Handleiding digitale aan- en afwezigheidsregistratie. In EduArte worden een aantal specifieke termen gebruikt die hieronder worden uitgelegd. Afspraak afspraken worden gebruikt om aan te geven wanneer een deelnemer ergens moet zijn en om het aangeboden onderwijs vast te leggen Openstaande afspraak afspraak waarvan de waarnemingen (aanwezig/afwezig) nog niet zijn gedaan Waarneming constatering dat een deelnemer op een gegeven tijdstip wel/niet aanwezig is De roostermakers zijn verantwoordelijk voor het maken van de roosters, de medewerkers van de Studenten Administratie onderhouden de groepen en plaatsen op verzoek van de teams studenten in de diverse groepen. In de hierna volgende handleiding wordt beschreven hoe docenten aan- en afwezigheid kunnen registreren. 2 Startscherm Nadat de verbinding met de EduArte tot stand is gebracht verschijnt het onderstaande startscherm
Op dit scherm staan de geroosterde onderwijsactiviteiten (afspraken) waarbij de docent de komende tijd betrokken is. Er is onderscheid tussen geroosterde onderwijsactiviteiten die ‘vandaag’ (i.e. de dag van inloggen) plaats vinden en de activiteiten die in de toekomst gepland zijn. In onderstaande afbeelding staat een voorbeeld van een tweetal geroosterde activiteiten die ‘vandaag’ plaatsvinden.
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
1 van 9
In bovenstaande overzicht staan de volgende zaken vermeld
TITEL: dit is de samenvoeging van uitvoeringslocatie (A032) , groep (VL2 VPO2) en docent (kuhn). TIJD: Dit is de tijd waarop de onderwijsactiviteit is ingeroosterd. LESUREN: Dit zijn de nummers van de lesuren zoals die door het team worden gebruikt. ONDERWIJSPRODUCT: Titel van de onderwijsactiviteit. LOCATIE: Dit is de uitvoeringslocatie. GROEP: Dit is de naam van de lesgroep in EduArte. In deze groep zitten alle studenten die geacht worden aanwezig te zijn bij de geroosterde activiteit. De deelname aan deze groep moet zo actueel mogelijk zijn. De Studenten Administratie onderhoudt deze groepen en kan ook studenten toevoegen dan wel verwijderen uit de verschillende groepen.
En tot slot PRESENTIEREGISTREREN. Door op hiernaast afgebeelde button te klikken, verschijnt een overzicht van de studenten die op dat moment bij de geroosterde activiteit worden verwacht.
In de tabel onder de geroosterde activiteiten voor vandaag staat een overzicht van de activiteiten die binnenkort zullen plaatsvinden.
Alleen de afspraken voor ‘vandaag’ zijn aan te klikken om presentie te registreren. De ‘aankomende individuele afspraken’ zijn vermeld ter informatie. 3 Presentie registreren Nadat op de button onder presentie registreren is geklikt verschijnt onderstaand scherm:
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
2 van 9
In dit scherm staan alle studenten vermeld die gekoppeld zijn aan de groep VL2 VPO2. Omdat het hier om de lesuren 1 en 2 gaat, staat onder lesuur 1 en 2 bij iedere student in het groen een P van present. We gaan er vanuit dat iedereen in principe aanwezig is. Als de muis boven een naam van een student wordt geplaatst, verschijnt(indien aanwezig) een foto van de betreffende student. De afwezigheid van een student kan als volgt worden geregistreerd: Zoek in de lijst de afwezige student(en) op Beweeg de muis naar de eerste P achter de betreffende student Klik op de linker muisknop dan verschijnt het hier afgebeelde popup schermpje: Hierin zijn de volgende aanvullende keuzes te maken: Afwezig, NVT, Ziek, Later, Ziek naar huis, Verwijderd. De optie NVT wordt gebruikt als van een student onterecht verondersteld wordt dat de student aanwezig moet zijn bij de geroosterde onderwijsactiviteit. Dit kan o.a. gebeuren als een student in een verkeerde groep is ingedeeld. Bij de meldingen Later, Ziek naar Huis, Verwijderd wordt gevraagd om een tijdstip van binnenkomst cq tijdstip van verwijdering. Er moet een tijdstip ingevuld worden omdat EduArte aanwezigheid telt vanaf het moment van binnenkomst dan wel tot het tijdstip van verwijdering. Daarnaast kan de docent een opmerking maken over de aard van de melding (zie en voorbeeld hiernaast):
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
3 van 9
Indien de student vooraf absent is gemeld verschijnt er achter de naam van de student een rode punt met een X eronder (zie afbeelding). Als de muis boven dit teken wordt geplaatst, verschijnt de opgegeven reden van absentie. Indien de student daadwerkelijk niet in de les aanwezig is, moet de student wel absent gemeld worden. 5 Opslaan aan- en afwezigheidsmeldingen. Nadat de aan- en afwezigheid van de studenten is vastgelegd moeten de gegevens opgeslagen worden. Dit gebeurt door op de button OPSLAAN rechtsonder het meldingen overzicht te klikken. Als dit niet gebeurt blijft de afspraak openstaan. Zoals eerder vermeld wordt in EduArte met een openstaande afspraak bedoeld dat de docent geen aan- en afwezigheid heeft geregistreerd voor die afspraak. 6 Openstaande afspraken Als bij een afspraak om wat voor reden dan ook op de dag zelf geen presentie wordt geregistreerd, krijgt de afspraak de status ‘openstaand’. Achteraf kan de presentie op openstaande afspraken nog worden geregistreerd. Deze openstaande afspraken zijn te vinden op het start scherm( HOME) van EduArte onder de menu optie ‘Te doen’.
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
4 van 9
Na het aanklikken van de menu optie ‘Openstaande afspraken’, verschijnt er het onderstaande scherm waarin de nog openstaande afspraken zijn te selecteren.
Door op een openstaande afspraak te klikken wordt weer het eerder besproken meldingenscherm geopend. Achteraf kan nu de aan- en afwezigheid worden geregistreerd. NB Nadat dit scherm afgesloten is, kan er niets meer gewijzigd worden. 7 Agenda EduArte kent een agenda die veel overeenkomsten vertoont met de outlookagenda. Alle ingeroosterde onderwijsactiviteiten van een docent worden in deze agenda geplaatst. De agenda is te raadplegen door in het hoofdscherm (HOME) op agenda te klikken. Hierna verschijnt hiernaast staand scherm. Ook andere afspraken zoals gesprekken met studenten die via EduArte worden aangemaakt komen in deze agenda te staan
Ook in de agenda van de studenten komen alle (rooster) afspraken te staan.
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
5 van 9
Samenvatting digitale aan- en afwezigheidsregistratie EduArte is te benaderen op FC-netwerk Snelkoppeling op Bureaublad Buiten FC-netwerk URL fc.educus.nl PRESENTIEREGISTREREN Menu Home, blok Vandaag Bij de te registreren activiteit Button onder Presentie registreren aanklikken Onder Aanwezigheid deelnemers P aanklikken en wijzigen Opslaan knop en Terug naar Homescherm Openstaande afspraken Niet op de dag zelf geregistreerde presentie Menu Home, Te doen, Pulldownmenu Openstaande afspraken Gewenste registratie aanklikken Onder Aanwezigheid deelnemers P aanklikken en wijzigen Opslaan knop en Terug naar Openstaande afspraak Niet geroosterde presentie Individueel Menu Deelnemer Deelnemer opzoeken en open klikken Met geopend studentenrecord pulldownmenu Aanwezigheid openklikken Onderdeel Waarnemingen aanklikken en knop Toevoegen Waarneming invoeren en opslaan.
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
6 van 9
Per groep Menu Groep Groep opzoeken en openklikken Pulldownmenu Aanwezigheid openklikken Onderdeel Waarnemingen invoeren aanklikken en knop Toevoegen Datum, begin en eindtijd invoeren. Studenten worden getoond en presentie invoeren Opslaan Overzicht Waarnemingen Deze overzichten zijn beschikbaar voor Docenten en Coaches Per groep Menu Groep In het Zoekblok Code teamcode typen, gevolgd door Enter of het loepje aanklikken Groep aanklikken Met geopende groep het pulldownmenu Aanwezigheid openklikken Hieronder staan verschillende manieren om de aanwezigheid te raadplegen. Waarnemingen afdrukken Menu groep, rapportages blok Aanwezigheid Algemeen rapportages afdrukken: Selecteer de gewenste rapportage Druk op het icoon Printer naast de rapportage Selectiescherm wordt geopend, In het Zoekblok Code teamcode typen, gevolgd door Enter of het loepje aanklikken Groep aanklikken Knop Opslaan In de rechtermenubalk wordt in het vak Rapportages het rapport getoond. Dit aanklikken, openen en afdrukken.
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
7 van 9
Papieren Presentielijst : GR Aanwezigheidsregistratie 2013-2014 Andere 3 lijsten geven verschillende uitkomsten van presentie. Per student Menu Deelnemer, student zoeken. Met geopend studentenrecord Pulldownmenu Aanwezigheid openklikken Hieronder staan verschillende mogelijkheden Lesuur overdragen aan collega Menu Home, Agenda De over te dragen afspraak aanklikken Onder blok Participanten in lege regel, naam medewerker typen en deze wordt getoond. Selecteren en opslaan Lesuur overnemen van collega of presentie invoeren Menu Medewerker, medewerker zoeken Met geopende medewerkerrecord, kopje agenda De over te dragen afspraak aanklikken Onder blok Participanten in lege regel, naam medewerker typen en deze wordt getoond. Selecteren en opslaan Presentie registreren door op vierkantje links in de afspraak te klikken. Absentiemelding maken Menu Deelnemer, student zoeken. Met geopend studentenrecord Pulldownmenu Aanwezigheid /Absentiemeldingen Knop Melding toevoegen Let op: begintijd en eindtijd LESUUR, gehele dag is van 8.00 tot 22.00 uur
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
8 van 9
Herhalende Absentiemelding maken Menu Deelnemer, student zoeken. Met geopend studentenrecord Pulldownmenu Aanwezigheid /Absentiemeldingen Knop Herhalende melding toevoegen Reden kiezen Begindatum is de datum van de periode waarover de herhaling geldt Eind idem Melding herhalen per = herhalingsfrequentie. De melding wordt dan vanaf de datum tot de einddatum voor 1 dag gemaakt. Wil je iemand voor meerdere dagen in de week herhalend afmelden, moet je meerdere herhalende meldingen maken. Let op: begintijd en eindtijd LESUUR, gehele dag is van 8.00 tot 22.00 uur
Absentiemeldingen inzien Menu Deelnemer, aanwezigheid, openstaande meldingen Selectie op organisatie eenheid en datum vanaf, of elke andere Aanpassing schermen en blokken EduArte schermen zijn naar eigen behoefte in te richten met de kolomkiezer. Deze vind je in het blok Menuknoppen Wanneer je deze knop open klikt kijk je een lijst met items die je in je scherm kunt laten weergeven, bij de presentieblokken zie je op dit moment alleen begin- en eindtijden. Het is erg zinvol om met de kolomkiezer de datum erbij te laten zetten.
FC-EduArte
handleiding registreren presentie Versie 0.8
9 van 9
