Adviesrapport
Hockey en voetbal verenigd in Bitjes & Nopjes Michael van Zijtveld September 2011
0
Titelpagina Titel
: Hockey en voetbal verenigd in Bitjes & Nopjes
Auteur Adres E-mailadres Telefoonnummer Studentnummer
: Michael van Zijtveld : Schuttebreek 9 : 1121 LK Landsmeer :
[email protected] : +31 (0)6 28 12 18 97 : 546482
Nummer afstudeerproject
: 1011-097
Opdrachtgevers
: Hockeyvereniging MHC Alliance : Voetbalvereniging RCH
Vertegenwoordig door
: Johan van Streun
Afstudeerdocent
: Drs. K. Boerma
Meelezer
: Drs. I. Morsch
1
Voorwoord Vroeger vond ik gymnastiek het leukste vak op school. Twee keer per week een uur lang allerlei spellen spelen. Daarnaast speelden we na schooltijd ook op straat veel spelletjes als ‘blikje trap’ en ‘landje veroveren’. Kinderen lijken vanuit nature graag verschillende spelletjes te spelen. Later, als we die spelletjes georganiseerd gaan spelen en je als kind lid wordt van een sportvereniging noemen we dit sport. De volwassenen gaan zich er dan mee bemoeien en je moet je aan de regels houden die bij die ene sport horen. Ik heb altijd met plezier gesport bij een vereniging maar ik kan mij herinneren dat ik het heerlijk vond om allerlei verschillende sporten te ontdekken op straat. Wat nou als je als kind bij een sportverenging kan sporten, maar tijdens de training op jonge leeftijd in aanraking komt met meerdere sporten en spelvormen? Dat zou geweldig zijn. Je ontwikkelt je op sportief gebied enorm breed en kunt dan later alsnog een sport kiezen die je het leukst vindt of waar je het meest talent voor blijkt te hebben. Het is fantastisch dat ik de mogelijkheid heb gekregen om samen met hockeyvereniging MHC Alliance en voetbalverenging RCH eens buiten het bestaande sportaanbod te denken. Samen hebben we een compleet nieuw sportproduct ontwikkeld; Bitjes & Nopjes! Bitjes & Nopjes is het sportproduct waar ik als kind dolgraag aan mee had willen doen. Door Bitjes & Nopjes krijgen kinderen de kans om georganiseerd te hockeyen, te voetballen en spelletjes te spelen. Zij kunnen zich op deze wijze met plezier zo breed mogelijk ontwikkelen en oriënteren om later de sport te kiezen die zij het leukst vinden of waar zij het meest talent voor hebben. Op deze wijze kunnen zij nu, en in de toekomst met plezier (blijven) sporten! Mijn dank gaat uit naar de Hogeschool van Amsterdam, Hockeyvereniging MHC Alliance en voetbalvereniging RCH omdat zij het mogelijk gemaakt hebben dat ik samen met hen Bitjes & Nopjes heb kunnen ontwikkelen.
Amsterdam, december 2011
Michael van Zijtveld
2
Inhoudsopgave
Titelpagina............................................................................................................................. 1 Voorwoord ............................................................................................................................. 2 Inhoudsopgave ...................................................................................................................... 3 Samenvatting ........................................................................................................................ 4 Summarry.............................................................................................................................. 6 1.
Inleiding.......................................................................................................................... 7 1.2
2.
Aanleiding ............................................................................................................... 7 Analyse van de omgeving van het samenwerkingsproject .......................................... 8
2.1
Interne analyse........................................................................................................ 8
2.1.1
Hockeyvereniging MHC Alliance ...................................................................... 8
2.1.2
Voetbalvereniging RCH .................................................................................... 8
2.1.3
Motieven om samen te werken......................................................................... 8
2.1.4
Wat vinden RCH en MHC Alliance belangrijk in de samenwerking? ................. 9
2.2
Externe analyse .....................................................................................................10
2.2.1
Marktanalyse ...................................................................................................11
2.3
SWOT analyse .......................................................................................................11
2.4
Conclusie ...............................................................................................................12
3.
De samenwerking een gezicht geven: Bitjes & Nopjes...............................................13
4.
De organisatie Bitjes & Nopjes ......................................................................................14 4.1
Van project naar stichting .......................................................................................14
4.2
De organisatiestructuur ..........................................................................................15
4.2.1
De rol van beide besturen ...............................................................................16
4.2.2
De projectgroep als spin in het web................................................................16
4.2.3
De functie van de algemeen coördinatoren ....................................................16
4.2.4
De functie van de sportcoördinator .................................................................17
4.3
5.
De combinatiefunctionaris ......................................................................................17
4.3.1
Wat is een combinatiefunctie?.........................................................................17
4.3.2
De combinatiefunctionaris werkzaam voor Bitjes & Nopjes .............................18
4.4
Technische en georganiseerde kant versus betaalde en vrijwilligerskant ...............18
4.5
Verzekeringen voor deelnemers .............................................................................19
Gefaseerd starten met werkplannen ..............................................................................20 5.1
Fase één: de pilotfase ............................................................................................20
5.2
Fase twee: draaien van het volledige programma ..................................................20 3
5.3 6.
Het financiële plan van Bitjes & Nopjes .........................................................................22 6.1
Deelnemersbijdrage en directe kosten ...................................................................22
6.2
Resultatenrekening van een Bitjes & Nopjes sportprogramma ...............................23
6.3
Opbrengstprognose................................................................................................24
6.4
Exploitatiebegroting ................................................................................................25
6.4.1
Personeelskosten............................................................................................25
6.4.2
Kleding kader ..................................................................................................26
6.4.3
Website en email.............................................................................................26
6.4.4
Sportmateriaal .................................................................................................26
6.4.5
Marketingkosten ..............................................................................................26
6.4.6
Vergoeding financiële administratie .................................................................27
6.4.7
Vergoeding RCH en MHC Alliance ..................................................................27
6.4.8
Lening van RCH en MHC Alliance...................................................................27
6.5 7.
Fase drie: het tweede jaar staat in het teken van groei ...........................................20
Liquiditeitsbegroting ...............................................................................................28
Conclusie en aanbevelingen .........................................................................................29
Bronnenoverzicht .................................................................................................................30 Bijlage A
KNVB Verzekeringen ..........................................................................................32
Bijlage B
Intentieverklaring Sportsupport ...........................................................................34
Bijlage C
Wervingstekst vacature sportcoördinator.........................................................35
Bijlage D
Aanmeldformulier Bitjes & Nopjes ...................................................................36
4
Samenvatting Met een wachtlijst van meer dan 300 kinderen en een verbeterd contact met naastgelegen voetbalvereniging RCH stelde de voorzitter van hockeyverenging MHC Alliance zichzelf de vraag; Hoe kunnen we een samenwerking opzetten waarbij we een alternatief kunnen aanbieden aan de wachtlijst van MHC Alliance en waarmee RCH nieuwe leden kan werven? Uit interviews met bestuursleden van MHC Alliance en RCH en een analyse van de omgeving blijkt dat er voldoende mogelijkheden zijn om een sportieve samenwerking op te zetten. In brainstormsessies met beide verenigingen, met als uitgangspunt de motieven en eisen van beide verenigingen, is Bitjes & Nopjes ontstaan. Bitjes & Nopjes is een naam met een speelse knipoog naar een hockey- en een voetbalvereniging. Bitjes & Nopjes organiseert innovatieve en gespecialiseerde sportprogramma’s voor jongens en meisjes tussen de vijf en zeven jaar oud waarbij hockey, voetbal en plezier centraal staat. MHC Alliance en RCH organiseren Bitjes & Nopjes samen als een project waarbij de financiële boekhouding gedaan wordt door RCH. De taken en verantwoordelijkheden komen te liggen bij een algemeen coördinator en een sportcoördinator. De sportprogramma’s worden uitgevoerd door de sportcoördinator en sportinstructeurs. Deze taken kunnen ook geheel of gedeeltelijk worden ingevuld door een combinatiefunctionaris. Deelnemers kunnen zich inschrijven per Bitjes & Nopjes sportprogramma van tien weken voor honderd euro. Met dit bedrag worden alle kosten van Bitjes & Nopjes gedekt en houdt het project geld over om investeringen te kunnen doen om zodoende te kunnen groeien. Om Bitjes & Nopjes verder te ontwikkelen wordt aanbevolen om vrijwilligersbeleid te schrijven, een communicatieplan op te zetten en inschrijvingen online te verwerken. Het advies luidt verder om deze acties te laten uitvoeren door stagiaires.
5
Summarry With a waiting list of over 300 children and an improved contact with adjacent football RCH, the president of hockey narrowing MHC Alliance itself the question: How can we have a partnership set up where we have an alternative offer on the waiting list of MHC Alliance and with RCH new members can recruit? Interviews with board members of MHC Alliance and RCH and an analysis of the area shows that there are sufficient opportunities for cooperation to set up a sport. In brainstorming sessions with both groups, starting with the motives and demands of both associations, was created Bitjes & Nopjes. Bitjs & Nopjes is a name with a playful nod to a hockey and football. Bitjes & Nopjes organizes innovative and specialized sports programs for boys and girls aged between five and seven years old with hockey, football and fun central. MHC Alliance RCH and organize Bitjes & Nopjes together as a project in which financial accounting is done by RCH. The duties and responsibilities should be placed in a general coordinator and a sports coordinator. The sports programs are run by the sports coordinator and instructors. These tasks can also be wholly or partially filled by a combinatiefunctionaris Participants can register for ten weeks of hundred euro’s. This amount covered all expenses of Bitjes & Nopjes. In addition, the project money to invest to do in order to grow.
6
1.
Inleiding
Voor u ligt het adviesrapport “Voetbal en hockey verenigd in Bitjes & Nopjes” Dit plan is geschreven naar aanleiding van de intentie van voetbalvereniging RCH en hockeyvereniging MHC Alliance om te gaan samenwerken. Wat heeft hockey van doen met voetbal? Ogenschijnlijk weinig. Voetbal is in Nederland een sterk gecommercialiseerde en geprofessionaliseerde massasport met liefhebbers door het hele land, meer dan één miljoen georganiseerde beoefenaars en bijna 3.400 verenigingen, (www.knvb.nl) een uitgebreid netwerk van competities, een bureaucratisch apparaat en staat bekend als dé Nederlandse volkssport. Hockey daarentegen staat bekend als elitair en wordt maar door een kleine groep van de bevolking beoefend. Op het eerste gezicht heeft hockey dus weinig van doen met voetbal. Echter, de hockeybond is hard op weg naar de driehonderdduizend leden. Uit onderzoek blijkt dat die grens uiterlijk in 2020 zal zijn gepasseerd. Eind 2010 telde de bond ruim 227.000 leden. Dat is veertigduizend meer dan vier jaar geleden. De spectaculaire toekomstverwachting is het gevolg van de natuurlijke verbreding van de doelgroep. Door de toename ontstaan er knelpunten in de aantallen clubs en kunstgrasvelden. De bond merkt dat het streefaantal van 370 clubs in 2015 niet haalbaar is. 'Dat worden er 330, hooguit 340', is de schatting van adjunct-directeur Arno den Hartog. De bond gaat een structureel lesprogramma onder de naam Funkey ontwikkelen voor 4- en 5-jarigen. 'Daar is vraag naar', zegt Den Hartog. 'Ouders wijzen er op dat hun kinderen op die leeftijd wel op voetbal kunnen maar niet op hockey omdat wij bij 6 jaar beginnen.'' (Volkrant, 2011) Hier ligt meteen de kern van het probleem. Hockey wordt steeds populairder. De hockeyverenigingen zijn vol en kennen wachtlijsten. Aan de andere kant kampen steeds meer voetbalverenigingen met een tekort aan vrijwilligers en leden.
1.2
Aanleiding
Het vormen van combinaties tussen sporten is een actueel thema. Zo is het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport in 2006 gestart met het programma ‘Proeftuinen Nieuwe Sportmogelijkheden’ (Nota tijd voor sport 2006, p. 39), waarin door de overheid geselecteerde projecten steun krijgen bij het realiseren van een vernieuwend sportaanbod. Hockeyvereniging MHC Alliance en voetbalvereniging RCH zijn buren op het sportpark in Heemstede. Binnen het bestuur van Alliance werd de gedachte besproken om op het sportpark te komen tot een sportieve samenwerking tussen beide sportverenigingen. De gedachte kwam bij het bestuur op omdat MHC Alliance een wachtlijst heeft van reeds 300 kinderen die nu niet kunnen sporten en RCH juist wilt groeien. De centrale vraag van beide verenigingen is dan ook: Hoe kunnen we een samenwerking opzetten waarmee we een alternatief kunnen aanbieden aan de wachtlijst van MHC Alliance en waarbij RCH nieuwe leden kan werven?
7
2.
Analyse van de omgeving van het samenwerkingsproject
Om te kunnen bepalen hoe de samenwerking tussen RCH en MHC Alliance eruit komt te zien wordt in dit hoofdstuk de interne en externe omgeving in kaart gebracht. Vervolgens wordt er een SWOT analyse gemaakt om de sterke en zwakke kanten van het samenwerkingsproject in kaart te brengen en om te ontdekken waar de externe kansen en bedreigingen liggen.
2.1
Interne analyse
Om goed in beeld te brengen wat de wensen, verwachtingen en motieven zijn van beide verenigingen ten aanzien van de samenwerking zijn er individuele interviews afgenomen met de belangrijkste functionarissen van RCH en MHC Alliance. Dit zijn; Esther Dellenbag (Alliance, algemene zaken Alliance Hockey Academie), Han Hazevoet (Jeugdvoorzitter, RCH), Donald Koller (RCH, Jeugdvoorzitter), Johan van Streun (RCH, bestuurslid technische zaken), Franck Dellenbag (Alliance, bestuurslid Alliance Hockey Academie), Harry Gerritsen (RCH, voorzitter) en Dick Nugteren (Alliance, Manager Alliance Hockey Academie).
2.1.1 Hockeyvereniging MHC Alliance Hockeyvereniging MHC Alliance is een grote hockeyvereniging in Heemstede. In november 2004, 77 jaar na de oprichting van Alliance, werd het huidige ruime en moderne clubhuis in gebruik genomen. In 2007, het ledenaantal is dan inmiddels tot 1.700 gestegen, werd het aantal kunstgrasvelden uitgebreid tot 4,5 en in de zomer van 2010 wordt het 5,5e kunstgrasveld aangelegd. (MHC-Alliance, 2011) MHC Alliance kan niet meer doorgroeien en kampt nu met een wachtlijst van meer dan 300 kinderen. Deze kinderen willen graag hockeyen maar kunnen nergens terecht.
2.1.2 Voetbalvereniging RCH RCH kent een roemrucht verleden. De in 1911 opgerichte voetbalvereniging heeft onder andere de 2x de KNVB beker gewonnen (1918 en 1928) en is in 1923 landskampioen geworden. Eind jaren twintig ging RCH door voor de grootste voetbalclub van Nederland met 57 elftallen en in 1989 werd RCH algeheel amateurkampioen van Nederland. Vandaag de dag voetbalt het eerste team van RCH in de vierde klasse en heeft de club maar 550 voetballende leden. RCH wilt daarom graag nieuwe jeugdleden aantrekken. Omdat MHC Alliance alsmaar doorgroeide en RCH kleiner werd heeft de gemeente in de zomer 2010 besloten dat RCH een veld moest afstaan aan de naastgelegen hockeyvereniging MHC Alliance (RCH, 2011) 2.1.3 Motieven om samen te werken Zoals in de inleiding al is beschreven zijn beide verenigingen totaal verschillend. Zij hebben allebei dan ook verschillende motieven om een samenwerking aan te gaan. Uit de interviews blijkt dat RCH de volgende motieven heeft om een sportieve samenwerking op te zetten;
8
De gemeente Heemstede kent een hockeycultuur. Er is gebrek aan kennis over, en affiniteit met, het voetbal en het voetbal heeft een slechter imago dan het hockey. D.m.v. dit project wil RCH de kennis en het imago van het voetbal en de voetbalvereniging verbeteren.
Kinderen die kiezen voor hockey en op de wachtlijst staan bij MHC Alliance komen d.m.v. de sportieve samenwerking in aanraking met voetbal. RCH hoopt dat kinderen die niet aangenomen worden bij MHC Alliance n.a.v. de kennismaking met voetbal kiezen om lid te worden van RCH. RCH wilt graag groeien.
RCH is geen rijke vereniging. Door middel van dit project kan RCH extra inkomsten genereren.
Uit de interviews blijkt dat MHC Alliance de volgende motieven heeft om een sportieve samenwerking aan te gaan;
Ouders willen dat hun kind gaan hockeyen en schrijven hem in bij de enige hockeyclub van Heemstede; MHC Alliance. MHC Alliance heeft echter een wachtlijst, en niet elk kind kan dus hockeyen. Als maatschappelijk betrokken vereniging wil MHC Alliance een alternatief bieden aan haar wachtlijst, zodat ook deze kinderen kunnen hockeyen.
MHC Alliance is een ambitieuze club en wilt met haar selectieteams op hoog niveau spelen. Spelers die voordat ze zijn gaan hockeyen eerst gevoetbald hebben, hebben een beter overzicht in het veld doordat zij meer over de bal heen kijken. Indirect kan dit project dus een kwaliteitsimpuls geven aan het hockeyniveau van MHC Alliance.
Voor Alliance geldt dat zij zich wil onderscheiden van andere hockeyverenigingen in de omgeving en dit is een interessante toevoeging aan het hockeyaanbod. Tevens wordt dit idee enthousiast ondersteund vanuit de KNHB.
Beide verenigingen hebben er dus belang bij dat de kinderen die nu geen lid zijn van RCH of MHC Alliance, wel onder de vlaggen van RCH en MHC Alliance gaan sporten. Ondanks de verschillende motieven van beide verenigingen dienen beide belangen elkaar dus wel.
2.1.4 Wat vinden RCH en MHC Alliance belangrijk in de samenwerking? Tijdens de interviews en verschillende vergaderingen met de besturen van RCH en MHC Alliance zijn er ook een aantal normen en waarden door beide verenigingen op tafel gelegd. Deze normen en waarden zijn het uitgangspunt voor de verdere invulling van de samenwerking. De samenwerking moet volgens de geïnterviewden en de beide besturen aan het volgende pakket van eisen voldoen;
Deze samenwerking is de eerste sportorganisatie waar een kind lid van wordt en de eerste kennismaking met MHC Alliance en RCH. De samenwerking heeft daarom de 9
verantwoordelijkheid deze eerste kennismaking zo prettig en optimaal mogelijk te laten verlopen om de sportparticipatie in de toekomst veilig te stellen.
2.2
De samenwerking mag geen extra belasting zijn voor de huidige vrijwilligers. Er moeten aparte mensen geworven worden die de verantwoordelijkheden en taken die komen kijken bij de samenwerking op zich kunnen nemen.
In het sportaanbod moeten voetbal en hockey centraal staan. Het sportaanbod moet pedagogisch verantwoord zijn en in lijn met de visie van de KNVB en KNHB zodat er een kwalitatief hoogwaardig product kan worden aangeboden.
MHC Alliance heeft een wachtlijst en RCH wil nieuwe leden werven. Kinderen die deelnemen aan de sportieve samenwerking worden geen lid van de vereniging RCH of MHC Alliance. Wel moeten zij gestimuleerd worden lid te worden van RCH of MHC Alliance.
Het woord plezier is in elk interview en elke vergadering genoemd. De samenwerking moet een project zijn waarbij plezier centraal staat. Dit moet terug te vinden zijn in alle uitingen en in het gedrag van de deelnemers, het kader, de ouders en andere betrokkenen.
Tijdens de sportactiviteit moet het kind centraal staan. Elk kind moet mee kunnen doen en betrokken worden bij de activiteiten. De sportinstructeurs moeten oog hebben voor het kind en elke kind voldoende individuele aandacht kunnen geven.
De samenwerking mag voor beide verenigingen geen geld gaan kosten. De inkomsten van het project moeten iets hoger liggen dan de uitgaven zodat er nog een beetje geld over blijft voor verdere investering in het uitbouwen van het project of als inkomsten voor de verenigingen.
Het samenwerkingsproject moet van hoge kwaliteit zijn en goed georganiseerd worden. Het project mag geen afbreuk doen of schade opleveren aan de naam van één beide verenigingen.
Het eerste jaar willen we kleinschalig starten om bij gebleken succes het aanbod te vergroten.
Externe analyse
De nadruk bij de externe analyse ligt op het beoordelen van kansen en bedreigingen en uiteindelijk het in kaart brengen van strategische alternatieven. Externe factoren bevinden zich buiten de organisatie en zijn grotendeels onafhankelijk. Maar deze factoren zijn wel van invloed op het samenwerkingsproject. Daarom analyseren we kort de markt waar het samenwerkingsproject zich in bevindt.
10
2.2.1 Marktanalyse Om inzicht te krijgen in de markt is de eerste stap het omschrijven van de markt en het definiëren van bijbehorende grenzen. De markt is het geheel van vragende partijen naar bepaalde producten of een bepaald product (Bron: Marketing Nima-B Kernstof, Rustenburg). Een indeling van de markt is volgens Rustenburg gebaseerd op vergelijkbare eigenschappen of functies van producten, of vergelijkbare gebruikssituaties. In onze analyse gaan we uit van vergelijkbare gebruikssituaties in de gemeente Heemstede en omgeving. De doelgroep van de sportieve samenwerking bestaat uit kinderen (en ouders daarvan) in de leeftijd van 5 tot en met 7 jaar oud die willen hockeyen of voetballen en woonachtig zijn in of nabij Heemstede. Vergelijkbare situaties voor onze doelgroep zijn;
2.3
Hockeyen bij MHC Alliance Voetballen bij RCH Voetballen bij HBC Voetballen bij Koninklijke HFC
SWOT analyse
De SWOT analyse dient als middel om beslissingen te nemen en om de positie, de koers en de strategie van de samenwerking te bepalen. Verder wordt de analyse gebruikt voor planning, marketing, beoordeling van de concurrentie, organisatieontwikkeling, en productontwikkeling. Figuur 1. SWOT Analyse
S1 S2 S3 S4 O1 O2 O3 O4 Q5
S1 S2 S3
STRENGHTS Goede verhouding RCH en MHC Alliance Veel expertise aanwezig verenigingen Accommodaties zijn up to date. Tweede hockeyaanbieder op de markt OPPORTUNITIES Wachtlijst MHC Alliance Combinaties tussen sporten is actueel Innovatief project Weinig concurrentie hockey De gemeente Heemstede gaat combinatiefunctionarissen inzetten
W1 W2
WEAKNESSES Uniek, weinig good practics Geen eigen rechtsvorm
W3
Alleen nieuwe vrijwilligers
T1 T2
THREATS Eerste grote samenwerking Moet financieel zelfstandig zijn
Er is nog nooit een dergelijk goed contact geweest op het sportpark tussen de verenigingen, ook op bestuursniveau. In beide besturen zitten mensen met veel expertise op het gebied van juridische, financiële, sportieve en organisatorische zaken De accommodaties zijn nog nooit wederzijds zo toegankelijk geweest en volkomen up to date; de gemeente investeert in het sportpark en juicht een samenwerking toe. 11
S4 W1
W2 W3
O1 O2 O3
O4 O5
T1 T2
2.4
MHC Alliance is de enige hockeyvereniging in Heemstede, het samenwerkingsproject is de tweede aanbieder van structureel georganiseerde hockeyactiviteiten. Het vormen van een vernieuwend en breder aanbod door sportverenigingen en combinaties tussen sporten is een actueel thema. Doordat dit een recente ontwikkeling is zijn er nog weining good practics in het werkveld. De samenwerking heeft geen eigen rechtsvorm of entiteit. Dat betekent dat de administratie van het project door de administratie van beide verenigingen heen loopt. De samenwerking mag geen extra belasting zijn voor de huidige vrijwilligers. Er moeten aparte mensen geworven worden die de verantwoordelijkheden en taken die komen kijken bij de samenwerking op zich kunnen nemen. MHC Alliance kent een wachtlijst van meer dan 300 kinderen, deze kinderen willen graag hockeyen. Het vormen van combinaties tussen sporten is een actueel thema, tafeltennis-hockey samenwerking op KNHB niveau en de judo-hockey activiteiten. Het is een innovatief project met veel stategische kansen in de toekomst voor zowel RCH al MHC Alliance. Er wordt bij Alliance nagedacht over nieuwe activiteiten zoals huiswerkbegeleiding waarbij een behoorlijke schaalgrootte noodzakelijk is. In de gemeente Heemstede is MHC Alliance de enige hockeyaanbieder en kent dus weinig concurrentie bij de werving van jonge sporters die willen hockeyen. De gemeente gaat combinatiefunctionarissen inzetten. Indien mogelijk kan de combinatiefunctionaris werkzaam zijn voor Bitjes & Nopjes. MHC Alliance heeft al eerder gekeken of de inzet van een combinatiefunctionaris mogelijk was voor de vereniging maar omdat de vereniging niet verder kon groeien bleek dit niet mogelijk. Met Bitjes & Nopjes lijkt dit wel mogelijk. Deze samenwerking wordt de eerste grote samenwerking tussen beide verenigingen. De samenwerking moet nu en in de toekomst financieel op eigen benen staan en beide verenigingen willen weinig investeren.
Conclusie
Zoals afgeleid kan worden uit de interviews hebben beide verenigingen andere motieven om een samenwerking aan te gaan. Ondanks deze verschillende vertrekpunten dienen beiden belangen elkaar wel. MHC Alliance wil de wachtlijst een alternatief aanbieden en RCH wilt nieuwe leden werven. Er liggen voldoende kansen om het project kleinschalig te starten met mogelijkheden om het project elk jaar uit te breiden: beide verenigingen hebben een positieve grondhouding ten opzichte van een sportieve samenwerking en de gemeente investeert in optimalisering van het sportpark. Daarnaast is er weinig tot geen concurrentie en zoals blijkt uit de afgenomen interviews is er voldoende vraag vanuit de doelgroep voor een hockeyalternatief voor de jongste jeugd. MHC Alliance heeft in het verleden al uitgezocht of zij in aanmerking kon komen voor een combinatiefunctionaris. Dit bleek niet het geval te zijn omdat de vereniging niet verder kon groeien. Met een samenwerkingsproject lijkt er wel een mogelijkheid te ontstaan om subsidie te ontvangen in de vorm van een combinatiefunctionaris. Concluderend houdt dit in dat er dus voldoende mogelijkheden zijn om een sportieve samenwerking te starten tussen MHC Alliance en RCH.
12
3.
De samenwerking een gezicht geven: Bitjes & Nopjes
In brainstormsessies met beide verenigingen, met als uitgangspunt de motieven en eisen van beide verenigingen, is Bitjes & Nopjes ontstaan. De naam Bitjes & Nopjes is een speelse knipoog naar de samenwerking tussen een hockeyvereniging en een voetbalvereniging. Bitjes & Nopjes organiseert innovatieve en gespecialiseerde sportprogramma’s voor jongens en meisjes tussen de vijf en zeven jaar oud waarbij hockey en voetbal centraal staan. Tijdens wekelijkse lessen wordt er door professioneel opgeleide trainers op een positieve, uitdagende en leuke manier aan sportvaardigheden gewerkt. Kinderen maken kennis met diverse gevarieerde spelvormen en komen in aanraking met voetbal en hockey. De trainingen zijn ontwikkeld door sportprofessionals, docenten bewegingsonderwijs en de sporttechnische mensen van RCH en MHC Alliance en staan in lijn met de visie van de KNVB en de KNHB. Het Bitjes & Nopjes sportprogramma voor één leeftijdscategorie duurt tien weken met elke week een activiteit van één uur. Er wordt een Bitjes & Nopjes sportprogramma georganiseerd in het najaar (in de maanden september, oktober en november) en er wordt een Bitjes & Nopjes georganiseerd in het voorjaar (in de maanden april, mei en juni). In overleg met het bestuur van RCH en MHC Alliance is besloten het eerste jaar alleen sportprogramma’s te organiseren voor kinderen in de leeftijd van vijf jaar, elk daaropvolgend jaar worden er extra sportprogramma’s toegevoegd voor de daaropvolgende leeftijdscategorie. De deelnemers krijgen een T-shirt, na elke training limonade en aan het einde van het programma een echt certificaat. Figuur 2. Aanbod van Bitjes & Nopjes sportprogramma’s per jaar
Jaar 1
Jaar 2
Jaar 3
Voorjaar
Najaar
Voorjaar
Najaar
Voorjaar
Najaar
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
7 jarigen
7 jarigen
13
4.
De organisatie Bitjes & Nopjes
Tijdens een overleg bij MHC Alliance in juli 2011 met het bestuur van MHC Alliance en het bestuur van RCH zijn er verschillende samenwerkingsvarianten besproken. De onderstaande drie varianten zijn besproken. - De omnisportvereniging RCH en MHC Alliance samenvoegen in een omnisportvereniging is meest grote vorm van samenwerking. De verschillende (sport)afdelingen, voetbal en hockey vormen samen een organisatie met een overkoepelend omnisportbestuur. In dat bestuur worden alle afdelingen vertegenwoordigd. Door de schaalgrootte kan er makkelijker een verenigingsmanager worden aangesteld die verantwoordelijk is voor de organisatie van activiteiten om nieuwe leden te werven, het opstellen en implementeren van sponsor- en vrijwilligersbeleid en het fungeren als schakel tussen de verschillende sporten de andere betrokken partijen. - De stichting Wanneer de samenwerking tot uitdrukking komt in een stichting, heeft de samenwerking een eigen bestuur, een eigen identiteit, de ruimte om hun eigen beleid te voeren, sponsors te werven en een eigen boekhouding te voeren. De stichting heeft een algemeen stichtingsbeleid, waarmee het beleid van de betrokken verenigingen natuurlijk niet in strijd mag zijn. De stichting vertegenwoordigt de voorzitters van de betrokken verenigingen, maar daar kan ook een onafhankelijke voorzitter en penningmeester aan worden toegevoegd. De stichting is verantwoordelijk voor haar eigen bedrijfsvoering en continuïteit van de stichting. De verenigingen hebben invloed op het beleid van de stichting maar zijn niet verantwoordelijk. - Het project In het samenwerkingsverband is de samenwerking niet vastgelegd in een contract. Er is geen stichting en ook geen gezamenlijk bestuur. De samenwerking wordt door beide besturen vorm gegeven en van inhoud voorzien. De samenwerking wordt een gezamenlijk project en wordt zonder eigen entiteit uitgevoerd door ‘nieuwe’ vrijwilligers. De beide besturen zijn verantwoordelijk en controleren en sturen op afstand. De boekhouding van de samenwerking loopt door de boekhouding van beide verenigingen heen.
4.1
Van project naar stichting
In overleg met het bestuur van RCH en MHC Alliance wordt Bitjes & Nopjes het eerste jaar als een project georganiseerd. Hier is voor gekozen omdat dit het minst risicovol is en het makkelijkst te organiseren is voor beide verenigingen. Als blijkt dat Bitjes & Nopjes succesvol is, willen beide besturen bekijken of het project kan worden georganiseerd in een stichting omdat: Bitjes & Nopjes dan een eigen identiteit heeft en hierdoor de ruimte krijgt om eigen beleid te voeren, sponsors te werven en een eigen boekhouding kan voeren.
14
4.2
De organisatiestructuur
De eindverantwoordelijkheid van Bitjes & Noppen ligt bij de besturen van RCH en MHC Alliance. Omdat uit de afgenomen interviews blijkt dat beide verenigingen geen extra taken willen geven aan de huidige vrijwilligers is op een gezamenlijke vergadering met beide besturen besloten de uitvoering en de verantwoordelijkheid van het project te delegeren aan een projectgroep. Deze projectgroep bestaat uit een algemeen coördinator van RCH, een algemeen coördinator van MHC Alliance en een sportcoördinator. Deze projectgroep is de ‘spin in het web’ van de organisatie en zal dan verantwoordelijk zijn voor de complete bedrijfsvoering en juiste uitvoering van het sportprogramma. Figuur 3. Organogram Bitjes & Nopjes
Algemene Ledenvergadering MHC Alliance
Algemene Ledenvergadering RCH
Bestuur MHC Alliance
Bestuur RCH
Algemeen coördinator Bitjes & Nopjes MHC Alliance
Algemeen coördinator Bitjes & Nopjes RCH
Sportcoördinator
Sportinstructeur
Sportinstructeur
15
4.2.1 De rol van beide besturen De eindverantwoordelijkheid van Bitjes & Nopjes ligt bij de besturen van RCH en MHC Alliance. Omdat beide verenigingen geen extra taken op zich willen nemen wordt de uitvoering en de verantwoordelijkheid van het project gedelegeerd aan een projectgroep, bestaande uit een algemeen coördinator van RCH, een algemeen coördinator van MHC Alliance en een sportcoördinator. De besturen van RCH en MHC Alliance geven leiding aan deze projectgroep. Leiding geven houdt in dit geval in dat beide besturen de volgende taken hebben; 1. Doelbepaling; Het samen formuleren van de doelstellingen. 2. Doelrealisatie; het doen realiseren van de doelstellingen door het aansturen, begeleiden, faciliteren en controleren van de projectgroep.
4.2.2
De projectgroep als spin in het web
Tijdens een gezamenlijk overleg hebben de beide besturen besloten de verantwoordelijkheid en de complete uitvoering van Bitjes & Nopjes aan een projectgroep te delegeren. Deze projectgroep functioneert dan ook als ‘spin in het web’ van Bitjes & Nopjes. Zij draagt de complete verantwoording, voert de activiteiten uit en onderhoudt contact met alle betrokkenen. De projectgroep bestaat uit een algemeen coördinator van RCH, een algemeen coördinator van MHC Alliance en een sportcoördinator.
4.2.3
De functie van de algemeen coördinatoren
Zowel RCH als MHC Alliance levert een coördinator aan voor de projectgroep. In de oprichtingsfase van Bitjes & Nopjes zullen dit huidige vrijwilligers zijn van beide verenigingen, zodat Bitjes & Nopjes met al haar ‘kinderziektes’ met een vliegende start kan beginnen. Naarmate het project draait, de organisatie stabiel is en er bekend is hoeveel uur de algemeen coördinator kwijt is aan werkzaamheden voor Bitjes & Nopjes wordt er gezocht naar een nieuwe vrijwilliger die hem kan vervangen. Deze vrijwilliger wordt gezocht binnen de ouders van kinderen die deelnemen aan Bitjes & Nopjes om zodoende een nieuwe vrijwilligersmarkt aan te boren. De algemeen coördinator is verantwoordelijk voor de complete organisatie rondom Bitjes & Nopjes. Hij onderhoudt en legt verantwoording af aan de besturen van RCH en MHC Alliance. De belangrijkste taken van de algemeen coördinator zijn; 1. Periodiek rapport uitbrengen aan de besturen van RCH en MHC Alliance en verzorgen en onderhouden van de contacten met beide verenigingen. 2. Werven van deelnemers, verzorgen van de communicatie met (potentiële) deelnemers en ouders en verzorgen en administreren van de inschrijvingen. 3. Verzorgen van de niet-financiële administratie van het project. 4. Beheer van de website, versturen van verjaardagskaarten en verzorgen van al het telefoon en e-mailverkeer.
16
4.2.4 De functie van de sportcoördinator De coördinator is verantwoordelijk voor het ‘product’ Bitjes & Nopjes, de Bitjes & Nopjes sportprogramma’s. Hij voert de Bitjes & Nopjes sportprogramma’s uit volgens het opgestelde sportplan en houdt nauw contact met de algemeen coördinatoren. In het geven van de sportlessen wordt hij ondersteund door sportinstructeurs. De belangrijkste taken van de sportcoördinator zijn; 1. Het organiseren en uitvoeren van de sportactiviteiten volgens het sportplan 2. Werven, aannemen, aansturen, begeleiden en controleren van de sportinstructeurs opdat het sportplan op de juiste manier wordt uitgevoerd.
4.2.5
De functie van de sportinstructeurs
Omdat de coördinator de sportactiviteiten niet alleen kan uitvoeren wordt hij hierin ondersteund door sportinstructeurs. De sportinstructeurs kunnen stagiaires zijn van het voortgezet onderwijs (maatschappelijke stage), ROC Sport & Bewegen, de Academie voor Lichamelijke Opvoeding, CIOS, jeugdige hockey- en voetbaltrainers of sportieve ouders van deelnemers. De sportinstructeurs zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden, verzorgen en evalueren van de activiteiten aan kinderen in de leeftijd tussen de 5 en 7 jaar oud. De belangrijkste taken van de sportinstructeur zijn; 1. Uitvoeren van het sportplan. Voorbereiden, verzorgen en evalueren van de sportactiviteiten 2. Ontvangen en begeleiden van de deelnemers en ouders voor, tijdens en na de activiteit. 3. Klaarzetten en opruimen van de gebruikte materialen. Verzorgen van limonade na afloop.
4.3
De combinatiefunctionaris
Uit een overleg met Franck Dellenbag blijkt dat MHC Alliance al eerder heeft onderzocht of zij in aanmerking kon komen voor een combinatiefunctionaris. Toen bleek dat dit niet het geval zou zijn omdat MHC Alliance niet verder kan groeien. Met het oprichten van Bitjes & Nopjes blijkt het wel mogelijk om een combinatiefunctionaris aan te stellen omdat MHC Alliance en RCH nu verder kunnen groeien en sport aanbied aan een nieuwe doelgroep.
4.3.1 Wat is een combinatiefunctie? Op 10 december 2007 werd de Impuls brede scholen, sport en cultuur ondertekend door de ministeries OCW en VWS, NOC*NSF, VNG, Verenigde Bijzondere Scholen en de Cultuurformatie. Vanuit deze impuls wordt in de periode 2008-2012 getracht om 2.250 formatieplaatsen combinatiefuncties te realiseren. De gemeente Heemstede heeft actief ingezet op inzetbaarheid van combinatiefunctionarissen.1 17
Een combinatiefunctie is een functie waarbij een werknemer in dienst is bij één werkgever en werk uitvoert dat minimaal twee werkvelden/sectoren (sport-onderwijs of cultuur onderwijs) beslaat. De impuls geeft een aantal richtlijnen en geeft hierdoor de ruimte om iedere functie lokaal naar specifieke wensen en behoeften in te vullen. De functionaris slaat de brug tussen onderwijs, sportvereniging en de wijk. Taken die hierbij horen zijn erg specifiek. 1 In verschillende tranches komen de gemeenten in aanmerking om met combinatiefuncties aan de slag te gaan. Zo is de gemeente Haarlem in de eerste tranche als G31-gemeente aan beurt gekomen en de gemeente Velsen in de tweede tranche. De 4e tranche -tevens de laatste- is per 1 januari 2011 gestart. Alle gemeenten hebben de mogelijkheid gehad om in te schrijven op de combinatiefuncties. SportSupport treedt namens de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede & Spaarnwoude, Heemstede en Velsen op als werkgever van de combinatiefunctionarissen sport-onderwijs en voert de projectleiding. SportSupport zet in op lokaal maatwerk. De combinatiefunctie koppelt de behoeften van de sportvereniging, school en/of buurt aan het gemeentelijk beleid (sport, onderwijs, jeugd, welzijn, gezondheid, veiligheid). De inzet van de combinatiefunctionaris kan zowel wijkgeoriënteerd als sportspecifiek zijn en met een accent op uitvoeren of coördineren.1
4.3.2 De combinatiefunctionaris werkzaam voor Bitjes & Nopjes SportSupport treedt namens de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede & Spaarnwoude, Heemstede en Velsen op als werkgever van de combinatiefunctionarissen sport-onderwijs en voert de projectleiding. De combinatiefunctie koppelt de behoeften van de sportvereniging, school en/of buurt aan het gemeentelijk beleid (sport, onderwijs, jeugd, welzijn, gezondheid, veiligheid). De inzet van de combinatiefunctionaris kan zowel wijkgeorienteerd als sportspecifiek zijn met een accent op uitvoeren of coördineren. (Bron: Bas de Wit, SportSupport, overleg dinsdag 9 augustus 2011) Dit betekent dat de combinatiefunctionaris bij aanstelling in dienst is bij Sportsupport en werkzaamheden verricht voor Bitjes & Nopjes. Omdat het maatwerk betreft kan overlegd worden welke werkzaamheden dit betreft. Dit kunnen de werkzaamheden zijn van de gehele projectgroep of alleen de werkzaamheden van de sportcoördinator. Sportsupport en Bitjes & Nopjes hebben de intentie uitgesproken om met elkaar te gaan samenwerken. De intentieverklaring is opgenomen in de bijlagen.
4.4
Technische en georganiseerde kant versus betaalde en vrijwilligerskant
Binnen de organisatiestructuur van Bitjes & Nopjes zoals deze is vastgesteld door beide besturen wordt er dus een onderscheid gemaakt tussen de technische kant (sportcoördinator en sportinstructeurs) en de georganiseerde kant (algemene coördinatoren) van Bitjes & Nopjes. Dit onderscheid kunnen we ook maken tussen de betaalde en vrijwilligerskant.
1
www.sportsupport.nl, 2011 18
Jim Collins (Collins, 2011) schrijft in zijn bestseller ‘Good to Great’ dat zijn onderzoeksteam ontdekt heeft dat een beloningsysteem bij wat hij noemt Good to Great bedrijven niet bedoeld is om het goede gedrag bij de verkeerde mensen te bevorderen maar om de juiste mensen in huis te krijgen en ze te behouden. De sportcoördinator en de sportinstructeurs werken daarom volgens een vrijwilligersovereenkomst en ontvangen een financiële vergoeding. Dit doen we omdat het vinden van een geschikte juiste sportcoördinator lastig is. Met een financiële tegemoetkoming kan er makkelijker iemand aangesteld worden met de juiste competenties voor deze functie.
4.5
Verzekeringen voor deelnemers
De deelnemende kinderen aan Bitjes & Nopjes activiteiten worden lid gemaakt van de KNVB. De KNVB kent een collectieve aansprakelijkheidsverzekering ten behoeve van de KNVB en aangesloten leden. Deze verzekering is geldig tijdens alle (club) activiteiten, dus niet alleen de deelname aan trainingen of wedstrijden maar ook alle overige activiteiten die het algemeen belang van de verenging dienen, zoals bezoek aan vergaderingen en cursussen, als toeschouwer bij thuis- en uitwedstrijden enzovoort. (www.knvb.nl) Meer informatie over de verzekering is opgenomen in de bijlagen.
19
5.
Gefaseerd starten met werkplannen
Bij het besturen en functioneren van organisaties staan de functies van planning, uitvoering en controle centraal. Het gaat om het beheersen van processen als kernactiviteit van het doen functioneren van organisaties (Jans, 2009). Het is daarom raadzaam dat beide besturen, samen met de projectgroep, elk jaar een werkplan maken. Dit werkplan heeft als doel om samen na te denken over de rol van een ieder en de positie en de doelen van Bitjes & Nopjes. In dit jaarlijkse werkplan staan de doelen voor dat jaar vermeld en de concrete acties op prioriteit. Per activiteit kan een planning worden opgesteld. In samenhang met een jaarlijkse begroting en een urenverantwoording levert dit een efficiënte en effectieve werkwijze op. De besturen van RCH en MHC Alliance hebben ook een controlerende taak. Aan het einde van het jaar kan het werkplan gebruikt worden als controlemiddel. Heeft de projectgroep de met het bestuur afgesproken doelen zoals vastgesteld in het werkplan behaald?
5.1
Fase één: de pilotfase
De eerste fase bestaat uit het opbouwen van de organisatie en testen van het sportplan. Door dit te evalueren en door te ontwikkelen kunnen de ‘kinderziektes’ er worden uitgehaald
5.2
Fase twee: draaien van het volledige programma
De tweede helft van het eerste jaar wordt fase twee uitgevoerd, dit is de kernfase. In deze fase wordt het volledige programma van tien sportlessen Bitjes & Nopjes uitgevoerd. Bitjes & Nopjes draait nu volledig en de huidige algemeen coördinatoren kunnen zich richten op het werven van vrijwilligers om hun functie over te nemen.
5.3
Fase drie: het tweede jaar staat in het teken van groei
De Bitjes & Nopjes sportprogramma’s worden het eerste jaar in het najaar en in het voorjaar georganiseerd voor kinderen in de leeftijd van vijf jaar, elk daaropvolgend jaar worden er ook Bitjes & Nopjes sportprogramma’s georganiseerd voor de daaropvolgende leeftijdscategorie. Dit betekent dat Bitjes & Nopjes sportprogramma’s in het tweede jaar zowel in het voorjaar als in het najaar wordt georganiseerd voor vijfjarigen als voor zesjarigen. Figuur 4. Aanbod van Bitjes & Nopjes sportprogramma’s per jaar
Jaar 1
Jaar 2
Jaar 3
Voorjaar
Najaar
Voorjaar
Najaar
Voorjaar
Najaar
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
7 jarigen
7 jarigen
20
Bij aanvang van jaar twee kunnen deze vijfjarigen (worden dan zes) vervolgens de volgende keuzes maken; 1. Aanmelden bij RCH 2. Aanmelden bij MHC Alliance 3. Doorgaan bij Bitjes & Nopjes, meedoen met het programma voor zesjarigen. Naast dat er in het tweede jaar gegroeid wordt staat de periode tussen het einde van jaar één en het begin van jaar twee ook in het teken van evaluatie en herstructureren. Bij gebleken succes van Bitjes & Nopjes in fase één en fase twee zullen de besturen van RCH en MHC Alliance de overweging maken Bitjes & Nopjes een eigen rechtsvorm te geven. Een eigen rechtsvorm heeft o.a. de volgende voordelen;
De boekhouding van Bitjes & Nopjes loopt nu dwars door de boekhouding heen van MHC Alliance en RCH. Bij een eigen rechtsvorm krijgt Bitjes & Nopjes een eigen boekhouding.
Bij de groei van Bitjes & Nopjes wordt de samenwerking tussen RCH en MHC Alliance steeds intensiever en zullen beide verenigingen meer moeten overleggen waardoor er alsnog extra taken bijkomen komen voor beide besturen. Een eigen rechtsvorm voorkomt problemen tussen beide verenigingen doordat de rechtsvorm zelf verantwoordelijk is voor haar activiteiten.
Een eigen rechtsvorm bewaakt de continuïteit en geeft meer mogelijkheden om te groeien en het is makkelijk om de samenwerking met andere sportverenigingen aan te gaan.
Doordat de deelnemers lid worden van deze rechtsvorm voorkom je dat deelnemers lid worden van MHC Alliance of RCH.
Een eigen rechtsvorm biedt meer mogelijkheden tot sponsoring aangezien er geen rekening gehouden hoeft te worden met afspraken die gelden met de huidige sponsors van RCH en MHC Alliance.
21
6.
Het financiële plan van Bitjes & Nopjes
Doordat er gekozen is het eerste jaar Bitjes & Nopjes te starten in een projectvorm zal één vereniging de financiële administratie moeten afhandelen. In een overleg met de besturen van RCH en MHC Alliance is besloten dat het bestuur van RCH de financiële administratie van het project zal voeren. Tijdens datzelfde overleg hebben beide besturen besloten dat RCH hier een vergoeding voor ontvangt. Deze financiële afdeling van RCH draagt zorg voor inboeken van het kasboek, bankafschriften, opmaken facturen, klaarzetten van betalingen, het innen van de eenmalige machtigingen zoals afgegeven door de deelnemers, betalingen van vrijwilligers, betalingen aan leveranciers en verzorgen van een financieel jaarverslag aan het bestuur van RCH en MHC Alliance. Voor een overzichtelijk beheer van de financiën wordt er een aparte bankrekening geopend waar zowel de penningmeester van RCH als de penningmeester van MHC Alliance toegang tot heeft. De rekening staat op naam van RCH. Zowel de penningmeesters van RCH en MHC Alliance hebben een beschikkende en controlerende functie over de financiën. De deelnemers betalen hun deelnemersbijdrage aan RCH, d.m.v. een eenmalige machtiging. RCH draagt de zorg dat zij lid worden gemaakt van de KNVB. Hierdoor zijn de deelnemers verzekerd tijdens Bitjes & Nopjes sportactiviteiten.
6.1
Deelnemersbijdrage en directe kosten
Een deelnemer kan zich inschrijven voor een Bitjes & Nopjes sportprogramma. Een Bitjes & Nopjes sportprogramma duurt tien weken. De kosten van een Bitjes & Nopjes sportprogramma zijn € 100,00. Het inschrijfgeld is vastgesteld op € 100,00 aangezien hockeyclub Amsterdam voor een soortgelijk programma ook € 10,00 per training vraagt en elk jaar helemaal vol zit. Genoemd bedrag wordt door Bitjes & Nopjes voorafgaande aan het blok gefactureerd. De ouders geven Bitjes & Nopjes toestemming voor een eenmalige machtiging. Onderstaande bedragen zijn inclusief BTW aangezien deze bedragen niet van de fiscus kan worden teruggekregen en dus zijn het kosten die op de exploitatie drukken. Deelnemers ontvangen een T-shirt waar zij in trainen en wat zij mogen houden na afloop van het sportblok. Na afloop van de laatste activiteit ontvangt elke deelnemer een certificaat van deelname met een groepsfoto erop. Na elke sportactiviteit krijgt elke deelnemer een glaasje limonade. Elke deelnemers betaalt € 10 voor het lidmaatschap van de KNVB. Hierdoor zijn de deelnemers verzekerd tijdens de activiteiten. In onderstaande tabel wordt afgebeeld welke directe kosten er per deelnemer zijn. De brutowinst wordt gebruikt om de overheadkosten mee te betalen.
22
Figuur 5. Deelnemersbijdrage per deelnemer
€
Debet T-shirt
8 Inschrijfgeld 2,5
Bedrukken T-shirt Certificaat van deelname
100
1
Foto voor op certificaat
0,5
Limonade (10 x 0,15)
1,5
Lidmaatschap KNVB
10
Brutowinst
76,5
Totaal
100 Totaal
6.2
€
Credit
100
Resultatenrekening van een Bitjes & Nopjes sportprogramma
Een Bitjes & Nopjes sportprogramma bestaat uit een cyclus van tien weken waar 36 kinderen aan meedoen. De omzet van één Bitjes & Nopjes sportprogramma bedraagt 36 deelnemers x € 100 inschrijfgeld = € 3600. Na aftrek van deze directe kosten houden we de brutowinst over waar de organisatiekosten mee kunnen worden gedekt. De resultatenrekening van één volledig Bitjes & Nopjes sportprogramma ziet er dan als volgt uit. Figuur 6. resultatenrekening van een Bitjes & Nopjes sportprogramma
Debet
Berekening
T-shirt
(36 x 8)
Bedrukken T-shirt Certificaat van deelname
(36 x 2,5)
€
Credit 288 Inschrijfgeld 90
(36 x 1)
36
Foto voor op certificaat
(36 x 0,5)
18
Limonade (10 x 0,15)
(36 x 1,5)
54
Lidmaatschap KNVB
(36 x 10)
360
Brutowinst
2754
Totaal
3600 Totaal
Berekening 36 x 100
€ 3600
3600
23
6.3
Opbrengstprognose
Het eerste jaar (seizoen 2011-2012) start Bitjes & Nopjes met een pilotfase (vijf activiteiten), en één volledig Bitjes & Nopjes sportprogramma van tien weken. In het tweede jaar (seizoen 2012-2013) worden er vier volledige Bitjes & Nopjes sportprogramma’s gedraaid, en in het derde jaar worden er zes Bitjes & Nopjes sportprogramma’s gedraaid. Figuur 7. Aanbod van Bitjes & Nopjes sportprogramma’s per jaar
Seizoen 1
Seizoen 2
Seizoen 3
Voorjaar
Najaar
Voorjaar
Najaar
Voorjaar
Najaar
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
5 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
6 jarigen
7 jarigen
7 jarigen
Aan elk Bitjes & Nopjes sportprogramma doen 36 deelnemers mee die ieder inschrijfgeld betalen van € 100,00. Behalve in de pilotfase, daar betalen ze € 50 voor 5 weken. Daarom kunnen we de volgende opbrengstprognose laten zien;
Figuur 8. Opbrengstprognose
Seizoen
Omzet
Directe kosten
Brutowinst
1
5400
1692
3708
2
14400
3384
11016
3
21600
5076
16524
24
6.4
Exploitatiebegroting
Seizoen 1
Seizoen 2
Seizoen 3
Omzet
5400
14400
21600
Directe kosten sportprogramma's
1692
3384
5076
Brutowinst
3708
11016
16524
Sportcoördinator
270
720
1080
Sportinstructeurs
195
520
780
Kleding kader
200
200
200
Website en email
62
328
28
sportmateriaal
0
500
500
Marketing
50
250
250
Vergoeding Fin. Admin. RCH
250
300
350
Post onvoorzien (10 % kosten)
127
281
318
Bedrijfskosten
1154
3099
3506
800
1600
3200
Totale kosten
1954
4699
6706
Nettowinst
1754
6317
9818
Bedrijfskosten
Onkostenvergoeding RCH en Alliance
6.4.1 Personeelskosten In dit financieel model wordt er vanuit gegaan dat Bitjes & Nopjes gaat werken met een combinatiefunctionaris. De combinatiefunctionaris zal op de loonlijst staan bij SportSupport. Bitjes & Nopjes betaalt 20% van het salaris. Uit de gesprekken die gevoerd zijn met Bas de Wit van SportSupport lijkt het aannemelijk dat Bitjes & Nopjes maximaal € 6,00 per uur betaald voor de combinatiefunctionaris. De sportinstructeurs ontvangen een vrijwilligersvergoeding volgens de vrijwilligersregeling. Vrijwilligersvergoedingen zijn vrijgesteld van belasting- en premieheffingen mits aan een aantal voorwaarden voldaan wordt. De maximale vergoeding mag niet hoger zijn dan € 150,00 per maand en € 1.500,00 per jaar, de beloning mag niet marktconform zijn en voldoen aan de normen van de maximale uurtarieven. Dit betekent dat de vergoeding
25
maximaal € 4,50 per uur mag zijn en voor vrijwilligers onder de 23 jaar geldt een vergoeding van ten hoogste € 2,50 per uur. (www.belastingdienst.nl) Het is op het moment van schrijven onduidelijk welke taken de combinatiefunctionaris zal gaan uitvoeren. In dit financieel model nemen we aan dat hij zal werken in de functie van sportcoördinator. Bij een sportprogramma van tien weken, bij drie sportlessen van een uur aan drie keer twaalf kinderen betekent dit dertig uur op het veld en daarnaast tien uur met voorbereidende werkzaamheden, werkoverleg en evaluatiebijeenkomsten. Dit betekent dat de sportcoördinator in dit model, per Bitjes & Nopjes sportprogramma van tien weken € 180, - kost. Uitgaande dat een sportinstructeur ouder dan 23 jaar is betekend dit dat een sportinstructeur per volledig sportprogramma van tien weken (30 uur x € 4,50) € 130, - kost. Per sportprogramma is er een sportcoördinator (combinatiefunctionaris) en een sportinstructeur werkzaam. Het eerste seizoen draait Bitjes & Nopjes anderhalf sportprogramma.
6.4.2 Kleding kader Bitjes & Nopjes wil professionaliteit uitstralen en voorziet de sportcoördinator en sportinstructeur van een kledingpakket. Een kledingpakket voor één persoon kost € 100 (€ 80 aan kleding plus € 20 aan drukkosten).
6.4.3 Website en email Het aanmaken van de domeinnaam www.bitjesennopjes.nl voor 5 jaar kost € 34,50. Het aanmaken van e-mail account voor 1 jaar,
[email protected], kost € 27,50. Voor het ontwikkelen van de website wordt € 300 begroot. De website wordt het tweede jaar gebouwd. 6.4.4 Sportmateriaal Het eerste jaar maakt Bitjes & Nopjes gebruik van het sportmateriaal van RCH en MHC Alliance. Het tweede en derde jaar schaft Bitjes & Nopjes zelf hockeysticks, voetballen, pylonen, zachte ballen en hesjes aan. Hiervoor is € 500, - begroot. 6.4.5 Marketingkosten Het eerste jaar zal er voornamelijk geld worden besteed aan het versturen van verjaardagskaartjes aan de deelnemers en vrijwilligers, de daaropvolgende jaren worden er beachflags en roll-up banners aangeschaft om de activiteiten aan te kleden. Het eerste jaar wordt er daarom € 50,- begroot en jaar twee en jaar drie € 250,-
26
6.4.6 Vergoeding financiële administratie RCH ontvangt een vergoeding voor het voeren van de financiële administratie. RCH zal een incasso-overeenkomst aangaan voor het kunnen innen van automatische incasso’s. Het eerste jaar ontvangt RCH € 250, het tweede jaar € 300 en het derde jaar € 350.
6.4.7 Vergoeding RCH en MHC Alliance Beide verenigingen ontvangen € 400,- per sportprogramma voor gebruik van de velden en andere gemaakte onkosten.
6.4.8 Lening van RCH en MHC Alliance Bitjes & Nopjes moet eerst geld investeren zonder dat zij inkomsten heeft ontvangen. Omdat Bitjes & Nopjes geen eigen startkapitaal heeft leent zij van elke vereniging € 150,-. Deze lening wordt terug betaald zodra de eerste inkomsten ontvangen zijn.
27
6.5
Liquiditeitsbegroting
In de liquiditeitsbegroting wordt overzichtelijk weergegeven wanneer Bitjes & Nopjes uitgaven heeft en dus behoefte heeft aan liquide middelen. Door afspraken te maken met leveranciers en werknemers kunnen we later betalen, namelijk zodra we het geld van de deelnemers hebben geïnd.. Jaar 1 Blok 1 Okt Nov
start Sep
jaar 2 Blok 2 Maart Apr.
Feb
Sep
Blok 1 Okt. Nov
Jaar 3
Feb
Blok 2 Maart Apr.
Sep.
Blok 1 Okt. Nov.
Feb.
Blok 2 Maart Apr.
Beginsaldo Ontvangsten
0 0
-262 0
-262 1.800
249 0
156 3.699
2.916 2.823 0 0
1.430 7.200
5.953 0
5.746 0
Beschikbaar Uitgaven
0
-262
1.538
249
3.855
2.916 2.823
8.630
5.953
5.746 12.739 10.840 10.633 19.126 15.800 15.490 25.980 23.132 22.822
93
93
93
328 207 200
207
Website & Email Personeelskosten Kleding kader aanschaffen Sportmateriaal aanschaffen T-shirts deelnemers Bedrukken T-shirts Certificaat van deelname Foto voor op certificaat Limonade Lidmaatschap KNVB vergoeding RCH en Alliance Marketing Aflossen lening € 300 Uitgaven totaal Eindsaldo
62 93
93
200
207
5.539 10.840 10.633 8.326 15.800 15.490 15.180 23.132 22.822 7.200 0 0 10.800 0 0 10.800 0 0
207
207
500 288 90 36 18 54 360
288 90 36 18 54 360
28 310 200
310
310
310
310
310
500 576 180 72 36 108 720
576 180 72 36 108 720
864 270 108 54 162 1080
800 50 300
207
864 270 108 54 162 1080
1600 250
3200 250
262
0
1.289
93
939
93 1.393
2.677
207
-262
-262
249
156
2.916
2.823 1.430
5.953
5.746
207
1.899
207
5.539 10.840 10.633
2.307
3326
310
310
2848
310
3510
8.326 15.800 15.490 15.180 23.132 22.822 19.312
28
7.
Conclusie en aanbevelingen
De probleemstelling aan het begin van dit document luidde; Hoe kunnen we een samenwerking opzetten waarbij we een alternatief kunnen aanbieden aan de wachtlijst van MHC Alliance en waarbij RCH nieuwe leden kan werven? Uit bovenstaande hoofdstukken kan geconcludeerd worden dat Bitjes & Nopjes zoals beschreven in dit document hier antwoord op geeft. Naast dit document is er een sportbeleid voor de sportprogramma’s van Bitjes & Nopjes geschreven genaamd ‘Visie op sport’. Concluderend kunnen we stellen dat Bitjes & Nopjes aan de hand van beide documenten uitgevoerd kan worden door MHC Alliance en RCH. Om Bitjes & Nopjes verder te ontwikkelen kunnen zowel algemene als wat meer concrete aanbevelingen worden geformuleerd. 1. Bitjes & Nopjes werkt met vrijwilligers. Eén van de belangrijkste knelpunten van sportorganisaties is werving en behoud van geschikte en enthousiaste vrijwilligers (Gast, 2011). De continuïteit en groei van Bitjes & Nopjes is mede afhankelijk van het werven, binnenhalen, behouden, en belonen van vrijwilligers met de juiste competenties. Het is daarom raadzaam om een vrijwilligersbeleid te schrijven. 2. Bitjes & Nopjes organiseert losse sportprogramma’s van tien weken. Voor elk sportprogramma moeten deelnemers zich elke keer apart inschrijven. Bitjes & Nopjes moet daarom het gehele jaar door aandacht besteden aan het werven van deelnemers. Het is daarom raadzaam om een marketing en communicatieplan te schrijven. 3. Zoals hierboven staat beschreven, schrijven de deelnemers zich in per sportprogramma. Omdat het in de lijn der verwachting ligt dat Bitjes & Nopjes zal groeien, betekent dit dat Bitjes & Nopjes in het derde jaar 216 inschrijven heeft. Het is daarom raadzaam om een eigen website te maken voor Bitjes & Nopjes waar deelnemers zich automatisch (al ruim van te voren) kunnen inschrijven voor één of meerdere sportprogramma’s en kunnen betalen door middel van IDEAL. 4. Bitjes & Nopjes heeft veel potentie en om alle verwachtingen waar te maken dienen bovenstaande adviezen uitgevoerd te worden. Omdat dit veel tijd en kennis vergt is het raadzaam om het marketing en communicatieplan, de website en het vrijwilligersbeleid te laten maken door stagiaires van Hbo-opleidingen.
0
Bronnenoverzicht Boeken Collins, J. (2011). Good to Great. Amsterdam: Business Contact Gast, W. de (2009) Basisboek vrijwilligersmanagement. Werven, sturen, motiveren. Bussum: Coutinho Jans, E. O. J. (2009). Grondslagen Administratieve Organisatie. Groningen: WoltersNoordhoff. Rustenburg, G. B. (2003) Marketing Nima-B Kernstof. Groningen: Wolters-Noordhoff.
Internet Belastingdienst (2011) http://belastingdienst.nl/particulier/vrijwilligers/vrijwilligers-02.html (bezocht op 25 juli 2011) KNVB (2011). http://www.sportlink.com/manager/dms/index.php?option=com_content&view=article&id=21 (bezocht op 17 juli 2011) MHC- Alliance (2011) http://www.mhcalliance.nl/site/default.asp?m=1&option=2502&stcname=algemeneinfo_alliance_historie&s= 1 (bezocht op 11 mei 2011) RCH (2011) http://www.rch-voetbal.nl/index.php/historie-museum (bezocht op 11 mei 2011) Sportsupport (2011). http://www.sportsupport.nl/sport-in-de-wijk/combinatiefuncties (bezocht op 10 augustus 2011) Volkkrant (2011). http://www.volkskrant.nl/vk/nl/2844/Archief/archief/article/detail/1829360/2011/01/29/Hockey bond-hard-op-weg-naar-300-000-leden.dhtml (bezocht op 12 juli 2011)
Artikelen Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (2006) Tijd voor sport. pp. 39-40
Interviews Dellenbag, E (2011). MHC Alliance Hockey Academie, algemene zaken Hazevoet, H. (2011) RCH, Jeugdvoorzitter Koller, D. (2011) RCH, Jeugdvoorzitter) Streun, J. van (2011) RCH, bestuurslid technische zaken Dellenbag, F. (2011) MHC Alliance, bestuurslid Alliance Hockey Academie 30 0
Gerritsen, H. (2011) RCH, voorzitter Nugteren, D (2011) MHC Alliance, Manager Alliance Hockey Academie Wit, B. de (2011) SportSupport, Projectleider combinatiefuncties
0
Bijlage A KNVB Verzekeringen Verzekeringen Collectieve aansprakelijkheidsverzekering Ten behoeve van de KNVB en de aangesloten leden. Beknopt dekkingsoverzicht vanaf 01-07-2005 Aansprakelijkheid - De verzekering dekt de aansprakelijkheid van de verzekerden voor schade (letsel- en zaakschade, inclusief gevolgschade), waar ook ter wereld toegebracht aan derden. Wie zijn verzekerd - De KNVB met zijn districten. - Het bestuur van de KNVB en de besturen van de districten. - De door de KNVB toegelaten verenigingen en haar bestuurders. - Personen die bij de KNVB als leden zijn geregistreerd en waarvoor contributie wordt betaald. - Vrijwilligers (niet-leden), gedurende de tijd dat zij werkzaamheden verrichten ten behoeve - van verzekerden. - Personen die deelnemen aan door de KNVB georganiseerde schoolvoetbalwedstrijden, - bedrijfs- en zomeravondwedstrijden e.d. - Functionarissen in dienst van de KNVB, zijn districten en/of de door de KNVB toegelaten - verenigingen/stichtingen, zoals consuls, (assistent-)scheidsrechters en dergelijke. - De UEFA of de FIFA als (mede)organisator van voetbalevenementen binnen Nederland. Verzekerd bedrag - Voor aansprakelijkheid van de genoemde verzekerden geldt een verzekerd bedrag van € 12.500.000,00 per gebeurtenis. Eigen risico - Op uitkeringen voor schade aan zaken wordt per gebeurtenis een eigen risico in mindering gebracht van € 500,00. - Bij aansprakelijkheid voor schades lager dan € 500,00 behoeft derhalve geen melding te worden gedaan bij de verzekeraar. Wanneer geldig - Tijdens alle (club)activiteiten, dus niet alleen de deelname aan trainingen of wedstrijden, maar ook alle overige activiteiten die het algemeen belang van de verenging dienen, zoals bezoek aan vergaderingen en cursussen, als toeschouwer bij thuis- en uitwedstrijden enzovoort. - Tijdens trainingen en/of wedstrijden in vertegenwoordigende elftallen van de KNVB. Tijdens de reis naar of van dergelijke activiteiten, mits gereisd wordt via de kortste weg en zonder onderbrekingen. Uitsluitingen - Opzet; de aansprakelijkheid voor een schade die opzettelijk of met goedvinden van een verzekerde is toegebracht. - Motorrijtuigen; de aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt met of door motorrijtuigen en luchtvaartuigen; wel gedekt is echter de aansprakelijkheid voor schade door of met niet gekentekende motorrijtuigen, zoals grasmaaiers, die gebruikt worden voor de aanleg of het onderhoud van sportterreinen. - Opzicht; de aansprakelijkheid voor schade aan zaken van derden die een verzekerde, of iemand namens hem, ten vervoer of ter bewaring zijn toevertrouwd, of die hij krachtens enige overeenkomst onder zich heeft; voor het amateurvoetbal is echter wel een beperkte dekking van kracht, ondermeer voor gehuurde zaken. - Diefstal/vermissing; de aansprakelijkheid voor schade verbandhoudend met diefstal, verduistering, vermissing en verwisseling van zaken. - Aansprakelijkheid voor schade als gevolg van een legionellabesmetting.
0 32
-
Asbest; niet verzekerd is de aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door, voortgevloeid uit of verband houdend met asbest of asbesthoudende zaken.
Toerekenbaarheid - Voor een geldig beroep op deze verzekering is in ieder geval vereist dat een verzekerde voor de toegebrachte schade aansprakelijk is, dat er een zogenaamde toerekenbare tekortkoming aan de orde is; het is belangrijk om te weten dat er in het algemeen geen aansprakelijkheid is voor schade die bij een ‘normaal spelverloop’ wordt toegebracht. Schademelding - Melding van een schade c.q. een aansprakelijkstelling dient plaats te vinden bij brief aan Aon Nederland, t.a.v. F. Kappers, Postbus 12250, 1100 AG Amsterdam-ZO, o.v.v. KNVB 100146/800. Andere verzekeringen - De dekking van deze verzekering is secundair; dit betekent nadrukkelijk dat schade die krachtens enige andere verzekering voor vergoeding in aanmerking komt allereerst op die andere verzekering moet worden geclaimd. Polisvoorwaarden - Het bovenstaande vormt slechts een uittreksel van de voorwaarden; de volledige en bindende polisvoorwaarden liggen ter inzage op de KNVB districtskantoren.
33
0
Bijlage B Intentieverklaring Sportsupport
34 0
Bijlage C Wervingstekst vacature sportcoördinator Voetbalvereniging RCH en hockeyvereniging MHC Alliance uit Heemstede zijn voor een uniek samenwerkingsproject op zoek naar een:
Sportcoördinator (m/v) (4 uur per week) Bitjes & Nopjes is een innovatief sportproject voor 5-7 jarigen en bestaat uit een breed spectrum aan bewegingsvormen waarbij hockey, voetbal en plezier centraal staan. Door op 5- jarige leeftijd op een positieve, uitdagende en leuke manier kennis te maken met voetbal en hockey, fungeert Bitjes & Nopjes als springplank naar een sportieve toekomst. Tijdens wekelijkse lessen wordt aan essentiële sportvaardigheden gewerkt. Kinderen leren de verschillende bewegingen en technieken van voetbal en hockey door speelse oefenvormen die speciaal voor deze leeftijdsgroep zijn samengesteld. Doel van de functie: De sportcoördinator organiseert het sportprogramma van Bitjes & Nopjes. Hij/zij geeft leiding aan de trainers, begeleidt stagiaires en onderhoudt nauw contact met de algemeen coördinatoren van RCH en MHC Alliance. Belangrijkste taken: - Op basis van het sportplan voorbereiden en uitvoeren van de sportprogramma’s - Instrueren en begeleiden van een of enkele sportinstructeur(s) en stagiaire(s) Functie eisen: - MBO werk- en denkniveau - Diploma ALO, CIOS of ROC Sport & Bewegen of trainersdiploma KNVB of KNHB - Ruime kennis van en affiniteit met hockey en/of voetbal - In bezit van rijbewijs en eigen vervoer - Woonachtig in de nabijheid van Heemstede - In overleg mogelijk op maandag, woensdag of zondag De kerncompetenties klantgericht opereren, professioneel handelen, plannen en organiseren zijn vereist voor deze functie. Arbeidsvoorwaarden: Gepaste financiële vergoeding en kledingpakket. Interesse? Reageren op deze functie kan tot en met medio september 2011. Voor nadere informatie kan je je wenden tot Michael van Zijtveld, telefoon 06-28121897. Een schriftelijke sollicitatie inclusief CV en motivatie kan je mailen naar
[email protected] onder vermelding van de functienaam.
35 0
Bijlage D Aanmeldformulier Bitjes & Nopjes Gegevens deelnemer Achternaam Tussenvoegsel(s) Voornaam Geboortedatum Geslacht Kledingmaat
Contactgegevens ouder/verzorger Achternaam Tussenvoegsel Voornaam Adres + huisnummer Postcode Woonplaats e-mailadres Telefoonnummer Mobiel nummer
Voor welk blok schrijft u in? (aankruisen wat van toepassing is) Seizoen 2011-2012 Blok 1: Seizoen 2011-2012 Blok 2:
Seizoen 2012-2013 Blok 1: Seizoen 2012-2013 Blok 2:
Betaling De kosten per blok zijn €100,00. Genoemd bedrag moet maximaal een week voor de start van het blok bij Bitjes & Noppen binnen zijn, onder vermelding van “naam deelnemer” en “bloknummer”. Het rekeningnummer van Bitjes & Noppen is “rekeningnummer”
Definitieve inschrijving De plekken worden verdeeld op basis van het moment van inschrijving. Indien wij het inschrijfformulier of de betaling niet op de juiste wijze hebben ontvangen dan wordt de plek aan een ander gegeven.
Als wij het inschrijfformulier en uw betaling in goede orde hebben ontvangen, ontvangt per email een bevestiging van deelname. Pas dan is de inschrijving definitief. U kunt dit formulier opsturen naar
[email protected]
0 36
