Feest in Alkmaar Bruisend naar een nieuwe werkwijze
Inhoud Voorwoord wethouder Elly Konijn
2
Inleiding
3
Context van beleidsvorming
4
Huidige evenementeninfrastructuur en werkwijze
5
Actiepunten
5
Aanbevelingen voor de toekomstige werkwijze
6
Conclusie
8
2
Voorwoord Alkmaar ‘the place to be’ Citymarketing en evenementen geven belangrijke impulsen aan de economische ontwikkeling van Alkmaar en de regio. Ze houden de stad bruisend. Evenementen maken van Alkmaar ‘the place to be’; bezoekers komen niet alleen voor een evenement, maar parkeren, eten, drinken, winkelen en overnachten ook in de stad. Er valt in Alkmaar veel te beleven!
Alkmaar – met haar historische binnenstad en prachtig achterland – is de perfecte locatie voor mooie evenementen. Evenementen organiseren vereist een goede samenwerking tussen gemeente, ondernemers en organisatoren. Er hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden met de betrokkenen om ervaringen uit te wisselen. In deze notitie leest u de verbeterpunten die tijdens deze bijeenkomsten naar voren zijn gekomen. Daarnaast geeft de notitie aandachtspunten mee voor de toekomstige werkwijze bij evenementen in Alkmaar. Elly Konijn Wethouder Citymarketing & Evenementen
Inleiding Kaeskoppenstad, Plus Wandel4Daagse, Alkmaar Blues Express, Culinair Plaza, Open Monumentendag en Zandtovenaar. Wat zou Alkmaar zijn zonder dit soort festivals? Een stad zonder glans, luidt het nuchtere antwoord. Ontdaan van bewoners en bezoekers die samenkomen, zich vermaken, winkelen en anderszins waarde toevoegen.
Evenementen – gespreid in tijd en over uiteenlopende locaties – maken een stad aantrekkelijk en levendig. Alkmaar bruist dankzij ondernemers en vrijwilligers die hun verbeelding de vrije loop laten en het publiek iets willen bieden. De gemeente onderkent het belang van deze Alkmaar promotie en wil vanuit haar rol maximaal bijdragen aan een gunstig ‘evenementenklimaat’. Wie kunnen aan dat klimaat beter inhoud geven dan de evenementenorganisatoren zelf? Deze notitie reflecteert de uitkomsten van twee bijeenkomsten die met hen (en aanverwante partijen zoals de facilitatoren van evenementen en eigenaren van evenementenlocaties) hebben plaatsgevonden. Het bevat enerzijds concrete verbeterpunten die door de gemeentelijke organisatie en de organisatoren zelf direct opgepakt kunnen worden en anderzijds aanbevelingen voor de toekomstige werkwijze. Maar we beginnen met een beschrijving van de context; het krachtenveld waarin de evenementennotitie tot stand is gekomen en die medebepalend is voor de betekenis en reikwijdte ervan.
3
Context van beleidsvorming Het huidige evenementenbeleid dateert uit 2007. Het is samen met het evenementenkader opgenomen in de nota ‘Evenementen in Alkmaar, een feest voor iedereen’.
Het evenementenbeleid heeft tot doel om te komen tot een samenhangend beleid voor evenementen die passen in het gemeentelijke economische, promotie- en citymarketingbeleid. Aandachtspunten zijn kwaliteitscriteria, clustering en thematisering en professionele organisatie.
aangesloten worden. Evenementen zijn een integraal en succesbepalend onderdeel van zo’n plan. Dit heeft geleid tot het in gang zetten van de oprichting van ‘Alkmaar Marketing’, voorlopig de werknaam voor een breed gedragen en slagvaardige centrale citymarketingorganisatie waarin alle relevante partijen zijn vertegenwoordigd. Per 1 januari 2015 moet deze organisatie van start gaan.
Geen nieuwe beleidsstukken Het evenementenkader heeft betrekking op de voorwaarden die gesteld worden aan het organiseren en houden van evenementen. 4 Het evenementenkader is in 2011 bijgewerkt. Momenteel worden aanvragen getoetst aan dit ‘Uitvoeringskader Evenementen 2011’. Wat hierin echter ontbreekt zijn criteria of sturingsinstrumenten waarmee we als stad kunnen vaststellen welke evenementen we georganiseerd willen hebben, op welke manier en door wie. Daarom is in het geactualiseerde actieprogramma College 2011-2014 opgenomen dat het bestaande evenementenbeleid een verdieping en uitwerking nodig heeft en als zodanig gepresenteerd moet worden aan de gemeenteraad.
Alkmaar Marketing Die stap krijgt nog een extra lading doordat de raad in de raadsvergadering van 3 juli 2012 (middels vaststelling van de Nota Strategie Citymarketing) opdracht heeft gegeven werk te maken van de vorming van een citymarketingorganisatie en de bijbehorende positionering van de stad. Met als doel om te komen tot een gezamenlijk plan van aanpak om de citymarketing in Alkmaar op een hoger niveau te brengen, waarbij ook marktpartijen
Het actualiseren van het evenementenbeleid enerzijds en het steeds grotere belang dat wordt gehecht aan citymarketing anderzijds culmineerde in 2013 in twee conferenties ‘Evenementen zijn meer dan publiekstrekkers’ op 4 juli en 29 oktober met organisatoren van evenementen en andere stakeholders (horeca, toeleveranciers). Hun inbreng zou aan de basis moeten liggen van een nieuwe werkwijze , nu en in de toekomst, en de inspanningen om Alkmaar nog beter op de kaart te zetten als ‘place to be’ (in plaats van alleen ‘place to shop’). Voor een indruk van de conferentie van 4 juli zie http://www.alkmaarcentraal.nl/nieuws/gemeentealkmaar/4207-gemeente-inventariseert-wensennieuw-evenementenbeleid-video Dit initiatief voor nieuw beleid kwam echter in een ander perspectief te staan vanwege de aanstaande fusie van Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer, waardoor er geen nieuw evenementenbeleid voor de fusiedatum wordt vastgesteld. Daarentegen wil Alkmaar stappen blijven zetten om een nog vruchtbaardere voedingsbodem voor afwisselende en onvergetelijke evenementen te creëren. Deze notitie biedt daarvoor concrete handvatten.
Huidige evenementeninfrastructuur en werkwijze De twee conferenties met evenementorganisatoren vonden plaats in een constructieve sfeer. De deelnemers waren overwegend positief over de mogelijkheden om in Alkmaar iets moois neer te zetten. Hoofdconclusie was dat wat goed werkt behouden moet blijven. Daarbij werd vooral verwezen naar de gemeentelijke faciliteiten voor het aanvragen en inbedden van evenementen.
Deze faciliteiten bestaan uit: Stichting Promotie Alkmaar (SPA) (Alkmaar Marketing) Opgericht in 2002 door gemeente en ondernemers en verantwoordelijk voor stadspromotie. Dit omvat de volgende taken: promotie van evenementen en activiteiten, Alkmaar Pas en evenementendesk. De Alkmaar Evenementendesk is het (eerstelijns) aanspreekpunt voor organisatoren van met name nieuwe evenementen. Immers, uit de praktijk blijkt dat organisatoren van terugkerende evenementen hun weg rechtstreeks naar de evenementencommissie inmiddels wel weten te vinden. De evenementendesk is verantwoordelijk voor: • signalering, advisering en doorverwijzing betreffende vergunningverlening, facilitaire zaken (zoals beschikbare
(sport-)accommodaties) en subsidie- en sponsormogelijkheden; • informatieverstrekking naar en advisering van evenementenorganisatoren; • a ctieve begeleiding van nader te selecteren beeldbepalende en mogelijk ook onderscheidende evenementen (Brandevenementen) naar partners in de stad; •p rogrammering/clustering: zo goed mogelijke afstemming van evenementen in tijd en soort met de evenementenkalender als leidraad; •p romotie van evenementen en activiteiten. Gemeentelijke Evenementencommissie Bestaat uit vertegenwoordigers van politie, brandweer, verkeer, vergunningen, geneeskundige hulpverleningsorganisaties in de regio (gebundeld in de GHOR) en SPA (AM). In deze commissie worden alle aanvragen getoetst aan bestaande wet- en regelgeving en gemeentelijk beleid en worden de aspecten van openbare orde, veiligheid en verkeer doorgenomen. Dat leidt veelal tot de verlening van een vergunning onder voorwaarden. Tevens evalueert de commissie na afloop bepaalde evenementen.
Actiepunten Evenementenorganisatoren zijn praktisch ingestelde mensen. Zij hebben tijdens de conferenties concrete verbeterpunten aangedragen in de samenwerking met de gemeente. Dit om miscommunicatie te voorkomen en tot een vlottere organisatie van evenementen te komen. Een overzicht, met daarbij ook de (geplande) verbeteracties van de gemeente. D e organisatoren hebben behoefte aan contact, afstemming en stroomlijning. Waarom geen gewoonte maken van gezamenlijke bijeenkomsten? Die zouden in het teken kunnen staan van een thema of voorstel waarbij de mening van de organisatoren ertoe doet. Wellicht op locatie of bij een evenement zelf. In 2015 worden in februari en september nieuwe bijeenkomsten met evenementenorganisatoren en aanverwante partijen ingepland. E en evenementenkalender is een handig instrument voor organisatoren. Zo is snel te zien welke initiatieven wanneer spelen en waar men eventueel bij kan aanhaken.
De evenementenkalender wordt voor het volgend seizoen opgepakt en zal beschikbaar zijn via de website van SPA. Het is daarbij wenselijk dat de planning verder strekt dan de aanvraagperiode van de vergunning. H et streven is bij geselecteerde, beeldbepalende evenementen (Brandevenementen) een evaluatie te verzorgen binnen twee maanden na uitvoering. De organisatie neemt de evaluatiepunten mee bij een volgende editie. Er is een format beschikbaar voor de evaluaties. Zij worden in de evenementencommissie besproken. SPA en gemeente meten de economische effecten van de Brandevenementen. O rganisatoren maken zich zorgen dat kleine evenementen en festivals verdwijnen als de visie van de gemeente erop is gericht om te komen tot een paar grote evenementen per jaar. Kleine evenementen worden niet vergeten. Hier kan clustering uitkomst bieden. De evenementendesk speelt een sturende rol in dit proces.
5
H et proces van een vergunning aanvragen is complex. De gemeente moet organisatoren van vooral jaarlijkse evenementen meer tegemoetkomen. Nu moeten zij iedere keer opnieuw alles aanvragen, terwijl het evenement grotendeels hetzelfde is gebleven. Vanuit het project dereguleren NU! wordt bekeken of het aanvraagformulier te vereenvoudigen is en zodanig aan te passen dat een aanvraag van het jaar daarvoor gebruikt kan worden. D e organisatoren geven uitdrukkelijk aan dat zij willen dat de gemeente zich faciliterend blijft opstellen bij het organiseren van evenementen. ‘Meedenken’ is zeer welkom. Ondersteuning is verzekerd via de begeleiding door SPA en evenementencommissie, subsidies en sponsoring, individuele afspraken per evenement en door toewijzing van een evenementencoördinator (bij bepaalde evenementen).
H et toekennen van een subsidie betekent niet dat automatisch ook een vergunning wordt verstrekt (en omgekeerd). Dat leidt weleens tot onduidelijkheid. In de subsidiecriteria zal standaard opgenomen worden dat het verlenen van de subsidie onder voorwaarde geschiedt van een vergunning en vice versa. O rganisatoren die meerdere evenementen per jaar organiseren zijn erg gebaat bij een verzamel- of parapluvergunning. Dit verlicht de administratieve belasting. Echter, dit is niet mogelijk voor alle organisatoren/geclusterde evenementen. Parapluvergunningen kunnen afgegeven worden wanneer een evenementenorganisator alle aanvragen in één keer en volledig compleet (voorzien van indelingstekening, draaiboek, veiligheidsplan, programma et cetera) indient en de plannen in de aanloop naar een evenement niet meer gaat aanpassen.
Aanbevelingen voor de toekomstige werkwijze Als Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer samengaan, lijkt het aantrekkelijker dan ooit om citymarketing te bedrijven. Het geheel is meer dan de optelsom der delen, zeker hier. De nieuwe gemeente heeft veel te bieden, namelijk een krachtige combinatie van stedelijke allure, landelijke cultuurhistorie en natuurschoon.
6
Maar wat moet de uitstraling precies zijn? En hoe passen evenementen in dat beeld én versterken zij het? Na de fusie zal ook op dit punt bestaand beleid worden geharmoniseerd en aangevuld met nieuwe ideeën en invalshoeken. Tijdens de twee conferenties keken de organisatoren verder dan de praktijk van alledag. Zij formuleerden een serie aandachtspunten die prima te vertalen zijn naar een toekomstige werkwijze voor het organiseren van evenementen. Ook nu gold weer: laten we niet veranderen wat al goed werkt. Een overzicht van de aandachtspunten
Het aanwijzen van Brandevenementen De gemeente wil in het kader van de profilering van de stad zich in het bijzonder richten op die evenementen die aansluiten op de citymarketingpijlers en Alkmaar op brede schaal neerzetten. Dit zijn de Brandevenementen. Zij worden door de gemeente extra gefaciliteerd op het gebied van aanvragen, materialen, financiering, promotie, openbare orde en veiligheid. V oorstel voor de toekomstige werkwijze: de citymarketingpijlers zijn leidend voor de definitie van ‘Brandevenementen’. Deze categorie kan op extra ondersteuning rekenen.
Onderscheid tussen lokale en landelijke evenementen Het ene evenement is het andere niet. Is het een lokaal of regionaal feest of heeft het een landelijke uitstraling? Bij dat onderscheid hoort een andere vorm van ondersteuning, van SPA (AM) en van alle afdelingen binnen de gemeente. Daar zijn heldere afspraken over gemaakt. Lokale organisatoren van bijvoorbeeld Kaeskoppenstad, IJsplein en Alkmaar Outletdag, zetten hun eigen netwerk in en kunnen hun weg (met wat hulp) goed vinden binnen de procedures en beschikbare faciliteiten. De grotere evenementen met landelijke aantrekkingskracht vereisen een andere benadering. Hierachter gaan niet alleen andere kostenplaatjes schuil, maar ook andere organiserende partijen, vaak zonder binding met deze regio. Zij wensen een duidelijke begeleiding van de gemeente, in het hele traject van organisatie tot en met nazorg. Je kunt als gemeente zelf de organisatoren benaderen om dit soort exclusieve happenings naar de stad toe te halen. Denk aan de Childrens Games, Slam FM, 538 voor War Child en Zandtovenaar. V oorstel voor de toekomstige werkwijze: bij de aanpak van een evenement wordt een uitsplitsing gemaakt tussen lokaal/regionale evenementen en die met een landelijke of zelfs een (inter)nationale uitstraling. Gemeente Alkmaar is twee keer per jaar gastheer van een evenement in de laatstgenoemde categorie.
De gemeente heeft de volgende taken bij evenementen met een (inter)nationale uitstraling: • het binnenhalen van het evenement: de acquisitie; • het begeleiden van het evenement: de vergunningverlening, extra faciliteiten, het waarborgen van openbare orde en veiligheid et cetera. Met SPA (AM) wordt nauw samengewerkt in de acquisitieen organisatiefase, de promotie van de stad en de ‘aftersales’. Uit ervaring blijkt dat grote (inter)nationale evenementen zoveel ondersteuning, begeleiding en verantwoording vergen van een gemeente dat een centrale regie nodig is. Voorstel voor de toekomstige werkwijze: om de gemeentelijke taken voor Brandevenementen en (inter)nationale evenementen goed te coördineren, wordt binnen de gemeente een centrale evenementencoördinator benoemd.
Op tijd zekerheid over locatie, datum en tijdstip Voor organisatoren wordt het steeds belangrijker om vroegtijdig zekerheid te krijgen over locatie, datum en tijdstip voor hun evenement. Struikelblok hierbij is dat de vergunning voor een evenement nu niet eerder kan worden aangevraagd dan een half jaar voor de uitvoering. Te laat voor een zorgvuldige organisatie en spreiding van risico’s. Voorstel voor de toekomstige werkwijze: organisatoren krijgen eerder dan de datum van indiening van de vergunning zekerheid over locatie, datum en tijdstip voor hun evenement. Onder de voorwaarde dat ze aan alle overige voorschriften kunnen voldoen.
Meer structuur in subsidietoekenning Organisatoren willen alle wegen bewandelen om een goed en financieel solide evenement te organiseren, inclusief het verkrijgen van subsidie. Zij hebben hierbij drie hoofdvragen: via welk kanaal kan ik subsidie aanvragen, wanneer kom ik in aanmerking voor subsidie en hoe/onder welke voorwaarden
kan ik de eventueel toegekende subsidie ontvangen? Nu is onduidelijkheid troef. Subsidieaanvragen komen via diverse kanalen de gemeentelijke organisatie binnen. Het is voor organisatoren soms niet helder waar ze terecht kunnen en de gemeente weet intern niet altijd of een organisatie al via een andere afdeling subsidie ontvangt. Bovendien zijn er verschillende vormen waarin organisatoren subsidie ontvangen. Tot slot denken organisatoren ten onrechte dat de toekenning van een subsidie ook vergunningverlening inhoudt of andersom. Voorstel voor de toekomstige werkwijze: het proces van subsidie aanvragen wordt efficiënter vormgegeven door de komst van een centraal aanspreekpunt bij de gemeente en het inzichtelijk maken van de bestaande subsidievormen.
Handzame handleiding voor het organiseren van evenementen Een beleidskader evenementen (een feest voor iedereen), een uitvoeringskader evenementen 2011 en een handboek evenementen. Wie een evenement wil organiseren, kan verschillende bronnen raadplegen. Daarbij is vaak niet helder waar nu wat staat en wat van toepassing is. Voorstel voor de toekomstige werkwijze: omwille van de eenduidigheid en compactheid worden de verschillende beleids- en uitvoeringsnotities met betrekking tot evenementen in één document samengevoegd.
Eigen locatie Organisatoren kiezen graag hun eigen locatie. Een die passend is bij het karakter van hun evenement. De gemeente faciliteert dit indien de bestemming het toelaat, dan wel een ontheffing van het bestemmingsplan kan worden verleend. Voorstel voor de toekomstige werkwijze: de gemeente faciliteert het houden van evenementen op specifieke locaties.
7
Evenemententerrein
Regionale afstemming
Alkmaar heeft behoefte aan een plek voor grotere evenementen (een circus of muziekevenement). Daar kunnen dan ook de exploitanten van de zomerkermis verblijven.
De regio is gebaat bij een pluriform en in tijd en plaats goed gespreid evenementenaanbod. Maar hoe maak je dat waar?
Voorstel voor de toekomstige werkwijze: de gemeente heeft een evenemententerrein voor grotere evenementen.
Bewezen track-record
Voorstel voor de toekomstige werkwijze: gemeenten zorgen voor onderlinge afstemming van evenementen, niet alleen van sport-, maar ook van culturele en economische evenementen. Dit moet wel worden verankerd in beleid, zodat er ook daadwerkelijk sturing plaats kan vinden.
De wens is uitgesproken om te komen tot een eerlijkere toewijzing van locaties in plaats van ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’. Voorstel voor de toekomstige werkwijze: organisatoren, die positief geëvalueerd zijn, krijgen voorrang bij de toewijzing van locaties. Dit blijft wel onder voorbehoud van de te verlenen vergunning.
Conclusie Citymarketing in Alkmaar is niet nieuw noch de organisatie van evenementen. Wel wordt deze combinatie de laatste jaren steeds serieuzer opgepakt en uitgediept, vanuit een groeiend besef dat het niet alleen zorgt voor vermaak en ontspanning, maar ook voor een flinke economische spin-off. Dat is ook de reden waarom gemeente, evenementorganisatoren en aanverwante partijen de koppen bij elkaar hebben gestoken in twee conferenties. We doen het al goed, maar het kan nog beter. Met ‘publiekstrekkers’ die soepel georganiseerd worden en nog meer waarde toevoegen aan de stad. Op de twee bijeenkomsten zijn tal van suggesties en voorstellen gedaan om de werkwijze rondom evenementen efficiënter te laten verlopen.
Alkmaar gaat een periode in met een fusie. Dat laat onverlet dat ook de nieuwe gemeente een uitgebalanceerde en krachtige werkwijze voor evenementen zal bepleiten. De markt vraagt erom en de maatschappelijke revenuen zijn simpelweg te groot en aanlokkelijk om links te laten liggen. Met de aanbevelingen in deze notitie willen we richting geven aan deze nieuwe werkwijze. Maar we kijken gelijk naar de huidige praktijk en pakken de verbeterpunten en ‘quick-wins’ op die eveneens worden opgesomd, in samenwerking met evenementorganisatoren zelf en met een toenemend begrip voor elkaars belangen en behoeften. Kortom, bruisend naar een nieuwe werkwijze. Omdat vitaliteit loont. Omdat Alkmaar het echt verdient.
November 2014
