Gebruikersgids HUBI

Gebruikersgids HUBI 1.1.02

Huijser Software Solutions

Pagina 1 van 15 Copyright © Huijser Software Solutions 2009 Alle rechten voorbehouden

Bedankt dat u gekozen heeft voor HUBI! U heeft een softwaresysteem in huis gehaald dat u veel tijd zal gaan schelen, en tijd is geld. HUBI is een modulair systeem, dit betekent dat u de functionaliteit zo ver kunt uitbreiden als u zelf wilt. Met deze gebruikergids laten wij u snel kennismaken met HUBI. HUBI is zo ontworpen dat de meeste functies intuïtief te vinden zijn, Mocht u nog vragen/opmerkingen hebben kunt u contact opnemen met de onderstaande gegevens.

Eigenaar van dit document HUSS

Tel.

+31 (0)78 69 11 140

Huijser Software Solutions

Fax.

+31 (0)84 22 86 176

Newtonweg 2

Email

[email protected]

2952 BH Alblasserdam

Internet

www.huss.nl


Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................................................................... 3 Instellingen .......................................................................................................................................................................................... 4 Relatie-instellingen........................................................................................................................................................................ 5 Projecten ureninstellingen ........................................................................................................................................................... 5 Factureninstellingen ...................................................................................................................................................................... 5 Relaties aanmaken ............................................................................................................................................................................. 5 Projecten aanmaken en beheren ...................................................................................................................................................... 6 Subproject aanmaken ........................................................................................................................................................................ 6 Uren schrijven ..................................................................................................................................................................................... 7 Kilometers registreren ....................................................................................................................................................................... 8 Kilometer tarief wijzigen ............................................................................................................................................................... 8 Facturen maken .................................................................................................................................................................................. 9 Facturen maken vanuit contracten .............................................................................................................................................. 9 Handmatig factureren ................................................................................................................................................................. 10 Facturatie op project basis .......................................................................................................................................................... 10 PDF factuur ................................................................................................................................................................................... 11 Contracten/abonnementen .............................................................................................................................................................. 12 Gebruikers & Rechten ...................................................................................................................................................................... 12 Weergave ........................................................................................................................................................................................... 13 Gadgets............................................................................................................................................................................................... 14 Outlook Synchronisator ............................................................................................................................................................... 14 Veldkiezer ..................................................................................................................................................................................... 14 Filteren .......................................................................................................................................................................................... 14 FAQ ..................................................................................................................................................................................................... 15


Instellingen Om de instellingen te wijzigen kunt u via de „‟HUBI-knop‟‟ op „‟Instellingen‟‟ klikken.

Een instelling heeft één waarde, dit geeft aan of de stelling van toepassing is of niet. U vindt hier de volgende opties:

-

Gebruikers instellingen

Het kan gebeuren dat u de lay-out hebt gewijzigd en hier toch niet tevreden mee bent. Hier kunt u deze terugzetten naar de fabrieksinstellingen. -

Globale instellingen

Deze instellingen zijn alleen toegankelijk voor de Administrator. U kunt de door u aangeschafte module-instellingen hier wijzigen. LET OP! De instellingen gelden ook voor andere gebruikers en kan de werkwijze beïnvloeden. -

Licentie

Hier vind u uw licentie-informatie. Tevens kunt u hier uw modules activeren en deactiveren. -

HUBI Update

Hier kunt zoeken naar updates. Dit wordt aangeraden omdat er regelmatig updates verschijnen om HUBI verder te optimaliseren.


U gaat via „‟instellingen‟‟ naar „‟globale instellingen‟‟ om de volgende wijzigingen te verrichten:

Relatie-instellingen Hier kunt uw Outlook Synchronisator activeren/deactiveren. Wanneer u het uurtarief per klant invult betekent dit dat er tijdens het aanmaken van een nieuw bedrijf een algemeen tarief kan worden ingevoerd. Wilt u zelf de debiteurennummers invullen omdat u bijvoorbeeld uw boekhouding leidend wil laten zijn.

Projecten ureninstellingen U vindt hier de algemene instellingen en de basiswaarden. Bij de algemene instellingen kunt u sommige waardes op true/ false (ja/nee) zetten. Dit betekent of de instellingen wel/niet word toegepast. Wanneer u uren inboekt op een project komen die in een bepaalde omzet groep terecht. In de Basiswaarden kunt u een nieuwe omzetgroep aanmaken of wijzigen. Voor de koppeling naar een boekhoudpakket geeft u hier ook het grootboeknummer op.

Factureninstellingen Hier kunt u uw facturatie aanpassen. Mocht u gebruik maken van het boekhoudprogramma SnelStart kunt deze hier als standaard boekhoudpakket instellen. Mocht u gebruik maken van een ander boekhoudpakket kunt u contact met ons opnemen voor maatwerk. Uw betalingstermijn staat standaard op 30, uitgedrukt in dagen. U kunt enkele standaard factuurregels hier wijzigen. Deze wijzigingen worden ook toegepast op de (concept)factuur. Daarnaast kunt u de Btw tarieven aanpassen.

Relaties aanmaken Om een nieuwe relatie aan te maken kunt u kiezen voor een bedrijf of een contact persoon. Wanneer u eerst een bedrijf aanmaakt kunt u direct daarna een contactpersoon aan het desbetreffende bedrijf koppelen.

Klik op „‟nieuw bedrijf‟‟ Er opent zich een nieuw venster, hierin vult u de gegevens in van het bedrijf. Hier kunt u een algemeen uurtarief invullen die van toepassing is op het desbetreffende bedrijf. Het uurtarief kunt u ook per gebruiker wijzigen. Wanneer u uw gewenste gegevens hebt ingevuld klikt u op „‟Toepassen‟‟ om de gegevens op te slaan. LET OP! Het postadres word automatisch overgenomen in factuuradres als er een factuur word gemaakt. Vul daarom het postadres altijd in. Daarna kunt u door gaan naar het volgende tabblad in het zelfde venster: „‟Contactpersonen‟‟. Vul de gegevens in en klik op „‟Ok‟‟. Ga naar het tabblad „‟Factuuradressen‟‟. Er word nu automatisch een factuuradres aangemaakt. Mocht u meerdere factuuradressen aan willen maken voor één klant kunt u dat hier doen. Pagina 5 van 15 Copyright © Huijser Software Solutions 2009 Alle rechten voorbehouden

Projecten aanmaken en beheren Hier kunt u uw projecten aanmaken en beheren. Voordat u een project aanmaakt dient het desbetreffende bedrijf al in HUBI te staan. Om een nieuw project aan te maken klikt u op „‟nieuw project‟‟. U selecteert de naam voor het project en vervolgens de klant. U vult het project type (omzetgroep) in en vervolgens de offerte nummer die op de factuur komt te staan. Daarnaast is het mogelijk om een start & einddatum in te vullen . Klik op toepassen om het project op te slaan. De laatste stap is het aanmaken van een subproject.

Subproject aanmaken Nu het project is opgeslagen kunt u een subproject aanmaken om daar vervolgens de uren op te boeken. Ga met uw muis naar het lege project venster en klik met uw rechtermuisknop zoals de afbeelding linksonder weergeeft. Er opent zich een nieuw venster waarin u de naam en beschrijving kunt opgeven. Naast het tabblad „‟subproject‟‟ vind u het urenoverzicht. Aangezien er nog geen zijn ingeboekt is dit veld leeg. Onder het kopje „‟actieve personen‟‟ kunt u de gebruikers selecteren die toestemming hebben om uren op het desbetreffende subproject te boeken. Onder „‟Financieel‟‟ kunt u de wijze van facturatie instellen. Tevens kunt u hier een urenlimiet selecteren door het hokje aan te vinken. Direct word de regel Aantal Uren zichtbaar en kunt u daar uw max. aantal uren instellen. HUBI berekent automatisch het urenlimiet dus u hoeft niet het max. aantal uren in te stellen.


Uren schrijven Uren schrijven kan op twee manieren: via Projecten en Uren en Via Uren. Het verschil met de twee manieren waarop u kunt uren schrijven is dat de laatste vorm direct inzicht geeft op het urenoverzicht. -

Via projecten en uren

U selecteert het blad „‟projecten en uren‟‟. Vervolgens klikt u op „‟uren schrijven‟‟. Er opent zich het volgende venster:

U selecteert de klant, vervolgens het project en subproject waarop u de uren wilt schrijven. In de datum regel staat automatisch de datum van vandaag. U kunt deze wijzigen als u uren op een andere datum wilt inboeken. U vult in hoeveel uren u op het project wilt schrijven en vervolgens het tarief. LET OP! Het tarief word automatisch ingevuld. Mocht u een hoger/lager tarief hebben dan u bij het aanmaken van het project hebt ingevuld kunt u deze hier wijzigen. Hiermee wijzigt u het uurtarief voor de klant. U kunt een korte beschrijving opgeven en toelichten met een memo. -

Via „‟uren‟‟

U klikt op „‟uren‟‟. Er word direct een kalendervorm in HUBI geopend waar u vervolgens de datum kunt selecteren waarop u uren wilt schrijven. U kunt op dezelfde manier uren schrijven via „‟uren‟‟ als via „‟projecten en uren‟‟.


Kilometers registreren U gaat naar de administratiemap “Kilometerregistratie”, vervolgens klikt u op “Kilometers Schrijven”. Er opent zich het volgende venster:

Er is geen project nodig om kilometers te schrijven. U selecteert de klant en eventueel het project/subproject. Om de geschreven kilometers te bekijken gaat u naar de submap “Kilometers”. Hier kunt u de kilometers zien in overzichtelijk kalendervorm. U kunt uw kilometers ook registreren via “Uren schrijven”. U selecteert de map “Projecten en Uren”, vervolgens klikt u op “Uren schrijven”. Er opent zich het volgende venster:

Onderin vind het veld: Kilometers. Vul hier het aantal gereden kilometers en het daarbij horende tarief.

Kilometer tarief wijzigen Er is een standaard kilometer tarief ingesteld. Op de afbeelding hierboven is het kilometer tarief €0,25. U kunt het kilometer tarief wijzigen door via de “HUBI-knop” naar “Instellingen” te gaan. In het tabblad “Globale instellingen” vindt u de “KilometerRegistratie”. Door op de waarde te klikken kunt u het tarief wijzigen.


Facturen maken Ga naar „‟facturen‟‟ en klik linksboven in op „‟nieuw‟‟

De volgende opties zijn mogelijk:

Facturen maken vanuit contracten U neemt als factuurbron „‟Contracten‟‟. Vervolgens selecteert u het contract dat u wilt factureren en klik op „‟facturen maken‟‟. U kunt meerdere contracten tegelijkertijd facturen. Na dat u de facturen heeft gemaakt kunt u het venster sluiten. De facturen worden automatisch opgeslagen in de map „‟facturen‟‟ (zie hieronder). LET OP! De zichtbare contracten zijn alleen de contracten die nog gefactureerd moeten worden. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder „‟Concept Facturen‟‟. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op „‟Concept Doorboeken‟‟ om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de „‟Openstaande Facturen‟‟


Handmatig factureren U selecteert handmatig factureren als uw factuurbron, klik vervolgens op „‟ok‟‟. Selecteer de klant en vervolgens het factuuradres. Dit factuuradres word automatisch gegenereerd vanaf het postadres. De factuur wordt automatisch gericht aan de Crediteurenadministratie. Net als de betalingstermijn kunt u de standaard t.a.v. wijzigen door via de „‟HUBI-knop‟‟ naar de instellingen te gaan en vervolgens de facturenmodule.

Voeg een nieuwe factuurregel door op de rechtermuisknop te drukken zoals de afbeelding hierboven weergeeft.

De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder „‟Concept Facturen‟‟. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op „‟Concept Doorboeken‟‟ om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de „‟Openstaande Facturen‟‟

Hier kunt u uw product/dienst beschrijven. Tevens kunt u de omzetgroep selecteren voor uw eigen administratie. Klik op „‟ok‟‟ om uw factuur op te slaan. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder „‟Concept Facturen‟‟. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op „‟Concept Doorboeken‟‟ om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de „‟Openstaande Facturen‟‟

Facturatie op project basis Selecteer „‟project‟‟ als uw factuurbron. Selecteer vervolgens de klant en het project wat u wilt factureren en vervolgens het subproject. U kunt er voor kiezen de subprojecten als één factuurregel weer te geven. Daarnaast is er ook een mogelijkheid de factuur samen te voegen met een eerder gemaakte concept. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder „‟Concept Facturen‟‟. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op „‟Concept Doorboeken‟‟ om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de „‟Openstaande Facturen‟‟


PDF factuur Voor snelle elektronische facturatie kunt u van uw factuur een pdf bestand maken. U gaat naar de submap “facturen” via de administratie map “facturatie”. U selecteert de factuur en maakt er een printvoorbeeld van, zoals de afbeelding hieronder weergeeft. Er opent zich een venster waarin u “factuur” kunt selecteren. De factuur wordt direct weergegeven. .

In de werkbalk bovenin bevinden zich enkele opties. Door op de “export” functie te klikken kunt u het type bestand aangeven.

U kunt er ook voor kiezen slechts enkele pagina‟s te exporteren. Hiervoor dient u de pagina nummers invoeren, gescheiden door een komma.

Klik op “ok” om het bestand op te slaan en de handeling af te ronden.


Contracten/abonnementen Ga naar „‟Contracten/Abonnementen‟‟ en klik op „‟Nieuw Contract‟‟. Er opent zich een nieuw venster. Selecteer de klant waarvoor u een contract/abonnement wilt aanmaken. U selecteert als type : abonnement. U geeft een omschrijving op. U voert de prijs per termijn in en kiest de wijze van factureren. De startdatum wordt automatisch ingevuld, de einddatum hoeft niet perse ingevuld te worden. Echter dient het veld „‟Volgende factuur‟‟ wel ingevuld te worden.

Gebruikers & Rechten Gebruikers wijzigen/toevoegen U gaat naar „‟gebruikers‟‟ onder „‟gebruikers en rechten‟‟. Hier vind u een overzicht van alle huidige gebruikers en hun gegevens. De bovenste regel is standaard leeg, door deze in te vullen maakt u een nieuwe gebruiker aan. Zodra u deze heeft ingevuld drukt u op enter. Nu komt de nieuwe gebruiker in de lijst met de andere gebruikers. Door dubbel te klikken op een tekstvak kunt u deze bewerken. Rollen wijzigen/toevoegen U kunt de rollen op dezelfde manier wijzigen/toevoegen als de gebruikers. Ga naar „‟rollen‟‟ onder „‟gebruikers en rechten‟‟. Selecteer de bovenste regel en bewerk deze. Nu u de rol heeft aangemaakt kunt u rechten toevoegen. Rechten U gaat naar „‟Rechten‟‟ onder „‟Gebruikers en rechten‟‟. Hier vind u een overzicht van alle rollen. Voor meer informatie over de rol kunt u deze map uitvouwen door op het plusteken te klikken. U vult vervolgens de rol in die u wilt bewerken. U kunt nu rechten toevoegen of verwijderen. Als u een nieuwe rol heeft aangemaakt heeft deze standaard geen rechten.


Weergave

In HUBI kunt u uw eigen weergave instellen op uw gewenste werkwijze. Naast het tabblad Home staat een kleurenschema klaar. Door deze te selecteren en vervolgens op uw gewenste kleur te klikken wijzigt u de kleur van uw gehele interface.

Onder de knop „‟huidige weergave-instellingen‟‟ kunt u zeer uitgebreid uw weergave wijzigen. -

Velden weergeven

Hier kunt u de nieuwe namen van de kolommen invoeren. Hiermee kunt u dan geavanceerder filteren. -

Sorteren

Hier kunt u uw bestand sorteren op verschillende criteria. -

Groeperen op

U kunt hier uw bestand splitsen en groeperen. U klikt op de knop „‟nieuwe groep‟‟ en kiest een kolom waarop u wilt groeperen. Voorbeeld: Als u de kolom voornaam heeft geselecteerd worden alle relaties die de v oornaam André hebben bij elkaar gezet. -

Weergave opmaak

Hier kunt de lettertype wijzigen en de grid lijnen.


Gadgets

Outlook Synchronisator Controleer of de Outlook Synchronisator is geactiveerd. U doet dit door naar „‟ instellingen‟‟ te gaan via de „‟HUBIknop‟‟. Ga naar „‟globale instellingen‟‟ Als er bij de regel „‟Outlook synchronisatie toestaan‟‟ de waarde „‟Nee‟‟ kunt u deze wijzigen door erop te klikken en vervolgens „‟Ja‟‟ te kiezen. Ga naar „‟Contactpersonen‟‟ onder „‟Relaties‟‟ rechtsboven in de werkbalk ziet u een groene „‟Sync Contactpersonen‟‟ knop staan. Er opent zich een venster. U hoeft slechts op start te drukken en alle contactpersonen worden gesynchroniseerd met Microsoft Outlook. U kunt direct in een overzicht zien hoeveel contactpersonen zijn geüpdate. Klik op „‟close‟‟ om de Synchronisator af te sluiten

Veldkiezer Om in uw archief nog uitgebreider en specifieker te zoeken kunt uw de veld kiezer selecteren. U kunt dan een uw selectiekolom aanpassen in de map waarin u de veldzoeker heeft geopend.

U verplaatst het gewenste veld door deze naar de kolom te slepen. Om uw kolom verder te bewerken klikt u de betreffende kolom met uw rechter muisknop.

Filteren

In de werkbalk staat de optie filteren onder de veldkiezer. Door hierop de klikken ziet u direct een regel waarin u de criteria kunt invoeren. Om nog een criteria in te voeren kunt op de knop klikken hieronder staat aangegeven.

U kunt de criteria verwijderen door op de volgende knop te drukken: LET OP! HUBI onthoud de criteria. Dus de volgende keer als u uw bedrijven of contactpersonen opent geeft HUBI alleen de relatie weer die aan de criteria voldoet.


FAQ Wat zijn de minimale systeemeisen?

    

Client: Windows XP of Vista Server: Windows 2000 / 2003 / 2008 of een Windows XP / Vista hoofdcomputer Intern geheugen minimaal 512 MB Vrije schijfruimte minimaal 75 MB (op de server / hoofdcomputer) Aanbevolen is een beeldschermresolutie van minmaal 1024 x 768

Kan ik zelf een update installeren?



Ja, HUBI beschikt over een automatische update mogelijkheid waarbij het progamma zoekt naar de beschikbare updates en u vraagt deze te installeren. U vindt deze door via „‟instellingen‟‟ naar „‟HUBI Update‟‟ te gaan. Klik op de knop controleren op nieuwe updates.

Hoe kan ik back-up maken van de database?



U kunt een back-up maken van de database door het hulpprogramma dbbackup.exe uit te voeren. U kunt dit programma vinden in de installatie directory van HUBI.

Als ik HUBI opstart ben ik automatisch ingelogd, kan ik ook handmatig inloggen?



Ja, u kunt handmatig inloggen door HUBI te starten met de parameter /login of via het hulpprogramma "manuallogin". U kunt dit programma vinden in de installatie directory van HUBI.

Is er een overzicht van de wijzigingen tussen de verschillende versies?



Ja, u kunt een recente versie historie opvragen. U kunt hiervoor mailen naar [email protected] of kijk op http://www.hubi.nl/faq/release-historie.aspx


Gebruikersgids HUBI

Recommend Documents