Informatiearchitectuur Sector Veiligheid

KT ACIR Informatiearchitectuur Sector Veiligheid Hoofdrapport Resultaten IASV

Versie: Datum: Status: Auteurs:

1.0 1 augustus 2007 Definitief Mireille Beumer, Erik van den Berg, Ulfert Vos (liaison G-BIV)

Inhoudsopgave Managementsamenvatting ............................................................................................................ 4 1 Inleiding .................................................................................................................................. 6 1.1 Achtergrond ...................................................................................................................... 6 1.2 Probleemstelling ............................................................................................................... 6 1.3 Doelstelling en resultaat ................................................................................................... 6 1.4 Leeswijzer......................................................................................................................... 8 2 IASV als instrument................................................................................................................ 9 2.1 Architectuur: een begrip met veel gezichten .................................................................... 9 2.2 Positionering van de IASV.............................................................................................. 10 2.2.1 Brug tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening........................................... 10 3 Basis van de IASV ............................................................................................................... 12 3.1 Visie van de IASV........................................................................................................... 12 3.2 Rampenbestrijdingsprocessen ....................................................................................... 13 3.3 Bestrijdingscyclus ........................................................................................................... 14 3.4 Multidisciplinaire informatievoorziening.......................................................................... 15 3.4.1 Multidisciplinaire informatieproducten ................................................................... 15 3.4.2 Inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening ..................................... 15 4 Resultaten IASV ................................................................................................................... 16 4.1 Inleiding .......................................................................................................................... 16 4.1.1 Structuur en opbouw IASV .................................................................................... 16 4.1.2 Multidisciplinaire informatieproducten ................................................................... 16 4.1.3 Posities veiligheidspartners binnen de multidisciplinaire informatievoorziening ... 17 4.2 Kern gemeenschappelijke beeld .................................................................................... 18 4.2.1 Incidentinformatie .................................................................................................. 19 4.2.2 Beeld van het effectgebied .................................................................................... 20 4.2.3 Getroffene informatie ............................................................................................. 20 4.2.4 Situatie rapportage ................................................................................................ 22 4.2.5 GRIP-status ........................................................................................................... 22 4.2.6 Probleemvelden..................................................................................................... 23 4.2.7 Ingezet personeel .................................................................................................. 23 4.2.8 Voorlichting of persbericht ..................................................................................... 23 4.3 Secundaire informatieproducten .................................................................................... 24 4.3.1 Weerbeeld ............................................................................................................. 24 4.3.2 Loodspost en/of uitgangsstelling ........................................................................... 25 4.3.3 Bijzonder object ..................................................................................................... 25 4.3.4 Bijzonder subject ................................................................................................... 26 4.3.5 Inzetplan ................................................................................................................ 26 4.3.6 Bijstandsaanvraag ................................................................................................. 26 4.4 Informatieproducten bestrijdingscyclus .......................................................................... 27 4.4.1 Bestuurlijke besluitvormingscyclus ........................................................................ 27 4.4.2 Informatievoorziening en beeldvorming................................................................. 28 5 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen ......................................................................... 29 5.1 Bevindingen.................................................................................................................... 29 5.1.1 Analyse en ontwerp ............................................................................................... 29 5.1.2 Validatie ................................................................................................................. 29 5.1.3 Toepassing ............................................................................................................ 29 5.2 Conclusies ...................................................................................................................... 30 5.3 Aanbevelingen................................................................................................................ 30 5.3.1 Versterken en uitbreiden IASV .............................................................................. 31 5.3.2 Toepassen IASV.................................................................................................... 31 Bijlage 1: Gebruikte documenten ................................................................................................ 34

KT ACIR – Informatiearchitectuur Sector Veiligheid, Hoofdrapport Versie: 1.0, Datum: 1 augustus 2007, Status: Definitief

2 / 37

Bijlage 2: Overzicht betrokken personen .................................................................................... 35 Bijlage 3: Toelichting bestrijdingscyclus ...................................................................................... 37


3 / 37

Managementsamenvatting De informatievoorziening van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Verschillende onderzoeksrapporten, waaronder het rapport van de Adviescommissie ICT Coördinatie Rampenbestrijding (vanaf hier: ACIR), d.d. maart 2005 hebben dit geconcludeerd.

De ACIR onderkent twee aspecten in de informatievoorziening, namelijk het hebben van goede informatie en het uitwisselen (delen)van deze informatie. Maar, om welke informatie gaat het eigenlijk?

De Informatiearchitectuur Sector Veiligheid (vanaf hier: IASV) maakt op activiteitenniveau het ‘hebben en delen’ van informatie inzichtelijk en maakt hiermee het ongrijpbare ‘delen van informatie’ tastbaar en bespreekbaar. De IASV heeft hiervoor een instrument, oftewel een informatiearchitectuur, ontwikkeld. De IASV benoemt welke informatie de veiligheidspartners onderling uitwisselen, waar deze informatie voor nodig is (tijdens welke activiteit), wie de informatie levert en wie de informatie gebruikt. De grondslag van de IASV ligt in de processen zoals beschreven in het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding (juni 2003). De processen leveren ongeveer 60% van de daadwerkelijke IASV. De overige 40% is niet expliciet in (landelijke) procesbeschrijvingen gedocumenteerd en kan gezien worden als een ‘informele’ werkwijze. Dit informele deel is een essentieel onderdeel van de informatievoorziening en daarmee een essentieel onderdeel van de IASV. De totale IASV is tot stand gekomen met medewerking van de veiligheidspartners. Experts van de organisaties brandweer, GHOR, politie en gemeenten hebben enerzijds de formele procesbeschrijvingen geverifieerd aan de praktijk en anderzijds hebben zij de IASV verrijkt met 1 praktijkkennis van de bedrijfsvoering . Dit heeft geleid tot een aanscherping, uitbreiding en verbetering van de kwaliteit van de IASV. Conform de visie van de IASV kan vanuit twee gezichtspunten naar de multidisciplinaire informatievoorziening gekeken worden: informatievoorziening ondersteunend aan de rampenbestrijding en informatievoorziening ondersteunend aan de bestrijdingscyclus. Naast de twee gezichtspunten zijn, conform de visie van de IASV, multidisciplinaire informatieproducten gedefinieerd. Omdat de IASV zich beperkt tot de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen, dit zijn dan ook de feitelijke multidisciplinaire informatieproducten.

In totaal heeft de IASV 127 multidisciplinaire informatieproducten benoemd en (met kenmerken) uitgewerkt. Circa 100 informatieproducten worden daadwerkelijk gedeeld ter ondersteuning van de multidisciplinaire bedrijfsvoering.

De multidisciplinaire informatieproducten geven het gemeenschappelijke beeld van de multidisciplinaire informatievoorziening weer. 1

De politie heeft geen capaciteit vrijgemaakt om inhoudelijke inbreng te leveren


4 / 37

De kern van het multidisciplinaire, gemeenschappelijke beeld wordt door de volgende multidisciplinaire informatieproducten gevormd: • Incident informatie • Beeld van het effectgebied • Getroffene informatie • Situatie rapportage (Sitrap) • GRIP status • Probleemvelden • Ingezet personeel • Voorlichting of persbericht De multidisciplinaire informatieproducten zijn een hulpmiddel bij de inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening. Dit is expliciet te maken aan de hand van de kenmerken die aan alle (binnen de IASV benoemde) informatieproducten zijn gegeven.

De kenmerken van de multidisciplinaire informatieproducten zijn de basis voor het opstellen van procedures en protocollen (afspraken) voor het uitwisselen van informatie tussen twee (of meer) veiligheidspartners. Dit betreft de daadwerkelijke inrichting van de informatievoorziening.

De multidisciplinaire informatieproducten zijn ook gerelateerd aan de bestrijdingscyclus. Dit betekent dat aangegeven is, welke informatieproducten benodigd zijn voor de bestuurlijke besluitvorming en/of de (gemeenschappelijke) beeldvorming. Geconcludeerd wordt dat de IASV een bruikbaar en herleidbaar instrument oplevert. De IASV levert een gevalideerd beeld van de gewenste multidisciplinaire informatievoorziening en maakt het onderwerp ‘delen van informatie’ tastbaar en bespreekbaar. De IASV levert een goede en gedeelde basis om onderlinge afspraken te maken over de inrichting van de toekomstige informatievoorziening. Tegelijkertijd levert de IASV een instrument voor het toetsen van de huidige informatievoorziening en een management- en sturingsinstrument voor het nemen van onderbouwde besluiten over de inrichting (ontwerp en realisatie) van de multidisciplinaire informatievoorziening (incl. prioriteitenstelling). De IASV vult hiermee de vraagarticulatie binnen het beleidsconcept Informatie Basisvoorziening Veiligheid in.

De Raad MIV wordt geadviseerd: • Een continu proces in te richten voor het versterken, communiceren en uitbreiden van de IASV, • De resultaten van de IASV te vertalen naar en toe te passen op de problematiek van een organisatie, een regio of nog specifieker, een project (bijvoorbeeld NEC).


5 / 37

1 Inleiding 1.1 Achtergrond De informatievoorziening van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Verschillende onderzoeksrapporten, waaronder het rapport van de Adviescommissie ICT Coördinatie Rampenbestrijding (vanaf hier: ACIR), d.d. maart 2005 hebben dit geconcludeerd. Het ACIR-rapport onderkent twee aspecten in de informatievoorziening, namelijk het hebben van goede informatie en het uitwisselen (delen) van deze informatie. Geconstateerd is, dat de veiligheidspartners (brandweer, politie, GHOR en gemeenten) onvoldoende gegevens uitwisselen en/of onvoldoende over de juiste gegevens beschikken. Informatie is niet op tijd, niet in de juiste vorm of met de juiste kwaliteit beschikbaar. In april 2006 is de Raad voor de Multidisciplinaire Informatievoorziening (Raad MIV) opgericht. De Raad MIV heeft tot doel het effectief en efficiënt verbeteren van de multidisciplinaire informatievoorziening. Om dit te bereiken zijn een aantal (ACIR gerelateerde) projecten gedefinieerd. De Raad MIV is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze ACIR-projecten. Het project Informatie Architectuur Sector Veiligheid (vanaf hier: IASV) is één van deze ACIRprojecten en valt daarmee onder verantwoordelijkheid van de Raad MIV.

1.2 Probleemstelling ACIR gaat over het hebben, delen en uitwisselen van informatie. Maar, om welke informatie gaat het eigenlijk?

Om deze vraag te beantwoorden, moet het begrip ‘hebben en delen van informatie’ nader in beeld worden gebracht. De volgende vragen kunnen hierbij helpen: - Welke informatie hebben de veiligheidspartners voor de andere partners beschikbaar? - Welke informatie heeft een veiligheidspartner zelf nodig? - Welke informatie delen de veiligheidspartners onderling? - Bij welke activiteit is deze informatie nodig? - Welke kenmerken / kwaliteitseisen spelen hierbij een rol? De resultaten van het project ‘Informatie architectuur Sector Veiligheid’ geven antwoord op bovenstaande vragen. De IASV heeft hiervoor een instrument, oftewel een informatiearchitectuur, ontwikkeld. Dit rapport beschrijft de informatiearchitectuur, inclusief de eerste bevindingen.

1.3 Doelstelling en resultaat De doelstelling van de IASV is meerledig en is als volgt: • Het creëren van een uniform referentiekader, dat het delen van informatie tastbaar en bespreekbaar maakt. • Het leveren van een goede en gedeelde basis om onderlinge afspraken te maken over de inrichting van de toekomstige informatievoorziening. • Het leveren van een basis voor het toetsen van de huidige informatievoorziening. • Het leveren van een management- en sturingsinstrument voor het nemen van onderbouwde besluiten over de inrichting (ontwerp en realisatie) van de multidisciplinaire informatievoorziening (incl. prioriteitenstelling).


6 / 37

•

Het invullen van de vraagarticulatie binnen het beleidsconcept Informatie Basisvoorziening Veiligheid (het multidisciplinaire informatiebeleidconcept, opgesteld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties).

De IASV maakt op activiteitenniveau het ‘hebben en delen’ van informatie inzichtelijk en maakt hiermee het ongrijpbare ‘delen van informatie’ tastbaar en bespreekbaar. De IASV benoemt welke informatie de veiligheidspartners onderling uitwisselen, waar deze informatie voor nodig is (tijdens welke activiteit), wie de informatie levert en wie de informatie gebruikt. Gecombineerd met kwaliteitseisen die veiligheidspartners (bij het uitwisselen) aan de informatie stellen, legt de IASV een basis voor het maken van afspraken tussen de veiligheidspartners. Deze afspraken zijn het fundament van de inrichting van de gedeelde en multidisciplinaire informatievoorziening.

De IASV schetst de contouren van de multidisciplinaire informatievoorziening en levert een samenhangend en gemeenschappelijk beeld van de informatie die de veiligheidspartners onderling uitwisselen.

Met de realisatie van de IASV wordt, vanuit het perspectief van de informatievoorziening, een brug geslagen tussen de verschillende veiligheidspartners. De IASV benoemt in feite de informatiebehoefte van de veiligheidspartners en geeft hiermee richting aan de inhoud en samenstelling van de functionaliteiten, benodigd voor de realisatie van de informatie uitwisseling. De resultaten van de IASV worden zowel in Word-documenten (zie paragraaf 1.4), als ook in de 2 vorm van een applicatie opgeleverd. Met behulp van de applicatie kan iedereen (naar eigen inzicht) door het model heen navigeren en bij de voor hem of haar relevante onderdelen uitkomen. Figuur 1 toont een voorbeeld van schermweergave van de IASV-applicatie.

2

In augustus 2007 wordt de applicatie op het afgeschermde deel van de website van de Raad MIV geplaatst. Na positieve besluitvorming van de Raad MIV (augustus /september 2007) zal de applicatie op het onafgeschermde deel worden geplaatst.


7 / 37

Figuur 1

IASV als website

1.4 Leeswijzer Dit hoofdrapport beschrijft de hoofdlijnen (structuur en positionering) en de resultaten van de IASV. Een gedetailleerde toelichting op de IASV is beschreven in de vijf deelrapporten van de IASV (zie onderaan paragraaf 1.4). In hoofdstuk 2 wordt de IASV als instrument nader toegelicht. Dit hoofdstuk beschrijft wat er onder ‘architectuur’ wordt verstaan en licht de positionering van de IASV toe. Hoofdstuk 3 beschrijft de basis van de IASV. Achtereenvolgens wordt de visie die ten grondslag ligt aan de IASV beschreven, en worden de gezichtspunten van de IASV nader toegelicht. In hoofdstuk 4 worden de resultaten van de IASV beschreven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in algemene en inhoudelijke resultaten. Hoofdstuk 5 tenslotte sluit af met de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Overzicht rapporten project IASV Hoofdrapport: Basis en resultaten van de IASV, Deelrapport A: Uitwerking van het proces Bestrijden brand en Emissie van gevaarlijke stoffen, Deelrapport B: Uitwerking van het proces Geneeskundige Hulpverlening Somatisch, Deelrapport C: Uitwerking van het proces Opvangen en verzorgen, Deelrapport D: Uitwerking van het proces Ontruimen (niet gevalideerd), Deelrapport E: Uitwerking van de Bestrijdingscyclus, Deelrapport F: Uitwerking multidisciplinaire informatieproducten (incl. kenmerken). Naast de deelrapporten is de IASV ook als applicatie beschikbaar gesteld.


8 / 37

2 IASV als instrument 2.1 Architectuur: een begrip met veel gezichten Architectuur is een begrip met vele gezichten, iedereen heeft zijn eigen associaties bij het woord. Wat de één onder architectuur verstaat, hoeft niet overeen te stemmen met wat de ander eronder verstaat. Een eenduidige, in brede kring geaccepteerde definitie van het begrip architectuur is er niet. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang men zich bewust is van de interpretatieverschillen en deze tijdens de communicatie over de architectuur expliciet worden gemaakt. Waar hebben deze interpretatie verschillen betrekking op? Ten eerste zit er een tijdsaspect aan het begrip architectuur. In de praktijk wordt het woord architectuur op de volgende manieren gebruikt: • Voor een beschrijving van de bestaande situatie, • Voor een blauwdruk van de gewenste situatie, • Voor een verzameling van concrete richtlijnen voor het realiseren van nieuwe ontwikkelingen. In de tweede plaats kan architectuur op verschillende onderwerpen betrekking hebben: er zijn verschillende mogelijke aspecten van de architectuur. Zo kan een architectuur onder andere betrekking hebben op producten en diensten, processen, organisatievormen, gegevens, applicaties of netwerkelementen. Dit levert procesarchitecturen, gegevensarchitecturen, technische architecturen etc. Tenslotte zijn er verschillende abstractieniveaus te onderkennen als het over architectuur gaat. Zo kan een gemeente de volgende uitspraak doen: ‘de burger kan bij één loket terecht voor al zijn vragen’. Dit is een principe dat richting geeft aan allerlei organisatorische beslissingen en kan daarmee met recht tot de architectuur gerekend worden. Deze algemene uitspraak leidt vervolgens tot een aantal meer concrete beleidsrichtlijnen, zoals ‘gegevens van de burgers worden centraal opgeslagen’ en ‘gemeente ambtenaren zijn breed opgeleid’. Ook deze uitspraken vormen een onderdeel van de architectuur. Tenslotte kunnen de beleidsrichtlijnen nog verder uitgewerkt worden in bijvoorbeeld een gegevensmodel van de burgergegevens en profielen van de gemeenteambtenaren. Dergelijke uitwerkingen zijn eveneens onderdeel van de architectuur. Het zal duidelijk zijn dat het begrip architectuur in de praktijk veel verschijningsvormen kent. Kern van al deze verschijningsvormen blijft echter dat het gaat om het maken van keuzes, het maken van afspraken en het formuleren van beleid, met als doel het bereiken van de businessdoelen. Daarnaast is een architectuur bij uitstek ook een communicatie middel. Een architectuur zorgt ervoor dat mensen met diverse achtergronden en belangen, een gemeenschappelijk model voor ogen hebben. Aan de hand van hierboven beschreven invalshoeken kiest de IASV de volgende invalshoeken: • De IASV levert een gevalideerd beeld van de gewenste multidisciplinaire informatievoorziening, • De IASV kiest het aspect van de informatie uitwisseling tussen veiligheidspartners, zonder de IASV blijft het delen van informatie een te vaag begrip, • De IASV levert een basis voor een uitgewerkt informatiemodel rampenbestrijding. Het abstractieniveau van de IASV is dat de IASV, tot op het activiteitenniveau, het ‘hebben


9 / 37

en delen’ van informatie inzichtelijk maakt. Hiermee creëert de IASV een gemeenschappelijk model van de informatie uitwisseling. In dit rapport geldt de volgende definitie voor de informatiearchitectuur:

Een consistent geheel (een model) dat richting geeft aan ontwerp en realisatie van de multidisciplinaire informatievoorziening van de veiligheidssector.

2.2 Positionering van de IASV 2.2.1

Brug tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening

De IASV vormt de informatiekundige brug tussen de bedrijfsvoering (de bedrijfsarchitectuur) en de informatievoorziening. Deze twee elementen zijn samen weer de basis voor de techniek en de infrastructuur (de technische architectuur). Dit weergegeven in figuur 2.

Bedrijfsvoering Processen

Organisatie IASV

Informatievoorziening Benodigde Informatieproducten

Figuur 2

MULTI

Benodigde Functionaliteit

Techniek en Infrastructuur Bestaande & geplande Informatieproducten

MULTI

MULTI

Bestaande & geplande Functionaliteit

IASV als brug tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening

De bedrijfsvoering (gevormd door de processen en de organisatie) is beschreven in het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding (juni 2003). Deze (breed gedragen) procesbeschrijvingen zijn de basis voor de IASV, evenals de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken organisaties. Naast bovenstaande is bij het opstellen van de IASV ook gebruikt gemaakt van reeds bestaande informatiemodellen, kaders en uitgangspunten. In bijlage 1 is een lijst van gebruikte (‘papieren’) documenten opgenomen.


10 / 37

De formele procesbeschrijvingen in het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding leiden tot ongeveer 60% van de daadwerkelijke IASV. De overige 40% is niet expliciet gedocumenteerd en kan gezien worden als een ‘informele’ werkwijze. Dit informele deel is een essentieel onderdeel van de informatievoorziening en daarmee een essentieel onderdeel van de IASV. Om de aansluiting met de werkelijkheid in de IASV te borgen (en daarmee een brug te slaan tussen de papieren bronnen en de werkelijkheid), is voor de totstandkoming van de IASV aansluiting gezocht bij experts uit het werkveld (zie ook bijlage 2). De experts van de organisaties brandweer, GHOR, politie en gemeenten hebben enerzijds de formele procesbeschrijvingen geverifieerd aan de praktijk en anderzijds hebben zij de IASV 3 verrijkt met praktijkkennis van de bedrijfsvoering . Dit heeft geleid tot een aanscherping, uitbreiding en verbetering van de kwaliteit van de IASV en tot een gevalideerd beeld van de gewenste multidisciplinaire informatiehuishouding. Uiteraard kan dit beeld nog scherper worden gemaakt door aanvullingen van andere deskundigen. De IASV moet daarom ook gezien worden als een ‘dynamisch’ product van en voor de veiligheidssector. Op termijn zal ook het Referentiekader Regionaal Crisisplan een rol spelen bij de verdere ontwikkeling van de IASV. Dit Referentiekader wordt in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en de koepels uit het veld opgesteld en heeft tot doel het opleveren van een eenduidige multidisciplinaire proces- en organisatiestructuur voor de veiligheidsregio’s, die te allen tijde uitgerold kan worden als respons op grootschalige, bijzondere incidenten of rampen of crisis. Het Referentiekader zal leiden tot een herijking en herordening van de bestaande rampenbestrijdingsprocessen: de processen worden op een gelijk abstractieniveau gebracht en besturende en secundaire processen worden toegevoegd. Daarnaast definieert het Referentiekader de bijbehorende organisatiestructuur, inclusief de taken en verantwoordelijkheden van de hulpverleningsdiensten. De herordening van de processen, zoals gerealiseerd door het Referentiekader, kan mogelijk gevolgen hebben voor de structuur van de IASV. Als uit de resultaten van het Referentiekader blijkt, dat ook voor de IASV een andere herordening nodig is, zal dit in de toekomst in de IASV aangepast worden.

3

De politie heeft geen capaciteit vrijgemaakt om inhoudelijke inbreng te leveren


11 / 37

3 Basis van de IASV 3.1 Visie van de IASV Aan de basis van de IASV ligt een duidelijke visie ten grondslag. Deze visie is bij de start van het project opgesteld en heeft zich gedurende de looptijd van het project verder ontwikkeld. Conform de visie van de IASV kan vanuit twee gezichtspunten naar de multidisciplinaire informatievoorziening gekeken worden: • Informatievoorziening ondersteunend aan de rampenbestrijding, • Informatievoorziening ondersteunend aan de bestrijdingscyclus. Onder de term ‘informatievoorziening’ worden hier de systemen en procedures verstaan, die ervoor zorgen dat de informatie uitgewisseld wordt. Figuur 3 toont deze twee verschillende gezichtspunten. Aan de linkerkant van figuur 3 zijn de rampenbestrijdingsprocessen afgebeeld, de rechterkant betreft de bestrijdingscyclus. De auteurs beschouwen de combinatie van deze twee gezichtspunten als een algemene en aanvaardbare manier om te kijken naar de rampenbestrijding en hebben dit samengebracht onder de naam ‘Informatiehuis Sector Veiligheid’ . Naast de twee gezichtspunten zijn multidisciplinaire informatieproducten gedefinieerd. De informatieproducten zijn te relateren aan zowel aan de rampenbestrijdingsprocessen, als ook aan de bestrijdingscyclus. Uit de rampenbestrijdingsprocessen wordt afgeleid welke informatieproducten nodig zijn voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het relateren van deze informatieproducten aan de bestrijdingscyclus (de rechterkant van het huis), wordt inzichtelijk gemaakt welk ‘niveau’, welke informatie nodig heeft om bijvoorbeeld besluiten te kunnen nemen. Ingang A: Gedragen procesbeschrijvingen (Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding)

Ingang B: Gedragen besturing- en kwaliteitsmodel (Bestrijdingscyclus)

m ra t es nb pe

Bestuurlijk / Strategisch beeld- oordeels en besluitvorming

rij ss ce ro sp ng di

Tactisch planvorming en planmonitoring

Operationeel

en

bestrijding ramp (uitvoering)

Ca. 100 multidisciplinaire informatieproducten Figuur 3:

Het informatiehuis Sector Veiligheid: twee ingangen tot de multidisciplinaire informatievoorziening


12 / 37

3.2 Rampenbestrijdingsprocessen De rampenbestrijdingsprocessen zijn de basis voor de linkerkant van het Informatiehuis. Binnen de IASV is een proces gedefinieerd als een serie activiteiten, die doorlopen moet worden om een specifiek resultaat te bereiken. Vooralsnog vormen vier rampenbestrijdingsprocessen de basis van de IASV. Deze vier processen zijn in overleg met de Stuurgroep Informatievoorziening geselecteerd en zijn de volgende: • Bestrijden van brand en emissie van gevaarlijke stoffen (proces brandweer), • Ontruimen en evacueren (proces politie), • Geneeskundige hulpverlening somatisch (proces GHOR), • Opvangen en verzorgen (proces gemeente). De motivatie voor deze keuze is als volgt: • De vier processen zijn gerelateerd aan dezelfde bedrijfsfunctie en leveren alle vier een bijdrage aan het bereiken van de bedrijfsfunctie ‘voorkomen van (verdere) slachtoffers’, • De vier processen zijn aan elkaar gerelateerd en hebben inhoudelijke raakvlakken, • De vier processen zijn verdeeld over brandweer, politie, GHOR en gemeente, • Bij het uitvoeren van deze processen wordt relatief veel informatie tussen partners uitgewisseld. Naast bovenstaande scope afbakening beperkt de IASV zich tot de informatie die tussen de partners wordt uitgewisseld. De informatiearchitectuur legt niet de ‘eigen’ en interne informatiebehoefte van bijvoorbeeld brandweer ten tijde van grootschalig optreden vast. Subprocessen De rampenbestrijdingsprocessen bestaan uit subprocessen, die vervolgens weer bestaan uit activiteiten. De IASV maakt onderscheid in kritische, strategische, ondersteunende en bijdragende subprocessen. De kritische en strategische subprocessen zijn de processen, waarbij de hoofddoelstelling van de organisatie (direct) in gevaar komt, indien het betreffende proces niet goed functioneert c.q. niet goed wordt uitgevoerd. De ondersteunende en bijdragende processen zijn de subprocessen, waarbij het behalen van de hoofddoelstelling niet (direct) gevaar loopt. De experts van de veiligheidsorganisaties hebben de classificatie van de subprocessen vastgesteld. Inzicht in welke subprocessen kritisch of strategisch zijn, levert belangrijke input voor de IASV als sturingsinstrument. Als voorbeeld: bij de inrichting van de informatievoorziening wordt bij voorkeur de prioriteit bij een project gelegd, dat de kritische en/of strategische processen ondersteunt. Activiteiten De subprocessen bestaan uit activiteiten. De activiteiten vormen de bouwstenen van een proces en zijn een afgerond onderdeel van een proces. Bij de uitvoering van een activiteit zijn informatieproducten nodig, of worden informatieproducten gegenereerd. Dit wordt ook wel een interactieproces genoemd. Een interactieproces betekent dat er binnen een activiteit wordt samengewerkt en dat een informatieproduct met een andere partner worden uitgewisseld. Aan de hand van de interactieprocessen zijn de multidisciplinaire informatieproducten vastgesteld, dit zijn de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen.


13 / 37

3.3 Bestrijdingscyclus De bestrijdingscyclus vormt de rechterkant van het Informatiehuis. De bestrijdingscyclus is ook toegepast bij het onderzoek naar de vuurwerkramp van Enschede (januari 2001). De bestrijdingscyclus (zie figuur 4) geeft de stappen weer van het (voor het eerst) signaleren van een afwijking van de normatief gewenste situatie, tot het moment dat de daarop volgende acties volledig zijn afgerond. De bestrijdingscyclus geeft de feitelijke werking van de coördinatie en besturing van de rampenbestrijding weer. De bestrijdingscyclus bestaat uit de volgende stappen (zie bijlage 3 voor een uitgebreide uitwerking van de bestrijdingscyclus): • Informatievoorziening en beeldvorming, • Besluitvorming, • Uitvoering, • Controle van de uitvoering, • Bijstellen en gereed melden.

Informatievoorziening en beeldvorming

Besluitvorming

Beoordeling en rapportage

Uitvoering

Controle van de uitvoering

Figuur 4:

Bestrijdingscyclus

In figuur 4 kunnen drie ‘niveaus van toepassing’ worden onderscheiden. Het hoogste niveau betreft de interdisciplinaire, strategische besluitvorming. Eén niveau lager gaat het om besluitvorming met een interdisciplinair tactisch-uitvoerend karakter. De besluitvorming op monodisciplinair uitvoerend niveau is als derde en laagste niveau van de besluitvorming aangemerkt. De informatievoorziening en beeldvorming lopen door deze drie niveaus heen, op alle niveaus is informatie nodig voor de uitvoering van de besluitvorming en de uitvoering van de taken.


14 / 37

3.4 Multidisciplinaire informatievoorziening 3.4.1

Multidisciplinaire informatieproducten

De analyse van de rampenbestrijdingsprocessen leidt tot multidisciplinaire informatieproducten. De IASV heeft deze informatieproducten benoemd en als entiteit nader uitgewerkt (zie deelrapport F voor een volledig overzicht van alle uitgewerkte multidisciplinaire informatieproducten). De IASV beperkt zich tot de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen, dit zijn dan ook de feitelijke multidisciplinaire informatieproducten. Een multidisciplinair informatieproduct wordt gedefinieerd als een logisch pakket gegevens dat nodig is voor de uitvoering van een specifieke activiteit, of een resultaat is van een specifieke activiteit. De multidisciplinaire informatieproducten spelen in zowel de bedrijfsvoering als ook de bestrijdingscyclus een rol. Voorbeelden van multidisciplinaire gedeelde informatieproducten zijn excepties (wat moet direct gemeld worden, zodat hierop geacteerd kan worden), situatierapporten en/of voortgangsrapporten en effectinformatie. 3.4.2

Inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening

De multidisciplinaire informatieproducten geven de gemeenschappelijkheid in de informatie uitwisseling weer en zijn een hulpmiddel voor de inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening. Dit laatste is expliciet te maken aan de hand van de kenmerken die aan de multidisciplinaire informatieproducten zijn gegeven. De kenmerken leveren inzicht in de impact die een informatieproduct heeft voor een specifieke organisatie. Hierbij is onderscheid gemaakt in de volgende classificaties: beschikbaarheid, exclusiviteit, integriteit en tijdigheid. Voor de volledigheid wordt vermeld dat dit geen willekeurige classificatie is, maar een classificatie conform de beveiligingsrichtlijnen. De experts van de veiligheidsorganisaties hebben zelf de kenmerken vastgesteld.

De kenmerken van de multidisciplinaire informatieproducten zijn de basis voor het opstellen van procedures en protocollen (afspraken) voor het uitwisselen van informatie tussen twee (of meer) veiligheidspartners. Dit betreft de daadwerkelijke inrichting van de informatievoorziening.

Ook leveren de kenmerken een basis voor het stellen van prioriteiten bij het maken van deze afspraken. Hoe meer impact een specifiek informatieproduct heeft en hoe meer partijen betrokken zijn bij de uitwisseling van dit informatieproduct, hoe belangrijker het is dat over de uitwisseling van dit informatieproduct afspraken worden gemaakt. Voorbeelden van onderwerpen waarover afspraken gemaakt kunnen worden zijn: • Vorm en inhoud, • Formaat, • Wijze en moment(en) van aanlevering, • Levercondities, voorwaarden en garanties (‘service levels’), • Interface (gedeelde functionaliteit), • Toegang, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aangaande deze informatieproducten, • Koppelvlakken (eventueel koppelen van afzonderlijke informatiesystemen).


15 / 37

4 Resultaten IASV

4

Hoofdstuk 4 beschrijft de resultaten van de IASV op hoofdlijnen . Voor inhoudelijke details wordt verwezen naar de deelrapporten van IASV.

4.1 Inleiding De algemene resultaten van de IASV zijn verdeeld in drie onderwerpen: • Resultaten ten aanzien van de structuur en opbouw van de IASV, • Resultaten ten aanzien van de (kenmerken van de) multidisciplinaire informatieproducten, • Resultaten ten aanzien van de posities van de veiligheidspartners in de multidisciplinaire informatievoorziening. 4.1.1

Structuur en opbouw IASV

De volgende resultaten hebben betrekking op de structuur en opbouw van de IASV: • De basis van de IASV bestaat uit de uitwerking van vier rampenbestrijdingsprocessen. Drie van de vier processen zijn door de veiligheidspartners (gedeeltelijk) gevalideerd. Binnen de IASV zijn voor deze drie processen nog verschillende witte (ongevalideerde) vlekken te onderkennen. Het politie proces is nog geheel niet gevalideerd. • De IASV is opgebouwd aan de hand van het IASV-concept van het Informatiehuis Sector Veiligheid. Het Informatiehuis bestaat uit twee delen die gezamenlijk gestalte geven aan de multidisciplinaire informatievoorziening: de rampenbestrijdingsprocessen en de bestrijdingscyclus (inclusief de besluitvormingscyclus). Het feit dat de multidisciplinaire informatieproducten zijn afgeleid van deze twee gezichtspunten vormt de basis van het Informatiehuis Sector veiligheid. • Centraal binnen de IASV staat het ‘delen van informatie’. De informatieproducten zijn geïnventariseerd en benoemd vanuit het perspectief van ‘delen’ en ‘grootschalig gemeenschappelijk optreden’. Indien in de toekomst ook andere rampenbestrijdingsprocessen en gezichtspunten zoals ‘monodisciplinair’, ‘hebben van informatie’ of ‘bronhouders’ in de IASV worden meegenomen, zal het aantal informatieproducten in IASV toenemen. Op dat moment ontstaat er (nog) meer inzicht in de werking van de multidisciplinaire informatievoorziening. • De IASV leidt tot het ontstaan van het multidisciplinaire, gemeenschappelijke beeld voor zowel de multidisciplinaire bedrijfvoering als ook voor de bijbehorende ondersteunende informatiehuishouding. Het thema delen van informatie is nu concreet, tastbaar en bespreekbaar (en herleidbaar!) en daardoor weer beter stuur- en planbaar. • De multidisciplinaire informatieproducten, inclusief de bijbehorende kenmerken, zijn de bouwstenen van de dynamische informatievoorziening van de sector veiligheid. Nadat toetsing van de IASV tegen de huidige informatievoorziening(en) plaats heeft gevonden, kan gericht bepaald worden welke verbeteringen nodig zijn. 4.1.2

Multidisciplinaire informatieproducten

De volgende resultaten hebben betrekking op de multidisciplinaire informatieproducten: • Het ‘delen van informatie’ betreft grotendeels dynamische (veranderlijk en situatiespecifieke) informatieproducten (circa 70% betreft dynamische informatieproducten, circa 15% betreft informatieproducten gerelateerd aan de planvorming vooraf, de overige 15% betreft statische informatieproducten). Als voorbeeld: het gaat tijdens de repressiefase niet zozeer om de lijst van alle potentiële

4

De inhoudelijke inbreng van de politie is nog niet in de bevindingen verwerkt.


16 / 37

•

• • • •

•

•

4.1.3

opvanglocaties maar het gaat om het (veranderlijke en situatiespecifieke) overzicht van de daadwerkelijk gebruikte opvanglocaties. De veiligheidspartners hebben ook veel informatieproducten gelabeld als ‘essentieel of belangrijk’. Dit is gezien de context (rampenbestrijding) logisch. Hiermee is het tijdkritische belang en/of het maatschappelijke belang van de rampenbestrijding nog eens extra benadrukt. Het labelen als ‘essentieel of belangrijk’ heeft consequenties voor de organisatie van de informatievoorziening (bijvoorbeeld consequenties voor de te kiezen hulpmiddelen en/of de te maken afspraken over het delen van informatie). Binnen de circa 70% dynamische informatieproducten valt grotendeels het communiceren over de afwijkingen (bv. probleemvelden, maatregelen, afwijkingen op het niet-geplande, het onvoorziene etc). Veel informatieproducten zijn geo-gerelateerd. Bij de activiteiten (en daarmee ook bij de multidisciplinaire informatieproducten) zijn een aantal uniforme en generieke kenmerken te onderkennen. Deze komen voornamelijk voor bij de activiteiten behorende bij het primaire proces en/of de levenscyclus van een ramp of crisis. Voorbeelden hiervan zijn alarmering, consolidatie van het beeld (opbouwen situationele beeldvorming), vertaling naar het in te zetten personeel, planvorming, terugkoppelingen van afwijkingen etc. De kenmerken integriteit en validiteit zijn belangrijke issues. Hierbij speelt ook het vertrouwen in het netwerk (de leverancier) een rol. Uit deze kenmerken kunnen eisen aan de organisatie, eisen aan oefenen en opleiden en eisen aan medewerkers die tijdens ramp of crisis informatie verwerken en/of besluiten nemen, afgeleid worden. Gebleken is dat er minder hoge eisen aan de exclusiviteit worden gesteld. Exclusiviteit wordt vaak als ‘nuttig’ en ‘niet van toepassing’ geclassificeerd. De vertegenwoordigers van de organisaties noemen hierbij wel uitzonderingen, een aandachtspunt hierbij is hoe omgegaan wordt met elementen die wel exclusief zijn.

Posities veiligheidspartners binnen de multidisciplinaire informatievoorziening

Iedere veiligheidspartner heeft een andere positie in de multidisciplinaire informatievoorziening. De bewustwording van de eigen positie is bij voorkeur terug te zien in het informatiebeleid van de betreffende partners en de bijbehorende activiteiten. De volgende resultaten hebben betrekking op de posities van de veiligheidspartners binnen de multidisciplinaire informatievoorziening: • Binnen de dynamische informatievoorziening is de brandweer een belangrijke partner in het uitwisselen van informatie. De brandweer voegt (vooral als het gaat om de dynamische informatie) inhoud aan de broninformatie toe (bv. informatie over het effectgebied) en deelt dit weer met de overige partners. Opgemerkt wordt dat in het beleidsdocument ‘Informatie Meester’, de multidisciplinaire informatievoorziening pas in het vierde plateau (2011) aan de orde komt. De brandweer heeft de prioriteit gelegd bij de eigen monodisciplinaire informatievoorziening. • De GHOR (als de witte kolom) is voor het ontvangen van de dynamische informatie afhankelijk van voornamelijk de brandweer. De GHOR heeft deze informatie voornamelijk nodig voor de eigen planvorming etc. Aan de andere kant levert de GHOR ook veel (dynamische) informatie, met de gemeente als belangrijke ontvanger. Verder informeert de GHOR de partners en het bevoegd gezag over de bevindingen vanuit de eigen geneeskundige analyse (met name wordt gerapporteerd over die elementen die niet standaard zijn). De GHOR zit hiermee als het ware in de leverancierspositie tussen gemeente en brandweer in.


17 / 37

•

•

De gemeente is binnen de dynamische informatievoorziening een belangrijke 5 ontvanger . De gemeente heeft geen directe rol bij de eerste bestrijding van het incident. Wel is de gemeente bij een grootschalig incident een volwaardige partner, de gemeente moet op eenzelfde wijze (als de andere partners) geïnformeerd worden. Vanuit het perspectief van de dynamische informatievoorziening blijkt dat de gemeente in eerste instantie zelf bijna geen dynamische informatie genereert, maar informatie nodig heeft van de andere partijen en deze informatie vervolgens consolideert. Dit effect wordt eigenlijk alleen maar groter, als in de toekomst ook de nazorgprocessen binnen IASV betrokken worden. Bij deze processen wordt de positie van de gemeente alleen maar belangrijker, worden de informatierelaties hechter en wordt de positionering van de gemeente als informatieverzamelpunt alleen maar duidelijker. Bovenstaande impliceert dat de gemeente een duidelijke rol heeft bij het stellen van eisen aan de (dynamische) informatievoorziening. De gemeente kan de eisen ten aanzien van de dynamische informatievoorziening wellicht duidelijker en stelliger uitdragen. Dit is vooral van belang als de ramp of het event al enige tijd gaande is (bestrijding gaat over in nazorg, ramp gaat over in crisis). Op dat moment komt de gemeente prominent in beeld en neemt zij haar centrale positie in. De positie van de gemeente is dat zij de (bestaande) informatie consolideert, combineert, vertaalt en valideert. Dit betekent dat de eisen die de gemeente aan de (dynamische) informatievoorziening stelt minder tijdskritisch zijn, maar meer betrekking hebben op de kwaliteit van de informatie. De politie is vaak in de informatielijn en de informatiedeling aanwezig. Dit betekent dat de politie over veel informatie beschikt en ook veel informatie ontvangt. Of het onderwerp ‘delen van informatie’, inclusief de daarbij horende bewustwording ook een onderwerp is, wat bij de politie speelt en zo ervaren wordt, is niet gevalideerd.

4.2 Kern gemeenschappelijke beeld De multidisciplinaire informatieproducten geven het gemeenschappelijke beeld van de multidisciplinaire informatievoorziening weer. Het gemeenschappelijke beeld is te herleiden tot de kern (eerste orde) multidisciplinaire informatieproducten en de overige multidisciplinaire informatieproducten.

In totaal heeft de IASV 127 informatieproducten benoemd en uitgewerkt. Circa 100 informatieproducten worden daadwerkelijk gedeeld ter ondersteuning van de multidisciplinaire bedrijfsvoering.

Opgemerkt wordt, dat dit overzicht (127 informatieproducten) het resultaat is van de IASV, met het doel de kern van het domein inzichtelijk te maken. Binnen het huidige IASV-traject is geen normalisatie, consolidatie of nadere detaillering uitgevoerd.

5

Opgemerkt wordt, dat de gemeente een belangrijke (actieve) rol heeft bij de (statische) informatievoorziening tijdens bijvoorbeeld de preparatie fase.


18 / 37

De kern van het multidisciplinaire, gemeenschappelijke beeld wordt door de volgende multidisciplinaire informatieproducten gevormd: • Incident informatie • Beeld van het effectgebied • Getroffene informatie 6 • Situatie rapportage (Sitrap ) • GRIP status • Probleemvelden • Ingezet personeel • Voorlichting of persbericht Deze acht informatieproducten worden in de navolgende paragrafen nader toegelicht. In de IASV-workshop is veelvuldig het element ‘vraag en antwoord’ naar voren gebracht. Dit basale en cruciale element speelt met name binnen de bestrijdingscyclus een rol. Binnen de IASV is dit element niet apart als kern-informatieproduct benoemd. Wel is binnen de IASV het containerbegrip ‘probleemveld’ geïntroduceerd. Met dit informatieproduct worden situatiespecifieke vragen en issues gekoppeld aan actiepunten en actiehouders, met het doel een antwoord te verkrijgen. 4.2.1

Incidentinformatie

Incidentinformatie is dynamische informatie en betreft relevante informatie over het incident. Incidentinformatie bestaat uit meerdere onderdelen, voorbeelden zijn omschrijving, bron, aard, locatie(s), melder(s), verwachte gevolgen, verwachte na-schade, verwachte aantal betrokkenen bij het incident, crisis en/of ramp. De brandweer en de meldkamer zijn in eerste instantie de belangrijkste leveranciers van de incidentinformatie. Voor de brandweer en de GHOR zijn niet alle hierboven genoemde onderdelen even essentieel of belangrijk. Als voorbeeld: de locatiegegevens zijn belangrijker dan de gegevens van de melder. Ook voor de gemeente zijn specifieke onderdelen van de incidentinformatie van belang, voor de gemeente is deze informatie de trigger voor de uitvoering en het opstarten van het gemeentelijke proces. De gemeente wenst dan ook specifieke informatie qua inhoud terug te zien in de incidentinformatie, bijvoorbeeld: • Aantal mensen (inclusief een indicatie of het aantal mensen toeneemt), • Aard van het incident (mede bepalend voor de duur van de opvang), • Hoelang duurt het voordat dat het gebied weer vrij is? • Hoelang worden de mensen opgevangen? • Hoe snel zijn de mensen op de opvanglocatie? • Welke (geestelijke) bagage brengen de mensen met zich mee (stress of ‘gewoon’), • Hoeveel na-schade is er? • Kunnen de mensen straks weer terug, of zijn de woningen niet meer bewoonbaar?

6

Dit is een ‘containerbegrip’. Het is echter HET basisinstrument om over (deel)aspecten van de situatie, voortgang, knelpunten etc. te communiceren.


19 / 37

Met betrekking tot het begrip is het van belang dat er eenduidigheid over de gebruikte termen bestaat en dat de informatie op praktische wijze aangeleverd wordt. Dit betekent dat de vorm en de inhoud van de informatieproducten van belang zijn en er afspraken over de inhoud en wijze van interpreteren gemaakt moeten worden. Als voorbeeld: de gemeente zoekt vooral duidelijke informatie zonder veel detail en/of vakjargon. De gemeente wil weten wat men kan verwachten, in termen van gezondheid en schade. Maar ook: wanneer en hoe moet de gemeente naar het incident? Pas als de brandweer vindt, dat het veilig is, dan gaat de gemeente naar de incidentlocatie. Bij het aanleveren van informatie over aanrijdroutes moeten geen ‘vaktermen’ (bijvoorbeeld bovenwinds aanrijden) gebruikt worden. De gemeente ontvangt graag een praktische handreiking: dus niet spreken van bovenwinds aanrijden, maar gewoon aanwijzen hoe men er moet komen. Situatierapporten (sitraps) zijn vaak al minder of niet leesbaar voor de gemeente. 4.2.2

Beeld van het effectgebied

Het beeld van het effectgebied betreft de weergave van het effectgebied, dat op een bepaalde manier direct beïnvloed wordt door het optreden van een incident. Voor zowel de brandweer, GHOR als ook de gemeente is informatie over het beeld van het effectgebied essentieel. Snelheid is belangrijk bij het verkrijgen van deze informatie. De informatie over het effectgebied is bepalend voor de inschatting van de omvang van het incident of ramp en de te nemen maatregelen ter bescherming van zowel de bewoners, omstanders als ook de eigen medewerkers. De informatie is daarmee van belang voor de uitvoering van het proces en is bepalend voor de inzet van de organisaties en de eenheden. Bij voorkeur start de hulpverlening zo direct als mogelijk; men kan het meest effectief zijn in het ‘golden hour’. Een belangrijk onderdeel van de informatie over het effectgebied wordt gevormd door de informatie die de gemeente tijdens proactie en preventie levert. Deze informatie wordt gebruikt bij het samenstellen van het beeld van het effectgebied. In een later stadium wordt de gemeente gezien als de spil rondom de informatie uitwisseling. Bij voorkeur moet de betrouwbaarheid van de informatie van een hoog niveau zijn. De gemeente wil weten hoe betrouwbaar de informatie is, met name vanwege de voorlichting Het is niet erg als de informatie niet gevalideerd is, als men maar wel weet OF en HOE betrouwbaar de informatie is. 4.2.3

Getroffene informatie

Getroffene informatie bestaat uit verschillende onderdelen, te weten: • aantallen getroffene, • soort getroffene (inzittenden/opvarenden, slachtoffers, gewonden, beknelden etc.), • mentale en/of fysieke gesteldheid, • mate van zelfredzaamheid, • plaats waar men zich bevindt, opgevangen is, of wordt verzorgd. De getroffene informatie is één van de belangrijkste multidisciplinaire informatieproducten. Het is essentieel dat dit snel inzichtelijk wordt gemaakt en onderling gedeeld wordt. De situatiespecifieke maatregelen worden genomen op basis van deze informatie. Voor de gemeente is informatie over de getroffene ook een trigger voor het starten van meerdere processen, bijvoorbeeld voorlichting en het organiseren van de opvang.


20 / 37

De betrouwbaarheid van de informatie over de getroffene moet op een hoog niveau zijn. Iedere veiligheidspartners levert hierin een deel, de gemeente voegt de informatie over de getroffenen uiteindelijk samen en biedt het vervolgens (bij voorkeur) als betrouwbare informatie aan. De gemeente moet weten hoe betrouwbaar de informatie is, vooral vanwege de voorlichting. Het is niet erg als de informatie niet gevalideerd is, maar men wil weten OF en HOE betrouwbaar de informatie is. De exclusiviteit van deze informatie is afhankelijk van de situatie en varieert van ‘niet relevant’ tot ‘essentieel’. Als voorbeeld: bij een crash van een militaire helikopter is wel geclassificeerde informatie aanwezig, hierbij is exclusiviteit essentieel. Het is de verantwoordelijkheid van de GHOR om informatie over de gewonden te leveren. De GHOR beoordeelt in eerste instantie de getroffene informatie en verrijkt deze informatie. In het begin is het belangrijk om te weten hoeveel getroffenen bevrijd en behandeld moeten worden en wie als eerste getransporteerd moeten worden. Deze informatie zal ook gedeeld moeten worden met de betrokken ziekenhuizen. Hiervoor moet wel geregistreerd worden (met name ten aanzien van de aantallen getroffenen en de bijbehorende letseltyperingen). Deze registratie is essentieel voor de GHOR, maar ook voor de gemeente. Registratie kan eventueel ook van belang zijn voor de politie, in het kader van strafrecht. Eventueel kan ook registratie achteraf plaatsvinden (bv de persoon die zelfstandig het rampterrein heeft verlaten en die zich later bij de huisarts meldt). Voor de gemeente zijn een aantal specifieke onderdelen van getroffene informatie van belang. Dit zijn met name de onderdelen die van invloed zijn bij het opvangen en verzorgen van mensen. Voorbeelden hiervan zijn: • Het is essentieel om te weten welke ervaringen men meeneemt naar de opvang, dit kan invloed hebben op de duur van de opvang, • Ook is de zelfredzaamheid van individu of groep, de geestelijke en fysieke gesteldheid van belang. Zijn de mensen een inwoner van de stad of komen de mensen van buiten de stad? Zijn het mensen met een specifiek geloof, waarvoor separate maatregelen genomen moeten worden? • Het statische of dynamische beeld van de getroffene informatie speelt een rol. Statische informatie is relatief makkelijker te interpreteren, • Ook uit informatie over vergunningen kan getroffene informatie afgeleid worden (bijvoorbeeld: aanwezigheid van een verpleegtehuis of een school in het incidentgebied). Voor de brandweer is informatie over de getroffenen belangrijk voor het deelproces ‘redden van mens en dier’. Het begrip en de betekenis van het informatieproduct ‘getroffene informatie’ kan leiden tot verwarring. Het algemene begrip ’getroffene’ bestaat uit meerdere soorten informatie. Voorbeelden hiervan zijn: • Geaggregeerde informatie over de getroffenen (bijvoorbeeld aantallen en aard letsel) ten behoeve van het proces Voorlichting, • Informatie (over aard letsel en locatie) voor verwanten in het kader van het proces Registratie slachtoffers, • In algemene zin kan gesteld worden dat een met de term ‘evacue’ iemand wordt bedoeld die uit het incidentgebied is gehaald, met de term ‘getroffene’ wordt een subject bedoeld. Het kan van belang zijn om binnen de getroffenen verschillende groepen te onderscheiden, bijvoorbeeld slachtoffers versus daders.


21 / 37

4.2.4

Situatie rapportage

De situatie rapportage betreft de formele rapportage met als onderwerp het totaalbeeld, verslaglegging van de actuele situatie, verwachte ontwikkelingen, knelpunten, te nemen besluitpunten en/of gevraagde terugkoppeling. In het overzicht van de kern van de multidisciplinaire informatieproducten (paragraaf 4.2) zijn een aantal informatieproducten benoemd, die onderdeel zijn van de situatierapportage. Omdat de optelsom van de informatieproducten het mogelijk maakt om het totaalbeeld weer te geven, wordt het informatieproduct ‘situatierapport’ hier separaat besproken. Het situationele beeld is een gezamenlijk informatieproduct. Op basis hiervan stelt iedere organisatie de eigen analyse en planvorming op. Over deze uitkomsten (inzet, maatregelen etc) worden vervolgens weer de andere partners geïnformeerd. Hierbij wordt de volgende ‘lijn’ gehanteerd: informatie verzamelen, gezamenlijk beeld opbouwen, analyse van de informatie, consolidatie van het beeld, vertalen naar eigen planvorming, delen en uitwisselen van de bevindingen en keuzes die hierbij gemaakt zijn. Met name de uitzonderingen worden gerapporteerd (deze gaan buiten de eigen planvorming om). Voorbeelden van uitzonderingen zijn : situatie specifieke maatregelen, zwaartepunten en prioriteitstelling. Dit impliceert dat er duidelijke afspraken tussen de partijen gemaakt moeten worden, indien de situatierapporten onderling gedeeld en uitgewisseld worden. Het zomaar delen van de (monodisciplinaire) rapportages levert geen toegevoegde waarde voor de andere organisaties. Voorbeeld hiervan is dat de gemeente heeft aangegeven, dat de situatierapporten voor iedereen begrijpelijk moeten zijn en niet moeten bestaan uit ‘vakjargon’. Een ander gevaar schuilt in een informatie-overload in een tijdkritische situatie. Hierdoor kan de kerninformatie en de noodzakelijke overdracht van informatie verloren gaan. Situatierapporten worden ook monodisciplinair gebruikt. De organisaties hebben dan hun eigen specifieke onderwerpen, die in de eigen sitrap (moet) komen te staan. Als voorbeeld: de GHOR 7 gebruikt de samenstelling ‘METHANE’ voor de opbouw van de eigen sitrap. 4.2.5

GRIP-status

De GRIP-status betreft de aanduiding van het huidige GRIP-niveau bij het betreffende incident. Deze informatie geeft de veiligheidspartners informatie over de omvang van het incident, en de inzet en mate van opschaling van de overige partners. Vanaf GRIP 3 worden de gemeenten geïnformeerd, vanaf dat moment heeft de gemeente een zwaardere rol in het incident. De gemeente neemt vervolgens het besluit tot wel of niet afschalen. Bovenstaande betekent niet, dat de gemeenten niet bij GRIP 0 t/m 2 geïnformeerd willen worden. Ook over deze situaties wil de gemeente op de hoogte worden gebracht, zodat eventueel de burgemeester tijdig geïnformeerd kan worden.

7

METHANE staat voor: M = major incident standby or declared (if appropriate), E = exact location of incident, T = type of incident, H = hazards (both present and potential), A = access and egress routes, N = number, severity and type of casualties, E = emergency services present on scene and further.


22 / 37

4.2.6

Probleemvelden

Probleemvelden zijn bestuurlijke of tactische aandachtsgebieden ten behoeve van aansturing en coördinatie. De informatie kan betrekking hebben op bijvoorbeeld excepties, actiepunten, knelpunten of beslispunten (voorliggende en genomen besluiten). Probleemvelden dienen altijd met de andere partners gecommuniceerd te worden. In feite is dit informatieproduct het belangrijkste dynamische informatieproduct dat het mogelijk maakt om te communiceren en te rapporteren over afwijkingen van het geplande (iets dat meer regel is dan uitzondering). De knelpunten (bv. tekorten in capaciteit) worden voornamelijk gecommuniceerd richting het bevoegd gezag. Voor het beleidsteam is informatie over de probleemvelden ‘core business’. Het is de basis van een effectief werkende besluitvormingscyclus binnen de bestrijdingscyclus. Betrouwbaarheid en actualiteit van de informatie moet bekend zijn en niet ter discussie staan. Voorbeeld van probleemvelden (voor de GHOR) zijn tekorten in hulpcapaciteit, transport, infusen etc. Andere voorbeelden (vanuit het perspectief van de brandweer) zijn obstakels, afgesloten wegen, stil te leggen bedrijven, af te sluiten gebieden, instortingsgevaar etc. Ook vragen, antwoorden en actiepunten (gekoppeld aan een knelpunt of vraag) vallen onder het informatieproduct ‘probleemvelden’. 4.2.7

Ingezet personeel

Het ingezette personeel betreft een overzicht van het ingezette (bijstands)personeel en/of de ingezette eenheden. Het overzicht is bij voorkeur op naam gesteld en is gerelateerd aan het betreffende incident. Bij rampen en crisis spelen aflossingsdiensten een rol. Het overzicht geeft aan wie feitelijk gealarmeerd is, en welke personen op dat moment dienst hebben. In het overzicht is ook het ‘soort’ personeel opgenomen. Belangrijke items hierbij zijn de aanwezigheid van de juiste mensen in het team en het invullen van de benodigde rollen in het team (zijn deze rollen ingevuld?). Dit heeft enerzijds te maken met competenties, maar anderzijds ook met de samenstelling van het team (de juiste personen, het team op orde hebben). Het overzicht met ingezet personeel wordt ook gebruikt bij de opvanglocatie. De gemeente deelt het overzicht met de politie, de politie gebruikt het overzicht onder andere bij het handhaven van de openbare orde en bij het toelatingsbeleid op het incidentterrein (tegenhouden van onbevoegden bij de opvanglocatie en het doorlaten van de hulpverleners). Naast bovenstaande is het overzicht van het ingezette personeel ook tijdens een eventueel nazorgtraject van belang. 4.2.8

Voorlichting of persbericht

Onder voorlichting wordt verstaan de inhoud van het persbericht of de televisiebeelden die via de media aan de omgeving worden meegedeeld. Voorlichting is een belangrijk onderwerp, hiermee worden een groot aantal omstanders en/of (indirect) betrokkenen bereikt. Het samenstellen van het voorlichting- of persbericht is in principe een multidisciplinaire activiteit. Afhankelijk van het niveau van de rampenbestrijding en de situatie wordt de gemeente (voorlichting) ingelicht (bijvoorbeeld: bij een milieuramp wordt de gemeente ingelicht). Tot GRIP2 situatie verzorgt de Politie de voorlichting (opm.: dit verschilt per regio). Vanaf GRIP-3 situatie


23 / 37

is het actiecentrum voorlichting actief. Vanaf dat moment ligt de regie bij het opstellen van het persbericht bij de gemeente. De inhoud van de voorlichting en het persbericht is gebaseerd op de inhoud van verschillende informatieproducten. Voorbeelden hiervan zijn (opsomming is niet limitatief): • Feitelijke situatie, • Incident informatie (locatie, aard, omvang, verwachtingen etc), • Beeld van het effectgebied, • Getroffene informatie (samengestelde informatie over aantallen getroffenen en aard letsel), • Stofinformatie, op basis hiervan zal de GHOR voorlichting willen geven. Als voorbeeld: “Heb je last van deze en deze symptomen, meld je dan bij de huisarts”, • Ingezet personeel (bijstand, inzet van ME-peletons etc), • Gewondenspreidingsplan (naar welk ziekenhuis of locatie zijn de gewonden vervoerd). Voor deze informatieproducten geldt dat de afstemming over (voornamelijk de inhoud) erg van belang is. Voor de voorlichtingsfunctionaris en/of woordvoerder moet het duidelijk zijn, op welke wijze de informatie geïnterpreteerd moet worden. De informatie kan niet, afhankelijk van de aanleverende organisatie, op een andere wijze geïnterpreteerd worden.

4.3 Secundaire informatieproducten Naast de kern van het gemeenschappelijke beeld zijn er nog veel andere informatieproducten te benoemen, die ook deel uit maken van het gemeenschappelijke, multidisciplinaire beeld. In de navolgende paragrafen worden een aantal van deze (relevante) informatieproducten beschreven. Opgemerkt wordt, dat deze opsomming zeker niet limitatief is. De uitgewerkte informatieproducten zijn producten die veelvuldig uitgewisseld worden en als essentieel dan wel belangrijk zijn aangemerkt. Voor de uitwerking van de overige informatieproducten die de IASV benoemd heeft, wordt verwezen naar de deelrapporten. 4.3.1

Weerbeeld

Het informatieproduct betreft een algemene beschrijving of prognose van de weersituatie. Deze informatie kan eventueel uitgebreid worden met: • De sector waarvoor het weerbeeld geldt, • Weersvoorspellingmatrix voor het weer op de bronlocatie, met gegevens zoals: • Tijd (van… tot….), • Windrichting, • Windsnelheid, • Stabiliteit van de atmosfeer (Pasquill classificatie), • Neerslag, • Bewolkingsgraad (octa's), • Inversiehoogte. Informatie over het weer is belangrijk voor het bepalen van de inzet. Voorbeelden hiervan zijn windrichting (het verspreiden van de gifwolk) en het ontstaan van explosiegevaar bij toename van de buitentemperatuur. Een derde voorbeeld betreft de effectiviteit en effecten van de bestrijding als het al of niet regent. Voor de GHOR levert het weerbeeld ook input voor de behandeling van de getroffene (bijvoorbeeld al of niet gevaar voor onderkoeling bij lage temperaturen of gevaar voor uitdroging etc.).


24 / 37

4.3.2

Loodspost en/of uitgangsstelling

Een loodspost of uitgangsstelling is een vooraf bepaalde, gemakkelijk te vinden plaats waar bijstandverlenend potentieel wordt opgevangen en van waaruit deze naar een gewenste plaats wordt geleid. Bij dit informatieproduct kunnen twee situaties onderscheiden worden: de lijst met loodsposten en de geselecteerde (feitelijke) loodsposten. Tijdens de repressieve fase zijn de ‘geselecteerde’ uitgangsstellingen van belang. Dit geldt niet alleen tijdens het daadwerkelijke optreden, maar ook tijdens de planvorming (voorkomen dat het ‘te druk’ wordt op één locatie). Qua begrip kan het volgende opgemerkt worden: er worden verschillende begrippen gebruikt, bijvoorbeeld loodspost, doorloodspost, opstelplaats, opvangpunt, uitgangstelling of uitgangspositie. Voor de GHOR heeft de term ‘loodspost’ de voorkeur. Voor brandweer is dit de term ‘uitgangsstelling’. Voor Gemeente geldt de term ‘opstelplaats’, ‘doorloodspost’ of ‘uitgangspositie’. De volgende activiteiten hangen samen met de term uitgangsstelling en/of doorgangspost: • Hulptroepen van buiten de regio verzamelen zich op deze locatie. Vanuit hier worden de hulptroepen naar het incident begeleidt (dit gidsen wordt door de politie uitgevoerd), • De loodspost kan ook de locatie zijn, waar de mensen (getroffenen) voor een korte periode verzameld worden, om vanuit daar naar de echte opvanglocatie te worden gebracht, • Een derde optie is dat het een doorloodspost is, oftewel een plek op het rampterrein, waar de mensen als eerste instantie worden verzameld. 4.3.3

Bijzonder object

Een bijzonder object betreft informatie over een object dat zich in het incident- of effectgebied bevindt. Dit object behoeft bijzonder aandacht. Voorbeelden van bijzondere objecten zijn risicoobjecten, zorginstellingen, kazernes, meldkamers, scholen, ziekenhuizen, kerken, moskeen, winkelcentra etc. De informatie over het bijzondere object is van invloed op het operationele optreden en is voor de brandweer en de GHOR op onderdelen essentieel. De informatie moet wel binnen het omgevingsbeeld geplaatst worden (gerelateerd aan het incident). Als één van de partners iets aan de informatie toevoegt, wordt dit gedeeld met de andere partners. Bijzondere en kwetsbare objecten zijn ook objecten waar de politie extra aandacht aan moet besteden (bv in het kader van ontruimen en evacueren). Informatie over bijzondere objecten zijn ook voor de opvang en verzorging (gemeente) van belang. Afhankelijk van het object zal de gemeente wel of geen opvang moeten regelen. Als voorbeeld: mensen in een ziekenhuis worden niet door de gemeente opgevangen, dit is een activiteit van de GHOR. Bij een verzorgingstehuis helpt het personeel in grote mate. Verder regelen bepaalde organisaties of bedrijven de opvang geheel zelfstandig (bv gaan 1 verdieping hoger bij hoog water). Belangrijk is wel, hoe en waar de mensen uit bijzondere objecten opgevangen worden. Een voorbeeld hiervan betreft kinderen in een kinderdagverblijf, worden deze naar een ander kinderdagverblijf gebracht of gaan zij naar de integrale opvanglocatie?


25 / 37

Het delen van informatie over een bijzonder object kan vooraf geregeld worden, maar kan ook tijdens het incident beschikbaar worden gesteld. Een voorbeeld hiervan is het direct opvraagbaar zijn van alle vergunningen die voor het object zijn afgegeven.. 4.3.4

Bijzonder subject

Een bijzonder subject heeft betrekking op personen die bij crisis en rampen bijzondere aandacht behoeven vanwege bv. invaliditeit/handicap, leeftijd, medicijngebruik, criminaliteit, geloof of geestgesteldheid. Voor de brandweer is deze informatie op onderdelen belangrijk, bijvoorbeeld in het kader van mobiliteit van de mensen of de vuurwapengevaarlijkheid van de te redden persoon. Voor de GHOR en de politie kan deze informatie cruciaal zijn, dit is echter situatie afhankelijk. Een (GHOR-gerelateerd) voorbeeld is, als er niet voldoende opvang is voor de zwaargewonden. De gemeente zorgt niet zelf voor de medische opvang, de GHOR en Ambulancezorg worden hier direct bij betrokken. Als mensen niet zelf mobiel zijn, wordt daar de GGD of de Ambulancezorg bij betrokken. Hierbij zijn wel grensgevallen te benoemen, bijvoorbeeld als iemand medicijnen nodig heeft (de gemeente kan hierbij helpen om dit te regelen) of als het kinderen betreft (deze hebben extra zorg en aandacht nodig). 4.3.5

Inzetplan 8

Het inzetplan geeft inzicht in de volgende elementen: • Wie, • Wat, • Waar, • Wanneer, • Waarmee. In eerste instantie wordt het inzetplan door de veiligheidspartners zelf (voor de eigen organisatie) opgesteld en vervolgens met de andere partners afgestemd. Indien een inzetplan bijgesteld wordt, wordt dit opnieuw gedeeld (de partners moeten ook op de hoogte zijn van wijzigingen in dit plan). Toch is het opstellen van het inzetplan geen volledige monodisciplinaire aangelegenheid, het uiteindelijke inzetplan wordt in gezamenlijkheid vastgesteld. Dit geldt voornamelijk voor die onderdelen waar de organisaties onderling afhankelijk van elkaar zijn of waarbij onderling afgestemd moet worden over de inzet (onderlinge coördinatie en afstemming over de inzet en positionering). Dit is vergelijkbaar met het onderling afstemmen over de locaties van loodsposten en de uitgangsposities (bv het moet niet te druk op één locatie worden). In algemene zin is de brandweer de organisatie die het beste weet, wat de juiste plek is. 4.3.6

Bijstandsaanvraag

Met het informatieproduct ‘bijstandsaanvraag’ wordt de aanvraag voor aanvullend potentieel van buiten de eigen dienst bedoeld. De bijstandsaanvraag wordt aangevraagd door het bevoegd gezag. Het informatieproduct ‘bijstandsaanvraag’ is voor alle veiligheidspartners van belang. De aanvraag zelf is niet essentieel, wel essentieel is wat daadwerkelijk geleverd wordt. Hiermee is

8

Ook wel uitvoeringsplan genoemd.


26 / 37

de terugmelding wellicht belangrijker dan de daadwerkelijke aanvraag van de bijstand (terugmelding is één op één gekoppeld aan de bijstandsaanvraag). Vanuit multidisciplinair oogpunt is de bijstandsaanvraag een multidisciplinaire activiteit. Dit geldt met name als bijstand aan de andere kolommen gevraagd moet worden. Deze bijstand wordt formeel via het openbaar bestuur aangevraagd, deze bijstand wordt niet ‘zelf’ geregeld. Ook bovenregionale bijstand loopt formeel via het bevoegd gezag. In de praktijk wordt de gemeente geïnformeerd, maar regelt de kolom (bijv. GHOR, Brandweer) de bijstand zelf. Een voorbeeld hiervan is als de gemeente inzet van de politie vraagt, met het doel de opvanglocatie af te schermen voor onbevoegden. In bepaalde gevallen is de bijstandsaanvraag exclusieve informatie. Voorbeeld hiervan is de aanvraag van Bijzondere Bijstands Eenheden of ME-peletons. Deze aanvraag wordt niet ‘zomaar’ met alle partners gedeeld.

4.4 Informatieproducten bestrijdingscyclus De multidisciplinaire informatieproducten, zoals beschreven in paragraaf 4.3, zijn afgeleid van de rampenbestrijdingsprocessen. In de IASV zijn de informatieproducten ook gerelateerd aan de bestrijdingscyclus. Ter illustratie worden in deze paragraaf twee onderdelen van de bestrijdingscyclus nader uitgewerkt en wordt toegelicht welke informatie producten hierbij horen. Voor de totale uitwerking van de bestrijdingcyclus wordt verwezen naar deelrapport E. In dit deelrapport is een eerste aanzet gedaan tot het opstellen van een informatiekundig perspectief behorende bij de bestrijdingscyclus. 4.4.1

Bestuurlijke besluitvormingscyclus

De bestuurlijke besluitvormingscyclus binnen de bestrijdingscyclus bestaat uit de volgende stappen: • Analyseren en beoordelen van de (veranderde) situatie, • Uitwerken van interventiemogelijkheden c.q. uitwerken plan van aanpak met keuzeoplossingen, • Besluiten over de interventievoorstellen en/of het plan van aanpak, • Informeren van de uitvoerend verantwoordelijken, • Informeren van de overige belanghebbenden. Bij de bestuurlijke besluitvorming worden de volgende multidisciplinaire informatieproducten gedeeld: • Incident informatie en situationele informatie (als vertaling van onderliggende sitraps naar management- en sturingsinformatie), • Probleemvelden, • Maatregel of voorstel (als vertaling van onderliggende deeladviezen naar voorliggende, genomen of te nemen besluiten), • Besluit of instructie, • Prioriteiten, • Noodverordening, • Besluit opschalen / afschalen, • Sitraps en voortgangsrapportages (voortkomend uit de rapportage en de beoordeling van de uitvoering, maar ook als antwoord op vragen en issues die binnen de besluitvormingscyclus spelen).


27 / 37

Opgemerkt wordt, dat bij de tactische besluitvorming (naast de bovenstaande informatieproducten) ook additionele informatieproducten gedeeld worden (zie deelrapport E). 4.4.2


Informatievoorziening en beeldvorming binnen de bestrijdingscyclus bestaat uit de volgende stappen: • Ontvangen van meldingen of andere aangeboden (nieuwe) informatie over de situatie, • Verificatie van de aangeboden informatie, • Verkennen of anderszins inwinnen en doorgeven van (nieuwe) informatie door de eigen dienst, • Verwerken van de informatie in een totaaloverzicht van de ramp, de effecten en de bestrijding en hierover periodiek rapporteren (sitrap), • Informeren van de verantwoordelijke functionaris(sen), • Actief delen van de informatie met andere belanghebbende diensten. Bij de informatievoorziening en beeldvorming spelen de volgende multidisciplinaire informatieproducten een rol: • Incident informatie, • Beeld van het effectgebied, • Getroffene informatie, • Situatie rapportage (Sitrap), • GRIP status, • Probleemvelden, • Beeld brongebied, • Gasmal, • Startmal, • Schadecirkel, • Meetgegevens, • Bijzonder object, • Bijzonder subject, • Obstakels, • Inzetgebied, • Ontruimde en/of te ontruimen objecten en subjecten, • Evacués, • Op te vangen personen, • (Zorg) instellingen, • Stofinformatie, • Effect gevolgen van besmette stof, • Evenement informatie, • Maatregel of voorstel, • Noodverordening, • Weerbeeld.


28 / 37

5 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen Hoofdstuk 5 betreft de bevindingen, conclusies en aanbevelingen, welke zijn samengesteld tijdens het opstellen van de informatiearchitectuur.

5.1 Bevindingen De bevindingen worden aan de hand van drie fasen binnen de IASV opgedeeld. Deze fasen zijn de volgende: • Analyse en ontwerp. In deze fase zijn de theorie en bestaande proces- en informatiemodellen geanalyseerd. Op basis hiervan is IASV ontworpen, • Validatie. In deze fase is de IASV door inhoudelijke deskundigen gevalideerd en daarmee versterkt, • Toepassing. In deze fase wordt de IASV toegepast en zullen nieuwe resultaten in de IASV worden verwerkt. 5.1.1 • • • •

5.1.2 •

•

5.1.3 • • •

Analyse en ontwerp De gedragen procesbeschrijvingen uit het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding vormen de basis van de IASV. Deze basis is uitgebreid met de theorie uit andere veelgebruikte proces- en informatiemodellen. Conform de visie van de IASV is de IASV opgebouwd aan de hand van twee gezichtspunten: informatievoorziening ondersteunend aan de rampenbestrijding en informatievoorziening ondersteunend aan de bestrijdingscyclus. De IASV richt zich alleen op de informatie die tussen veiligheidspartners onderling uitgewisseld wordt. De (monodisciplinaire) informatie die de veiligheidspartners zelf nodig hebben vallen buiten de scope van de IASV. De IASV gaat verder dan de gangbare informatiemodellen en voegt meerdere dimensies aan de bestaande informatiemodellen toe (multidisciplinaire informatie, herleidbaar naar activiteiten, onderscheid in gebruiker en leverancier van informatie).

Validatie De IASV is in samenwerking met de veiligheidspartners opgesteld. Vertegenwoordigers van de brandweer, GHOR en gemeente hebben hun praktijkkennis in de IASV ingebracht. Hiermee is de IASV gevalideerd, uitgebreid en versterkt. In totaal zijn hiervoor 10 bijeenkomsten met veiligheidspartners georganiseerd. De IASV heeft een duidelijke eerste stap gezet met het inzichtelijk maken van de ‘hebben en delen’ informatie. Echter, er is nog veel werk te doen. Dit geldt enerzijds voor het in beeld brengen van de multidisciplinaire informatieproducten en anderzijds voor het benoemen van de feitelijke inhoud en vorm van de informatie. Verder zijn niet alle onderdelen van de IASV gevalideerd. Het proces ‘ontruimen’ is geheel niet gevalideerd. Ook voor de overige drie processen kunnen nog een aantal witte vlekken onderkend worden.

Toepassing De IASV heeft het ongrijpbare ‘delen en uitwisselen van informatie’ concreet, tastbaar en bespreekbaar gemaakt. De IASV levert een methode die inzichtelijk maakt wat de veiligheidspartners onderling bindt. Niet alle informatie moet ‘zomaar’ gedeeld worden, met name de dynamische en situatie afhankelijk elementen worden onderling gedeeld. De IASV levert een multidisciplinair, gemeenschappelijk informatiebeeld (IASV maakt dit beeld inzichtelijk). In totaal heeft de IASV 127 informatieproducten benoemd en


29 / 37

• • •

uitgewerkt. Circa 100 informatieproducten worden daadwerkelijk gedeeld ter ondersteuning van de multidisciplinaire bedrijfsvoering. Het multidisciplinaire kernbeeld bestaat uit 8 (kern)informatieproducten. Deelresultaten van de IASV zijn afgebakend en direct bruikbaar voor de veiligheidspartners. Elementen kunnen relatief eenvoudig uit de IASV gehaald worden en in de praktijk toegepast worden. De IASV wordt als applicatie toegankelijk gemaakt en kan vanaf dat moment door alle 9 veiligheidspartners benaderd worden . Toepassing van de IASV levert nieuwe inzichten op, die op gecontroleerde wijze in de IASV verwerkt kunnen worden. Wijzigingen ten opzichte van een voorgaande versie zijn in de IASV relatief eenvoudig te achterhalen.

5.2 Conclusies Op basis van de bovenstaande bevindingen wordt het volgende geconcludeerd: • •

•

• •

De structuur en opbouw van de IASV is zodanig, dat het altijd herleidbaar is, waarvoor de betreffende informatie nodig is. Ook kan altijd afgeleid worden, welke partners betrokken zijn bij het uitwisselen van de betreffende informatie. De problematiek die door de IASV bespreekbaar wordt gemaakt, is herkenbaar voor de veiligheidspartners. Dit geldt voornamelijk voor de problematiek rondom het genereren van informatie, het delen van informatie met andere partijen en het ontvangen van informatie van andere partijen. Met de komst van de IASV is een instrument gecreëerd, dat toepasbaar is bij de geconsolideerde vraagarticulatie voor de multidisciplinaire informatievoorziening. Voor de toepassing van de IASV zijn tijdens de eindbijeenkomst in juli 2007 een aantal suggesties gedaan (zie de aanbevelingen in paragraaf 5.3). Met de komst van de IASV is een begin gemaakt met het opstellen van een informatiemodel. Er is een informatiemodel opgesteld, waar het veld zich in herkent en waar het veld mee verder wil. Gezien het multidisciplinaire karakter van de IASV is de dialoog een cruciaal element bij het toepassen van de IASV. Bij de realisatie dienen gezamenlijk keuzes gemaakt te worden in de inhoud, vorm en hulpmiddelen. “Multidisciplinair” impliceert en vereist medewerking van alle betrokken veiligheidspartners.

5.3 Aanbevelingen De Raad MIV wordt de volgende aanbevelingen voorgelegd: • Versterken en uitbreiden van de IASV, • Inrichten continu proces (werken onder architectuur) • Versterken en uitbreiden inhoud IASV, • Versterken draagvlak IASV, • Toepassen van de IASV • Toepassen IASV bij het NEC-project, • Toepassen IASV bij regionale of landelijke projecten, • Toepassen IASV bij het maken van afspraken over de informatie-uitwisseling tussen veiligheidspartners. Bovenstaande aanbevelingen worden hieronder nader toegelicht. 9

In augustus 2007 wordt de applicatie op het afgeschermde deel van de website van de Raad MIV geplaatst. Na positieve besluitvorming van de Raad MIV (augustus /september 2007) zal de applicatie op het onafgeschermde deel worden geplaatst.


30 / 37

5.3.1

Versterken en uitbreiden IASV

Voor het versterken en uitbreiden van de IASV zijn de volgende aanbevelingen opgesteld: Inrichten continu proces (werken onder architectuur) Het opstellen, bijwerken en invullen van de IASV is een continu proces. Aanbevolen wordt dit proces, in samenwerking met de veiligheidspartners, onder aansturing van de Raad MIV in te richten. Op korte termijn kan dit ingevuld worden door een projectteam, bestaande uit vertegenwoordigers van alle veiligheidpartners, een (of meerdere) architectuur-expert(s) en een projectleider. Op lange termijn zal dit proces ingevuld moeten worden door de multidisciplinaire vraagorganisatie onder de Raad MIV (inrichten continu beheer). Versterken en uitbreiden inhoud IASV De basis van de IASV bestaat nu uit drie rampenbestrijdingsprocessen en een (op hoofdlijnen uitgewerkte) besturingscyclus. Versterken van de IASV betekent onder andere het uitwerken van meerdere rampenbestrijdingsprocessen en het uitdiepen van de informatiekundige analyse van de bestrijdingscyclus. Ook uit het toepassen van de IASV (zie paragraaf 5.3.2) kunnen resultaten voortkomen, die vervolgens weer de inhoud van de IASV kunnen versterken. Ook kan de herordening van de processen, zoals gerealiseerd door het Referentiekader Regionaal Crisisplan, mogelijk gevolgen hebben voor de structuur van de IASV. Als uit de resultaten van het Referentiekader blijkt, dat ook voor de IASV een andere herordening nodig is, zal dit in de toekomst in de IASV aangepast worden. Daarnaast kan de IASV ook gesynchroniseerd worden met de bovenregionale en landelijke informatievoorzieningen en met landelijke informatie- en kennisknooppunten zoals het LOCC, het NCC en de DCC’s. De hierboven beschreven activiteiten kunnen door het (korte termijn) projectteam uitgevoerd worden. Versterken draagvlak IASV De IASV is in samenwerking met de veiligheidspartners opgesteld, circa 20 vertegenwoordigers en/of experts hebben hieraan hun medewerking verleend. De vertegenwoordigers herkennen in de IASV een oplossing voor de eigen problematiek en zullen waar mogelijk de IASV bij eigen projecten toepassen (zie aanbevelingen toepassen IASV). Ten behoeve van het (her)gebruik van de IASV wil de IASV meer bekend worden en tegelijkertijd meer draagvlak creëren. Om dit te bereiken wordt de IASV (via de website van de Raad MIV) als applicatie ter beschikking gesteld. Aangevuld met andere communicatie-uitingen en presentatievormen zorgt dit ervoor dat de basis en het bereik van IASV steeds beter worden. Aanbevolen wordt voor iedere kolom een liaison voor de IASV aan te wijzen. Deze persoon is dan ook tegelijkertijd één van de (korte termijn) projectteam leden. 5.3.2

Toepassen IASV

Toepassen van de IASV betekent dat de resultaten van de IASV vertaald worden naar de problematiek van een organisatie, een regio of nog specifieker, een project. Het toepassen en vertalen van de IASV leidt tot nieuwe resultaten en inzichten, die vervolgens weer in de IASV geborgd en opgenomen worden. Hiermee wordt tegelijkertijd een continue cirkel van validatie en feedback van ervaringsdeskundigen ingericht.


31 / 37

Het toepassen van de IASV en het vertalen van de IASV naar de regio’s of projecten is een activiteit van de regio’s en het (korte termijn) projectteam gezamenlijk. Wel is hiervoor steun en bestuurlijke borging van de Raad MIV benodigd. Hieronder worden een aantal voorbeelden beschreven, waarbij de IASV concreet toegepast kan worden. Toepassen IASV bij NEC Het project NEC, Netcentrische informatievoorziening, heeft tot doel het definiëren, inrichten en evalueren van een netcentrische informatievoorziening. Het project NEC levert hiermee een bijdrage aan de inrichting van de informatievoorziening en/of het uitkristalliseren van de bestaande informatievoorziening van de veiligheidsregio’s. De veiligheidsregio’s kunnen gebruik maken van tools (techniek) en middelen. Aan de regio’s wordt de mogelijkheid geboden om met andere regio’s in contact te komen, gezamenlijk te trainen en gezamenlijk knelpunten aan te pakken. Het project NEC beweegt zich hiermee zowel op het gebied van de processen en de organisatie, als ook het gebied van de inrichting van de informatievoorziening en het benoemen en uitwerken van functionaliteiten en techniek. De analyse uit de IASV leidt tot prioriteitstelling van de multidisciplinaire (uit te wisselen) informatieproducten. De kenmerken van de informatieproducten geven richting aan de betekenis, vorm en inhoud van de informatieproducten. NEC toetst deze uitwisseling (incl. vorm en inhoud) in de praktijk en maakt tevens een vertaalslag naar functionaliteiten, die nodig zijn voor het beschikbaar maken van deze informatieproducten. Aanbevolen wordt, voor een aantal multidisciplinaire informatieproducten te toetsen of deze informatie daadwerkelijk tijdens een oefening uitgewisseld wordt. Is de bestaande techniek en infrastructuur voldoende om deze informatieproducten beschikbaar te stellen? Is de juiste functionaliteit hiervoor aanwezig? Op basis hiervan kan sturing plaats vinden op de functionaliteiten die gerealiseerd moeten worden. Daarnaast heeft NEC ook een situationeel beeld vastgesteld en beschreven uit welke elementen dit situationeel beeld bestaat. De IASV heeft een overzicht gemaakt van de informatieproducten die binnen de informatievoorziening en beeldvorming een rol stelen. Aanbevolen wordt, dit deze verbanden nader uit te werken en op elkaar af te stemmen. Toepassen IASV bij regionale of landelijke projecten Meerdere regio’s zijn onlangs projecten gestart met het doel de inrichting van de (multidisciplinaire) informatievoorziening te verbeteren. De IASV kan deze projecten faciliteren en ondersteunen bij het bereiken van het projectresultaat. De IASV kan de volgende bijdrage leveren: • Faciliteren bij de afstemming over de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen en input leveren bij het stellen van prioriteiten. Hiermee wordt inzicht verkregen in eventuele bestuurlijke, financiële, personele of culturele drempels die de benodigde samenwerking en het delen van informatie in de weg staan, • Opstellen en sluiten van overeenkomsten over de vorm, inhoud, aanleverwijze of levercondities van de uit te wisselen informatieproducten, • Toetsen of multidisciplinaire informatieproducten (bv tijdens oefeningen of events) gedeeld worden tegen de gestelde kwaliteitseisen (tijdig, beschikbaar, vertrouwelijk etc.), • Toetsen of de huidige of geplande hulpmiddelen, informatiesystemen en ICT-projecten voorzien in de levering van de benodigde informatieproducten en benodigde functionaliteit tegen de gestelde kwaliteitseisen (tijdig, beschikbaar, vertrouwelijk etc.).


32 / 37

Ook kan de IASV bij landelijke projecten of programma’s toegepast worden. Voorbeelden hiervan zijn: • De geneeskundige dwarsdoorsnede van de IASV wordt geadopteerd en gebruikt door het lopende Programma Geneeskundige-Bestuurlijke Informatievoorziening (G-BIV). Het programma G-BIV gebruikt de IASV-resultaten voor het benoemen en verbeteren van de informatieknelpunten tussen de geneeskundige kolom en het openbaar bestuur. • Het programma Geo heeft belangstelling voor de resultaten van IASV. De resultaten van de IASV zullen ingebracht worden in het Programma Geo. • De IASV vult de vraagarticulatie binnen het IBV-concept in. De IASV maakt inzichtelijk welke informatie de veiligheidspartners onderling uitwisselen en welke kenmerken men hierbij stelt. De IASV geeft hiermee richting aan de inhoud en samenstelling van de functionaliteiten (zoals benoemd binnen de A-IBV), benodigd voor de realisatie van de informatie uitwisseling. Toepassen IASV bij het maken van onderlinge afspraken De IASV kan ook toegepast worden bij het maken van afspraken tussen veiligheidspartners over het uitwisselen van informatie. Voorbeelden van afspraken die hierover gemaakt kunnen worden zijn: • Afspraken (bv over werkverdeling) om op een goede manier met de dynamiek van de informatie om te gaan. Deze afspraken moeten bij de betrokken functionarissen bekend zijn en ook geoefend zijn, • Organisatorische afspraken voor het aanleveren van een totaal informatiebeeld. Dit totale informatiebeeld bestaat weer uit allemaal afzonderlijk aan te leveren deelaspecten (‘effecten’, ‘locatie’,‘weer’, ‘bewoners’, ‘getroffenen’, ‘geneeskundige maatregelen’, ‘bestrijdingsmaatregelen’ etc.), • Afspraken over de vorm en inhoud van de informatie (met het doel de juiste informatie over te brengen, te rapporteren of te presenteren en met het doel het actuele totaalbeeld samen te kunnen stellen uit de vele afzonderlijke deelaspecten), • Afspraken over het delen van hulpmiddelen (bv. een crisismanagement informatiesysteem), • Afspraken over de wijze waarop de ‘connectie’ tussen systemen geregeld wordt. Bij gescheiden informatiesystemen moet of de wederzijdse toegang geregeld zijn of de informatiesystemen moeten onderling gegevens uit kunnen wisselen (op real-time basis, via koppelvlakken), • Afspraken over de kwaliteitskenmerken van de onderliggende informatiesystemen. De onderliggende informatiesystemen moeten dezelfde kwaliteitskenmerken hebben als de informatievoorziening die zij ondersteunen. Voorbeelden hiervan zijn: nagenoeg geen uitval, 24x7 beschikbaarheid etc.


33 / 37

Bijlage 1: Gebruikte documenten Bij het ontwerpen van de IASV zijn de volgende bronnen en documentatie gebruikt: -

Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding, juni 2003, Referentiekader multidisciplinaire informatievoorziening Veiligheidsregio Hollands Midden, januari 2006, Rapportage G-BIV (geneeskundige bestuurlijke informatievoorziening), juli 2006, Documentatie POIRE (project operationele informatievoorziening regionale brandweerorganisatie), Documentatie Brand-In (informatiearchitectuur brandweer), april 2006, Politie meldkamer, schakelpunt voor berichten en uitvoering, vtsPN, 1 februari 2007, Architectuur Geo Informatie Services, november 2006, Documentatie project Architectuur IBV (zes deelrapporten en kernpuntennota), december 2006, Documentatie Programma Geo (geo-standaarden, geo-architectuur), 2006-2007, Nederlandse Overheids Referentie architectuur (NORA), versie 1.0, september 2006, Verslagen van NEC-workshop, d.d. 30.01.2007 en 13.03.2007, Proces- en productbeschrijvingen multidisciplinaire intake en multidisciplinaire opschaling meldkamer, maart 2007, Input uit regio Gelderland Zuid, project ‘proceskaarten rampenbestrijding’, GHOR in kaart gebracht, oktober 2003, Begrippenkader ambulancezorg, oktober 2003, Nationaal Handboek Crisisbesluitvorming, Bijlage 3 bij Voortgangsrapportage crisisbeheersing op rijksniveau 1999-2001, Rapportage ACIR, maart 2005, Input van het ACIR-project ‘In Ieder Geval Informatie’, Onderzoek vuurwerkramp Enschede, Algemene coördinatie van de bestrijding, januari 2001, Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure (GRIP), GIS functionaliteiten Rampen Coördinatie Systeem (RCS), regio Rotterdam Rijnmond, februari 2005, Documentatie ICAWEB van VROM, 2006-2007. Basisvereisten crisisbeheersing, Landelijk Beraad Crisisbeheersing, november 2006. Dynamische ICT-architectuur, DYA, Sogeti, 2001


34 / 37

Bijlage 2: Overzicht betrokken personen Het IASV projectteam bestaat uit de volgende projectteamleden: - Mireille Beumer, projectleider - Erik van den Berg, informatiearchitect - Ulfert Vos, adviseur en liason G-BIV - Maas van de Ruitenbeek, enterprise architect VtsPN Tijdens de totstandkoming van de informatiearchitectuur zijn verschillende bijeenkomsten met de veiligheidspartners georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten hebben de vertegenwoordigers en/of experts van de betrokken organisaties de IASV geverifieerd, getoetst aan de praktijk en inhoudelijke kennis toegevoegd. Op basis hiervan is de IASV uitgebreid en verbeterd. De volgende bijeenkomsten zijn georganiseerd cq de volgende medewerkers hebben input geleverd: Gemeente Gemeente Den Haag en Zoetermeer - Datum: dinsdag 22 mei 2007, - Aanwezigen: Alexander Hasper (gemeente Zoetermeer) en Ted Krapels (gemeente Den Haag) Gemeente Arnhem - Datum: dinsdag 5 juni 2007 en woensdag 13 juni 2007 - Aanwezigen: Eric van Neerrijnen (gemeente Arnhem) en Jene van der Heide (gemeente Arnhem) Brandweer en GHOR (gecombineerde bijeenkomst) Veiligheidsregio Noord Oost Gelderland en Regionale brandweer Gelderland Zuid - Datum: vrijdag 25 mei 2007 - Aanwezigen: Guus Zijlstra (VNOG, brandweer), Ruud Awater (regionale brandweer Gelderland-Zuid), Henk Ruessink (VNOG, GHOR), Janine Brand (VNOG, GHOR) Brandweer en gemeente (gecombineerde bijeenkomst) - Datum: vrijdag 25 mei 2007 - Aanwezigen: Guus Zijlstra (VNOG, brandweer), Ruud Awater (regionale brandweer Gelderland-Zuid), Marc Luijten (veiligheidsregio Gelderland-Zuid), Eric van Neerrijnen (gemeente Arnhem) GHOR Landelijk bureau GHOR en LOCC - Datum: donderdag 31 mei 2007 - Aanwezigen: Carian Cools (GHOR Nederland), René Letsch (LOCC), Zeger Hutte (LOCC). Veiligheidsregio Hollands Midden - Datum: vrijdag 25 mei 2007 - Aanwezigen: Vincent Mulder (Hollands Midden)


35 / 37

Naast bovenstaande hebben een aantal deelnemers ook input geleverd, zonder dat zij bij één van de hierboven genoemde bijeenkomst aanwezig waren. Dit geldt voor regio IJsselvecht (Norbert Bosman, GHOR) en Arjan Hanekamp (AZN). Integrale eindbijeenkomst GHOR, gemeente, brandweer, LOCC Tijdens deze eindbijeenkomst zijn de resultaten van de IASV gepresenteerd en is een demonstratie van de applicatie gegeven. Tevens zijn de mogelijke vervolgstappen met de deelnemers bediscussieerd. -

Datum: donderdag 26 juli 2007 Aanwezigen: Carian Cools (GHOR Nederland), Janine Brand (Veiligheidsregio NoordOost Gelderland, GHOR), Gerke Spaling (Veiligheidsregio Twente), Judy Westerveld (AZN), Zeger Hutten (LOCC), Arend de Jong (project NEC), Jan-Willem van Aalst (namens Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond), Norbert Bosman (Veiligheidsregio IJsselland, GHOR), Nicolette Verhoeven (Ministerie BZK), Maas vd Ruitenbeek (VtS PN).


36 / 37

Bijlage 3: Toelichting bestrijdingscyclus Onderdeel bestrijdinsgcyclus

Bestrijdingscyclus - Onderdelen Stappen binnen het onderdeel van de bestrijdingscyclus


1a ontvangst van meldingen of andere aangeboden (nieuwe) informatie over de situatie; 1b verificatie van de aangeboden informatie; 1c verkenning of anderszins inwinnen en doorgeven van (nieuwe) informatie door de eigen dienst; 1d verwerken van de informatie in een totaaloverzicht van de ramp, de effecten en de bestrijding en hierover periodiek rapporteren (sitrap); 1e informeren van de verantwoordelijke functionaris(sen); 1f actief delen van de informatie met andere belanghebbende diensten.

Bestuurlijke Besluitvorming

2a analyseren en beoordelen van de (veranderde) situatie; 2b uitwerken van interventiemogelijkheden c.q. plan van aanpak met keuze-oplossingen; 2c besluiten over de interventievoorstellen / het plan van aanpak; 2d informeren van de uitvoerend verantwoordelijken; 2e informeren van de overige belanghebbenden.

Tactische Besluitvorming

2a analyseren en beoordelen van de (veranderde) situatie; 2b uitwerken van interventiemogelijkheden c.q. plan van aanpak met keuze-oplossingen; 2c besluiten over de interventievoorstellen / het plan van aanpak; 2d informeren van de uitvoerend verantwoordelijken; 2e informeren van de overige belanghebbenden.

Uitvoering

3a plannen en organiseren van de uitvoering; 3b feitelijke uitvoering.

Controle van de uitvoering Beoordeling en rapportage

4a toezien op de effectiviteit en veiligheid van de uitvoering.

Planvorming vanuit preparatie

5a (periodiek) rapporteren over de voortgang met deel-sitrap (naar/aan besluitvorming en informatievoorziening & beeldvorming stap 1d en 1e); 5b zo nodig voorstel tot bijstellen van de uitvoering en eventueel het vastgestelde doel; 5c voorleggen aan verantwoordelijk leidinggevenden (zie besluitvorming en informatievoorziening & beeldvorming stap 1e); 5d eindresultaat melden als uitvoering is voltooid (naar/aan besluitvorming en informatievoorziening & beeldvorming stap 1d en 1e). Te delen plannen. Ter beschikking vanuit en door preparatie.


37 / 37

Informatiearchitectuur Sector Veiligheid

Recommend Documents