1
Inhoud 1.
Algemene inleiding ................................................................................................................................................................................................................................................................................... 4
2.
Aanstelling .................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 6
3.
Installatie ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 7
4.
Rondschrijven aan alle collega’s op 27 juni 2014. ............................................................................................................................................................................................................................ 7
5.
Organisatie secretariaat Voorzitter ....................................................................................................................................................................................................................................................... 8
6.
Beleidsplan ................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 9
7.
Algemene vergadering 19 september 2014......................................................................................................................................................................................................................................... 9
8.
Personeelskader ...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 10
8.1.
Algemeen .............................................................................................................................................................................................................................................................................................. 10
8.2.
Bijkomende & bijzondere info ......................................................................................................................................................................................................................................................... 11
9.
Selectieprocedure hoofdgriffier (via selor) ....................................................................................................................................................................................................................................... 12
10.
Mobiliteit gerechtspersoneel ........................................................................................................................................................................................................................................................... 12
11.
Mobiliteit magistraten ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 13
12.
Samenwerkingsverbanden ............................................................................................................................................................................................................................................................... 13
13.
Communicatie ..................................................................................................................................................................................................................................................................................... 14
14.
Arrondissementeel beleidsplan ...................................................................................................................................................................................................................................................... 15
15.
Nieuwsbrief .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 15
16.
Evaluaties ............................................................................................................................................................................................................................................................................................. 16
17.
Directiecomité ..................................................................................................................................................................................................................................................................................... 16
18.
Website.................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 17
20.
Tucht ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 17
21.
Smile piloot project ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 18
22.
Verplaatsingskosten .......................................................................................................................................................................................................................................................................... 18
2
23.
Aanleggen van database .................................................................................................................................................................................................................................................................. 18
24.
Aanwijzingsbeschikkingen .............................................................................................................................................................................................................................................................. 19
25.
Visitaties ............................................................................................................................................................................................................................................................................................... 19
26.
Adviezen magistraten ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 20
27.
Tweede algemene vergadering ....................................................................................................................................................................................................................................................... 20
28.
Persrechters......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 21
29.
Werklastmeting ................................................................................................................................................................................................................................................................................... 21
30.
Budgetten ............................................................................................................................................................................................................................................................................................. 22
31.
Uniforme werkprocessen.................................................................................................................................................................................................................................................................. 23
32.
Selectie hoofden van dienst ............................................................................................................................................................................................................................................................ 24
33.
Arrondissementsrechtbank ............................................................................................................................................................................................................................................................. 24
34.
Reglement en werking Politierechtbank ....................................................................................................................................................................................................................................... 25
35.
Interne dienstregeling Politierechtbank afdeling Gent ............................................................................................................................................................................................................ 27
36.
Bijzonder reglement vredegerechten ............................................................................................................................................................................................................................................ 27
37.
Opheffing dubbelkantons ................................................................................................................................................................................................................................................................. 27
38.
Aanpassing kantongrenzen ............................................................................................................................................................................................................................................................. 28
39.
Tevredenheidsenquête ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 29
40.
E-deposit ............................................................................................................................................................................................................................................................................................... 29
41.
Commissie juridische documentatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 29
42.
Huisvestingsproblemen vredegerechten ..................................................................................................................................................................................................................................... 30
43.
And last but not least... 1 team + 1 missie = 1 (id)entiteit = 1 logo......................................................................................................................................................................................... 31
43.1.
Het logo in "woord" .................................................................................................................................................................................................................................................................. 31
43.2.
Het logo in beeld ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 32
44.
Algemene conclusie........................................................................................................................................................................................................................................................................... 32
3
1. Algemene inleiding
De gerechtelijke hervorming, die van start ging vanaf april 20141, gaf ook op het niveau van de vredegerechten en politierechtbanken aanleiding tot de creatie van een nieuwe organisatiestructuur. Per provincie werd een nieuwe gerechtelijke entiteit opgericht. Voor de provincie Oost-Vlaanderen wordt deze gevormd door de vredegerechten van de 23 kantons van de provincie en de politierechtbank Oost-Vlaanderen met vijf afdelingen. De reeds bestaande algemene vergadering van vrederechters en rechters in de politierechtbank werd behouden maar wordt thans georganiseerd per provincie. De gerechtelijke entiteit beschikt over een Directiecomité dat tot taak heeft de vredegerechten en de politierechtbank op autonome wijze te beheren op basis van een beheersplan dat door het College van Hoven en Rechtbanken wordt goedgekeurd. De functie van Voorzitter van de vrederechters en rechters in de politierechtbank werd nader omschreven in het Gerechtelijk Wetboek (art. 65bis en volgende) en de Hoge Raad voor Justitie werkte een functiebeschrijving uit. Ook werd een nieuwe functie van arrondissementele hoofdgriffier gecreëerd. Van bij de start bleek evenwel dat op het terrein de werking diende te worden opgebouwd van nul. Dit werd bemoeilijkt doordat de benoeming van arrondissementele hoofdgriffier achterwege bleef en het Directiecomité bijgevolg nog niet operationeel was. 1
W. 1 december 2013, BS 10/12/2013 en de W. 18 februari 2014, BS 04/03/2014
4
Ook de verzelfstandiging van het beheer diende nog verder geregeld. Het College van Hoven en Rechtbanken werd pas verkozen in december 2014. Er kan dus gesteld worden dat de hervorming niet goed werd voorbereid op het terrein en dat had ook zijn gevolgen voor wat betreft de start van het Voorzitterschap van vrederechters en rechters in de politierechtbank in Oost-Vlaanderen. Op velerlei vlakken diende te worden geïmproviseerd, er werden geen middelen voorzien, laat staan dat er sprake was van enige ondersteuning. Ook een aantal bureaucratische regels vormden een hinderpaal voor een vlotte start. Ondanks al deze ‘ongemakken’ kwam de dagelijkse werking stilaan op gang, en konden een aantal hervormingen worden doorgevoerd op de werkvloer. Dat had vooral ook te maken met de medewerking en de goodwill van de mensen op het terrein, zowel magistraten als gerechtspersoneel. Dit ‘jaarverslag’ - dat geen formele rechtsgrond heeft - is een poging een kort overzicht te geven van de activiteiten en initiatieven die tot stand kwamen sinds juli 2014 tot juli 2015. Het geeft tevens reeds een mogelijkheid een eerste maal het beleidsplan af te toetsen, zodat kan worden nagegaan wat reeds werd gerealiseerd, wat nog verder dient uitgewerkt te worden en welke de volgende stappen zijn die kunnen gezet worden in het tweede werkingsjaar. Tevens is het een moment van evaluatie en bijsturing. Zowel van de doelstellingen van de hervorming en van het beleidsplan als van de wijze waarop zij kunnen worden geïmplementeerd en wat de meerwaarde ervan is voor de gerechtelijke entiteit en de rechtzoekende. Dit document is vooral ook een middel tot informatie en communicatie en moet er voor zorgen dat de verdere ontwikkeling van de hervorming een zo breed mogelijk draagvlak krijgt, zowel onder de magistraten als bij het gerechtspersoneel. Enkel ‘samen’ gaan we vooruit.
5
2. Aanstelling
Voorzitter Kristiaan Rotthier wed benoemd bij KB 13 juni 2014, (BS 25 juni 2014) en legde de eed af op 26 juni 2014 in handen van de eerste Voorzitter van het hof van beroep te Gent. Ondervoorzitter Dirk Van Trimpont werd verkozen op de algemene vergadering 19/9/2014, met eedaflegging op 23 oktober 2014. Werden benoemd tot externe leden van het Directiecomité: vrederechter Jan Kamoen, wnd. hoofdgriffier Gaëlle Hemberg. De heer Denis Van de Woestyne, afgevaardigd griffier politierechtbank Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, werd aangesteld als kabinetssecretaris. De arrondissementele hoofdgriffier kon nog niet worden benoemd omdat niemand slaagde in de selectieproeven. De heer Peter De Visscher, ere-hoofdgriffier politierechtbank Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, werd in februari 2015 aanvankelijk aangewezen als stafmedewerker, om de afwezigheid van een arrondissementele hoofdgriffier op te vangen. Bij beschikking de dato 10 april 2015 van de Voorzitter werd de heer De Visscher aangewezen als waarnemend arrondissementeel hoofdgriffier en dit om de algemene werking te verzekeren en een aantal bureaucratische hindernissen het hoofd te bieden . Mevrouw Brigitte Lagaert werd aangesteld als back-up en ter ondersteuning van de kabinetssecretaris die nog belast blijft met de taak van afgevaardigd griffier in de afdeling Gent van de politierechtbank Oost-Vlaanderen.
6
3. Installatie
Er werd een bureau vrijgemaakt in het Gentse gerechtshof op de vijfde verdieping en dit als uitvalsbasis voor de Voorzitter. Er werd ook plaats vrijgemaakt voor de kabinetssecretaris en voor een vergaderruimte die tevens dienst doet als bibliotheek. Bij de FOD Justitie werden de nodige contacten gelegd voor de levering van burelen. Op 11 juli had een vergadering plaats met de mevr. Schollaert - facility-manager van de FOD, in het Gentse gerechtsgebouw. Omdat de materiële installatie tijd in beslag nam, werd voorlopig tijdens de zomermaanden nog gewerkt vanuit het vredegerecht te Beveren. Vermits er geen laptops beschikbaar waren voor de Voorzitters (!), werd een oplossing gezocht door een laptop over te nemen van een magistraat die op rust werd gesteld. Het secretariaat bekwam eveneens een papierversnipperaar, en na veel aandringen ook een MFP tafelmodel. Uiteindelijk ontving de kabinetssecretaris een laptop in april 2015!
4. Rondschrijven aan alle collega’s op 27 juni 2014. In dit rondschrijven werd aan de collega’s enige praktische informatie meegedeeld over de werking van het Voorzitterschap en werd de eerste algemene vergadering in het vooruitzicht gesteld met een oproep tot kandidaten ondervoorzitter. Tevens werd aan alle entiteiten en afdelingen gevraagd een uitgebreide inlichtingenfiche in te vullen en over te maken aan de Voorzitter als eerste aanloop naar een betere digitale database. 7
5. Organisatie secretariaat Voorzitter
Bij het op touw zetten van een secretariaat diende alles van nul te worden opgebouwd. Enkel de persoonlijk dossiers van de magistraten konden van de rechtbank van eerste aanleg worden overgebracht. Door middel van de inlichtingenfiche die werd overgemaakt aan de vredegerechten en de politierechtbank kon een begin gemaakt worden van een bescheiden databank. Bij de aanvang van de hervormingsperiode was het van groot belang met de collega’s en leidinggevenden te communiceren. Vermits er geen budget was voor briefpapier, omslagen en postzegels, werd hoofdzakelijk via e-mail gecommuniceerd. Om op korte termijn een gegevensbank te creëren met belangrijke documenten werd een shared drive uitgewerkt waarop enerzijds de vrede- en politierechters, de leidinggevenden, griffiers en medewerkers van het ganse arrondissement terecht kunnen voor relevante info en documenten. De shared drive wordt verder bijna dagelijks uitgebouwd tot een volwaardig platform voor uitwisseling van informatie, documentatie en aanlevering van gegevens dienstig voor het secretariaat. Deze shared drive is enerzijds gedeeltelijk toegankelijk voor alle medewerkers van de vredegerechten en politierechtbank van het arrondissement, meestal met een leesrecht, geen schrijfrecht. Anderzijds worden op een gesloten niet-toegankelijk deel van de shared drive en dus enkel toegankelijk voor de medewerkers van het secretariaat een aantal mappen ontwikkeld met relevante informatie. Zo werden formulieren ontwikkeld zoals: - agenda ‘to-do’ - boekhouding - evaluatieprocedure magistraten - register briefwisseling - vakantieregeling - bezoekrapporten - beschikkingen - tabel afvaardigingen van griffiers
Er werd daarnaast een database ontwikkeld en uitgebouwd zowel voor de magistraten via Acces waarbij de spreekwoordelijke mosterd werd gehaald bij de heer Marc Jespers (REA Antwerpen) die de nodige documenten en info heeft aangereikt. Waarvoor zeer veel dank. 8
Voor het personeel werd dit ook overwogen. Om dubbel gebruik te vermijden met de gegevens die ter beschikking zijn bij de personeelsdienst van de FOD werd hiervan voorlopig afgezien. Indien later zou blijken dat dit toch enige meerwaarde zou bieden dan zal daarvan werk gemaakt worden. Het secretariaat werkt tevens samen met de Voorzitter via gedeelde agenda’s en een eigen functionele e-mailbox, met toegangsrechten voor de Voorzitter, de wnd. hoofdgriffier en de medewerkers van het secretariaat. De medewerkers van het secretariaat gebruiken deze functionele mailbox voor het ontvangen en versturen van alle mailverkeer. Zowel de agenda als de e-mail account werden tevens verbonden met de Iphone en de Ipad van de Voorzitter, zodat deze ook per e-mail mobiel te bereiken is.
6. Beleidsplan Het beleidsplan zoals voorgesteld aan de HRJ werd op vraag medegedeeld aan de leden van de magistratuur en het gerechtspersoneel, en de plaatsvervangende rechters. Er kwamen meerdere reacties met constructieve opmerkingen.
7. Algemene vergadering 19 september 2014 Er werd in september een eerste algemene vergadering georganiseerd. Daarop werd toelichting gegeven omtrent het Voorzitterschap, werd een ondervoorzitter gekozen, en werden de evaluatoren aangewezen. Ook de regeling in verband met de toepassing van artikel 71 en 331 Ger. W. werd besproken en goedgekeurd.
9
8. Personeelskader
69
Medewerkers
Griffier
118
Assistent
globaal kader
8.1. Algemeen
21
28
21
13
Vredegerechten Politierechtbank 56
22 Voorzitter
Rotthier
Kristiaan
Van Trimpont
Vrederechters
OnderVoorzitter (*) Dirk Politierechters
Baro
Anne Marie
Bogaert
Daniëlle
Bertier De Bruyne
Els Dominique
Callens De Meyer
Gilbert Pieter
De Greve De Groote
Koenraad Dirk
D'Hondt Dusesoi
Peter Kristine
De Keyser De Schepper
Anna Danny
Fontaine Grawet
Albert Anne Marie
De Smet Demeyer
Freddy Stefan
Schreurs Stevenaert
Mireille Cindy
Desimpelaere D'Hondt
Marie-Dominik Koen
Vanhoorebeke Vanhooren
Christian Nadine
Forrier Hylebos
Alexander Paul
Verstuyft
Dirk
Kamoen Medaer
Jan Yves
Roelandt Schelfhout
Claudine Eddy
Schotsaert Souffriau
Lieven Dirk
10
Van de Velde
Johan
Vander Stichele Wijnant
Johan Katelijne
Woestyn
Jacques Werkend rechter
Vanoutrive Aantal (werkend)(vrede)rechter(s): Aantal plv. Vrederechters:
Dieter 23 + 1 142
Aantal politierechters: Aantal plv. politierechters:
12 + 1(*) 29
8.2. Bijkomende & bijzondere info Bij e-mail van 10 juli 2014 werd door de personeelsdienst FOD Justitie medegedeeld dat er voor de politierechtbank 7 vacatures zouden ingevuld worden en voor de vredegerechten 4 vacatures. Daartoe diende eerst de mutatielijst te worden doorlopen. De kandidaten op de mutatielijst werden uitgenodigd voor een gesprek. Dit gaf aanleiding tot een mutatie van een medewerker van het Hof van Beroep te Gent naar de politierechtbank, afdeling Dendermonde. Aanwerving contractuelen politierechtbank Oost-Vlaanderen, afdeling Gent: de selectiegesprekken gingen door op 8 december 2014. Uiteindelijk werd slechts één laureaat aangeworven voor bepaalde duur. Voor de diensten van de Voorzitter werd een kabinetssecretaris geselecteerd en geïnstalleerd. Ook de selectieprocedure voor hoofden van dienst zowel voor de politierechtbank (2) als de vredegerechten (3) werd voorbereid en de selecties hadden plaats (zie tevens onder punt 32). Voor de vredegerechten konden drie hoofden van dienst worden aangesteld: mevrouw Smet Martine, de heren Van Den Steen Johan en Desserrano Stefaan. We wachten vol ongeduld op hun indiensttreding. Idem voor de twee geselecteerde griffiers-hoofden van dienst voor de politierechtbank, zijnde mevrouw Nathalie Tas en de heer Frank Coppens. 11
Eind mei werd voorzien in een nieuwe mutatieprocedure voor het gerechtspersoneel waarbij na de gebruikelijk gevoerde gesprekken op arrondissementeel niveau kan teruggeblikt worden op het verlenen van positieve adviezen voor 5 griffiers (4 voor de vredegerechten en 1 voor de politierechtbank) en respectievelijk 1 assistent en 1 medewerker telkens voor de politierechtbank. De niet ingevulde betrekkingen zullen vacant worden verklaard waarbij de vacatures via publicatie in het BS voor griffier wordt gepland in september 2015, zodat eindelijk zal kunnen worden voorzien en een antwoord geboden op het nijpend tekort aan griffiers in meerdere kantons van de vredegerechten en de politierechtbank, vooral dan in de afdeling Gent.
9. Selectieprocedure hoofdgriffier (via Selor) De Voorzitter nam deel aan de selectieprocedure voor de hoofdgriffier die doorging te Brussel op 21 november 2014. Spijtig genoeg kon geen van de drie kandidaten worden weerhouden. In het BS van 10 april 2015 verscheen de vacature opnieuw. De selectie via Selor vond plaats op 17 juni 2015. Opnieuw slaagde geen van beide kandidaten.
10. Mobiliteit gerechtspersoneel Gelet op de dringende noden werden twee griffiers bereid gevonden te muteren naar andere locaties. Griffier Anke Van Nieuwenhove van het vredegerecht Beveren ging naar St.-Niklaas 1 en griffier Michaël Vercruyssen van Lokeren naar Gent 1 voor een periode van zes maanden. De afvaardiging van de griffier Van Nieuwenhove werd uitgebreid naar de beide kantons St-Niklaas en verlengd voor onbepaalde tijd. In februari werd griffier Linda Martens van het kanton Zomergem voor onbepaalde tijd afgevaardigd naar het kanton Gent 1 in de plaats van griffier Vercruyssen. Tevens werd voorzien in tijdelijke en ondersteunende mobiliteit door alle afdelingen van de politierechtbank (Oudenaarde, Dendermonde, St-Niklaas en Aalst) aan de afdeling Gent, en dit gelet op de structurele en door afwezigheden ontstane onderbezetting van het kader van de griffiers waardoor de werking aldus in het gedrang kwam. 12
11. Mobiliteit magistraten Voor de kantons Beveren en Gent 1 diende een oplossing gezocht te worden via mobiliteit. Daartoe werden de nodige contacten gelegd en overlegvergaderingen. Dit gaf positieve resultaten. Vier titularissen deden maandelijks een openbare zitting in Beveren. In Gent 1 konden 8 titularissen ingeschakeld worden. Ook voor het kanton Zomergem werd een vervangingsregeling uitgewerkt vanaf februari 2015. Daar werd beroep gedaan op drie (mobiele) titularissen en vijf plaatsvervangende rechters. Vanaf 1 mei 2015 werd mr. Vanoutrive Dieter bij beschikking aangesteld als werkend rechter.
12. Samenwerkingsverbanden
Om een antwoord te geven aan dringende personeelstekorten werd een systeem opgezet van feitelijke samenwerkingsverbanden tussen griffies van meerdere kantons. Dit systeem bestaat er in dat in onderlinge afspraak alle griffiers worden afgevaardigd naar het andere kanton en vice versa. Op basis daarvan kan dus ieder personeelslid van de ene griffie inspringen op de andere griffie, wat een betere werkverdeling mogelijk maakt en ook problemen oplost inzake tijdelijke afwezigheid. Dat was het geval voor Aalst 1 en 2, St-Niklaas 1 en 2 en de kantons Gent 4 en 5. 13
In de loop van maart 2015 startte tevens een onderzoek van de Artevelde Hogeschool te Gent onder leiding van mevrouw Decreus, docente procesrecht, in verband met de mogelijkheden tot synergie van griffies.
13. Communicatie
Er werden regelmatig contacten onderhouden met collegae van de andere entiteiten, nl. de Voorzitter van de rechtbank eerste aanleg, de rechtbank van koophandel en de arbeidsrechtbank van het arrondissement Oost-Vlaanderen. (koophandel en arbeid op niveau Oost & West-Vlaanderen) De Voorzitter nam deel aan het overleg tussen de collega’s van de andere arrondissementen: de conferentie van Voorzitters van de vrederechters en politierechters, zowel op nationaal vlak als voor de regio Vlaanderen. Er hadden vergaderingen plaats op 14 juli, 20 augustus, 23 september en 23 december 2014 én 27 januari, 15 april en 9 juni 2015. Er was een overlegvergadering met de procureur des Konings van de afdelingen van het arrondissement omtrent het bijzonder reglement van de politierechtbank. Er was tweemaal overleg met de heer minister van Justitie Koen Geens, op 23 september 2014 met de Voorzitters van vrederechters en rechters in de politierechtbank en eenmaal op 28 januari 2015 met de korpsoversten van het ressort. Ook waren er contacten met de beleidscel van de minister in verband met de dubbele zetels en de hertekening van de kantongrenzen, op 13 januari 2015. Op 10 november 2014 was er een infovergadering in Gent waarop alle plaatsvervangers werden uitgenodigd. 14
Ook waren er vergaderingen met de DGRO van de FOD Justitie, op 13 oktober 2014 met de heer De Ryck Geert en mevrouw Devriese Heidi en op 14 oktober met de heer Jan Bogaert, Directeur-generaal. De Voorzitter was tevens aanwezig op de Algemene Vergadering van het KVVP in Edingen op 10 december 2014, en de jaarlijkse statutaire vergadering in Eupen op 9 mei 2015. Hij was eveneens aanwezig op de conferentie van de jonge balie te Dendermonde op 11 december 2014. In het kader van de evaluaties van het gerechtspersoneel werd er een infovergadering georganiseerd op 19/09/2014 met alle vrederechters en hoofdgriffiers in het gerechtsgebouw te Gent, waarop HR attaché Mevrouw Langeraet toelichting verschafte. Ook in verband met de evaluatie van de simulaties van de werklastmeting werd een overlegvergadering gehouden met alle vrederechters en hoofdgriffiers op 20/1/2015 in het gerechtsgebouw te Gent. Ook werd er lokaal overleg gepleegd met de magistraten van de afdelingen van de politierechtbank. Op 27 januari werd er te Brussel een overlegvergadering gehouden tussen de Voorzitters van de arrondissementen en de VBSW. Op 25 april werd er deelgenomen aan de opendeurdag in het gerechtsgebouw te Gent. Hierop werd aan het publiek de nieuwe website van de vredegerechten en politierechtbank arrondissement Oost-Vlaanderen voorgesteld. Ook werden brochures uitgedeeld in verband met bewind.
14. Arrondissementeel beleidsplan Het algemene beleidsplan waarvan sprake hierboven werd eind 2014 ‘vertaald’ in een arrondissementeel beleidsplan, meer concreet geënt op de situatie in Oost-Vlaanderen. Het tijdspad was eveneens verschillend en beoogde doelstellingen en projecten in de loop van de eerste helft van de mandaat periode. Ook dit arrondissementeel beleidsplan werd gecommuniceerd aan alle betrokken magistraten en leden van het gerechtspersoneel en andere geïnteresseerden.
15. Nieuwsbrief Per kwartaal wordt er een nieuwsbrief rondgestuurd aan alle collega’s, gerechtspersoneel, en plaatsvervangende rechters. Dat gebeurde in het vierde kwartaal 2014 en het eerste en tweede kwartaal 2015. 15
De nieuwsbrief bevat praktische informatie en info over de werking van het Voorzitterschap.
16. Evaluaties Het nieuwe evaluatiesysteem voor het gerechtspersoneel werd ingevoerd half 2014. De vredegerechten en de politierechtbank werden ondersteund door documentatie en formulieren. Er werd tevens bijkomende informatie verstrekt aan de vrede-en politierechters en de hoofdgriffiers/leidinggevenden omtrent de nieuwe evaluatieprocedures tijdens een vergadering in Gent in aanwezigheid van mevrouw Langeraet, HRM FOD Justitie, op 19/09/2014. Door mevrouw Langeraet werden documentatie en formulieren doorgestuurd. De evaluatiecommissie voor de magistraten onder Voorzitterschap van de korpschef kwam tweemaal bijeen. Er werden zes magistraten geëvalueerd: drie op 3/10/2014, 30/01/2015 en twee op 27/04/2015. Er werd tevens een tool ontwikkeld in Excel om de evaluaties beter op te volgen. Ook werden modellen ontwikkeld in verband met de afhandeling van de verschillende stappen in de evaluatieprocedure. Deze werden op de shared drive geplaatst van het secretariaat. Op maandag 11 mei nam de Voorzitter deel aan een opleiding van het IGO te Brussel inzake evaluatie gerechtspersoneel.
17. Directiecomité Gelet op het uitblijven van de aanstelling van een hoofdgriffier werd een feitelijk Directiecomité samengesteld. Naast de Voorzitter en ondervoorzitter werd vrederechter Jan Kamoen en wnd. hoofdgriffier Gaëlle Hemberg aangesteld. Het Directiecomité werd later versterkt door dhr. Peter De Visscher. Het werd driemaal bijeengeroepen op 16 december 2014, 02 februari 2015 en 1 juni 2015.
16
18. Website De nodige technische stappen werden gezet voor de ontwikkeling van een website voor de vredegerechten en politierechtbank in OostVlaanderen. Bedoeling van deze website is de eigen identiteit uit te dragen en tevens als tool te gebruiken voor interne en externe communicatie. Deze website zal ook dienen als instrument ter bevordering van uniforme werkprocessen. Gezien het gebrek aan werkingskredieten werd een systeem uitgewerkt van voorschotbijdragen van alle rechters (A.V. 6/3/2015). De website werd voorgesteld aan het publiek op de opendeurdag op 25/04/2015 en aan de pers. www.vredegerechtenoost-vlaanderen.be
19. Nieuwjaarsreceptie Op 28 januari 2015 werd een nieuwjaarsreceptie georganiseerd in de gebouwen van het provinciebestuur. Er werden 111 deelnemers ingeschreven. Tijdens deze nieuwjaarsreceptie werden de magistraten die op basis van mobiliteit zijn ingeschakeld in andere kantons bedankt met een kleine attentie.
20. Tucht Er diende te worden tussengekomen in tal van klachten via de HRJ, of rechtstreeks. Uiteindelijk leidde dit tot een tuchtsanctie van een magistraat. Een plaatsvervangend magistraat nam ontslag op verzoek. Er werd tevens deelgenomen aan de voorbereidende vergadering in verband met de selectie van kandidaten voor de tuchtrechtbank te Gent.
17
21. Smile piloot project Er werd deelgenomen aan het smile project ter ondersteuning van de Voorzitters op initiatief van het CHR. Vergaderingen werden gehouden op respectievelijk 4 november 2014, 3 december 2014, 9 december 2014 en 26 januari 2015.
22. Verplaatsingskosten Er werd een initiatief genomen teneinde meer eenvormigheid te betrachten in de toepassing van de verplaatsingskosten. Na overleg werd de kwestie voorgelegd aan het CHR bij brief van 6 februari 2015. Het punt werd geagendeerd op 20/04/2015 en een regeling werd goedgekeurd. Deze werd medegedeeld aan de griffiers en magistraten op 5 mei 2015. Anderzijds werd aangedrongen op een regeling voor de verplaatsingsonkosten inzake mobiliteit. Met de DGRO werd een akkoord bereikt om een km contingent toe te kennen aan het Directiecomité dat kan worden aangewend voor mobiele magistraten en griffiers. Uiteindelijk verscheen in mei de omzendbrief en konden de aanvragen voor een km contingent onder coördinatie van het secretariaat van de Voorzitter worden overgemaakt aan de cel vereffeningen. Ondertussen zijn we in blijde verwachting van de daadwerkelijke toekenning van de contingenten voor 2015…
23. Aanleggen van een database Een database voor magistraten werd opgezet via het programma Acces. Daarin worden de gegevens van de magistraten digitaal opgenomen en beheerd. Zo werd voor iedere magistraat voorzien in een hyperlink tussen deze databank en een achterliggend alles omvattend P-dossier. Ook de inkomende en uitgaande briefwisseling werd opgenomen in een digitaal document. Er werd via just.fgov.be een shared drive gecreëerd. Deze is gedeeltelijk toegankelijk voor de magistraten en het gerechtspersoneel, en bevat een aantal interessante documenten.
18
24. Aanwijzingsbeschikkingen Na overleg werd een reglement uitgewerkt inzake de toepassingsmodaliteiten voor de aanwijzing van een vervanger ingeval de titularis niet beschikbaar is. Dit reglement werd aan de collega’s gecommuniceerd. In de praktijk gaf dit in het jaar 2014 aanleiding tot 81 beschikkingen. In 2015 werden er toe tot eind juni 108 beschikkingen ondertekend.
25. Visitaties Bijna alle vredegerechten en afdelingen van de politierechtbank werden bezocht, waarbij prioriteit werd gegeven aan de sites met problemen inzake infrastructuur of personeelsproblemen. De zetels van de politierechtbank werden aangedaan samen met de ondervoorzitter. De situatie ter plaatse werd besproken inzake infrastructuur, locatie, personeel, werklast enz. Er werd ook kennis gemaakt met het aanwezige gerechtspersoneel. 19
Politierechtbank Dendermonde Politierechtbank Aalst Vredegerecht Sint-Niklaas 1 en 2 Vredegerecht Wetteren-Zele Politierechtbank Aalst Vredegerechten Aalst Vredegerecht Dendermonde-Hamme Politierechtbank Oudenaarde Politierechtbank St.-Niklaas Vredegerechten St.-Niklaas Vredegerecht Zottegem-Herzele Vredegerecht Zomergem Vredegerecht Ronse Vredegerecht Oudenaarde-Kruishoutem Vredegerecht Geraardsbergen-Brakel Vredegerecht Eeklo Vredegerecht Deinze Vredegerecht Ninove Vredegerecht Zelzate
op 25/08/2014 op 29/08/2014 op 08/10/2014 op 09/10/2014 en op 27/03/2015 op 16/10/2014 op 23/10/2014 op 28/10/2014 op 5/11/2014 op 7/11/2014 op 12/11/2014 op 13/11/2014 op 18/12/2014 op 08/01/2015 op 16/01/2015 op 21/01/2015 op 23/01/2015 en op 20/05/2015 op 26/01/2015 op 12/03/2015 op 26/03/2015
26. Adviezen magistraten Naar aanleiding van de invulling van openstaande plaatsen werden adviezen overgemaakt aan de HRJ. Het betrof volgende vacatures: - Rechters in de politierechtbank: 3 - Vrederechter eerste kanton Gent - Vrederechter kanton Beveren In totaal ging het om 16 adviezen.
27. Tweede algemene vergadering Op 6 maart 2015 werd een tweede algemene vergadering bijeengeroepen. Dit met de bedoeling het werkingsverslag voor het jaar 2014 van de vredegerechten en de politierechtbank in het arrondissement goed te keuren. 20
Tijdens deze vergadering werden nog andere items besproken zoals de constructie van een arrondissementele website, de werklastmeting, de werkingsbudgetten en de commissie juridische documentatie.
28. Persrechters Zowel voor de politierechtbank als de vredegerechten werd een persrechter aangesteld. Tevens werd op een vergadering van 6 maart 2015 te Gent, afgesproken hoe deze opdracht zal worden opgevat. Ook de aanwezigheid van onze ‘gerechtelijke entiteit’ op de geplande open deur van de balie te Gent op 25 april 2015 werd voorbereid via vergaderingen op 24/3/2015 en 16/04/2015. Het vredegerecht van Aalst II (vrederechter Schotsaert) en de politierechtbank te Gent (rechter De Meyer) namen deel aan het televisieprogramma ‘De Rechtbank’, dat in het najaar zal worden uitgezonden op Vier. Op 30 juni 2015 werden de gemonteerde beelden van Aalst II ‘gepreviewd’. De beelden van de Politierechtbank Oost-Vlaanderen, afdeling Gent zullen op 9/7 “gepreviewd” worden.
29. Werklastmeting De werklastmeting werd voorbereid en begeleid. De simulaties werden overgemaakt aan de vredegerechten en de afdelingen en werden toegelicht op vergaderingen in Gent op 19/01/2015 (politierechtbank) en 20/01/2015 (vredegerechten). Nadien werd de verdere procedure opgevolgd onder meer tijdens een nationale vergadering in Brussel op 27 januari. De voorgelegde simulaties deden heel wat stof opwaaien. Er konden immers heel wat fouten en hiaten vastgesteld worden. De conclusies konden dan ook niet worden aanvaard. De simulaties werden verbeterd op basis van meer correcte cijfers. Deze verbeterde simulaties werden overgemaakt aan de VBSW. Alhoewel de VBSW gedeeltelijk rekening hield met de opmerkingen van de Conferentie van Voorzitters, werd de werklastmeting voor de vredegerechten in de vergadering van 25 juni 2015 niet zonder voorbehoud gevalideerd. 21
De cijfers in verband met de politierechtbank konden na een beperkte correctie worden gevalideerd op 21 april 2015 tijdens een vergadering in Brussel.
30. Budgetten De toekenning en de verdeling van de budgetten stelde een groot probleem. In 2014 was er geen ruimte voor een eigen budget van het Directiecomité tenzij via inlevering van de vredegerechten en politierechtbank. In 2015 werden er tot april 2015 geen budgetten toegekend. Dat gaf een onleefbare situatie en deed talrijke vragen rijzen hoe het verder moest. Vele vredegerechten hadden immers de gewoonte in het begin van het jaar over een eigen budget te beschikken. In 2015 konden in die periode bijgevolg geen aankopen worden gedaan. Een onbegrijpelijke situatie die op de werkvloer niet uit te leggen is door de Voorzitter. Met het oog op de verdeling van de budgetten in 2015 via het Directiecomité werd een werkgroep opgericht om voorstellen te formuleren. Gelet op het uitblijven van een beslissing omtrent de toekenning van de budgetten kon de werkgroep niet opgestart worden voor april 2015. De onduidelijkheid en de onzekerheid op dit vlak is een hypotheek op een ernstige werking van het Voorzitterschap en het Directiecomité. De werkgroep budget kwam uiteindelijk op 19 juni 2015 samen, samengesteld zowel uit leidinggevende griffiers als uit magistraten. Er werd een regeling besproken in verband met de verdeling van de budgetten, de wijze waarop zij kunnen worden aangewend. Dit advies zal worden voorgelegd aan het DIRCOM voor definitieve beslissing.
22
31. Uniforme werkprocessen
Er werd een aanzet gegeven tot meer uniforme werkprocessen op de vredegerechten van het arrondissement. Als eerste stap werd getracht een consensus te bereiken omtrent de tarieven voor het bewind in de bewind dossiers. Op 4 februari werd tevens overleg gepleegd met de Stafhouder te Gent Mr. Hans De Meyer in verband met een accreditatiesysteem voor bewindvoerders. De hoofdgriffier van het derde kanton Gent, de heer Björn De Vriese, nam het initiatief tot het opstellen van een manueel voor de vredegerechten. Daarin worden voor bijna alle procedures de stappen opgenomen die door de griffie worden gevolgd om een dossier af te handelen met vermelding van de ingeving in het Mach systeem. Er werd een werkgroep opgericht om deze manueel te toetsen aan de praktijk en tot een consensus te komen omtrent de toepassing ervan. Bedoeling is te streven naar een bindende richtlijn voor alle griffies van vredegerechten van het arrondissement. Deze werkgroep kwam bijeen op 29 april 2015 en op 10 juni 2015. De volgende vergadering is gepland in september 2015. Verder wordt een overleg in het vooruitzicht gesteld met griffiers van de andere arrondissementen om tot een algemeen werkinstrument te komen met implementatie in en via MACH. In dat opzicht zal ook het project van APG verder opgevolgd worden. Op 26 mei verscheen in het BS een nieuwe wet op de griffie- en rolrechten. De wet trad in werking op 1 juni 2015. De omzendbrief van de FOD Financiën omtrent de toepassing van de wet gaf aanleiding tot heel wat commotie op de vredegerechten. De voorzitter nam deel aan een infovergadering in Brussel. Ook zat hij op 16 juni 2015 te Brussel een werkgroep voor in opdracht van de Conferentie van voorzitters om, over de arrondissementen heen, te komen tot een uniforme toepassing van de wet.
23
32. Selectie hoofden van dienst De vacatures voor de invulling van twee hoofden van dienst voor de Politierechtbank en drie voor de vredegerechten verscheen in het BS op 31/12/2015. De selectiecommissie werd samengesteld. Om de selectie voor te bereiden werd een werkvergadering gehouden op 18/02/2015 in het GGG te Gent met ondersteuning van de dienst HRM cel Gent. De selectie ging door op 30 maart 2015 en 7 april 2015. Er konden drie hoofden van dienst voor de vredegerechten en twee voor de politierechtbank worden voorgedragen. Deze hoofden van dienst worden verwacht tegen september 2015. Zij zullen in de toekomst een grote rol gaan spelen in de tot stand komen van uniforme werkprocessen en de ondersteuning van de geledingen van de entiteit. Ieder hoofd van dienst zal verantwoordelijkheid dragen voor een eigen regio van het arrondissement. Op 29 juni 2015 had een eerste vergadering plaats met alle hoofden van dienst.
33. Arrondissementsrechtbank De heer D. De Groote, vrederechter in Oudenaarde, werd gedelegeerd in de arrondissementsrechtbank. In geval van onverenigbaarheid zetelen de Voorzitter of de ondervoorzitter. Er werd ook overleg opgestart met de arrondissementsrechtbank West-Vlaanderen. De vonnissen van de AR worden – voor zover ze relevant zijn voor de entiteit - ter info geplaatst op de shared drive en zijn dus toegankelijk voor alle magistraten en griffiers.
24
34. Reglement en werking Politierechtbank Bij beschikking van de ondervoorzitter, zoals wettelijk voorzien, van 22 januari 2015 werd het bijzonder reglement van de politierechtbank Oost-Vlaanderen bepaald. Die beschikking werd bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 3 februari 2015. Vooraf werd bij KB van 14 maart 2014 de indeling van de politierechtbank Oost-Vlaanderen in de vijf gekende afdelingen voorzien. Het bijzonder reglement was in essentie een herneming van de bestaande toestand, met die uitzondering dat in de afdeling Dendermonde een derde strafkamer werd ingericht om de belasting van de strafzittingen te spreiden. Zeer recent, bij beschikking van de ondervoorzitter van 12 juni 2015, gepubliceerd in het BS de dato 18 juni 2015, werd het bijzonder reglement een eerste keer aangepast. Het stramien van de burgerlijke zittingen in de afdelingen Aalst en Sint-Niklaas wordt op hetzelfde schema als Dendermonde gebracht (zitting om de veertien dagen, niet langer elke week). De wijziging is ingegeven door de behoefte van een rationelere organisatie. Een eerste maatregel die werd genomen einde 2014 was het gedeeltelijk toewijzen van een politierechter van de afdeling Gent aan de afdeling Oudenaarde. Dit maakte het mogelijk een structureel probleem te verhelpen waardoor de wachttijden inzake burgerlijke belangen weggewerkt werden. In de afdeling Sint-Niklaas verliet collega Willy Brône de actieve dienst. De invulling van zijn zittingen kon naadloos gebeuren, zonder dat de plaatsvervangers moesten belast worden, door de nieuw benoemde rechter en vanaf 1 september 2015 wordt definitief in de invulling van de functie van collega Brône voorzien. Een zaakverdelingsreglement, waarbij een bepaalde afdeling bevoegd wordt voor een specifieke categorie zaken, kwam er nog niet. Daar is een beperkte vraag naar, doch dat heeft meer voeten in de aarde en moet bekeken worden aan de hand van instroom, wenselijkheid, haalbaarheid, enz. In het voorbije gerechtelijke jaar werd in de politierechtbank Oost-Vlaanderen enkele keren de mobiliteit toegepast. Dit blijkt vlot te verlopen en aan de ondervoorzitter werd meegedeeld dat het zetelen in een andere afdeling als een verrijkende ervaring werd aangevoeld. Ondertussen werd er gewerkt aan een eenvormige structuur van alle afdelingen, die zich het meest laat voelen in de afdeling Gent waar er voortaan geen kamers met beurtrollen meer zijn. De regeling werd doorgesproken met het Directiecomité, dat in dezelfde zin adviseerde, en met de eerste Voorzitter. Concreet komt het neer op een structuur die door haar parallellisme in alle afdelingen de mobiliteit perfect mogelijk maakt (wat in de toekomst wellicht meer dan nodig zal zijn indien vacatures niet ingevuld worden) en tegelijk het organiseren in 25
iedere afdeling van een burgerlijke kamer met een burgerlijke rechter met burgerlijk profiel. In een aantal afdelingen was dat laatste trouwens al het geval. De Voorzitter en de ondervoorzitter organiseerden ontmoetingen om dit concreet toe te lichten, onder meer te Gent, Dendermonde en StNiklaas. De politierechtbank Oost-Vlaanderen verwelkomde in het voorbije gerechtelijke jaar drie nieuwe collega’s: Pieter De Meyer, Anne Grawet en Kristine Dusesoi. De Hoge Raad voor de Justitie droeg uitdrukkelijk kandidaten voor met een uitgesproken burgerlijk profiel omdat over het gehele arrondissement bekeken (bestaande effectieven, pensioneringen en vervangingen) er daaraan een dringende behoefte was. Die voordrachten moeten thans gevaloriseerd worden. De nieuw benoemde magistraten worden ingezet waar hun profiel en capaciteiten maximaal kunnen benut worden voor een goede rechtsbedeling. Zo komt politierechter Grawet, die vertrouwd is met de rechtspraak in burgerlijke zaken in het arrondissement Dendermonde waar zij de burgerlijke beroepskamer politierechtbank voorzat, in opvolging van politierechter Cl. Buyse, die de burgerlijke kamers te Aalst en SintNiklaas deed. In Gent, waar er steeds kamers met zuiver burgerlijke materies bestaan hebben, moet voorzien worden in de vervanging van politierechter Gijsel die al met pensioen is en op termijn van de tweede burgerlijke rechter, Van Trimpont. Daar zal naast politierechter D. Bogaert voor de burgerlijke kamers de nieuwe collega K. Dusesoi voor de aflossing van de wacht instaan. Aan het toewijzen van een politierechter aan een afdeling gaat telkens een grondige evaluatie vooraf die het voorwerp uitmaakt van een gemotiveerde nota. De elementen daarvan zijn materiële en objectieve gegevens. De objectieve toewijzing van een nieuwe politierechter aan een afdeling beantwoordt daardoor aan de vereisten van goed beheer, wat een noodzaak is wanneer nieuwe benoemingen worden ingevuld op basis van profielen en behoeften (en niet langer, zoals in het verleden, louter op basis van openstaande plaatsen). Voor de politierechtbanken werd op 21 april 2015 de werklastmeting gevalideerd. De ondervoorzitter had al de kans de werklastmeting toe te lichten op een vergadering met alle collega’s. Het is een werkdocument dat op de steun van een zeer brede basis kan rekenen en dat vooral wat de verdeel criteria betreft een degelijk werkdocument is (en daardoor blijkbaar als model wordt gebruikt voor sommige andere rechtbanken). Ten slotte werd in de afdeling Gent in afspraak met de procureur des Konings met ingang van 1 september 2015 een strafkamer op non activiteit geplaatst. De kamer is niet opgeheven, maar wordt tijdelijk niet gefixeerd. De reden daarvan is het pijnlijke tekort aan griffiers waarmee ook de afdeling Gent kampt. De zaken worden verdeeld over de andere kamers.
26
35. Interne dienstregeling Politierechtbank afdeling Gent Inmiddels is ook de interne dienstregeling voor de afdeling Gent beschikbaar. Die regeling liet langer op zich wachten dan gewoonlijk omdat de definitieve samenstelling van de afdeling Gent wat magistraten betreft en het stramien van de zittingen eerst moesten gekend zijn en er een opeenvolging van wijzigende dienstregelingen moest vermeden worden. Zoals gezegd, werd er te Gent een strafzitting tijdelijk gesloten. Er werd gezorgd voor een degelijke voorziening van de strafkamers enerzijds en de burgerlijke kamers anderzijds, met oog voor de profielen van de betrokken magistraten en voor de criteria van de werklastmeting.
36. Bijzonder reglement vredegerechten Met betrekking tot de vredegerechten werd een nieuw bijzonder reglement opgesteld . Na de nodige adviezen te hebben opgevraagd, werd het bijzonder reglement vastgesteld. Slechts een beperkt aantal wijzigingen werden aangebracht in verband met de vredegerechten Lokeren, Zelzate en Wetteren-Zele. Het bijzonder reglement werd gepubliceerd in het BS. Het trad in werking op 1 juni 2015.
37. Opheffing dubbelkantons In het kader van het justitieplan van minister van justitie K. Geens werden voorstellen geformuleerd om dubbele zetels tijdelijk te sluiten. Dit in het perspectief van kostenbesparing en meer efficiënte werkprocessen. Na visitatie van een aantal kantons bleek dat de handhaving van een dubbele zetel in vele gevallen niet beantwoordt aan de visie van het beleidsplan. Met het oog op meer efficiëntie en in het kader van de budgettaire beperkingen werd dan ook aan de minister een nota overgemaakt met verzoek een aantal zetels minstens tijdelijk op te heffen. 27
Het betreft in de eerste plaats de zetel te Zottegem in het kanton Zottegem-Herzele. De toestand van het gebouw is totaal onaangepast aan een moderne dienstverlening. Deze voor de hand liggende oplossing blijkt niet mogelijk om lokaal politieke redenen. .. Het gebouw in Wetteren in het kanton Wetteren-Zele is verouderd. Toch werd er geopteerd om de zetel in Zele te sluiten, omdat het praktisch niet mogelijk is alles over te brengen naar Zele. Ook de situatie in het kanton Oudenaarde-Kruishoutem kan worden verbeterd. De zetel in Kruishoutem heeft weinig activiteit en is belastend voor de organisatie van de griffie van het kanton. Tenslotte is er het kanton Geraardsbergen-Brakel. Alhoewel de infrastructuur in Brakel uitstekend is, kan de vraag gesteld worden of aldaar een zetel van het vredegerecht moet behouden blijven. Het standpunt van de collega’s ter plaatse en de Voorzitter werd in het kader van overleg met de dienst infrastructuur van de FOD Justitie medegedeeld aan de beleidscel van de minister.
38. Aanpassing kantongrenzen Door het openvallen van de vacature van vrederechter van het kanton Zomergem, werd de mogelijkheid onderzocht om het kanton op te heffen en territoriaal te verdelen onder de aanpalende kantons. In dat verband kwam op 23 februari 2015 een consensus uit de bus tussen de vrederechters van het oude arrondissement Gent waarbij een voorstel werd geformuleerd tot herverkaveling van de kantongrenzen in het oude arrondissement. Dit voorstel werd overgemaakt aan de beleidscel van de minister met verzoek in dat verband standpunt in te nemen. Parallel daarmee werden contacten gelegd met andere kantons in het arrondissement om waar nuttig de kantongrenzen aan te passen. Op 12 juni vond in Gent een vergadering plaats met de titularissen van de kantons gelegen in het vroegere arrondissement Dendermonde. Dit gaf aanleiding tot constructieve voorstellen.
28
39. Tevredenheidsenquête Op basis van samenwerking met de Artevelde Hogeschool te Gent werd een formulier ontwikkeld om de werking van de vredegerechten en de politierechtbank te laten evalueren door de actoren van justitie (notarissen, advocaten en gerechtsdeurwaarders) en de rechtzoekende. Dit formulier werd reeds verspreid onder de actoren van justitie ingezameld en geanalyseerd. In een latere fase volgen de rechtzoekenden die zullen worden aangesproken tot deelname oa. via affiches. De resultaten ervan zullen worden opgenomen in een rapport dat aan alle medewerkers zal overgemaakt worden.
40. E-deposit Op 2 april 2015 werd deelgenomen aan een vergadering op initiatief van de eerste Voorzitter van het Hof van Beroep te Gent, in verband met E-deposit: het neerleggen van stukken en conclusies via internet. De toelichting werd verstrekt door de heer Spaas, griffier op het hof te Antwerpen. Het is de bedoeling dit systeem op termijn ook toe te passen voor de vredegerechten en de politierechtbank.
41. Commissie juridische documentatie Op 30 april 2015 nam de Voorzitter samen met de ondervoorzitter deel aan een vergadering van de commissie juridische documentatie te Brussel.
29
42. Huisvestingsproblemen vredegerechten De huisvesting van een aantal vredegerechten dient herbekeken te worden om verschillende redenen: De toestand van het gebouw (van de Regie) in Wetteren is problematisch. Er wordt uitgekeken naar een nieuwe locatie in het centrum van Wetteren. Er werd een vergadering belegd in Wetteren op 9 oktober 2014 op het gemeentehuis met de burgemeester, de Regie der gebouwen en de FOD Justitie, en in aanwezigheid van de vrederechter. Het vredegerecht zou kunnen geïncorporeerd worden in een nieuw project in het centrum van Wetteren. Er stelt zich dan wel een parkeerprobleem voor de personeelsleden. Ook voor het vredegerecht te Eeklo stelt zich een probleem. Het vredegerecht is gehuisvest in een gebouw van de gemeente en werd als ‘te verlaten’ gekwalificeerd door de Regie. Op 20 mei 2015 had een vergadering plaats met het oog op een verhuis naar de Garenstraat in Eeklo in aanwezigheid van de vrederechter, hoofdgriffier, de Regie en de FOD Justitie. De locatie in Zottegem is totaal verouderd en ongeschikt. Er werd overleg gepleegd met de FOD Justitie om de zetel tijdelijk over te brengen naar Herzele. Dat stuitte evenwel op politieke bezwaren. Het is nu wachten op een nieuw project in Zottegem om het vredegerecht te herhuisvesten. Het vredegerecht te Oudenaarde kampt met een veiligheidsprobleem en een te kleine zittingszaal. Het voorstel werd geformuleerd om de zittingen te houden in het gerechtsgebouw te Oudenaarde. Dat zou mogelijk zijn op maandagmorgen.
30
43. And last but not least... 1 team + 1 missie = 1 (id)entiteit = 1 logo Sinds de hervorming van het gerechtelijk landschap vormen de 23 vredegerechten en de politierechtbank Oost-Vlaanderen één entiteit met dezelfde gelijklopende doelstellingen. Om de "eindtermen" zoals geformuleerd in het beleidsplan van de heer Voorzitter visueel te accentueren en te bekrachtigen werd een sterk en herkenbaar logo ontworpen dat vanaf nu onze entiteit een eigen herkenbare identiteit zal verschaffen. Dit logo zal vanaf nu dan ook worden geïmplementeerd in onze communicatie. Het logo in woord en beeld:
43.1. Het logo in "woord" Het logo is opgebouwd uit twee belangrijke elementen. Het eerste element en centraal in beeld is het blauwe oplichtende grondgebied van onze provincie. Blauw is een kleur die vertrouwen geeft en het geloof in eigen kunnen en anderen versterkt. Dit alles wordt omsloten door een veilige eindeloze cirkel met rode letters die samen de benaming van onze entiteit vormen. Rood is een zeer krachtige kleur en staat symbool voor energie en synergie. Wanneer we kijken naar de combinatie van blauw en rood dan zien we hierin een prachtig symbool dat kan worden samengevat in het werkwoord: SAMENWERKEN de sleutel tot het succes van een team dat de rechtzoekende en alle andere actoren vol vertrouwen tegemoet treedt!
31
43.2. Het logo in beeld
44. Algemene conclusie De hervorming, met de creatie van het Voorzitterschap en het Directiecomité biedt nieuwe mogelijkheden tot verbetering van de werking van justitie, en dit op tal van domeinen zoals blijkt uit het overzicht hierboven. Waar mogelijk en met de beperkte middelen werd hiertoe reeds een aanzet gegeven. Toch werd de werking sterk gehypothekeerd door het inconsistent personeelsbeleid van de FOD Justitie en de beleidsverantwoordelijken, en het laattijdig ter beschikking stelling van de werkingsbudgetten. Dat het statuut van de Voorzitter en ondervoorzitter nauw aansluit bij het ambtenarenstatuut wat betreft de werkingsfaciliteiten is eveneens een handicap. Dat alles dreigt een domper te zetten op het enthousiasme dat bij velen bij de aanvang aanwezig was om te evolueren tot een zelfstandig beheer en de realisatie van de vooropgezette doelstellingen. 32
De uitwerking van de hervorming is dringend toe aan een tweede adem, waarbij de medewerkers op het veld ondervinden dat de getroffen of te treffen maatregelen een win-win effect hebben voor de werking van justitie en dat het niet gaat om een eenzijdige besparingsoperatie. Hopelijk wordt er in het komende werkingsjaar niet alleen maar gezaaid maar ook af en toe iets geoogst. Tot slot een woord van veel dank aan alle ’pioniers’ die hebben bijgedragen tot de opgesomde verwezenlijkingen, met name ondervoorzitter Dirk Van Trimpont, de leden van het Directiecomité (vrederechter Jan Kamoen, en griffier Gaëlle Hemberg), en collega’s magistraten en leden van het gerechtspersoneel, niet in het minst mijn wnd. hoofdgriffier Peter De Visscher en zeer gemotiveerde en accurate secretariaatsmedewerkers Denis Van de Woestyne en Brigitte Lagaert.
Te Gent, 1 juli 2015
Kristiaan Rotthier Voorzitter vrederechters en rechters in de politierechtbank Oost-Vlaanderen
33
