1
Instrumen PMPRB menilai progress pelaksanaan PENGUNGKIT dan HASIL berdasarkan bukti-bukti dengan menggunakan quality cycle, serta mendorong pemberdayaan internal K/L untuk melakukan perbaikan berkelanjutan.
Penilaian Pengungkit PMPRB
Penilaian Hasil PMPRB
Rencana Perbaikan dan Tindak Lanjut
“…….PMPRB mempertimbangkan hak publik untuk mengetahui perkembangan reformasi birokrasi yang dilakukan oleh K/L dan Pemda….”
3
Membuat Kesimpulan SA –strengths & weaknesess per kriteria dan sub-kriteria + bukti-bukti yang relevan perbaikan yang diperlukan (jangka pendek, menengah dan panjang) Menentukan prioritas area yang perlu diperbaiki (intervention) sesuai mandat instansi, dampak perbaikan , tingkat urgensi dan usahakan se realistis mungkin. Menentukan rencana aksi yang spesifik per kriteria dan sub kriteria, jadwal waktu dan kebutuhan sumber daya (anggaran, manusia dan teknologi)
Mengklasifikasikan rencana perbaikan ke dalam sruktur PMPRB (9 sub-kriteria dan 28 sub-kriteria)
Mengintegrasikan hasil kegiatan improvement tersebut ke dalam proses perencanaan strategis dan operasional organisasi, seperti Renstra dan RKA-KL
4
Membuat dan menentukan suatu pendekatan secara konsisten untuk memantau dan menilai kegiatan – kegiatan Improvement tersebut, sesuai dengan skema Plan – Do – Check – Act Menunjuk penanggung jawab untuk tiap kegiatan Mengimplementasikan sistem manajemen untuk improvement yang sesuai secara konsisten
5
6
Kalimat harus lugas, padat, jelas dan berfokus pada penggambaran atau penjabaran bukti-bukti bahwa K/L dan Pemda telah melakukan hal – hal positif atau yang bersifat perbaikan yang mendukung sub-kriteria dimaksud Tampilkan beberapa hal yang sudah baik sebagai contoh, tidak perlu semuanya, hanya yang berdampak signifikan bagi organisasi Contoh “Hal-hal yang sudah baik” untuk subkriteria 2.3 “Mengimplementasikan renstra pada setiap unit organisasi”: ◦ Proses penerjemahan strategi organsisasi ke dalam strategi operasional telah melibatkan pegawai dari perwakilan unit eselon I ◦ Sasaran strategis organisasi sudah diturunkan menjadi KPI, target dan inisiatif strategis ◦ Scorecard berisi KPI setiap unit sudah dikembangkan sebagai alat monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja organisasi ◦ Program dan kegiatan untuk Rencana Implementasi sudah dikembangkan untuk mewujudkan renstra ◦ Renstra direview setiap tahun setelah dilakukan kajian atas capaian kinerja organisasi
Kalimat harus lugas, padat, jelas dan berfokus pada penggambaran atau penjabaran atas hal – hal atau aspek yang masih perlu diperbaiki untuk mendukung sub-kriteria dimaksud Tampilkan beberapa hal atau aspek penting dan kritikal yang perlu untuk diagendakan untuk perbaikan Contoh “Hal-hal yang masih perlu diperbaiki” untuk subkriteria 2.3 “Mengimplementasikan renstra pada setiap unit organisasi”: ◦ Rapim perlu berfokus pada reviu kemajuan capaian kinerja, penentuan prioritas dan koordinasi program dan kegiatan. Selain itu, Scorecard perlu lebih dikembangkan sehingga benar-benar digunakan sebagai alat pemantauan progress oleh pimpinan ◦ Perlu perbaikan atas integrasi dan korelasi antara Sasaran Strategis, KPI, Target, Inisiatif Strategis dan Rencana Implementasi untuk tiap – tiap level organisasi ◦ Perlu target yang jelas untuk setiap KPI, cara untuk mencapainya dan siapa yang paling bertanggungjawab untuk mencapainya ◦ Perlu komunikasi yang jelas kepada pegawai tentang sasaran strategis, KPI, hasil yang ingin dicapai dan inisiatif strategis
Kalimat harus lugas, padat, jelas, berfokus pada “improvement” atau perbaikan dan bersifat “action” untuk mendukung sub-kriteria dimaksud Tampilkan beberapa tindak lanjut untuk setiap hal – hal yang perlu untuk diperbaiki Contoh “Tindak Lanjut Perbaikan” untuk subkriteria 2.3 “Mengimplementasikan renstra pada setiap unit organisasi”: ◦ Membuat kajian secara komprehensif dengan target yang SMART (Smart, Measurable, Achievable, Relalistc and Time bound) terkait perbaikan Peta Strategi organisasi yang mengaitkan antara Sasaran Strategis, KPI untuk setiap Sasaran Strategis, Target untuk setiap KPI, Inisiatif Strategis dan Rencana Implementasi (Action Plan) ◦ Menggunakan peta strategi yang komprehensif hasil dari kegiatan tersebut di atas sebagai alat komunikasi kepada seluruh pegawai ◦ Menggunakan renstra yang komprehensif yang memiliki peta strategi beserta perangkatnya sebagai alat untuk pemantauan pencapaian kinerja organisasi melalui program RB
HalHal-hal yang sudah baik
HalHal-hal yang masih perlu perbaikan
Tindak lanjut perbaikan
1. Proses penerjemahan strategi organsisasi ke dalam strategi operasional telah melibatkan pegawai dari perwakilan unit eselon I 2. Sasaran strategis organisasi sudah diturunkan menjadi KPI, target dan inisiatif strategis 3. Scorecard berisi KPI setiap unit sudah dikembangkan sebagai alat monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja organisasi 4. Program dan kegiatan untuk Rencana Implementasi sudah dikembangkan untuk mewujudkan renstra 5. Renstra direview setiap tahun setelah dilakukan kajian atas capaian kinerja organisasi
1. Rapim perlu berfokus pada reviu kemajuan capaian kinerja, penentuan prioritas dan koordinasi program dan kegiatan. Selain itu, Scorecard perlu lebih dikembangkan sehingga benarbenar digunakan sebagai alat pemantauan progress oleh pimpinan 2. Perlu perbaikan atas integrasi dan korelasi antara Sasaran Strategis, KPI, Target, Inisiatif Strategis dan Rencana Implementasi untuk tiap – tiap level organisasi 3. Perlu target yang jelas untuk setiap KPI, cara untuk mencapainya dan siapa yang paling bertanggungjawab untuk mencapainya 4. Perlu komunikasi yang jelas kepada pegawai tentang sasaran strategis, KPI, hasil yang ingin dicapai dan inisiatif strategis
1. Membuat kajian secara komprehensif dengan target yang SMART (Smart, Measurable, Achievable, Relalistc and Time bound) terkait perbaikan Peta Strategi organisasi yang mengaitkan antara Sasaran Strategis, KPI untuk setiap Sasaran Strategis, Target untuk setiap KPI, Inisiatif Strategis dan Rencana Implementasi (Action Plan) 2. Menggunakan peta strategi yang komprehensif hasil dari kegiatan tersebut di atas sebagai alat komunikasi kepada seluruh pegawai 3. Menggunakan renstra yang komprehensif yang memiliki peta strategi beserta perangkatnya sebagai alat untuk pemantauan pencapaian kinerja organisasi melalui program RB
10
Format Rencana Aksi Progam Rencana Aksi Kriteria Rencana Aksi Sub-Kritria :
Deskripsi Rencana Aksi:
Sponsor
:
Pimpinan Tim Rencana Aksi
:
Anggota Tim Rencana Aksi
:
Sekretariat Tim Rencana Aksi
:
Ruang Lingkup Rencana Aksi
:
Pemangku Kepentingan
:
Hal hal yang sudah baik
:
Konteks dan Area Perbaikan
:
Alternatif aksi yang dapat dilakukan
:
Hambatan yang mungkin timbul
:
SDM yang dibutuhkan
:
Biaya Pelaksanaaan Rencana Aksi
:
Hasil Akhir/Output
:
Tanggal Awal Pelaksanaan
:
Tanggal Akhir Penyelesaian
:
12
13
14
15
16
17
18
