HRIS RETOUREN Hallmark Retail Internet Services Instructieboek voor retailer
Hallmark voegt een nieuwe functionaliteit aan HRIS toe: Uw retouren via internet doorgeven!
Hallmark Retail Internet Services® Retouren handleiding (versie - September 2012)
Disclaimer Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Hallmark Cards Nederland BV. Op de retail website(s) van Hallmark Cards wordt uiterste zorg besteed aan een zo compleet, correct, actueel en toegankelijk mogelijk aanbod van de informatie. Wij streven ernaar de site zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk te houden. De site word daarom ook continu ge-update met al dan niet nieuwe informatie. Aan de informatie op deze website kunnen geen rechten worden ontleend en Hallmark Cards Continental Europe neemt geen verantwoordelijkheid voor de consequenties van het gebruik van de geboden informatie. Voor algemene vragen/opmerkingen omtrent de inhoud van deze site kunt u bellen of e-mailen met Hallmark Cards Nederland BV, telefoon 010-4596566, e-mail:
[email protected]
CHECKLIST
1. Ga naar www.hallmark.be en klik rechtsboven in het scherm op ‘Retailer’ 2. Klik op de tab ‘RETOUREN’ 3. Accepteer de voorwaarden U kunt nu een tellijst uitprinten, waarop nog GEEN aantallen zijn ingevuld. Deze kunt u gebruiken als hulpmiddel om uw retouren te noteren. 4. Vul per collectie uw aantallen in die u retour wilt sturen (neem deze bijv. over van de door u ingevulde tellijst) 5. Indien u klaar bent, klik rechtsboven in het vak ‘Retour overzicht’ op de knop ‘RETOUR BEKIJKEN/BEVESTIGEN’ U kunt nu een tellijst uitprinten waarop de aantallen zijn vermeld die u heeft ingevuld; Hierop staan ook de collecties die u NIET heeft ingevuld vermeld 6. Vink het vakje ‘Seizoen indienen’ aan 7. Klik op de knop ‘RETOUR INDIENEN’ indien u de retour wilt indienen, Klik op ‘TERUG NAAR RETOUR AANGIFTE’ indien u verder wilt gaan met de huidige retour aangifte. Klik op ‘RETOUR ANNULEREN’ om de reeds ingevulde retour aangifte te wissen en opnieuw te beginnen Indien u op de knop ‘RETOUR INDIENEN’ heeft geklikt, vult u in het volgende scherm in: 8. Uw mailadres waar u de bevestiging naar gestuurd wenst te hebben; 9. Uw naam (verplicht veld); dit zou bijvoorbeeld de naam van degene kunnen zijn die de retouren indient 10. Uw referentienummer (optioneel) 11. Het aantal dozen (verplicht veld). Indien de retour opgaaf een kleinseizoen betreft, zal het ophalen van de goederen mogelijk door uw merchandiser worden verzorgt. Dit wordt vermeld bij de seizoenen waarop dit van toepassing is. 12. Vink beide opties Ik ga akkoord met de retourvoorwaarden en Ik verklaar de retouropgaaf correct en naar waarheid te hebben ingevuld aan, om u retouren te kunnen indienen 13. Klik op ‘RETOUR BEVESTIGEN’
Uw retouren worden nu verwerkt (u krijgt hier een bevestigingsmail van); u kunt een creditnota verwachten binnen 5 dagen. Tevens worden de retourdozen binnen 5 werkdagen bij u opgehaald. Mogen wij u vragen uw klantnummer, plus het ‘aantal van’ (bv. 1/3, 2/3, 3/3) te vermelden op de dozen? Wij hebben dit nodig voor logistieke doeleinden. Het retourhalen van de molens is NIET mogelijk via Hris. Dit wordt door uw merchandiser verzorgt.
Voor een uitgebreide handleiding, kunt u terecht op de volgende pagina’s.
1. Retouren doorgeven 1.
Als u voor het eerst op de knop “Retouren” klikt, vragen wij u om de overeenkomst Retouren te lezen en de voorwaarden te accepteren:
2.
Wanneer u de voorwaarde niet of vergeet te accepteren en vervolgens op de knop “Doorgaan” klikt, krijgt u het volgende bericht:
3.
Om gebruik te mogen maken van de retouren functionaliteit, dient u de overeenkomst te accepteren:
4.
Zodra u de Retour voorwaarden heeft geaccepteerd opent het venster “Retouren” :
5. 6.
7.
8.
9.
In het venster Seizoen selecteren (61) zijn de beschikbare retouren per seizoen getoond. U kunt hier zelf het gewenste seizoen (62) kiezen. Uw recht van retour percentage (54) staat aangegeven onder de naam van het door u geselecteerde seizoen (53). Wij laten u de waarde van de reeds aangemelde retouren (56) en de waarde van uw huidige retour aangifte (57) zien. Voor elke collectie binnen een seizoen (63) kunt u het aantal (64) van de kaarten invullen dat u wilt retourneren per prijscategorie (65). De totalen per prijscategorie (66) en subtotalen per collectie binnen het seizoen (69) worden direct berekent en getoond. Om een overzicht van de door u ingevulde gegevens te zien kunt u op de knop “Retour bekijken/bevestigen ” (59) klikken. Deze kunt u ook printen (60) als een tellijst die u kan gebruiken bij het tellen van de retouren. Het maximale aantal dat u mag retourneren mag niet hoger zijn dan het aantal kaarten dat u opgegeven retouraantal overschrijdt het geleverde aantal”:
10.
Dit ziet u ook in het “Overzicht ingevulde retouren” (70) als u op de knop “Retour bekijken/bevestigen ” (59) klikt:
11.
12.
Het aantal kaarten per prijscategorie (71) komt boven het aantal kaarten dat u heeft ontvangen. Hierdoor krijgt u een bericht (72) dat het ingevulde aantal te hoog is en hierdoor ook de maximale waarde (73 en 57) van het totaal per collectie. Ook is de resterende waarde van uw retour (58) in rood en als negatief aangegeven. Pas nadat alle waardes correct zijn, verdwijnen alle waarschuwingen in het rood en wordt het mogelijk om uw retour in te dienen ( 74) door het kader aan te vinken. Indien u vergeet het kader aan te vinken en direct op de knop “retour indienen” klikt, krijgt u hier een waarschuwing van. Klik vervolgens op de knop “retour indienen” (75).
13.
14.
15.
16.
17.
In een nieuw venster wordt u gevraagd om uw retour te bevestigen:
Een bevestiging dat u de retour aanvraag heeft ingediend zal door HRIS naar uw email adres (76) verstuurd worden. Wij hebben het laatst bekende emailadres van u hier ingevuld. Als u de bevestiging op een ander emailadres wenst te ontvangen, kunt u hier het nieuwe adres invoeren. Dit wordt automatisch opgeslagen door het systeem nadat u de retour hebt bevestigd. Uw NAW gegevens (78) worden hier getoond. Als deze niet langer juist zijn (79), vragen wij u om uw nieuwe gegevens naar ons te communiceren d.m.v. een email. Klik hiervoor op de knop “contact” (15) Voordat u een retour kunt versturen, vragen wij u altijd om uw naam in te toetsen in het veld “naam opdrachtgever” (80). Dit helpt ons en u om te kunnen bepalen door welke persoon een retour ingediend is. Doet u niet niet dan resulteer dit in een foutmelding (86) en u kunt niet doorgaan:
Indien u uw eigen referentienummer toe wilt voegen aan een retour, dan kan dat in het veld “eventueel referentienummer” (81)
18. 19.
20. 22. 23. 24.
25.
Vermeld het aantal dozen (93) welke u retour wil sturen. Vermeld het aantal molens (94) die u retour wil sturen. Enkel verpakte molens worden geretourneerd. Gelieve hiervoor de meegeleverde plastiek zak te gebruiken, of de molens te sealen. Voordat u uw retour kan indienen dient u akkoord te gaan met de retourvoorwaarden (82) en te verklaren dat de retouropgaaf door u correct en naar waarheid ingevuld is (83). Klik op de knop ‘TERUG NAAR RETOURAANGIFTE’ om terug te gaan naar uw retouraangifte (85) Klik op de knop ‘RETOUR BEVESTIGEN’ om uw retour opdracht te versturen (84). Zodra u de retour heeft bevestigt opent het nieuwe venster “retouren historie”. U zult ook merken dat er een nieuwe knop “retouren historie” (14) is bijgekomen:
In uw retouren historie staat aangegeven: Retourordernummer (87) Datum retour(en) aangifte (88) De totale waarde van de door u aangegeven retour(en) (89) voor desbetreffende retouropdracht (87) Het status van uw retourverzoek (90) De naam van de opdrachtgever (91) Uw eventuele interne referentie (92) U krijgt van ons een seizoenretouropgaaf bevestiging per e-mail: Hierbij bevestigen wij dat wij uw seizoensretouropgaaf in goede orde hebben ontvangen. Uw retouropgaaf is bij ons bekend onder retourordernummer [RB85], dit nummer zal in verdere communicatie worden vermeld. Uw retouropgaaf is doorgestuurd en zal gecontroleerd worden door Hallmark Cards Credit Control. Wanneer uw opgaaf is geaccordeerd, ontvangt u hiervan een bevestiging en wordt zo spoedig mogelijk uw creditnota toegezonden. Na ontvangst van de bij deze opgaaf behorende retour gezonden goederen, zal Hallmark Cards controleren of de aantallen en prijzen van de goederen overeenstemmen met de opgegeven aantallen en prijzen en/of aan de eventuele overige voorwaarden voor effectuering van het recht van retour is voldaan. Uitsluitend de uitkomst van deze controle door Hallmark Cards bepaalt de omvang van de uiteindelijke creditering waarop u met betrekking tot deze goederen aanspraak heeft. Aan de door u middels de HRIS website gedane opgave en aan eventuele accordering van enige opgave voorafgaand aan deze controle kunt u derhalve geen rechten ontlenen. Met het definitief doorgeven van uw retouropgaaf zijn de seizoenen welke u heeft doorgegeven in het retourmenu van HRIS niet meer beschikbaar (per seizoen kan slechts éénmalig een retouropgaaf worden gedaan). U kunt reeds doorgegeven retouropgaven altijd terugzien in de retouren historie op de HRIS website.
24. Contact 1.
Heeft u vragen en/of opmerkingen? Als u op de knop “contact” (11) klikt, dan wordt het in uw eigen email programma een nieuwe email gegenereerd. Onze contact gegevens zijn dan reeds ingevuld.
25. Mijn gegevens 1.
2. 3.
Al uw gebruikersgegevens zijn vastgelegd in onze klantendatabase. Als u op de knop “MY ACCOUNT” (3) klikt, dan worden deze getoond. Tevens worden de gegevens van uw Regionaal Account Manager en uw Merchandiser getoond. U kunt ons per mail verzoeken uw gegevens te wijzigen. Klik hiervoor op de knop “contact” (11) in het menu. Wilt u uw wachtwoord aanpassen? Uw huidige wachtwoord staat reeds aangegeven (55). Vul vervolgens uw nieuwe wachtwoord in (56) en hieronder ter bevestiging (57) nogmaals uw nieuwe wachtwoord. Klik daarna op de knop “wachtwoord opslaan” (58) om uw nieuwe wachtwoord te bevestigen. Uw nieuwe wachtwoord is direct aangepast!
Hallmark Cards Nederland BV Rietbaan 48 2908 LP Capelle aan den IJssel, Nederland
