Inhoud Hoofdstuk 1 Debriefing ..................................................................................................... 2 Bedrijf .................................................................................................................................................................................... 2 Contactpersoon en functie ............................................................................................................................................ 2 Probleem-doelstelling ..................................................................................................................................................... 3 Gewenste producten ........................................................................................................................................................ 4 Doelgroep ............................................................................................................................................................................. 4 Communicatiedoelstelling............................................................................................................................................. 5 Bestaand materiaal........................................................................................................................................................... 6 Gewenste sfeer / uitstraling ......................................................................................................................................... 6 Technische specificaties ................................................................................................................................................. 6
Budget .............................................................................................................................. 7 Tijdsplanning ...................................................................................................................................................................... 7 Overige afspraken ............................................................................................................................................................. 8 Jouw visie op de te ontwikkelen productie ............................................................................................................ 8 Een origineel idee dat realistisch en haalbaar is .................................................................................................. 8
Hoofdstuk 2 Projectactiviteiten ......................................................................................... 9 Initiatieffase......................................................................................................................................................................... 9 Definitiefase......................................................................................................................................................................... 9 Ontwerpfase ........................................................................................................................................................................ 9 Voorbereidingsfase .......................................................................................................................................................... 9 Realisatiefase ...................................................................................................................................................................... 9 Implementatiefase ............................................................................................................................................................ 9
Hoofdstuk 3 Projectorganisatie ....................................................................................... 10 Organisatie ......................................................................................................................................................................... 10 Informatie........................................................................................................................................................................... 11 Coördinatie ........................................................................................................................................................................ 11
Hoofdstuk 4 planning ...................................................................................................... 12 Initiatieffase....................................................................................................................................................................... 13 Definitiefase....................................................................................................................................................................... 13 Ontwerpfase ...................................................................................................................................................................... 13 Voorbereidingsfase ........................................................................................................................................................ 13 Realisatiefase .................................................................................................................................................................... 13 Implementatiefase .......................................................................................................................................................... 13
Hoofdstuk 5 Kosten ........................................................................................................ 14 Hoofdstuk 6 Technische specificaties .............................................................................. 15 Gebruiksaanwijzing........................................................................................................................................................ 15 Milieu.................................................................................................................................................................................... 15 Inhoud handleidingen ................................................................................................................................................... 15 Talen ..................................................................................................................................................................................... 17 Omgevingsvereisten ...................................................................................................................................................... 17 Afmetingen en gewicht ................................................................................................................................................. 17 Uitvoering........................................................................................................................................................................... 17
Hoofdstuk 7 Juridische zaken .......................................................................................... 17 Hoofdstuk 8 Misbruik voorkomen ................................................................................... 19 Bijlagen .......................................................................................................................... 20
1
Hoofdstuk 1 Debriefing ‘Schrijf een debriefing voor de op te leveren mediaproductie en stuur deze voor akkoord naar je praktijkbegeleider. Vraag of hij/zij zich er in kan vinden en pas de debriefing indien nodig aan. In de debriefing beschrijf je de volgende zaken:’
Bedrijf Uitgeverij Amigoe NV is een krantenuitgeverij met vestigingen op Curaçao, Aruba en Bonaire. Het hoofdkantoor is gevestigd aan Kaya Fraternan di Skèrpènè z/n Scherpenheuvel te Curaçao. De belangrijkste uitgave van het bedrijf is het dagblad Amigoe, de Nederlandstalige middagkrant van Curaçao, Bonaire en Aruba die zeven dagen per week wordt uitgegeven, met uitzondering van bepaalde feestdagen. Naast de Amigoe is er ook de Ñapa en de Express. De Ñapa is een weekendbijlage die wordt uitgegeven op zaterdagen. De Napa biedt vooral achtergrondartikelen en diepgang op dagelijks nieuws. De Express is een Engelstalige krant die van maandag t/m vrijdag wordt uitgegeven. Deze krant publiceert voornamelijk het positieve nieuws. Tevens is deze krant meer gericht op de jongere generatie van Curaçao en de toeristen. De Amigoe is in de losse verkoop verkrijgbaar voor Nafl. 1.50. De Ñapa wordt in het weekend ingevouwen in de Amigoe, zowel voor de losse verkoop als voor de abonnementen. De abonnementskosten zijn afgebeeld in figuur 1. De Express is gratis mee te nemen bij verschillende locaties onder andere bij hotels, supermarkten, restaurants en langs de weg. De Amigoe bestaat al sinds 1884 en is dus een relatief oud bedrijf. De Amigoe is een gedegen, betrouwbare, onafhankelijke krant die haar lezers op objectieve wijze wil informeren over gebeurtenissen en ontwikkelingen in de samenleving. Amigoe onderscheidt zich dan ook van andere kranten met haar eigen identiteit. De focus ligt voornamelijk op het lokale nieuws. Hoor en wederhoor staan bij Amigoe hoog in het vaandel. Tevens is Amigoe zeer terughoudend met (nog) niet bevestigde berichten. De redacteuren staan met beide benen in de samenleving, hebben contacten in alle geledingen van de maatschappij, zijn goed Abonnement zonder Abonnement met geïnformeerd en op de hoogte van ontwikkelingen Express Express binnen de gemeenschap. Zij zijn niet alleen in staat om nieuws te brengen, maar ook om het te duiden. Per maand: Nafl. 30.50 Per maand: 35.50 Tevens de advertentieafdeling toont betrokkenheid en streeft naar een consequente klantenservice. De Per kwartaal: Nafl. 91.50 Per kwartaal: 106.50 Amigoe is aan geen enkele politieke, religieuze of Per half jaar: Nafl. 175.50 Per halfjaar: Nafl. 205.50 andere organisatie of groepering verbonden. De website van Amigoe, Over Amigoe, geraadpleegd op: 06-102015, Link: http://amigoe.com/over-amigoe-nv
Per jaar: Nafl. 335.50
Per jaar: Nafl. 395.50
Figuur 1: prijzen voor een abonnement op de Amigoe
Contactpersoon en functie Karin van der Lubbe is de contactpersoon van Amigoe tijdens het abonnementenwervingsproject. Momenteel is zij 2,5 jaar fulltime in dienst bij de Amigoe als Sales Representative op de advertentieafdeling. Naast haar dagelijkse werkzaamheden heeft zij zich het afgelopen jaar bezig gehouden met de stimulatie van de abonnementenverkoop. Door middel van een klanttevredenheidsonderzoek kwam zij tot bijzondere bevindingen; Het verlies aan abonnementen wat Amigoe ervaart zorgt voor een dalende afzetmarkt. Zij kwam direct in actie en is gestart met het stimuleren van de verkoop van abonnementen door op locatie nieuwe abonnees te werven. Naar aanleiding van haar bevindingen en ervaringen in de sales is er een lange termijn abonnementenwervingsproject opgezet in samenwerking met de mediamanager stagiaire Irene Harmusial. Om er voor te zorgen dat dit project met een bepaalde frequentie kan terugkeren in de toekomst, dient er een handleiding te worden ontwikkeld voor dit hele project. Voor alle stakeholders dient er een taakomschrijving te worden gemaakt inclusief deadlines, werkzaamheden, functie en positie binnen het bedrijf. Ook de grenzen en regels van het project moeten duidelijk worden afgebakend voor een iedere stakeholder van het project.
2
Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
Probleem-doelstelling Amigoe beschikt op het moment over 8500 werkelijke abonnees. Tijdens een lezersonderzoek in 2014 heeft Amigoe 365 lezers verschillende vragen gesteld wat betreft hun tevredenheid en hun tijd als abonnee bij de Amigoe. Uit de resultaten van dat onderzoek bleek dat het abonneebestand een zekere vergrijzing ervaart. Uit een onderzoek van Index Mundi uit 2009 is gebleken dat de gemiddelde levensverwachting van mannen 72,4 jaar is en voor vrouwen 80,1 jaar. In Figuur 2 ziet u de geboortejaren onder de 357 van de 365 abonnees. 8 personen hebben deze vraag over geslagen. Uit de resultaten van figuur 2 kan geconcludeerd worden dat er een gebrek is aan een grote groep jonge nieuwe abonnees.
Figuur 2: resultaten lezersonderzoek 2014
Deze nieuwe groep moet het abonneebestand van Amigoe vanaf onderaf blijven aanvoeren om een succesvol bestaan op lange termijn te garanderen. Om Amigoe een boost te geven en grote speler te laten blijven op de mediamarkt van Curaçao, streeft Amigoe er naar om 500 nieuwe abonnees te werven in de aankomende drie maanden (oktober, november, december 2015). Deze drie maanden worden gebruikt af proefperiode om te kijken of de vast gestelde doelen haalbaar zijn, hoeveel tijdsbestek dit in beslag neemt en wat de vaste kosten hier van zijn. Het abonnementenwervingsproject is bedoeld als een winstgevend project op alle aspecten; financieel (op lange termijn) maar ook een aanwinst voor het abonneebestand (op korte termijn). Harmusial, Irene, 2015, 23-09, ‘Handleiding verkooptalenten’, pagina 6.
3
Gewenste producten Door middel van een abonnementenwervingsproject streeft Amigoe ernaar om zo dicht mogelijk bij de vastgestelde doelstelling te komen. Aan Irene Harmusial de taak om een handleiding samen te stellen met daarin alle nodige informatie een project als dit. Aangezien het project een grote hoeveelheid stakeholders met zich mee draagt, is er voor gekozen om de handleiding te splitsen in een interne en een externe handleiding. Dit om een compleet pakket te ontwikkelen wat in de toekomst door een nieuwe medewerker als hapklaar materiaal kan opgepakt worden. Informatie als: wat is de Amigoe, het target, Tips & Tricks bij het binnenhalen van een sale, doelgroep informatie, commissie toelichting, intern systeem uitleg, een uitgeschreven stappenplan ter ondersteuning van het inschrijven van een nieuwe abonnee, leuke weetjes en nog veel meer. De handleiding ‘verkooptalenten’ worden aan iedere sales medewerker gegeven tijdens de eerste meeting. Zij worden dan door Karin van der Lubbe en Irene Harmusial gebriefd over hun werkzaamheden, unique selling points van Amigoe, locaties, werktijden, roosters en overige personeelsafspraken. De handleiding ‘abonnementenwervingsproject’ worden aan alle interne betrokkenen uitgereikt. Zij worden tijdens een meeting met alle betrokkenen gebriefd over ieder zijn werkzaamheden, deadlines, procedures, regels en grenzen. Dit met ondersteuning van de handleiding. Ook worden de communicatiedoelstellingen en andere essentiële onderwerpen besproken tijdens deze meeting om duidelijkheid te bieden voor een zorgvuldig en soepel verloop van het project.
Doelgroep De Amigoe wordt gelezen door de inwoners van Curaçao, Aruba en Bonaire. Op Curaçao wordt de Amigoe gelezen door 15,5% van alle huishoudens. Het profiel van de Amigoe lezer: • 81% van de lezers is tussen de 18 en de 64 jaar. • 80% van de lezers heeft een opleiding gevolgd hoger dan de middelbare school. • 76,40% van de lezers vindt de Amigoe de beste krant vergeleken met de andere kranten die zij lezen. • 89% leest langer dan 15 minuten de krant. • 93% van de lezers leest de advertenties. • 81% spreekt thuis Papiaments en 47% spreekt thuis Nederlands. *Gebaseerd op ons het lezersonderzoek uit mei 2014
De Ñapa wordt gelezen door de abonnees van de Amigoe krant, zowel op Curaçao, Bonaire en Aruba. De Express wordt gelezen door de lokale bevolking en de toerist op Curaçao. Iedere dag worden er 8000 kranten gedistribueerd. Het profiel van de Express lezer • 77% van de lezers is tussen de 18 en 49 jaar. • 80% heeft een opleiding gevolgd hoger dan de middelbare school. • Het merendeel spreekt Papiaments thuis. • 81% van de lezers leest de Express dagelijks of regelmatig. • 96% van de lezers leest de advertenties. • 75% leest langer dan 15 minuten de krant. • 79% van de Express lezers is geen abonnee van de Amigoe. *Gebaseerd op het lezersonderzoek, onder de lokale bevolking, in augustus 2014
Harmusial, Irene, 2015, 23-09, ‘Handleiding verkooptalenten’, pagina 2.
4
Communicatiedoelstelling Een abonnementenwervingsproject vereist een bepaalde communicatiedoelstelling om het project soepel en succesvol te laten verlopen. Wegens verlies binnen het abonneebestand van Amigoe is er besloten om een project op te zetten wat op lange termijn kan worden uitgevoerd. Zolang de gewenste communicatiedoelstelling niet bekend is zal de slagingskans van het project worden verkleind. Consequente en nauw aansluitende communicatie staat hoog op de prioriteiten lijst van het project. Voor het abonnementenwervingsproject is er een speciale mail aangemaakt die alleen gekoppeld is aan de eindverantwoordelijke van het project. Deze is voornamelijk bestemd voor de communicatie naar de klanten toe maar ook voor interne zaken. Tevens is er op de server van Amigoe een gedeelde map aangemaakt waar alle betrokkenen van het project toegang tot hebben. Men kan deze bron raadplegen voor onder andere roosters, informatie over de sales locaties, onderzoeken met betrekking tot het project en klantgegevens. Dagelijks vindt er werkoverleg plaats tussen de twee eindverantwoordelijke. Tijdens dit werkoverleg worden de nieuwe roosters gemaakt in overleg, afspraken gemaakt over de communicatie naar de abonnees, e-mails beantwoordt in overleg, werkzaamheden verdeeld, en processen afgerond. Het sales team van Amigoe streeft er naar om eens in de vier weken een meeting te laten plaatsvinden waarbij alle sales medewerkers aanwezig moeten zijn. Deze meeting wordt gehouden in de vergaderruimte op het hoofdkantoor van Amigoe. Tijdens deze meeting worden er vragen beantwoord en wordt de afgelopen periode gezamenlijk geëvalueerd. Dagelijks streven de eindverantwoordelijken ernaar om telefonisch contact te leggen met de sales medewerkers. Dit om er voor te zorgen dat zij een zeker betrokkenheid ervaren ondanks dat zij van werkzaamheden enorm verschillen. Zo worden de eindverantwoordelijken op de hoogte gehouden van de verkoop en kunnen zij een passend advies geven bij bepaalde vraagstukken. Verder wordt er van de sales medewerkers verwacht dat zij een maal per week fysiek op het hoofdkantoor van Amigoe verschijnen om de originele formulieren inclusief afromingen van de pinautomaten af te leveren bij de administratie. Dit zorgt er direct voor dat de sales medewerkers een gewaardeerd gevoel ervaren op kantoor aangezien zij altijd werkzaam zijn op locatie. Om ook de communicatie buiten kantoortijden eenvoudig te laten verlopen is er een lokale sim-kaart aangeschaft voor de stagiaire Irene Harmusial. Hiermee is zij via het lokale tarief bereikbaar. Tevens is er een vaste telefoon geplaatst op het bureau van Irene Harmusial. Hierdoor wordt de communicatie met bedrijven en klanten dagelijks onderhouden. Op het hoofdkantoor van Amigoe wordt er een fysiek archief over het gehele abonnementenwervingsproject bijgehouden door de eindverantwoordelijken. Dit zorgt voor de nodige mogelijkheid tot inzage van het project. Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
5
Bestaand materiaal Voor dit project was er verschillend bestaand materiaal beschikbaar. De Amiguitoe, een folder met daarin informatie over de redactie van Amigoe, de geschiedenis van Amigoe, de Ñapa, de Amigoe Express, speciale uitgaven als de krantuitgave voor het 75-jarige bestaan van Coca Cola, de Bursalenkrant en het jaaroverzicht van Amigoe. (uitgegeven in april 2014) De Amiguitoe Business, een folder met daarin informatie over het geboorteland van de Amigoe lezers, vergelijkingen tussen de Amigoe Express en andere gratis kranten, de oplage van Amigoe en andere zakelijke informatie die o.a. interessant is voor de zakenrelaties van Amigoe. (uitgegeven in april 2014) Een lezersonderzoek onder de lokale bevolking uit augustus 2014. Hierbij werden 365 lezers verschillende vragen gesteld. De resultaten van dit onderzoek zijn essentieel voor de productie van Amigoe en voor het abonnementenwervingsproject. (uitgegeven in mei 2014) Verschillende informatiebronnen als archieven/systemen kunnen geraadpleegd worden om ontbrekende informatie op te vragen; hoeveel abonnees telt Amigoe, persoonlijke gegevens van de abonnees, zijn er abonnees die hun abonnement hebben opgezegd, telefoonnummer en e-mailadressen van stop gezette abonnementen en cijfers over de afgelopen jaren. Amigoe beschikt over 1 mobiel pinapparaat, 1 Amigoe promotie stand, Amigoe pennen, Amigoe T-shirts. Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
Gewenste sfeer / uitstraling De gewenste sfeer van het abonnementenwervingsproject is vriendelijk en commercieel zonder opdringerig te zijn. De uitstraling moet verzorgd zijn. Klanten moeten een familie gevoel krijgen: de Amigoe familie. Verder is het van groot belang dat er genoeg kennisoverdracht plaatsvindt tijdens het verkopen op locatie. De sfeer en uitstraling wordt ook verwacht in de persoonlijkheid en kledij van de sales medewerkers. Zij zijn verplicht een T-shirt van Amigoe te dragen onder werktijd. Tevens is het niet toegestaan om op slippers/hakken te werken. Er wordt verwacht dat men in een lange nette spijkerbroek met het Amigoe T-shirt aan het werk gaat. Sales medewerkers representeren het bedrijf dus het opvolgen van deze gestelde regels en eisen is een must. Enkel in uitzonderingen, wanneer er buiten/in de zon wordt gewerkt is het toegestaan om in een korte broek te werken indien dit niet teveel het lichaam ontbloot. Om er voor te zorgen dat deze sfeer en uitstraling ook bekend is bij de sale medewerkers is er eens in de vier weken een meeting waar ook deze zaken worden behandeld. Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
Technische specificaties Het abonneebestand staat verwerkt in het C-profit systeem waar Amigoe mee werkt. Dit systeem wordt niet alleen gebruikt door de sales afdeling om nieuwe abonnementen toe te voegen of contactgegevens na te kijken. Tevens de administratie maakt gebruik van dit systeem om de facturen te versturen, betalingen te verwerken en eventueel adreswijzigingen, periodewijzigingen en dergelijke in te voeren. C-Profit kan gebruikt worden voor marketing, administratie en sales. Het systeem staat geïnstalleerd op alle computers van de betrokkenen van het abonnementenwervingsproject. Door middel van verschillende extensionnummers kunnen zij onderling telefonisch contact met elkaar opnemen en tegelijkertijd gebruik maken van het systeem op hun computer. Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
6
Budget Voor het project is niet een specifiek budget beschikbaar gesteld. “alles wat er nodig is om er voor te zorgen dat dit project slaagt, moet worden aangeschaft”. Dit waren de woorden van de directeur Michael Voges. Om een beeld te geven van de uitgaven die gepaard gaan bij een project als dit heb ik een overzicht gemaakt van de kosten: Soort abonnement Onbepaalde tijd, maand betaling Onbepaalde tijd abonnement, kwartaal betaling Onbepaalde tijd, half jaar betaling Onbepaalde tijd, jaar betaling Bepaalde tijd, maand betaling Bepaalde tijd, 2 maanden betaling Bepaalde tijd, 3 maanden betaling
Commissie Nafl. 75 Bruto Nafl. 75 Bruto
Betaling Nafl. 25 per maand Nafl. 25 per maand
Nafl. 75 Bruto Nafl. 100 Bruto Nafl. 25 Bruto Nafl. 50 Bruto Nafl. 75 Bruto
Nafl. 25 per maan Eenmalig Eenmalig Nafl. 25 Nafl. 25 per maand Nafl. 25 per maand
Bij het afsluiten van een abonnementsovereenkomst is er een minimum van Nafl. 25 en een maximum van Nafl. 75 waarbij maandelijks Nafl. 25 wordt uitbetaald mits de abonnee zijn abonnement niet opzegt. Een vaste abonnee komt betalen: Betaling voor een periode van een Maand (Nafl. 30,50/Nafl. 35,50) Kwartaal (Nafl. 91,50/Nafl. 106,50) Half jaar (Nafl. 175/Nafl. 205) Jaar (Nafl. 335,50/Nafl. 395,50)
Percentage 9% 9% 9% 9%
Commissie Nafl. 2,75/Nafl. 3,20 Nafl. 8,24/Nafl. 9,59 Nafl. 15,75/Nafl. 18,45 Nafl. 30,20/Nafl. 35,60
Mocht er een vaste abonnee komen om zijn abonnement te betalen, dan kan dit. Zowel per maand, kwartaal, half jaar of jaar. Prijzen zijn gelijk aan nieuwe abonnees. Harmusial, Irene, 2015, 23-09, ‘Handleiding verkooptalenten’, pagina 7.
Product Amigoe promotie booth Huur pinautomaten Promotie T-shirts Amigoe Doordruk inschrijfformulieren Overig: Pennen, nietmachines, rekenmachines
Prijs Nafl. 650,Nafl. 300,- p.m. Nafl. 488,45 Nafl. 200.-
Aantal 3 3 -
Subtotaal Nafl. 1950 Nafl. 900,Nafl. 488,45 Nafl. 200,-
Nafl. 500
-
Nafl. 500,-
TOTAAL
Nafl. 4038,45
Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
Tijdsplanning Het hele abonnementenwervingsproject beslaat een periode van drie maanden. Dit is de testperiode die van te voren is vastgesteld om af te wegen of de resultaten meer opleveren dan de kosten die het project met zich mee brengt. Tevens zijn er speciaal voor dit project nieuwe salesmedewerkers aangenomen. Zij vervullen de functie van ‘verkoper op locatie’.
7
Door middel van een testperiode geeft Amigoe hen de gelegenheid om zichzelf te ontplooien binnen het bedrijf. Indien men negatieve ervaringen ervaart, op wat voor gebied dan ook, dan kan het project aangepast worden waar nodig of zelfs stopgezet worden. Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
Overige afspraken Indien nodig zijn er onder werktijd in overleg bedrijfsauto’s beschikbaar. Tevens kunnen de sales medewerkers voorzien worden van een bezorging aan huis/op locatie waarbij hun werkmaterialen (kranten) worden afgegeven. Dit vergemakkelijkt het proces en hierdoor zijn zij altijd voorzien van de nodige materialen. Karin van der Lubbe, Advertentie afdeling, Sales Representative, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
Jouw visie op de te ontwikkelen productie Mijn visie op de te ontwikkelen productie is positief en hoopvol. Ik denk dat als iedereen zich aan de afgesproken afspraken houdt, en zich voor 100% inzet, het project moet kunnen slagen. De directeur vertelde in een briefing dat hij al tevreden is als Amigoe geen abonnees meer verliest. Als er nieuwe abonnees bijkomen is dat mooi meegenomen maar minder moeten het er zeker niet worden. Mijn persoonlijke visie op mijn positie binnen het project is dat ik verantwoordelijk wordt voor veel verschillende taken en processen. Dit zal voor de nodige werkdruk zorgen. Dit vereist de nodige discipline en doorzettingsvermogen wat kan vragen om veel energie en de nodige rust in mijn leven buiten mijn stage. Dit wordt een uitdaging voor mijzelf en mijn perfectionisme. Irene Harmusial, Advertentie afdeling, Stagiaire Mediamanager, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Cura çao.
Een origineel idee dat realistisch en haalbaar is Door middel van een abonnementenwervingsproject met de daarbij behorende handleidingen hoop ik Amigoe te kunnen helpen bij het vergroten van hun abonneebestand. Niet alleen ik maar ook een toekomstige salesmanager zou mijn rol in dit project kunnen overnemen voor een langere periode. Amigoe heeft er voor gekozen op een vacature te plaatsen met daarin de oproep naar verkooptalenten. Hieruit zijn 3 nieuwe sales medewerkers gekomen. Irene Harmusial, Advertentie afdeling, Stagiaire Mediamanager, Uitgeverij Amigoe NV, Willemstad Curaçao.
8
Hoofdstuk 2 Projectactiviteiten Initiatieffase -
-
Het bedenken van een mediaproduct. Het beschrijven van het bedrijf Het maken van een SWOT-analyse (zie bijlage). Een concurrentieanalyse uitvoeren. Onderzoek doen naar de ontwikkelingen in het vakgebied. Het presenteren van het gemaakte werk aan de adviseur/begeleider. Het verzamelen van informatie voor het project.
Definitiefase -
-
Het concreet definiëren van het mediaproduct. Het maken van een definitief plan van aanpak. Het aanschaffen van de benodigde middelen voor het project. Het definiëren van de beoordelingscriteria in samenwerking met de opdrachtgever/adviseur/begeleider.
Ontwerpfase -
-
Het uitschrijven van alle werkzaamheden die moeten worden voldaan tijdens het project. Het schrijven van een tweedelige interne handleiding (deel 1 & 2). Het ontwerpen van verschillende templates voor verschillende communicatiedoeleinden: mailwisselingen, telefoonscripts, roosters, interne communicatie, communicatie naar de klant toe. Het raadplegen van medewerkers voor een ondersteuning op het gebied van ervaringen uit het verleden op administratief, redactioneel en advertentiegebied.
Voorbereidingsfase -
-
Het opstellen van volledige handleidingen die op elkaar aansluiten en qua niveau voor een ieder die niet bekend is met het project een compleet en duidelijk beeld biedt. Het zoeken van ondersteunende middelen en materialen wat gebruikt kan worden voor, tijdens, of na het abonnementenwervingsproject. Het presenteren van de volledige handleidingen aan de adviseur/begeleider van het project. Het ontvangen van een beoordeling van de adviseur/begeleider over de voorgaande fases.
Realisatiefase -
-
Het uitbrengen van de handleidingen. Het beantwoorden van vragen omtrent onduidelijkheden die komen kijken bij het abonnementenwervingsproject. Het afnemen van meetings om het project te testen en te voorzien van een evaluatie.
Implementatiefase -
Het evalueren van het project in samenwerking met de projectgroep, de directie van Amigoe en de sales medewerkers. Het afnemen van een enquête bij de klanten omtrent hun ervaringen bij het project. Het bedanken van de klanten, projectgroep, directie en sales medewerkers voor hun inzet, medewerking en geloof in het project.
9
Hoofdstuk 3 Projectorganisatie Organisatie Om het project te doen slagen is het van groot belang dat er een projectgroep wordt samengesteld waar projectleden voor worden geselecteerd met de juiste deskundigheid en de juiste vaardigheden. Karin van der Lubbe (Deel)Projectleider Onbekend
[email protected] +5999 685-0727 Parttime beschikbaar Bevoegdheden: - (Deel)Projectleider van het project - (Deel)Eindverantwoordelijke voor het abonnementenwervingsproject Rapporteren aan: - Algemeen: Michael Voges, Karin Wooning - Administratief: Irene Carcia-Concalves - Distributie: Arletty Lacroes - Intern: Irene Harmusial - Extern: Zuraina Paulina, Stefany Blancheville, Jennifer Michel Overlegmomenten: Dagelijks onderling, extern, administratief en distributie. Wekelijks: Algemeen Externe adviseur(s): Michael Voges en Karin Wooning
Irene Harmusial (Deel)Projectleider De Ruyterkade 58, Willemstad, Curaçao
[email protected] +5999 684-5833 Fulltime beschikbaar Bevoegdheden: - (Deel)Projectleider van het project - Eindverantwoordelijke voor het abonnementenwervingsproject. Rapporteren aan: - Algemeen: Michael Voges, Karin Wooning - Administratief: Irene Carcia-Concalves - Distributie: Arletty Lacroes - Intern: Karin van der Lubbe - Extern: Zuraina Paulina, Stefany Blancheville, Jennifer Michel Overlegmomenten: Dagelijks: onderling, extern, administratief en distributie. Wekelijks: Algemeen. Externe adviseur(s): Michael Voges en Karin Wooning Beheer Projectarchief: Irene Harmusial
10
Informatie De communicatie met de opdrachtgever is meestal tijdens kantoortijden (07:30-16:30) door middel van een persoonlijk tussenevaluatie gesprek, telefonisch door middel van doorverbindnummers of per mail. Dit om misverstanden te voorkomen en tijd te besparen. Eens per week wordt er een persoonlijk tussenevaluatie gesprek ingepland met de adviseur, Karin Wooning/Michael Voges. De gehele projectgroep wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Mochten er individuele vragen zijn van projectleden over zijn/haar bevoegdheden en verantwoordelijkheden, dan wordt er via de mail of telefonisch contact opgenomen met de opdrachtgever of deskundige in kwestie. Bij grote vraagstukken of adviezen wordt ook hierbij een persoonlijk gesprek ingepland. De communicatie binnen de projectgroep is tijdens een persoonlijk gesprek gedurende de werkuren. Omdat beide opdrachtnemers binnen hetzelfde bedrijf werkzaam zijn, is interne communicatie eenvoudig. Mocht er geen persoonlijk overleg plaats kunnen vinden wordt er gecommuniceerd via online media (Mail, Social Media). Ieder groepslid is individueel verantwoordelijk voor zijn/haar urenverantwoording/tijdregistratie. Omdat alle projectleden verschillende bevoegdheden en verantwoordelijkheden hebben kan dit niet centraal geregeld worden. Dit vereist de nodige discipline. Echter wordt er aan het einde van een werkweek ingeroosterde werktijden aangepast naar daadwerkelijk gewerkte uren. De interne vergaderfrequentie is dagelijks. Tijdens de werkuren wordt er overleg gepleegd binnen de projectgroep. De externe vergaderfrequentie is wekelijks. Iedere week wordt er van de projectgroep verwacht dat er een vergadering/overleg plaats vindt met de opdrachtgever/adviseur persoonlijk dan wel per mail. De communicatie met de klanten vindt pas plaats tijdens de realisatiefase. Deze communicatie is wekelijks en wordt uitgevoerd door de sales medewerkers. Er vindt persoonlijk contact plaats. De communicatie wordt ondersteund door verschillend materiaal zoals kranten en informatieflyers. Deze communicatie heeft een indirecte ondersteuning van de handleidingen en de hostingomgeving van Amigoe.
Coördinatie De vergaderingen zullen plaatsvinden in de vergaderruimte op het hoofdkantoor van Amigoe. Alle stakeholders ontvangen een agenda en niemand ontvangt een notulen. Dit om miscommunicatie te voorkomen. Dit vereist wel veel tijd en energie maar dat risico moet genomen worden door de opdrachtnemer. De tijdverantwoording van het project loopt van exact 14 september 2015 tot en met 4 maart 2016. Er wordt geen schriftelijk verslag geacht maar een productresultaat wat past bij de kwaliteitseisen. Er is ook een archief nodig voor het doorlopen van dit project. De virtuele middelen die gebruikt gaan worden voor het project zijn: - Sales Districo mail van Amigoe. - De hosting omgeving van Amigoe. - De server van Amigoe. - Whatsapp voor contact binnen de projectgroep. - Het netwerk van Digicel voor mobiel contact. - Het Curaçaose netwerk voor vaste telefoon contact.
11
Hoofdstuk 4 planning Activiteit
Tijd
A
1
B
1
Legenda
C
1
Tijd
D
1
= Alle projectleden
E
1
= Karin van der Lubbe
F
1
= Irene Harmusial
G
1
H
2
I
2
J
6
K
2
L
3
M
3
N
2
O
2
P
6
Q
6
R
1
S
1
T
1
U
1
V
3
W
1
X
1
Y
1
Maand 1: sept.
Maand: okt.
Maand 3: nov.
Maand 4: dec.
Maand 5: jan.
Maand 6: feb.
Maand 7: mrt.
= in maanden
12
Initiatieffase A. B. C. D. E. F. G.
Het bedenken van een mediaproduct. Het beschrijven van het bedrijf Het maken van een SWOT-analyse (zie bijlage). Een concurrentieanalyse uitvoeren. Onderzoek doen naar de ontwikkelingen in het vakgebied. Het presenteren van het gemaakte werk aan de adviseur/begeleider. Het verzamelen van informatie voor het project.
Definitiefase H. I. J. K.
Het concreet definiëren van het mediaproduct. Het maken van een definitief plan van aanpak. Het aanschaffen van de benodigde middelen voor het project. Het definiëren van de beoordelingscriteria in samenwerking met de opdrachtgever/adviseur/begeleider.
Ontwerpfase L. Het uitschrijven van alle werkzaamheden die moeten worden voldaan tijdens het project. M. Het schrijven van een tweedelige interne handleiding (deel 1 & 2). N. Het ontwerpen van verschillende templates voor verschillende communicatiedoeleinden: mailwisselingen, telefoonscripts, roosters, interne communicatie, communicatie naar de klant toe. O. Het raadplegen van medewerkers voor een ondersteuning op het gebied van ervaringen uit het verleden op administratief, redactioneel en advertentiegebied.
Voorbereidingsfase P. Het opstellen van volledige handleidingen die op elkaar aansluiten en qua niveau voor een ieder die niet bekend is met het project een compleet en duidelijk beeld biedt. Q. Het zoeken van ondersteunende middelen en materialen wat gebruikt kan worden voor, tijdens, of na het abonnementenwervingsproject. R. Het presenteren van de volledige handleidingen aan de adviseur/begeleider van het project. S. Het ontvangen van een beoordeling van de adviseur/begeleider over de voorgaande fases.
Realisatiefase T. Het uitbrengen van de handleidingen. U. Het beantwoorden van vragen omtrent onduidelijkheden die komen kijken bij het abonnementenwervingsproject. V. Het afnemen van meetings om het project te testen en te voorzien van een evaluatie.
Implementatiefase W. Het evalueren van het project in samenwerking met de projectgroep, de directie van Amigoe en de sales medewerkers. X. Het afnemen van een enquête bij de klanten omtrent hun ervaringen bij het project. Y. Het bedanken van de klanten, projectgroep, directie en sales medewerkers voor hun inzet, medewerking en geloof in het project.
Hoofdstuk 5 Kosten Traject
Activiteit
Uren
Maandtarief
Prijs
A
1
ANG 500.00
ANG 500.00
B
1
ANG 500.00
ANG 500.00
C
1
ANG 500.00
ANG 500.00
D
1
ANG 500.00
ANG 500.00
E
1
ANG 500.00
ANG 500.00
F
1
ANG 500.00
ANG 500.00
G
1
ANG 6,500.00
ANG 6,500.00
Totaal
7 H
2
ANG 500.00
ANG 1,000.00
I
2
ANG 500.00
ANG 1,000.00
J
6
ANG 6,500.00
ANG 39,000.00
K
2
ANG 6,500.00
ANG 13,000.00
Totaal
12
ANG 54,000.00
L
3
ANG 6,500.00
ANG 19,500.00
M
3
ANG 500.00
ANG 1,500.00
N
2
ANG 6,500.00
ANG 13,000.00
2
ANG 500.00
O Totaal
10
ANG 1,000.00 ANG 35,000.00
P
6
ANG 500.00
ANG 3,000.00
Q
6
ANG 6,500.00
ANG 39,000.00
R
1
ANG 500.00
ANG 500.00
S
1
ANG 6,500.00
ANG 6,500.00
Totaal
14
ANG 49,000.00
T
1
ANG 500.00
ANG 500.00
U
1
ANG 6,500.00
ANG 6,500.00
V
3
ANG 6,500.00
ANG 19,500.00
Totaal
Totaal
ANG 9,500.00
5
ANG 26,500.00
W
1
ANG 500.00
ANG 500.00
X
1
ANG 6,500.00
ANG 6,500.00
Y
1
ANG 500.00
ANG 500.00
3
ANG 7,500.00 TOTAAL INCL. 9% O.B.
ANG 181,500.00
TOTAAL EXCL. 9% O.B.
ANG 165,165.00
In overleg kunnen bovengenoemde activiteiten anders ingevuld worden door middel van een (gedeeltelijke) samenwerking tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. In bovenstaande voorcalculatie is uitgegaan van een Sales Manager met 2 gewerkte jaren sinds zijn eerste baan. Dit is een gemiddeld bruto maandelijks salaris van ANG 6000,inclusief O.B. (9%).
14
Hoofdstuk 6 Technische specificaties Gebruiksaanwijzing De handleiding verkooptalenten en de handleiding abonnementenwervingsproject dienen gebruikt te worden in een situatie waarbij het bedrijf een crisis ervaart op het gebied van het abonneebestand. Deze handleidingen ondersteunen een abonnementenwervingsproject. Zij kunnen ten allen tijden gebruikt worden binnen de Amigoe. Indien er interne aanpassingen plaatsvinden wat betreft het systeem waar mee gewerkt wordt of werkzaamheden per project lid dient dit verwerkt te worden in de handleidingen. Zij dienen dus ten alle tijden up to date te zijn.
Milieu De handleidingen worden gedrukt op A4 papier van Xerox. Xerox is een toonaangevend bedrijf op het gebied van zaken doen. Duurzaam papier staat bij hen hoog in het vaandel. Zij zijn voor een vermindering van de wereldwijde milieuvervuiling. Amigoe ondersteunt hen door producten, zoals printpapier bij hen af te nemen.
Inhoud handleidingen ‘Handleiding verkooptalenten’ Over Amigoe - Waar is de Amigoe verkrijgbaar? - Wie leest de Amigoe? - Het profiel van de Amigoe-lezer Over Napa - Waar is de Napa verkrijgbaar? - Wie leest de Napa Over Amigoe Express - Waar is de Express verkrijgbaar? - Wie leest de Amigoe Express? - Het profiel van de Express-lezer Amigoe.com Introductie. - Wie zijn wij? - Wie ben jij? De doelstelling. De commissie. Waarom Amigoe? Waarom een abonnement? Weetjes! Veel gestelde vragen. Stappenplan bij het inschrijven van een abonnee. De Algemene leveringsvoorwaarden - Voor de abonnee - Voor Districo Prijzen, loterij en extra’s. - Dinerbon Pirates Nest - Vliegticket InselAir - Volledige abonnementskosten loterij - Extra: gratis online toegang Amigoe.com
15
- Napa weekendbijlage Online inloggen als abonnee Bijlagen ‘Handleiding abonnementenwervingsproject’
Planning maken voor de sales medewerkers voor de aankomende 2 weken Doorsturen van de nieuwe binnengekomen abonnees (geworven via de website) - Invoeren van de nieuwe abonnees in C-profit Het toevoegen van een nieuw product aan een bestaand contract Het verwerken van (gewijzigde)e-mailadressen, telefoonnummers in een bestaand contract/persoon in C-profit. Het verwerken van (gewijzigde)bezorgadressen in een bestaand contract/persoon in C-profit. Het bijhouden van het abonnementenwervingsonderzoek in Excel. Het bellen van bestaande abonnees waarvan hun abonnement binnen enkele dagen (een week) aflopen. Het bellen van nieuwe abonnees die zich hebben aangemeld voor een abonnement via de website. Bijlagen
16
Talen De handleidingen worden gepubliceerd in het Nederlands.
Omgevingsvereisten De handleidingen kunnen gebruikt worden binnen een bedrijf waarbij cijfers van verlies de winstcijfers onderdrukken. Een vereiste is het niet aangezien er altijd plaats is voor een project indien er genoeg tijd, geld en ruimte is wat er aan het project besteed kan worden.
Afmetingen en gewicht Het formaat A4 heeft de afmeting van 29,7 cm bij 21 cm. De afmetingen in millimeters (mm) is 297 mm bij 210 mm.
Uitvoering Versie 1.0.2015
Hoofdstuk 7 Juridische zaken Het mediabeleid heeft op Curaçao verschillende uitgangspunten die van toepassing zijn. Allereerst is door ondertekening van het Europees Verdrag voor de Rechten van de mensen in 1950, heeft Nederland de vrijheid van meningsuiting gewaarborgd. Aangezien Curaçao toen nog afhankelijk was van Nederland en het grondgebied van Curaçao ook nog in handen was van de Nederlandse regering, geldt deze ondertekening ook voor de bevolking van Curaçao. Ten tweede heerst er volgens de Nederlandse minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Marja van Bijsterveld een ‘sfeer van censuur’. Zij vreest dat de huidige regelgeving in strijd is met de Nederlandse grondwet. Commerciële omroepen moeten wekelijks hun programma een hiervoor door de overheid ingestelde commissie bekend maken. Deze controles leveren een spanning op met het grondwettelijke verbod op toezicht vooraf op de inhoud van radio- en televisieuitzendingen. www.versgeperst.com/nieuws/85901/mediawet-in-strijd-met-grondwet.html
Ten derde richt het Nederlandse strafrecht zich vooral tegen spottend taalgebruik en het aanzetten tot haat. Tevens richten zij zich tegen belediging en het verspreiden van leugens. Daarentegen richten zij zich minder tegen oneerbaarheid of schendingen van goede smaak. Ten vierde kan een rechter een krant een publicatieverbod opleggen of verdere verkoop verbieden als de krant iemand openlijk beledigt of beschuldigt. Ten vijfde geldt de vrijheid van meningsuiting alleen voor de relatie tussen overheid en burger. In maatschappelijke relaties hoeft de vrijheid van meningsuiting niet altijd te gelden. Bij een voetbalclub mag een trainer zijn speler een spreekverbod opleggen. Ook heeft de eindredacteur van een krant het recht om in de tekst van een journalist delen te schrappen. 17
Sinds 1980 is in Nederland de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) van kracht. Deze wet verplicht de overheid tot het geven van informatie, tenzij het gaat om persoonlijke affaires binnen het koninklijk huis, de staatsveiligheid of bedrijfsgeheimen. Deze wet is ook van toepassing op Curaçao. De WOB geeft journalisten de mogelijkheid om informatie bij de overheid op te vragen. Dit recht is belangrijk voor de waakhondfunctie en de opiniërende functie van de nieuwsmedia. De waakhondfunctie houdt in dat de massamedia de eventuele tekortkomingen in het overheidsbeleid en in het functioneren van gezagdragers en politici naar voren brengt. Dit stimuleert de sociale cohesie doordat de bevolking dichter bij de overheid komt te staan. De media speelt hier een grote rol in door informatie te verstrekken waardoor zij een bijdrage leveren aan het politieke debat.
In een democratie is pluriformiteit van belang omdat het publiek daardoor informatie van verschillende media met elkaar kan vergelijken. Als één bepaald nieuwsmedium meer dan 30 procent van de bevolking van nieuws voorziet, is er sprake van monopolievorming. Echter is dit niet van toepassing voor Amigoe. Iedereen mag een krant, tijdschrift, tv-zender of webpagina beginnen. Het principe van de vrije markt heeft als nadeel dat niet iedereen gelijke toegang heeft tot de media. Mensen met een hoger inkomen zijn beter in staat informatie te vergaren, omdat zij de kosten tot toegang ervan makkelijker kunnen betalen. Hierdoor is er sprake van sociale ongelijkheid met betrekking tot informatievoorziening. Al in 1930 werden de voorwaarden voor het verkrijgen van een zendmachtiging vastgelegd in de Omroepwet. In 1988 werd deze vervangen door de Mediawet, waardoor ook commerciële zenders toestemming kregen uit te zenden.
18
Hoofdstuk 8 Misbruik voorkomen Misbruik van het mediaproduct wordt voorkomen door het te bewaren in het archief van Amigoe.
19
Bijlagen http://www.studentproject.eu/public/image/Checklist%20plan%20van%20aanpak.pdf http://www.loonwijzer.nl/home/salaris/salarischeck?job-id=1221040000000
http://www.indexmundi.com/nl/curacao/levensverwachting.html
20
