Hoofstukindeling Incasso PC Leden

Beschrijving aanmaken incasso’s PC Leden 7

23-08-2013 vs 1.0

Hoofstukindeling Incasso PC Leden 1

Voorwoord SEPA ............................................................................................................................ 2

2

Voorwaarden vooraf ....................................................................................................................... 3

3

Inrichten PC Leden voor de incasso ................................................................................................ 4

4

3.1

Inrichting contract PC Leden ................................................................................................... 4

3.2

De machtigingen administratie (het Mandaat )...................................................................... 6

3.2.1

Activeren machtiging ...................................................................................................... 6

3.2.2

Mandaatgegevens eenmalig wijzigen in lidnummer ...................................................... 7

3.2.3

Hoe past u eenmalig de mandaatgegevens aan naar lidnummers? ............................... 7

3.2.4

Mag ik zelf een eigen machtigingskenmerk per lid toekennen? .................................... 8

Het incassoproces ........................................................................................................................... 9 4.1

5

6

Voorbeeld – stap voor stap komen tot een incasso ............................................................. 10

Hulpmiddelen................................................................................................................................ 15 5.1

Selectievoorwaarde maken voor incasso openstaande nota’s ............................................ 15

5.2

Aanmaken van mandaatlijst (machtingslijst) ........................................................................ 18

5.3

Waar dient de pre-notificatie aan te voldoen: ..................................................................... 20

Begrippenlijst ................................................................................................................................ 21

1 Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

1 Voorwoord SEPA Op dit moment merken we dat SEPA (Single Europe Payment Area) toch veel vragen oproept voor het incasseren met PC Leden 7. Het is daarom van groot belang dit document te lezen, voordat u gaat incasseren volgens de SEPA wijze, dat vanaf 2014 verplicht is. De nieuwe regels die gelden voor Euro-incasso moeten debiteuren beter beschermen. Dat betekent dat u als incassant aan bepaalde verplichtingen moet voldoen. Dat heeft gevolgen voor de manier waarop u de machtigingen administreert en hoe u de debiteuren informeert over aankomende incasso afschrijvingen. PC Leden help u daarbij.

Waar verschilt het SEPA-incasseren zich met het voorafgaande (clieop) incasseren: -

Clieop bestanden kunnen met versie 7 niet meer worden aangemaakt.

-

IBAN: Alle bank of giro nummers worden IBAN

-

Sepa Direct Debit betalingsbestanden: Er kunnen nu 1 of 2 SDD betalingsbestanden voorkomen per incasso run. Het formaat is thans een PAIN002 format . Dat is een XML bestand.

-

Prenotificatie: De geïncasseerde dient vooraf (termijn van 14 kalenderdagen) in te worden gelicht, dat er een incasso volgt, dat heet prenotificatie.

-

De machtigingen administratie: We leggen nu extra gegevens van ieder lid waar die gekozen heeft voor incasso vast onder de knop Mandaat.

-

Twee verwerkingsdata: Voor de uitvoer van verwerking van de betalingsbestanden zijn twee verwerkingsdata. PC Leden rekent dit gelukkig voor u uit. a. Bij eerste incasso - Verwerkingsdatum is 10 dagen na insturen betalingsbestand bij de bank voor eerste incasso. b. Bij vervolgincasso - Verwerkingsdatum is 6 dagen na insturen betalingsbestand bij de bank voor herhalende incasso.



23-08-2013 vs 1.0

2 Voorwaarden vooraf a. Bij de bank dient u een Euro incassocontract af te sluiten voor uw vereniging of stichting ( bron: Rabobank - Handleiding Euro-incasso, H.4. ) b. U heeft PC Leden 7 geïnstalleerd met licentie c. PC Leden 7 bevat alle (geconverteerde) gegevens na een upgrade vanuit versie 6.2. / 6.1. of na een import via een .XLS bestand. d. Omzetten bank/giro nummers bij www.ibanbicservice.nl zie hiervoor handleiding conversie. Het omzetten van de rekeningnummers heeft u in PC Leden 7 uitgevoerd en bij de NIET geconverteerde bank/giro nummers heeft u de betaalwijze veranderd in kas of alsnog het juiste IBAN/BIC nummer zelf opgezocht of ontvangen én verwerkt. e. Leden of donateurs zijn persoonlijk ingelicht over toekomstige incasso, ook wel aangeduid met prenotificatie f.

In pc leden wordt een machtigingen administratie bijgehouden. U bent in het bezit van ondertekende nieuwe of bestaande machtiging van de leden om te mogen incasseren



23-08-2013 vs 1.0

3 Inrichten PC Leden voor de incasso Bij de inrichting van PC Leden gaat het om instellingen die u eenmalig goed dient vast te leggen om de incasso mogelijk te maken conform SEPA.

3.1 Inrichting contract PC Leden U heeft een contract van uw bank om incasso’s uit te mogen voeren voor de vereniging of stichting. In dit contract staan de (mandaat) gegevens van de vereniging bestaand uit:   

Incassant id IBAN BIC

Bovenstaande gegevens vult u eenmalig in PC Leden 7 in. Hierna wordt uitgelegd waar u deze gegevens moet invullen.

U volgt de stappen en vult deze ontbrekende verenigingsgegevens aan: a. Ga naar  Hoofdfuncties > Systeembeheer > Diverse instellingen



23-08-2013 vs 1.0

b. Voeg in  in het licentie tabblad  Invullen het Incassant ID

c. Ga naar  tabblad SEPA-informatie:  invullen de BIC code en het IBAN (nummer)  vink aan het veld Productie.

Nu bent u klaar met de inrichting van de incasso gegevens van de vereniging voor PC Leden 7.



23-08-2013 vs 1.0

3.2 De machtigingen administratie (het Mandaat ) Hier worden de verplichte en unieke machtiging kenmerk als onderdeel van de machtigingen administratie van het lid automatisch door PC Leden ingevuld. Deze gegevens liggen vast onder de knop Machtiging, die alleen zichtbaar bij de ingevulde betaalwijze incasso. De knop machtiging is in principe licht grijs en reageert niet op aanklikken. Als u nu klikt op de knop

( wijzigen ) wordt de knop

Als u nu klikt op de knop

actief.

dan ziet u onderstaande gegevens:

De mandaatgegevens bestaan uit: 

Machtigingsnr: een uniek kenmerk dat kan bestaan uit nummers en letters. In eerste instantie wordt dit door PC Leden bepaald.



Ondertekeningsdatum: de datum afgifte machtiging door de geïncasseerde. Voor lopende (bestaande) machtigingen wordt conform SEPA voorschriften de datum 01-11-2009 gegenereerd.



Sequence: het betaaltype (eerste / FRST) of herhalend / RCUR)



Landcode

3.2.1 Activeren machtiging De gegevens zijn na de conversie van de vorige versie van PC Leden direct actief en zijn herkenbaar aan ondertekeningsdatum 1-11-2009 en sequence Eerste / FRST. In bepaalde gevallen dient de machtiging expliciet te worden geactiveerd. Onder andere bij nieuw in te voeren lid of aanpassen van de betaalwijze naar incasso dienen de machtigingsgegevens te worden geactiveerd. 6 Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

Dit gebeurt door bij venster mandaatgegevens op “opslaan” te klikken én daarna nogmaals op “opslaan” voor de ledenkaart. NB: Als u vergeet bij machtiging op de knop opslaan te klikken, worden geen machtigingsgegevens vastgelegd voor de incasso. Bij een incasso ronde wordt dit lid dan ook overgeslagen.

3.2.2 Mandaatgegevens eenmalig wijzigen in lidnummer

De mandaatgegevens ofwel machtigingsgegevens hebben bij de import van gegevens een uniek kenmerk ontvangen per lid, die niet zichtbaar is in de ledenkaart. U kunt er voor kiezen om alle kenmerken eenmalig aan te passen. Let op: In dat geval mag u nog geen betalings (SDD) bestand naar de bank hebben verzonden van de “Eerste” incasso van de leden. Doet u het toch, dan kunnen alle incasso’s door de bank worden geweigerd! Bij de aanpassing naar lidnummer wordt het kenmerk voor het mandaat als volgt opgebouwd: Mndt--

3.2.3 Hoe past u eenmalig de mandaatgegevens aan naar lidnummers?

Advies is : maak eerst een backup omdat deze actie niet teruggedraaid kan worden anders dan met het terug zetten van een (deze) backup. U gaat naat naar Hoofdfuncties – Systeembeheer – Standaard machtiging bepalen



23-08-2013 vs 1.0

U moet dit wel nog bevestigen?

Bij Nee verlaat u deze wijzigingen op de machtiging kenmerken en verandert er niets. Bij Ja worden alle huidige kenmerken van het mandaat van het hele bestand aangepast.

In bovenstaand voorbeeld hoort: -

Machtigingsnr “Mndt-5555-1-11-2009” bij lidnummer 5555 en Heeft als ondertekeningsdatum 01-11-2009. De sequence staat op “Eerste” en geeft aan dat deze machtigings gegevens nog niet bekend zijn bij de bank.

-

3.2.4 Mag ik zelf een eigen machtigingskenmerk per lid toekennen?

Natuurlijk mag dat als u maar aan de voorwaarden die hierbij horen voldoet. Dat zijn: -

Het lid is (of wordt ) op de hoogte (gebracht) van het machtigingskenmerk bijvoorbeeld via het te onderteken SEPA machtigingsformulier Er is nog geen Eerste incasso aan de bank voor dit lid aangeboden 8

Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

4 Het incassoproces De volgende situaties worden onderscheiden:

1) voor de eerste keer incasso doen bij geconverteerd lid met IBAN Bij de eerste incassoronde in versie 7 dient bij de mandaatgegevens per lid: - de sequence op Eerste/FRST te staan en - de ondertekeningsdatum op 1-11-2009 (bij bestaande machtigingen) . Deze datum niet aanpassen. Hij geeft namelijk aan dat de geïncasseerde een bestaande / lopende machtiging heeft)

2) voor de eerste keer incasso doen bij nieuw lid met IBAN Bij een nieuw toegevoegd lid of een lid dat wijzigt naar betaalwijze incasso staat de sequence altijd op Eerste (FRST) en de ondertekeningsdatum is gelijk aan de invoerdatum of registratiedatum.

3) Voor tweede of opvolgende keer incasso doen bij lid waarvan de machtiging bekend is Na de eerste uitgevoerde incasso is de sequence automatisch overgezet naar Vervolg (RCUR). Deze status blijft bij komende incasso’s staan totdat het mandaat ( de machtiging tot incasso) wordt ingetrokken.

4) Machtiging jonger dan 36 maanden, bijvoorbeeld nieuw incasso contract Als u een machtiging heeft dat een tijdje niet actief is geweest, dan kunt u deze nog gebruiken, tot max. 3 jaar nadat de laatste incasso is uitgevoerd op deze machtiging.

5) machtiging ouder dan 36 maanden jaar, niet actief mandaat

Er is gedurende 3 jaar geen incasso uitgevoerd op een lid met een machtiging. Bij een hernieuwde incasso op dat lid is een nieuwe machtiging nodig dus nieuw machtigingsnr en nieuwe ondertekeningsdatum.



23-08-2013 vs 1.0

4.1 Voorbeeld – stap voor stap komen tot een incasso Als voorbeeld nemen we een lid dat elk “half jaar” wordt geïncasseerd. Het lid heeft een IBAN en een BIC nummer en de betaalwijze is incasso. In dit voorbeeld voldoet het lid aan het mandaat van situatie 1.

Voor dat u dit lid gaat incasseren dien u deze daarover persoonlijk in te lichten. Het inlichten van de geïncasseerde wordt prenotificatie genoemd. (zie ook hfd st 5.3)

Als u de prenotificatie heeft uitgevoerd dan kunt u nog onderstaande stappen uitvoeren: 

Voorwaarde om te incasseren is dat u NOTA’s heeft aangemaakt



Vaststellen aantal openstaande nota’s voor de incasso Hiervoor kunt u een selectievoorwaarde maken die u kunt gebruiken in de notalijst. Hiervoor kunt u uitleg vinden in Selectievoorwaarde maken voor incasso openstaande nota’s



Vaststellen of geïncasseerde een mandaat heeft in PC leden Hiervoor kunt uzelf een mandaatlijst maken. Zie voor uitleg hiervoor: Aanmaken van mandaatlijst



23-08-2013 vs 1.0

Het lid heeft een openstaand bedrag. Dus is het uitvoeren van de incasso op dit lid mogelijk.

Aanmaken van incasso’s gaat via: Nota’s > Acceptgiro’s, incasso en kwitanties…

Klik op het TABJE incasso en u krijgt nu het scherm van het incasso bestand te zien.

PAD uitvoeren naar

bestand

Een opmerking vooraf met betrekking tot het pad: BESTAND uitvoeren naar…. 11 Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

Het pad waar het betalingsbestand(en) wordt(en) neergezet kunt of moet u zelfs in bepaalde gevallen wijzigen: Als het huidige pad leeg is of niet meer bestaat dan dient het zeker te worden aangepast, anders krijgt u een foutmelding en wordt er geen bestand weggeschreven !!! - Voor de geconverteerden vanuit versie 6 staat de map meestal nog op “c:\PCLeden6\transit” of “c:\Program Files\PCLeden6\transit” o.i.d. Wijzigen van het PAD: Klik hiervoor op de knop met 3 puntjes, bij “Bestand uitvoeren naar” en zorg ervoor dat het bestand neergezet wordt in de TRANSIT map van PCLeden 7.x

Wij zien nu 2 soorten verwerkingen (de sequence). -

Vervolg incasso Eerste incasso.

Gewenste verwerkingsdatum Bij de vervolgincasso staat de “gewenste verwerkingsdatum” voor ingevuld op 1 week na aanmaak van het betalingsbestand. Bij de eerste incasso staat de “gewenste verwerkingsdatum” voor ingevuld op 10 dagen na aanmaak van het betalingsbestand. LET OP: u kunt deze data wel verder in de toekomst zetten, maar NIET eerder dan opgegeven datum. Na het aanmaken is het aan te bevelen het (de) bestand(en) direct te verwerken in uw bank pakket. Als u de betalingsbestanden later aanlevert aan de bank, worden ze mogelijk niet meer verwerkt en dient u opnieuw de incasso bestanden aan te maken. Hiervoor dient u de back-up die automatisch bij het aanmaken van NOTA’s is gemaakt, terug te zetten. Hierdoor komt u weer op de uitgang situatie en kunt u opnieuw het gehele incasso traject (inclusief nota’s aanmaken) starten.

Omschrijving per sequence: In de omschrijving kunt u per type (max 16 posities!) vastleggen wat de incasso inhoud. Bijvoorbeeld: Contributie 2013 Dit gegeven komt in het incasso bestand te staan en is te verwachten (bank afhankelijk) dat dit ook op het bankafschrift wordt getoond. 12 Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

Nu wordt aangegeven het aantal gevonden posten en het totaal bedrag wat geïncasseerd gaat worden.

Als u hier klikt op Nee dan wordt er voor gezorgd dat de betalingsbestanden niet worden gemaakt maar let op, de statussen van de nota’s en machtigingsgegevens worden niet gewijzigd. DUS: de openstaande nota’s zijn nog steeds openstaand en hoeven niet opnieuw aangemaakt te worden. Na eventuele correctie ( mits u niet de backup hebt terug gezet!) hoeft u enkel het incasso proces opnieuw te starten. Prenotificatie is een waarschuwing dat de geïncasseerde minstens 14 dagen van te voren dient te zijn geïnformeerd over de komende incasso. ( zie ook hfd. st. 5.3) Klikt u op Ja dan worden de betalingsbestanden gemaakt. - Bij de nota gegevens wordt de nota op betaald gezet. - Bij de mandaatgegevens wordt de sequence indien van toepassing van “Eerste” gewijzigd naar “Vervolg”. In dit voorbeeld zijn 58 posten verwerkt.

De output van de incasso bestaat uit - een betalingsbestand SDD (F) of (R) <999999>.xml - Alleen bij First incasso komt ook nog een .xls bestand wat kan dienen als extra informatie voor de penningmeester. - Indien gewenst een verwerkingslijst SDD (Single Direct Debit) Het XML (SDD) bestand kan nu verder worden verwerkt in de bank software (telebankieren) 13 Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

Voorbeeld In onderstaand voorbeeld is een herhalend (recurrent) betalingsbestand gemaakt met de naam SDD(R)180313114442.XML . De betekenis van deze naam: Single Direct Debit voor herhaal incasso aangemaakt op 18 maart 2013 om 11:44:42. Als u nieuwe leden heeft ingevoerd voor een euro incasso, dan wordt een tweede betalingsbestand aangemaakt met de naam: SDD(F)…………. , waarbij de F staat voor First ofwel Eerste.

In het hierboven getoonde voorbeeld leest u SDD(R)…………. , waarbij de R staat voor RCUR ofwel Vervolg. De betalingsbestanden zijn uitvoerig getest in speciale bank software van de Rabobank. De bestanden die wij leveren zijn dus goed. Het is van belang NOOIT deze XML bestanden aan te passen. Doet u dat toch, dan kunnen ze niet meer worden verwerkt in de bank software. U dient dan een back-up terug te zetten vanaf het moment dat u de nota’s ging aanmaken en het gehele incasso (inclusief nota) traject opnieuw te starten/herhalen. WAARSCHUWING: Aan de naamgeving van het bestand en de inhoud van het xml bestand dus mag niets worden aangepast! Indien u hier iets aan wijzigt dan wordt het bestand door de bank software afgekeurd.



23-08-2013 vs 1.0

5 Hulpmiddelen 5.1 Selectievoorwaarde maken voor incasso openstaande nota’s Hoofdfuncties > Systeembeheer > Ledenselecties

Selectie incasso als betaalwijze:



23-08-2013 vs 1.0

Afdrukken van openstaande notalijst met betaalwijze incasso, in dit voorbeeld...



23-08-2013 vs 1.0



23-08-2013 vs 1.0

5.2 Aanmaken van mandaatlijst (machtingslijst) Zorg er voor dat alle geïncasseerde leden een mandaat hebben. Dit kunt u controleren door een mandaatlijst te maken. Via Hoofdfuncties > Print Instellingen > Leden lijsten

Klik op knop Toevoegen Naam van nieuwe lijst: MANDAATLIJST

Voeg bijvoorbeeld onderstaande veldnamen toe door middel van de knop toevoegen:



23-08-2013 vs 1.0

Na iedere regel op OK klikken en voor de volgende klik opnieuw op toevoegen. Tenslotte klikt u op de knop Sluiten Open nu het ledenscherm en ga naar  Afdrukken > Afdrukken lijsten >

Alleen de namen die een machtigingsnummer, Datum ondertekening, Incasso type, IBAN en BIC hebben kunnen worden geïncasseerd! 19 Voor versie PC Leden versie 7.1. alvast geschreven dus kunnen de afbeeldingen iets afwijken


23-08-2013 vs 1.0

5.3 Waar dient de pre-notificatie aan te voldoen: -

-

-

Het lid dient vooraf geïnformeerd te worden over zijn incassant id (van de vereniging) en unieke machtigingskenmerk (mandaat). Voor afschrijving dient geïncasseerde op de hoogte zijn van het exacte bedrag en exacte datum. U mag het lid gelijktijdig informeren over uw incassant id, zijn machtigingskenmerk en de exacte data van de eerste incasso’s of herhaalde incasso’s. U mag het lid in 1 keer informeren over de afschrijving van meerdere incasso’s, u dient dan wel de exacte datum en exacte bedrag aangeven Als in het contract met het lid niet een periode voor vooraankondiging is overeengekomen, dan geldt een termijn van 14 dagen Wijzigingen in bedragen of data dienen ruim van te voren te worden gemeld. U mag op diverse manieren communiceren naar het lid v.w.b. incassant id, machtigingskenmerk en aankomende afschrijvingen. Bijvoorbeeld via een brief, e-mail, een factuur, een sms-bericht. Via een nieuwsbrief of clubblad is ook mogelijk als deze persoonlijk aan het lid is gericht. U mag in een nieuwsbrief of clubblad in 1 keer aan al uw klanten of leden communiceren dat het machtigingskenmerk van de geïncasseerde gelijk is aan zijn/haar lid- of klantnummer en/of wat de incassobedragen en data voor de komende periode zijn. Zo voldoet u aan de verplichting uw debiteur over zijn machtigingskenmerk te informeren en hoeft u geen aparte mailing te versturen. Let op: Het vermelden van deze informatie op uw website volstaat niet, omdat dit niet persoonlijk aan iemand is gericht.

(het hierboven gebruikte woord Lid staat ook voor debiteur of geïncasseerde) (bron: Rabobank - Handleiding Euro-incasso)



23-08-2013 vs 1.0

6 Begrippenlijst Bestand uitvoeren naar

In het scherm “incassobestand” juiste bestaande pad aangeven op de PC. Klik voor de zekerheid op blokje met 3 puntjes en ga naar de juiste folder toe

Betaaltype IBAN

Nieuw geïncasseerde heeft status Eerste (First) daarna herhalend (Recurrent). Eerste incasso dient 6 werkdagen voor uitvoerdatum aan de bank worden aangeleverd. Herhalende incasso dient 3 werkdagen voor uitvoerdatum aan de bank te worden aangeleverd.

CLIEOP

Het incassobestand dat tot 1 december 2013 mag worden gebruikt om incasso gegevens te versturen. Vanaf 2014 wordt alleen nog SDD geaccepteerd door de banken binnen SEPA. Kan alleen met oude versie worden gemaakt dus versie 6.2 of eerder, NIET versie 7.

IBAN

International Bank Account Number

Ibanbicservice

Service van gezamenlijke banken die voorziet in omzetting naar IBAN

Incassant id

Het incassant id is het nummer van het contract om te incasseren dat de vereniging of stichting ontvangt van de bank

Mandaat

De machting die u nodig heeft van de geincasseerde

Mandaatnummer

Het kenmerk van de machtiging van de geïncasseerde

Mandaatregistratie

Alle machtigingen van de geincasserden worden vastgelegd. D.w.z. uniek mandaat kenmerk, Datum handtekening en Incasso type

PC Leden

PC Ledenadministratie

Prenotificatie

Vooraf melden persoonlijk aan de geïncasseerde het incasso volgt



23-08-2013 vs 1.0

SDD

“Single Direct Debit”, het betalingsbestand dat de huidige incassobestand clieop vervangt

SEPA

Single Europe Payment Area, gebied waarin IBAN geldt

Sequence

Incassotype behorend bij mandaat. (F)irst eerste incasso na conversie of nieuw lid / donateur. (R)ecurrent, herhaalde incasso, reeds met PC Leden of andere applicatie voor dit lid met dit mandaat geincasseerd bij de bank

Uitvoerdatum verwerkingsdatum Incasso

Dit is de datum dat de bank het betalingsbestand verwerkt voor u. Bij eerste incasso betalingsbestand aanleveren 6 dagen voor verwerkingsdatum. Bij herhalende incasso betalingsbestand aanleveren 3 dagen voor verwerkingsdatum.

XML

Extended Markup Language, formaat van het betalingsbestand


Hoofstukindeling Incasso PC Leden

Recommend Documents