Gebruikersgids My Officediensten
Belangrijke opmerking Deze versie van de handleiding geldt alleen voor de RIA (Web 2.0) interfacetoegang tot My Office. Een onderdeel over de klassieke Web 1-interface volgt later.
Inhoud 1. Inleiding
4 4 4 4
1.1 Basisvereisten voor My Office 1.2 Url van My Office-diensten 1.3 Uw account, gebruikersnaam en wachtwoord
2. Eerste verbinding
5 5 6
2.1 Toegang tot My Office Welcome Page 2.2 Instellingen van My Office Welcome Page 2.3 My PC Sync.
3. Navigatiestructuur van de geavanceerde webinterface (Rich Internet Application - RIA)
8
4. Tips voor een optimaal gebruik van de geavanceerde webinterface (RIA of Web 2.0)
9 9 10 11 11 11 12 12 12
4.1 E-mail verslepen 4.2 Contactgegevens verslepen (vanuit adresboek of een adreskaart) 4.3 Evenement op de hoofdagenda verslepen naar een ander tijdstip of tijdsbestek 4.4 Rechtermuisklik op een e-mailmap 4.5 Rechtermuisklik op uw Quick kalenderportlet 4.6 Rechtermuisklik op een datum in uw Quick kalenderportlet 4.7 Rechtermuisklik op een bepaalde agenda 4.8 Rechtermuisklik op een contact
5. Hoofdfuncties
13
6. My Office-e-maildiensten
13 13 24
6.1 Basisdiensten 6.2 Geavanceerde diensten
7. My Office-contacten
29 29 33
7.1 Basisdiensten 7.2 Geavanceerde diensten
8. My Office-agenda
37 37 43
8.1 Basisdiensten 8.2 Geavanceerde diensten
9. Taken in My Office
46 46 46
9.1 Creëer uw taken 9.2 Beheer uw taken
10. Voorbeelden van geavanceerde functies
49
11. Instellingen
50
12. Probleemoplossing
53
13. Verklarende woordenlijst
54
Deze service wordt constant upgedate om steeds aan uw wensen te voldoen. Het kan dus zijn dat bepaalde informatie niet beschikbaar is in deze gids. Je kan de meest recente informatie en de laatste evoluties terugvinden in de HELP sectie (HELP link in de rechter bovenhoek van elke pagina). Gelieve de HELP sectie regelmatig te raadplegen om over de meest recente informatie te beschikken.
1. Inleiding 1.1 Basisvereisten voor My Office My Office is een geavanceerde webinterface van het type RIA (Rich Internet Application) met een groot gebruikscomfort: u versleept, klikt op de rechtermuisknop en navigeert vlot doorheen de tabstructuur overal waar u met My Office werkt, krijgt u internettoegang tot uw e-mails, agenda en contacten in dezelfde handige gebruiksomgeving updates naar nieuwe versies gebeuren automatisch, zonder dat je hier zelf iets voor moet doen.. Deze geavanceerde webinterface werkt alleen met deze browsers: Internet Explorer (versie 7, zie http://www.microsoft.com/windows/downloads/ie/getitnow.mspx, en hoger) en Firefox (versie 1.5 en hoger). Is uw browser niet compatibel? Dan wordt u automatisch de klassieke My Office-interface voorgeschoteld. U kan ook Firefox versie 2 gratis en legaal downloaden van de officiële website www.firefox.com. Waar vindt u de naam van uw browser? klik op het vraagteken in de navigatiebalk om naar het Helpmenu van uw browser te gaan. kies de link About. Hoe krijgt u toegang tot de klassieke My Office-interface? klik op de link Go to classic interface in de rechterbovenhoek van de geavanceerde interface. De klassieke interface biedt de geavanceerde mogelijkheden (rechtermuisklik, verslepen en automatische updates) niet. Hierdoor is hij wel volledig compatibel met alle browsertypes. Opmerking: de compatibiliteit van de geavanceerde My Office-interface met andere browsers zoals Safari, Opera en Netscape, is nog in onderzoek.
1.2 Url van My Office-diensten De URL van My Office is http://www.myoffice.mobistar.be
1.3 Uw account, gebruikersnaam en wachtwoord De My Office-beheerder meldt u dat: uw account gebruiksklaar is. hij u uw gebruikersnaam/wachtwoord toezendt uw standaardgebruikersnaam is analoog aan uw e-mailadres Wie bijvoorbeeld Hugo de Vries heet, heeft hugo.devries als gebruikersnaam u uw wachtwoord moet wijzigen volgens minimale veiligheidsmaatstaven.
Wanneer u uw nieuwe wachtwoord invoert, geeft een veiligheidsindicator zijn veiligheidsniveau (laag/gemiddeld/hoog) aan. Dit veiligheidsniveau is louter indicatief. Een ultraveilig wachtwoord telt minstens zes tekens, met:
minstens één cijfer minstens één letter minstens één hoofdletter minstens één speciaal teken.
2. Eerste verbinding 2.1 Toegang tot My Office Welcome Page Om toegang te krijgen tot My Office Welcome:
identificeert u zich met uw gebruikersnaam en wachtwoord vinkt u waar nodig het vakje aan voor automatische herinvoer van uw identificatiegegevens bij uw volgende aanmelding
komt u na verbinding terecht op de My Office Welcome Page. Op de My Office Welcome Page krijgt u meteen toegang tot:
uw e-mails uw adresboek uw agenda uw taken PC Sync. uw Quick Address Book uw Quick Calendar uw Quick Planning.
2.2 Instellingen van My Office Welcome Page De pagina met de Options draagt als titel Settings. Om er toegang toe te krijgen:
klikt u op Settings in de rechterbovenhoek van de pagina of klikt u op Access your settings links op de pagina, net onder de vier hoofdicoontjes.
Opties
Uw instellingen bepalen
Dit opent een nieuw venster met zes instellingsopties:
General Address book Web Mail Alias Calendar Out of office reply.
zes instellingsopties
Om de opties voor uw Welcome Page in te stellen:
klik op General. dit opent een nieuw venster met als titel General. Deze pagina verschijnt als standaardpagina bij elke klik op Settings of Access your settings.
General-pagina
Annuleer uw keuze
Bewaar uw keuze
ga dan naar het Default Page-bladermenu.
doorblader het menu, en kies uw thuispagina uit Home Page, Web Mail, Address Book, Kalender en Taken. Kiest u Welcome Page? Dan wordt uw welkompagina uw standaardthuispagina. Kiest u Web Mail? Dan wordt uw e-mailpagina uw standaardthuispagina. Kiest u Address Book? Dan wordt uw adresboek uw standaardthuispagina. Kiest u Kalender? Dan wordt uw agendapagina uw standaardthuispagina. Kiest u Taken? Dan wordt uw takenpagina uw standaardthuispagina.
bevestig uw keuze door een klik op Save in de rechterbenedenhoek van de pagina. of annuleer uw keuze door een klik op Cancel in de rechterbenedenhoek van de pagina, en maak een andere keuze.
Het tweede bladermenu met als titel Calendar display heeft niets te maken met de instellingen van uw Welcome Page. Het helpt u alleen om de beeldstructuur van uw agenda te bepalen.
U kan op elk ogenblik terugkeren naar uw Welcome Page door alle open tabs te sluiten.
2.3 My PC Sync. PC Sync is een complete en tijdsbesparende dienst die ons in staat stelt aan datasynchronisatie, dataverversing en data back-up te doen. data synchronisatie: elke vorm van data (contacten, evenementen, taken) ingevoerd in Outlook, Outlook Express of My Office wordt automatisch gesynchroniseerd door PC Sync, zodat ze volledig toegankelijk wordt voor deze twee andere diensten. data verversing: eender welke data update in Outlook, Outlook Express of My Office wordt automatisch toegevoegd aan de twee andere applicaties. data back-up: al uw data worden opgeslagen. Klik op de PC Sync. link om de PC Sync.-dienst te downloaden en volg stap voor stap het eenvoudige installatieproces.
3. Navigatiestructuur van de geavanceerde webinterface (RIA) De My Office-interface is een gebruiksvriendelijk en geavanceerd werkinstrument. Vier elementen geven u in een minimum van tijd toegang tot al uw diensten:
tabnavigatie Quick Address Book Quick Calendar Quick Planning PC Sync.
Navigatie via tabs: één enkele interface voor het beheer van uw e-mails, contacten, agenda en kalender.
Quick Calendar, Quick Address Book en Quick Planning: bekijk uw vergaderplanning en belangrijkste contactgegevens.
4. Tips voor een optimaal gebruik van de geavanceerde webinterface (RIA) Rechtermuisklik: een snelle en eenvoudige manier om e-mails, contact- of vergadergegevens te verzenden, wijzigen, verplaatsen of af te drukken.
Verslepen: Om vlot een vergadertijdstip te wijzigen of een e-mail naar een andere map te verplaatsen.
De lijst met tips voor verslepen en rechtermuiskliks toont de samenhang van e-mail en agenda, contactgegevens en e-mail, enz. VERSLEPEN 4.1 E-mail verslepen 4.2 Contactgegevens verslepen (uit uw adresboek of een adreskaart) 4.3 Een evenement op de hoofdagenda verslepen naar een ander tijdstip RECHTERMUISKLIK 4.4 Rechtermuisklik op een e-mailbestand 4.5 Rechtermuisklik op uw Quick kalenderportlet 4.6 Rechtermuisklik op een datum in uw Quick kalenderportlet 4.7 Rechtermuisklik op een bepaalde agenda 4.8 Rechtermuisklik op een contactcategorie in uw portlet
4.1 Een e-mail verslepen Scenario 1: een e-mail uit Inbox verslepen naar een e-mailmap Zo verplaatst u een e-mail naar een andere map:
Scenario 2: een e-mail naar Inbox slepen en zijn contactgegevens in uw adresboek bewaren Zo voegt u de namen van zender en ontvanger(s) van een e-mail toe aan uw adresboek (via een bevestigingsscherm):
4.2 Contactgegevens verslepen (uit adresboek of adreskaart) Scenario 3: een contact uit uw adresboek of adreskaart verslepen en in een e-mail invullen Zo opent u een nieuwe e-mail aan een contactpersoon:
Scenario 4: contactgegevens uit uw adresboek of van op een adreskaart verslepen en in een contactgroep bewaren Zo breidt u een contactgroep uit:
10
4.3 Een evenement op de hoofdagenda verslepen naar een ander tijdstip Scenario 5: een evenement op de hoofdagenda verslepen naar een ander tijdstip Zo actualiseert u uw agenda met het nieuwe tijdstip van een bepaald evenement:
4.4 Rechtermuisklik op een e-mailmap Scenario 6: rechtermuisklik op een e-mailmap Zo hernoemt of wist u een e-mailbestand:
rechtermuisklik
4.5 Rechtermuisklik op uw Quick Calendarportlet Scenario 7: rechtermuisklik op uw Quick Calendarportlet Zo ziet u meteen uw vergaderplanning voor vandaag.
rechtermuisklik
11
4.6 Rechtermuisklik op een datum in uw Quick Calendarportlet Scenario 8: rechtermuisklik op een bepaalde datum in uw Quick Calendarportlet Zo ziet u een bepaalde dag in uw agenda en voegt u een evenement toe.
rechtermuisklik
4.7 Rechtermuisklik op een agenda Scenario 9: rechtermuisklik op een agenda Zo creëert u een nieuwe agenda, die u kan bewaren of wissen.
4.8 Rechtermuisklik op een contactcategorie in uw portlet Scenario 10: rechtermuisklik op een contactcategorie in uw portlet Zo creëert u een nieuwe contactcategorie, die u kan bewaren of wissen.
rechtermuisklik
12
5. Hoofdfuncties My Office geeft u toegang tot drie hoofdfuncties:
My Office E-mails: om uw professionele e-mails te creëren, lezen, verzenden, ontvangen en beheren. My Office Contacts: om vlot in contact te blijven met uw contactpersonen – via My Office Address book. My Office Calendar: om uw tijdsschema te beheren en uw contactpersonen uit te nodigen voor vergaderingen. Taken in My Office: beheer uw taken, orden ze volgens deadline of zoek op naam. E-mail: uw professionele e-mails verzenden, ontvangen en doorsturen via een gepersonaliseerd e-mailadres met de naam van uw bedrijf.
Contacts: de gegevens van uw contactpersonen rechtstreeks van op uw computer beheren, en altijd toegang hebben tot hun telefoonnummer, post- en e-mailadres.
Calendar: uw werkdagen en vergaderingen organiseren met de geavanceerde agenda.
Taken: Beheer uw taken, orden ze volgens deadline of zoek op naam.
6. My Office e-mail of e-maildiensten 6.1 Basisdiensten voor e-mail Voor het beheer van uw e-mails beschikt u over:
Een tabbalk met inbox, adresboek, agenda.
New- en More-toetsen.
Een lijstoverzicht van de e-mails. Een bestandsdiagram in boomstructuur.
13
6.1.1 Schrijf een nieuwe e-mail en verzend naar één of meerdere e-mailadressen (To/Cc/Bcc)
Een e-mail opstellen • klik op de New-toets in de linkerbovenhoek van het scherm, onder de eerste tab.
Dit creëert een nieuwe tab met een blanco e-mailvenster. Er zijn vier velden:
To: het e-mailadres van de hoofdontvanger(-s) Cc: het e-mailadres van een of meer ontvangers van een kopie van het bericht Bcc: het e-mailadres van een of meer verborgen ontvangers Subject: de e-mailtitel.
Standaard verschijnt alleen de To-toets, als enig verplicht veld. Om de Cc- en Bcc-velden toe te voegen:
klik op de respectieve hyperlinks, rechts van het Subject-veld, en vul de velden in
typ uw tekst op de aangeduide plaats gebruik eventueel opties om uw tekst te verrijken: lettertype, -grootte of -kleur, opsommingtekens, links naar webpaginas, bijlagen, …
kies html- of tekstformaat. Kiest u voor tekstformaat? Dan wordt uw bericht niet geformatteerd en verschijnt het als platte tekst.
Een e-mail verzenden Voor u een e-mail verzendt, duidt u de ontvangers aan. Er zijn drie ontvangersvelden:
To: het e-mailadres van de hoofdontvanger(-s), dat u moet invullen Cc: het e-mailadres van een of meer ontvangers van een kopie, dat u mag invullen Bcc: het e-mailadres van een of meer verborgen ontvangers, dat u mag invullen.
Tip: voor u uw e-mail verzendt, kan u waar nodig aangeven dat u een e-mail met ontvangstbevestiging wenst.
14
E-mailvelden invullen U hebt drie mogelijkheden voor de invulling van de e-mailvelden:
u voert het volledige e-mailadres in u voert de eerste letters van het e-mailadres in My Office suggereert dan automatisch
u klikt op de To-, Cc- en/of Bcc-toetsen en kiest de ontvangers rechtstreeks in uw adresboek.
een eerder gebruikt adres dat met die letters begint
U wil bijvoorbeeld een bericht verzenden naar Olivia Moore, en zoekt haar e-mailadres in uw adresboek:
klik op To
er verschijnt een nieuw venster typ de naam Moore in het eerste veld klik op OK het e-mailadres van Olivia Moore verschijnt klik op Select klik op Add het e-mailadres van Olivia Moore wordt automatisch ingevuld bij To.
Herhaal deze procedure, als u nog meer contactpersonen uit uw adresboek als ontvanger wil toevoegen.
Wil u de naam van een bepaalde ontvanger wissen? Klik dan op Delete. In elk ontvangersveld kan u een of meer e-mailadressen invoeren. Scheid e-mailadressen met een komma of puntkomma.
6.1.2 Een of meer bestanden als bijlage toevoegen aan e-mails U kan meerdere bestandstypes als bijlage bij een e-mail opnemen, bijvoorbeeld Word-, Excel-, PDFen Powerpointbestanden. Het aantal bijlagen is onbeperkt. De bijlagen mogen allemaal samen niet groter zijn dan 20 MB. U krijgt een automatische waarschuwing zodra een bijlage 10 MB telt.
15
Om een bestand als bijlage bij een e-mail op te nemen:
klik op Add attachment
Na de toevoeging van bijlagen aan een e-mail, kan u geen andere e-mails meer tegelijk creëren. Tip: terwijl de bijlage wordt toegevoegd, kan u verder schrijven aan uw e-mailtekst.
6.1.3 Een handtekening maken en invoegen
Een handtekening maken Zo maakt u een handtekening: klik op Settings in de rechterbovenhoek van het scherm of op More en daarna op Mail Settings en kies Manage signatures.
Een nieuwe pagina Signature settings zal verschijnen.
klik op New om een nieuwe handtekening te maken typ de handtekeningnaam in het voorziene veld voer een logo in, en een tekst met bijvoorbeeld uw voornaam, familienaam, functie, telefoon-, gsm- en faxnummers, en uw website-adres
bewaar uw handtekening door een klik op Save de melding Signature successfully saved! verschijnt
16
wis uw handtekening weer door een klik op Delete klik op New en voer een nieuwe handtekening in vink het Default-vakje aan om een bepaalde handtekening als standaard te bewaren deze verschijnt bij elke invoeging van uw handtekening.
Wil u dat uw handtekening automatisch aan al uw nieuwe e-mails wordt toegevoegd?
vink dan het vakje voor Automatically include signature aan zo hoeft u niet meer te klikken
op Insert a signature rechtsboven in het e-mailvenster klik op Cancel om het Optionsvenster te sluiten en terug te keren naar uw e-mailvenster.
Extra handtekeningen maken Om extra handtekeningen te maken:
klik op New om het proces te herhalen vul een logo in, en een tekst met bijvoorbeeld uw voornaam, familienaam, functie, telefoon-,
bewaar de handtekening.
gsm- en faxnummers, en uw website-adres
Uw handtekeningen verschijnen in alfabetische volgorde
Om een andere dan uw standaardhandtekening te gebruiken:
klik op Insert a signature in het e-mailvenster blader naar beneden in het menu kies de gewenste handtekening.
standaardhandtekening
Het bladermenu met als titel Insert a signature duidt uw standaardhandtekening aan met (By default).
Visitekaartjes maken My Office biedt een volledige en een verkorte werkwijze aan voor de creatie van visitekaartjes.
17
Volledige werkwijze:
klik op Address book klik op New.
Er verschijnt een nieuw venster.
vul de gewenste velden in Surname moet u zeker invullen, anders verschijnt er een foutmelding
klik op Save om het visitekaartje op te slaan klik op Delete om het visitekaartje te wissen.
Verkorte werkwijze:
het Address book-icoontje klik op het icoontje uiterst rechts op het scherm, onder het printicoontje blader naar beneden in het menu klik op de parameters die u op het visitekaartje wil: voornaam, familienaam, professioneel en/of privé e-mailadres, telefoon- en/of gsmnummer, bedrijf en/of contactcategorie
18
wil u een bepaalde parameter wissen? Klik er dan opnieuw op. ga naar het More-menu, en blader erin naar beneden kies Add contacts.
Er verschijnt een nieuw venster, met de velden die u selecteerde. Vul deze in.
wil u nog meer visitekaartjes maken? klik dan op Add klik op Save om visitekaartjes te bewaren, op Delete om ze te wissen klik op Address Book klik op het icoontje om de visitekaartjes te bekijken u kan dan de visitekaartjes bekijken via alfabetische tabs.
Icoontje voor het bekijken van visitekaartjes
Visitekaartjes personaliseren met schermafbeeldingen (avatars) Schermafbeeldingen maken uw visitekaartjes persoonlijker. Op internet worden ze veel gebruikt als een virtueel ID om zich voor te stellen. Ze hebben een jpeg-, gif- of bmp-formaat. Een kwaliteitsvolle afbeelding heeft een resolutie van 72 dpi en afmetingen van 60x80 pixels. Downloadt u een grotere of kleinere afbeelding? Dan worden haar afmetingen automatisch aangepast. Om een schermafbeelding toe te voegen: klik op New contact.
19
klik op de zwarte pijl naast de groene afbeelding, dan opent er een pop-upvenster
met een lijst van schermafbeeldingen. klik op een schermafbeelding in de lijst of download er een van uw pc of van internet.
Instellingen Om de instellingen van het vCards-scherm te regelen:
klik op Options in de rechterbovenhoek van de Address book-pagina, of klik op More en daarna op Contacts settings
Er verschijnt een nieuw venster.
ga naar de vCards view-sectie kies via het eerste bladermenu het aantal contacten per pagina (4, 8, 16 of 32). kies via het tweede bladermenu de weergave van voor- en familienaam. ga naar de Default display-sectie. kies List voor weergave van uw contacten in een lijst, of vCards voor hun weergave in visitekaartjes. bewaar of wis uw keuze.
Automatische handtekening toevoegen Om een automatische handtekening toe te voegen:
ga naar Options in de rechterbovenhoek van het scherm. klik op WebMailof More, net onder de tabbalk. blader naar beneden in het menu. kies Settings.
Er verschijnt een nieuw venster.
ga naar de Signatures-sectie. vink het Automatically include signature-vakje aan. klik op Save.
20
Handtekening wijzigen Om uw handtekening te wijzigen:
klik op Options in de rechterbovenhoek van het scherm, of op More blader naar beneden in het menu kies Settings.
Op de Options-pagina:
klik op de Web Mail-opties ga naar de Signatures-sectie blader naar beneden in het Signature name-menu.
Uw eerder gemaakte handtekeningen verschijnen.
kies de handtekening die u wil wijzigen. voer een nieuwe tekst en/of nieuw logo in. klik op Save om uw keuze te bewaren.
6.1.4 Ontvangen e-mail lezen, antwoorden aan de zender alleen of ook aan alle ontvangers, e-mail doorsturen naar een derde
Ontvangen e-mail lezen Om uw e-mails te lezen:
klik op het Inbox-icoontje om naar uw Inbox te gaan. er verschijnt een lijst met uw e-mails. uw ongelezen e-mails staan in vetjes. Hun aantal staat naast uw Inbox.
21
Er zijn drie manieren om een e-mail te openen:
dubbelklik erop. Er gaat een nieuwe tab open, met als naam het onderwerp van de e-mail.
rechterklik erop en kies de open link.
De e-mail gaat open in een nieuwe tab, met als naam het onderwerp van de e-mail.
klik op het icoontje voor e-mailweergave, rechts op de pagina, net voor het printicoontje.
De tekst verschijnt op dezelfde pagina, in een aparte sectie onder de laatst ontvangen e-mail.
icoontje voor e-mailweergave
details van de e-mailtekst
Antwoorden aan de zender alleen of ook aan alle ontvangers Om te antwoorden aan de zender alleen of aan alle ontvangers:
kies een e-mail in de lijst door het vakje ervoor aan te vinken. klik op Reply to.
Zo stuurt u uw antwoord alleen naar de zender.
klik op Group reply. Zo stuurt u uw antwoord naar alle ontvangers van de oorspronkelijke e-mail. Of:
rechterklik op een e-mail in de lijst. blader naar beneden in het menu. kies Reply to of Group reply in het verticale menu.
In beide gevallen bevat uw antwoord ook de tekst van de oorspronkelijke e-mail.
22
E-mail doorsturen Om een e-mail door te sturen:
kies de e-mail die u wil doorsturen. klik op Forward.
Er wordt geen ontvanger gesuggereerd. voer een of meer e-mailadressen van een of meer derden in. Uw antwoord bevat ook de tekst van de oorspronkelijke e-mail.
6.1.5 E-mail afdrukken of wissen
E-mail afdrukken Om een e-mail af te drukken:
rechterklik erop in de e-maillijst. kies Print in het bladermenu, of klik op het printicoontje rechts op de pagina.
De e-mail verschijnt samen met de printopties in een nieuw venster. kies de gewenste opties en klik op OK om uw keuze te bevestigen.
E-mail wissen Om een e-mail te wissen:
kies een e-mail, en klik op het prullenbakicoontje. of rechterklik op een e-mail en kies Delete in het bladermenu
23
Are you sure you want to delete the selected message? verschijnt klik op Yes om te bevestigen en de gekozen e-mail te wissen. klik op No om deze actie te annuleren.
6.1.6 Automatische update (refreshing) van inkomende e-mail Elke nieuwe inkomende e-mail verschijnt automatisch en vet gedrukt in uw mailbox. Al uw andere ongelezen e-mails staan daar ook in vetjes. U hoeft uw inbox dus niet zelf te updaten.
6.2 Geavanceerde diensten 6.2.1 E-mail voor zijn verzending bewaren
klik op New. maak een e-mail. Klik op Save, net onder de tabbalk.
Uw e-mail wordt bewaard en doorgestuurd naar de Draftmap.
6.2.2 Nieuwe map maken, e-mail manueel of automatisch in een map bewaren
Nieuwe map maken
ga naar uw Mail folder. rechterklik op de Personal folders-link. klik op de Create-link. er verschijnt een nieuwe map. geef de nieuwe map een naam
Uw mappenlijst verschijnt in een verticaal boomdiagram links in het scherm.
24
U hernoemt of wist een map door erop te rechterklikken.
rename it, delete it.
Er verschijnt een waarschuwingsbericht, bijvoorbeeld Are you sure you want to remove folder financial report? Kies Yes, als u de map bestand wil wissen.
u leegt een map door erop te rechterklikken
Er verschijnt een waarschuwingsbericht, bijvoorbeeld Are you sure you want to transfer the messages in this folder to the recycle bin? Kies Yes, als u de map zelf wil behouden, maar zijn inhoud wil doorsturen naar de prullenbak.
Ontvangen e-mails rangschikken
kies een e-mail, en sleep hem naar de doelmap. ondertussen verschijnt er een rode aanduiding, die aangeeft dat er een e-mail uit Inbox wordt verwijderd en in een andere map moet worden geplaatst.
na de plaatsing verschijnen zowel de geselecteerde e-mail als de doelmap in het groen, om aan te duiden dat u de actie correct uitvoerde.
6.2.3 Specifieke e-mailtypes, zoals uitnodiging voor een vergadering en spamblokkering
Uitnodiging maken voor vergadering Om een uitnodiging voor een vergadering te maken:
ga naar uw agenda. kies de vergadering waarvoor u een uitnodiging wil sturen.
klik op de Send an invitation-link.
Er verschijnt een nieuw venster
voer de e-mailadressen van de genodigden in, met een komma er tussen.
25
klik op Send om de e-mail te verzenden naar de gekozen adressen. klik op Cancel, als u de uitnodiging wil hermaken.
E-mail merken als spam Om een e-mail te merken als spam:
selecteer een e-mail, en rechterklik erop kies de Mark as spam-link in het bladermenu.
De geselecteerde e-mail wordt verplaatst naar de Junk mailmap in het mappendiagram.
6.2.4 E-mails opzoeken Om ontvangen, bewaarde, verzonden of gewiste e-mails op te zoeken:
klik op het e-mailicoontje klik op het bladermenu rechts in de horizontale navigatiebalk kies het criterium waarmee u bepaalde e-mails wil zoeken: From, To, Subject of Date
dubbelklik op From om uw e-mails alfabetisch te rangschikken volgens zender dubbelklik op To om uw e-mails alfabetisch te rangschikken volgens e-mailadres van de ontvanger
26
• dubbelklik op Subject om uw e-mails alfabetisch te rangschikken volgens de eerste letter van het onderwerp • dubbelklik op Date om uw e-mails chronologisch te rangschikken, met de oudste of nieuwste bovenaan. Wil u de rangschikking wijzigen? Dubbelklik dan opnieuw op de Date-tab en richt het pijltje naar boven of beneden.
pijltje naar boven of beneden
6.2.5 Beveiliging Elke verdachte of spam-e-mail komt automatisch in de Junk mail-map terecht. E-mail merken als spam
rechterklik op een bepaalde e-mail. kies de Register as spam-link in het bladermenu. de spam-e-mail wordt automatisch doorgestuurd naar de Junk mail-map.
6.2.6 E-maileigenschappen
‘Read’/’unread’-status van e-mail (manueel) veranderen
rechterklik op de e-mail. kies de Mark as read- of Mark as unread-link. een e-mail met het unread-merkteken staat in vetjes, met een ontvangstaanduiding ervoor. een e-mail met het read-merk, verschijnt niet in vetjes.
27
Prioriteitsniveau van uitgaande e-mail aanduiden Het standaard-prioriteitsniveau is Normal. Om dit te wijzigen in High:
ga naar het Inboxicoontje klik op New klik op het Normal-bladermenu klik op de Urgent-link om uw e-mail als dringend te merken.
Vlaggetje plaatsen bij een ontvangen e-mail Om een vlaggetje te plaatsen bij een ontvangen e-mail:
kies een e-mail in uw Inbox rechterklik erop, en kies de Add flag-link de geselecteerde e-mail verschijnt dan met een vlaggetje in uw inboxlijst.
Handig om uw e-mails te rangschikken.
28
7. My Office-contacten 7.1 Basisdiensten 7.1.1 Nieuwe contactpersoon registreren
Nieuwe contactpersoon in uw adresboek registeren Volledige werkwijze:
klik op het Contacticoontje klik op New er verschijnt een nieuw venster vul de gewenste velden in Surname moet u zeker invullen.
U kan de informatie over uw contactpersonen invullen in vier secties: General, Professional, Personal en Additional information
kies de categorie waarin u uw nieuwe contact wil plaatsen: New folder, personal, professional, friends of family
klik op Save, als u het nieuwe contact wil bewaren in uw contactenlijst
klik op Cancel, als u het nieuwe contactblad niet wil bewaren.
Het is ook mogelijk om het visitekaartje af te beelden
Verkorte werkwijze: ga naar uw Address book klik op het More-bladermenu, en kies de Add contacts-link.
29
Er verschijnt een nieuw venster. vul de gewenste velden in.
Nieuw contact registreren via e-mailadres
ga naar uw Inbox. rechterklik op het e-mailadres van uw nieuwe contactpersoon. kies de Add to address book-link in het bladermenu.
er verschijnt een nieuw venster in de nieuwe tab New contacts. vul de gewenste velden in.
Het e-mailadres wordt automatisch ingevuld.
klik op Save om dit nieuwe contact aan uw lijst met contactpersonen toe te voegen. Het is ook mogelijk om het visitekaartje af te beelden.
7.1.2 Contacten rangschikken Contacten rangschikken volgens familie- of voornaam U kan uw contacten rangschikken volgens hun First Name, Surname, Nickname, Work e-mail, Work phone, Work mobile, Company, Email, Phone, Mobile of Category. Om ze te rangschikken volgens Surname of First name: dubbelklik op de naam in de horizontale navigatiebalk. Uw contacten verschijnen in alfabetische volgorde volgens de eerste letter van hun familienaam.
30
dubbelklik op First name in de horizontale navigatiebalk.
Uw contacten verschijnen in alfabetische volgorde volgens de eerste letter van hun voornaam.
Contacten rangschikken volgens categorie U kan uw contacten rangschikken in de categorieën professional, personal, friends en family. Om een contact te rangschikken volgens categorie:
kies een categorie bij de aanmaak of wijziging van het contactblad
of rechterklik op het bedoelde contact in de contactenlijst, en verplaats het naar een andere categorie via de Change the category- link in het bladermenu
dubbelklik op Category in de horizontale navigatiebalk. Uw contacten verschijnen in alfabetische volgorde volgens de eerste letter van hun categorie.
7.1.3 Contactblad wijzigen of wissen Om een contact te wijzigen:
dubbelklik op het bedoelde contact
Er gaat een nieuwe tab open.
of rechterklik op het bedoelde contact, en kies de Open a new tab-link in het bladermenu.
31
Het contactblad gaat open in een nieuwe tab. kiest u meerdere contacten? Dan verschijnen zij onder elkaar in een nieuw kader met de titel Edit contacts. breng de gewenste wijzigingen aan in de velden.
klik op Save, als u de aangepaste contactgegevens wil bewaren. klik in het andere geval op Cancel.
7.1.4 Contacten opzoeken in uw Quick address book Om een contact op te zoeken: typ de naam van uw contactpersoon in het zoekveld Quick address book, en klik op OK. De resultaten van uw zoekactie verschijnen net onder het zoekveld. Of:
vul de beginletters van de familienaam van uw contactpersoon in. Dan worden automatisch alle namen van contactpersonen met die beginletters gesuggereerd. Voer bijvoorbeeld Moo in, de eerste drie letters van de familienaam Moore. De zoekmachine overloopt dan uw Quick address book, en suggereert de twee namen met die beginletters: Moore Olivia en Moore Julianne.
kies de gezochte contactpersoon, en klik op OK.
Het gekozen contact verschijnt in een nieuwe tab met als titel Search. Vult u een naam in die niet bij uw contacten staat? Dan verschijnt er een pop-upvenster met Do you want to create a contact?
een klik op Yes opent de nieuwe tab New contact. Vul de gewenste velden in.
een klik op No zorgt ervoor dat de ingevulde naam niet wordt bewaard in uw Address book.
32
7.2 Geavanceerde diensten 7.2.1 Contactblad gebruiken voor de verzending van informatie (een e-mail, uitnodiging, …)
E-mail sturen naar contactpersoon Om een e-mail te sturen naar een contactpersoon: ga naar uw Address book. kies een contact in uw contactenlijst. rechterklik erop, in kies de Send an e-mail-link in het bladermenu.
klik op het Send an email- of Send an invitation-icoontje in de horizontale navigatiebalk.
Er gaat een nieuwe tab open met als titel Untitled. De naam van uw contactpersoon verschijnt automatisch achter To.
Contactblad via e-mail naar derde sturen Om een contactblad naar een derde te sturen:
klik op More in de horizontale navigatiebalk kies de Send by e-mail-link in het bladermenu.
ga naar uw Address book kies een contactpersoon in uw contactenlijst rechterklik erop en kies de Send by e-mail-link in het bladermenu
33
Er gaat een nieuwe tab open met als titel Untitled. Uw contactblad verschijnt in de tekst van deze nieuwe e-mail, die u aan een derde kan richten.
het veld To moet en het veld Subject mag u invullen.
7.2.3 Contact afbeelden in visitekaartje en dit gebruiken
Contact afbeelden in visitekaartje Om een visitekaartje af te beelden:
ga naar uw Address book kies een contact in uw contactenlijst klik op het Show business cards-icoontje voor de afbeelding van visitekaartjes, rechts in de horizontale navigatiebalk.
Het visitekaartje van uw contactpersoon verschijnt, met alle gegevens van zijn contactblad.
icoontje voor het afbeelden van visitekaartjes
icoontje voor het afbeelden van parameters
Er zijn zes contactparameters: nickname, Work e-mail, Work Phone, Work mobile, Company en Category.
kies de parameters die u op het visitekaartje wil afbeelden, in het Display attributes-bladermenu in de rechterhoek van de horizontale navigatiebalk, onder het afdrukicoontje.
34
Visitekaartje gebruiken Wil u een visitekaartje gebruiken? Rechterklik dan op een van de volgende opties: Open a new tab, Change category, Send an e-mail, Send by e-mail, Delete, Print, Display attributes en Refresh.
kiest u de Open a new tab-link? Dan verschijnen alle gegevens over de gekozen contactpersoon
kiest u de Change category-link? Dan verplaatst u eventueel het contactblad vlot naar een andere categorie kiest u de Send an e-mail-link, dan verschijnt er een blanco e-mail in een nieuwe tab,
kiest u de Send by e-mail-link, dan verschijnt er nieuwe e-mail in een nieuwe tab, met het gegevensblad
kiest u de Delete-link, dan wist u het contactblad van deze contactpersoon kiest u de Print-link, dan kan u het contactblad afdrukken kiest u de Display attributes-link, dan verschijnen de gegevens van het contactblad.
in een nieuwe tab met als titel de naam van uw contactpersoon
met de naam van de gekozen contactpersoon als hoofdontvanger bij To van de contactpersoon in de tekstruimte. Zo kan u visitekaartjes doorsturen naar derden
U kan uw visitekaartjes alfabetisch rangschikken in een tabschaal.
vCard-formaat vCard is een specifiek formaat in .vcf of .vcard voor de uitwisseling van visitekaartjes. Gert stuurt bijvoorbeeld een bijgesloten vCard naar een contactpersoon.
Instellingen
ga naar de Options-link in de rechterbovenhoek van het scherm. Er verschijnt een nieuw venster.
35
klik op de Address book-link in de linkerbovenhoek van het scherm ga naar de vCards view-sectie kies via het eerste bladermenu het aantal contacten per pagina (4, 8, 16 of 32) kies via het tweede bladermenu de weergave van uw contactnamen (First name/Surname of Surname/First name) klik op Save, als u uw keuze wil bewaren Klik in het andere geval op Cancel.
Om te bepalen of uw contacten in een lijst of in vCards verschijnen: ga naar de Default display-sectie kies list of vCards klik op Save, als u uw keuze wil bewaren Klik in het andere geval op Cancel.
7.2.4 Contact uit inbox verslepen naar adresboek Om een contact uit uw inbox te verslepen naar uw adresboek
ga naar uw inbox. kies een e-mail. versleep die naar het Address book-icoontje.
Ondertussen verschijnt de boodschap To create a contact from an e-mail address.
De e-mailadressen van zender en ontvangers staan nu in uw adresboek, in de nieuwe tab New contacts.
vul eventueel ook de overige velden in: Surname, First name,Work phone, Work mobile en Category.
Stond de naam van deze persoon al in uw adresboek? Dan verschijnt er een waarschuwing.
36
8. My Office Calendar 8.1. Basisdiensten 8.1.1. Nieuw evenement registreren (met tijdstip en plaats)
Nieuw evenement registreren Om een nieuw evenement te registreren:
klik op uw Calendar overloop met de muis uw agenda om een dag en tijdstip te kiezen of klik op New.
Er verschijnt een nieuw venster, met de gekozen datum en het gekozen tijdsbestek.
Vul onder :
Enter the necessary information het onderwerp van het evenement in.
Vul eventueel ook in: plaats begin- en einduren frequentie, via het repeat-bladermenu meer informatie, onder Description klik op Save, als u de ingevulde gegevens wil bewaren klik in het andere geval op Cancel.
Datum en tijdstip registreren Op de pagina met als titel Create an event: ga naar de Day-sectie. Is de afgebeelde datum niet de datum die u aanklikte in de agenda? klik dan op het agenda-icoontje om hem te veranderen.
37
als u het All day?-vakje aanvinkt, wordt er geen standaardtijdsbestek afgebeeld ga naar Starts en Ends om de begin- en einduren aan te duiden in het bladermenu
klik op OK, als u de ingevulde gegevens wil bevestigen
en het gekozen tijdsbestek in uw agenda wil afbeelden. Klik in het andere geval op Cancel.
Plaats Op de pagina met als titel Create an event: vul onder Place de plaats van het evenement in die verschijnt daarna in uw agenda, telkens als uw cursor op dit evenement komt.
Beschrijving Op de pagina met als titel Create an event: voer onder Description een toelichting bij het doel van het evenement in Die verschijnt daarna in uw agenda, telkens als uw cursor op dit evenement komt.
klik op OK, als u de ingevulde informatie wil bevestigen klik op Delete, als u het evenement in uw agenda wil wissen klik op Cancel, als u de nieuwe informatie niet wil bewaren.
38
8.1.2 Contactpersoon uitnodigen voor evenement
Contactpersoon uitnodigen
ga naar uw Calendar rechterklik op het bedoelde evenement kies de Send an invitation-link
Er verschijnt een pop-upvenster met in de titel Send invitations en de naam van het evenement. vul het e-mailadres van uw contactpersoon in Nodigt u meer dan één contactpersoon uit? Zet dan een komma tussen hun namen. Terwijl u de beginletters van de naam van een contactpersoon invult, verschijnt er een lijst met de namen van al uw contactpersonen met diezelfde beginletters.
Gesuggereerd e-mailadres
klik op de gezochte naam klik op Save, als u uw keuze wil bevestigen en een automatische uitnodiging naar deze contactpersonen wil sturen klik in het andere geval op Cancel. Iemand anders dan contactpersonen uitnodigen
klik op Save, als u uw keuze wil bevestigen en een automatische uitnodiging wil sturen
naar deze contactpersoon klik in het andere geval op Cancel.
ga naar uw Calendar rechterklik op een evenement kies de Send an invitation-link vul het volledige e-mailadres in van de persoon die u uitnodigt
8.1.3 Evenement wijzigen of annuleren (met mededeling)
Wijzigen (tijdstip, duur, plaats en/of beschrijving) Om de gegevens van een bepaald evenement te wijzigen: dubbelklik erop of rechterklik erop, en kies de Modify-link in het bladermenu Het evenementblad verschijnt.
39
wijzig een of meer velden zoals u wil klik op Save, als u de gewijzigde gegevens wil bewaren klik in het andere geval op Cancel.
Aangepaste uitnodiging sturen Om een aangepaste uitnodiging te sturen: rechterklik op het evenement met de gewijzigde gegevens kies via het bladermenu de Send an invitation-link vul het e-mailadres van uw contactpersoon in klik op Save, als u een automatische uitnodiging wil sturen naar deze contactpersoon klik in het andere geval op Cancel.
Frequentie van evenement wijzigen
klik op Save, als u de gewijzigde gegevens wil bewaren klik in het andere geval op Cancel klik op Delete, als u het evenement in uw agenda wil wissen.
ga naar het bedoelde evenement in uw Calenda. rechterklik op de Modify-link wijzig de frequentie (none, daily, weekly, monthly, yearly) via Repeat in het bladermenu kies via het bladermenu de nieuwe frequentie
Evenement wissen Om een evenement te wissen: rechterklik erop kies de Delete-link in het bladermenu. Er verschijnt een waarschuwing. klik op Yes om het evenement in uw agenda te wissen klik op No, als u het toch in uw agenda wil behouden.
40
dubbelklik op het evenement Er verschijnt een waarschuwing. klik op Delete en het event wordt verwijderd uit de kalender.
8.1.5 Quick planning Met dit tijdsbesparende instrument ziet u alle evenementen van vandaag, zonder uw agenda te openen. Standaard worden er drie van vandaag afgebeeld, in een lijst onderaan op het scherm. Blader, als u er ook andere wil zien.
Om de Quick planning van een andere dag dan vandaag te zien: kies een voorbije of toekomstige datum in uw Quick calendar maximaal drie vergaderingen op die dag worden afgebeeld in een rij naast het Quick planning-icoontje.
8.1.6 Weekoverzicht Om de agendaweergave te kiezen:
klik op de agendatabs in de horizontale navigatiebalk kies de Week-weergave.
41
Er is een klassieke en een compacte afbeeldingsmodus.
Klassieke afbeeldingsmodus
klik op het icoontje van de klassieke afbeeldingsmodus, rechts in de horizontale navigatiebalk de evenementen verschijnen in groene tijdvakken.
icoontje klassieke afbeeldingsmodus
Compacte afbeeldingsmodus
klik op het icoontje van de compacte afbeeldingsmodus, rechts in de horizontale navigatiebalk de evenementen van de week verschijnen in een rij van maandag tot vrijdag.
icoontje compacte afbeeldingsmodus
8.1.7 Automatisch antwoord bij afwezigheid Om een automatisch antwoord bij afwezigheid in te stellen:
klik op de Options-link rechtsboven in het scherm klik op de Out of office reply-sectie aan de linkerkant vink het Activate out of office reply-vakje aan typ uw bericht
Voorbeeld: Hallo, ik ben afwezig tot dinsdag 11 november 2007. Hebt u vragen? Bel dan naar mijn assistente Alexandra op +32 (0)15 54 81 11. Dank u.
kies via het bladermenu de begin- en einddatum voor uw bericht
42
klik op Save, als u het automatische antwoord met deze gegevens wil instellen klik in het andere geval op Cancel.
8.2 Geavanceerde diensten 8.2.1 Periodiek evenement agenderen
ga naar uw Calendar klik op een datum en tijdsbestek kies via het Repeat-bladermenu een Recurrence (daily, weekly, monthly, yearly) klik op Save, als u uw keuze wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel.
frequentie aanpassen
klik op het Repeat-bladermenu kies de gewenste frequentie (daily, weekly, monthly, yearly) vul de opties voor de gekozen frequentie in.
Om de zoveel dagen
kies Daily in het Repeat-bladermenu
Duid aan om de hoeveel dagen u het evenement in uw agenda wil afbeelden.
43
Standaard verschijnt de Every 1 day-optie.
klik op de Other-link in het Repeat-bladermenu Er verschijnt een nieuw venster. vul in Every … day(s) een aantal in om de weergavefrequentie in uw agenda te bepalen vul in elk geval een van de vakjes achter Ends on…,Ends after….recurrences of No ending date in. Voorbeeld: John wil om de twee dagen naar zijn verzendingsmanager bellen om te controleren of een bepaalde zending aankwam. Hij hoeft dit niet langer te doen, zodra de zending wordt afgeleverd aan de klant. John registreert het evenement Call the delivery manager, agendeert een oproep om de twee dagen door 2 in te vullen, en kiest 11 juni als einddatum.
klik op OK, als u de gegevens wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel.
Om de zoveel weken
kies Weekly in het Repeat-bladermenu Het evenement wordt dan om de zoveel weken in uw agenda herhaald.
vink het vakje in de Options-sectie aan om de weergavefrequentie in uw agenda aan te duiden vul in elk geval een van de vakjes achter Ends on…,Ends after….recurrences of No ending date in
Dit veld is verplicht in te vullen. klik op OK, als u de gegevens wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel. Om de zoveel maanden
kies Monthly in het Repeat-bladermenu. Het evenement wordt dan om de zoveel maanden in uw agenda herhaald.
44
kies een dag van de maand en zijn frequentie, bijvoorbeeld elke tweede donderdag
om de drie maanden of kies een weekdag en pas er zowel een herhaalcriterium als een frequentie op toe
Voorbeeld: Eduardo vergadert elke tweede donderdag van elke maand met zijn Europe Marketing Manager. Hij kiest Second en Thursday in het bladermenu, en vult 1 in om de vergadering elke maand in zijn agenda af te beelden.
vul in elk geval een van de vakjes achter Ends on…,Ends after….recurrences
klik op OK, als u de gegevens wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel.
of No ending date in
Om de zoveel jaar
kies Annual in het Repeat-bladermenu Het evenement wordt dan om de zoveel jaar in uw agenda herhaald.
kies een dag en een maand, bijvoorbeeld elke derde juni of kies een weekdag en pas er zowel een herhaalcriterium als een frequentie op toe bijvoorbeeld elke derde donderdag in juni vul in elk geval een van de vakjes achter Ends on…,Ends after….recurrences of No ending date in klik op OK, als u de gegevens wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel.
8.2.2 Quick Calendar Met dit tijdsbesparende instrument ziet u alle evenementen die u op een bepaalde datum registreerde, door op deze datum te klikken. Standaard verschijnen de evenementen van vandaag. Klik op een voorbije of toekomstige datum om de evenementen te bekijken.
45
9. Taken in My Office 9.1 Creëer uw taken
klik op het icoontje Tasks (het meest rechtse icoontje onder het My Office-logo).
klik op New in het takenmenu.
U kan deze velden gebruiken: naam (verplicht) einddatum beschrijving prioriteit (laag/normaal/hoog) status (niet gestart/wordt uitgevoerd/voltooid) terugkeerpatroon (geen/dagelijks/wekelijks/maandelijks/jaarlijks).
9.2 Beheer uw taken Een taak wijzigen U kan:
meteen dubbelklikken op de taak die u wil wijzigen Dan gaat een nieuw venster open:
wijzig de velden die u wil aanpassen bevestig uw keuze met een klik op de OK-knop
een taak selecteren door het vakje ervoor aan te vinken klik op de Edit-knop
wijzig de velden die u wil aanpassen bevestig uw keuze met een klik op de OK-knop.
46
Eén of meerdere taken verwijderen
vink het vakje voor de taak/taken aan om ze te selecteren klik op de More-knop kies delete in het menu.
Het systeem vraagt u of u de taken echt wil verwijderen: Do you want to delete the selected task? kies Yes om de verwijderingsopdracht te bevestigen of No om ze te annuleren.
Een taak op naam zoeken
typ om het even welk woord uit de naam om taken te zoeken.
U zoekt bijvoorbeeld het Financieel verslag; typ het woord financieel in de zoekmachine, of alleen enkele letters, bijv. ‘fi’ klik op de Go-knop om de zoekactie te starten u krijgt een lijst met alle taken waarin het woord financieel (of de lettercombinatie fi) voorkomt.
U kan alleen op de naam zoeken. Als het woord financieel voorkomt in het veld met de beschrijving, maar niet in de titel, dan kan de zoekmachine de betrokken taak niet vinden.
Een taak als voltooid markeren U kan kiezen:
vink het vakje voor de taak aan om ze te selecteren klik meteen op de Mark as done-knop selecteer Mark as done in het More-menu.
De geselecteerde opdracht staat nu doorstreept in de lijst.
47
Een taak filteren U kan heel gemakkelijk een taak filteren als u regels gebruikt zoals:
-
alle taken niet-gestarte taken taken in uitvoering voltooide taken.
Een taak via e-mail verzenden
vink het vakje aan om een taak te selecteren, klik erop met de rechter muisknop, selecteer Sending by e-mail in het uitrolmenu,
typ de adressen van de bestemmelingen – scheid ze van elkaar met een kommapunt, klik op de Send-knop om uw keuze te bevestigen, of op de Cancel-knop om ze te annuleren.
48
10. Voorbeelden van nog meer geavanceerde functies 10.1 E-mail naar meer dan één contactpersoon uit adresboek sturen Om een e-mail naar meer dan één contactpersoon uit uw adresboek te sturen:
klik op het Address book-icoontje. vink de vakjes aan voor de namen van de contactpersonen naar wie u de e-mail wil sturen. rechterklik op een van de gekozen contactpersonen.
Er verschijnt een nieuw venster. klik op de Send an e-mail-link.
Er verschijnt een nieuwe tab met als titel Untitled. De e-mailadressen van de gekozen contactpersonen worden automatisch achter To geplaatst.
10.2 Meerdere e-mails tegelijk opstellen U kan zoveel e-mailtabs tegelijk openen als u maar wil, en dus ook meerdere e-mails tegelijk opstellen. Voorbeeld:
u beantwoordt een bericht via New opent u een nieuwe e-mailtab om een tweede e-mail op te stellen via New opent u nog een nieuwe tab om een derde e-mail te verzenden, naar nog een andere contactpersoon.
10.3 RSS feed toevoegen De RSS-technologie meldt u snel dat er nieuwe inhoud staat op uw favoriete websites. Een RSS feed is gratis informatie die een website aanbiedt: hoofdtitels en korte inhouden van artikels, én links naar de volledige teksten. RSS feed icon
49
Om een RSS feed toe te voegen:
ga naar uw e-mailbestand rechterklik op My RSS folder.
Het veld Add a feed verschijnt.
klik hierop.
Er verschijnt een pop-upvenster. Om een feed toe te voegen:
typ de naam van de gekozen feed in het eerste veld typ de URL van de feed in het tweede veld klik op Add om te bevestigen.
De nieuwe RSS feed wordt dan in uw RSS-bestand opgenomen.
of klik op de Click on the link to select an RSS feed-link. Er verschijnt een bladermenu met vijf opties: News, Economy, International, Sports en Computer. Telkens als je een hiervan kiest, wordt de corresponderende feed aan uw RSS-bestand toegevoegd.
11. Instellingen 11.1 Algemene instellingen
naar e-mailinstellingen gaan
Om naar uw e-mailinstellingen te gaan:
klik op de Options-link in de rechterbovenhoek van het scherm of ga naar uw Inbox klik op de Settings-link in het More-bladermenu
Er verschijnt een nieuw venster. klik op de Web Mail-link, links op de pagina.
50
vink zo nodig het vakje voor Give confirmation when an email is sent aan
vink het vakje voor Save a copy of the sent mail aan, als u een kopie van uw bericht wil bewaren kies het aantal e-mails dat u per pagina wil afbeelden (10, 25, 50, 75 of 100) kies het html- of platte tekstformaat.
Het laatste doet de formattering van uw bericht teniet. klik op OK, als u de ingevulde instellingen wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel.
Beschikbare opties
een handtekening maken meer dan één handtekening maken een standaardhandtekening kiezen automatisch een handtekening plaatsen onder uw berichten een automatisch antwoord bij afwezigheid aanmaken in- en uitschakelen, en een geldigheidsduur kiezen.
Externe e-mailaccounts (Gmail, Yahoo!, …) Om e-mails te ontvangen vanuit externe accounts:
klik op de Options-link in de rechterbovenhoek van het scherm klik op de External accounts-link, links op de pagina vul de nodige velden in: uw e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord, serveradres, -type (POP/IMAP) en -poort
klik op Save, als u de ingevulde instellingen wil bevestigen klik in het andere geval op Cancel.
51
11.2 Contactinstellingen Om uw contactinstellingen te regelen:
klik op de Options-link in de rechterbovenhoek van het scherm, of op het More-bladermenu kies de Settings-link klik op de Address book-link aan de linkerkant.
Er verschijnt een nieuw venster.
Er zijn drie opties: List view, Vcards view en Default display.
List view ga naar de List view-sectie kies het aantal contacten per pagina: 10, 25, 50, 75 of 100 blader naar beneden in het Sort by default-menu kies het criterium (First name, Surname of Company) voor de automatische rangschikking van uw contactnamen.
Vcards ga naar de Vcards-sectie kies het aantal contacten (4, 8, 16 of 32) dat u per pagina in Vcards wil afbeelden kies via het Display-bladermenu voor First name of Surname als weergavemodus.
Default display ga naar de Default display-sectie vink het vakje voor List aan, als u uw contacten standaard in een lijst wil afbeelden vink het vakje voor Vcards aan, als u uw contacten standaard in Vcards wil afbeelden.
11.3 Agenda-instellingen Om de instellingen van uw agenda te regelen: klik op de Options-link in de rechterbovenhoek van het scherm klik op de General-sectie kies via het Welcome Page-bladermenu Calendar, als u uw agenda als standaardthuispagina wil zien kies via het Calendar display-bladermenu uw agendaweergave: day, 5-day week, 7-day week, month of year.
52
12. Probleemoplossing 12.1 Verbindingsproblemen Hebt u vragen? Neem dan contact op met uw accountbeheerder.
12.2 Foutmeldingen Hebt u vragen? Neem dan contact op met uw accountbeheerder.
12.3 Waarom kan ik het RIA-interface niet gebruiken? Het is belangrijk op te merken dat uw browser compatibel moet zijn om deze geavenceerde webinterface te kunnen gebruiken. De geavanceerde webinterface werkt alleen met deze browsers: Internet Explorer (versie 7, zie http://www.microsoft.com/windows/downloads/ie/getitnow.mspx, en hoger) en Firefox (versie 1.5 en hoger). Is uw browser niet compatibel? Dan wordt u automatisch de klassieke My Office-interface voorgeschoteld. U kan ook Firefox versie 2 gratis en legaal downloaden van de officiële website www.firefox.com. Waar vindt u de naam van uw browser? klik op het vraagteken in de navigatiebalk om naar het Helpmenu van uw browser te gaan kies de link About. Hoe krijgt u toegang tot de klassieke My Office-interface? klik op de link Go to classic interface in de rechterbovenhoek van de geavanceerde interface. De klassieke interface biedt de geavanceerde mogelijkheden (rechtermuisklik, verslepen en automatische updates) niet. Hierdoor is hij wel volledig compatibel met alle browsertypes. Opmerking: de compatibiliteit van de geavanceerde My Office-interface met andere browsers zoals Safari, Opera en Netscape, is nog in onderzoek.
12.4 Tot wie kan ik me wenden? Hebt u vragen? Neem dan contact op met uw accountbeheerder.
53
13. Verklarende woordenlijst A
Adresboek: Adresboek: lijst met contactpersonen
Agenda (calendar): tabel voor tijdsplanning, met uw afspraken en nog lege tijdsintervallen U kiest vlug een afbeeldingsmodus: per dag, vijf dagen, week of maand. Eventueel geeft u ook anderen toegang tot uw agenda.
Avatar of schermafbeelding: twee- of driedimensionele afbeeldingen in jpeg-, gif- of bmp-formaat, die op internet veel worden gebruikt als een virtueel ID om zich voor te stellen
B Business Unit: land dat betrokken is bij de commerciële ontwikkeling van het My Office-product C
Contact: informatie die de gebruiker over iemand anders verzamelt
U kan op een contactblad de volgende gegevens invullen: voor-, achter- en bijnaam, aanspreking (mijnheer, mevrouw, …), geslacht, geboortedatum, commentaar, tijdzone, bedrijf, afdeling, titel, functie en tussenpersoon privé en professionele postadressen een privé, een professioneel en een favoriet e-mailadres, én twee bijkomende e-mailadressen een privé, professioneel en favoriet gsmnummer een privé en een professioneel vast nummer een privé en een professioneel faxnummer de url van een privé en een professionele webpagina een categorie.
D
Desktop widgets: geven u snel en gemakkelijk toegang tot vaak gebruikte functies en basisinformatie
De meeste widgets hebben een geregistreerde merknaam en knap design.
Ze leiden u vlot naar het corresponderende webinterface.
Typische widgets zijn bijvoorbeeld: klokken, rekenmachines, agendas, bureaubladnotities en weersvoorspellingen het aantal ongelezen e-mails, met een link naar een RIA-interface om ze te lezen planning sms.
DNS (Domain Name Service): tekenrij met een of meer tekens, eventueel met verbindingsstreepjes en een extensie als .com, .net, .org, .info, .biz, of .be Voorbeelden: naamvanuwbedrijf.com, naamvanuwbedrijf.be
E
E-mail: standaard-e-mail bevat functies als een bericht beantwoorden, opstellen, verzenden, doorsturen, opslaan, … My Office biedt ook een aantal geavanceerde functies aan, zoals rechtstreekse toevoeging van grote bestanden aan e-mails, samenvoeging van e-mails, automatisch antwoord bij afwezigheid, wereldwijde en permanente toegang, standaardsynchronisatie met Outlook, toegang met gsm en draadloze toestellen, versleping en rechtermuisklik.
Evenement: bezet tijdsinterval in een agenda
54
I
IMAP (Internet Message Access Protocol): standaardprotocol voor e-mailtoegang vanop uw lokale server Op basis van onderwerp en zender beslist u of u een bepaalde e-mail downloadt. U bewerkt uw mappen en mailboxen op de server, wist berichten, en zoekt bepaalde items op. Stel u IMAP voor als een mappenserver op afstand.
Interface: geheel van middelen dat zijn gebruikers in staat stelt om met een toestel, computerprogramma of andere complexe instrumenten te werken. De gebruikersinterfaces van My Office zijn middelen die de gebruikers toegang geven tot diensten als e-mail, agenda en contacten.
P
PC-back-up: online-oplossing om de gegevens op uw pc eenvoudig, efficiënt en transparant te beveiligen, bewaren en beschermen
PIM (Personal Information Management): communicatie-instrument dat bestaat uit een adresboek, agenda en taken Via de geavanceerde e-mailinterface biedt de PIM-dienst van My Office een aantal basisen geavanceerde functies aan voor een vlot beheer van uw contacten en agenda. Voorbeelden: een contact toevoegen, wijzigen, wissen en delen met andere gebruikers, een agenda bijhouden en toegankelijk maken voor andere gebruikers, groepsagendas bekijken, publieke agendas algemeen toegankelijk maken.
POP3 (Post Office Protocol 3): bewaar- en doorstuurdienst Uw e-mails worden bewaard in een mailbox op de server. Wanneer u een e-mail leest, wordt hij onmiddellijk gedownload naar uw computer en niet langer op de server bewaard (tenzij dit vooraf anders werd geregeld).
Q Quick Address book: zoekveld om uw contact meteen te vinden door zijn familie- of voornaam in te voeren
Tip: wanneer u de beginletter van de naam invoert, suggereert de zoekmachine een aantal namen met die beginletter.
Quick Calendar: zoektoepassing die u snel uw evenementen op een bepaalde datum toont
Quick Planning: snelle en handige manier om uw evenementen in een pop-upvenster te bekijken.
R
Rechterklik: klik op de rechterknop van de muis
RSS: gratis informatie die een website aanbiedt: hoofdtitels en korte inhouden van artikels, én links naar de volledige teksten
S
Self Care portaal: portaal dat alleen toegankelijk is voor de accountbeheerder, voor het beheer van gebruikers en diensten
Synchronisatie: noodzakelijk om op meerdere computers dezelfde bestandsversies te behouden Zo kan u bijvoorbeeld het adresboek op uw gsm synchroniseren met uw computeradresboek.
55
V
vCard: specifiek formaat voor de uitwisseling van visitekaartjes
Verslepen (cut and paste, drag and drop): op een item klikken en het verplaatsen
W
Verslepen doet u in een aantal stappen: druk op de linkermuisknop en houd die beneden om het te verslepen item vast te grijpen sleep (drag) het item naar een andere plaats laat de muisknop los om het item daar te laten vallen (drop). Webcreator: volledig en gebruiksvriendelijk instrument om zonder speciale technische of programmeringskennis en in enkele eenvoudige stappen, een website te creëren met een professionele look & feel
Web hosting: bewaardienst voor webpaginas die werden ontwikkeld in een Windows NT- of Linuxomgeving
Webinterface: Rich Internet Application (RIA) of Web 2.0: traditionele e-mailsoftware zoals Outlook, Outlook Express, Mac Mail en Thunderbird, die ook wel een fat client wordt genoemd. Hij is toegankelijk via POP3 en IMAP4, en uitgebreid met plugins en andere instrumenten. Fat client-software wordt op de computer van de gebruiker geïnstalleerd, en biedt heel wat geavanceerde functies. Een meer gebruikelijke benaming is pc-toepassing. De klassieke webversie html dient voor personen die het geavanceerde RIA-interface niet kunnen gebruiken, bijvoorbeeld wegens een niet-compatibele browser of te lage bandbreedte.
Webvergadering: dienst voor afstandsvergadering, die toegankelijk is vanop internet. Hij brengt alle leden van de vergadering in een realtimemodus samen, en maakt alle documenten toepassingstypes voor elk van hen toegankelijk op internet.
Weerkerend evenement: evenement dat zich gedurende een bepaalde periode met regelmatige tussenpozen herhaalt.
56
