Welkom in PiM™ Welkom in PiM, het belangrijkste op het Internet gebaseerde communicatie-, samenwerkings- en projectbeheersplatform voor de bouwnijverheid. PiM wordt door bedrijven over de hele wereld gebruikt wordt om op een veilige manier documenten en informatie met derden uit te wisselen. Via PiM zijn alle gegevens 24 uur per dag, 7 dagen op 7 beschikbaar. De meest recente versie van een document (rapport, tekening, planning, presentatie, enz.) kan online worden bekeken en van commentaar worden voorzien. Communicatie via e-mail wordt bijgehouden en uit te voeren taken en afspraken worden genoteerd in de PiM kalender. Het verloop van allerhande procedures en taken wordt door PiM op de voet gevolgd en in goede banen geleid en op elk moment kan de actuele status ervan worden geraadpleegd. Toegangsrechten voor de verschillende gebruikers worden online en op een flexibele manier toegewezen. Lees deze online Help om alles te leren over PiM. Een lijst met recente verbeteringen, aanpassingen en nieuwe functionaliteiten in PiM leest je in het Leesmij bestand. Aarzel niet om voor informatie, vragen of problemen in verband met PiM, contact op te nemen met Bricsys.
1
Nieuwigheden Nieuwe functies De web interface is vernieuwd zodat het geheel meer op een desktop applicatie lijkt. Het beheer van gebruikers en rollen kan nu met 'drag and drop' en het beheer van mappen gebeurt in een boomstructuur; ter plaatse ophalen van details kan nu zonder te herladen (een document, contact, organisatie, ... openen), ... Deze nieuwigheden maken gebruik van JavaScript. Dit werd getest op de voornaamste browsers (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). Als u toch problemen zou ondervinden controleer dan of er updates beschikbaar zijn voor uw browser. Bekijk het PiM filmpje op de Bricsys website: De nieuwe PiM Interface In dit filmpje leer je alles over de restyling en de nieuwe functies in de PiM interface.
Een overzicht van alle nieuwigheden en verbeteringen in de meest recente update kunt u lezen op de PiM Nieuws pagina's.
3
PiM Starten Start PiM Om aan te loggen in PiM: 1. Kies een van de volgende methodes: o Typ vondle.bricsys.com in het adresveld van je browser en druk op Enter.
o
klik Logon PiM op de Vondle PiM pagina van de Bricsys website.
5
PiM Help
o
2. 3. 4.
Het PiM aanlog venster verschijnt:
(optie) Klik op de huidige taal rechtsboven, en kies vervolgens een andere taal in de lijst. Typ de gebruikersnaam en het wachtwoord, die je van de project beheerder hebt toegestuurd gekregen, in de gebruiker en wachtwoord velden.. Klik de inloggen knop of druk op Enter. Het mijn projecten venster verschijnt (zie Mijn Projecten). Indien je slechts tot een project toegang hebt, verschijnt het dashboard van dat project (zie Dashboard).
OPMERKING
Als je de taal waarin je aanlogt wijzigt: wordt de weergave van de datum, de tijdaanduiding en adressen in PiM overeenkomstig aangepast. alle gegevens-afhankelijke informatie (mappen, documenten, adresboeken, kalenders, ...) wordt niet vertaald.
OPMERKING
Na 20 minuten inactiviteit wordt de verbinding met de PiM server automatisch beëindigd. Je moet dan opnieuw aanloggen om te kunnen verder werken.
Log off Klik het log uit icoon ( ) in het Top menu om PiM te verlaten. Het logon venster verschijnt. OPMERKING
6
Je moet eerst uitloggen om: onder een andere naam en met een ander paswoord aan te loggen. PiM in een andere taal te gebruiken.
PiM Starten
7
Inleiding Om te kunnen starten met PiM moet Bricsys eerst de nodige rechten geven aan de PiM beheerder van uw bedrijf, die dan nieuwe projecten kan aanmaken en gebruikers toegang kan geven tot deze projecten (zie Inleiding - Gebruikers, rollen en rechten). Alhoewel PiM alle bestandsformaten aanvaardt, zonder beperkingen, worden niet alle formaten ondersteund door de PiM Viewer (zie Documenten - Viewer).
Inleiding - Specificaties De enige software die je nodig hebt om PiM te kunnen gebruiker is een Internet browser met: Minimum 1024 x 768 scherm resolutie. De mogelijkheid om JavaScript te draaien. De mogelijkheid om Java applets met een Java versie 5 (v. 1.5) of hoger te draaien (dit is enkel nodig voor de PiM Viewer en om Workflows te bekijken of te bewerken. Cookies moeten toegelaten zijn (cookies enabled) (sessie cookies zijn voldoende, permanente cookies zijn niet vereist). Een Internet verbinding (breedbandverbinding is gewenst om documenten te bekijken, en voor up- en downloaden) PiM wordt getest op Internet Explorer, Mozilla FireFox en Safari.
Inleiding - Gebruikers, rollen en rechten De toegangsrechten tot de verschillende mappen in een project worden bepaald door de rol(len) waarvan een gebruiker lid is. In elke project is er een beheerders rol (met beheerders-rechten) en meerdere standaard rollen (zonder beheerders-rechten) (zie Administratie - Gebruikers en Administratie - Rollen). In PiM zijn er drie soorten gebruikers:
PiM beheerder De PiM beheerder wordt aangemaakt door de Bricsys administratie. Per bedrijf is er maar een. Hij is de beheerder van alle projecten van het bedrijf. De PiM beheerder is lid van de beheerders rol in elk project.
Project beheerder Een project beheerder is een lid van de beheerders rol in een of meer projecten.
Standaard gebruiker Een standaard gebruiker is een lid van een of meerdere rollen in een of meer projecten. OPMERKING
Indien een gebruiker lid is van meerdere rollen in hetzelfde project, dan zijn zijn rechten gelijk aan de som van alle rechten van de rollen waarvan hij lid is (zie Administratie - Map toegang).
9
PiM Help
Inleiding - Interface Vooraleer te starten met PiM is het goed om de PiM gebruikers interface even van naderbij te bekijken. OPMERKING
Deze PiM online Help beschrijft de volledige gebruikers interface voor iemand met beheerders rechten. Afhankelijk van de rechten die jij in een project hebt zijn sommige elementen (menu's, iconen, mappen, ...) niet beschikbaar.
OPMERKING
De PiM interface wordt regelmatig verbeterd en uitgebreid. In het hoofdstuk Nieuwigheden komt je alles te weten over nieuwe functies en wijzigingen.
1. Project naam De naam van het huidige project. 2. Gebruikersnaam Onder deze naam ben jij geregistreerd in dit project. Je kunt ook nog in een ander project geregistreerd zijn. 3. Top menu Dit menu bevat het gereedschap voor acties in de projecten waartoe jij toegang hebt en om de Help te raadplegen. 4. Zoekveld Met de zoekfunctie kan je zoeken naar documenten en emails.
10
Typ een zoekterm in het zoekveld en druk vervolgens op het zoeken icoon ( - Eenvoudig zoeken).
Klik het uitgebreid zoeken icoon ( Inleiding - Uitgebreid zoeken).
) (zie Inleiding
) om een geavanceerde zoekactie te starten (zie
Inleiding
5. Project boomstructuur Hier zie je de structuur van de verschillende mappen van het project. De boomstructuur van een project wordt samengesteld door de leden van de beheerders rol (zie Administratie - Mappen) Klik het map inhoud icoon ( ) om een overzicht te zien van huidige inhoud van de verschillende project mappen (zie Inleiding - Map inhoud). Klik het herlaad map structuur icoon (
) om de volledige structuur opnieuw in te laden.
Er zijn 10 soorten mappen: documenten, adresboek, kalender, berichten, workflows, URL, forum, dossier, data opslag en rapporten. De namen van de mappen kunnen vrij gekozen worden. De mapsoort bepaald welke menu's en functies beschikbaar zijn en welke gegevens erin kunnen worden opgeslagen. Elke map kan zowel sub-mappen als documenten bevatten. Als een map sub-mappen bevat staat er een -knop voor de naam. De map is gesloten en de sub-mappen worden niet getoond. Klik op de -knop om de map te openen. Er staat nu een -knop voor de mapnaam. Klik de -knop de submappen te verbergen. Klik het structuur openvouwen icoon ( Klik het structuur samenvouwen icoon ( hoofdmappen ziet.
) om alle mappen en submappen te zien. ) om alle submappen te verbergen zodat je enkel de
6. Project inhoud Dit is het gedeelte van het PiM venster waar de inhoud van mappen of het dashboard getoond wordt. 7. Project details Hier zie naam en adres van het project (zie Administratie - Project details). 8. Project logo Hier wordt een logo, afbeelding of een foto van het project getoond.
9. Project pad Geeft aan waar je je in het project bevindt. Je kan op één van de mappen in het pad klikken om snel naar die map te gaan. 10. Map info ) aanklikt krijg je volgende informatie: Als je het map info icoon ( jouw rechten de gebruikers die toegang hebben. het aantal items in de map
11
PiM Help
11. Weergave menu In sommige PiM vensters staat bovenaan links het weergave menu. In het weergave menu kan je de verschillende weergave Typs kiezen die voor dit Typ folder beschikbaar zijn. In document mappen zijn de opties: Lijst weergave Miniatuur weergave Galerij Diavoorstelling 12. Documenttype filter Met de document Typ filter kies je het bestandsformaat van de documenten die je wil zien in een map. 13. Zoekveld De zoekterm in het zoekveld wordt in de huidige map gezocht in de documentnaam, de beschrijving en de naam van de auteur. Alleen de documenten waarin de zoekterm gevonden wordt staan in de lijst. 14. Actiemenu Het actie menu staat rechts boven de inhoud. Het aantal iconen in het actie menu hangt af van het soort map en van jou rechten in de map. 15. Kolomtitel knoppen Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. 16. Selectiemenu In sommige PiM vensters staat onderaan rechts van de map inhoud een selectie menu. Met dit menu kan je op de geselecteerde items bepaalde acties uitvoeren. De items worden geselecteerd door het selectievakje ( ) voor een item aan te klikken. Nogmaals klikken maakt de selectie ongedaan.
17. Pagina index Het maximaal aantal items op een pagina wordt bepaald door de Aantal rijen per pagina optie in Mijn profiel . Indien in een map meer items staan, staat onderaan rechts een pagina index. Klik een pagina nummer of op de volgende of vorige knoppen om naar een bepaalde pagina te gaan. Standaard staat het aantal rijen per pagina ingesteld op 20. 18. Details menu Als je op de naam van een item klikt, verschijnen de details van dat item. Rechts bovenaan de detail weergave staat het details menu. Het aantal iconen in het details menu hangt af van het soort map en van jou rechten in de map.
12
Inleiding
Inleiding - Map inhoud Om een overzicht te zien van de huidige inhoud van de verschillende project mappen: 1.
Klik het map inhoud icoon ( ) boven de Project boomstructuur. Het map inhoud venster verschijnt.
map: de naam van de map items: het aantal items in de map eigen items: het aantal items in de map waarvan jij de auteur bent items in submappen: het aantal items in de submappen van de map status: de status van alle items in de map indien alle items dezelfde status hebben, anders staat in de status kolom: gevarieerd. ) icoon om alle mappen en submappen te zien.
2.
(optie) Klik het structuur openvouwen (
3. 4.
(optie) Klik het structuur samenvouwen ( ) icoon om enkel de hoofdmappen te zien.. (optie) Klik het openvouwen/samenvouwen icoon van een map om de submappen te tonen/verbergen. (optie) Klik de mapnaam om een map te openen.
5.
13
PiM Help
Inleiding - Eenvoudig zoeken Om een eenvoudige zoekactie in het project te starten: 1.
Typ een zoekterm in het zoekveld.
2.
Klik het zoeken icoon( ) naast het zoekveld. of druk op Enter. Er verschijnt een lijst met daarin alle documenten en berichten waarin de zoekterm voorkomt.
3.
(optie) Selecteer een bericht-type om enkel berichten van een bepaald type te zien. De opties zijn: alles, bericht, notificatie, opmerking, annotatie, forumpost. (optie) Selecteer alles in de lijst om alle gevonden berichten te zien.
4.
Inleiding - Uitgebreid zoeken Om een uitgebreide zoekactie in het project te starten: 1.
14
Klik het uitgebreid zoeken icoon( ) naast het zoekveld. Het uitgebreid zoeken venster wordt geopend:
Inleiding
2.
(optie) Zoek documenten: Ten minste één zoekveld moet ingevuld zijn. naam: een deel van de bestandsnaam van het document
extensie: de extensie van het bestand (bv. doc, dwg, jpg, zip, ...) omschrijving: de woord dat in de omschrijving van het document voorkomt auteur: de gebruiker die het document geüpload heeft. status: selecteer een status in de status lijst. date van toevoegen: kies een begin- en einddatum waartussen gezocht moet worden. Klik het selecteer datum icoon (
)
Klik in de kalender om een datum te kiezen.
Klik de zoek knop om het zoeken te starten. 3.
(optie) Zoek berichten: Ten minste één zoekveld moet ingevuld zijn. soort: selecteer het soort bericht dat je zoekt in de lijst
zender: de auteur van het bericht ontvanger: één van de gebruikers aan wie het bericht verzonden is onderwerp: een woord dat in het onderwerp van het bericht voorkomt bericht: een woord dat in het bericht voorkomt prioriteit: kies een prioriteit in de lijst date aanmaak/ontvangst: kies een begin- en einddatum waartussen gezocht moet worden. Klik het selecteer datum icoon (
)
Klik in de kalender om een datum te kiezen.
Klik de zoek knop om het zoeken te starten.
15
PiM Help
16
Mijn Projecten OPMERKING
Het mijn projecten venster is enkel beschikbaar voor een PiM beheerder of indien je toegang hebt to meer dan een project.
Het mijn projecten venster verschijnt: als je aanlogt op PiM
als je klikt op het mijn projecten icoon ( ) in het top menu van een project (zie Inleiding Interface) Op het mijn projecten venster staat een lijst met alle projecten waartoe jij toegang hebt. Als de lijst te lang is om op het scherm te passen, kan je een project opzoeken door een deel van de naam in het zoekveld te type. Alleen de projecten waarvan de zoekterm in de naam voorkomt staan dan in de lijst. Als je klikt op een project in de lijst, verschijnt het dashboard van het project.
Mijn projecten - Project toevoegen OPMERKING
Deze functie is enkel beschikbaar voor PiM beheerders die het recht hebben om projecten toe te voegen.
Om een nieuw project toe te voegen: 1. Open het mijn projecten venster. 2.
Klik het voeg project toe icoon ( ) in het Top menu. Het project toevoegen venster verschijnt.
17
PiM Help
3.
Vul het project toevoegen formulier in en druk vervolgens op de voeg toe knop om het project aan te maken.
Naam, adres, gemeente, postcode, land, details Vul deze velden in met de gegevens van het project. Deze gegevens worden weergegeven in het Dashboard van het Project. Logo Typ hier de naam (inclusief het pad) van het bestand met het logo (of een foto) van het project. Of klik de bladeren... knop om het bestand te selecteren. Het logo wordt weergegeven in het Dashboard van het Project. Tijdzone Klik op de selecteer... knop om de tijdzone van het project te kiezen. Er verschijnt een venster om de tijdzone te selecteren: Kies een tijdzone in de tijdzone lijst. Selecteer een locatie in de lijst met locaties voor de geselecteerde tijdzone. De tijdzone zal gebruikt worden telkens een tijdsaanduiding nodig is. Als jouw tijdzone bijvoorbeeld GMT+2 is en de tijdzone van het project is GMT+7 en je upload een document om 12:34 uur, dan zal PiM 17:34 uur aangeven als het upload uur. Beheerders rol Typ hier de naam van de rol waarvan de leden de beheerders van het project zullen worden. Als PiM beheerder zal jij automatisch aan die rol worden toegevoegd.
18
Mijn Projecten
Beheerders kunnen alle opmerkingen, notificaties en annotaties in dit project zien Indien deze optie actief is zijn ook private opmerkingen, notificaties en annotaties zichtbaar voor de leden van de beheerdersrol. Eenmaal ingeschakeld kan deze optie niet meer uitgeschakeld worden. Document vergrendeling toestaan Als deze optie ingeschakeld is kunnen gebruikers een document downloaden en vergrendelen, zodat andere gebruikers het niet meer kunnen wijzigen. (zie Documenten - Download en Vergrendel) Beheerder kan laatste revisie vervangen Deze optie geeft de leden van de beheerdersrol het recht om de laatste revisie van een document te vervangen (zie Documenten - Revisie toevoegen). Eerste dag van de week Selecteer de eerste weekdag. Standaard is dit maandag. Revisie nummering Kies een nummeringsstijl voor revisies in de revisie nummering lijst. Verwijderen van document revisies toelaten Enkel indien deze optie geactiveerd is kunnen document revisies verwijderd worden. Voeg afdrukstempel toe bij het printen Met deze optie wordt op elke pagina een afdrukstempel geprint: "Afgedrukt door de PiM Viewer - ". Als deze optie is uitgeschakeld kan een afdrukstempel worden afgedrukt met de Handtekening optie op het Afdrukvoorbeeld venster van de PiM viewer (zie Documenten - Viewer - Afdrukvoorbeeld). Oude afspraken vergrendeld Activeer deze optie om het aanmaken, wijzigen of verwijderen van afspraken in het verleden te verhinderen. Vergrendeld Klik het vergrendeld selectievakje om het project te vergrendelen. In een vergrendeld project kan niets meer definitief verwijderd worden. De items in de prullenmand kunnen enkel nog teruggeplaatst worden. Alle verwijderde mappen en bestanden worden in de prullenmand bewaard en kunnen zo nodig geraadpleegd worden. De afbeelding hieronder toont de prullenmand in een vergrendeld project, enkel de plaats terug optie is beschikbaar.
Prullenmand in een vergrendeld project
19
PiM Help
Prullenmand in een niet-vergrendeld project OPMERKING
De vergrendeling van een project kan niet ongedaan gemaakt worden.
Actief Een project kan tijdelijk gedeactiveerd worden door de actief optie uit te schakelen. Als een project niet actief is de inhoud enkel bekeken worden. Documenten kunnen nog wel gedownload worden, maar er kan niets aan het project gewijzigd worden tot het project terug actief is. Sjabloon Selecteer een sjabloon project in de sjabloon lijst. In deze lijst staan alle projecten waarin jij lid bent van de beheerders rol. Vervolgens kan je selecteren wat je wil importeren in het nieuwe project: mappen, rollen, gebruikers en of workflows. Als je mappen en rollen selecteert, wordt de map toegang mee geïmporteerd. Als je gebruikers selecteert, worden de rollen en hun leden ook geïmporteerd.
Mijn projecten - Project verwijderen OPMERKING
Deze functie is enkel beschikbaar voor PiM beheerders die het recht hebben om projecten te verwijderen.
Om een project te verwijderen: 1. Open het mijn projecten venster. 2.
3. 4.
Klik het verwijder project icoon ( ) in het Top menu. Het project verwijderen scherm verschijnt met een lijst met alle projecten waarin je lid bent van de beheerders rol. Klik het verwijder icoon ( ) in de actie kolom van het project dat je wil verwijderen. Klik OK op het bevestigingsvenster. In de actie kolom van het project is het verwijder icoon vervangen door het plaats terug icoon (
OPMERKING
20
).
Een verwijderd project: is niet verwijderd op de PiM server kan altijd terug geplaatst worden is onzichtbaar voor alle gebruikers
Mijn Projecten
Mijn Projecten - Project terugplaatsen Om een project terug te plaatsen: 1. Open het mijn projecten venster. 2.
Klik het verwijder project icoon ( ) in het Top menu. Het project verwijderen scherm verschijnt met een lijst met alle projecten waarin je lid bent van de beheerders rol.
3.
Klik het plaats terug icoon ( ) n de actie kolom van het project dat je wil terugplaatsen. In de actie kolom van het project is het plaats terug icoon vervangen door het verwijder icoon ( ).
21
PiM Help
22
Mijn Profiel Klik je gebruikersnaam ( te zien.
) in de titelbalk van het PiM venster om je persoonlijke gegevens
In het persoonlijke gegevens venster:
Klik het voeg accounts samen icoon ( ) om twee accounts samen te voegen (zie Mijn Profiel - Accounts samenvoegen) Klik het wijzig icoon ( ) om je persoonlijke gegevens aan te passen (zie Mijn Profiel - Profiel aanpassen).
Klik het wijzig wachtwoord icoon ( Wachtwoord).
Klik het bewerk abonnementen icoon ( ) om kalender, document en dossier mappen te selecteren waarvan je dagelijks op de hoogte wil gehouden worden (zie Mijn Profiel Abonnementen).
) om een nieuw wachtwoord te kiezen (zie Mijn Profiel -
Mijn Profiel - Accounts samenvoegen Als je twee accounts hebt, waarmee toegang hebt tot twee reeksen projecten, dan kan je die samenvoegen tot een account. Je hebt dan toegang tot al je projecten met een enkele gebruikersnaam en wachtwoord. Om twee accounts samen te voegen: 1. Log in op PiM met de account die je wil behouden. 2. Open het persoonlijke gegevens venster. 3.
Klik het accounts samenvoegen icoon ( venster.
) in het actie menu in het persoonlijke gegevens
23
PiM Help
Het accounts samenvoegen venster verschijnt.
4. 5. 6.
Volg de instructies in het accounts samenvoegen venster. Klik de verder knop. De details van de accounts die u op het punt staat samen te voegen verschijnen. Klik de bevestigen knop om de accounts samen te voegen.
Mijn Profiel - Profiel aanpassen Om je persoonlijke gegevens aan te passen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) op het persoonlijke gegevens venster. Het persoonlijke gegevens wijzigen venster verschijnt.
2. 3. 4. 5.
24
Klik de wijzig foto knop om een andere foto te uploaden. (optie) Typ een andere gebruikersnaam in het gebruiker veld. (optie) Typ een ander email adres in het email veld. (optie) Wijzig je persoonlijke gegevens (adres, gemeente, postcode, provincie, land, telefoon, fax, gsm)
Mijn Profiel
6.
7.
8. 9. 10. 11. 12. 13.
(optie) Gebruik VondleTray: Vink het gebruik VondleTray selectievakje aan indien je gebruik wil maken van VondleTray. Als deze optie actief is, wordt het download naar PiM Tray icoon ( ) toegevoegd aan het actie menu en het selectie menu in document mappen (zie Documenten - Lijst - Actie iconen). (optie) Dagelijks overzicht tussen: Selecteer een periode in de lijst. Elke dag zal je in de loop van de gekozen periode per email een overzicht ontvangen van de wijzigingen in alle projecten waartoe jij toegang hebt. Voor ieder project is er in de email een link naar het dashboard van het project (zie ook Abonnementen) (Optie) Aantal rijen per pagina: Kies het maximum aantal rijen op een pagina. Je kunt kiezen tussen: 20 (standaard), 50 of 100. (Optie) Viewer en workflow venster grootte: deze optie bepaalt de grootte van het venster van de PiM Viewer en de Workflow Editor. (Optie) Notificatie voorkeur waarde: Zet deze optie aan als je wil dat de Zend notificatie optie, bvb. na het toevoegen van documenten, standaard aan staat. (Optie) Gebruik oude viewer: Zet deze optie aan indien je de oude Java viewer wenst te gebruiken in plaats van de nieuwe Java Script viewer (zie Documenten - Viewer) Typ uw wachtwoord in het wachtwoord veld. Klik de pas aan knop.
OPMERKING
Sommige gegevens, zoals je naam, adres, telefoonnummers en email adres kunnen ook gewijzigd worden in de adresboek map waar je als contact bent toegevoegd (zie Adressboek - Contacten). VondleTray kan gedownload worden op de PiM website (Tools menu).
Mijn Profiel - Wachtwoord wijzigen 1.
Klik het wijzig wachtwoord icoon ( ) op het persoonlijke gegevens venster. Het wachtwoord wijzigen venster verschijnt.
2. 3. 4. 5.
Typ je huidig wachtwoord in het huidig wachtwoord veld. Type je nieuw wachtwoord in het nieuw wachtwoord veld. Type je nieuw wachtwoord opnieuw in het bevestig wachtwoord veld. Klik de pas aan knop.
OPMERKING
Als je om de een of andere reden je wachtwoord vergeten bent, neem dan contact op met een lid van de beheerders rol en vraag hem om je account (gebruikersnaam en wachtwoord) opnieuw toe te sturen (zie Administratie - Gebruikers - Account versturen).
25
PiM Help
Mijn Profiel - Abonnementen 1.
Klik het bewerk abonnementen icoon ( Het abonnementen venster verschijnt.
2. 3.
(optie) Klik het lege selectievakje van de map(pen) waarop je een abonnement wil nemen (optie) Klik het geselecteerde selectievakje van de map(pen) waarvan je het abonnement wil beëindigen. Kies het tijdvenster waarbinnen je per email wil verwittigd worden. Klik de aanpassen knop.
4. 5.
OPMERKING
26
zie ook Dagelijks overzicht.
) op het persoonlijke gegevens venster.
Mijn Profiel
27
Dashboard Het dashboard van een project opent: wanneer je een project selecteert in het mijn projecten venster. als je op de project naam klikt in de titelbalk van het PiM venster.
OPMERKING Op het dashboard wordt enkele de informatie getoond waartoe jij toegang hebt.
Project details De details van een project kunnen enkel gewijzigd worden door de leden van de beheerders rol. (zie Administratie - Project details). Gebeurtenissen in de nabije toekomst Dit is een lijst met de gebeurtenissen die gepland zijn in de komende week en die opgenomen zijn in de kalender (zie Kalender). Klik een gebeurtenis om de details ervan te zien (zie Kalendar - Details). Taken worden onder de hoofding taken (zie hieronder) getoond. Documenten Dit is een overzicht van alle recente wijzigingen aan documenten (nieuwe documenten, verplaatste en gekopieerde documenten, documenten waarvan een revisie geüpload is, ...) Klik de naam van een document om de details ervan te zien (zie Documenten - Details) Klik de locatie om naar de map van het document te openen. Klik de naam van de auteur om zijn details te zien.
29
PiM Help
Taken Dit is een lijst met open taken en workflows die aan jou zijn toegewezen (zie Kalender - Taken en Documenten - Details - Workflows). Het Taak icoon (
) geeft de graad van voltooiing van een taak aan.
Het Workflow icoon ( ) geeft aan dat een taak onderdeel van een workflow is. Klik een taak of een workflow om de details te zien. Een taak of workflow wordt op het dashboard gezet als: De taak of de workflow activiteit aan jou is toegewezen. De taak begint of moet voltooid zijn binnen de 7 dagen. De taak nog niet afgewerkt is, maar de status uitgesteld of wachten heeft en de einddatum overschreden is (de einddatum wordt in het rood weergegeven). Berichten Dit is een lijst met alle recent verstuurde berichten en opmerkingen bij documenten, gebeurtenissen of berichten.
30
Dashboard
31
Beheer OPMERKING
De administratieve functies zijn enkel beschikbaar voor leden van de beheerders rol.
Klik het beheer icoon ( ) in het hoofdmenu om het beheer venster te openen (afbeelding 4). De iconen op het beheer venster zijn gegroepeerd in 4 categorieën: project, mappen, beveiliging en logs.
afbeelding 4 In het beheer venster:
Klik het Project details icoon ( Administratie - Project details)
Klik het Project grootte icoon ( ) om de grootte van het project en het aantal bestanden te zien. to check het size and number of all user files and generated files in het project (zie Administratie - Project grootte).
Klik het Verzendlijst icoon ( Administratie - Verzendlijsten).
Klik het Document status lijst icoon ( ) om de lijst met document statussen aan te passen (zie Administratie - Document status lijst).
Klik het Prullenmand icoon ( ) om de bestanden en mappen in de prullenmand te beheren (zie Administratie - Prullenmand).
Klik het Mappen icoon ( Mappen).
) om de details van het project te wijzigen (zie
) om de verzendlijsten in het project te beheren (zie
) om de mappen in het project te beheren (zie Administratie -
33
PiM Help
Klik het Map abonnementen icoon ( ) om de automatische abonnementen op mappen aan te passen (zie Administratie - Map abonnementen).
Klik het Auto workflow map icoon ( ) om automatisch een workflow aan te hechten voor nieuwe documenten in een map (zie Administratie - Auto workflow folder).
Klik het Gebruikers icoon ( Administratie - Gebruikers).
Klik het Rollen icoon ( Rollen).
Klik het Folder toegang icoon ( ) om de toegangsrechten tot de mappen in het project te beheren (zie Administratie - Folder access).
Klik het Logins icoon ( ) om de aanlog-historiek van de verschillende gebruikers te bekijken (zie Administratie - Logons)
Klik het Logs rapport icoon ( ) om rapporten te genereren over de activiteiten in het project gedurende een bepaalde periode (zie Administratie - Rapporten).
) om de gebruikers van het project te beheren (zie
) om de rollen in het project te beheren (zie Administratie -
Administratie - Project details Klik het project details icoon ( ) in de project categorie op het beheer venster om het project details venster te openen (afbeelding 5). Hier kan je de details van het project aanpassen. Dit venster is in grote mate gelijk aan het project toevoegen venster (zie Mijn Projecten - Project toevoegen). Klik de update knop om de wijzigingen te bevestigen.
afbeelding 5
34
Beheer
OPMERKING
Als je de beheerdersrol wil toewijzen aan een andere rol, waarvan je geen lid bent, voeg dan eerst jezelf toe als lid van die rol. Als je dat niet doet, wordt je een gewone gebruiker in het dit project en heb je geen toegang meer tot de beheerdersfuncties en kun je jezelf ook geen lid meer maken van de beheerdersrol. Je zal dan aan een lid van de nieuwe beheerdersrol moeten vragen om jou als lid toe te voegen.
Administratie - Project grootte Klik het project grootte icoon ( ) in de project categorie op het beheer venster (afbeelding 4) om het project grootte venster te openen (afbeelding 11i). De totale grootte en het aantal bestanden wordt constant bijgehouden in het project grootte venster
afbeelding 11i
Administratie - Verzendlijsten Klik het Verzendlijsten icoon ( ) in de project categorie in het beheer venster (afbeelding 4) om het verzendlijsten venster te openen (afbeelding 11b).
afbeelding 11b In het Verzendlijsten venster:
Klik het voeg toe icoon ( ) om een nieuwe verzendlijst aan te maken (zie Administratie Verzendlijsten - Toevoegen).
Klik het importeer icoon ( ) om een verzendlijst uit een ander project te importeren (zie Administratie - Verzendlijsten - Importeren).
Klik het CSV icoon ( ) om een CSV (Comma Separated Values) bestand te downloaden met alle verzendlijsten en hun leden.
Klik het leden icoon ( ) om te zien welke gebruikers lid zijn van een verzendlijst en om leden te verwijderen of toe te voegen (zie Administratie - Verzendlijsten - Leden).
35
PiM Help
Klik het kopieer icoon ( ) om een nieuwe verzendlijst aan te maken als een kopie van een bestaande verzendlijst (zie Administratie - Verzendlijsten - Kopiëren). Klik het wijzig icoon ( ) om een verzendlijst te hernoemen (zie Administratie Verzendlijsten - Wijzdigen). Klik het verwijder icoon ( ) om een verzendlijst te verwijderen (zie Administratie Verzendlijsten - Verwijderen).
Administratie - Verzendlijsten - Toevoegen 1.
2. 3.
Klik het voeg toe icoon ( ) in het verzendlijsten venster (afbeelding 11b). Het toevoegen venster verschijnt (afbeelding 11c).
afbeelding 11c Typ de naam van de nieuwe verzendlijst in het naam veld. Klik de voeg toe knop.
Administratie - Verzendlijsten - Importeren 1. 2.
3. 4. 5.
6. 7.
36
Klik het importeer icoon ( ) in het verzendlijsten venster (afbeelding 11b). Het importeren venster verschijnt (afbeelding 11d).
afbeelding 11d Selecteer het project van waaruit je verzendlijsten wil importeren in de project lijst. Enkel de projecten waarin je lid bent van de beheerdersrol staan in de lijst. Klik de verzendlijst die je wil importeren. (optie) Hou de Ctrl-toets ingedrukt om bijkomende verzendlijsten te selecteren. een geselecteerde lijst uit de selectie te verwijderen. (optie) Selecteer de optie Importeer leden van de geselecteerde verzendlijsten om de leden samen met de verzendlijsten te importeren. Klik de importeer knop.
Beheer
Administratie - Verzendlijsten - Wijzigen 1.
2. 3.
Klik het wijzig icoon ( ) van de verzendlijst die je wil hernoemen in het verzendlijsten venster (afbeelding 11b). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding 11e).
afbeelding 11e Typ de nieuwe naam in het naam veld. Klik de pas aan knop.
Administratie - Verzendlijsten - Verwijderen 1.
2.
Klik het verwijder icoon ( ) van de verzendlijst die je wil verwijderen in het verzendlijsten venster (afbeelding 11b). Er verschijnt een waarschuwingsvenster. Klik de OK knop om de verzendlijst te verwijderen.
OPMERKING Een verwijderde verzendlijst wordt niet verplaatst naar de prullenmand, maar permanent verwijderd.
Administratie - Verzendlijsten - Kopiëren 1.
2. 3.
Klik het kopieer icoon ( ) van de verzendlijst die je wil kopiëren in het verzendlijsten venster (afbeelding 11b), Het kopiëren venster verschijnt (afbeelding 11f).
afbeelding 11f Type een naam in het naam veld. Klik de kopieer knop.
Administratie - Verzendlijsten - Leden 1.
Klik op leden in de leden kolom van de verzendlijst waarvan je de leden wil zien. Er verschijnt een venster met daarin rechts de huidige leden van de verzendlijst en links de niet-leden (afbeelding 11f).
37
PiM Help
2.
3.
4.
afbeelding 11f (optie) Selecteer de gebruiker(s) in the niet-leden lijst, hou vervolgens de linkermuisknop ingedrukt en sleep de selectie naar de leden lijst. Hou de Ctrl-toets ingedrukt om bijkomende gebruikers te selecteren of om geselecteerde gebruikers uit de selectie te verwijderen. (optie) Selecteer de gebruiker(s) in the leden lijst, hou vervolgens de linkermuisknop ingedrukt en sleep de selectie naar de niet-leden lijst. Hou de Ctrl-toets ingedrukt om bijkomende gebruikers te selecteren of om geselecteerde gebruikers uit de selectie te verwijderen. Klik de OK knop om de wijzigingen op te slaan.
Administratie - Document status lijst Wanneer een document geüpload wordt of wanneer een revisie wordt toegevoegd wordt aan het document een status toegekend. De beschikbare statussen kunnen gekozen worden uit de document status lijst. Om deze lijst aan te passen: 1.
) in de categorie administratie het beheer venster Klik het document status lijst icoon ( (afbeelding 4). Het venster document status lijst verschijnt (afbeelding 11j)
afbeelding 11j
38
Beheer
2. 3.
(optie) Klik de voeg toe knop om een nieuwe document status toe te voegen. (optie) Selecteer een status in de lijst: Klik de wijzig knop om de status te hernoemen. Klik de verwijder knop om de status te verwijderen Klik de naar boven of de naar onder knop om de status naar boven of naar onder te verschuiven in de lijst. Klik de aantal knop om het aantal documenten te kennen dat op dit moment deze status heeft.
Administratie - Prullenmand Klik het prullenmand icoon ( ) in de project categorie in het beheer venster (afbeelding 4) om het prullenmand venster te openen (afbeeldingen 11a).
afbeelding 11a (1) - prullenmand in een niet-geblokkeerd project
afbeelding 11a (2) - prullenmand in een geblokkeerd project In het prullenmand venster staan alle verwijderde items: documenten,
mails,
workflows,
mappen,
contacten,
kalenders,
URL's, ...
39
PiM Help
OPMERKING
In een geblokkeerd project kan er niets definitief verwijderd worden. Verwijderde items worden naar de prullenmand verplaatst, doch deze kan niet meer leeg gemaakt worden. Verwijderde items kunnen nog wel teruggezet worden.
Een project kan geblokkeerd worden bij de aanmaak of nadien. Het blokkeren van een project is onomkeerbaar (zie Mijn Projecten - Project Toevoegen en Administratie - Project Details). Om items terug te zetten:
Klik het zet terug icoon ( ) in de actie kolom van het item. Enkel in niet-geblokkeerde projecten: Klik het selecteervakje van de items die je wil terugzetten en klik vervolgens het zet terug icoon (
) in het lijst menu onderaan de lijst.
Klik het selecteervakje bovenaan de lijst om alle items te selecteren en klik vervolgens het zet terug icoon (
OPMERKING
) in het lijst menu onderaan de lijst.
Het zet terug icoon is niet beschikbaar voor submappen waarvan de hoofdmap ook is verwijderd. Je moet eerst de hoofdmap terugzetten vooraleer je de submap(pen) kunt terugzetten.
Om items definitief te verwijderen (enkel in niet-geblokkeerde projecten): Klik het verwijder icoon ( ) in de actie klom van het item dat je wil verwijderen. Klik OK op het waarschuwingsvenster om te bevestigen. Klik het selecteervakje van de items die je wil verwijderen en klik vervolgens het verwijder icoon ( ) in het lijst menu onderaan de lijst. Klik OK op het waarschuwingsvenster om te bevestigen. Om alle items te verwijderen (enkel in niet-geblokkeerde projecten): Klik het selecteervakje bovenaan de lijst (klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken) en klik vervolgens het verwijder icoon ( ) in het lijst menu onderaan de lijst. Klik OK op het waarschuwingsvenster om te bevestigen.
Klik het prullenmand leegmaken icoon ( ). Klik OK op het waarschuwingsvenster om te bevestigen. OPMERKING Items verwijderen uit de prullenmand is definitief. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
40
Beheer
Administratie - mappen
) in de project categorie op het beheer venster (afbeelding 4) om het Klik het mappen icoon ( mappen venster te openen (afbeelding 7).
afbeelding 7 In het mappen venster zie je een boomstructuur van het project en het nodige gereedschap om de project mappen te beheren. toevoegen: zie Administratie - Mappen - Toevoegen wijzigen: zie Administratie - Mappen - Wijzigen verwijderen: zie Administratie - Mappen - Verwijderen importeren: zie Administratie - Mappen - Importeren verplaatsen: zie Administratie - Mappen - Verplaatsen kopiëren: zie Administratie - Mappen - Kopiëren
41
PiM Help
Administratie - Mappen - Toevoegen 1.
2.
3. 4. 5.
In de boomstructuur in het Administratie - Mappen venster (afbeelding 7): o Klik op de projectnaam om een nieuwe hoofdmap toe te voegen. o Klik op een bestaande map om een submap toe te voegen. Klik de voeg toe knop. Het map toevoegen venster verschijnt (afbeelding 8).
afbeelding 8 Typ de naam van de map in het naam veld. Klik de knop rechts van het na veld en kies een plaats voor de nieuwe map. Selecteer het soort map in het map type lijst. Mogelijke map types zijn:
o o o o o o o o o o
6.
7.
Data opslag Document Forum Berichten Rapport (een rapport map kan enkel als een submap van een data opslag map aangemaakt worden) Workflow
URL Definieer de standaard rechten. De standaard rechten zijn van toepassing op alle gebruikers, bestaande en nieuwe. Kies kopieer van niveau hoger om de rechten van de hoofdmap op de nieuwe map toe te passen. Kies zet handmatig en vink in het rooster de selectievakjes aan van de rechten die je standaard wil toekennen. Klik de toevoegen knop om de map aan te maken.
OPMERKING
42
Adresboek Dossier Kalender
Het aantal mappen en submappen in een project is onbeperkt. De totale lengte van het pad en de naam, inclusief de schuine strepen om submappen van elkaar te scheiden, mag echter niet langer zijn dan 255 karakters.
Beheer
Administratie - Mappen - Wijzigen 1. 2.
3. 4.
5. 6. 7.
Selecteer de map in de project boomstructuur in het Administratie - mappen venster (afbeelding 7). Klik de wijzig knop. Het wijzig venster verschijnt (afbeelding 9)
afbeelding 9 (optie) Typ een nieuwe naam in het naam veld. (optie) Definieer de standaard rechten. De standaard rechten zijn van toepassing op alle gebruikers, bestaande en nieuwe. Kies niet veranderen om de rechten ongewijzigd te laten. Kies zet handmatig en vink in het rooster de selectievakjes aan van de rechten die je standaard wil toekennen. (optie) Vink de rechten op submappen toepassen optie aan om de standaardrechten toe te passen op alle submappen van deze map. (optie - enkel van toepassing op Dossier mappen) Selecteer een status in de status lijst. Enkel documenten met de geselecteerde status worden getoond in de dossier map. Klik de aanpassen knop om de wijzigingen op te slaan.
OPMERKING
Gebruik de map toegang procedure om de rechten voor elke map en voor elke rol afzonderlijk in te stellen. (zie Administratie - Map toegang)
Administratie - Mappen - Berichten map wijzigen In een berichten map kan mail opgehaald worden van een POP 3 mail server (mail-in). Dit kan nuttig zijn indien een specifiek email adres wordt gebruikt om berichten te ontvangen in verband met het project (bvb. [email protected]). Het beheer van de mail gebeurt op uw mail server. PiM zal eenmaal per uur alle berichten die naar het opgegeven email adres verstuurd zijn ophalen en ze in de geselecteerde berichten map plaatsen. Om een berichten map in te stellen om mail op te halen: 1. Selecteer de map in de mapstructuur in het Adminstratie - Mappen venster (afbeelding 7). 2. Klik de wijzigen knop. Het wijzigen venster wordt getoond (afbeelding 9b).
43
PiM Help
3. 4. 5. 6.
afbeelding9b Typ de naam van de externe mail server in het server veld. Typ de gebruikersnaam voor de mailbox op de externe server in het gebruiker veld. Typ het wachtwoord voor de mailbox op de externe server in het wachtwoord veld. Kies voor het vervangende verzender veld een naam van één van de gebruikers van het project. Indien de verzender van een bericht niet wordt gevonden in het project, zal deze hierdoor vervangen worden.
Administratie - Mappen - Verwijderen 1. 2. 3.
Selecteer de map in de project boomstructuur in het Administratie - mappen venster (afbeelding 7). Klik het verwijder knop. Er verschijnt een waarschuwingsvenster. Klik de OK knop om de map te verwijderen. De map wordt verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand).
OPMERKING
Alleen lege mappen kunnen verwijderd worden. Op voorwaarde dat alle submappen leeg zijn, worden zij samen met de hoofdmap verwijderd.
In een geblokkeerd project kan er niets definitief verwijderd worden. Verwijderde items worden naar de prullenmand verplaatst, doch deze kan niet meer leeg gemaakt worden. Indien nodig kunnen verwijderde items teruggeplaatst worden. Een project kan geblokkeerd worden bij de aanmaak of nadien. Het blokkeren van een project is onomkeerbaar.
44
Beheer
Administratie - Mappen - Importeren 1.
2. 3.
4.
Klik de importeer knop in het Administratie - mappen venster (afbeelding 7). Het importeren venster verschijnt (afbeelding 10).
afbeelding 10 Selecteer het bronproject in het project lijst. Alleen de project waarin je lid bent van de beheerdersrol staan in de lijst. Klik het selectievakje bovenaan om alle mappen te selecteren. Klik nogmaals om de selectie ongedaan te maken. of Klik het selectievakje van de mappen die je wil importeren. Als je een submap selecteert wordt de hoofdmap automatisch mee geselecteerd. Klik nogmaals om de selectie ongedaan te maken. Als je een hoofdmap uit de selectie haalt geldt dat automatisch ook voor alle submappen. Klik de importeer knop onderaan de lijst om de geselecteerde mappen in het huidige project te importeren. Let wel: enkel de mappen worden geïmporteerd, niet hun inhoud. De geïmporteerde mappen worden toegevoegd aan de bestaande project boomstructuur. Nadien kan je deze herorganiseren door de mappen te verplaatsen, te hernoemen, enz.
OPMERKING
Als je een map importeert met dezelfde naam als een bestaande map, dan zal deze map verplaatst worden naar de locatie van de geïmporteerde map.
45
PiM Help
Administratie - Mappen - Verplaatsen 1. 2.
3. 4.
5.
6.
Selecteer de map in de project boomstructuur in het Administratie - Mappen venster (afbeelding 7). Klik op de verplaats knop. Het verplaatsen venster verschijnt (afbeelding 10a).
afbeelding 10a (optie) Typ een nieuwe naam in het nieuwe naam veld. Deze optie is enkel beschikbaar als slechts één map verplaatst wordt. In de plaats onder lijst: Klik (hoofd niveau) om de selectie naar het hoofdniveau te verplaatsen. of Klik de map waaronder je de selectie wil plaatsen. In de na lijst: Klik (als laatste toevoegen) om de map(pen) onderaan toe te voegen. of Klik de map waarna je de selectie wil plaatsen. Klik de verplaats knop.
OPMERKING
Het is niet mogelijk om submappen van verschillende hoofdmappen samen te verplaatsen.
Submappen worden samen met hun hoofdmap verplaatst.
Administratie - Mappen - Kopiëren 1. 2.
46
Selecteer de map in de project boomstructuur in het Administratie - Mappen venster (afbeelding 7). Klik de kopieer knop. Het kopiëren venster verschijnt (afbeelding 11).
Beheer
3. 4.
5.
6. 7.
afbeelding 11 (optie) Typ een nieuwe naam in het nieuwe naam veld. Deze optie is enkel beschikbaar als slechts één map gekopieerd wordt. In de plaats onder lijst: Klik (hoofd niveau) om de selectie naar het hoofdniveau te kopiëren. of Klik de map waaronder je de selectie wil kopiëren. In de na lijst: Klik (als laatste toevoegen) om de map(pen) onderaan toe te voegen. of Klik de map waarna je de selectie wil plaatsen.+ (optie) Kies de optie inclusief submappen. Klik de kopieer knop.
OPMERKING
Het is niet mogelijk om submappen van verschillende hoofdmappen samen te kopiëren.
Enkel de mappen worden gekopieerd, niet de inhoud.
47
PiM Help
Administratie - Map abonnementen De leden van de beheerders rol kunnen een automatisch abonnement instellen voor een map. Alle gebruikers die toegang hebben tot deze map krijgen dan een email bericht indien er wijzigen zijn in deze map. Om een map abonnement aan te maken: 1.
Klik het Map abonnementen ( 4).
) icoon onder Mappen in het Beheer venster (afbeelding
Het Wijzig automatische map abonnementen venster verschijnt.
2. 3.
4. 5.
(optie) Vink de map(pen) aan waaraan je een automatisch map abonnement wil koppelen. Klik het uitvouwen icoon (+) om submappen te tonen. (optie) Verwijder het vinkje van de map(pen) waarvan je het automatisch map abonnement wil stopzetten. Klik het uitvouwen icoon (+) om submappen te tonen. Selecteer de periode waarin het email bericht moet verstuurd worden. Klik de aanpassen knop.
Administratie - Auto Workflow Map Klik het auto workflow icoon ( ) in de categorie project in het beheer venster (afbeelding 4) om het auto workflow venster te openen (afbeelding 11g). Enkel document en mail mappen staan in de lijst.
48
Beheer
afbeelding 11g In het Auto Workflow venster:
Klik het voeg toe icoon ( ) in de acties kolom om een auto workflow te kiezen voor een map (zie Administratie - Auto Workflow Map - Selecteren). Klik het verwijder icoon ( ) in de acties kolom om een auto workflow te verwijderen (zie Administratie - Auto Workflow Map - Verwijderen).
Administratie - Auto Workflow Map - Workflow Toevoegen 1.
2. 3.
4. 5.
Klik het voeg toe icoon ( ) in de acties kolom in het auto workflow venster (afbeelding 11h), . het toevoegen venster verschijnt (afbeelding 11h).
afbeelding 11h Selecteer een workflow in de workflow lijst. Enkel workflows die vrijgegeven zijn staan in de lijst. Klik de selecteer... knop om een coördinator te selecteren. Indien je geen coördinator selecteert, wordt je zelf automatisch coördinator voor deze workflow. (optie) Selecteer de toevoegen bij nieuwe revisie optie om telkens een nieuwe revisie wordt toegevoegd de workflow opnieuw uit te voeren. Klik de voeg toe knop.
OPMERKING
Aan eenzelfde map kunnen meerdere auto workflows worden toegevoegd. Als een nieuwe auto workflow aan een map wordt toegevoegd, heeft dat geen invloed om de bestaande documenten in die map.
49
PiM Help
Administratie - Auto Workflow Map - Verwijderen Klik het verwijder icoon ( ) in de acties kolom om een auto workflow te verwijderen. De auto workflow wordt zonder voorafgaande waarschuwing verwijderd.
Administratie - Gebruikers
Klik het gebruikers icoon ( ) in de beveiliging categorie in het beheer venster (afbeelding 4) om het gebruikers venster te openen (afbeelding 12).
afbeelding 12 Een gebruiker is een contact die lid is van één of meerdere rollen. In een PiM project hebben leden van eenzelfde rol dezelfde rechten (zie Administratie - Gebruikers - Rollen). Enkel contacten kunnen lid gemaakt worden van een rol. Om een nieuwe gebruiker aan een rol toe te voegen is het daarom noodzakelijk dat hij eerst als contact wordt toegevoegd. (zie Adresboek Contact - Toevoegen).
Administratie - Gebruikers - Toevoegen 1. 2.
50
Klik het voeg gebruiker toe icoon ( ) in het gebruikers venster (afbeelding 12). Het gebruiker toevoegen venster verschijnt. (optie) Klik de bestaande tab en typ vervolgens een zoekterm in het contacten zoeken veld. Alle contacten waarvan de zoekterm voorkomt in de naam of het email adres verschijnen in de lijst. Klik de voeg toe knop van de contacten die je wil selecteren. De geselecteerde contacten worden toegevoegd aan de uw geselecteerde contacten lijst (afbeelding 13a).
Beheer
3.
4.
afbeelding 13a (optie) Klik de nieuw tab en vul het formulier in. Indien gewenst kan je de gegevens van een andere gebruiker gedeeltelijk herbruiken door deze gebruiker te kiezen in het kopieer van veld. Klik op de opslaan knop om het nieuwe contact toe te voegen aan uw geselecteerde contacten lijst (afbeelding 13b).
afbeelding 13b Klik op de volgende knop. Het kies een rol of maak een nieuwe venster verschijnt (afbeelding 13c) Klik de selecteer knop van de rol(len) waarvan je de geselecteerde contacten lid wil maken.
51
PiM Help
5.
6. 7.
52
afbeelding 13c Klik op de volgende knop. Het gebruikers toevoegen - overzicht venster verschijnt (afbeelding 13d).
afbeelding 13d (optie) Vink de account verzenden optie aan en typ vervolgens een boodschap in het bericht veld. (zie Administratie - Gebruikers - Account verzenden). Klik de voltooien knop. Er verschijnt een succes boodschap.
Beheer
Administratie - Gebruikers - Account verzenden 1.
2. 3.
Klik account verzenden in de account verzenden column van de gebruiker in het gebruikers venster (afbeelding 12). Het account verzenden venster verschijnt (afbeelding 13a).
afbeelding 13e (optie) Typ een persoonlijke boodschap in het bericht veld. Klik de verzend knop. Er wordt een email bericht verstuurd naar het email adres van het contact (zie Adresboek Overzicht) In het gebruikers venster (afbeelding 12) wordt account verzenden vervangen door account opnieuw verzenden, gevolgd door de dag en het uur waarop het account de laatste keer aan de gebruiker is verzonden. Klik account opnieuw verzenden als een gebruiker hierom vraagt, bijvoorbeeld omdat hij zijn paswoord vergeten is.
OPMERKING
De voor een nieuwe gebruiker worden de gebruikersnaam en het paswoord worden door het PiM systeem aangemaakt.
Als je een bestaande gebruiker zijn account opnieuw toestuurt, worden gebruikersnaam en paswoord gelezen uit de PiM database.
Een gebruiker kan zijn gebruikersnaam en paswoord op ieder moment wijzigen door zijn profiel aan te passen (Mijn Profiel - Mijn Profiel aanpassen).
Administratie - Gebruikers - Verwijderen 1. Klik het verwijderen icoon ( ) van de gebruiker in het gebruikers venster (afbeelding 12). 2. Klik OK om te bevestigen. OPMERKING Om veiligheidsredenen wordt een verwijderde gebruiker niet verplaatst naar de prullenmand maar definitief geschrapt.
53
PiM Help
Administratie - Gebruikers- Rollen Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt hij toegevoegd aan een bepaalde rol. Nadien kan je eenzelfde gebruiker nog toevoegen aan andere rollen of hem uit een rol verwijderen. 1.
2. 3. 4.
Klik het rollen icoon (
) van de gebruiker in het gebruikers venster (afbeelding 12).
afbeelding 14 (optie) Selecteer een rol in de geen lid van lijst en hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt om de rol naar de lid van lijst te slepen. (optie) Selecteer een rol in de lid van lijst en hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt om de rol naar de geen lid van lijst te slepen. Klik de OK knop.
OPMERKING
Verwijder jezelf nooit uit de beheerders rol. Je wordt dan een standaard gebruiker en je hebt niet langer toegang tot de beheerders functies. Als je bovendien enkel van de beheerdersrol lid bent in een project, heb je in dat geval zelfs geen toegang meer tot het project. In beide gevallen moet je een andere lid van de beheerdersrol vragen om je terug toegang te geven.
Administratie - Rollen Klik het rollen icoon ( ) in de categorie beveiliging in het beheer venster (afbeelding 4) om het rollen venster te openen (afbeelding 15).
afbeelding 15a
54
Beheer
OPMERKING
de naam van de beheerders rol staat in het vet.
In het rollen venster:
Klik het voeg toe icoon ( Toevoegen).
Klik het importeer icoon ( ) om rollen uit een ander project te importeren ( Administratie - Rollen - Importeren).
Klik het download als CSV icoon ( ) om alle rollen en hun leden te downloaden in een CSV (Comma Separated Values) bestand. Klik het wijzig icoon ( ) om de details van een rol te wijzigen (zie Administratie - Rollen Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om een rol te verwijderen (zie Administratie - Rollen Verwijderen).
) om een nieuwe rol aan te maken (zie Administratie - Rollen ) (zie
Klik het kopieer icoon ( ) om een nieuwe rol aan te maken als een kopie van een bestaande rol (zie Administratie - Rollen - Kopiëren).
Klik het leden icoon ( Leden).
) om de leden van een rol te beheren (zie Administratie - Rollen -
Administratie - Rollen - Toevoegen 1.
2. 3.
4.
5. 6. 7.
Klik het voeg toe icoon ( ) in het rollen venster (afbeelding 15). Het toevoegen venster verschijnt (afbeelding 18).
afbeelding 18 Typ een naam voor de nieuwe rol in het naam veld. Selecteer een kleur in het kleurenpallet (klik meer om het kleurenpallet uit te breiden). Deze kleur wordt gebruikt om annotaties te maken in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer - Annotatie instellingen) (optie) Schakel de gebruikers zichtbaar optie uit. Als deze optie is uitgeschakeld hebben leden van deze rol geen toegang tot schermen met gebruikerslijsten. Leden van een gast-rol kunnen hun persoonlijke details niet wijzigen (zie Mijn Profiel). (optie) Schakel de kan document revisies bekijken optie uit. (optie) Vink de gast optie aan. Leden van een gastrol kunnen hun persoonlijke gegevens niet wijzigen (zie Mijn Profiel). Klik de opslaan knop.
55
PiM Help
Administratie - Rollen - Importeren 1.
2. 3.
4.
Klik het importeer icoon ( ) in het rollen venster (afbeelding 15). Het importeren venster verschijnt (afbeelding 19).
afbeelding 19 Selecteer het project van waaruit je rollen wil importeren in de project lijst. Alle projecten waarin je lid bent van de beheerdersrol staan in de lijst. Selecteer de rollen die je wil importeren: Klik het selectievakje bovenaan om alle rollen te selecteren. Klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken. of Klik het selectievakje van de rol(len) die je wil importeren. Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken. Klik de importeer knop.
OPMERKING
56
De leden worden niet samen met de rollen geïmporteerd. Als je leden wil importeren dan kan dat door bij het aanmaken van het project gebruik temaken van een sjabloon project. (zie Mijn Projecten - Project toevoegen)
Beheer
Administratie - Rollen - Wijzigen 1.
2. 3.
4.
5. 6. 7.
Klik het wijzig icoon ( ) van de rol die je wil wijzigen in het rollen venster (afbeelding 15). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding 16).
afbeelding 16 (optie) Typ een nieuwe naam voor de nieuwe rol in het naam veld. (optie) Selecteer een andere kleur in het kleurenpallet (klik meer om het kleurenpallet uit te breiden). Deze kleur wordt gebruikt om annotaties te maken in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer - Annotatie instellingen) (optie) Wijzig de gebruikers zichtbaar optie. Als deze optie is uitgeschakeld hebben leden van deze rol geen toegang tot schermen met gebruikerslijsten. Leden van een gast-rol kunnen hun persoonlijke details niet wijzigen (zie Mijn Profiel). (optie) Wijzig de kan document revisies bekijken optie. (optie) Wijzig de gast optie. Leden van een gastrol kunnen hun persoonlijke gegevens niet wijzigen (zie Mijn Profiel). Klik de opslaan knop.
Administratie - Rollen - Verwijderen 1. 2.
Klik het verwijder icoon ( ) van de rol die je wil verwijderen in het rollen venster (afbeelding 15). Klik de OK knop om te bevestigen.
OPMERKING
Om veiligheidsredenen worden verwijderde rollen niet verplaatst naar de prullenmand, maar definitief uit het project geschrapt.
De beheerders rol kan niet verwijderd worden.
57
PiM Help
Administratie - Rollen - Kopiëren 1.
2. 3.
4.
5. 6. 7. 8. 9.
Klik het kopieer icoon ( ) van de rol die je wil kopiëren in het rollen venster (afbeelding 15). Het kopiëren venster verschijnt (afbeelding 16a).
afbeelding 16a (optie) Typ een nieuwe naam voor de nieuwe rol in het naam veld. (optie) Selecteer een andere kleur in het kleurenpallet (klik meer om het kleurenpallet uit te breiden). Deze kleur wordt gebruikt om annotaties te maken in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer - Annotatie instellingen) (optie) Wijzig de gebruikers zichtbaar optie. Als deze optie is uitgeschakeld hebben leden van deze rol geen toegang tot schermen met gebruikerslijsten. Leden van een gast-rol kunnen hun persoonlijke details niet wijzigen (zie Mijn Profiel). (optie) Wijzig de kan document revisies bekijken optie. (optie) Wijzig de gast optie. Leden van een gastrol kunnen hun persoonlijke gegevens niet wijzigen (zie Mijn Profiel). (optie) Activeer de kopieer toegangsrechten optie (zie Administratie - Map toegang). (optie) Activeer de kopieer leden optie (zie Administratie - Rollen - Leden). Klik de opslaan knop. Er verschijnt een Succes bericht (afbeelding16b).
afbeelding 16b 10. (optie) Klik op de Map toegang instellen knop in het Succes bericht om de map toegangsrechten aan te passen (zie Administratie - Map toegang).
58
Beheer
Administratie - Rollen - Leden 1.
2. 3. 4.
Klik leden in de leden kolom van de rol waarvan de leden wil beheren in het rollen venster (afbeelding 15). Het leden venster verschijnt (afbeelding 17).
afbeelding 17 (optie) Selecteer een gebruiker in de geen leden lijst en hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt om de rol naar de leden lijst te slepen. (optie) Selecteer een gebruiker in de leden lijst en hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt om de rol naar de geen leden lijst te slepen. Klik de OK knop.
OPMERKING
Verwijder jezelf nooit uit de beheerders rol. Je wordt dan een standaard gebruiker en je hebt niet langer toegang tot de beheerders functies. Als je bovendien enkel van de beheerdersrol lid bent in een project, heb je in dat geval zelfs geen toegang meer tot het project. In beide gevallen moet je een andere lid van de beheerdersrol vragen om je terug toegang te geven.
Administratie - Map toegang Klik het map toegang icoon ( ) in de categorie beveiliging in het beheer venster (afbeelding 4) om het map toegang per rol venster te openen (afbeelding 20a).
afbeelding 20a De toegangsrechten kunnen toegekend worden per rol (zie Administratie - Map toegang per rol) of per map (zie Administratie - Map toegang per map).
Toegangsniveau Alle items Enkel eigen items Geen toegang
OPMERKING
Klik het download als CSV icoon ( ) om een lijst van alle rollen en hun rechten in de verschillende mappen te downloaden als een CSV (Comma Separated Values) bestand.
OPMERKING
Data Opslag mappen ( Toegangsrechten)
) hebben extra toegangsrechten (zie Data Opaslag -
Administratie - Map toegang per rol 1.
Klik indien nodig op het bekijk per rol icoon ( ) om het map toegang per rol venster te openen (afbeelding 20a). Kies vervolgens een rol in de kies een rol lijst. De huidige map toegang rechten in de verschillende mappen worden getoond voor de geselecteerde rol (afbeelding 20b).
afbeelding 20b
60
Beheer
2.
3. 4. 5. 6.
(optie) Klik het vouw structuur open icoon ( mappen en submappen te zien.
) om de map toegang rechten van alle
Klik het vouw structuur samen icoon ( ) om enkel de map toegang rechten in de hoofdmappen te zien. (optie) Klik het samenvouwen/openvouwen icoon voor mappen met submappen om de map toegang rechten in de submappen te verbergen of te tonen. (optie) Klik het schakel kolom icoon ( ) van een toegangsrecht om het toegangsniveau voor dit recht aan te passen voor alle mappen. (optie) Klik het schakel rij icoon ( ) van een map om het toegangsniveau voor deze map aan te passen voor alle toegangsrechten. (optie) Klik het schakel alles icoon ( ) om het toegangsniveau aan te passen voor alle toegangsrechten in alle mappen.
7.
or or ) om het toegangsniveau aan te passen (optie) Klik het toegangsniveau icoon ( voor een bepaald toegangsrecht in een bepaalde folder.
8.
(optie) Klik het rechten op submappen toepassen icoon ( hoofdmap te kopiëren naar de submappen.
9.
Klik het opslaan icoon (
) om de toegangsrechten van de
) om de toegangsrechten voor de geselecteerde rol op te slaan.
of Klik het herstellen icoon ( ) om alle wijzigingen ongedaan te maken. 10. (optie) Herhaal de stappen 1 tot en met 9 voor een andere rol. OPMERKING
Er verschijnt een tooltip bij elk selectievakje om aan te geven welk toegangsrecht ermee wordt toegekend.
Administratie - Map toegang per map 1.
2. 3. 4. 5.
Klik indien nodig op het bekijk per map icoon ( ) om het map toegang per map venster te openen. Kies vervolgens een map in de kies een map lijst. De huidige map toegang rechten in de geselecteerde map worden getoond voor alle rollen (afbeelding 20c).
afbeelding 20c (optie) Klik het schakel kolom icoon ( ) van een toegangsrecht om het toegangsniveau voor dit recht aan te passen voor alle rollen. (optie) Klik het schakel rij icoon ( ) van een rol om het toegangsniveau aan te passen voor alle toegangsrechten. (optie) Klik het schakel alles icoon ( ) om het toegangsniveau aan te passen voor alle toegangsrechten ivoor alle rollen. or or ) om het toegangsniveau aan te passen (optie) Klik het toegangsniveau icoon ( voor een bepaald toegangsrecht voor een bepaalde rol.
61
PiM Help
6.
Klik het opslaan icoon (
) om de toegangsrechten voor de geselecteerde map op te slaan.
of 7.
Klik het herstellen icoon ( ) om alle wijzigingen ongedaan te maken. (optie) Herhaal de stappen 1 tot en met 6 voor een andere map.
OPMERKING
Er verschijnt een tooltip bij elk selectievakje om aan te geven welk toegangsrecht ermee wordt toegekend.
Je kan de standaard toegangsrechten voor nieuwe rollen in een map - indien gewenst inclusief submappen - instellen (zie Administratie - Mappen - Wijzigen).
Als een rol geen enkel recht heeft in een map, dan is die map onzichtbaar voor de leden van die rol.
Administratie - Login logboek Klik het logins icoon ( ) in de categorie logboeken in het beheer venster (afbeelding 4) het gebruikers activiteit venster te openen (afbeelding 21). De lijst toont voor elke gebruiker de meest recente login en het totale aantal logins. Klik het CSV downloaden icoon (
) om het logboek als een CSV bestand te downloaden.
afbeelding 21
Administratie - Logs rapport Leden van de beheerdersrol kunnen in PiM diverse rapporten maken op basis van de gelogde informatie. Om een rapport te maken: 1.
) in de Logs categorie van het beheer venster (afbeelding Klik het Logs rapport icoon ( 4). Het Logs report venster verschijnt (afbeelding 23).
afbeelding 23
62
Beheer
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Klik in het Van veld om de aanvangsdatum van het rapport te kiezen. Klik in het Tot veld om de einddatum van het rapport te kiezen. (optie) Kies de soort gegevens in de soort lijst. (optie) Kies de gebruikersactie in the actie lijst. (optie) Selecteer een gebruiker in de gebruiker lijst. Klik op de zoek knop om het rapport aan te maken (afbeelding 24).
afbeelding 24 8.
(optie) Klik het download CSV icoon ( downloaden.
) om het rapport als een CSV-bestand te
63
PiM Help
64
Adresboek Klik op een adresboek map ( ) om de map te openen. Een adresboek map bevat ofwel een adresboek of een of meer adresboek submappen. Als de map een adresboek bevat, dan zie je een overzicht van alle organisaties en contacten (afbeelding 28).
Adresboek - Overzicht In het overzicht van een adresboek zie je een lijst van alle organisaties en hun leden. Contacten die geen lid zijn van een organisatie staan onderaan de lijst.
afbeelding 28 In het overzicht venster van een adresboek kan je: Klikken op de naam van een organisatie om de details te zien (zie Adresboek - Organisatie Details). Klikken op de naam van een contact om de details te zien (zie Adresboek - Contact - Details).
Klikken op het organisaties icoon ( Organisaties).
Klikken op het contacten icoon ( contacten).
Klikken op het fotoboek icoon ( ) om een fotoboek te zien met alle contacten die hun foto geüpload hebben. (zie Adresboek - fotoboek).
Een zoekterm typen in het zoek veld ( ) om enkel die organisaties en/of contacten te zien waarvan de zoekterm in de naam voorkomt.
Klikken op het voeg organisatie toe icoon ( Adresboek - Organisatie - Toevoegen).
Klikken op het organisaties importeren icoon ( ) om organisaties uit een ander project te importeren (zie Adresboek - Organisaties - Importeren)
het voeg contact toe icoon ( Contact - Toevoegen).
) om enkel de organisaties te zien (zie Adresboek ) om enkel de contacten te zien (zie Adresboek -
) om een nieuwe organisatie toe te voegen (zie
) om een nieuw contact toe te voegen (zie Adresboek -
65
PiM Help
Adresboek - Organisaties Klik het organisaties icoon ( (afbeelding 29).
) in het (afbeelding 28) om het organisaties venster te openen
afbeelding 29 In het organisaties venster: Klik de naam van een organisatie om de details te zien (zie Adresboek - Organisatie Details).
Klik het overzicht icoon ( ) om terug te keren naar het adresboek overzicht venster (afbeelding 28) (zie Adresboek - Overzicht).
Klik het contacten icoon (
Klik het fotoboek icoon ( ) om een fotoboek te zien met alle contacten die hun foto geüpload hebben. (zie Adresboek - fotoboek). Typ een zoekterm in het zoek veld( ) om enkel die organisaties te zien waarvan de zoekterm in de naam voorkomt.
) om enkel de contacten te zien (zie Adresboek - contacten).
Klik het voeg organisatie toe icoon ( ) om een nieuwe organisatie toe te voegen (zie Adresboek - Organisatie - Toevoegen).
Klikken op het organisaties importeren icoon ( ) om organisaties uit een ander project te importeren (zie Adresboek - Organisaties - Importeren)
Klik het download CSV icoon ( ) om de details van alle organisaties te downloaden als een CSV (Comma Separated Values) bestand.
Klik het upload CSV icoon ( ) om de details van een nieuwe organisatie te uploaden met een CSV (Comma Separated Values) bestand (zie Adresboek - Organisatie - CSV uploaden).
Selecteer een of meerdere organisaties, en klik vervolgens het druk af ( details van de geselecteerde organisaties te printen.
Selecteer een of meerdere organisaties, en klik vervolgens het verplaats ( selectie te verplaatsen naar een andere adresboek map.
Selecteer een of meerdere organisaties, en klik vervolgens het kopieer ( ) icoon om de selectie te kopiëren naar een andere adresboek map. Selecteer een of meerdere organisaties, en klik vervolgens het verwijder ( ) icoon om de selectie te verplaatsen naar de prullenmand.
) icoon om de ) icoon om de
Adresboek - Organisaties - Importeren Om organisaties uit een ander project te importeren:
66
1.
Open de adresboek folder (
2.
Klik het organisaties importeren icoon ( ) in het adresboek overzichtsvenster (afbeelding 28) of het Organisaties venster (afbeelding 29). Het organisaties importeren venster verschijnt:
) waarin je de organisaties wil importeren.
Adresboek
3. 4. 5. 6.
Selecteer een project in de lijst. Alle projecten waar je toegang toe hebt staan in de lijst. Selecteer de organisaties die je wil importeren.. Hou de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere organisaties te selecteren. (optie) Vink het leden importeren selectievakje aan om ook de leden van de geselecteerde organisaties te importeren. Klik de importeren knop.
Adresboek - Organisatie - Toevoegen Wanneer een organisatie al bestaat in een ander project, dan is het aanbevolen om de organisatie te importeren in plaats van ze opnieuw aan te maken (zie Adresboek - Organisaties - Importeren). Het importeren van organisaties heeft een aantal voordelen: Het gaat veel sneller. Meerdere organisaties kunnen gelijktijdig worden geïmporteerd. Er is een optie om de leden van elke organisatie als contacten te importeren. Je vermijdt fouten, waardoor de integriteit van alle gegevens bewaard blijft. Als je de gegevens van een organisatie in een project wijzigt, worden de wijzigingen in alle andere projecten automatisch doorgevoerd. Om een nieuwe organisatie toe te voegen: 1.
Klik op het voeg organisatie toe icoon ( ) in het actie menu bovenaan het organisaties venster (afbeelding 29). Het organisatie toevoegen venster wordt geopend (afbeelding 30).
67
PiM Help
2. 3.
afbeelding 30 Vul de gegevens in de verschillende velden in. Klik op de opslaan knop om de organisatie aan te maken.
Adresboek - Organisatie - Upload als CSV Organisaties kunnen ook aangemaakt worden door hun details als een CSV (Comma Separated Values) bestand te uploaden. 1.
klik het upload CSV icoon ( ) in het organisaties venster (afbeelding 29). Het organisatie uploaden venster verschijnt.
2.
Klik de bladeren... knop om het CSV bestand te selecteren, en klik vervolgens op de verder knop. Het velden linken venster opent.
3.
Klik op het zwarte pijltje aan de rechterkant van ieder veld en selecteer in de lijst het overeenkomstige veld in het CSV bestand. Klik de uploaden knop om de organisaties toe te voegen.
4.
68
Adresboek
Adresboek - Organisatie - Details Klik de naam van een organisatie in het adresboek overzicht venster of in het organisaties venster om het details venster van de organisatie te openen (afbeelding 29a)
afbeelding 29a In het details venster van een organisatie:
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) om een opmerking toe te voegen (zie Adresboek Organisatie - Opmerking toevoegen).
Klik het VCard icoon ( ) om de details van de organisatie als een VCard bestand te downloaden (zie Adresboek - Organisatie - VCard).
Klik het kopieer icoon ( ) om de organisatie naar een andere adresboek map te kopiëren (zie Adresboek - Organisatie - Kopiëren).
Klik het verplaats icoon ( ) om de organisatie naar een andere adresboek map te verplaatsen (zie Adresboek - Organisatie - Verplaatsen).
Klik het druk af icoon ( ) om de details van de organisatie af te drukken. Klik het wijzig icoon ( ) om de details van de organisatie te wijzigen (zie Adresboek Organisatie - Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om de organisatie te verplaatsen naar de prullenmand (zie Adresboek - Organisatie - Verwijderen).
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) in het details venster van de organisatie (afbeelding 29a). Het opmerking toevoegen venster opent (afbeelding 29b).
afbeelding 29b Klik in het Aan veld. Er verschijn een lijst met alle verzendlijsten waarvan jij lid bent en met alle contacten die toegang hebben tot deze map.. Klik op de verzendlijst of het contact die je wil selecteren. Klik opnieuw in het veld om nog een verzendlijst of een contact toe te voegen. (optie) Als je op cc toevoegen en/of bcc toevoegen klikt verschijnen de cc en bcc velden. Klik in de velden om een verzendlijst of een contact toe te voegen.
) om een contact te verwijderen. (optie) Klik de verwijderen knop ( (optie) Vink de zichtbaar voor die iedereen optie aan om de opmerking zichtbaar te maken voor alle gebruikers die toegang hebben tot het adresboek, zo niet is de opmerking enkel zichtbaar voor de gebruikers die je selecteert in de aan, cc en bcc velden. 7. Typ het onderwerp van de opmerking in het onderwerp veld.. 8. (optie) Selecteer een status indien je de standaard normaal status wil wijzigen. 9. Typ de opmerking in het tekst veld. 10. Klik de voeg toe knop om de opmerking op te slaan.
5. 6.
OPMERKING Als er niemand geselecteerd is in de aan, cc en bcc velden is de opmerking enkel zichtbaar voor de auteur.
70
Adresboek
Adresboek - Organisatie - Details - VCard VCard is een standaard bestandsformaat voor naamkaartjes. VCards worden vaak als bijlage bij een email gevoegd, maar kunnen ook op andere manieren worden uitgewisseld, bijvoorbeeld op het internet. Een VCard kan behalve de naam, adres en telefoonnummers ook URL's, logo's, foto's of zelfs audio-fragmenten bevatten. 1. 2.
) in het details venster van de organisatie (afbeelding 29a). Klik het Vcard icoon ( Klik OK om de details van de organisatie als een *.vcf (VCard) bestand te downloaden.
Adresboek - Organisatie - Details - Kopiëren 1.
2. 3.
Klik het kopieer icoon ( ) in het details venster van de organisatie (afbeelding 29a). Het kopiëren naar venster verschijnt (afbeelding 29c).
afbeelding 29c Selecteer een adresboek map in de lijst. Klik op de kopie knop.
Klik het verplaats icoon ( ) in het details venster van de organisatie (afbeelding 29a). Het verplaats naar venster opent (afbeelding 29d).
71
PiM Help
2. 3.
afbeelding 29d Selecteer een adresboek map in de lijst. Klik op de verplaats knop.
Adresboek - Organisatie - Details - Wijzigen 1.
2. 3.
72
Klik het wijzig icoon ( ) in het details venster van de organisatie (afbeelding 29a). Het wijzig venster opent (afbeelding 29e).
afbeelding 29e Pas de gegevens aan. Klik op de opslaan ( ) knop om de wijzigingen op te slaan.
Adresboek
Adresboek - Organisatie - Details - Verwijderen Om een organisatie te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details venster van de organisatie (afbeelding 29a). 2. Klik op de OK knop om de organisatie te verplaatsen naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand). Om meerdere organisaties te verwijderen: 1. Vink de organisaties die je wil verwijderen aan in het organisaties venster (afbeelding 29). Klik het selectievakje opnieuw om de selectie ongedaan te maken. 2. Klik het verwijder icoon ( ) onderaan de lijst. Het verwijder deze organisaties venster verschijnt. 3. Klik op de verwijder knop. De geselecteerde organisaties worden verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie Prullenmand).
Adresboek - Contacten Klik het contacten icoon ( ) in het adresboek overzicht venster (afbeelding 28) om het contacten venster te openen (afbeelding 31).
afbeelding 31 In het contacten venster: Klik op de naam van een contact om de details te zien (zie Adresboek - Contact - Details).
Klik het overzicht icoon ( ) om terug te keren naar het adresboek overzicht venster (afbeelding 28) (zie Adresboek - Overzicht).
Klik het organisaties icoon ( Organisaties).
Klik het fotoboek icoon ( ) om een fotoboek te zien met alle contacten die hun foto geüpload hebben. (zie Adresboek - fotoboek). Typ een zoekterm in het zoek veld( ) om enkel die contacten te zien waarvan de zoekterm in de naam voorkomt.
) om enkel de organisaties te zien (zie Adresboek -
73
PiM Help
Klik het voeg contact toe icoon ( Contact - Toevoegen).
Klik het download CSV icoon ( ) om een lijst van alle contacten als een CSV (Comma Separated Values) bestand te downloaden.
Klik het upload CSV icoon ( ) om de details van nieuwe contacten als een CSV (Comma Separated Values) bestand te uploaden. (zie Adresboek - Contact - Upload als CSV).
Selecteer een of meerdere contacten, en klik vervolgens het druk af ( van de geselecteerde contacten te printen.
Selecteer een of meerdere contacten, en klik vervolgens het verplaats ( selectie te verplaatsen naar een andere adresboek map.
Selecteer een of meerdere contacten, en klik vervolgens het kopieer ( ) icoon om de selectie te kopiëren naar een andere adresboek map. Selecteer een of meerdere contacten, en klik vervolgens het verwijder ( ) icoon om de selectie te verplaatsen naar de prullenmand.
) om een nieuw contact aan te maken (zie Adresboek -
) icoon om de details ) icoon om de
Adresboek - Contact - Details Klik op de naam van een contact in het adresboek overzicht venster, het contacten venster of het fotoboek het details venster te openen (afbeelding 31a).
afbeelding 31a In details venster van een contact:
Klik het afbeelding voeg afbeelding toe icoon ( (zie Adresboek - Contact - Foto toevoegen).
Klik voeg opmerking toe icoon ( ) om een opmerking toe te voegen (zie Adresboek - Contact - Opmerking toevoegen). Klik het VCard icoon ( ) om de details van het contact als een VCard bestand te downloaden (zie Adresboek - Contact - VCard).
74
) om een foto van het contact te uploaden
Klik het kopieer icoon ( ) om het contact te kopiëren naar een andere adresboek map (zie Adresboek - Contact - Kopiëren).
Adresboek
Klik het verplaats icoon ( ) om het contact te verplaatsen naar andere adresboek map (zie Adresboek - Contact - Verplaatsen).
Klik het druk af icoon ( ) om de details van het contact af drukken. Klik het wijzig icoon ( ) om de details van het contact te wijzigen (zie Adresboek - Contact Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om het contact te verplaatsen naar de prullenmand (zie Adresboek - Contact - Delete). Klik de naam van de organisatie om de details van de organisatie te zien (zie Adresboek Organisatie - Details).
Adresboek - Contact - Details - Foto toevoegen 1.
2. 3. 4.
Klik het afbeelding toevoegen icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). Het afbeelding toevoegen venster verschijnt (afbeelding 31b).
afbeelding 31b Klik de bladeren knop en selecteer vervolgens de afbeelding. Klik de open knop om de selectie van de afbeelding te bevestigen. Klik upload knop.
OPMERKING
Laat het afbeelding veld leeg in stap 2 van de bovenstaande procedure om de afbeelding te verwijderen.
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). Het voeg opmerking toe venster verschijnt (afbeelding 31c).
75
PiM Help
2.
3. 4.
afbeelding 31c Klik in het Aan veld. Er verschijn een lijst met alle verzendlijsten waarvan jij lid bent en met alle contacten die toegang hebben tot deze map.. Klik op de verzendlijst of het contact die je wil selecteren. Klik opnieuw in het veld om nog een verzendlijst of een contact toe te voegen. (optie) Als je op cc toevoegen en/of bcc toevoegen klikt verschijnen de cc en bcc velden. Klik in de velden om een verzendlijst of een contact toe te voegen.
) om een contact te verwijderen. (optie) Klik de verwijderen knop ( (optie) Vink de zichtbaar voor die iedereen optie aan om de opmerking zichtbaar te maken voor alle gebruikers die toegang hebben tot het adresboek, zo niet is de opmerking enkel zichtbaar voor de gebruikers die je selecteert in de aan, cc en bcc velden. 7. Typ het onderwerp van de opmerking in het onderwerp veld.. 8. (optie) Selecteer een status indien je de standaard normaal status wil wijzigen. 9. Typ de opmerking in het tekst veld. 10. Klik de voeg toe knop om de opmerking op te slaan.
5. 6.
OPMERKING Als er niemand geselecteerd is in de aan, cc en bcc velden is de opmerking enkel zichtbaar voor de auteur.
Adresboek - Contact - Details - VCard VCard is een standaard bestandsformaat voor naamkaartjes. VCards worden vaak als bijlage bij een email gevoegd, maar kunnen ook op andere manieren worden uitgewisseld, bijvoorbeeld op het internet. Een VCard kan behalve de naam, adres en telefoonnummers ook URL's, logo's, foto's of zelfs audio-fragmenten bevatten.
76
Adresboek
1. 2.
Klik het Vcard icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). Klik OK om de details van het contact als een *.vcf (VCard) bestand te downloaden.
Adresboek - Contact - Details - Kopiëren 1.
2. 3.
Klik het kopieer icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). Het kopiëren naar venster verschijnt (afbeelding 31d).
afbeelding 31d Selecteer een adresboek map in de lijst. Klik de kopieer knop.
Adresboek - Contact - Details - Verplaatsen 1.
2. 3.
Klik het verplaats icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). Het verplaats naar venster verschijnt (afbeelding 31e).
afbeelding 31e Selecteer een adresboek in de lijst. Klik de verplaats knop.
77
PiM Help
Adresboek - Contact - Details - Wijzigen 1.
2. 3.
Klik het wijzig icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding 31f).
afbeelding 31f Pas de gegevens aan. Klik de opslaan knop (
) om de wijzigingen op te slaan.
Adresboek - Contact - Details - Verwijderen Om een contact te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details venster van het contact (afbeelding 31a). 2. Klik de OK knop om het contact te verplaatsen naar de prullenmand (zie Administratie Prullenmand). Om meerdere contacten te verwijderen: 1. Vink de contacten die je wil verwijderen aan in het contacten venster (afbeelding 31). Klik het selectievakje opnieuw om de selectie ongedaan te maken. 2. Klik het verwijder icoon ( ) onderaan de lijst. Het verwijder deze contacten venster verschijnt. 3. Klik op de verwijder knop. De geselecteerde contacten worden verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie Prullenmand).
Adresboek - Contact - Toevoegen Wanneer een contact al bestaat in een ander project, dan is het aanbevolen om het contact te importeren in plaats van het opnieuw aan te maken (zie Adresboek - Contact - Importeren). Het importeren van contacten heeft een aantal voordelen: Het gaat veel sneller. Meerdere contacten kunnen gelijktijdig worden geïmporteerd. Je vermijdt fouten, waardoor de integriteit van alle gegevens bewaard blijft. Als je de gegevens van een contact in een project wijzigt, worden de wijzigingen in alle andere projecten automatisch doorgevoerd.
78
Adresboek
Om een nieuw contact toe te voegen: 1.
2.
) in het actie menu van het contacten venster Klik het contact toevoegen icoon ( (afbeelding 31). Het contact toevoegen venster verschijnt. Klik de nieuw tab in het contact toevoegen venster (afbeelding 32a).
3.
4. 5. 6. NOTICE
afbeelding 32a (optie) Kies in de kopieer van lijst een bestaand contact om een aantal gegevens van een bestaand contact te herbruiken voor het nieuw toe te voegen conact. Vul de gegevens in. Klik de opslaan knop om het nieuwe contact aan te maken. Je kan contacten en organisaties gelijktijdig importeren met de optie leden importeren van de procedure om organisaties te importeren (zie Adresboek - Organisaties Importeren).
Adresboek - Contact - Importeren 1.
Klik het contact toevoegen icoon ( ) in het actie menu van het contacten venster (afbeelding 31). Het contact toevoegen venster verschijnt.
79
PiM Help
2.
Klik de bestaande tab in het contact toevoegen venster (afbeelding 32b).
3. 4.
afbeelding 32b Typ een zoekterm in het contacten zoeken veld. Er verschijnt eenlijst met alle contacten waarvan de naam of het email adres de zoekterm bevat. Alle contacten in de projecten waar je toegang toe hebt worden doorzocht. Als je lid bent van de Beheerders rol kan je contacten uit eender welk project importeren indien je het juiste email adres in het contacten zoeken veld typt. Klik de voeg toe knop van de contacten die je wil importeren. Er verschijnt een bevestiging als het contact succesvol geïmporteerd werd.
5.
Adresboek - Contact- Upload als CSV Je kunt ook nieuwe contacten toevoegen door hun details als een CSV (Comma Separated Values) bestand te uploaden.
80
1.
Klik het upload CSV icoon ( ) in het contacten venster (afbeelding 31). Het Upload venster verschijnt.
2.
Klik de bladeren... knop om het CSV bestand te selecteren en klik vervolgens op de verder knop. Het velden linken venster opent.
Adresboek
3. 4.
Klik op het zwarte pijltje aan de rechterkant van ieder veld en selecteer in de lijst het overeenkomstige veld in het CSV bestand. Klik de upload knop om de contacten toe te voegen.
Adresboek - Fotoboek Klik het fotoboek icoon ( ) in het weergave menu om een foto te zien van de contacten waarvan een foto is geüpload (afbeelding 31g) (zie Adresboek - Contact - Details - Afbeelding toevoegen). Klik de naam van een contact om de details te zien (afbeelding 31a).
afbeelding 31g
81
PiM Help
82
Berichten OPMERKING
In een PiM project worden alle Berichten opgeslagen in het project zelf. Daarom is het ten zeerste aangeraden om alle Berichten in verband met het project te versturen met het PiM Berichten systeem.
Klik op een Berichten map ( ) in de Project boomstructuur opent het Berichten venster (afbeelding 63) met daarin alle Berichten die in het project verstuurd zijn. Ongelezen Berichten worden vetjes weergegeven.
afbeelding 63
In het Berichten venster:
Selecteer een weergave filter in de lijst ( ). De mogelijkheden zijn: mijn postvak in, mijn postvak uit, mijn postvak in en uit en alles.
Typ een zoekterm in het zoek veld ( (zie Berichten - Opzoeken).
Klik het maak bericht aan icoon ( ) om een nieuw bericht aan te maken (zie Berichten Bericht aanmaken). Klik het onderwerp van een bericht op de details te zien (zie Berichten - Details).
) om Berichten op te zoeken
Het workflow icoon ( ) achter het onderwerp geeft aan dat een workflow is aangehecht. Klik het icoon om de details van de workflow te zien (zie Workflows - Aangehecht - Details). Als jij een actieve taak hebt in de workflow is het workflow icoon rood (
Selecteer een of meer berichten en klik vervolgens naar een andere berichten map te verplaatsen (zie Selecteer een of meer berichten en klik vervolgens naar de prullenmand te verplaatsen. Selecteer een of meer berichten en klik vervolgens het bericht toe te voegen aan een dossier map.
).
het verplaats icoon ( ) om de selectie Berichten - Verplaatsen). het verwijder icoon ( ) om de selectie het voeg toe aan dossier icoon (
) om
Het bijlage icoon ( ) geeft aan dat aan dit bericht een of meer bijlagen zijn toegevoegd (zie Berichten - Details - Bijlagen. Het dossier icoon ( ) geeft aan dat dit bericht aan een of meer dossier mappen is toegevoegd (zie Dossiers).
83
PiM Help
Berichten - Mail ophalen van een externe server In een berichten map kan mail opgehaald worden van een POP 3 mail server (mail-in). Dit kan nuttig zijn indien een specifiek email adres wordt gebruikt om berichten te ontvangen in verband met het project (bvb. [email protected]). Het beheer van de mail gebeurt op uw mail server. PiM zal eenmaal per uur alle berichten die naar het opgegeven email adres verstuurd zijn ophalen en ze in de geselecteerde berichten map plaatsen. Kijk in Administratie - Mappen- Berichten map wijzigen hoe een berichten map moet ingesteld worden om mail op te halen van een externe server.
Berichten - Opzoeken Om een bericht op te zoeken: 1.
2.
Typ een zoekterm in het zoek veld ( ), en druk vervolgens op Enter. Enkel de berichten waarvan de zoekterm in het onderwerp voorkomt staan in de lijst. (optie) Maak het zoekveld leeg en druk op Enter om terug alle berichten te zien.
Berichten - Bericht aanmaken Om een nieuw bericht aan te maken: 1.
2.
84
klik het maak bericht aan icoon ( ) in het actie menu (afbeelding 63). Het bericht aanmaken venster verschijnt (afbeelding 64).
afbeelding 64 Klik het aan veld om geadresseerden te selecteren. Er verschijnt een lijst met verzendlijsten en contacten (afbeelding 65). De verzendlijsten staan bovenaan (zie Administratie - Verzendlijsten).
Berichten
afbeelding 65
3. 4. 5. 6. 7.
8.
Om geadresseerden te selecteren: Klik een verzendlijst. Alle leden van de verzendlijst worden toegevoegd. Typ een zoekterm in het aan veld. Alleen de contacten waarvan de naam of de organisatie de zoekterm bevat staan nog in de lijst. Klik de naam van een contact. Hou de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere contacten in de lijst te selecteren. (optie) Herhaal de voorgaande stappen om bijkomende verzendlijsten en contacten te selecteren. (optie) Klik het verwijderen icoon van een contact om het uit de selectie te verwijderen. Alle geadresseerden worden gekopieerd naar de aan, cc en bcc velden in het bericht aanmaken venster. (option) Klik cc toevoegen en/of bcc toevoegen om de cc en bcc velden toe te voegen en selecteer vervolgens de geadresseerden voor die velden. Typ hete onderwerp van het bericht in het onderwerp veld. Kies een prioriteit voor het bericht uit de prioriteit lijst. De opties zijn: laagst, laag, normaal (standaard), hoog en hoogst. Typ de tekst van het bericht. (optie) Klik voeg bijlage toe om een extern bestand als bijlage toe te voegen. Het voeg bijlage toe venster verschijnt (afbeelding 64a)
image 64a Klik de kies bestand knop en selecteer vervolgens een document. Typ een beschrijving. Selecteer een status voor de bijlage (zie Administratie - Document status lijst). Klik de bijvoegen knop. (optie) Herhaal stap 7 om nog een bijlage toe te voegen.
85
PiM Help
9.
(optie) Klik voeg een PiM bestand als bijlage toe om een bestand uit het project als bijlage toe te voegen. Het voeg een PiM bestand als bijlage toe venster verschijnt (afbeelding 64b).
image 64b Selecteer een map in de lijst. De inhoud van de geselecteerde map verschijnt. Klik om een document te selecteren. Een miniatuur van het geselecteerde document verschijnt Hou de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere document te selecteren.. Klik de bijvoegen knop. 10. (optie) Herhaal stap 9 om nog PiM bestanden als bij lage toe te voegen. 11. (optie) Klik het verwijderen icoon van een bijlage om deze te verwijderen. 12. Klik de verzend knop.
Berichten - Verplaatsen Om berichten te verplaatsen naar een andere berichten map: 1. Klik het selectievakje van de berichten die je wil verplaatsen (afbeelding 63). Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken. of Klik het selectievakje in de titelbalk om alle berichten te selecteren. Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken. 2.
3. 4.
86
Klik het verplaats icoon ( ) in het selectie menu. Het verplaats deze berichten venster verschijnt (afbeelding 70). Alle projecten waartoe je toegang hebt staan in de lijst.
afbeelding 70 Vouw het project naar waar je de geselecteerde berichten wil verplaatsen open. Enkel de berichten mappen worden getoond. Selecteer een berichten map..
Berichten
5. 6.
Klik de verplaats knop. Er verschijnt een succes bericht. (optie) Klik de zend notificatie knop. Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Berichten - Details Klik op het onderwerp van een bericht om de details van het bericht te zien (afbeelding 66). Klik het onderwerp opnieuw om de details te verbergen.
afbeelding 66 In het details venster van een bericht:
Klik het beantwoord icoon ( ) om een antwoord te sturen aan de verzender van het bericht (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Klik het beantwoord allen icoon ( ) om een antwoord te sturen aan alle geadresseerden van het bericht (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Klik het stuur door icoon ( aanmaken).
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) om een opmerking aan het bericht toe te voegen (zie Documenten - Details - Opmerking toevoegen).
Klik het hecht workflow aan icoon ( ) om een workflow aan het bericht te hechten (zie Documenten - Details - Workflow aanhechten). Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om het bericht toe te voegen aan een dossier map (zie Documenten - Details - Toevoegen aan dossier). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) om het bericht te verwijderen uit een dossier map (zie Documenten - Details - Verwijderen uit dossier)
) om het bericht door te sturen (zie Berichten - Bericht
Klik het druk af icoon ( ) om de details van het bericht af te drukken. Klik het verwijder icoon ( ) om het bericht te verplaatsen naar de prullenmand (zie Berichten - Details - Verwijderen).
Klik het historiek icoon ( ) om de historiek van het bericht te zien (zie Berichten - Details Historiek). Klik de naam van een bijlage om details te zien (zie Berichten - Details - Bijlagen). Klik de meest recente opmerking om de details te zien, samen met een lijst met alle opmerkingen (zie Berichten - Details - Opmerkingen). Klik een workflow om de details. te zien (zie Workflows - Aangehecht - Details).
OPMERKING
Afhankelijk van de rechten in de berichten map van de rol waarvan jij lid bent kunnen een of meerdere iconen niet beschikbaar zijn.
87
PiM Help
Berichten - Details - Bijlagen Een of meerdere bestanden kunnen als bijlage bij een bericht gevoegd worden (zie Berichten Bericht aanmaken). In dit geval staat de lijst met bijlagen in de details van het bericht (afbeelding 66). Klik op de naam van een van de bijlagen om de details en een lijst met alle andere bijlagen te zien (afbeelding 66a).
afbeelding 66a In het details venster van een bijlage:
Klik het kopieer icoon ( ) om de bijlage to kopiëren naar een document map (zie Documenten - Details - Kopiëren).
Klik het historiek icoon ( ) om de historiek van de bijlage te zien (zie Documenten - Details - Historiek). Klik het bekijk icoon ( ) om de bijlage te openen in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer). Klik het download en vergrendel icoon ( ) om een document te downloaden en op de server te vergrendelen om te voorkomen dat het ook door andere gebruikers wordt gewijzigd. Gebruik deze methode niet als je het document enkel wil downloaden. Klik het download icoon ( ) om een kopie van het document op uw computer op te slaan. Bij deze procedure wordt het bestand niet vergrendeld op de PiM server en anderen kunnen het bestand ook downloaden of zelfs downloaden en vergrendelen.
Klik het download als zip icoon (
) om het document als een ZIP bestand te downloaden.
Berichten - Details - Opmerkingen Aan een bericht kunnen een of meerdere opmerkingen toegevoegd worden. In dat geval zie je de meest recente opmerking in de details van het bericht (afbeelding 66). Klik op de opmerkingen om de details te zien en een lijst met alle opmerkingen (afbeelding 66b). Alleen private opmerkingen kunnen gewijzigd of verwijderd worden (zie Documenten - Details Opmerking toevoegen).
88
Berichten
afbeelding 66b
Berichten - Details - Verwijderen Om een bericht te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details menu (afbeelding 66). 2. Klik de OK knop op het bevestigingsvenster. Het bericht wordt verplaatst prullenmand (zie Administratie - Prullenmand). Om meerdere berichten te verwijderen: 1. Klik het selectievakje van de berichten die je wil verwijderen (afbeelding 63). Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken. 2. Klik het verwijder icoon ( ) in het lijst menu.. Het verwijder deze gerichten venster verschijnt. 3. Klik de verwijder knop. De geselecteerde berichten worden verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie Prullenmand).
Berichten - Details - Historiek 1.
Klik het historiek icoon ( ) in het details menu (afbeelding 66). Het historiek venster verschijnt (afbeelding 69).
afbeelding 69
2. 3.
4.
De acties in het historiek venster staan chronologisch. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien. Elke pagina kan maximaal 20 acties tonen.
89
PiM Help
Berichten - Pagina index Als het aantal berichten in een map groter is dan het aantal dat bepaald is door de aantal rijen per pagina instelling in uw profiel (zie Mijn Profiel - Profiel aanpassen), verschijnt een pagina index rechts onderaan de inhoud van een map. Klik het pagina nummer om de inhoud van een pagina te zien. Klik op de vorige en volgende knoppen om te bladeren tussen de pagina's.(afbeelding 65a).
afbeelding 65a
90
Berichten
91
Data Opslag Als je op een data opslag map klikt in de project boomstructuur, zie je inhoud van deze map. Een data opslag map kan zowel data bevatten als andere mappen. Een rapporten map is steeds een submap van een data opslag map.
Data Opslag - Overzicht Een Data Opslag map laat gebruikers toe om data met andere gebruikers van het project te delen. We zullen dit verder toelichten aan de hand van een voorbeeld: het berekenen van de beste prijs voor een bouwproject op basis van een opmeting. We kunnen onze gegevens dan doorsturen naar een aantal aannemers, die vervolgens hun eenheidsprijzen invullen. Met een query kunnen we de totale kostprijs voor de verschillende aannemers berekenen. Met de resultaten van deze query kunnen we dan een rapport genereren in een rapporten map. Dit rapport kan gebruikt worden om in overleg met de aannemers de kostprijs te drukken.
Data Opslag - Een Data Opslag map aanmaken Alleen leden van de adminstrator rol van een project kunnen nieuwe mappen toevoegen (zie Administratie - Mappen - Toevoegen). Verder moet de eigenaar van het project het recht hebben om de Data Opslag functionaliteit te gebruiken. Neem daarvoor contact op met Bricsys. Kennis over relationele databases is vereist.
Data Opslag - Tabel weergave Een Data Opslag map opent standaard in de tabel weergave. Hierin zie je alle tabellen die reeds in de Data Opslag map zijn toegevoegd.
93
PiM Help
In het tabel weergave venster:
Klik het bekijk structuur icoon ( weergave).
Klik het bekijk query's icoon ( - query's).
Klik het exporteer structuur icoon ( ) om de structuur van de database, optioneel inclusief de query's, op te slaan op je harde schijf.
Klik het importeer structuur icoon ( Opslag map te importeren.
Klik het voeg tabel toe icoon (
Klik het bekijk kolommen icoon ( ) van een tabel om de definitie van de kolommen (velden) in een tabel te zien (zie Data Opslag - Kolommen).
) om de tabel weergave te openen (zie Data Opslag - Tabel ) om de reeds gedefinieerde query's te zien (zie Data Opslag
) om een eerder opgeslagen structuur in de Data
) om een nieuwe tabel in de Data Opslag map toe te voegen.
Klik het toegangsrechten icoon ( ) om de toegangsrechten voor de Data Opslag map te beheren (zie Data Opslag - Toegangsrechten).
Klik het bekijk data icoon ( ) van een tabel om de data (records) in een tabel te zien (zie Data Opslag - Data). Onder de lijst met tabellen zie je de structuur van de database met de relaties tussen de tabellen. OPMERKING
Afhankelijk van uw rechten in de Data Opslag map zijn sommige iconen niet beschikbaar.
Data Opslag - Toegangsrechten Om de toegangsrechten in een data opslag folder te bepalen: 1.
Click het toegangsrechten icoon ( ) in het tabelweergave venster van de data opslag map. Het data opslag toegang- en tabeltoegang-venster verschijnt.
2.
Selecteer de rol waarvoor je de toegangsrechten wil bepalen in de kies een rol lijst. De huidige toegangsrechten voor de geselecteerde rol verschijnen. Om te data opslag toegangsrechten te bepalen: (optie) Klik het alles selectievakje om alle rechten toe te kennen of te verwijderen. (optie) Klik een selectievakje om een bepaald recht toe te kennen of te verwijderen. Om de tabel toegangsrechten te bepalen: (optie) Klik het alles selectievakje in de titelbalk om alle rechten toe te kennen of te verwijderen in alle tabellen. (optie) Klik een selectievakje in de titelbalk om een bepaald recht toe te kennen of te verwijderen in alle tabellen.
3.
4.
94
Data Opslag
5. 6.
(optie) Klik een selectievakje van een tabel om een bepaald recht toe te kennen of te verwijderen in die tabel. Klik de veranderingen toepassen knop om te bevestigen. (optie) Herhaal de stappen 2 t/m 5 om de toegangsrechten voor een andere rol te bepalen.
Data Opslag - Kolommen Klik het bekijk kolommen icoon ( tabel te zien.
) van een tabel om de definitie van de kolommen (velden) in een
In het kolommen venster van een tabel:
Klik het bekijk structuur icoon ( weergave).
Klik het bekijk query's icoon ( - query's).
Klik het bekijk kolommen icoon ( ) om de definitie van de kolommen (velden) in de tabel te zien (zie Data Opslag - Kolommen).
Klik het bekijk data icoon ( Data).
Klik het voeg kolom toe icoon ( Opslag - Kolom toevoegen).
Klik het verberg in lijst icoon ( ) van een kolom (veld) om de waarde van de kolom te verbergen in de data weergave van een andere tabel, als er een relatie is tussen de twee tabellen.
Klik het toon in lijst icoon ( ) van een kolom (veld) om de waarde van de kolom te tonen in de data weergave van een andere tabel, als er een relatie is tussen de twee tabellen.
Klik het wijzig icoon ( te wijzigen.
Klik het verwijder icoon (
OPMERKING
) om de tabel weergave te openen (zie Data Opslag - Tabel ) om de reeds gedefinieerde query's te zien (zie Data Opslag
) om de data (records) in de tabel te zien (zie Data Opslag ) om een nieuwe kolom (veld) toe te voegen (zie Data
) van een kolom (veld) om de naam of de omschrijving van de kolom ) van een kolom (veld) om de kolom te verwijderen.
Afhankelijk van uw rechten in de Data Opslag map zijn sommige iconen niet beschikbaar.
95
PiM Help
Data Opslag - Kolom toevoegen Om een kolom toe te voegen in een tabel: 1.
Klik het voeg kolom toe icoon ( ) het kolommen venster van een tabel (zie Data Opslag Kolommen). Het kolom toevoegen venster verschijnt.
2. 3.
Typ een naam voor de kolom in het naam veld. Selecteer een gegevenstype voor de kolom in de type lijst. De verschillende types zijn: Standaard SQL types: String: tekst
Integer: een positief of negatie geheel getal (-231 tot 231-1) Long: een positief of negatie geheel getal (-263 tot 263-1) Double: een positief of negatie decimaal getal (bvb.: 3.14) Boolean: waar / onwaar Date: een datum (bvb.: 20/09/1983) Time: een tijd (bvb.: 13:45:45) DateTime: een datum en tijd (bvb.: 20/09/1983 13:45:45) PiM types: Document Contact Organization Event Mail 4. 5.
96
Referentie naar andere tabellen (optie) Vink de mag leeg zijn optie aan. Klik de voeg toe knop.
Data Opslag
Data Opslag - Data weergave Klik het bekijk data icoon ( Opslag - Tabel weergave).
) van de tabel waarvan je de data (records) wil bekijken (zie Data
In het data weergave venster van een tabel:
Klik het bekijk structuur icoon ( weergave).
Klik het bekijk query's icoon ( - query's).
Klik het bekijk kolommen icoon ( ) om de definitie van de kolommen (velden) in de tabel te zien (zie Data Opslag - Kolommen).
Klik het bekijk data icoon ( Data).
Klik het voeg record toe icoon ( ) om een nieuw record aan te tabel toe te voegen (zie Data Opslag - Record toevoegen) Klik het filter icoon ( ) om de data in de tabel te filteren (zie Data Opslag - Data filter) Klik de waarde in de eerste kolom van een record om de details van het record te zien (zie Data Opslag - Record details)
OPMERKING
) om de tabel weergave te openen (zie Data Opslag - Tabel ) om de reeds gedefinieerd query's te zien (zie Data Opslag
) om de data (records) in de tabel te zien (zie Data Opslag -
Afhankelijk van uw rechten in de Data Opslag map zijn sommige iconen niet beschikbaar.
Data Opslag - Record toevoegen Om een nieuw record toe te voegen aan een tabel: 1.
Klik het voeg record toe icoon ( ) in het data weergeven venster van een tabel (zie Data Opslag - Data). Het record toevoegen venster verschijnt.
2. 3.
Vul de gegevens in. Klik de voeg toe knop.
97
PiM Help
OPMERKING
Dit is een dynamisch venster met invulvelden voor alle kolommen (velden) in de tabel, met uitzondering van de ID kolom die automatisch wordt ingevuld. Afhankelijk van het gegevenstype in een kolom kunnen de velden er enigszins anders uitzien.
Data Opslag - Data filter Als je een selectie van de data in een tabel wil bekijken kan je een filter toepassen. Om een filter toe te passen op een tabel: 1. Klik het filter icoon ( ) in het data weergave venster van de tabel (zie Data Opslag - Data bekijken). Het filter venster verschijnt.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Selecteer de kolom waarop je wil sorteren in de sorteer op lijst. Kies de sorteervolgorde: aflopend of niet (= oplopend). Selecteer de zoekkolom in de zoeken in lijst. Typ de zoekterm in het zoeken naar veld. Typ het maximale aantal records dat moet getoond worden in het limiet veld. Klik de filter knop om de filter toe te passen. Er verschijnt een lijst met alleen de records waarin de zoekterm in de zoekkolom voorkomt. (optie) Herhaal de voorgaande stappen met een andere zoekterm.
Data Opslag - Record details Klik de inhoud van de eerste kolom van een record in het data weergave venster van een tabel om de details van het record te zien (zie Data Opslag - Data bekijken).
98
Data Opslag
In het record details venster:
Klik het wijzig icoon ( details - Wijzigen).
Klik het verwijder icoon ( ) om een record te verwijderen. Klik de inhoud van de eerste kolom om de details van het record te verbergen.
) om de details van een record te wijzigen (zie Data Opslag - Record
Data Opslag - Record details - Wijzigen Om de details van een record te wijzigen: 1.
Klik het wijzig icoon ( ) in de details van het record (zie Data Opslag - Record details) Het record details wijzigen venster verschijnt.
2. 3.
Wijzig de data. Klik de pas aan knop.
Data Opslag - Query weergave Klik het query's icoon ( ) in het tabel weergave venster (zie Data Opslag - Tabel weergave) om het query weergave venster te openen.
99
PiM Help
In het query weergave venster:
Klik het bekijk structuur icoon ( weergave).
Klik het bekijk query's icoon ( - query's).
Klik het query wizard icoon ( ) om een nieuwe query aan te maken met behulp van een wizard (zie Data Opslag - query's - Query wizard).
Klik het maak query icoon ( query's - Nieuwe query).
Klik het voer query uit icoon (
Klik het download CSV icoon ( ) om het resultaat van de query als een CSV (Comma Separated Values) bestand te downloaden. Klik de naam van een query om de details te zien (zie Data Opslag - query's - Details).
) om de tabel weergave te openen (zie Data Opslag - Tabel ) om de reeds gedefinieerd query's te zien (zie Data Opslag
) om een nieuwe query aan te maken (zie Data Opslag ) om de query uit te voeren.
Data Opslag - Query's - Query wizard De query wizard helpt je om in drie stappen een nieuwe query aan te maken. 1.
Klik het query wizard icoon ( ) in het query weergave venster (zie Data Opslag - Query weergave). Het query wizard stap 1/3 venster verschijnt.
2.
Kies één van de volgende methodes om tabellen te selecteren: Klik een tabel in de lijst en klik vervolgens op de voeg toe knop. Hou de Ctrl toets ingedrukt om meerdere tabellen te selecteren. Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken.
3.
100
Dubbelklik een tabel in de lijst.
Als je een tabel meer dan een keer selecteert, kan je de toepassingsnaam van de tabel wijzigen in de alias kolom. Klik de selectievakjes in de referenties kolom om de relaties tussen de tabellen aan of uit te zetten.
Data Opslag
4. 5.
6.
(optie) Klik het verwijder icoon ( ) van een tabel in de geselecteerde tabellen lijst om de tabel uit de lijst te verwijderen. Klik de ga verder knop. Het query wizard stap 2/3 venster verschijnt.
Om de velden (kolommen) te selecteren die in de query moeten worden opgenomen: Klik de velden in de lijsten om een veld toe te voegen. Hetzelfde veld kan meermaals worden toegevoegd.
Klik het verwijder icoon (
) om een geselecteerd veld te verwijderen uit de geselecteerde kolommen lijst.
7.
Actie iconen:
Het veld wordt getoond in het resultaat van de query. Klik dit icoon om het veld te verbergen.
Het veld wordt niet getoond in het resultaat van de query. Klik dit icoon om het veld te tonen.
Deze kolom wordt niet gesorteerd. Klik dit icoon om het veld oplopend te sorteren (A-Z).
Deze kolom wordt oplopend gesorteerd. Klik dit icoon om de kolom aflopend te sorteren (Z-A).
Deze kolom wordt aflopend gesorteerd. Klik dit icoon om de kolom niet te sorteren.
Klik dit icoon om de kolom naar boven te verplaatsen in de lijst (verplaatst de kolom naar links in het resultaat van de query).
Klik dit icoon om de kolom naar onder te verplaatsen in de lijst (verplaatst de kolom naar rechts in het resultaat van de query).
Klik dit icoon om de kolom te verwijderen.
8. 9.
(optie) Bepaal de criteria voor elk veld. (optie) Klik de uniek optie om enkel unieke resultaten in het resultaat van de query op te nemen. 10. Klik de ga verder knop. Het query wizard stap 3/3 venster verschijnt.
101
PiM Help
11. 12. 13. 14.
Typ een naam voor de query in het naam veld. (optie) Typ een omschrijving voor de query in het omschrijving veld. (optie) Wijzig de query manueel in het SQL veld. Klik de sla op knop.
OPMERKING
Alleen selectie query's kunnen worden uitgevoerd. Wijzig- en verwijderquery's worden niet ondersteund.
Data Opslag - Query's - Nieuwe query Om een nieuwe query manueel aan te maken: 1.
2. 3. 4. 5.
Klik het maak query icoon ( ) in het query weergave venster (zie Data Opslag - Query weergave) Het query wizard stap 3/3 venster verschijnt (zie Data Opslag - query's - Query wizard) Typ een naam voor de query in het naam veld. (optie) Typ een omschrijving voor de query in het omschrijving veld. Typ de query manueel in het SQL veld. Klik de sla op knop.
Data Opslag - Query's - Details Klik de naam van een query in het query weergave venster (zie Data Opslag - Query weergave) om de details van de query te zien. Klik de naam opnieuw om de details te verbergen.
102
Data Opslag
In het query details venster:
Klik het wijzig icoon ( Wijzigen).
Klik het verwijder icoon (
) om de query te wijzigen (zie Data Opslag - query's - Details ) om de query te verwijderen.
Data Opslag - Query's - Details - Wijzigen Om de details van een query te wijzigen: 1.
Klik het wijzig icoon ( ) in het query details venster (zie Data Opslag - query's - Details). Het query details wijzigen venster verschijnt.
2. 3. 4. 5.
(optie) (optie) (optie) Klik de
Typ een nieuwe naam voor de query in het naam veld. Typ een nieuwe omschrijving voor de query in het omschrijving veld. Wijzig de query in het SQL veld. pas aan knop.
103
PiM Help
104
Documenten Klik op een documenten map ( ) in de Project boomstructuur om de map te openen. Er verschijnt een lijst met alle documenten in de map (afbeelding 40). Een documenten map kan zowel documenten als andere mappen bevatten (zoals in Windows® Verkenner).
afbeelding 40 Pagina Index Klik in de pagina index onderaan de lijst om naar een andere pagina te gaan (zie Documenten Pagina index). Bestandstype Filter ) om een bestandstype te selecteren. Er Klik op de zwarte pijltje in het bestandstype veld ( worden dan enkel documenten van dat type getoond. Als je alles kiest in de lijst zie je alle documenten in de map. Zoekveld Als je een zoekterm typt in het zoekveld ( ) en vervolgens op Enter drukt, zie je enkel die documenten waarvan de zoekterm voorkomt in de bestandsnaam. Maak het zoekveld leeg en druk op Enter om terug de volledige in houd van de map te zien. Zie ook Inleiding - Eenvoudig zoeken en Inleiding - Uitgebreid zoeken.
OPMERKING
Als aan een document een workflow aangehecht is, dan wordt in de status kolom van het document het workflow icoon (
of
) weergegeven.
105
PiM Help
Documenten - Lijst Klik het lijst icoon ( ) in het weergave menu om een lijst te zien van de documenten in de geselecteerde map (afbeelding 40). Dit is de standaard weergave. Klik de naam van een document om de details te zien (zie Documenten - Details). Sorteer volgorde De lijst is chronologisch. Het meest recente document staat bovenaan. Klik op een kolomtitel om die als sorteersleutel te gebruiken. De huidige sorteersleutel wordt aangeduid met een wit pijltje. Klik de kolomtitel nogmaals om de sorteervolgorde om te wisselen. De richting van het witte pijltje duidt de huidige sorteervolgorde aan. Workflows ) in de status Als er een workflow aan een document gehecht is verschijnt het workflow icoon ( kolom. Klik het workflow icoon om de details van de workflow te zien (zie Workflows - Aangehecht Details). Als jij een actieve taak hebt in de workflow is het workflow icoon rood:
Documenten - Miniatuurweergave Klik het miniatuurweergave icoon ( )in het weergave menu om een miniatuur en een bondige omschrijving van elke document te zien (afbeelding 49a).
afbeelding 49a De miniatuur toont de eerste pagina van het document.
106
Documenten
In de miniatuurweergave: Klik de miniatuur om het document te openen in de PiM Viewer (zie Documenten - Viewer). Klik de document naam om de details van het document te zien (zie Documenten - Details). Klik het bekijk icoon ( ) om het document te openen in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer). Klik het download en vergrendel icoon ( ) om het document te downloaden en te vergrendelen op de server (zie Downloaden en vergrendelen). Klik het upload en geef vrij icoon ( ) om een revisie van een document te uploaden (zie Uploaden en vrijgeven). Klik het download icoon ( ) om een document te downloaden (zie Downloaden).
Klik het download naar PiM tray icoon ( (zie Downloaden naar PiM tray).
OPMERKING
) om een document naar de PiM tray te downloaden
Van bestandstypes die niet door de PiM Viewer worden ondersteund kan geen miniatuur getoond worden (zie Documenten - Viewer).
Documenten - Galerij Klik het galerij icoon ( ) in het weergave menu om een miniatuur en de naam van elk document in de map te zien (afbeelding 49b).
afbeelding 49b De miniatuur toont de eerste pagina van het document. Klik de miniatuur om het document te openen in de PiM Viewer (zie Documenten - Viewer). Klik de document naam om de details van het document te zien (zie Documenten - Details).
OPMERKING
Van bestandstypes die niet door de PiM Viewer worden ondersteund kan geen miniatuur getoond worden (zie Documenten - Viewer).
107
PiM Help
Documenten - Diavoorstelling Klik het diavoorstelling icoon ( te zien (afbeelding 49c).
) in het weergave menu om een diavoorstelling van de documenten
afbeelding 49c Actie-iconen voor de diavoorstelling: Eerste dia Vorige dia Start/Ga door Pauze Volgende dia Laatste dia Bestandsnaam Als je de cursor over de afbeelding beweegt zie je de naam van het document.
Documenten - Lijst - Actie iconen Indien je alle rechten hebt in een map, dan zie je in de lijst weergave 5 actie iconen voor de naam van elk document. Selectievakje Klik het selectievakje om een document te selecteren. Klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken. Klik het selectievakje boven rechts in de kolom titels om alle documenten te selecteren. Klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken. Gebruik de selectievakjes om een selectie samen te stellen. De geselecteerde documenten kunnen dan samen worden gewijzigd, verplaatst, gekopieerd, gedownload als een ZIP, toegevoegd aan een dossier of verwijderd worden (zie Documenten - Meerdere documenten).
108
Documenten
Viewer Klik het bekijk icoon, om het document te openen in de PiM Viewer (zie Documenten - Viewer). Plaats de cursor boven het om een preview van het document te zien (indien beschikbaar) (afbeelding 49d)
afbeelding 49d OPMERKING
Het bekijk icoon is niet beschikbaar als: het document verwerkt wordt op de server; het bekijk icoon wordt dan vervangen door het timer icoon (zie timer icoon); er niets kan getoond worden omdat het document leeg is; het document een ZIP bestand is (of een self-extracting EXE) en beschermd met een paswoord; het bestandstype niet ondersteund wordt door de PiM Viewer (zie Documenten - Viewer);
Viewer (document met annotaties) Een rood-onderlijn duidt aan dat het document annotaties bevat (zie Documenten - Viewer Gereedschap voor meer informatie over annotaties). of Timer Afhankelijk van de grootte van het document en de drukte op de PiM server kan van enkele seconden tot enkele minuten duren om een document te uploaden en te verwerken. Gedurende die tijd wordt het bekijk icoon ( ) vervangen door het timer icoon ( of ) om aan te geven dat het document verwerkt wordt en nog niet kan geopend worden in de viewer. Download - Vergrendel Klik het download en vergrendel icoon om een document te downloaden en op de server te vergrendelen om te voorkomen dat het ook door andere gebruikers wordt gewijzigd. Gebruik deze methode niet als je het document enkel wil downloaden (zie download icoon). Upload - Geef vrij Klik het upload en geef vrij icoon om een gewijzigde versie van een document te uploaden en opnieuw vrij te geven. Om en document te uploaden en vrij te geven: 1. Klik het upload - geef vrij icoon ( ) van het document. Het uploaden en vrijgeven venster verschijnt (afbeelding 47)
109
PiM Help
2.
3. 4. 5.
110
afbeelding 47 Klik de kies bestand knop naast het naam veld om het document te selecteren. De upload keuzevelden verschijnen (afbeelding 47a). Als de naam van het geselecteerde bestand verschillend is van de oorspronkelijke bestandsnaam, verschijnen bijkomende opties (zie stap 5).
afbeelding 47a (optie) Wijzig de beschrijving van de document. (optie) Selecteer een status (zie Administratie - Document status lijst). (optie) Kies één van de volgende opties indien de naam van het document verschillend is: Toevoegen als revisie van : om het geselecteerde document toe te voegen als een revisie van het bestaande document (zie Documenten - Details - Revisie toevoegen). Selecteer de verander de naam naar deze naam optie om de huidige naam te vervangen door de naam van het geselecteerde document. Vervang huidige versie: om de huidige versie te vervangen door het geselecteerde document. Selecteer de verander de naam naar deze naam optie om de huidige naam te vervangen door de naam van het geselecteerde document. Deze optie is enkel beschikbaar voor leden van de beheerders rol indien de beheerder kan laatste revisie vervangen optie is ingeschakeld in de project details (zie Administratie - Project details) Voeg toe als nieuw document: om het huidige document niet te wijzigen en het geselecteerde document als een nieuw document toe te voegen.
Documenten
afbeelding47b Klik de uploaden knop. Als de naam van het geselecteerde document dezelfde is als de originele naam zal een revisie toegevoegd worden (zie Documenten - Details - Revisie toevoegen). 7. Als de upload geslaagd is verschijnt een succes bericht:
6.
(optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Berichten - Bericht aanmaken). Vergrendeld Het vergrendeld icoon geeft aan dat iemand het document heeft gedownload en vergrendeld (afbeelding 48). Andere gebruikers kunnen het document niet wijzigen totdat het opnieuw is vrijgegeven door de gebruiker die het vergrendeld heeft. OPMERKING Leden van de beheerders rol zien het geef vrij icoon in plaats van het vergrendeld icoon (zie geef vrij icoon).
afbeelding 48
111
PiM Help
Geef vrij Dit icoon is enkel beschikbaar voor leden van de beheerders rol. Alle andere gebruikers zien het vergrendeld icoon (zie vergrendeld icoon). Klik het icoon om het document vrij te geven. OPMERKING
Het geef vrij icoon duidt aan dat het document gedownload is om gewijzigd te worden. Indien je lid bent van de beheerders rol kan je het document opnieuw vrijgeven door op het geef vrij icoon te klikken. Hierdoor kunnen ook andere gebruikers het document terug wijzigen. Het is daarom aangeraden om deze functie slechts in uitzonderlijke gevallen te gebruiken.
Download Klik het download icoon om een kopie van het document op uw computer op te slaan (afbeelding 49). Bij deze procedure wordt het bestand niet vergrendeld op de PiM server en anderen kunnen het bestand ook downloaden of zelfs downloaden en vergrendelen. OPMERKING
Gebruik de download en vergrendel procedure indien je een document wil wijzigen, waarna je de gewijzigde versie als een revisie van het origineel kunt uploaden.
afbeelding 49
Download naar VondleTray Met VondleTray kan je PiM documenten offline bekijken en wijzigen. VondleTray regelt het downloaden en controleert de status van de documenten. Klik het VondleTray icoon om het document te downloaden en te openen. Klik hier om VondleTray op uw computer te installeren. OPMERKING
112
Download naar VondleTray is enkel beschikbaar indien de gebruik VondleTray optie is ingeschakeld (zie Mijn Profiel - Persoonlijke gegevens aanpassen).
Documenten
Documenten - Details Klik de naam van een document in lijst weergave, miniatuur weergave of galerij weergave om de details te zien (afbeeldingen 50 en 51). In de details van een document staan o.a. de naam, beschrijving, auteur, upload datum, bestandsgrootte, enz... en een miniatuurweergave van het document. Miniatuurweergave De miniatuurweergave toont de eerste pagina van het document. Annotaties worden niet getoond. Klik op de miniatuurweergave om het document te openen in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer).
afbeelding50 Het download - vergrendel icoon (
) duidt aan dat dit document niet vergrendeld is.
afbeelding 51a Het upload en geef vrij icoon (
) duidt aan dat jij dit document voor revisie gedownload hebt.
Andere gebruikers zien het vergrendeld (
) icoon.
113
PiM Help
afbeelding 51b Het vergrendeld ( gedownload is.
) icoon duidt aan dat dit document door een andere gebruiker voor revisie
Details Menu Aan de rechterkant van de details, boven de miniatuurweergave staat het details menu. Het aantal iconen hangt af van de rechten die je hebt in deze map en of het document vergrendeld is of niet. Het gereedschap in het details menu is:
Revisies (
Geef vrij ( ): de vergrendeling van het document opheffen (zie Documenten - Details Vrijgeven).
Voeg opmerking toe ( ): een opmerking aan het document toevoegen (zie Documenten Details - Opmerking toevoegen).
Workflow aanhechten ( ): een nieuwe workflow aan het document aanhechten (zie Documenten - Details - Workflow aanhechten). Voeg to aan dossier ( ): het document toevoegen aan een of meerdere dossiers (zie Documenten - Details - Toevoegen aan dossier). Verwijder uit dossier ( ): het document verwijderen uit een of meerdere dossiers (zie Documenten - Details - Verwijderen uit dossier). Zend notificatie ( ): stuurt een bericht aan andere gebruikers (zie Documenten - Details Notificatie zenden).
): opent een lijst met de revisies (zie Documenten - Details - Revisies).
Voeg revisie toe ( ): een nieuwe versie van het document uploaden (zie Documenten Details - Revisie toevoegen).
Verplaats ( ): het document verplaatsen naar een andere map of een ander project (zie Documenten - Details - Verplaatsen).
Kopieer ( ): het document kopiëren naar een andere map of een ander project (zie Documenten - Details - Kopiëren). Wijzig details ( ): de beschrijving of de status van het document wijzigen ((zie Documenten - Details - Wijzigen) Verwijder ( ): het document naar de prullenmand verplaatsen (zie Documenten - Details Verwijderen).
114
Historiek ( Historiek).
): de historiek van het document bekijken (zie Documenten - Details -
Documenten
Documenten - Details - Opmerkingen Als je op een opmerking klikt in de details van een document, zie je de details van de opmerking en een lijst met alle opmerkingen die aan het document zijn toegevoegd (afbeelding 51b).
afbeelding 51b
Documenten - Details - Workflows Als je een workflow aanklikt in de details van een document (afbeelding 50) dan krijg je de details van de geselecteerde workflow te zien (zie Workflows - Aangehecht - Details).
Documenten - Details - Revisies Klik het revisies icoon ( ) in het details menu (afbeelding 50 of afbeelding 51) om een lijst te zien met alle revisies van het document (afbeelding 52). Je kan elke revisie bekijken ( ) of downloaden ( ). Verder zie je per revisie een bondige beschrijving, de naam van de auteur, de upload datum, de bestandsgrootte en de status. Indien de verwijder document revisies optie in het project geactiveerd is kan je op het verwijder icoon ( ) van een revisie klikken om de revisie te verwijderen. Als een revisie in de prullenmand zit wordt dat vermeld bij deze revisie. Het formaat van de revisienummering en de verwijder document revisies optie kan door de leden van de beheerdersrol worden aangepast (zie Project Details).
afbeelding 52
115
PiM Help
Documenten - Details - Revisie toevoegen Aan een vergrendeld document kan geen revisie worden toegevoegd. De gebruiker die het document vergrendeld heeft moet hiervoor de upload en geef vrij procedure gebruiken (zie Documenten - Lijst - Actie iconen - Upload en geef vrij). 1.
2. 3.
Klik het voeg revisie toe icoon ( ) in het details menu. Het revisie toevoegen venster verschijnt (afbeelding 53).
afbeelding53 Klik de kies bestand knop en selecteer vervolgens het bestand dat je wil uploaden. Klik de Uploaden knop. De upload opties verschijnen.
(1) Vervang huidige versie: om de huidige versie te vervangen door het geselecteerde document. Selecteer de verander de naam naar deze naam optie om de huidige naam te vervangen door de naam van het geselecteerde document. Deze optie is enkel beschikbaar voor leden van de beheerders rol indien de beheerder kan laatste revisie vervangen optie is ingeschakeld in de project details (zie Administratie Project details)
116
Documenten
4. 5. 6. 7.
(2) Kies één van de volgende opties indien de naam van het document verschillend is: Toevoegen als revisie van : om het geselecteerde document toe te voegen als een revisie van het bestaande document (zie Documenten - Details - Revisie toevoegen). Selecteer de verander de naam naar deze naam optie om de huidige naam te vervangen door de naam van het geselecteerde document. Voeg toe als nieuw document: om het huidige document niet te wijzigen en het geselecteerde document als een nieuw document toe te voegen. (optie) Wijzig de beschrijving. (optie) Kies een andere status (zie Administratie - Document status lijst). Klik de uploaden knop. De revisie wordt geüpload. Als de upload geslaagd is verschijnt een succes bericht: (optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Berichten - Bericht aanmaken).
OPMERKING
Met het wijzig commando in het selectie menu kan je aan meerdere documenten gelijktijdig een revisie toevoegen (zie Documenten - Meerdere Documenten - Wijzigen).
Documenten - Details - Vrijgeven Als je een document met de download en vergrendel procedure hebt gedownload kan je het met het vrijgeven icoon vrijgeven zonder het opnieuw te uploaden. Doe dit enkel indien je het document niet gewijzigd hebt. Een document dat de status vergrendeld heeft kan ook door de leden van de beheerdersrol worden vrijgegeven. Klik het geef vrij icoon (
) in het details menu (afbeelding 56) of de lijst weergave (geef vrij icoon).
afbeelding 56
117
PiM Help
Documenten - Details - Opmerking toevoegen 1.
2.
3. 4.
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) in het details menu. Het opmerking toevoegen venster verschijnt (afbeelding 56a).
afbeelding 56a Klik het Aan veld. Er verschijnt een lijst met alle verzendlijsten waarvan je lid bent en met alle contacten die toegang hebben to de huidige map. Om te selecteren: klik op op een verzendlijst of op een contact. (optie) Klik cc toevoegen en/of bcc toevoegen to om de Cc en Bcc velden te zien. Klik vervolgens in de velden om verzendlijsten en/of contacten te selecteren.
) van een contact om het te verwijderen. (optie) Klik de delete knop ( (optie) Vink de zichtbaar voor iedereen optie aan om de opmerking zichtbaar te maken voor alle gebruikers die toegang hebben tot het document. In het andere geval is de opmerking enkel zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers in de aan, cc en bcc velden. 7. Typ het onderwerp van de opmerking in het onderwerp veld. 8. (optie) Selecteer een status, om de standaard status (normaal) te vervangen.. 9. Typ de opmerking in het tekst veld. 10. Klik de voeg toe knop. 11. Er verschijnt een succes bericht: (optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Berichten - Bericht aanmaken). 5. 6.
118
Documenten
Documenten - Details - Workflow aanhechten Om een workflow aan een document te hechten: 1.
2. 3.
4. 5. 6. 7.
) icoon in het details menu (afbeelding 50 or 51). Klik het Hecht workflow aan ( Het workflow aanhechten venster opent (afbeelding 56b).
afbeelding 56b Typ een toepassingsnaam voor de workflow in het naam veld. Selecteer een workflow in de workflow lijst. Enkel workflows met de status vrijgegeven in de mappen waartoe jij toegang hebt staan in de lijst (zie Workflows - Workflow aanmaken). (optie) Typ een omschrijving in het omschrijving veld. Klik in het coordinator veld om een coördinator te selecteren. Enkel leden van de coördinator rol van deze workflow kunnen geselecteerd worden.+ Klik de OK knop. Er verschijnt een succes bericht: (optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Documenten - Details - Toevoegen aan dossier 1.
Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) in het details menu. Het voeg toe aandossier venster verschijnt (zie afbeelding 56c)
119
PiM Help
2.
3. 4.
afbeelding 56c Klik om een dossier te selecteren. Houd de Ctrl toets ingedrukt om meerdere dossiers te selecteren of om een selectie ongedaan te maken. (optie) Schakel de zend notificatie optie uit. Klik de voeg toe knop. Als de zend notificatie optie ingeschakeld is, verschijnt het zend notificatie venster (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Documenten - Details - Verwijderen uit dossier 1.
Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) in het details menu. Het verwijder uit dossier venster verschijnt (zie afbeelding 56d).
afbeelding 56d
120
Documenten
2.
3.
Klik om een dossier te selecteren. Houd de Ctrl toets ingedrukt om meerdere dossiers te selecteren of om een selectie ongedaan te maken. Klik de verwijder knop.
Documenten - Details - Notificatie zenden 1.
Klik the zend notificatie icon ( ) in het details menu. Het zend notificatie venster verschijnt:
2.
Klik het Aan veld. Er verschijnt een lijst met alle verzendlijsten waarvan je lid bent en met alle contacten die toegang hebben to de huidige map. Om te selecteren: klik op op een verzendlijst of op een contact. (optie) Klik cc toevoegen en/of bcc toevoegen to om de Cc en Bcc velden te zien. Klik vervolgens in de velden om verzendlijsten en/of contacten te selecteren.
3. 4.
) van een contact om het te verwijderen. (optie) Klik de verwijderen knop ( (optie) Vink de zichtbaar voor iedereen optie aan om de opmerking zichtbaar te maken voor alle gebruikers die toegang hebben tot het document. In het andere geval is de opmerking enkel zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers in de aan, cc en bcc velden. 7. Typ het onderwerp in het onderwerp veld. 8. (optie) Selecteer een status, om de standaard status (normaal) te vervangen.. 9. Typ de het bericht in het tekst veld. 10. Klik de verzend knop. 5. 6.
121
PiM Help
Documenten - Details - Kopiëren 1.
2.
3. 4. 5.
122
Klik het kopieer icoon ( ) in het details menu. Het kopie venster verschijnt met daarin alle projecten waartoe je toegang hebt. Het huidige project is uitgevouwen (afbeelding 56f).
afbeelding 56f Selecteer de map in het huidige project of in een ander project naar waar je het document wil kopiëren. Alleen de document mappen staan in de lijst; Het geselecteerd icoon ( ) (1) duidt de doelmap aan. De kopieer opties (2) staan onder de kopieer naar map lijst.
Typ een andere naam in het kopieer als veld. Selecteer andere status (zie Administratie - Document status lijst). Als het document revisies bevat, selecteer de revisie die moet gekopiëerd worden. Standaard worden alle revisies gekopieerd. (optie) Vink de status behouden optie aan om de status van elke revisie te behouden indien alle revisies gekopieerd worden.
Documenten
6.
Klik de kopie knop. Er verschijnt een succes boodschap:
(optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Documenten - Details - Verplaatsen 1.
2.
Klik het verplaats icoon ( ) in het details menu. Het kopie venster verschijnt met daarin alle projecten waartoe je toegang hebt. Het huidige project is uitgevouwen (afbeelding 56e).
afbeelding 56e Zie stappen 2 to 6 in Documenten - Details - Kopiëren. Merk op dat de revisie opties niet beschikbaar zijn bij het verplaatsen van een document.
Documenten - Details - Wijzigen 1.
Klik het wijzig icoon ( ) in het details menu. Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding 56g).
123
PiM Help
2. 3. 4. 5.
(optie) Wijzig de naam. (optie) Wijzig de omschrijving. (optie) Selecteer een andere status (see Administratie - Document status lijst). Klik het opslaan icoon ( ).
OPMERKING
De details van een vergrendeld document kunnen niet gewijzigd worden.
Documenten - Details - Verwijderen 1.
2.
Klik het verwijder icoon ( ) in het details menu. Het verwijderen venster verschijnt (afbeelding 56h).
afbeelding 56h Klik de OK knop om het document naar de prullenmand te verplaatsen. (zie Administratie - Prullenmand).
OPMERKING
Het document wordt volledige verwijderd, inclusief revisies. Zie Documenten - Details - Revisies om enkel een revisie te verwijderen.
Documenten - Details - Historiek 1.
Klik het Historiek icoon ( ) in het details menu. Het historiek venster verschijnt (afbeelding 56i).
afbeelding 56i
124
Documenten
2. 3.
4.
In de standaard weergave van het historiek venster staan alle acties chronologisch gerangschikt. De jongste bovenaan. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien.
Documenten - Viewer Nieuwe documenten viewer: Om de nieuwe viewer te kunnen gebruiken is het niet langer nodig om Java te installeren. De nieuwe viewer is helemaal geschreven in JavaScript, dat standaard in de browser is ingebouwd. De eerste keer dat je de viewer gebruikt zal gevraagd worden of je de nieuwe JavaScript Viewer wil gebruiken of dat je er de voorkeur aan geeft om de oude Java Viewer te blijven gebruiken. Het is ten zeerste aanbevolen om de meest recente versie van de browser software te gebruiken. Browsers die meer dan 2 jaar oud zijn kunnen de nieuwe viewer mogelijk niet gebruiken. Je kunt je keuze nadien wijzigen in je profiel (zie Mijn Profiel - Profiel aanpassen). Als je het bekijk icoon ( de PiM viewer geopend.
) of de miniatuurweergave van een document klikt wordt het document in
Lege bestanden kunnen niet bekeken worden: bvb een Excel bestand met drie legen rekenbladen. Een lege pagina in een tekstbestand wordt wel getoond. De minimum bestandsgrootte is 5 bytes. Van ZIP files (en self-extracting EXE) toont de viewer enkel de inhoud. In tekstbestanden met programma code wordt de syntax van de code in kleur weergegeven.
Aarzel niet om Bricsys te contacteren indien je een bestandsformaat zou willen toevoegen.
125
PiM Help
Documenten - JavaScript Viewer De grootte van het venster wordt bepaald door de Applet grootte optie in Mijn profiel. Het JavaScript viewer venster bestaat uit: 1. De Viewer werkbalk (zie Documenten - JavaScript Viewer - Gereedschap) 2. De Paginalijst (zie Documenten - JavaScript Viewer - Pagina's) 3. De huidige pagina met vizier. 4. Het weergavevenster. 5. De beelden tabs (zie Documenten - JavaScript Viewer - Beelden)
126
Documenten
Documenten - JavaScript Viewer - Gereedschap In de Viewer werkbalk vind je alle gereedschap om het document te manipuleren en annotaties te bekijken en toe te voegen.
Icoon
Beschrijving
Afdrukken (zie Documenten - JavaScript Viewer - Afdrukken). Adrukken van de huidige weergave, pagina of document. Toon / Verberg Paginas Schakelt de weergave van de pagina's aan/uit. Toon / Verberg annotaties (zie Documenten - JavaScript Viewer - Annotatie Browser) Schakelt de weergave van de annotatie browser aan/uit. In de annotatie browser kan je annotaties opzoeken, sorteren en de weergave aan/uit zetten. Plaats annotatie (zie Documenten - JavaScript Viewer - Annotatie toevoegen). Dit gereedschap is enkel beschikbaar als je Annotatie rechten hebt in het document (zie Administratie - Map toegang). Eerste pagina Ga naar de eerste pagina. Vorige pagina Ga naar de vorige pagina. Volgende pagina Ga naar de volgende pagina. Laatste pagina Ga naar de laatste pagina. Pagina index Geeft de huidige pagina aan en het totaal aantal pagina's. Typ het gewenste paginanummer in Huidige pagina veld en druk vervolgens op Enter. Zoom venster Sleep met de linker muisknop ingedrukt om het gedeelte te bepalen dat je wil vergroten.
127
PiM Help
Icoon
Beschrijving Zoom opties Klik het icoon en kies vervolgens een optie:
Roteer in tegenwijzerzin Roteert de weergave 90° in tegenwijzerzin. Roteer in wijzerzin Roteert de weergave 90° in wijzerzin. Help Opent de help pagina's over de viewer in de PiM Online Help.
Documenten - JavaScript Viewer - Muis en sneltoetsen Met de muis kan je het beeld in het weergavevenster verschuiven of in- en uitzoomen. Met sneltoetsen kan je navigeren in de Paginalijst. Sneltoets of Muisknop
Beschrijving
Linker knop
Verschuif Hou de linker muisknop ingedrukt om het beeld te verschuiven.
Muiswieltje
Zoomen Met het muiswieltje kan je in- of uitzoomen.
Pg up
Vorige pagina Verschuift de Paginalijst naar boven.
Pg dn
Volgende pagina Verschuift de Paginalijst naar onder.
Home
Eerste pagina Verschuift de Paginalijst naar het begin.
End
Laatste pagina Verschuift de Paginalijst naar het einde.
Pijltjes toetsen
128
In documenten met meerdere pagina's: Gebruik de pijl-naar-boven en pijl-naaronder toetsen om de Paginalijst te verschuiven. In documenten met meerdere beelden: Gebruik de pijl-naar-links en pijl-naar-rechts toetsen om het vorige of het volgende beeld weer te geven.
Documenten
Documenten - JavaScript Viewer - Pagina's In de Paginalijst aan de rechterkant van het JavaScript Viewer venster staat een miniatuurweergave van elke pagina.
Klik het Toon pagina's icoon ( ) om de paginalijst te tonen of te verbergen. De huidige pagina licht op in de lijst. Het gedeelte van de pagina dat in het weergavevenster wordt getoond wordt aangeduid met een rode rechthoek: het vizier.
Hou de linker muisknop ingedrukt om het vizier te verslepen. Het beeld in het weergavevenster wordt overeenkomstig aangepast.
Documenten - JavaScript Viewer - Beelden Sommige documenttypes kunnen meerdere beelden bevatten (bvb.: model space en layouts in een DWG tekening of werkbladen in een Microsoft Excel werkmap). Voor elk niet-leeg beeld wordt onderaan het JavaScript Viewer venster een tab toegevoegd. Bij het openen van de viewer wordt steeds het eerste beeld getoond.
1. 2.
3. 4.
Klik de pijl-naar-links knop ( ) om de uiterst linkse tab weer te zien. Het beeld dat in het weergavevenster wordt getoond. Klik een beeld-tab om het beeld weer te geven. Klik de pijl-naar-links toets om het beeld van de vorige tab weer te geven. Klik de pijl-naar-rechts toets om beeld van de volgende tab weer te geven. Klik de pijl-naar-rechts knop ( ) om de uiterst rechtse tab te zien. Klik de pijl-naar-onder knop ( ) om de lijst met beelden te zien.
Klik een beeld in de lijst om het weer te geven in het weergavevenster.
129
PiM Help
Documenten - JavaScript Viewer - Annotatie Browser Dit gereedschap is enkel beschikbaar als je Annotatie rechten hebt in het document (zie Administratie - Map toegang). Klik het Toon annotaties icoon ( ) in de JavaScript Viewer werkbalk om de Annotatie browser weer te geven. Klik het icoon opnieuw om te verbergen.
Onderwerp, Auteur, Beeld, Pagina, Aangemaakt Je kunt de annotaties alfanumeriek sorten door één van de titelknoppen te klikken. Klik dezelfde knop opnieuw om de sorteervolgorde (oplopend of aflopend) om te keren. Een klein zwart pijltje geeft aan op welk veld de annotaties gesorteerd zijn. De richting van de pijl (naar boven of naar beneden) geeft de sorteervolgorde aan. Zoeken Je kunt annotaties zoeken door een zoekterm te typen in het zoekveld in de linker bovenhoek van de annotatie browser. Enkel de annotaties waarin de zoekterm voorkomt worden nog weergegeven in de lijst. Maak het zoekveld leeg om terug alle annotaties te zien. Zie Inleiding - Eenvoudig zoeken en Inleiding - Uitgebreid zoeken om annotaties op te zoeken in heel het project.
Klik het selectievakje van een annotatie om de annotatie zichtbaar te maken in het document. Klik opnieuw om de annotatie te verbergen. Onderwerp veld Klik het onderwerp veld van een annotatie om de annotatie te openen. De pagina of het beeld waarop de annotatie staat wordt weergegeven in het weergavevenster. Auteur veld Klik de auteur van een annotatie om het naamkaartje van de auteur te zien.
Klik de Sluiten knop om de annotatie browser te sluiten.
130
Documenten
Documenten - JavaScript Viewer - Annotatie toevoegen Om een annotatie toe te voegen: 1. Zorg ervoor dat de pagina of het beeld waar je de annotatie wil toevoegen wordt weergegeven in het weergavevenster. 2. 3.
Klik het Plaats annotatie icoon ( ) in de JavaScript Viewer werkbalk. Teken een rechthoek (1) om het deel van het document te markeren dat je wil annoteren. Hou de linkermuisknop ingedrukt om de eerste hoek (a) van de rechthoek te bepalen; verplaats de muis en laat de linker muisknop los om de tegenoverliggende hoek (b) te bepalen. Het Plaats annotatie venster verschijnt:
4. 5.
Typ het onderwerp van de annotatie in het Onderwerp veld (2). (optie) Klik Meer om het Plaats annotatie venster uit te breiden:
131
PiM Help
6.
7.
Doe één van hetvolgende: Vink de Zichtbaar voor iedereen optie aan. Klik het Aan veld om bestemmelingen voor de annotatie te selecteren. (optie) Klik bcc toevoegen en/of cc toevoegen om de Bcc en Cc velden te tonen. Klik vervolgens in de velden om bestemmelingen te selecteren. (optie) Kies een prioriteit om de standaard prioriteit Normaal te vervangen. Typ een onderwerp in het Onderwerp veld. (optie) Type een beschrijving in het tekst veld.. Klik de Opslaan knop. Er verschijnt een Succes boodschap:
(optie) Klik de Zend notificatie knop op de Succes boodschap om andere gebruikers te verwittigen (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Documenten - JavaScript Viewer - Afdrukken Om af één of meerdere pagina's te drukken: 1.
Klik het Druk af icoon ( ) in de JavaScript Viewer werkbalk. Het Druk af dialoogvenster verschijnt:
2.
Kies een optie: Huidig beeld: Drukt het gedeelte van de huidige pagina af dat in het weergavevenster wordt getoond. Volledige pagina: Drukt de pagina of pagina's af waarnaar in het Pagina's veld naar wordt verwezen: 7: Drukt pagina 7 af. 1-3: Drukt de pagina's 1 tot en met 3 af. 1,5,8: Drukt de pagina's 1, 5 en 8 af. 1-3,7,11-15: Drukt de pagina's 1 tot en met 3, 7 en 11 en de pagina's van 11 tot en met 15 af. Klik op de Druk af knop.
3.
132
Documenten
Documenten - Java Viewer Bekijk de PiM filmpjes op de Bricsys website: Java Installeren Om de PiM viewer te kunnen gebruiken moet de Java (TM) SE Runtime omgeving geïnstalleerd zijn. Dit filmpje laat zien hoe je Java installeert.
De PiM Viewer De PiM viewer is een krachtig gereedschap waarmee je veel verschillende bestandsformaten kan bekijken. Je kan eveneens annotaties toevoegen of het bestand afdrukken, zonder dat je daarvoor de software waarmee de documenten gemaakt zijn nodig hebt.
Als je het bekijk icoon ( de PiM viewer geopend. OPMERKING
) of de miniatuurweergave van een document klikt wordt het document in
De eerste keer dat je de PiM viewer opent kan het enkele minuten duren als Java™ Virtual Machine en de Java™ plug-in voor je browser nog niet op je computer geïnstalleerd zijn. Als je Internet Explorer gebruikt wordt de installatie-procedure automatisch gestart. Bij andere internet browsers wordt je gevraagd om de software te installeren. Vervolgens verschijnt een waarschuwingsvenster (afbeelding 55b). Vink de Always trust content from this publisher optie aan en klik de Run knop om de Viewer applet te starten.
afbeelding 55b In het viewer venster zie je behalve het document ook de gereedschap knoppenbalk (zie Documenten - Viewer - Gereedschap) en het vizier (zie Documenten - Viewer - Vizier). Indien het document uit meerdere beelden bestaat, verschijnt eveneens een lijst met alle beschikbare beelden (zie Documenten - Viewer - Beelden). De grootte van het venster wordt bepaald door de Applet grootte optie in Mijn profiel.
133
PiM Help
afbeelding 46
Documenten - Viewer - Gereedschap In de gereedschap knoppenbalk staat al het nodige gereedschap om te navigeren in het document en om annotaties toe te voegen en te beheren (afbeelding 57).
Eerste pagina Toont eerste pagina. Deze knop is niet actief als het document of het beeld uit slechts één pagina bestaat.
page up
Vorige pagina Toont de vorige pagina Deze knop is niet actief als het document of het beeld uit slechts één pagina bestaat.
Documenten
Icoon
Toetsenbord of muis
Beschrijving
page down
Volgende pagina Toont de volgende pagina. Deze knop is niet actief als het document of het beeld uit slechts één pagina bestaat.
end
Laatste pagina Toont de laatste pagina. Deze knop is niet actief als het document of het beeld uit slechts één pagina bestaat. Pagina index Toont het nummer van de huidige pagina en het totaal aantal paginas. Typ een nummer in het huidige pagina veld en druk vervolgens op Enter om naar die pagina te gaan.
middelste muisknop
Schuif om het beeld te verschuiven: - klik het icoon en hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt . - hou de middelste muisknop ingedrukt. Je kan het beeld ook verschuiven in het vizier (zie Documenten Viewer - Vizier).
i muiswieltje
Zoom in
o muiswieltje
Zoom uit Zoom venster Sleep met de linker muisknop ingedrukt om het gedeelte te bepalen dat je wil vergroten.
f
Zoom omtrek Toont de volledige pagina of het volledige beeld.
w
Pas breedte aan Toont de volledige breedte van de pagina of het beeld Roteer rechtsom Roteert het document 90° rechtsom. Roteer linksom Roteert het document 90° linksom.
m
Beeldinstellingen (zie Documenten - Viewer - Beeldinstellingen) Toont/verbergt het gereedschap om het beeld aan te passen.
a
Annotatie Browser (zie Documenten - Viewer - Annotatie browser) Toont/verbergt het gereedschap om annotaties te zoeken, weer te geven en te sorteren. Deze knop is niet beschikbaar indien het document geen annotaties bevat.
135
PiM Help
Toetsenbord of muis
Icoon
Beschrijving Plaats annotatie (zie Documenten - Viewer - Annotatie toevoegen). Deze knop is enkel beschikbaar als je voldoende rechten hebt in deze map om het document te wijzigen (zie Administratie - Map toegang).
h
rechter muisknop
OPMERKING
Help Opent het Viewer hoofdstuk in de PiM Online Help. Schakelt als volgt tussen 3 commando's: Schuif > Zoom Venster > Plaats Annotatie > niets > Schuif > ... Het icoon aan de cursor geeft aan welk commando actief is.
p
Vizier Toont/verbergt het vizier venster. (zie Documenten - Viewer Vizier)
Beelden Toont/verbergt de beelden lijst (zie Documenten - Viewer Beelden).
Bij sommige beeldmanipulaties (schuiven, zoomen, roteren, ...) moet er extra informatie worden geladen, bvb. bij grote tekeningen of foto's. In dat geval wordt de download snelheid weergegeven in de rechter bovenhoek van de viewer.
Documenten - Viewer - Vizier Bij het openen van een document zie je onmiddellijk de miniatuurweergave van de volledige pagina of beeld in het vizier venster (afbeelding 59). Afhankelijk van de grootte van het document en de snelheid van de internet verbinding kan het enkele seconden duren vooraleer het beeld in de viewer volledig is opgebouwd. Als het document uit meerdere pagina's bestaat, wordt altijd de eerste pagina passend in het viewer venster getoond. De vorm van de het vizier venster past zich aan aan de vorm van de pagina.
afbeelding 59 In het vizier venster bevindt zich een rode rechthoek die steeds aangeeft welk deel van de pagina of het beeld in het viewer venster wordt weergegeven. Als je deze rechthoek versleept in het vizier venster zal het beeld in de viewer ook worden verschoven: 1. Verplaats de cursor naar de rode rechthoek in het vizier venster. 2.
136
). De vorm van de cursor verandert in het verschuif icoon ( Hou de linker muisknop ingedrukt om de rechthoek te verplaatsen.
Documenten
3.
Laat de linker muisknop los om het beeld in de viewer aan te passen.
OPMERKING
Klik de titelbalk van het vizier venster om het venster te minimaliseren, klik opnieuw om te maximaliseren. Typ p om het vizier venster volledig te sluiten. Typ opnieuw p om het terug te openen.
Documenten - Viewer - Beelden Als het document uit meerdere beelden bestaat, wordt steeds het eerste beeld in de lijst eerst getoond. Het beelden venster toont een lijst met alle beschikbare beelden (afbeelding 61). De naam van het weergegeven beeld verschijnt in de titelbalk van de gereedschap knoppenbalk. Het beelden venster bestaat uit een aantal knoppen met daarop de naam van elk beeld. Lege beelden staan niet in de lijst. Klik een knop in de lijst om een ander beeld weer te geven in te viewer.
afbeelding 61 OPMERKING
Klik de titelbalk van het beeld venster om het venster te minimaliseren, klik opnieuw om te maximaliseren. Typ v om het beelden venster volledig te sluiten. Typ opnieuw v om het terug te openen.
Documenten - Viewer - Beeldinstellingen Klik op het beeldinstellingen icoon (
) om het beeldinstellingen venster te openen (afbeelding 62).
afbeelding 62
137
PiM Help
OPMERKING
Klik de titelbalk van het beeldinstellingen venster om het venster te minimaliseren, klik opnieuw om te maximaliseren.
Klik het beeldinstellingen icoon ( venster te sluiten.
) opnieuw om het beeldinstellingen
Grijswaarde Geeft een kleurenafbeelding weer in grijswaarden. Negatief Geeft een negatief beeld weer. Helderheid Past de helderheid van het beeld aan traploos aan. Hou de linker muisknop ingedrukt om de schuifknop te verslepen of klik op de gewenste positie. Zwartheid Past de zwartheid van het beeld traploos aan. Hou de linker muisknop ingedrukt om de schuifknop te verslepen of klik op de gewenste positie. Reset Herstelt de originele beeldinstellingen. OPMERKING
Het aanpassen van de beeldinstellingen heeft enkel invloed op de weergave in het viewer venster, niet op het document zelf.
Documenten - Viewer - Annotatie browser Klik het annotatie browser icoon ( ) om het annotatie browser venster te openen (afbeelding 58b). Tegelijkertijd worden ook alle annotaties in het document zelf weergegeven. Als je de cursor boven een annotatie plaatst zie je het tijdstip waarop ze is geplaatst en door wie (afbeelding 58a).
afbeelding 58a In het annotatie browser venster wordt een lijst getoond met alle annotaties en subannotaties in het document. Klik een annotatie in de lijst om de annotatie in het viewer venster te zien. De PiM Viewer
138
Documenten
opent automatisch het juiste beeld of de juiste pagina en past de zoom factor aan om de gekozen annotatie zo goed mogelijk weer te geven.
afbeelding 58b OPMERKING
Klik de titelbalk van het annotatie browser venster om het venster te minimaliseren, klik opnieuw om te maximaliseren.
Klik het annotatie browser icoon ( browservenster te sluiten.
) opnieuw om het annotatie
In de Annotatie Browser vind je een aantal opties om de weergave van annotaties te controleren. Tekst, Auteur, Aangemaakt, Beeld, Pagina Door op één van deze knoppen te klikken kan je de sorteersleutel en de sorteervolgorde van de annotaties wijzigen. Klik opnieuw om de sorteervolgorde te wijzigen. Een klein zwart pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. De richting van het pijltje geeft de huidige sorteervolgorde aan. Aan In deze kolom kan je de weergave van een annotatie aan of uit zetten. Zoek Je kan een annotatie opzoeken door een zoekterm te typen in het zoek veld. Enkel de annotaties die de zoekterm bevatten worden in de lijst getoond. Inverteer Druk op deze knop om enkel de annotaties te tonen die de zoekterm in het zoek veld niet bevatten. Wis Wist de zoekterm in het zoekveld, zodat alle annotaties in de lijst staan.
Documenten - Viewer - Annotatie Toevoegen Bekijk het PiM filmpje op de Bricsys website: Annotatie Gereedschap Met het annotatie gereedschap kan je opmerkingen op documenten plaatsen. Gebruikers kunnen in kennis in worden gesteld wanneer nieuwe annotaties zijn toegevoegd. Annotaties kunnen zichtbaar zijn voor alle gebruikers, een selectie van de gebruikers of alleen voor de auteur.
139
PiM Help
Om een annotatie toe te voegen: 1.
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Klik het plaats annotatie icoon ( of Klik driemaal rechts.
).
). De cursor verandert in het plaats annotatie icoon ( Hou de linkermuisknop ingedrukt om een rechthoek te teken rond het deel van het document dat je wil annoteren. Er wordt een annotatie wolk getekend met daaraan gekoppeld een gekleurd annotatie veld (afbeelding 60). Als je een annotatie wolk tekent over een bestaande annotatie, wordt de nieuwe annotatie als een sub-annotatie van de bestaande annotatie toegevoegd. Een venster met annotatie opties verschijnt.
(optie) Hou de linker muisknop ingedrukt om de annotatie wolk en/of het annotatie veld te verplaatsen. (optie) Versleep de vulgrepen van de annotatie wolk en/of het annotatie veld om de grootte aan te passen. (optie) Versleep de transparantie schuifknop om de transparantie van het gekleurde annotatie veld aan te passen. (optie) Klik de lettertype optie-knoppen om het lettertype (Serif/SansSerif/Mono) en de letterstijl (vet/cursief) aan te passen. (optie) Versleep de lettergrootte schuifknop om de lettergrootte aan te passen. Typ de annotatie in het gekleurde annotatie veld (afbeelding 60). Versleep zo nodig een van de vulgrepen om de grootte van het veld aan te passen.
afbeelding 60 (optie) Verplaats de ankerpunten van de verbindingslijn tussen het gekleurde annotatie veld en de annotatie wolk. Je kan de ronde ankerpunten verbinden met elk van de vierkante vulgrepen. 10. (optie) Vink de zend notificatie optie aan. 11. Klik de opslaan toe knop. 12. Het annotatie venster verschijnt (afbeelding 62a).
9.
140
Documenten
afbeelding62a Klik het Aan veld. Er verschijnt een lijst met alle verzendlijsten waarvan je lid bent en met alle contacten die toegang hebben to de huidige map. Om te selecteren: klik op op een verzendlijst of op een contact. (optie) Klik cc toevoegen en/of bcc toevoegen to om de Cc en Bcc velden te zien. Klik vervolgens in de velden om verzendlijsten en/of contacten te selecteren.
(optie) Klik de delete knop ( ) van een contact om het te verwijderen. (optie) Vink de zichtbaar voor iedereen optie aan om de opmerking zichtbaar te maken voor alle gebruikers die toegang hebben tot het document. In het andere geval is de opmerking enkel zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers in de aan, cc en bcc velden. Typ het onderwerp van de annotatie in het onderwerp veld. (optie) Selecteer een status, om de standaard status (normaal) te vervangen.. Typ de annotatie in het tekst veld. Klik de opslaan knop. 13. (optie) Keer terug naar de PiM Viewer om een nieuwe annotatie toe te voegen. OPMERKING
De achtergrondkleur van het annotatieveld wordt bepaald door de rol waarvan je lid bent. Als je lid bent van verschillende rollen dan wordt de kleur bepaald door de eerste rol waaraan je als lid werd toegevoegd (zie Administratie - Rollen - Toevoegen). Annotaties kunnen niet meer gewijzigd of verwijderd worden.
141
PiM Help
Documenten - Viewer - Afdrukvoorbeeld Klik het druk af icoon ( ) om het afdrukvoorbeeld venster te openen (afbeelding 62b). De rode rechthoek in het duid het deel van de pagina of het beeld aan dat zal afgedrukt worden. Met de linker muisknop ingedrukt kan je de rechthoek te verschuiven binnen het afdrukbare gebied, aangeduid door de grijze rechthoek in streeplijn.
afbeelding 62b OPMERKING
Klik de titelbalk van het afdrukvoorbeeld venster om het venster te minimaliseren, klik opnieuw om te maximaliseren. Druk op de annuleer knop op het afdrukvoorbeeld om het venster te sluiten.
Grijswaarden Kies deze optie om een document in kleur in grijswaarden af te drukken op een kleurenprinter. Deze optie is ook aanbevolen voor zwart-wit printers. Afdrukstempel Met deze optie wordt op elke pagina een afdrukstempel afgedrukt: "Afgedrukt door de PiM Viewer - " Deze optie kan hier niet gewijzigd worden als de Voeg Afdrukstempel toe bij het printen in de project details is ingeschakeld (zie Mijn Projecten - Project toevoegen en Administratie - Project details) Printer opties Klik de printer opties knop om het Printer dialoogvenster te openen. Kies een printer, pas de instellingen aan en druk vervolgens op de OK knop om het dialoogvenster te sluiten. Het afdrukvoorbeeld venster wordt onmiddellijk aangepast aan de nieuwe instellingen. Pagina opties Klik de pagina opties knop om het pagina instellingen venster te openen. Kies een papier formaat en papier oriëntatie en druk vervolgens op de OK knop om het dialoogvenster te sluiten. Het afdrukvoorbeeld venster wordt onmiddellijk aangepast aan de nieuwe instellingen. Afdrukken Klik de druk af knop om de afdruk te starten.
142
Documenten
Documenten - Toevoegen 1.
2. 3.
4. 5. 6.
7. 8. 9.
Klik het voeg toe icoon ( ) in het actie menu van een documenten map (afbeelding 40). Het voeg toe venster verschijnt (afbeelding 41).
afbeelding41 Klik de kies bestand knop.. Het bestand opladen venster verschijnt. Selecteer het document dat je wil opladen dubbelklik vervolgens of klik op de open knop. Het geselecteerde document staat nu in het voeg toe venster.
(optie) Typ een beschrijving. (optie) Kies een status voor het document (zie Administratie - Document status lijst). (optie) Indien het geselecteerde document een ZIP bestand is, vink de uitpakken optie )aan om het bestand na het uploaden uit te pakken in de documenten map. Indien ( deze optie uitgeschakeld is wordt het ZIP bestand zelf toegevoegd. Deze optie is een snelle methode om meerdere documenten te uploaden. (optie) Herhaal de vorige stappen om meerdere documenten te selecteren. (optie) Klik het verwijderen icoon van een document om het uit de selectie te verwijderen.. Klik de uploaden knop. Als de documenten zijn geüpload verschijnt een succes boodschap.
10. (optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Berichten - Bericht aanmaken).
143
PiM Help
OPMERKING
De uitpakken optie heeft geen effect indien: Het bestand niet herkend wordt als een ZIP bestand; Het ZIP bestand bescherm is met een wachtwoord; Een document in het ZIP bestand dezelfde naam heeft als een bestaand document in de documenten map.
OPMERKING
Sommige documenten zijn gemaakt met toepassingen die deeldocumenten of meerdere afbeeldingen van de inhoud aanmaken (bvb. werkbladen in een Excel map, layouts in een DWG bestand, ...), deze deeldocumenten en afbeeldingen worden door de PiM viewer automatisch herkend. Het verdient daarom aanbeveling om vooraf zorgvuldig na te gaan hierin geen gevoelige informatie staat.
Documenten - Meerdere Documenten Met het gereedschap in het selectie menu onderaan elke pagina in een documenten map kan je meerdere documenten gelijktijdig manipuleren (afbeelding 40a).
afbeelding 40a 1. Klik het selectievakje van de documenten die je wil selecteren. Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken. of Klik het selectievakje bovenaan om alle documenten op de pagina te selecteren. Klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken. 2. In het selectie menu onderaan de documenten lijst:
Klik het Als Zip downloaden icoon ( ) om de selectie in een ZIP-bestand te downloaden (zie Documenten - Meerdere Documenten - Downloaden als Zip).
Klik het opmerking toevoegen icoon ( ) om een opmerking toe te voegen bij de geselecteerde documenten (zie Documenten - Meerdere Documenten - Opmerking toevoegen). Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om de selectie toe te voegen aan een dossier map (zie Documenten - Meerdere Documenten - Toevoegen aan dossier). Klik het zend notificatie icoon ( ) om andere gebruikers een bericht te sturen over de geselecteerde documenten (zie Documenten - MeerdereDocumenten - Notificatie zenden).
Klik het workflow aanhechten icoon ( ) om aan de selectie een workflow aan te hechten (zie Documenten - Meerdere documenten - Workflow aanhechten).
Klik het druk af icoon ( ) om de selectie af te drukken (zie Documenten - Meerdere Documenten - Afdrukken)
Klik het kopieer icoon ( ) om de selectie te kopiëren naar een andere map of een ander project (zie Documenten - Meerdere Documenten - Kopiëren).
Klik het verplaats icoon ( ) om de selectie te verplaatsen naar een andere map of een ander project (zie Documenten - Meerdere Documenten - Verplaatsen). Klik het wijzig icoon ( ) om de details van de geselecteerde documenten te wijzigen of een revisie toe te voegen (zie Documenten - Meerdere Documenten - Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om de selectie te verplaatsen naar de prullenmand (zie Documenten - Meerdere Documenten - Verwijderen).
OPMERKING
144
Vergrendelde documenten kunnen niet bewerkt worden.
Documenten
Documenten - Meerdere Documenten - Downloaden als Zip In het selectie menu kan je op het download als zip icoon ( ) klikken (afbeelding 40a) om alle geselecteerde documenten in een ZIP-bestand te downloaden. De naam van het ZIP-bestand wordt samengesteld uit de padnaam van de documenten map (schuine strepen worden vervangen door lage streepjes) Om meerdere documenten in een ZIP-bestand te downloaden: 1. Selecteer de documenten die je wil downloaden (zie Documenten - Meerdere Documenten). 2. 3.
Klik het download als zip icoon ( ) in het selectie menu. Bevestig om de download te starten. Afhankelijk van uw browser software wordt je gevraagd om het ZIP-bestand te openen of op te slaan.
OPMERKING
Documenten die in een ZIP-bestand worden gedownload kunnen niet vergrendeld worden.
Selecteer de documenten waaraan je een nota wil toevoegen (zie Documenten - Meerdere Documenten).
2.
Klik het opmerking toevoegen icoon ( Opmerking toevoegen).
) in the selectie menu (zie Documenten - Details -
Documenten - Meerdere Documenten - Toevoegen aan dossier 1. 2.
3.
Selecteer de documenten die je wil toevoegen aan een dossier map (zie Documenten Meerdere Documenten). Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) in het selectie menu. Er verschijnt een nieuw venter met alle dossier mappen in het project (afbeelding 45d).
afbeelding 45d Selecteer de dossier map waaraan je de geselecteerde documenten wil toevoegen.
145
PiM Help
4. 5. 6. 7.
(optie) Hou de Ctrl toets ingedrukt om meerdere mappen te selecteren. (optie) Vink de Zend notificatie optie aan/uit. Klik de voeg toe knop. Indien (optie) de zend notificatie optie gekozen is verschijnt het zend notificatie venster (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Selecteer de documenten waarover je een notificatie wil zenden (zie Documenten Meerdere Documenten).
2. 3.
Klik het workflow aanhechten icoon ( ) in het selectie menu. Zie Documenten - Details - Workflow aanhechten.
Documenten - Meerdere Documenten - Afdrukken 1.
Selecteer de documenten die je wil afdrukken (zie Documenten - Meerdere Documenten).
2. 3.
Klik het druk af icoon ( ) in het selectie menu. Het Afdrukken dialoog venster van uw standaard printer wordt geopend. Alle geselecteerde documenten worden afgedrukt.
Documenten - Meerdere Documenten - Kopiëren
146
1.
Selecteer de documenten die je wil kopieren naar een andere map of een ander project (zie Documenten - Meerdere Documenten).
2.
Klik het kopieer icoon ( ) in het selectie menu. Er verschijnt een venster met daarin alle document mappen in het huidige project en alle andere projecten waartoe je toegang hebt. Het huidige project is standaard uitgevouwen (afbeelding 45c). Vergrendelde documenten kunnen niet gekopieerd worden en worden uit de selectie verwijderd.
Documenten
3.
4.
5.
afbeelding 45c Selecteer de map waarnaar je de selectie wil kopiëren, hetzij in het huidige project, hetzij in een ander project. Je kunt alleen document mappen selecteren. Het geselecteerd icoon ( ) duidt de doelmap aan. Klik de kopie knop . Er verschijnt een succes bericht:
(optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen ((zie Berichten - Bericht aanmaken).
Documenten - Meerdere Documenten - Verplaatsen 1.
Selecteer de documenten die je wil verplaatsen naar een andere map of een ander project (zie Documenten - Meerdere Documenten).
2.
Klik het verplaats icoon ( ) in het selectie menu. Er verschijnt een venster met daarin alle document mappen in het huidige project en alle andere projecten waartoe je toegang hebt. Het huidige project is standaard uitgevouwen (afbeelding 45b). Vergrendelde documenten kunnen niet verplaatst worden en worden uit de selectie verwijderd.
Selecteer de documenten waarvan je de details wil wijzigen of waaraan je een revisie wil toevoegen (zie Documenten - Meerdere Documenten). Klik het wijzig icoon ( ) in het selectie menu. Er verschijnt een venster met details van de geselecteerde documenten (afbeelding 45a).
afbeelding 45a (optie) Klik in het Beschrijving veld van een document om de beschrijving aan te passen. (optie) Klik het Revisie toevoegen icoon ( ) van een document en selecteer vervolgens een locale versie van het document (zie Documenten - Details - Revisie toevoegen) (optie) Selecteer een andere status voor het document in de Status list (zie Administratie Document status lijst) Herhaal de vorige drie stappen voor de andere documenten in de selectie. Klik het Wijzig icoon ( ) om de wijzigingen op te slaan. Er verschijnt een Succes bericht. Indien voor één of meerdere documenten een revisie is toegevoegd is de Zend notificatie knop beschikbaar. (optie) Klik op de zend notificatie knop op het Succes bericht om andere gebruikers te verwittigen (zie Berichten - Bericht aanmaken).
Selecteer de documenten die je wil verplaatsen naar de Prullenmand (zie Documenten Meerdere Documenten). Klik het verwijder icoon ( ) in het selectie menu. Er verschijnt een nieuw venster met alle geselecteerde documenten (afbeelding 45e).
afbeelding 45e Klik de verwijder knop. De geselecteerde documenten worden verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie Prullenmand).
Documenten - Pagina index Als het aantal documenten in een map groter is dan het aantal dat bepaald is door de aantal rijen per pagina instelling in uw profiel (zie Mijn Profiel - Profiel aanpassen), verschijnt een pagina index rechts onderaan de inhoud van een map (afbeelding 45b). Klik het pagina nummer om de inhoud van een pagina te zien. Klik op de vorige en volgende knoppen om te bladeren tussen de pagina's.
afbeelding 45b
149
PiM Help
150
Dossiers Een dossier map bevat links naar andere PiM objecten (documenten, emails, kalender gebeurtenissen, workflows en URL's), die in de verschillende project mappen zijn opgeslagen. Een dossier map brengt een selectie PiM objecten van een verschillende soort uit verschillende mappen samen. Door gebruik te maken van dossier mappen kan de project beheerder een groep objecten beschikbaar maken voor gebruikers die geen toegang hebben tot de mappen waarin de objecten zijn opgeslagen. Hetzelfde object kan aan meerdere dossier mappen worden toegevoegd. ) in de project boomstructuur om de map te openen. Een dossier map Klik op een dossier map ( kan zowel links naar andere PiM objecten bevatten als submappen (vergelijkbaar met Windows® Verkenner)(afbeelding D1).
afbeelding D1
In het dossier overzicht venster: Klik het zend notificatie icoon ( ) om gebruikers op de hoogte te brengen van de huidige inhoud van de dossier map (zie Dossiers - Zend notificatie). Klik de name van een object om de details te zien (zie Dossiers - Objecten - Details). Klik het bekijk icoon ( ) om: o Een document te openen in de PiM viewer (zie Documenten - Viewer). o Een workflow te bekijken of te editeren (zie Workflows - Editor). o De details van een email of een kalender gebeurtenis te zien (zie Dossiers - Objecten Details). o Een URL te openen (zie URL's - Actie icoon).
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) om een opmerking toe te voegen aan een document, email of kalender gebeurtenis (zie Documenten - Details - Opmerking toevoegen).
Klik het druk af icoon ( ) om een email af te drukken (zie Dossiers - Objecten - Email afdrukken). Klik het download icoon ( ) om een document te downloaden (zie Documenten - Lijst - Actie iconen). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) van een object om het uit dit dossier te verwijderen (zie Dossiers - Objecten - Uit dossier verwijderen).
Klik het download als zip icoon ( ) in het selectie menu om de geselecteerde documenten als een zip bestand te downloaden (zie Documenten - Meerdere Documenten - Als Zip downloaden). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) in het selectie menu om de geselecteerde objecten uit het dossier te verwijderen (zie Dossiers - Objecten - Selectie verwijderen uit dossier).
151
PiM Help
Dossiers - Zend notificatie Om gebruikers op de hoogte te brengen van de huidige inhoud van een dossier map: 1. Klik het zend notificatie icoon ( ) in het dossier overzicht venster (afbeelding D1). Het notificatie verzenden venster opent (afbeelding D2).
2. 3.
4. 5. 6. 7. 8.
afbeelding D2 Klik Aan veld om de bestemmelingen te selecteren. (optie) Klik cc toevoegen en/of bcc toevoegen. Het cc en/of bcc veld(en) verschijnen. Klik in de velden om bestemmelingen te selecteren.
(optie) (optie) (optie) (optie) Klik de
Selecteer de zichtbaar voor iedereen optie om het bericht openbaar te maken. Wijzig het Onderwerp veld. Kies een andere prioriteit dan normaal. Wijzig de tekst van het bericht. verzend knop.
Dossiers - Objecten - Details Om de details van een object in een dossier map te zien (afbeelding D3): Klik de naam van het object het dossier overzicht venster (afbeelding D1). Klik het bekijk icoon ( ) van een kalender gebeurtenis of een email.
152
Dossiers
afbeelding D3
OPMERKING
Klik de naam van het object opnieuw om het details venster te verbergen.
Dossiers - Objecten - Details - Revisie toevoegen Klik het voeg revisie toe icoon ( ) in het details menu (afbeelding D3) van een document om een revisie toe te voegen aan een document in een dossier map (zie Documenten - Details - Revisie toevoegen). OPMERKING
De revisie wordt toegevoegd in de map waar het document is opgeslagen.
Dossiers - Objecten - Email afdrukken Om een email af te drukken: 1. 2.
Klik het druk af icoon ( ) van het email object. Klik op de OK knop on het Afdruk venster (afbeelding D4).
153
PiM Help
afbeelding D4
Dossiers - Objecten - Verwijderen uit dossier Klik het verwijder uit dossier icoon ( bevestigingsvenster.
) van het object, en klik vervolgens de OK knop op het
Dossiers - Objecten - Selectie verwijderen uit dossier 1.
2.
154
Selecteer de objecten die je wil verwijderen: Klik het selectievakje in de titelbalk van het dossier overzicht venster (afbeelding D1) om alle objecten in het dossier te selecteren. Klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken. Klik het selectievakje van de objecten die je uit de dossier map wil verwijderen. Klik opnieuw om de selectie ongedaan te maken. Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) in het selectie menu in het dossier overzicht venster (afbeelding D1).
Dossiers
155
Forums Een PiM forum is een online discussie platform, vergelijkbaar met een Internet forum. In een forum map kunnen meerdere discussielijnen staan over uiteenlopende onderwerpen met betrekking tot het project.
Forums - Overzicht Klik op een forum map ( ) in de project boomstructuur om een PiM discussie forum te openen. Het forum overzicht venster verschijnt (afbeelding F01).
afbeelding F1 In het forum overzicht venster:
Klik het voeg toe icoon ( Discussielijn toevoegen).
Klik het schrijf in icoon ( ) om in te schrijven op een discussielijn (zie Forums - Inschrijven / Uitschrijven op discussielijn).
Klik het schrijf uit icoon ( ) om je inschrijving op een discussielijn te beëindigen (zie Forums - Inschrijven / Uitschrijven op discussielijn). Klik het zend notificatie icoon ( ) om andere gebruikers te verwittigen (zie Forums Notificatie zenden). Klik het verwijder icoon ( ) om een discussielijn te verwijderen (zie Forums - Discussielijn verwijderen).
) om een nieuwe discussielijn toe te voegen (zie Forums -
Klik het historiek icoon ( ) om de historiek van een discussielijn te zien. (zie Forums Discussielijn - Historiek). Klik het onderwerp van een discussielijn om de discussielijn te openen (zie Forums Discussielijn openen). Klik een kolomkop om een andere sorteersleutel toe te passen. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. Klik opnieuw om de sorteervolgorde om te keren. De richting van het witte pijltje geeft de huidige sorteervolgorde aan.
157
PiM Help
OPMERKING
Het aantal beschikbare iconen hangt af van de toegangsrechten in deze map voor rol waarvan je lid bent.
Zie Inleiding - Eenvoudig zoeken en Inleiding - Uitgebreid zoeken om te leren hoe je in een project naar berichten in een forum kunt zoeken.
Forums - Discussielijn toevoegen Om een nieuwe discussielijn toe te voegen: 1.
2. 3. 4. 5.
6.
) in het actie menu van het forum overzicht venster (afbeelding Klik het voeg toe icoon ( F1). Het discussielijn toevoegen venster verschijnt (afbeelding F2).
afbeelding F2 Typ het onderwerp van de discussielijn in het onderwerp veld. (optie) Kies een prioriteit voor het bericht in de prioriteit lijst. Typ de tekst van het eerste bericht in het bericht veld. Klik de OK knop om de discussielijn te creëren. Er verschijnt een succes bericht.
(optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen van de nieuwe discussielijn. Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Forums - Inschrijven / uitschrijven op discussielijn Als je je inschrijft op een discussielijn stuurt PiM je een waarschuwing telkens er een nieuw bericht wordt toegevoegd.
Klik het schrijf in icoon (
) van de discussielijn waarop je je wil inschrijven (afbeelding F1). Het schrijf in icoon wordt vervangen door het schrijf uit icoon.
Klik het schrijf uit icoon (
) van de discussielijn waarvoor je je wil uitschrijven (afbeelding F1). Het icoon schrijf uit wordt vervangen door het schrijf in icoon.
OPMERKING
158
De auteur van een nieuwe discussielijn, diegenen die hij hiervan verwittigd en iedereen die een antwoord toevoegt is automatisch ingeschreven op deze discussielijn.
Forums
Forums - Notificatie zenden Klik het zend notificatie icoon ( ) van een discussielijn (afbeelding F1). Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Forums - Discussielijn verwijderen Om een discussielijn te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) van de discussielijn die je wil verwijderen (afbeelding F1). 2. Klik de OK knop op het bevestigingsvenster. De discussielijn wordt verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand).
Forums - Discussielijn - Historiek 1.
Klik het historiek icoon ( ) van de discussielijn waarvan je de historiek wil zien (afbeelding F1). Het historiek venster verschijnt (afbeelding F3).
afbeelding F3
2. 3.
4.
De acties in het historiek venster zijn chronologisch gerangschikt. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien.
159
PiM Help
Forums - Discussielijn openen Klik het onderwerp van een discussielijn in het forum overzicht venster (afbeelding F1) om de discussielijn te openen (afbeelding F4).
afbeelding F4 In het discussielijn venster:
Klik het schrijf in icoon ( ) om je in te schrijven voor deze discussielijn (zie Forums Inschrijven op discussielijn).
Klik het schrijf uit icoon ( ) om je uit te schrijven voor deze discussielijn (zie Forums Inschrijven op discussielijn). Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om de discussielijn toe te voegen aan een dossier map (zie Documents - Details - Toevoegen aan dossier). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) om de discussielijn uit een dossier map te verwijderen (zie Documents - Details - Verwijderen uit dossier).
Klik het druk af icoon (
Klik het antwoord icoon ( Antwoorden).
Klik het antwoord met citaat icoon ( ) om op dit bericht te antwoorden, met de tekst van het bericht in je antwoord (zie Forums - Details - Antwoorden met citaat). Klik het wijzig icoon ( ) om een bericht te wijzigen (zie Forums - Details - Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om een bericht uit de discussielijn te verwijderen (zie Forums Details - Verwijderen).
Klik het historiek icoon ( Historiek).
OPMERKING
) om de discussielijn af te drukken. ) om te antwoorden op een bericht (zie Forums - Details -
) om de historiek van een bericht te zien (zie Forums - Details -
Het aantal iconen in het details menu hangt af van de rechten van de rol waarvan je lid bent.
Forums - Details - Antwoorden Om te antwoorden op een bericht: 1.
160
) in het details menu van een van de berichten (afbeelding F4). Klik het antwoord icoon ( Het bericht venster verschijnt (afbeelding F5).
Forums
2. 3.
afbeelding F5 Typ je antwoord in het bericht veld. Klik de antwoorden knop.
Forums - Details - Antwoorden met citaat Om een bericht te beantwoorden, waarbij je dit bericht citeert: 1.
2. 3.
) in het details menu van het bericht dat je wil citeren Klik het antwoord met citaat icoon ( (afbeelding F4). Het bericht venster verschijnt. De volledige tekst van het geselecteerde bericht staat in het bericht veld (afbeelding F6).
afbeelding F6 Typ je antwoord in het bericht veld. Klik de antwoorden knop.
Forums - Details - Wijzigen Om een bericht te wijzigen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) in het details menu van het bericht dat je wil wijzigen (afbeelding F3). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding F7).
161
PiM Help
2. 3.
afbeelding F7 Wijzig de tekst van het bericht. Klik de wijzig knop.
OPMERKING
Om het onderwerp van een discussielijn te wijzigen moet je het wijzig icoon in het details menu van het eerste bericht aanklikken (afbeelding F4).
Forums - Details - Verwijderen Om een bericht te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details menu van het bericht dat je wil verwijderen (afbeelding F4). 2. Klik de OK knop op het bevestigingsvenster. Het bericht wordt verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand). OPMERKING
Als je het eerste bericht van een discussielijn verwijderd, wordt de hele discussielijn naar de prullenmand verplaatst.
Forums - Details - Historiek 1.
Klik het historiek icoon ( ) in het details menu van het bericht waarvan je de historiek wil zien (afbeelding F4). Het historiek venster verschijnt (afbeelding F8).
afbeelding F8 De acties in het historiek venster zijn chronologisch gerangschikt.
162
Forums
2. 3.
4.
(optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien.
163
Kalender Elk project kan een of meerdere kalenders bevatten. Klik op een kalender map ( boomstructuur om de kalender in maand weergave te openen (afbeelding 37).
) in de Project
afbeelding 37 Elke soort gebeurtenis heeft een eigen icoon: Verjaardag Telefoon Feestdag Vergadering Ander Taak (*) Reis Vakantie Workflow (zie Kalender - Taken - Workflow toevegen) (*) Het taken icoon geeft de graad van voltooiing aan: open ( (
) 75% voltooid (
), voltooid (
), 25% voltooid (
), 50% voltooid
).
In een kalender map kan je: Wisselen naar Maand weergave ( ) (zie Kalender - Maand weergave). Wisselen naar Week weergave ( ) (zie Kalender - Week weergave). De huidige dag weergeven ( ) (zie Kalender - Vandaag). Een lijst met alle gebeurtenissen in de huidige maand bekijken ( ) (zie Kalender - Lijst).
Een lijst met alle taken bekijken ( ) (zie Kalender - Tasks). Een lijst met alle terugkerende gebeurtenissen bekijken ( ) (zie Kalender - Terugkerende gebeurtenissen). Een gebeurtenis toevoegen: ( ) or ( ) (zie Kalender - Add event). Een workflow toevoegen (
) (zie Kalender - Taken - Workflow toevoegen).
165
PiM Help
Een datum selecteren: 1. Klik in het datum veld (
) om de het kalender rooster weer te geven
De huidige datum is gemarkeerd in het rooster. 2. (optie) Kies een ander jaar onderaan het rooster. 3. (optie) Klik de pijltjes knoppen om naar de vorige of de volgende maand te gaan. 4. Klik de gewenste datum in het rooster. Een weergave filter instellen: De opties zijn: alles (standaard), afspraken door mij gemaakt, afspraken aan mij toegewezen, al mijn afspraken.
Kalender - Gebeurtenis toevoegen Om een gebeurtenis toe te voegen: 1. Open het gebeurtenis toevoegen venster (afbeelding 37a): in de maand weergave: Klik het gebeurtenis toevoegen icoon ( ) in de rechter bovenhoek van een dag (zie Kalender - Maand weergave). in de week weergave: Klik het gebeurtenis toevoegen icoon ( ) in de bovenste rij van de dag (zie Kalender - Week weergave). in de dag weergave: Klik het aanvangsuur van de gebeurtenis (zie Kalender - Dag weergave). Het gebeurtenis toevoegen venster verschijnt (afbeelding 37a)
166
Kalender
2.
afbeelding 37a Kies een categorie in de categorie lijst.
3. 4.
Typ een naam in het naam veld. Accepteer de huidige start datum of klik in het begin veld om een andere dag te kiezen.
5.
Accepteer het huidige aanvangsuur of klik in het startuur veld en selecteer een ander aanvangsuur.
167
PiM Help
6. 7.
Herhaal de stappen 4 en 5 om de einddatum en het einduur te bepalen. Afhankelijk van de gekozen categorie, verschijnen de volgende velden: Contacten (Telefoon) Selecteer de contacten die je moet opbellen. Klik de selecteer... knop om een nieuw venster te openen met een lijst van alle contacten in het huidige project. Klik om een contact te selecteren en hou de Ctrl toets ingedrukt om meerdere contacten te selecteren Klik opnieuw met de Ctrl toets ingedrukt om een selectie ongedaan te maken. Klik de OK knop om de selectie toe te voegen in het contacten veld. Agenda (Vergadering) Typ hier de agendapunten van de vergadering. Deelnemers (Vergadering) Selecteer de deelnemers aan de vergadering. Klik de selecteer... knop om een nieuw venster te openen met daarin een lijst met alle contacten van het huidige project. Klik om een contact in de lijst te selecteren. Hou de Ctrl toets ingedrukt om meerdere contacten te selecteren of om een selectie ongedaan te maken. Klik de OK knop om selectie toe te voegen in het deelnemers veld. Vraag bevestiging (vergadering, telefoon, taak, reis) Gebruikers die geselecteerd zijn in de deelnemers (vergadering), contacten (telefoon), toegewezen aan ... (taak) of reizigers (reis) velden kunnen gevraagd worden om de uitnodiging te bevestigen. In de details van de gebeurtenis kan je nakijken of de uitnodiging al dan niet aanvaard is (zie Kalender - Details). Status (Vergadering) Een vergadering kan drie statussen hebben: bevestigd, geannuleerd of voorlopig. Selecteer een status in de lijst. Toegewezen aan (Taak) Selecteer de contacten die de taak moeten uitvoeren. Klik de selecteer... knop om een nieuw venster te openen met daarin een lijst met alle contacten van het huidige project. Klik om een contact in de lijst te selecteren. Hou de Ctrl toets ingedrukt om meerdere contacten te selecteren of om een selectie ongedaan te maken. Klik de OK knop om selectie toe te voegen in het toegewezen aan veld.
168
Kalender
8.
9.
Status (Taak) Een taak kan negen statussen hebben: open (standaard), 25% klaar, 50% klaar, 75% klaar, afgewerkt, toegewezen, uitgesteld, wachten en wordt uitgevoerd. Selecteer een status in de lijst. Reizigers (Reis) Selecteer de reizigers. Klik de selecteer... knop om een nieuw venster te openen met daarin een lijst met alle contacten van het huidige project. Klik om een contact in de lijst te selecteren. Hou de Ctrl toets ingedrukt om meerdere contacten te selecteren of om een selectie ongedaan te maken. Klik de OK knop om selectie toe te voegen in het reizigers aan veld. (optie) Vink de terugkerende gebeurtenis optie aan. De instellingen voor een terugkerende gebeurtenis verschijnen.
Stel de herhalingsperiode in. Bepaal de einddatum. Typ de datum in het Tot veld of selecteer de datum in de kalender.
Klik op het terugkerende gebeurtenissen icoon ( de kalender te zien. 10. (optie) Vink de zend herinnering optie aan. De zend herinnering instellingen verschijnen.
) om alle terugkerende gebeurtenissen in
Stel de herinneringstijd in. Selecteer de bestemmelingen voor de herinnering.
11. (optie) Laat de zend notificatie optie aangevinkt staan. 12. Klik de voeg toe knop om de gebeurtenis in de kalender toe te voegen. Er verschijnt een succes bericht.
13. (optie) Klik op zend notificatie de knop als je andere gebruikers op de hoogte wil brengen (zie Bericht - Bericht aanmaken).
169
PiM Help
Kalender - Maand weergave Klik het maand weergave icoon ( zien (afbeelding 33).
) in het weergave menu om de kalender in maand weergave te
afbeelding 33 In de maand weergave: De maand en het jaar staan in het weergave menu. Klik op de pijltjes naar links of naar rechts om naar de vorige of de volgende maand te gaan. Het weeknummer staat uiterst links. Klik een weeknummer om de week weergave te zien (zie Kalender - Week weergave). Klik het dagnummer om de dag weergave te zien (zie Kalender - Dag weergave). De huidige dag staat in het lichtblauw. Klik een gebeurtenis om de details ervan te zien (zie Kalender - Details). Klik het gebeurtenis toevoegen icoon ( ) in de rechter bovenhoek van een dag om een gebeurtenis toe te voegen (zie Kalender - Gebeurtenis toevoegen).
) in het weergave menu om de kalender in week weergave te zien
afbeelding 36
In de week weergave: De week, maand en jaar staan in het weergave menu. Klik op de pijltjes naar links of naar rechts om naar de vorige of de volgende week te gaan. Het weeknummer staat bovenaan links. Klik de naam van een dag om de dag weergave te zien (zie Kalender - Dag weergave). De huidige dag staat in het lichtblauw. Klik een gebeurtenis om de details ervan te zien (zie Kalender - Details). Klik het gebeurtenis toevoegen icoon ( ) van een dag om een gebeurtenis toe te voegen (zie Kalender - Gebeurtenis toevoegen). OPMERKING
Als er een of meerdere workflows aan een bepaalde dag zijn toegevoegd dan worden die bovenaan weergegeven.
171
PiM Help
Kalender - Dag weergave Om de dag weergave van een kalender te zien: Klik het dag nummer in de maand weergave (zie Kalender - Maand weergave). Klik de naam van een dag in de week weergave (zie Kalender - Week weergave). Om de dag weergave van de huidige dag te zien (afbeelding 34):
Klik het vandaag icoon ( ) in het weergave menu. Klik de huidige dag (weergeven in lichtblauw) in de maand weergave of de week weergave.
afbeelding 34 In de dag weergave: De dag, maand en jaar staan in het weergave menu. Klik op de pijltjes naar links of naar rechts om naar de vorige of de volgende dag te gaan. Het nummer van de dag staat links bovenaan. De datum van de huidige dag staat in het vet. Klik een gebeurtenis om de details ervan te zien (zie Kalender - Details). Klik het aanvangsuur in de eerste kolom om een nieuwe gebeurtenis toe te voegen (zie Kalender - Gebeurtenis toevoegen). OPMERKING
Als er een of meerdere workflows aan een bepaalde dag zijn toegevoegd dan worden die bovenaan weergegeven.
Wanneer verscheidene gebeurtenissen op dezelfde dag gelijktijdig gepland zijn, ziet de dag weergave eruit zoals in afbeelding 35. Gebeurtenissen die meerdere dagen duren staan in de dag weergave bovenaan.
172
Kalender
afbeelding 35
Kalender - Lijst Klik het lijst icoon ( ) in het weergave menu om een lijst te zien met alle gebeurtenissen in de huidige maand (afbeelding 37b).
afbeelding37b Klik op de vorige en volgende knoppen in het datum veld ( ) om een lijst te zien van de gebeurtenissen in de vorige of de volgende maand. Klik op de naam van een gebeurtenissen om de details te zien (zie Kalender - Details)
173
PiM Help
Kalender - Details Klik op een gebeurtenis in een van de kalender weergaves (dag, week or maand) om de details te zien (afbeelding 38). Als je op een workflow klikt, worden de details van de workflow getoond (afbeelding 38a).
afbeelding 38
afbeelding 38a
174
Kalender
In het details venster van een gebeurtenis:
Klik het weergave in kalender icoon ( Kalender - Week weergave).
Klik het bijlagen icoon ( ) om de bijlagen van de gebeurtenis te beheren (zie Kalender Details - Bijlagen).
Klik het voeg opmerking toe icoon ( ) om een opmerking toe te voegen aan de gebeurtens (zie Documents - Details - Opmerking toevoegen).
Klik het iCalendar icoon ( ) om de gebeurtenis te downloaden en/of te openen in iCalendar formaat (zie Kalender - Details - iCalendar). Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om de gebeurtenis toe te voegen aan een dossier map (zie Documents - Details - Toevoegen aan dossier). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) om de gebeurtenis te verwijderen uit een dossier map (zie Documents - Details - Verwijderen uit dossier).
) om de kalender in week weergave te openen (zie
Klik het druk af icoon ( ) om de details af te drukken. Klik het wijzig icoon ( ) om de details te wijzigen (zie Kalender - Details - Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om de gebeurtenis te verplaatsen naar de prullenmand (zie Kalender - Details - Verwijderen).
Klik het historiek icoon ( Details - Historiek).
(vergadering, telefoon, taak of reis) De kleur van het icoon ( ) geeft aan of de uitnodiging aanvaard is (groen) of geweigerd (rood). Een oranje icoon geeft aan dat de uitnodiging nog niet beantwoord is. Klik de aanvaard of weiger knop (afbeelding 38) als je gevraagd wordt om een uitnodiging voor een vergadering, telefoon, taak of reis te bevestigen (zie Kalender - Gebeurtenis toevoegen).
) om de historiek van de gebeurtenis te zien (zie Kalender -
(enkel voor taken) Klik het geef taak door icoon ( ) om de taak door te geven aan een andere gebruiker (zie Kalender - Details - Taak doorgeven).
(enkel voor workflows) Klik het open workflow icoon ( ) om de workflow in het editeer venster te openen (zie Workflows - Aangehecht - Openen).
(enkel voor workflows) Klik het voortgang overzicht icoon ( ) om de historiek en de huidige status van de workflow te zien (zie Workflows - Aangehecht - Voortgang overzicht).
Kalender - Details - Bijlagen Als je op het bijlagen icoon ( ) klikt wordt de map geopend waarin het document, dat als bijlage bij de gebeurtenis is gevoegd, zich bevindt (afbeelding 38b).
afbeelding 38b
175
PiM Help
Zie ook: Documenten voor alle informatie over het werken met documenten. Documenten - Toevoegen om een document toe te voegen.
Kalender - Details - iCalendar iCalendar, ook wel iCal genoemd, is een standaard indeling (RFC 2445) voor agenda's voor Internet waarmee gebruikers elektronische agenda's op verschillende computers en in verschillende programma's kunnen delen. Met iCalendar kunnen agenda's verstuurd worden per email. Met aangepaste software kan men op eenvoudige wijze de email uitnodiging beantwoorden en bijvoorbeeld een ander uur of een andere datum voor een vergadering of een afspraak voorstellen. iCalendar wordt door veel software ondersteund en wordt vooral gebruikt om via traditionele email gegevens uit te wisselen. Het formaat is echter zo ontworpen dat het onafhankelijk is van het communicatie protocol. Zo kan het bijvoorbeeld probleemloos gedeeld en bewerkt worden door een WebDev server of SyncML. Ook eenvoudige web servers (die gebruik maken van het standaard HTTP protocol) worden vaak gebruikt om iCalendar gegevens te versturen. iCalendar gegevens kunnen ook op internet pagina's geplaatst worden door een 1:1 microformaat weergave van iCalendar in semantisch (X)HTML.
Kalender - Details - Wijzigen Om de details van een gebeurtenis te wijzigen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) in het details menu van de gebeurtenis (afbeelding 38). Het gebeurtenis wijzigen venster verschijnt (afbeelding 39).
2. 3.
176
afbeelding 39 Wijzig de details van de gebeurtenis waar nodig. (optie) Vink de zend herinnering optie aan. De zend herinnering instellingen verschijnen.
Kalender
4. 5. 6.
Stel de herinneringstijd in. Selecteer de bestemmelingen voor de herinnering.
Klik het opslaan icoon ( ) om de wijzigingen op te slaan. Er verschijnt een succes bericht. (optie) Klik de zend notificatie knop in het succes bericht Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Kalender - Details - Verwijderen Om een gebeurtenis uit de kalender te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details menu (afbeelding 38). Het verwijder deze gebeurtenis venster verschijnt.
2.
Klik de OK knop. De gebeurtenis is verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand). Er verschijnt een succes bericht.
3.
(optie) Klik op de zend notificatie knop in het succes bericht. Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
OPMERKING
Een gebeurtenis van het type workflow kan niet verwijderd worden.
177
PiM Help
Kalender - Details - Historiek 1.
2. 3.
4.
Klik het historiek icoon ( ) in het details menu (afbeelding 38). Het historiek venster opent (afbeelding 39a).
afbeelding 39a (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien. Elke pagina kan maximaal 20 acties tonen.
Kalender - Details - Taak doorgeven Om een taak aan een andere gebruiker door te geven: 1.
2.
178
Klik het geef taak door icoon ( ) in het details menu (afbeelding 38). Het taak doorgeven venster verschijnt (afbeelding 38c).
afbeelding 38c Typ een zoekterm in het doorgeven aan veld. Alle contacten waarvan de naam de zoekterm bevat verschijnen in de lijst.
Kalender
3. 4. 5. 6.
Klik het contact waaraan je de taak wil doorgeven. Klik de OK knop. Er verschijnt een succes bericht. (optie) Klik op de zend notificatie knop in het succes bericht. Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Kalender - Taken Taken zijn gebeurtenissen die in een afzonderlijke categorie taken zijn ondergebracht (zie Kalender Gebeurtenis toevoegen). Klik het taken icoon ( ) in het actie menu (afbeelding 37) om het taken venster te openen met daarin een lijst van alle openstaande taken in de kalender (afbeelding 39).
afbeelding 39 In het taken venster:
Klik het open taken icoon ( ) om enkel de openstaande taken te zien (standaard weergave) (zie Kalender - Taken - Open taken).
Klik het afgewerkte taken icoon ( Taken - Afgewerkte taken).
Selecteer een weergave filter in de lijst ( ) om de lijst (open taken o voltooide taken) te filteren (zie Kalender - Taken - Selecteer filter).
Klik het taak toevoegen icoon ( Gebeurtenis toevoegen).
Klik het workflow toevoegen icoon ( ) om een workflow als een gebeurtenis toe te voegen (zie Kalender - Taken - Workflow toevoegen). Klik een taak om de details te zien (zie Kalender - Details).
) om enkel de voltooide taken te zien (zie Kalender -
) om een nieuwe taak toe te voegen (zie Kalender -
Kalender - Taken - Open taken Om enkel de open taken te zien: 1.
2.
3.
Klik het taken icoon ( of
) in het actie menu (afbeelding 37).
Klik het open taken icoon ( ) in het weergave menu (afbeeldingen 39 en 39a). De lijst met taken is chronologisch (de meest recente eerst). Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik het witte pijltje om de sorteervolgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik een kolom titel om een andere sorteersleutel te kiezen.
OPMERKING
Er verschijnt een waarschuwingsicoon ( overschreden is (afbeelding 39).
) bij de taken waarvan de einddatum
179
PiM Help
Kalender - Taken - Afgewerkte taken Om enkel de afgewerkte taken te zien: 1. 2.
3.
4.
Klik het afgewerkte taken icoon (
) in het weergave menu (afbeeldingen 39).
De lijst met taken is chronologisch (de meest recente eerst . Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik het witte pijltje om de sorteervolgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik een kolom titel om een andere sorteersleutel te kiezen.
Kalender - Taken - Selecteer filter Om de lijst met afgewerkte of open taken te fileteren kan je een filter kiezen. Mogelijke filters zijn: alles (standaard): een lijst met alle taken in de huidige kalender taken door mij aangemaakt: een lijst met alle taken die door mij zijn aangemaakt taken aan mij toegewezen: een lijst met taken die aan mij zijn toegewezen all mijn taken: een lijst met alle taken die ofwel door mij zijn aangemaakt ofwel aan mij zijn toegewezen
Kalender - Taken - Workflow toevoegen Om een workflow als een gebeurtenis in een kalender toe te voegen: 1.
) in het actie menu (afbeeldingen 39 en 39a). Klik het voeg workflow toe icoon ( of Kies workflow in stap 2 van de gebeurtenis toevoegen procedure (zie Kalender - Gebeurtenis toevoegen).
Het toevoegen venster verschijnt (afbeelding 39b).
2.
180
afbeelding 39b Typ een naam voor de workflow in het toepassingsnaam veld.
Kalender
3.
4. 5. 6.
7.
8.
Selecteer een workflow in de workflow lijst. Enkel vrijgegeven workflows in de mappen waartoe jij toegang hebt staan in de lijst (zie Workflows - Workflow aanmaken) (optie) Typ een beschrijving in het beschrijving veld. Klik in het coördinator veld om een coördinator te selecteren. Enkel leden van de coördinator rol voor deze workflow kunnen geselecteerd worden. Selecteer een status. De opties zijn: tonen in kalender (standaard): de toepassingsnaam van de workflow wordt getoond in de kalender. niet tonen in kalender: de toepassingsnaam van de workflow wordt niet getoond in de kalender. Deze workflows worden enkel in de lijst met taken getoond (zie Kalender - Taken). geannuleerd: een geannuleerde workflow kan niet verder uitgevoerd worden, maar je kan hem nog altijd openen om de laatste status te controleren. Klik op de OK knop. Een succes bericht verschijnt:
(optie) Klik op de zend notificatie knop in het succes bericht. Het zend notificatie venster verschijnt (zie Bericht - Bericht aanmaken).
OPMERKING
Een gebeurtenis van het type workflow wordt altijd op de huidige dag aangemaakt.
Kalender - Terugkerende gebeurtenissen lijst Klik het Terugkerende gebeurtenissen icoon ( ) in het weergave menu (afbeelding37b) om een lijst met alle Terugkerende gebeurtenissen in de kalender te zien.
afbeelding41 In het Terugkerende gebeurtenissen venster: Kies een weergave filter. De opties zijn: alle gebeurtenis definities, actieve gebeurtenis definities, afgelopen gebeurtenis definities. Klik op de naam van een gebeurtenis om de details te zien (zie Kalender - Terugkerende gebeurtenissen - Details).
Kalender - Terugkerende gebeurtenissen - Details Klik de naam van een gebeurtenis in het Terugkerende gebeurtenissen venster (afbeelding 41) om de detail te zien (afbeelding 41a) (zie Kalender - Terugkerende gebeurtenissen lijst).
181
PiM Help
afbeelding41a In het Terugkerende gebeurtenissen venster: Klik een gebeurtenis om de details te zien. Klik de gebeurtenis opnieuw om de details te verbergen.
Klik het bekijk gebeurtenissen lijst icoon ( ) in het Details menu om een lijst te zien met alle data van de terugkerende gebeurtenis (zie Kalender - Terugkerende gebeurtenissen Lijst)
Kalender - Terugkerende gebeurtenissen - Lijst Klik het bekijk gebeurtenissen lijst icoon ( ) in het Details menu om een lijst te zien met alle data van de terugkerende gebeurtenis (afbeelding 41b).
afbeelding 41b In de lijst met alle data van een terugkerende gebeurtenis: Klik een gebeurtenis om de details te wijzigen (zie Kalender - Details).
182
Klik het voeg toe icoon ( ) om de periode te verlengen en er dus nieuwe gebeurtenissen worden toegevoegd (zie Kalender - Terugkerende gebeurtenissen - Toevoegen). Selecteer één of meer gebeurtenissen en klik vervolgens op het verwijderen icoon ( ) in het lijst menu om de selectie te verwijderen (zie Kalender - Terugkerende gebeurtenissen Verwijderen).
Kalender
Kalender - Terugkerende gebeurtenissen - Toevoegen Om de periode van een terugkerende gebeurtenis te verlengen: 1. 2.
3. NOTICE
Klik het voeg toe icoon ( ) in het actie menu van het gebeurtenissenlijst venster (afbeelding41b). Doe één van het volgende: Typ een datum in het nieuwe einddatum veld. Kies een datum in de kalender. Klik zo nodig in het einddatum veld om de kalender te tonen.
Klik de OK knop. Het is niet mogelijk om een datum te kiezen die voor de huidige einddatum valt.
Kalender - Terugkerende gebeurtenissen - Verwijderen Om één of meer gebeurtenissen van een terugkerende gebeurtenis te verwijderen. 1. Selecteer de gebeurtenissen die je wil verwijderen in het gebeurtenissenlijst venster (afbeelding 41b) 2. Klik op het verwijderen icoon ( ) in het lijst menu. Het verwijderen venster verschijnt.
3. 4.
Klik de OK knop. Er verschijnt een succes bericht. (optie) Klik de zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Bericht - Bericht aanmaken).
183
PiM Help
184
Rapporten Rapporten - Randvoorwaarden
Een data opslag map ( ) Een database in die map Een of meerdere query's in deze database Basiskennis van HTML
Rapporten - Een Rapportenmap toevoegen Volg dezelfde procedure als voor het aanmaken van eender welk ander type folder, maar voor een rapporten map moet je de data opslag map waarvoor je rapporten wil maken als hoofdmap selecteren (zie Administratie - Mappen - Toevoegen).
Op enkele details na zijn er geen verschillen tussen een rapporten map en een documenten map. Je kan meerdere rapporten mappen toevoegen onder dezelfde data opslag map, waarbij je verschillende map toegangsrechten aan verschillende rollen kunt toekennen. Op die manier is het mogelijk dat verschillende gebruikers hun eigen rapporten kunnen definiëren, genereren en bekijken op basis van dezelfde database.
Rapporten - Rapporten bekijken Om een rapport te kunnen bekijken moet je bekijk rechten hebben in de rapport map, of bekijk eigen rechten als je enkel je eigen rapporten wil bekijken (zie Administratie - Map toegang) Klik op een rapport folder om de rapporten te zien die reeds zijn aangemaakt.
In de weergave filter kan je kiezen tussen: alles, rapport definities, rapport bron en gegenereerde rapporten.
185
PiM Help
rapport definities: toont een lijst met HTML bestanden. Elk HTML bestand is de definitie van een rapport. rapport bron: behalve de rapport definities zie je ook alle bestanden die in de HTML bestanden gebruikt zijn, zoals afbeeldingen en css bestanden voor de Opmaak van het rapport. gegenereerde rapporten: toont een lijst met PDF documenten. alles: toont de volledige inhoud van de rapporten map. OPMERKING
Afhankelijk van uw rechten in de rapporten map zijn sommige weergave filters niet beschikbaar.
Rapporten - Rapporten definiëren Je kan alleen nieuwe rapporten definiëren als je het toevoegen recht hebt in de rapporten map. Zoals in een gewoon HTML bestand wordt bepaalt een css (Cascading Style Sheet) de uiteindelijke Opmaak van het rapport. Ook kunnen afbeeldingen worden toegevoegd. Om de uiteindelijke Opmaak van het rapport in PiM te kunnen bekijken moet je er voor zorgen dat de css bestanden en de afbeeldingen in dezelfde map worden opgeslagen als het HTML bestand. Als de afbeeldingen worden toegevoegd na het HTML bestand zullen de afbeeldingen niet worden weergegeven. Het volstaat dan echter om het HTML bestand als een revisie opnieuw toe te voegen om dit probleem op te lossen (zie documenten - Details - Revisie toevoegen). In een rapporten map kunnen alleen 'htm', 'HTML', 'css', 'jpg', 'jpeg', 'gif' en 'png' bestanden worden opgeslagen. Een rapport definitie wordt opgeslagen als een HTML bestand. Om het resultaat van een query te kunnen invoegen, zullen we echter enkele extra tags aan het HTML bestand moeten toevoegen (zie hieronder).
Extra tags Deze extra tags in een rapport definitie (HTML) zijn nodig voor het genereren van een rapport.
<parameter> Deze tag definieert een parameter die kan worden gebruikt als een parameter waarde in de tags van het rapport. Om de waarde van de parameter te gebruiken zet je "%name_of_parameter%" (zonder de aanhalingstekens) als waarde van een "paramx" attribuut in een tag (zie hieronder). Je kan de waarde van de parameter in deze tag definiëren, maar als je hij weggelaten wordt zal er om gevraagd worden als het rapport gegenereerd wordt. Een parameter met een bepaalde waarde kan nuttig zijn als je dezelfde waarde nodig hebt in verschillende query's, bvb. om een overzicht te krijgen van de aankopen van een klant, samen met de totale kostprijs van de goederen die hij heeft aangekocht. Hiervoor zijn twee query'snodig die dezelfde parameter gebruiken: de naam van de klant.
Deze tag bepaalt waar het resultaat van een query in het rapport wordt ingevoegd. Attribuut
Omschrijving
Nodig
Waarden
name
Name of the query to execute
yes
�
noHeader
Removes header row from result table
no
"yes" - header row will be removed
yes (if query requires parameters)
"..." - input value of the parameter "%...%" - puts the value of the set parameter into the query
param0 ... param9
If the query takes parameters, these need to be specified
*field name*
If the query selects fields with a link to PiM types (Document, no - default = Contact, ...), name of item you can specify what information you want from the PiM Item
Identifier of the information, see Appendix A
Het resultaat van de query wordt als een tabel in het HTML bestand gezet. Alle tags hebben een cssklasse zodat je de Opmaak van de tabel volledig zelf kunt bepalen. Voorbeeld: Query name = "ByFirstName", SQL = "SELECT * FROM Clients WHERE firstName = ?" Deze query heeft een parameter, om de resultaten van deze query in het rapport te zetten, moeten we volgende tag in de rapport HTML zetten;
Of, als we rekening houden met het voorbeeld hierboven:
187
PiM Help
Resultaat:
ID
firstName
lastName
1
John
Doe
3
John
Walker
Rapporten - Rapporten genereren Als je klikt op een rapport definitie, dan zie je de details van het rapport en op voorwaarde dat je de juiste rechten hebt kan je een afdrukvoorbeeld van het rapport bekijken op basis van de huidige data in de data opslag map. Het rapport wordt opgeslagen als een nieuw pdf document of als een revisie van een eerdere gegenereerd rapport.
Klik het linker icoon om het rapport op te slaan als een pdf document. Het genereren van het rapport kan enige tijd in beslag nemen. Van zo gauw het rapport bestaat, is het beschikbaar in de rapporten map en worden de notificaties naar andere gebruikers verstuurd. Klik het rechter icoon om een afdrukvoorbeeld te zien met de huidige gegevens. Alle bestanden in een rapporten map kunnen bekeken worden in de PiM Viewer (zie Documenten Viewer) en alle acties die mogelijk zijn op gewone documenten kunnen er op worden uitgevoerd, bvb.: annotatie toevoegen, revisie toevegen, kopiëren, enz...
Rapporten - Voorbeeld van een rapport
Data Opslag We gaan uit van een Data Opslag map met twee tabellen, met daarin de velden zoals aangegeven in de afbeeldingen hieronder:
188
Rapporten
Customer: bevat all gegevens van de klanten van een webwinkel.
Purchase: alle goederen die de klanten in de winkel gekocht hebbern.
Queries We maken twee query'saan: overview: Een overzicht van alle aankopen van een bepaalde klant op basis van zijn familienaam.
SELECT productName, quantity, price FROM Purchase, Customer WHERE Purchase.customer = Customer.ID AND Customer.firstName = ? AND Customer.lastName = ?
total: De totale prijs van alle aankopen van een bepaalde klant op basis van zijn familienaam.
SELECT SUM ( price * quantity ) as Total FROM Purchase , Customer WHERE Purchase.customer = Customer.ID AND Customer.firstName = ? AND Customer.lastName = ?
189
PiM Help
Rapport Definitie Omdat we de resultaten van beide query'sin ons rapport willen opnemen, moeten er twee tags in de HTML worden toegevoegd.
Beide query'sgebruiken dezelfde twee parameters: de voornaam en de familienaam van de klant. We kunnen ze als een statische waarde invullen.
> Of we kunnen 2 parameter tags toevoegen, zodat we op eenvoudige wijze de gegevens van een andere klant kunnen opvragen.
<parameter name="first" value="John"/> <parameter name="last" value="Doe"/> Of we kunnen 2 parameter tags toevoegen, zonder hun waarde in te vullen. Dit laat ons toe om de waarde van deze parameters in te vullen op het moment dat we een afdrukvoorbeeld willen bekijken of het rapport willen genereren.
<parameter name="first"/> <parameter name="last"/> Omdat we de titel van total query niet willen zien voegen we not een attribuut toe:
Zonder de resultaten ziet de opmaak er dan als volgt uit:
Denk er aan om de afbeeldingen en het css bestand toe te voegen, voor het HTML bestand.
192
Rapporten
Rapport genereren Om het afdrukvoorbeeld van een rapport te bekijken: ) in het details menu van de rapport definitie.
1.
Klik het bekijk rapport icoon (
2.
Vul de waarde in van de first en last parameters.
193
PiM Help
Het afdrukvoorbeeld van het rapport verschijnt:
Om het rapport op te slaan als een pdf document: 1.
194
) in het details menu van de rapport definitie. Klik het genereer rapport icoon ( Het genereer rapport venster verschijnt.
Rapporten
2. 3. 4. 5. 6.
Vul de parameter velden in. (optie) Typ een omschrijving in het omschrijving veld. (optie) Kies een status in de status lijst. (optie) Vink de zend notificatie optie aan. Klik de verzend knop. Als de zend notificatie optie aangevinkt is, verschijnt het zend notificatie venster (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Rapporten - Appendix A: PiM Items, informatie Van de verschillende PiM items kunnen volgende eigenschappen getoond worden in een rapport: 1. Document o ID o Name o Omschrijving o Author o Uploaded o Revision o Size o Folder o Status 2. Contact o ID o Name o Address o City o Zip o State o Country o Phone o Fax o Mobile o Email
195
PiM Help
3.
4.
5.
Organization o ID o Name o Address o City o Zip o State o Country o Phone o Fax o VAT o Email o Website Event o ID o Name o Description o Author o Start o End o Category o Folder o Status Mail o ID o Subject o Message o Author o Created o Priority o Folder
Voorbeeld: Als we een kolom van het type Document selecteren en we zouden graag zien wie de auteur is van dit document, dan moeten we dit attribuut toevoegen aan de vondlequery tag in de query: table.Document="author". Hierin is table.Document de naam van het Document veld in de query.
196
URLs Klik op een URL map ( ) in de project boomstructuur om de map te openen. Het links overzicht venster verschijnt met daarin een lijst van alle URLs in de map. Als je de naam van een URL klikt, zie je de details van deze URL (zie URLs - Details). Een URL map kan zowel URLs als andere mappen bevatten (zoals in Windows® Verkenner).
afbeelding U1 In het links overzicht venster (afbeelding U1): Klik het volg link icoon ( ) om de geselecteerde URL te openen (zie URLs - Open).
Klik het voeg toe icoon ( ) om een nieuwe link aan te maken (zie URLs - Toevoegen). Selecteer een of meer links, en klik vervolgens op het voeg toe aan dossier icoon ( ) om de geselecteerde links toe te voegen aan een dossier map. Selecteer een of meer links, en klik vervolgens op het verwijder icoon ( ) om de geselecteerde links te verplaatsen naar de prullenmand.
URLs - Openen Volg link Als je het volg link icoon van een URL klikt, opent PiM de geselecteerde URL.
URLs - Toevoegen Om een URL toe te voegen: 1.
) in het actie menu. Klik het voeg toe icoon ( Het URL toevoegen venster verschijnt (afbeelding U2)
197
PiM Help
2. 3. 4. 5. 6.
afbeelding U2 Typ een naam in het naam veld. Typ of kopieer/plak de URL in het link veld. (optie) Typ een beschrijving in het beschrijving veld. (optie) Schakel de open in nieuw venster optie uit. Klik de voeg toe knop.
URLs - Openen - Een externe website inbedden Als er zich in een URL map slechts één URL bevindt en indien je enkel het bekijk recht hebt in deze map, zal de website onmiddellijk geopend worden in het inhoudvenster van de map wanneer je de map aanklikt in de project boomstructuur. 1. Voeg een URL map toe (zie Administratie - Mappen - Toevoegen). Selecteer onder standaard rechten enkel de bekijk en voeg toe rechten.
2.
198
Klik de voeg toe knop om de map aan te maken.
Voeg de URL van de website die je wil inbedden toe in de nieuwe URL map (zie URLs Toevoegen). Zet de open in nieuw venster optie uit, zodat de site in het inhoudvenster van de map geopend wordt.
3.
Klik de voeg toe knop om de URL toe te voegen. Ga naar Administratie - Map toegang per map en ken enkel bekijk rechten toe voor de nieuwe URL map.
4.
Klik het herlaad de mapstructuur icoon (
).
URL's
5.
Klik de URL map in de project boomstructuur. De startpagina van de website verschijnt in het inhoudvenster van de map.
URLs - Details Klik op de naam van een URL om de details te zien: naam, link, omschrijving en openen in nieuw venster of niet (afbeelding U3).
afbeelding U3 In het URL details venster: Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om de URL aan een dossier map toe te voegen (zie Documenten - Details - Toevoegen aan dossier). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) om de URL uit een dossier map te verwijderen (zie Documenten - Details - Verwijderen uit dossier). Klik het wijzig icoon ( ) om de details van een URL te wijzigen (zie URLs - Details Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om een URL te verplaatsen naar de prullenmand (zie URLs Details - Verwijderen).
Klik het historiek icoon ( Historiek).
OPMERKING
) om de historiek van de URL te zien (zie URLs - Details -
Afhankelijk van uw rechten in de URL map zijn sommige iconen in het details menu niet beschikbaar.
URLs - Details - Wijzigen Om de details van een URL te wijzigen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) in het details menu (afbeelding U3). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding U5)
2. 3. 4.
afbeelding U5 (optie) Typ een nieuwe naam in het naam veld. (optie) Wijzig de omschrijving in het omschrijving veld. (optie) Wijzig de URL in het link veld.
199
PiM Help
5. 6.
(optie) Schakel de openen in nieuw venster optie aan of uit. Klik de aanpassen knop ( ).
URLs - Details - Verwijderen Om een URL te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details menu (afbeelding U3). 2. Klik de OK knop op het bevestigingsvenster om de URL te verplaatsen naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand).
URLs - Details - Historiek 1.
Klik het historiek icoon ( ) in het details menu (afbeelding U3). Het historiek venster verschijnt (afbeelding U6).
afbeelding U6
2. 3.
4.
200
In de standaard weergave van het historiek venster staan alle acties chronologisch gerangschikt. De jongste bovenaan. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien. Elke pagina kan maximaal 20 acties tonen.
URL's
201
Workflows Een workflow is een grafische weergave van elkaar opeenvolgende handelingen, die als een taak aan een persoon of een groep personen worden toegewezen. Een workflow kan beschouwd worden als een abstracte weergave van het echte werk. Om het proces te kunnen controleren, wordt het werk vanuit een bepaald standpunt benaderd, en kan als dusdanig beschouwd worden als een virtuele representatie van het eigenlijke werk. Het beschreven proces betreft vaak de verschillende stappen die een document in een bepaalde procedure moet doorlopen, bvb. het opstellen en goedkeuren van een contract. In PiM wordt een workflow op een grafische wijze ontworpen. Elke activiteit in de workflow genereert een taak voor een gebruiker of een groep gebruikers van het project. Taken die nog niet zijn afgewerkt worden op het dashboard van het project gezet. De status van een workflow kan in de PiM Workflow Editor op een grafische wijze worden bekeken. Workflows kunnen uitgevoerd worden op documenten, berichten en kalender-gebeurtenissen. Bekijk de PiM filmpjes op de Bricsys website om te leren hoe je workflows aanmaakt en gebruikt; Workflow aanmaken Leer hier hoe je een workflow proces op een grafische wijze vastlegt. Iedere activiteit in het workflow-proces genereert een taak voor een gebruiker of een groep gebruikers van het project.
Workflow uitvoeren Workflows kunnen aan documenten, emails en kalender items gehecht worden. In dit filmpje wordt een workflow aan een kalender item gehecht en kun je zien hoe het aanmaken en goedkeuren van een vergaderverslag wordt beheerd door de workflow.
Workflows - Map ) in de project boomstructuur om de map te openen. Klik op een workflow map ( Een workflow map kan zowel workflows als submappen bevatten (zoals in Windows® Verkenner). De workflows in een workflow map kunnen bekeken worden als een lijst (afbeelding W40a) of als miniaturen (afbeelding W40b).
afbeelding W40a
203
PiM Help
afbeelding W40b In de lijstweergave of de miniatuurweergave van een workflow map (afbeeldingen W40a en W40b):
Klik het lijst icoon (
) om de lijstweergave te zien.
Klik het miniatuurweergave icoon (
) om de miniatuurweergave te zien.
Selecteer een weergave filter in de filter lijst (
). De opties zijn: nieuw en
vrijgegeven, nieuw, vrijgegeven en verouderd.
Typ een zoekterm in het zoek veld (
), om alleen die workflows te zien waarvan de zoekterm in de naam van de workflow voorkomt.
Klik het importeer workflows icoon (
) om workflows uit een ander project te importeren (zie Workflows - Worflows importeren).
Klik het maak workflow aan icoon (
) om een nieuwe workflow aan te maken (zie
Workflows - Workflow aanmaken).
Klik het bekijk icoon (
) in de lijstweergave (afbeelding 40a), of klik de miniatuur van een workflow in de miniatuurweergave (afbeelding W40b) om de workflow te openen in de Workflow editor (zie Workflows - Editor).
Selecteer een of meerdere workflows, en klik vervolgens op het verwijder icoon (
) om de
selectie naar de prullenmand verplaatsen .
Selecteer een of meerdere workflows, en klik vervolgens op het voeg toe aan dossier icoon (
) om de selectie toe te voegen aan een dossier map.
Klik op de naam van een workflow om de details te zien (zie Workflows - Details).
Workflows - Workflows Importeren Om workflows te importeren uit een ander project: 1. Open de Workflows map waarin je de workflows wil importeren. 2.
204
Klik het the workflows importeren icon ( ) in het actie menu van de workflows map. Het workflows importeren venster verschijnt.
Workflows
3. 4.
5.
Selecteer een project in de Selecteer een project lijst. Alle projecten waar je toegang toe hebt staan in de lijst. Selecteer de workflow(s) die je wil importeren. Hou de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere workflows te selecteren. Als er een workflow met dezelfde naam bestaat in het huidige project staat dat vermeld in de lijst. Het is niet mogelijk om zo een workflow te importeren.. Klik de Importeren knop.
Workflows - Workflow aanmaken Om een workflow aan te maken: 1.
2. 3. 4. 5.
) in het actie menu (afbeeldingen W40a enW40b). Klik het maak workflow aan icoon ( het workflow aanmaken venster verschijnt. (afbeelding W41)
afbeelding W41 Typ de naam van de workflow in het naam veld. (optie) Typ een omschrijving in het omschrijving veld. Selecteereer een coördinator rol in de lijst. Klik de voeg toe knop.
Workflows - Details Klik op de naam van een workflow in lijst weergave (afbeelding W40a) of miniatuurweergave (afbeelding W40b) om de details van de workflow te zien (afbeelding W50).
205
PiM Help
afbeelding W50 In het workflow details venster: Klik de miniatuur om de workflow te openen in de Workflow Editor (zie Workflows - Editor).
Klik het kopieer icoon ( ) om een nieuwe workflow aan te maken als een kopie van deze workflow (zie Workflows - Details - Kopiëren). Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om de workflow toe te voegen aan een dossier map (zie Documenten - Details - Toevoegen aan dossier). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) om de workflow te verwijderen uit een dossier map (zie Documenten - Details - Verwijderen uit dossier). Klik het wijzig icoon ( ) om de details van de workflow te wijzigen (zie Workflows - Details Wijzigen). (alleen voor nieuwe workflows) Klik het verwijder icoon ( ) om de workflow te verplaatsen naar de prullenmand (zie Workflows - Details - Verwijderen). Klik het historiek icoon ( - Historiek).
) om de historiek van de workflow te zien (zie Workflows - Details
Workflows - Details - Kopiëren Om een nieuwe workflow aan te maken als een kopie van een bestaande workflow: 1.
2.
206
Klik het kopieer icoon ( ) in het details menu van de workflow die je wil kopiëren (afbeelding 50). Het kopieer deze workflow venster verschijnt (afbeelding W56a).
afbeelding W56a (optie) Selecteer het project waarnaar je de workflow wil kopiëren.
Workflows
3.
4. 5. 6. 7.
Selecteer een map in de kopieer naar map lijst. Alleen workflow mappen kunnen geselecteerd worden. Niet-workflowmappen worden grijs weergegeven. Typ een naam voor de workflow in het naam veld. (optie) Typ een omschrijving in het omschrijving veld. (optie) Selecteer een andere coördinator rol in de lijst. Klik de kopieer knop.
Workflows - Details - Wijzigen Om de details van een workflow te wijzigen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) in het details menu van de workflow die je wil wijzigen (afbeelding 50). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding W54)
2. 3. 4. 5.
afbeelding W54 (optie) Wijzig de naam van de workflow. (optie) Wijzig de omschrijving. (optie) Selecteer een andere coördinator rol. (optie) Wijzig de status van de workflow. De opeenvolgende statussen van een workflow zijn: nieuw - vrijgegeven - verouderd.
Nieuw aangemaakte workflows krijgen de status nieuw.
Alleen vrijgegeven workflows kunnen worden toegepast op documenten, berichten en kalender gebeurtenissen (zie Documenten - Details - Workflow aanhechten). Workflows met de status vrijgegeven kunnen niet verwijderd worden.
Verouderde workflows kunnen niet meer uitgevoerd worden.
Een vrijgegeven of verouderde workflow kan niet meer gewijzigd worden in de Workflow Editor. 6.
Klik de opslaan knop (
).
207
PiM Help
Workflows - Details - Verwijderen OPMERKING
Het verwijder icoon is enkel beschikbaar voor workflows met de status nieuw. Workflows met de status vrijgegeven of verouderd kunnen niet verwijderd worden.
Om één enkele workflow te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in het details menu van de workflow die je wil verwijderen (afbeelding 50). 2. Klik de OK knop op het bevestigingsvenster. The workflow wordt verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand). Om meerdere workflows te verwijderen: 1. Klik het selectievakje van de workflows die je wil verwijderen (afbeeldingen W40a or W40b). Klik opnieuw om een selectie ongedaan te maken.. 2. Klik het verwijder icoon ( ) in het lijst menu onderaan. Het verwijder deze workflows venster verschijnt.
3.
Klik de verwijder knop. De geselecteerde workflows worden verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie Prullenmand).
Workflows - Details - historiek Om de historiek van een workflow te zien: 1.
Klik het historiek icoon ( ) in het details menu van de workflow (afbeelding 50). Het historiek venster verschijnt (afbeelding W55).
afbeelding W55
2.
208
In de standaard weergave van het historiek venster staan alle acties chronologisch gerangschikt. De jongste bovenaan. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan.
Workflows
3.
4.
(optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien.
Workflows - Pagina index Er kunnen maximaal 20 workflows op een pagina worden weergegeven. Indien een map meer dan 20 workflows bevat verschijnt onderaan rechts automatisch een pagina index (afbeelding W45b).
afbeelding W45b
Workflows - Editor Om de Workflow Editor te openen: Klik het bekijk icoon ( ) in front van de workflow in de lijst weergave van de workflow map (afbeelding W40a). Klik de miniatuur afbeelding van de workflow in de miniatuur weergave van de workflow map (afbeelding W40b). Klik de miniatuur afbeelding van de workflow in de details van de workflow (afbeelding W50). De eerste keer dat een workflow in de PiM Editor wordt geopend bestaat de workflow slechts uit een start en een end activiteit (afbeelding W46). De grootte van het venster wordt bepaald door de Applet grootte optie in Mijn profiel.
209
PiM Help
afbeelding W46
Workflows - Editor - Gereedschap In de gereedschap knoppenbalk vind je alles wat je nodig hebt om een workflow te ontwerpen, te wijzigen en te bekijken (afbeelding W57). In de titelbalk van de gereedschap knoppenbalk staat:
De naam van de workflow die je bekijkt of wijzigt Het aantal aangebrachte wijzigingen in de huidige sessie.
afbeelding W57 Workflows met de status vrijgegeven kunnen niet gewijzigd worden. In de gereedschap knoppenbalk is het gereedschap om de workflow te wijzigen dan niet beschikbaar (afbeelding W57a).
afbeelding W57a
210
Workflows
Icoon
Toetsenbord of muis
Omschrijving
Afdrukvoorbeeld (zie Workflows - Editor - Afdrukvoorbeeld). Opent het Afdrukvoorbeeld venster. Schuif Hou de linker muisknop ingedrukt om het beeld te verschuiven. (zie ook Workflows - Editor - Vizier) i muiswiel
Zoom in
o muiswiel
Zoom uit Zoom venster Hou de linkermuisknop ingedrukt duidt met een rechthoek de zone aan die je wil zien.
f
Zoom omtrek
w
Pas breedte aan
e
Wijzig (zie Workflows - Editor - Wijzigen). Aanmaken, wijzigen of verwijderen van activiteiten en transities. (Enkel beschikbaar voor workflows met de status nieuw)
u
Maak ongedaan Maakt de laatste actie(s) stap per stap ongedaan. (Enkel beschikbaar voor workflows met de status nieuw)
r
Herstel Herstelt de ongedaan gemaakte actie(s) stap per stap. (Enkel beschikbaar voor workflows met de status nieuw) Maak alles ongedaan Maakt alle acties sinds het begin van deze sessie ongedaan. Het is daarna niet mogelijk om het herstel commando te gebruiken. (Enkel beschikbaar voor workflows met de status nieuw)
s
Verzend Bewaart alle wijzigingen. Het is daarna niet meer mogelijk om acties ongedaan te maken. Voer dit commando altijd uit vooraleer het Workflow Editor venster te sluiten. (Enkel beschikbaar voor workflows met de status nieuw)
h
Help Opent de help teksten over workflows in de PiM Online Help.
rechter muisknop
Schakelt als volgt tussen 3 commando's: Schuif (
) > Zoom
) > Wijzig ( ) > geen ( ). venster ( Het icoon aan de cursor geeft aan welk commando actief is.
211
PiM Help
Icoon
Toetsenbord of muis
Omschrijving
p
Vizier Toont/verbergt het vizier venster.
t
Knoppenbalk Toont / verbergt de gereedschap knoppenbalk.
Esc
Escape Beëindigt een wijzig commando.
Workflows - Editor - Vizier Het vizier toont een miniatuur weergave van de workflow (afbeelding W59). De vorm van het vizier venster past zich aan aan de vorm van het PiM Editor venster. In het vizier venster bevindt zich een rode rechthoek die steeds aangeeft welk deel van de workflow in het PiM Editor venster wordt weergegeven.
afbeelding W59
Workflows - Editor - Wijzigen Om de wijzig modus te activeren:
Klik het wijzig icoon
in de gereedschap knoppenbalk (afbeelding W57).
Klik rechts tot de vorm van de cursor aangeeft dat de wijzig modus actief is ( ). Als de wijzig modus actief is kan je: activiteiten en transitiepunten verplaatsen nieuwe activiteiten, transities en transitiepunten toevoegen activiteiten en transities wijzigen activiteiten, transities en transitiepunten verwijderen de rasterlijnen aanpassen Een activiteit of een transitiepunt verplaatsen: 1. Activeer de wijzig modus, verplaats de cursor naar een activiteit of transitiepunt. 'Verplaats activiteit' of 'Verplaats transitiepunt' verschijnt aan de cursor. 2. Hou de linker muisknop ingedrukt en verplaats de activiteit of transitiepunt. Alle verplaatste componenten worden tijdens het verplaatsen in het rood weergegeven (afbeelding W60).
212
Workflows
3. 4. 5.
afbeelding W60 Sleep de activiteit of transitiepunt naar de gewenste positie en laat de linker muisknop los. Herhaal de stappen 2 en 3 om een andere activiteit of transitiepunt te verplaatsen. Klik rechts om de wijzig modus te verlaten.
OPMERKING
Componenten die op dezelfde rasterlijn staan kunnen samen verplaatst worden. (zie Workflow - Editor - Wijzigen - Raster tonen/verbergen)
Het wijzig menu weergeven: Activeer de wijzig modus, verplaats de cursor naar een leeg gedeelte van het Workflow Editor venster en hou de linker muisknop ingedrukt (afbeelding W61). De menu items lichten op als je er de cursor op plaatst. Laat de linker muisknop los als het commando dat je wil kiezen oplicht.
afbeelding W61 OPMERKING
Druk op de Esc toets om een commando te beëindigen.
Aanmaken - Nieuwe activiteit 1. Kies nieuwe activiteit in het wijzig menu (afbeelding W61). 'nieuwe activiteit - bepaal positie' verschijnt aan de cursor. 2. Klik om de nieuwe activiteit te plaatsen. Het activiteit instellingen venster verschijnt.
213
PiM Help
3. 4.
214
Klik in het naam veld om de standaardnaam: Nieuwe Activiteit te vervangen. (optie) Selecteer de actorrol. Klik zo nodig op de specificeer actor rol knop om de lijst met rollen te zien. Indien geen actorrol geselecteerd wordt is de coördinator van de workflow de actor voor deze activiteit.
wijs toe aan één actor: de workflow coördinator selecteert een lid van de actorrol.
wijs toe aan alle leden, voer uit door alle leden: alle leden van de actor rol moeten deze activiteit uitvoeren.
wijs toe aan alle leden, voer uit door eerste lid: slechts één lid van de actorrol moet de activiteit uitvoeren. De eerste 'wint'.
5.
(optie) Specificeer wie de actor van de volgende activiteit kiest: de actor van de vorige activiteit (standaard) of de coordinator van de workflow.
6.
(optie) Specificeer het type activiteit.
gebruikersactiviteit (standaard): bvb. een document goedkeuren
verplaats document: selecteer de document map waarnaar je het document wil verplaatsen, of kies [actor selecteert] om de actor van de activiteit de map te laten selecteren (1).
Workflows
voeg toe aan dossier: selecteer een dossier map waaraan je het document wil toevoegen, of kies [actor selecteert] om de actor van de activiteit de map te laten selecteren (1).
verwijder uit dossier: selecteer de dossier map waaruit je het document wil verwijderen, of kies [actor selecteert] om de actor van de activiteit de map te laten selecteren (1).
verzend zoekopdracht snelkoppeling (2): selecteer een data opslag map en selecteer vervolgens een query.
verzend zoekopdracht resultaat (2): selecteer een data opslag map en selecteer vervolgens een query.
genereer raport (2): selecteer een data opslag map en selecteer vervolgens een rapport.
rij toevoegen (2): selecteer een data opslag map en selecteer vervolgens een tabel.
(1) Zorg ervoor dat de actor waaraan de activiteit wordt toegewezen voldoende rechten heeft in de gekozen documenten map (zie Administratie - Map toegang) (2) Zorg ervoor dat de actor waaraan de activiteit wordt toegewezen voldoende rechten heeft in de gekozen data opslag map of tabel (zie Data Opslag - Toegangsrechten) 7.
Herhaal de stappen 2 tot en met 6 om nog een nieuwe activiteit aan te maken. of Druk op de Esc toets om te stoppen.
OPMERKING
Je kan de stappen 3 t/m 6 in de bovenstaande procedure overslaan en klikken op elke plaats waar je een nieuwe activiteit wil toevoegen. Nadien gebruik je de opdracht wijzig om de instellingen van de activiteiten te wijzigen (zie Aanpassen - Wijzigen).
Aanmaken - Nieuwe transitie 1. Kies nieuwe transitie in het wijzig menu (afbeelding W61). 'nieuwe transitie - selecteer beginactiviteit' verschijnt aan de cursor. Activiteiten lichten rood op als je er met de cursor over gaat. 2. Klik de start activiteit. 'nieuwe transitie - selecteer eindactiviteit' verschijnt aan de cursor. Activiteiten lichten rood op als je er met de cursor over gaat.
215
PiM Help
3.
Klik de eind activiteit. Het transitie conditie venster verschijnt.
4.
Typ een transitie status in het status veld, en druk vervolgens op Enter. Er verschijnt een nieuw status veld.
5.
(optie) Typ een transitie status in het status veld, en druk vervolgens op Enter. Er verschijnt een nieuw status veld.
6. 7.
(optie) Herhaal stap 5 om meer statussen toe te voegen. (optie) Definieer een timeout: In dien een activiteit niet is uitgevoerd voor het verstrijken van de timeout periode, dan zal de workflow verder worden uitgevoerd met de status die aan de timeout gekoppeld is.
Selecteer de timeout status.
Definieer de timeout tijd. Klik op de eenheden knop om de tijdseenheid te kiezen: uur, dag, week, maand of jaar. Druk op de + en - knopjes om de duur van de timeout in te stellen.
8.
9.
216
(optie) Stel de zend herinnering tijd in: Klik op de eenheden knop om de tijdseenheid te kiezen: uur, dag, week, maand of jaar. Druk op de + en - knopjes om de tijd voor het zenden van een herinnering in te stellen. Klik de verzend knop om de transitie conditie op te slaan.
Workflows
OPMERKING
Als meerdere transities vanuit dezelfde activiteit vertrekken, kan er slechts één een timeout status hebben (zie stap 7 in de bovenstaande procedure).
Je kan de stappen 4 tot en met 8 overslaan en nieuwe transities blijven aanmaken (stappen 2 en 3) Nadien gebruik je de opdracht wijzig om de condities van de transities te wijzigen (zie Aanpassen - Wijzigen). Aanmaken - Start parallelle paden en synchroniseer parallelle paden
Gebruik de start parallelle paden activiteit als twee of meer activiteiten gelijktijdig (in parallel) moeten worden uitgevoerd. De start parallelle paden activiteit moet altijd samen met een synchroniseer parallelle paden activiteit gecombineerd worden. Alle transities die eindigen in een synchroniseer parallelle paden activiteit moeten uitgevoerd zijn vooraleer de workflow kan verder gaan. In het voorbeeld hieronder (afbeelding W62) zijn de activiteiten 2A, 2B en 2C parallelle activiteiten, die niet starten vanaf een start parallelle paden activiteit. Als deze workflow wordt uitgevoerd, dan zal de workflow worden verder gezet van zo gauw één van de drie activiteiten (in dit geval 2A) is uitgevoerd. Activiteiten 4A, 4B en 4C starten wel vanaf een start parallelle paden activiteit. Alle drie de activiteiten moeten nu uitgevoerd zijn vooraleer de workflow kan verder gaan.
afbeelding W62 Om de start / synchroniseer parallelle paden activiteiten aan te maken: 1. Kies start parallelle paden in het wijzig menu (afbeelding W61). 'start parallelle paden - bepaal positie' verschijnt aan de cursor. 2. Klik om de start parallelle paden activiteit te plaatsen. 3. Herhaal stap 2 om nog meer start parallelle paden activiteiten te plaatsen, of druk op de Esc toets om te stoppen. 4. Kies synchroniseer parallelle paden in het wijzig menu (afbeelding W61). 'synchroniseer parallelle paden - bepaal positie' verschijnt aan de cursor. 5. Klik om de synchroniseer parallelle paden activiteit te plaatsen. 6. Herhaal stap 5 om nog meer synchroniseer parallelle paden activiteiten te plaatsen, of druk op de Esc toets om te stoppen.
217
PiM Help
Aanpassen - Wijzigen 1. Kies wijzig in het wijzig menu (afbeelding W61). 'wijzig - selecteer activiteit of transitie' verschijnt aan de cursor. Activiteiten en transities lichten op als je er met de cursor over beweegt. 2. Klik de activiteit of transitie die je wil wijzigen. Het aangepaste dialoogvenster verschijnt (zie Aanmaken - Nieuwe activiteit en Aanmaken Nieuwe transitie). 3. Klik de verzend knop om de wijzigingen op te slaan. 4. Doe één van de volgende dingen: Herhaal stappen 2 en 3 om nog een activiteit of transitie te wijzigen. Druk op de Esc toets om te stoppen. OPMERKING
Er zijn geen instellingen die je kunt wijzigen voor de Start parallelle paden en synchroniseer parallelle paden activiteiten.
Aanpassen - Verwijderen 1. Kies verwijder in het wijzig menu (afbeelding W61). 'verwijder - selecteer activiteit of transitie' verschijnt aan de cursor. Activiteiten en transities lichten op als je er met de cursor over beweegt. 2. Klik de activiteit of transitie die je wil verwijderen. Als je een activiteit verwijderd worden alle transities die ermee verbonden zijn ook verwijderd. 3. Doe één van de volgende dingen: Herhaal stappen 2 en 3 om nog een activiteit of transitie te verwijderen. Druk op de Esc toets om te stoppen. Aanpassen - Transitie punt toevoegen Een nieuwe transitie wordt toegevoegd als een rechte lijn. Door transitiepunten toe te voegen en die vervolgens te verslepen kan je er een gebroken lijn van maken (zie Een activiteit of een transitiepunt verplaatsen). Om transitiepunten toe te voegen: 1. Kies voeg transitiepunt toe in het wijzig menu (afbeelding W61). 'voeg transitiepunt toe - selecteer transitie op invoegpositie' verschijnt aan de cursor. Transities lichten op als je er met de cursor over beweegt. 2. Klik een transitie op de plaats waar je het transitiepunt wil toevoegen. 3. Doe één van de volgende dingen: Herhaal stap 2 om nog meer transitiepunten toe te voegen. Druk op de Esc toets om te stoppen. Aanpassen - Transitie punt verwijderen 1. Kies verwijder transitiepunt toe in het wijzig menu (afbeelding W61). 'verwijder transitiepunt - selecteer transitiepunt' verschijnt aan de cursor. Transities lichten op als je er met de cursor over beweegt. 2. Klik het transitiepunt da je wil verwijderen. 3. Doe één van de volgende dingen: Herhaal stap 2 om nog meer transitiepunten toe te verwijderen. Druk op de Esc toets om te stoppen. Raster - Tonen / Verbergen Alle componenten van een workflow (activiteiten, transities en transitiepunten) staan op een raster, dat je kunt tonen of verbergen. Voor elke nieuwe component worden twee rasterlijnen toegevoegd (een horizontale en een verticale).
218
Workflows
Om het raster te tonen of te verbergen: 1. Kies toon raster in het wijzig menu (afbeelding W61). Het raster verschijnt. De opdracht toon raster in het wijzig menu is verandert in verberg raster.
2.
afbeelding W63 Kies verberg raster in het wijzig menu (afbeelding W61). Het raster verdwijnt. De opdracht verberg raster in het wijzig menu is verandert in toon raster.
OPMERKING
Het grid is alleen zichtbaar als je in de wijzig modus bent.
Raster - Vereenvoudigen Kies in het wijzig menu (afbeelding W61). Rasterlijnen die dicht bij elkaar liggen worden samengevoegd. OPMERKING
Als het grid niet zichtbaar is, is vereenvoudig raster niet beschikbaar.
Raster - Wijzigen Als je een rasterlijn verplaatst, zullen alle componenten die ermee verbonden zijn mee verplaatst worden. Als je een rasterlijn in de buurt van een andere rasterlijn plaatst zullen ze worden samengevoegd. Op die manier kan componenten uitlijnen. Als je een activiteit of een transitiepunt verplaatst worden de bijhorende rasterlijnen mee verplaatst.
219
PiM Help
Om het raster te wijzigen: 1. Maak de rasterlijnen zichtbaar (zie Raster - Tonen / Verbergen). 'verplaats activiteit, transitiepunt, verticale rasterlijn of horizontale rasterlijn' verschijnt aan de cursor (afbeelding W63) als je de cursor boven één van de componenten plaatst. 2. Hou de linker muisknop ingedrukt om een component te verplaatsen (afbeelding W64).
3.
4.
afbeelding W64 Laat de linker muisknop los om de component te plaatsen. Als je een activiteit of een transitiepunt verplaatst worden zo nodige nieuwe rasterlijnen toegevoegd. Klik rechts om te stoppen.
Workflows - Editor - Afdrukvoorbeeld 1.
Klik het druk af icoon ( ). Het afdrukvoorbeeld venster verschijnt (afbeelding W64).
afbeelding W64
220
Workflows
2. 3.
4.
5.
In het afdrukvoorbeeld venster staat een rode rechthoek die aanduidt welk stuk van de workflow zal worden afgedrukt. Je kan deze rechthoek verslepen binnen de afdrukbare zone (aangeduid door de grijze streeplijnen). (optie) Schakel de grijswaarden optie in om in zwart/wit af te drukken. (optie) Klik de Printer opties knop. Het Printer dialoog venster van uw standaard printer verschijnt. Pas de printer instellingen aan en klik de OK knop. Het afdrukvoorbeeld wordt aangepast aan de gewijzigde printer instellingen. (optie) Klik de Pagina instelling knop. Het Pagina instelling venster verschijnt (afbeelding W64a).
afbeelding W64a Pas de pagina instellingen aan en klik de OK knop. Het afdrukvoorbeeld wordt aangepast aan de gewijzigde printer instellingen. Klik de druk af knop om de workflow af te drukken.
Workflows - Aangehecht - Details Workflows met de status vrijgegeven kunnen aan documenten, berichten of kalendergebeurtenissen gehecht worden. (zie Documenten - Details - Workflow aanhechten, Berichten - Details - Workflow aanhechten en Kalender - Taken - Workflow toevoegen) Als je op een workflow klikt in de kalender of in het details menu van een document of van een bericht, dan zie je de details van de workflow (afbeeldingen W70 a, b en c).
221
PiM Help
afbeelding W70a (Details van een workflow in een kalender)
afbeelding W70b (Details van een workflow gehecht aan een document)
222
Workflows
afbeelding W70c (Details van een workflow gehecht aan een bericht)
In het workflow venster:
Klik het open workflow (
) icoon om de uitvoering van de workflow te openen in de PiM Workflow Editor (zie Workflows - Aangehecht - Openen).
Klik het voortgang overzicht icoon (
) voor een overzicht van de uitvoering van de workflow (zie Workflows - Aangehecht - Voortgang overzicht).
Klik het weergave in kalender icoon (
) om naar de workflow in de kalender te gaan. (zie
Kalender - Week weergave).
Klik het iCalendar icoon (
) om de workflow in een kalender te downloaden en te openen in iCalendar formaat (zie Kalender - Details - iCalendar).
Klik het druk af (
) icoon om de details van de workflow af te drukken.
Klik het wijzig icoon (
) om de details van de workflow te wijzigen (zie Workflows Aangehecht - Details wijzigen).
Klik het historiek icoon (
) om de historiek van de uitvoering van de workflow te zien (zie Workflows - Aangehecht - historiek).
Workflows - Aangehecht - Openen Klik het open workflow ( ) icoon in het details menu om de uitvoering van een workflow te openen (afbeeldingen W70 a, b en c). Het PiM Workflow Editor venster verschijnt, met daarin de huidige status van de uitvoering van de workflow (afbeelding W71).
223
PiM Help
afbeelding W71 Afhankelijk van hun status (niet uitgevoerd, aan mij toegewezen, toegewezen aan iemand anders of afgelopen) staan de workflow activiteiten in een welbepaalde kleur. Beweeg met de muis over een activiteit om de status, de vervaldag, de actor en de te ondernemen actie te zien. Een getal naast een transitie geeft het aantal passages aan. De letter "T" naast een transitie geeft aan dat er een timeout voor deze transitie is ingesteld. Niet uitgevoerd
Een activiteit die in het zwart staat is nog niet uitgevoerd. Je moet niets doen.
Aan mij toegewezen
Een activiteit in het rood is aan jou toegewezen. Plaats de cursor boven de activiteit om te zien sinds wanneer de activiteit actief is en wat er precies moet gebeuren, bvb. 'klik om een actor te selecteren'.
224
Workflows
Om een actor te selecteren: 1. klik de activiteit en selecteer vervolgens een actor in het selecteer actor venster.
2.
In de lijst staan alle leden van de rol die bij het aanmaken van de activiteit als actor rol is geselecteerd (zie Workflows - Editor - Wijzigen). Indien geen actor rol geselecteerd is, verschijnt een lijst met alle gebruikers die toegang hebben tot huidige map. Als jij geen coördinator bent voor deze workflow staat ook de optie vraag coördinator om een actor te selecteren in de lijst. Klik het selectievakje als je hiervan gebruik wil maken. Klik op de verzend knop. Er wordt een email verzonden aan de actor aan wie je de activiteit hebt toegewezen.
OPMERKING
Wanneer de activiteit slechts één uitgaande transitie heeft, kunnen meerdere actoren geselecteerd worden.
Indien jij als actor voor de activiteit bent aangewezen zie je, sinds wanneer de activiteit actief is en wat je moet doen: 1. Klik om een status te selecteren. Het selecteer status venster verschijnt.
2.
3. 4. 5.
De statussen die bij het aanmaken of het wijzigen van de activiteit gedefinieerd zijn staan in de lijst (zie Workflows - Editor - Wijzigen). Klik een status. De bijhorende transitie wordt in het rood weergegeven zodat je kan zien wat de volgende activiteit is. (optie) Typ een nota in het tekst veld. (optie) Klik het zend notificatie selectievakje om andere gebruikers een bericht te sturen. Klik de verzend knop.
OPMERKING
De timeout status staat niet in de lijst.
225
PiM Help
Aan iemand anders toegewezen
Een activiteit in het oranje is aan iemand anders toegewezen. Je moet niets doen. Plaats de cursor boven de activiteit om te zien sinds wanneer de activiteit actief is, of er een vervaldag is en aan wie de activiteit is toegewezen of dat ze nog niet toegewezen is. Afgelopen
Een activiteit in het groen is afgelopen. Je moet niets doen. Plaats de cursor boven de activiteit om te zien met welke status de activiteit beëindigd is en door wie, wanneer ze is afgelopen en de eventuele commentaar van de actor. OPMERKING
Activiteiten krijgen automatisch de status afgelopen in de volgende gevallen:
De start activiteit Iedere activiteit
bij het opstarten van de workflow. waarvan ten minste één uitgaande transitie geen
Workflows - Aangehecht - Voortgang overzicht Om de voortgang overzicht van workflow te zien: 1.
) in het details menu van de workflow (afbeeldingen Klik het voortgang overzicht icoon ( W70 a, b en c). Het voortgang overzicht venster verschijnt (afbeelding W72).
afbeelding 51f 2.
(optie) Als er commentaar bij een activiteit beschikbaar is, klik in de commenaar kolom om de commentaar te lezen.
3.
(optie) Klik het druk af icoon ( overzicht af te drukken
) op het voortgang overzicht venster om het voortgang
Workflows- Aangehecht - Wijzigen Om de uitvoering van een workflow te wijzigen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) in het details menu van de uitvoering van de workflow (afbeeldingen W70 a, b en c). Het wijzigen: workflow venster verschijnt (afbeelding W73).
2. 3. 4.
afbeelding W73 (optie) Typ a nieuwe naam in het toepassingsnaam veld. (optie) Kies een andere coördinator in de coördinator lijst. (optie) Wijzig de omschrijving voor de uitvoering van de workflow.
227
PiM Help
5. 6.
7.
(optie) Selecteer een andere status in het status lijst. De opties zijn: geannuleerd, tonen in kalender en niet tonen in kalender. Klik de opslaan knop ( ). Er verschijnt een succes bericht.
(optie) Klik dde zend notificatie knop om andere gebruikers op de hoogte te brengen (zie Bericht - Bericht aanmaken).
Workflows - Aangehecht - historiek 1.
Klik het historiek icoon ( ) in het details menu van de uitvoering van de workflow (afbeeldingen W70 a, b en c). Het historiek venster verschijnt (afbeelding W74).
afbeelding W74
2. 3.
4.
228
In de standaard weergave van het historiek venster staan alle acties chronologisch gerangschikt. De jongste bovenaan. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien.
Workflows
229
Bestekken Indien men in de project structuur aan de linkerkant van het PIM venster op een bestekken map klikt wordt deze geopend. In het rechtergedeelte van het PIM venster ziet men de bestekken die in deze map zijn opgeslagen (zie afbeelding100).
afbeelding100 In het overzicht venster van een bestekken map:
Klik het wordt uitgevoerd icoon (
Klik het beëindigd icoon (
Kies mijn bestekken in de filter lijst (
Klik het ssf importeren icoon ( Importeren).
Klik het fabrikanten icoon ( ) om de lijst met fabrikanten te zien (zie Bestekken Fabrikanten). Klik het bekijk icoon ( ) om het bestek te openen, te wijzigen of aan te vullen (zie Bestekken - Openen). Klik de naam van het bestek om de details te zien (zie Bestekken - Details).
) om enkel de bestekken te zien in uitvoering zijn.
) om enkel de bestekken te zien die beëindigd zijn.
Klik het bestek toevoegen icoon ( Toevoegen).
OPMERKING
) om enkel de eigen bestekken te zien.
) om een nieuw bestek toe te voegen (zie Bestekken -
) om een bestek te importeren (zie Bestekken -
Het bekijk icoon ( ) is niet beschikbaar als: het document verwerkt wordt op de server; het bekijk icoon wordt dan vervangen door het timer icoon ( of ); er niets kan getoond worden omdat het document leeg is; het bestandstype niet ondersteund wordt;
Bestekken - Details Klik op de naam van een bestek in het overzicht venster van een bestekken map (afbeelding100) om de details van een bestek te zien (afbeelding101). Klik opnieuw om de details te verbergen.
231
PiM Help
afbeelding101 In de details van een bestek: Klik het voeg toe aan dossier icoon ( ) om het bestek toe te voegen in een dossier map (zie Documenten - Details - Toevoegen aan dossier). Klik het verwijder uit dossier icoon ( ) om het bestek uit een dossier map te verwijderen (zie Documenten - Details - Verwijderen uit dossier). Klik het wijzig icoon ( ) om de details van het bestek te wijzigen (zie Bestekken - Details Wijzigen). Klik het verwijder icoon ( ) om het bestek te verplaatsen naar de prullenmand (zie Bestekken - Details - Verwijderen).
Klik het historiek icoon ( Historiek).
) om de historiek van het bestek te zien (zie Bestekken - Details -
Bestekken - Details - Wijzigen Om de details van een bestek te wijzigen: 1. Klik het wijzig icoon ( ) in de details menu van het bestek (afbeelding101). Het wijzigen venster verschijnt (afbeelding102).
2. 3. 4. 5.
afbeelding102 (optie) Typ een nieuwe naam in het naam veld. (optie) Typ een nieuwe omschrijving in het omschrijving veld. (optie) Kies een nieuwe status in de status lijst. Klik de pas aan knop.
Bestekken - Details - Verwijderen Om een bestek te verwijderen: 1. Klik het verwijder icoon ( ) in de details menu van het bestek (afbeelding101). Er verschijnt een bevestigingsvenster. 2. Klik de OK knop. Het bestek wordt verplaatst naar de prullenmand (zie Administratie - Prullenmand).
232
Bestekken
Bestekken - Details - Historiek Om de historiek van een bestek te zien: 1.
2. 3.
4.
Klik het Historiek icoon ( ) in het details menu van het bestek (afbeelding101). Het historiek venster verschijnt (afbeelding 103).
afbeelding 103 In de standaard weergave van het historiek venster staan alle acties chronologisch gerangschikt. De jongste bovenaan. (optie) Klik een kolomtitel om een andere sorteersleutel te gebruiken. Een wit pijltje geeft de huidige sorteersleutel aan. (optie) Klik de huidige sorteersleutel om de volgorde om te keren. De richting van het witte pijltje (naar boven of naar onder) geeft de huidige sorteervolgorde aan. (optie) Klik de pagina index onderaan het historiek venster om een andere pagina te zien. Elke pagina kan maximaal 20 acties tonen.
Bestekken - Toevoegen Om een nieuw bestek toe te voegen: 1.
Klik het bestek toevoegen icoon ( ) in het overzicht venster van een bestekken map (afbeelding 100). Het bestek toevoegen venster verschijnt (afbeelding 104)
233
PiM Help
2. 3. 4. 5.
afbeelding 104 Typ een naam voor het nieuwe bestek in het naam veld. (optie) Typ een omschrijving in het omschrijving veld. Kies een status in de status lijst. Klik de voeg toe knop.
Bestekken - Importeren Om een bestek in XML formaat te importeren: 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Klik het ssf importeren icoon ( ) in het overzicht venster van een bestekken map (afbeelding 100). Het importeer bestek venster verschijnt (afbeelding105).
afbeelding105 Klik op de bladeren... knop en selecteer vervolgens het SSF-bestand dat je wil importeren. Typ een naam voor het nieuwe bestek in het naam veld. (optie) Typ een omschrijving in het omschrijving veld. Kies een status in de status lijst. Klik de importeer knop.
Bestekken - Fabrikanten - Overzicht 1.
234
Klik het fabrikanten icoon ( ) in het overzicht venster van een bestekken map (afbeelding 100). Het fabrikanten venster verschijnt (afbeelding 106).
Bestekken
2. 3.
4. 5. 6.
afbeelding 107 De lijst met fabrikanten is gesorteerd op naam. Klik het witte pijltje naast naam in de titelbalk om de sorteervolgorde om te keren. (optie) Klik in de pagina index onderaan om naar een andere pagina te gaan. (optie) Kies een letter de keuzelijst ( )om enkel de fabrikanten te zien waarvan de naam met die letter begint. Kies alles in de keuzelijst om terug alle fabrikanten te zien. (optie) Klik de naam van een fabrikant om de details van de fabrikant te zien (zie Bestekken - Fabrikanten - Details). (optie) Klik de website van een fabrikant om de website te openen. (optie) Klik de email van een fabrikant om een email te schrijven aan de fabrikant.
Bestekken - Fabrikanten - Details Klik de naam van de fabrikant in het fabrikanten venster (afbeelding 107). De details van de fabrikant verschijnen (afbeelding 108).
afbeelding 108
235
PiM Help
In het details venster van een fabrikant: Klik de naam van de fabrikant om de details te verbergen.
Klik het toon producten icoon ( (afbeelding 109).
) om een lijst met de producten van de fabrikant te zien
afbeelding 109
Klik het toon details icoon ( ) in het producten venster (afbeelding 109) om terug te keren naar het details venster van de fabrikant (afbeelding 108).
Bestekken - Bekijken Klik het bekijk icoon ( ) in het overzicht venster van een bestekken map (afbeelding 100) om een bestek te openen en vervolgens te wijzigen of aan te vullen (afbeelding 110).
afbeelding 110
236
Bestekken
In het bekijk bestek venster: Klik element gericht om de inhoud van het bestek element gericht te bekijken, te wijzigen of aan te vullen. Klik werksoort gericht om de inhoud van het bestek werksoort gericht te bekijken te wijzigen of aan te vullen. Klik administratieve bepalingen om de administratieve bepalingen te bekijken, te wijzigen of aan te vullen.
Klik het verifieer icoon ( ) om het bestek te controleren op dubbele prestaties (zie Bestekken - Toepassingen - Verifieer)
Klik het verberg codes icoon ( verbergen of te tonen.
Klik het download pdf icoon (
Klik het ssf importeren icoon ( ) om een bestek of een deel ervan als een ssf-bestand (xml-formaat) te importeren (zie Bestekken - Toepassingen - Importeren).
Klik het fabrikant toevoegen icoon ( ) om een nieuwe fabrikant in het bestek toe te voegen (zie Bestekken - Toepassingen - Fabrikant toevoegen).
Klik het toevoegen icoon ( ) om een werksoort, bouwdeel, component, korttekst of rubriek toe te voegen (zie Bestekken - Toepassingen - Bestek maken)
) of het toon codes icoon (
) om codes in het bestek te
) om het bestek in pdf-formaat te downloaden.
Klik het ssf exporteren icoon ( ) om het bestek of een deel ervan als een ssf-bestand (xmlformaat) te exporteren (zie Bestekken - Toepassingen - Exporteren).
Bestekken - Toepassingen - Verifieer Om het bestek te controleren op dubbele prestaties: 1.
2.
) in het bekijk bestek venster (afbeelding110). Klik het verifieer icoon ( Het verifieer venster verschijnt (afbeelding111)
afbeelding111 Klik sluiten om het venster te sluiten.
Bestekken - Toepassingen - Exporteren Om het bestek of een deel ervan als een ssf-bestand (xml-formaat) te exporteren: 1.
Klik het ssf exporteren icoon ( ) in het bekijk bestek venster (afbeelding110). Het exporteren venster verschijnt (afbeelding112).
237
PiM Help
2.
3.
afbeelding112 Selecteer wat je wil exporteren: Klik de tekst boven het venster om het complete bestek te exporteren. (optie) Klik op de titel of het deel dat je wil exporteren. De cursor verandert in een wijzende hand ) als je de cursor boven een titel ( plaatst. Kies wat je wil doen: het XML-bestand openen of het bestand opslaan als een ssf-bestand.
Bestekken - Toepassingen - Importeren Om het bestek of een deel ervan als een ssf-bestand (xml-formaat) te importeren: 1.
2. 3.
Klik het ssf importeren icoon ( ) in het bekijk bestek venster (afbeelding110). Het importeer bestek venster verschijnt (afbeelding113).
afbeelding113 Klik de bladeren... knop om het ssf-bestand te selecteren dat je wil importeren in het bestek. Klik de importeer knop.
Bestekken - Toepassingen - Fabrikant toevoegen 1.
238
Klik het fabrikant toevoegen icoon ( Het fabrikanten venster verschijnt.
) in het bekijk bestek venster (afbeelding110).
Bestekken
2.
(optie) Klik in de pagina index onderaan om naar een andere pagina te gaan.
3.
(optie) Kies een letter de keuzelijst ( )om enkel de fabrikanten te zien waarvan de naam met die letter begint. Kies alles in de keuzelijst om terug alle fabrikanten te zien. Klik de naam van een fabrikant. De producten van de fabrikant verschijnen. Klik de naam van de fabrikant opnieuw om de producten te verbergen.
4.
5.
(optie) Klik het toon details icoon (
6.
(optie) Klik het toon producten icoon (
) om de details van de fabrikant te zien. ) om de producten van de fabrikant te zien.
239
PiM Help
7.
Klik een product in de lijst. Klik in de vervolgschermen op de gewenste tekst tot de 8-cijferige componentcode verschijnt.
8.
Klik de component. De component wordt toegevoegd met het geselecteerde product. Indien het bijhorende bouwdeel of element nog niet bestaat in het bestek worden die automatisch toegevoegd.
Bestekken - Toepassingen - Element toevoegen 1.
Klik op element gericht in het bekijk bestek venster (afbeelding 110) om de basis voor een element gericht bestek te openen.
2.
Klik het element toevoegen icoon ( ). Het Stabu-Element keuze venster verschijnt (afbeelding 115).
3.
240
afbeelding 115 Maak een keuze door eenmalig te klikken op de tekstregel en de vervolgstap verschijnt. Herhaal dit tot het Stabu-BouwdeelComponent venster verschijnt (afbeelding 116).
Bestekken
4.
5.
afbeelding 116 Doe één van de volgende dingen: Druk op de voeg toe knop, zonder een component te selecteren. Het bouwdeel wordt toegevoegd aan het bestek. Selecteer een component in de lijst en druk vervolgens op de voeg toe knop. Het bouwdeel en de geselecteerde component worden toegevoegd. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer meerdere componenten. Druk op de voeg toe knop om de geselecteerde componenten toe te voegen. Druk op de vrije tekst knop om een eigen component toe te voegen. Typ een nummer in het nummer veld en een naam voor de component in het tekst veld en druk vervolgens op de voeg toe knop.
Klik op het toevoegen icoon ( variant toe te voegen.
) om een element, bouwdeel, component, korttekst of
241
PiM Help
6.
Klik het prestatie toevoegen icoon (
) om een prestatie toe te voegen.
7.
Klik het fabrikant toevoegen icoon ( voegen.
) om een product van een bepaalde fabrikant toe te
Klik de naam van een fabrikant. De producten van de fabrikant verschijnen.
Klik de naam van een product. Het product wordt toegevoegd in het bestek.
