MEER INZICHT IN PORTALEN Frank Snels www.utwente.nl/im - informatiearchitectuur 29 oktober 2014
AGENDA
Aanleiding De wereld van portalen Doelgroep portalen hoger onderwijs Portal ontwikkelingen Tot slot
Inzicht in portalen
29-10-2014
2
AANLEIDING “INZICHT IN PORTALEN”
Universiteit Twente en portalen: Verbeteren van de interne communicatie Synergie in de bestaande portalen, nieuwe portalen Rol van het CMS, aanschaf portalsysteem ? Trends en ontwikkelingen (Apps, BYOD)
Inzicht in portalen 29 oktober 2014
3
WAT IS EEN PORTAL?
personalisatie
Portal
Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante informatie, bedrijfsapplicaties en/of personen
UT-webapplicaties UT-rooster app Osiris portal Alumni portal Utwente.nl/az
Inschrijving open dagen
Utwente.nl
Traditionele websites
Geavanceerde portals en mobiele applicaties Inzicht in portalen
29-10-2014
4
WAT IS EEN PORTALSYSTEEM ? Portal systeem
Een portal systeem is een platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en onderhouden kunnen worden
Content management systeem <-> portal systeem Binden/ondersteunen klanten <-> ondersteunen medewerkers Lean portal <-> comprehensive suite
Inzicht in portalen
29-10-2014
5
PORTALSYSTEEM: PORTAL FUNCTIES
Content Management functionaliteit CMS, Web Content Management, content.
Personalisatie functionaliteit voorkeuren, context, customization, personalisatie en selfservice
Integratie functionaliteit mashups, Api’s, open data, Apps, selfservice
Functionaliteit gericht op samenwerken samenwerken, teams samenstellen, groepswerk, samen documenten ontwikkelen, digitale projectomgevingen;
Social computing functionaliteit social media, social identity, social data. Inzicht in portalen
29-10-2014
6
ÉÉN PORTAL ? DOELGROEPPORTALEN HOGER ONDERWIJS
UNIVERSITEIT TWENTE: Subgroepen
Aantal personen Portal Behoefte (B2C/B2E) Doel van een portal
Studenten Bachelors, masters, promovendi, professional learning
Medewerkers Docenten, onderzoekers, ondersteuners, faculteit medewerkers, vakgroep medewerkers, afdeling medewerkers
Externe relaties Alumni, bedrijven, fondsen prospects, strategische relaties, bezoekers campus, media/pers
Student Prospects Bezoekers evenementen, Twente Academy deelnemers, internationaal, bezoeker websites (ba/ma/ut), VWO scholieren , zijinstromers
~10.000
~3500
>10.000
>10.000
Business to Employee en/of Business to Consumer Verbeteren kwaliteit onderwijs, binden en behouden van studenten.
Business to Employee
Business to Consumer
Business to Consumer
Efficiënter en effectiever werken
Binding met de UT (imago, fondsen)
Verhogen instroom studenten
B2C(Business to Consumer, klant-doelen): Digitale marketing, E-commerce, sociale media, Search & analytics. B2E(Business to Employee, medewerkers-doelen): Personalisatie functies, Document collaboration, Search, Extensive business 7 Inzicht in portalen 29-10-2014 application integration
ÉÉN PORTAL ? OVEREENKOMSTEN ? KlantDoelen (B2C) Medewerkerdoelen (B2E) Studenten
Externe relaties
Student
(alumni, campus (Ba, Ma, PL) prospects bezoekers, (bezoekers Medewerkers fonds prospects) evenementen, Twente (OW, OZ, ondersteuner) Academy)
• Student prospects en externe relaties vragen vooral klant-functies (studenten als prospects ?) • Studenten en medewerkers vragen vooral medewerkerfuncties (student-prospects in de leeromgeving ?) Voor besluitvorming zijn voorbeeldfuncties per doelgroep nodig . 8
VOORBEELDFUNCTIES PER DOELGROEP Studenten
Voor-beeld
Medewerkers (docenten) voorbeeld bachelors voorbeeld docenten
Medewerkers (algemeen) voorbeeld bedrijfsvoering
Externe relaties Student Prospects voorbeeld alumni
Voorbeeld VWO scholier… Opleidingsinformatie, studiekeuze 123,
NAW gegevens aanpassen
Aanmelden voor open dagen
Content management functionaliteit Personalisatie functionaliteit
Mijn rooster, gepersonaliseerde toets resultaten,
Integratie functionaliteit
Ontsluiten Blackboard en Osiris functies en gegevens
Functionaliteit gericht op samenwerken Social computing functionaliteit
Ontsluiten van Blackboard en Osiris (cijfers invoeren)
Beoordelen van groepsopdrachte n studenten Informatie en functies van MOOC platformen integreren
Digitale projectruimtes voor intern UT likes
Aanmelden op basis social identity
Advertentie targetting (gerichte informatie adverteren over 9 Inzicht in portalenopleiding) 29-10-2014
AGENDA
Aanleiding De wereld van portalen Doelgroep portalen hoger onderwijs Portal ontwikkelingen Tot slot
Inzicht in portalen
29-10-2014
10
PORTAL ONTWIKKELINGEN De gebruiker bepaalt het zelf “Al onze studenten gebruiken Blackboard vanzelfsprekend voor samenwerking”
Meerdere kanalen “Onze app biedt allemaal nieuwe functies die voorheen nog niet beschikbaar waren”
Personalisatie “Net als bij Google en hotels.com krijg ik op onze Universiteitsportal suggesties op basis van mijn eigen gedrag”
En de opvolger is ….. Inzicht in portalen
29-10-2014
11
DE BASIS ONDER EEN PORTAL IS BELANGRIJKER DAN DE PORTAL ZELF
Gepersonaliseerd portaal Medewerkers, studenten en alumni
Self-Service
Business Process Management Identity & Access Manage ment
Integratievoorzieningen
Functionaliteit / service
Bronsysteem A
Functionaliteit / service
Functionaliteit / service
Bronsysteem B
Bronsysteem C Inzicht in portalen
29-10-2014
12
TOT SLOT
Neem bij een discussie over portal(technologie) ook website(technologie) mee. Convergeer richting twee omgevingen: klant-portalen en medewerkerportalen Maak dit praktisch, begrijpelijk en realiseerbaar door voorbeelden te geven (voorbeeldfuncties per doelgroep) Tussen de studentenportal en de leeromgeving zitten meer overeenkomsten dan verschillen. Zorg dat de portalen van Osiris student, BlackBoard en de bestaande studentenportal verder geïntegreerd worden. De basis onder een portal is belangrijker dan de portal zelf
Inzicht in portalen
29-10-2014
13
Vragen
Inzicht in portalen
29-10-2014
14
PROGRAMMA PORTAL MEET DLWO
Het programma van die dag ziet er als volgt uit: 12.30 uur: Inlooplunch, 13.00 uur: Opening, door Nico Juist, SURF. 13.05 uur: Opdracht deel 1: ontwerp de ideale portal voor uw eigen instelling. 13.45 uur: Inleiding: Meer inzicht in portalen, door Frank Snels, Universiteit Twente 14.15 uur: Voorstellen referentenpanel, 14:20 uur: Praktijkvoorbeeld Hogeschool Leiden, door Mark de Jong. 15:05 uur: Pauze, 15:15 uur: Praktijkvoorbeeld Zuyd Hogeschool, door Robin Janssen. 16:00 uur: Opdracht deel 2: herontwerp de ideale portal. , 16:20 uur: Voorleggen van vragen aan panel van referenten en sprekers. 16:50 uur: Afsluiting & borrel
Vraagstukken rondom de inrichting van een portal zoals je ze in je notitie behandeld. De volgende vraagstukken zijn naar ons idee erg relevant en het zou leuk zijn als je daar iets over kan zeggen (bijv: toelichten wat standpunt van UT is in deze zaken: Portalen kunnen een goede bijdrage leveren aan het verbeteren van de interne communicatie op de UT. De belangrijkste voorwaarde is personalisatie. Gebruikers moeten in een portal zelf kunnen kiezen welke informatie en functies zij nuttig vinden en informatie wordt op maat aangeboden op basis van de identiteit van de gebruiker. Er zijn diverse technologieën in gebruik voor UT portalen. Standaardiseer deze ontwikkelingen richting twee omgevingen: portalen gericht op medewerkers/studenten (employee portalen) en portalen gericht op studiezoekers/alumni/bedrijven (customer portalen). De basis onder portalen (stopcontacten) is belangrijker dan de portal zelf. Op termijn is een Portal niet het enige kanaal, maar een van de kanalen voor een gebruiker om toegang te krijgen tot informatie en functionaliteit. Apps, Api’s(koppeling) en open data hebben een belangrijke overeenkomst met portalen. Tussen de studentenportal en een elektronische leeromgeving zijn meer overeenkomsten dan verschillen. Zorg dat de portalen van Osiris student, BlackBoard en de bestaande studentenportal verder geïntegreerd worden.
Inzicht in portalen 29 oktober 2014
15
