Het Onderste uit de kan. Belangrijke pijlers van een vrijwilligersbeleid

Het Onderste uit de kan. Belangrijke pijlers van een vrijwilligersbeleid Omschrijving sessie: Belangrijke pijlers voor het voeren van een vrijwilligersbeleid. Animatoren van Grabbelpas of speelplein, jeugdraadleden en stuurgroepleden, … Op je jeugddienst ben je omringd door een heleboel vrijwilligers en heel wat verwachtingen. Waaraan moet je denken om een verstandig en actueel vrijwilligersbeleid te voeren? En hoe past dit vrijwilligersbeleid binnen je globale beleid als jeugddienst en gemeente? Hier krijg je heel wat handvaten!

Inhoud 1. WAT, WAAROM, WIE 2. VISIE op vrijwilligerswerk 3. 5*B! Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden, Beëindigen.

THEORETISCH KADER -

Op basis van: CIVIQ, Borging van vrijwilligersbeleid. Het stapsgewijs vastleggen van regelingen voor vrijwilligers

-

CIVIQ,( 2005) De 5 * B! Voor het vinden en binden van (nieuwe) vrijwilligers, Utrecht

-

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk, Handboek ‘Werken met vrijwilligers’, Brussel: Politeia

WAT Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.” (uit Borging van vrijwilligersbeleid)

Vrijwilligersbeleid - p1

WAAROM De definitie van ‘vrijwilligersbeleid’ zegt meteen ook iets over de meerwaarde van een dergelijk beleid. Vrijwilligers, organisatie en beider doelstellingen staan centraal. -

-

-

-

-

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe Organisatie vrijwilligers Om duidelijkheid te geven aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over hoe met vrijwilligers wordt gewerkt in de organisatie. Beroepskrachten vrijwilligers Ter voorkoming van onduidelijkheid, wrijving, conflicten, ongelijke behandeling tussen vrijwilligers. Vrijwilligers vrijwilligers Als stimulans voor vrijwilligers en daarmee ter optimalisering van hun inzet voor het doel van de organisatie. Vrijwilligers organisatie De praktijk wijst uit dat organisaties die een zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers

WIE Over wie gaat een vrijwilligersbeleid of kan het gaan? Een duidelijke afbakening is noodzakelijk om je vrijwilligersbeleid uit te tekenen. Meestal zullen verschillende doelgroepen samen aanbod komen in een vrijwilligersbeleid. Zorg dat elk van de doelgroepen voldoende aan bod komen. -

-

Onderscheid tussen externe (bv van jeugdbewegingen, speelplein, …) en interne (rechtstreeks verbonden aan jeugddienst) vrijwilligers Wie zijn die interne vrijwilligers? • In welke onderdelen van de organisatie zijn vrijwilligers actief? • Welke (kern) taken behoren tot het betaald werk en welke tot het vrijwilligerswerk? • Welke taken worden door de vrijwilligers vervuld? Soorten vrijwilligers: je kan een onderscheid maken tussen vrijwilligers naar motivatie van vrijwilligers, de taakinvulling, de frequentie waarmee ze optreden, … Wij kiezen voor een indeling op basis van de taakinvulling en -omschrijving. De andere aspecten hangen er ook min of meer mee samen. • Jeugdraadleden: maandelijks vergaderen, groot engagement, beleidsniveau, denkers kenmerken: beleidsmatig, duurzaam, relatief groot engagement • Animatoren: voornamelijk intensief actief tijdens de vakantie, soms jaarwerking, vooral creatief, doeners


•

•

-

-

kenmerken: creatief, speels, begeleiding, engagement kan groter of kleiner zijn Eenmalige of zeldzame inzet van expertise van jongeren uit de gemeente: inzetten van kennis door opleiding en elders verworven competenties bv hulp bij ontwerp folder, onderhouden website, … kenmerken: competentiegericht, engagement kan groter of kleiner zijn Slapende vrijwilligers: momenteel geen taakinvulling, konden vroeger in elk van voorgaande categorieën vallen.

Andere betrokken partijen in vrijwilligersbeleid naast de vrijwilliger en de verantwoordelijke beroepskracht zijn andere jeugddienstmedewerkers, ambtenaren van andere diensten, partners buiten het gemeentehuis, … Organigram van de jeugddienst waarin vrijwilligers een plaats krijgen: welke positie nemen (verschillende) vrijwilligers in tov de jeugddienstmedewerkers? Op welke manier zijn ze al dan niet verbonden met andere diensten of (particuliere jeugdwerk-)organisaties?

VISIE - Mogelijke aspecten waarom je kiest voor vrijwilligers: • vrijwilligers stellen ons in staat om beter in te spelen op de behoeften van de achterban omdat ze er nauw op betrokken zijn. Ze verschaffen informatie en signalen over wat er leeft • vrijwilligers kunnen deskundigheid, kennis en vaardigheden vanuit andere sectoren of vanuit een opleiding inbrengen • Vrijwilligers hebben een aantoonbare meerwaarde in het realiseren van een, zowel kwantitatief als kwalitatief beter (d.w.z. breder, gevarieerder, diepgaander) pakket aan activiteiten en doelstellingen aan te bieden. Cfr JBP • vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan de inbedding van het aanbod van de organisatie binnen de buurt. Wie stuurt de vrijwilligers binnen de onderdelen van de organisatie aan? Wie is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van de vrijwilligers? Hoe verhouden de vrijwilligers zich tov beroepskrachten? Denk nog eens aan je organigram. Staan de vrijwilligers boven/naast/onder beroepskrachten? Zijn er verschillen naar taakinvulling? 100% beroepskracht

Vrijwilligers ondersteunen beroepskrachten in hun taakuitvoering

100% vrijwilligers

Vrijwilligers en beroepskrachten verdelen taken

Beroepskrachten ondersteunen Vrijwilligers in hun taakuitvoering Vrijwilligersbeleid - p3

•

• •

Vrijwilligersbeleid staat in functie van het lokale jeugdbeleidsplan. Net zoals een degelijk personeelsbeleid nodig is om personeel als spil van een organisatie te doen functioneren, motiveren, presteren… heb je een degelijk vrijwilligersbeleid nodig als vrijwilligers een belangrijke plaats innemen in je werking. Ze zorgen (mee) voor de realisatie van je doelstellingen. Zoals vermeld bij de ‘waarom’vraag, maken vrijwilligers ‘meer’ en ‘beter’ mogelijk. In je JBP kan je een doelstelling ‘an sich’ wijden aan vrijwilligerswerking interessant als je nog geen uitgewerkt vrijwilligersbeleid hebt Anderzijds kan je per doelstelling aanduiden wat de bijdrage is van vrijwilligers in de realisatie van die doelstelling, met een aantal voordelen o Op het einde van het planningsproces is het duidelijk wie wat doet: sommige doelstellingen worden volledig gedragen door vrijwilligers, andere volledig door beroepskrachten, en sommige samen. o Je kan op basis van die taakverdeling een duidelijke taakomschrijving maken van de verwachtingen tav van vrijwilligers en de werving van nieuwe vrijwilligers o De jeugdraad moet het JBP goedkeuren, en weet dus op voorhand welke doelstellingen vrijwilligers (mee) realiseren, en dus wat het vrijwillig engagement de komende jaren zal zijn.

DE 5B’s Binnenhalen, Werving en Selectie, Begeleiden, Evaluatie, ondersteuning en Vorming Belonen, Waarderen, Motiveren en stimuleren Behouden en Participatie Beëindigen

BINNENHALEN (Werving en Selectie) Via werving maak je mensen bekend met je organisatie of je aanbod, en maak je ze warm om zich vrijwillig in te zetten. Selectie zet je in om de nieuwe vrijwilligers die je net geworven hebt, op de juiste plaats te zetten. Hier bestaat heel wat weerstand tegen. Veel mensen hebben als uitgangspunt dat iemand die zich ontbetaald en vrijwillig wil inzetten, je niet kan weigeren. Anderzijds is er wel heel wat te zeggen


over de juiste man op de juiste plaats. Een goede selectie en toewijzing van taken, leidt tot een grotere tevredenheid bij vrijwilligers zelf en bij beroepskrachten. Selectie doe je best op basis van duidelijke criteria. Die criteria zijn afhankelijk van de taken die ingevuld moeten worden: wat zijn de noodzakelijke vaardigheden, welke persoonskenmerken verwacht je, … Moet je toch mensen afwijzen, probeer dit ook zo duidelijk, eerlijk maar positief mogelijk te doen. Probeer in je boodschap zoveel mogelijk positieve eigenschappen van de persoon aan te geven, en je zo min mogelijk te focussen op de negatieve, bv “ als we alles op een rijtje zetten, ben je heel straf in dit en dat, maar misschien minder geschikt voor deze opdracht. Als jij er ook zo over denkt, kunnen we misschien op zoek gaan naar andere mogelijkheden?” Een aantal vragen je om beleid t.a.v. Binnenhalen vorm geven: -

-

Waarom zou iemand vrijwilliger willen worden bij jou? Wat zijn je verkoopargumenten? Je bekendheid? Hoe werk je aan een positief imago om vrijwilligers aan te trekken? Hoe open/laagdrempelig ben je zodat vrijwilligers kunnen instappen? Hoe dienen nieuwe vrijwilligers zich aan? Wie is het aanspreekpunt of hoe verloopt dit? Hoe ziet het profiel van de vrijwilliger die je wil werven eruit? Denk aan leeftijd, opleiding, ervaring, beschikbaarheid, motivatie, deskundigheid, passend in team, … Wat heb jij te bieden? Hoe kan je communiceren? Uit onderzoek blijkt dat reden nummer 1 voor het doen van vrijwilligerswerk is: ik werd gevraagd De Wervingscirkel gaat uit van 5 wervingsthema's: (Zie: Basisboek vrijwilligersmanagement, Joost Heinsus, sVM, Utrecht) doel (waar willen we vrijwilligers voor werven?) doelgroep (welk type vrijwilligers zoeken we?) boodschap (wat willen we vragen en wat hebben we te bieden? De 5 W’s) 5W’s: wie, wat, waar, waarom, wanneer middelen (waar zitten die vrijwilligers en hoe bereiken we ze?) organisatie (hoe gaan we het aanpakken?) Hoe wordt beslist wie vrijwilliger wordt en welke verantwoordelijkheid die krijgt? Wie beslist daarover? Op basis waarvan? Is er een soort procedure? Hoe zorg je dat de juiste man op de juiste plek terecht komt en wat als de foute persoon op de foute plaats wil zitten?


TIPS uit sessie 3daagse -

Duidelijke, gedetailleerde taakomschrijvingen opstellen zodat de verwachtingen van de jeugddienst duidelijk zijn Gebruik de kracht van de mondelinge reclame Duidelijke afspraken maken over verantwoordelijkheid over vrijwilligers Zichtbaar zijn

BEGELEIDEN, Evaluatie, ondersteuning en Vorming Wie graag zijn vrijwilligers even ziet meedraaien, zorgt best voor een goede begeleiding. Die begeleiding zal afhangen van het type vrijwilligers dat u in de organisatie heeft binnengehaald. Vrijwilligers zijn niet één pot nat. Het is belangrijk dat je hen niet aan zijn lot over laat. Begeleiden van vrijwilligers is essentieel voor het binden van de vrijwilligers aan uw organisatie. Goede begeleiding van vrijwilligers is nodig om hen te stimuleren, te ondersteunen en zo nodig aan te spreken op de taken die er gedaan worden. Ook biedt het de mogelijkheid om met de vrijwilliger te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst. Vormingen moeten passen bij het soort vrijwilligers, het werk wat gedaan wordt en de omgeving. Begeleiden van vrijwilligers: essentieel voor het binden van de vrijwilligers aan uw organisatie. hangt af van het type vrijwilligers nodig om hen te stimuleren, te ondersteunen, aan te spreken op de taken die er gedaan worden. - praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst. Door: -

vormingen evaluatie- of feedbackgesprekken duidelijke informatie laagdrempelig ontsluiten afspraken maken en kenbaar maken mentoring?

Een aantal vragen je beleid t.a.v. Begeleiden vorm geven: -

Hoeveel ruimte laat ik nieuwe vrijwilligers om zich in te werken en te experimenteren? Hoeveel ondersteuning bied ik hierbij? Is de organisatiestructuur duidelijk voor de nieuwe vrijwilliger? IS het duidelijk wie voor ondersteuning kan zorgen? Is er eventueel een mentor aangeduid?


-

Is het duidelijk is welk kader de vrijwilliger werkt (regelgeving, verzekering, statuut, onkosten, …)? Hoe zorgen je dat nieuwe vrijwilligers hun weg vinden? Hoe kunnen ze instappen en zich ‘inwerken’? Werk je wel of niet met een afsprakennota? Welk kader voorzie je opdat vrijwilligers optimaal kunnen renderen? Welke steun voorzie je? Hoe varieert dit naargelang het soort vrijwilliger? Worden vrijwilligers geëvalueerd, meer dan tussen pot en pint bewieroken en klagen? Ook wanneer het goed verloopt? Gebeurt evaluatie en ondersteuning collectief of individueel? Hoe ga je om met vrijwilligers die duidelijk over de schreef gaan (bv. alcoholmisbruik …)? En wat wanneer ze gewoon een steekje laten vallen, afspraken niet nakomen? Hoe stimuleer je vrijwilligers om zich bij te scholen? Hoe zorg je ervoor dat nieuwe kennis ingang vindt bij je vrijwilligersploeg?


Vorming van vrijwilligers stimuleren, niet opleggen Afspraken duidelijk herkenbaar maken Constante evaluatie inbouwen: evaluatie door vrijwilligers zelf en door de jeugddienst Zorg voor een warm ontvangst

BELONEN, Waarderen, Motiveren en stimuleren Waarderen en motiveren is een voortdurende taak. Ze stopt niet bij een schouderklopje, een gratis T-shirt, of de uitbetaling van de afgesproken (onkosten)vergoeding. De manier waarop is afhankelijk van de motivatie van vrijwilligers. Kan erg verschillend zijn. Breng eerst deze in kaart, dan kan je er nadien op inspelen. Er bestaan verschillende motivatiemodellen: denk aan de behoeftepiramide van Maslow of de factoren van motivatie en demotivatie doe Herzberg opsomt. Een ander mogelijk model om het handelen van mensen te verklaren is van Lindenberg. Model Lindenberg (2001): Volgens de sociologische framingtheorie van Lindenberg (2001) delen alle individuen het universele doel om hun fysieke en sociale positie te verbeteren en streeft men dit na door middel van drie overlappende frames waarop men het gedrag baseert. Binnen het instrumentele frame handelt men om zoveel mogelijk tastbare hulpbronnen te vergaren, terwijl men zich binnen het hedonistische frame richt op direct genot en waarneembare verbetering. Binnen het normatieve frame wil men juist gepast handelen en het goede doen. Tijdens het handelen kan men verschillende doelen


nastreven, maar zal slechts één frame domineren, afhankelijk van de sociale situatie (Lindenberg, 2001). In het breedste zin heeft motivatie te maken met de beweegredenen die iemand heeft om een bepaalde handeling te verrichten (of blijven verrichten). Deze reden kunnen van twee richtingen komen: 1. 2.

Motieven die van buitenaf komen – deze noemen we extrinsieke motivatie – stimulansen die bepaald gedrag aanmoedigen of juist tegengaan. En motieven die van binnen uit komen. Deze noemen we intrinsieke motivatie, die herkenbaar is als passie, interesses, voorkeur en dergelijk die een eigen waarde aan bepaald gedrag geven INTRINSIEKE MOTIVATIE

Omdat het leuk is

EXTRINSIEKE MOTIVATIE

Omdat het loont

Omdat het juist is

Intrinsieke motivatie op basis van plezier is het meest tastbaar – het heeft een direct invloed op onze emoties en de beloning is gelijk. HET IS LEUK. We hebben allemaal ook onze eigen voorkeuren en interesses. Als we door deze drijfveren handelingen kiezen beleven we plezier en hebben de activiteiten ook intrinsieke waarde. Bij intrinsieke motivatie op basis van pleziergevoel is het antwoord op de ‘waarom’ vraag dan: ‘Omdat het leuk is’. PLEZIER “Door vrijwilligerswerk kan men plezier en genot ervaren” VERRIJKING “Vrijwilligerswerk biedt kansen voor persoonlijke groei en een verhoogde levenskwaliteit “ Intrinsieke motivatie op basis van plicht spreekt weer onze emoties aan. De beloning is niet altijd duidelijk en lang niet altijd zeker. Toch komen we in actie OMDAT HET JUIST IS.


De normen en waarden van de mens worden in sterke mate vormgegeven door de verschillende groepen waar iemand deel van uit maakt. Deze groepen zijn onder andere familie, geloofsgemeenschappen, vrienden en medeburgers. Handelingen kunnen gemotiveerd worden door een gevoel van plicht die uit deze normen en waarden komt. In deze context heeft de activiteit zelf een normatieve of morele waarde. Bij intrinsieke motivatie op basis van plichtgevoel iis het antwoord op de ‘waarom’ vraag doorgaans: ‘Omdat het juist is.’ NORMATIEF “Vrijwilligerswerk is een manier waarop mensen voor hen belangrijke normen en waarden uit kunnen dragen. “ SOCIAAL “Vrijwilligerswerk kan bestaande sociale contacten verdiepen of versterken en geeft een kans om in activiteiten mee te doen die belangrijk zijn voor significante anderen. “ Extrinsieke motivatie speelt meer op onze rationaliteit in dan onze emoties. De beloning is tastbaar maar laat even op zich wachten. We worden voor een activiteit in beweging gebracht OMDAT HET LOONT. Bij extrinsieke motivatie ligt de beloning buiten het activiteit zelf; Die komt van buiten het individu af. In deze context wordt de activiteit dus een middel of een instrument om een andere doel te bereiken. Het klassieke voorbeeld van een extrinsiek stimulans is natuurlijk geld, maar we kunnen ook kijken zowel naar kleine materiële zaken als snoep of T-shirts als minder tastbare bronnen als contacten en ervaringen die nuttig kunnen zijn voor de carrière. Bij extrinsieke motivatie is het antwoord aan de vraag ‘Waarom doe je het?’ doorgaans ‘Omdat het loont’ CARRIERE “Vrijwilligerswerk biedt een kans om ervaringen, vaardigheden en contacten op te doen die de (toekomstige) carrière op de arbeidsmarkt kunnen bevorderen. “ LEREN “Vrijwilligerswerk biedt een kans nieuwe (leer)ervaringen op te doen en bestaande kennis en vaardigheden te oefenen en te vergroten. “ Opmerking: meestal is gedrag een combinatie van deze verschillende factoren. Een of andere beweegreden zal echter dominanter zijn.

Inspelen op -

Denk aan verschuivingen in motivatie! Denk aan verschillen in motivatie! Stem waardering af op inspanning!


-

Bied mogelijkheden aan binnen de organisatie! Stem beloning af op taak! Leer jouw jongeren kennen

Valkuilen -

Denken in stereotypen One-size-fits-all praktijken. Als ze maar binnen zijn, dan heb je ze. (Meer nadruk op werving dan op behoud) We kunnen niet alles voor iedereen betekenen. Iedereen is welkom. Vragen om A maar hopen op B (maatjes/stagiairs)

Belangrijke punt bij deze motivatievormen is dat in alle gedragscontexten spelen alle drie vormen in meer of mindere mate een rol. Uit TOR onderzoek1

(…) (…)

11

Stevens, F., De Groof, S., Elchardus, M. , Laurijssen, I. , Smits, W. (2006) Het spanningsveld tussen het vrijwilligerswerk in het jeugdwerk en de commercialisering van de leefwereld van jongeren. Nieuwe analyses. In opdracht van afdeling Beleid van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media p69


De nieuwe vrijwilliger doet dus vrijwilligers werk om redenen van zelfontplooiing, zelfrealisatie, leefwereldverbreding en –verdieping. Concreet geven jongeren aan vrijwilligerswerk te doen om nieuwe ervaringen op te doen, nieuwe mensen te leren kennen, vaardigheden uit te bouwen en mensen beter te leren kennen. Deze redenen zijn voor 9 op de 10 bevraagde jongeren een reden tot engagement. Normatieve redenen of instrumentele redenen (goed voor m’n cv) worden veel minder vermeld. Leggen we de bevindingen van TOR op het framingmodel van Lindenberg, blijkt dus dat vooral de intrinsieke motivatie als ‘plezier’ een belangrijk argument is voor jongeren;

De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert. Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: -

Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen Feestjes/bijeenkomsten voor vrijwilligers Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken Goede verzorging (drankje, ..) Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers Verstrekken van referenties indien nodig

Een aantal vragen je beleid t.a.v. Belonen vorm geven: -

Hoe waardeer en bedank je vrijwilligers? Waarvoor betalen vrijwilligers? Inschrijvingsgeld, kilometers, gadgets (zoals T-shirt), drank, …? Is er voldoende aandacht voor positieve waardering? Is iemand eindverantwoordelijk Op welke manier speel je in op verschillende motieven van vrijwilligers?

TIPS uit sessie 3daagse : - Bedank persoonlijk! - Stimuleer inspraak - Voorzie cadeautjes, heel vaak in de vorm van eten of drinken - Maak tijd voor een persoonlijke babbel - Zorg voor of voorzie ruimte voor een goede sfeer


BEHOUDEN,Participatie en Informatie Behouden van vrijwilligers is zorgen dat ze (inhoudelijk) voldoende uitgedaagd en geprikkeld worden om zich blijvend in te zetten. Inspraak en participatie bevordert de betrokkenheid van de vrijwilligers bij de organisatie en levert de organisatie informatie op over de ideeën, wensen en behoeften van de vrijwilligers. Uiteraard is het noodzakelijk dat vrijwilligers op de juiste manier geïnformeerd worden, voor tijdens en na een beslissingsproces. Informatie is te onderscheiden in: -

Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. Beheersinformatie: over de ondersteunende systemen zoals computer, printer, email, fax, kopieermachine etc.

Een aantal vragen je beleid t.a.v. Behouden vorm geven: -

-

-

Heb je als organisatie voldoende te bieden? Is er kans om vlot taken te veranderen? Denk je zelf al vooruit, nl wat heb ik de vrijwilliger te bieden als hij/zij ‘klaar is voor een volgende stap’? Betrek vrijwilligers zo snel mogelijk. Hoe vroeger in het traject ze meedenken, hoe groter de betrokkenheid die ze zelf voelen. Over welke onderwerpen worden vrijwilligers, op welke momenten, geïnformeerd? Welke communicatiemiddelen worden daarbij gebruikt? Hoe bottom-up ben je? o Heeft de vrijwilliger zelf ook wat in te brengen in uw organisatie? o Zijn er kanalen waarmee vrijwilligers invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming? o Is het duidelijk over welke zaken vrijwilligers wel/niet kunnen meebeslissen? o Zijn vrijwilligers verplicht deel te nemen aan bepaalde formele/informele vergaderingen? o Zijn vrijwilligers binnen de organisatie georganiseerd? Hoe kun je vrijwilligers stimuleren om vergaderingen voor te bereiden, verslagen te lezen, …? Kunnen niet-beleidsmedewerkers ook participeren en hoe verloopt dit? Hoe voorkom je dat een beperkte kern vrijwilligers overbevraagd raakt? Hoe bouw je een netwerk uit met ‘losse’ vrijwilligers?



Houd je adressendatabank up to date, zo schrijf je niet per ongeluk vrijwilligers aan die al jaren gestopt zijn Luister naar de inbreng van vrijwilligers Bouw vormings- en evaluatiemomenten in Organiseer een teamdag Niet elke motivatie is misschien even geschikt voor elke taak. Probeer op zoek te gaan naar de ‘juiste ‘ motivatie.

BEËINDIGEN Niks is voor het leven, ook vrijwilligerswerk niet. Op een goede manier de vrijwilliger uitwuiven is dus belangrijk. In de toekomst kan je vaak nog de vruchten plukken van vandaag te investeren in afscheid. Vrijwilligers stoppen met ene goed gevoel en blijven positief napraten en reclame maken voor je, vrijwilligers kunnen naar een andere organisatie verhuizen (professioneel of als vrijwilliger)waardoor je netwerk groeit. Helaas zijn nog niet veel instrumenten ontwikkeld voor het beëindigen van een vrijwilligersengagement. Meer en meer wordt wel gekeken naar de HRM sector waarbij exitgesprekken, feedback gesprekken of helpen bij de samenstelling van een portfolio vaak voorkomen. TOR2 vroeg jongeren ook naar de reden om hun engagement te beëindigen. Tijdsdruk was de voornaamste reden.

2

Stevens, F., De Groof, S., Elchardus, M. , Laurijssen, I. , Smits, W. (2006) Het spanningsveld tussen het vrijwilligerswerk in het jeugdwerk en de commercialisering van de leefwereld van jongeren. Nieuwe analyses. In opdracht van afdeling Beleid van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media p69


Een aantal vragen je beleid t.a.v. Beëindigen vorm geven: -

Waarom stopt de vrijwilliger? Misschien zijn de redenen die de vrijwilliger geeft wel op te lossen? Moet hij/zij nog informatie overdragen? Indien ja, hoe gebeurt dit? Wat kan je als organisatie nog doen voor vrijwilligers die stoppen? ‘Iets’ doen voor vrijwilligers die hun engagement beëindigen is goed voor de jongeren én voor de jeugddienst. Je geeft mensen een goed gevoel nadat ze gestopt zijn en behoudt het netwerk nadien.


Zorg voor goed gegevensbeheer. Houd je adressendatabank up to date, zo schrijf je niet per ongeluk vrijwilligers aan die al jaren gestopt zijn, en heb je tegelijk nog wel een afzonderlijk bestand van vrijwilligers die gestopt zijn maar die misschien bij de juiste gelegenheid nog kan aanschrijven.

-

Weet wie er stopt. Wees alert op signalen. Houd contact met de vrijwilligers die gestopt zijn door af en toe een kaartje te sturen of op de hoogte te brengen van activiteiten. Niet alleen is het leuk om elkaar eens terug te zien. Gestopte vrijwilligers vormen een interessant netwerk. Een oud-vrijwilligerswerking opstarten. Bedanken op het einde van een vrijwilligerscarrière doe je best op2 manieren: enerzijds een persoonlijke bedanking, anderzijds een formeel afscheid (bv 1 maal per jaar alle gestopte vrijwilligers in the spotlight zetten, cadeautje geven, …)

-


INVULLING VAN VRIJWILLIGERSBELEID Denk bij het invullen van de “B’s” aan de verschillende types vrijwilligers. Als start kan je vertrekken van een brainstorm waarbij je volgende matrix invult.

Vrijwilligers: beleidsmatig, duurzaam, groot engagement

Vrijwilligers: creatief, begeleiding, engagement:

Vrijwilligers: Slapende competentiegericht, vrijwilligers engagement: groter

of kleiner

groter of kleiner BINNEHALEN BEGELEIDEN BELONEN BEHOUDEN BEEINDIGEN

Meer lezen? Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq. Te raadplegen op de website http://www.vrijwilligersmanagement.nl/ Civiq (2005). 5*B. Voor het vinden en binden van (nieuwe) vrijwilligers, Utrecht Stevens, F., De Groof, S., Elchardus, M. , Laurijssen, I. , Smits, W. (2006) Het spanningsveld tussen het vrijwilligerswerk in het jeugdwerk en de commercialisering van de leefwereld van jongeren. Nieuwe analyses. In opdracht van afdeling Beleid van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk, Handboek ‘Werken met vrijwilligers’, Brussel: Politeia http://participatiewiki.be/wiki/index.php/Vrijwilligersbeleid


Het Onderste uit de kan. Belangrijke pijlers van een vrijwilligersbeleid

Recommend Documents