FILKOM ABSTRAK

ANALISIS PROSES IMPLEMENTASI APLIKASI ATEMIS ON WEB UNTUK PEMANTAUAN DAN INFORMASI PELAYANAN JASA KALIBRASI PADA PT TELKOM DIVISI MSC AREA III JAWA BARAT

MARLINA 11105025/4KA08/2005/SISTEM INFORMASI/FILKOM [email protected], [email protected]

ABSTRAK Meningkatnya jenis kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan mengakibatkan meningkat juga kebutuhan akan tersedianya informasi, sehingga menimbulkan tantangan baru bagi perusahaan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi-informasi yang ada, serta yang dibutuhkan perusahaan. PT. TELKOM Divisi MSC sangat mengandalkan sistem informasi dalam memberikan layanan yang cepat dan akurat yaitu dengan menggunakan sistem ATEMISI2000 yang berbasis client-server sejak akhir tahun 1999, namun karena adanya keterbatasan pemakaian pada ATEMIS2000 tersebut, maka para developer internal pengembang software membuat ATEMIS on Web pada tahun 2008 yang merupakan sebuah sistem informasi berbasis web yang terintegrasi dalam satu platform dengan mencakup fungsi utama sebagai berikut: Pengolahan data order, pengolahan inventori, pengolahan repair & kalibrasi, reporting & form. Proses integrasi dari sistem lama kesistem baru pada PT. TELKOM Divisi MSC Area III Jawa Barat menggunakan konversi paralel. Pada proses implementasi ATEMIS on Web terdapat beberapa kendala seperti kendala pada tingkat user, dimana user mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan sistem baru. Dan juga kendala pada jaringan internet yang buruk, karena ATEMIS on Web sangat bergantung pada jaringan internet yang baik. Oleh karena itu dalam proses pengimplementasian dibutuhkan kerja sama dan komitmen yang kuat dari seluruh jajaran manajerial, pegawai, dan implementor. Berdasarkan analisis proses implementasi ATEMIS on Web pada PT. TELKOM Divisi MSC Area III Jawa Barat dapat disimpulkan bahwa ATEMIS on Web telah mampu mencapai tujuan dari implementasi yaitu dapat meningkatkan efisiensi waktu, dapat diakses dimana saja, sebagai manajemen sistem informasi dan pengolahan data yang handal, dan juga meningkatkan produktivitas atau kinerja perusahaan. Dan juga dapat mengatasi berbagai permasalahan yang ada pada perusahaan.

PENDAHULUAN Meningkatnya jenis kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan mengakibatkan meningkat juga kebutuhan akan tersedianya informasi, sehingga menimbulkan tantangan baru bagi perusahaan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi-informasi yang ada, serta yang dibutuhkan perusahaan. PT. TELKOM

Maintenance Service Center (MSC) sangat mengandalkan sistem informasi dalam memberikan layanan yang cepat dan akurat, yaitu dengan menggunakan ATEMIS on Web. Visi dari PT. TELKOM MSC adalah menjadi pusat unggulan dalam memberikan solusi pelayanan pemeliharaan untuk menjaga availability dan reliability alat produksi TELKOM. Dengan misi sebagai support service memberikan dukungan dalam menjamin kelancaran operasional alat produksi sehingga memberikan kontribusi dalam cost effectiveness dan cost efficiency kepada unit bisnis pengelolaan infrastruktur TELKOM. Berdasarkan Visi dan Misi tersebut maka sudah suatu keharusan bahwa PT. TELKOM MSC menggunakan teknologi dan sistem informasi yang canggih dan terdepan. ATEMIS on Web adalah sebuah sistem informasi berbasis web yang terintegrasi dalam satu platform dengan mencakup fungsi utama sebagai pengolahan data order (order management), pengelolaan inventori (inventory management), pengelolaan repair dan calibration, dan reporting & form. PT. Telkom MSC sebelumnya telah mengaplikasikan sistem informasi ATEMIS yang berbasis client-server. Namun karena adanya keterbatasan pemakaian maka para developer internal mambuat sistem informasi ATEMIS on Web. Yang secara penggunaan lebih mudah karena dapat diakes dimana saja, dan mengotomatisasi segala kegiatan operasional perusahaan. Namun dengan semakin meningkatnya layanan dan kegiatan perusahaan mengakibatkan tantangan baru bagi perusahaan, sehingga untuk implementasi perusahaan perlu mengadakan penyesuaian. Rumusan masalah pada penelitian ini yang pertama adalah Bagaimana tingkat keberhasilan proses implementasi ATEMIS on Web pada PT. TELKOM Divisi MSC Area III Jawa Barat ? kemudian yang kedua adalah Apakah ATEMIS on Web memiliki fungsi yang dapat meningkatkan kinerja proses bisnis perusahaan ? Dan yang ketiga adalah Apakah ATEMIS on Web tersebut adaptif terhadap kondisi perusahaan ? Tujuan penelitian Tugas Akhir ini adalah menganalisa penerapan ATEMIS on Web terhadap kinerja operasional perusahaan dan menganalisa proses penerapan aplikasi ATEMIS on Web sebagai bagian dari implementasi sistem informasi pada layanan kalibrasi PT. TELKOM Divisi MSC Area III Jawa Barat.

LANDASAN TEORI KONSEP SISTEM INFORMASI Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya utama yang tersedia bagi manajer dan merujuk pada suatu perusahaan ataupun organisasi baik para pemimpinnya maupun anggota lainnya. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya lain. Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Jenis sumber daya utama mencakup manusia, material, mesin (termasuk fasilitas dan energi), uang, informasi (termasuk data). Sedangkan lima sumber daya dasar sistem informasi adalah: manusia, hardware, software, data, network.

SIKLUS HIDUP PROSES BISNIS Organisasi yang berkembang akan sangat dimungkinkan terjadi perubahan proses bisnis. Perubahan organisasi dipengaruhi dua faktor utama. Faktor pertama adalah internal sedangakan faktor kedua adalah eksternal dan ini merupakan tantangan dari pasar dimana bagaimana perusahaan lebih kompetitif. Karena tidak bisa menghindari semua itu maka sangat penting dalam perusahaan ada pengelolaan bisnis proses yang baik. Jadi kesimpulannya adalah dalam pengolahan bisnis diperlukan komitmen dari semua yang ada di organisasi sesuai stategi bisnis. KALIBRASI Kalibrasi merupakan proses verifikasi bahwa suatu akurasi alat ukur sesuai dengan rancangannya. Kalibrasi biasa dilakukan dengan membandingkan suatu standar nasional mauoun international dan bahan-bahan acuan tersertifikasi. Sistem manajemen kualitas memerlukan sistem pengukuran yang efektif, termasuk di dalamnya kalibrasi formal, periodic dan terdokumentasi, untuk semua perangkat pengukuran. ISO 9000 dan ISO 17025 memerlukan sistem kalibrasi yang efektif. Kalibrasi pada umumnya merupakan proses untuk menyesuaikan keluaran atau indikasi dari suatu perangkat pengukuran agar sesuai dengan besaran dari standar yang digunakan dalam akurasi tertentu. Hasil kalibrasi harus disertai pernyataan traceable uncertainty dengan analisa ketidakpastian. ATEMIS ON WEB ATEMIS on Web adalah sebuah sistem informasi berbasis web yang terintegrasi dalam satu platform dengan mencakup fungsi utama sebagai berikut: Pengolahan data order, pengolahan inventori, pengolahan repair & calibration, reporting & form. Spesifikasi ATEMIS on Web untuk Application language menggunakan PHP, database server menggunakan Oracle 10g, web server menggunakan Apache XAMPP, dan untuk operating system menggunakan Microsoft Windows server 2003. IMPLEMENTASI SISTEM Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menerapkan rencana implementasi, 2. Melakukan kegiatan implementasi, 3. Tindak lanjut implementasi. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Pemrograman merupakan kegatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer, hasil program yang sesuai dengan desainnya akan menghasilkan program yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.

Partisipasi analis sistem belum berakhir setelah sistem berakhir setelah sistem diimplementasikan. Analis sistem perlu melakukan tindak lanjut berikutnya setelah sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Setelah pengetesan penerimaan ini selesai dilakukan, suatu rapat penerimaan perlu dilakukan oleh manajermen. Rapat ini dihadiri oleh analis sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem yang baru diterima atau harus diperbaiki kembali. Jika sistem yang baru telah disetujuan, maka rapat ini dapat merupakan acara penyerahansistem.

METODE PENELITIAN Metodologi penelitian adalah suatu proses berfikir, mulai dari menentukan permasalahan, melakukan pengumpulan data baik dari buku atau studi lapangan, melakukan analisis dan pembahasan berdasarkan data yang ada sampai dengan penarikan kesimpulan dari penelitian. Pada tahap studi pendahuluan penulis meninjau langsung penggunaan sistem ATEMIS on Web dan melakukan wawancara terhadap end user. Disamping itu, penulis juga melakukan studi pustaka guna mendukung penelitian. Penelitian dilakukan untuk mengetahui penerapan sistem informasi ATEMIS on Web pada PT. TELKOM MSC Area III Jawa Barat. Pada tahap ini data-data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Beberapa data primer yang dapat dikumpulkan antara lain: Sejarah penerapan ATEMIS; Work Flow yang berkaitan dengan penerapan ATEMIS on Web dan ATEMIS2000; Proses bisnis; Konfigurasi ATEMIS on Web. Metode Pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, dokumentasi, dan observasi. Wawancara dilakukan langsung dengan manager lab, officer pelayanan, teknisi, staf pelayanan dan administrasi lab, serta staf proyek pengimplementasian ATEMIS on Web melalui telepon. Dari jawaban saat wawancara diperoleh data antara lain: Mengenai sejarah penerapan sistem ATEMIS, dan proses implementasi ATEMIS on Web. Pada saat proses penelitian penulis mengumpulkan beberapa dokumen yang diperlukan seperti: Work Flow, gambar konfigurasi ATEMIS on Web. Dan untuk metode observasi, selama proses penelitian penulis terjun langsung untuk mengamati penggunaan ATEMIS on Web oleh end user. Pada tahap analisis dan pembahasan penulis membandingkan antara aliran kerja sistem informasi ATEMIS on Web yang berbasis web dengan ATEMIS2000 yang berbasis client-server. Berdasarkan hasil pengumpulan data, analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, diharapkan dapat diperoleh kesimpulan mengenai penerapan aliran kerja sistem informasi ATEMIS on Web.

HASIL DAN PEMBAHASAN PRA-IMPLEMENTASI ATEMIS ON WEB Sistem yang digunakan sebelum menerapkan sistem ATEMIS on Web, TELKOM MSC menggunakan ATEMIS2000 yang dibangun guna mendukung operasional Divisi MSC yang meliputi logistic & pergudangan, administrasi order layanan, dan proses perbaikan. Pada ATEMIS2000 database yang digunakan adalah Oracle server for windows NT, sedangkan aplikasinya dibangun dengan menggunakan aplication development tools PowerBuilder. Konfigurasi sistem ATEMIS2000 dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1 Konfigurasi Sistem ATEMIS2000 Pada sistem lama terdapat beberapa masalah yang dihadapi yaitu tidak fleksibel, keterbatasan pemakaian ATEMIS2000, dan Approve secara hardcopy. Tidak fleksibel disini maksudnya adalah kesulitan untuk mengakses aplikasi ATEMIS, karena hanya bisa diakses dikantor saja, sedangkan pekerjaan untuk mengkalibrasi alat banyak dilakukan secara onsite. Keterbatasannya yaitu tidak semua komputer bisa mengakses aplikasi ATEMIS2000 ini. Sedangkan untuk Approve dokumen pada sistem lama harus dilakukan dengan melakukan print out transaksi. PROSES IMPLEMENTASI SISTEM ATEMIS ON WEB PADA PT. TELKOM DIVISI MSC AREA III JAWA BARAT Akhir tahun 2008 dilakukan trial untuk penggunaan ATEMIS on Web pada PT. TELKOM Divisi MSC Area III Jawa Barat, dan pada bulan Mei 2009 ATEMIS on Web

sudah mulai digunakan. Proses konversi sistem ATEMIS on Web pada PT. TELKOM Divisi MSC menggunakan konversi parallel dan dapat dilihat pada gambar 2. Pemotongan Sistem Awal Mei 2009

Sistem Lama Dec 1999-Nov 2008

Proses Trial

Sistem Baru

ATEMIS2000

Dec 2008 Mei 2009 Berjalan Paralel

Aw al Mei 2009 - Sekarang ATEMIS ON WEB

Gambar 2 Konversi Paralel Kendala yang dihadapi pada proses implementasi sistem ATEMIS on Web yaitu kendala pada tingkat user dan kendala pada jaringan. Kendala pada tingkat user dibagi menjadi dua yaitu pemahaman user dan user request/kesempurnaan aplikasi. Kendala pemahaman user, dimana user mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan sistem baru. Kendala pada user request/kesempurnaan aplikasi, dimana pada sistem yang baru ini masih terdapat kekurangan dan butuh banyak masukan, maka dari itu perlu penyempurnaan sistem oleh pihak implementor. Kendala network atau jaringan intranet pada ATEMIS on Web dapat dibagi menjadi tiga yaitu kendala jaringan pada user, kendala jaringan pada server, dan kendala jaringan pada database. Kendala jaringan pada user, dimana berdasarkan hasil evaluasi dari pihak implementor yaitu kecepatan link ke LAN Telkom MSC Area III Jawa Barat adalah 512 kbps, pengunaan LAN dipisahkan dengan penggunaan internet. Tetapi berdasarkan hasil pengukuran kecepatan akses rata-rata efektif adalah 376 kbps, pada kondisi pengguna network concurrent menjadi 10 orang, maka bandwidth efektif diperkirakan menjadi 376/10 = 37,6 kbps, oleh karena itu sistem menjadi kurang responsive. Pada saat ini user sistem di Telkom MSC Area III Jawa Barat adalah 47 orang, maka sangat mungkin dapat terjadi penggunaan sistem oleh 10 orang secara bersamaan. Sedangkan untuk kendala jaringan pada server dan database tidak terlalu signifikan dan hanya terjadi sewaktu-waktu. Dan persentase kendala yang dihadapi oleh PT. TELKOM Divisi MSC Area III Jawa Barat dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3 Persentase Kendala Solusi yang dilakukan untuk menangani beberapa kendala yang ada selama proses implementasi yaitu pertama harus adanya komitmen yang kuat dari pihak manajemen dan juga implementor. Dalam hal ini manajemen mengeluarkan kebijakan-kebijakan dan implementor melakukan segmentasi yang tepat sesuai kebutuhan masing-masing user. Kemudian kendala network ditingkat user yang terjadi pada Telkom MSC Area III Jawa Barat dapat diatasi dengan meningkatkan kapasitas link intranet dari eksisting 512 kbps menjadi minimal 1 Mbps. Sedangkan kendala network pada database dan server yang hanya terjadi sewaktu-waktu memerlukan analisis lebih lanjut pada sistem ketika terjadi kelambatan, dan jika diperlukan database tuning dan juga performance monitoring web server. PASCA IMPLEMENTASI SISTEM ATEMIS ON WEB Sistem ATEMIS on Web adalah sebuah sistem informasi berbasis web yang terintegrasi dalam satu platform. Dengan spesifikasi aplikasi yaitu application language menggunakan PHP, database server menggunakan Oracle 10g, web server menggunakan Apache XAMPP, dan operating system menggunakan Microsoft window sever 2003. Arsitektur sistem berbasis 3 tier, dimana terdiri dari tiga layer yaitu layer database server, layer presentasi, dan graphical user interface. Pada sistem ATEMIS on Web pengolahan data dilakukan secara terintegrasi di seluruh bagian. Hal ini memungkinkan laporan transaksi yang terjadi disetiap bagian dapat dimonitor secara real time oleh kantor pusat. Untuk konfigurasi server ATEMIS on Web dapat dilihat pada gambar 4.

Konfigurasi Sistem

Gambar 4 Konfigurasi Server ATEMIS on Web Order kalibrasi merupakan job kalibrasi yang mewakili customer tertentu pada waktu tertentu. Misalnya ada customer dari PT. Yamaha Membawa 2 alat ukur untuk dikalibrasi, kemudian Customer Service (CS) memasukan order kalibrasi tersebut dengan memberikan nomer order, dan biasanya kami memberikan nama (Calibration Cibinong Laboratory) pada kedua alat ukur tersebut, lalu kedua order tersebut akan diterima oleh manager lab, kemudian didistribusikan kepada teknisi untuk dikerjakan. Setelah dikalibrasi alat tersebut dikembalikan ke customer, itulah gambaran order kalibrasi secara garis besar. Dibawah ini adalah flow dari order kalibrasi

Gambar 5 Order Kalibrasi

ACTIVITY DIAGRAM ORDER KALIBRASI

Membawa Alat

Menerima alat

Melakukan Input Data/Order

Melakukan Transaksi TR. 26

Melakukan Transaksi TR. 01 dan Melakukan Approval pada ATEMIS on Web Memberi Nomer CCL pada Alat

Mengatur Job Order

Menerima Job Order

Mengkalibrasi Alat

TR. 02 (Jika alat Baik) TR. 03 (Jika Alat Rusak)

Melakukan Approval

TR. 85 (Jika alat baik) Menerbitkan Sertifikat

Mengeluarkan Form Damage

Menerima Sertifikat/Form Damage

Menyerahkan Sertifikat/Form Damage

Menerima Sertifikat/Form Damage

Menyerahkan Sertifikat/Form Damage

Beserta Alat yang

Beserta Alatnya

Sudah Dikalibrasi

Gambar 6 Activity Diagram Order Kalibrasi Pada ATEMIS on Web ini terdapat 25 jenis role dan berkembang sesuai kebutuhan. Sedangan untuk order kalibrasi hanya terdapat 4 role saja yaitu CS, manager laboratorium, teknisi, dan yang terakhir adalah administrasi lab. Di bawah ini akan dijelaskan masingmasing dari role tersebut. CS melakukan 5 kegiatan pada sistem ATEMIS on Web yaitu input data/order, transaksi order (TR. 26), transaksi order (TR. 01), transaksi (TR. 85), transaksi (TR. 86). Pada role manager laboratorium, yang dapat dilakukan pada aplikasi ini adalah approval

untuk transaksi 01 (TR. 01, untuk pendistribusian pekerjaan kepada teknisi), 02 (TR. 02, transaksi untuk alat kalibrasi yang baik), 03 (TR. 03, transaksi untuk alat kalibrasi yang rusak).

Gambar 7 Home Page ATEMIS on Web PT. TELKOM Divisi MSC

Gambar 8 Tampilan Window Input Order

Gambar 9 Tampilan Window Edit Order Entry

Gambar 10 Tampilan Konfirmasi Pencetakan Dokumen Transaksi

KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis proses implementasi ATEMIS on Web pada PT. Telkom Maintenance Service Center Area III Jawa Barat dapat disimpulkan bahwa ATEMIS on Web telah mampu mencapai tujuan dari implementasi yaitu dapat meningkatkan efisiensi waktu, dapat diakses dimana saja, sebagai manajemen sistem informasi dan pengolahan data yang handal, dan dapat meningkatkan produktivitas atau kinerja perusahaan. Dan juga dapat mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.

Saran untuk proses implementasi ATEMIS on Web adalah harus adanya komitmen yang kuat dari pihak manajemen dan implementor untuk mendisiplinkan para end user. Karena masalah yang sering terjadi bukan disebabkan oleh kesalahan sistem, tetapi lebih kepada human error. Oleh karena kesalahan dari end user inilah kinerja operasional (kinop) bisa tidak tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Kendall & Kendall, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo, Jakarta, 2003. Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Gramedia, Jakarta, 2003. Jogiyanto, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta, 2005. McLeod, Raymond and J.Schell. Sistem Informasi Manajemen. New Jersey: Prentice Hall, 2001. Hamsah, Konsep ERP dan Bisnis Proses ,www.Hamsah.WordPress.com, Diakses pada bulan July 2009. Richard Sitompul, Konsep ERP www.RichardSitompul's.WordPress.com Diakses pada bulan July 2009. URL:http://id.wikipedia.org/wiki/kalibrasi Diakses pada bulan July 2009. Learning Center Area III Jabar & Banten. ATEMIS on Web. Learning Center. Bandung. 2009.

This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.