Handleiding gebruik Citymail

Handleiding juli 2014

Handleiding gebruik Citymail

Versie Jaar Auteur

: 4.0.1 : 2014 : Citymail BV / Charly Traarbach

Citymail BV – Copyright ©

1


© Citymail BV, Nederland 2014 Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd en/of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van Citymail BV


2


1

Introductie Citymail

Citymail is een online verzend applicatie waarmee u eenvoudig gebruik kan maken van verschillende distributeurs. Zendingen voormelden, adreslabels printen, zendingen volgen etc. kan allemaal vanuit één applicatie. Met de Citymail webservice kunnen externe systemen worden gekoppeld aan Citymail. U kunt Citymail koppelen aan uw webwinkel, maar ook aan ERP, WMS of andere bedrijfsapplicaties. In deze handleiding wordt beschreven hoe u met Citymail kunt werken. Hoofdstuk 2 gaat over een aantal zaken die van toepassing zijn voordat u gaat starten. Hoofdstuk 3 beschrijft hoe u zendingen (handmatig) kan aanmaken of via een Excel bestand kunt importeren. In hoofdstuk 4 wordt de verwerking en beheer van de zendingen uitgelegd, zoals bijvoorbeeld het voormelden en printen. Ook aan bod komen het beheren en volgen van uw zendingen. Hoofdstuk 5 helpt u bij het instellen van uw Citymail account. U kunt hier lezen hoe adressen te wijzigen, voorkeurinstellingen aan te brengen, de email notificatie te configureren en uw verzendopties te beheren. U vindt altijd een digitaal exemplaar van de laatste versie handleiding via HELP /Downloads in uw Citymail klantaccount. Ook stuurt Citymail frequent Release Notes met nieuws en uitleg over de laatste wijzigingen en aanpassingen. Mochten er toch nog vragen zijn, raadpleeg dan [email protected].


3


2

Voordat u kunt starten

2.1 Installeer een web browser Om Citymail te gebruiken dient u een up-2-date browser te gebruiken, een aantal voorbeelden zijn: Google Chrome (35.0.1916.114 m) Deze browser is gratis te downloaden via de volgende link: https://www.google.com/intl/nl/chrome/browser/ Firefox (29.0.1) Deze browser is gratis te downloaden via de volgende link: http://www.mozilla.org/en-US/firefox/fx/#desktop Internet Explorer (11.0.9600. 17107) Deze browser is gratis te downloaden via de volgende link: http://windows.microsoft.com/nl-NL/internet-explorer/products/ie/home

Voor het verzenden van data maakt Citymail gebruik van versleuteling via SSL encryptie. Op deze wijze kunt u er zeker van kan zijn dat alle gegevens veilig worden verzonden. Meer informatie over Citymail en het SSL certificaat vindt u door op het slotje in uw web browser te klikken. Wij adviseren ons systeem enkel te gebruiken in Google Chrome.


4


2.2 Aanmelden via de Citymail website Rechts bovenin vind u de knop ‘login’:

U kunt hierna een gebruikers account aanmaken, het scherm ziet er als volgt uit:

Hier dient u uw contactgegevens in te vullen, na het aanmelden ontvangt u een e-mail met een activatie link. U dient hierop te klikken om uw account bij Citymail te activeren.


5


U zal daarna door worden verwezen naar de pagina ‘account details’ waarbij extra informatie ingevuld dient te worden, het scherm ziet er als volgt uit:

Dit dient volledig ingevuld te worden. Als dit allemaal is ingevuld zult u doorverwezen worden naar het dashboard van Citymail. Let op! De account details kunnen niet meer worden aangepast nadat deze zijn opgeslagen. Dit kan enkel via de klantenservice.


6


2.3 Naar Mijn account U kunt via de knop rechts bovenin ‘login’ inloggen met uw account gegevens:

Wanneer u het wachtwoord bent vergeten kunt u via ‘Wachtwoord vergeten?’ het wachtwoord laten resetten. U ontvangt dan een email met verdere instructies. U kunt het wachtwoord ook ten aller tijden veranderen in uw dashboard omgeving via de tab ‘Verander login gegevens’:


7


2.4 Verzendprofiel instellen Om een zo goed mogelijk voorstel en contract voor u uit te werken dient het zogenaamde ‘Verzendprofiel’ ingevuld te worden door u. Pas als deze volledig is ingevuld kan Citymail u aansluiten waardoor u toegang krijgt tot de verzendsoftware, het verzendprofiel kunt u vinden aan de linkerzijde in het menu van het dashboard in uw ‘Mijn account’ omgeving:

Na het opslaan van uw verzendprofiel kan het 5 tot 7 werkdagen duren voordat u wordt aangesloten en de verzendsoftware kan gebruiken. Wij nemen binnen de gestelde tijd persoonlijk contact met u op om het contract in orde te maken. Let op! Het verzendprofiel kan niet meer worden aangepast nadat deze is opgeslagen.


8


2.3 Naar uw Mijn account U kunt via de knop rechts bovenin ‘login’ inloggen met uw account gegevens:

Na het inloggen komt u terecht in de overzichtspagina (‘dashboard’) van uw account. Als uw registratie / contract nog niet is ondertekend en geactiveerd ziet uw dashboard er als volgt uit:


9


3

Zendingen aanmaken

Als u contract is geactiveerd dan kunt u gemakkelijk via het dashboard nieuwe zendingen aanmaken:

Let op! De ‘zendingen’ opties zijn pas beschikbaar nadat het contract is getekend met Citymail. Er zijn 3 manieren om een verzendopdracht aan te maken: 1. 2. 3.

Handmatig invoeren via ‘Maak een zending aan’ Excel bestand importeren via ‘Maak een zending aan -> bulk zendingen aanmaken’ Via een Citymail webservice (koppeling met uw eigen webwinkel bv.)

Voor het koppelen via de webservice verwijzen we u naar de handleiding van Citymail Web Integration Manuel.


10


3.1 Handmatig een zending aanmaken Als u op de knop ‘Maak een zending aan’ klikt, gaat u standaard naar een handmatige zending aanmaken.


11


3.2 Handmatig een zending aanmaken in stappen Als u op de knop ‘Maak een zending aan’ klikt gaat u standaard naar een handmatige zending aanmaken, het scherm ziet er als volgt uit:

U moet nu een stappenplan doorlopen om de verzending definitief te maken. Stap 1. land & distributeur Hier selecteert u het land waar u naar toe wilt verzenden en welke distributeur u daarvoor gaat gebruiken:

U kunt nu verder naar stap twee door op de knop ‘Volgende’ te drukken.


12


Stap 2. adressen Hier selecteert u het verzend-, retour- en afzend adres, hier kunt u ook direct nieuwe adressen toevoegen aan uw adressenboek, om adressen te wijzigen of importeren in het adresboek zie punt 3.2.1:

U kunt nu verder naar stap drie door op de knop ‘Volgende’ te drukken.


13


Stap 3. pakket informatie Hier vult u de pakket informatie in en selecteert u de bezorg matrices, daarnaast kunt u hier opgeven of het een colli verzending betreft (meerdere pakketjes) of een losstaande verzending:

U kunt nu verder naar stap vier door op de knop ‘Volgende’ te drukken. Stap 4. verzend opties Hier selecteert u de verzend optie, eventuele verzekerde bedrag (afhankelijk van distributeur) en het gewicht van het pakket:

U kunt nu verder naar stap vijf door op de knop ‘Maak een voorlopige zending aan’ te drukken.


14


Stap 5. zending overzicht Hier heeft u een totaal overzicht van uw zending. Dit dient u goed te controleren voordat u de zending definitief aanmaakt:

U kunt nu verder naar stap zes door op de knop ‘Maak de zending aan’ te drukken. U krijgt dan een pop-up ter bevestiging, klik op ‘ok’ Let op! Zorg dat uw browser pop-ups accepteert (vaak krijgt u een melding bovenin de browser balk)


15


Stap 6. print uw verzendlabel(s) Uw verzending is nu definitief aangemaakt, u dient nu alleen nog de label(s) te printen, u kunt een selectie maken tussen een Laser of Zebra printer:

Als u eenmaal op ‘Print label(s)’ heeft gedrukt krijgt u een pop-up met de verzendlabel(s) in PDF format.

3.2 Adresboek wijzigen, adressen importeren U heeft de mogelijkheid om adressen die u veel gebruikt toe te voegen aan het adresboek, ook kunt u via een Excel import uw adressen gemakkelijk importeren in uw Mijn account omgeving. U kunt op twee manieren een adres toevoegen aan uw adresboek, als u een zending aanmaakt of in uw dashboard. 3.2.1 Adres toevoegen tijdens het aanmaken van een zending Bij stap 2 bij het aanmaken van een nieuwe zending kunt u een nieuw verzendadres gemakkelijk toevoegen aan uw adresboek door de optie ‘Voeg toe aan adresboek’ aan te vinken:


16


U kunt ook een adres importeren via een *.xls bestand, klikt u dan op ‘Adres importeren’ bij stap 2.

U krijgt daarna een popup waar u het *.xls bestand kunt uploaden:

Na het importeren krijgt u een melding of de adressen succesvol zijn toegevoegd.


17


4

Administratie

Op het ‘Dashboard’ van uw account kunt u onder administratie alle overzichten van de orders, facturen en reclamaties bekijken.

4.1 Orders Alle orders kunt u vinden onder ‘mijn account’ (uw dashboard). Hier bevindt zich onder het kopje ‘administratie’ de optie ‘Orders’. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een overzicht van alle orders inclusief ‘Oder ID’, ‘Datum’, ‘Verzendstatus’ en ‘Totaal’.

4.1.1 Orders zoeken U kunt ook specifiek een order zoeken door op ‘Zoeken’ te klikken.

U dient de bovenstaande vlakken in te vullen, waarna u op ‘zoeken’ klikt zal de order verschijnen. U kunt het veld leeg maken om het opnieuw te gebruiken door op ‘Reset’ te klikken.


18


4.1.2 Orders bekijken Als u de order wilt bekijken dient u op het ‘Order ID’ nummer te klikken. Wanneer u dat heeft gedaan krijgt u een overzicht te zien van de desbetreffende order. Dit ziet er als volgt uit.

4.2 Facturen De facturen kunt u bekijken door op uw dashboard onder ‘administratie’ op ‘Facturen’ te klikken. Vervolgens verschijnt er een overzicht van alle facturen inclusief de volgende informatie: ‘Factuur nummer’, ‘Uitgebreid’, ‘Datum’, ‘Verzendstatus’ en ‘Totaal’ bedrag.

4.2.1 Factuur bekijken als PDF. U kunt net als bij ‘Orders’ zoeken naar een specifieke factuur. Dit doet u door op ‘Zoeken’ te klikken. Wanneer u het desbetreffende order heeft gevonden en u wilt de factuur bekijken, dient u op ‘Open’ te klikken. Vervolgens verschijnt er een PDF. in uw web-browser met het factuur. Door te klikken op het factuurnummer opent u een standaard voorblad administratie factuur. Wilt u een uitgebreide factuur met een overzicht van alle zendingen dan dient u te klikken op “Open” onder de kolom Uitgebreid.

4.2.2 Factuur downloaden als PDF. Wanneer u de factuur wilt downloaden als PDF. dient u op het ‘Factuur nummer’ te klikken. De factuur zal dan automatisch worden gedownload in PDF en worden opgeslagen op uw computer.


19


4.3 Reclamaties De facturen kunt u bekijken door op uw dashboard onder ‘administratie’ op ‘Reclamaties’ te klikken. Vervolgens verschijnt er een overzicht van alle reclamaties inclusief ‘ID’, ‘Onderwerp’, ‘Product’, ‘Label ID’,’Datum’ en ‘Verzendstatus’.

4.3.1 Onderwerp Wanneer u meer informatie wilt zien over het ‘Onderwerp’ dient u op het onderwerp te klikken. In dit geval is dat dus ‘Test’.

Wanneer u op het onderwerp heeft geklikt verschijnt er een overzicht zoals hier boven. Hier vind u alle informatie over het onderwerp zoals ID, Label ID, Verzendstatus, Product, Onderwerp en Beschrijving.


20


4.3.2 Label ID / Track & trace Als u onder ‘Reclamalties’ (zie 4.3) op ‘Label ID’ klikt krijgt u een overzicht te zien met ‘Status datum’, ‘Verzendstatus’, ‘Postcode’ en ‘Land’.

Track & trace Wanneer u op ‘klik hier’ onderin de pagina klikt, komt u op de website van DHL. Hier kunt u alles zien over het desbetreffende pakket. Zoals bijvoorbeeld de zendingstatus van het pakket, de zending historie, de vestiging waar het pakket zich bevindt en door wie het pakket bij aanname getekend is.

4.3.3 Voeg een reclamatie toe Een reclamatie kunt u toevoegen door te klikken op ‘Voeg een reclamatie toe’.

Vervolgens komt u op de volgende pagina. Op deze pagina kunt u, nadat u alles heeft ingevuld, een reclamatie toevoegen.


21


Alle drie de vlakken dienen te worden ingevuld. Dus ‘Label ID’, ‘Onderwerp’ en ‘Beschrijving’. Dan kunt u de reclamatie pas verzenden.


22


5

Belangrijke berichten

Regelmatig voeren wij in ons platformaanpassingen door of zijn er belangrijke mededelingen vanuit DHL. Vanaf Deze berichten kunt u terug lezen in uw eigen account. Zo bent u altijd direct op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Deze berichten zijn te zien op uw ‘dashboard’ of via het menu.


23


6

Adresboek

6.1 Voeg adres toe In uw adresboek heeft u een overzicht van al uw adressen inclusief naam van het bedrijf, naam van de persoon in kwestie, het adres en de e-mail. U kunt een nieuw adres toevoegen, of de huidige adressen bewerken of verwijderen.

Wanneer u een nieuw adres wilt toevoegen dient u te klikken op ‘Voeg een nieuw adres toe’. Vervolgens krijgt u pop-up met een veld dat u moet invullen. Wanneer u dit heeft gedaan, klikt u op ‘Opslaan’ om het desbetreffende adres op te slaan in uw adresboek.

6.2 Adres importeren U kunt ook een adres importeren door te klikken op ‘Adres importeren’.

Wanneer u dit heeft gedaan kunt u hier een bestand kiezen en importeren naar uw adresboek.


24


7

Help

Citymail beschikt ook over een ‘help’ pagina. Via deze pagina kunt u een overzicht bekijken van alle bestaande verzendopties die vanuit DHL worden aangeboden.


25


8

Systeem instellingen

Onder ‘Systeem instellingen’ kunt u de volgende opties kiezen. 1. 2. 3.

Verzend matrix Colli Profiel instellingen

8.1 Verzend matrix Wanneer u zich bevind op de ‘Verzend matrix’ pagina kunt u een land selecteren. Als u een land heeft geselecteerd kunt u aan de hand van de volgende gegevens gaan instellen.

Onderin de pagina kunt u vervolgens op ‘Opslaan’ klikken.


26


8.2 Colli Als u zich bevind op de ‘Colli’ pagina kunt u een land selecteren. Wanneer u dit gedaan heeft verschijnt er een overzicht van de ‘Colli Shipping Options’. Hieronder zie u een klein fragment van deze pagina.

7.3 Printer type Onder ‘Printer type’ kunt u de printer selecteren die u gebruikt. Hierna klikt u op ‘Opslaan’.


27


9

Klantenservice

Via deze pagina kunt u alle gegevens terug vinden om contact op te nemen met Citymail.

Als u op ‘Klantenservice’ heeft geklikt komt u op de volgende pagina. Doordeweeks is de klantenservice beschikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 09:00 en 18:00. U kunt ook altijd contact opnemen via de mail naar [email protected].


28


Ook kunt u contact met ons opnemen via een contact formulier. Deze optie vind u links in het menu onder ‘Contact’. Wanneer u het contact formulier heeft ingevuld dient u op ‘Verzend bericht’ te klikken.


29

Handleiding gebruik Citymail

Recommend Documents