Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 1 van 10
Onderzoek Digitale informatieborden Maart 2013 nader onderzoek Afdeling Bedrijfsvoering/ HRS
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 2 van 10
Inleiding Medio januari jl. 2012 heeft er vanuit het oogpunt van communicatieontwikkelingen een gesprek plaatsgevonden met de firma Suurland Outdoor. Doel van het gesprek was om enerzijds een beeld te krijgen van de mogelijkheden van digitale informatiesystemen en gelijktijdig een voorstel te maken voor de gemeente Nuth. In de raadsvergadering van 28 februari 2012 is door de raad een unanieme motie aangenomen inhoudende een onderzoek naar de mogelijkheden van digitale informatieborden. Hoewel er verschillende systemen verkrijgbaar zijn is de functionaliteit nagenoeg hetzelfde. Vandaar dat er in dit onderzoek dan ook verder wordt gesproken over ‘de digitale informatieborden. Nader onderzoek Naar aanleiding van de motie is bovenstaand ingezet onderzoek verder uitgewerkt. In de RTG van 8 mei 2012 is een eerste onderzoek gepresenteerd. Op basis van de toen voorliggende bevindingen is in de RTG besloten het onderzoek nog niet door te leiden naar de raadsvergadering. In de tussenliggende periode is nader onderzoek gedaan naar mogelijke aanbieders en verdergaande kosten. Op 13 november 2012 heeft de gemeenteraad het voorstel goedgekeurd wat betreft de plaatsing van reclameborden en reclameuitingen langs de openbare weg (Z.00525/INT. 00178). Op basis daarvan is het onderzoek opnieuw opgestart en is nader onderzoek gedaan naar mogelijke aanbieders en verdergaande kosten. De uitkomsten van dit onderzoek zijn verwerkt en waar nodig bijgesteld in het bestaande onderzoek.
Motivatie digitale informatieborden De inrichting van de openbare ruimte is een belangrijk speerpunt, echter is de aanwezigheid van (buiten)reclame onvermijdelijk. Op de juiste manier omgaan met de beschikbare ruimte en de aanwezigheid van deze reclame is van groot belang. Door het creëren van mogelijkheden bieden we lokale ondernemers en culturele instellingen een kans om hun producten en evenementen kenbaar te maken aan het grote publiek. Digitale informatieborden vervangen onder andere de vele driehoeksborden die over het algemeen als erg ‘vervuilend’ voor de openbare ruimte worden ervaren. Door het strategisch plaatsen van digitale informatieborden kan dezelfde informatie gegeven worden, zonder dat deze hinderlijk of vervuilend is voor de openbare ruimte. Hierbij moet echter wel worden aangemerkt dat dit enkel geldt voor de borden waarop lokale evenementen worden gepromoot. Commerciële evenementen, die veelal niet direct een relatie hebben tot de gemeente, horen evenwel niet thuis op de digitale informatieborden.
Welke informatie kan er dan wel op de digitale infoborden? Zoals hierboven aangegeven zijn de borden niet bedoeld voor commerciële informatie maar wel voor meldingen in het belang van de inwoners en/of bezoekers van de gemeente Nuth: welkom in de gemeente Nuth (voor inwoners en bezoekers) prettige feestdagen (rondom de meest gangbare feestdagen) attendering en instructies (bv. gladheid, wegwerkzaamheden, -afsluitingen en of –omleidingen) attendering gemeentelijke activiteiten/evenementen (zoals informatiebijeenkomsten) attendering algemene activiteiten/evenementen (koopzondagen en koop-avonden), braderieen, markten, etc. attendering van evenementen en activiteiten die passen binnen het gemeentelijke promotiebeleid (bv Cultuur en Folklorefestival, Paardenmarkt). Zie ook bijlage 1.
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 3 van 10
Digitale informatieborden algemeen Productomschrijving Het betreffende systeem bestaat uit een led-gedeelte met daarin een aantal tekstregels. Aan de onderkant van het paneel is ruimte voor reclame-uitingen. Het digitale informatiebord (waarvan een voorbeeld in de bijlage is opgenomen), is bedoeld voor de aankondiging van evenementen, die binnen de gemeente Nuth plaatsvinden. Daarnaast kunnen deze borden ingezet worden voor de attendering op wegwerkzaamheden, omleidingen, voor communicatie bij calamiteiten en voor andere gemeentelijke mededelingen (aankondiging RTG- en raadsvergaderingen, bijeenkomsten, etc.)
Aanbieders Er zijn verschillende aanbieders van digitale informatieborden. Een rondje langs de omliggende gemeenten (waaronder Valkenburg, Meerssen, Landgraaf) leert dat er twee aanbieders marktleider zijn in dezen. Enerzijds is dit Suurland Outdoor en anderzijds is dit Promobase. De systemen die door beide bedrijven worden aangeboden zijn qua vormgeving vergelijkbaar. Navraag naar de tevredenheid en het gebruiksgemak van de user-interfase (het computerprogramma waarmee de informatie op de infoborden wordt geplaatst) leert dat de verschillen met name zitten in de programmatuur. De user-interfase van de firma Promobase wordt over het algemeen het slechts beoordeeld. Dit ligt met name aan het kleine bedieningspaneel en het ontbreken van de mogelijkheid om de informatie die ‘live’ op de borden staat te bekijken vanuit het besturingsprogramma. De user-interface die de firma Suurland aanbiedt wordt over het algemeen als gebruikersvriendelijk ervaren. De mogelijkheden voor de aansturing zijn hier ook groter. Bij de keuze voor een eventuele leverancier is het gebruiksgemak zeer zeker een punt van overweging.
Suggesties voor locaties binnen de gemeente Voor een effectieve toepassing van digitale informatieborden is een zorgvuldig overwogen locatie een voorwaarde. Hiervoor zal dan ook in elke kern gezocht moeten worden naar de best passen de mogelijkheid. De invalswegen naar de kernen is de meest logische keuze voor de plaatsing van deze borden. Nader onderzoek op basis van aansluitingsmogelijkheden en voorkeuren moet uitwijzen wat de besten locaties zijn. De locatie moet aan een aantal voorwaarden voldoen: 1. Zichtbaarheid De informatieborden moeten vanaf de weg goed zichtbaar zijn. En de informatieregels moeten duidelijk leesbaar zijn, rekening houdende met het feit dat de tekst over het algemeen in één oogopslag leesbaar moet zijn. 2. Verkeersveiligheid
De verkeersveiligheid moet niet in het geding zijn. Dit is bijvoorbeeld wel het geval bij onderstaand voorbeeld waarbij het infobord in een bocht geplaatst is. Hoewel er veel passanten voorbij komen op deze locatie is het onwenselijk dat bestuurders afremmen in een bocht om de tekst te kunnen lezen.
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 4 van 10
3. Aansluiting op bestaande stroomvoorziening Wat betreft aanleg en onderhoud geniet het de voorkeur om de informatieborden aan te leggen nabij bestaand stroomvoorzieningen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan stroomverdelerkasten, openbare verlichting of verkeerslichten.
Verdere consequenties Organisatie Uit de gesprekken met de eerder genoemde gemeenten komt naar voren dat het belangrijk is operationele taken rondom de digiborden goed binnen de organisatie te verankeren en spelregels af te spreken over het gebruik. Verantwoordelijkheid voor het vullen van de informatiesystemen wordt (in overleg met het managementteam ) geborgd binnen de organisatie. Via de website van de gemeente Nuth kunnen burgers en ondernemers mededelingen over evenementen aanbieden voor een van de informatiesystemen. Het aanleveren wordt verbonden aan een aantal voorwaarden/ spelregels zodat duidelijk is wat er op de borden kan worden gezet en welke berichten voorrang krijgen. Procedure De medewerkers de gemeente vullen het informatiesysteem met behulp van een hiervoor aangeleverd programma (vergelijkbaar met CMS). Elk informatiebord kan apart gevuld en geagendeerd worden. Door middel van de agendafunctie is het mogelijk om bepaalde evenementen ver van te voren te plannen. Om de communicatie waarde van de informatiesystemen zo hoog mogelijk te houden is het van belang dat de informatie met een zekere regelmaat geactualiseerd wordt. Belangrijk is om te zorgen voor vervangbaarheid van medewerkers zodat de continuïteit van de berichtgeving gewaarborgd blijft. Gemiddeld genomen geven de gevraagde gemeenten aan wekelijks ongeveer 3 uur te besteden aan het agenderen, vullen en updaten van de informatie op de digitale borden. In de gemeente Landgraaf, Weert, Valkenburg en Meerssen valt het beheer van de digitale informatieborden onder de medewerkers verantwoordelijk voor de gemeentelijke communicatie. Hierbij moet worden aangetekend dat alle onderzochte gemeenten de beschikking hebben over meer dan 1fte aan formatie, waarbij in voorkomende gevallen één medewerker belast is met de meest voorkomende operationele zaken, waaronder de digitale informatieborden. Bij de aanschaf van de digitale borden moet rekening gehouden worden met het aanleren van het systeem, het opstellen van een protocol voor het gebruik en de communicatie rondom de aanschaf en gebruiksmogelijkhedennaar burgers. Deze incidentele werkzaamheden valt buiten de eerder genoemde drie uur. Indien de raad voornemens is digitale informatieborden aan te schaffen, vallen deze initiële communicatiewerkzaamheden binnen de projectcommunicatie maar hiervoor zal wel ruimte gemaakt moeten worden op de werkplanning. Knelpunten Het onderhouden van de informatie op de digitale borden wordt door veel van de gevraagde gemeenten als arbeidsintensief ervaren. Niet zozeer het bijhouden van de evenementen en overige meldingen als wel het beoordelen van de verschillende aanvragen en de prioritering hiervan. Daarnaast heeft de gemeente Nuth op dit moment 1fte voor de volledige nominale communicatie (beleid en uitvoering). De werkzaamheden rondom de digitale informatieborden legt een extra beslag (ca. 100 uur op jaarbasis) op de werkzaamheden en zal dan ook binnen de werkplanning moeten worden opgenomen.
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 5 van 10
Aanschaf en onderhoud Wat betreft de aanschaf en onderhoud van de digitale informatieborden zijn er twee mogelijkheden. Enerzijds schaft de gemeente de digitale informatie borden zelf aan en beheert en exploiteert deze zelf. Anderzijds geeft de gemeente de exploitatie en het beheer volledig uit handen. De kosten voor beide opties zijn hieronder uiteengezet.
Optie 1: Exploitatie en onderhoud door leverancier De kosten voor aanschaf en onderhoud van de digitale informatiesystemen vallen niet ten laste van het gemeentelijke budget. Producenten bekostigen dit met reclame-inkomsten. De producent is (met instemming van de gemeente) verantwoordelijk voor de acquisitie. Voorwaarde hiervoor is dat de gemeente toezegt de systemen ten minste 10 jaar te laten staan, met een optie voor nog eens vijf jaar. Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor het aanvragen van goedkeuring voor plaatsing van de borden op niet-gemeentegronden (bijvoorbeeld op provinciale wegen)
Acquisitie/ reclame Hiervoor worden locale ondernemers benaderd. Er worden geen uitingen geplaatst m.b.t. alcohol, tabak, drugs, seks of uitingen die anderszins aanstootgevend zijn in zowel woord als beeld. Acties en reclamecampagnes kunnen niet worden geplaatst aangezien de reclame voor een langere periode wordt geplaatst.
Optie 2: Exploitatie en onderhoud in eigen beheer Navraag bij de verschillende leveranciers leert dat aanschaf van de borden gemiddeld € 18.000,- (ex. BTW) kosten per bord. Indien de gemeente besluit om voor elke kern een digitaal informatiebord aan te schaffen moet rekening gehouden worden met een aanschafprijs van € 90.000, - . Bovenop de aanschafprijs moet er rekening gehouden worden met het plaatsen en aansluiten van de borden en periodieke onderhoudskosten. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met de aanschaf van de data-abonnementen en de kosten voor het jaarlijkse stroomverbruik (zie ook optie 1). Om deze kosten te dekken kan overwogen worden om in navolging van optie 1 reclameruimte te verkopen aan (lokale) ondernemers. Dit zou dus betekenen dat de gemeente zelf actief acquisitie moet doen om lokale ondernemingen bereid te vinden te adverteren op de borden. Hoewel dit een bron van inkomsten kan zijn, is de gemeentelijke organisatie hier niet op ingericht. De vraag is evenwel of een gemeentelijke organisatie zich wel mág bezig houden met commerciële activiteiten. Nadeel van deze optie is bovendien dat de aanschaf van de systemen erg duur is. Gelet op de bijkomende kosten van het data-abonnement, de aansluiting, energiekosten en onderhoudskosten is deze vorm een erg dure optie. Daarnaast moet er jaarlijks een bedrag gereserveerd worden voor onderhoud. Hieronder valt het schoonmaken van de borden, vervangen lampen, reparaties systeem of behuizing, etc. Deze kosten zijn vooraf niet te berekenen en zijn in het kostenoverzicht dan ook als P.M. post opgenomen.
Kosten(voor beide opties) 1. Aanleg en aansluiting permanente stroomvoorziening De gemeente is verantwoordelijk voor de aansluiting van de informatieborden op permanente stroomvoorziening alsmede de kosten en uitvoering voor het aanpassen van de infrastructuur inclusief de benodigde grondwerkzaamheden. De eenmalige kosten hiervoor moeten geraamd worden op ongeveer € 3.000,- per locatie. De jaarlijkse kosten voor het stroomverbruik zijn mede afhankelijk van de mogelijkheid om de informatieborden aan te sluiten op bestaande voorzieningen zoals verlichting of verkeerslichten. Zijn deze niet in de directe nabijheid dan zal er een nieuwe aansluiting gemaakt moeten worden op het elektriciteitsrecht. Hiermee zijn hoge vastrecht en aansluitkosten gemoeid. Belangrijk is dan dat ook hier bij de locatiekeuze rekening mee te houden.
2. Stroomverbruik op jaarbasis Gemiddeld verbruik 250w x 24 uur x 365 dagen = 2190 KW per locatie Kosten p/kWh = € 0,0639 Jaarverbruik stroom per locatie: +/_ € 140, -
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 6 van 10
Energie verbruik: Uitgeschakelde verlichting - LED display : 75W (max. 225W) - Scroller : 26W (op basis van zichttijden van 9 / 18 seconden) - Verlichting : 0W (staat uitgeschakeld) - TOTAAL : 150W Ingeschakelde verlichting - LED display : 75W (max. 225W) - Scroller : 26W (op basis van zichttijden van 9 / 18 seconden) - Verlichting : 292W (4 x 55W + 4 x18W) - TOTAAL : 450W
3. Data-abonnement De informatiesystemen worden ‘gevuld’ en beheerd vanuit het KCC (zie ook procedure voorstel). Om te kunnen communiceren met de informatieborden dient een data-abonnement te worden afgesloten. Dit zogenoemde M2M-abonnement (machine-2-machine) kan via onze vaste provider KPN worden afgesloten. Het abonnement omvat een SIMkaart die in de digiborden wordt geplaatst en in de modem die op het gemeentehuis staat. Uitgaande van 5 informatieborden plus modem dienen er dus 6 abonnementen te worden afgesloten. Daarnaast is een extra GPRS-abonnement per kaart nodig (verhoogde datasnelheid). Kosten 1 : Eenmalige aansluitkosten per SIM kaart: € 45,Uitgaande van 6 SIM-kaarten: € 745, 20 -
Abonnement (uitgaande van 3-jarig abonnement) per kaart: € 5,65 p/m Uitgaande van 6 SIM-kaarten: € 33,90 p/m Kosten op jaarbasis: € 406,80, -
-
Aanvullend GPRS-abonnement per SIM-kaart: € 0,95 p/m Uitgaande van 6 SIM-kaarten: € 5,70 p/m Kosten op jaarbasis: € 68,40
4. Personele kosten - 3 uur structureel per week x werkbare weken/per jaar Uren op jaarbasis: ca. 100 uur Æ opnemen in individueel werkplan Personele kosten afhankelijk van waar deze binnen de organisatie worden geraamd. Worden deze uren geraamd binnen de communicatiewerkzaamheden dan moet hier rekening gehouden worden met een kostenpost van ca. € 7.200,op jaarbasis.
1 Tarieven KPN april 2012. Definitieve prijsberekening is dan ook afhankelijk van de prijs van de aanbieders op het moment dat de data-abonnementen worden afgesloten.
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 7 van 10
Totaaloverzicht kosten voor beide opties Optie 1 Exploitatie door leverancier
Eenmalige kosten -
Aanschaf en onderhoud digitale informatieborden Data-abonnement Kosten op jaarbasis, uitgaande van 6 SIM-kaarten:
nihil
€ 745, 20 Aanleg Per locatie ca. € 3.000, - x 5 = € 15.000, __________________________________________________________________________________ Totaal eenmalige kosten: € 15.745, 20
Jaarlijkse kosten - Data abonnement (uitgaande van 3-jarig abonnement) Kosten op jaarbasis: - Aanvullend GPRS-abonnement per SIM-kaart: € 0,95 p/m Kosten op jaarbasis: - Stroomverbruik vijf informatie op jaarbasis: Kosten op jaarbasis: - Onderhoud -
+/+/-
€
406,80, -
€
68,40
€
700, -
nihil P.M.
Personele kosten
__________________________________________________________________________________ Totaal jaarlijkse kosten (excl. P.M. kosten): € 1.175,20 Kosten voor tienjarig abonnement (excl. P.M. kosten): € 11.752, -
Optie 2 Exploitatie en onderhoud door gemeente
Eenmalige kosten -
Aanschaf en onderhoud digitale informatieborden Data-abonnement Kosten op jaarbasis, uitgaande van 6 SIM-kaarten:
€ 90.000, -
€ 745, 20 Aanleg Per locatie ca. € 3.000, - x 5 = € 15.000, __________________________________________________________________________________ Totaal eenmalige kosten: € 158.335,20
Jaarlijkse kosten - Data abonnement (uitgaande van 3-jarig abonnement) Kosten op jaarbasis: - Aanvullend GPRS-abonnement per SIM-kaart: € 0,95 p/m Kosten op jaarbasis: - Stroomverbruik vijf informatie op jaarbasis: Kosten op jaarbasis: - Onderhoud -
Personele kosten
€
406,80, -
+/-
€
68,40
+/-
€ P.M. P.M.
700, -
__________________________________________________________________________________ Totaal jaarlijkse kosten (excl. P.M.): € 1.175,20 Kosten voor tienjarig abonnement (excl. P.M.): € 11.752, -
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 8 van 10
Ervaringen andere gemeenten Landgraaf -
leverancier PromoBase Slechte gebruikersinterface Knelpunten: beoordelen voorrang v.w.b. evenementen en arbeidsintensief
Valkenburg -
Geen leverancier meer, wel nog de borden in de gemeente. Vanwege een faillissement van de voormalige leverancier is er sinds twee jaar geen informatie meer op de borden, uitgezonderd van ‘Welkom in Valkenburg’ Valkenburg wil wel op zoek naar een nieuwe leverancier, maar hier is nog geen besluit over genomen.
Meerssen -
Leverancier Suurland Outdoor Tevreden met gebruikersinterface en aanbod van lokale evenementen Knelpunten: beoordelen voorrang v.w.b. evenementen. Een richtlijn, dan wel gebruikersvoorwaarden geeft hier al veel duidelijkheid over.
Vervolgtraject De aangeboden systemen zijn zoals eerder gezegd vergelijkbaar met elkaar. Significante verschillen zijn er dan ook niet tussen de diverse aanbieders. De gemeente Nuth heeft van uit het verleden goede ervaringen met leverancier Suurland hetgeen een gunning dan ook zou rechtvaardigen. Daarnaast is ook het gebruiksgemak van de userinterface van Suurland te verkiezen boven die van bijvoorbeeld Promobase. Indien de gemeente besluit om met een van de aanbieders in zee te gaan zal allereerst een proefopstelling geplaatst worden. Op basis van deze proefopstelling wordt bepaald of er voldoende rendement is om in elke kern een dergelijke opstelling te plaatsen.
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 9 van 10 Bijlage 1
Overzicht gemeentelijke evenementen Evenementen in de gemeente (mei 2012 – maart 2013) Wat leeft er zoal binnen de gemeente? Met andere woorden welke evenementen kunnen vermeld worden op een digitaal informatiebord? Onderstaand overzicht geeft een idee van de lokale evenementen in de periode mei 2012 t/m maart 2013. Onderstaande evenementen zijn allen van lokale dan wel bovenlokale aard. 2012 Mei: - Midgetgolftoernooi 2012. - Tentfeest VV Schimmert en Schutterij St. Sebastiaan 2012. Juni: - Circus Bossle Schimmert. - Straatmarkt Schimmert. - Feest hele gemeenschap in Hulsberg. - Zomerfeest Harmonie St. Servatius Vaesrade. - Kermis Hulsberg. - Tent Ster ZLM Toer Schimmert. - Kermis Nuth. - Zeskamp bij SV Hulsberg. - Garage opritverkoop Nuth. - Kermis Wijnandsrade. - Kermis Schimmert. Juli: - Rommelmarkt Schimmert. - Viering 45 jarig bestaan manege Bemelmans. Augustus: - Zomerfeest 2012 Fanfare st. Clemens Arensgenhout. September: - UCI Road World Championships Parcours Heren Elite. - UCI Road World Championships Tijdrit dames en heren. - Toertocht WK wielrennen 80 km. Oktober: - De muziek doe middag voor de jeugd. December: - Kerstmusical 2012 2013 Februari: - Actie kenteken graveren en ruit repareren. - Koopzondag kern Hulsberg. - Carnavalsoptocht Hulsberg 2013. - Carnavalsoptocht Nuth 2013. - Carnavalsoptocht Wijnandsrade 2013. - Carnavalsoptocht Vaesrade 2013. Maart: - Koopzondag kern Hulsberg.
Reg.nr. Z.01708 INT.01265 Pagina 10 van 10 Bijlage 2:
Bijlage: schematische weergave digitaal informatiebord
