Info-brochure OC Berkenhof

Info-brochure OC Berkenhof

Welkom Pagina 1

Inhoudstabel

- Welkom - Info-brochure OC Berkenhof - inhoudstabel - Doelstelling VRK - Doelstelling VRK - Reservaties - Reservaties - Algemeen - Verenigingen - Privé personen - Kalender - OC Berkenhof - Prijzen en modaliteiten - Sleutels - Documenten - Sleutelblad_vereniging - Sleutelblad_Privé - Invulblad verbruik drank - Voorbeeld factuur - Voorbeeld E-mail factuur - Materiaal - Materiaal - Algemeen - Lijst uitleenmaterieel - Geluidsinstallaties - Mengpaneel vast - Mengpaneel draagbaar - Microfoons - headsets - Draadloze transmitter - Lichtinstallatie - Stagg Headbanger 10 - Foto's - Bestek_Borden_tassen - Frigo cultuur - Frigo vergaderzaal - Frigo ontmoetingszaal - EHBO-kast - Zalen - Bierkot - Glazen - Keuken - Drankverbruik - Drank verbruik - aanvullen frigo - Betaling - Betaling - Huurprijs zalen en waarborg - Drankfactuur

inhoudstabel Pagina 2

- Contact - Contact - Adres OC Berkenhof - Contactpersonen - Raad van Bestuur - e-mails - Zitdag VRK - Zalen - Algemeen - Algemeen - Gebruik Infrastructuur - Auteursrechten - billijke vergoeding - Parking - Veiligheid - EHBO kast - Evacutatie - Brandbestrijding - Roken - Kuisen - Afval - Schade - Verlaten infrastructuur - Controle na gebruik - Cultuurzaal - Cultuurzaal - Info zaal - EHBO-Kit - Frigo - Geluidsinstallatie - Tafelschikking - Verlichting - Verwarming - vergaderzaal - Vergaderzaal - Info zaal - Ontmoetingszaal - Ontmoetingszaal - Info zaal - Harmonie zaal - Harmonie zaal - Info zaal - Keuken - Keuken - Info zaal - Handleiding Gasfornuis - Overige infrastructuur - Overige infrastructuur - Toiletten - Gang

inhoudstabel Pagina 3

Doelstelling VRK

De verenigingsraad beheert samen met de gemeente het OC Berkenhof (oud gedeelte) met name: Gelijkvloer: * de grote zaal uitgerust met toog met frigo, podium, voorraadruimte, geluidsinstallatie en berging onder podium, * een uitgeruste keuken, * een cafetaria met toog, Boven: * een groot vergaderlokaal ( zaal harmonie) * een klein vergaderlokaal * een bureel voor de verenigingsraad * een berging De VRK en de gemeente zullen de infrastructuur beheren zoals het een goede huisvader past. De VRK staat in voor: * de reservatie van de infrastructuur, behalve privé gebruik. * Het beheer van de sleutels. * het signaleren van alle mogelijke defecten en gebreken aan de infrastructuur * het toezicht en naleving van de richtlijnen in deze brochure * de uitbating van de drankgelegenheid.

Doelstelling VRK Pagina 4

Reservaties - Algemeen

Info uit Infrastructuur tarieven (dated: 27 Jun 2011) Soorten gebruikers Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten en instellingen Erkende Kortenbergse verenigingen Niet-erkende Kortenbergse verenigingen Kortenbergse verenigingen met bovenlokaal karakter Kortenbergse privé-personen Niet-Kortenbergse instellingen, organisaties en verenigingen Soorten activiteiten Bestuursvergadering Ledenactiviteit Publieke socio-culturele activiteit Sportactiviteiten Koffietafels

Reservaties Pagina 5

Verenigingen Erkende Verenigingen Online reserveren OC Berkenhof via PLANON Voor online reservaties maakt de gemeente gebruik van het softwareprogramma PLANON. opgelet: Online reserveren is enkel mogelijk voor erkende Kortenbergse verenigingen. Om van start te kunnen gaan heb je een login met paswoord nodig. Deze kan je, als erkende vereniging, aanvragen via [email protected] Via deze link kom je terecht op de reservatiepagina’s van de Gemeente.

Niet Erkende Verenigingen Een reservatie kan pas aangevraagd worden 6 maand voor de gewenste datum via de Gemeente [email protected] .


Privé personen

Privé gebruik OC Berkenhof Voor privé gebruik volgen hieronder de voornaamste punten: Een reservatie kan pas aangevraagd worden 3 maand voor de gewenste datum. De zalen kunnen gebruikt worden bijvoorbeeld voor jubileums of verjaardagsfeesten. Echter zijn trouwfeesten niet toegelaten. Privé feesten kunnen ook enkel indien de gevierde in Groot-Kortenberg woont. Prijzen gelden per dagdeel, er is een dagdeel 8-13u, 13-18u en 18-03u.

• Huur Cultuurzaal (Grote zaal): 50€ per dagdeel • Ontmoetingszaal (Kleine zaal) en Harmonie: 25€ per dagdeel • Keuken: 75€ per dagdeel ○ De huurprijzen en modaliteiten zijn vastgelegd in het reglement Infrastructuur tarieven De reservatie van een zaal in het OC Berkenhof door privé personen gebeurt uitsluitend op de dienst cultuur van de gemeente of via [email protected] . Bij definitieve reservatie kan je de sleutels op het secretariaat van de verenigingsraad. De betaling van waarborg en zaal wordt geregeld via de Gemeente. Een privaat gebruiker kan enkel één of meerdere lokalen van het OC Berkenhof huren na goedkeuring door het college van Burgemeester en Schepenen van en te Kortenberg.


Kalender - OC Berkenhof

De officiële agenda van de zaalbezetting OC Berkenhof is die van de gemeente in Planon. Deze is beschikbaar voor erkende verenigingen uit Kortenberg, na aanvraag van een login via de dienst vrije tijd ( [email protected] ) De officiële gegevens van PLANON kalender worden 1x per week overgezet naar de Kalender van de website van www.VRKortenberg.be


Prijzen en modaliteiten

De huurprijzen en modaliteiten zijn vastgelegd in het reglement Infrastructuur tarieven Hieronder een overzicht (dated: 27 Jun 2011) dagdeel voormiddag: 8-13 uur namiddag: 13-18 uur avond: 18-3 uur grote zaal GC Colomba cultuurzaal in OC Berkenhof feestzaal in OC Everberg grote zaal in OC Atrium grote zaal in OC De Zolder kleine zalen cafetaria en kleine zaal in GC Colomba harmonie- en ontmoetingszaal in OC Berkenhof cafetaria in OC Atrium

Basistarief (BT) OC Atrium

OC Everberg

OC Berkenhof

gebruik grote zaal voor publieke vormings- of ontmoetingsactiviteit (prijs per dagdeel)

10,00

10,00

10,00

gebruik kleine zaal voor publieke vormings- of ontmoetingsactiviteit (prijs per dagdeel)

5,00

Activiteit

nvt

OC De Zolder GC Colomba 8,00

5,00

nvt

Polyvalente zaal Erps-Kwerps

Turnzalen gemeentescholen

15,00

nvt

6,00

7,50

nvt

nvt

gebruik grote zaal voor publieke activiteit zonder winstoogmerk (prijs per dagdeel)

20,00

20,00

20,00

16,00

30,00

30,00

nvt

gebruik grote zaal voor publieke activiteit met winstoogmerk (prijs per dagdeel)

50,00

50,00

50,00

40,00

75,00

75,00

nvt

gebruik grote zaal voor publieke dansgelegenheid (prijs per dagdeel)

50,00

nvt

50,00

nvt

75,00

75,00

nvt

gebruik keuken (prijs per dagdeel)

15,00

nvt

15,00

10,00

10,00

15,00

nvt

1,00

1,00

1,00

nvt

nvt

gebruik van alle lokalen voor ledenactiviteiten (LA)(prijs per uur)

1,00

1,00

Prijs (dagdeel)

Reservatie

BT

Planon

Nvt

Grote zaal: LA , rest: gratis

BT*2

< 6md

250

LA

BT*2 (1x/jaar)

< 6md

250

LA

BT(V&O)*5 25€

< 3md nvt

250

BT*3 25€

< 3md

250

overige gebruikers vergadering (vergaderzaal)

BT(V&O)*5 30€

goedkeuring schepencollege

250

Koffietafel keuken

BT(V&O)*5 BT*5

Wie Erkende Kortenbergse verenigingen Niet-erkende Kortenbergse verenigingen Kortenbergse verenigingen met bovenlokaal karakter

Kortenbergse privé-personen (G en K zalen) vergadering vergaderzaal Niet-Kortenbergse instellingen, organisaties en verenigingen vergadering (vergaderzaal)


Waarborg Bestuurvergadering

Sleutels

Deze worden afgehaald tijdens de zitdagen I.f.v. het lokaal en activiteit worden u de respectievelijke sleutels overhandigd. (sleutel zaal, geluidsinstallatie, kasten eetgerief, enz) U tekent voor ontvangst op het sleutelblad. Na het opruimen van de zaal deponeert u de sleutels in de brievenbus van de keukendeur nr 25 die zich links van de parking op de Beekstraat bevindt. Bij laattijdig terugbrengen wordt een boete van 10€ opgelegd Bij het niet terugbrengen ( bvb.verlies. ..) wordt een bedrag van € 100,00 gevraagd.


Sleutelblad_vereniging

Documenten Pagina 11

Sleutelblad_Privé


Invulblad verbruik drank


Voorbeeld factuur


Voorbeeld E-mail factuur


Materiaal - Algemeen

Alle vaatwerk (porselein, bestek, wijnglazen en opdienmateriaal) kan aangevraagd worden bij de afhaling van de sleutels. De Verenigingsraad heeft een uitleendienst waar verschillende keukenmateriaal, lichten geluidsmateriaal te verkrijgen is. Het keukenmateriaal bevat enerzijds een mixer, pannen etc die in de keuken zijn opgeslagen. Anderzijds is er serviesgoed en bestek te vinden in de ingebouwde kasten in de gang, en in de ontmoetingszaal. De VRK beschikt over 5 staantafels met sierrok en plastic tafelbladbeschermer. We hebben ook te huur een beamer en een groot en een klein draagbaar projectiescherm. Tevens is er in de cultuurzaal een vast projectiescherm in het plafond boven het podium. Het lichtmateriaal wordt momenteel aangekocht. Het zal binnenkort vast gemonteerd worden in de zaal en omvat onder andere vier moving heads en twee scanners. De bediening zal draadloos gebeuren via iPad. Het geluidsmateriaal bestaat onder andere uit een vaste geluidsinstallatie met vast mengpaneel aan de toog. De vaste speakers zijn tegen de muur gemonteerd in de zaal. Voor grote manifestaties zijn er twee extra baskasten beschikbaar in de kelder. Extra materiaal te huur bestaat uit een apart mengpaneel, verschillende micro’s met draad of draadloos en een draadloos systeem voor geluidsoverdracht brengen. Als erkende Kortenbergse vereniging kan u ook terecht bij de Uitleendienst van de gemeente Kortenberg.

Materiaal Pagina 16

Lijst uitleenmaterieel

Uitleendienst Hieronder vindt U de lijst van materiaal dat ter beschikking staat van de aangesloten verenigingen aan democratische huurprijzen. U kan steeds contact opnemen voor meer info. Mobiel geluidssysteem met bijhorende micro’s

€ 10

Set headset micro’s met 2 kanaals ontvanger

€ 10

Draadloze handmicro, met ontvanger (aantal: 2)

€5

Dasspeldmicro draadloos, met ontvanger (aantal: 2)

€5

Handmicro Shure SM58 met kabel (aantal: 2)

€5 € 10

Beamer met vga aansluiting

Groot verplaatsbaar projectiescherm

€5

Staantafels voor receptie (aantal: 5)

€1

idem, met stretch sierrok en tafelbladbeschermer

€2

Zwarte podiumdoeken (aantal: 20)

€2

tuinparasols zonder voet, TV en video.

Gratis

Al dit materiaal dient enkel voor gebruik door aangesloten verenigingen tijdens activiteiten in OC Berkenhof en mag de zaal niet verlaten. Uitzonderlijk wordt dit materiaal ook uitgeleend aan niet aangesloten verenigingen, op beslissing van het bestuur.

Materiaal Pagina 17

Geluidsinstallaties OC Berkenhof beschikt over een vaste geluidsinstallatie aan de bar, met vaste luidsprekers in de zaal, groot mengpaneel, EQ, CD spelers, en een patch paneel naast het podium. Deze installatie kan gebruikt worden na aanvraag via de Verenigingsraad. Bij de Verenigingsraad kan verschillende materiaal ontleend worden: 1x portable mengpaneel Behringer XENYX QX1202USB PA mixer om bijvoorbeeld van in de zaal of op het podium geluid te mixen. 1x set AudioEngine AW1 draadloze transmitter voor een sterk signaal, bijvoorbeeld nuttig om het geluid van de portable mixer of van een dvd speler vanuit de zaal naar de geluidsinstallatie door te sturen.

2x Shure SM58 microfoon met draad XLR connector. 2x AKG WMS40 MINI Vocal Set draadloze handmicro. 1x AKG WMS 40 Mini2 Dual Instr draadloze bodypack set met headset microfoons, ook te combineren met dasspeld micro of 1 handheld micro. Ook te gebruiken met bijv een gitaar. Al dit materiaal dient uitsluitend voor gebruik binnen OC Berkenhof en mag de zaal niet verlaten. Het kan enkel gehuurd worden door erkende verenigingen en mits tijdige aanvraag op het bureau van de VRK.

Materiaal Pagina 18

Mengpaneel vast zaterdag 14 maart 2015

1:14

Geluidsinstallatie

Geluidsinstallatie 1 – 4 : Mengpaneel 5 – 6 : Stroom 7 : EQ 8 – 11 : CD spelers

Gebruik van de geluidsinstallatie kan na ophalen van de juiste sleutel van de geluidskast bij de verenigingsraad. De sleutel moet na gebruik zo snel mogelijk terug bezorgd worden. Bij de VRK kan extra materiaal ontleend worden: handmicrofoon met snoer of draadloos, opspeldmicrofoons met ontvanger, zender/ontvanger systeem om geluid van bijv. computer of cd-speler draadloos door te sturen. De geluidsinstallatie aan en uit schakelen gebeurt door de sleutel (5) naar rechts te draaien, de groene knop hiernaast (6) moet ingedrukt zijn (versterkers) en wordt normaal niet gebruikt. De schakelaar op de stekkerblok rechts van het systeem moet ook altijd aan blijven staan. Ter herhaling: enkel de stroomsleutel gebruiken, de andere stroomknoppen moeten altijd aan blijven staan. De equaliser (7) moet normaal niet ingesteld worden door de gebruiker, alle schuiven mogen ongeveer op hun neutrale positie (dus halfweg) staan. Mengpaneel beginpositie is alle schuiven (2) naar beneden. De schuif ‘Main’ (1) half open zetten en daarna (enkel) de schuif of schuiven van de gewenste kanalen openzetten. De schuif naast Main (1), Sub mag altijd op 0 blijven, deze is niet nodig voor normaal gebruik. De knoppen voor de individuele kanalen (2) boven de schuiven dienen zo ingesteld: Main knop ingedrukt, Sub en Solo uit, Mute uit! De draaiknoppen hierboven laten staan in neutrale positie. De kanalen vanaf 1 zijn gelinkt aan het patch paneel naast het podium in de zaal. Kanaal 9-10 en 11-12 zijn gekoppeld aan de cd spelers boven, respectievelijk links en rechts. Voor de zender/ontvanger module (zie boven) kan kanaal 13-14 gebruikt worden. De bekabeling (4) mag normaal niet veranderd worden door de gebruiker en moet na gebruik terug in zijn oorspronkelijke positie staan, zoals ook de knoppen op het mengpaneel. De ontvangers van de draadloze microfoons kunnen worden ingeplugd op een vrij kanaal, bij voorkeur 5 – 6. Bediening van de cd spelers: (8) en (11) om een cd te laden. Grote draaiknop (9) gebruiken om door en terug te spoelen of naar een volgend nummer te gaan door te draaien en vasthouden. Standaard stopt de cd speler na 1 nummer af te spelen. Dit kan veranderd worden met knop (10) single/continuous. De ingestelde mode wordt aangeduid op het display van de cd speler. Ter herhaling, de linkse cd staat op het mengpaneel op schuif 9-10 en de rechtse op schuif 11-12.

Materiaal Pagina 19

Mengpaneel draagbaar zaterdag 14 maart 2015

1:23

Behringer XENYX QX1202USB PA mixer

Algemeen De XENYX QX1202USB heeft 12 ingangen en 4 fantoomgevoede XENYX microfoon versterkers. De mixer maakt gebruik van 4 compressors die gebruik maken van de “one knob”-functie. Dit maakt het extra makkelijk om uw compressors goed af te stemmen. KLARK TEKNIK Multi-FX processor Effecten zijn altijd leuk en wanneer goed gebruikt voegen ze echt iets toe aan uw muziek! Met een keuze uit ruim 99 effecten is er vrijwel altijd een effect wat te gebruiken is. Of het nou live is of thuis tijdens een opname sessie. De intensiteit van het effect is per kanaal in te stellen, zo kunt u meerdere effecten per kanaal naar eigen wens aanpassen. USB/Audio interface voor pc of Mac gebruik De QX1202USB PA mixer heeft een ingebouwde USB/Audio interface. Met een simpele USB kabel is het mogelijk om de mixer aan uw pc of Mac te koppelen zodat u gelijk digitaal uw geluiden op uw pc kunt opslaan of kunt bewerken. Productspecificaties • uitgebreide PA-mixer met 12 ingangen • 4 fantoomgevoede XENYX microfoon voorversterkers • ingangen: ongebalanceerde jackplug 6.35mm • 4 studiowaardige compressors met gemakkelijke “one knob” functionaliteit • controle LED voor de compressors • neo-klassieke “Britse” 3-band EQs met semi-parametrische mid band • studiowaardige KLARK TEKNIK multi-FX processor met 99 effecten • ingebouwde stereo USB/audio interface voor een directe verbinding met uw computer of Mac • gratis audio opname, audiobewerking en podcasting software meegeleverd • 150 instrument/effect plug-ins en zeer lage latency driver meegeleverd • FX send per kanaal voor interne FX processor en/of external send • main mix output en gescheiden control room/hoofdtelefoon en Stereo CD/tape outputs • ‘low cut’-knoppen, die het laag wegfilteren tussen 50 en 60Hz • met 4 ‘pan’ (stereo) en 2 ‘balance’ (mono) knoppen

Materiaal Pagina 20

Microfoons - headsets zaterdag 14 maart 2015

1:11

AKG WMS 40 Mini2 Dual Instr draadloze bodypack set

AKG WMS 40 Mini2 Dual Instr draadloze bodypack set met headset microfoons, ook te combineren met dasspeld micro of combi 1 headset + 1 handheld micro.

AKG WMS40 MINI Vocal Set

• compact draadloos microfoonsysteem • handheld systeem • systeem bestaat uit mini-ontvanger en mini handheld zender met microfoon • uniek HDAP (High Definition Audio Performance) Technologie AKG SR 40 mini ontvanger • frequentiebereik: 40Hz – 20kHz • THD: <0,8% @1kHz • S/N ratio: 110dB (A-weighted) • audio uitgangen: gebalanceerde 1/4″ jack • 3 status LED’s: power, signaalsterkte en clip • volumecontrole • voeding: 100/240V • afmetingen: 133 x 43 x 132 mm • gewicht: 581 gr AKG HT 40 mini handheld zender • frequentiebereik: 40Hz – 20kH • THD: <0,8% @1kHz • S/N ratio: 110dB (A-weighted) • RF output: 10mW • voeding: 1x AA batterij • levensduur batterij: tot 30 uur (2200mAh batterij) • afmetingen: 230 x ø52,5 mm • gewicht: 195 gr

Shure SM58

Materiaal Pagina 21

Shure SM 58 dynamische zangmicrofoon Algemeen De meest gebruikte en bekende podium microfoon. Door de stevige behuizing kan deze microfoon zeker tegen een stootje, en door de hoge kwaliteit componenten en componentenkeuze is deze microfoon zeer allround inzetbaar. De Shure SM 58 dynamische vocal microfoon is ontworpen voor professioneel vocaal gebruik in live toepassingen en studio gebruik. De Shure SM58 is een van de meest gebruikte microfoons in professioneel audioland en biedt met zijn ruime frequentiebereik een professioneel geluid dat een nieuwe standaard heeft gesteld in de professionele audiowereld. Een effectieve, ingebouwde sferische filter reduceert adem- en windgeluiden, terwijl de stevige constructie er voor zorgt dat de microfoon lang te gebruiken is en ook inzetbaar is in bijvoorbeeld de verhuursector. Deze microfoon beschikt tevens over een geïntegreerde schokbeugel – een soort anti-shock functie voor microfoons – zodat u zich ook over het binnenwerk weinig zorgen hoeft te maken.

Materiaal Pagina 22

Draadloze transmitter AudioEngine AW1

De AudioEngine AW1 is een zender-ontvanger systeem voor stereo geluidssignalen. Het element met afbeelding van een raket hoort aan de kant van de geluidsbron. Het element met afbeelding van de planeet wordt aangesloten op de vaste geluidsinstallatie op het mengpaneel. Sluit gewoon de AW1 Sender op elke computer via USB of elke audiobron (TV , iPod , stereoontvanger ) die RCA-aansluitingen of een 3,5 mm mini-jack uitgang heeft . Sluit vervolgens de AW1 ontvanger op de stroomvoorziening en de audio-ingang van een actieve luidspreker of meestal het mengpaneel. De zender en ontvanger maken automatisch een verbinding te zien aan een blauwe led die vast brandt

Materiaal Pagina 23

Lichtinstallatie

Lichtmateriaal De Verenigingsraad is bezig met de aankoop van een lichtbrug met de nodige actieve lichtelementen. Binnenkort vindt U op deze pagina alle info. Lichtelementen: • Stagg Headbanger 10 Bediening van de lichtinstallatie zal gebeuren draadloos via iPad met de software luminair.

Materiaal Pagina 24

Stagg Headbanger 10

Stagg Headbanger 10

LED Moving Head met 7 x 10W RGBW 4-in – 1 LED ‘s HeadBanger 10 – Output : 6.100 Lux @ 1m – Lens : 25¡ – DMX – 512 protocol w / 7 of 12 – kanaals controle modi : dimmer , strobe ( 0-10Hz ) , pan ( 540¡ max) , kantelen ( 270¡ max) , pan fine , tilt fijn , rood , groen, blauw , wit, kleur macro’s , geluid actief Door gebruiker te selecteren modi : DMX , auto , master / slave , geluid ( via geïntegreerde microfoon w / regelbare gevoeligheid ) Bedieningspaneel : 4 – digit LED display + 4 drukknoppen , voor eenvoudig programmeren DMX -ingang en uitgang : 3 – pins XLR connectoren Metalen behuizing w / opknoping beugel Geluidsarm Delta Electronics koelventilator Stroomverbruik : 80W ( max) Van

Materiaal Pagina 25

Foto's

- Bestek_Borden_tassen - Frigo cultuur - Frigo vergaderzaal - Frigo ontmoetingszaal - EHBO-kast - Zalen - Bierkot - Glazen - Keuken

Materiaal Pagina 26

Bestek_Borden_tassen Kast1-4_5

Kast7_5

Kast1-4_4

Kast6_4 Kast7_4

Kast1-4_3

Kast6_3

Kast7_3

Kast1-4_2

Kast7_2 Kast6_2

Kast1-4_1 Kast6_1

Materiaal Pagina 27

Kast7_1

Frigo cultuur Vullen frigo Frigo_1

Frigo_2

Materiaal Pagina 28

Frigo_3

Frigo_4

Frigo vergaderzaal

Frigo

Materiaal Pagina 29

Frigo ontmoetingszaal donderdag 26 maart 2015

0:20

Deur 1 (links)

Deur 2 (midden)

Materiaal Pagina 30

Deur 3 (rechts)

EHBO-kast

EHBO-kast

Materiaal Pagina 31

Zalen

Materiaal Pagina 32

Bierkot

Gedeelte grote en leeggoed

Gedeelte kleine flessen (vergrendeld sleutel ter beschikking bij grote evenementen)

Materiaal Pagina 33

Glazen

Materiaal Pagina 34

Keuken donderdag 9 april 2015

1:12

Materiaal Pagina 35

Drank verbruik - aanvullen frigo

Drankverbruik (invulblad) Vóór aanvang van uw activiteit wordt u gevraagd om, Indien er een bak met leeggoed en invulbriefje staat van een vorige vereniging, deze te controleren en het briefje te paraferen. Eerst controleert u of de hoeveelheid op het invulbriefje overeenkomt met het leeggoed in de bak ( of bakken). Dan gaat u na, voor wat betreft het bier en kleine flesjes frisdrank, of het aantal op het briefje overeenkomt met wat uit de frigo is genomen. (Het is mogelijk dat er meer dan 1 briefje ligt. Bekijk alle briefjes om het totaal aantal verbruik aan bier en kleine flesjes frisdrank mee te rekenen en te vergelijken met de frigo). Normaal moet het oudste briefje gecontroleerd zijn door de vorige vereniging. Is dit niet zo dan wordt bij een verschil dit op het briefje van de laatste vereniging genoteerd. Dus je hebt er alle belang bij om de controle uit te voeren. Het bestuur zal dan de nodige acties nemen. Tijdens je activiteit noteer je uw drankverbruik op het invulblad, deze blaadjes zijn ter beschikking in de uiterst rechtse lade aan de toog (voorzie zelf schrijfgerei). Graag alle gevraagde gegevens invullen, u krijgt dan later via e-mail een drankfactuur. Indien u geen erkende vereniging bent, noteer uw E-mail adres op het invulblad. Uw leeggoed zet je in een lege bak, samen met je invulblad, de bak wordt dan onder de frigo plaatst, of uiterst links naast de ingang van het bierkot. Vul de literflessen opnieuw aan tot de vermelde hoeveelheid (zie frigo), de flessen zijn ter beschikking in het bierkot links van de toog. Vergeet niet na uw activiteit de frigo af te sluiten. Opgelet: een begonnen literfles wordt na de activiteit geledigd, er worden geen geopende flessen in de frigo gelaten. Het bier wordt door de VRK bijgevuld en worden tevens de briefjes opgehaald. Opmerking: bij glasbreuk wordt het gebroken glas in een emmer geplaatst die zich op het schap die zich boven de biervaten bevindt in het bierkot (links van de toog) Om er voor te zorgen dat we het principe van FIFO (first in first out) kunnen toepassen wordt u gevraagd de drank te verbruiken voor frigo 1 en 3 aan de linker zijde voor frigo 2 en 4 rechter zijde rij per rij naar de achterzijde toe. Zo kan bij het aanvullen de resterende flessen worden doorgeschoven tot aan de zijkant een de nieuwe flessen aangevuld aan de tegenovergestelde zijde.

Verbruik

verplaatsen

Drankverbruik Pagina 36

aanvullen

Betaling - Huurprijs zalen en waarborg De betaling van de huurprijs en waarborg voor de zalen wordt volledig geregeld door de Gemeente (zie Reservaties-Prijzen en modaliteiten)

Betaling Pagina 37

Drankfactuur Uw invulblad, die u achterlaat in de leeggoedbak met uw verbruik, wordt opgehaald door iemand van het bestuur. Wat werd verbruikt wordt via een database toepassing geregistreerd en via e-mail wordt er een factuur overgemaakt. Voor verenigingen met meerdere activiteiten in de maand wordt de factuur gegroepeerd, maar met het detail per activiteit. Elke factuur heeft een gestructureerde mededeling die u ook in de rubriek 'belgische gestructureerde mededeling inbrengt . Mogen wij vragen de factuur zo snel mogelijk te behandelen. Indien er, volgens de gegevens in ons facturenbestand, nog geen betaling is gebeurd binnen een door de VRK vooropgestelde aantal dagen na verzending , wordt de referenties van deze factuur hernomen op de nieuwe factuur.

Bij eventuele betwisting kan u steeds terecht op de wekelijkse zitdag. Of via e-mail (zie contactgegevens) Contanten betalingen worden ten uitzonderlijke titel aanvaard.

Betaling Pagina 38

Contact - Adres OC Berkenhof

Beekstraat 25 3070 Kortenberg GSM: 0488 87 79 38 E-mail: [email protected] Website: http://www.vrkortenberg.be

Contact Pagina 39

TOC

Contactpersonen Pauwels Anna-Marie 0477/92 94 17 Diensthoofd technische dienst werkleider technische dienst diensthoofd vrije tijd schepen van cultuur

0486/852 835 0486/852 840 0484/733 985 0487/331 856

Contact Pagina 40

Raad van Bestuur

Dirk De Bock, voorzitter Anna-Marie Pauwels, ondervoorzitter, onthaal, drankenbeheer Guido (Guy) Craps, penningmeester/secretaris Alain Faut, facturatie, drankenbeheer Willem Van Craenenbroeck, bestuurslid Guy Moyson, bestuurslid

Contact Pagina 41

e-mails

Facturatie: [email protected] info: [email protected]

Contact Pagina 42

Zitdag VRK

Elke donderdag van 19:30 tot 20:30 is er een zitdag voorzien in het OC Berkenhof, secretariaat eerste verdieping lokaal rechts aan de trap voor het afhalen van sleutel en bijkomende info indien gewenst. GSM: 0488 87 79 38 Een bezoeken van de cultuurzaal kan elke donderdag tussen 18:30 en 18:50. Er zijn Foto's van de zalen ter beschikking. Een plan met afmetingen vind je bij de rubriek zalen

Contact Pagina 43

Algemeen - Gebruik Infrastructuur Bij aanvang van het gebruik, kijkt de verantwoordelijke van de vereniging na of het gevraagde lokaal beantwoordt aan de eisen van orde en netheid. Als het lokaal om een of andere reden niet voldoet, neemt hij contact met een verantwoordelijke van VRK. Na de activiteit verlaat de vereniging het (de) loka(a)l(en in de toestand als waarin ze in gebruik werden genomen. Geen enkele wijziging van de infrastructuur is toegelaten. Dit heeft ook betrekking op het gebruik van nagels, haken, duimspijkers en ander bevestigingsmateriaal in muren of plafonds.

Meubilair en toestellen mogen het gebouw, waartoe ze behoren, niet verlaten tenzij met een expliciete toelating van enerzijds het college van burgemeester en Schepenen en anderzijds de verantwoordelijke van de zalen. (zie contactpersonen). Voor elke zaal/lokaal : is er een plan ter beschikking met de schikking van de tafels en stoelen, uitrusting, enz, die bij het verlaten van de zaal strikt moet opgevolgd worden (zie eveneens info zaal). Wordt er een maandelijkse gebruikskalender voorzien (zie eveneens Kalender OC Berkenhof)

- Cultuurzaal - vergaderzaal - Ontmoetingszaal - Harmonie zaal - Keuken - Overige infrastructuur

Algemeen Pagina 44

Auteursrechten - billijke vergoeding

Auteursrechten en billijke vergoeding, die voortvloeien uit de aard van de activiteit, worden geregeld zoals beschreven in het gebruik gemeentelijke infrastructuur, goedgekeurd door de gemeenteraad van 18 september 2006

Algemeen Pagina 45

Parking De verkeersregels op de parking dienen gerespecteerd te worden. De oprit voor de ingang kan enkel gebruikt worden voor het lossen en laden van goederen. De VRK is niet verantwoordelijk voor mogelijke ongevallen op de parking.

Algemeen Pagina 46

Veiligheid De gebruiker moet steeds zorgen dat de aangeduide nooduitgangen vrij zijn, zodat de bezoekers steeds het gebouw via die nooduitgangen kunnen verlaten bij een noodsituatie. De nooduitgangen zijn duidelijk zichtbaar en duidelijk gegeven op ieder evacuatieplan. Bij evenementen waarbij er zich meer dan 100 personen in de grote zaal bevinden, moeten alle deuren die toegang geven tot de gang niet vergrendeld zijn. Ook de 4 deuren van het sas dat toegang geeft tot de parking moeten allemaal uit het slot zijn.

Algemeen Pagina 47

EHBO kast

De EHBO kast bevindt zich in de gang naar de ontmoetingszaal ter hoogte van de deur van de vrouwentoiletten Deze is niet afgesloten, gelieve bij gebruik dit door te geven aan de VRK via E-mail. Zodat deze steeds blijft aangevuld.

Algemeen Pagina 48

Evacutatie

Algemeen Pagina 49

Brandbestrijding

Algemeen Pagina 50

Roken

Er geldt een algemeen rookverbod in OC BERKENHOF

Algemeen Pagina 51

Kuisen

Vergaderlokalen Na iedere activiteit moeten de vergaderlokalen ( harmonie, VRK-vergaderzaal) proper achtergelaten worden. In die lokalen bevinden zich een borstel en vuilnisblik. De glazen moeten afgewassen en afgedroogd worden. De tafels worden in de oorspronkelijke toestand gezet ( zie plan) en proper achtergelaten. Grote zaal De grote zaal moet na ieder restaurant, ledenfeest of optreden met nat gekuist worden. Achter de toog wordt altijd met nat gekuist. Het kuismateriaal ( emmers, dweil, aftrekker, borstel, vuilnisblik) bevindt zich in de bergruimte in een kast achter de toog. Keuken Na de activiteit moet de keuken altijd met nat gekuist worden. De toestellen moeten proper achtergelaten worden. De afvoergoten, afwasbakken, de tafels moeten altijd vetvrij en proper zijn . In de keuken bevindt zich het kuismateriaal in de koude keuken. Kuisgerief Voor de Cultuurzaal is dit in een kast in het bergkot rechts van de toog. Voor de andere zalen staat er een borstel en vuilblik ter hoogte van de toog. De harmoniezaal staat dit links naast de ingang.

Algemeen Pagina 52

Afval Lege glazen, recipiënten en verpakkingsmateriaal worden nooit achtergelaten in gelijk welk lokaal, maar worden altijd door de vereniging of de privaat persoon meegenomen. De afval dient te worden meegenomen door de vereniging of de privépersoon zelf.

Bij grote evenementen kan de sleutel worden verkregen van de afvalcontainers, en dient het afval gesorteerd in de respectievelijke container te worden gedeponeerd, in vuilzakken van de gemeente. Vuilzakken zijn te koop tijdens de zitdag. Opmerking: bij glasbreuk wordt het gebroken glas in een emmer geplaatst die zich op het schap boven de biervaten bevindt in het bierkot (links van de toog).

Algemeen Pagina 53

Schade Elke beschadiging aan de infrastructuur, het meubilair, vrijwillig of onvrijwillig tijdens het gebruik, moet door de betrokken vereniging zo vlug mogelijk en zeker binnen de 24 uur na de activiteit omstandig medegedeeld worden aan de verantwoordelijke van de infrastructuur. De voorzitter en /of een bestuurslid stelt het “niet- kuisen” en/of schade vast in aanwezigheid van de verantwoordelijke van de vereniging of in aanwezigheid van de privaat persoon die de activiteit organiseerde op een vooraf besproken tijdstip. Raad van Bestuur van de VRK , doet een voorstel van maatregelen aan het college van Burgemeester en Schepenen, dat dan de nodige beslissingen neemt. Indien door de betrokken vereniging een waarborg werd betaald, zal deze waarborg niet worden terugbetaald, zolang geen definitieve uitspraak is gedaan.

Algemeen Pagina 54

Verlaten infrastructuur Bij het verlaten van de infrastructuur moet altijd nagezien worden of de deuren gesloten zijn, de verwarming afgezet is (thermostatische kranen) , de lichten gedoofd zijn en de buitendeuren op slot zijn ( afspraak tussen de aanwezige verengingen is dus noodzakelijk!)

Algemeen Pagina 55

Controle na gebruik Vóór een grote activiteit ( bij gebruik grote zaal/cafetaria en keuken) wordt de zaal, keuken en alle materiaal gecontroleerd door een vertegenwoordiger van de vereniging of een privé persoon, samen met een bestuurslid van de VRK. Na de activiteit wordt eveneens op dezelfde wijze uitgevoerd op een vooraf afgesproken tijdstip.

Aan de hand van de vaststellingen wordt een beslissing genomen i.v.m. het voorstel van inhouding van de waarborg. Dit gebeurt enkele door de gemeente.

Algemeen Pagina 56

Cultuurzaal - Info zaal

oppervlakte zaal: 200 m² capaciteit zaal: 300 (338 volgens brandweer) geschikt voor: concerten, toneelvoorstellingen, filmvoorstellingen, meetings, restaurantdagen, koffietafels (+50 personen) aantal stoelen: 300 gestockeerd aantal tafels: 60 vast podium: 80m² podiumdoek: neen vestiaire: ja parking: 50 plaatsen vaste bar: ja

Cultuurzaal Pagina 57

EHBO-Kit

Deze vind je terug in de bovenste lade van de archiefkast die zich naast de zekeringen voor de verlichting bevindt. De EHBO-kast staat in de gang , naast de damestoiletten.


Frigo

De frigo (foto) wordt als volgt gevuld: Van links naar rechts: Deur 1 Boven: 48 jupiler (12 * 6) Midden: 24 kriek (4 * 6) - 24 Palm (4 * 6) Onder: Leffe : 24 blond (4 * 6) - 24 donker (4 * 6) Deur 2 Boven: 24 Omer (4 * 6) - 24 Hoegaarden (4 * 6) Midden: 24 Duvel (6 * 4) Onder: 24 Charterbier (4 * 6) Deur 3 Boven: 24 Minute Maid (4 * 6) - 24 Cola light (4 * 6) Midden: 24 Nordic tonic (4 * 6) - 24 Nestea (4 * 6) Onder: 6 Looza 1 liter flessen - 12 Cola (klein) (2 * 6) Deur 4 Boven: Water 1 Liter: 12 Bruis (3 * 4) - 12 Plat (3 * 4) Onder: 1 Liter flessen: 4 Limonade - 12 Colar (3 * 4)- 8 Cola light (2 * 4) Deze opstelling werd met Dymo op de deuren aangebracht. Bij kleine activiteiten. Elke gebruiker heeft in het bierkot toegang tot de literflessen frisdrank, er wordt hun gevraagd na hun activiteit de frigo aan te vullen zoals hierboven vermeld. Voor het bier zal dit regelmatig aangevuld worden door het bestuur. Bij grote evenementen. De sleutel van het bierkot wordt enkel ter beschikking gesteld aan de gebruiker bij grote evenementen. In dit geval dient hij na het evenement de frigo volledig aan te vullen (dus bier, en grote en kleine flessen frisdrank).


Geluidsinstallatie

De klankinstallatie kan gebruikt worden en dient gereserveerd te worden op het daartoe bestemde reservatieformulier.


Tafelschikking De tafels worden per 2 langs de zijkant van de zaal geplaatst (zie afbeelding hieronder). De 2de tafel wordt ondersteboven met opengeplooide poten op de onderste tafel geplaatst. De stoelen staan in de gang in de vestiaire ruimte.

Stoelen


Verlichting

Video opname verlichting De verlichting in de grote zaal zet je aan door de schakelaars in de schakelkast (de schakelkast bindt zich in de bergruimte rechts van de toog) omhoog te drukken. De schakelaars voor de verlichting op het podium bevinden zich links op het podium.


Verwarming De verwarming van de grote zaal wordt opgezet door op een sensor te drukken, die “geel” oplicht bij het indrukken. Hiermee krijg je 4 uren verwarming. Dezelfde handeling herhaal je om opnieuw vier uren verwarming te krijgen. Je kan wel de temperatuur regelen met de thermostatische kranen, draai deze eveneens toe bij het verlaten van de zaal. De sensor bevindt zich naast de inkomdeur.


Vergaderzaal - Info zaal Vergaderzaal (boven recht over trap - 15 personen) Voor de erkende verenigingen uit Kortenberg gratis.

Er bevindt zich een kleine Frigo met de volgende onderverdeling van drank. Legger 1 (boven) 5 Jupiler 5 Hoegaarden 5 Palm 5 Blonde Leffe 5 Donkere Leffe Legger 2 (midden) 8 Duvel 8 Charter 5 Tonic 5 Ice Tea 5 Cola Light Leger 3 (onder) 5 Bruis water 1L 5 Cola 1L Vak onder 1 Limonade 1L 5 Omer 5 Miniute Maid Deur 5 Plat water 1L Glazen:

Ook hier wordt het invulblad voor het verbruik van de drank gebruikt, enkel het aanvullen van de frigo gebeurt door een vertegenwoordiger van de VRK.

Tafelschikking:

vergaderzaal Pagina 64

Ontmoetingszaal - Info zaal Ontmoetingszaal (gelijkvloers - 50 personen) – vaste toog Frigo ontmoetingszaal onderverdeling van drank Deur 1 Boven : 10 Kriek - 10 Palm - 10 hoegaarden Midden : 12 Duvel - 8 Charters onder: 15 Leffe blond - 15 Leffe bruin Deur 2 Boven: 16 Nestea - 8 tonic Midden: 8 fruitsap - 8 cola - 8 cola light Onder: 8 Omer - 16 Jupiler Deur 3 (grote flessen) Boven: 8 Bruis - 12 plat onder: 4 limonade - 4 fruitsap - 8 Cola - 4 cola light

Ook hier wordt het invulblad voor het verbruik van de drank gebruikt, enkel het aanvullen van de frigo gebeurt door een vertegenwoordiger van de VRK. Tafelschikking: 10 Tafels met elk 4 stoelen

Ontmoetingszaal Pagina 65

Harmonie zaal - Info zaal Harmonie (Boven rechts - 80 personen) Tafelschikking:

Harmonie zaal Pagina 66

Keuken - Info zaal keukenmateriaal voor 200 personen Een plan van de keuken met de uitrusting bevindt zich in de warme keuken. De keuken bestaat uit een warme keuken, een koude keuken en een afwaskeuken. Olie en/of frietvet, PMD- materiaal moeten na de activiteit meegenomen worden. Na de activiteit moet alles vetvrij zijn, de afvoergoten moeten vrij van etensresten en proper zijn. Afval- en etensresten worden in groene vuilniszakken gedaan en naar de afvalcontainer op de parking gebracht ( sleutel moet gevraagd worden voor de activiteit). De verwarming wordt op dezelfde manier opgezet als in de grote zaal. De sensor bevindt zich boven de verwarmingskast. Een gedetailleerde inventaris van het keukenmateriaal bevindt zich op het secretariaat van de verenigingsraad. Bij het gebruik van de keuken brengt ieder gebruiker eigen handdoeken, gereglementeerde vuilnisen PMD- zakken en detergent. Na gelijk welke activiteit wordt de keuken grondig gereinigd met water.

Keuken Pagina 67

Handleiding Gasfornuis Hieronder de link naar de handleiding van het nieuwe gasfornuis met electrische multi-oven. Op de website van VRKortenberg Gasfornuis

Keuken Pagina 68

Overige infrastructuur - Toiletten - Gang Toiletten De toiletten worden na iedere activiteit volledig gereinigd en alle vuilbakken worden leeggemaakt. De afval dient te worden meegenomen door de vereniging of de privépersoon zelf. Toiletpapier en papieren handdoeken worden voorzien door de VRK. voorraad toiletpapier en papieren handdoeken liggen op de kast tegenover de damestoiletten. Sleutel wordt meegegeven op de zitdag. Na een activiteit in de grote zaal of ontmoetingszaal (cafetaria) met gebruik van keuken worden de toiletten en gang altijd met nat gekuist.

Overige infrastructuur Pagina 69

Info-brochure OC Berkenhof

Recommend Documents