding op maat. Dankzij een zorgvuldige planning en opvolging verliep het project volledig op schema. In 2010 wordt het e-zorgdossier verder geoptimaliseerd.

Versiebeheer M2M Vorig jaar werd een nieuwe versie van de toepassing M2M opgeleverd. Een aantal functionaliteiten, zoals het beheer van de apotheek, het afdrukken van voorschriften en het attestbeheer werden geoptimaliseerd. Daarnaast nam ook RVT De Tol het geneesmiddelendistributiesysteem in gebruik. Ondertussen startte Digipolis met de analyse voor een vernieuwde M2M. In 2010 zal de toepassing omgezet worden naar .Net maar de functionaliteiten en look en feel zullen gelijkaardig zijn aan de huidige toepassing.

Personeelsplanningssysteem Het Zorgbedrijf wil gebruik kunnen maken van een toepassing om de personeelsplanningen voor haar thuiszorgdiensten en in de RVT’s te beheren. Voordelen zijn o.a. dat de planningen vroeger opgemaakt kunnen worden, dat er een bloksysteem ingevoerd kan worden, dat er een overzicht verkregen wordt van de noden op het vlak van werving, dat de dienstverlening aan de klanten verzekerd kan worden, enz. Eind 2009 werd hiervoor een overheidsopdracht gepubliceerd. De implementatie van het pakket gebeurt in 2010.

Geracc gesplitst Omdat het Zorgbedrijf sinds kort een aparte koers vaart van het OCMW, moest de toepassing Geracc opgesplitst worden. Geracc wordt gebruikt voor het beheer van de administratie van de rust- en verzorgingstehuizen. Het Zorgbedrijf zorgde voor een eigen team om de toepassing te ondersteunen.

40

Gemeenschappelijk financieel platform Zie rubriek Synergie Antwerpen en Gent

Lokale politie Antwerpen

Antwerpse politie wordt uitgerust met digitale hulpmiddelen In het voorjaar van 2009 rondde Digipolis een voorstudie af over digitale hulpmiddelen voor de politie. Verschillende nieuwigheden zullen in de toekomst het leven van de agent op straat een flink stuk vereenvoudigen. Een aantal van deze zaken zijn al gerealiseerd…

• In kwartaal vier werd de politie uitgerust

•

•

•

•

•

met 7 CAD-viewers, 1 voor elke territoriale zone. Het in- en uitloggen voor het wisselen van shiften gebeurt sindsdien via een webtoepassing i.p.v. via de radio. De politie wil er ook voor zorgen dat de flitspalen aangesloten worden op het netwerk. De foto’s moeten dan niet meer manueel opgehaald worden en kunnen op het bureau meteen bekeken worden. In 2009 liep er eerst een piloot met een flitspaal in de Lange Gasthuisstraat. Eind 2009 werden nog 2 flitspalen verbonden met het netwerk. In 2010 wordt een interventievoertuig uitgerust met een systeem dat automatisch nummerplaten herkent en meteen kan vergelijken met de nummerplatendatabank. De politie testte in 2009 het systeem al enkele keren uit, met positief resultaat. De politie wordt uitgerust met een GPSsysteem dat verbonden is met de controlekamer. Gebeurt er op een bepaalde locatie een incident dan kunnen de medewerkers van de controlekamer de dichtstbijzijnde patrouille aan deze locatie koppelen en hen automatisch naar de plaats van het onheil sturen. In 2010 worden 100 interventievoertuigen bovendien uitgerust met een track en trace/fleet management systeem. De controlekamer kan meteen op een scherm zien waar de voertuigen zijn en zo de dichtstbijzijnde patrouille naar een incident sturen. In het eerste kwartaal van 2010 wordt een overzicht gemaakt van de flitspalen in de stad en de manier waarop ze aangesloten kunnen worden op het netwerk. Er worden drie mobiele dataterminals geïnstalleerd. Hiermee kunnen de agenten vanuit de commando-, kantoor- of wodkawagen meteen data opvragen uit de federale databanken. Het materiaal voor deze uitrusting werd in 2009 al besteld via een overheidsopdracht.

41

Digitale aanrijdingsschetsen voor Antwerpse politie In 2009 werd een GIS-systeem geïmplementeerd om aanrijdingsschetsen beter in kaart te brengen. Waar een ongeval vroeger op een papieren plan getekend werd, gebeurt dit sinds 2010 digitaal. Voordelen zijn dat iedereen op dezelfde manier werkt, dat de kwaliteit van de schetsen veel beter is en ze dus ook duidelijker zijn én dat het een meerwaarde biedt voor het parket.

Raamovereenkomst ASTRID In 2009 werd een overheidsopdracht uitgeschreven om een raamovereenkomst te kunnen afsluiten voor het ASTRID-netwerk. Doel is om een flexibel beheer van ASTRID mogelijk te maken en dit zowel voor Antwerpen als voor Gent. De gunning gebeurde begin februari 2010.

Optimalisatie telefonie Vorig jaar werd een studie uitgevoerd om de dienstverlening van de politie verder te verbeteren. De focus lag hierbij op de telefonische dienstverlening. Op de eerste plaats werd het telefonienetwerk geüniformiseerd. Op alle locaties horen bellers nu dezelfde boodschap en wachtmuziek. Daarnaast zal LPA ook in het nieuwe telefoonnetwerk van de stad stappen. De Blauwe Lijn, die nu alle niet-dringende oproepen ontvangt, krijgt dan een bredere functie en zal ook alle andere oproepen die niet binnen een bepaald aantal seconden beantwoord worden, erbij krijgen. Daarnaast is het de bedoeling dat de Blauwe Lijn een receptiefunctie krijgt. Om exact in kaart te brengen wat hier allemaal bij komt kijken en wat er op korte en lange termijn verwacht wordt, startte in 2009 een voorstudie. Deze werd eind januari afgerond. De implementatie volgt in 2010.

Data opvragen via het dataknooppunt De stad heeft tal van informatiebronnen waarin veel operationele gegevens opgeslagen worden. Om deze data te ontsluiten naar verschillende diensten binnen de stad, wordt gebruik gemaakt van het dataknooppunt. Voor

42

de politie betekent dit dat ze toegang hebben tot gegevens over o.a. stadstoezicht en vergunningen; gegevens die niet door henzelf beheerd worden. In 2009 werd een aantal nieuwe bronnen toegevoegd. Zo zijn nu ook de gegevens die de toezichters van het bedrijf Samen Leven optekenen beschikbaar voor LPA. Op termijn zullen er nog meer informatiebronnen ontsloten worden en zal ook een beperkte set van gegevens van de politie opengesteld worden voor bv. de collega’s van Samen Leven. Uiteraard gebeurt de ontsluiting rekening houdend met alle nodige privacykwesties.

SIDOS: sociale interventie dossieropvolgingssysteem In 2009 werd voor de diensten SLAZO (slachtofferzorg), IFG (intrafamiliaal geweld) en de jeugdbrigade de toepassing SIDOS opgezet. SIDOS laat de drie diensten toe om samen dossiers op te volgen en maximaal samen te werken. De diensten namen de toepassing op 1 januari 2010 in gebruik. In 2010 wordt SIDOS verder uitgebreid met o.a. rapportering en wordt de toepassing verder afgestemd op de werking van de dienst nazorg bij de politie.

PMI fase 2

Conceptstudie ICT-ondersteuning HR

Vorig jaar lag de nadruk op het breder introduceren van het Politie Management Informatiesysteem of PMI binnen het korps. Hiervoor werd de hulp van twee halftijdse toepassingsbeheerders ingeroepen. Zij staan niet alleen in voor het beheer en het verrijken van PMI maar begeleiden ook de gebruikers. PMI ontsluit sinds 2009 ook de gegevens van de telecommandokamer of TCK en de gegevens over verkeersongevallen. Concrete gegevens over de oproepen en interventies worden nu in een rapport weergegeven. Ook de informatie over de verkeersongevallen kan nu in rapportvorm gegoten worden. Een volgende stap is de ontsluiting van HR-gegevens. De analyse startte in 2009 en wordt in 2010 verder uitgewerkt. Daarnaast wordt in het eerste kwartaal opgelijst welke andere noden en behoeften er nog zijn.

De federale overheid stelde een nieuwe versie van haar HR-systeem ter beschikking onder de naam Galop. Digipolis hielp bij het testen van de federale toepassing, adviseerde de lokale politie hierin en bundelde haar bevindingen in een testrapport. De korpsen van politie Antwerpen en Gent beslisten om voorlopig niet in zee te gaan met het nieuwe pakket. Ondertussen startte Digipolis samen met Deloitte en Numius een conceptstudie om de behoeften aan IT-ondersteuning op HRM-vlak in kaart te brengen. Op basis hiervan wordt een meerjarenplan voor HRM uitgewerkt. Tijdens het eerste kwartaal van 2010 wordt de politie verder begeleid bij het testen van Galop zodat er een doordachte beslissing genomen kan worden over het al dan niet live gaan in het tweede kwartaal van 2010.

Wijkteammanager in zone Zuid In november 2009 startte ook zone Zuid met de toepassing wijkteammanager of WTM. Doel is om elk jaar een bijkomende zone te laten starten. In 2010 zal dit zone Centrum zijn. Bijkomend worden er enkele nieuwe functionaliteiten ontwikkeld en wordt onderzocht of er synergie met de Gentse politie mogelijk is. Ook wordt in kaart gebracht welke gegevens er uit deze toepassing via het PMI ontsloten moeten worden.

Vlotte start Payroll

Voorstudie logistiek beheersysteem De politie wil gebruik kunnen maken van een logistiek beheersysteem. Eind 2009 startte Digipolis een voorstudie om in kaart te brengen welke behoeften er zijn per domein. Dit wordt afgerond na het eerste kwartaal van 2010. Verder wordt o.a. de module voorraadbeheer geïmplementeerd. Ook het opzetten van een toepassing voor wielklemmenbeheer wordt verder uitgewerkt. Daarnaast onderzoekt Digipolis welke behoeften uit de voorstudie vervuld kunnen worden door bestaande technologieën zoals SAP en Planon.

Antwerpse en Gentse politie kiezen Sharepoint als intranetplatform Zie rubriek Antwerpen en Gent

De federale overheid legde op dat alle politiezones vanaf 2010 moesten werken met PeopleSoft. Digipolis onderzocht samen met LPA hoe de overstap het vlotst kon verlopen en had verder vooral een adviesrol.

43

Brandweerkazerne Post Noord

B ra n d w e e r A n t w e r p e n

Mei 2009 organiseerde de brandweer het openingsfeest van haar nieuwe kazerne op de Noorderlaan in Antwerpen, Post Noord. De logistieke en administratieve diensten van de brandweer werden samengebracht op één locatie en worden zo centraal beheerd.

Digipolis coördineerde het ICT-luik van het project en zorgde samen met de leveranciers voor de installaties van alle hard- en software, telefonie- en andere communicatiemiddelen. Het project omvatte de levering, de ontwikkeling, de installatie, de parameterisatie, de implementatieondersteuning met bijhorende opleiding en de klantspecifieke aanpassingen (met inbegrip van de integratie met bestaande en nieuwe applicaties), het onderhoud en de dagelijkse support van ICT hard- en software en diensten voor de nieuwe brandweerkazerne en de voorpostkazernes die deel uitmaken van de oplossingen. Het project integreerde hiervoor de verschillende noodzakelijke onderdelen: • Installatie en uitbouw van een volledig nieuwe voice en data infrastructuur; • Volledige operationele seinkamer met: • Seinkamersoftware, geïntegreerd met de telefooncentrale, voor het bepalen van de uitruk, rekening houdend met de verschillende databanken en informatiebronnen en de verschillende uitrukprocedures van Brandweer Antwerpen, • GIS (Geografisch Informatie Systeem), • Specifieke behandeling van niet- dringende oproepen (wespen, storm en wateroverlast),

44

• • • •

• •

• • • • • •

Spraak en data logging, Immotica aansturing, AVL (automatic vehicle location), Integratie en koppeling met het HC100; Levering en inbouw van seinkamermeubilair; Ingerichte crisisruimte met spraak-data-video-projectie van verschillende informatiebronnen en koppeling met de verschillende hulpdisciplines via de modernste communicatietechnologie; Planningsoftware voor het plannen van brandweeractiviteiten en het garanderen van permanentie; Aan interventie gekoppelde informatieschermen op strategische plaatsen in de kazerne en voorpostkazernes; Aanrijroutekaarten en het beheer ervan; Geautomatiseerd personen oproepsysteem (alarmering van het personeel); Interventieprinters in de garages; Voorpostalarmering.

Het project bevatte ook het realiseren van koppelingen en implementaties van onderdelen door Digipolis, zoals een nieuwe telefooncentrale, integratie van Post Noord binnen het MANAP netwerk (Voice/Data) en de inrichting van toegangscontrole, tijds- en shiftregistratie.

45

TELEMATICA INFRASTRUCTUUR

I n f ra s t r u c t u u r & o n d e r s t . A n t w.

Life Cycle Management

46

Life Cycle Management (LCM) is een beheermodel of methodiek om infrastructuurcomponenten gedurende hun ganse levensduur te beheren. Dit beheermodel werd voor het eerst in 2008 uitgetekend. In het eerste kwartaal van 2009 werd het LCM beheermodel opnieuw onder handen genomen en verfijnd met als resultaat een meerjarenplanning voor 2009 – 2013

Den Bell In 2009 werd het metaproject Den Bell verder gezet. In het najaar startte de gefaseerde verhuis van 2300 medewerkers van stad Antwerpen en OCMW naar de kantoren van Den Bell, het voormalige Alcatelgebouw in Antwerpen. De hele verhuisbeweging zal voltooid zijn in april 2010. Het metaproject werd vertaald naar verschillende subprojectdossiers. De belangrijkste dossiers zijn: • Realisatie van de interne bekabeling in het Den Bell gebouw en de redundante glasvezelverbinding. De opleidings- en selectielokalen, alsook de balie op Den Bell werden in samenwerking met de afdeling ITS voorzien van ICT faciliteiten. • Elke medewerker die verhuist kreeg, via de ITS ploeg, een laptop die voldoet aan de Den Bell standaarden. • De digitale drukkerij voor het Grafisch Centrum werd ingericht en uitgerust met 4 nieuwe hoog volumeprinters en bijhorende server apparatuur. • Handleidingen en begeleidende filmpjes over alle onderdelen van het change management op het vlak van ICT werden ter beschikking gesteld. • De dagelijkse ICT verhuis werd gecoördineerd en begeleid met een strikte organisatie en een actieplan, waarvan de acties ook in 2010 worden verder gezet. Deze acties zijn onder andere: • dagelijkse inventarisaties/bijsturingen van wie wanneer verhuist en opvolging

Migratie mainframe van de planning; elk bureau werd uitgerust met een docking station en tweede scherm. verspreiding telefoniesoftware en Odyssey software op de laptops; • verhuizen van de Canon multifunctionals; • geven van on the job klantbegeleiding over het ICT change management op het ogenblik van de verhuis; • uitvoeren van de telefonische verhuis door herprogrammatie van de centrale; • het tijdig voorzien van compatibele badges, waardoor zowel de tijdsregistratie, als toegangscontrole via dezelfde badge functioneert. Op de locaties die niet meer in gebruik zijn werd de achtergebleven ICT infrastructuur verwijderd. •

Implementatie centrale data en serverinfrastructuur In februari 2009 werd het raamcontract voor het nieuwe server- en storageplatform toegekend aan Fujitsu Technology Solutions. Voor de opslag en back-up van data betekent het nieuwe raamcontract een vernieuwde aanpak. Met het nieuwe systeem gebeurt alles (opslag en back-up) op disks waardoor zowel de back-up als het terugzetten van data sneller kan gebeuren. Zo wordt de onbeschikbaarheid van de toepassingen die niet online kunnen geback-upt kunnen worden, veel korter. Voor file- en e-mailarchivering wordt een nieuwe oplossing uitgewerkt. Het gaat om een technische oplossing waarbij oudere data automatisch worden verplaatst naar een ander, goedkoper medium. Dit gebeurt met deduplicatie: van data die meerdere malen opgeslagen zijn, wordt er slechts één kopie bijgehouden op het andere medium. Dit resulteert in een aanzienlijke plaatsbesparing. De basisopzet werd al deels gerealiseerd. De volledige implementatie is voorzien tegen eind 2010. Het traject voor de volledige vervanging en migratie naar de nieuwe omgeving is verspreid over meerdere jaren, waarbij servers die uit contract gaan gefaseerd worden gemigreerd.

De laatste jaren gebeuren er bij Digipolis steeds minder ontwikkelingen op het mainframe, ook bij de aangekochte pakketten. De kennis en expertise van het mainframe wordt schaarser zowel binnen Digipolis als daar buiten. Hierdoor is het mainframe niet langer rendabel en ook geen strategisch platform meer voor Digipolis. In de gunning voor het serverplatform aan Fujitsu Technology Solutions werd daarom ook de migratie van mainframetoepassingen opgenomen. Het huidige mainframeplatform wordt bijgevolg sinds 2009 afgebouwd en mee op het nieuwe serverplatform geïntegreerd. Er is een meerjarenplanning opgesteld voor een gefaseerde aanpak aan de hand van strikte afbouwscenario’s waarbij de hele operatie afgerond moet zijn voor 2013. Enkel de .NET-mainframetoepassingen maken deel uit van de gunning aan Fujitsu. Andere toepassingen worden vervangen door applicaties in een andere omgeving of worden herschreven, sommige toepassingen worden afgebouwd.

Implementatie ITSM tool Na de voorstudie in 2008, werd in 2009 de toepassing Tivoli service desk vervangen door de module IT Service management (ITSM) van het Facility Management Informatiesysteem Planon. De tool wordt niet alleen centraal gebruikt bij de Service Desk van Digipolis, maar ook bij de decentrale helpdesks. Tijdens het project werd ook de koppeling en integratie voorzien van een aantal toepassingen binnen Digipolis: Altiris, Hoera, PeopleSoft, Active Directory, Exchange, Navision en BMV. ITSM biedt dezelfde functionaliteiten als Tivoli met alle gangbare ITIL-processen (zoals incident-, probleem- en wijzigingsbeheer), en biedt daarnaast de mogelijkheid voor een betere opvolging van Service Level Agreements (SLA’s) en voor ondersteuning van decentrale helpdesks. Bovendien past de keuze van deze module van Planon in het ‘Entreprise’ beleid: er werd niet geopteerd voor een apart pakket, maar voor een onderdeel van een applicatie die op termijn één databank kan aanleveren voor alle faciliteiten (o.a. IT), zoals het pakket Planon. Die aanpak zorgt voor een aanzienlijke kostenbe-

47

sparing. De webinterface van het Digipolisloket voor het ingeven van ICT meldingen werd vervangen door een vernieuwde userinterface, gekoppeld met ITSM als backoffice-tool voor de verdere verwerking.

gemiddeld 300 Mbps, dit is tot 10 keer sneller dan de voorloper.

In juni 2009 werd beslist om alle ICT-medewerkers van de stad Antwerpen samen te brengen in één stadsoverkoepelende dienst. Daartoe werd een nieuwe centrale, stadsoverkoepelende ICT-dienst opgericht, ITS (Informatica Team Stadsbreed). Deze nieuwe dienst bestaat uit twee groepen: ICT 1ste lijnsondersteuning en ICT beleidsondersteuning, advies en projectwerking.

De upgrade van het wireless WAN werd in 2009 voorbereid en zal in 2010 worden uitgevoerd.

Met de nieuwe ICT-werking werd ook het nieuwe ICT-loket (www.ict-loket.local) geïntroduceerd. In oktober 2009 werd het nieuwe loket door de medewerkers van Den Bell in gebruik genomen. Sinds januari 2010 zijn alle bestaande helpdesks overgeschakeld naar ITSM.

Telecom Het metaproject Telecom heeft tot doel de optimalisering en vernieuwing van de Digipolis telematicadiensten te realiseren. Naast de projecten in verband met telecomimplementaties voor Den Bell en de nieuwe Brandweerkazerne Post Noord werden in 2009 volgende projecten gerealiseerd: Nieuw callcenter infrastructuur Toerisme, de Infolijn, het antwerpen.be-centrum en de helpdesk van Digipolis zijn contactcenters voor klanten en maken daarom al langer gebruik van de infrastructuur voor een callcenter. De verouderde software werd in 2009 vervangen door ‘Genesys’ die naast de basisfunctionaliteiten ook voorziet in rapporteringsmogelijkheden. Upgrade wireless LAN & WAN In 2009 werd er gestart met de upgrade van een deel van de draadloze LAN en WAN infrastructuur, zowel van de apparatuur als van de verbindingen. De nieuwe technologie die hiervoor in gebruik werd genomen is stabieler en performanter. Voor WLAN werden twee centrale redundante controllers en fat access points vervangen door thin acces points. Voor Den Bell werd IEEE 802.11n als de standaard voor WiFi in gebruik genomen. De bandbreedte van IEEE 802.11n is

48

Het beheer gebeurt nu centraal en er is een betere beveiliging voorzien, met een duidelijk onderscheid tussen interne en publieke WLAN.

Informatiebeveiliging Digipolis heeft in 2007 een meerjarenplan uitgewerkt om de informatiebeveiliging te verbeteren. De meting, controle en afstemming van het meerjarenplan gebeurt aan de hand van het SaRMA model (Self-assesment, Risicoanalyse, Maturiteitsbepaling en verbeterActies). Volgende activiteiten werden in 2009 verricht: Het uniform wachtwoordbeleid In 2009 werden de strengere voorwaarden waaraan het wachtwoord van de gebruikerstoegang moeten voldoen, ingevoerd voor het grootstedelijk netwerk. Uitzonderingen op het beleid werden via een opkuisbeweging weggewerkt. De administratortoegangen werden ook conform het beleid aangepast en sluitend gemaakt. Beheer van toegangs- en gebruikersrecht via een Identity Management oplossing (IDM) In 2009 werden voor verschillende organisaties de functionele processen in kaart gebracht. Ook werden de technische koppelingen tussen de verschillende bestaande systemen en het nieuwe IDM-systeem ontworpen. De basisinfrastructuur werd aangekocht en opgezet in de computerzaal Den Bell en op Digipolis Antwerpen. Het IDM-systeem zou operationeel moeten zijn in het eerste kwartaal van 2010 voor Gent en in de tweede helft van 2010 voor Antwerpen. Fysische beveiliging gebouwen Digipolis Antwerpen verbeteren De verbeterpunten uit de in 2008 uitgevoerde doorlichting op vlak van fysische beveiliging van de Digipolisgebouwen werden in 2009 verder uitgewerkt. Een beter licentiebeheer Er werden acties uitgevoerd om het bestaande licentiebeheer te verbeteren. In een eerste fase werden de meest dringende verbeteracties in kaart gebracht en er volgden aanbevelingen naar het beleid. In een tweede fase werd

AD HOC-WERKING een beleid uitgestippeld om het licentiebeheer te controleren door middel van aanvraag- en installatieprocedures, metingen en rapporteringen. Samen met de klanten van Digipolis werden er ook richtlijnen opgesteld om de licentiekost te beheren. Informatiebeveiligingsplan verankeren in de organisatie De sensibiliseringscampagne rond informatiebeveiliging werd in 2009 verder gezet om alle ICT-medewerkers van de stad, het OCMW en de Politie en alle medewerkers van Digipolis te sensibiliseren op het vlak van informatiebeveiliging. Bewuster omgaan met elektronische data en informatie Er bestaan belangrijke risico’s op vlak van classificatie van informatie en data. Hiervoor werd een classificatiemodel uitgewerkt. Het doel van dit model is om afspraken te maken tussen de klant en Digipolis over hoe beide partijen dienen om te gaan met de elektronische data en informatie die in toepassingen aanwezig zijn. In 2009 werd er een pilootfase afgewerkt waarin het model op drie nieuwe toepassingen werd uitgetest. Het model en de werkwijze werden met de projectteams en de klanten besproken, geëvalueerd en bijgestuurd. In 2010 zal dit proces binnen de organisatie worden verankerd en toegepast op elke nieuwe applicatie.

De ad hoc-dienst behandelt vooral kleine verhuis- en infrastructuurprojecten. Als vuistregel geldt hierbij dat het om opdrachten moet gaan die minder dan 15 interne mandagen vergen en waarvoor het budget niet hoger ligt dan € 30.000. Ad hoc werkt budgettair via 2 kanalen, nl. een budget binnen de begroting van Digipolis (vooral voor stad, OCMW en Politie en verhuisbeweging scholen voor wat het administratief netwerk betreft) en budgetten van de klanten zelf. Sinds 2008 neemt de ad hoc-dienst ook kleine projecten zoals de aankopen van software voor haar rekening, wat het aantal vragen alleen maar deed toenemen. In 2009 werden ook de kleine bekabelingswerken voor het OCMW door de ad hoc-dienst uitgevoerd en nam ze enkele grotere infrastructuurprojecten (MAS, Masterplan Wilrijk,…) op. In 2009 noteerden we 912 geopende meldingen wat een stijging betekent met 124% tegenover 2008 (735). Het aantal afgesloten meldingen eindigde in 2009 op 880, een stijging met 135% in vergelijking met 2008 (653). In 2009 was het OCMW de grootste klant met 396 geopende meldingen, gevolgd door LS met 229 meldingen en bedrijfseenheid Cultuur en sport met 84 meldingen.

Andere projecten • • •

Digipolis actief betrokken bij Volksraadpleging: zie rubriek stad Antwerpen, bedrijf Districts- en loketwerking Verkiezingen 7 juni vlot verlopen: zie rubriek stad Antwerpen, bedrijf Districtsen loketwerking Opstart tijdelijke cel regularisaties: zie rubriek synergie Antwerpen – Gent.

49

BEHEER & ONDERSTEUNING De afdeling beheer & ondersteuning (B&O) bestaat uit de groepen infrastructuurbeheer, toepassingsbeheer en service desk. Samen beheren zij alle telematica-infrastructuur en meer dan 100 toepassingen en bieden ze ICTondersteuning voor de stads-, OCMW-, en politiediensten en de verzelfstandigde entiteiten van Antwerpen.

het internet beschikbaar ook indien er in één gebouw geen internetaansluiting meer mogelijk is.

Streven naar een permanente beschikbaarheid

De beschikbaarheidsgraad van het centrale netwerk in de periode 2009 en met een regime van 24/24u en 7/7d bedroeg 99,99%.

Als eerste prioritaire kernactiviteit streeft B&O naar een blijvende beschikbaarheid van de aangeboden diensten en producten voor de klanten. Op deze manier kan de klant altijd rekenen op een werkplekomgeving om zijn dagelijkse werking te onderbouwen. Hieronder worden een aantal situaties en bijhorende acties belicht om deze beschikbaarheid te realiseren. In februari 2009 startten de voorbereidingen voor het aanleggen van een nieuwe computerzaal in Digipolis. Een bestek gevolgd door een gunning resulteerde uiteindelijk in de implementatie van deze nieuwe zaal (stroomvoorziening, koeling, UPS (batterijen), enz.). Om uitval te voorkomen moest de nieuwe apparatuur ook nog gekoppeld worden aan de noodgenerator die er bij een elektriciteitspanne moet voor zorgen dat alles blijft werken. Deze inkoppeling werd in het weekend van 28 maart uitgevoerd. In september 2009 ondervonden, door manipulatie van gegevens, een groot aantal COSMOtoepassingen hinder. Het dreigende dataverlies werd vermeden en een reconstructie van de databases kon dankzij extra inspanning van zowel klanten als Digipolis gebeuren. In september en oktober ontstond er naar aanleiding van het nieuw ingevoerde serveren storage-platform een dreigend dataverlies. Door de inzet van B&O en haar collega’s werd ook hier het probleem onder controle gebracht zonder impact op de gegevens. De promotie van de website van de stad Antwerpen, www.antwerpen.be, als centraal aanspreek- en informatiepunt voor de burger maakt dat het bewaken van de beschikbaarheid ervan belangrijk is. In 2009 werd, ter voorbereiding van de ontdubbeling van de internetlijn die in maart 2010 zal plaatsvinden, een tweede firewall opgezet. Er is nu een firewall in Digipolis en één in Den Bell. Bij uitval van de ene neemt de andere gewoon over. Op deze manier blijft

50

De beschikbaarheidsgraad van de www.antwerpen.be omgeving in de periode 2009 en met een regime van 24/24u en 7/7d bedroeg gemiddeld 99,74%.

De gegevensopslag van de servers werd volledig ontdubbeld en staat parallel beschikbaar waardoor eventuele uitval qua doorlooptijd geminimaliseerd wordt. Wat de mailservers betreft wordt door uitbreiding van het aantal servers het risico op uitval verminderd. De beschikbaarheidsgraad van de mailomgeving in de periode 2009 en met een regime van 24/24u en 7/7d bedroeg gemiddeld 99, 67%. In 2009 steeg het aantal mailboxen met 8082 wat het totaal op 19873 brengt. De toepassingen van de eindgebruikers worden geregeld aangepast om fouten weg te werken of om nieuwe functionaliteiten toe te voegen. In 2009 zorgde de verzelfstandiging van het Zorgbedrijf voor de nodige aanpassingen. In SAP Payroll moest hiervoor een bijkomend dossier met andere regelgeving opgezet worden om de nieuwe werkgever administratief in orde te stellen en hem de mogelijkheid te bieden om zowel betalingen als aangiftes te doen. De webtoepassing PAF (Project ActieFiches) had begin 2009 structurele problemen die in de loop van het jaar volledig weggewerkt werden. Door de implementatie van een nieuwe versie kan de klant zelf fiches wijzigen wat haar zelfredzaamheid verhoogd. In 2009 werd gewerkt aan de toepassing ITSM zodat vanaf 1 januari 2010 het behandelingsproces van incident- en probleemopvolging en ook het verzoeken en klachtenbeheer kan uitgevoerd worden in deze toepassing.

Het aantal telefoonoproepen - via de service desk - naar Digipolis in de periode 2009 bedroeg 29500. Het aantal ingrepen na automatische of telefonische meldingen naar de wachtdiensten in de periode 2009 bedroeg 411. Omdat de opvolging van systemen buiten de kantooruren verhoogde, moest er geïnvesteerd worden in de ontdubbeling van de basisinfrastructuur, genaamd Automation Point. Hierdoor worden kritische toepassingen zoals de loontoepassing ook onbemand opgevolgd. De verantwoordelijke B&O-medewerker krijgt bij problemen van het systeem een telefoon- of SMSoproep zodat deze verholpen kunnen worden vóór de klant zijn werkdag begint. In 2009 werd het kassaregistratiesysteem Abacus ook voor districten en stadskantoren ter beschikking gesteld. Alle loketontvangsten worden nu elektronisch geregistreerd. Het centrale referentiesysteem voor Personen, Straten, Panden en Locaties (PRS/SPL) werd uitgebreid met informatie over de sorteerstraatjes. Dit systeem werd ook gebruikt voor de elektronische verwerking van de betalingen van zitters, bijzitters en tellers tijdens het referendum over de Oosterweelverbinding in Antwerpen (18 oktober 2009). Het referendum vereiste ook oproepingskaarten die door Digipolis werden aangeleverd.

Voorzien in een maximale stabiliteit De tweede kernactiviteit van beheer & ondersteuning is zorgen voor een maximale stabiliteit van diensten en producten. Run-the-business, als onderdeel van het ICT strategisch meerjarenplan, is hier noodzakelijk om de huidige IT-omgeving op een kosteffectieve en veilige manier operationeel te houden. Bovendien levert het rechtstreeks een bijdrage aan de kwaliteit, stabiliteit, continuïteit en beschikbaarheid van de dienstverlening door de beheerinstrumenten en –processen in lijn te brengen met nieuwe en strategische technologieën. Dit alles heeft een grote en directe invloed op de gehele klanttevredenheid. Ook in 2009 konden de medewerkers rekenen op LAN-beheer om te beschikken over een stabiele werkplekinfrastructuur. Zij speelden daarbij ook in op vragen van projecten die bijhorende testrooms nodig hadden. Voorbeelden hiervan zijn de projecten GFP (Gemeenschap-

pelijk Financieel Platform) en e-besluitvorming. Om de stabiliteit na te streven en de ondersteuning door leveranciers te garanderen werd beslist om volgende toepassingen voor back-ups: Netbackup, Datawarehouse, Cognos, DB op mainframe en DB2 te upgraden naar een recent ondersteunde versie. Ter bevordering van de stabiliteit van de printinfrastructuur werd een acceptatie-omgeving opgezet om nieuwe printers te testen. Printers kunnen daarna op een gecontroleerde manier aan een productieserver worden toegevoegd. In 2009 beheerde B&O in totaal 1500 netwerkprinters waarvan 862 Canon multifunctionals. Deze Canontoestellen produceerden maandelijks gemiddeld 9086 afdrukken per toestel. Ter ondersteuning van het licentiebeheer werd een script geschreven om geautomatiseerd inventarisbeheer van werkpleksoftware mogelijk te maken. Verder wordt ook het gebruik van Altiris voor automatische softwaredistributie verder uitgerold. Dit pakket zorgt voor een gecontroleerde softwareverspreiding zonder impact voor de werking en het aanbieden van interactieve ondersteuning via schermovername. In de periode 2009 werden, via Altiris, 50 toepassingen verspreid via 110 installatiepakketten. Op deze manier konden 100 000 installaties worden verricht.

51

Oude en nieuwe technologie Door de permanente evolutie van ICT-producten en technologieën is het niet vanzelfsprekend of interessant om de diensten steeds met de laatste nieuwe producten te onderbouwen noch om met oude en achterhaalde producten te werken. Beheer en ondersteuning heeft in 2009 de nodige inspanningen geleverd om de aangeboden producten en diensten af te stemmen op deze doelstellingen. Op het vlak van hardware wordt jaarlijks voorzien in het vervangen of consolideren van servers en netwerkcomponenten die door de leverancier of fabrikant niet langer ondersteund worden. Met leverancier Fujitsu Siemens werd een samenwerkingsverband afgesloten om een nieuwe centrale infrastructuur te voorzien om alle verwachtingen rond capaciteit (werkgeheugen, opslag en verwerkingssnelheid) op een zeer flexibele manier in te vullen. Om dit alles efficiënt en gecontroleerd te kunnen beheren is het noodzakelijk om de centrale infrastructuur aan te passen en te ontdubbelen. Er werd gekozen voor blade server technologie in combinatie met virtualisatie. Deze technologie zorgt voor schaalbaarheid, flexibiliteit, uniformiteit, eenvoud in onderhoud en beheer en uiteindelijk daardoor voor een aanzienlijke besparing. In de periode 2009 werd het aantal centrale servers bijna verdubbeld ten opzichte van vorig jaar. Het totaal bedraagt nu 283. De decentrale servers kenden ook een lichte stijging, wat hun totaal op 97 brengt. Ook eindgebruikerstoepassingen worden op de voet gevolgd en bewaakt in functie van achterhaalde of niet meer ondersteunde elementen. Zo niet ondermijnt dit de beschikbaarheid en stabiliteit van de werkomgevingen. Om een upgrade van alle systemen mogelijk te maken werden in 2009 de servers, waarop het oude intranet van Digipolis en het oude internet van de stad Antwerpen stonden, afgebouwd. Beide toepassingen stonden op machines en werkten met systemen, die niet meer ondersteund worden. De software voor Weborkonet in de scholen werd niet meer ondersteund. Scholen maken nu gebruik van de nieuwe oplossing: Calweb met de standaard Orkonet interface. In het kader van ‘Zoom in op uw dak’, een website die een thermografische kaart weer-

52

geeft waarop het warmteverlies van daken kan worden afgelezen, werd een upgrade van GIS naar een hogere versie uitgevoerd.

Begin januari 2010 ging de nieuwe omgeving voor het Gemeenschappelijk Financieel Platform in productie. B&O heeft hier bijgedragen in opzet, configuratie en het inrichten van de gebruikersomgeving. In de nieuwe brandweerkazerne ‘Post Noord’ werd en nieuwe telefooncentrale met voice over IP opgezet en werden afspraken gemaakt met betrekking tot ondersteuning van de koppelingen. Binnen Digipolis werd een Sharepoint-omgeving opgezet om het intranet van Digipolis uit te bouwen en andere toepassingen via deze tool te realiseren. Om het intranet bereikbaar te maken voor Gent en Antwerpen werd het GIGA-domein opgezet, een gemeenschappelijke infrastructuuromgeving voor Gent en Antwerpen. In 2009 werden heel wat voorbereidende activiteiten (conversie- en acceptatietesten) geleverd ter vervanging van Notulus door E-besluitvorming. De effectieve vervanging zal in 2010 plaatsvinden. Voor de ombudsvrouw werd ‘e-Desk’ geïmplementeerd. Deze toepassing werd met de nodige ondersteuning van B&O opgezet. Het mainframe zit bij Digipolis momenteel in een afbouwtraject. Desondanks zien we in 2009 opnieuw een natuurlijke groei. Deze groei is te wijten aan een groter aantal gebruikers en aan extra functionaliteiten binnen bepaalde toepassingen.

Den Bell De verhuis van de medewerkers van de stad en het OCMW naar Den Bell bracht ook voor B&O heel wat werk met zich mee. Hiervoor werd onder andere het groot bestek voor de migratie van SAN-switchen en servers & storage uitgeschreven. In februari 2009 werd het raamcontract voor het nieuwe server- en storageplatform toegekend aan Fujitsu Technology Solutions. Bij de gunning werd rekening gehouden met een optimale uitbreiding van de server en storage infrastructuur met het oog op nieuwe technologieën en de ontdubbeling van de infrastructuur op de site van Den Bell, waarbij Den Bell de hoofdsite is en Digipolis fungeert als back-upsite. Begin 2009 startte de werkzaamheden om in het nieuwe Den Bell gebouw een computerzaal met bijkomende randapparatuur (stroomvoorziening, koeling, noodgenerator, brandbeveiliging, toegangsbeveiliging, waterdetectie, …) op te zetten. B&O zorgde voor de infrastructuurvoorzieningen en het gebruiksklaar maken van deze zaal. Naast een computerzaal werd ook een voice over IP netwerk voor telefonie opgezet. Het

vroegere telefoon- en datanetwerk wordt nu gecombineerd zodat de componenten gedeeld worden om de voice over IP te realiseren. Medewerkers kunnen in Den Bell gebruik maken van dit netwerk en beschikken over een eigen telefoontoestel met, indien mogelijk, overname van hun oude telefoonnummer. Voor drukwerk werden de Canontoestellen naar Den Bell verhuisd. Deze verhuis werd samen met B&O uitgevoerd. Zij moesten hiervoor de configuratie aanpassen en testen of alles ook effectief werkte zoals het hoorde. Omdat er in het gebouw verschillende bedrijfseenheden samen op één verdieping werken, is het berekenen van het printverbruik per bedrijfseenheid niet evident. Om de gebruikerskosten opvolgbaar te maken werd een technische oplossing geïmplementeerd met duidelijke rapporten als resultaat. Voor het reserveren van vergaderzalen werd er een zaalreservatiesysteem in productie genomen. Deze module werd mee opgenomen in het overkoepelende FMIS-systeem (Facilitair Management InformatieSysteem).

53

SYNERGIE STAD GENT

Sy n e r g i e G e n t

Nieuwe verkoop- en reserveringssoftware voor stad Gent in aantocht Momenteel zijn er binnen de stad Gent verschillende systemen in gebruik voor de opvolging van de verkoop van artikelen (bv. tickets, boeken, ..) en het inboeken van reserveringen. Doel is om over te stappen naar één generiek systeem voor het merendeel van de diensten die met reservatie en verkoop bezig zijn. Het softwaresysteem moet bovendien over extra functionaliteiten beschikken zoals voorraadopvolging, financiële verwerking van de verkopen, enquêteringen, uitgebreide managementrapportering enz. De behoeftenanalyse voor dit pakket startte in 2008 en werd in 2009 afgerond. Ook werd het bestek opgesteld dat in september 2009 op Europees niveau gepubliceerd werd. De gunning is gepland voor het voorjaar van 2010.

DROSO Sinds eind november gebruikt een aantal stadsdiensten de toepassing DROSO of Digitaal Registratie- en OpvolgingsSysteem voor Overlastmeldingen. DROSO is een administratieve toepassing ontwikkeld in Planon. Elke melding van overlast (lawaai, storend gedrag, zwerfvuil, …) wordt geografisch in kaart gebracht door een koppeling met het geografisch loket. DROSO levert ook beleidsrapporten aan waarop de meldingen geografisch weergegeven zijn. Zo kan in één oogopslag gezien worden waar de probleemwijken zijn en kan er gerichter ingegrepen worden.

Centraal meldpunt voor nacht- en winteropvang in Gent Net als andere steden wordt ook Gent geconfronteerd met de daklozenproblematiek. Een probleem dat zich scherper stelt op koude winterdagen. Vaak werd er bij de ingang van de opvangplaatsen letterlijk gevochten om een warm plaatsje voor de nacht. Stad, OCMW en andere partners bundelen krachten Om het plaatsen van daklozen op een meer geordende en menselijke manier te laten verlopen beslisten stad en OCMW Gent, samen met andere betrokken organisaties zoals het Rode Kruis en het Vlaams Centrum voor Algemeen Welzijn, om met een centraal meldpunt te

54

werken. Daklozen kunnen zelf of via een hulpverlener naar een 0800-nummer bellen. De toewijzing van de plaatsen gebeurt dan vanuit een centraal punt. Daarbij wordt gewerkt met een soort cascadesysteem: er zijn opvangcentra van een betere categorie (met douches en maaltijden) waar je maximum 5 dagen mag blijven. Heb je tegen die tijd zelf geen onderdak gevonden, dan verhuis je naar een centrum met minder faciliteiten. Onderliggende bedoeling is mensen uit de nood te helpen maar toch ook aan te zetten om zelf naar een alternatieve oplossing te zoeken. Een voorwaarde om onderdak te krijgen is bovendien dat deze daklozen zich laten begeleiden, dit ook weer met het oog op een structurele verbetering van de situatie. Strakke timing Begin december werd aan Digipolis gevraagd een systeem te ontwikkelen voor het centraal meldpunt, dat twee weken later moest worden opgestart. En Digipolis haalde de deadline! Op 15 december ging de nieuwe toepassing in productie. Naast het opzetten van het systeem dat alle afspraken, regels en reserveringen voor het meldpunt bijhoudt, voorzag Digipolis ook in de nodige toegangsrechten en bijkomende infrastructuur in de opvangcentra, zoals draadloos netwerk en IT-uitrusting. Ook in de centra wordt het systeem immers gebruikt om aanwezigheden en andere informatie bij te werken. Ondertussen werd in een tweede fase beleidrapportering toegevoegd en werden er ook maatregelen genomen om toegang tot de gegevens verder te verstrengen. Het meldpunt voor nacht- en winteropvang zal het hele jaar door operationeel blijven. Wel wordt het aantal opvangplaatsen in de lente en de zomer teruggebracht tot het strikt noodzakelijke.

Nieuw cursusmateriaal voor Gentse openbare computerruimtes Begin 2009 werden de nieuwe ontdekkingsboeken voor de ICT-opleidingen van de Gentse openbare computerruimtes (OCR’s) in gebruik genomen. Deze zijn gebaseerd op de cursussen van het Antwerpen.be-centrum, maar vertaald naar een Gentse context. In samenwerking met het Antwerpen.be-centrum werd ook

een eerste lichting begeleiders voor de Gentse OCR’s opgeleid.

Digitale week Van 28 maart tot 3 april vond in Gent opnieuw de Digitale Week plaats, een jaarlijks initiatief van het Vlaams Steunpunt Nieuwe Geletterdheid (VSNG) met als doel zoveel mogelijk mensen vertrouwd te maken met de mogelijkheden van computer, internet en digitale media. De stad Gent bundelde haar krachten met het OCMW Gent, Digipolis en tal van verenigingen en pakte uit met een zeer uitgebreid en gevarieerd programma. De Digitale Week startte er met een driedaagse Digitale Doebeurs op 28, 29 en 30 maart. Daarnaast werden er – verspreid in de stad – nog een honderdtal activiteiten georganiseerd, gaande van een allereerste kennismaking met de computer of uitleg over je gsm tot toepassingen zoals thuis bankieren of digitaal foto’s bewerken. Stad Gent en Digipolis verleenden ook hun actieve medewerking aan de promotoer voor de Digitale week van 2010, waarbij een aantal best practices werden voorgesteld.

Grote belangstelling voor vormingsinitiatieven op Accenta Van 12 tot 20 september vond in Flanders Expo de 64ste editie van de internationale jaarbeurs Accenta plaats. Ook Digipolis was hier samen met haar partners (stad en OCMW Gent, onderwijs en Digidots) aanwezig om het publiek te laten kennismaken met de mogelijkheden van ICT, het programma Digitaal.Talent@Gent en het opleidingsaanbod voor volwassenen, waarin ICT-lessen een heel belangrijk aandeel vormen. Er was enorm veel belangstelling voor

55

het vormingsaanbod in het algemeen en zeker ook voor het programma Digitaal.Talent@Gent, zowel bij particulieren als bij organisaties. Ook de e-ID werd actief gepromoot. Voor Flanders Expo stond een promobus waar flyers over de e-ID werden uitgedeeld. Met de hierin opgenomen bon konden bezoekers een gratis e-IDkaartlezer en infobrochure ophalen. Er vond ook een informatiesessie over het gratis besturingssysteem Ubuntu plaats. Bezoekers konden er hun vragen over Ubuntu stellen en er werden cd’s van het besturingssysteem uitgedeeld.

Denktank Digitaal talent opgericht Eind november werd de denktank Digitaal Talent opgericht. Hierin zijn de verschillende actoren vertegenwoordigd die actief zijn in de strijd tegen de digitale kloof: stad Gent, OCMW Gent, de provincie, Fedict, … Doel is kennis te delen en initiatieven beter op elkaar af te stemmen.

na te gaan op welke punten de dienstverlening van de OCR’s nog verbeterd kan worden. Stad Gent en Digipolis willen een kwaliteitslabel ontwikkelen met een aantal voorwaarden waaraan een OCR moet voldoen. De inspanningen van 2009 resulteerden in twee projecten die in 2010 opgestart worden: ‘kwaliteitslabel van openbare computerruimtes’ en ‘Servicedeskondersteuning voor OCR’s’.

Opvolging subsidies via SAP In 2009 werd het functioneel en technisch ontwerp klaargestoomd voor “SAP Expenditure Certification”. Deze toepassing gaat op zoek naar documenten (facturen, bestelbonnen, …) die als bewijsmateriaal aan de subsidiegever verstrekt moeten worden en dit vanuit de invalshoek van een bepaalde subsidie. In mei 2010 wordt de toepassing voor een 5-tal piloten in gebruik genomen. Het project krijgt nog een vervolg met ‘Grants management’, een toepassing die onmiddellijk bij het boeken van documenten aangeeft voor welke subsidies deze in aanmerking komen. Samen vormen zij het ideale duo voor een optimaal subsidiebeheer.

Initiatieven websites

Gent trekt werkgroep ‘eInclusion’ van ‘Knowledge Society Forum van Eurocities’ Eind 2009 kreeg de stad Gent na stemming de leiding over de werkgroep eInclusion van de ‘Knowledge Society Forum’ van Eurocities. Gents schepen Resul Tapmaz zal de werkgroep voorzitten en wil op de eerste plaats werk maken van een meerjarenplan op het vlak van e-inclusion. Digipolis speelt in deze werkgroep een voortrekkersrol.

Gent wil kwaliteitslabel voor openbare computerruimtes Stad Gent, Digipolis en hun partners willen dat wie een openbare computerruimte (OCR) bezoekt, kan rekenen op een kwalitatieve dienstverlening en infrastructuur. In 2009 werd de kaart van de OCR’s in Gent geactualiseerd. Daarnaast gebeurde er ook een onderzoek om

56

In 2009 werkte Digipolis verschillende websiteinitiatieven voor stedelijke projecten uit. Zo lanceerde de dienst Economie bv. de website winwingent.be, een platform om verenigingen en bedrijven samen te brengen en een nieuwe dynamiek te creëren. Andere voorbeelden zijn de websites ‘dromenvanger’ (dromenvanger. gent.be) van stadsdichter Peter Verhelst en die van het sport- en recreatiedomein Blaarmeersen (www.gent.be/blaarsmeersen). Vernieuwde websites zijn die van het parkeerbedrijf en het stadsontwikkelingsbedrijf AG SOB.

Formulierengenerator Vorig jaar werd een overheidsopdracht gegund voor de implementatie van een formulierengenerator. Met deze tool kunnen online formulieren op een eenvormige manier aangemaakt worden en beantwoorden ze meteen ook aan de normen voor het Anysurfer label. De formulieren worden samengesteld via verschillende blokken en kunnen meteen ontsloten worden op de website. Het maakt een eenvoudig beheer van de gegevens mogelijk.

DEPARTEMENT STAFDIENSTEN

S TA D G e n t

Gent mobiel via m.gent.be In januari 2009 lanceerde de stad Gent haar eerste mobiele website ‘Gent in de sjakosj’. Met dit pilootproject wilden Digipolis en stad Gent het medium in de vingers krijgen. Concreet werd via een portaalsite informatie aangeboden over evenementen, restaurants, enz. Na diverse metingen werd het project geëvalueerd. Een volgende website die mobiel aangeboden werd, is die van de Gentse Feesten. Zo had je als feestganger snel toegang tot het programma, de verschillende locaties, kon je zoeken op datum of artiest, enz. Uit de cijfers bleek dat deze formule heel succesvol was. Eind 2009 werd een nieuwe overheidsopdracht gegund voor m.gent.be. Doel is om een aantal praktische gegevens over stadsrelevante adressen en interessante weetjes mobiel aan te bieden. Het project wordt in april 2010 afgerond.

Gent.be in de prijzen De Gentse website www.gent.be viel vorig jaar verschillende keren in de prijzen. De stad Gent en Digipolis blijven dan ook continu sleutelen aan de site om ze te verbeteren. Zo kunnen artikels nu eenvoudig gedeeld worden met sociale netwerksites en kan de bezoeker meteen een overzicht van alle openbare werken op kaart oproepen. In oktober 2009 behaalde www.gent.be opnieuw het Anysurfer label, wat betekent dat de website ook toegankelijk is voor personen met een functiebeperking.

Gent2020 uitgebreid In 2009 werd in de strategische planningstool van de stad Gent, Gent2020, de nieuwe kostenplaatsstructuur toegevoegd. Een aanzienlijk werk waardoor er nu een één op één relatie is tussen de boekhoudkundige kostenplaats en de strategische activiteiten. Daarnaast werd gestart met het ontwikkelen van een belangrijke aanpassing, nl. het toevoegen van de formatie, de bezetting en de gecorrigeerde bezetting. Hierdoor kunnen

57

DEPARTEMENT MILIEU EN GEZONDHEID Donderdag Veggiedag er voor de budgetopmaak van 2011 simulaties uitgevoerd worden met formatie en bezetting. Concreet betekent het dat de formatieplaatsen in Gent2020 vergeleken kunnen worden met de invulling ervan en dat ook de budgettaire impact op de strategische doelstellingen zichtbaar wordt.

Project Diversiteitsscan: Enquête-software Op vraag van de cel Diversiteit en Gelijke Kansen ging Digipolis op zoek naar geschikte enquêtesoftware voor het afnemen van een diversiteitenquête binnen de stad. De keuze viel op Checkmarket, een handige online enquêtetool die het hele proces, van opstelling en afname tot verwerking en rapportering, digitaal afhandelt. Snel, makkelijk en efficiënt. Bovendien verloopt alles gewoon via de browser en is er geen bijkomende software vereist. De oplossing werd midden februari opgeleverd.

Stad Gent kiest voor Donderdag Veggiedag en roept iedereen op om één dag per week veggie te eten, bijvoorbeeld op donderdag. Eén dag in de week geen vlees op je bord is goed voor het klimaat, je eigen gezondheid én je smaakpapillen. Speciaal voor deze campagne werd midden mei de website gent.be/donderdagveggiedag gelanceerd. Hier vind je meer info over deze actie. Wie zich registreert, kan er bovendien deelnemen aan een enquête waarmee de stad peilt naar de eetgewoonten van haar inwoners. Ook de Gentse horeca en enkele Gentse scholen steunen dit initiatief.

Staat van de stad – Gent in cijfers De Afdeling Beleid Internationaal Subsidies had nood aan statistische presentatiesoftware voor bevolkingsstatistieken. Meer bepaald wilde men statistische rapporteringen kunnen doen over bepaalde bevolkingsdata (zoals armoede, inkomen, leeftijd, …) per sector van de stad en dit op een aanschouwelijke manier. In 2009 werd daarvoor het pakket Swing van ABF Research aangekocht, het pakket dat ook door de stad Antwerpen wordt gebruikt. Swing biedt verschillende weergavemogelijkheden aan: gewoon cijfers of op kaart, in staaf- of taartdiagrammen, … Of je kan de gegevens ook makkelijk exporteren naar excel- of pdfformaat. Het mooie is verder dat Swing de gebruikers ook toelaat om aan de hand van zelf gekozen selectiecriteria live hun eigen rapporteringen op te vragen. De tool werd ondertussen geconfigureerd. Aansluitend startten de gebruikers met het opladen van de data. In 2010 zullen de cijfers van de ‘staat van de stad’ zowel intern als extern (via het web) worden opengesteld.

58

© Stad Gent

DEPARTEMENT RUMODO Fietsendepotbeheer In 2008 kwam de dienst Mobiliteit bij Digipolis aankloppen voor een beheersprogramma voor haar fietsendepots. Dat programma moest volgende taken ondersteunen: markeren en ophalen van verloren of gestolen fietsen, opstellen van een personeelsplanning voor het markeren en ophalen van fietsen en onderhoud en nieuwbouw van fietsenstallingen. Alle bovenvermelde acties moesten via de toepassing worden bijgehouden en opgevolgd. In 2008 werd de analyse gerealiseerd en werd ook gestart met de ontwikkeling. Die werd in 2009 voltooid. Aansluitend gebeurden de testen. In december 2009 werd de toepassing in gebruik genomen.

Vastgoed informatiebeheer Zie rubriek Synergie Antwerpen en Gent

DEPARTEMENT PERSONEEL EN ORGANISATIE Stad Gent digitaliseert sollicitatieproces Vorig jaar solliciteerden zo’n 5000 personen voor een job bij de stad Gent, spontaan of voor een specifieke vacature. Niet alleen het aantal sollicitanten neemt alsmaar toe. Ook het aantal vacatures stijgt voortdurend. Om snel de juiste kandidaat te vinden voor een openstaande job werd een online sollicitatiesysteem gebouwd. Sinds april 2009 kunnen kandidaten via www.gent.be/solliciteren hun gegevens online ingeven en beheren. Sollicitanten krijgen – na registratie – een gebruikersnaam en een paswoord en kunnen zo hun eigen dossier beheren. Documenten zoals diploma en c.v. kunnen elektronisch of per post meegestuurd of persoonlijk afgegeven worden. Met dit online sollicitatiesysteem beschikt de stad Gent altijd over de actuele en volledige gegevens van de kandidaten. Bovendien kan de stad de sollicitanten gericht uitnodigen voor concrete vacatures en de kandidaten zelf op de hoogte brengen van de vacatures waarvoor ze in aanmerking komen. In het najaar van 2009 startte een vervolgproject om het sollicitatiesysteem verder uit te breiden met bijkomende functionaliteiten. De belangrijkste blikvangers daarbij zijn de nieuwe rapporteringsmodule voor zowel operationele als beleidsrapporten, de toevoeging van een aparte (beperkte) toegang tot het systeem voor lijnmanagers en externe juryleden en de implementatie van een testtool met geïntegreerde workflow voor de communicatie van testresultaten. In februari 2010 werden deze uitbreidingen opgeleverd.

59

DEPARTEMENT BEVOLKING EN WELZIJN Migratie toepassing Minder Mobielen Centrale

Bouw nieuwe besluitvorming

De Minder Mobielen Centrale is een dienst die de stad Gent aanbiedt aan haar mindervalide inwoners. Zij kunnen een beroep doen op een aantal vervoerders die – al of niet met aangepaste wagens en tegen een kleine vergoeding – de mindervaliden naar de gevraagde bestemming brengen en terug ophalen. De toepassing brengt twee gegevensgroepen met elkaar in verband nl. de mindervaliden die lid zijn van de Minder Mobielen Centrale en verzoeken om vervoerd te worden én de chauffeurs die bereid zijn om hen te vervoeren. MCM verzamelt de verzoeken, zoekt de geschikte chauffeur, maakt rittenbladen aan, levert dagelijks chronologische schema’s van alle uit te voeren ritten, volgt de afrekening op en heeft de nodige mogelijkheden om te raadplegen. In 2009 werd de toepassing gemigreerd van Access XP naar een .Net Windows toepassing. Alle bestaande functionaliteiten werden behouden en verbeterd.

Zie rubriek synergie Antwerpen en Gent

Online inschrijven voor jeugdkampen In juni 2009 startte Digipolis met de analyse en ontwikkeling van een systeem voor het online inschrijven voor jeugdkampen. In eerste instantie werden alle gegevens van Gentse jeugdverenigingen geïnventariseerd. Het systeem werd zo opgezet dat de jeugdverenigingen hun eigen gegevens kunnen beheren. Later worden deze gegevens via het web beschikbaar gesteld voor alle geïnteresseerden in bepaalde jeugdwerkingen.

Nieuwe toepassing voor registratie slachtingsaanvragen Offerfeest Wie voor het offerfeest een schaap wil (laten) slachten, moet dit vooraf aanvragen. Om de slachtingen beter te kunnen inplannen en opvolgen werd een nieuwe toepassing geschreven in .Net. Enkele dagen voor het offerfeest kan men naar de integratiedienst gaan om een aanvraag te doen. Daar worden de gegevens van de e-ID ingelezen en kan men kiezen voor een bepaalde locatie en tijdstip. Zo krijgt de integratiedienst een precies zicht op de geplande slachtingen per locatie en kan de organisatie beter gepland worden. De toepassing is in november 2009 in productie gegaan.

60

toepassing

digitale

DEPARTEMENT CULTUUR Vubis Smart voor Gentse gevangenis De stad Gent sloot met de Vlaamse Gemeenschap een convenant af waarin zij zich ertoe verbindt Vlaanderen op bepaalde vlakken bijstand te verlenen. In dit verband werd aan de stad Gent gevraagd om de bibliotheeksoftware die zij gebruikt (Vubis Smart) ook ter beschikking te stellen aan de bib van de Gentse gevangenis. De onderhandelingen hiervoor liepen in 2009. Het project loopt in samenwerking met CEVI en moet voor de zomer 2010 zijn afgerond.

DEPARTEMENT EN SPORT Recreatex verlicht Gentse Sportdienst

STADSPROMOTIE het

werk

voor

Eind 2008 nam de Gentse sportdienst het pakket Recreatex in gebruik, meer bepaald de module ‘Sportmanifestaties & Sportevenementen’. Daarmee kan onder meer de reservatie van sportruimten en bijhorende accommodatie, de opmaak van programma’s, de opvolging lesgevers/begeleiders, … op een efficiënte wijze worden ingepland en opgevolgd. Meteen werd ook de koppeling gemaakt met SAP zodat ook de facturatie voor manifestaties in sportcomplexen die de stad beheert, vlot kan worden afgehandeld. Sinds april 2009 wordt deze facturatiemodule ook gebruikt voor evenementen in sportcomplexen die door TMVW worden beheerd. Nog in het voorjaar van 2009 werd de module ‘sporthallen’ gelanceerd, die de verhuur van sportzalen, –terreinen en zwembaden ondersteunt. Reserveringen kunnen ter plaatse, telefonisch, via mail of via het web gebeuren. Het hele proces wordt door Recreatex ondersteund, van reservering tot betaling. Sinds november 2009 wordt Recreatex ook actief gebruikt voor de planning en opvolging van lesgevers en begeleiders.

Inschrijven Gentse kan nu ook online

sportactiviteiten

Inschrijvingen voor sportkampen en andere sportactiviteiten werden al een tijdje via Recreatex afgehandeld. Sinds midden juni kunnen die inschrijvingen ook online gebeuren (www. gent.be rubriek leven/vrije tijd/sport). Twee derde van het aanbod wordt beschikbaar gesteld via het web; het overige derde is voorbehouden voor telefonische inschrijvingen (via de sportdienst of Gentinfo) of inschrijvingen aan het loket. Via handige uitklapmenuutjes of de zoekfunctie kan je snel en gericht je keuze maken uit het aanbod. Progressiebalkjes geven het aantal beschikbare plaatsen weer. De Gentenaren vonden blijkbaar snel hun weg naar deze sportieve webstek. Meteen na de lancering stroomden de inschrijvingen binnen.

Evenementenkalender krijgt opsmukbeurt In 2009 werd een nieuwe versie van de bestaande evenementenkalender opgeleverd, die bij deze gelegenheid ook werd omgedoopt tot “Uit in Gent” (waarmee er aangesloten wordt bij de ”Uit in Vlaanderen” campagne). Daarnaast werden ook enkele vernieuwingen doorgevoerd. Zo is het voortaan ook mogelijk om evenementen per wijk op te vragen.

61

DEPARTEMENT FINANCIËN SAP-upgrade voor de stad Gent

Archivering financiële documenten met DIA FIN

Het SAP/R3-productiesysteem van de stad Gent werd op 11 november geüpgraded van versie 5.0 naar 6.0. Deze upgrade was nodig omdat versie 6.0 nieuwe functionaliteiten en ook een aantal technische verbeteringen bevat. De nieuwe functies die we dan kunnen implementeren zullen de werking van de stad Gent verbeteren. Zo werd er onmiddellijk na de upgrade een project opgestart dat een betere opvolging van de subsidies die de stad Gent ontvangt, mogelijk moet maken. Het programma dat we hiervoor activeren, was nog niet beschikbaar in versie 5.0, wel in versie 6.0. In een latere fase zetten we ook nieuwe modules op voor een verbeterde opvolging van subsidies die de stad Gent zelf verstrekt.

DIA FIN is het digitale archief van de dienst financiën. Het is een vooruitgeschoven pijler van het DIA-project, het algemene digitale archief van de stad Gent. Om de financiële documenten om te zetten naar een speciaal pdf-formaat voor archiefdoeleinden (pdf-a-formaat) wordt gebruikt gemaakt van de LEA-software. Het project DIA FIN voorziet 5 fasen. Daarvan zijn er ondertussen 3 opgestart. Sinds mei 2009 worden alle boekhoudkundige documenten die wettelijk 30 jaar bewaard moeten worden, digitaal gearchiveerd en ook digitaal ontsloten. Dit laatste gebeurt via een handige opvragingsmodule waarmee je aan de hand van trefwoorden snel de gezochte documenten kan terugvinden. Voorlopig kunnen enkel medewerkers van het Departement financiën het digitale archief raadplegen. Op termijn wordt dit ook mogelijk voor bezoekers van het stadsarchief. Sinds november worden ook facturen digitaal gearchiveerd. In een eerste fase gebeurde dat voor de facturen van SPE – Electrabel, die sowieso in elektronische vorm worden aangeleverd. Op de planning voor 2010 staan nog de toevoeging van bankuittreksels en procedures aan DIA FIN.

De SAP-toepassing is gekoppeld aan een aantal externe systemen. Er werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om meteen ook enkele van die systemen te verbeteren. Zo kregen het SAP-Portaal en de strategische budgetteringstool Gent2020 er nieuwe functies bij. Tenslotte werden er ook stappen gezet om alle SAP-gebruikers naar een gelijke, hogere versie van de gebruikersinterface te brengen.

62

DEPARTEMENT FACILITY MANAGEMENT

DEPARTEMENT WERK EN ECONOMIE

Meldpunt BATIS live

OOG – centraal aanspreekpunt voor ondernemers

Het BATIS-project realiseerde, gespreid over enkele jaren, de uitrol van het gebouwenbeheerssysteem Planon voor het efficiënt beheer van het Gentse stadspatrimonium (circa 550 Gentse gebouwen en percelen). Via de module werkorders werden al alle werkopdrachten voor de dienst Onderhoud gebouwen in een centraal systeem gestopt vanwaar werkorders kunnen worden doorgegeven naar de interne of externe uitvoerders. Meldingen en defecten kunnen via een intranetformulier worden ingediend en geregistreerd in het centrale systeem. Sinds kort werd ook een telefonisch meldpunt voor gebouwenbeheer in gebruik genomen. Dit meldpunt werd geïntegreerd in het call center van de stad Gent, GentInfo. De medewerkers van GentInfo ontvangen dus alle FM-meldingen en seinen deze in via de module meldpunt die in 2009 werd geïmplementeerd. De gebruikers kunnen een beroep doen op de producten- en dienstencatalogus van het departement FM die in de kennisdatabank van de module meldpunt werd opgenomen. Het BATIS-project werd hiermee volledig afgerond.

Vorig jaar werd het Ondersteuningspunt voor Ondernemers in Gent of kortweg OOG geïmplementeerd. Het centraal aanspreekpunt voor ondernemers ging live op 22 januari. OOG werd opgericht om ondernemers wegwijs te maken in alle stedelijke diensten en procedures om zo de administratie te vereenvoudigen. OOG bundelt informatie van de stad Gent, andere overheden en privé-initiatieven zoals de ondernemingsloketten. Het kan ondernemers ook helpen met het opmaken van hun vacatures en de zoektocht naar de juiste wervingskanalen en de gepaste steunmaatregel. Digipolis implementeerde hiervoor een voorlopig kennisbeheersysteem in Sharepoint. Ondertussen werd de analyse voor de definitieve oplossing afgerond en startte ook een analysetraject voor het contactmanagementsysteem.

DEPARTEMENT BRANDWEER

AC

Gentse brandweer dicht bij lancering nieuwe dispatchingsoftware

De reservering van zalen gebeurt in Gent voor een 5-tal locaties via het zaalreserveringssysteem van de facility management toepassing Planon. Na de ingebruikname van het nieuwe administratieve centrum Portus werd deze reserveringsmodule ook geconfigureerd voor de 28 vergaderzalen op deze nieuwe locatie. De bestelling van catering kan hier eveneens via Planon gebeuren. Het zaalreserveringssysteem voor AC Portus is operationeel sinds 1 juli 2009.

De Gentse brandweer zal binnenkort van start gaan met dezelfde ondersteunende dispatchingsoftware als de brandweer van Antwerpen, aangepast aan de specifieke noden van het Gentse korps. Zo werd het functioneel ontwerp in overleg met Antwerpen uitgetekend. In 2009 werd het technische ontwerp uitgewerkt en werd de software aangepast aan de noden van de Gentse brandweer. Begin 2010 vinden de gebruikerstesten plaats. Bedoeling is om nog voor de zomer van 2010 met een eerste ploeg van start te gaan met de nieuwe software.

Zaalreserveringssysteem Portus

voor

DEPARTEMENT ONDERWIJS EN OPVOEDING Gedaan met kamperen voor de schoolpoort zie rubriek synergie Antwerpen-Gent

63

OCMW Gent

Cel voor Ontwikkeling van Snel Maatwerk en Ondersteuning Eind 2009 richtte Digipolis op vraag van het OCMW de COSMO-cel (Cel voor Ontwikkeling van Snel Maatwerk en Ondersteuning ) op. Kenmerkend voor COSMO-opdrachten is dat ze beperkt zijn in aantal mandagen en in complexiteit, en dat de toepassingen die eruit voortvloeien telkens op dezelfde manier opgebouwd zijn. De COSMO-cel staat ook zelf in voor de ondersteuning van de door hen ontwikkelde toepassingen. Digipolis wierf twee medewerkers aan om de COSMO-cel te bemannen. Zij zitten het merendeel van hun tijd bij het OCMW om de vinger aan de pols te houden, maar zijn wel aanwezig op de overlegmomenten van Digipolis die ook hen aanbelangen.

BI-omgeving OCMW Gent Het OCMW wenst om alle beschikbare gegevens in hun verschillende toepassingen te kunnen ontsluiten in beleidsrapporten. Vorig jaar werd onderzocht hoe – in een eerste fase – de financiële en sociale informatie beschikbaar konden worden gesteld via een datamart. De eerste resultaten werden eind januari voorgesteld aan het beleid. In 2010 wordt de rapportering verder uitgebouwd. Doel is om ook rapporten te kunnen aanbieden over personeelsbeheer en ouderenzorg.

Nieuw intranet OCMW Gent Het Gentse OCMW startte met het opzetten van een nieuw intranet in het CMS Smartsite iXperion. De AS IS en TO BE situaties werden al in kaart gebracht. Het intranet moet in het voorjaar van 2010 klaar zijn.

Loopbaanbegeleiding OCMW De dienst loopbaanbegeleiding vroeg Digipolis een toepassing te schrijven om haar werking te ondersteunen. De analyse hiervoor startte in september 2009. De intake gebeurt aan de hand van gesprekken tussen werknemers en hun leidinggevenden. Op basis van deze gesprekken wordt een structurele oplossing uitgewerkt die zowel de werknemer als de organisatie ten goede komt. Daaraan wordt een loopbaantraject gekoppeld dat de volgende stappen in het

64

DIRECTIE ALGEMENE MAATSCHAPPELIJKE DIENSTVERLENING

traject beschrijft (bv. opleiding voor de werknemer). De verslagen van de intakegesprekken, de loopbaantrajecten, … worden centraal bewaard in deze toepassing. De personeelsgegevens worden automatisch opgeladen vanuit de personeelstoepassing CEVIPS. Eind februari werd de nieuwe toepassing in gebruik genomen.

Bouw nieuwe besluitvorming

toepassing

digitale

Zie rubriek synergie Antwerpen en Gent

Projectwerking emancipatorische projecten De dienst emancipatorische projecten zorgt ervoor dat haar cliënteel via allerlei activiteiten opnieuw in het maatschappelijk circuit kan functioneren. De gegevens over de cliënten, de verschillende projecten en de lesgevers en begeleiders worden bijgehouden in een hiervoor ontwikkelde toepassing. Vorig jaar startte een project om de applicatie verder te optimaliseren en uit te breiden.

Betaalfiche uitgebreid Via de toepassing betaalfiche worden elke dag enkele honderden betaalopdrachten aan het OCMW-cliënteel automatisch uitgevoerd. Vorig jaar werd de toepassing omgezet in asp.Net en werden de mogelijkheden uitgebreid. Zo is er nu een beter zicht op de betalingen aan de cliënten en kunnen ook overschrijvingen aan derden uitgevoerd worden.

Betekeningen automatisch opgemaakt De maatschappelijke assistenten maken verslagen over hun cliënten die op hun beurt door de hoofdmaatschappelijke werkers goedgekeurd moeten worden. Daarna gaan de verslagen naar het sociaal klassement en wordt er een agenda opgemaakt van alle verzoeken en meldingen die de cliënten hebben. De beslissingen over deze vragen moeten gedetailleerd betekend worden aan de cliënten. De betekening moet een verantwoording van het bedrag én een berekening bevatten en op een begrijpelijke manier opgemaakt zijn. Vorig jaar startte Digipolis een project om deze betekeningen automatisch te kunnen opmaken door o.a. gegevens uit New Horizon te halen. De toepassing wordt opgeleverd in het voorjaar van 2010.

Vormingsmodule uitgebreid OCMW-medewerkers die willen deelnemen aan een opleiding, kunnen zichzelf en anderen op een eenvoudige manier in- en uitschrijven via een hiervoor opgezette webtoepassing. De vormingsmodule omvat ook een beheerdersdatabank die beheerd wordt door de dienst Vorming. De toepassing houdt rekening met de beschik-

65

DIRECTIE SECRETARIE Meldingsmanagement OCMW bare plaatsen en controleert de gegevens. In 2009 werd de toepassing verder uitgebreid en gebruiksvriendelijker gemaakt. In 2010 zal de vormingsmodule gekoppeld worden aan de personeelsdatabank Cevips, wordt er een workflowsysteem ingebed en zal het mogelijk zijn om een vormingsaanbod op maat aan te bieden door het definiëren van rechten en rollen.

Evenementendatabank OCMW Vorig jaar werd de evenementendatabank voor het OCMW opgeleverd. Deze toepassing beheert de interesses van het OCMW-cliënteel zodat ze rechtstreeks aangesproken kunnen worden als er evenementen zijn waarvoor zij korting kunnen krijgen. Momenteel wordt onderzocht hoe de cliënten verwittigd kunnen worden via sms.

e-Zorgdossier In 2009 werd in alle OCMW rusthuizen het e-zorgdossier geïmplementeerd. Hierin worden alle toegediende zorgen aan de residenten bijgehouden, hun medicatie, hun bloeddruk, enz. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om informatie uit te wisselen bij de wisseling van de shiften. Een verdere stap in het project is het onderzoek naar een mobiele oplossing. PDA’s bleken na evaluatie niet toegankelijk genoeg. Nu worden er kleine pocket-pc’s uitgetest die meegenomen kunnen worden op de rondes.

Digitaal sociaal dossier voor OCMW Gent Doel van het in 2009 opgestarte project ‘digitaal sociaal dossier’ is de dossiers die de maatschappelijk werkers van OCMW Gent via de toepassing New Horizon aanmaken, sneller en efficiënter digitaal te ontsluiten naar andere betrokken diensten en instanties. De analyse hiervoor werd in 2009 afgerond. Er werd beslist het project te koppelen aan het generieke project ‘document management system (DMS)’ voor stad en OCMW Gent met mogelijke uitbreiding naar Antwerpen. Het bestek hiervoor werd nog in 2009 uitgeschreven. De gunning gebeurt in het tweede kwartaal van 2010 met het oog op lancering medio 2011.

66

Het Gentse OCMW maakt sinds februari gebruik van het meldingssysteem van het OCMW van Antwerpen. Vorig jaar werd het Antwerpse systeem, een .N-toepassing, aangepast aan de noden van het Gentse OCMW. Burgers kunnen nu via een webformulier op de website van het OCMW een melding formuleren of een klacht indienen. Deze melding/ klacht komt in de nieuwe toepassing terecht en wordt door de medewerkers van de dienst Kwaliteit opgevolgd en doorgestuurd naar de bevoegde dienst.

Antwerpse en Gentse politie kiezen Sharepoint als intranetplatform

Lokale politie Gent

Zie rubriek synergie Antwerpen - Gent

67

INFRASTRUCTUUR GIGA: gemeenschappelijk Antwerpen en Gent Perimeterbeveiliging

platform

I n f ra s t r u c t u u r & o n d e r s t . G e n t

Zie rubriek synergie Antwerpen en Gent

Server en storage Antwerpen en Gent sloten samen een raamcontract af voor server en storage infrastructuur. Zo kon de stad Gent migreren naar een redundante omgeving. Per server werd hierbij gekozen voor of een virtualisatie of een ontdubbeling in clusters. Alle gegevens die in de ene computerzaal opgeslagen worden, worden nu meteen synchroon bijgehouden in de andere computerzaal. In totaal werden er al 139 servers gemigreerd naar de nieuwe omgeving. In 2010 wordt deze omgeving verder uitgebouwd.

Identity en access management In 2009 werd volop gewerkt aan het opzetten van een systeem voor identity en access management. Waar gebruikers nu nog manueel toegevoegd moeten worden om de juiste rollen en rechten te krijgen, zal dit in de nabije toekomst automatisch gebeuren. Wie in de personeelsdatabank zit, krijgt dan automatisch een e-mailadres en account voor het netwerk en – afhankelijk van zijn functie of dienst waarin hij werkt – toegang tot de nodige toepassingen. De testen worden in het voorjaar van 2010 afgerond.

FTP-server in gebruik De stad Gent maakt sinds vorig jaar gebruik van een FTP-server om grote bestanden uit te wisselen. Zo worden het e-mailsysteem en de samenwerkingsomgeving e-room ontlast. Een stadsmedewerker kan de bestanden zo opladen en afhalen. Externe partijen ontvangen hiervoor via e-mail een paswoord.

AC Portus in gebruik De stad nam in 2009 het gebouw AC Portus in gebruik. Digipolis zorgde voor de aansluiting op het glasvezelnetwerk en coördineerde de verhuisbewegingen van 400 ambtenaren. Tijdens

68

Dispatchingsysteem brandweer de verhuis werd de nodige aandacht besteed aan de optimalisatie van de werkplekken. Alle printers werden gecentraliseerd en er werden multifunctionele kopieertoestellen geplaatst.

Aansluitingen op het glasvezelnetwerk •

•

•

Voor het departement Onderwijs werd een 8-tal gebouwen op een schoolcampus uitgerust met een intern glasvezelnetwerk en ook aangesloten op het glasvezelnetwerk van de stad. Het stadhuis van Gent werd redundant aangesloten op het glasvezelnetwerk. Dit project liep in samenwerking met de universiteit van Gent en het parkeerbedrijf. Ook de jeugddienst van de stad is sinds vorig jaar aangesloten op het glasvezelnetwerk.

Vorig jaar werd de infrastructuur opgezet voor het nieuwe dispatchingsysteem van de brandweer. 100-oproepen worden nu manueel in het huidige systeem ingegeven en van daaruit gelokaliseerd. Vanaf midden 2010 is er een koppeling tussen de 100-centrale en het dispatchingsysteem zodat manueel ingeven niet meer nodig is. De oproepen worden direct gelokaliseerd, er wordt berekend welke voertuigen moeten uitrukken en er is een geïntegreerde dispatching mogelijk.

Load balancing en application security voor websites Digipolis zette vorig jaar een project op poten om – op de eerste plaats – de website van de Gentse Feesten extra te beveiligen tegen hackers en om de site permanent te kunnen aanbieden. Load balancing en application security laat toe om de belasting van de servers automatisch te regelen en registreert ook de gedragingen van de bezoekers. Zo kunnen malafide handelingen op tijd opgespoord worden en kan de toegang tot de website ontzegd worden. Ondertussen wordt deze hardware ook gebruikt voor andere websites van de stad Gent.

69

BEHEER EN ONDERSTEUNING Upgrade MS virtual application manager Vorig jaar startte Digipolis met het upgraden van de MS virtual application manager van het OCMW. Concreet betekent dit dat de virtuele omgeving waarin de toepassingen draaien, een hogere versie krijgt. De testen gebeurden vorig jaar, de implementatie gebeurt in 2010.

Telewerken mogelijk voor OCMW De laptops van de OCMW-medewerkers kunnen sinds vorig jaar zodanig geconfigureerd worden dat ze via hun elektronische identiteitskaart toegang hebben tot het stedelijk netwerk. Zo kunnen ze op een eenvoudige manier telewerken en beschikken over alle nodige documenten en toepassingen.

Draadloos netwerk in rusthuizen De rusthuizen Heiveld en De Vijvers werden vorig jaar uitgerust met een draadloos netwerk. De bewoners kunnen er genieten van een gratis internetverbinding. Daarnaast werd ook alle infrastructuur opgezet om te kunnen starten met het elektronisch zorgdossier.

Digipolis Gent gebruikt het softwarepakket Infra voor het registeren en opvolgen van alle meldingen en wijzigingsaanvragen van haar klanten. De servicedesk treedt op als een “single point of contact” om al deze meldingen en aanvragen te ontvangen en te verwerken.

Meldingen Type meldingen Er zijn verschillende types meldingen: • • • •

Incidenten Problemen Known errors (gekende problemen) Informatievragen

Het totaal aantal meldingen dat de servicedesk ontvangt, gaat sinds de invoering van Infra vijf jaar geleden in stijgende lijn. Binnen de verschillende types meldingen neemt de stijging van de informatieve vragen procentueel het sterkst toe (300%). In zuivere aantallen zijn de meldingen over software het sterkst gestegen (in 2009 telden we 900 meldingen meer dan in 2008 of een stijging met 10%). Meldingen worden opgelost door de verschillende afdelingen binnen Digipolis: het leeuwendeel door de servicedesk, toepassingsbeheer en systeembeheer. Door de sterke stijging van het aantal meldingen over software kreeg toepassingsbeheer aanzienlijk meer meldingen te verwerken dan het jaar ervoor. Opvallend hierbij is dat op een totaal van 4102 verwerkte meldingen door toepassingsbeheer er 517 meldingen voor SAP waren. Dit laatste geeft aan dat ook de meldingen over SAP meer en meer ingeseind en gestroomlijnd worden via het “single point of contact”. Prioriteit van een melding Elke melding wordt naargelang de impact en/ of dringendheid ervan geregistreerd volgens 4 prioriteiten van kritiek tot laag. Hoe hoger de prioriteit hoe korter de nagestreefde oplossingstermijn.

70

Hierbij vallen een viertal zaken op : •

• • •

Het aantal meldingen met prioriteit “Kritiek” – waarvoor crisiscommunicatie wordt uitgezonden naar de gebruikers – lag in 2009 beduidend lager tov de jaren voordien. Door een verbeterde opvolging worden deze kritieke meldingen sneller opgelost (74% binnen de 4 uren na melding) Het aantal meldingen met een prioriteit “hoog” bleef nagenoeg gelijk. Het aantal meldingen met een prioriteit “normaal” steeg dan weer sterk maar er werd een zelfde performantiegraad behaald als het jaar voordien inzake het oplossen van de meldingen.

Wijzigingsaanvragen Sinds het gebruik van Infra worden alle aanvragen voor wijzigingen (nieuwe pc, nieuwe gebuiker, wijziging van rechten, enz.) geregistreerd. Net zoals bij de meldingen neemt het aantal wijzigingsaanvragen elk jaar toe. Opvallend hierbij is de sterke stijging in 2009 tegenover 2008. Dit is grotendeels te verklaren door: •

• •

Een betere registratie. In 2009 startten we met het elektronisch aanbieden van een aanvraagformulier binnen het Infraklantenportaal. Zo bieden we onze klanten een eenvoudige manier om zelf een aanvraag in te dienen waarachter een geautomatiseerd proces de afhandeling ervan versnelt. Dit systeem zorgt ervoor dat de vroeger gebundelde aanvragen voor hard –en software nu logisch uit elkaar worden gehaald. Nieuwe aanvragen voor 1 locatie of dienst worden niet langer gebundeld in 1 aanvraag maar gesplitst in 1 aanvraag per vraag naar hardware of software.

Tot slot werd er in 2009 heel wat meer nieuw materiaal geleverd dan in 2008. Dit resulteerde in een aanzienlijke stijging van het aantal nieuwe installaties bij de klant.

71

Bedrijf: opdrachthoudende vereniging Digipolis Directeur Antwerpen: Peter Crombecq Directeur Gent: Johan Van der Bauwhede Aantal locaties: 2 Adres maatschappelijke zetel: Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen Adres Gentse afdeling: Bellevue 1, 9050 Gent Aantal personeelsleden: 343,5 VTE (cijfer van 15/01/2010) Missie: Digipolis is een partner bij het tot stand brengen van de efficiëntste totaaloplossingen op het vlak van telematica en maakt hierbij gebruik van innovatieve technologieën. Omwille van een continue kwaliteitsvolle dienstverlening is Digipolis een evidente partner en ze streeft hierbij naar een blijvende vertrouwensrelatie. Digipolis is in haar opdracht pas geslaagd indien ze steeds beter wordt beoordeeld. Vaste taken: Digipolis ontwikkelt, implementeert en ondersteunt softwaretoepassingen voor de verschillende diensten van de steden en OCMW’s van Antwerpen en Gent. Daarnaast hecht Digipolis ook veel belang aan een deskundige begeleiding van haar klanten bij de inproductiename van nieuwe toepassingen en aan een doordacht toepassingsbeheer. In totaal gaat het om enkele honderden toepassingen. Dit kunnen zowel aangekochte pakketten als eigen ontwikkelingen zijn. Die keuze is afhankelijk van de noden van de klant en het aanbod van de markt. Daarnaast levert Digipolis ook algemene ICTondersteuning aan haar klanten. Dat is een heel ruim dienstenpakket, gaande van de installaties van pc’s, servers en randapparatuur, telefoniebeheer, netwerken systeembeheer, beheer van het kopieerpark tot het leveren van helpdeskondersteuning en interventies bij de klant.

Redactieteam

Marijke Baeten, Berlinde De Gendt, Lies Gommers, en Miranda ‘T Jaeckx

Foto’s

Copyright stad Antwerpen Copyright stad Gent

Verantwoordelijke uitgever Peter Crombecq

Voor meer info bel, schrijf of mail ons

Digipolis Antwerpen - Bedrijfscommunicatie Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen T 03 338 76 14 [email protected]

72

Of bezoek onze website http://www.digipolis.be