JAARVERSLAG. Activiteitenverslag

JAARVERSLAG Activiteitenverslag

2007

INHOUD

DIGIPOLIS

2

PAG.

> Visie

3

> Synergie Antwerpen - Gent

6

Antwerpen > Synergie Antwerpen

10

> Stad Antwerpen

16

> OCMW Antwerpen

36

> Lokale politie Antwerpen

41

> Brandweer Antwerpen

44

> Infrastructuur & onderst. Antw.

45

Gent > Synergie Gent

60

> Stad Gent

63

> OCMW Gent

72

> Lokale politie Gent

74

> Infrastructuur & onderst. Gent

75

> Identiteitskaart Digipolis

80

Visie

Kritische zelfevaluatie volgens COBIT, basis voor intern verbeterproject In haar streven naar continue verbetering van haar eigen werking koos Digipolis in 2007 voor COBIT als raamwerk voor een kritische zelfevaluatie. COBIT is de internationale standaard van best practices voor IT-beheer. In 2007 werd in dit verband heel wat voorbereidend werk verricht, dat de basis vormt voor het verbeterplan D@2008. • De Digipolisprocessen werden in kaart gebracht en getoetst aan deze standaard voor IT-beheer; • De afwijkingen en risico’s werden beschreven; • De huidige en gewenste maturiteit werden bepaald en de behaalde scores werden vergeleken met de gemiddelden voor de publieke sector en de sector ITdienstverlening; Tenslotte werden er concrete verbeteracties uitgewerkt rond 10 prioritaire domeinen (o.a. strijd voor meer IT-veiligheid; professionelere & kwalitatievere projectwerking; technologische koersbepaling aan de hand van weloverwogen toekomstmodellen (Enterprise Architectuur); van reactief naar proactief onderhoud & dienstverlening; ondubbelzinnige afspraken met klanten én leveranciers via SLA’s enz). Begin 2008 werden multifunctionele werkgroepen gevormd die instaan voor de verfijning en realisatie van de voorgestelde acties en dit onder de noemer van het globale verbeterproject D@2008. Op twee van deze actiedomeinen zoomen we nader in (Enterprise Architectuur en ICT-meerjarenplan) omdat ze strategisch erg belangrijk zijn en omdat hiervoor zowel in Antwerpen als in Gent in 2007 al een flink pak werk werd verzet. In samenwerking met externe consultants werden ook de processen die Digipolis Gent hanteert, in kaart gebracht en afgetoetst aan de COBIT-standaarden. De volgende stap is de uitwerking van verbeteracties die in de loop van 2008 zullen worden opgestart.

Enterprise architectuur Enterprise architectuur is gericht op het in kaart brengen en optimaliseren van de globale IT-architectuur (data, toepassingen, infrastruc-

3

tuur) aan de hand van weloverwogen toekomstmodellen. In 2007 werd in eerste instantie een inventaris opgemaakt van de gebruikte gegevens, toepassingen en infrastructuur per bedrijfsproces. Uitgaande van dit basismateriaal werden de gewenste toekomstmodellen uitgewerkt: • Het informatiemodel definieert de belangrijkste gegevensentiteiten en hun relatie • Het applicatiemodel schets het gewenste beeld van toepassingen en hun samenhang • Het technologiemodel bepaalt de te volgen technologische koers • Het beheersmodel definieert rollen en verantwoordelijkheden om Enterprise Architectuur te verankeren in de organisatie en beschrijft procedures voor het beheer van de EA-modellen. Daarnaast werden er enkele prioritaire entiteiten en toepassingsgebieden gedefinieerd die eerst aan bod zullen komen: • Op het vlak van informatiearchitectuur zal prioritair rond de optimalisatie van 6 kernentiteiten worden gewerkt: medewerker, proces, product, bedrijf/leverancier/organisatie, pand/adres, persoon. Bovendien werden ook de gegevensverantwoordelijken aangesteld. • Op het vlak van applicatiearchitectuur zal prioritair rond de optimalisatie van 5 toepassingsgebieden worden gewerkt: meldingen, document management, stadsreiniging, vergunningen en openbaar domein. En ook de toepassingsgebiedverantwoordelijken werden aangesteld. Deze gegevens- en toepassingsgebiedverantwoordelijken van de klant werken samen met de informatie- en applicatie-architect van Digipolis aan de systematische optimalisatie van hun entiteit of toepassingsgebied. Binnen Digipolis Antwerpen begint Enterprise architectuur ondertussen echt tastbaar te worden. Nieuwe projectaanvragen worden steeds afgetoetst met het grotere plaatje van Enterprise architectuur. Deze systematische screening zal in de toekomst nog verder worden uitgebouwd. Inmiddels werden vanuit EA-standpunt al een reeks formele en informele adviezen geformuleerd Tenslotte kreeg Digipolis eind 2007 ook de opdracht om het OCMW te betrekken en een traject op te zetten voor de ontwikkeling van een bestuursoverschrijdende Enterprise Archi-

4

tectuur. Ook in Gent wordt volop getimmerd aan de uitbouw van een weldoordachte toekomstgerichte Enterprise architectuur. De timing is weliswaar anders dan die van EA Antwerpen, maar de ambities zijn dezelfde. Daarbij is het zeker ook de bedoeling ervoor te zorgen dat de architectuurmodellen van Antwerpen en Gent mooi op elkaar aansluiten.

ICT-meerjarenplannen in de maak ICT-meerjarenplan Antwerpen In de zomer 2007 werd het concept voor een ICT-meerjarenplan uitgewerkt. De methodiek die hiervoor ontwikkeld werd is MCM of de MultiCriteriaMethodiek. MCM laat toe een project op basis van 13 criteria een score te geven. Hoe hoger de score, hoe belangrijker het project. MCM wordt zo gehanteerd als hulpmiddel om een rangorde van belangrijkheid weer te geven. De 13 criteria zijn opgedeeld in 4 categorieën: het verplichtend karakter van het project, de strategische belangrijkheid, het efficiëntieperspectief en ICT-aspecten. Tenslotte wordt een kost- en tijdsfactor toegepast zodat projecten die sneller en met minder middelen resultaat leveren, een relatief hogere score bekomen. Ook de projecten nodig om de dagelijkse goede werking van het infrastructuurpark te verzekeren en up to date te houden, worden mee in de MCM-toetsing opgenomen. De MCM-methodiek genereert dus een overzicht van projecten, nodig om de business in stand te houden, bij te sturen en te doen groeien, gerangschikt volgens prioriteit. Daarna gebeurt de planning van de projecten, waarbij rekening gehouden wordt met tijdsafhankelijkheden en benodigde resources per competentiegroep. Het resultaat is een degelijk onderbouwd ICTmeerjarenplan. Het Manteam van de stad Antwerpen keurde in december reeds een eerste versie van het ICT-meerjarenplan goed, dat een gedetailleerd overzicht geeft van de projecten die zijn ingepland voor 2008-2009 en ook reeds aangeeft welke projecten in een latere fase worden opgepikt. Voortaan wordt deze oefening jaarlijks herhaald.

ICT-meerjarenplan Gent Ook in Gent werd in nauw overleg met de klanten hard gewerkt aan de opstelling van een ICTmeerjarenplan gekoppeld aan de strategische

doelstellingen van de Gentse klanten. Via een weldoordacht portfoliomanagement, waarbij de wenslijst van projecten wordt getoetst aan verschillende sets van criteria (o.a. efficiëntieverhoging, effect op de externe dienstverlening, ….), wordt getracht een evenwichtige en haalbare mix van projecten te destilleren waaraan dan aansluitend een planning in de tijd wordt gekoppeld. Volgens deze methode worden zowel het ICT-meerjarenplan voor de huidige legislatuur als de operationele plannen voor de periode 2008-2009 opgesteld.

SLA’s & producten- & dienstencatologi Digipolis Gent heeft in 2007 beheersovereenkomsten uitgewerkt met duidelijke en formele afspraken over de geboden dienstverlening en ondersteuning. Deze vormen de basis voor de latere service level agreements (SLA’s). Digipolis Antwerpen sloot met haar klanten al een poos geleden zogenaamde dienstverleningsovereenkomsten af en werkt in het kader van D@2008 eveneens aan SLA’s met zowel klanten als leveranciers. Beide vestigingen worden de laatste tijd meer

en meer geconfronteerd met vragen voor ondersteuning van andere diensten en organisaties (bv. stedelijke vzw’s, kinderdagverblijven, …). Om deze dienstverlening beheersbaar te maken wordt in eerste instantie werk gemaakt van gedetailleerde producten- en dienstencatalogi en prijslijsten.

Versterkte synergie We stellen ook een verdere versterking van de synergie-intenties vast. Momenteel staan er weer een paar grote dossiers op stapel (o.a. voor e-besluitvorming, nieuw financieel platform) waar Antwerpen en Gent gezamenlijk hun schouders onder zetten.

5

Synergie Antwerpen – Gent Tijdsregistratie stelselmatig uitgebreid

Sy n e r g i e

Verminderde werklast voor personeelsdiensten In 2005 werd de opdracht voor de implementatie van een tijdsregistratiesysteem gegund aan GET. Dit systeem moet de registratie van aanwezigheden verder automatiseren en zo bijdragen tot een vermindering van de werklast voor de betrokken personeelsdiensten. Tijdsregistratie maakt de invoering van glijdende werktijden mogelijk en zet ook de deur open voor een beperkte HR-selfservice in de toekomst.

Vervolgtraject Tijdsregistratie OCMW Antwerpen opgestart Bij het OCMW van Antwerpen was het tijdsregistratiesysteem reeds sinds 2006 in gebruik op het Centraal bestuur en in de RVT’s St.Maria, St.-Anna, Lozanahof, Hoge Beuken en op de technische dienst. In 2007 werd het vervolgtraject verder voorbereid. Dat had zowel betrekking op inhoudelijke uitbreidingen als op de uitbreiding van het aantal locaties. In januari 2008 werd de toepassing op de technische dienst uitgebreid met een module voor toegangscontrole. Nog dit voorjaar zal dit ook gebeuren voor de RVT’s St.-Anna, Lozanahof, Vinck-Heymans en De Serre. Eveneens in januari 2008 gingen de technische dienst en Galliford van start met flexibele arbeidstijden. Bovendien werd in Galliford geëxperimenteerd met het zgn. virtueel tikken, d.w.z. niet via een badgelezer maar via een inlogmodule op pc of laptop. Tenslotte werd in 2007 ook de uitbreiding van tijdsregistratie naar andere OCMW-locaties voorbereid. Volgende op de planning zijn de RVT’s Vinck-Heymans en Bartholomeusen en een 30-tal locaties van het Departement Maatschappelijke Integratie. Verwacht wordt dat deze locaties in het najaar van 2008 effectief met tijdregistratie aan de slag kunnen gaan.

Terugverdieneffect tijdsregistratie stad Antwerpen onderzocht Bij de stad startte het implementatietraject in het derde kwartaal van 2005. In een eerste fase werden de centrale infrastructuur en de koppeling met de personeelstoepassing HReM+ uitgewerkt. In een tweede fase werd de opzet

6

voor implementatie op de centrale personeelsdienst voorbereid. De verdere uitrol van tijdsregistratie naar de verschillende locaties stond een tijdje op een zijspoor omdat het project niet als één van de meest prioritaire projecten werd beschouwd. Vorig jaar werd er een onderzoek gedaan naar het terugverdieneffect van de decentrale implementatie van tijdsregistratie. Daarin werden investerings- en onderhoudskosten en mogelijke besparingen tegenover elkaar afgewogen. De invoering van een uniform tijdsregistratiesysteem zorgt voor een uniform kader voor alle medewerkers van de stad en maakt een eenduidige opvolging over alle bedrijfseenheden heen mogelijk. Dit leidt tot een behoorlijke tijdswinst, zowel op het vlak van registratie, opvolging als rapportering en maakt dus aanzienlijke besparingen mogelijk. Volgens eerste schattingen zou de investeringskost na ca. 4 jaar moeten zijn terugbetaald. Na de goedkeuring van het college kan de verdere uitrol van tijdsregistratie naar de verschillende stadsdiensten van start gaan. Het is de bedoeling om hiermee nog voor de zomer van start te gaan. Verwacht wordt dat het hele implementatietraject minstens 3 jaar in beslag zal nemen.

wijze en volgens urgentie. Diensten die verhuizen of diensten die momenteel nog niet over een tijdsregistratiesysteem beschikken, komen eerst aan bod. Eind 2008 moet het grootste werk achter de rug zijn. Alle aan- en afwezigheden van de stadsmedewerkers worden dan automatisch geregistreerd en via één gebundelde overzichtlijst doorgestuurd naar de personeelstoepassing CEVIPS voor verdere verwerking.

Gent en Antwerpen kiezen voor gezamenlijke oplossing Klantenmanagement Eén systeem voor alle klantcontacten Antwerpen en Gent timmeren gezamenlijk aan een professioneel beheersysteem voor klantcontacten. Daartoe werd een nieuwe module binnen het klantenbeheersysteem SAP CRM opgezet. Het doel is om alle klachten, mel-

Tijdsregistratie OCMW Gent quasi afgerond In augustus 2005 ging RVT Zonnebloem uit Zwijnaarde als eerste locatie van het Gentse OCMW van start met het tijdsregistratiesysteem van GET. Ondertussen is tijdsregistratie in gebruik bij het hoofdbestuur, campus Prins Filip en quasi alle rust- en verzorgingstehuizen. Enkel in RVT de Vijvers is het systeem nog niet operationeel.

Ook stad Gent neemt tijdsregistratiesysteem in gebruik Ondertussen is ook de stad Gent gestart met de invoering van het tijdsregistratiesysteem van GET. In een eerste fase kwamen de Sportdienst en de administratieve diensten van de Brandweer aan de beurt. De nodige hardware (prikklokken, netwerken, …) werd eind 2007 reeds geïnstalleerd. In maart 2008 ging de Sportdienst, die als piloot fungeert, dan effectief met het nieuwe systeem van start. Ondertussen werd ook een planning opgemaakt voor de stapsgewijze uitbreiding van tijdsregistratie naar alle stadsdiensten. Dit gebeurt op een pragmatische

7

dingen, suggesties en informatievragen die op verschillende plaatsen en via verschillende kanalen binnenkomen in hetzelfde systeem te registreren. Op basis van de toegekende categorie of onderwerp wordt het klantcontact dan automatisch doorgestuurd naar de bevoegde dienst voor verdere afhandeling.

Lancering Gent in twee fasen Gent ging als eerste van start met het nieuwe systeem. De lancering verliep in twee stappen. In november 2007 nam het call center van de stad Gent ‘Gentinfo’ als eerste de nieuwe module in gebruik. Begin december volgden de decentrale diensten. Zij kunnen de centraal opgeslagen klantendossiers voortaan rechtstreeks raadplegen en aanvullen. Deze toegang is uiteraard beperkt tot de dossiers die betrekking hebben op hun dienst. De nieuwe werkwijze moet een snellere en efficiëntere afhandeling en opvolging van klantcontacten mogelijk maken. De nieuwe CRM-module voor klantenmanagement werd meteen ontwikkeld in een hogere versie van SAP (versie 5.0). De bestaande CRM-modules (o.a. voor Kinderopvang) blijven voorlopig in SAP 3.0.

Antwerpen start in het voorjaar 2008 De Gentse collega’s konden bij deze opstart rekenen op de steun van Antwerpen. In april 2008 wordt de nieuwe module ook daar gelanceerd als intake-instrument voor alle klantcontacten. Behalve de stedelijke diensten zullen ook de ombudsvrouw en de kabinetten gebruik maken van dit systeem. De stedelijke infolijn en de sluikstortlijn worden mee geïntegreerd in deze CRM-module. Het klantenmanagementsysteem is volledig in lijn met de toekomstmodellen van enterprise architectuur. Het is de ambitie om op termijn alle klantencontacten via het zelfde systeem te laten verlopen zodat ook geïntegreerde rapportering hierover mogelijk is. Als voorbereiding op de geplande lancering werd de Antwerpse CRM-toepassing in 2007 alvast geüpgraded naar een hogere versie van SAP (5.0).

Voorstudie klachtenmanagement OCMW Gent In 2007 werd ook een marktonderzoek gedaan naar een geschikt pakket voor de opvolging van klachten bij OCMW Gent. Omdat de noden hier duidelijk anders liggen dan bij de stad Gent werden in eerste instantie de pakketten

8

onderzocht, die bij andere OCMW’s in gebruik zijn. De keuze viel op het pakket van OCMW Antwerpen.

CLASS Antwerpen Vanwege het niveauoverschrijdende karakter werd voor de implementatie van Centraal Leerlingen- en Leerkrachten AdministratieSySteem (CLASS) een meerjarenplan opgesteld. Het plan startte in 2005 en eindigt in 2008 Het pakket wordt in het basis, secundair, buitengewoon, deeltijds kunst en volwassenenonderwijs ingevoerd. Ook het centrale personeelssecretariaat is opgenomen in het implementatietraject. Momenteel zijn volgende modules en niveaus geïmplementeerd: • •

•

De boekhoudmodule in alle niveaus De module leerlingen- en personeelsadministratie in het basis en buitengewoon basisonderwijs en in het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs en de module leerlingfacturatie in het basis en buitengewoon basisonderwijs en in het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs.

Verder werd in 2007 de implementatie van de module cursisten in het volwassenonderwijs voorbereid. De behoefteanalyse werd opgesteld en de aanpassingen aan de programmatie uitgewerkt. De analyse voor het deeltijds kunstonderwijs werd eveneens opgestart zodat de implementatie in 2008 kan starten. Naast dit alles zijn ook enkele pilootscholen gestart met het rapporten- en leerlingvolgsysteem.

CLASS Gent - laatste loodjes De invoering van een centraal systeem voor leerlingen- en leerkrachtenadministratie zit in een eindfase. Modules van het pakket zijn momenteel reeds in gebruik bij het stedelijk basis-, secundair, volwassenen- en kunstonderwijs, de kinderdagverblijven en het CLB. De nieuwe rapportenmodule, gebruikt voor de verwerking van de resultaten van de leerlingen, is operationeel sinds september 2007. Het prototype van de boekhoudmodule is in test in gebruik in één basisschool. De verdere verspreiding is voorzien voor 2009.

Dispatching Hoofdwacht brandweer

Nieuw financieel systeem stad en OCMW Antwerpen en Gent

Eind augustus 2007 keurde de projectstuurgroep de conceptnota voor nieuwe dispatching software voor de Gentse Brandweer goed. Deze was gebaseerd op het concept dat voor de Antwerpse brandweer was uitgewerkt. De bestekken werden verstuurd naar geïnteresseerde leveranciers. Er werden drie offertes ingediend en de onderhandelingen zijn gestart.

Zowel de steden als de OCMW’s van Antwerpen en Gent hebben een goede reden om over te stappen naar een nieuw boekhoudkundig systeem. Daarom onderzoeken ze of het mogelijk is om een gemeenschappelijk financieel platform te implementeren en te gebruiken. Naast de evidente voordelen op het kostenvlak, zullen ook de gemeenschappelijke kennis en ervaringen duidelijke troeven zijn.

© Stad Antwerpen

Toekomstmodel datawarehouse & beleidsrapportering De Antwerpse en Gentse experts op het vlak van rapportering staken de koppen bij elkaar en tekenden een gezamenlijk model uit voor datawarehouseprojecten en beleidsrapportering. In essentie komt het erop neer dat alle SAP-toepassingen gebruik zullen maken van SAP Business Information Warehouse en dat alle andere toepassingen de datawarehouseomgeving van Cognos 8 zullen gebruiken. Voor beide dataware-house-omgevingen zal gebruik gemaakt worden van de rapporteringstools van Cognos 8.

Het nieuwe financiële systeem moet toelaten dat de steden, districten, OCMW’s, alle dochterbedrijven en de politie elk een eigen dubbele boekhouding kunnen voeren. Elke organisatie moet deze boekhoudingen ook kunnen consolideren. Daarnaast moeten budgetten opgevolgd en vastgelegd kunnen worden en is er een managementinformatiesysteem dat de nodige beleidsinformatie kan leveren.

Naast dit basisgedeelte worden andere modules zoals debiteuren- en crediteurenbeheer, schuldenbeheer enz. opgenomen in het bestek. Doel is om een uniform palet van verschillende randsystemen of modules aan te bieden. Elke organisatie kiest zelf - in functie van de behoeften, noden en kosten/baten – of en welke randsystemen zij zal implementeren. In 2007 werd op basis van de voorstudie een overheidsopdracht uitgewerkt. Deze werd eind januari 2008 gepubliceerd.

9

Synergie stad – OCMW Antwerpen Geslaagde lancering nieuwe loontoepasssing

Sy n e r g i e A n t w e r p e n

Geslaagde lancering In maart werd de eerste loonberekening voor de medewerkers van stad en OCMW Antwerpen uitgevoerd met de nieuwe loontoepassing (SAP payroll). Een puike prestatie! Het project impliceerde immers veel meer dan de overstap van een oude naar een nieuwe toepassing. Stad en OCMW, die tot vorig jaar elk hun eigen loontoepassing hadden, werken voortaan met hetzelfde systeem. Ook de aangiften voor RSZ, belastingen, … verlopen voortaan vanuit dit gemeenschappelijke systeem. De lancering van de nieuwe loontoepassing betekent niet alleen een fikse vereenvoudiging en kostenbesparing op het vlak van beheer en ondersteuning, maar bracht ook een intensieve harmoniseringsbeweging op gang, zowel op inhoudelijk, technisch als organisatorisch vlak.

Verhoogde aandacht eerste jaar operationele werking Het eerste jaar operationele werking met de nieuwe loontoepassing vroeg heel wat extra aandacht. Naast de maandelijkse loonberekeningen waren er immers nog heel wat kwartaal- en jaarprocessen die voor de eerste maal moesten draaien. Denken we maar aan de uitbetaling van vakantiegeld en eindejaarstoelage, de aanmaak van de fiches voor de belastingaangifte .. enz. Bovendien moesten ook de historische data uit de oude loontoepassingen worden overgeheveld zodat aansluitend ook de corrigerende RSZ-aangiften voor 2005 en 2006 konden worden uitgevoerd. En ook de rapportering moest worden aangepast.

Actieplan voor stabiele loonverwerking Om de loonverwerking in goede banen te leiden werd een actieplan uitgewerkt dat zich focuste op: • functionele bijsturingen van de toepassing om fouten bij de bron uit te sluiten; • verhoogde systeem- en outputcontroles; • een preventief noodplan om in geval van incident onmiddellijk actie te nemen en zo de impact van een incident te minimaliseren. Via dit actieplan wil Digipolis samen met haar klanten de stabiliteit van de loonverwerking in alle omstandigheden kunnen garanderen.

10

Vervolgprojecten Twee projecten die in het zog van de implementatie van de nieuwe loontoepassing werden opgestart zijn: • de afbouw van de oude loontoepassingen • de opstart van een versiebeheerproject voor de nieuwe loontoepassing.

Afbouw oude loontoepassingen Afbouw loontoepassing OCMW Eind juni 2007 werd de oude loontoepassing van het OCMW afgebouwd. De historische gegevens werden overgepompt naar het datawarehouse waar ze raadpleegbaar blijven. Er werden ook een aantal standaardrapporten in Cognos opgezet. Een 20-tal gebruikers werd opgeleid om deze te gebruiken.

Afbouw loontoepassing stad De stad volgde een gelijkaardig scenario. Er werd een datawarehouse historische opgezet, samen met een aantal standaardrapporten in Cognos. Eind november moest eerst de DMFAPPL-toepassing nog worden afgebouwd, gebruikt voor het doorsturen van de RSZgegevens naar RSZPPO. Dit gebeurt voortaan immers via de nieuwe loontoepassing. Enkel het stukje voor de elektronische handtekening uit DMFAPPL blijft behouden. Begin 2008 zal de oude loontoepassing van de stad dan ook definitief worden opgeborgen.

gende infrastructuur te maken heeft. Maandelijks is er een SLA-overleg tussen stad, OCMW, SD Worx en Digipolis. Zij bespreken hier de meldingen die via de Digipolis-helpdesk werden ingeseind en beslissen welke aanpassingen in de volgende versie worden opgenomen. Het is de bedoeling om elke maand een nieuwe versie in productie te brengen.

Nieuwe versie HReM+ In 2007 werden drie nieuwe versies van de geïntegreerde personeelstoepassing HReM+ in gebruik genomen. De versies van april en juni bevatten heel wat kleinere wijzigingen en een aanzet tot het verfijnen van het controlesysteem op de registratie van ADV-dagen. Meest opvallende wijziging in de versie van november was de invoering van de automatische controle op de registratie van ADV-dagen zoals bepaald in het OCMW-reglement. Daarnaast werd voor de stad het derdebetalerssysteem voor abonnementen van NMBS en De Lijn ingevoerd. Concreet betekent dit dat werknemers van de stad hun abonnement niet meer hoeven voor te schieten. NMBS en De Lijn rekenen hun kosten rechtstreeks door aan de stad.

Versiebeheer loontoepassing gestart In het laatste kwartaal van dit jaar zal het implementatietraject van de nieuwe loontoepassing worden afgesloten. Ondertussen werden het versiebeheer en de operationele werking al wel opgestart. Hiervoor werd een SLA (Service Level Agreement) opgesteld waarin de afspraken tussen de betrokken partners worden vastgelegd. De SLA heeft betrekking op het wettelijk onderhoud en de afhandeling van vragen en problemen. Wijzigingsaanvragen vallen buiten het onderhoudscontract en worden apart gefactureerd. SD Worx staat in voor het onderhoud van de loontoepassing; Digipolis behartigt alles wat met het HReM+loondossier en de onderlig-

© Stad Antwerpen

11

Personeelstoepassingen afgestemd op nieuwe wettelijke bepalingen Regelmatig komen er nieuwe wetten of decreten uit die rechtstreeks of onrechtstreeks invloed hebben op de personeelswerking van de stad en het OCMW en dus ook op de ondersteunende toepassingen. Ook de afsluiting van nieuwe sectorale akkoorden heeft hierop meestal zijn weerslag. Al deze wijzigingen worden stapsgewijs aangepakt via het project ‘HRM en reglementering’. In 2007 werden volgende zaken aangepakt: • • • •

verhoging van het bedrag van de maaltijdcheques vanaf januari 2007; verhoogde tussenkomst door de werkgever in kosten van het woon-werkverkeer; vermindering uren vorming voor niveau E; uitbetaling van de attractiviteitspremie, een aanvulling op de eindejaarstoelage voor de federale gezondheidssector. In september werd de premie voor de periode 2005-2006 uitbetaald. De betaling voor 2007 gebeurde in november.

Momenteel onderhandelen stad en OCMW nog met hun syndicale partners over de concrete toepassing van de bepalingen uit het nieuwe gemeentedecreet (overwerk, vakantie, opdrachthouderschap, ….). Als deze onderhandelingen zijn afgerond, zullen ook de ondersteunende IT-systemen aan de nieuwe regelgeving worden aangepast. In 2007 werd hiervoor al heel wat voorbereidend werk verricht.

Naar een professioneel ondersteund competentiebeheer Eind 2007 werden de eerste stappen gezet voor de invoering van competentiebeheer bij de stad en het OCMW van Antwerpen. In eerste instantie werd bekeken hoe dit competentiebeheer zal worden opgezet

12

en welke mogelijkheden PeopleSoft Human Capital Management biedt. Harmonisatie van de werking bij stad en OCMW zijn daarbij een belangrijk uitgangspunt. In de nog op te starten voorstudie wordt onderzocht hoe dit best kan worden ingebouwd in de bestaande architectuur. De voorstudie moet resulteren in vier implementatiedossiers: • competentiebeheer opzet • competentiebeheer werving & selectie • competentiebeheer carrièreplanning • competentiebeheer evaluatie en procesmodellering De voorstudie moet begin 2009 zijn afgerond. De eerste tastbare resultaten worden verwacht voor de eerste helft van 2009.

Beleidsrapportering stad Antwerpen Succesvolle begrotingsopmaak met nieuw begrotingsmodel Voor de opmaak van het personeelsbudget maakte de bedrijfseenheid Personeelsmanagement van de stad Antwerpen in 2007 gebruik van een fonkelnieuw begrotingsmodel. In Cognos 8 werd een nieuwe begrotingskubus (d.i. een multidimensionele rapporteringsomgeving) uitgewerkt waarmee de gebruikers de nodige voorbereidende analyses en simulaties konden uitvoeren ter voorbereiding van de begrotingsopmaak. Bovendien schreef de COSMO-groep van Digipolis ook een stukje soft-

ware voor het parameterbeheer van dit model. Het grote voordeel van de nieuwe werkwijze is de sterk verhoogde flexibiliteit en onafhankelijkheid voor de gebruikers: zij kunnen voortaan immers zelf de verschillende loonkostcomponenten en ook de periodes beheren. De geïntegreerde simulatie- mogelijkheden maken het mogelijk om verschillende alternatieve pistes tegenover elkaar af te wegen op basis van realistisch cijfermateriaal.

Verbruiksmonitor bijna klaar In nauw overleg met de eindgebruikers werkte Digipolis een verbruiksmonitor uit. Deze is bedoeld om het verbruik van de kredieten op te volgen en het toekomstige verbruik te voorspellen. De verschillende stappen om data (begrotings-, loonkost- en boekhoudgegevens) in te voeren werden gedefinieerd en de verwerkingswijze werd vastgelegd in een model. Na validatie van de finale resultaten is de verbruiksmonitor klaar om in productie te gaan.

Beleidsondersteunende rapportering stad Sinds maart 2007 worden er 13 standaardrapporten afgeleverd met actueel statistisch materiaal over een aantal vaste thema’s zoals vorming, overwerk, waarderingen, absenteïsme. Deze rapporten worden maandelijks besproken op het manteam en vormen een belangrijke ondersteuning voor het nemen van gefundeerde beleidsbeslissingen. Begin 2008 werden deze standaardrapporten geoptimaliseerd en herleid tot 10 standaardrapporten. Ook de doelgroep werd uitgebreid. Het manteam van de stad krijgt de standaardrapporten maandelijks in pdf-formaat bezorgd. De personeelsverantwoordelijken van elke bedrijfseenheid kunnen de gegevens in de toepassing zelf opvragen en verder analyseren. Op langere termijn wil men ook analytische rapporten kunnen aanbieden. Deze moeten PM en de bedrijven in staat stellen om de voortgang van het gevoerde beleid te toetsen aan vooraf gedefinieerde meetindicatoren om vervolgens te kunnen bijsturen waar nodig. Bovendien moet het mogelijk zijn om vanuit de rapportering op managementniveau meteen verder in te zoomen op de hiermee gekoppelde rapporteringen op operationeel niveau. Daarbij is harmonisering van de beleidsrapportering tussen stad en OCMW een belangrijk aandachtspunt.

Ook een benchmarking met vergelijkbare organisaties zoals de Vlaamse Gemeenschap staat op de verlanglijst.

Beleidsrapportering OCMW Decentralisatie HReM+rapportering OCMW Dit project heeft een tijdje op een zijspoor gestaan omdat er nog geen duidelijkheid was over de overstap naar een hogere versie van de rapporteringssoftware (Cognos) die men hiervoor zou gebruiken. Eind 2007 werd het project weer opgepikt. Het bestaat uit twee grote luiken. Optimaliseren toegangsrechten In eerste instantie moest er een actualisering van de effectieve gebruikers gebeuren. Die is ondertussen achter de rug. In april moeten hiervoor ook technische wijzigingen zijn doorgevoerd. Maximale standaardrapportering via HReM+datawarehouse Vandaag gebeuren er nog steeds rapporteringen via Excel of Acces die perfect via het HReM+datawarehouse zouden kunnen verlopen. De integratie wordt in het raam van dit project voorbereid. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen de beleidsrapporten enerzijds en de operationele rapporten anderzijds. Bij de eerste groep staat de verdere harmonisering tussen stad en OCMW centraal. Bij de tweede groep ligt het accent op een verdere standaardisatie van de rapportering en een vereenvoudiging van het decentrale inputwerk. Al deze acties worden gezien in het licht van de geplande migratie van Cognos 7.0 naar Cognos 8.0.

13

Verkiezingen 10 juni vlot verlopen

Inspanningen voor OBMI

Zondag 10 juni vonden de federale verkiezingen plaats. De organisatie van zo’n stembusgang is een omvangrijk karwei, waar behalve de bedrijfseenheden Burgerzaken, Patrimoniumonderhoud en Districts- en Loketwerking ook Digipolis actief bij betrokken is. Net als bij de vorige edities was de technische coördinatie van de verkiezingen voor de stad Antwerpen ook nu weer in handen van Digipolis. Concreet zorgde Digipolis voor het vooraf testen van de stemapparatuur, de installatie van deze apparatuur in de 364 Antwerpse stembureaus, gevolgd door bijkomende testen en controles en voor de technische assistentie in de stembureaus op de dag van de verkiezingen. Verder was er ook deze keer een telefonische helpdesk voorzien en stond er een interventieploeg paraat om bij pannes onmiddellijk in te grijpen. Het hoofdbureau voor de provincie Antwerpen was gewoontegetrouw gevestigd in de Digipolis-gebouwen. Daar werden alle deelresultaten verzameld en getotaliseerd. Dankzij de goede voorbereidingen en de inzet van enkele honderden medewerkers van stad en Digipolis zijn de verkiezingen in Antwerpen zowel op technisch als op organisatorisch gebied zeer correct verlopen en werden de resultaten tijdig naar Brussel gecommuniceerd.

De stad en Digipolis bouwden ook tijdens het voorbije jaar volop verder aan het omgevings-, beleids- en management informatiesysteem. Doel is om op een correcte en duidelijke manier te kunnen rapporteren over de gang van zaken. OBMI levert dan ook informatie aan om beleidsbeslissingen te ondersteunen. In 2007 werd de OBMI-infrastructuur verder geconsolideerd en gestabiliseerd. Als rapporteringsomgeving wordt gebruik gemaakt van Cognos 8, een webgebaseerde toepassing die ondermeer toegang verleent tot standaardrapporten, een analyse-omgeving, ad hoc rapporteringsmogelijkheden en scorecards. Om specialisten van de verschillende beleidsdomeinen (financiën, HR, patrimoniumbeheer,…) toe te laten de data en rapporten voor hun specifiek domein te beheren, valideren, publiceren,… startte Digipolis met de bouw van datamarts. Dit zijn functionele verzamelingen van gestructureerde data per domein. Een eerste datamart voor Financiën werd begin 2007 opgeleverd. Resultaat: een gestructureerde rapporteringsomgeving voor alle boekhoudkundige gegevens van de stad. De datamart werd tijdens de rest van het jaar geoptimaliseerd. Zo werden bv. een aantal controles ingebouwd om de gegevens te kunnen controleren op hun

14

Tussentijdse evaluatie, aanzet tot nieuwe koers juistheid. Parallel werd ook gewerkt aan een datamart debiteuren. Hiermee kunnen alle gegevens over de debiteuren van de stad in kaart gebracht worden. Het gaat zowel om de fiscale gegevens – die uit BIAS komen – als de niet-fiscale gegevens, die door AVIAS aangeleverd worden. De datamart debiteuren wordt in mei 2008 helemaal afgewerkt.

Nieuwe CRM-strategie voor Antwerpen CRM, fundamentele bouwsteen voor betere dienstverlening In augustus 2006 gingen het telefonisch loket en een aantal back-office diensten als eerste van start met CRM, het customer relationship management of klantenbeheersysteem van de stad. De invoering van CRM kadert in het algemene plan van de stad om haar dienstverlening te verbeteren. In dit verband besliste het beleid dat alle loketten van de stad in de toekomst volgens hetzelfde concept moeten worden uitgebouwd en dat daarbij ook dezelfde ondersteunende software moet worden ingezet. CRM is hierbij één van de fundamentele bouwstenen, naast o.a. het content management systeem (CMS), het kennismanagement systeem (KMA), het nieuwe elektronische loket (ELAN), …

Eficiëntere afhandeling en opvolging van klantendossiers In CRM zitten alle klantendossiers centraal opgeslagen. CRM-gebruikers verspreid over de stad kunnen ze echter altijd decentraal opvragen en aanvullen. Elke aanvraag via welk kanaal die ook binnenkomt (telefoon, e-mail, fax, loket, …), resulteert in een CRM-dossier, dat automatisch het juiste traject voor verdere afhandeling volgt. Heel handig is verder dat iedereen de status van een aanvraag op elk moment kan opvragen. Dankzij CRM hebben de stadsdiensten een duidelijk overzicht van de lopende dossiers over de kanalen heen, dubbele dossiers worden voorkomen, overname van dossiers (bv. bij ziekte) is eenvoudiger … Kortom, CRM maakt de dienstverlening beter beheersbaar voor de stad. En daar plukt uiteindelijk ook de burger de vruchten van.

In 2007 werd het Antwerps CRM-project aan een tussentijdse evaluatie en een onafhankelijke audit onderworpen. De conclusie hiervan was dat de CRM-oplossing vanuit functioneel en technisch standpunt zeker een goede keuze is en geschikt om een efficiënte multikanaaldienstverlening op te zetten. Ook de basisopzet bleek technisch en structureel goed uitgewerkt. Wel werden enkele optimalisaties voorgesteld. Daarnaast werd er ook een nieuwe CRM-strategie voor de toekomst uitgewerkt. Voor de verdere uitbouw van CRM zal men zich focussen op de kernfuncties en standaardfunctionalitieten van het pakket. Als het CRM-gehalte van een nieuwe aanvraag beperkt is, zal het aangewezen zijn een aparte oplossing uit te werken en die te integreren met CRM in plaats van deze volledig binnen de CRM-omgeving te bouwen. Extra voordeel is dat deze integratie met CRM in een latere fase kan gebeuren en dat de nieuwe oplossing al kan worden gebruikt. Als de analyse van de nieuwe aanvraag een hoog CRM-gehalte aangeeft, worden beide opties tegenover elkaar afgewogen: realisatie binnen CRM of de uitwerking van een aparte toepassing die integreert met CRM. Een kosten-batenanalyse moet deze keuze mee bepalen. De mate waarin men gebruik maakt van standaardfunctionaliteiten of herbruikbare componenten van de CRM-toepassing zal daarbij doorslaggevend zijn. De nieuwe strategie werd bekrachtigd door het manteam van de stad en dient als leidraad voor de verdere uitbouw.

Nieuw elektronisch loket in productie De invoering van een CRM-pakket is een ingrijpende aangelegenheid, niet alleen op technisch maar ook op organisatorisch vlak. Daarom werd beslist om stapsgewijs te werk te gaan, zowel wat producten, kanalen als betrokken diensten betreft. In een eerste fase werd CRM ingevoerd voor een negental producten. In april 2007 werd het elektronisch loket op www.antwerpen.be in gebruik genomen. Via dit loket, dat uiteraard altijd open is, kunnen inwoners van Antwerpen dezelfde negen producten (o.a. doorgeven adreswijziging, opvragen van geboorteaktes, huwelijksaktes, …) van thuis uit opvragen. De aanvrager identificeert zich met zijn elektronische identiteitskaart. Zo zet Antwerpen weer een cruciale stap in de uitbouw van een echt e-government.

15

MARKETING & COMMUNICATIE

S TA D A n t w e r p e n

Website stad Antwerpen uitgebreid met nieuwsbriefcomponent In de tweede helft van oktober werd de een nieuwe en verbeterde nieuwsbriefmodule in gebruik genomen. Deze functionaliteit bestaat uit 3 modules: • Een inschrijfmodule voor het abonneren op gepersonaliseerde informatie • Een redacteurenmodule voor het samenstellen van nieuwsbrieven zowel naar inhoud als naar vorm. • Een publicatiemodule voor het genereren en versturen van de nieuwsbrief. Deze nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om aan de hand van bestaande informatie in het Content Management Systeem (CMS) elektronische nieuwsbrieven aan te maken. De redacteur selecteert de informatie die hij wenst te publiceren in zijn nieuwsbrief. Hij bepaalt de doelgroepen, kiest de juiste lay-out en stelt het verzenduur in. De nieuwsbrief wordt automatisch gegenereerd in de juiste lay-out en verstuurd naar de abonnees, die zich via een webpagina ingeschreven hebben met opgave van hun interessedomein(en). Begin oktober verscheen de eerste wekelijkse antwerpen.be-nieuwsbrief gebruikmakend van deze generieke nieuwsbriefcomponent. De nieuwsbrief bevat actuele informatie gericht op bewoners van Antwerpen en haar districten. Deze informatie is thematisch opgebouwd en bevat alle informatie over de stad Antwerpen. Eind oktober verscheen de eerste elektronische nieuwsbrief van de musea Antwerpen, de bewaarbibliotheken en de erfgoedcel. Dit maandelijkse e-zine bevat cultureel nieuws, informatie, leuke tips en links voor achtergrondinformatie. En in de loop van november was het de beurt aan de vacaturenieuwsbrief van de stad Antwerpen om online te gaan. Ook andere bedrijfseenheden hebben interesse in deze nieuwe component en zullen weldra een eigen nieuwsbrief publiceren.

Nieuwe intranettoepassing binnen CMS voor Infolijn Antwerpen Eén handige toegang tot alle infobronnen Dagelijks komen er op de infolijn, het call centrum van de stad, honderden vragen over de meest uiteenlopende onderwerpen binnen.

16

Snel en gericht informatie kunnen opzoeken is voor de medewerkers van de infolijn dan ook van cruciaal belang om hun klanten een goede service te kunnen verlenen. Vroeger zat die info verspreid over verschillende toepassingen, websites, databases, … wat het opzoekwerk flink bemoeilijkt. Daarom werd binnen het content management systeem (CMS) een aparte intranettoepassing opgezet waarmee de medewerkers een snelle, directe toegang hebben tot alle informatie op Antwerpen.be én andere informatiebronnen. Bovendien werd naar aanleiding van dit project info uit KMA (Kennis Management Antwerpen met info over producten, diensten, prijzen, procedures) en Register (aparte database met aanvullende info) opgekuist en overgezet naar het CMS-systeem.

Gebruiksgemak en herbruikbaarheid centraal Aan de hand van gebruikersobservaties en interviews werd een toepassing ontwikkeld die optimaal aan de concrete gebruikersbehoeften beantwoordt. Centraal op de startpagina staat het overzicht van alle nuttige informatiebronnen, er is een overzichtelijke “A tot Z” en een krachtige zoekfunctie die ook alle onderliggende sites, toepassingen en databases doorzoekt. Via het prikbord kunnen belangrijke of actuele zaken in de kijker worden geplaatst. Gebruikers kunnen ook heel makkelijk zelf snelkoppelingen of links toevoegen. Op elke pagina staat een knop ‘antwoord geven’ die de gebruikers aanklikken wanneer zij een vraag over dat thema beantwoordden. Zo krijgt de dienst een heel precies beeld van de vragen en

thema’s die bij de bevolking leven. Behalve aan het gebruiksgemak werd ook ruim aandacht besteed aan de herbruikbaarheid van de toepassing voor andere doeleinden.

Nieuwe beeldbank voor het intranet Ze bevat bijna 21 000 sfeerbeelden, portretten en stadszichten en werd op 16 oktober officieel in gebruik genomen. De meeste beelden zijn heel recent (van 2005 tot en met september 2007). Wekelijks groeit de beeldbank nog aan met de laatste nieuwe foto’s van evenementen en gebeurtenissen. Het beeldmateriaal is ofwel van de eigen stadsfotografen ofwel gekocht van externe fotografen. Beelden van een fotoreportage worden gedurende een bepaalde tijd geblokkeerd zodat de aanvrager de foto’s gedurende die blokkeerperiode exclusief kan gebruiken. Na enige tijd worden de foto’s ook vrijgegeven voor anderen. De nieuwe beeldbank maakt ook gebruik van een verbeterde zoekfunctie die het op thema, op trefwoord of op datum zoeken mogelijk maken. Beelden die na verloop van tijd niet actueel genoeg meer zijn om ze nog in de beeldbank te behouden, kunnen worden aangeduid. De aangeduide beelden worden dan op een vlotte manier overgeheveld naar de bestanden van het stadsarchief, en verwijderd in de beeldbank. © Stad Antwerpen

17

antwerpen.be-adressen overgebracht naar nieuwe provider Vele Antwerpenaren hebben de laatste jaren gebruik kunnen maken van een persoonlijk e-mail adres eindigend op @antwerpen.be. Digipolis had hiervoor een kostenloze samenwerking met de firma Scarlet, die echter te kennen had gegeven hiermee te willen stoppen. In navolging van Scarlet werd een andere firma HostBasket uit Lochristi aangeduid om het beheer van deze adressen op zich te nemen, ditmaal middels een betalend contract Iedereen die de afgelopen jaren een antwerpen. be-adres had en dit nog actief in dienst heeft, werd medio 2007 overgebracht naar de nieuwe provider. Ook de Antwerpen.be-websites die sommige burgers in het verleden hebben aangemaakt (een 100-tal) werden mee overgenomen door de nieuwe provider. In het licht van de budgettaire beperkingen, worden enkel nieuwe e-mailadressen uitgereikt aan cursisten van het antwerpen.be-centrum (ABC).

DISTRICTS- & LOKETTENWERKING Nieuwe BEAM-versies In 2007 nam de overheid een rits nieuwe e-govinitiatieven, die uiteraard ook hun gevolgen hadden voor de Antwerpse bevolkingstoepassing BEAM. De hiervoor vereiste aanpassingen werden opgenomen in de versie die in februari in productie ging: • Start van het pilootproject voor de uitreiking van de elektronische verblijfstitels (identiteitskaarten) voor vreemdelingen. Antwerpen maakte deel uit van deze pilootgroep. • Start van de uitreiking van de elektronische kinderpasjes (e-kids). • Wettelijke wijzigingen in de regelgeving inzake afstamming maakten de invoering van nieuwe aktes en de aanpassing van bestaande aktes noodzakelijk. • De huidige (problematische) huisnummering van de grote woonblokken in Antwerpen werd aangepast. Dit maakt een vlottere doorsturing van de adresgegevens naar het Rijksregister mogelijk. Hiervoor waren aanpassingen in BEAM vereist. En dan was er nog het pilootproject (samen met Fedict) voor de veel besproken elektronische gegevensuitwisseling voor de geboorteaangifte. Concreet komt het erop neer dat de ziekenhuizen de gegevens die nodig zijn voor de geboorte-aangifte elektronisch doorsturen naar de betrokken overheden (Burgerlijke Stand, Bevolking, Volksgezondheid, NIS, Kruispuntdatabank, regionale overheden, …). Het paperassenwerk achter de schermen wordt hierdoor een flink stuk vereenvoudigd, maar de kersverse ouders zullen hun kindje echter nog steeds bij de Burgerlijke Stand moeten aangeven. De versie die in oktober online ging, bevatte als belangrijkste wijzigingen: • Het versturen van inlichtingenbulletins van strafregister via e-mail rechtstreeks vanuit BEAM; • De registratie van het nieuwe rijbewijs G; • Aanpassingen als gevolg van de nieuwe regelgeving over de inburgeringplicht; • Toevoeging van nieuwe en aanpassing van enkele bestaande verblijfsvergunningen. Tenslotte werd in oktober ook nog een nieuwe versie van het BEAM-datawarehouse in gebruik genomen.

18

Voorstudie nieuwe bevolkingstoepassing De huidige bevolkingstoepassing BEAM is aan vervanging toe. De toepassing is nog moeilijk uitbreidbaar en het onderhoud wordt te complex en dus te duur. De overstap naar een nieuwe toepassing is onvermijdelijk. Districtsen loketwerking en Digipolis zijn alvast gestart met de voorstudie. Belangrijk in dit verhaal is dat zij heel duidelijk samen hun schouders onder dit project zetten en dit al tijdens de voorstudie. Ook de districten waren van meet af aan nauw betrokken. Eind augustus werd het projectdossier voor dit voorstudieproject goedgekeurd. Hierin worden de organisatie, de aanpak, de doelstellingen en ook de timing vastgelegd. Daarna werrden de behoeften voor de nieuwe toepassing in kaart gebracht. In november werd deze analysefase afgerond. Vervolgens startte het marktonderzoek. Verschillende oplossingsalternatieven werden tegenover elkaar afgewogen. Eind april moet hierover een beslissing vallen. Het vervolgtraject hangt af van de gekozen piste. Bij aankoop van een bestaand pakket start de gunningsprocedure. Als beslist wordt het pakket zelf te schrijven, start de analysefase.

ANYS als monitoringtool Het klantbegeleidingssysteem ANYS, dat de optimale doorstroming van klanten naar loketten berekent in functie van de vraag en het beschikbare personeel, wordt sinds kort ook ingezet als monitoringtool. Daartoe werd stevig gesleuteld aan de rapporteringsfunctie zodat op basis van de gegevens uit ANYS relevante overzichtsrapporten kunnen worden aangeboden, die de werking van het district cijfermatig in kaart brengen (gemiddelde wachttijden, behandelingstijden per product, ….) en trends, piekperiodes en pijnpunten blootleggen. Op basis van dit statistisch materiaal kan de dienstverlening dan verder geoptimaliseerd worden. De eerste rapporten werden in mei gegenereerd. Er bleken echter nog bijsturingen nodig. Deze werden stelselmatig aangepakt. De andere projecten voor het bedrijf Districtsen Loketwerking van de stad Antwerpen zijn alle synergieprojecten die liepen in samenwerking met andere bedrijven van de stad Antwerpen of met de stad Gent.

© Stad Antwerpen

19

Gent en Antwerpen kiezen voor gezamenlijke oplossing Klantenmanagement Zie rubriek synergie Antwerpen – Gent

Verkiezingen 10 juni vlot verlopen Nieuwe CRM-strategie voor Antwerpen Nieuw elektronisch loket in productie Zie rubriek synergie Antwerpen

BESTUURSZAKEN B3M en Notulus compatibel met Office 2003 B3M is de toepassing waarmee besluiten zodanig opgemaakt kunnen worden dat ze zowel qua indeling, lay out als stijl beter leesbaar zijn. Notulus is het notuleringssysteem dat gebruikt wordt voor het college, de gemeenteraad, de bureaus, de districten en het managementcomité van de stad Antwerpen. Onderliggend gebruiken zowel Notulus als B3M het documentenbeheersysteem Documentum en Office. Beide toepassingen hebben de nodige aanpassingen ondergaan om met de nieuwe versie Office 2003 te kunnen werken.

Betere performantie en afgestemd op Office 2003 Aanhoudende performantieproblemen lagen begin 2007 aan de basis van een grondige herwerking van beide toepassingen. In juni 2007 ging een nieuwe versie van Notulus in productie, met een zeer gunstig effect op de performantie en stabiliteit van het systeem als gevolg. Eind juli 2007 werden Notulus en B3M versie 2.5 in productie gezet, waardoor beide toepassingen nu volledig compatibel zijn met MSOffice 2003. Eind november 2007 volgde een upgrade vanwege de invoering van een bijkomend bestuursorgaan, n.a.v. de delegatie van bepaalde bevoegdheden kaderend in het nieuwe gemeentedecreet. Naast het bestuursorgaan ‘Besluiten College’ werd het bestuursorgaan ‘Besluiten Stadssecretaris’ toegevoegd wat enkele aanpassingen met zich meebracht.

Verwerking inkomende post binnen 14 dagen (VIP14) organisatorisch uitgebreid en functioneel verbeterd

© Stad Antwerpen

20

Het briefregistratie- en opvolgingssysteem VIP14 is een intranettoepassing waarmee brieven gericht aan het college van burgemeester en schepenen, elektronisch gescand, geregistreerd en doorgestuurd worden aan de bevoegde diensten binnen de stad. Binnen deze toepassing kunnen vertrouwelijke brieven afgeschermd en rapporten opgevraagd worden.

Deze toepassing werd ontwikkeld in het kader van een verbeterde dienstverlening aan de burger. Het is immers de bedoeling dat iedereen die een brief of e-mail stuurt naar de stad binnen de 14 dagen een antwoord krijgt.

Decentraal scannen op 33 locaties Dagelijks worden een honderdtal brieven door de Distributiedienst in het stadhuis van de stad Antwerpen ingescand. Zij zorgen op hun beurt voor de verdere verspreiding van de brieven naar de geadresseerden. Ook de brieven gericht aan het College, die op andere locaties toekomen, werden eerst naar de Distributiedienst verzonden zodat zij die konden inscannen en doorverwijzen naar de juiste locatie. Om deze werking te optimaliseren werden in juni 2007 op de locaties waar veel post toekwam, scanners geplaatst zodat de brieven decentraal in het centrale register kunnen ingebracht worden, en vervolgens worden doorverwezen naar de te behandelen dienst. Afhankelijk van de hoeveelheid post werden er hoog- of laagvolumescanners geïnstalleerd. Momenteel zijn 38 scanlocaties actief. Omwille van de kritische aard van deze toepassing, werd ook een overzichtelijke escalatieprocedure uitgewerkt. Dit moet toelaten om bij problemen met VIP14 of met de scanmodule zo snel mogelijk een oplossing of desnoods een work around te vinden zodat de gebruiker verder kan werken.

balie van de leeszaal. Zij kunnen ook van thuis uit bepaalde categorieën van stukken aanvragen, zodat die al klaar liggen als ze naar de leeszaal komen. Digipolis heeft ook de nodige securitymaatregelen getroffen zodat de hotspots enkel gebruikt kunnen worden voor een connectie naar de website van het stadsarchief. Buiten de leeszaal kan de hotspot niet gebruikt worden. Dit om misbruik tegen te gaan. Bovendien werden een aantal onderhoudsaanpassingen aan de formulieren van het digitaal loket (bestellen reproducties, reservatie stukken, inschrijven bezoeker en aanvraag inzage in de leeszaal) uitgevoerd.

Elektronische documenten gearchiveerd door eDepot In 2007 werd gestart met de voorbereidingen voor de realisatie van een elektronisch archief (eDepot) ten behoeve van het stadsarchief. Het elektronisch archief bevat e-mails, audioen videofragmenten, gescande documenten, … maw alle digitale informatie die in digitale vorm moet bijgehouden worden.

E-Floris functioneel verbeterd In het eerste kwartaal van dit jaar werd een nieuwe versie van E-Floris in productie gezet. E-Floris is de website die de recentste informatie ontsluit over archieven en activiteiten van het Stadsarchief voor medewerkers en publiek. Deze versie bevat een aantal functionele verbeteringen. Burgers kunnen met hun eigen computer of met de computer uit de leeszaal via een hotspot archiefstukken opvragen. Met behulp van een formulier kunnen de stukken aangevraagd worden en vervolgens fysiek afgehaald worden aan de

© Stad Antwerpen

21

Voorstudie eDepot Deze voorstudie werd samen met het Stadsarchief uitgewerkt en besteedt aandacht aan de functionele vereisten en de technische haalbaarheid van een eDepot. Het eindresultaat van deze voorstudie is, naast een volledig uitgewerkt archiveringsconcept met aandacht voor de technische architectuur, een plan van aanpak voor de realisatie van het eDepot. zodat de verdere realisatie planmatig kan uitgevoerd worden. Ter ondersteuning van de stedelijke werkgroep archiveren en digitaliseren (i.f.v. de verhuis van de back office stads- en OCMW-diensten naar “Den Bell”) werd het project mini e-Depot opgestart. Dit om op korte termijn digitale documenten te stockeren tijdens de aanloopperiode voor de verhuis. Ook werd de mogelijkheid voorzien om de raadpleegbare stukken te selecteren tot op individueel inventarisnummer. Dit gebeurt via de eFloris gebruikersinterface onder de vorm van een selecteerbare treeview.

Uitrolscenario voor klasseertool opgesteld In de loop van 2007 werd met het stadsarchief een aanvraagprocedure uitgewerkt en goedgekeurd om de klasseertool voor emails, ontwikkeld door het stadsarchief, uit te rollen naar de bedrijven binnen de stad. Het uitrolscenario voor de klasseertool werd uitgewerkt maar de grote uitrol werd nog niet gestart. Deze zal met behulp van Altiris gebeuren. In maart 2008 wordt verwacht dat de Altiris engine productieklaar is zodat de effectieve roll out daarna kan starten.

leiden bij het werken zodat dit systeem ook voor diegene die niet vertrouwd zijn met collegebesluiten hiervan gebruik kunnen maken. Het systeem kan dan tijdens de zitting gebruikt worden zodat de papierstroom vermindert. Vertrekkende van de conceptnota lag de focus in de eerste helft van 2007 op het afronden van de functionele analyses voor de procesonderdelen ‘voorbereiding & verwerking’, ‘ezitting’ en ‘opvolging’. Nadien werden deze functionele noden samen met technische en organisatorische aandachtspunten vervat in een bestek voor Europese publicatie. Dit bestek dat in januari 2008 werd gepubliceerd, zal in het najaar 2008 uitmonden in de selectie van de implementator voor e-Besluitvorming.

Draadloos netwerk in raadszaal In de raadszaal van het stadhuis werd het netwerk in de loop van 2007 uitgebreid met thin access points. Tijdens de zitting kunnen de leden van het college en de gemeenteraad het stedelijk netwerk raadplegen en notulen bekijken via Notulus. Door deze uitbreiding kunnen 55 personen simultaan toegang krijgen tot internet en daarna via clientless VPN tot het stedelijk netwerk. Hiervoor zijn 6 thin access points in de raadszaal en 1 thin access Point in de collegezaal geplaatst.

Nieuw stemsysteem E-besluitvorming herbekeken Conceptnota als basisinstrument De conceptnota beschrijft de aandachtspunten waaraan het nieuwe systeem tijdens de uitvloeiing moet voldoen en onderscheidt hierbij 4 fasen: de voorbereiding van de zitting, ondersteuning tijdens de zitting, verwerking van de zitting en opvolging van de zitting. Binnen het concept wordt gewerkt met workflows om te kijken in welke fase het besluit zich bevindt. Het resultaat uit zich in een gelaagd model dat start van dagorde en via een doorkliksysteem de gebruiker leidt naar bepaalde infoblokken en hem de mogelijkheid geeft om eigen commentaar in te brengen. Wizards moeten de gebruikers stap voor stap bege-

22

Eind 2007 werd het bestek voor het nieuwe stem- en conferentiesysteem voor de gemeenteraad en het college gegund. In 2008 zal de implementatie plaatsvinden. Het huidige systeem is sinds 1999 in gebruik. De functionaliteiten voldoen nog maar de onderliggende technologie is verouderd en zorgt regelmatig voor problemen tijdens de gemeenteraadszittingen. Het systeem kampt met stabiliteitsproblemen zodat de noodzaak om het systeem te vernieuwen zich opdrong. De planning voor de implementatie van het nieuwe stem- en conferentiesysteem is voorzien voor juli/augustus 2008 zodat het oude systeem tegen 1 september 2008 vervangen is.

SOCIALE ZAKEN

STADSONTWIKKELING

Centrale Databank Woondienst

Wettelijke registers

De toepassing ‘Centrale Databank Woondienst’ werd ontwikkeld om de stedelijke woondienst verder te automatiseren. Hierdoor worden de gegevens over de verschillende facetten van het stedelijk woonbeleid in 1 systeem geïntegreerd. De algemene dossiergegevens moeten zo maar 1 keer ingegeven worden en de gegevens zijn vlotter beheerbaar en toegankelijker. Eind maart 2007 kon de stedelijke woondienst een eerste versie van de Centrale Databank Woondienst in gebruik nemen. Hierin werden de instrumenten Conformiteit, POW, Ongeschikt/Onbewoonbaar en Krotspot uitgewerkt. In een tweede versie, die in juli opgeleverd werd, zaten ook de instrumenten Saneringscontracten, Renovatiecontracten, Sociaal beheer, Hygiënisch woontoezicht, Leegstand en verwaarlozing en Herstelvorderingen. Half september tot slot werden de instrumenten voor Woonwijzer en Transitwoningen toegevoegd.

Sinds het nieuwe gemeentedecreet is de stad Antwerpen ontvoogd wat betreft het goedkeuren van bouwaanvragen en het afleveren van bouwvergunningen en dergelijke. Om bouwvergunningen te kunnen blijven afleveren moet de stad Antwerpen voldoen aan de wettelijke verplichtingen van het decreet op de Ruimtelijke Ordening m.b.t. de wettelijke registers. Hiervoor moet de vergunningstoestand voor elk perceel op het stedelijk grondgebied van Antwerpen gegeven kunnen worden. De inventarissen van het vergunningenregister, het plannenregister en het register onbebouwde percelen moeten aan Arohm (Administratie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Monumenten en landschappen) bezorgd worden en door Arohm goedgekeurd worden. Om aan deze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, heeft Digipolis ook in 2007 het bedrijf Stadsontwikkeling informaticatechnisch bijgestaan. De eerste aanvraag tot ontvoogding (d.w.z. dat de stad zelfstandig vergunningen kan afhandelen) werd afgekeurd. Arohm formuleerde opmerkingen wat betreft verkavelingen, bouwmisdrijven en het vergunningenregister. Het grootste obstakel voor de ontvoogding vormden de verkavelingen. Het afgelopen jaar werd er samen met Stadsontwikkeling hard gewerkt aan het opschonen van de informatie en de kwaliteit van de data. Digipolis leverde nieuwe versies van het vergunningen- en het plannenregister. Deze versies voldoen aan de de wettelijke verplichtingen van het decreet op de Ruimtelijke Ordening. De aanvraag tot ontvoogding van Antwerpen werd op 18 januari 2008 voor de tweede maal ingediend.

Digitaal loket voor ruimtelijke ordening Voor de geavanceerdere afhandeling van gegevens aan het loket voor ruimtelijke ordening hebben de ambtenaren van de dienst Stedenbouw een toepassing nodig die in staat is om de databanken van diverse systemen te ontsluiten. Deze toepassing moet een werkinstrument zijn voor het raadplegen en beheren van administratieve data met een uitgesproken geografische component. In 2007 werd de uitbouw van dit digitaal loket voorbereid.

© Stad Antwerpen

23

STADS- & BUURTONDERHOUD Inventaris verkeerssignalisatie De stad Antwerpen werkt aan een gedetailleerd beeld van de verkeerssignalisatie die aanwezig is op haar grondgebied. Sinds 2006 rijdt er een bestelwagen rond die uitgerust is met gesofisticeerde apparatuur en die alle aanwezige verkeerssignalisatie registreert. Met behulp van beeldbewerkingssoftware kan al deze informatie virtueel geprojecteerd worden op bestaande GIS-kaarten. Digipolis rustte het bedrijf Stadsontwikkeling informaticatechnisch uit om deze gegevens te kunnen inventariseren, beheren en raadplegen. Met de realisatie van dit project zal het oordeelkundig plaatsen van verkeerssignalisatie verbeteren. In 2007 werd de inventaris van linkeroever afgerond. De volgende sectoren worden afgewerkt tegen het najaar van 2008. De aangemaakte datalaag wordt ook door andere diensten gebruikt, die op hun beurt ook invloed hebben op het straatbeeld.

Metingen in functie van nette straten Stads- en buurtonderhoud streeft naar nette straten en wil daarom de verhouding tussen de inzet van middelen en de netheidsgraad in kaart brengen. Hiervoor richtte Stads- en buurtonderhoud een meetcel op die onderzoek doet op het openbaar domein van de stad met het oog op het bijhouden van informatie over zwerfvuil en vuilconcentraties. Om de werking van de meetcel optimaal te laten verlopen rustte Digipolis deze uit met de nodige hard- en software. Twee opmeters werden uitgerust met een Geo-XM PDA met ArcPad-software en besturingssysteem en volledig opgeleid zodat ze metingen kunnen doen en de meetcel de resultaten zelf kan verwerken en analyseren. De metingen gebeuren op het terrein en het resultaat ervan wordt zichtbaar gemaakt op een GIS-kaart. Met deze analyses kunnen de evoluties op het vlak van netheid zichtbaar gemaakt worden en kunnen er prioriteiten gesteld worden en beleidskeuzes gemaakt worden.

Nieuwe toepassing voor planning en dispatch Om een beter zicht te krijgen op de beschikbare medewerkers, de uit te voeren taken en het geleverde werk, werd een toepassing ingevoerd voor de planning en dispatch van de onderhoudstaken voor wegen, groen, huisvuil en straatschoon. Bovendien zullen ook enkele medewerkers van Sociale Zaken deze software gebruiken om meldingen in te geven. Met deze toepassing zullen op termijn de bedrijven Stadsontwikkeling (voor onderhoud Wegen) en Stads- en buurtonderhoud (voor groen, huisvuil en straatschoon) hun medewerkers en middelen efficiënter kunnen inplannen en zal ook de opvolging veel sneller en eenvoudiger kunnen gebeuren.

© Stad Antwerpen

24

De nieuwe toepassing werd gefaseerd ingevoerd. Een aantal pilootlocaties startten in het voorjaar met de toepassing. Na evaluatie van deze piloten werd de vervolgplanning opgesteld om de toepassing in te voeren op de andere diensten. Dankzij deze toepassing hebben de gebruikers van de groendienst en de dienst stadsreiniging alvast een beter zicht op de

activiteiten, kunnen de personele en financiële middelen beter ingezet worden en kunnen de zogenaamde planningsdoorkruisers beter opgevangen worden.

Automatische controle identiteitskaarten in recyclageparken

De Antwerpse recyclageparken werden het afgelopen jaar uitgerust met een systeem voor automatische controle van de identiteitskaarten. Zo weet de stad precies wie er in welk park geweest is en wanneer. De recyclageparken werden in een netwerk geplaatst en uitgerust met de nodige soft- en hardware. Bij de controle van de identiteitskaart – via een zuil met EIK-lezer en een scanner voor de gewone identiteitskaarten – kan direct en zonder manuele tussenkomst van de parkwachters worden nagegaan of de persoon toegang heeft tot het recyclagepark. Door deze gegevens goed en structureel op te volgen, kunnen de parkwachters via overzichtsrapporten controleren wie er misbruik maakt van de parken. Het systeem maakt gebruik van de actuele bevolkingsgegevens uit BEAM. Een nieuw geregistreerde bewoner kan dus onmiddellijk terecht in het recyclagepark en omgekeerd zal iemand die verhuisde ook meteen geen toegang meer hebben.

Antwerpen wil meer sorteerstraatjes Eén van de prioriteiten van de stad Antwerpen is de implementatie van bijkomende sorteerstraatjes. Met ondergrondse sorteerstraatjes wil de stad bewoners die op een beperkte ruimte wonen, wijken met veel appartementen, met een diversiteit aan culturen en talen en aandachtswijken voor sluikstort en zwerfvuil de kans geven om 7 dagen op 7, van 7u ’s morgens tot 22u ‘s avonds, hun afval op een reglementaire manier aan te bieden. Om de sorteerstraatjes optimaal te organiseren werkt de stad aan een raamcontract waarin de bouwtechnische infrastructuurnoden, de transportnoden, het onderhoud en het soft- en hardwaregedeelte is opgenomen. Stads- en buurtonderhoud coördineert de volledige gunningsprocedure. Op vraag van de stad werkt Digipolis mee aan het ICT-luik van het bestek. Digipolis levert de technische vereisten aan die kaderen binnen de standaarden van Digipolis, controleert de functionele vereisten die de stad opstelt en toetst alle vereisten intern af met de verschillende competentiegroepen. Eind 2007 werd een eerste gedeelte van de input voor het ICT-luik gegeven. In 2008 werkt Digipolis verder aan dit bestek en zal Digipolis participeren in de evaluatie van de leveranciersoffertes.

© Stad Antwerpen

25

PATRIMONIUMONDERHOUD

CULTUUR, RECREATIE & SPORT

Basis facility management gelegd

Voorstudie cultuurtoeristische databank afgerond

Patrimoniumbeheer en –onderhoud in een grootstedelijke organisatie omvat zeer uitgebreide logistieke processen. Effectiviteit en efficiëntie zijn hierbij de grote aandachtspunten. Een belangrijke rol in de realisatie hiervan is weggelegd voor ICT-oplossingen. Digipolis en het bedrijf Patrimoniumonderhoud van de stad startten na een gunningstraject met de implementatie van het facilitair managementinformatiesysteem (FMIS) van Planon. Met dit FMIS zal de stad in de toekomst beschikken over een geïntegreerde softwareoplossing voor alle facilitaire processen. De software die aangekocht werd, beschikt over standaardoplossingen voor tal van deelgebieden op facilitair gebied en wordt verder ontwikkeld op maat van de stad. Door de omvang van deze processen en de impact van de invoering van de software wordt een gefaseerde aanpak over meerdere jaren gehanteerd. In 2007 werd de basis voor het FMIS gelegd en werden werkorderbeheer en ruimtebeheer als eerste functionaliteiten opgestart. Deze werden over een korte tijdsspanne ingevoerd. Nu wordt er werk gemaakt van het stroomlijnen van de organisatie om ervoor te zorgen dat er op een uniforme manier met Planon gewerkt zal worden. Daarnaast werd ook voertuigenbeheer voorbereid. Deze functionaliteit werd in maart 2008 in Planon opgestart. De volgende functionaliteiten die in de loop van 2008 in Planon ingevoerd zullen worden, zijn energiebeheer, planmatig en bouwkundig onderhoud en kostprijsbeheersing.

In 2007 werd de voorstudie rond het realiseren van een cultuurtoeristische databank afgerond. Deze databank, in de meest enge zin de vervanging van de TOEKAN van Toerisme Antwerpen, zal een cultuurtoeristische kennisdatabank worden. Uit deze databank moeten de verschillende bedrijven van de stad kunnen putten om die informatie te halen die ze nodig hebben bij het leveren van hun dienstverlening: het verder helpen van een toerist aan een balie, van een bibliotheekbezoeker, voor het samenstellen van een kalender, een folder, voor het aanbieden van een elektronische kalender via de website. Van bij de start werd het project afgestemd met Toerisme Vlaanderen en CultuurNet Vlaanderen om een naadloze samenwerking en uitwisseling van data met andere systemen mogelijk te maken. De implementatie van deze nieuwe databank zal afgerond worden in de loop van 2008.

Nieuwe websites voor cultuurcentra en musea

De Antwerpse cultuurcentra werden uitgerust met nieuwe informatieve websites die gemaakt werden in Smartsite, het content managementsysteem waarmee ook de stedelijke website www.antwerpen.be opgebouwd is. De websites werden ontwikkeld door het CMSteam van Digipolis. De websites voor de cultuurcentra zijn relatief eenvoudig van opzet en hebben onderling een grote structurele gelijkenis. Het functionele ontwerp van de website voor het cultuurcentrum van Merksem werd dan ook voor de overige sites herbruikt. Het CMS-team van Digipolis zorgde voor de nodige kleine aanpassingen per cultuurcentrum en ontwikkelde ook de portaalsite. Daarnaast werd ook een geautomatiseerde koppeling tussen CultuurNet en het CMS gemaakt zodat de relevante informatie uit CultuurNet in de toekomst periodiek opgeladen zal worden in het CMS. Ook de nieuwe meertalige websites van de Antwerpse musea worden geprogrammeerd in het CMS-systeem Smartsite. Ook hier is de structuur van de websites erg gelijkend en kon het CMS-team van Digipolis de structuur van de website voor het Middelheimmuseum opnieuw gebruiken om de andere sites te ontwikkelen.

26

FINANCIËN Nieuw financieel systeem voor steden en OCMW’s Antwerpen en Gent Rubriek synergie Antwerpen – Gent

Inspanningen voor OBMI Rubriek synergie Antwerpen

AVIAS fase 2 afgerond In 2007 werd een 10-tal portalen gemaakt voor AVIAS. Portalen zijn webapplicaties waar andere stadsdiensten dan Financiën gebruik van kunnen maken. Zo kunnen verschillende aankopen en diensten meteen financieel afgehandeld worden via Financiën. De CAL (aankoopdienst) bv. gebruikt een portaal om vuilniszakken aan te kopen voor de verschillende verdelers. Vanuit het webportaal wordt dan een factuur gestuurd naar de betrokken verdeler. Is de betaling in orde, dan kan hij zijn lading afhalen. Een ander voorbeeld is Permeke. Zij gebruiken het portaal vooral voor het verhuren van zalen.

Inkomende facturen elektronisch verwerkt Bij Financiën stromen dagelijks heel wat facturen binnen. Vandaag de dag moeten zij uitzoeken voor welke dienst een factuur bestemd is waarna het naar de betrokken dienst gestuurd wordt. Daar moet de factuur eerst administratief afgehandeld worden vooraleer ze terug naar Financiën gaat voor betaling. Om heel dit proces te vereenvoudigen en alles elektronisch te laten verlopen, voerde Digipolis in 2007 een technische analyse uit en werd een overheidsopdracht uitgeschreven en gegund aan leverancier Arco. De nieuwe toepassing laat toe om de facturen in te scannen via OCR en om op een zeer eenvoudige manier een goedkeuringsflow te definiëren. De toepassing zal voor de zomer van 2008 in piloot geïmplementeerd worden. Ook worden er koppelingen met andere pakketten zoals NDC en GBE ontwikkeld.

Aanpassingen aan operationele systemen De toepassingen GBE, PBE, Orkonet, NFT en OBMI Beheer werden vorig jaar verder op punt gesteld. De OBMI-rapportering werd op een aantal vlakken aangepast en het nieuwe gemeentedecreet werd ingevoerd.

Versiebeheer financiële toepassingen Alle openstaande vragen over de financiële toepassingen GBE, PBE, Orkonet, NFT, OBMI Beheer, NDC en BIAS werden in 2007 onder de loep genomen en in overleg met de klanten behandeld in verschillende versies.

Decentrale begrotingsopmaak De stad zocht naar een toepassing om haar jaarlijkse begroting decentraal door de bedrijven op te kunnen laten maken en daarna centraal op Financiën te laten controleren. Vorig jaar werd het hele traject in kaart gebracht en werd Cognos Enterprise Planning uitgerold bij de bedrijven. Voordelen zijn o.a. dat de gegevens automatisch met de spreekwoordelijke druk op de knop in de boekhouding opgenomen worden en dat de begrotingsopmaak en –wijziging gekoppeld kan worden aan de strategische en tactische doelstellingen van de stad.

27

LERENDE STAD Centraal Leerlingen- en Leerkrachten AdministratieSySteem (CLASS) De invoering van een centraal leerlingen- en leerkrachtensysteem is een project dat samen met Gent wordt gevoerd. Meer informatie hierover vind je in de rubriek synergie Antwerpen – Gent.

Wacker geeft jongeren meer toekomstkansen WACKER staat voor ‘Waarderen en Analyseren van Competenties en Keuzes maken op basis van zelfREflectie’. Met dit project wil de stad Antwerpen samen met Digipolis en andere partners jongeren meer toekomstkansen geven. Dit doet ze enerzijds door de waarde van elders verworven competenties te erkennen en anderzijds door de competentiegerichte benadering te promoten. Het Europees Sociaal Fonds financiert het project dat past binnen het Vlaamse beleid rond levenslang en levensbreed leren en de erkenning van elders verworven competenties (EVC). In het project WACKER ontwikkelden vertegenwoordigers uit het jeugdwerk, de tewerkstelling en het onderwijs samen een methodiek om jongeren van 16 tot 25 zelf in staat te stellen een zicht te krijgen op hun competenties. Zo leren ze hun competenties benoemen en inzetten in functie van hun persoonlijke, maatschappelijke en arbeidsmarktgerichte ontplooiing. Tijdens de projectperiode werd de methodiek uitgetest in diverse organisaties.

Website valt in de prijzen Tijdens de uitreiking van de CMS awards, op dinsdag 4 december, sleepte de stad Antwerpen in samenwerking met Digipolis en UCAD de derde prijs in de wacht voor de WACKER-website. Deze Europese award werd enkele jaren geleden in het leven geroepen met als doel het kenbaar maken en promoten van gebruiksvriendelijke CMS-systemen zonder in aan creatieve mogelijkheden te moeten inboeten. De websites werden beoordeeld door een vakjury en de resultaten werden onderverdeeld in verschillende categorieën: •

• •

• •

Beste lay-out: Verkiezing van de website met de beste vormgeving en design op basis van look & feel (combinatie van stijl, kleurgebruik, foto’s en sfeer). Beste structuur: Verkiezing van de beste website op basis van structuur en navigatie. Beste content:”Verkiezing van de beste website op het gebied van inhoud, schrijfstijl en leesbaarheid, rekening houdend met de doelgroep. Beste S.E.O. (Search Engine Optimalisatie): Verkiezing van de beste website zoekmachine optimalisatie Beste overheidswebsite: Verkiezing van de beste overheidswebsite.

WACKER scoorde na regering.nl en belgie.be als derde in de categorie ‘Beste overheidswebsite’.

Nieuwe website online Naast de methodiek werd ook een website ontwikkeld die vanaf 27 september 2007 online is. Deze website biedt jongeren de mogelijkheid om een laagdrempelige competentietest te doen en een individueel competentieprofiel op te stellen. Verder werd ook een vormingsaanbod ontwikkeld waarmee andere jeugdorganisaties en scholen aan de slag kunnen om de WACKER-methodiek in hun eigen werking te integreren. Het webadres is www.mijncompetenties.be.

www.mijncompetenties.be 28

Technomatch een samenwerking tussen het onderwijs en het bedrijfsleven De stad Antwerpen wil de mogelijkheid om competentiereeksen als ‘learning contents’ op een ICT platform te kunnen plaatsen zodat zowel het onderwijs als het bedrijfsleven hun beschikbaar machinepark, opleiding- en kennisaanbod rendabiliseren en optimaliseren. Technomatch wenst de beschikbare competentieprofielen binnen sectoren en beroepen, in meewerkende bedrijven en scholen en het kennis- en opleidingsaanbod bij zowel het Antwerps netoverschrijdend onderwijs als bij de lokale industrie te optimaliseren door elkaar (en derden) hiervan gebruik te laten maken. Hierdoor kunnen enerzijds scholen mee evolueren en kunnen anderzijds de bedrijfsleiders beschikken over schoolverlaters die beter beantwoorden aan de verwachtingen van de ondernemingen. Anderzijds wordt ook bedrijven de kans geboden om hun machinepark en hun opleidingen beter te rendabiliseren. Voor dit project werd een pilootwerkgroep geactiveerd om competentie- en opleidingsportretten op te stellen voor een tweetal functies zijnde procesoperator en onderhoudsmecanicien in de haven van Antwerpen. De bedrijven en de scholen hebben samen een methode opgesteld om competenties die nodig zijn voor een beroepsprofiel op te stellen. In 2007 werd deze methodiek verder uitgerold naar andere bedrijven, sectoren en scholen. Het doel is om na te gaan welke voorwaarden een platform moet voldoen om optimaal de werking van Technomatch te ondersteunen. Als resultaat is een bestek opgeleverd waarmee een ideaal platform kan worden geselecteerd.

Ambtenarenportaal ook voor Lerende stad beschikbaar Om een aantal toepassingen via het internet te ontsluiten naar de gebruikers van Lerende stad werd een ambtenarenportaal opgezet. Via het ambtenarenportaal krijgt de gebruiker de mogelijkheid om gebruik te maken van het grootstedelijke netwerk zonder de noodzakelijkheid zich op de eigen werkplek te bevinden: telewerklocatie, cybercafé, … Hij/zij kan daar gebruik maken van het intranet, toepassingen, e-mail en netwerkbestanden.

Scholen kunnen via het ambtenarenportaal ook beschikken over Hoera (Hoe Onmiddellijk Elektronisch Rake Adressen vinden) de elektronische wie-is-wie gids van de stad en het OCMW van Antwerpen. Er kan dan ook gebruik gemaakt worden van Notulus, het rapporteringsysteem van college, gemeenteraad en districtsraden. De openbare besluiten zijn via deze weg voor iedereen toegankelijk. Gezien bestanden en toepassingen toegankelijk worden gemaakt van op andere locaties dan de werkplek dient er voldoende beveiliging in acht genomen te worden. Via single signon kan vanuit de school het ambtenarenportaal bereikt worden.

Voorstudie optimalisatie ICT scholen ICT voorzieningen zijn historisch veelal vanuit locale initiatieven gegroeid. Digipolis is verantwoordelijk voor het beheren van het administratieve netwerk, daar de scholen dit zijn voor het pedagogische netwerk. Deze netwerken zijn tot op de dag van vandaag ook fysiek gescheiden. Om toekomstige investeringen beter te laten renderen, en een visie uit te bouwen rond betere ICT dienstverlening werd in 2007 gestart met een studie over hoe het ICT landschap er in de toekomst zou kunnen gaan uitzien. Er wordt gestreefd naar een transparant aanbod van ICT-materiaal voor de scholen en een kwaliteitsvolle dienstverlening op maat van de scholen. Om deze doelstelling te verwezenlijken werd de huidige situatie in kaart gebracht. Tijdens de voorstudie werd gebruik gemaakt van 3 werkgroepen. Een kernwerkgroep, een werkgroep rond applicaties en een werkgroep rond connectiviteit en lokale infrastructuur. Deze werkgroepen bestaan uit een afvaardiging van directeurs en ICT-verantwoordelijken van de scholen, rekeninghoudend met de verschillende scholenniveaus. Volgende stap is de uitwerking van een nieuw meerjarenplan ICT waarbij we streven naar een stabiele en performante omgeving voor alle gebruikers. Het meerjarenplan zal ook een

29

pedagogische meerwaarde betekenen en zowel kwalitatieve als kwantitatieve winsten opleveren. Het plan wordt door de scholen uitgewerkt met ondersteuning van Digipolis. De studie van dit alles wordt in het eerste kwartaal van 2008 afgerond. Daarna wordt de goedkeuring van het schoolbeleid en Digipolis gevraagd zodat de effectieve implementatie kan starten.

was het de beurt aan Lerende stad om deze webtoepassing in gebruik te nemen. In het kader van huurderonderhoud is het dan mogelijk om alle reparaties via deze toepassing door te geven. De scholen hebben sinds 27 november 2007 toegang tot Planon met behulp van clientless VPN en indien de gebruiker hiervoor de geëigende rechten heeft.

Facility Management ook voor Lerende stad

Het aankopen van informaticamateriaal voor de klassen van de scholen

Om de huisvesting, diensten en middelen efficiënt te ondersteunen en beheren, is Digipolis in samenwerking met Patrimoniumonderhoud en Lerende stad op zoek gegaan naar een geïntegreerd softwarepakket om dit beheer centraal uit te voeren. Hiervoor werd een bestek uitgeschreven dat uiteindelijk gegund werd aan de firma Planon in de vorm van een webtoepassing. Dit project is een klantoverschrijdend project omdat meerdere bedrijven binnen de stad deze software op termijn gebruiken. De omvang van dit project vraagt dan ook een gefaseerde aanpak. Na Patrimoniumonderhoud

Door de verzelfstandiging van de stedelijke scholen, beheert elke school haar eigen budget en kan zij hiermee informaticamateriaal aankopen voor de klassen van de scholen. Bij deze aankopen dienen zij zich te houden aan de wet op de Overheidsopdrachten. Een deel van dit materiaal wordt besteld via Digipolis en wordt bijgevolg aangekocht binnen de bestaande raamcontracten van Digipolis. Voor software kunnen de scholen eveneens een beroep doen op het scholencontract van Digipolis, of zij kunnen zelf MS KISS licenties aankopen welke nog voordeliger uitkomen.

© Stad Antwerpen

30

Enkele cijfers In 2007 werd er heel wat informaticamateriaal voor de klassen van de scholen aangekocht via Digipolis. Het totaalbedrag bedraagt 421 534 euro. Hiermee werd ondermeer volgend materiaal aangekocht: • • • • •

228 PC’s (waarvan 120 standaardmodellen en 108 budgetpc’s) 353 Flatscreens 78 laptops (63 standaardmodellen en 15 powerpc’s) 96 Office licenties Apple materiaal (voor een bedrag van 22 594 euro) • 11 Imac’s • 3 Macbooks • 2 MacMini’s

Via AdHoc is volgende investering genoteerd door te factureren aan de school: • •

4 servers: 26 337,44 euro Bekabeling: 5 916,16 euro

De secretariaten van de scholen worden uitgerust met standaardmateriaal van Digipolis (volgens het ETI PC-behoefteplan). Totaal ontvangen en besteed bedrag in 2007: • •

Kleine Aankopen: 40.334,25 euro ETI-PC-behoefteplan: 166.206,46 euro

De afgelopen jaren lag de nadruk op het actualiseren van het computerpark. In 2007 werd vooral geïnvesteerd printmateriaal. De secretariaten van de scholen werden allemaal voorzien van een netwerkprinter. Enkel voor bijkomende aanvragen of ter vervanging van gestolen materiaal werden er ook computers of laptops aangekocht. Enkel voor bijkomende pc-aanvragen of ter vervanging van gestolen materiaal zijn er ook PC’s of laptops aangekocht. In totaal hebben er 20 diefstallen plaatsgevonden waarbij er materiaal is vervangen vanuit het ETI PC-behoefteplan. Uiteraard werd de verzekering aangesproken om een tegemoetkoming voor de diefstallen te bekomen.

© Stad Antwerpen

31

Studie Genesys (wordt uitgeschreven in overkoepelend deel) Overzicht van de belangrijkste aankopen: • • • • • •

51 PC’s 52 flatscreens 17” 9 standaard laptops 83 netwerkprinters 3 kleurenprinters 46 GSM’s (vervangingen/nieuwe)

Loket kinderopvang De 36 kinderdagverblijven beschikken over een erkende opvangcapaciteit van 1272 opvangplaatsen. Het beheer hiervan vraagt behoorlijk wat organisatie. De registratie van aanvragen voor kinderopvang gebeurt sinds 2006 met een centraal loket. De medewerkers van het Centrale Loket Kinderopvang registreren alle aanvragen in één informaticatoepassing, CRM genaamd. Het toewijzen van plaatsen gebeurt ook vanuit deze centrale. Door het centraal beheren van de aanvragen krijgt het stadsbestuur een juist beeld van de effectieve wachtlijsten als ook de vraag naar en het aanbod aan kinderopvang. Hierdoor is een optimale bezetting mogelijk en wordt het aanbod afgestemd op de vraag. Na een eerste evaluatieperiode in 2007 werd het pakket geoptimaliseerd. Een belangrijke evolutie is de invoering van het E3-formulier. In het verleden werden alle aanvragen vanuit de kinderdagverblijven doorgemaild naar het centraal loket waar alles ingebracht werd in het CRM-systeem. Door de invoering van het E3-formulier kunnen de kinderdagverblijven nu zelf een aanvraag in het systeem inbrengen. Het centrale loket doet enkel nog een administratieve controle van de dossiers zodat alles nu vlotter verloopt en de kans op fouten veel kleiner is.

32

Fase 3 werd aangevat met de analyse voor IBO en vakantiewerking. Ook kinderopvang staat op de planning.

Resultaten ad-hoc projecten In het totaal werden in 2007: 85 geopende meldingen (nieuwe aanvragen) 73 afgesloten meldingen (uitgevoerde werken) 44 nog lopende meldingen (nog in uitvoering) geregistreerd. Het budget voor verhuisbewegingen bedroeg 72.086 euro (incl. BTW). Uitgevoerde projecten waarvoor dit budget is gebruikt zijn voornamelijk te vinden in bekabelingwerken, netwerkverbindingen (ADSL, SDSL), netwerkapparatuur, telefooncentrales,... Volgende meldingen zijn opgenomen rechtstreeks voor de scholen: 38 geopende meldingen 14 afgesloten melding 24 nog lopende meldingen in 2008.

Overlegstructuur conform de organisatie Eind 2007 werd in samenspraak met de klant beslist om de beslissings- en overlegstructuur tussen Digipolis en Lerende Stad aan te passen. Begin 2008 werd het adviesorgaan BIS (Beheer ICT Scholen) in het leven geroepen. Met de scholen werd reeds afgesproken dat operationele problemen en vragen worden voorgelegd aan dit nieuwe adviesorgaan. In de ICT-stuurgroep ligt de focus dan terug op het nemen van beslissingen. Omwille van de verschillen tussen jeugd – Kinderopvang – scholen werd met de verantwoordelijken van Jeugd en Kinderopvang afgesproken om een aparte stuurgroep/ klantoverleg voor deze domeinen te installeren.

INTEGRALE VEILIGHEID Digitaal Toezicht Het bedrijf Integrale Veiligheid heeft de opdracht om alle niet-politionele toezichtsactiviteiten (pand-, buurt-, park, bouw- en milieutoezicht, enz.) van de stad Antwerpen op elkaar af te stemmen. Digipolis ontwikkelde in 2007 de toepassing Digitaal Toezicht of DIGITT om de resultaten van deze activiteiten op een uniforme manier te kunnen registreren en opvolgen. Een belangrijk voordeel van deze toepassing is bovendien dat het informatie integreert uit verschillende andere systemen zoals NDC (bedrijven), PRS (personen), SPL (locaties), het kadaster en AOM (administratieve ordemaatregelen). Zo krijgt een gebruiker die bv. informatie over een bepaald pand opvraagt, meteen een overzicht van de reeds genomen acties. In 2008 wordt de toepassing verfijnd en kunnen nog een aantal modules toegevoegd worden. Zo is er sprake van een module Vaststellingen die ervoor zorgt dat pv’s en verslagbladen die nu door de ambtenaar manueel verwerkt worden – automatisch doorgesluisd worden naar de toepassingen AOM en BIAS voor verdere afhandeling.

PERSONEELSMANAGEMENT De projecten voor het bedrijf personeelsmanagement van de stad Antwerpen zijn alle synergieprojecten die liepen in samenwerking met het OCMW van Antwerpen en/of met de stad en het OCMW van Gent.

Terugverdieneffect tijdsregistratie stad Antwerpen onderzocht Zie rubriek synergie Antwerpen – Gent

Geslaagde lancering nieuwe loontoepasssing Afbouw oude loontoepassingen Versiebeheer loontoepassing gestart Nieuwe versie HReM+ Personeelstoepassingen afgestemd op nieuwe wettelijke bepalingen Naar een professioneel ondersteund competentiebeheer Beleidsrapportering stad Antwerpen Zie rubriek synergie Antwerpen

© Stad Antwerpen

33

ANTWERPEN.BE-CENTRUM Het antwerpen.be-centrum blijft populair In het Bestuursakkoord 2007-2012 vraagt de huidige meerderheid in Antwerpen ons nadrukkelijk meer inspanningen te leveren om op het vlak van de elektronische dienstverlening alle inwoners gelijke kansen (diversiteit, 419 en 420) te bieden. Het bestuur wil blijven investeren in sociale samenhang, gelijke kansen en actief burgerschap. Digipolis beantwoordt deze beleidsoptie met een multiproject waarvan het antwerpen.be-centrum de uitvalsbasis vormt. Het antwerpen.be-centrum (ABC) is een multimediaal en multifunctioneel open leer- en doecentrum. Met bijna 100 pc’s verdeeld over 2 cybercafés, 5 leslokalen en een auditorium biedt het een degelijke infrastructuur. Het antwerpen.be-centrum (ABC) dat inmiddels aan haar 6e werkingsjaar toe is, helpt sinds 1 oktober 2001 mee aan het dichten van de digitale kloof. Dat het antwerpen.be-centrum een populaire uitvalsbasis vormt, blijkt uit de cijfers: in totaal kwamen er 80 633 cursisten en 63 644 bezoekers (surfers of gebruikers van de zelfstudielokalen) over de vloer. Er werden gedurende die periode 5100 lessenreeksen georganiseerd.

Bezoekersprofiel Meer dan de 70% van onze cursisten bezitten thuis een computer met internetaansluiting. De gemiddelde cursist van het antwerpen.be-centrum is 59 jaar, gepensioneerd en heeft geen hogere opleiding genoten. Ze komen uit alle Antwerpse districten. Het antwerpen.be-centrum legde in 2007 de nadruk op: de continuïteit van het aanbod en het opstarten van OCMW contacten.

antwerpen.be wijkcentra Het antwerpen.be-centrum alleen was niet voldoende om een ganse stad in contact te brengen met de digitale wereld. Daarom werd in het verleden het project ‘ABC in de wijk’ opgezet. Vanuit verschillende initiatieven werden digitale wijkcentra opgericht. De verschillende wijkcentra vervullen als satellieten van het ABC een belangrijke rol. Burgers die om verschillende redenen (afstand, bereikbaarheid, drempelvrees) de weg naar het ABC niet vinden, kunnen via de wijkcentra persoonlijk benaderd worden. Door deze persoonlijke benadering

34

zorgen de wijkcentra ervoor dat ook de kansgroepen aansluiting vinden met de digitale wereld. De wijkcentra kunnen rekenen op vrijwilligers die door de lesgevers van het antwerpen. be-centrum worden opgeleid. Zij krijgen ook didactisch materiaal ter beschikking om hun lessen te ondersteunen en kunnen ook rekenen op lesboxen, om hun aanbod uit te breiden. Het centrum beschikt over een ‘GSM-box’ voor het geven van de cursus ‘Ontdek de GSM’. Deze box bevat een aantal GSM’s en didactisch materiaal. Voor de infosessie ‘Ontdek de Elektronische IdentiteitsKaart’ bestaat een gelijkaardige box met een kaartlezer, draagbare computers, beamer en didactisch materiaal. Voor de wijkvrijwilligers wordt jaarlijks een bijeenkomst georganiseerd rond het concept.

Het antwerpen.be-centrum inspireert ook andere organisaties Alcatel-Lucent Bell startte op 10 januari 2008 in samenwerking met de stad Antwerpen het project KievITaal. In het kader hiervan zal de moedergroep van de kleuterschool De Krekel (Provinciestraat) computerinitiatielessen volgen in de gebouwen van Alcatel-Lucent Bell, gelegen in de Kievitbuurt. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat deze buurt te kampen heeft met zowel een taal- als IT-achterstand. In samenwerking met alle betrokken partijen werd een vrijwilligersprogramma uitgewerkt dat zich toespitst op de kennis van ICT. De lessen worden gegeven door Alcatel-Lucent medewerkers op basis van cursusmateriaal aangeleverd door het antwerpen.be-centrum. Het centrum maakt voor haar werking ook gebruik van vrijwilligers en heeft een speciaal opleidingstraject ‘Estafette’ in het leven geroepen dat nu ook voor andere organisaties inspirerend werkt.

Vrijwilligersnetwerk

antwerpen.be-centrum op locatie

Vrijwilligers vormen een belangrijke groep binnen het antwerpen.be-centrum. Al van bij de start kon het ABC rekenen op de hulp en inzet van vrijwilligers. Deze vrijwilligers of Digitale ConsulAnten (DCA) zorgen voor ondersteuning en assistentie tijdens het surfen of tijdens de lessen. De vrijwilligers worden door de eigen lesgevers opgeleid en krijgen didactisch materiaal ter beschikking. Zij worden continu opgevolgd en worden ten gepaste tijden in de bloemetjes gezet. Ook dit jaar werd een ‘DCAin-de-kijker’-dag georganiseerd. Van deze dag wordt gebruik gemaakt om de banden tussen het ABC en de wijkcentra nauwer aan te halen enerzijds en de digitale kennis van de vrijwilligers te verruimen anderzijds. Er werd in 2007 ook werk gemaakt van rekrutering om nieuwe vrijwilligers aan te trekken en de bestaande groep uit te breiden.

Van 19 tem 22 april werd in de Antwerp-Expo (het voormalige bouwcentrum) de 50 plusbeurs georganiseerd. Het doelpubliek van deze beurs is ook één van de doelgroepen van het ABC. >Onze deelname bestond uit het bemannen van een info- en inschrijfstand waar burgers meer informatie konden bekomen over het cursusaanbod, maar waar ze ook meteen konden inschrijven voor een cursus ‘Ontdek de pc’, ‘Ontdek het internet’, ‘Ontdek de GSM’ of ‘Ontdek Outlook Express’.

Toekomstplannen Het antwerpen.be-centrum wil in de nabije toekomst enerzijds een ruimere doelgroep bereiken, in samenwerking met instanties zoals het OCMW en de wijkcentra en anderzijds de burger helpen meer vertrouwd te raken met nieuwe IT-toepassingen zoals tax-on-web, het e-loket en dergelijke.

35

DEPARTEMENT MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE

OCMW Antwerpen

Oplevering e-VITA nadert met rasse schreden Met het project e-VITA wordt het huidige systeem voor maatschappelijke dienstverlening Apash geconverteerd naar een .Net-omgeving. De eerste stappen werden al in 2005 gezet met de gunning aan leveranciers Deloitte en Delaware. Een groot voordeel van e-VITA is dat de toepassing modulair opgebouwd wordt. In de toekomst zullen deze modules door andere toepassingen gebruikt kunnen worden (bv. de persoonscomponent van e-VITA). In maart 2007 werd een eerste testversie van e-VITA klaargestoomd die door zowel Digipolismedewerkers als medewerkers van het OCMW grondig uitgespit werd. Halverwege mei volgde een tweede testversie. Hierin werden de belangrijkste mankementen uit de eerste versie opgelost en werden er ook nieuwe functionaliteiten uitgeprobeerd. Tegelijkertijd timmerde het team volop verder aan het expertsysteem ILOG. Het expertsysteem ILOG bevat gegevens over alle zaken die aan interne en/of externe wetgeving gerelateerd zijn en berekent op welke steunverlening een bepaalde cliënt recht heeft. Het grote verschil met vandaag is dat een aantal bevoegde OCMW-medewerkers in de toekomst zelf de nieuwe wetswijzigingen kunnen opnemen en hiervoor geen beroep meer moeten doen op Digipolis. Ook aan de performantie werd nog volop gesleuteld. In 2008 ligt de focus op implementatie, opleiding en begeleiding.

Subsidieaanvragen via KSZ Vroeger werden de subsidieaanvragen op een diskette of cd naar het ministerie verstuurd. Sinds het begin van 2006 gebeurt dit echter online via de kruispuntbank sociale zekerheid of KSZ. Door de strengere controle van de identiteitsgegevens (nodig voor de integratie van personen) werd een groot aantal dossiers echter geblokkeerd en liep het OCMW het risico subsidies mis te lopen. Zeker na de invoering van de termijn waarop dossiers bij het ministerie binnen moeten zijn – 45 dagen – kwam dit probleem als dringend op te lossen op tafel te liggen. Digipolis zorgde er daarom voor dat in eerste instantie de databanken van Apash en de KSZ op elkaar afgestemd werden. Vervolgens werd werk gemaakt van een lange termijn-oplossing

36

Rekeninguittreksels geautomatiseerd door de communicatie tussen Apash en de KSZ te laten verlopen via XML. De nodige gegevens voor integratie worden hierdoor rechtstreeks uit de KSZ-databank gehaald waarna het dossier vervolledigd wordt en via de KSZ teruggestuurd naar het ministerie. Deze full XMLoplossing werd in eerste instantie uitgebouwd voor Apash, maar wordt nu ook meteen geïntegreerd in e-VITA. Bijkomend krijgt het OCMW extra informatie als er een fout opduikt in de subsidieaanvraag zodat ze dit in de meeste gevallen zelf kunnen bijsturen. Ook werd een nieuwe functionaliteit ingebouwd voor de opvolging van het mazoutfonds. Het OCMW krijgt immers subsidies voor klanten die recht hebben op de stookoliepremie. Tot slot werd de koppeling met het boekhoudkundig systeem van het OCMW gerealiseerd. Waar de subsidies vroeger in 1 grote pot geboekt werden, gebeurt dit nu gedetailleerder. Het voordeel is dat het geheel transparanter wordt en dat er beter geanticipeerd kan worden op eventuele problemen.

De dienst Budgetbeheer van het OCMW staat mee in voor de opvolging van de budgetten van haar cliënteel. Tot vorig jaar ontvingen zij van elk rekeninguittreksel 2 papieren exemplaren, nl. 1 voor het OCMW en 1 voor de betrokken klant. Niet alleen vraagt dit fysiek om veel plaats voor archivering, maar bovendien is het ook tijdrovend om iets terug op te zoeken. Vorig jaar werd daarom de toepassing Papyrus geïmplementeerd. Hiermee kunnen rekeningsuittreksels digitaal doorgestuurd worden en moet het OCMW nog maar 1 exemplaar op papier bijhouden (wettelijke verplichting).

Voorbereiding toepassing Activering klaar Het OCMW onderneemt heel wat activiteiten om werkloze personen terug in te kunnen schakelen in het arbeidscircuit. Zo wordt onderzocht waarom iemand werkloos is, wordt bekeken welke opleiding(en) deze persoon best volgt, worden vacatures onder de loep genomen, is er begeleiding op de werkvloer, enz. De sociale centra en de Dienst voor Werkgelegenheid maken hiervoor elk gebruik van een eigen toepassing, nl. MPSA en REGBBOT. Doel is om een gemeenschappelijke toepassing te implementeren waarin al deze activiteiten geregistreerd en opgevolgd kunnen worden. De toepassing zal bovendien sterk verweven worden met e-VITA. Vorig jaar werd alvast de procesanalyse afgerond en werd afgelijnd aan welke noden en behoeften de nieuwe toepassing moet beantwoorden. De detailanalyse, ontwikkeling en implementatie gebeuren in 2008.

© Stad Antwerpen

37

DEPARTEMENT PERSONEEL Begrotingstoepassing OCMW wint aan snelheid In maart dit jaar nam de centrale personeelsdienst van het OCMW een volledig gereviseerde versie van de toepassing Begrotingsopmaak, Personeelssimulaties en Meerjarenplanning in gebruik. Hiervoor wordt het pakket Enterprise Planning van de firma Cognos gebruikt, dat werd aangepast aan het organisatiemodel en de noden van het OCMW. De ontwikkeling van deze versie verliep in samenwerking met de firma Unisys. Digipolis zorgde voor de infrastructuur en leverde ook het basiscijfermateriaal aan. Tijdens de zomermaanden onderwierpen de betrokken partners (Digipolis, Unisys, Cognos en de gebruikers van het OCMW) de toepassing aan een grondige audit. Daaruit kwam als belangrijkste kritiek naar voren dat de toepassing te traag opstart en afsluit. Op basis van verder onderzoek werd een reeks maatregelen genomen waardoor de belangrijkste vertragingsfactoren voor de begrotingstoepassing uit de weg werden geruimd. Inmiddels ligt er een projectdossier klaar dat een verdere optimalisatie en ook functionele uitbreidingen van de begrotingstoepassing voorziet. De andere projecten voor het Departement Personeel van het OCMW van Antwerpen zijn alle synergieprojecten die liepen in samenwerking met de stad Antwerpen en/of met de stad en het OCMW van Gent.

Vervolgtraject Tijdsregistratie OCMW Antwerpen opgestart Zie rubriek synergie Antwerpen – Gent

Geslaagde lancering nieuwe loontoepasssing Afbouw oude loontoepassingen Versiebeheer loontoepassing gestart Nieuwe versie HReM+ Personeelstoepassingen afgestemd op nieuwe wettelijke bepalingen Naar een professioneel ondersteund competentiebeheer Beleidsrapportering OCMW Antwerpen Zie rubriek synergie Antwerpen

38

DEPARTEMENT ORGANISATIE & ONTWIKKELING Management informatiesysteem Het OCMW en Digipolis startten enkele jaren geleden al met het opzetten van een management informatiesysteem of kortweg MIS. Omdat het uitwerken van een MIS voor heel het OCMW een traject van langere adem is, werd het onderverdeeld in verschillende subprojecten. Het OCMW gebruikt sinds 2006 al het softwaresysteem QPR scorecard om haar BSC-indicatoren in kaart te brengen. Via een ODS-omgeving – ter voorbereiding van een datawarehouse - worden de gegevens voor de indicatoren automatisch aangeleverd uit de verschillende bronsystemen. Het departement Maatschappelijke integratie was piloot tijdens dit traject. In 2007 werd - naar analogie met MI – de ODSomgeving voor het departement Thuis wonen uitgebreid. Het project werd begin maart 2008 afgerond. Parallel liepen er vorig jaar 2 voorstudietrajecten, nl. voor het opzetten van een datamart voor Maatschappelijke integratie (opgeleverd in juli) en voor Thuis wonen (eind februari 2008 afgerond). Met het opzetten van de datamart voor MI werd ondertussen al gestart. Een eerste fase wordt opgeleverd tijdens de zomermaanden. De medewerkers van de sociale wijkcentra en de energiecel zullen dan gebruik kunnen maken van de brongegevens uit Apash voor het maken van rapporten. In een tweede fase wordt de datamart uitgebreid naar Crisisbegeleiding en tot slot naar Activering.

Datawarehouse Incasso: van Cognos 7 naar Cognos 8 Eind 2006 startte Digipolis met de upgrade van Cognos 7 naar Cognos 8. Tegelijkertijd werd de performantie verbeterd en werden er 2 extra functionaliteiten toegevoegd. Het project werd begin 2007 afgerond.

Dossieropvolgingssysteem voor bedrijfgeneeskundige dienst

Langer thuis wonen met senior. comfort@home

De interne dienst preventie en bescherming op het werk (IDPBW) van het Antwerpse OCMW staat o.a. in voor de organisatie van het medisch onderzoek van werknemers, de arbeidsveiligheid, de arbeidshygiëne, ergonomie, de bescherming van de gezondheid van de werknemers op het werk enz. Om al deze activiteiten zo efficiënt mogelijk te kunnen organiseren, wil het OCMW een moderne en gebruiksvriendelijke informaticatoepassing aanschaffen. De overheidsopdracht – die in 2006 uitgeschreven werd en waarin gedetailleerd beschreven staat waar het nieuwe pakket aan moet voldoen – werd eind 2007 gegund.

Tegen 2050 zal ongeveer de helft van de Antwerpse bevolking senior zijn. Dat er maatregelen getroffen moeten worden om deze vergrijzing in goede banen te leiden, spreekt voor zich. Eén van die maatregelen is het project senior. comfort@home. Door service flats uit te rusten met een aantal technologische snufjes, kunnen senioren van een afstand gevolgd worden. In 2007 werd via een overheidsopdracht leverancier HIM geselecteerd om o.a. elektronische deursloten, omgevings- en bewegingssensoren en een actief en passief alarmsysteem te installeren. In 2008 worden de service flats van complexen De Meere en Romanza uitgerust als piloot. Digipolis verleende voornamelijk advies tijdens de selectieprocedure maar zal ook mee instaan voor de coördinatie en evaluatie van het project.

DEPARTEMENT THUIS WONEN Geïntegreerde toepassing voor dienstencentra De Antwerpse dienstencentra werken momenteel verschillende maatregelen uit om hun administratieve processen te vereenvoudigen en efficiënter te maken. Eén van die maatregelen is de implementatie van een geïntegreerde toepassing waarin ze gegevens over hun klanten, activiteiten en diensten kunnen registreren. Nu worden hiervoor verschillende toepassingen gebruikt en moeten vaak dezelfde gegevens opnieuw ingegeven worden. De toepassing zal een overzicht bevatten van de standaard activiteiten en diensten die door een dienstencentrum aangeboden kunnen worden. De dienstencentra kiezen zelf uit deze lijst wat ze kunnen of willen organiseren. Biedt een dienstencentrum bv. warme maaltijden aan dan gebeuren reservatie, registratie en betaling via deze ene toepassing. Tijdens de analysefase – die eind januari 2008 werd afgerond – bepaalden de dienstencentra en het projectteam in Digipolis welke functionaliteiten de toepassing precies moet bevatten. De implementatie is gepland voor september. Dan zullen enkele piloot dienstencentra met de nieuwe toepassing starten. Begin januari 2009 volgen de overige dienstencentra.

1 databank voor CURA Via de toepassing CURA wordt de planning en facturatie van de thuisverpleging verwerkt. De afdelingen Noord en Zuid beheerden echter elk hun gegevens in een eigen database. In 2007 werden deze gegevens samengevoegd in 1 databank die centraal beheerd wordt in Digipolis. Tegelijkertijd werd een nieuwe versie van de toepassing opgeleverd. Uiteraard werd ervoor gezorgd dat elke afdeling enkel met de eigen gegevens kan werken. Fase 2 van het project bestaat uit het opbouwen van een rapportgenerator. Dit werd in het eerste kwartaal van 2008 afgesloten.

DEPARTEMENT FINANCIËN Nieuw financieel systeem voor steden en OCMW’s Antwerpen en Gent Rubriek synergie Antwerpen - Gent

39

DEPARTEMENT RESIDENTIEEL WONEN Fikse vaart in het e-zorgdossier In 2006 staken het departement Residentieel Wonen, een aantal RVT-medewerkers en een team in Digipolis de koppen bij elkaar om het huidige papieren zorgdossier te vervangen door een elektronisch exemplaar. Het e-zorgdossier moet een werkinstrument worden dat de meer dan 1800 betrokken medewerkers helpt en ondersteunt bij de planning, registratie en evaluatie van de verstrekte zorgen aan de 3000 bewoners van de RVT’s. In 2007 werd na een grondige selectieprocedure leverancier Care Solutions gekozen. RVT Sint Maria zal piloot zijn voor de implementatie van het e-zorgdossier en startte begin 2008 met de nodige opleidingen en testsessies.

M2M farma zit niet stil In 2006 schakelden alle RVT’s om naar M2M farma. Verpleegkundigen, dokters en apothekers leerden het pakket kennen via opleiding, demo, workshop of door begeleiding op de werkvloer. Ook in het begin van 2007 organiseerde Digipolis nog een aantal workshops over M2M farma voor o.a. nieuwe gebruikers. Eind december werden alle voorstellen voor een

verdere verfijning van de toepassing opgelijst en besliste de stuurgroep welke in de nieuwe versie van mei 2008 opgenomen moeten worden.

Systeem i van start Een aantal ontvangsten van de residenten van de RVT’s – zoals pensioen en terugbetalingen van de ziekenkas – kwamen vroeger meteen op de rekening van het RVT terecht. Omdat dit wettelijk niet meer mag, worden deze ontvangsten nu op de individuele rekeningen van de residenten gestort. Om te voorkomen dat al deze bedragen daarna manueel overgeschreven moeten worden op de RVT-rekening, werd vorig jaar systeem i in gebruik genomen. Via deze toepassing worden de sommen automatisch doorgestort. In 2008 volgt nog een vervolgtraject.

Nieuwe servers voor Geracc De 2 Citrix-servers en de databaseserver waarop Geracc draaide, werden in het voorjaar van 2007 vervangen door 2 terminalservers en een nieuwe databaseserver. De servers worden sinds begin 2008 mee beheerd door Digipolis. Door de nieuwe servers is Geracc performanter en stabieler.

© Stad Antwerpen

40

Lokale politie Antwerpen

Eerste fase Politie Management Informatiesysteem (PMI) afgerond Het Politie Management Informatiesysteem (PMI) levert op een eenvoudige en efficiënte manier accurate gegevens waarmee het management van de Lokale Politie Antwerpen haar beleid kan vastleggen, bijsturen en verantwoorden. Bovendien kan de politie via het PMI vlot de evolutie van een aantal van haar doelstellingen opvolgen. De voorstudie PMI – die in 2006 afgerond werd – stipuleert dat het systeem gegevens uit verschillende bronnen moet kunnen integreren en dat het flexibel moet kunnen inspelen op bestaande en nieuwe vragen. Waar mogelijk moeten de gegevens ook automatisch ingegeven kunnen worden. Tot slot moet de politie zelf het beheer van de omgeving in handen kunnen houden. Het voorbije jaar werd gewerkt aan de eerste fase van het project, dat in maart 2008 afgerond zal worden. De politie zal via PMI kunnen beschikken over informatie voor de opvolging van de reguliere werking en het Zonaal Veiligheidsplan.

Preventietoepassing wordt geïntegreerd in ISLP De politie zocht naar een nieuw systeem om op een vlotte manier aanvragen voor toezicht op een woning te verwerken, preventief advies te geven over diefstal en inbraak, enz. Ook de opvolging van de dossiers moet eenvoudiger zijn. Digipolis rondde in het voorjaar van 2007 de voorstudie af waarin onderzocht werd welke functionaliteiten de preventietoepassing moet aanbieden. Uit het onderzoek bleek dat de beste oplossing is om de oude toepassing te integreren in de ISLP-toepassing. De politie zal in 2008 de migratie naar ISLP voorbereiden. Het project zal vooral inspanningen vragen op het vlak van change management.

Nieuwe oplossing voor het dossieropvolgingssysteem aankopen Eind november 2006 werd het softwaresysteem Ariadne van leverancier CIPAL geïmplementeerd om de aankoopdossiers beter op te kunnen volgen en om de statussen ervan duidelijker in kaart te brengen. In de loop van

41

2007 bleek het systeem echter niet te beantwoorden aan de vooropgestelde eisen en werd het ook terug uit roulatie genomen. De politie ontwikkelde zelf een Access-toepassing die nu wordt gebruikt om de aankoopdossiers op te volgen.

Digitale archivering van gerechtelijke stukken Tijdens de voorstudie van het project ‘digitaal archiveren’ werd onderzocht welke archiefstukken in aanmerking komen om digitaal bij te houden en op welke manier dit best gebeurt. Op die manier kan er fysiek plaats bespaard worden en kunnen archiefstukken gemakkelijker opgezocht worden. De analyse wees uit dat er momenteel niet genoeg wettelijke basis bestaat om zaken elektronisch te archiveren. Er bestaan ook geen richtlijnen voor e-archivering. De politie kreeg wel toestemming om haar gerechtelijke stukken elektronisch te archiveren als bepaalde voorwaarden voor beveiliging, back-up, e.d. in acht genomen worden. De politie van Gent werkt al met een systeem voor elektronische archivering van gerechtelijke dossiers. Uit onderzoek blijkt dat dit

systeem ook in Antwerpen geïmplementeerd kan worden.

Voorstudie intranet De politie wil haar intranet hervormen tot een platform waarop relevante informatie en kennis worden ontsloten. Ook profielenbeheer en een rolgebaseerd publicatieproces staan op het verlanglijstje. Digipolis startte in 2006 met een voorstudie om alle behoeften op het vlak van inhoud, publicatieproces, navigatie- en zoekmogelijkheden in kaart te brengen. Aan de stad Antwerpen loopt er momenteel ook een intern communicatieonderzoek. De politie wenst deze resultaten mee te integreren in het voorstudiedossier van Digipolis. Van zodra het communicatieonderzoek van de stad afgerond wordt, zal de draad van het intranetproject terug opgepikt worden.

Beleidsomgeving voor Lonen & Wedden Om een performante, stabiele en gebruiksvriendelijke Lonen & Wedden-toepassing te hebben, werd de oude Access-toepassing her-

© Stad Antwerpen

42

schreven in .Net en in juni opgeleverd. Sinds december kan de politie ook gebruiken maken van een bijhorende rapporteringsomgeving. De omgeving levert 6 standaardrapporten over de gegevens die in de toepassing zitten. Met de Cognos query tool kan de politie bovendien ook zelf extra lijstjes en rapporten maken. Het project werd eind 2007 afgesloten.

Voorstudie geografische informatiesystemen (GIS) Van mei 2007 tot maart 2008 liep er een voorstudie om te onderzoeken hoe GIS kan bijdragen tot de optimalisatie van een aantal processen. De resultaten van de voorstudie geven een duidelijk beeld van de behoeftes van LP: hoe GIS ingeschakeld kan worden bij het visualiseren op kaart van criminaliteitscijfers, het tekenen van aanrijdingschetsen, wegomleggingen, signalisatie, enz. ViaStat, de toepassing waarmee ongevallen geregistreerd geanalyseerd worden, verhuisde in 2007 van de server van Digipolis naar het HILDE-netwerk. De politie neemt nu zelf het technische beheer voor haar rekening terwijl de functionele ondersteuning bij de leverancier ligt.

BIAS voor takelingen De politie wil de facturatie en betalingen van de takelingen beter kunnen opvolgen. Daarom worden sinds vorig jaar de gegevens over de takelingen die in ISLP worden geregistreerd, geëxporteerd uit ISLP en via een webtoepassing doorgesluisd naar de belastingstoepassing BIAS. In BIAS worden deze gegevens verder verwerkt voor facturatie.

Behoeften wijkwerking in kaart gebracht De politie wil haar wijkwerking waar mogelijk ondersteunen via ICT. Om in kaart te brengen welke behoeften er leven, werd in 2007 een voorstudie uitgevoerd. Hieruit bleek o.a. de nood aan een Wijkteammanagement-tool waarin alle genomen acties opgeslagen en opgevolgd kunnen worden, een rapporteringsomgeving, het kunnen raadplegen van externe databanken, enz. De Lokale Politie Antwerpen zette vorig jaar een samenwerkingsverband op met de Lokale Politie Gent. Tijdens de 1e helft van 2008 zal de Antwerpse politie gebruik maken van het systeem van Gent. Tegelijkertijd wordt voor de Antwerpse politie een nieuwe webtoepassing ontwikkeld die klaar moet zijn in juni 2008.

Internet en e-mail De politie wil iedereen graag toegang tot het internet bieden. Er konden al een beperkt aantal medewerkers op het internet door gebruik te maken van de Citrix-omgeving. Met een uitbreiding van de infrastructuur en het aantal licenties wil LP het internet korpsbreed aanbieden. Omdat het voor sommige medewerkers handig is om van thuis uit mails te kunnen raadplegen, werd vorig jaar ook onderzocht hoe dit technisch gerealiseerd kan worden. Van zodra de federale politie het hiervoor opgemaakte bestek gevalideerd heeft, wordt deze overheidsopdracht gepubliceerd. Doel is om dit systeem aan een 25 à 30-tal gebruikers aan te bieden. Tot slot werd in kaart gebracht hoe toepassingen, die op het administratieve netwerk draaien, aangeboden kunnen worden op het HILDE-netwerk. Voor standaard webtoepassingen lukt dit al. Verder onderzoek moet uitwijzen hoe de overige toepassingen, waaronder Cosmo-toepassingen, aangeboden kunnen worden.

© Stad Antwerpen

43

B ra n d w e e r A n t w e r p e n

Voorbereiding hypermoderne brandweerkazerne De nieuwe brandweerkazerne in Antwerpen Noord moet dé kazerne van de toekomst worden: een hypermodern crisiscentrum met videoconferencingmogelijkheden, een uiterst performante telecom-apparatuur, redundante aansluitingen op het stedelijk netwerk en gesofisticeerde ICT-technologie. Er werd een gedetailleerde analyse gemaakt van de functionele en technische noden van de Antwerpse brandweer. Het voorstudietraject werd afgerond en er werd een bestek uitgeschreven. De functionele en technische noden worden nu afgetoetst met de realiteit en de beschikbare technologie. Vanaf zodra de lijst van noden gefinaliseerd is, krijgen ze een prioriteit toegekend om een opsplitsing te kunnen maken tussen de echt noodzakelijke en de optionele voorzieningen. De voorlopige oplevering van de brandweerkazerne is gepland voor april 2009.

© Stad Antwerpen

44

I n f ra s t r u c t u u r & o n d e r s t . A n t w.

Telecom dienstverlening Eind maart 2006 werd de overheidsopdracht voor de levering van telecommunicatiediensten en –aankopen voor de steden en OCMW’s van Antwerpen en Gent officieel gegund aan het consortium NextiraOne-Alcatel-TelenetMobistar. Bedoeling van deze opdracht is het doorvoeren van een noodzakelijke vernieuwing van de telecommunicatie-infrastructuur en zorgen voor performantere en stabielere netwerken die nieuwe technologische mogelijkheden bieden. Binnen het consortium treedt de firma NextiraOne op als centraal aanspreekpunt en integrator. Alcatel levert de data- en spraaknetwerkinfrastructuur, Telenet Solutions neemt de glasvezelinfrastructuur, de vaste telefonie en de dataverbindigen voor haar rekening en Mobistar behartigt alles wat met mobiele telefonie te maken heeft. Een aantal realisaties van 2007: • Nieuwe Manap-netwerk operationeel In 2007 werd de migratie van het Manapnetwerk voorbereid en opgestart. Het nieuwe netwerk is gebaseerd op MPLStechnologie; MPLS staat voor Multi Protocol Layer Switching. Met deze nieuwe technologie kunnen er snelheden van 1 to 10 Gb gerealiseerd worden, een enorme verbetering ten opzichte van de 155 Mb die met het oude Manap gerealiseerd kon worden. In november ging de migratie van de 36 Manap-sites van start. De migratie verliep vlot en werd eind februari 2008 afgerond. • Migratie centrale servers Op zaterdag 10 november 2007 werden er werken uitgevoerd aan de netwerkinfrastructuur van Digipolis. Hierdoor was die dag een gedeelte van de servers en het netwerk ontoegankelijk. De servers werden volgens de stop/start-procedure uitgeschakeld, ontkoppeld van de oude netwerkinfrastructuur en op de nieuwe infrastructuur aangesloten. De publieke servers, zoals bv. antwerpen.be en Brocade, bleven heel de tijd on line. Ook het mailsysteem, de infolijn en het kassasysteem van de stadswinkel konden normaal gebruikt worden. Uiteindelijk konden 2 van de 75 servers niet overgezet worden. Deze werden in een later stadium overgezet.

45

• Gedigitaliseerde glasvezelplannen De bestaande glasvezelplannen werden aangepast aan de nieuwe situatie en gedigitaliseerd. De leverancier leverde de plannen aan in Autocad-formaat en leverde de gegevens die Digipolis nodig heeft om het registratiesysteem van de overheid (KLIP) in te vullen. Hierdoor is Digipolis wettelijk in orde als kabelbeheerder. • Uitbreiding internetcapaciteit Digipolis werd in 2007 meer en meer geconfronteerd met trage internetverbindingen. De capaciteit van de internetlijn werd dan ook verbeterd. Hierbij werd rekening gehouden met de totale omschakeling van de internetlijnen van Belgacom naar Telenet en werd al één van de twee internetlijnen van Belgacom afgeschaft. Daarnaast werd de Publilinklijn van het Belgacom Bilan-netwerk verwijderd.

Zwevende profielen voor districtshuizen Heel wat loketmedewerkers van de Antwerpse districtshuizen hebben geen eigen computer, maar wisselen regelmatig van werkplek. Ze moeten dus op een eenvoudige manier op andere pc’s kunnen aanloggen om hun taken uit te voeren. Voor deze medewerkers werkte Digipolis het zogenaamde zwevende profiel uit. Met dit profiel is het beheer van de multi-usercomputers een stuk eenvoudiger geworden en werden de aanpassingen die de lokale LAN-beheerders moeten uitvoeren tot een minimum herleid. Door het zwevende profiel in te voeren, wordt de dichtstbijzijnde printer automatisch geïnstalleerd voor de gebruiker, gebeuren automatisch de juiste server-mappings en wordt de persoonlijke mailbox correct geconfigureerd zodat de loketmedewerker direct aan de slag kan.

46

Upgrade geografische informatiesystemen GIS of geografische informatiesystemen worden binnen de stad Antwerpen meer en meer gebruikt als ondersteunend instrument voor de dienstverlening en het beleid van de verschillende bedrijfseenheden. Het is dan ook essentieel dat de diverse systemen op elkaar afgestemd blijven en dit niet alleen binnen de verschillende stadsdiensten maar ook tussen de stad, het OCMW en de politie van Antwerpen. Daarom werd ArcGIS in 2007 geüpgraded naar versie 9.

Besturingssysteem z/OS 1.4 op mainframe Om een stabiele werking van de centrale computer te kunnen garanderen, de meest recente functionaliteiten te kunnen aanbieden en een adequate ondersteuning van de leverancier te blijven krijgen, werd een aantal jaren geleden gestart met de installatie van een nieuw besturingssysteem op het mainframe. Dit heeft een grote impact op zeer veel toepassingen en koppelingen. In 2007 werd de installatie volledig afgerond.

Upgrade mainframe In het voorjaar van 2007 werd de upgrade van

het DB2-mainframe afgerond. Dankzij deze upgrade is de performantie voor de eindgebruikers tijdens de piekuren verbeterd. De upgrade houdt ook rekening met een capaciteitsstijging van 20% per jaar.

DB2 versie 7 Service Pack DB2 versie 7 werd eind 2003 geïmplementeerd bij Digipolis. Om de meest recente functionaliteiten in zijn globaliteit te kunnen blijven aanbieden, de actuele ontwikkelingen van het databasesysteem te kunnen ondersteunen en een perfecte integratie te krijgen tussen databaseen ontwikkelingslaag, werd in het voorjaar van 2007 DB2 V7 Service Pack geïnstalleerd op alle DB2-subsystemen van het mainframe.

Verhuis OCMW-servers naar Digipolis De servers van het centraal bestuur van het OCMW werden verhuisd naar de computerzalen van Digipolis en opgenomen in het beheer van Digipolis. Dit gebeurde naar aanleiding van een audit waaruit bleek dat de kosten voor de aanpassing van de locatie van het OCMW enorm hoog zouden oplopen. Een beperkt aantal servers werd op vraag van het OCMW niet verhuisd. Deze werden gekoppeld aan het LAN-segment en Digipolis maakte de nodige afspraken met het OCMW over de rollen en verantwoordelijkheden m.b.t. deze servers.

Quotamanagement OCMW In 2007 werd quotamanagement voor het OCMW ingevoerd door Windows Server 2003 Release 2 te installeren op de decentrale fileservers. Door quota’s op te leggen tot op het niveau van directories, kan het verbruik van space op voorhand vastgelegd worden. Bovendien wordt er op deze manier meer toekomstgericht gewerkt omdat Storage Management deel uitmaakt van het besturingssysteem Windows Server 2003 R2.

Quotamanagement Digipolis Ook voor Digipolis werd quotamanagement ingevoerd door Windows Server 2003 Release 2 te installeren. De nieuwe serverhardware

werd aangekocht en geïnstalleerd en er werden quotadefinities opgemaakt per competentie. Ook de login- en securitylijsten werden opgeleverd.

Studie en lastenboek back-up en storage-omgeving Binnen dit project werd eerst een onderzoek uitgevoerd ter voorbereiding van de keuze en implementatie van de SAN- en back-upapparatuur samen met een datamigratie en een archiveringsoplossing. Vervolgens werd een lastenboek opgesteld voor levering, installatie en onderhoud van de geselecteerde oplossing. Alle noodzakelijke verbeteringen op het vlak van back-up en recovery werden via een audit in kaart gebracht. Er werden voorstellen geformuleerd over back-up en restore van alle databases en er werd een zogenaamd disaster recovery plan uitgewerkt om de continuïteit van de diensten te verzekeren. Hierdoor beschikt Digipolis over een nieuwe back-upinstallatie waardoor de productiviteit verhoogd is en de beschikbaarheid van de data verbeterd is.

Vervanging mainframe storage In 2007 werd de storage-omgeving van de mainframe vervangen. Dankzij deze vervanging zijn de beheermogelijkheden verbeterd en wordt de continuïteit en het onderhoud van de storage-omgeving gegarandeerd.

Installatie back-updrives open systemen Er werden extra drives aangekocht voor de robot. Deze werden geïnstalleerd door de leverancier. Op deze manier werd de capaciteit van de back-upcyclus verhoogd.

Vervanging Brocade-server Er werd een nieuwe Brocade-server aangekocht en geïnstalleerd ter vervanging van de Brocade- servers van de openbare bibliotheek Antwerpen. Deze werden niet meer ondersteund door de leverancier. Het operating systeem en de software werd vervolgens geïnstalleerd door Universiteit Antwerpen.

47

Nieuwe print-kopie-fax-strategie voor scholen In het verleden konden de stedelijke scholen zelf hun kopieerapparaten aankopen of via een privé leasing contract voorzien. Naar aanleiding van het raamcontract dat Digipolis met Canon afsloot, werd er in 2007 een regularisatie uitgevoerd voor de scholen. De leasing contracten van de scholen werden opgelijst en door Digipolis zoveel mogelijk opgezegd en vervangen door een toestel uit het contract met Canon.

De taskforce maakte op korte termijn werk van een verbeterde beveiliging voor een reeks infrastructuur- en organisatiecomponenten: • • • •

Verbeterd ambtenarenportaal

•

Via het ambtenarenportaal of de zogenaamde ‘clientless VPN’ kan er op een veilige en gecontroleerde manier via het internet geconnecteerd worden naar het intranet en een aantal toepassingen. In 2007 werd de infrastructuur voor de raadsleden opgezet zodat ook zij gebruik kunnen maken van het ambtenarenportaal. Juniper, de software van het ambtenarenportaal, werd geüpgraded naar een nieuwe versie. De clientless VPN controleert het type en de versie van de antivirussofware op de client. Tot nu toe werd uitsluitend de McAfee-standaard van Digipolis toegelaten. Om gebruikers die een andere antivirussoftware gebruiken toe te laten, werd een lijst van marktleiders opgesteld waarvan de software ondersteund wordt door Juniper en Microsoft. De nodige procedures werden opgesteld om de bijkomende antivirussoftwares te laten samenwerken met de clientless VPN.

• •

Taskforce beveiliging Op 1 juni 2007 werd Digipolis geconfronteerd met slecht of niet werkende programma’s zoals Outlook, Word en intranet. Ook de toegang tot het netwerk was niet evident of onmogelijk. Onderzoek wees al snel in de richting van een virus, nl. het Almanahe-virus. De verspreiding van het virus bleef redelijk beperkt. De grootste schade zat ongetwijfeld in de vele manuren die het Almanahe-virus gekost heeft. Daarom werd er een taskforce beveiliging opgericht.

48

• • •

toegangsbeheer; patch management op servers en clients; aanpassing en uitbreiding van de antivirus policies; aanpassing en beschrijving van de backupprocedures; aanpassing van de toegang en beveiliging van externe medewerkers; opzetten van client policies; contractueel vastleggen van externe bijstand bij problemen; aanpassing van de mailomgeving in functie van een hogere beschikbaarheid en een betere beveiliging; aanpassing van de netwerk- en internetprocedures; uitwerken van een metaprojectdossier over informatiebeveiliging dat begin 2008 werd opgestart.

IT-noodprocedure In 2007 werd er verder gewerkt aan de ITnoodprocedure voor Digipolis. Er werden kaderdocumenten opgemaakt in functie van het zogenaamde rood, groen en oranje boek. Daarnaast werd de back-upsoftware geüpgraded, werd er een procedure en een script opgesteld voor het starten en stoppen van alle servers en netwerkcomponenten in geval van heirkracht. Er werd een configuratiemanagementdatabase gemaakt en geïmplementeerd. Er werd ook een applicatie gemaakt om .Net-toepassingen correct van de acceptatie- naar de productieomgeving te brengen. Verder werden de 28 meest kritische toepassingen en hun testprocedures in kaart gebracht en werd er een monitoringsoftware aangekocht voor de SQL-omgeving.

Den Bell: basisprincipes en metaprojectdossier

Vervanging centrale data- en serverinfrastructuur

In het najaar van 2009 zullen meer dan 2000 medewerkers van de stad en het OCMW hun intrek nemen in ‘Den Bell’, het voormalige Alcatel-gebouw op het Francis Wellesplein. De werken aan het driehoekige kantoorcomplex schoten het afgelopen jaar goed op. Ook aan het informatica-totaalplaatje van Den Bell werd intensief gewerkt. Het management van de stad en het OCMW nam gezamenlijk beslissingen over een aantal basisprincipes die voor Den Bell gehanteerd zullen worden. Vervolgens werden de ICT-voorzieningen voor Den Bell en de ICT-randvoorwaarden die vervuld moeten zijn om de verhuis mogelijk te maken in kaart gebracht in het metaprojectdossier Den Bell. Door de backoffice diensten te centraliseren, zullen er kosten bespaard worden op het vlak van ICT. Bestaande servers, actieve apparatuur, datalijnen en dergelijke zullen immers vervangen kunnen worden door één gecentraliseerde infrastructuur op Den Bell. Om een grotere beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de gecentraliseerde infrastructuur te kunnen realiseren, zal er ook een computerzaal in Den Bell geïnstalleerd worden met een back-up computerzaal in Digipolis.

Het project ‘Bestek en gunningsprocedure voor vervanging van een gecentraliseerde data- en serverinfrastructuur’ werd in 2007 opgestart. Het doel van deze opdracht is het opzetten van een nieuwe, centrale, geconsolideerde en gevirtualiseerde data- en serverinfrastructuur (op basis van een X86-platform) en het migreren van de bestaande infrastructuur en toepassingen naar deze nieuwe infrastructuur. Naast deze hoofdopdracht moeten de kandidaten ook rekening houden met 3 extra opties, namelijk de migratie van Digipolis Antwerpen, de migratie van Digipolis Gent en de migratie van de mainframetoepassingen van Digipolis Antwerpen. Dit projectdossier is de basis voor een toekomstig nieuw hardwareplatform voor alle klanten van Digipolis. Antwerpen en Gent zullen daarom samen naar de verschillende oplossingen kijken zodat er eind 2008 met een breed draagvlak een gefundeerde keuze gemaakt kan worden.

49

AD HOC-WERKING Ad hoc in 2007

Cijfers

De ad hoc-cel behandelt vooral kleine verhuisen infrastructuurprojecten. Als vuistregel geldt hierbij dat het om opdrachten moet gaan die minder dan 15 interne mandagen vergen en waarvoor het budget niet hoger ligt dan € 30.000.

In 2007 werden in totaal 443 opdrachten opgenomen. Dit is een stijging van 58% tegenover 2006.

De ad hoc-dienstverlening van Digipolis zit in de lift. De cijfers van de laatste jaren liegen er niet om. Zo blijkt dat de workload sinds 2004 jaarlijks met ca. 32 % toenam en in 2007 zelfs met 55%! De opvallendste trends…

De projectleiders van ad hoc presteerden in 2007 ongeveer 880 werkdagen. Dit zijn rechtstreeks toewijsbare prestaties, zonder overheadstaken en zonder een aantal grote projecten waar zij ook aan meewerkten. Ze zijn verdeeld in 64% voor de stad Antwerpen, 29% voor het OCMW van Antwerpen en 7% voor de Lokale Politie Antwerpen.

Het OCMW maakt meer en meer gebruik van de ad hoc-dienstverlening:

370 opdrachten werden uitgevoerd en afgesloten.

Het OCMW heeft duidelijk zijn weg naar de ad hoc-dienstverlening gevonden. De ASI (algemene stuurgroep informatica) van het OCMW besliste in 2006 bovendien dat alle bekabelingswerken ook via Digipolis moeten verlopen, waardoor het aantal aanvragen stevig toenam.

Collegebesluit van Lerende stad: In maart 2007 werd een collegebesluit van LS bekrachtigd dat stipuleert dat er voor alle aankopen boven € 5.500 een offerte aan Digipolis gevraagd moet worden. De aanvragen voor netwerkapparatuur, netwerkverbindingen, bekabelingen en servers verlopen sindsdien dan ook via ad hoc en verklaren het toegenomen aantal ticketten.

Aanvragen telefonie: Meer en meer aanvragen voor een extra telefoontoestel die oorspronkelijk bij de snelle dienstverleners binnenkomen – groeien uit tot ad hoc-projecten. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, wordt bovendien alles i.v.m. telefonie voor het OCMW nu opgevolgd door de ad hocwerking.

Kleine projecten: Sinds 2008 neemt de ad hoc-dienst ook kleine projecten voor haar rekening. Ook hierdoor zal het aantal vragen alleen maar stijgen. © Stad Antwerpen

50

BEHEER & ONDERSTEUNING De afdeling Beheer & ondersteuning (B&O) van Digipolis Antwerpen bestaat uit de groepen infrastructuurbeheer, toepassingsbeheer en service desk. Samen beheren zij alle telematica-infrastructuur en meer dan 100 toepassingen en bieden zij ICT-ondersteuning voor de stads-, OCMW- en politiediensten van Antwerpen.

Opvallende trends van de voorbije jaren De niet te stuiten e-trend De e-trend, d.w.z. het meer en meer automatiseren, informatiseren en ontsluiten van informaticasystemen, is een trend die niet te stoppen is. De verwachtingen ten opzichte van de informatica- en telematica-infrastructuur liggen zeer hoog. E-mail, het bedrijfsintranet en toepassingen moeten niet alleen tijdens de kantooruren geconsulteerd kunnen worden, maar moeten 7 dagen op 7 beschikbaar zijn. Bovendien moeten deze zaken overal raadpleegbaar zijn en niet enkel op de eigen werkplek.

De groei van IT in de breedte en de diepte Informatica is niet meer weg te denken uit onze samenleving. Iedereen belt en mailt via de computer. Bioscoop- en theaterkaartjes worden via de pc gereserveerd. Auto’s, pinautomaten, benzinepompen in tankstations, winkelkassa’s; niets functioneert nog zonder computers. En met de komst van nieuwe toepassingen zoals de Personal Digital Assistent (PDA), IP-telefonie, GPS in auto’s en RFID in supermarkten, neemt de invloed van computers alleen nog maar toe.

De komst van intelligente virussen De bedreigingen vanuit het internet zijn de laatste jaren sterk toegenomen en virussen zijn een stuk intelligenter geworden. In de begindagen wilden virusschrijvers vooral bekendheid verwerven door hun virus zo snel mogelijk te verspreiden naar zoveel mogelijk pc’s. Vandaag gaat het om echte criminele acties. Malafide personen schrijven een kwaadaardig programma, zogenaamde malware, dat zich op een systeem nestelt zonder dat het meteen opgemerkt wordt. Op deze manier worden per-

soonlijke gegevens verzameld, zoals bv. financiële informatie, immigratiegegevens, informatie uit mailboxen of uit het strafregister. Overheden vormen een bijzonder interessant doelwit omdat zij een bron van heel wat informatie zijn.

Opslagcapaciteit op maat De steeds groter wordende nood aan IT-diensten en toepassingen heeft een rechtstreekse impact op de ondersteunende infrastructuur. De capaciteit, zowel opslag- als verwerkingscapaciteit, van de infrastructuur groeit ook exponentieel. Het IDC (www.idc.com) stelt dat de hoeveelheid aangemaakte en gekopieerde digitale informatie in 2010 zes maal hoger zal liggen dan vandaag. Dit betekent een jaarlijkse toename met 60%. Dit digitale universum vertegenwoordigt ongeveer drie miljoen maal de hoeveelheid informatie die alle boeken bevatten die ooit geschreven werden en komt overeen met 12 boekenrekken van elk meer dan 150 miljoen kilometer (d.i. de afstand van de aarde naar de zon).

Aanpassing van de organisatie en enkele verbeteracties Aanpassing van de organisatie De interne organisatie van B&O werd in de loop van 2007 bijgestuurd. Medio 2007 werden voor infrastructuurbeheer 3 groepsverantwoordelijken aangesteld. In deze groep kwamen ook 4 medewerkers extra in dienst. Een systeembeheerder kreeg de verantwoordelijkheid over het beheer van de GIS-omgeving en de web- en applicatieservers. Er kwam een databeheerder in dienst in het domein ‘move-to-production’ en dit voor alle .NET-toepassingen. Voor alle nieuwe contracten wordt sinds 2007 de rol van contractdeskundige opgenomen. De GIS-taken werden herschikt. De technische ondersteuning van de GIS-infrastructuur wordt voortaan opgenomen door toepassingsbeheer, de functionele ondersteuning wordt meer en meer opgenomen door de klanten zelf. In het luik competentiebeheer werd een inspanning geleverd om de nieuwe technologieën onder de knie te krijgen en de nodige soft-skills

51

op te bouwen in het kader van de organisatorische wijzigingen.

Afbouw oude technologie en opbouw nieuwe infrastructuur Het project telecom-dienstverlening is de grootste overheidsopdracht die Digipolis tot op heden uitschreef. De opdracht werd in 2006 gegund aan het consortium NextiraOne-Alcatel-Telenet-Mobistar voor een periode van 5 jaar. Hoofddoelstelling is de doorvoering van een ingrijpende efficiëntieverbetering en een optimalisatie op het vlak van telecommunicatie en dit voor alle betrokken partners. In 2007 werd er hoofdzakelijk gewerkt aan de vernieuwing van de telecommunicatie-infrastructuur waardoor de netwerken performanter en stabieler geworden zijn. Ook de migratie van het Manap-netwerk werd voorbereid. Het nieuwe netwerk is een MPLS-Manap; MPLS staat voor Multi Protocol Layer Switching. Met deze nieuwe technologie kunnen er snelheden van 1 to 10 Gb gerealiseerd worden, een enorme verbetering ten opzichte van de 155 Mb van het oude Manap. Daarnaast werd er ook gewerkt aan de netwerkinfrastructuur van Digipolis. De overkoepelende servers werden volgens de stop/start-procedure uitgeschakeld, ontkoppeld van de oude netwerkinfrastructuur en op de nieuwe infrastructuur aangesloten. Twee jaar geleden werd voor de stad Antwerpen een centrale fileserver en een centrale printserver geïnstalleerd. Alle Manap-locaties met een file- en printserver werden naar deze servers geconsolideerd. Na dit consolidatietraject werd in 2007 gestart met servervirtualisatie waardoor er meer capaciteit is op de enterprise servers.

B&O en projectwerking Gemiddeld besteedt B&O 30% van de beschikbare tijd aan projecten. In 2007 hebben de toepassingsbeheerders in ca. 130 projecten een rol gespeeld. Door de uitgebreide kennis en ervaring hebben vooral de toepassingsbeheerders binnen sommige projecten taken uitgevoerd die over de krijtlijnen van hun takenpakket gaan. Er werden bv. veel mandagen gespendeerd aan de projecten versiebeheer Beam, E-VITA, de federale verkiezingen, de taskforce Notulus en de implementatie van de

52

nieuwe loontoepassing. Een overzicht van een aantal projecten waar B&O in 2007 een belangrijke bijdrage toe geleverd heeft:

Uitwerking van een IT-noodprocedure Er werd een rood en een groen boek uitgewerkt waardoor de afhankelijkheden tussen servers in kaart gebracht werden en B&O een gedetailleerd beeld gekregen heeft van de termijn waarop Digipolis terug actief kan zijn bij problemen. Netbackup werd geüpgraded zodat systeemimage backups mogelijk worden en de hersteltijd aanzienlijk daalt. Het zogenaamde disaster recovery plan werd geactualiseerd. Hierin staat beschreven wat er juist moet gebeuren bij zware technische crisissituaties. Ter ondersteuning van de IT-noodprocedure werd er een toepassing ontwikkeld waarin alle beschikbare middelen en de onderlinge afhankelijkheden geïnventariseerd worden.

Airco’s en computerzalen De stroompannes in de centrale computerzalen van Digipolis werden aangepakt door uitbreidingen van de stroomkringen en de noodstroom. Er werd ook gewerkt aan een gestructureerde databekabeling en aan de brandbeveiliging van de computerzaal van Digipolis 1.

Capacity on demand De vraag naar opslagcapaciteit is de laatste jaren explosief toegenomen. B&O heeft een natuurlijke jaarlijkse aangroei vastgesteld van 20% voor de mailboxen, 40% voor bestanden gerelateerd aan een Office-omgeving en 35% voor gestructureerde gegevens die gerelateerd zijn aan toepassingen. Om te kunnen voldoen aan de stijgende vraag naar meer opslagcapaciteit, werd in 2007 een aankoopprocedure gestart voor de uitbreiding en vernieuwing van het Storage Area Network (SAN). Begin 2008 werd de implementatie gestart.

Verbeteren van de hersteltijd van gegevens in open systemen Het aantal back-updrives werd verdubbeld van 4 naar 8. Dankzij deze aanpassing kunnen er veel sneller back-ups genomen worden en zijn er veel meer mogelijkheden om gegevens terug te plaatsen na probleemsituaties.

Kostenreductie voor mainframe-omgeving Er werd een kostenverlaging voor de mainframe-omgeving gerealiseerd door een aparte logische partitie op te zetten voor PeopleSoft. Digipolis geniet nu van voordeligere tarieven doordat er gefactureerd kan worden op basis van het effectieve gebruik van de mainframe.

Overzicht van de middelgrote en grote crisissen B&O zorgt voor een efficiënte afhandeling van de technische crisissen. Een overzicht van de middelgrote tot grote crisissituaties van 2007.

Aanval van het Almanahe-virus Op 1 juni 2007 werd Digipolis geconfronteerd met slecht of niet werkende programma’s zoals Outlook, Word en intranet. Ook de toegang tot het netwerk was niet evident of onmogelijk. Onderzoek wees al snel in de richting van een virus. Door met man en macht samen te werken tegen het virus, bleef de verspreiding ervan redelijk beperkt. De grootste schade zat ongetwijfeld in de vele manuren die dit Almanahe-virus gekost heeft. Daarom werd er een taskforce beveiliging opgericht die een lijst met mogelijke acties opstelde en besliste wat er op zeer korte termijn gerealiseerd moest worden. De taskforce beveiliging begon met het uitstippelen van een reeks korte termijn-acties. De taskforce lijstte op 9 domeinen ‘quick wins’ op. Ondertussen werd ook de situatie op het vlak van beveiliging in kaart gebracht en meetbaar gemaakt. Het model dat Digipolis gebruikt om af te toetsen hoe veilig de situatie is, heet SaRMA. SaRMA staat voor Self assessment, Risicoanalyse, Maturiteitsbepaling en verbeterActies. Er werd een metadossier informatiebeveiliging uitgewerkt waaronder verschillende projecten vallen, nl. het introduceren van een identity management tool en een SIEM-tool (Security Incident Event Monitoring),

het verder uitwerken van een IT-noodprocedure, het invoeren van een paswoordenbeleid bij klanten, het opmaken van een raamcontract perimeterbeveiliging, het verankeren van een IT-veiligheidsplan en een aantal kleine versiebeheerprojecten die betrekking hebben op ITsecurity.

Noodbel voor Notulus Notulus, het beheersysteem van college, gemeenteraad en districtsraden, zorgt voor een decentrale invoering van agendapunten en een directe ontsluiting van de stedelijke overheidsbesluiten. In de loop van het eerste kwartaal van 2007 werd een toenemend aantal incidenten vastgesteld waardoor de goede werking van Notulus en het gekoppelde B3M in het gedrang kwam. De gemelde problemen werden individueel en manueel aangepakt, maar een structurele oplossing drong zich op. Er werd een taskforce opgericht die meteen een aantal acties vooropstelde. In eerste instantie werd er naar de eindgebruikers gestapt om samen met hen de oorzaak van de problemen te achterhalen. Er werden acties ondernomen om de performantie van de gebruikerspc’s te meten en de stabiliteit van de verbinding tussen de Notulusserver en de gebruikerspc’s te controleren. Door de acties van de taskforce werden de problemen opgelost. De aangepaste versies van Notulus en B3M die compatibel zijn met Office 2003 werd eind juni in gebruik genomen, iets later dan oorspronkelijk ingepland was.

Onstabiliteit van het netwerk Het stedelijk netwerk werd in 2007 regelmatig geconfronteerd met problemen. Er waren frequent vertragingen op het netwerk die af en toe ook leidden tot onbeschikbaarheid. Verder onderzoek wees uit dat er onvoldoende bandbreedte beschikbaar was. Daarenboven werd de gebruikte

53

technologie niet meer ondersteund, waardoor structurele wijzigingen aan het netwerk zich opdrongen. Dit probleem werd aangepakt door de migratie van het netwerk van de oude ATMtechnologie naar Multi Protocol Layer Switching (MPLS).

Nieuwe loontoepassing veroorzaakt vertraging Door de omschakeling van de oude loonmotors naar een nieuwe loontoepassing, nl. SAP Payroll, steeg het aantal meldingen van 1500 per jaar naar 2600 registraties in 2007. De nachtverwerking in het nieuwe systeem verliep niet even snel als in de oude omgeving. De synchronisatie tussen de personeelstoepassing en de loontoepassing duurde langer dan voorzien waardoor de simulatie van boekingen met vertraging moest gebeuren. Bij de implementatie van de nieuwe toepassing verliep de overdracht naar B&O niet optimaal. Om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden, wordt de deelname van B&O van bij het begin van een project structureel aangepakt. De nodige verbeteracties die moeten bijdragen aan de stabiliteit van de nieuwe toepassing, werden opgestart en zijn in uitvoering.

Stroompannes in de computerzalen De exponentiële groei die Digipolis kende in 2007 vertaalt zich ook in een toegenomen aantal geïnstalleerde servers en infrastructuurapparatuur. Het verhoogde energieverbruik was de aanleiding van verschillende stroompannes

in de centrale computerzalen van Digipolis. Door de stroomkringen en de noodstroomvoorzieningen (Uninterruptable Power Supply of UPS) uit te breiden en te zorgen voor een intelligente stroomverdeling (Power Distribution Unit of PDU), werden de stroompannes onder controle gebracht.

Koppelingen veroorzaken problemen In de huidige ICT-omgevingen zijn toepassingen die geen koppelingen met andere systemen hebben niet meer denkbaar. Het belang van integratie en samenwerking tussen toepassingen wordt daardoor alsmaar groter en belangrijker. Dit werd in 2007 bevestigd door de problemen met de koppeling tussen de bevolkingstoepassing Beam en het rijksregister. Hieruit bleek zeer duidelijk dat zowel op operationeel vlak (het niet beschikbaar zijn van het rijksregister leidt tot een onderbreking van de bevolkingstoepassing) als op technisch vlak (het herroepen van een nieuwe versie van Beam omwille van een foutieve koppeling) de afhankelijkheid zeer groot is. Deze koppelingen verstoren soms niet alleen de interne werking, maar kunnen ook gevolgen hebben op de dienstverlening naar de burgers. Dit werd duidelijk toen de uitbetaling van de leeflonen in het gedrang kwam door problemen bij het automatisch doorsturen van gegevens naar Dexia. Oorzaak van de problemen waren configuratiewijzigingen bij de samenwerkende partijen. Door de samenwerking met de betrokken partijen te versterken, werden de technische problemen opgelost. Er werd ook een alternatief scenario opgesteld dat gebruikt kan worden om, mits een beperkte vertraging, toch alle gegevens te verstrekken. Omdat de koppelingen zo belangrijk zijn, werd er gestart met het in kaart brengen van alle koppelingen om deze in een tweede fase zo veel mogelijk te standaardiseren. Vanzelfsprekend werden de nodige acties ondernomen om de kritieke problemen op korte termijn aan te pakken.

54

Onstabiliteit van Oracle Om de onstabiliteit van het financiële systeem Oracle aan te pakken werd de serveromgeving van Oracle geüpgraded van een NT4.0-platform (dat niet meer ondersteund werd) naar Windows 2000. Er was heel wat configuratieen tuningwerk nodig om alles terug stabiel te laten werken. Door de toename van gegevens in de Oracle-database moest ook de centrale organisatie van het geheugenverbruik worden bijgesteld.

55

B&O in cijfers Uit het cijfermateriaal kunnen de volgende algemene conclusies getrokken worden voor 2007: •

De reactieve taak van B&O (d.w.z. het oplossen van incidenten) is goed: 38% van de ingeseinde problemen wordt door de eerste lijnsondersteuning opgelost en meer dan de helft van de problemen wordt dezelfde dag opgelost.

•

Het gebruik van verouderde technologie en de migraties zorgen voor een duidelijke toename van het aantal problemen.

In onderstaande tabellen wordt aangegeven of de zichtbare trends gerelateerd zijn aan oude technologie (OT) of aan een migratietraject.

Aantal opgeloste incidenten per ondersteuningsniveau Bij een zeer goede werking van probleembeheer ligt het percentage dat door de eerste lijnsondersteuning opgelost wordt in principe vrij hoog. De 38% die in 2007 gerealiseerd werd, is een goede score rekening houdende met het feit dat het probleembeheerproces nog niet volledig verankerd is binnen de organisatie. Daarnaast steeg het aantal incidenten dat opgelost werd door de eerste lijnsondersteuning ondanks een stijgend aantal incidenten.

Beheer & ondersteuning 56

Groei incidenten in toepassingen Binnen de categorie toepassingen is de nieuwe loontoepassing SAP Payroll de belangrijkste oorzaak voor het toegenomen aantal incidenten. Het is opvallend dat de top van de grootste stijgers allemaal gerelateerd is met oude technologieën.

Groei incidenten bij infrastructuur Ook hier is het opmerkelijk dat de toename van het aantal incidenten te wijten is aan het gebruik van verouderde technologieën en/of gerelateerd is aan een migratietraject.

57

Top 10 verantwoordelijk voor 67 % van de registraties Een beter inzicht in de probleemgebieden wordt verkregen door te kijken naar de technologieën die de top 10 van de incidenten vertegenwoordigt. Ook hier is het verband tussen het verhoogde aantal incidenten en het gebruik van oude technologieën en/of een migratie aantoonbaar.

Open dagen voor afgesloten door klant De volgende tabel geeft het aantal incidenten weer per aantal dagen dat het incident open stond. In 2007 werd meer dan de helft van de incidenten met bevestiging van de klant op dezelfde dag afgesloten.

58

COSMO-WERKING Groei voor Cosmo-cel Cosmo staat voor Cel voor Ontwikkeling van Snel Maatwerk en Ondersteuning. Deze cel werd in september 2006 opgestart om kleine ontwikkelingsopdrachten voor de stad en het OCMW van Antwerpen snel en efficiënt te kunnen afwerken. De Cosmo-cel bestond in 2007 uit 4 personen, waarvan 3 voor de stad en 1 voor het OCMW. Het OCMW heeft zelf ook 1 personeelslid in dienst dat Cosmo-aanvragen verwerkt. Kenmerkend voor Cosmo-opdrachten is dat ze beperkt zijn in aantal mandagen en dat ze gebruik maken van de Digipolis-standaarden voor hardware en ontwikkeling, namelijk SQLserver en ASP.Net. Dankzij deze standaardisatie wordt hergebruik van componenten mogelijk en kan een Cosmo-project dat grootschaliger uitvalt dan initieel ingeschat probleemloos doorschuiven naar de projectwerking van Digipolis. Cosmo-projecten hebben een vooraf gedefinieerde technische oplossing waardoor geen besprekingen, goedkeuringen en rechten per project gecontroleerd moeten worden door de

andere afdelingen van Digipolis. De aanvragen voor een Cosmo-opdracht worden ingediend door de ICT-verantwoordelijken van de klanten. Ze worden vervolgens geëvalueerd door de Cosmo-coördinatoren van de stad en het OCMW. Samen met de competentiebeheerder van Digipolis bepalen zij maandelijks welke opdrachten uitgevoerd kunnen worden. In 2007 kreeg de Cosmo-cel in totaal 121 aanvragen binnen. Hiervan werden er 52 uitgevoerd: 20 voor de stad, 25 voor het OCMW en 7 overkoepelende. Er werden 8 aanvragen afgewezen omdat ze niet pasten binnen de werking van Cosmo. Het hoge aantal aanvragen geeft soms lange wachttijden. Het afgelopen jaar duurde het gemiddeld 102 kalenderdagen alvorens een aanvraag werd opgestart. Vervolgens duurde het gemiddeld 54 kalenderdagen om de aanvraag af te werken. Het gemiddeld aantal dagen dat aan een Cosmo-project besteed werd, bedroeg 14 dagen.

© Stad Antwerpen

59

Synergie stad Gent & organisatiebrede toepassingen

Sy n e r g i e G e n t

Gent lanceert strategische budgetteringstool GENT2020

60

Wettelijk kader Als gevolg van het nieuwe gemeentedecreet zijn steden en gemeenten verplicht om tijdens het eerste jaar van de nieuwe legislatuur een meerjarenplan op te stellen voor minstens drie tot maximum zes jaar, dat jaarlijks geactualiseerd wordt. Dit plan bestaat uit een strategische nota met de beoogde strategische doelstellingen en programma’s van het bestuur, die vervolgens worden vertaald naar operationele doelstellingen en concrete acties & activiteiten. Aan deze strategische nota is een financiële nota gekoppeld die de budgettaire consequenties van de gemaakte strategische keuzes becijfert. IT helpt een handje Om deze complexe oefening op een coherente wijze te kunnen aanpakken nam het Gentse gemeentebestuur begin september de nieuwe strategische budgetteringstool ’GENT2020’ in gebruik, ontwikkeld door Digipolis Gent. Eind augustus werden alle gebruikers opgeleid zodat zij vanaf het najaar konden starten met het invoeren van de gegevens. De kwaliteitscoördinatoren vulden de doelstellingencascade

in, de financieel coördinatoren de vereiste budgetten en de coördinatoren personeel de personeelskosten. De programmaregisseurs gaven tenslotte doelstellingen en budgetten in voor de strategische programma’s van de stad Gent (bv. digitale kloof). Vervolgens kon de bestuursploeg dan van start gaan met een accurate voorbereiding van de begroting die optimaal beantwoordt aan de vooropgestelde strategische doelstellingen. Een grote hulp daarbij waren de ingebouwde simulatiemogelijkheden die het bestuur in staat stelden verschillende keuzes tegenover elkaar af te wegen en juiste keuzes te maken op basis van concrete feiten en cijfers. GENT2020 werd reeds gelinkt aan de projectopvolgingstool PRINS en zal in een latere fase ook gekoppeld worden aan het financieel pakket van de stad (SAP R/3).

e-Gemeenteraad Vandaag hebben de leden van het college en de gemeenteraad via een beveiligde VPN-verbinding toegang tot het netwerk van de stad. Deze verbinding wordt enkel van thuis uit opgezet. Dankzij het project e-Gemeenteraad krijgen de leden van college en gemeenteraad toegang tot het stedelijk netwerk van op om het even welke locatie (Federaal Parlement, Vlaams Par-

lement, buitenland, …). Daartoe wordt op hun laptop speciale software geïnstalleerd (SSL VPN), die het raadslid, via authenticatie met eID–kaart en andere strikte procedures deze toegang verzekert. Zo kunnen zij het intranet en diverse beveiligde zones raadplegen (bijv. intranetroom gemeenteraad, aparte intranetroom per politieke fractie, datashare per fractie). Het project startte in 2007 en wordt in 2008 verder uitgerold.

Aanpassingen elektronische wie-iswie In 2007 werden CEVIPS en de active directory van de stad Gent gesynchroniseerd. Hierdoor kunnen de rechten per toepassing gerichter toegekend worden aan de gebruikers. Een aantal rapporten die via een Access-databank ontsloten werden, zijn nu beschikbaar via een .Net-omgeving. Er kan nu meteen in kaart gebracht worden wie voor welke dienst werkt, enz.

Zaalverhuur Het intercultureel centrum De Centrale maakt sinds vorig jaar gebruik van de module Reser-

© Stad Gent

61

veringen van Planon voor het beheer van haar 8 zalen. Eerder werden al de dienst Receptieve ruimten en de dienst Buurtwerk uitgerust met deze module.

GRIP verfijnd GRIP, het geoloket op het intranet van de stad Gent voor het ontsluiten van ruimtelijk gebonden gegevens naar een groot aantal medewerkers, werd eind 2006 gelanceerd. Vorig jaar werd het loket verder verfijnd en zorgde Digipolis voor een verdere stabilisering.

Kadasterkaart federale overheid in gebruik De stad Gent gebruikt sinds 2007 niet meer de eigen percelenkaart, maar stapte over naar de kadasterkaart van de federale overheid. Er werd heel wat werk geïnvesteerd om beide kaarten op elkaar af te stemmen. Bovendien werden alle gegevens die ooit op basis van de oude kadasterkaart ingetekend werden, allemaal gesynchroniseerd met de nieuwe kadasterkaart.

Voorbereidingen GIS Enterprise Architecture De stad Gent en Digipolis timmeren volop aan een Enterprise Architecture voor de GIS-omgeving. De geodata – die vroeger op een lokale schijf opgeslagen werden en bewerkt in ArcGIS – worden nu verzameld in een centrale databank. Tegelijkertijd worden er services opgebouwd zodat de gebruiker complexe vragen kan stellen en er data weergegeven worden in functie van de gestelde vraag. De data worden bovendien niet enkel bewerkt in ArcGIS maar kunnen ook ontsloten worden via een webbrowser. Dit opent dan weer perspectieven voor het type en aantal gebruikers. Het opzetten van dergelijke omgeving vraagt veel tijd en voorbereiding en kreeg in 2007 een prominente plaats.

Grootschalig referentiebestand Het grootschalig referentiebestand of GRB werd door de overheid eenmalig opgemeten. Het decreet bepaalt dat steden en gemeenten zelf de wijzigingen op het terrein moeten melden

62

zodat het bestand geactualiseerd kan worden. Vorig jaar werd een procedure uitgetekend om deze meldingen op een consequente manier digitaal door te kunnen geven.

Metadatatool in gebruik De metadatatool is een beheerstool om allerlei gegevens over de geodata bij te houden én om een overzicht te kunnen bewaren van de beschikbare geodata. Deze tool werd ontsloten voor de gebruikers.

ICT-opleiding voor dienstchefs Om dienstchefs de gelegenheid te bieden hun dienst op ICT-vlak nog beter te kunnen leiden, kregen zij in de eerste helft van het jaar een ICT-opleiding. De opleiding behandelde zowel hardware, gaf een overzicht van de meest courante IT-begrippen en bracht de IT- en projectwerking van Digipolis in kaart.

e-Room ondersteunt managementteam De agenda’s en verslagen van het managementteam van de stad Gent worden sinds vorig jaar verzameld in een hiervoor opgezette e-room. De agendering van de punten gebeurt via een online formulier. De samenstelling van de agenda gebeurt zo een pak vlotter. Bovendien hebben alle leden van het managementteam op elk moment toegang tot de agendapunten en de bijhorende stukken. Het managementteam kan ook online stemmingen organiseren over bepaalde e-agendapunten waardoor ze heel wat vergadertijd kunnen uitsparen.

Anciënniteitsberekening college en gemeenteraad Digipolis leverde een toepassing op waarmee op een eenvoudige en automatische manier de anciënniteit berekend kan worden van de schepenen en de raadsleden. Het berekenen van de anciënniteit is nodig omdat de burgemeester, de schepenen en de raadsleden telkens na x aantal dienstjaren een ereteken ontvangen.

DEPARTEMENT STAFDIENSTEN Gent en Antwerpen kiezen voor gezamenlijke oplossing Klantenmanagement

S TA D G e n t

Zie rubriek synergie A’pen – Gent

PRINS gekoppeld met Gent2020 De toepassing Project Inventarisatie Systeem of PRINS wordt gebruikt om projecten te inventariseren. In het programma worden projectdata bewaard, kunnen relaties tussen projecten gedefinieerd worden en kan de status van de projecten opgevraagd worden. PRINS beschikt over een krachtige zoekfunctionaliteit en laat verschillende gebruikersprofielen toe. In 2007 werd PRINS gekoppeld met Gent2020. Zo kunnen de projecten en programma’s in PRINS gekoppeld worden aan de strategische en operationele doelstellingen van de stad Gent die in Gent2020 beheerd worden.

© Stad Gent

63

DEPARTEMENT MILIEU, GROEN EN GEZONDHEID Quint Lims overgezet naar Windowsomgeving

Database taxibedrijven in de steigers

Quint Lims, een toepassing die het stadslabo gebruikt voor de verwerking van haar analyseresultaten, werd overgezet van een DOSnaar een Windows-omgeving. De definitieve oplevering gebeurde in november 2007. De Windows-versie zorgt ook voor een aantal markante verbeteringen zoals een efficiëntere rapportering, een betere integratie met andere Office-toepassingen, een vlottere facturatie en verminderd onderhoud. In de toekomst zal de SQL-database worden overgezet van de lokale server naar de nieuwe clusterconfiguratie bij Digipolis en gekoppeld worden via een CITRIXomgeving. Dit moet bijdragen tot een verhoogde performantie.

Taxi-dbase is een databasetoepassing voor de Dienst Mobiliteit, waarin de gegevens over taxibedrijven, voertuigen, chauffeurs, tarieven, vergunningen enz. op een overzichtelijke manier kunnen worden bijgehouden en beheerd. Verder kan Taxi-dbase nog gebruikt worden voor de aanmaak van vergunningen en de registratie van klachten. Ook handige overzichtslijsten en statistieken kunnen worden opgevraagd. De toepassing is grosso modo klaar. De verdere afwerking en verfijning gebeurt in 2008.

Digitaal beheer ongediertebestrijding Digipolis startte in 2006 met de ontwikkeling van een toepassing om de acties voor ongediertebestrijding elektronisch te plannen en op te volgen. De toepassing werd begin 2007 geïmplementeerd.

DEPARTEMENT RUMODO Info wegenwerken op www.gent. be De stad Gent zocht naar een manier om de communicatie over de Gentse wegenwerken te verbeteren. Doel is om in de toekomst alle informatie over de openbare wegenwerken op een visuele en zeer toegankelijke manier te ontsluiten via de stedelijke website. In december 2007 werd al een proefopstelling opgeleverd waarin op verschillende criteria (locatie, duurtijd, …) gezocht kan worden. Voorts worden de werken op kaart weergegeven met ballonnetjes waarop de bezoeker kan klikken. Hij krijgt dan niet alleen praktische informatie over de werken maar ook waarom deze werken noodzakelijk zijn. De toepassing zal in 2008 in productie gaan.

64

© Stad Antwerpen

DEPARTEMENT PERSONEEL EN ORGANISATIE Bijkomende functionaliteiten voor Digitale Personeelsaanvragen

Aanmaak evaluatieformulieren geautomatiseerd

‘Digitale Personeelsaanvragen’ is een SAPworkflow-module, gebruikt voor de digitale aanvraag van extra personeel of jobrotaties. De module beschikt over ingebouwde goedkeuringscircuits, de mogelijkheid tot statusopvolging en is ook gekoppeld aan het mailsysteem. Hiermee kunnen personeelsaanvragen en jobrotaties efficiënt worden afgehandeld en opgevolgd. De module werd in 2007 uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo werd een koppeling voorzien met het personeelsbehoeftenplan en het actuele personeelskader en ook de rapporteringsmogelijkheden werden uitgebreid.

Vorig jaar stelde Digipolis een 8-tal evaluatieformulieren ter beschikking op het intranetportaal. Een leidinggevende kan deze webformulieren gebruiken om zijn medewerkers te evalueren. De formulieren worden dynamisch opgebouwd en genereren een word-formulier dat bestaat uit competenties en subdefinities die de leidinggevende kan selecteren en aanvullen.

Meldpunt administratieve vereenvoudiging In augustus 2007 werd op Gent.be een nieuwe meldingspagina toegevoegd, waar inwoners van Gent hun suggesties voor een vereenvoudigde werking van de stedelijke administratie kwijt kunnen; De meldingen worden automatisch doorgestuurd naar het stedelijk call center Gentinfo, die deze doorstuurt naar de betrokken diensten. De actie kadert in ADMINI een initiatief van de stad Gent om haar administratieve werking te vereenvoudigen.

Stad Gent wil intranettoegang voor iedereen Het intranetportaal is een erg belangrijk communicatiekanaal binnen de stad Gent. Het is het geknipte medium om heel snel de meerderheid van de stadsmedewerkers te bereiken. Maar de meerderheid is nog niet iedereen. Wie zelf geen pc met netwerkkoppeling heeft (zoals de werklui van de Groendienst, de Schoonmaakdienst, …) kan vandaag nog niet altijd op het intranetportaal. Deze diensten krijgen hun informatie nu wel op papier bezorgd. Toch is het de ambitie van de Dienst Interne communicatie om iedereen toegang tot het intranetportaal te geven. Daarom startte de stad samen met Digipolis met de plaatsing van zgn. intranetpc’s op een 100-tal locaties in de stad. Via deze pc’s zullen alle medewerkers van de stad op het intranetportaal kunnen aanloggen.

ARIS In 2007 werd de server van Aris gevirtualiseerd voor de dienst Organisatieontwikkeling. Met Aris brengt deze dienst diverse complexe processen van de stedelijke dienstverlening in kaart. De toepassing draaide op een oude pc op de dienst zelf, maar leverde niet de gewenste snelheid en schijfcapaciteit. Na de virtualisatie met verhoging van resources kon ook gedacht worden aan het real-time aanbieden van workflows, wat vroeger niet mogelijk was. Hiervoor werd in 2007 reeds een eerste aanzet gegeven met de voorbereiding van een upgradetraject, dat in de loop van 2008 zal worden uitgevoerd. Na deze upgrade zullen de processen via het intranetportaal raadpleegbaar zijn voor de betrokken diensten.

Tijdsregistratie Zie rubriek Synergie Antwerpen - Gent

DEPARTEMENT BEVOLKING EN WELZIJN Nieuwe jongerensite klaar voor lancering In 2007 werd een gloednieuwe website ontwikkeld voor de Gentse jeugd tussen 14 en 18 jaar. Doel van de site is niet enkel de jongeren te informeren, maar ook een ontmoetingsplaats te zijn die ze zelf in elkaar kunnen timmeren. De website werd gemaakt op basis van een bevraging van de doelgroep en zou dus zowel qua lay-out als inhoud exact moeten beantwoorden aan hun wensen en noden. Zo wordt

65

er veel gebruik gemaakt van beeldmateriaal, kunnen de jongeren zelf een achtergrond layout ontwerpen, is de inhoud geschreven op maat van de jeugd, enz. De website wordt in het voorjaar van 2008 officieel gelanceerd.

Migratie bevolkingsarchief In 2006 startte Digipolis een project om de bijna 1 miljoen ingescande bevolkingsfiches uit de periode 1796 – 1886 die de dienst Bevolking beheert, digitaal te ontsluiten. Er werd een toepassing ontwikkeld om het archief te doorzoeken en de ingescande fiches sneller en efficiënter op te kunnen vragen. Sinds april 2007 kan iedereen die hiervoor toestemming heeft, de bestanden digitaal raadplegen in het bevolkingsarchief.

Internettoegang in seniorenclubs Een aantal seniorenclubs werden uitgerust met een internetconnectie en kregen extra pc’s. Zo kunnen de senioren naar hartenlust surfen.

DEPARTEMENT CULTUUR Gespecialiseerde zoekrobot voor Gentse hoofdbibliotheek In september 2007 nam de Gentse hoofdbibliotheek Aquabrowser Library van Medialab Solutions in gebruik. Dit is gespecialiseerde zoeksoftware voor bibliotheken. Behalve in Gent is de software ook in gebruik in Antwerpen, Amsterdam en Rotterdam.

Straks ook via het web: My Discoveries Medialab Solutions, de leverancier van de Aquabrowser-zoeksoftware, ontwikkelde ook de module ‘My Discoveries’, die het mogelijk maakt de zoeksoftware en -resultaten te ontsluiten via het web. Zo kunnen bibliotheek- en internetgebruikers de zoekomgeving van de bibliotheek bijvoorbeeld gebruiken om eigen leeslijsten samen te stellen, of om boeken,

66

cd’s, … te annoteren met eigen trefwoorden, eigen besprekingen, scores …. Het publiek kan de lijsten of catalogusgegevens van de bib ook exporteren naar een andere digitale omgeving en deze hergebruiken voor bijvoorbeeld het samenstellen van een bibliografie, het doorsturen van een verlanglijst, … Ook voor de bibliotheek is dit een nuttig instrument o.a. voor het samenstellen van virtuele boekenplanken, het uitwerken van thematische etalages voor de bibliotheekcollectie, … De collectie kan zo op een dynamische manier voor een groot publiek worden opengesteld. De overstap van louter zoekomgeving naar een platform waar gebruikers zelf informatie kunnen toevoegen, heeft ook een sociale dimensie. Internetgebruikers en bibliotheekleden krijgen via de lees- en luisterervaringen van anderen tips over favoriete werken van gelijkgezinden. Tenslotte biedt My Discoveries ook de mogelijkheid om publieke data die via andere zoekomgevingen (LibraryThing, Vlaamse Centrale Catalogus, …) zijn toegevoegd over te nemen en te tonen in de zoekomgeving van de eigen bibliotheek. Hierdoor worden de collecties verrijkt met informatie en kennis van een grote en diverse gebruikersgroep. Eind 2007 werd de bestelling voor ‘My Discoveries’ geplaatst. De installatie is voorzien voor 2008.

Paytracs operationeel In 2007 werd de Gentse hoofdbib uitgerust met betaalautomaten en werd hier ook het pakket Pay-Tracs geïnstalleerd. Zo kan de betaling voor surfsessies, kopies, het ontlenen van cd’s en dvd’s voortaan elektronisch gebeuren. Bovendien werden de kopieertoestellen gekoppeld met de betaalautomaten voor een vlotte verrekening van genomen kopies.

Collecties musea ontsloten via www.gent.be De collectiedata van alle musea in Oost-Vlaanderen worden sinds vorig jaar gehost door de provincie. Zij zorgden ervoor dat deze gegevens ontsloten worden via de website www. museuminzicht.be. Ook de collecties van de Gentse musea zijn online doorzoekbaar. Digipolis droeg haar steentje bij tijdens de voorbereidingen van deze migratie.

DEPARTEMENT STADSPROMOTIE EN SPORT Draadloos netwerk in Gentse sporthallen Een aantal Gentse basket- en volleybalploegen promoveerden vorig jaar naar 1e klasse. De sporthal moest dan ook worden uitgerust met een draadloos netwerk voor de pers. Het nieuwe draadloze netwerk is klaar om eventueel extra gewenste diensten aan te bieden.

Website Gentse feesten De website van de Gentse feesten groeide de laatste jaren uit tot een heuse ontmoetingsplaats voor de feestvierders. Elk jaar neemt het aantal bezoekers flink toe. Door het enorme succes, het aparte karakter en de specifieke doelgroep werd beslist om binnen Gent.be een afzonderlijke subsite met een eigen look en feel op te zetten. Naast het programma van de Gentse feesten konden bezoekers ook eigen filmpjes en foto’s opladen op de website. Hiervoor werd samengewerkt met flickr.com en garagetv.be. De dienst Feestelijkheden werkte ook voor de eerste keer samen met ‘Gent blogt’. De bloggers publiceerden dagelijks een aantal artikels met foto’s op de Gentse feesten-website. IBBT stond in voor de ontwikkeling van ‘mobile. gentsefeesten.be’, een aangepaste versie van de website die via de gsm raadpleegbaar was. Geïnteresseerden konden zich abonneren op de nieuwsbrief die dagelijks een 3-tal reportages over de Gentse feesten en ander nieuws bracht. Ook het gastenboek werd in een nieuw jasje gestoken en werd ingedeeld in verschillende thema’s.

Toepassingsbeheer was ook actief betrokken bij de voorbereiding en lancering van de nieuwe website voor de Gentse feesten (www. gentsefeesten.be) De groep werkte mee aan het technisch en functioneel ontwerp, voerde het testwerk uit en gaf bijsturingsadvies vanuit beheerstandpunt. Verder werd de configuratie bijgestuurd met het oog op een verhoogde performantie en kreeg de redactieploeg de nodige ondersteuning bij het opvullen van de site. Ook na de lancering bleef toepassingsbeheer de site continu monitoren. Tijdens de piekbelastingen (37.000 bezoekers of 1 miljoen pageviews per dag), durfde de server immers wel eens onderuit gaan. Dan werd hij achter de schermen onmiddellijk herstart, zodat de gebruikers hiervan geen of nauwelijks hinder ondervonden.

© Stad Gent

67

DEPARTEMENT FINANCIËN Papyrus breidt verder uit Sinds 2006 werkt het Departement Financiën van de stad Gent met digitale rekeninguittreksels voor een tiental stadsrekeningen via het Papyrus-systeem van Dexia. In oktober 2007 werd het systeem uitgebreid naar Onderwijs en Opvoeding. Sinds november 2007 worden ook alle CODA-bestanden (gecodeerde dagafschriften) digitaal verstuurd via Papyrus, zodat ze meteen geboekt kunnen worden in het boekhoudkundig systeem.

Nieuwe budgetmotor in gebruik Reeds in 2005 werd een nieuwe versie van de SAP-begrotingsmodule (Budget Control System) in gebruik genomen. Bovendien werd er ook een nieuw functioneel model uitgewerkt, conform de vereisten van het gemeentedecreet over de koppeling van budgetten met strategische doelstellingen. De nieuwe budgetmotor werd in 2007 voor het eerst ten volle gebruikt voor de opmaak van de begroting van 2008.

E-facturatie wint veld De stad Gent streeft zoveel mogelijk naar elektronische facturatie met het oog op verhoogde transparantie, administratieve vereenvoudiging en vermindering van de papierberg. Daartoe werd in 2006 een pilootproject opgestart voor de elektronische verzending en verwerking van Electrabel-facturen. De verzending gebeurt via het beveiligde kanaal Certipost. Sinds november 2007 worden ook de gasfacturen van Luminus elektronisch verzonden en sinds januari 2008 is dat ook het geval voor de facturen van Office Depot, leverancier van bureaumateriaal. In 2008 wordt het systeem verder uitgebreid naar andere leveranciers.

SCIFO verovert de stad SCIFO staat voor Scannen Inkomende Facturen en Optimalisatie. Facturen gericht aan de stad Gent worden bij ontvangst ingescand en gelinkt aan de overeenkomstige inkooporders uit het boekhoudpakket. Van dan af circuleren de facturen enkel nog digitaal. Ook de goedkeuringen tot betaling worden digitaal gegeven. De originelen worden onmiddellijk gearchiveerd bij de dienst Boekhouding. Deze werkwijze is beduidend sneller en efficiënter. Dankzij de geïnte-

68

greerde workflow volgt een factuur altijd het juiste traject en weet men ook altijd waar een factuur zich bevindt. Facturen kunnen niet meer zoek geraken en er wordt heel wat minder papier verbruikt. Heel handig voor het beleid zijn tenslotte de statistische gegevens over het betalingsverkeer die SCIFO aanlevert en op basis waarvan het financieel beheer van de stad geoptimaliseerd kan worden. SCIFO is in gebruik sinds augustus 2005 en werd vervolgens stapsgewijs uitgebreid naar alle stadsdiensten. Sinds 2006 kunnen diensten die niet met het boekhoudpakket SAP werken, SCIFO ook gebruiken via een webtoepassing op het intranetportaal van de stad. In januari 2007 werd SCIFO geïmplementeerd op een achttal diensten van het Departement Bevolking & Welzijn (Seniorendienst, Integratiedienst, Jeugddienst, Buurtwerk, Straathoekwerk, Huisvesting, Dienst Noord-Zuid en Sociale Voorzieningen Gehandicapten). Daarna was het de beurt aan het Departement Onderwijs en Opvoeding. De basisscholen, de algemene diensten van het Departement en de Centrale Dienst Kinderopvang (DIKO) startten in het voorjaar met SCIFO. In november volgden de schoolcrèches en de educatieve diensten. Begin 2008 namen tenslotte ook de kinderdagverblijven de toepassing in gebruik. Volgende Departementen op de SCIFO-planning zijn Stadspromotie en Sport, Milieu, Groen en Gezondheid en Facility Management.

Nieuw financieel systeem voor steden en OCMW’s Antwerpen en Gent Rubriek synergie Antwerpen - Gent

DEPARTEMENT FACILITY MANAGEMENT

DEPARTEMENT ONDERWIJS EN OPVOEDING

Nieuwe multifunctionals voor Gentse stadsdiensten

Nieuwe versie Tinkelbel

In 2007 werd het bestek uitgestuurd voor de aankoop van nieuwe multifunctionals (scannerkopieer- en faxapparaat in één) voor de Gentse stadsdiensten. De opdracht werd gegund aan Dolmen met Xerox-toestellen. De plaatsing van de ca 100-toestellen werd uitgevoerd door medewerkers van het Departement Facility Management. Digipolis behartigde de taken van systeem- en netwerkbeheer en zorgde ook voor de configuratie van de scanmodules.

In 2007 werd een nieuwe versie opgeleverd van Tinkelbel, het centraal inschrijvings- en planningssysteem voor de stedelijke kinderopvang (opgezet in SAP CRM en SAP BW). Het pakket werd uitgebreid met een aantal velden, de zoekfunctie werd verbeterd en de rapportering werd uitgebreid.

CLASS Gent – laatste loodjes Zie rubriek synergie Antwerpen – Gent

BATIS fase 2 Het BATIS-project impliceert de uitrol van het gebouwenbeheersysteem Planon voor het efficiënt beheer van circa 550 Gentse gebouwen en/of percelen. In 2007 werd het pakket gekoppeld aan SAP zodat de facturatie van de verhuringen nu automatisch verloopt. Ook werden de modules inventarisbeheer en meerjarige onderhoudsplanning toegevoegd. In 2008 volgen nog de modules meldpunt, werkorders en contracten.

SCIFO verovert de stad Zie rubriek Stad Gent – Departement Financiën

Harmony Web Access Sinds enkele jaren wordt de planning voor het schoonmaakpersoneel van de stad Gent automatisch via de toepassing Harmony aangemaakt. Sinds 2007 kan het personeel ook gebruik maken van de webtoepassing. Priktijden worden online doorgegeven en de schoonmaakploeg kan ook zelf online verlof aanvragen. De goedgekeurde verlofdag wordt automatisch van het saldo afgetrokken en doorgestuurd naar de dienst Personeelsbeheer. In de Harmony-module kan de schoonmaakster zelf haar dienstrooster inkijken en vindt ze informatie over gepresteerde overuren en recuperatiedagen. Bovendien kan ze zien hoeveel verlofdagen ze nog heeft. Tot slot hebben alle schoonmaaksters door dit project ook toegang tot het intranet van de stad Gent, waar een pagina met dienstmededelingen werd opgezet die specifiek naar de Dienst Schoonmaak gericht zijn.

© Stad Antwerpen

69

DIGITALE KLOOF Gentse strijd tegen de digitale kloof Strategisch programma bundelt krachten in overbrugging digitale kloof In 2007 werd vooral werk gemaakt van een weldoordachte strategie om de strijd tegen de digitale kloof op een coherente manier aan te pakken. Het strategisch programma ‘Strijd tegen de digitale kloof’ is geënt op de visie van de stad en stelt ook duidelijke langetermijndoelstellingen voorop, gegroepeerd rond verschillende strategische pijlers (kennis, innovatie & creativiteit, sociale pijler duurzaamheid, economische pijler duurzaamheid, communicatie & inspraak). Bovendien wordt gestreefd naar maximale synergie tussen andere organisaties en instanties die actief zijn op dit vlak. Het programma, dat werd onderschreven door de burgemeester, schepenen en verschillende departementshoofden, zoekt ook aansluiting bij andere verwante strategische programma’s zoals ‘Inspraak & Communicatie’ en ‘Gelijke kansen’. Verder werden in 2007 alle bestaande initiatieven in kaart gebracht en werd er ook onderzoek gedaan naar de behoeften op het vlak van digitale initiatieven. Belangrijkste conclusie daarbij was dat de stad Gent met 95 locaties over voldoende openbare computerruimten beschikt en dat de focus vooral op de kwaliteit van het aanbod moet liggen. Daarnaast speelde Digipolis een belangrijke coördinerende of ondersteunende rol in de organisatie van een aantal concrete initiatieven.

Digipolis coördineert tweede Digitale week Gent Tijdens de derde week van maart werden overal in het land activiteiten georganiseerd in het kader van de Digitale Week, een nationaal initiatief om zoveel mogelijk burgers te laten kennismaken met de verschillende mogelijkheden van ICT. Ook de stad Gent deed voor de tweede keer mee om samen met verschillende erkende verenigingen actief de strijd tegen de digitale kloof aan te binden. Verspreid over de

70

stad werden een twintigtal initiatieven opgezet (o.a. computerinitiaties in mobiele pc-klassen, chatsessie met schepen Pehlivan, demonstratie over de intrede van IT in de gemeenteraadszaal en tal van andere initiaties, opendeurdagen en showcases). De Gentse digitale week, gecoördineerd door Digipolis, werd erg enthousiast onthaald door het Gentse publiek. Ook in 2008 zal Gent weer deelnemen aan de Digitale week met een nog uitgebreider programma.

© Stad Gent

Seniorenclubs en buurthuizen krijgen eigen digihoekje In 2007 kregen de Gentse seniorenclubs en buurthuizen een eigen digihoekje (pc’s met internetaansluiting). Daarvoor ging de helpdesk op zoek naar een robuuste configuratie, afgestemd op de noden van de gebruikers én de vereisten voor latere ondersteuning. Tijdens de zomermaanden werden in totaal 40 digihoekjes opgezet. Omdat voor dit project initieel geen budget voorzien was, werd met tweedehandsmateriaal gewerkt. Dat bleek op een aantal punten echter niet te voldoen. Daarom werd begin 2008 een upgrade uitgevoerd van zowel hard- als software en werden alle pc’s ook uitgerust met een kaartlezer voor elektronische identiteitskaarten. Alweer een positieve bijdrage in de overbrugging van de digitale kloof.

Deelname aan jaarbeurs Accenta

Videoconferencing met Zuid-Afrika

In de derde week van september vond in de Gentse Expohallen de jaarbeurs Accenta plaats, een gerenommeerde, internationale beurs met een gevarieerd programma (Lifestyle, eten & drinken, techniek en wetenschap, reizen en ontspanning, …). In de wetenschapshal hadden stad, OCMW en Digipolis Gent een grote, gezamenlijke stand. Hier konden de bezoekers kennismaken met een hele rits Gentse digitale initiatieven. Dé grote blikvanger op de stand was D.I.R.IGENT (Digitaal Ruimtelijk Interactief Gent), een driedimensionele voorstelling van enkele grote stadsprojecten. De initiatieven op het vlak van e-government werden in de kijker geplaatst en de bezoekers kregen tekst en uitleg over de Gentse initiatieven met het oog op het dichten van de digitale kloof (computer- en internetopleidingen, gratis internetgebruik enz.) Ook konden zij op de stand de Gentse infokiosk even uittesten of grasduinen op de vernieuwde Gent. be. Het service center Gentinfo was eveneens vertegenwoordigd en informeerde de bezoekers over hoe zij info kunnen opvragen (telefonisch, via fax, e-mail, Gent.be, …), meldingen doen of klachten indienen. De voorgestelde digitale initiatieven konden rekenen op een ruime belangstelling van de ca 100 000 bezoekers.

Naar aanleiding van de jaarbeurs vond er ook een videoconferencing plaats met de Zuid-Afrikaanse stad Mangaung (met wie Gent een stedenband heeft) en met de Universiteit Vrijstaat. Centraal thema van deze virtuele conferentie gecoördineerd door Digipolis in samenwerking met IBBT - was de digitale kloof en mogelijke manieren om ze te overbruggen. Het kwam tot een zeer interessante uitwisseling van ideeën en oplossingen. De videoconferencing werd afgesloten met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst tussen Universiteit Gent en Universiteit Vrijstaat.

Eigen rubriek op Gent.be Binnen de vernieuwde Gent.be werd ook een aparte rubriek gecreëerd (leven/welzijn/digitale kloof) waar je alle info over de Gentse initiatieven voor de overbrugging van de digitale kloof netjes bij elkaar vindt. De structuur werd opgezet, de basisinformatie staat er en wordt nu stelselmatig verder aangevuld.

© Stad Gent

71

OCMW Gent

Rimses en Fimacs naar hogere versie In 2007 werden Rimses (pakket voor aankoop & bestellingen) en Fimacs (financieel & boekhoudkundig pakket) geüpgraded naar een hogere versie (5.1). Voor Fimacs verliep dit zonder problemen, maar bij Rimses doken er performantieproblemen op omdat de upgrade ingrijpender bleek dan de leverancier oorspronkelijk had verwacht. Na een intensieve zoektocht werd een voorlopige oplossing gevonden.

VUBIS voor dienstbibliotheken OCMW In september werd de archiefdienst van het OCMW uitgerust met VUBIS, de bibliotheeksoftware die ook door de hoofdbibliotheek van de stad Gent gebruikt wordt. De toepassing laat een efficiënter beheer van de dienstbibliotheken toe.

MYTHOS, elektronisch zorgdossier operationeel in 2 RVT’s Vorig jaar gingen twee Gentse rust- en verzorgingstehuizen (campus Zonnebloem en campus Het Heiveld) van start met MYTHOS, het elektronisch zorgdossier waarmee het verplegend personeel de medicatie- en verzorgingsprogramma’s van zijn residenten opvolgt. Het pakket werd gekeurd en goed bevonden en zal nu verder worden verspreid naar de andere Gentse RVT’s. Verwacht wordt dat deze operatie eind juni 2008 is afgerond.

Nieuw intranet voor OCMW Gent Een belangrijke doelstelling van het OCMW Gent is om aan het personeel op een snelle en efficiënte manier de informatie te geven die het nodig heeft voor de optimale uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Digipolis startte daarom in 2006 met de voorstudie en het ontwerp van een volledig vernieuwd intranet. Hierbij werd gekozen voor het content managementsysteem Smartsite. In 2007 werd het intranet volledig op poten gezet en maakte Digipolis werk van de nodige infrastructuur. Samen met de cel Communicatie en Kwaliteit van het OCMW schreef Digipolis een

72

handleiding en gaf opleidingen aan een 15-tal redacteuren. Het nieuwe intranet werd op 5 maart 2007 gelanceerd.

toe te laten een goed zicht te houden op de reservaties werd in 2007 een reservatiesysteem in .NET technologie ontwikkeld dat toegankelijk is via het intranetportaal van het OCMW.

Automatisering bestelaanvragen Publicaties

Nieuw financieel systeem voor steden en OCMW’s Antwerpen en Gent

Via de archiefdienst kunnen de medewerkers van het OCMW Gent boeken en tijdschriften bestellen. Om de talrijke bestelaanvragen efficiënt te kunnen opvolgen was er nood aan een beheerstool. Digipolis ontwikkelde een webtoepassing waar bestelaanvragen online geïnitieerd kunnen worden en die ook het volledige onderliggende goedkeuringsproces ondersteunt.

Zie rubriek synergie Antwerpen - Gent

Tijdsregistratie stelselmatig uitgebreid Zie rubriek synergie Antwerpen - Gent

Reservatiesysteem agressielokaal De dienst Veiligheid van het OCMW Gent stelt een agressielokaal ter beschikking aan haar maatschappelijk assistenten. Deze medewerkers kunnen dit lokaal reserveren voor hun afspraken met bepaalde OCMW-klanten. Om dubbele boekingen te vermijden en de dienst

Gent en Antwerpen kiezen voor gezamenlijke oplossing Klantenmanagement Zie rubriek synergie Antwerpen - Gent

© Stad Antwerpen

73

Lokale politie Gent

DROSO zorgt voor coherente aanpak overlastbestrijding In november 2007 werd DROSO in gebruik genomen, een digitaal registratie- en opvolgsysteem voor buurtgebonden overlastmeldingen. De grote meerwaarde van DROSO schuilt vooral in het feit dat politie, parkwachters en de Dienst voor Lokale Preventie en Veiligheid voortaan gebruik maken van hetzelfde systeem en hun acties bijgevolg ook beter op elkaar kunnen afstemmen. Ondertussen werd er reeds een nieuwe, verbeterde versie van het pakket opgeleverd.

© Stad Antwerpen

74

Stad

I n f ra s t r u c t u u r & o n d e r s t . G e n t

Overdracht glasvezelnetwerk Tot 2006 beheerde de stad Gent zelf haar glasvezelnetwerk. In 2007 werd het beheer overgedragen naar Digipolis. Dit houdt o.m. in dat Digipolis instaat voor de uitbreidingen van het netwerk, het onderhoud, de inventarisatie en het optimaal gebruik ervan. Vorig jaar werd een 3-tal diensten (dienstencentrum Sint-Amandsberg, GentInfo, Brandweer) en Digipolis Gent bij aangesloten op het glasvezelnetwerk. In 2008 komen er nog diensten bij.

Structurele vervanging servers Een 20-tal oudere servers werden vorig jaar structureel vervangen. Voor de stadsdiensten die aangesloten zijn op glasvezel, werden de fileservers bovendien gecentraliseerd. Dit laat een efficiënter beheer en back-up toe.

SQL-upgrade Alle toepassingen die gebruik maakten van SQL 2000 werden geüpgraded naar SQL 2005. Bovendien werden ze verzameld in een SQLcluster waardoor een betere beschikbaarheid gegarandeerd kan worden als de hardware faalt.

Implementatie Citrix voor aantal toepassingen Bepaalde toepassingen, zoals Planon, slorpen heel wat bandbreedte op. Om het netwerk te ontlasten, werden deze toepassingen op een Citrix-omgeving gezet.

Virtuele serveromgeving door VMware Sinds de zomer van 2007 draait een 30-tal virtuele servers op 4 fysieke servers. Dit garandeert niet alleen een permanente beschikbaarheid van de servers, maar bovendien is het ook eenvoudiger om bv. het geheugen uit te breiden of om processors toe te voegen. Tot slot is deze oplossing ook budget- en plaatsvriendelijk. In 2008 zal de omgeving verder uitgebreid worden.

75

OCMW Spiegelconfiguratie gestart

Netwerk campus Onderbergen vernieuwd

In 2006 werd onderzocht hoe het OCMW een mirroromgeving of spiegelconfiguratie kon opzetten. Het traject werd in 2007 via een overheidsopdracht gegund, waarna de voorbereidingen in september startten. Ook alle bestaande toepassingen werden aangepast met het oog op de migratie naar de nieuwe mirroromgeving (zie ook systeembeheer). Een arbeidsintensieve aangelegenheid die eind 2007 werd voltooid. In 2008 wordt de configuratie verder uitgewerkt en zullen alle toepassingen migreren naar de nieuwe omgeving.

In maart 2007 kreeg campus Onderbergen een nieuw netwerk van 1 Gb in plaats van de vorige 10 Mb. Het netwerk is sindsdien stabieler en de gebruikers kunnen vlotter en sneller werken.

Vervanging printserver De oude printserver werd vervangen door een nieuwe. Door een nieuwe printserver te installeren en enkel gebruik te maken van Citrix gecertificeerde drivers is de stabiliteit veel groter dan bij de oude server.

76

Nieuwe Server switchen De computerzaal van het OCMW werd uitgerust met nieuwe switchen. Zo zitten alle servers op 1 Gbit/sec snelheid en is er een uplink van 20 Gbit/sec naar het nieuwe MPLS-netwerk. Hierdoor werkt de Citrix-omgeving sneller en is ze stabieler.

Stad & OCMW Webfilter Blue Coat in de strijd tegen virussen Zowel voor de stad als voor het OCMW van Gent werd een webfilter (Blue Coat) in gebruik genomen waardoor al het internetverkeer op virussen en andere malware gescand wordt. Bijkomend kunnen ook bepaalde types van websites automatisch afgesloten worden omdat ze een potentieel virusgevaar inhouden.

Vervanging en upgrade firewall De firewall van de stad Gent werd om beveiligingsredenen geüpgraded. Het OCMW kreeg een nieuwe firewall waarop nieuwe software draait. Uiteraard komt het ook hier de beveiliging ten goede.

HELPDESK Helpdesk: trends 2007 Aantal oproepen stijgt met 30 % Een eerste opvallende trend, als we de helpdeskcijfers van 2007 bekijken is een sterke stijging (+30 %) van het aantal geregistreerde oproepen. In totaal werden er 20 817 oproepen behandeld. Het aantal meldingen voor het OCMW daalde t.o.v. 2006. De stijging situeert zich vooral bij de stad en is toe te schrijven aan: • •

•

Een backbone van 10 Gbit/sec De backbone of het hoofdnetwerk werd vorig jaar geüpgraded naar 10 Gbit/sec en draait nu op een MPLS-platform, wat een aantal extra toekomstmogelijkheden biedt op het vlak van Voice over IP, videostreaming, enz. De eerste toepassing zal de audiologging van de gemeenteraad zijn. De implementatie is voorzien in het voorjaar van 2008.

de uitbreiding van het informaticapark; de grotere bekendheid en ook de verhoogde toegankelijkheid van de helpdesk dankzij het verbeterd permanentiesysteem; de betere registratie en de daling van het aantal gemiste oproepen.

Naar een multifunctionele service desk In 2007 werden twee senior helpdeskmedewerkers aangeworven. Hun opdracht bestaat in het uitwerken van structurele oplossingen voor complexe en/of langdurige problemen en de uitbouw van een betere omkadering voor de helpdesk (bv. betere ondersteunende tools, optimalisatieprojecten, …) Deze actie kadert in de taakverruiming van de helpdesk en de uitbouw van een service desk die in 2008 vorm zal krijgen.

Helpdeskprojecten Daarnaast voerde de helpdesk ook een aantal cliëntgeorienteerde projecten uit: •

•

•

installatie van intranet-pc’s en web-harmony (Dienst interne communicatie & Departement Facility Management, zie synergie stad Gent) installatie van digihoekjes voor seniorenclubs en buurthuizen in het kader van het programma ‘Strijd tegen de digitale kloof’; netwerkkoppeling van nieuwe multifunctionals voor de Gentse stadsdiensten in samenwerking met het Departement Facility Management.

77

Meer informatie over deze projecten vind je bij de respectieve Departementen.

Voorbereiding verhuis helpdesk en systeembeheer Begin maart 2008 verhuisden de groepen systeembeheer en helpdesk naar de Zuiderpoort tegenover het huidige Digipolisgebouw. Deze verhuis werd intensief voorbereid tijdens het laatste kwartaal van 2007.

78

79

Bedrijf: opdrachthoudende vereniging Digipolis Directeur Antwerpen: Peter Crombecq Directeur Gent: Johan Van der Bauwhede Aantal locaties: 2 Adres maatschappelijke zetel: Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen Adres Gentse afdeling: Bellevue 1, 9050 Gent Aantal personeelsleden: 280,31 VTE (cijfer van 31/12/2007) Missie: Digipolis is een partner bij het tot stand brengen van de efficiëntste totaaloplossingen op het vlak van telematica en maakt hierbij gebruik van innovatieve technologieën. Omwille van een continue kwaliteitsvolle dienstverlening is Digipolis een evidente partner en ze streeft hierbij naar een blijvende vertrouwensrelatie. Digipolis is in haar opdracht pas geslaagd indien ze steeds beter wordt beoordeeld. Vaste taken: Digipolis ontwikkelt, implementeert en ondersteunt softwaretoepassingen voor de verschillende diensten van de steden en OCMW’s van Antwerpen en Gent. Daarnaast hecht Digipolis ook veel belang aan een deskundige begeleiding van haar klanten bij de inproductiename van nieuwe toepassingen en aan een doordacht toepassingsbeheer. In totaal gaat het om enkele honderden toepassingen. Dit kunnen zowel aangekochte pakketten als eigen ontwikkelingen zijn. Die keuze is afhankelijk van de noden van de klant en het aanbod van de markt. Daarnaast levert Digipolis ook algemene ICTondersteuning aan haar klanten. Dat is een heel ruim dienstenpakket, gaande van de installaties van pc’s, servers en randapparatuur, telefoniebeheer, netwerken systeembeheer, beheer van het kopieerpark tot het leveren van helpdeskondersteuning en interventies bij de klant.

Redactieteam

Marijke Baeten, Berlinde De Gendt, Lies Gommers, en Ellen Van Orshaegen

Verantwoordelijke uitgever Peter Crombecq

Voor meer info bel, schrijf of mail ons

Digipolis Antwerpen - Bedrijfscommunicatie Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen T 03 216 76 14 [email protected]

Of bezoek onze website http://www.digipolis.be

80