NOTA dienst:
Concerncontrol & Financieel Beleid
datum:
20 januari 2009
registratienummer:
B/0816500
afdelingsnaam:
CC&FB
steller:
Kamphuis, Fulko
paraaf chef: kopie aan: onderwerp:
1.
Notitie "Inhuur derden"
Aanleiding
Deze notitie richt zich op het overzicht “inhuur personeel derden”. Het college heeft bij de behandeling van de begroting 2009 en de 2e budgetrapportage 2008 aan de raad toegezegd om in februari 2009 te komen met een overzicht waarin alle in de begroting 2009 opgenomen budgetten ten aanzien van “inhuur personeel derden” worden vermeld voorzien van een toelichting. De overzichten op dienstniveau treft u in de bijlagen aan. Deze notitie geeft daarop een aanvullende toelichting. 2.
Uitbreiding reikwijdte
Naast de inventarisatie van de reeds in de begroting 2009 opgenomen budgetten ten aanzien van inhuur, is de reikwijdte van het overzicht verbreed door middel van het geven van een zo goed mogelijke indicatie van de verwachte inhuur 2009, waarvoor als dekking de in 2009 beschikbare vacatureruimte wordt ingezet. De notitie gaat dus slechts in op de inventarisatie van de reeds begrote en verwachte posten inhuur derden voor 2009. Er wordt dus niet gevraagd om extra budgetten beschikbaar te stellen. Hierbij wordt aangegeven dat de aard van de budgetten aanzienlijk van elkaar kunnen verschillen (zie ook onder 3.1). Zo zijn er in de begroting 2009 budgetten inhuur opgenomen die op basis van contracten één op één zullen worden besteed, terwijl er ook diverse algemene(re) budgetten “inhuur derden” zijn opgenomen waarbinnen het management nog keuzes kan maken op welke wijze deze het meest doelmatig en doeltreffend in te zetten. In de beide budget-rapportages 2009 wordt u zowel inhoudelijk als budgettair geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de posten “inhuur derden”. 3.
Inventarisatie
Bij deze inventarisatie zijn dezelfde uitgangspunten gehanteerd als bij de vorige rapportages over inhuur derden, zoals opgenomen in de jaarrekening en budgetrapportage(s). Met dien verstande dat de nadruk in deze inventarisatie ligt op de in de begroting 2009 opgenomen budgetten aan inhuur derden met daarnaast een inschatting van de beschikbare vacatureruimte in 2009. De aanlevering door de diensten heeft plaatsgevonden op het niveau van de werkbegrotingen. De aangeleverde gegevens zijn vervolgens gegroepeerd over de onder 4.1 tot en met 4.6 opgenomen componenten. Daarnaast maakt het overzicht de aan de subfuncties gerelateerde budgetten per dienst zichtbaar.
1
De volgende tweedeling in de te onderscheiden posten “inhuur derden” is gehanteerd: Inhuur personeel van derden: • Personeel dat zonder dienstverband met de gemeente werkzaamheden voor de gemeente verricht onder de directe leiding van gemeentelijke functionarissen (inhuur van “handjes”). Te denken valt aan bijvoorbeeld inhuur van interim-managers en projectleiders. Ook uitzendkrachten die worden ingehuurd bij ziekte of vacatures in het vaste personeelsbestand vallen hieronder. De kosten hiervoor worden verantwoord met de economische categorie 3.0. Inhuur externe deskundigheid: • Personeel zonder dienstverband met de gemeente dat, ter uitvoering van een door de gemeente verleende opdracht, werkzaamheden voor de gemeente verricht, maar waaraan niet rechtstreeks door gemeentelijke functionarissen leiding wordt gegeven. Bij dit type personeel van derden gaat het primair om de inhuur van deskundigheid die de gemeente niet zelf in huis heeft, en die via inzet van extern personeel wordt binnengehaald. Ook komt het voor dat het personeel gekoppeld is aan specifieke –en daarom bij de gemeente ontbrekende- apparatuur,werktuigen, etc die de gemeente inhuurt. De aansturing richt zich in deze gevallen niet direct op dat personeel, maar loopt via de opdrachtformulering. Hiervoor wordt de economische categorie 3.4 gebruikt.
3.1
Ramingen posten inhuur derden in de begroting 2009 (€ 7,9 miljoen)
De in de begroting opgenomen posten inhuur derden bedraagt in totaliteit € 7,9 miljoen. Dit betreft dus inhuur die gedekt wordt binnen de exploitatie 2009. De verscheidenheid binnen de geïnventariseerde posten loopt, zowel qua omvang als inhoud, sterk uiteen. Aan de hand van de door de diensten verstrekte informatie is door CCFB een onderverdeling aangebracht. Deze verdeling op een zestal componenten is weliswaar in zekere mate arbitrair, maar geeft wel een goed beeld weer voor welke doeleinden Hilversum gebruik maakt van inhuur externen. De sortering op basis van de zes aangegeven componenten is “arbitrair” aangezien er op onderdelen overlappingen zijn. Zo ontvangt Hilversum binnen de algemene uitkering (rijksbijdrage) extra geld ter dekking van de invoeringskosten WABO, maar is deze inhuur in het overzicht gerangschikt onder het onderdeel “projecten”. Ook hebben wij bijvoorbeeld de inschakeling van de accountant op gebied van “rechtmatigheid” onder “inhuur specialisme” staan, terwijl de dekking hiervan valt binnen een algemeen ontwikkelbudget bij afdeling Concerncontrol & Financieel Beleid. Hieronder wordt de uitsplitsing over de zes componenten toegelicht (bedragen zijn afgerond). 3.1.1
Inhuur derden – Rijksbijdrage € 2.765.000
Voor een aantal specifieke taken ontvangt Hilversum rechtstreeks bijdragen van het rijk. De omvangrijkste betreft € 5.270.109 in het kader van de Wet Werk en Bijstand. Hiervan wordt voor € 2 miljoen specifieke deskundigheid ingehuurd op het gebied van reïntegratieprojecten. Daarnaast worden bijdragen ontvangen ter dekking van kosten (regionale) projectleiding Centra Jeugd en Gezin, WMO taken, procesbegeleiding uitvoering prestatieafspraken Vreemdelingen en voor de coördinatie Brede School. 3.1.2
Inhuur derden – Specialisme € 490.000
Binnen deze budgetten wordt specialistische deskundigheid (o.a. adviezen) ingewonnen op gebied van milieu, verkeersmaatregelen, multimedia en bouw- en woningtoezicht (toezicht
2
sloopwerkzaamheden). Ook de presentiegelden Welstandscommissie en de ondersteuning door onze accountant in kader van rechtmatigheid en (wellicht) 213a onderzoeken, maken onderdeel van deze component. 3.1.3
Inhuur derden – Projecten € 980.000
In 2009 worden diverse projecten uitgevoerd, dan wel gecontinueerd vanuit 2008, die niet binnen de reguliere werkzaamheden kunnen worden opgevangen. Als voorbeelden noemen wij de volgende projecten: • • • • • • 3.1.4
Nieuwe Wet Ruimtelijke Ordening (NWRO) invoering WABO Kamerverhuur Rondkomen (minimabeleid) Informatiehuishouding (dienst Stad) Leer- en werkloket (Sociale zaken) Inhuur derden – Uitbesteding € 890.000
Een aantal beheerstaken is uitbesteed aan derden. De grootste post betreft de inhuur van externe parkeercontroleurs / beheer parkeergarages van zo´n € 700.000. Daarnaast is bijvoorbeeld het onderhoud aan de verkeersregelinstallaties en koffieautomaten uitbesteed. Verder maken wij gebruik van een externe sluiswachter en wordt personeel ingehuurd voor de bemensing van de receptie (beveiliging) tijdens avondvergaderingen/recepties. Tenslotte rangschikken wij ook de vergoedingen aan rondleiders, vrijwilligers en beveiliging van de zalen van het museum onder de noemer “uitbesteding”. 3.1.5
Inhuur derden – Investeringen & grondexploitaties € 1.550.000
Een aanzienlijk deel van deze post wordt toegerekend aan investeringen. Dit betreft de inschakeling van externen binnen de investeringen op de volgende gebieden: • • • • • •
Projectmanagement (communicatie, projectleiders en planeconomen) € 454.000 Uitvoering civieltechniek (opzichters en assistentie Directievoering) € 261.000 Beleid ruimtelijke ordening € 75.000 Milieuonderzoeken € 25.000 Ingenieursbureau (werk- & besteksvoorbereiding, verkeersdeskundigen)€ 277.000 Openbare ruimte (verkeersregelinstallaties) € 30.000 totaal: €1.122.000
Daarnaast zijn ten aanzien van de grondexploitaties budgetten geraamd voor de inschakeling van (voornamelijk) projectleiders voor een budget van € 428.000. 3.1.6
Inhuur derden – Algemeen € 1.245.000
Dit betreft hoofdzakelijk posten die zijn opgenomen binnen de diverse kostenplaatsen die voornamelijk bedoeld zijn om knelpunten op te lossen. Daarnaast zijn er enkele algemene budgetten beschikbaar om –indien noodzakelijk- expertise in te huren. Kostenplaats Sociale zaken De afdeling Sociale Zaken is per 1 januari 2009 van start gegaan met een nieuwe organisatie. Er is een duidelijker onderscheid gemaakt tussen medewerkers Zorg en Inkomen en tussen medewerkers, die bijstandsgerechtigden reïntegreren en daarbij in de keten samenwerken met het UWV Werkbedrijf. De
3
vaste medewerkers zijn per 1 januari op hun functie geplaatst. Voor een groot aantal functies, waar nu nog tijdelijke krachten op ingezet worden, kunnen nu vaste medewerkers geworven worden volgens de nieuwe functie-omschrijvingen. Binnen deze afdeling wordt rekening gehouden met een budget van € 790.000 voor: • • • • • •
Moeizame opvulling vacatures Opvangen piekbelasting/speciale acties (AGIS, € 50 etc.) Doorontwikkeling bedrijfsvoering Inhuur specifieke deskundigheid Opvangen initiatieven bestuurders Opvangen hoge ziekteverzuim
Zodra er in de loop van dit jaar tijdelijke krachten vervangen worden door vaste krachten, kan blijken dat dit bedrag niet in zijn geheel nodig is. Overige kostenplaatsen Op enkele overige kostenplaatsen is een aantal algemene budgetten geraamd van totaal € 250.000 om enerzijds wat ruimte te hebben voor het oplossen van knelpunten dan wel om als “ontwikkelbudget” in te zetten. Piekbelasting Tot slot is er een aantal budgetten inhuur opgenomen voor totaal € 210.000 om de zogenoemde piekbelasting op te kunnen vangen. Dit heeft voornamelijk betrekking op de afhandeling bezwaren Wet Woz. Daarnaast wordt rekening gehouden met (piek)budgetten voor burgerzaken, bouwplantoetsers en het streekarchief. 3.2
Inschattingen posten inhuur derden vacatureruimte 2009 (€ 2,4 miljoen)
De raming van de vacatureruimte bij de diensten Stad en Bestuur is gebaseerd op het gemiddelde van de werkelijke onderbezetting uit 2007 en 2008. De dienst Inwoners heeft op basis van meer actuele inzichten de vacatureruimte 2009 ingeschat op een lager niveau dan de gemiddelde onderbezetting van de afgelopen jaren. Aanleiding hiervoor is dat er al diverse vacatures zijn opgevuld, dan wel spoedig ingevuld gaan worden. De totale inschatting van ruimte om vacatures/ziekte op te vangen wordt becijferd op € 2,4 miljoen. Uiteraard kan het budget binnen de te ontstane vacatureruimte slechts op basis van een inschatting worden gegeven. In hoeverre er door vertrek van personeel in 2009 ruimte ontstaat voor inhuur en in welke mate hiervan gebruik wordt gemaakt, is immers op voorhand niet te zeggen. Dit geldt ook voor wat betreft inschakeling van derden naar aanleiding van uitval van personeel vanwege (langdurige) ziekte. 3.3
Verwachting beschikbare ruimte inhuur 2009 (€ 10,3 miljoen)
Op basis van de cijfers uit paragrafen 3.1 en 3.2 wordt de totale ruimte voor inhuur derden 2009 becijferd € 10,3 miljoen. De uitsplitsing over de verschillende organisatieonderdelen is als volgt:
4
Beschikbaar t.b.v. inhuur derden 2009 Dienst Budgetten Vacatureruimte
totaal
Inwoners Stad Bestuur CCFB
4.459.800 3.150.220 185.000 125.000
741.500 1.000.000 680.000 0
5.201.300 4.150.220 865.000 125.000
Totalen:
7.920.020
2.421.500
10.341.520
De inhuur ter vervanging van vast personeel vanuit vacatureruimte is per definitie duurder dan de daar tegenover staande reguliere gemeentelijke salarislasten. Om binnen de budgetten te blijven, kan er dus bij inhuur qua omvang een aanzienlijk aantal minder uren worden afgenomen in vergelijking met de binnen de personeelsformatie beschikbare uren. Uiteraard wordt per geval door het management van de diensten de noodzaak tot (mate van) inhuur bekeken. Hierbij speelt zowel de continuïteit van de bedrijfsvoering als de uitvoering van (nieuwe) wensen van het bestuur een rol. 4
Conclusies
Wij concluderen dat de door ons gehanteerde definitie van “inhuur personeel derden” vrij breed is. Naast bijvoorbeeld interim-management en de tijdelijke inhuur van personeel ter opvulling van vacatureruimte door bijvoorbeeld uitzendkrachten, vallen ook diverse structureel uitbestede werkzaamheden binnen de reikwijdte van onze definitie. De uitbesteding van de voormalige buitendienst gemeentewerken aan SBS is daarentegen weer niet opgenomen, aangezien deze ook geen onderdeel uitmaakte van voorgaande evaluaties rond het thema “inhuur derden”. Gesteld kan worden dat “inhuur derden” in de zin van “tijdelijke inhuur” voor vervulling van vacatures en kortlopende projecten, slechts een deel is van het gerapporteerde totaal van € 10,3 miljoen. Naar onze mening zijn er sturingsmogelijkheden aanwezig op de diverse componenten zoals toegelicht onder 3.1 en 3.2. Met behulp van de uitkomsten van het 213a onderzoek “inhuur derden” zullen wij u hierover nader informeren. 5.
Vervolgtraject
Naar aanleiding van de gevoerde Discussie met betrekking tot de 2e budgetrapportage 2008 is besloten om de “inhuur personeel derden” tot onderwerp van een artikel 213a (Gemeentewet) onderzoek te maken. Het voorstel voor het onderzoeksprogramma inzake de in 2009 uit te voeren 213a onderzoeken wordt bij de gelegenheid van de vaststelling van de verordening in februari ter kennisname aan de raad toegezonden. Organisatiebreed zal in dit onderzoek worden onderzocht op welke taken en op welke plekken binnen de organisatie derden zijn ingehuurd, hoe lang er op de betreffende plekken al sprake is van inzet van derden, en waarom op die taken/plekken geen eigen personeel is ingezet. In het geval van inhuur van derden ter (tijdelijke) vervulling van vacatures zal worden onderzocht welke redenen daarvoor doorslaggevend zijn geweest. Dit onderzoek richt zich dus op de noodzaak en de doelmatigheid van de inhuur van derden. Volgens de planning zal dit 213a onderzoek in de eerste helft 2009 worden afgerond. ***
5
