Handleiding MS Access Database BOA 1 Relaties en tabellen
In deze database bevinden zich 9 tabellen die aan elkaar gekoppeld zijn. Daarbij komen nog 2 tabellen (nl. ‘Eetfestijn’ en ‘Lenteactiviteit’) die geen relatie hebben. In tegenstelling tot de vorige database van BOA, waar er 3 hoofdtabellen waren, is er nu slechts 1 hoofdtabel. Deze tabel verzamelt alle gegevens uit de vorige database waar de 3 hoofdtabellen (‘Buitenlandse adressen’, ‘algemene ledenlijst’ en ‘sponsors’) de kern vormden. De tabel leden omvat dus deze 3 hoofdtabellen. Om het onderscheid tussen buitenlandse adressen, leden en sponsors te bewaren hebben we aan iedereen een LidSoortID gegeven. Dit is een nummer dat overeenstemt met een bepaalde Soort. Vb:
U zal zien dat we ook een bestuurslid een aparte LidSoortID gegeven hebben. Zo is er een extra indeling gemaakt en is het ook makkelijker om bestuursleden op te vragen. Elk bestuurslid heeft een bestuursfunctie. Om hier een onderverdeling te kunnen maken hebben we net zoals ‘Soorten leden’ een tabel gemaakt met ’Soorten bestuursleden’. Zoals u kan zien in volgende illustraties.
Ook de tabellen ‘Aansprekingen’, ‘Gemeente’, ‘Landcodes’ en ‘Families’ zijn gelijkaardig opgebouwd aan de vorige afbeeldingen. De tabel ‘Deelnames per jaar’ is hetzelfde opgebouwd als de tabel ‘Bouwgezellen per jaar’ uit de vorige database. Alleen is nu het jaar ook gekoppeld via een nieuwe tabel ‘Jaartallen’.
2 Formulieren 2.1 Inschrijvingsformulier eetfestijn Bij dit formulier hebben we het oorspronkelijke formulier zo goed als volledig behouden. Het formulier is gelinkt aan de tabel ‘Eetfestijn’. Het jaartal wordt automatisch ingevuld maar kan nog worden aangepast indien het niet correct is.
Het is niet het beste idee om berekeningen bij te houden over de bedragen. Dit kan beter uitbesteed worden aan een query, zoals wij hier dan ook gedaan hebben. Deze bedragen worden automatisch berekend (dus wanneer het eetfestijn formulier wordt ingevuld) in volgende query. Zoals u kan zien in volgend voorbeeld.
2.2 Formulier Leden Hier volgt het formulier voor de tabel ‘leden’. Het is een eenvoudig formulier waar het mogelijk is om elk lid te raadplegen of nieuwe leden toe te voegen. U kan hier ook per lid de ‘deelnames per jaar’ bekijken. Zo kan u zien of het lid al eens deelgenomen heeft aan een bouwkamp.
3 Query’s 3.1 Adresetiketten In de query ‘Adresetiketten’ is het mogelijk om aan te geven van wie u de adresgegevens wil opvragen. We raden u aan om deze query weinig of niet te gebruiken want deze query wordt gebruikt in het rapport ‘Adresetiketten’. Daar krijgt u dan ook volgende venster weergegeven waarin u de parameterwaarden kunt ingeven.
3.2 Bouwgezellen per jaar In de query ‘Bouwgezellen per jaar’ is het mogelijk om binnen een bepaalde tijdszone alle leden te raadplegen die deelgenomen hebben aan 1 of meerdere bouwkampen. Wanneer u deze query opent moet u 2 parameterwaarden opgeven. Deze waarden zijn de jaartallen waarmee u de tijdszone aangeeft om de bouwgezellen op te zoeken. Hier in het voorbeeld hebben wij 2012 als tijdzone genomen, maar het is ook mogelijk om bijvoorbeeld alle bouwgezellen die deelnamen aan een bouwkamp tussen 2005 en 2012 op te vragen.
3.3 Nieuwsbrief per post, e-mail of beide De query ‘Nieuwsbrief per post, e-mail of beide’ geeft u alle resultaten van de mensen die een nieuwsbrief ontvangen. Het is mogelijk om via de parameterwaarden aan te geven wat u zoekt. Hier is het wel nodig om exact de waarden juist in te geven. De 2e parameterwaarde is voor het uitbreiden van uw vraag.
3.4 Oud adres Dit is de query voor het opvragen van de mensen met een oud adres. Bij het activeren van deze query is het mogelijk om via een parameterwaarde te zoeken op een bepaald soort lid. Het volstaat om de eerste 3 letters van het ’Soort lid’ in te geven. Indien u iedereen met een oud adres wilt opvragen hoeft u niets in te vullen.
4 Rapporten 4.1 Adresetiketten Dit rapport is gebaseerd op de query ‘Adresetiketten’. We verwijzen u naar 3.1 voor meer uitleg.
