GRONDBEGINSELEN VAN DE GRAMMATICA VAN HET ENGELS Grammatica is niets meer dan de manier waarop woorden worden gecombineerd tot zinnen. De toepassing is de manier waarop de woorden gebruikt worden door een netwerk van mensen, in dit geval alle zakenmensen die Engels gebruiken. Je zult merken dat je je gemakkelijker beweegt in die gemeenschap als je de algemeen geaccepteerde regels en het gebruik van de grammatica kent. Hier herhalen we de grondbeginselen en het gebruik van de grammatica van het Engels, regels die je waarschijnlijk al eens hebt geleerd, maar mogelijk weer bent vergeten. Als je deze grondbeginselen niet onder de knie hebt, loop je het risico verkeerd begrepen te worden, maar het kan ook nadelig zijn voor het imago van je bedrijf, het kan je bedrijf geld kosten en het zou zelfs kunnen leiden tot je ontslag.
GRAMMATICA Onderstaande zin ziet er simpel uit, maar is dat ook zo? We sell tuxedos as well as rent. Je zou eventueel ‘huur’ kunnen verkopen, maar dat is zeer onwaarschijnlijk. Maar wat je ook verkoopt, er zijn mensen die de boodschap negeren vanwege deze blunder. In de volgende zin speelt hetzelfde probleem: Vice President Eldon Neale told his chief engineer that he would no longer be with Avix, Inc. as of June 30. Wie vertrekt? Eldon of de ingenieur? Het maakt eigenlijk niet uit, de zin kan op twee manieren worden geïnterpreteerd. Het zal je moeilijk vallen de twee mannen ervan te overtuigen dat dit foutje geen zet was in een partij kantoorschaak. Kijk eens naar de volgende zin: The year before we budgeted more for advertising sales were up. In verwarring gebracht? Misschien bedoelde je dit: The year before, we budgeted more for advertising. Sales were up. Of bedoelde je dit: The year before we budgeted more for advertising, sales were up. Taal is opgebouwd uit elementen die bij elkaar horen. De elementen die bij elkaar horen en zo een bepaalde betekenis hebben, noemen we zinnen. Een luisteraar of lezer kan slechts een bepaalde hoeveelheid betekenis opnemen voordat hij die opslaat en klaar is voor de volgende. Als schrijver moet je dus weten wat een zin is. Je moet weten waar de ene zin eindigt en de volgende begint. Als je wilt weten wat een ‘ding’ is, moet je uitzoeken waar het uit bestaat, wat de ingrediënten zijn. Gelukkig zijn de basisingrediënten van een Engelse zin eenvoudig. Ze worden zinsdelen genoemd en de elementen die een betekenis hebben, worden zelfstandige naamwoorden, voornaamwoorden, werkwoorden, bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden genoemd. Als ze met elkaar gecombineerd
worden, krijgen ze een betekenis. De betekenis wordt ook overgedragen door interpunctie, constructie en vocabulaire.
Zelfstandige naamwoorden Een zelfstandig naamwoord benoemt een persoon, plaats of een ding. Voor alles wat je kunt zien of waarnemen met je zintuigen bestaat een zelfstandig naamwoord om het te benoemen. Sommige dingen die je niet kunt waarnemen zijn ook zelfstandig naamwoorden, zoals bijvoorbeeld ionen of de ruimte. Zo zijn er ook zaken die niet stoffelijk of tastbaar zijn, maar een idee of notie van iets, zoals bijvoorbeeld nauwkeurigheid en hoogte. (Je kunt zien dat iets nauwkeurig is of dat een gebouw hoog is, maar je kunt niet het idee nauwkeurigheid of hoogte zien.) Deze namen voor ideeën noemen we abstracte zelfstandige naamwoorden. De gemakkelijkste zelfstandige naamwoorden zijn de namen van dingen die je kunt zien of aanraken: auto, gebouw, wolk, baksteen. Eigennamen en soortnamen Tot nu toe zijn alle voorbeelden van zelfstandige naamwoorden soortnamen, ze verwijzen naar een algemeen soort van dingen. Het woord gebouw verwijst naar een groep van bouwwerken. Soortnamen zoals building worden niet met een hoofdletter geschreven. Maar als je het over een specifiek gebouw hebt, Buckingham Palace bijvoorbeeld, schrijf je het wel met een hoofdletter en dat geeft aan dat het een eigennaam is. Vergelijk de volgende rijtjes: SOORTNAAM
EIGENNAAM
city company store
Kansas City Blaisden Company Books Galore
Het meervoud van zelfstandige naamwoorden Zelfstandige naamwoorden zijn enkelvoud of meervoud. De gebruikelijke manier om van enkelvoud meervoud te maken is: een s toevoegen aan het enkelvoud: ENKELVOUD
MEERVOUD
rock picture song
rocks pictures songs
Veel zelfstandige naamwoorden hebben een afwijkende meervoudsvorm. Letters, getallen en woorden die als losse woorden worden gebruikt, krijgen in het meervoud soms een apostrof en een s. Vaak wordt ’s gebruikt bij afkortingen die eindigen met een punt, kleine letters die zelfstandig worden gebruikt en hoofdletters die verward kunnen worden met woorden, als ze in het meervoud worden gebruikt: Spell out all St.’s and Ave.’s. He divided the page with a row of x’s. Sarah will register the A’s through the I’s at the convention. Maar in andere gevallen kan de apostrof worden weggelaten: They’ll review their ABCs. The stock market climbed through most of the 1980s.
Circle all these in the paragraph. In enkele van deze voorbeelden worden de zelfstandig gebruikte letters en woorden gecursiveerd (dit wordt later behandeld). Andere zelfstandige naamwoorden zijn zogenaamde onregelmatige zelfstandige naamwoorden; het meervoud daarvan wordt niet gevormd door een s achter het enkelvoud te zetten: ENKELVOUD
MEERVOUD
tax speciality cargo shelf child woman tooth mouse parenthesis son-in-law editor-in-chief
taxes specialities cargoes shelves children women teeth mice parentheses sons-in-law editors-in-chief
Het is handiger een woordenboek te raadplegen bij het gebruik van het meervoud dan een hoop regels uit je hoofd te leren. Als er in het woordenboek niets staat over het meervoud van een woord, wordt het op de gebruikelijke manier gevormd: door er een s aan toe te voegen. Als het meervoud onregelmatig is, dan wordt het meervoud genoemd in het woordenboek of er staat een opmerking bij zoals: ples. Bezittelijke zelfstandige naamwoorden Een zelfstandig naamwoord wordt bezittelijk als het wordt gebruikt om aan te tonen dat het iets ‘bezit’. Je zet dan ’s achter het woord: the man’s car
the woman’s apartment
Het bezit hoeft echter niet ‘wettelijk’ te zijn: the secretary’s desk
the company’s assets
Het bezit kan ook een automatische associatie zijn: a day’s work
a job’s prestige
Een uitzondering op deze regel: als het woord in het enkelvoud al op twee sisklanken eindigt. Bij de volgende voorbeelden volstaat dan een apostrof: crisis’ dimensions
Mr. Moses’ application
Als het zelfstandig naamwoord aan het eind slechts één s klank heeft, voeg je ’s toe: Chris’s book
Carolyn Nuss’s office
Samengestelde zelfstandige naamwoorden (woorden die door een koppelteken met elkaar verbonden zijn) krijgen ‘s na het laatste woord:
SAMENGESTELD ZELFSTANDIG NAAMWOORD mother-in-law mayor-elect
BEZITTELIJK ZELFSTANDIG NAAMWOORD
mother-in-law’s mayor-elect’s
Om de bezittelijke vorm van het meervoud te krijgen, pas je dezelfde regel toe als bij het enkelvoud: zet ’s achter het woord. Als het meervoud echter al op een s eindigt (en dat doen de meeste) voeg je alleen de apostrof toe: the clients’ complaints
employees’ benefits
Voornaamwoorden Een voornaamwoord is een woord dat gebruikt wordt in plaats van een zelfstandig naamwoord; je hoeft het zelfstandig naamwoord dan niet te herhalen: Drivers have some choice of weeks for vacation, but they must notify this office of their preference by March 1. De voornaamwoorden they en their worden in plaats van drivers gebruikt. Het zelfstandig naamwoord dat door een voornaamwoord wordt vervangen wordt, wordt het antecedent van het voornaamwoord genoemd; drivers is het antecedent van they en their. Als het antecedent meervoud is, moet het vervangende voornaamwoord ook meervoud zijn; they en their zijn meervoudsvormen omdat drivers meervoud is. Dit geldt ook voor het enkelvoud. Als het antecedent enkelvoud is, is het voornaamwoord dat ook: We thought the contract had been signed, but we soon learned that it had not been. Meerdere antecedenten Soms heeft een voornaamwoord een dubbel (of zelfs een drievoudig) antecedent: Kathryn Boettcher and Luis Gutierrez went beyond their sales quotas for January. Op zich is Kathryn Boettcher een enkelvoudig antecedent. Net zoals Luis Gutierrez. Samen vormen ze echter het antecedent van het voornaamwoord, ze zijn samen meervoud en dus moet het voornaamwoord ook in het meervoud staan. Vandaar het voornaamwoord their in plaats van her of his. Onduidelijke antecedenten In sommige zinnen is het antecedent van het voornaamwoord onduidelijk: Sandy Wright sent Jane Brougham her production figures for the previous year. She thought they were too low. Naar wie verwijst het voornaamwoord her? Iemand die Sandy en Jane en hun zakelijke relatie zou kennen, zou er misschien achter kunnen komen wie het antecedent van her is. Maar zelfs met die voorkennis zou een lezer het nog verkeerd kunnen begrijpen. Het is praktisch onmogelijk dat welke lezer dan ook weet welke naam het antecedent is van she. Als onduidelijk is wat het antecedent van een voornaamwoord is, kun je het beste de zin herschrijven en indien nodig zelfstandige naamwoorden herhalen: Sandy Wright sent her production figures for the previous year to Jane Brougham. Jane thought they were too low.
Het zelfstandig naamwoord hoeft alleen herhaald te worden als niet duidelijk is wie of wat het antecedent is. Geslachtsneutrale voornaamwoorden De mannelijke voornaamwoorden zijn: he, his en him. De vrouwelijke voornaamwoorden zijn: she, hers en her. Je zult echter vaak geconfronteerd worden met het probleem welk voornaamwoord je voor een zelfstandig naamwoord moet gebruiken dat naar allebei de geslachten verwijst: Each manager must make up (his, her, his or her, its, their) own mind about stocking this item and about the quantity that (he, she, he or she, it, they) can sell. Deze zin heeft een voornaamwoord nodig dat noch vrouwelijk noch mannelijk is. Hier volgen enkele manieren om dit vraagstuk op te lossen: Each manager must make up his… (Niet alle managers zijn mannen.) Each manager must make up her… (Niet alle managers zijn vrouwen.) Each manager must make up his or her… (Deze oplossing is acceptabel maar doet vreemd aan als hij meerdere malen in een document wordt gebruikt.) Each manager must make up her… Every manager will receive his… A manager may send her… (Het geslacht van een manager verandert meestal niet!) Each manager must make up their… (Het voornaamwoord kan nooit de meervoudsvorm hebben als het antecedent enkelvoud is.) Each manager must make up its… (It verwijst nooit naar personen.) De beste oplossing is het meervoud van het zelfstandig naamwoord te gebruiken of de passage te herschrijven: Managers must make up their minds… Each manager must decide whether… Let er op dat de betekenis van de boodschap niet verandert. Naamval van de voornaamwoorden De naamval van een voornaamwoord maakt duidelijk of er gehandeld wordt door iets of iemand of dat iets of iemand de handeling ondergaat: She sells an average of five packings each week.
In deze zin is she de verkoopster. Omdat she de handelende persoon is, staat she in de eerste naamval (het onderwerp) Wat gebeurt er als het voornaamwoord de handeling ondergaat: After six months Ms. Browning promoted her. In deze zin ondergaat het voornaamwoord her de handeling. Het voornaamwoord her wordt de voorwerpsnaamval genoemd (kan zijn lijdend voorwerp, meewerkend voorwerp of voorzetselvoorwerp). Vergelijk de verschillende naamvallen van de voornaamwoorden: EERSTE NAAMVAL
VOORWERPSNAAMVAL
I we he she they who whoever
me us him her them whom whomever
De voornaamwoorden in de voorwerpsnaamval kunnen worden gebruikt als (lijdend of meewerkend) voorwerp van een werkwoord (zoals promoted) én als voorwerp van een voorzetsel (zoals with): Rob worked with them until the order was filled. In dit voorbeeld is them het (voorzetsel)voorwerp van het voorzetsel with omdat Rob de handeling verrichtte (worked with them.) De volgende zin heeft drie voornaamwoorden; het eerste is een eerste naamval (onderwerp), het tweede is het (meewerkend) voorwerp van een werkwoord en het derde is het voorwerp van een voorzetsel (voorzetselvoorwerp: He paid us as soon as the check came from them. Iedere schrijver vraagt zich soms af of hij who of whom moet gebruiken: (Who, Whom) will you hire? Omdat deze zin in de vragende vorm staat, is het moeilijk te zien dat whom (lijdend) voorwerp is van het werkwoord hire. Je kunt erachter komen welk voornaamwoord je moet gebruiken door de vraag te veranderen en even she en her in plaats van who en whom te gebruiken: ‘Will you hire she?’ of ‘Will you hire her?’ Her en whom zijn allebei een voorwerpsnaamval, dus het moet zijn ‘Whom will you hire?’ Een ander voorbeeld: (Who, whom) logged so much travel time? Als je de vragende zin verandert in een bevestigende zin krijg je: He logged so much travel time. Daarom moet je hier who gebruiken: Who logged so much travel time?
Bezittelijke voornaamwoorden Bezittelijke voornaamwoorden worden op dezelfde manier gebruikt als bezittelijke zelfstandige naamwoorden: Ze geven eigendom of een automatische associatie aan. her job his account
their preferences its equipment
Bezittelijke voornaamwoorden worden echter anders geschreven. Ze krijgen namelijk nooit een apostrof. BEZITTELIJK ZELFSTANDIG NAAMWOORD
BEZITTELIJK VOORNAAMWOORD
the woman’s estate Roger Franklin’s plans the shareholders’ feelings the vacuum cleaner’s attachments
her estate his plans their feelings its attachments
Het woord its is de bezittelijke vorm van it. Net als alle andere bezittelijke voornaamwoorden heeft its geen apostrof. Sommige mensen verwarren its met it’s, de samentrekking van it is. Samentrekkingen worden later besproken.
Werkwoorden Een werkwoord beschrijft een handeling: They all quit in disgust. Het kan ook een toestand beschrijven: Working conditions were substandard. De Engelse taal kent erg veel werkwoorden die een handeling uitdrukken. Hier volgen er een paar die je in de zakenwereld vaak zult tegenkomen: verify hire leave accept
perform succeed improve develop
fulfill send receive pay
Je kunt er ongetwijfeld nog veel meer toevoegen. Het meest voorkomende werkwoord dat een toestand uitdrukt in plaats van een handeling is to be en alle vormen ervan: I am, was, of will be; you are, were, of will be Andere werkwoorden die ook een toestand uitdrukken zijn: It seemed a good plan at the time. She sounds impressive at a meeting. Zulke werkwoorden verbinden wat er voor staat met wat volgt; ze beschrijven geen handeling. (Zie 1.7.5 voor een meer complete bespreking van koppelwerkwoorden.)
Tijden van het werkwoord Het Engels kent drie enkelvoudige werkwoordstijden: tegenwoordige tijd, verleden tijd en toekomende tijd. Tegenwoordige tijd: Verleden tijd: Toekomende tijd:
Our branches in Hawaii stock other items. When we stocked Purquil pens, we received a great many complaints. Rotex Tire Stores will stock your line of tires when you begin a program of effective national advertising.
De verleden tijd van de meeste werkwoorden (de regelmatige werkwoorden) eindigt op ed; in de toekomende tijd staat altijd will of shall voor het werkwoord. De tegenwoordige tijd is wat ingewikkelder: ENKELVOUD
MEERVOUD
I stock you stock he, she, it stocks
we stock you stock they stock
Na he, she of it komt er achter de basisvorm van het werkwoord een s. Behalve de drie enkelvoudige tijden bestaan er drie voltooide tijden die gevormd worden met het hulpwerkwoord have. De voltooid tegenwoordige tijd wordt gevormd met het voltooid deelwoord (de vorm van het voltooid deelwoord van regelmatige werkwoorden is precies hetzelfde als de vorm van de verleden tijd) van het hoofdwerkwoord, stocked, voorafgegaan door de tegenwoordige tijd have of has: (I, we, you, they) have stocked. (He, she, it) has stocked. De voltooid verleden tijd wordt gevormd met het voltooid deelwoord van het hoofdwerkwoord, stocked, voorafgegaan door de verleden tijd had: (I, you, he, she, it, we, they) had stocked. De voltooid tegenwoordige toekomende tijd wordt ook gevormd met het voltooid deelwoord, stocked, maar wordt nu voorafgegaan door will have: (I, you, he, she, it, we, they) will have stocked. Als de handelingen tegelijk gebeuren, gebruik je dezelfde tijd: When the payroll checks came in, everyone showed up for work. We have found that everyone has pitched in to help. Als de handelingen niet tegelijkertijd gebeuren, mag je de tijd aanpassen: A shipment came last Wednesday, so when another one comes in today, please return it. The new employee had been ill at ease, but now she has become a full-fledged member of the team. Onregelmatige werkwoorden Veel werkwoorden volgen niet helemaal het beschreven patroon. Het meest onregelmatige werkwoord is to be:
TIJD Tegenwoordige tijd: Verleden tijd:
ENKELVOUD I am you are he, she, it is I was you were he, she, it was
MEERVOUD we are you are they are we were you were they were
De toekomende tijd van to be wordt op dezelfde manier gevormd als de toekomende tijd van een regelmatig werkwoord. De voltooide tijden van to be worden ook op dezelfde manier gevormd als de voltooide tijden van een regelmatig werkwoord, alleen heeft het voltooid deelwoord van to be een speciale vorm, been (dus de vorm van het voltooid deelwoord is niet hetzelfde als de vorm van de verleden tijd): Voltooid tegenwoordige tijd you have been Voltooid verleden tijd you had been Voltooid tegenwoordige toekomende tijd: you will have been Voorbeelden van andere onregelmatige werkwoorden zijn: TEGENWOORDIGE TIJD
VERLEDEN TIJD
VOLTOOID DEELWOORD
begin shrink know rise become go do
began shrank knew rose became went did
begun shrunk known risen become gone done
In woordenboeken kun je een lijst vinden van alle onregelmatige werkwoorden. Overgankelijke en onovergankelijke werkwoorden Veel mensen vinden het moeilijk om de volgende werkwoorden van elkaar te onderscheiden: lie/lay
sit/set
rise/raise
Het is veel makkelijker om deze werkwoorden correct te gebruiken als je het verschil weet tussen overgankelijke en onovergankelijke werkwoorden. Overgankelijke werkwoorden voeren hun handeling uit op een voorwerp; ze drukken uit dat de handeling ‘overgaat’ op een voorwerp. Onovergankelijke werkwoorden doen dat niet. Enkele voorbeelden zijn: ONOVERGANKELIJK
OVERGANKELIJK
We should include in our new offices a place to lie down for a nap. Even the way an interviewee sits is important. Salaries at Compu-Link, Inc., rise swiftly.
The workers will be here on Monday to lay new carpeting. That crate is full of stemware, so set it down carefully. They raise their level of production every year.
The workers lay carpeting, you set down a crate, they raise production; elke handeling wordt overgedragen op iets. In de onovergankelijke zinnen, one lies down, an interviewee sits, salaries rise
zonder iets anders te beïnvloeden (tenminste in grammaticaal opzicht). Onovergankelijke zinnen zijn complete zinnen ook al bestaan ze slechts uit een onderwerp en een werkwoord; overgankelijke zinnen zijn niet compleet tenzij ze ook een (lijdend) voorwerp omvatten of iets anders waar de handeling op wordt overgedragen. De tijden van lie/lay dragen ook bij aan de verwarring: TEGENWOORDIGE TIJD
VERLEDEN TIJD
VOLTOOID DEELWOORD
I lie I lay (something down)
I lay I have lain I laid (something down) I have laid (something down)
De verleden tijd van lie en de tegenwoordige tijd van lay zien er niet alleen hetzelfde uit, maar ze klinken ook hetzelfde. Toch zijn het verschillende werkwoorden. Modus van werkwoorden Werkwoorden staan óf in de bedrijvende (actieve) vorm óf in de lijdende (passieve) vorm. Actief: Passief:
The buyer paid a large amount. A large amount was paid by the buyer.
In de lijdende vorm komt altijd een vorm van to be voor. Ook bestaat de lijdende zin uit acht woorden, terwijl de bedrijvende zin precies hetzelfde uitdrukt in maar zes woorden. De woorden was en by zijn niet nodig om de betekenis van de zin over te brengen. Extra woorden maken de betekenis vaak onduidelijk. Kies dus altijd de bedrijvende vorm als de keuze aan jou is. Maar soms kun je niet anders: Several items have been taken, but so far we don’t know who took them Je moet de lijdende vorm gebruiken als je niet weet (of niet wilt zeggen) wie de handeling verricht heeft; de bedrijvende vorm is veel directer. Aantonende/gebiedende en aanvoegende wijs van werkwoorden Afhankelijk van wat je wilt uitdrukken kun je kiezen uit drie wijzen. Meestal gebruik je de aantonende wijs: The secretary mailed a letter to each supplier. Did the secretary mail a letter to each supplier? Als je je tot iemand richt met een opdracht of verzoek, gebruik je de gebiedende wijs: Please mail a letter to each supplier. Soms, vooral in de zakenwereld, heeft een hoffelijk verzoek de vorm van een vraag; je gebruikt dan geen vraagteken: Would you mail a letter to each supplier. De aanvoegende wijs, die meestal gebruikt wordt in formele teksten of bij het brengen van slecht nieuws, drukt een mogelijkheid of aanbeveling uit. De aanvoegende wijs gaat vaak gebruikt samen met woorden als if of that. In de volgende voorbeelden heeft de aanvoegende wijs een speciale werkwoordsvorm: If the secretary were to mail a letter to each supplier, we might save some money.
I suggested that the secretary mail a letter to each supplier. De aanvoegende wijs wordt tegenwoordig niet meer zo vaak gebruikt, maar komt nog wel veel voor in uitdrukkingen als Come what may en If I were you. De aanvoegende wijs drukt vaak een nietwerkelijkheid uit: If iron were lighter than air.
Bijvoeglijke naamwoorden Een bijvoeglijk naamwoord zegt iets over een zelfstandig naamwoord of voornaamwoord: an efficient staff brisk trade
a heavy price poor you
Deze zinsdelen zeggen veel meer dan het zelfstandig naamwoord of voornaamwoord alleen. Bijvoeglijke naamwoorden vertellen ons iets wat we anders niet zouden weten. Je hoeft dus geen bijvoeglijk naamwoord te gebruiken als het niets toevoegt aan het zelfstandig naamwoord, of een ander zelfstandig naamwoord: a company employee (Een werknemer werkt al voor een bedrijf) a crate-type container (Type voegt niets toe aan crate.) Soms staan er meer bijvoeglijke naamwoorden achter elkaar: It was a long, and active workday. Meer bijvoeglijke naamwoorden achter elkaar moeten allemaal iets anders bijdragen aan de betekenis van het zinsdeel. Werkwoorden die eindigen op ing (het tegenwoordig deelwoord) kunnen ook gebruikt worden als bijvoeglijk naamwoord.: A boring job can sometimes turn into a fascinating career. Dit geldt ook voor het voltooid deelwoord: A freshly painted house is a sold house. Bijvoeglijke naamwoorden zeggen vaker iets over zelfstandige naamwoorden dan over voornaamwoorden. Als bijvoeglijke naamwoorden iets zeggen over een voornaamwoord staat er meestal een verbindend werkwoord in de zin: They were attentive.
It looked appropriate.
He seems interested.
You are skillful.
Van de meeste bijvoeglijke naamwoorden bestaan drie vormen: de basisvorm, de vergrotende trap en de overtreffende trap. De basisvorm zegt iets over één zelfstandig naamwoord of voornaamwoord. De vergrotende trap gebruik je als je twee personen of dingen vergelijkt en de overtreffende trap bij drie of meer personen of dingen. BASISVORM
VERGROTENDE TRAP
OVERTREFFENDE TRAP
hard safe dry
harder safer drier
hardest safest driest
De vergrotende en overtreffende trap vorm je door respectievelijk er en est achter basisvorm van het bijvoeglijke naamwoord te zetten. (De y aan het eind van een woord verandert vaak in i voor er en est). Een klein aantal bijvoeglijke voornaamwoorden is onregelmatig. Een paar voorbeelden zijn: BASISVORM
VERGROTENDE TRAP
OVERTREFFENDE TRAP
good bad little
better worse less
best worst least
Als de basisvorm van een bijvoeglijk naamwoord uit twee of meer lettergrepen bestaat, gebruik je meestal more en most vóór het woord om de vergrotende en overtreffende trap te vormen: BASISVORM
VERGROTENDE TRAP
OVERTREFFENDE TRAP
useful exhausting expensive
more useful more exhausting more expensive
most useful most exhausting most expensive
De meest voorkomende uitzonderingen zijn bijvoeglijke naamwoorden die twee lettergrepen hebben en eindigen op y: BASISVORM
VERGROTENDE TRAP
OVERTREFFENDE TRAP
happy costly
happier costlier
happiest costliest
Bijwoorden Een bijwoord zegt iets over een werkwoord, een bijvoeglijk naamwoord, of een ander bijwoord: Zegt iets over een werkwoord:
Our marketing department works efficiently.
Zegt iets over een bijvoeglijk naamwoord: She was not dependable, although she was highly intelligent. Zegt iets over een ander bijwoord:
His territory was too broadly diversified, so he moved extremely cautiously.
De meeste van bovengenoemde bijwoorden worden gevormd door ly achter het bijvoeglijk naamwoord te zetten. Datzelfde geldt voor veel andere bijwoorden: BIJVOEGLIJK NAAMWOORD
BIJWOORD
efficient high extreme special official separate
efficiently highly extremely specially officially separately
Soms verandert of vervalt de laatste letter van een bijvoeglijk naamwoord voor ly: BIJVOEGLIJK NAAMWOORD
BIJWOORD
busy due
busily duly
Dan zijn er ook nog bijwoorden die helemaal niet op ly eindigen. Enkele voorbeelden zijn: often soon
fast very
too so
Andere zinsdelen Zelfstandige naamwoorden, voornaamwoorden, werkwoorden, bijvoeglijke naamwoorden, en bijwoorden hebben de meeste betekenis in een zin. Vier andere zinsdelen smeden ze aaneen tot zinnen: voorzetsels, voegwoorden, lidwoorden en tussenvoegsels. Voorzetsels Enkele voorbeelden van voorzetsels zijn: of at
to by
for with from about
Ze staan meestal aan het begin van een voorzetselgroep die de functie heeft van een bijvoeglijk naamwoord of bijwoord doordat ze meer zeggen over een voornaamwoord, zelfstandig naamwoord of werkwoord: of a type to the point
by Friday with characteristic flair
Voegwoorden, lidwoorden en tussenvoegsels Voegwoorden zijn woorden die meestal zinsdelen met elkaar verbinden. Een paar voorbeelden zijn: and yet
but although
because if
Het gebruik van voegwoorden wordt besproken in 1.7.3 en 1.7.4. In het Engels bestaan slechts drie lidwoorden: the, a, en an. Deze woorden worden op dezelfde manier gebruikt als bijvoeglijke naamwoorden en specificeren waar je over praat. Tussenvoegsels zijn woorden die geen feitelijke informatie verschaffen maar emotie uitdrukken: Wow! Oh, no!
Well, well! Good!
Dergelijk emotioneel taalgebruik kun je wel in je privé-leven en in reclameteksten gebruiken, maar liever niet in zakelijke correspondentie.
Zinnen Zinnen bestaan uit zinsdelen. Money talks.
Deze zin bestaat uit twee woorden: een zelfstandig naamwoord (money) en een werkwoord (talks).Op deze manier gebruikt, functioneert het zelfstandig naamwoord als de eerste vereiste van een zin, het onderwerp, en het werkwoord als de tweede vereiste, het gezegde. Bekijk nu eens de volgende zin: They merged. In dit geval is het onderwerp een voornaamwoord (they) en het gezegde is een werkwoord (merged). Dit is een zin omdat het een onderwerp en gezegde bevat. Hier volgt nog een zin: The plans are ready. Deze zin heeft een ingewikkelder onderwerp, het zelfstandig naamwoord plans en het lidwoord the. Het volledige gezegde bestaat uit een werkwoord dat een toestand uitdrukt (are) en een bijvoeglijk naamwoord (ready). Geen enkele verzameling van woorden is een zin als onderwerp (wie of wat iets doet) of gezegde (het doen) afwezig is. Bevelen In bevelen wordt het onderwerp (altijd you) wel niet uitdrukkelijk genoemd, maar is toch stilzwijgend aanwezig. (You) Move your desk to the better office. (You) Please try to finish by six o’clock. Langere zinnen Ingewikkelder zinnen hebben ingewikkelder onderwerpen en gezegden, maar toch hebben ze maar één onderwerp en één werkwoord dat gezegde is. In de volgende voorbeelden is het onderwerp enkel onderstreept en het hoofdwerkwoord van het gezegde dubbel: Marex and Contron enjoy higher earnings each quarter. (Marex [and] Contron did something; enjoy is what they did.) My interview, coming minutes after my freeway accident, did not impress or move anyone. (Interview is what did something. What did it do? It did [not] impress [or] move.) In terms of usable space, a steel warehouse, with its extremely long span of roof unsupported by pillars, makes more sense. (Warehouse is what makes.) Deze drie zinnen tonen verschillende dingen aan. (1) In alledrie de zinnen drukken het kale onderwerp en het hoofdwerkwoord van het gezegde de kerngedachte van de zin uit. Als je probeert het onderwerp en het hoofdwerkwoord van het gezegde te vinden, moet je geen aandacht schenken aan lidwoorden, voegwoorden, voorzetsel voorwerpen, bijwoorden et cetera. (2) In de derde zin heeft het werkwoord de enkelvoudsvorm (makes) omdat het onderwerp enkelvoud is (warehouse). Ook al staat het meervoud pillars dichter bij het werkwoord, warehouse is het onderwerp. Dus warehouse bepaalt of het werkwoord de enkelvoudsvorm of de meervoudsvorm krijgt. Onderwerp en gezegde moeten overeenstemmen. (3) Het onderwerp in de eerste zin is een samengesteld onderwerp (Marex [and] Contron). Een samengesteld onderwerp dat door middel van and met elkaar verbonden is, vereist de meervoudsvorm van het werkwoord (enjoy). In de tweede zin zie je dat ook samengestelde gezegdes mogelijk zijn (did [not] impress [or] move).
(4) De tweede zin bevat een groep woorden – coming minutes after my freeway accident – waarin een vorm van een werkwoord voorkomt (coming) en een zelfstandig naamwoord (accident). Toch vormen deze woorden geen complete zin: Accident is niet het onderwerp van coming. Een zelfstandig naamwoord is niet automatisch het onderwerp. Een werkwoord dat op ing eindigt, kan nooit het gezegde van een zin zijn (tenzij het voorafgegaan wordt door een vorm van to be, zoals in was coming). Niet alle werkwoorden hebben de functie van gezegde. Omdat het zinsdeel coming minutes after my freeway accident geen onderwerp en gezegde bevat, kun je het geen zin noemen. Het zinsdeel kan namelijk niet alleen staan; het kan niet beginnen met een hoofdletter of eindigen met een punt. Dus een zinsdeel kan alleen maar een deel zijn van een zin. Soms staan er in een zin twee of meer groepen woorden die wel een onderwerp en gezegde bevatten: My interview, because it came minutes after my freeway accident, did not impress or move anyone. Een groep woorden kan alleen staan zonder iets te wijzigen: My interview did not impress or move anyone. De andere groep woorden kan alleen als je because verwijdert zelfstandig staan; je moet dus iets wijzigen: (because) It came minutes after my freeway accident. Als een groep woorden ongewijzigd alleen kan staan en een onderwerp en gezegde bevat, noemen we dat een (onafhankelijke) hoofdzin. Een groep woorden die niet ongewijzigd alleen kan staan, ook al bestaat die groep uit onder meer een onderwerp en gezegde, noemen we een (afhankelijke) bijzin. Fragmenten Een onvolledige zin (een zinsdeel of afhankelijke bijzin) die geschreven wordt alsof het een volledige zin is, noemen we een fragment. Kijk eens naar de volgende fragmenten: Marilyn Sanders, having had pilferage problems in her store for the past year. Refuses to accept the results of our investigation. Deze ernstige fout kan makkelijk gecorrigeerd worden door de twee fragmenten samen te voegen: Marilyn Sanders, having had pilferage problems in her store for the past year, refuses to accept the results of our investigation. Niet alle fragmenten kunnen zo makkelijk verbeterd worden. Hier volgt nog meer informatie over het problem van Marilyn. Employees a part of it. No authority or discipline. Alleen de schrijver weet wat hij met deze twee woordgroepen bedoelt. Misschien werken de werknemers mee aan de winkeldiefstal. Als dat zo is, zou je krijgen: Some employees are part of the pilferage problem. Maar het is ook mogelijk dat werknemers meehelpen bij het onderzoek.Dan zou je krijgen:
Some employees are taking part in our investigation. Het kan echter net zo goed zijn dat het gedrag van de werknemers die bij de diefstallen betrokken zijn, nader onderzocht wordt: Those employees who are part of the pilferage problem will accept no authority or discipline. En zo zou je nog meer betekenissen kunnen bedenken. Omdat fragmenten zo veel dingen kunnen betekenen, betekenen ze in feite niets. Geen enkele goedgeschreven memo, brief of verslag verwacht dat de lezer een fantasierijk genie is. Een afhankelijke bijzin is een ander soort fragment. Kijk maar eens wat because verandert als het toegevoegd wordt aan een eenduidige zin: Our stock of sprinklers is depleted. Because our stock of sprinklers is depleted. Door because toe te voegen aan de zin krijg je een fragment, ook al staan er een onderwerp en gezegde in. Woorden als because maken deel uit van een speciale groep die we onderschikkende voegwoorden noemen. Hier volgen er enkele: since although while
though if even if
whenever unless after
Als zo’n soort woord aan het begin van een bijzin staat, is het een afhankelijke bijzin en die kan niet als zin alleen staan. Als je echter een afhankelijke bijzin combineert met een onafhankelijke (hoofd)zin, kan de bijzin wel een volwaardige betekenis overbrengen. De onafhankelijke zin kan vóór of na de afhankelijke bijzin staan. We are unable to fill your order because our stock of sprinklers is depleted. Because our stock of sprinklers is depleted, we are unable to fill your order. Een fragment dat bestaat uit een afhankelijke bijzin kan ook gecorrigeerd worden door het onderschikkend voegwoord te verwijderen. Het resultaat is een eenvoudige maar volledige zin: Our stock of sprinklers is depleted. Als je problemen met fragmenten moet oplossen, kun je het beste naar alle gegevens van de transactie kijken. Fragmenten zijn alleen acceptabel in de reclamewereld. Vaak worden ze daar gebruikt om een bepaald ritme over te brengen. Gefuseerde zinnen en kommasplitsingen Net als er te weinig woorden kunnen zijn in een zin, kunnen er ook te veel zijn: All our mail is run through a postage meter every afternoon someone picks it up. Dit voorbeeld bevat twee zinnen, maar ze zijn in elkaar gevlochten, dus het is moeilijk te zeggen waar de ene zin ophoudt en de andere begint. Gaat de post elke middag door een frankeerautomaat? Zo ja, dan moeten de zinnen als volgt gelezen worden: All our mail is run through a postage meter every afternoon. Someone picks it up.
Misschien wordt de post wel op een ander tijdstip gefrankeerd (’s morgens bijvoorbeeld) en wordt altijd ’s middags opgehaald: All our mail is run through a postage meter. Every afternoon someone picks it up. In alle drie de gevallen is de volgorde van de woorden hetzelfde; opdeling in zinnen maakt het verschil. De laatste twee zinnen zijn allebei grammaticaal correct. De keuze hangt af van de situatie. Soms hebben dergelijke gefuseerde zinnen een duidelijker scheidingspunt: Several large orders arrived within a few days of one another, too many came in for us to process by the end of the month. Hier staat de komma tussen twee onafhankelijke zinnen in een poging om ze aan elkaar te breien. Als een komma twee volledige zinnen scheidt, heet dat een kommasplitsing. Er bestaan drie manieren om een kommasplitsing te corrigeren: Vervang de komma door een punt en begin het volgende woord met een hoofdletter: ‘ ... one another. Too many ...’ Vervang de komma door punt komma en begin het volgende woord niet met een hoofdletter: ‘... one another; too many ...’ Dit kan alleen maar als de twee zinnen vrijwel dezelfde betekenis hebben. Verander een van de twee zinnen in een woordgroep of afhankelijke bijzin. Dit is arbeidsintensief maar vormt vaak de beste oplossing. Het derde alternatief kan op verschillende manieren uitgevoerd worden. Je kunt de desbetreffende zin beginnen met een onderschikkend voegwoord: Whenever several large orders arrived within a few days of one another, too many came in for us to process by the end of the month. Je kunt ook een deel van het onderwerp of het hoofdwerkwoord van het gezegde uit een van de hoofdzinnen verwijderen. Je creëert zo dus een woordgroep: Several large orders arrived within a few days of one another, too many for us to process by the end of the month. Ten slotte kun je een van de hoofdwerkwoorden in de ing vorm zetten: Several large orders arrived within a few days of one another, too many coming in for us to process by the end of the month. In andere gevallen kan een simpel nevenschikkend voegwoord (bijvoorbeeld or, and of but) gefuseerde zinnen scheiden: You can fire them, or you can make better use of their abilities. Margaret drew up the designs, and Matt carried them out. We will have three strong months, but after that sales will taper off. Wees voorzichtig als je een nevenschikkend voegwoord gebruikt: gebruik ze alleen om simpele zinnen die elkaar aanvullen samen te voegen. Omdat ze betrekkelijk weinig zeggen over het verband tussen de twee zinsdelen die ze aan elkaar smeden, moet je ze niet te vaak gebruiken: and is slechts een plusteken; but een teken dat je een
andere richting uitgaat; or geeft slechts een alternatief aan. Onderschikkende voegwoorden zoals because en whenever vertellen de lezer veel meer. Zinnen met koppelwerkwoorden Koppelwerkwoorden zijn al kort besproken in 1.3. Hier bespreken we de manier waarop ze functioneren in een zin. Het model van een zin met een koppelwerkwoord is: A (werkwoord) B. Laten we aannemen dat het werkwoord een vorm van to be is. A is B. In zo’n zin zijn A en B altijd zelfstandige naamwoorden, voornaamwoorden of bijvoeglijke naamwoorden. Als het ene woord een zelfstandig naamwoord is en het andere is een voornaamwoord, of als het allebei zelfstandige naamwoorden zijn, zegt de zin dat de een hetzelfde is als de ander: She is president. Rachel is president. Als een woord een bijvoeglijk naamwoord is, beschrijft of bepaalt het dat andere woord. She is forceful. Als één woord een bijvoeglijk naamwoord is, zegt het iets over het andere woord op dezelfde manier als elk ander bijvoeglijk naamwoord iets zegt over een zelfstandig naamwoord of voornaamwoord. Het verschil is dat er nu een koppelwerkwoord staat tussen het bijvoeglijk naamwoord en het woord waar het iets over zegt. Foutgeplaatste bepalingen De plaats van een bepaling is erg belangrijk. Afhankelijk van de positie in de zin verandert de betekenis van only: Only we are obliged to supply those items specified in your contract. We are obliged only to supply those items specified in your contract. We are obliged to supply only those items specified in your contract. We are obliged to supply those items specified only in your contract. Afhankelijk van de omstandigheden is maar een van deze zinnen juist. De andere zullen waarschijnlijk problemen veroorzaken. Om te voorkomen dat je verkeerd begrepen wordt, moet je bepalingen als only zo dicht mogelijk bij het zelfstandig naamwoord of werkwoord zetten waar ze iets over zeggen. Om dezelfde reden moet je complete bepalende zinsneden zo dicht mogelijk bij het juiste zelfstandig naamwoord of werkwoord zetten. Zinsdelen op de verkeerde plaats werken vaak op de lachspieren. Antia Information Systems has bought new computer chairs for the programmers with more comfortable seats. Normaal gesproken houden schrijvers van zakelijke correspondentie zich niet bezig met de anatomie van programmeurs. Het ging hier dus duidelijk om het comfort van de stoelen:
Antia Information Systems has bought new computer chairs with more comfortable seats for the programmers. Hier is nog een voorbeeld: I asked him to file all the letters in the cabinet that had been answered. In deze zin is de kast beantwoord. Er is in de hele geschiedenis geen kast te vinden die ooit een vraag gesteld heeft. That had been answered staat te ver weg van letters en te dicht bij cabinet. Het is dus beter om het volgende te doen: I asked him to file in the cabinet all the letters that had been answered. Soms is het beter om het woord dichter bij het bepalende zinsdeel te zetten dan andersom.
INTERPUNCTIE Op de snelweg staan borden die aangeven of je moet afremmen stoppen, waar je moet afslaan en wanneer je moet invoegen. Zo helpt interpunctie lezers om jouw proza goed te interpreteren. Correct gebruik van interpunctie helpt de lezer je tekst goed te begrijpen.
Punten Gebruik een punt (1) om een zin die geen vraag is, af te sluiten, (2) bij bepaalde afkortingen en (3) tussen dollars en centen in een geldbedrag (in het Nederlands gebruik je in dit laatste geval een komma).
Vraagtekens Gebruik een vraagteken na iedere directe vraag die een antwoord vereist : Are you planning to enclose a check, or shall we bill you? Gebruik geen vraagteken na bevelen die om beleefdheidsredenen de vorm van een vraag hebben: Will you send us a check today.
Uitroeptekens Gebruik uitroeptekens na zeer emotioneel taalgebruik. Omdat er bij zakelijke correspondentie zelden emotionele taal wordt gebruikt, zul je bijna nooit een uitroepteken gebruiken.
Puntkomma’s Puntkomma’s worden op drie manieren gebruikt. Een ervan is het scheiden van twee hoofdzinnen die nauw verband met elkaar houden: The outline for the report is due within a week; the report itself is due at the end of the month. De puntkomma moet ook worden gebruikt in plaats van een komma als tussen de delen van een reeks komma’s worden gebruikt:
Our previous meetings were on November 11, 1998; February 20, 1999; and April 28, 2000. Ten slotte moet een puntkomma gebruikt worden om twee hoofdzinnen te scheiden als de tweede begint met woorden als however, therefore, of nevertheless of een zinsnede als for example of in that case: Our supplier has been out of part D712 for 10 weeks; however, we have found another source that can ship the part right away. His test scores were quite low; on the other hand, he has a lot of relevant experience. Paragraaf 4.4 bevat meer informatie over overgangswoorden en zinsneden.
Dubbele punten Gebruik een dubbele punt na de aanhef in een zakelijke brief. Je moet ook een dubbele punt gebruiken aan het eind van een zin of een zinsnede die een opsomming of (soms) een citaat inleidt: Our study included the three most critical problems: insufficient capital, incompetent management, and inappropriate location. In sommige inleidende zinnen worden zinsneden als the following of that is uitgedrukt door een dubbele punt. Er mag geen dubbele punt worden gebruikt als de opsomming, het citaat of het idee het lijdend voorwerp of een deel van de inleidende zin is: We are able to supply staples wood screws nails toggle bolts This shipment includes 9 videotapes, 12 CDs, and 14 cassette tapes. Je kunt een dubbele punt ook gebruiken om de hoofdzin te scheiden van een ander zinsdeel als het zinsdeel de hoofdzin verklaart, illustreert of versterkt: Management was unprepared for the union reps demands: this fact alone accounts for their arguing well into the night. In hedendaags taalgebruik wordt in dergelijke gevallen echter vaak een puntkomma gebruikt.
Komma’s Een komma heeft heel veel functies. (1) De komma scheidt onderdelen van een reeks: He took the job, learned it well, worked hard, and succeeded. Put paper, pencils, and paper clips on the requisition list. Een bedrijfsstijl schrijft vaak het weglaten van de laatste komma in een opsomming voor. Als je echter zelf mag beslissen, gebruik de komma; het voorkomt misverstanden.
(2) De komma scheidt twee hoofdzinnen die met elkaar verbonden zijn door middel van een nevenschikkend voegwoord (and, but, of or). Gebruik geen komma als een zin of allebei de zinnen erg kort zijn: She spoke to the sales staff, and he spoke to the production staff. I was advised to proceed and I did. (3) Als een samengestelde zin begint met een bijzin plaats je de komma voor de hoofdzin: Because of our lead in the market, we may be able to risk introducing a new product. Een bijzin aan het eind van de zin van de hoofdzin wordt alleen voorafgegaan door een komma als de bijzin niet van belang is voor de hoofdbetekenis van de zin: We may be able to introduce a new product, although it may involve some risk. (4) Na een inleidende zinsnede of woord: Starting with this amount of capital, we can survive in the red for one year. Through more careful planning, we may be able to serve more people. Yes, you may proceed as originally planned. Er komt meestal geen komma na korte, inleidende zinsdelen die beginnen met een voorzetsel en bij sommige eenlettergrepige woorden (zoals hence and thus): Before January 1 we must complete the inventory. Thus we may not need to hire anyone. In short the move to Tulsa was a good idea. (5) Tussen niet beperkende zinsdelen of woorden (uitdrukkingen die kunnen worden weggelaten zonder dat de betekenis verandert): The new owners, the Kowacks, are pleased with their purchase. (6) Tussen bijvoeglijke naamwoorden die hetzelfde zelfstandig naamwoord bepalen (nevenschikkende bijvoeglijke naamwoorden): She left Monday for a long, difficult recruiting trip. Om de juistheid van zo’n komma te testen kun je proberen de volgorde van de bijvoeglijke naamwoorden te verwisselen: a difficult, long recruiting trip. Als je de volgorde niet kunt veranderen laat je de komma weg (a good old friend is niet hetzelfde als an old good friend). Er wordt ook geen komma gebruikt als een van de bijvoeglijke naamwoorden onderdeel is van het zelfstandig naamwoord. Vergelijk deze twee zinsdelen: a distinguished, well-known figure a distinguished public figure
De combinatie public en figure wordt zo vaak samen gebruikt dat het een eenheid is geworden: public figure. Dus geen komma. (7) Voor Inc., Ltd. en soortgelijke afkortingen: Cloverdell, Inc.
Beamer, Ltd.
Binnen een zin staat de komma ook ná de afkorting: Belle Brown, Ph.D., is the new tenant. (8) Zowel voor als achter het jaar in zinnen die maand, dag en jaar vermelden. It will be sent by December 15, 1999, from our Cincinnati plant. Sommige bedrijven schrijven data op een andere manier: 15 December 2000. Hier hoeven geen komma’s gebruikt te worden. Ook niet als alleen de maand en het jaar genoemd worden (December 2000). (9) Bij een informele aanhef in een brief aan een persoonlijke vriend. (In zakelijke brieven wordt de aanhef gevolgd door een dubbele punt.) (10) Om een citaat van de rest van de zin te scheiden: Your warranty reads, ‘These conditions remain in effect for one year from date of purchase.’ Gebruik geen komma als het hele citaat in de zin is ingebed: He hurried off with an angry ‘Look where you’re going.’ (11) Om verwarring of een onbedoelde betekenis te vermijden. Vergelijk maar eens: Ever since they have planned new ventures more carefully. Ever since, they have planned new ventures more carefully.
Liggende streepjes Gebruik streepjes bij een plotselinge verandering van gedachtegang: Membership in the IBSA – it’s expensive but worth it – may be obtained by applying to our New York office. Streepjes worden ook gebruikt om een woord of zinsdeel tussen haakjes te benadrukken: Third-quarter profits – in excess of $2 million – are up sharply. Ten slotte worden streepjes gebruikt om een zinsdeel dat komma’s bevat te scheiden: All our offices – Milwaukee, New Orleans, and Phoenix – have sent representatives. Verwar de streepjes niet met een koppelteken. Liggende streepjes scheiden en benadrukken woorden, uitdrukkingen en deelzinnen sterker dan een komma of haakjes; een koppelteken zorgt ervoor dat twee woorden als een geheel worden gezien. Liggende streepjes zijn iets langer dan afbreekstreepjes.
Koppeltekens Koppeltekens kunnen op drie manieren worden gebruikt. (1) Om de delen van samengestelde woorden die met een voorvoegsel beginnen als self-, ex-, quasi- en all te scheiden: self-assured ex-wife
quasi-official all-important
Bij de voorvoegsels pro, anti, non, un, inter, en extra wordt het koppelteken echter niet gebruikt: prolabor antifascist
nonunion interdepartmental
(2) Als het voorvoegsel voor een eigennaam staat of als de klinker aan het eind van een voorvoegsel identiek is aan de eerste letter van het stamwoord gebruik je het koppelteken wel. pro-Republican anti-inflammatory
ant-American extra-atmospheric
Raadpleeg het woordenboek als je twijfelt. (3) Koppeltekens komen ook voor in samengestelde bijvoeglijke naamwoorden (bijvoeglijke naamwoorden die uit twee of meer woorden bestaan). Je moet het koppelteken zeker gebruiken in samengestelde bijvoeglijke naamwoorden die voor het zelfstandig naamwoord staan: an interest-bearing account
well-informed executives
Je gebruikt het koppelteken niet als het bijvoeglijke naamwoord na een koppelwerkwoord staat: This account is interest bearing. Their executives are well informed (4) Je kunt zinnen die een opsomming van soortgelijke woorden bevatten, inkorten. Dit doe je op dezelfde wijze als in het Nederlands: je breekt het woord af op de plaats waar het deel van het woord komt dat je in de rest van de opsomming ook nodig hebt. In een woordenboek staat hoe je de woorden in lettergrepen verdeelt. Check the costs of first-, second-, and third-class postage. (5) Tot slot worden koppeltekens gebruikt bij het afkorten aan het eind van de regel.
Apostrof Gebruik de apostrof bij de bezittelijke vorm van een zelfstandig naamwoord (niet bij een voornaamwoord): On his desk was a reply to Bette Ainsley’s application for the manager’s position. De apostrof staat op de plaats van de letter(s) die er worden weggelaten bij een samentrekking: VOLUIT
SAMENTREKKING
we will do not they are
we’ll don’t they’re
Aanhalingstekens Gebruik aanhalingstekens om woorden die precies zoals ze werden gezegd of geschreven worden herhaald: The collection letter ended by saying, "This is your third and final notice." Onthoud: (1) Als het geciteerde materiaal een complete zin is, wordt het eerste woord met een hoofdletter geschreven. (2) De afsluitende komma of punt staat binnen de aanhalingstekens. (3) Gebruik alleen dubbele aanhalingstekens als je citeert. In de overige gevallen is het mooier om enkele aanhalingstekens te gebruiken. Aanhalingstekens worden ook gebruikt om de titel van een artikel uit een krant of tijdschrift of een hoofdstuk uit een boek uit te laten komen: You should read ‘Legal Aspects of the Collection Letter’ in Today’s Credit. De titel van het boek staat hier cursief. Voor namen van kranten en tijdschriften geldt hetzelfde. (Zie bijlage B Bronvermelding in het boek.) Aanhalingstekens kunnen ook gebruikt worden om een speciale behandeling van woorden of uitdrukkingen aan te geven, bijvoorbeeld ongebruikelijke of ironisch bedoelde uitdrukkingen: Our management ‘team’ spends more time squabbling than working to solve company problems. Aanhalingstekens moet je zowel om te openen als om af te sluiten gebruiken. Punten en komma’s staan binnen de aanhalingstekens, maar dubbele punten en puntkomma’s staan erbuiten. Een vraagteken staat alleen binnen de aanhalingstekens als het citaat een vraag is: All that day we wondered, "Is he with us?" Als het citaat geen vraag is maar de zin waarin het citaat staat wel, staat het vraagteken buiten de tekens: What did she mean by "You will hear from me"?
Haakjes Terloopse opmerkingen zet je tussen haakjes (doe dit echter niet te vaak: op den duur wordt het verwarrend): Our figures do not match yours, although (if my calculations are correct) they are closer than we thought. Haakjes worden in juridische documenten ook gebruikt rond getallen in Arabische cijfers die op volgen op hetzelfde voluit geschreven bedrag: Remittance will be One Thousand Two Hundred Dollars ($1,200) Zorg ervoor dat de interpunctie (punt, komma etc.) buiten de haakjes staat tenzij deze bij de opmerking binnen de haakjes hoort.
Weglatingstekens Gebruik drie punten tussen rechte haken om aan te geven dat er iets uit een letterlijk citaat is weggelaten. Gebruik ze alleen in letterlijke citaten en alleen op de plaats waar de tekst is weggelaten. In het volgende voorbeeld wordt de eerste zin geciteerd in de tweede: The Dow Jones Industrial average, which skidded 38.17 points in the previous five sessions, gained 4.61 to end at 2213.84. According to the Honolulu Star Bulletin, "The Dow Jones Industrial Average […] gained 4.61” on June 10. Het aantal weglatingspunten is niet willekeurig: gebruik er altijd drie. Soms staan de punten aan het eind van een zin en verschijnt er een vierde punt. Trap daar niet in! De laatste punt is geen weglatingspunt maar de punt van de zin.
Onderstreping en cursivering Een onderstreping onder een woord of deel van de zin betekent dat dit deel de nadruk heeft of dat het de titel is van een boek, tijdschrift of krant. Gebruik indien mogelijk zo veel mogelijk cursiveringen in plaats van onderstrepingen. Cursivering (of onderstreping) gebruik je ook om een begrip te verduidelijken en bij het bespreken van een woord als specifiek woord: In this report net sales refers to after-tax dollars. The word building is a common noun and should not be capitalized.
SCHRIJFGEBRUIKEN De meest opvallende en minst acceptabele fouten die zakelijke schrijvers maken, zijn waarschijnlijk fouten tegen de grammatica en interpunctie. Er zijn echter een aantal kleine details, schrijfgebruiken, waaraan je de perfectie van de schrijver en de professionaliteit van het bedrijf kunt aflezen.
Hoofdletters Ieder eerste woord van een zin wordt met een hoofdletter geschreven: Before hanging up, he said, "We’ll meet here on Wednesday at noon." Als een citaat een hele zin is moet deze ook met een hoofdletter beginnen. Schrijf de namen van bepaalde personen, plaatsen en dingen (eigennamen) met een hoofdletter: We sent Ms. Larson an application form, informing her that not all applicants are interviewed. Let’s consider opening a branch in the West, perhaps at the west end of Tuscon, Arizona. As office buildings go, the Kinney Building is a pleasant setting for TDG Office Equipment. De naam van Ms. Larson wordt met een hoofdletter geschreven omdat zij een specifieke sollicitant is. De algemene term applicant krijgt geen hoofdletter. West begint met een hoofdletter omdat het naar een specifieke plaats verwijst en west (westelijke richting) niet. Om dezelfde reden krijgen office en building geen hoofdletters als ze algemeen gebruikt worden (soortnamen), maar wel als ze een deel van de naam van een bepaald kantoor of gebouw zijn (eigennamen).
Aanspreektitels in families, regeringen of bedrijven mogen ook met een hoofdletter worden geschreven: My Uncle David offered me a job, but I wouldn’t be comfortable working for one of my uncles. We’ve never had a president like President Sweeney. Schrijf ook altijd het eerste woord van de aanhef en het eerste woord van de afsluitende groet in een brief met een hoofdletter: Dear Mr. Andrews:
Yours very truly,
Tot slot, gebruik een hoofdletter voor het eerste woord na een dubbele punt als het een complete zin betreft: Follow this rule: When in doubt, leave it out. In andere gevallen wordt het eerste woord na een dubbele punt niet met een hoofdletter geschreven.
Afkortingen Afkortingen worden erg vaak gebruikt in tabellen, grafieken, lijsten en formulieren. Ze worden echter met mate gebruikt in alinea’s in proza. Hier volgen een aantal afkortingen die veel worden gebruikt bij het zakelijk schrijven: AFKORTING b/l ca. dol., dols. etc. FDIC Inc. L.f. Ltd. mgr. NSF or N/S P&L or P/L reg. whsle.
VOLUIT bill of lading circa (about) dollar, dollars et cetera (and so on) Federal Deposit Insurance Corporation Incorporated Ledger folio Limited manager not sufficient funds profit and loss regular wholesale
Omdat etc. een woord met de betekenis ‘and’ bevat, schrijf je nooit and etc.
Getallen Getallen kunnen op vele manieren correct worden gebruikt bij het zakelijk schrijven, houd dus de bedrijfsstijl aan. Als er geen vaste stijl wordt gebruikt, worden de getallen een tot en met negen in de regel voluit geschreven en gebruikt men verder Arabische cijfers. Er gelden een aantal uitzonderingen op deze algemene regel. Ten eerste, begin een zin nooit met een telwoord: Twenty of us produced 641 units per week in the first 12 weeks of the year. Ten tweede, gebruik cijfers voor de getallen een tot tien als zij in dezelfde opsomming staan als hogere getallen:
Our weekly quota rose from 9 to 15 to 27. Ten derde, gebruik cijfers voor percentages, de tijd (behalve bij o’clock), data en (over het algemeen) bedragen in dollars. Our division is responsible for 7 percent of total sales. The meeting is scheduled for 8.30 A.M. on August 2. Add $3 for postage and handling. Gebruik een komma bij getallen met vier cijfers (1,257) tenzij het bedrijf een andere manier voorschrijft. Gebruik bij het schrijven van bedragen in dollars alleen de decimale punt als er ook centen worden genoemd. Bij opsommingen met twee of meerdere bedragen in dollars gebruik je de decimale punt bij alle bedragen of helemaal niet. Let op: dit gebruik is anders dan in het Nederlands, het gebruik van komma’s en punten in getallen is daar precies omgekeerd aan de Amerikaanse situatie. He sent two checks, one for $67.92 and one for $90.00.
Woordafbreking Vermijd zo veel mogelijk het afbreken van woorden aan het eind van een regel. Als het noodzakelijk is, houd je dan aan de volgende regels: Breek geen eenlettergrepige woorden af (zoals since, walked en thought); afkortingen (mgr.); samentrekkingen (isn’t); of getallen in cijfers (117,500). Breek woorden tussen lettergrepen af zoals aangegeven in een woordenboek of een handboek voor het afbreken van woorden. Zorg ervoor dat ten minste drie letters van het afgebroken woord op de nieuwe regel verschijnen: sin-cerely in plaats van sincere-ly. Eindig een pagina of drie opeenvolgende regels niet met een afbreekstreepje. Laat lettergrepen met een enkele klinker aan het eind van de regel staan (impedi-ment in plaats van imped-iment), behalve als die ene klinker deel uit maakt van een achtervoegsel zoals – able, -ible, -ical, of -ity (re-spons-ible in plaats van re-sponsi-ble). Breek woorden af tussen een dubbele medeklinker (tomor-row), behalve als de stam van het woord eindigt op een dubbele medeklinker (call-ing in plaats van cal-ling). Indien mogelijk, breek woorden die een koppelteken bevatten alleen af bij het koppelteken: anti-independence in plaats van anti-inde-pendence.
VOCABULAIRE Het gebruik van het juiste woord op de juiste plaats is een vaardigheid die van cruciaal belang is bij zakelijke communicatie. Er zijn echter vele valkuilen voor een schrijver die niet goed uitkijkt.
Woorden die vaak met elkaar worden verward Wees voorzichtig met de volgende woorden. Ze klinken hetzelfde maar hebben een verschillende betekenis. Zorg ervoor dat je ze niet door elkaar haalt: WOORD
BETEKENIS
accede exceed
to comply with to go beyond
discreet discrete
careful separate
accept except
to take to exclude
envelop envelope
to surround a covering for a letter
access excess
admittance too much
forth fourth
forward number four
advice advise
suggestion to suggest
holey holy wholly
full of holes sacred completely
affect effect
to influence the result
human humane
of people kindly
allot a lot
to distribute much or many
incidence incidents
frequency events
all ready already
completely prepared completed earlier
instance instants
example moments
born borne
given birth to carried
interstate intrastate
between states within a state
capital capitol
money; chief city a government building
later latter
afterward the second of two
cite sight site
to quote a view a location
lead led
a metal guided
complement complete amount; to go well with compliment to flatter
lean lien
to rest at an angle a claim
correspondent correspondent
levee levy
embankment tax
party in a divorce suit letter writer
council counsel
a panel of people advice; a lawyer
loath loathe
reluctant to hate
defer differ
to put off until later to be different
loose lose
free; not tight to mislay
device devise
a mechanism to plan
material materiel
substance equipment
die dye
to stop living; a tool to color
miner minor
mineworker underage person
moral morale
virtuous; a lesson sense of well-being
right rite write
correct ceremony to form words on a surface
ordinance ordnance
law weapons
role roll
a part to play to tumble; a list
overdo overdue
to do in excess past due
root rout route
part of a plant to defeat a traveler’s way
peace piece
lack of conflict a fragment
shear sheer
to cut thin, steep
pedal peddle
a foot lever to sell
stationary stationery
immovable paper
persecute prosecute
to torment to sue
than then
as compared with at that time
personal personnel
private employees
precedence precedents principal principle
priority previous events sum of money; chief; main general rule
their there they’re
belonging to them in that place they are
to too two
a preposition excessively; also the number
rap wrap
to knock to cover
waive wave
to set aside a swell of water; a gesture
residence residents
home inhabitants
weather whether
atmospheric conditions if
Er is in deze lijst voldoende informatie gegeven over de betekenis van ieder woord om je te helpen ze van elkaar te onderscheiden. Een aantal betekenissen zijn helemaal niet genoemd. Raadpleeg een woordenboek voor een compleet overzicht van betekenissen.
Woorden die vaak foutief worden gebruikt De volgende woorden worden vaak foutief gebruikt zonder dat ze hetzelfde klinken. Naslagwerken (waaronder de Random House College Dictionary, herziene uitgave; Follett’s Modern American Usage; en Fowler’s Modern English Usage) kunnen je helpen bij vragen over het juiste gebruik. a lot: Als de schrijver ‘veel’ bedoelt, zijn het altijd twee woorden, nooit één. correspond with: Gebruik deze zinsnede als je het uitwisselen van brieven bedoelt. Gebruik correspond to als je ‘gelijkend op’ bedoelt. Je kunt correspond with of correspond to gebruiken als je ‘betrekking hebben op’ bedoelt. disinterested: Dit woord betekent ‘eerlijk, onbevooroordeeld, onpartijdig’. Als je ‘verveeld’ of ‘ongeïnteresseerd’ bedoelt, schrijf je ‘uninterested’. etc.: Dit is de afkorting van het Latijnse et cetera. Het betekent ‘enzovoort’. Momenteel wordt door zakelijke schrijvers het Engels vaker gebruikt dan het Latijn.
imply/infer: Beiden verwijzen naar aanwijzingen. Het grote verschil zit in het feit wie de handelende persoon is. De schrijver implies; de lezer infers, leest tussen de regels door. lay: Dit is een overgankelijk werkwoord. Verwar het nooit met het onovergankelijk lie (Paragraaf 1.3.3) less: Gebruik less voor telbare hoeveelheden (zoals hoeveelheden water, lucht, suiker en olie). Gebruik fewer voor telbare hoeveelheden (zoals aantallen potjes, zagen, woorden, pagina’s en mensen). Hetzelfde verschil geldt voor much en little (ontelbaar) versus many en few (telbaar). like: Gebruik like alleen als het volgende woord een zelfstandig naamwoord of een voornaamwoord is. Gebruik as of as if als er een zinsnede of deelzin volgt: She looks like him. She did just as he had expected. It seems as if she had plenty of time. many/much: Zie less. regardless: Het less is een ontkennend deel. Geen enkel woord heeft twee ontkenningen nodig. Dus staat het ongeletterd als je er ir (een ontkennend voorvoegsel) voor zou zetten. to me/personally: Gebruik deze zinsneden als het persoonlijke reacties betreft, tenzij het bedrijfsbeleid anders voorschrijft (dit is niet vaak het geval bij het zakelijk schrijven). try: Altijd gevolgd door to, nooit door and. verbal: Zakenmensen die goed op taal letten zullen hun wenkbrauwen optrekken als iemand het woord verbal gebruikt in de betekenis van ‘gesproken’ of ‘mondeling’. Vele anderen zeggen wel ‘verbal agreement.’ Strikt gesproken betekent verbal ‘van woorden’ en gaat het dus om gesproken én geschreven woorden. Laat je in deze kwestie leiden door wat in het bedrijf gebruikelijk is.
Woorden die vaak fout worden gespeld Iedereen, zelfs de beste spellers van de wereld, moet soms een woordenboek raadplegen voor de spelling van een woord. Mensen die de spelling van veelgebruikte woorden nooit uit hun hoofd hebben geleerd, zullen zo veel woorden moeten opzoeken dat ze er wanhopig van worden en het correct spellen van woorden opgeven. Verwacht geen perfectie en geef niet op. Als je de spelling van de woorden in deze lijst van buiten leert, heb je het woordenboek lang niet zo vaak nodig en zul je met meer zelfvertrouwen schrijven. absence absorption accessible accommodate accumulate achieve advantageous affiliated aggressive alignment
aluminum ambience analyze apparent appropriate argument asphalt assistant asterisk auditor
bankruptcy believable brilliant bulletin calendar campaign category ceiling
changeable clientele collateral committee comparative competitor concede congratulations connoisseur consensus convenient convertible corroborate criticism definitely description desirable dilemma disappear disappoint disbursement discrepancy dissatisfied dissipate eligible embarrassing endorsement exaggerate exceed exhaust existence extraordinary fallacy familiar flexible fluctuation forty gesture grievous haphazard
harassment holiday illegible immigrant incidentally indelible independent indispensable insistent intermediary irresistible jewelry judgment judicial labeling legitimate leisure license litigation maintenance mathematics mediocre minimum necessary negligence negotiable newsstand noticeable occurrence omission parallel pastime peaceable permanent perseverance persistent personnel persuade
possesses precede predictable preferred privilege procedure proceed pronunciation psychology pursue questionnaire receive recommend repetition rescind rhythmical ridiculous salable secretary seize separate sincerely succeed suddenness superintendent supersede surprise tangible tariff technique tenant truly unanimous until vacillate vacuum vicious
Overgangswoorden en -zinsneden De volgende zinnen zijn niet zo eenduidig als ze zouden kunnen zijn omdat er een overgangswoord of -zinsnede ontbreekt: Production delays are inevitable. Our current lag time in filling orders is one month.
Een puntkomma zou op een hecht verband tussen de twee zinnen wijzen, maar geen enkele aanwijzing geven over wat dat verband dan is. Hier volgen dezelfde zinnen, nu met elkaar verbonden door een puntkomma, met een open plek voor een overgangswoord of -zinsnede: Production delays are inevitable;________, our current lag time in filling orders is one month. Lees de zinnen nu eens met nevertheless op de open plek. Doe dan hetzelfde met therefore, incidentally, in fact en at any rate. Elke vervanging verandert de betekenis van de zin. Hieronder staan een aantal overgangswoorden (conjunctieve of aanvoegende bijwoorden) die je helpen duidelijker te schrijven: accordingly anyway besides consequently finally
furthermore however incidentally likewise meanwhile
moreover otherwise still therefore
De volgende overgangszinsneden worden op dezelfde manier gebruikt: as a result at any rate for example in fact
in other words in the second place on the other hand to the contrary
Als een van deze woorden of zinsneden twee hoofdzinnen met elkaar verbindt, komt er een puntkomma vóór en een komma achter het woord of zinsnede, zoals in het volgende voorbeeld: The consultant recommended a complete reorganization; moreover, she suggested that we drop several products.
