het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

119

Archieven van

het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering en van de commissies, comités en raden die er aan verbonden zijn Selectielijst versie aangepast in

2014

door

Nicolas SURDIACOURT

5318

Brussel – Bruxelles 2014

ARCHIEVEN VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR ZIEKTE- EN INVALIDITEITSVERZEKERING EN VAN DE

COMMISSIES, COMITÉS EN RADEN DIE ER AAN VERBONDEN ZIJN

SELECTIELIJST VERSIE AANGEPAST IN 2014



119

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5318 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



119

Archieven van

het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering en van de commissies, comités en raden die er aan verbonden zijn Selectielijst VERSIE AANGEPAST IN 2014

door

Nicolas SURDIACOURT


DE SELECTIELIJST: EEN BEHEERSINSTRUMENT Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op elektronische, magnetische, optische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed documenten informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

INHOUDSTAFEL

A. ALGEMENE ADMINISTRATIE ...................................................................................... 19 B. BEHEER VAN DE GEZONDHEIDSZORG ..................................................................... 20 B1. Directie-generaal.................................................................................................. 20 B1.1. Strategische en beheersondersteuning ................................................. 20 B1.2. Actuariaat & begroting ........................................................................ 21 B1.3. Juridische steun & toegankelijkheid van verzekering ......................... 21 B1.4. Coördinatie HR .................................................................................... 23 B1.5. Stafmedewerkers – Commissie begrotingscontrole ............................. 23 B1.6. Coördinatie ICT ................................................................................... 23 B2. Internationale betrekkingen ................................................................................. 24 B3. Geneesmiddelen ................................................................................................... 25 B4. Verzorgingsinstellingen en -diensten................................................................... 26 B5. Onderzoek, ontwikkeling en kwaliteitspromotie ................................................. 47 B6. Medische sector ................................................................................................... 48 B7. Beheer van de individuele dossiers zorgverstrekkers & sectoren betreffende tandheelkunde, verpleegkunde, vroedvrouwen, kinesitherapie, logopedie en accreditering ............................................................................................................... 51 C. UITKERINGEN ................................................................................................................. 53 C1. Secretariaat van het Directoraat-generaal ............................................................ 53 C2. Professionele re-integratie ................................................................................... 55 C3. Studie over de kwaliteit en onderzoek in termen van arbeidsongeschiktheid ..... 56 C4. Administratief beheer ......................................................................................... 57 C5. Juridisch beheer ................................................................................................... 58 C6. Financieel beheer en statistieken ......................................................................... 63

7

D. GENEESKUNDIGE EVALUATIE EN CONTROLE....................................................... 64 D1. Algemene directie en management van de diensten geneeskundige evaluatie en controle ....................................................................................................................... 64 D2.1. Algemeen beheer van de diensten geneeskundige evaluatie en controle ......... 65 D2.2. Juridische steun ................................................................................................ 67 D2.3. Griffie van de administratieve rechtspraak ....................................................... 67 D2.4. ICT-ondersteuning ............................................................................................ 68 D3. Informatie, advies en externe communicatie ....................................................... 68 D4. Verzekeringscontrole GVU ................................................................................. 69 D5. Verzekeringsevaluatie GVU ................................................................................ 71 D6.Geneeskundige evaluatie en controle: provinciale secties.................................... 72 E. ADMINISTRATIEVE CONTROLE .................................................................................. 73 E1. Algemene directie van de diensten voor administratieve controle ...................... 73 E1.1. Algemeen secretariaat van de diensten voor administratieve controle 73 E1.2. Juridische steun .................................................................................... 76 E1.3. Secretariaat en beheer documentatie - Infodac .................................... 77 E2. Controle en responsabilisering van de verzekeringsinstellingen en strijd tegen de sociale fraude .............................................................................................................. 79 E2.1. Controle en responsabilisering van de verzekeringsinstellingen ......... 79 E2.2. Sociale controle .................................................................................... 81 E3. Controle en beheer van de toegankelijkheidsgegevens en archivering van gegevens ..................................................................................................................... 88 E3.1.Beheer van de gegevens inzake administratieve toegankelijkheid ....... 84 E3.2. Beheer van de gegevens voor financiële toegankelijkheid ................. 87 F. ONDERSTEUNING OP CENTRAAL NIVEAU .............................................................. 90 F1. Algemene administratie........................................................................................ 90 F1.1. Communicatie ...................................................................................... 90 F1.2. Gegevensbeheer ................................................................................... 92 F1.3. Modernisering ...................................................................................... 95

8

F1.4. Preventie en bescherming op het werk ................................................. 99 F2. Beheer van administratieve en juridische zaken en geschillen .......................... 105 F2.1. Juridische steun en geschillen ............................................................ 105 F2.2. Algemeen secretariaat van administratieve en juridische zaken en geschillen ..................................................................................................... 108 F2.3. Beheer en bewaring van de documentatie .......................................... 112 F3. Financieel beheer ............................................................................................... 113 F4. Personeelsbeheer ................................................................................................ 118 F5. ICT-beheer ......................................................................................................... 122 F6. Beheer van de infrastructuur .............................................................................. 124 F7. Logistiek ............................................................................................................. 127 F7.1. Secretariaat van de dienst belast met de logistiek .............................. 127 F7.2. Beheer van het onthaal van bezoekers en externen ............................ 128 F7.3. Opmaak van documenten en verzending ........................................... 129 F7.4. Aankopen ........................................................................................... 129 G. DOSSIERS VAN DE COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN VERBONDEN AAN HET RIZIV .................................................................................................................................... 133 Comités, commissies en raden met betrekking tot de gezondheidszorg .................. 136 Comités, commissies en raden met betrekking tot de uitkeringen ........................... 141 Comités, commissies en raden met betrekking tot de evaluatie en medische controle .................................................................................................................................. 142 Comités, commissies en raden met betrekking tot de administratieve controle ....... 143 Comités, commissies en raden met betrekking tot ondersteuning............................ 143

9

LIJST VAN AFKORTINGEN AG

Adjunct-administrateur-generaal

AG

Administrateur-generaal

AOD

Algemeen ondersteunende diensten

ARA

Algemeen Rijksarchief

BCSZ

Beheerscomité van de Sociale Zekerheid

BFM

budget financiële middelen

BOC

basisoverlegcomité

BS

Belgisch Staatsblad

CAF

Common assesment framework

CDV

Centra voor dagverzorging

CDZ

Controledienst voor de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen

CTG

Commissie tegemoetkoming geneesmiddelen

CVGZ

Comité van de verzekering voor geneeskundige zorg

DA

Directie administratief beheer (Dienst uitkeringen)

DAC

Dienst voor administratieve controle

DFS

Directie financiën en statistiek (Dienst uitkeringen)

DG

Directoraat-generaal

DGEC

Dienst voor geneeskundige evaluatie en controle

DGV

Dienst voor geneeskundige verzorging

DIMONA

Déclaration immédiate à l’emploi. Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling

DJ

Directie juridisch beheer (Dienst uitkeringen)

DM

Directie medisch beheer (Dienst uitkeringen)

DMFA

Déclaration mulifonctionnelle. Multifunctionele aangifte

DOSZ

Dienst voor overzeese sociale zekerheid

EMAS

Europees Milieumanagement- en Audit Schema

FAO

Fonds voor arbeidsongevallen

11

FBZ

Fonds voor beroepsziekten

FOD

Federale overheidsdienst

GDT

Geïntegreerde diensten voor thuisverzorging

GMD

Globaal medisch dossier

GRI

Geneeskundige Raad voor Invaliditeit

GVU

Geneeskundige verzorging en uitkeringen

HR

human resources

HVKZ

Hulp- en Zorgkas voor Zeevarenden

HVW

Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen

HZIV

Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

IBW

Initiatieven voor beschut wonen voor psychiatrische patiënten

ICT

informatie- en communicatietechnologie

KAPPA Het concordantiepercentage tussen twee evaluaties uitgevoerd in het kader van de toepassing van het KB van 28 augustus 2008 (art. 5) KB

Koninklijk besluit

KCE

Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg

KSZ

Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

Labo’s genetica

Laboratoria voor klinische biologie, pathologische anatomie en menselijke

LCM

Landsbond der Christelijke Mutualiteiten

MAF

Maximumfactuur

MB

ministerieel besluit

MLOZ

Mutualités libres. Onafhankelijke ziekenfondsen

MvM

Maatschappij voor mecanografie ter toepassing van de sociale wetten

MZG

minimale ziekenhuisgegevens

NCAG

Nationaal college van adviserend geneesheren

NCAZ

Nationale commissie artsen-ziekenfondsen

NBB

Nationale Bank van België

NIC

Nationaal Intermutualistisch College 12

NRKP

Nationale raad voor kwaliteitspromotie

OC

Overeenkomstencommissie

OESO

Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

OISZ

openbare instellingen voor sociale zekerheid

PDOS

Pensioendienst voor de overheidssector

PTL

persoon ten laste

PVT

psychiatrisch verzorgingstehuis

RA

Rijksarchief

RIZIV

Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering

RJV

Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie

RKW

Rijksdienst voor kinderbijslag voor werknemers

ROB

rustoorden voor bejaarden

RSVZ

Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen

RSZ

Rijksdienst voor sociale zekerheid

RSZPPO Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten RVA

Rijksdienst voor arbeidsvoorziening

RVP

Rijksdienst voor pensioenen

RVT

rust- en verzorgingstehuizen

RVV

Rechthebbenden op de verhoogde (verzekerings)tegemoetkoming

RVZI

Rijksfonds voor verzekering tegen ziekte en invaliditeit

SIS

Sociaal informatie systeem

SPOC

single point of contact

SSG

Soutien à la stratégie et la gestion

TMR

Technisch medische raad

TRZ

Technische raad voor ziekenhuisverpleging

UNML

Union national des Mutualités libérales

UNMN

Union national des Mutualités neutres

13

UNMS

Union national des Mutualités socialistes

VI

verzekeringsinstellingen

VSVZ

Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen

VT

verhoogde tegemoetkoming

WG

Werkgroep

WGV

Werkgroep verzekerbaarheid

WIGW

Weduwen, invaliden, gepensioneerden en wezen

WIV

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

14

GEBRUIKSAANWIJZING: De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeks de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdeling vormt voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  Bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer

15

hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Algemeen Rijksarchief. De definitieve bestemmingen vermeld in deze archiefselectielijst kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier.

VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven:   

Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) De archiefreeksen die als toegang dienen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) De door andere archiefvormers neergelegde archieven

16

ARCHIEVEN VAN HET RIZIV

17

Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering - Archiefselectielijst

Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. ALGEMENE ADMINISTRATIE A1.001

Interne briefwisseling (kopieën van brieven naar diensten)

6 jaar

Vernietigen

A1.002

Briefwisseling van de administrateur

6 jaar

Vernietigen

A1.003

Briefwisseling met het kabinet van de minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid

30 jaar

Bewaren en overbrengen naar het RA

A1.004

Dossiers inzake externe klachten

5 jaar

Vernietigen

A1.005

Personeelsdossiers (leidinggevende functies)

Duur van het mandaat

Vernietigen

A1.006

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

10 jaar

Vernietigen

A1.007

Toespraken en presentaties met betrekking tot de interne en externe voorstelling van het RIZIV

Tot opmaak nieuwe versie

Vernietigen

A1.008

Dossiers inzake het comité CINAMI : Bewaren en overbrengen naar het RA

-

Nota’s en notulen

30 jaar

-

Agenda’s, lijsten (deelnemers, aanwezigheden), uitnodigingen, enz.

6 jaar

Vernietigen

19

Zich ervan vergewissen dat het dossier bij de HR-dienst volledig is.


Code

Reeks



Opmerkingen

B. BEHEER VAN DE GEZONDHEIDSZORG B1. DIRECTIE-GENERAAL B1.1. STRATEGISCHE EN BEHEERSONDERSTEUNING B1.1.001

Briefwisseling: ‐

Dubbels van de inkomende en uitgaande brieven

10 jaar

Vernietigen

‐

Briefwisseling van de Directeur-generaal

10 jaar

Vernietigen

-

-

10 jaar

Vernietigen

B1.1.002

Nota’s en pv’s van het Verzekeringscomité en de Algemene raad

B1.1.003

Omzendbrieven (intern, VI, zorgverstrekkers)

B1.1.004


10 jaar

Vernietigen

B1.1.005

Dossiers inzake klachtenbehandeling

10 jaar

Vernietigen

B1.1.006

Documenten met betrekking tot vergaderingen

10 jaar

Vernietigen

B1.1.007

Documenten met betrekking tot de strategie (beleid)


Vernietigen

B1.1.008

Lijsten met contactgegevens van de leden en contactpersonen (in het kader van het Verzekeringscomité en de Algemene raad)


Vernietigen

20

Zie: G.006 en G.007. Omzendbrieven VI: zie F.2.3.013.


Code

Reeks



Opmerkingen

B1.2. ACTUARIAAT & BEGROTING B1.2.001

Databank boekhouding

7 jaar

Vernietigen

B1.2.002

Stortingsbewijzen

7 jaar

Vernietigen

B1.2.003

Rapporten aan het Verzekeringscomité en aan de Algemene raad

2 jaar

Vernietigen

Bevinden zich in de nota’s van het Verzekeringscomité (G.007) en van de Algemene raad (G.006).

B1.2.004

Halfjaarlijkse auditrapporten per sector

2 jaar

Vernietigen

Bevinden zich in de nota’s van het Verzekeringscomité (G.007) en van de Algemene raad (G.006).

B1.2.005

Stukken betreffende informatie-aanvragen over de begroting afkomstig van buitenaf (studenten, artsen, enz.) en van binnenuit (andere diensten)

1 jaar

Vernietigen


Vernietigen

B1.3. JURIDISCHE STEUN & TOEGANKELIJKHEID VAN VERZEKERING B1.3.001

Documentatiedossiers (betwistingen, ‘dossiers maîtres’, juridische analyses, reglementering, stages, uiteenzettingen)

21


Code

B1.3.002

Reeks

Dossiers inzake betwistingen (beroepen, Raad van State, enz.)



Opmerkingen

10 jaar na definitieve uitspraak voor eenvoudige dossiers

Selecteren en overbrengen naar het RA

De principedossiers bewaren. De eenvoudige dossiers vernietigen.

30 jaar voor principedossiers B1.3.003

Dossiers inzake reglementering (KB, adviezen, omzendbrieven, ‘dossiers maîtres’, documenten met betrekking tot parlementaire vragen, enz.)

B1.3.004

Documenten met betrekking tot comités

B1.3.005

B1.3.006

‐

Commissie voor begrotingscontrole

‐

CINAMI

‐

Technische raden


Vernietigen

-

-

15 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Werkgroep verzekerbaarheid (WGV) ‐

Nota’s

‐

Notulen

Briefwisseling met: ‐

de sociaal verzekerden

‐

de andere diensten van het RIZIV

22

Zie: G.008, A1.008 en G.017.


Code

Reeks



Opmerkingen

B1.4. COÖRDINATIE HR Zie: Ondersteuning op centraal niveau - Personeelsbeheer (F4) B1.5. STAFMEDEWERKERS - COMMISSIE BEGROTINGSCONTROLE B1.5.001

Begrotingsadviezen bestemd voor het Verzekeringscomité en het Algemeen beheerscomité

B1.5.002

Basisnota's voor het opstellen van adviezen (uitgaande van de overeenkomstencommissies)

B1.5.003

Werkdocumenten met betrekking tot bijeenkomsten van de commissie (ondersteunende werkdocumenten, hulpmiddelen voor informatiebeheer, enz.)

B1.5.004

Nota’s en notulen van de Commissie voor begrotingscontrole

B1.5.005

Briefwisseling met: ‐

leden van de Commissie voor begrotingscontrole

‐

ministers en kabinetten (Sociale Zaken en Begroting)

‐

andere commissies

B1.6. COÖRDINATIE ICT Zie: Ondersteuning op centraal niveau - Beheer van ICT (F5)

23

20 jaar

Vernietigen

20 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

-

-

7 jaar

Vernietigen

Bevinden zich in de nota’s van het Comité (G.007) en de Raad (G.006).

Zie: G.008.


Code

Reeks



B2. INTERNATIONALE BETREKKINGEN ADMINISTRATIEF BEHEER B2.001

Individuele dossiers van gepensioneerden

10 jaar na het overlijden van de persoon

Vernietigen

B2.002

Individuele tarificatiedossiers

10 jaar na het overlijden van de persoon

Vernietigen

B2.003

Vragen voor inlichtingen: ‐

van privépersonen

6 jaar

Vernietigen

‐

van instellingen

6 jaar

Vernietigen

B2.004

Verzendingsrapporten Europese formulieren

6 jaar

Vernietigen

B2.005


6 jaar

Vernietigen

B2.006

Documenten met betrekking tot vragen van het kabinet

6 jaar

Vernietigen

B2.007

Notulen van de vergaderingen met de VI 20 jaar


15 jaar

Vernietigen

B2.008

Rapporten van werkgroepen

24

Opmerkingen


Code

Reeks

B2.009

Nota’s over de interne werking van de dienst

B2.010

Voorbereidende documenten (vergaderingen, omzendbrieven, enz.)




Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

3 jaar na de laatste beweging (terugbetaling)

Vernietigen

Opmerkingen

FINANCIEEL BEHEER B2.011

Dossiers inzake interventies in het buitenland (informatie en terugbetalingen)

B2.012

Boekhoudkundige documenten

30 jaar

Vernietigen

B2.013

Briefwisseling (met betrekking tot financiële aspecten)

30 jaar

Vernietigen

B2.014

Statistieken (E112, grensarbeiders, afstand van het buitenlands pensioen, procedure Kohll-Decker, enz.)

30 jaar

Vernietigen

20 jaar na het afsluiten van het dossier

Vernietigen

B3. GENEESMIDDELEN B3.001

Dossiers inzake de terugbetaling van farmaceutische producten

25

Na beslissing van de Farmaceutische Raad mogen de gepubliceerde studies vernietigd worden mits behoud van hun referenties.


Code

Reeks

B3.002

Dossiers met betrekking tot weesgeneesmiddelen

B3.003


B3.004

Briefwisseling: ‐

Relaties met het kabinet

‐

Vragen om informatie (uitgaande van verschillende actoren: bedrijven, sociaal verzekerden, VI, enz.)

‐

Relaties met verschillende officiële instanties (FOD Economie, zorgverstrekkers, enz.)

‐

Interne briefwisseling (andere diensten van het RIZIV)




Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

B4. VERZORGINGSTELLINGEN EN –DIENSTEN SECRETARIAAT B4.001

Documenten met betrekking tot wetgevende aspecten: -

Documenten met betrekking tot parlementaire vragen Ontwerpen van besluiten Adviezen van de Raad van State over ontwerpen v besluiten Ontwerpen van verordening Originelen van de verordeningen getekend door het Verzekeringscomité

26

6 jaar Vernietigen Duur van de rechtsgeldigheid van de verordening

Opmerkingen


Code

Reeks

B4.002

Briefwisseling met het kabinet van de minister van Sociale Zaken (met betrekking tot: ROB-RVT-CDV; ziekenhuizen; diversen)

B4.003

Interne briefwisseling -

B4.004

12 jaar

Vernietigen

6 jaar

Vernietigen

6 jaar

Vernietigen

Zolang de omzendbrief van toepassing is

Vernietigen

Opmerkingen

de FOD Volksgezondheid de VI de PVT en IBW de ziekenhuizen de ROB, RVT, CDV diverse instellingen diverse particulieren

Omzendbrieven: -

B4.006


Externe briefwisseling met: -

B4.005

met de Commissie voor begrotingscontrole met de andere diensten van het RIZIV


aan de ROB, RVT, CDV aan de algemene ziekenhuizen en aan de psychiatrische ziekenhuizen en diensten aan de PVT aan de IBW "eindeloopbaan"

Briefwisseling en overeenkomsten "Protocol 2" met betrekking tot de financiering van proefprojecten voor het versterken van de thuiszorg

7 jaar na het afsluiten van de overeenkomst

27


De overeenkomsten bewaren.


Code

Reeks



Opmerkingen

B4.007

Briefwisseling en overeenkomsten "Protocol 3" met betrekking tot de opdracht van internationale of nationale deskundigen aangeduid in het kader van de evaluatie en wetenschappelijke begeleiding van de projecten alternatieve zorg en zorgondersteuning voor fragiele bejaarden




B4.008

Briefwisseling en overeenkomsten tussen het Verzekeringscomité en de Gewesten met betrekking tot de dagcentra voor palliatieve zorg




-

-

Zie: G.013.

-

-

Zie: G.013.

SECRETARIAAT VAN DE OVEREENKOMSTENCOMMISSIES B4.009

Overeenkomstencommissie tussen de ROB, RVT en de VI -

B4.010

Nota’s Notulen Agenda's

Overeenkomstencommissie tussen de ziekenhuisinstellingen en de VI -

Nota’s Notulen Agenda's

28


Code

B4.011

Reeks

Opmerkingen

WG "Palliatieve zorg" WG "Rol van de coördinerende geneesheer in de RVT" WG "Dementie" WG "Supplementen in RVT" WG CVGZ "Nieuwe zorginitiatieven" WG "Dialyse" WG "Smeets" WG "Herschaling" WG "Ambulante patiënt/gehospitaliseerde patiënt" WG "Overeenkomsten Huntington - MS - ALS" WG "Overeenkomst Revalidatie nabehandeling" WG "Geneesmiddelen in het PVT" WG CVGZ "Therapeutische projecten" WG "Artikel 107"

15 jaar

Vernietigen

-

-

Zie: G.013.

-

-

Zie: G.013.

Overeenkomstencommissie tussen de psychiatrische verzorgingsinstellingen en -diensten en de VI: -

B4.013


Nota’s en notulen van de werkgroepen (WG): -

B4.012


Notulen Nota’s Agenda's

Overeenkomstencommissie tussen de psychiatrische verzorgingstehuizen en de VI: -

Notulen Nota’s

29


Code

B4.014

Reeks

Overeenkomstencommissie tussen de initiatieven voor beschut wonen voor psychiatrische patiënten en de VI: -

B4.015


Opmerkingen

-

-

Zie: G.013.

-

-

Zie: G.017.



Technische raad voor ziekenhuisverpleging (TRZ): -

B4.016

Notulen Nota’s


Besluiten van benoemingen en ontslagen (kopieën) Individuele inlichtingenfiches van de leden Nota’s Notulen Agenda's

Nationale overeenkomsten tussen de verzorgingsinstellingen en diensten en de verzekeringsinstellingen: -

Originele overeenkomsten Historiek van de nationale overeenkomsten

SECRETARIAAT VAN HET NATIONAAL COLLEGE VAN ADVISEREND GENEESHEREN (NCAG) B4.017

Samenstelling van het NCAG: -

Lijsten, contactgegevens van de leden Besluiten van benoemingen en ontslagen (kopieën) Aanwezigheidslijsten en zitpenningen

B4.018

Nota’s en notulen

B4.019

Briefwisseling

30

10 jaar

Vernietigen

-

-

10 jaar

Vernietigen

Zie: G.021.


Code

B4.020

Reeks

Dossiers inzake sectorale commissies: -

Resultaten van de controles Arbeidsrechtbank



10 jaar na het afsluiten van het dossier (behalve in geval van geschil)

Vernietigen

AUDIT-CONTROLE: KAPPA B4.021

Samenstelling van de lokale colleges: listings

B4.022

Briefwisseling met: -

B4.023

de juridische dienst van de Dienst geneeskundige verzorging de VI de lokale colleges: te controleren instellingen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Briefwisseling met de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen: -

Selectie Briefwisseling per maand Aankondiging Kappa Schriftelijke mededelingen Forfaitaire uitkeringen Varia

-

Boetes

Vernietigen 10 jaar Tot het afsluiten van het geschil

31

Opmerkingen


Code

Reeks



10 jaar (behalve in geval van beroep)

Vernietigen

B4.024

Vonnissen van de arbeidsrechtbank

B4.025

Dossiers van de KAPPA-controles in ROB en RVT

10 jaar

Vernietigen

B4.026

Juridische dossiers

10 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

INDIVIDUELE DOSSIERS RUSTOORDEN VOOR BEJAARDEN - RUST- EN VERZORGINGSTEHUIZEN - CENTRA VOOR DAGVERZORGING B4.027

Individuele dossiers van rustoorden voor bejaarden (ROB)


Vernietigen

B4.028

Individuele dossiers van rust- en verzorgingstehuizen (RVT)


Vernietigen

B4.029

Individuele dossiers van centra voor dagverzorging (CDV)


Vernietigen

32


Code

B4.030

Reeks

ROB RVT CDV Andere instellingen

Dossiers derde luik (met betrekking tot bijzondere financieringen): -

ROB RVT CDV

B4.032

Verklaringen op eer over de authenticiteit van de geleverde gegevens

B4.033

Betalingen: -

B4.034


10 jaar

Vernietigen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

6 jaar na het stopzetten van de activiteit

Vernietigen

Dossiers "eindeloopbaan" -

B4.031


Betalingsopdrachten aan de Financiële directie in het kader van de maatregelen eindeloopbaan en het derde luik Gegevens van de betalingen derde luik Gegevens van de betalingen eindeloopbaan

Contracten van de referentiepersonen dementie (deel E3 van het forfait ROB-RVT)

33

Opmerkingen


Code

B4.035

B4.036

B4.037

B4.038

Reeks



Intentieverklaringen voor de opleiding van personeel voor dementie (deel H van het forfait ROB-RVT)


Vernietigen

Attesten van het gebruik van bestrijdingsmiddelen van nosocomiale ziekten


Vernietigen

Aanvragen van wachtwoorden voor het gebruik van de elektronische toepassing rusthuizen


Vernietigen

Verklaringen op eer van onregelmatige prestaties


Vernietigen

ALGEMENE ZIEKENHUIZEN B4.039

Individuele dossiers van ziekenhuizen


34

Vernietigen

Opmerkingen


Code

Reeks



B4.040

Dossiers van de algemene ziekenhuizen en psychiatrische ziekenhuizen in orde voor het Protocol Carenet


Vernietigen

B4.041

Dossier Protocol Carenet in afwachting van overeenkomst


Vernietigen

B4.042

Afwijkingen en uitzonderingen op het Protocol Carenet


Vernietigen

B4.043

Jaarlijkse vragenlijsten "Dialyse" (vanaf 2004)

10 jaar

Vernietigen

B4.044

Klassement van de ziekenhuizen erkend voor dialyse (met kopie van de erkenningen en briefwisseling die hierover werd verstuurd)

10 jaar

Vernietigen

B4.045

Nota's van de FOD Volksgezondheid over de vereffening van de subsidies «HOP-PSY-PVT-IBW» aan de VI


Vernietigen

B4.046

Kennisgeving van de wijzigingen van de verpleegdagprijs en kennisgeving van de nieuwe prijs voor de Tf-bedden van de psychiatrische ziekenhuizen van Geel en Lierneux (indexsprong)

10 jaar

Vernietigen

35

Opmerkingen


Code

Reeks




Vernietigen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

PSYCHIATRISCHE ZIEKENHUIZEN B4.047

Individuele dossiers van psychiatrische ziekenhuizen

PSYCHIATRISCHE VERZORGINGSTEHUIZEN B4.048

Individuele dossiers van de psychiatrische verzorgingstehuizen

B4.049

Statistieken betreffende het aantal plaatsen in PVT en IBW

INDIVIDUELE DOSSIERS INITIATIEVEN BESCHUT WONEN TEN BEHOEVE VAN PSYCHIATRISCHE PATIËNTEN B4.050

Individuele dossiers van de initiatieven beschut wonen ten behoeve van psychiatrische patiënten


36

Vernietigen

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

BESCHIKBAARHEIDSHONORARIA ARTSEN-SPECIALISTEN & PERMANENTIEHONORARIA KINDERARTSEN B4.051

Interne briefwisseling met de: -

financiële dienst (betalingsaanvragen) juridische dienst ICT-dienst

10 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

B4.052

Omzendbrieven aan ziekenhuizen

B4.053

Beschrijving van de projecten en wijzigingen

7 jaar na afsluiting van het project

Vernietigen

B4.054

Lijsten van de ziekenhuizen voor betaling


Vernietigen

B4.055

Berekeningen van het budget

7 jaar

Vernietigen

INDIVIDUELE DOSSIERS BESCHIKBAARHEIDSHONORARIA ARTSEN-SPECIALISTEN & PERMANENTIEHONORARIA KINDERARTSEN B4.056

Formulier (met de gegevens van het ziekenhuis en van de hoofdgeneesheer)

7 jaar

Vernietigen

B4.057

Briefwisseling met de ziekenhuizen:

6 jaar

Vernietigen

37


Code

Reeks



Opmerkingen

KANDIDAATSTELLINGSDOSSIERS VOOR DE OVEREENKOMSTEN VOOR DE TENLASTENEMING VAN PERSONEN MET MULTIPLE SCLEROSE OF AMYOTROFE LATERAALSCLEROSE ENERZIJDS EN DE ZIEKTE VAN HUNTINGTON ANDERZIJDS, IN EEN GEVORDERD STADIUM VAN HUN AANDOENING B4.058

Dossiers ‘aanvragen’

10 jaar na het einde van de overeenkomst

Vernietigen

B4.059

Dossiers ‘overeenkomsten’



B4.060

Briefwisseling

10 jaar

Vernietigen

B4.061

Betalingsgegevens

7 jaar

Vernietigen

De overeenkomst bewaren.

FINANCIERING VAN THERAPEUTISCHE PROJECTEN INZAKE GEESTELIJKE GEZONDHEIDSZORG B4.062

Dossiers van de instellingen die een overeenkomst hebben gesloten met betrekking tot de financiering van therapeutische projecten inzake geestelijke gezondheidszorg



B4.063

Driemaandelijkse facturen van de therapeutische projecten en kennisgevingen van betaling

7 jaar

Vernietigen

B4.064

Betalingsopdrachten (aan de Financiële dienst) voor de therapeutische projecten

7 jaar

Vernietigen

38

De overeenkomst bewaren.


Code

Reeks



Opmerkingen

FINANCIERING VAN HET OVERLEG ROND EEN PSYCHIATRISCHE PATIËNT, DE ORGANISATIE EN COÖRDINATIE VAN DIT OVERLEG EN DE FUNCTIE VAN DE REFERENTIEPERSOON

B4.065

Dossiers van de GDT

Vernietigen


PROJECTEN ALTERNATIEVE ZORG EN ZORGONDERSTEUNING VOOR FRAGIELE BEJAARDEN B4.066

Dossiers van de aanvragen en individuele dossiers met briefwisseling, overeenkomsten, samenwerkingsakkoorden, driemaandelijkse betalingsopdrachten

B4.067

Chronologisch klassement van de driemaandelijkse betalingsopdrachten aan de Financiële dienst



7 jaar

Vernietigen


INDIVIDUELE DOSSIERS VAN DE LABORATORIA VOOR KLINISCHE BIOLOGIE, PATHOLOGISCHE ANATOMIE EN MENSELIJKE GENETICA B4.068


B4.069

de labo's het WIV het kabinet van de minister van Sociale Zaken de andere diensten van het RIZIV

Informaticacommissie: kopieën van de nota’s en notulen

39

10 jaar

Vernietigen

5 jaar

Vernietigen


Code

Reeks

B4.070

Omzendbrieven aan labo's

B4.071

Erkenningen



10 jaar

Vernietigen

6 jaar na stopzetting van de activiteiten van de zorgverstrekker

Vernietigen

B4.072

Lijsten van labo's


Vernietigen

B4.073

Lijsten van prestaties


Vernietigen

B4.074

Lijsten van codes


Vernietigen

B4.075

Projectbestanden

6 jaar na het einde van het project

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

AMBULANCEDIENSTEN B4.076


B4.077

de FOD Volksgezondheid de andere ambulancediensten de andere diensten van het RIZIV

Omzendbrieven naar ambulancediensten

40

Opmerkingen


Code

B4.078

B4.079

Reeks

Erkenningen

Lijsten van ambulancediensten



6 jaar na stopzetting van de activiteiten van de zorgverstrekker

Vernietigen


Vernietigen

FUNCTIONELE REVALIDATIE B4.080

Notulen en documenten van de akkoordraden van de referentiecentra (RC): -

RC Neuromusculair Centra voor diabetologie (diabetes kinderen, volwassenen, voetkliniek) RC Refractaire epilepsie RC AIDS RC Mucoviscidose

50 jaar


B4.081

Notulen en documenten van de WG locomotorische aandoeningen

15 jaar

Vernietigen

B4.082

Documenten met betrekking tot de zorgtrajecten (briefwisseling, nota’s en notulen)

12 jaar

Vernietigen

B4.083

Kandidaatstellingsdossiers (vraag tot het sluiten van overeenkomsten functionele revalidatie: briefwisseling, nota’s en notulen)


Vernietigen

41

Opmerkingen


Code

Reeks



B4.084

Besluiten inzake de nomenclatuur ‘ergotherapie’

Rechtsgeldigheid van het besluit

Vernietigen

B4.085

Besluiten betreffende de zorgtrajecten

Rechtsgeldigheid van het besluit

Vernietigen

B4.086

Document betreffende de transportkosten in het kader van de revalidatie

10 jaar

Vernietigen

B4.087

Documenten betreffende de Adviesraad

-

-

B4.088

Jaarrapporten van de referentiecentra voor hersenverlamming en spina bifida

10 jaar

Vernietigen

42

Opmerkingen

Zie G.018


Code B4.089

Reeks



10 jaar na het einde van de activiteit (behalve in geval van geschil)


Opmerkingen

Dossiers van de centra: -

Centra voor locomotorische revalidatie (950 + 9501 + 771), R30-R60 Centra voor de multidisciplinaire evaluatie op het vlak van rolstoelen (790) Centra voor respiratoire revalidatie (7.81.5) Centra voor hartrevalidatie - met nomenclatuur van hartrevalidatie (7.82.1) Centra voor volwassen psychiatrische patiënten (7.72) Centra voor verslaafden (7.73) Kinderpsychiatrische revalidatiecentra (7.74) Revalidatiecentra voor vroegtijdige stoornissen van de interactie ouders-kind (7.74.5) Pediatrische revalidatiecentra (7.76.5 - 7.76.6) Centra voor ambulante revalidatie (C.A.R.) (7.74) - de vroegere centra NOK en PSY (9.53 - 9.65) Centra voor gehoorproblemen (7.79) Centra voor neuropsychiatrische revalidatie (7.84.5) Centra voor ongewenste zwangerschappen (7.82.5) Centra voor revalidatie van patiënten die getroffen zijn door ernstige visuele stoornissen (9.69)

43



Code

B4.090

Reeks

-

B4.092


10 jaar na het einde van de activiteit (behalve in geval van geschil)



Vernietigen

Opmerkingen

Dossiers van de referentiecentra (RC): -

B4.091


RC Neuromusculaire ziektes (7.89.2) RC Hersenverlamming – Cerebral Palsy (7.89.5) RC Revalidatie van hersenverlamden (7.70 - 7.84) RC Spina Bifida (7.89.55) RC Monogenische erfelijke metabole ziektes (7.89.0) RC Mucoviscidose (7.89.1) RC Kindernefrologie (7.89.7) RC AIDS (7.76) RC Hemofilie RC Wiegedood bij zuigelingen – Referentiecentra voor cardiorespiratoire monitoring van zuigelingen teneinde wiegedood te voorkomen (7.83.5) RC Autisme (7.74.6) RC Refractaire epilepsie 7.89.3) RC Chronisch vermoeidheidssyndroom (CVS) (7.89.4) RC Chronische pijn (7.89.6)

Diabetesdossiers: zelfregulatie van volwassen patiënten (7.86), zelfregulatie bij kinderen en adolescenten (7.86.7), insulinepompen (7.86.5), voetklinieken (7.86.8), diabetes paspoort, prestaties van diëtisten en podologen, opleiding en materiaal in het kader van het zorgtraject diabetes (nomenclatuur van de RF) Dossiers van ziekenhuisdiensten geconventionneerd voor zuurstoftherapie thuis (7.81) - ademhalingsondersteuning thuis nCPAP (7.85)


44





Code

Reeks



B4.093

Dossiers inzake revalidatie in een herstellingsoord


Vernietigen

B4.094

Dossiers inzake respijtzorg (respijteenheden, respijthuizen)


Vernietigen

B4.095

Dossiers inzake de geheugenklinieken


Vernietigen

B4.096

Palliatieve thuiszorgteams


Vernietigen

B4.097

Prestaties orthoptie + optische hulpmiddelen voor slechtzienden (nomenclatuur van de revalidatieverstrekkingen)


Vernietigen

B4.098

Dossiers inzake vervoersonkosten in het kader van revalidatie

7 jaar

Vernietigen

45

Opmerkingen


Code

Reeks



B4.099

Erkenning van orthoptisten

6 jaar na het stopzetten van de activiteiten van de prestatieverlener bewaren in geval van betwistingen

Vernietigen

B4.100

Elektrolarynx - externe prothesen in geval van verminking van het gelaat (nomenclatuur van de revalidatieverstrekkingen)


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Duur van de overeenkomst


INTERNERING B4.101


Centra FOD Justitie Ministerieel kabinet de andere diensten van het RIZIV

B4.102

Overeenkomsten

B4.103

Facturen

7 jaar (behalve in geval van geschil)

Vernietigen

B4.104

Betalingsopdrachten

7 jaar (behalve in geval van geschil)

Vernietigen

46

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

B5. ONDERZOEK, ONTWIKKELING EN KWALITEITSPROMOTIE B5.002

Nota’s en notulen van de Nationale raad voor kwaliteitspromotie

-

-

Zie: G.019.

B5.003

Nota’s en notulen van de Profielencommissie

-

-

Zie: G.023.

B5.004

Vergadering van het team Geneeskundige verzorging

15 jaar

Vernietigen

B5.005

Teamvergadering

5 jaar

Vernietigen

B5.006


5 jaar

Vernietigen

B5.007

Briefwisseling: -

extern

10 jaar

-

andere diensten van het RIZIV

10 jaar

-

Profielencommissies (convocaties en bijlagen)

15 jaar

B5.008

Dossiers inzake medische projecten gefinancierd door speciale begrotingen

10 jaar na het afsluiten van het project

Vernietigen

B5.009

Dossiers inzake de begeleidingscomités


Vernietigen

47

Vernietigen


Code

Reeks



B5.010

Projectrapporten (eindrapporten, tussentijdse rapporten en rapporten van interne vergaderingen)


Vernietigen

B5.011

Coördinatietabellen van de dossiers


Vernietigen

B5.012

Dossiers inzake de conventieovereenkomsten



B5.013

Dossiers inzake niet weerhouden projecten

10 jaar

Vernietigen

B5.014

Financiële documenten met betrekking tot projecten


Vernietigen

B5.015

Profileringsdossiers van zorgverstrekkers

10 jaar

Vernietigen

B5.016

Dossiers inzake de referentiebedragen en forfaits voor geneesmiddelen


Vernietigen

B6. MEDISCHE SECTOR B6.001


5 jaar

Vernietigen

B6.002

Dossiers inzake de opmaak (voorbereiding) van koninklijke besluiten

5 jaar

Vernietigen

48

Opmerkingen

Enkel de originele, ondertekende conventies bewaren.


Code

Reeks



15 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

B6.003

Documenten met betrekking tot de werkgroepen

B6.004

Nota’s en notulen van de Nationale commissie geneesherenziekenfondsen (Medicomut)

-

-

Zie: G.027.

B6.005

Nota’s en notulen van het College van geneesheren-directeurs

-

-

Zie: G.012.

B6.006

Dossiers inzake de medische introductie in de nomenclatuur (medisch aspect)

30 jaar

Vernietigen

B6.007

Cel voor de interpretatie van de nomenclatuur -

Individuele aanvragen (ziekenhuizen, personen, ziekenfondsen, enz.)

30 jaar

-

Dossiers van de antwoorden (per artikel)

30 jaar

-

Verzonden antwoorden

15 jaar

B6.008

Individuele dossiers van het Bijzonder Solidariteitsfonds

B6.009

Briefwisseling: -

Beslissing meegedeeld aan de VI

-

Kennisgeving aan de persoon

-

Andere (klachten, aanvragen, enz.)

Vernietigen

49

10 jaar of einde geschil

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen


Code

Reeks



Opmerkingen

MEDISCHE HULPMIDDELEN B6.010

Nota’s en notulen van de overeenkomstencommissies

-

-

Zie: G.013.

B6.011

Nota’s en notulen van de technische raden

-

-

Zie: G.017.

B6.012

Nota’s en notulen van de werkgroepen

15 jaar

Vernietigen

B6.013

Omzendbrieven

10 jaar

Vernietigen

B6.014

Overeenkomsten (originelen)



B6.015

Briefwisseling (inkomend en uitgaand)

10 jaar

Vernietigen

B6.016

Individuele dossiers inzake de terugbetaling van de plaatsing van medische hulpmiddelen

10 jaar Dossiers van geschillen bewaren

Vernietigen

B6.017

Inschrijvingsdossiers van medische hulpmiddelen

50 jaar

Vernietigen

Met uitzondering van de niet-afgesloten dossiers B6.018

Updates van de lijsten van medische hulpmiddelen

10 jaar

50

Vernietigen


Code

Reeks

B6.019

Vergunningen (firma's erkend door de fabrikanten voor de verdeling van medische hulpmiddelen)

B6.020

Aangiftedossiers voor nieuwe producten



Tot terugtrekking van de firma

Vernietigen

Tot het product van de lijst wordt gehaald

Vernietigen

Opmerkingen

B7. BEHEER VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS ZORGVERLENERS & SECTOREN BETREFFENDE TANDHEELKUNDE, VERPLEEGKUNDE, VROEDVROUWEN, KINESITHERAPIE, LOGOPEDIE & ACCREDITERING B7.001

Personeelsdossiers en stagerapporten

B7.002


B7.003

Individuele dossiers van de zorgverleners

B7.004

Dossier inzake de toekenning van premies door sociaal voordeel

B7.005

‐

Recht voorbehouden voor het pensioen aan de persoon

‐

Recht voorbehouden voor het pensioen aan een rechthebbende (weduwe, weduwnaar, kinderen)

Accrediteringsdossiers (artsen en tandartsen)

51

Zolang de ambtenaar in dienst is

Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

6 jaar na stopzetting van de activiteiten van de zorgverlener

Vernietigen

Tot het overlijden van de persoon of de rechthebbende

Vernietigen

6 jaar

Vernietigen

Zie: Ondersteuning op centraal niveau Personeelsbeheer (F4.012).

De dossiers bewaren in geval van beroep (tot na de definitieve uitspraak).


Code

Reeks



B7.006

Erkenning van bijscholingsactiviteiten in het kader van de accreditering

6 jaar

Vernietigen

B7.007

Toetredingsformulieren tot akkoorden en overeenkomsten

4 jaar

Vernietigen

B7.008

Betaling van sociale voordelen en premies (telematica, steun aan de praktijk, enz.)

10 jaar

Vernietigen

B7.009

Accreditering van medische huizen:

Tot het stopzetten van de activiteit

Vernietigen

Tot het stopzetten van de activiteit

Vernietigen

‐

Nota’s en adviezen (Verzekeringscomité, Algemene raad, accreditering van de minister)

‐

Notulen

‐

Briefwisseling:

B7.010

Individuele dossiers van de medische huizen

B7.011

Erkenningen en betalingen met betrekking tot de thuiszorg

10 jaar

Vernietigen

B7.012

Nota’s en notulen van de Nationale commissie tandartsenziekenfondsen (Dentomut)

-

-

B7.013

Stembiljetten van de verkiezingen Dentomut

Tot na het verstrijken van de beroepstermijn

vernietigen

52

Opmerkingen

Worden ingevoerd in de databank zorgverstrekkers.

Zie: G.028.


Code

Reeks



B7.014

Overeenkomsten (tandartsen, verpleegkundigen, vroedvrouwen, logopedisten, kinesitherapeuten)

6 jaar


B7.015

Briefwisseling (extern)

5 jaar

Vernietigen

B7.016

Individuele dossiers van patiënten inzake bijzondere tandheelkundige onkosten (met betrekking tot de Technische raad tandheelkunde)

4 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

C. UITKERINGEN C1. SECRETARIAAT VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL C1.001

Nota’s en notulen van het Beheerscomité Algemene regeling

-

-

Zie: G.039.

C1.002

Nota’s en notulen van het Beheerscomité Regeling zelfstandigen

-

-

Zie: G.040.

C1.003

Nota’s en notulen van het Beheerscomité Mijnwerkers

-

-

Zie: G.041.

C1.004

Nota’s en notulen van de Technische ziekenfondsraad

-

-

Zie: G.046.

C1.005

Nota’s en notulen van de Technisch medische raad

-

-

Zie: G.017.

C1.006

Nota’s en notulen van de Hoge commissie

-

-

Zie: G.044.

C1.008

Dossiers inzake de werkgroep Technisch medische raad - hulp van derden

10 jaar

Vernietigen

53


Code

Reeks



C1.009

Dossiers inzake de werkgroep Technisch medische raad - toestand bij aanvang

10 jaar

Vernietigen

C1.010

Dossiers inzake de werkgroep Technisch medische raad – beroepsomscholing

10 jaar

Vernietigen

C1.011

Dossiers inzake de werkgroep Technisch medische raad stopzetting zelfstandige activiteit

10 jaar

Vernietigen

C1.012

Dossiers inzake de werkgroep Technisch medische raad classificatie van de pathologieën

10 jaar

Vernietigen

C1.013

Dossiers inzake de werkgroep Hoge commissie van de Geneeskundige raad voor invaliditeit - beroepsrevalidatie

10 jaar

Vernietigen

C1.014

Dossiers inzake de werkgroep E-dId

10 jaar

Vernietigen

C1.015

Dossiers inzake het platform integratie arbeidsongeschiktheid

10 jaar

Vernietigen

C1.016

Dossiers inzake de conventies revalidatie / geneesheer-directeur controleorganisme verzekeraar

10 jaar


C1.017

Dossiers inzake het overleg directeur-generaal/geneesheer directeur verzekeringsinstelling

10 jaar

Vernietigen

C1.018

Dossiers inzake de OESO

10 jaar

Vernietigen

54

Opmerkingen



Code

Reeks



C1.019

Dossiers inzake de Taskforce RTW

10 jaar

Vernietigen

C1.020

Originele briefwisseling van de directeur-generaal

10 jaar

Vernietigen

C1.021

Getekende verzendingen (listing)

10 jaar

Vernietigen

C1.022


5 jaar

Vernietigen

C1.023

Personeelsdossiers


Vernietigen

C1.024

Documenten met betrekking tot de ontwikkelcirkels

5 jaar

Vernietigen

tot het afsluiten van het dossier*

Vernietigen

Opmerkingen

Zie Algemeen ondersteunende diensten Dienst HR.

C2. PROFESSIONELE RE-INTEGRATIE C2.001

Individuele dossiers van professionele re-integratie

C2.002

Dossiers inzake de voorbereiding van overeenkomsten met de tewerkstellingsdiensten

30 jaar


C2.003

Nota’s over princiepskwesties (wetgeving)

10 jaar

Vernietigen

*

Deze documenten worden gescand in Edit.

Deze worden eveneens behandeld in de Hoge Commissie GRI (G.044).

De dossiers worden afgesloten ofwel 2 jaar na de datum van het overlijden of de datum van pensionnering van de persoon, ofwel 5 jaar na het einde van zijn erkenning van arbeidsongeschiktheid.

55


Code

Reeks



C2.004

Documenten met betrekking tot de Taskforce ‘Return to Work’

10 jaar

Vernietigen

C2.005

Rapporten van onderzoeks- en studieprojecten met betrekking tot beroepsherscholing

10 jaar

Vernietigen

C2.006

Verzameling en coördinatie van informatie bestemd voor de OESO

10 jaar

Vernietigen

C2.007


5 jaar

Vernietigen

C2.008

Dossiers inzake toespraken en presentaties (intern en extern)

10 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

C3. STUDIE OVER DE KWALITEIT EN ONDERZOEK IN TERMEN VAN ARBEIDSONGESCHIKTHEID C3.001

Dossiers van steekproeven verzameld voor de analyse van medische dossiers van de sociaal verzekerden

1 jaar

Vernietigen

C3.002

Analysenota's van de medische dossiers van de sociaal verzekerden

10 jaar

Vernietigen

C3.003

Statistische analyses met betrekking tot bijzondere aandoeningen

10 jaar


C3.004

Briefwisseling met de sociaal verzekerden - klachten en vragen

10 jaar

Vernietigen

56

Deze nota’s zijn terug te vinden in de nota’s en notulen van de Hoge commissie GRI (G.044).

Opgenomen in het programma CIBLE.


Code

Reeks



Opmerkingen

C4. ADMINISTRATIEF BEHEER C4.001

Invaliditeitsdossiers


Vernietigen

*

C4.002

Dossiers van de overlevingspensioenen


Vernietigen

*De dossiers worden afgesloten ofwel 2 jaar na het overlijden of de pensionnering van de persoon, ofwel 5 jaar na het einde van zijn erkenning van invaliditeit. Het betreft hier dossiers die geen aanleiding gaven tot geschil.

57

De dossiers worden afgesloten ofwel 2 jaar na het overlijden of de pensionnering van de persoon, ofwel 5 jaar na het einde van zijn erkenning van invaliditeit. Het betreft hier dossiers die geen aanleiding gaven tot geschil.


Code

Reeks



Opmerkingen

C4.003

Dossiers inzake internationale overeenkomsten

Tot het afsluiten van het dossier*

Vernietigen

*De dossiers worden afgesloten ofwel 2 jaar na het overlijden of de pensionnering van de persoon, ofwel 5 jaar na het einde van zijn erkenning van invaliditeit. Het betreft hier dossiers die geen aanleiding gaven tot geschil.

C4.004

Dossiers inzake mijnwerkers

Tot het afsluiten van het dossier*

Vernietigen

* De dossiers inzake mijnwerkers worden afgesloten 2 jaar na het overlijden of de pensionnering van de persoon.

C4.005


5 jaar

Vernietigen

C4.006

Dossiers inzake de reglementering (Europees en internationaal)

10 jaar

Vernietigen

C4.007

Documenten verbonden aan projectbeheer (informatisering, Europese regelgeving, enz.)

10 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

C5. JURIDISCH BEHEER C5.001

Notulen van de stafvergaderingen

58


Code

Reeks



C5.002

Notuleren van de Business steering group (BSG)

10 jaar

Vernietigen

C5.003

Nota’s en notulen met betrekking tot het moderniseringsproject van de sociale zekerheid - beheer van de digitale gegevensstromen

20 jaar

Vernietigen

C5.004

Briefwisseling - vragen van de verzekeringsinstellingen

10 jaar na het afsluiten van het dossier.

Vernietigen

30 jaar voor princiepsdossiers C5.005

Briefwisseling - vragen van de sociaal verzekerden

10 jaar na het afsluiten van het dossier.

Vernietigen


Briefwisseling - vragen van de andere sociale instellingen (of van de FODs)

10 jaar na het afsluiten van het dossier 30 jaar voor princiepsdossiers

59

Vernietigen

Opmerkingen

Zie - Ondersteuning op centraal niveau. Datamanagement (F1.2.018).


Code

C5.007

Reeks

Briefwisseling - strategische cellen (relatie met de minister)




Vernietigen

Opmerkingen


Briefwisseling - werkgevers en sociale secretariaten


Vernietigen



C5.010

Dossiers laattijdige aangifte

60

5 jaar

Vernietigen

1, 2 of 3 jaar*

Vernietigen

*Na hun afsluiting moeten de individuele dossiers 1 jaar worden bewaard indien de beslissing gunstig is, 2 jaar wanneer de beslissing ongunstig is en 3 jaar in geval van dossier zonder gevolg.


Code

Reeks



Opmerkingen

C5.011

Dossiers van verzaking aan terugvordering van het onverschuldigde bedrag (art. 22 van de wet van 11 april 1995 tot invoering van het "handvest" van de sociaal verzekerde)

1, 2 of 3 jaar*

Vernietigen


C5.012

Dossiers van verzaking aan terugvordering van het onverschuldigde bedrag (art. 101 van de wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen)

1, 2 of 3 jaar*

Vernietigen


C5.013

Geschillen: dossiers van einde of van weigering van erkenning van invaliditeit

3 jaar na definitieve uitspraak

Vernietigen

50 jaar voor cassatiedossiers C5.014

Geschillen: dossiers van weigering van onderwerping aan de medische controle

3 jaar na definitieve uitspraak 50 jaar voor cassatiedossiers

61

Vernietigen


Code

Reeks

C5.015

Geschillen: dossiers hulp van derden




Vernietigen


Geschillen: dossiers van geoorloofde werkhervatting


Vernietigen


Geschillen: dossiers van niet geoorloofde werkhervatting


Vernietigen


Geschillen: dossiers van socio-professionele heraanpassing van invalide persoon


Vernietigen


Geschillen: dossiers van laattijdige aangiftes

3 jaar na definitieve uitspraak 50 jaar voor cassatiedossiers

62

Vernietigen

Opmerkingen


Code

Reeks



C6. FINANCIEEL BEHEER EN STATISTIEKEN C6.001

Boekhoudkundige documenten PL, Doc C, Doc E, Doc S, Doc T (Algemene regeling en Zelfstandigen)

10 jaar

Vernietigen

C6.002

Vragenlijsten verstuurd naar VI ingevolge kwaliteitscontrole van hun gegevens

5 jaar

Vernietigen

C6.003

Notulen van de steering group met betrekking tot specifieke projecten DFS

10 jaar

Vernietigen

C6.004

Briefwisseling (VI, kabinet, parlementaire vragen, sociaal verzekerden)

10 jaar

Vernietigen

C6.005

Rapporten met betrekking tot statistische gegevens (afgesloten rekeningen)

5 jaar


63

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

D. GENEESKUNDIGE EVALUATIE EN CONTROLE D1. ALGEMENE DIRECTIE EN MANAGEMENT VAN DE DIENSTEN GENEESKUNDIGE EVALUATIE EN CONTROLE D1.001

Personeelsdossiers

D1.002

Briefwisseling:


Vernietigen

‐

Dubbels van de uitgaande brieven

5 jaar

Vernietigen

‐

Briefwisseling van de directeur-generaal

10 jaar

Vernietigen

15 jaar

Vernietigen

-

-

10 jaar na het stopzetten van de activiteiten

Vernietigen


Vernietigen

D1.003

Teamvergadering

D1.004

Comité van de DGEC

D1.005

Individuele dossiers van adviserend geneesheren

D1.006

Dossiers inzake disciplinaire maatregelen:

‐

voorbereidende dossiers

‐

disciplinaire dossiers

64

Selecteren


Zie: G.049.

De disciplinaire dossiers worden bewaard op centraal niveau (F4).


Code

D1.007

Reeks

Dossiers inzake bemiddelingsprocedures




Vernietigen

Opmerkingen

D2.1. ALGEMEEN BEHEER VAN DE DIENSTEN GENEESKUNDIGE EVALUATIE EN CONTROLE D2.1.001

Personeelsdossiers

D2.1.002

Briefwisseling: -

Intern

-

Extern


Vernietigen

15 jaar

Vernietigen

D2.1.003

Dubbels van de nota’s van de comités

10 jaar

Vernietigen

D2.1.004

Dubbels van de omzendbrieven (intern, VI, verstrekkers)

10 jaar

Vernietigen

D2.1.005


10 jaar

Vernietigen

D2.1.006

Klachtendossiers

10 jaar

Vernietigen

D2.1.007

Documenten met betrekking tot de stafvergaderingen

10 jaar

Vernietigen

D2.1.008

Dossiers inzake de coördinatie en controle van het beheer van de dienst

10 jaar

Vernietigen

D2.1.009

Boekhoudkundige documenten

7 jaar

Vernietigen

65



Code

Reeks



7 jaar

Vernietigen

Gebruiksduur

Vernietigen

7 jaar

Vernietigen


Vernietigen

3 jaar

Vernietigen

D2.1.010

Bestelbonnen, facturen, bewijsstukken, rekeninguittreksels

D2.1.011

Dossiers inzake de aankoop van duurzame roerende goederen

D2.1.012

Dossiers inzake de aankoop van niet duurzame roerende goederen

D2.1.013

Inventaris van het materieel en/of het meubilair

D2.1.014

Documenten met betrekking tot het beheer van de kantoorbenodigdheden en de voorraden (kopieën van de bestelbonnen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz.)

D2.1.015

Lijsten en andere overzichten van kantoorbenodigdheden en van voorraden


Vernietigen

D2.1.016

Documenten of registers met betrekking tot de vernietiging van archieven

30 jaar


D2.1.017

Documenten met betrekking tot de overbrenging of de contractuele neerlegging van archieven bij andere instellingen

30 jaar


D2.1.018

Dossiers leidinggevende ambtenaar (met inbegrip van de minuut van de beslissing)

30 jaar


66

Opmerkingen


Code

Reeks



D2.2. JURIDISCHE STEUN D2.2.001

Juridische studiedossiers

Tot ze niet langer van nut zijn

Vernietigen

D2.2.002

Juridische adviezen (intern)


Vernietigen

D2.2.003

Documenten met betrekking tot de voorbereiding van wetsontwerpen en reglementering

10 jaar

Vernietigen

D2.2.004

Briefwisseling (intern)

10 jaar

Vernietigen

D2.2.005

Interne dossiers van geschillen (leidinggevend ambtenaar, kamer van eerste aanleg, kamer van beroep, Raad van State, enz.)

10 jaar na de definitieve beslissing

Vernietigen

D2.2.006

Dossiers inzake reglementering (KB, adviezen, omzendbrieven, documenten met betrekking tot parlementaire vragen, enz.)


Vernietigen

D2.3. GRIFFIE VAN DE ADMINISTRATIEVE RECHTSPRAAK D2.3.01

Proceduredossiers (met inbegrip van de stukken neergelegd door de partijen, de zittingbladen en de ‘minuten’ van de uitspraken)

30 jaar


D2.3.02

Dossiers inzake cassatieprocedures bij de Raad van State

30 jaar


67

Opmerkingen


Code

D2.3.03.

Reeks

Samenstelling van de kamers van eerste aanleg en van de kamers van beroep (briefwisseling, publicatie in het Belgisch Staatsblad, benoemingsbrieven aan de leden)



8 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

De briefwisseling en de minuten van de KB van benoeming worden op centrraal niveau bewaard (zie: Ondersteuning op centraal niveau - Beheer menselijke hulpbronnen (F4.012)).

D2.4. ICT-ONDERSTEUNING Zie: Ondersteuning op centraal niveau - Beheer van ICT (F5) D3. INFORMATIE, ADVIES EN EXTERNE COMMUNICATIE D3.001

Adviezen aan de commissies en technische raden

10 jaar

Vernietigen

D3.002

Dossiers inzake sensibilisering (educatieve projecten, preventiecampagnes, enz.)

10 jaar

Vernietigen

D3.003

Dossiers inzake het opstellen en de uitgave van publicaties, brochures, enz.

1 jaar

Vernietigen

D3.004

Publicaties, brochures, folders en affiches

5 jaar

Vernietigen

68

Zie: Ondersteuning op centraal niveau Communicatie (F1.1.006).


Code

D3.005

Reeks



Opmerkingen

Jaarrapport DGEC: -

Opmerkingen en tijdelijke versies

1 jaar

Vernietigen

-

Definitieve versie

5 jaar

Selecteren

1 jaar

Vernietigen


Vernietigen

D3.006

Documenten met betrekking tot het beheer van de inhoud van de internet, intranet en/of extranet sites

D3.007

Rapporten met betrekking tot de strategie en het beheer van de communicatie

D3.008

Dossiers inzake de coördinatie van de externe communicatie


Vernietigen

D3.009

Dossiers inzake documentatie


Vernietigen

1 exemplaar dient te worden bewaard door de Documentatiedienst (tot 1996). Vanaf 1997: bewaren in de dienst in elektronische vorm.

D4. VERZEKERINGSCONTROLE GVU D4.001

Onderzoeks- en controledossier (van de geneesheren-inspecteurs, apothekers-inspecteurs en verpleegkundigen-controleurs):

-


Voorbereidende dossiers Beslissingen van de geneesheer-inspecteur-generaal

69

Vernietigen

De processen-verbaal worden neergelegd in de dossiers van de Kamers van eerste instantie (G.050) en van de Kamers van beroep (G.051).


Code

D4.002

Reeks

Dossiers arbeidsongeschiktheid:

D4.003

aanvragen vaststelling van inbreuken

Dossiers dekking gezondheidszorgen:

-

zelfstandigen gehandicapten (art. 32 en 33 van de wet GVU)




Vernietigen


Vernietigen

D4.004

Controledossiers van de activiteit van de adviserend geneesheren

10 jaar na stopzetting van de activiteiten van de AG

Vernietigen

D4.005

Regionale commissie van de Geneeskundige raad voor invaliditeit

5 jaar

Vernietigen

D4.006

Adviezen met betrekking tot wijzigingen van de nomenclatuur


Vernietigen

D4.007

Dossiers van de CENEC-projecten (Cellule d'enquêtes nationales Nationale enquêtecel)

-


voorstel beheer en opvolging van het project tussentijdse rapporten strategische cel

70

Vernietigen

Opmerkingen

De originelen worden bewaard door de Dienst Invaliditeit (zie: G.045).


Code

Reeks



D4.008

Tarificatiebestanden apotheken


Vernietigen

D4.009

Bestanden terugbetaling geneesmiddelen (gegevens van de farmaceutische bedrijven)


Vernietigen

D4.010

Analysedossiers van de gegevens "apotheek"


Vernietigen

D4.011

Dossiers inzake het lanceren van enquêtes/onderzoeken


Vernietigen

Opmerkingen

D5. VERZEKERINGSEVALUATIE GVU D5.001

D5.002

Studies en analyses: -

Overconsumptie en overvoorschrijven

-

Adequaat gebruik van de middelen

Dossiers inzake de ondersteuning van het onderzoeks- en controlebeleid -

Gegevensanalyse

-

Rapporten

71



De onderzoeksrapporten bewaren.



De rapporten bewaren.


Code

Reeks

D5.003

Opvolging en evaluatie - indicatoren:

D5.004

-

Onderzoeken

-

Evaluatieprojecten

-

Educatieve projecten





15 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

De onderzoeksverslagen bewaren.

Briefwisseling: -

Intern

-

Zorgverleners of verstrekkers

-

Andere diensten van het RIZIV

D6. GENEESKUNDIGE EVALUATIE EN CONTROLE: PROVINCIALE SECTIES Zie de hierboven vermelde reeksen. Voor archiefreeksen die hier niet worden vermeld, dient het aanvraagformulier voor vernietiging van archieven gericht te worden aan het Rijksarchief gevestigd in uw provincie (voor de contactgegevens van de diverse Rijksarchieven, zie www.arch.be).

72


Code

Reeks



Opmerkingen

E. ADMINISTRATIEVE CONTROLE E1. ALGEMENE DIRECTIE VAN DE DIENSTEN VOOR ADMINISTRATIEVE CONTROLE E1.1. ALGEMEEN SECRETARIAAT VAN DE DIENSTEN VOOR ADMINISTRATIEVE CONTROLE E1.1.001

Nota’s en notulen van het Directiecomité

-

-

Zie: G.003.

E1.1.002

Nota’s en notulen van de Raad van bestuur

-

-

Zie: G.002.

E1.1.003

Nota’s en notulen van het Algemeen beheerscomité

-

-

Zie: G.001.

E1.1.004

Nota’s en notulen van het Basisoverlegcomité

-

-

Zie: G.056.

E1.1.005

Nota’s en notulen van de Technische commissie

-

-

Zie: G.053.

E1.1.006

Nota’s en notulen van het Comité DAC

-

-

Zie: G.054.

E1.1.007

Nota’s en notulen van het CINAMI

-

-

Zie: A1.008.

E1.1.008

Rapporten van de stagecommissies

10 jaar

Vernietigen

E1.1.009

Dossiers inzake de bestuursovereenkomst


Vernietigen

73

Zie: Ondersteuning op centraal niveau Modernisering (F1.4).


Code

Reeks



Opmerkingen


Vernietigen


10 jaar

Vernietigen

-

-

E1.1.010

Dossiers inzake het strategisch plan

E1.1.011

Modernisering van de inspectiedienst DAC

E1.1.012

Nota’s en notulen van het Beheerscomité sociale werken

E1.1.013

Inkomende briefwisseling

10 jaar

Vernietigen

E1.1.014

Uitgaande briefwisseling

10 jaar

Vernietigen

E1.1.015

Adressen van de leden van de Technische commissie

E1.1.016

Nota’s en notulen van de vergaderingen van de Staff & BSG

E1.1.017

Personeelsdossiers - ontwikkelcirkels en stagerapporten

E1.1.018

Nota’s en notulen van verschillende comités en organisaties

74

Duur van de activiteit van het lid

Vernietigen

15 jaar

Vernietigen


Vernietigen

-

-

Zie: G.057.

Omvat ook: -

Verzendingsrapporten van de brieven

-

Uitnodigingen van de Technische commissie

Zie: Ondersteuning op centraal niveau Personeelsbeheer (F4.012). Zie de G-reeksen.


Code

E1.1.019

E1.1.020

E1.1.021

Reeks



7 jaar

Vernietigen

7 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Dienstonkosten: -

Onkostennota's van bureau- en internetkosten

-

Nota's en kostenstaten van verplaatsingsonkosten

-

Interne facturen

Boekhoudkundige documenten -

T20 – begeleidingsbrief

-

T4

-

T 3 – T 43

-

T2

-

T 1 – T 41 (interesten)

-

Artikel 336

Briefwisseling met betrekking tot sancties (VI): -

Sancties

-

Sancties via gerechtelijke uitspraak

-

Betaling van boetes

E1.1.022

Rapporten van thematische controles

5 jaar

Vernietigen

E1.1.023

Dossiers inzake de coördinatiegroep

10 jaar

Vernietigen

E1.1.024

Aangetekende formulieren

5 jaar

Vernietigen

75

Opmerkingen


Code

E1.1.025

Reeks

Lijsten VI (verzending kennisgevingen)



5 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

E1.2. JURIDISCHE STEUN E1.2.001

Dossiers inzake geschillen tussen het RIZIV en de verzekeringsinstellingen voor de arbeidsrechtbank

10 jaar

Vernietigen

Dossiers bewaard bij de arbeidsrechtbank.

E1.2.002

Dossiers inzake geschillen tussen het RIZIV en sociaal verzekerden of zorgverstrekkers voor de arbeidsrechtbank

10 jaar

Vernietigen

Dossiers bewaard bij de arbeidsrechtbank.

E1.2.003

Dossiers inzake geschillen tussen het RIZIV en sociaal verzekerden, zorgverstrekkers of verzekeringsinstellingen voor een arbeidshof


Vernietigen

Dossiers bewaard bij het arbeidshof.

E1.2.004

Dossiers inzake geschillen tussen het RIZIV en sociaal verzekerden, zorgverstrekkers of verzekeringsinstellingen voor het Hof van Cassatie

10 jaar

Vernietigen

Dossiers bewaard bij het arbeidshof waarvan de beslissing betwist werd.

E1.2.005

Dossiers inzake boetes gegeven door het RIZIV aan de verzekeringsinstellingen

5 jaar

Vernietigen

E1.2.006

Dossiers inzake geverbaliseerde sociaal verzekerden

10 jaar

Vernietigen

E1.2.007

Dossiers inzake zorgverstrekkers geverbaliseerd door een sociaal inspecteur of controleur van het RIZIV

10 jaar

Vernietigen

E1.2.008

Dossiers inzake aanvragen van sociaal verzekerden van de schorsing van de verjaring wegens overmacht

10 jaar

Vernietigen

76


Code

Reeks



E1.2.009

Dossiers inzake zorgverstrekkers geverbaliseerd door een geneesheer-inspecteur van het RIZIV

10 jaar

Vernietigen

E1.2.010

Dossiers inzake "bewoners"

10 jaar

Vernietigen

E1.2.011

Dossiers inzake "niet-beschermde personen"

10 jaar

Vernietigen

E1.2.012

Dossiers inzake "afwijzingen van recuperatie van kosten gezondheidszorg"

10 jaar

Vernietigen

E1.2.013

Briefwisseling met de verzekeringsinstellingen

10 jaar

Vernietigen

E1.2.014

Briefwisseling met de andere diensten van het RIZIV

10 jaar

Vernietigen

E1.2.015

Andere briefwisseling: 10 jaar

Vernietigen

-

met gerechtelijke instanties

-

met sociaal verzekerden

-

met officiële instellingen

Opmerkingen

E1.3. SECRETARIAAT EN BEHEER DOCUMENTATIE – INFODAC E1.3.001

Nota’s en notulen van het Comité van de Dienst voor administratieve controle

-

-

Zie: G.054.

E1.3.002

Nota’s en notulen van het Bijzonder comité van de Dienst voor administratieve controle (Sancties)

-

-

Zie: G.055.

77


Code

Reeks



Opmerkingen

E1.3.003


-

-

Zie: G.001.

E1.3.004

Nota’s en notulen van het Verzekeringscomité voor geneeskundige verzorging

-

-

Zie: G.007.

E1.3.005

Nota’s en notulen van de Algemene raad van de Dienst voor geneeskundige verzorging

-

-

Zie: G.006.

E1.3.006

Nota’s en notulen van het Beheerscomité van de Dienst uitkeringen - werknemers

-

-

Zie: G.039.

E1.3.007

Nota’s en notulen van het Beheerscomité van de Dienst uitkeringen - zelfstandigen

-

-

Zie: G.040.

E1.3.008

Nota’s en notulen van de Technische, boekhoudkundige en statistische commissie

-

-

Zie: G.059.

E1.3.009

Nota’s en notulen van de Technische ziekenfondsraad

-

-

Zie: G.048.

E1.3.010

Nota’s en notulen van de vergaderingen van inspecteurs en van de voorbereidende vergaderingen

30 jaar

Selecteren

De notulen van de vergaderingen van de inspecteurs bewaren bij de Documentatiedienst.

E1.3.011

Omzendbrieven naar de verzekeringsinstellingen

10 jaar

Selecteren

Eén exemplaar bewaren bij de Documentatiedienst.

78


Code

Reeks



Opmerkingen

E2. CONTROLE EN RESPONSABILISERING VAN DE VERZEKERINGSINSTELLINGEN EN STRIJD TEGEN DE SOCIALE FRAUDE E2.1. CONTROLE EN RESPONSABILISERING VAN DE VERZEKERINGSINSTELLINGEN E2.1.001

Lopende dossiers: -

Kennisgevingen 1ste bezoek, 2de bezoek en volgende

-

Oude dossiers 3de bezoek en volgende (3109)

E2.1.002

Dossiers inzake artikels 326 § 2 en 327 van het koninklijk besluit van 3 juli 1996

E2.1.003

Dossiers inzake frauduleuze onderwerpingen aan de sociale zekerheid (specifieke dossiers cf.: zaak De Backer, Bouchez...)

E2.1.004

Uitgaande briefwisseling (andere dan kennisgevingen)

E2.1.005

Medische dossiers (met betrekking tot zorggerechtigden)

E2.1.006

Dossiers inzake de mobiele controles

79


Vernietigen

15 jaar

Vernietigen


Vernietigen

15 jaar

Vernietigen


Vernietigen


Vernietigen

Dossiers inzake één of meerder personen, rapporten van inspecteurs.

Briefwisseling met de diensten, de inspecteurs en de buitenwereld.


Code

Reeks




Vernietigen

25 jaar

Vernietigen


Vernietigen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Deze gegevens worden verwerkt in verschillende rapporten die door de dienst worden gepubliceerd.


Vernietigen


E2.1.007

Dossiers TRIB (jurisprudentie)

E2.1.008

Dossiers inzake princiepskwesties

E2.1.009

Dossiers inzake rusthuizen voor ouderen (ROB), rust- en verzorgingstehuizen (RVT)

E2.1.010

Lijsten en klassement van de thematische controles

E2.1.011

Rapporten van de statistische gegevens (kennisgevingen Novis 2)

E2.1.012


E2.1.013

Boekhoudkundige rapporten

25 jaar

Vernietigen

E2.1.014

Dagklassement MAES

20 jaar

Vernietigen

80

Opmerkingen

Bevat dubbels van alle ondertekende, uitgaande post - kennisgevingen, nota's...


Code

E2.1.015

E2.1.016

Reeks



Opmerkingen

Archieven van de controle VIPO: -

Jaarlijkse lijsten en controlelijsten

10 jaar

-

‘Retraits’

5 jaar

-

Briefwisseling

15 jaar

Lijsten recuperatie - verhoging van administratieve kosten, artikel 195§2, hfdst 1 van de gecoördineerde wet van 14 juli 1994

5 jaar

Vernietigen

Vernietigen

15 jaar voor jaren met een specifieke problematiek

E2.1.017

Statistische gegevens betreffende de beslissingen genomen in het kader van de toepassing van artikel 327 van het Koninklijk besluit van 3 juli 1996

10 jaar

Vernietigen

E2.1.018

Logistieke klassementen (kopieën van onkostennota's, van verlofbladen van inspecteurs, statistieken "werkdagen")

3 jaar

Vernietigen

E2.2. SOCIALE CONTROLE E2.2.001

Dossiers inzake de sociale controle van sociaal verzekerden in het kader van niet geoorloofd werk - positieve dossiers

6 jaar

Vernietigen

E2.2.002

Dossiers inzake de sociale controle van sociaal verzekerden in het kader van niet geoorloofd werk - negatieve dossiers

6 jaar

Vernietigen

81

De dossiers worden niet bewaard bij de Sociale Controle maar bij Juridische Steun.


Code

Reeks



E2.2.003

Dossiers inzake de sociale controle van sociaal verzekerden in het kader van niet geoorloofd werk - dossiers "waarschuwingen"

6 jaar

Vernietigen

E2.2.004

Principedossiers/Instructie/Vademecum

30 jaar


E2.2.005

Sjablonen met betrekking tot de werkprocedures

2 jaar

Vernietigen

E2.2.006


5 jaar

Vernietigen

E2.2.007



Vernietigen

E2.2.008

Documenten gelinkt aan projectbeheer (informatisering, enz.)

10 jaar

Vernietigen

82

Opmerkingen

De procedures evolueren in functie van het wettelijk kader; de administratieve bewaartermijn kan korter zijn indien het sjabloon niet langer geldig is.

Zie: Algemeen ondersteunende diensten – Personeelsadministratie.


Code

Reeks



Opmerkingen

E3. CONTROLE EN BEHEER VAN DE TOEGANKELIJKHEIDSGEGEVENS EN ARCHIVERING VAN GEGEVENS E3.001

Ledentallenbestanden

10 jaar


Het betreft een unieke bron voor de ziekte- en invaliditeitsverzekering (geeft de basiskenmerken van de populatie van alle sociaal verzekerden)

E3.002

Nota’s en notulen van de Staff DAC

10 jaar

Vernietigen

Het betreft kopieën (zie Algemeen secretariaat DAC, E1.1.016).

E3.003

Nota’s en notulen van de coördinatievergaderingen van de directie

10 jaar

Vernietigen

Elektronisch klassement op de gemeenschappelijke server (schijf N).

E3.004

Inkomende e-mails vanwege: 10 jaar

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

E3.005

directieverantwoordelijken andere directies van het RIZIV

Uitgaande e-mails aan: -

VI strategische cel en andere diensten sociaal verzekerden

83


Code

Reeks



Opmerkingen

E3.006

Documentatie over de controle en het beheer van de toegankelijkheidsgegevens en de archivering van gegevens

6 jaar

Vernietigen

Deze reeks omvat 8 subreeksen1.

E3.007

Documentatie over het project SIS-kaart - elektronische identiteitskaart

6 jaar

Vernietigen

Elektronisch formaat sinds 2008.

E3.008

Documentatie over het project bewaring en bewijskracht van de archieven van de VI

6 jaar

Vernietigen

Elektronisch - bevat eveneens kopieën van de rapporten waarvan de originelen zich bij het KSZ bevinden.

E3.009



Vernietigen


E3.1. BEHEER VAN DE GEGEVENS INZAKE ADMINISTRATIEVE TOEGANKELIJKHEID E3.1.1. BEHEER VAN DE BIJDRAGEGEGEVENS EN VAN DE FICTIEVE (FRAUDULEUZE) ONDERWERPINGEN E3.1.1.01

Aanvragen VI - Toekenning binnen de termijnen - Afgesloten dossiers

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.02

Aanvragen VI - Toekenning binnen de termijnen - Lopende dossiers

6 jaar

Vernietigen

1

Documentatie (notulen, analyses) KSZ - gegevensstroom + Documentatie KSZ (notulen, rapporten, analyses) van de gegevensstroom van zelfstandigen + Documentatie zitpenningen zelfstandigen + Documentatie informatisering van de algemene reglementering van zitpenningen + Documentatie DMFA + Documentatie verklaringen pensioen + Documentatie bijzondere kwaliteiten + Documentatie overleg OCMW.

84


Code

Reeks



E3.1.1.03

Dossiers arbeidsongevallen (‘Plan-Formation-Insertion’)

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.04

Dossiers Administratieve cel - Zaak Bouchez

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.05

Dossiers aanvragen VI - Toekenning buiten de termijnen

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.06

Dossiers aanvragen VI - art. 290B

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.07

Dossiers aanvragen VI - art. 252

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.08

Dossiers 32710, andere dan art. 290B en art. 252

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.09

Dossiers C31.2

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.10

Dossiers 32560

6 jaar

Vernietigen

E3.1.1.11

Fictieve onderwerpingen (dossiers, briefwisseling RSZ, aangetekende brieven en aanmaningen VI, kennisgevingen van externe controle)

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2. BEHEER VAN DE PENSIOENATTESTEN EN VAN DE MUTATIES E3.1.2.01

Aanvraag van duplicaten van pensioenattesten uitgaande van de VI of van de betrokken personen

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2.02

Kopieën van de briefwisseling geadresseerd aan de verschillende nationale unies inzake de terugzending van verloren SIS-kaarten

6 jaar

Vernietigen

85

Opmerkingen


Code

Reeks



E3.1.2.03

Brieven ter begeleiding van de papieren pensioenattesten opgesteld door SMALS gericht aan de verschillende openbare diensten (in geval van problemen met de elektronische overdracht)

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2.04

Vragen om inlichtingen aan SMALS (via email) bij problemen met de elektronische stroom van de pensioenattesten

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2.05

Pensioenattesten vanwege de Pensioendienst voor de Overheidssector (PDOS)

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2.06

Pensioenattesten uitgegeven door de RVP betreffende gepensioneerden en weduwen/weduwnaars die in het buitenland verblijven

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2.07

Voorbeeldbrieven met betrekking tot het aanvragen van duplicaten van pensioenattesten en met betrekking tot mutaties van de ene mutualiteit naar de andere

10 jaar

Vernietigen

E3.1.2.08

Aanvragen van inlichtingen van juridische instanties betreffende de gegevens van privépersonen op het vlak van sociale zekerheid

10 jaar

Vernietigen

E3.1.2.09

Duplicaten van attesten uitgegeven door de RSVZ

6 jaar

Vernietigen

E3.1.2.10

Kopieën van de briefwisseling (alle rubrieken samen) in een dagelijks klassement

6 jaar

Vernietigen

2

Opmerkingen

Deze reeks omvat 3 verschillende subreeksen2.

Dubbels van de pensioenattesten uitgegeven door het RSVZ + Dubbels van de attesten van de gelijkstellingsperioden ziekte inzake zelfstandigen uitgegeven door het RSVZ + Dubbels van de attesten van opschorting of schrapping van de gelijkstellingsperioden ziekte inzake zelfstandigen uitgegeven door het RSVZ.

86


Code

Reeks



E3.1.2.11

Formulieren van aanvragen-weigeringen- aanvaarding van mutaties van titularissen van de ene verzekeringsinstelling naar een andere

6 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

E3.2. BEHEER VAN DE GEGEVENS VOOR FINANCIËLE TOEGANKELIJKHEID E3.2.001

Bestanden MAF (Maximumfactuur) -

Aanvragen Wijziging retourcode Carenet Feedback – Post in / Post out Dubbele aanvraag Wettelijke samenwoning - Code 93 Fouten KSZ

6 jaar


Bewaren: die data die toelaten om de evolutie van de maatregelen financiële toegankelijkheid (MAF) op te volgen. De overige bestanden vernietigen.

E3.2.002

Klachtendossiers MAF

6 jaar

Vernietigen


E3.2.003

Dossiers inzake statistische gegevens MAF

6 jaar

Vernietigen

E-mail.

E3.2.004

Technische documentatie MAF

6 jaar

Vernietigen

E3.2.005

Dossiers inzake de technische vergaderingen MAF

6 jaar

Vernietigen

3 4

Klachten VI + Klachten sociaal verzekerden MAF - Interne technische vergaderingen RIZIV + Technische vergaderingen partners

87



Code

E3.2.006

Reeks



Opmerkingen

Dossiers OMNIO -

Aanvragen

-

Fouten KSZ

-

Stroom 1 tot 5

-

Algemeen klassement

6 jaar


Bewaren: die data die toelaten om de evolutie van de maatregelen financiële toegankelijkheid (OMNIO) op te volgen. De overige bestanden vernietigen.

E3.2.007

Klachtendossiers OMNIO

6 jaar

Vernietigen

E3.2.008

Dossiers inzake statistische gegevens OMNIO

6 jaar

Vernietigen

E3.2.009

Technische documentatie OMNIO

6 jaar

Vernietigen

E3.2.010

Dossiers inzake technische vergaderingen OMNIO

6 jaar

Vernietigen

E3.2.011

Dossiers VT (Verhoogde Tegemoetkoming)

5

-

Systematische controle

-

Jaarbestanden

-

Weigeringen

-

Algemeen klassement

6 jaar


E-mail.

Deze reeks omvat 2 subreeksen5. Bewaren: die data die toelaten om de evolutie van de maatregelen financiële toegankelijkheid (VT) op te volgen. De overige bestanden vernietigen.

OMNIO - Interne technische vergaderingen RIZIV + Technische vergaderingen partners

88


Code

Reeks



E3.2.012

Klachtendossiers VT

6 jaar

Vernietigen

E3.2.013

Technische documentatie VT

6 jaar

Vernietigen

E3.2.014

Dossiers inzake technische vergaderingen VT

6 jaar

Vernietigen

E3.2.015

CDZ-rapporten met betrekking tot MAF en VT

6 jaar

Vernietigen

E3.2.016

Verzakingsdossiers

6 jaar (na beslissing van de WGV)

Vernietigen

E3.2.017



Vernietigen

6

VT - Interne technische vergaderingen RIZIV + Technische vergaderingen partners

89

Opmerkingen




Code

Reeks



Opmerkingen

F. ONDERSTEUNING OP CENTRAAL NIVEAU F1. ALGEMENE ADMINISTRATIE F1.1. COMMUNICATIE F1.1.001

Dossiers inzake het bezoek van prominenten (individuen en groepen)

5 jaar


F1.1.002

Dossiers inzake de organisatie van persconferenties

5 jaar


F1.1.003

Persberichten

5 jaar

Eén exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen naar het RA

F1.1.004

Dossiers inzake de uitwerking van het logo en de grafische identiteit

10 jaar


90

Het dossier of de persteksten bewaren; de uitnodigingen en de aanwezigheidslijsten vernietigen.

Bewaren: rapporten, bestekken, de weerhouden aanbieding en de uiteindelijke producten in de vorm van briefhoofden; de andere documenten vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

F1.1.005

Dossiers inzake het opstellen en de uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches

1 jaar

Vernietigen

F1.1.006

Publicaties (waaronder het jaarverslag), brochures, folders en affiches (bestemd voor extern gebruik)

5 jaar


F1.1.007

Documenten met betrekking tot het beheer van de inhoud van de internet, intranet en/of extranet sites

1 jaar

Vernietigen

F1.1.008

Foto’s en films waarvan de instelling de rechten bezit

30 jaar


De films bij voorkeur overbrengen naar het Koninklijk Belgisch Filmarchief.

F1.1.009

Documenten met betrekking tot de organisatie van enquêtes

5 jaar


De resultaten van de enquêtes bewaren; de andere documenten vernietigen.

F1.1.010

Documenten met betrekking tot de behandeling van vragen

5 jaar

Vernietigen

F1.1.011

Dossiers inzake het verhuur van zalen voor externe evenementen

10 jaar

Vernietigen

F1.1.012

Documenten met betrekking tot (de voorbereiding van) vertalingen

1 jaar

Vernietigen

91

1 exemplaar in elke taal overbrengen. De documenten voor intern gebruik vernietigen. De technische bijstand behoort tot de bevoegdheid van de ICT-dienst.


Code

Reeks



F1.1.013

Register van pers(aan)vragen

5 jaar


F1.1.014

Documenten met betrekking tot werkgroepen, informele platformen van de communicatieverantwoordelijken van de verschillende diensten, interne vergaderingen

1 jaar

Vernietigen

F1.1.015

Dossiers inzake de organisatie van evenementen voor het personeel

5 jaar


F1.1.016

Personeelsdossiers


Vernietigen

F1.1.017


5 jaar

Vernietigen


Vernietigen

Opmerkingen

De teksten van de toespraken en de foto's bewaren, de documenten met betrekking tot de concrete organisatie van het evenement vernietigen. Zie: Ondersteuning op centraal niveau Personeelsbeheer (F4.012).

F1.2. GEGEVENSBEHEER F1.2.001

Personeelsdossiers

92



Code

Reeks



Opmerkingen

F1.2.002

Dossiers inzake definitie van standaardisatieprincipes


Vernietigen

F1.2.003

Dossiers inzake de profielen van de zorgverstrekkers

30 jaar

Vernietigen

Papieren archivering bestemd voor de Directie Onderzoek, Ontwikkeling en Kwaliteitspromotie.

F1.2.004

Dossiers inzake het referentiekader (nomenclaturen)


Vernietigen

Gegevens opgeslagen op de SQL server gebruikt door de applicatie PROMED.

F1.2.005

Dossier inzake het protocolakkoord FOD Volksgezondheid

Duur van het protocol


M.b.t. de gegevens overgemaakt in het kader van de berekening van het BFM

VERZAMELEN VAN INFORMATIE F1.2.006

Instructies aan de VI

15 jaar

Vernietigen

F1.2.007

Statistische gegevens van de stroom VI

30 jaar

Vernietigen

F1.2.008

Documentatiedossiers van de processen

Duur van de processen

Vernietigen

F1.2.009

Dossiers inzake de controleprogramma's in het kader van de applicatie PROMED

15 jaar

Vernietigen

93


Code

Reeks



F1.2.010

Dossiers van wijzigingsaanvragen (change requests) bij de ICTdiensten in het kader van de applicatie PROMED

5 jaar

Vernietigen

F1.2.011

Analyserapporten van de stroom VI in het kader van de applicatie PROMED

15 jaar

Vernietigen

F1.2.012

Rapporten aan de VI met betrekking tot de kwaliteit van de gegevens

15 jaar

Vernietigen

F1.2.013

Rapporten van de Controledienst voor de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen

15 jaar

Vernietigen

TECHNISCHE CEL F1.2.014

Tabellen briefwisseling van de VI en de ziekenhuizen

30 jaar

Vernietigen

F1.2.015

Statistische gegevens gekoppeld aan de MZG

30 jaar

Vernietigen

F1.2.016

Dossier inzake het protocolakkoord NBB

Duur van het protocol


F1.2.017

Dossiers inzake vragen van het KCE en het WIV

15 jaar

Vernietigen

94

Opmerkingen


Code

F1.2.018

Reeks



15 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Uitgaande stromen: -

Transmissieregister NBB

-

Transmissieregister KCE

-

Transmissieregister WIV

-

Rapporten aan de OESO

F1.3. MODERNISERING UITWERKING EN OPVOLGING VAN DE BESTUURSOVEREENKOMST

F1.3.001

Voorbereidende documenten

6 jaar

Vernietigen

F1.3.002

Bestuursovereenkomst (origineel) en aanhangsels

9 jaar


F1.3.003

Evaluatie (audit) van de procedure door het Rekenhof

9 jaar


F1.3.004

Halfjaarlijkse en jaarlijkse rapporten over de uitvoering van de bestuursovereenkomst

6 jaar

Vernietigen

95

Zie de nota’s van het Algemeen beheerscomité (G.001).


Code

F1.3.005

Reeks



6 jaar


6 jaar

Vernietigen

Tot het afsluiten van het project

Vernietigen

6 jaar

Vernietigen

Briefwisseling met de Regeringscommissaris: -

Rapport aan de Regeringscommissaris en antwoord

-

Rapport van de Regeringscommissaris aan de minister

F1.3.006

Boordtabellen (driemaandelijks, worden gezonden aan de Regeringscommissaris)

F1.3.007

Documenten met betrekking tot de uitvoering van de projecten

F1.3.008

Documenten (nota’s en notulen) met betrekking tot de onderhandelingen met de strategische cel over de volgende bestuursovereenkomst

Opmerkingen

UITWERKING EN TOEPASSING VAN HET STRATEGISCH PLAN F1.3.009

Voorbereidingsdossiers (beschrijving van de processen, werkplan, bestanden, tabellen, evaluatierapporten)

10 jaar


F1.3.010

Tabellen gegroepeerd volgens dienst en directie

10 jaar

Vernietigen

F1.3.011

Projectfiches

10 jaar

Vernietigen

F1.3.012

(Interne) documenten van methodologische aanpak van de plannen


Vernietigen

96

De evaluatierapporten bewaren.


Code

Reeks



UITWERKING EN TOEPASSING VAN BEHEERSINSTRUMENTEN F1.3.013

Reporting tabellen (steering groups)

5 jaar

Vernietigen

F1.3.014

Documenten met betrekking tot de SPOC en het platform SSG

5 jaar

Vernietigen

PROCESBEHEER F1.3.015

Analysedossiers - Bio-Templates

Tot vervanging

Vernietigen

F1.3.016

Opvolgingstabellen – Flowcharts

Tot vervanging

Vernietigen

F1.3.017

Methodologische nota’s

Tot vervanging

Vernietigen

F1.3.018

Handleidingen


Vernietigen

F1.3.019

Methodologische documenten

Tot vervanging

Vernietigen

F1.3.020

Bestekken procesbeheer


Vernietigen

KWALITEITSCONTROLE F1.3.021

Dossiers inzake de CAF-analyse (Common Assesment Framework) van de werkprocessen

10 jaar

Vernietigen

F1.3.022

Documenten met betrekking tot de werkgroepen in de diensten

10 jaar

Vernietigen

97

Opmerkingen


Code

F1.3.023

Reeks

Dossiers inzake de evaluatie van de werkprocedures



10 jaar

Vernietigen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen


Vernietigen


Vernietigen

RISICOANALYSE VAN DE WERKPROCESSEN F1.3.024

Documenten met betrekking tot het methodologische aspect (voorbereidend werk)

F1.3.025

Documenten met betrekking tot de werkvergaderingen (beschrijving van de procesanalyse)

F1.3.026

Resultaten van de risicoanalyse

F1.3.027

Documenten ter voorbereiding van de audit voor de OISZ (visieteksten, nota’s, presentaties,…) PRESTATIEBEHEER

F1.3.028

Documenten (tabellen, nota's, adviezen aan organen en aan diensten) ter ondersteuning van het opstellen van boordtabellen INTERNE VORMING

F1.3.029

Documenten met betrekking tot het onthaal van nieuwe medewerkers (presentaties, enz.)

98

Opmerkingen


Code

F1.3.030

Reeks




Vernietigen

Dossiers inzake de modules van basisopleiding: -

Beheer en strategie

-

BPM (Business process management)

-

Project management

ANDERE F1.3.031

Werkdocumenten met betrekking tot het opstellen van jaarverslag

5 jaar

Vernietigen

F1.3.032

Documenten uitgewisseld met de FOD P&O

5 jaar

Vernietigen

BEVORDEREN VAN DUURZAME ONTWIKKELING BINNEN HET INSTITUUT F1.3.033

Voorbereidingsdocumenten, rapporten van vergaderingen, notulen, opvolging van projecten, enz.

5 jaar

Vernietigen

F1.3.034

Dossier inzake de EMAS-certificering van de gebouwen gebruikt door het RIZIV

5 jaar

Vernietigen


Vernietigen

10 jaar


F1.4. PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK F1.4.001

Identificatiedocument

F1.4.002 Vijfjaarlijkse preventieplannen

99

Opmerkingen


Code

Reeks

F1.4.003



10 jaar


Jaarlijkse actieplannen

Opmerkingen

F1.4.004

Maandelijkse of driemaandelijkse verslagen

10 jaar

Vernietigen

F1.4.005

Jaarverslagen en bijlagen

10 jaar


De jaarrapporten en de bijlagen vernietigen indien ze integraal werden opgenomen in het algemeen jaarrapport van de instelling.

F1.4.006

Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het preventiecomité

10 jaar


De opeenvolgende gevalideerde versies van het document bewaren, de voorbereidende documenten vernietigen.

F1.4.007

Documenten met betrekking tot de samenstelling van het preventiecomité

10 jaar


F1.4.008

Notulen van het preventiecomité

10 jaar


F1.4.009

Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de arbeiders bij de uitvoering van hun werk (cd-rom)

zolang ze van toepassing zijn

Vernietigen

100


Code

Reeks



F1.4.010

Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan

10 jaar

Vernietigen

F1.4.011

Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen

10 jaar

Vernietigen

F1.4.012

Dossiers inzake de organisatie van acties i.v.m. het welzijn op het werk

10 jaar

Vernietigen

F1.4.013

Dossiers inzake de organisatie van onderzoeksprojecten

10 jaar

Vernietigen

F1.4.014

Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses

tot opmaak nieuwe versie

Vernietigen

F1.4.015

Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen

10 jaar

Vernietigen

F1.4.016

‘Gebouwendossiers’, dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van de gebouwen

Zolang het gebouw door de instelling benut wordt

Vernietigen

F1.4.017

Verslagen van de coördinatiestructuur, veiligheids- en gezondheidsplan, coördinatiedagboek

10 jaar

Vernietigen

F1.4.018

PID – postinterventiedossier in geval van tijdelijke of mobiele werven

10 jaar

Vernietigen

F1.4.019

Interne noodplannen en -procedures

tot opmaak van een nieuwe versie

Vernietigen

101

Opmerkingen


Code

Reeks



5 jaar

Vernietigen

F1.4.020

Verslagen van brand- en evacuatieoefeningen

F1.4.021

Dossiers inzake de arbeidsmiddelen en installaties met bestelbon of lastenkohier, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of –keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz.

zolang het middel of de installatie in dienst is

Vernietigen

F1.4.022

Dossiers inzake de collectieve beschermingsmiddelen (CBM) met bestelbon, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of –keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz.

zolang het middel in gebruik is

Vernietigen

F1.4.023

Dossiers inzake de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) met bestelbon, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of –keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz.

zolang het middel in gebruik is

Vernietigen

F1.4.024

Inventaris van de toestellen en machines die door de erkende organismen moeten gecontroleerd worden in uitvoering van de reglementaire bepalingen


Vernietigen

F1.4.025

Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten


Vernietigen

F1.4.026

Inventaris van het asbest


Vernietigen

102

Opmerkingen

De rapporten van de periodieke controles kunnen worden vernietigd zodra een nieuw rapport wordt ontvangen.


Code

Reeks



tot beëindiging werken en eindinspectie

Vernietigen

F1.4.027

Vuurvergunningen voor brandgevaarlijke werken

F1.4.028

‘Risicopostenlijst’ /’Functielijst’, lijst met de veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico en activiteiten verbonden aan voedingswaren

5 jaar

Vernietigen

F1.4.029

‘Naamlijsten van het gezondheidstoezicht’, naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn en naamlijst met de werknemers onderworpen aan de verplichte inentingen

5 jaar

Vernietigen

F1.4.030

Nominatieve lijst van werknemers die verzocht hebben om gezondheidstoezicht

5 jaar

Vernietigen

F1.4.031

Formulieren van medische controle

30 jaar

Vernietigen

F1.4.032

Individuele medische dossiers/gezondheidsdossiers van de personeelsleden

15 jaar na het vertrek van het personeelslid

Vernietigen of overdragen aan de arts die door de betrokken agent wordt aangewezen

F1.4.033

Meetgegevens van mechanische trillingen

30 jaar

Vernietigen

F1.4.034

Meetgegevens van lawaai

30 jaar

Vernietigen

103

Opmerkingen

Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden.


Code

Reeks



F1.4.035

Meetgegevens van chemische agentia

30 jaar

Vernietigen

F1.4.036

Naamlijst van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan kankerverwekkend of mutageen agens

40 jaar

Vernietigen

F1.4.037

Naamlijst van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan biologische agentia

30 jaar

Vernietigen

F1.4.038

Register van werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan asbest

40 jaar

Vernietigen

F1.4.039

Meetgegevens van asbest

40 jaar

Vernietigen

F1.4.040

Arbeidsongevallenformulieren

10 jaar

Vernietigen

F1.4.041

Arbeidsongevallensteekkaarten

10 jaar

Vernietigen

F1.4.042

Verslagen van ernstige arbeidsongevallen

50 jaar

Vernietigen

F1.4.043

Klachtendossiers, dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk of grensoverschrijdend gedrag

zolang het personeelslid in dienst is

Vernietigen

F1.4.044

Register van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk of grensoverschrijdend gedrag

10 jaar


104

Opmerkingen


Code

Reeks



10 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

F2. BEHEER VAN ADMINISTRATIEVE EN JURIDISCHE ZAKEN EN GESCHILLEN F2.1. JURIDISCHE STEUN EN GESCHILLEN F2.1.1. ADMINISTRATIEVE ZAKEN F2.1.1.01

Dossiers inzake de werking van de dienst: -

Activiteitenrapporten Werkvergaderingen Projecten Statistieken

F2.1.1.02


Zolang de persoon in dienst is

Vernietigen


F2.1.1.03

Technische nota’s en instructies betreffende het gebruik van computertoepassingen

Duur van het gebruik

Vernietigen

Zie: Ondersteuning op centraal niveau - Beheer van ICT (F5).

F2.1.1.04

Gevalideerde archiefselectielijsten


Vernietigen

F2.1.1.05

Documenten of registers met betrekking tot de vernietiging van archieven

30 jaar


105


Code

Reeks



F2.1.1.06

Documenten met betrekking tot de overbrenging of de contractuele neerlegging van archieven bij andere instellingen

30 jaar


6 jaar*

Vernietigen

3 jaar

Vernietigen

F2.1.1.07

Boekhoudkundige stukken -

Lijsten van betalingen

-

Stukken van individuele betalingen (die zich niet in de individuele dossiers bevinden)

F2.1.2. JURIDISCHE ONDERSTEUNING F2.1.2.01

F2.1.2.02

Opmerkingen

Dossiers betreffende juridische adviezen: -

Thematische dossiers

10 jaar

Vernietigen

-

Interne nota's

10 jaar

Vernietigen

-

Diverse juridische brochures (bijv. brochure gerechtskosten 2011)


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Documenten en nota’s opgesteld in het kader van de werkgroepen (bijv. Werkgroep Euro)

106

* Vanaf 31 december van het jaar van verzending naar het Rekenhof (de facto 10 jaar).


Code

F2.1.2.03

F2.1.2.04

Reeks



Opmerkingen


Vernietigen

De originelen worden beheerd door infrastructuur (F6.009). Burgerlijk Wetboek, artikel 2262.


Selecteren

Precedentsdossiers bewaren en overbrengen naar het RA. De overige dossiers vernietigen. Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis.

10 jaar

Vernietigen

Burgerlijk wetboek, artikelen 2262bis / 1792, en 2270.

Dossiers inzake algemeen beheer: -

Zakelijke rechtsvorderingen

-

Persoonlijke rechtsvorderingen

Dossiers inzake openbare aanbestedingen

De niet weerhouden offertes dienen te worden bewaard tot na het verstrijken van de termijn voor het indienen van beroep (in geval van beroepsof opschortingsprocedure: bewaren tot na het afsluiten van het geschil).

107


Code

F2.1.2.05

Reeks

Dossiers inzake geschillen voor de hoven en rechtbanken: procedurestukken




Vernietigen

Opmerkingen

Beschikbaar in de hoven en Rechtbanken. Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis; Cass 18/2/2010 ; B.09.0237.N, juridat.

F2.1.2.06

Dossiers geschillen voor de Raad van State


Vernietigen

Beschikbaar bij de Raad van State.

F2.1.2.07

Dossiers geschillen voor het Grondwettelijk Hof


Vernietigen

Beschikbaar bij het Grondwettelijk Hof.

F2.2. ALGEMEEN SECRETARIAAT VAN ADMINISTRATIEVE EN JURIDISCHE ZAKEN EN GESCHILLEN F2.2.001

Dossiers inzake de vergaderingen van het Algemeen beheerscomité: agenda, nota's, notulen en index

F2.2.002

Dossiers ter voorbereiding van de vergaderingen van het Algemeen beheerscomité: voorbereidende nota's, basisdocumenten, convocaties, briefwisseling met de leden

F2.2.003

F2.2.004

-

-

3 jaar

Vernietigen

Briefwisseling met de leden aan het begin van het mandaat en jaarlijkse herinnering aan hun verplichtingen ten aanzien van het Rekenhof

Tot het ontslag van het lid

Vernietigen

Briefwisseling met het Rekenhof met betrekking tot het indienen van de mandatenlijsten

10 jaar

Vernietigen

108

Zie: G.001.


Code

Reeks

F2.2.005

Mandatenlijsten van de institutionele informatieverstrekkers

F2.2.006

Beheer van de mandaten van de commissies, comités en raden van het RIZIV:



Opmerkingen

10 jaar

Vernietigen

Bewaard door het Rekenhof.

-

Oprichtingsdossiers

50 jaar

-

Dossiers inzake wijziging van het evenwicht binnen de commissies, comités en raden, S-dossiers, bijzondere dossiers in verband met de consultatieve organen

50 jaar


-

Standaarddossiers

15 jaar

Vernietigen

-

Individuele dossiers van de leden

Tot hun decharge

-

Originele koninklijke/ministeriële besluiten van benoeming


30 jaar

F2.2.007

Lijsten en bestanden nodig voor de opmaak van dossiers inzake mandatenbeheer of opgesteld op basis van die dossiers

F2.2.008

Dossiers inzake de toekenning van het bijzonder voorzorgsereteken:

Tot de nieuwe versie er is

De oude versie vernietigen

-

eerste klasse

1 jaar

Vernietigen

-

tweede klasse

10 jaar

Vernietigen

F2.2.009

Dossiers inzake de voorbereiding van het Informatieblad

3 jaar

Vernietigen

F2.2.010

Dossiers inzake het redactiecomité: voorbereiding van vergaderingen, nota's, convocaties en notulen

3 jaar

Vernietigen

109

Deze worden doorlopend bijgewerkt.


Code

Reeks

F2.2.011

Overzicht gerealiseerd op basis van de publicaties in het Informatieblad

F2.2.012

Repertorium van de landsbonden van de ziekenfondsen -

Briefwisseling met de ziekenfondsen voor de voorbereiding van een nieuwe editie

-

Interne briefwisseling voor de voorbereiding van een nieuwe editie

-

F2.2.013

Nieuwe editie van het repertorium




De oude versie overbrengen naar het RA

15 jaar

Vernietigen

3 jaar

Vernietigen

30 jaar


5 jaar

Vernietigen

1 jaar

Vernietigen

30 jaar


Rechtspraakrepertorium -

Interne briefwisseling met het oog op een nieuwe bijwerking

-

Voorbereidende dossiers voor het bijwerken van het repertorium

-

Nieuwe editie van het repertorium

110

Opmerkingen

Wordt doorlopend bijgewerkt.


Code

F2.2.014

Reeks



Opmerkingen

Index van de omzendbrieven aan de verzekeringsinstellingen (VI): -

Voorbereidende dossiers voor het updaten van de index

2 jaar

Vernietigen

-

Nieuwe editie van de index

30 jaar


F2.2.015

Documenten met betrekking tot administratieve ondersteuning

1 jaar

Vernietigen

F2.2.016

Personeelsdossiers van de dienst Administratieve en juridische zaken en geschillen


Vernietigen


F2.2.017

Operationeel plan en documenten gebruikt voor de realisatie van het operationeel plan van de dienst Administratieve en juridische zaken en geschillen

4 jaar

Vernietigen


F2.2.018

Projectplanning van de dienst Administratieve en juridische zaken en geschillen

Tot realisatie

Vernietigen

F2.2.019

Aanbevelingen in verband met de kerntaken van de dienst Administratieve en juridische zaken en geschillen die een verband hebben met het beheer van de mandaten

30 jaar


F2.2.020


5 jaar

Vernietigen

111


Code

Reeks



Opmerkingen

F2.3. BEHEER EN BEWARING VAN DE DOCUMENTATIE F2.3.001

Documenten met betrekking tot de interne organisatie van de dienst

10 jaar

Vernietigen

F2.3.002

Briefwisseling met de dienst Documentatie (brieven en e-mails)

10 jaar

Vernietigen

F2.3.003

Personeelsdossiers van de dienst Documentatie


Vernietigen

F2.3.004

Dossiers inzake de werking van de bibliotheek (ter attentie van het personeel van het RIZIV)


Vernietigen

F2.3.005

Documenten met betrekking tot acquisities (register, bestelbonnen, aankooplijsten, facturen, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F2.3.006

Catalogi (bibliotheek en documentatie)

Tot vervanging

Vernietigen

F2.3.007

Registers of documenten met betrekking tot uitleningen

10 jaar

Vernietigen

F2.3.008

Documenten met betrekking tot de officieuze coördinatie van de GVU-wetgeving


Vernietigen

F2.3.009

Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en inventarisatie van de archieven (ordeningsplan, inventarissen van dossiers, zoekinstrumenten, enz.)

30 jaar


112



Code

Reeks



10 jaar

Vernietigen

Tot vervanging

Vernietigen

F2.3.010

Registers of documenten met betrekking tot de consultatie van de archieven

F2.3.011

Tijdschriften en persuittreksels

F2.3.012

Verzameling van parlementaire vragen met betrekking tot het RIZIV en de sociale zekerheid

30 jaar


F2.3.013

Omzendbrieven aan de VI

30 jaar


F2.3.014

Informatieblad van het RIZIV

-


Opmerkingen

De persuittreksels zijn beschikbaar op het intranet van het RIZIV.

Het Informatieblad wordt bewaard in de bibliotheek van het RIZIV, evenals in het wettelijk depot van de Koninklijke Bibliotheek van België.

F3. FINANCIEEL BEHEER F3.001


-

-

Zie: G.001.

F3.002

Nota’s en notulen van de Algemene raad

-

-

Zie: G.006.

113


Code

Reeks



Opmerkingen

F3.003

Nota’s en notulen van het Verzekeringscomité

-

-

Zie: G.007.

F3.004

Nota’s en notulen van de Technische, boekhoudkundige en statistische commissie

-

-

Zie: G.059.

F3.005

Dossiers inzake het opstellen van de jaarlijkse begroting en de budgettaire aanpassingen

7 jaar

Vernietigen

F3.006

Grootboeken

6 jaar*


* Vanaf 31 december van het jaar van verzending naar het Rekenhof.

F3.007

Dagboeken, kasboeken en andere hulpboeken

6 jaar*

Vernietigen


F3.008

Boekhouddatabank

6 jaar*



F3.009

Bestelbonnen

6 jaar*

Vernietigen


F3.010

Creditnota's

6 jaar*

Vernietigen


114

Worden bewaard op het niveau van het Algemeen beheerscomité (G.001).


Code

Reeks



Opmerkingen

F3.011

Leveringsbonnen

6 jaar*

Vernietigen


F3.012

Facturen

6 jaar*

Vernietigen

* Vanaf 31 december van het jaar van verzending naar het Rekenhof . Opgelet: deze periode wordt door de BTW-wetgeving verlengd tot 15 jaar voor stukken betreffende de oprichting of verkrijging van een gebouw dat als bedrijfsmiddel dient, of van de verkrijging van zakelijke rechten op een dergelijk gebouw.

F3.013

Facturen met betrekking tot de mess van het RIZIV

7 jaar

Vernietigen

F3.014

Bewijsstukken

6 jaar*

Vernietigen


F3.015

Rekeninguittreksels

6 jaar*

Vernietigen


115


Code

Reeks



7 jaar na goedkeuring van de rekeningen van het jaar waarin de lening of belegging eindigt

Vernietigen

F3.016

Dossiers inzake aangegane leningen en beleggingen

F3.017

Stukken betreffende giften en legaten

7 jaar


F3.018

Periodieke toestandsopgaven

7 jaar

Vernietigen

F3.019

Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief of jaarlijkse resultatenrekening en balans

7 jaar


F3.020

Jaarlijkse boekhoudkundige rapporten

7 jaar

Vernietigen

F3.021

Inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook

7 jaar


F3.022

Stukken betreffende de aangifte van belastingen

5 jaar

Vernietigen

F3.023

Akten en dossiers inzake de verwerving, concessie, erfdienstbaarheden, giften, legaten, vervreemding, (ruil)verkaveling enz. van terreinen en gebouwen

30 jaar


116

Opmerkingen

Worden bewaard op het niveau van het Algemeen beheerscomité (G.001).


Code F3.024

Reeks



Opmerkingen

Briefwisseling (brieven en e-mails) -

inkomend

10 jaar

Vernietigen

-

uitgaand

10 jaar

Vernietigen

-

officiële briefwisseling met de Regeringscommissaris en met de FOD Budget en Beheerscontrole

10 jaar


10 jaar

Vernietigen


Vernietigen

F3.025

Dossiers inzake de terugbetaling van kosten en/of zitpenningen van de mandatarissen

F3.026

Personeelsdossiers en stagerapporten

F3.027


5 jaar

Vernietigen

F3.028

Documenten met betrekking tot het intern beheer van de dienst (o.a. mededelingen aan het personeel via het intranet)

5 jaar

Vernietigen

F3.029

Stukken met betrekking tot de betaling van advocatenkosten bij geschillenprocedures

10 jaar na afsluiting van het geschil

Vernietigen




F4. PERSONEELSBEHEER F4.001

Dossiers inzake het personeels- en het arbeidsreglement

117

De reglementen evolueren doorlopend. Een versie om de 10 jaar bewaren en overmaken aan het RA.


Code

Reeks



10 jaar

Eén exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen naar het RA


Eén exemplaar van de brochures in elke taal bewaren en overbrengen naar het RA

F4.002

Administratieve jaarboeken

F4.003

Dossiers inzake de opmaak van brochures bestemd voor het personeel (bijvoorbeeld: welkomstbrochure, welzijn op het werk, enz.)

F4.004

Personeelsmededelingen

3 jaar

Vernietigen

F4.005

Dossiers inzake de opmaak en opvolging van personeelsformatie, personeelskader, taalkader, personeelsbehoefte en personeelsplanning

10 jaar


F4.006

Notulen en bijlagen van de vergaderingen van het basisoverlegcomité

-

-

F4.007

Dossiers inzake specifieke P&O of HRM-projecten (bijv. telewerk)

10 jaar

Vernietigen

F4.008

Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of -procedures

na verstrijken periode beroepsmogelijkheden


118

Opmerkingen

Zie: G.056.

De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

F4.009

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen

3 jaar


De intern opgestelde syllabi en presentaties bewaren; alle overige stukken vernietigen.

F4.010

Dossiers inzake het uitwerken van functieprofielen

10 jaar


Bewaren: de dossiers inzake de leidinggevende functies (cellen, directies en diensten).

F4.011

Personeelsregister



Het personeelsregister behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een bewaartermijn van minimum 5 jaar.

119


Code

F4.012

Reeks

Individuele personeelsdossiers Deze dossiers bevatten eveneens: -

de individuele opleiding

-

de individuele evaluaties

-

disciplinaire sancties

-

werkloosheidsdocumenten (C4-formulieren)



75 jaar na de geboortedatum van het personeelslid


Opmerkingen

De dossiers bewaren van: 







de leidinggevende ambtenaren (met inbegrip van ad interim) ; ambtenaren die houder zijn van een diploma van dokter in de geneeskunde; opmerkelijke personen op politiek, economisch, sociaal of cultureel vlak; geschorste of ontslagen beambten

De andere dossiers vernietigen. F4.013

Individuele rekeningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen

5 jaar

Vernietigen

F4.014

Déclarations Multifonctionnelles - Multifunctionele Aangiften (DMFA) bij de RSZ

5 jaar

Vernietigen

120

Dit zijn sociale documenten en, te dien einde, moeten ze minimum 5 jaar bewaard worden.


Code

Reeks



F4.015

Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) bij de RSZ

6 maanden

Vernietigen

F4.016

Aangiften van Sociale Risico's (ASR) bij de RSZ

1 jaar

Vernietigen

F4.017

Stukken betreffen de inhoudingen en afdrachten (bedrijfsvoorheffing, RSZ, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F4.018

Stukken betreffende de toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, overwerk, werkkleding en uitrusting, vorming, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F4.019

Stukken betreffende de uitkeringen (vakantiegeld, wachtuitkeringen, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F4.020

Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens en controlelijsten

1 jaar

Vernietigen

F4.021

Stukken betreffende het verlof (databank, registers, schema's en fiches)

1 jaar

Vernietigen

F4.022

Stukken betreffende het ziekteverlof (MEDEX attesten)

5 jaar

Vernietigen

F4.023

Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden, burgerlijke eretekens en arbeidseretekens

10 jaar

Vernietigen

F4.024

Dossiers inzake opmerkelijke feiten en evenementen (stakingen, opvorderingen, enz.)

10 jaar


121

Opmerkingen


Code

F4.025

Reeks




5 jaar

Vernietigen

F5. ICT-BEHEER ORGANISATIE EN INTERNE WERKING VAN DE ICT-DIENST F5.001

Briefwisseling (indien apart bewaard in een chronologische reeks)

10 jaar

Vernietigen

F5.002

Dossiers inzake de organisatie en interne werking (organigrammen, stukken betreffende reorganisaties, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F5.003

Bestelbonnen (waarvan details niet opgenomen worden in EPM)

7 jaar

Vernietigen

F5.004

Dossiers inzake de aankoop van duurzame roerende goederen

tot ze buiten gebruik worden gesteld

Vernietigen

F5.005

Dossiers inzake de aankoop van niet duurzame roerende goederen

7 jaar

Vernietigen

F5.006

Dossiers inzake overheidsopdrachten:

F5.007

-

Gunningsdossiers

10 jaar

Vernietigen

-

Uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten

5 jaar

Vernietigen

Documenten met betrekking tot het beheer van benodigdheden en van de voorraden (kopieën van bestelbonnen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz.)

3 jaar

Vernietigen

122

Opmerkingen


Code

Reeks



F5.008

Lijsten en andere overzichten van benodigdheden en van voorraden


Vernietigen

F5.009

Interne noodplannen en -procedures


Vernietigen

Opmerkingen

BEHEER VAN INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE F5.010

Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen

Zolang het systeem in gebruik is

Vernietigen

F5.011

Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen (in eigen beheer of door middel van uitbesteding)

Zolang het systeem in gebruik is


F5.012

Inventaris van hard- en softwaresystemen

oude versies 3 jaar bewaren

Vernietigen

F5.013

Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen (o.a. contracten)

6 jaar na beëindiging van het gebruik van het systeem

Vernietigen

F5.014

Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen (o.a. contracten)

6 jaar na beëindiging van het gebruik van het systeem

Vernietigen

123

Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De andere vernietigen.


Code

F5.015

Reeks



na einde licentie

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Zolang de persoon in dienst is

Vernietigen

Softwarelicenties

Opmerkingen

F6. BEHEER VAN DE INFRASTRUCTUUR F6.001

Dossiers inzake de organisatie van de dienst Infrastructuur

F6.002

Personeelsdossiers van de dienst Infrastructuur - ontwikkelcirkels en stagerapporten

F6.003

Briefwisseling van de dienst (in- en uitgaande correspondentie)

10 jaar

Vernietigen

F6.004


5 jaar

Vernietigen

F6.005

Dossiers inzake de aankoop van duurzame roerende goederen (offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, facturen, documentatie, veiligheids- en gebruiksinstructies, enz.)

Tot einde gebruik

Vernietigen

F6.006

Dossiers inzake de aankoop van niet duurzame roerende goederen (diensten, consumptiegoederen, renovatie- en andere werken offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, facturen, enz.)

7 jaar

Vernietigen

124



Code

F6.007

Reeks


Dossiers inzake overheidsopdrachten:


Opmerkingen

.

‐

Gunningsdossiers

10 jaar

Vernietigen

‐

Uitvoeringsdossiers voor werken met tienjarige aansprakelijkheid

10 jaar

Vernietigen

‐

Uitvoeringsdossiers van alle overige werken

5 jaar

Vernietigen

‐

Uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten

5 jaar

Vernietigen

‐

Dossiers inzake borgstellingen

30 jaar

Vernietigen

F6.008

Algemene documentatiedossiers inzake overheidsopdrachten

Gebruiksduur van de documentatie

Vernietigen

F6.009

Dossiers inzake gerechtelijke procedures (zakelijke rechtsvorderingen)



F6.010

Projectdossiers (planning of uitvoering van de werken, verhuizingen, locaties, constructies, enz.)


Vernietigen

F6.011

Dossiers inzake onroerende goederen (in eigendom en in huur) administratieve stukken

Duur van de eigendom of 5 jaar na einde van de huur


F6.012

Dossiers inzake onroerende goederen (in eigendom en in huur) technische en veiligheidsdocumenten, plattegronden enz.

Duur van de eigendom of 5 jaar na einde huur

Vernietigen

125

Dossiers die als precedent kunnen dienen, bewaren; de overige dossiers vernietigen.

De voornaamste investeringsdocumenten bewaren.


Code

Reeks



10 jaar na einde van het contract

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

F6.013

Dossiers inzake het afsluiten en opvolgen van verzekeringscontracten

F6.014

Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen (onroerende en roerende goederen, voertuigen, enz.)

F6.015

Dossiers inzake het dagelijks beheer van de lokalen

5 jaar na gebruik (van het dossier)

Vernietigen

F6.016

Dossiers inzake het beheer van de voertuigen

6 jaar na uitdienstname van het voertuig

Vernietigen

F6.017

Dossiers inzake het dagelijkse financiële beheer van de dienst (budgetprognose, onkostentabellen, analyses, facturen, bestelbonnen, enz.)

5 jaar

Vernietigen

F6.018

Dossiers inzake het beheer van duurzame roerende goederen (inventarislijsten, inplantingsplan, enz.)

5 jaar

Vernietigen

F6.019

Documenten en formulieren met betrekking tot dagelijkse opdrachten, werken en taken van de dienst (zendingsfiches, uitvoeringsbonnen, leveringsbonnen, enz.)

5 jaar

Vernietigen

F6.020

Milieudossiers van gebouwen

20 jaar

Vernietigen

126

Opmerkingen


Code

Reeks



F6.021

Dossiers inzake de energieboekhouding en de uitvoering van energie-audits

5 jaar

Vernietigen

F6.022

Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd milieubeheersysteem (ISO 14.001, EMAS, enz.)

5 jaar

Vernietigen

F6.023

Afvalregister en identificatieformulieren

10 jaar

Vernietigen

F6.024

Dossiers inzake duurzame ontwikkeling

30 jaar


F6.025

Lijst van gevaarlijke stoffen en preparaten


Vernietigen

F6.026

Lijst van de aanwezige emissiepunten met betrekking tot lucht- en waterverontreiniging


Vernietigen

F6.027

Meetgegevens van lawaai

30 jaar

Vernietigen

-

-

Opmerkingen

De syntheseverslagen bewaren; de overige documenten vernietigen.

F7. LOGISTIEK F7.1. SECRETARIAAT VAN DE DIENST BELAST MET DE LOGISTIEK F7.1.001

Notulen van het Algemeen beheerscomité

127

Zie: G.001.


Code

Reeks




Vernietigen

F7.1.002

Personeelsdossiers van de dienst Logistiek en stagerapporten

F7.1.003

Dossiers inzake ontwikkelcirkels

5 jaar

Vernietigen

F7.1.004


5 jaar

Vernietigen

F7.1.005

Dossiers inzake externe klachten (documentatie en antwoorden)

10 jaar

Vernietigen

F7.1.006

Documenten met betrekking tot de interne werking van de dienst (organigram, telefoonlijst, enz.)


Vernietigen

F7.1.007

Interne bestellingen (materiaal, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F7.1.008

Dossiers inzake vragen voor bijkomend ISS personeel

10 jaar

Vernietigen

F7.1.009

Dossiers inzake stage-aanvragen door studenten

5 jaar

Vernietigen

F7.2. BEHEER VAN HET ONTHAAL VAN BEZOEKERS EN EXTERNEN F7.2.001

Facturen en nota's

10 jaar

Vernietigen

F7.2.002

Register van dranken

10 jaar

Vernietigen

F7.2.003

Uurrooster en planning van de onthaalbureaus

5 jaar

Vernietigen

F7.2.004

Procedures (aanvragen en bestellingen) & statistieken

5 jaar

Vernietigen

128

Opmerkingen



Code

F7.2.005

Reeks

Werkdocumenten




Vernietigen

5 jaar

Vernietigen


Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

F7.3. OPMAAK VAN DOCUMENTEN EN VERZENDING F7.3.001

Werkfiches (aanvragen van reproducties)

F7.3.002

Verzameling stappenplannen en werkprocedures

F7.3.003

Voorraadregisters en statistieken

F7.4. AANKOPEN BEHEER VAN DE ABONNEMENTEN

F7.4.001

Boekhoudkundige documenten (facturen, overzicht van betalingen, kopieën van stortingen, aanmaningsbrieven)

10 jaar

Vernietigen

F7.4.002

Bestelbonnen (intern en extern)

10 jaar

Vernietigen

F7.4.003

Briefwisseling (intern en extern)

10 jaar

Vernietigen

129

Zie: Ondersteuning op centraal niveau - Financieel beheer (F3).


Code

F7.4.004

Reeks



Publicaties: -

GVU-teksten

-

Nomenclatuur gezondheidszorg en interpretatieve regels

-

Rechtspraakrepertorium

-

Informatieblad van het RIZIV

-

Omzendbrieven VI

-

Nota’s en notulen van de vergaderingen van het Algemeen beheerscomité

-

Dubbels van facturen, overzichten van betalingen, kopieën van stortingen

Deze exemplaren dienen als reserve. De publicaties zullen op een ander niveau worden bewaard (F1.1.006).

10 jaar

Vernietigen

BEHEER VAN HET ECONOMAAT F7.4.005

Medische formulieren: aanvragen van voorschrijfboekjes, aangetekende zendingen, aanvragen van bijlagen...

5 jaar

Vernietigen

F7.4.006

Kopieën van facturen, leveringsborderellen (leveranciers en RIZIV - interne en externe diensten in de provincies) met betrekking tot kantoorbenodigdheden (met inbegrip van informatica)

5 jaar

Vernietigen

Documenten met betrekking tot het verhuur van zalen aan externe klanten

5 jaar

Vernietigen

F7.4.007

Opmerkingen

130


Code

Reeks



Opmerkingen

BEHEER VAN DE POST F7.4.008

Facturen, contracten en lijsten met betrekking tot de distributie van de post

10 jaar

Vernietigen

F7.4.009

Statistieken (inkomende en uitgaande post)

5 jaar

Vernietigen

F7.4.010

Stappenplannen

Tot de wijziging van de plannen

Vernietigen

F7.4.011

Ontvangstborderellen of borderellen van verzending van post

10 jaar

Vernietigen

F7.4.012

Dossiers inzake periodieke abonnementen (pers en gespecialiseerde tijdschriften)

10 jaar

Vernietigen

BEHEER VAN DE KEUKEN & VAN DE MESS F7.4.013

Stukken betreffende de relatie met ISS (verslagen van vergaderingen, enz.)

10 jaar

Vernietigen

F7.4.014

Boekhoudkundige documenten en facturen

10 jaar

Vernietigen

F7.4.015

Statistieken en documenten met betrekking tot de aankoopprijzen

5 jaar

Vernietigen

F7.4.016

HACCP – Hazard Analysis Critical Control Points

2 jaar

Vernietigen

Handleidingen, plannen, checklists, registratieformulieren, meldingsformulieren en documentatie voor de autocontrole

131

De termijn staat in functie van het verstrijken van de periode van houdbaarheid van het betrokken product.


Code

Reeks



tot de geldigheidsduur verstreken is

Vernietigen

tot volgende gelijkaardige inspectie

Vernietigen

1 jaar

Vernietigen

1 week

Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

F7.4.017

Stukken betreffende erkenningen, toelatingen en voorafgaande registraties afgeleverd door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV)

F7.4.018

Stukken betreffende inspecties door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid

F7.4.019

Maandelijkse menuplanningen

F7.4.020

Dagelijkse menu’s

F7.4.021

Documenten met betrekking tot vergaderingen (notulen, reglementen, enz.)

F7.4.022

Beheerdocumenten (inventarissen, plannen, werkdocumenten, aanwezigheidslijsten, enz.)


Vernietigen

F7.4.023

Personeelsdossiers van het keukenpersoneel

Zolang de personen in dienst zijn

Vernietigen

132

Opmerkingen


ARCHIEVEN VAN DE COMMISSIES, COMITÉS EN RADEN VERBONDEN AAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR ZIEKTE- EN INVALIDITEITSVERZEKERING

133

Archieven van de commissies, comités en raden verbonden aan het RIZIV - Selectielijst

Code

Reeks



Opmerkingen

G. DOSSIERS VAN DE COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN VERBONDEN AAN HET RIZIV DE ARCHIEVEN VAN DEZE ORGANEN ZIJN AFZONDERLIJK GEORDEND EN BEVATTEN ALLEMAAL DEZELFDE SOORTEN DOCUMENTEN: NOTULEN VAN DE VERGADERINGEN EN BIJLAGEN, NOTA'S, UITNODIGINGEN VOOR DE VERGADERINGEN, STUKKEN BETREFFENDE AANWEZIGHEDEN EN ZITPENNINGEN, REFERENTIEDOCUMENTEN, ENZ. G.001

Algemeen beheerscomité (vroeger: Algemene raad)

50 jaar


De nota’s en de notulen bewaren.

G.002

Raad van bestuur

50 jaar



G.003

Directiecomité

50 jaar



G.004

Permanent comité (vroeger: Permanente delegatie, daarna: Permanente raadgevende delegatie)

50 jaar



G.005

Nationaal comité (vroeger: Nationaal bestuurscomité)

50 jaar



135


Code

Reeks



Opmerkingen

COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN MET BETREKKING TOT DE GEZONDHEIDSZORG G.006

Algemene raad

50 jaar



G.007

Comité van de verzekering voor geneeskundige verzorging (Verzekeringscomité)

50 jaar



[Vroegere benaming: beheerscomité dienst geneeskundige verzorging] G.008

Commissie voor begrotingscontrole

50 jaar



G.009

Wetenschappelijke raad

50 jaar



G.010

Comité voor de evaluatie van de medische praktijk inzake Geneesmiddelen (CEG)

50 jaar



G.011

Comité voor advies inzake de zorgverlening ten aanzien van de chronische ziekten en specifieke aandoeningen

50 jaar



136


Code

Reeks



Opmerkingen

G.012

College van geneesheren-directeurs

50 jaar



G.013

Akkoorden- en overeenkomstencommissies

50 jaar



G.014

Erkenningsraden voor de paramedici

50 jaar



G.015

Commissie belast met het sluiten van forfaitaire akkoorden met de medische huizen

50 jaar



G.016

Commissie tegemoetkoming geneesmiddelen (CTG)

50 jaar



G.017

Technische raden

50 jaar



G.018

Raad voor advies inzake revalidatie

50 jaar



137


Code

Reeks



Opmerkingen

G.019

Nationale raad voor kwaliteitspromotie (NRKP)

50 jaar



G.020

Accrediteringsstuurgroep en paritaire accrediteringscomités

50 jaar



G.021

Nationaal college van adviserend geneesheren

50 jaar



G.022

Commissie voor informatieverwerking

50 jaar



G.023

Profielencommissies

50 jaar



G.024

Technisch comité voor de zelfstandigen

50 jaar



G.027

Nationale commissie geneesheren-ziekenfondsen (NCGZ) of Medicomut

50 jaar



138


Code

Reeks



Opmerkingen

G.028

Nationale commissie tandartsen-ziekenfondsen of Dentomut

50 jaar



G.029

Technische commissies (voor het forfait, ‘juridique’, voor uitkeringen in geld, ‘critères’, ‘Franco-belge’, NederlandsBelgische technische commissie van de geneeskundige verzorging (voor 1963) / Belgisch-Nederlandse technische commissie van de geneeskundige verzorging (vanaf 1963))

50 jaar



G.030

Commissie belast met het sluiten van akkoorden betreffende het forfait

50 jaar



G.031

Commission de contact entre les opticiens et les organismes assureurs (voor 1963) / Overeenkomstencommissie opticiensverzekeringsinstellingen (vanaf 1963)

50 jaar



G.032

Commissions des techniciens [enkel Franse benaming]

50 jaar



G.033

Pharmaceutische paritaire conferentie

50 jaar



139


Code

Reeks



Opmerkingen

G.034

Tandheelkundige raad

50 jaar



G.035

Medische raad

50 jaar



G.036

Conseil supérieur de l’inspection médicale [enkel Franse benaming]

50 jaar



G.037

Nationaal intermutualistisch college

50 jaar



G.038

Regionale intermutualistische colleges

50 jaar





COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN MET BETREKKING TOT DE UITKERINGEN G.039

Beheerscomité van de Dienst uitkeringen (Algemene regeling)

50 jaar

140


Code

Reeks



Opmerkingen

G.040

Beheerscomité regeling zelfstandigen

50 jaar



G.041

Beheerscomité mijnwerkers

50 jaar



G.042

Coördinatiecomité (coördinatiebureau)

50 jaar



G.043

Geneeskundige raad voor invaliditeit (GRI)

50 jaar



G.044

Hoge commissie GRI

50 jaar



G.045

Gewestelijke commissies van de Geneeskundige raad voor invaliditeit (GC - GRI)

50 jaar



G.046

Technische ziekenfondsraad

50 jaar



141


Code

G.048

Reeks

Speciale afdeling technische ziekenfonds raad zelfstandigen



50 jaar


Opmerkingen


COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN MET BETREKKING TOT DE EVALUATIE EN MEDISCHE CONTROLE G.049

Comité van de DGEC (Dienst voor Geneeskundige evaluatie en controle)

30 jaar



G.050

Kamers van eerste aanleg

30 jaar



30 jaar






(een Nederlandstalige kamer en een Franstalige kamer) G.051

Kamers van beroep (een Nederlandstalige kamer en een Franstalige kamer)

G.052

Sous-commission de jurisprudence [enkel Franse benaming]

COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN MET BETREKKING TOT DE ADMINISTRATIEVE CONTROLE G.053

Technische commissie van de Dienst voor administratieve controle

50 jaar

142




Code

Reeks



Opmerkingen

G.054

Beheerscomité

50 jaar



G.055

Speciaal comité (boetes)

50 jaar



50 jaar


De nota’s en notulen bewaren.

COMITÉS, COMMISSIES EN RADEN MET BETREKKING TOT ONDERSTEUNING G.056

Basisoverlegcomité [vroegere benaming: syndicale raad voor advies]

G.057

Beheerscomité sociale werken

50 jaar



G.058

Stagecommissie

50 jaar



G.059

Technische boekhoudkundige en statistische commissie

50 jaar



143



119

Archieven van

het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering en van de commissies, comités en raden die er aan verbonden zijn Selectielijst versie aangepast in

2014

door

Nicolas SURDIACOURT

5318


het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

Recommend Documents