Februari 2005 versie 1.0
Gebruik van deze handleiding De basishandleiding voor BSCW is bedoeld om medewerkers en opdrachtgevers te ondersteunen bij het eerste gebruik van BSCW. Deze handleiding beschrijft niet alle mogelijkheden van BSCW uitputtend, maar helpt u op weg bij het werken met BSCW. Gaandeweg zult u steeds meer onderdelen gaan verkennen en gebruiken. Als u snel aan de slag wilt, lees dan het onderdeel Basishandelingen stap voor stap (p. 14). Dit onderdeel laat u kennismaken met functies van BSCW doordat u er zelf mee werkt. Voor een gedegener voorbereiding en achtergrondinformatie begint u met Basisbegrippen en onderdelen van BSCW (p. 6), gevolgd door Basishandelingen stap voor stap. Het onderdeel Basisbegrippen en onderdelen van BSCW (p. 6) kunt u ook als naslag gebruiken. Actuele informatie over BSCW en het gebruik ervan op de digitale Milieutafel kunt u lezen op de BSCW-inlogpagina http://www.milieutafel.nl/toegangspoort.html. Hier vindt u ook veelgestelde vragen, oefeningen en handleidingen.
Uitgangspunten • • • •
•
De voorbeelden in deze handleiding zijn gebaseerd op de Engelstalige MS Internet Explorer, met Nederlands als ingestelde taal. Een aantal opeenvolgende menukeuzen wordt weergegeven door middel van !, bijvoorbeeld Bestand ! Deel ! Uitnodigen lid Een aanklikbare knop, bijvoorbeeld OK, wordt als volgt weergegeven: [OK] Bijna alle acties binnen BSCW kunnen op meerdere manieren, via één of meer menu’s, via de snelknoppen of via de actieknop, worden bewerkstelligd. In deze handleiding wordt in de meeste gevallen maar een alternatief beschreven. Dit is niet noodzakelijk de beste of snelste manier, maar bedoeld om u te laten kennismaken met de verschillende mogelijke werkwijzen. De schermafdrukken in deze handleiding zijn slechts een indicatie. Wat u op het scherm ziet, kan afwijken afhankelijk van de situatie. Ook de menu’s zijn contextafhankelijk.
Inhoud Introductie .............................................................................................................. 5 Wat is BSCW? ...........................................................................................................5 Basisbegrippen en onderdelen van BSCW.................................................................. 6 De onderdelen van het BSCW-scherm ...........................................................................6 De menu’s in het BSCW-scherm...................................................................................7 Menubalk met uitrolmenu’s......................................................................................7 Snelknoppen .........................................................................................................7 Persoonlijke pictogrammen ......................................................................................7 Selectiemenubalk...................................................................................................8 Belangrijke begrippen in BSCW ....................................................................................9 Werkruimte...........................................................................................................9 Leden ..................................................................................................................9 Mappen .............................................................................................................. 10 Objecten in BSCW ................................................................................................ 10 Versiebeheer en vergrendelen van documenten......................................................... 11 Adresboek .......................................................................................................... 11 Prullenbak .......................................................................................................... 11 Kalender............................................................................................................. 11 Klembord............................................................................................................ 11 Historie en attendering ......................................................................................... 11 Ruimtebeheer ......................................................................................................... 13 Basishandelingen stap voor stap ............................................................................ 14 Toegang tot BSCW (inloggen).................................................................................... 14 Een map maken ...................................................................................................... 14 Uw werkruimte delen ............................................................................................... 15 BSCW-gebruikers zoeken .......................................................................................... 15 Zoeken .................................................................................................................. 16 Personen opnemen in uw adresboek ........................................................................... 16 Een document uit BSCW openen of opslaan op uw computer........................................... 16 Een document in een map plaatsen ............................................................................ 17 Een document vervangen ......................................................................................... 18 Documenten onder versiebeheer ................................................................................ 18 Documenten en mappen verwijderen .......................................................................... 18 Documenten beveiligen ............................................................................................ 19 Commentaar op een document geven ......................................................................... 19 Een discussie starten en deelnemen aan een discussie ................................................... 20 Een internetadres (URL) opslaan ................................................................................ 20 Informatie over een object opvragen .......................................................................... 20 Een (groeps)kalender gebruiken ................................................................................ 20 Leden verwijderen ................................................................................................... 22 Deelname aan een werkruimte beëindigen ................................................................... 22 Tips voor het samenwerken in BSCW ...................................................................... 23 Index..................................................................................................................... 24 Bijlagen ................................................................................................................. 24 Pictogrammenoverzicht ............................................................................................ 25 Overzicht menu-opties ............................................................................................. 26 Mogelijkheden van de actieknop................................................................................. 27 PC-instellingen voor het gebruik van BSCW..................................................................28 Taalvoorkeur.......................................................................................................28
pagina 4 van 34
Introductie Wat is BSCW? BSCW is de afkorting van Basic Support for Cooperative Work. Het is een groupwaretoepassing, waarmee u kunt samenwerken via Internet. Met behulp van BSCW kunt u, overal en altijd, samenwerken in groepen, in projecten en bijvoorbeeld met collega’s, opdrachtgevers en aannemers. Het enige dat u hiervoor nodig hebt is toegang tot de BSCW-server die aan het Internet gekoppeld is. Door de Coördinator worden de gebruikersnamen en wachtwoorden verstrekt. Binnen BSCW werkt u met anderen in gedeelde werk- of projectruimten (werkruimtes of workspaces). Een werkruimte kunt u zien als een map (folder of directory) waarvoor deelnemers zijn uitgenodigd. Een werkruimte kan verschillende soorten informatie bevatten zoals documenten, tekeningen, memo’s, presentaties, gebruikersinformatie, mappen en andere werkruimten. Dit noemen we objecten. Deze objecten zijn toegankelijk voor iedereen die is uitgenodigd voor de werkruimte, bijvoorbeeld de deelnemers in een project. Gebruikers kunnen objecten plaatsen (uploaden), bekijken, ophalen (downloaden), wijzigingen aanbrengen (met of zonder versiebeheer), commentaar leveren, mensen uitnodigen om te reageren, etc. Groepen kunnen zelf de toegang tot de werkruimte regelen en nieuwe leden uitnodigen. Zij zijn hierbij niet afhankelijk van anderen en de administratieve overhead is minimaal. Wanneer zich in een werkruimte veranderingen voordoen, kan BSCW u daarvan op de hoogte stellen. Ook kunt u in de werkruimte laten aangeven waar veranderingen hebben plaatsgevonden. Zo blijft u altijd op de hoogte van wijzigingen en kunt u de voortgang volgen. BSCW kan externe tools zoals MS Netmeeting integreren waardoor ook synchrone communicatie mogelijk is.
pagina 5 van 28
Basisbegrippen en onderdelen van BSCW Voordat u BSCW gaat gebruiken, is het verstandig om kennis te maken met de belangrijkste onderdelen en enkele basisbegrippen te kennen.
De onderdelen van het BSCW-scherm Na het inloggen komt u in uw persoonlijke werkruimte. U ziet een scherm zoals het volgende.
De belangrijkste onderdelen worden hieronder kort toegelicht. Een uitgebreidere beschrijving volgt daarna. Boven aan het scherm (onder het logo) vind u een menubalk met uitklapmenu’s. Hiermee kunt u navigeren en verschillende objecten in een werkruimte manipuleren. Daaronder vindt u een aantal snelknoppen, dit zijn pictogrammen (iconen) voor het aanmaken van documenten en mappen, opvragen van informatie en het plaatsen van een zoekvraag. Deze knoppen kunnen worden uitgezet. Onder deze pictogrammen vindt u een locatiebalk die aangeeft waar u zich bevindt. Aan de rechterzijde van het scherm vindt u een rij persoonlijke pictogrammen die binnen iedere map of werkruimte voor u beschikbaar zijn en waarmee u snel naar een aantal persoonlijke onderdelen kunt gaan. Daaronder vindt u de selectiemenubalk. De acties hierin kunnen worden toegepast op geselecteerde objecten. Selecteer een object door het hokje ervoor aan te kruisen. Als u het op het oranje kruisje in de selectiemenubalk klikt, worden alle objecten in de map geselecteerd. De objecten in de map staan daaronder. Aan het symbool of pictogram dat er voor staat, kunt u zien of het een map of een document van een bepaald type betreft. De weergave van objecten wordt besproken op p.10. Rechts van elk object staat de actieknop. Klikken hierop toont een menu met mogelijk acties voor dit object. pagina 6 van 28
De verschillende menu-onderdelen worden hieronder per menu toegelicht. Een uitgebreid overzicht van pictogrammen of iconen die BSCW gebruikt en hun betekenis vindt u in de bijlage.
De menu’s in het BSCW-scherm Er zijn verschillende menu’s te zien in het BSCW-scherm. Deze kunnen per situatie verschillen. De opties van de menu’s worden hieronder beschreven. Een uitgebreid overzicht van alle menuopties, vindt u in de bijlage.
Menubalk met uitrolmenu’s
De menubalk met uitrolmenu’s voert handelingen op objecten in de huidige map uit. De meeste acties zijn ook via andere menu’s mogelijk. De menubalk bovenaan in het BSCW-venster bestaat, afhankelijk van de situatie, uit de volgende uitrolmenu’s: Bestand Kalender Bewerk Beeld Opties Ga naar Help
Hier vindt u de menuopties om nieuwe objecten te maken (Nieuw), de historie van uw mappen zien en te synchroniseren en zoekopdrachten geven. Bevat de belangrijkste opdrachten voor de kalender, zoals Nieuw om een afspraak te maken Bevat o.a. de opties Knip, Plak, Verwijder en Selecteer. Hiermee kunt u de weergave van de objecten aanpassen. U kunt bijvoorbeeld het tonen van de snelknoppen en beschrijvingen instellen. Hiermee kunt u de instellingen van BSCW wijzigingen. De belangrijkste mogelijkheid van dit menu is Standaard gebeurtenisfilter, waarmee u kunt instellen hoe BSCW u van gebeurtenissen op de hoogte houdt. Hiermee kunt u naar dezelfde locaties als met de persoonlijke pictogrammen (zie hieronder) . Geeft toegang tot verschillende documenten en website waar u een antwoord op uw vraag kunt vinden.
Snelknoppen De snelknoppen, linksboven in het BSCW-venster, geven direct toegang tot veelgebruikte onderdelen van andere menu’s. De snelknoppen kunnen worden aangezet via Instellingen in de menubalk. De snelknoppen kunnen per situatie verschillen. Meer info
Toont de informatiepagina van het object. Deze laat o.a. de naam en de toegangsrechten voor het object zien.
Plak
Dit icoon verschijnt als u een object hebt gekopieerd of geknipt en het object op het Klembord geplaatst is. Als u hier op klikt, wordt het object in de huidige map geplaatst.
Zoek
Hiermee kunt u binnen de huidige map laten zoeken naar documenten, mappen, URL’s of discussies met door u opgegeven eigenschappen.
Nodig lid uit
Hiermee kunt u, via uw adresboek, de huidige map met anderen delen.
Voeg discussie toe
Met deze knop kunt u een discussie starten.
Voeg map toe
Gebruik deze knop als u een nieuwe map wilt maken.
Voeg document toe
Hiermee kunt u een document van uw PC- of netwerkschijf ophalen en in BSCW opslaan
Persoonlijke pictogrammen De persoonlijke pictogrammen vindt u rechtsboven aan het scherm. Hiermee kunt u snel naar een van de volgende, persoonlijke onderdelen van BSCW.
pagina 7 van 28
Werkruimte
Brengt u terug naar de map waar u vandaan komt. Gebruik deze knop als u bijvoorbeeld in een kalender werkt. Een volgende klik brengt u naar uw persoonlijke werkruimte.
Publieke Ruimte
Geeft toegang tot de ruimte op de BSCW-server die openbaar toegankelijk is.
Klembord
Laat de inhoud van u privé-klembord zien. Hierop staan tijdelijk de bestanden die u geknipt of gekopieerd hebt. Als er iets op het klembord staat, ziet u dat aan het pictogram.
Prullenbak
Hierin staan de objecten die u verwijderd hebt. Pas als u ze uit deze privé-prullenbak verwijdert, zijn ze definitief verdwenen. Aan het icoon kunt u zien dat er iets in de prullenbak staat.
Adresboek
Toont een lijst van de BSCW-gebruikers en hun gegevens die in uw privé-adresboek staan.
Kalender
Toont uw persoonlijke kalender. Deze kalender is voor privé-gebruik en kunt u niet delen met anderen.
Selectiemenubalk De onderdelen van de selectiemenubalk zijn vaak van toepassing, zoals de naam al aangeeft, op geselecteerde objecten. De zichtbare onderdelen kunnen per situatie verschillen. U selecteert een object door het hokje dat ervoor staat aan te vinken . Als u alle objecten ineens wilt selecteren, kunt u het oranje vakje in de selectiemenubalk aanklikken. aankruisvakje
aan om alle objecten in de map te selecteren. Een Klik dit oranje vakje voor de objectnaam geeft aan dat het object is geselecteerd. vinkje
synchroniseer
Hiermee geeft u aan op de hoogte te zijn van de gebeurtenissen in de map. De gebeurtenisiconen achter de objecten in de map verdwijnen.
verstuur
Hiermee kunt u het object als bijlage per e-mail versturen
e-mail naar
Start een nieuw bericht in een mailprogramma om te versturen naar de betreffende persoon of personen.
naar adresboek
Plaatst de geselecteerde personen in uw privé-adresboek. Als u geen selectie heeft gemaakt, wordt de groep als geheel in uw adresboek opgenomen.
kopieer
Plaatst een kopie op het Klembord zodat u het vandaaruit kunt plakken in een andere map.
link
Plaats een verwijzing (hyperlink) naar dit object op het Klembord. Van hier kunt u de link naar het object in een andere map plaatsen. Wijzigingen in het object worden op beide plaatsen doorgevoerd. Het blijft één fysiek object binnen BSCW.
knip
Verwijdert het geselecteerde object en plaatst een kopie op het Klembord.
verwijder
Verwijdert het geselecteerde object.
archiveer
Maakt een archief (zip- of tar-formaat) van de geselecteerde bestanden.
waardeer
Laat u de inhoud van het document op kwaliteit beoordelen.
haal URL op
Haalt de inhoud van de internetpagina op en plaatst deze in de map.
verifieer URL
Controleert de beschikbaarheid van een URL (internetadres)
pagina 8 van 28
Belangrijke begrippen in BSCW Om de mogelijkheden van BSCW goed te kunnen benutten, is het belangrijk kennis te maken met onderstaande begrippen.
Werkruimte Een werkruimte is een map (folder of directory) die wordt gedeeld door de personen die voor de werkruimte zijn uitgenodigd. Deze personen noemen we de leden van de werkruimte. Een werkruimte kan verschillende soorten informatie bevatten zoals documenten, tekeningen, memo’s, presentaties, gebruikersinformatie, mappen en andere werkruimten. Deze objecten zijn toegankelijk voor iedereen die is uitgenodigd voor de werkruimte, bijvoorbeeld de deelnemers in een project. Na het inloggen komt u in uw persoonlijke werkruimte, deze is te herkennen aan uw inlognaam. Uw persoonlijke werkruimte is de enige map die u niet kunt delen.
Leden Als u een map deelt met anderen, wordt deze map een werkruimte genoemd. De personen die toegang hebben tot de werkruimte, zijn de leden. U kunt zien wie de leden van een werkruimte zijn door op de hoofdjes achter de betreffende werkruimte te klikken. U kunt ook de voor de werkruimtenaam kiezen. U ziet dan in welke rol de leden zijn informatieknop uitgenodigd. De rol bepaalt welke rechten een lid heeft. De leden en hun rechten gelden voor alle mappen en hun submappen binnen de werkruimte, tenzij ze expliciet gewijzigd worden. U kunt, als u daartoe de rechten heeft, nieuwe leden uitnodigen (zie voor instructie p. 15, Uw werkruimte delen).
Rollen en rechten U kunt binnen BSCW leden voor uw werkruimte uitnodigen in de rollen die hieronder globaal beschreven worden: Coördinator
Dit is de rol met de meeste rechten. Een Coördinator kan de rollen van anderen wijzigen, e-mailtoegang op een map aanzetten en heeft verder de rechten van een Deelnemer.
Deelnemer
Dit is de standaardrol. Een deelnemer mag op objectniveau alles doen, bijvoorbeeld eigen documenten en die van anderen inzien, wijzigen en verwijderen. Daarnaast mag een Deelnemer leden in de map uitnodigen.
Geen rechten
Bovengenoemde rollen erven over naar onderliggende mappen. Deze rol is bedoeld om gebruikers alle rechten te ontnemen in een submap van een map waarin ze wel rechten hebben. Een voorbeeld: In een portfolio dat gedeeld wordt met een peergroup bevindt zich een map met vertrouwelijke documenten die slechts voor een beperkt aantal leden van de groep bedoeld zijn. De andere leden krijgen de rol Geen rechten.
Daarnaast kent BSCW nog de volgende rollen die niet kunnen worden toegewezen.
pagina 9 van 28
Eigenaar
BSCW maakt degene die een object aan een map toevoegt automatisch Eigenaar van het object. Dat betekent dat de grootte van het object ten koste gaat van het beschikbare quotum van die persoon. De rechten zijn gelijk aan de rechten in de map waarin hij/zij het object plaatst. Als een andere deelnemer het object wist en verwijdert uit zijn prullenbak, komt het document in de prullenbak van de Eigenaar.
Medewerker
Deze rol wordt automatisch toegekend aan alle medewerkers bij aanmelding in BSCW.
Eigenschappen van rollen Rollen erven over naar submappen. Een gebruiker die in een bepaalde rol is uitgenodigd in een werkruimte, heeft die rol dus automatisch ook in alle submappen van die werkruimte. Beheerders van de werkruimte kunnen leden ook andere rollen toewijzen in submappen. Hierbij geldt in het algemeen dat de rechten van rollen bij elkaar worden opgeteld. In een submap kunnen rechten worden toegevoegd of ontnomen ten opzichte van de bovenliggende map. Geef hiertoe de persoon in de onderliggende map een andere rol door te kiezen voor Wijs rol toe en vervolgens de rollen en aanof uit te vinken. Let op: als u hier iemand rechten wilt ontnemen, mag alleen Geen Rechten aangevinkt zijn. Haal de andere vinkjes dus wel.
Mappen Een map is de plaats waarin u documenten en andere mappen kunt plaatsen. Mappen vormen de basis van BSCW, waarmee u uw werk en document kunt organiseren en beheren. Een gedeelde map wordt een werkruimte genoemd. De toegangsrechten worden bepaald in de werkruimte. In onderliggende mappen gelden dezelfde toegangsrechten.
Objecten in BSCW Objecten vormen de inhoud van een werkruimte. Documenten, tekeningen, memo’s, presentaties, gebruikersinformatie, mappen en andere werkruimten zijn allemaal objecten. Ze zijn toegankelijk voor alle leden van de werkruimte waarin ze staan. BSCW kent de volgende objecten, die u kunt maken, beheren en delen in een werkruimte. Het icoon links voor de objectnaam geeft het type aan. Document
URL (link)
Een document in BSCW kan elk type bestand zijn dat u kunt opslaan vanaf uw PC. Op het internet worden deze bestanden geïdentificeerd aan hun MIME-type, bijvoorbeeld Word, Excel, PDF. In BSCW wordt het MIME-type weergegeven door het icoon voor de bestandsnaam. Het vraagtekenicoon wordt gebruikt voor documenttypen die BSCW niet kent. Een verwijzing naar een internetadres, binnen of buiten BSCW
pagina 10 van 28
Map
Een map (folder) waarin BSCW-objecten bewaard kunnen worden.
Zoekopdracht
De resultaten van een opgeslagen zoekopdracht. De opdracht wordt bewaard, zodat u snel naar nieuwe resultaten kunt zoeken.
Kalender
Elke werkruimte kan één groepskalender bevatten, die toegankelijk is voor de leden van de werkruimte.
Discussie
Dit is een discussieplatform waar leden van een werkruimte hun mening over een onderwerp kunnen geven en kunnen reageren op elkaars standpunten.
Versiebeheer en vergrendelen van documenten Samenwerking in een gedeelde werkruimte betekent vaak dat een document door meerdere mensen bewerkt wordt. Om de geschiedenis van de veranderingen bij te houden, kan het document onder versiebeheer geplaatst worden. Een document onder versiebeheer wordt niet overschreven, maar telkens als het veranderd is wordt een nieuwe versie gemaakt als huidige versie. De eerdere versies blijven bewaard. Ze zijn te herkennen aan de versienummers (0.1, 0,2). U kunt ze openen via de informatiepagina van het document (zie p. 20). Om te voorkomen dat u tegelijkertijd aan een document werkt, kunt u via de actieknop het achter de documentnaam. Als u hierop klikt, document ‘vergrendelen’. Er verschijnt dan een kunt u eventuele verdere informatie over de vergrendeling zien en de vergrendeling weer ongedaan maken. Denk erom dat het een zachte vergrendeling is. Dit wil zeggen dat anderen deze vergrendeling zonder uw toestemming ongedaan kunnen maken. U ontvangt hierover wel achteraf per e-mail een bericht.
Adresboek Dit privé-adresboek wordt voornamelijk gebruikt om bekende personen voor een werkruimte uit te nodigen. Vanuit uw adresboek kunt u ook e-mail versturen aan de leden.
Prullenbak Verwijderde documenten komen allereerst in uw prullenbak terecht. Als u ze definitief wilt verwijderen en de verbruikte schijfruimte wilt vrijmaken, verwijdert u de documenten uit uw prullenbak. Als u een werkruimte verwijdert waarvan u de Eigenaar bent en die u deelt met anderen, blijft deze, inclusief inhoud, beschikbaar voor anderen tot de laatste deze weggegooid heeft. Dan komt de map(opnieuw) in uw prullenbak terecht, waar u hem definitief kunt verwijderen.
Kalender BSCW kent twee type kalenders, een persoonlijke kalender en een groepskalender In de privé-kalender onder de knop links, kunt u uw persoonlijke afspraken opslaan en desgewenst automatisch afspraken vanuit groepskalenders laten opnemen. Een groepskalender is een object in een gedeelde map en is gemeenschappelijk voor alle leden. Elke map kan zo’n kalender bevatten.
Klembord Uw klembord dient als tijdelijke, persoonlijke opslagruimte voor objecten die u geknipt of geplakt hebt of die u wilt linken. Als er een object op uw klembord staat, kunt u dat zien aan het pictogram. Bovendien is er een snelknop plakken bijgekomen, waarmee u het object in een andere map kunt neerzetten.
Historie en attendering BSCW registreert de veranderingen en acties in uw werkruimten. Binnen BSCW noemen we dit gebeurtenissen. U kunt hiervan op de hoogte blijven via e-mail en door middel van de iconen achter de objectnamen in de werkruimte.
pagina 11 van 28
BSCW houdt de geschiedenis van een object bij. In de laatste kolom, onder historie staan iconen die laten zien wat er met een object gebeurd is. Nieuw
Het object is nieuw.
Veranderd
Het object is veranderd.
Gelezen
Het object is gelezen, gekopieerd of geopend.
Verplaatst
Het object is verplaatst of op slot gezet
Gewijzigd
Een onderdeel in deze map of een van de submappen is gewijzigd.
Gebeurtenisfilter
Geeft aan dat de gebeurtenissen in deze map waarvan u op de hoogte wordt gehouden, afwijken van de standaard.
Wanneer u op een van die pictogrammen klikt, krijgt u een chronologisch overzicht van de klikken en vervolgens voor Historie kiezen voor acties te zien. U kunt ook op de aktieknop een compleet overzicht van alle gebeurtenissen in een map vanaf de aanmaakdatum.
Synchroniseren Wanneer u na lezing niet meer geïnteresseerd bent in de gebeurtenisinformatie kunt u deze achter het object aan te klikken. Vervolgens selecteert u de verwijderen door de actieknop optie Synchroniseren. U zult zien dat hiermee ook het oorspronkelijk aangeklikte pictogram verwijderd is. De volgende keer kunt u direct zien waar veranderingen hebben plaatsgevonden. U kunt in één keer alle gebeurtenispictogrammen verwijderen door de knop Synchroniseren in de menubalk te gebruiken. Deze actie heeft effect op alle onderliggende mappen. Een andere manier is het op het gebeurtenisicoon en in het gebeurtenisoverzicht dat verschijnt te klikken op de knop [Synchroniseer]. Synchroniseren creëert als het ware een nieuw beginpunt. Alle gebeurtenissen die hierna plaatsvinden, worden opnieuw met een gebeurtenispictogram weergegeven.
Attendering via e-mail BSCW houdt u desgewenst per e-mail op de hoogte van wijzigingen in uw werkruimtes via een dagelijks rapport per e-mail of direct bij een wijziging. Daarnaast kunt u aangeven welke gebeurtenispictogrammen u wilt zien in de mappen. BSCW maakt onderscheid tussen de volgende gebeurtenissen: Gelezen objecten Nieuwe objecten Verplaatste objecten Gewijzigde objecten
Wanneer Wanneer Wanneer Wanneer
iemand iemand iemand iemand
een een een een
object in de map leest of opent object in de map aanmaakt of plaatst object verplaatst object, of de eigenschappen, wijzigt
En u kunt kiezen voor de volgende manier van attenderen: Pictogram (gebeurtenissen) Er verschijnt een gebeurtenisicoon achter het object Dagelijks rapport De gebeurtenis wordt opgenomen in een rapport dat u dagelijks vanuit BSCW ontvangt Direct e-mail U ontvangt direct een rapport per e-mail Monitor applet Wordt niet ondersteund Wanneer u bijvoorbeeld alleen Nieuwe Objecten onder Direct E-mail heeft aangevinkt, ontvangt u automatisch bericht wanneer iemand een document plaatst. Attendering aanzetten gaat als volgt: ! ! ! !
Klik in de menubalk op Opties Kies Standaard Historie Vink de gewenste opties aan Klik op [OK]
pagina 12 van 28
U kunt deze instellingen vervolgens per object aanpassen, via de actieknop Gebeurtenissen
en de optie
Ruimtebeheer Omdat uw schijfruimte binnen BSCW beperkt is tot 100 MB, dient u verstandig om te gaan met deze ruimte en uw mappen regelmatig op te ruimen. Het volgende is hierbij belangrijk om te weten: Documenten op het klembord en uw prullenbak nemen ruimte in. Leeg ze daarom regelmatig. Het is eenvoudig om mappen te archiveren, bijvoorbeeld als ZIP-bestand, waarna u ze daarna op uw pc of netwerkschijf kunt bewaren en vervolgens verwijderen uit BSCW. Objecten die u hebt geplaatst en deelt met anderen blijven van u en gaan van uw quotum af, ook als u ze heeft weggegooid. Pas als de laatste persoon met wie u ze deelt, ze heeft weggegooid, komen ze in uw prullenbak, vanwaaruit u ze definitief kunt verwijderen. Als u het lidmaatschap van een map beëindigt, wees er dan zeker van dat de map geen documenten bevat, waarvan u de eigenaar bent. Als u niet meer bij de documenten kan, kunt u ze niet weggooien. Ze blijven dan ten koste van uw quotum gaan. Wees kieskeurig over wat u plaatst op BSCW. BSCW is niet bedoeld als persoonlijk archief maar om samen te werken met anderen.
pagina 13 van 28
Basishandelingen stap voor stap Toegang tot BSCW (inloggen) Start uw internetbrowser en typ het adres van de Digitale Milieutafel, www.milieutafel.nl, bevestig met [Enter] en navigeer naar de toegangspoort (linksonder). ! Kies daarna voor inloggen (links op het scherm). Het inlogvenster verschijnt. ! Vul hier uw gebruikersnaam (User name) en wachtwoord (Password) in. Als deze correct zijn ingevoerd komt u in uw persoonlijke ruimte (Home directory). ! Waarschijnlijk is uw persoonlijke ruimte in eerste instantie leeg. U ziet dan de BSCW-ruimte met daar in de tekst: Geen objecten op dit moment. U kunt nu zelf werkruimtes aanmaken. !
U kunt de link naar een werkruimte opslaan in de favorieten van uw browser. U komt dan, na het aanloggen, direct in de werkruimte terecht.
Een map maken Na het inloggen komt u in uw persoonlijke werkruimte, waarin u kunt zien tot welke mappen u toegang heeft. In onderstaande afbeelding zijn dat twee mappen (folders). De eerste heet Nieuwe Folder. Deze map is niet gedeeld. erachter. Daarom wordt De map 02 Projecten is wel gedeeld, wat te zien is aan de hoofdjes het een werkruimte genoemd.
U kunt zelf een map maken door aan te klikken. U kunt ook linksboven in het menu kiezen voor Bestand ! Nieuw ! Map. Doe dit vanuit de map waarin u de nieuwe map wilt plaatsen. In beide gevallen krijgt u het volgende scherm te zien. Vul waar Nieuwe map staat, de naam in die u uw map wilt geven,. Klik op [OK] en de map verschijnt in uw homefolder. De map is nog geen werkruimte. Hiervoor moet u de map delen.
pagina 14 van 28
Uw werkruimte delen Wanneer u een map gemaakt heeft, bent u het enige lid en tevens de eigenaar van deze map. Als u deze map wilt delen met anderen, en er dus een werkruimte van wilt maken, moet u leden uitnodigen. Kies hiervoor in de menubalk Bestand ! Deel ! Nodig lid uit, vanuit de map die u wilt delen. Het scherm hieronder verschijnt. Links ziet u in eerste instantie de personen die in uw adresboek staan. !
! ! !
!
! !
Klik in de linkerlijst, onder Selecteer Namen op de personen die u wilt uitnodigen. Houd, zoals gebruikelijk in Windows, de [Shift]toets ingedrukt om een aantal achtereenvolgende gebruikers uit de lijst te selecteren en de [Ctrl]-toets voor enkele losse gebruikers. Pas eventueel de rol aan bij Uitnodigen nieuwe leden als. Type, als u wilt, een uitnodigingstekst in het betreffende gedeelte van de pagina. Deze tekst wordt per mail verstuurd naar de nieuwe leden van de werkruimte. Klik op [OK] om de geselecteerde personen uit te nodigen. De map verschijnt in de homefolder van de nieuwe leden
U kunt in dit venster ook zoeken naar BSCW-gebruikers en deze daarna uitnodigen. ! Kies hiervoor rechtsboven in het scherm eerst waarnaar u wilt zoeken, bijvoorbeeld een medewerker waarvan u de achternaam weet. Vul de zoektekst in de balk onder Zoeken in. U kunt hierbij volstaan met een deel van de tekst, waarbij u de ontbrekende letters vooraan of achteraan kunt vervangen door een sterretje (*). Typ minimaal vier aaneengesloten letters, omdat het zoeken anders erg lang duurt. Zoeken op achternaam “jon*”, levert een lijst op van alle personen waarvan de achternaam met “jon” begint, bijvoorbeeld M. de Jong, W. Jonker. Klik op [Start Zoeken]. Onder Selecteer namen worden gebruikers toegevoegd die aan de criteria voldoen. De zoekopdrachten werken cumulatief, dat wil zeggen dat elk zoekresultaat wordt toegevoegd aan de al bestaande lijst onder Selecteer namen. U kunt ze selecteren zoals hierboven beschreven.
BSCW-gebruikers zoeken Als u de precieze naam of het precieze e-mail adres van een persoon niet weet, kunt ook u een gebruikerszoekvraag uitvoeren.
pagina 15 van 28
!
! !
!
! ! !
Klik op Bestand in de menubalk Klik op Zoek Kies Naar gebruiker. Het scherm hiernaast verschijnt
Vul (een deel van) de naam in. U kunt hier geen gebruik maken van ‘*”, maar wel een deel van de naam intypen. Als u het e-mailadres (of een ander kenmerk van de persoon) weet, kies dan e-mailadres (of het betreffende kenmerk) achter Voeg zoekterm toe en klik op [Toevoegen]. Haal dan eventueel het zoekveld naam weg, door te klikken op het vuilnisbakje erachter. Klik op [OK]. De lijst met zoekresultaten verschijnt. Klik op het pijltje achter de juiste naam. Klik op Naar adresboek. De persoon is nu aan uw adresboek toegevoegd.
Zoeken Binnen BSCW kunt u zoeken naar objecten (op attributen en full text) en personen binnen BSCW. U kunt bijvoorbeeld alle document zoeken in een map in een bepaalde periode geplaatst zijn. Wilt u alleen een zoekactie uitvoeren, doe dit dan via de menubalk Bestand ! Zoeken en kies hier de gewenste optie. U kunt de resultaten van een zoekactie ook opslaan. Ga dan via de menubalk naar Bestand ! Nieuw ! Zoeken en kies de gewenste optie. Als u binnen BSCW zoekt, selecteert u eerst waarbinnen u wilt zoeken. Vervolgens kunt u zoektermen toevoegen. Deze zoektermen kunt u vervolgens weer verwijderen door op het prullenbakje te klikken. Documenten zijn overigens pas de dag na plaatsing via zoeken op inhoud te vinden.
Personen opnemen in uw adresboek Deelnemers die u uitnodigt worden automatisch opgenomen in uw adresboek. Als u een gebruikerszoekvraag heeft uitgevoerd, kunt u de resultaten ook aan uw adresboek toevoegen. Verder kunt u vanuit elk overzicht van personen, zoals ledenlijsten, personen toevoegen aan uw adresboek.
Een document uit BSCW openen of opslaan op uw computer Uw document staat nu in BSCW. Anderen kunnen het eraf halen (downloaden) om het te lezen. U kunt zelf ook een document van een ander downloaden. Dit doet u door het aan te klikken. Gebruik hiervoor liefst de rechtermuisknop en kies vervolgens voor Open in New Window. U kunt dit uitproberen door een bestand dat u zelf in BSCW hebt gezet aan te klikken. pagina 16 van 28
Afhankelijk van de instellingen van uw browser, krijgt u nu eventueel eerst een waarschuwing te zien, zoals in de afbeelding hiernaast. Als u het bestand opent, kun u het ter plekke bekijken en eventueel printen. U kunt het ook meteen opslaan. Als u deze waarschuwing niet te zien krijgt, komt u direct in een scherm zoals hieronder. Als u het bestand wilt bewerken, doet u dat lokaal. !
Sla het bestand eerst op. Dit gaat het snelst door met de rechtermuis op het document te klikken en te kiezen voor Save Target As …
!
Kies zonodig bij Save As type All files.
!
Klik aan waar u het document wilt bewaren (bijvoorbeeld op A:). Klik op [Save] Open het document in het gewenste programma. Sla het bestand vervolgens lokaal op. Hierna kunt het bestand in BSCW terugplaatsen. (zie hieronder)
! ! !
De laatste mogelijkheid, afhankelijk van uw browserinstellingen, is dat het bestand automatisch in het juiste programma wordt geopend, waarna u het op de gebruikelijke manier kunt opslaan.
Een document in een map plaatsen In de map kunt u verschillende objecten bewaren. In de onderstaande afbeelding is de map Gezamelijke opdrachten geopend. In deze map staat een worddocument.
Als u inlogt in BSCW komt u in uw persoonlijke map. U kunt achter Lokatie: zien in welke map u zich bevindt. ! Open zonodig uw eigen map weer.
pagina 17 van 28
!
Voeg een document toe door links boven in beeld, in het menu, te kiezen voor Bestand ! Nieuw ! Document (of hieronder.
!
!
in het snelmenu). U ziet dan het scherm
Druk op [Browse] (Bladeren) en selecteer een document om in BSCW te zetten (uploaden). U kunt in plaats van [Browse] aan te klikken ook de volledige bestandsnaam van de document intikken, bijvoorbeeld: a:\Mijn documenten\proef.doc. Doe dit in de balk bij Lokale Bestand. Bij Documentnaam kunt u eventueel een andere naam opnemen voor gebruik binnen BSCW. Gebruik hierbij wel de originele extensie (.doc, .txt, .xls, etc.) zodat altijd duidelijk is wat voor soort document (MIME-type) het is. Verder hoeft u niets in te vullen. Klik op [OK] en u ziet het document in uw map staan.
Een document vervangen Wanneer u een document in een werkruimte heeft geplaatst kunt u het vervangen door de actieknop van het object aan te klikken. Vervolgens selecteert u de optie Vervang. De oudeversie wordt nu vervangen. Als u hier een document met dezelfde naam plaatst, bijvoorbeeld via Bestand ! Nieuw ! Document , blijft de oude versie, naast de nieuwe, bestaan. Wanneer u verschillende versies van een document naast elkaar wilt bewaren, kunt u het document onder versiebeheer plaatsen.
Documenten onder versiebeheer Documenten kunnen onder versiebeheer geplaatst worden, bijvoorbeeld in geval van een concept dat iemand nog moet aanpassen. Een dergelijk document is dan een document onder versiebeheer (versioned document) geworden waarvan de verschillende versies in de werkruimte beschikbaar blijven. U herkent een document onder versiebeheer aan het vetgedrukte versienummer tussen vierkante haken achter de objectnaam. Als het document onder versiebeheer is geplaatst, bevat deze pagina alle voorgaande versies. Tevens ziet u hier de opgegeven informatie bij de verschillende versies. Om informatie over voor het document. voorgaande versies te bekijken klikt u op het informatiepictogram U zet een document onder versiebeheer via de actieknop u de optie Start versiebeheer.
van het object. Vervolgens selecteert
Gebruik versiebeheer alleen als u de oude documenten echt wilt bewaren. Houd er rekening mee dat alle documenten, dus ook de verschillende versies, van uw gebruiksquotum afgaan. U kunt altijd eerdere versies verwijderen.
Documenten en mappen verwijderen U verwijdert een document of map door het selectievakje ervoor aan te vinken en vervolgens op verwijder in de selectiemenubalk te klikken. Het object komt nu in uw prullenbak. Als u het wilt verwijderen en de verbruikte schijfruimte wilt vrijmaken, verwijdert u de documenten of mappen uit uw prullenbak. U opent de prullenbak met het ikoon rechtsboven in het BSCW-venster. Als u een object verwijdert waarvan u de Eigenaar bent en dat u deelt met anderen, blijft het beschikbaar voor leden tot iedereen het weggegooid heeft. Dan komt het objec t(opnieuw) in uw prullenbak terecht, waar u het definitief kunt verwijderen.
pagina 18 van 28
Belangrijk bij het verwijderen van gedeelde objecten: 1. Verwijder altijd eerst de personen waarmee u het document of de map deelt, voordat u het object zelf weggooit. Gedeelde documenten zijn te herkennen aan de hoofdjes die er achter staan. Let op dat u uzelf niet verwijdert, want dan kunt u de map of het document niet meer bereiken. 2. Verwijder hierna eerst de objecten zelf en daarna pas (indien gewenst) de map waarin de objecten stonden. Doet u dit niet, dan blijven de objecten voor anderen zichtbaar en blijven ze ten koste gaan van uw diskruimtequotum, omdat u de eigenaar van het object bent.
Documenten beveiligen Het is mogelijk dat verschillende personen tegelijkertijd hetzelfde document proberen te veranderen. Een manier om dit te voorkomen is een slot bij een document (of object) te plaatsen. van het object aan te klikken. Vervolgens U zet een slot op een object door de actieknop selecteert u de optie Vergrendel. geplaatst. Als u hier op klikt, kunt u zien Bij het document wordt dan het pictogram Op slot door wie en wanneer het slot is geplaatst. Ondanks het slot blijft het mogelijk voor anderen het document te openen, lezen, te wijzigen en lokaal op te slaan. Het is dus een zachte vergrendeling. Een vergrendeld object kan alleen niet vervangen worden. Om het document te vervangen moet eerst het slot worden verwijderd. Dit kan en alleen door personen met de juiste rechten, met een klik op het pictogram Op slot vervolgens op [Ontgrendelen].
Commentaar op een document geven Door op de actieknop rechts van de documentnaam te klikken en vervolgens Voeg opmerking toe aan te klikken, kunt u aan het document een notitie hangen, bijvoorbeeld een commentaar, een toelichting, etc. ‘Voeg opmerking toe’ geeft u de mogelijkheid om direct tekst in BSCW op te nemen. ! Bij Type kiest u het soort opmerking dat van toepassing is. Een bijbehorend icoontje wordt aan de discussie toegevoegd. ! Achter Onderwerp vult u de naam in, bijvoorbeeld 'commentaar van Petra Vos op paper Bram Zegwaard'. In het Bericht-blok kunt u uw commentaar geven, bijvoorbeeld 'Ik ben het niet eens met ..., want ….’. ! Als u klaar bent, klikt u op [OK]. Achter de naam van het document staat nu het . Als u daarop discussie-pictogram klikt, krijgt u de opmerking te zien. Op deze notitie kan desgewenst weer gereageerd worden door op de te klikken en te kiezen actieknop voor Antwoord.
pagina 19 van 28
Een discussie starten en deelnemen aan een discussie Via de menubalk, Bestand ! Nieuw ! Discussie kan een discussie gestart worden. Alleen personen die lid zijn van de werkruimte hebben toegang tot deze discussie. Als u een discussie start, geeft u een naam aan de discussie. Vervolgens kunt u direct een eerste bijdrage aan de discussie leveren door het tekstvak in te vullen. Anderen kunnen op uw of elkaars bijdrage reageren of een nieuwe opmerking (discussielijn) op het hoogste niveau plaatsen. Dit gaat als volgt. Kies in het uitrolmenu voor Bestand ! Nieuw ! Opmerking. Het reageren op een opmerking gaat hetzelfde als commentaar aan een document toevoegen. Dit is hierboven beschreven.
Een internetadres (URL) opslaan Voeg een Internetadres toe door links boven in beeld te kiezen voor Bestand ! Nieuw ! URL. Vul in het invulscherm achter http:// het internetadres in, bv: www.milieutafel.nl. U kunt nog meer invullen, of alleen creëren URL link aanklikken. Klik op [OK] en de link staat in uw map. U kunt ook kiezen Ophalen document vanaf URL om een kopie te maken van de pagina als BSCW-object.
Informatie over een object opvragen Klik op het icoon links om de informatiepagina van een object te laten zien. De informatie verschilt per type object. Hier ziet u de informatiepagina van een URL.
Een (groeps)kalender gebruiken Een groepskalender is een object in een gedeelde map en is gemeenschappelijk voor alle leden. Elke map kan zo’n kalender bevatten.
pagina 20 van 28
Kalenders kunnen op verschillende manier worden weergegeven via de optie Beeld in de menubalk. U maakt een kalender door in een werkruimte te kiezen voor Bestand ! Nieuw ! Groepskalender om een nieuwe Klik op afspraak te maken. om een Klik op de actieknop afspraak te bekijken of te wijzigen.
Per groepskalender kunt u, onder andere, aangeven of de afspraken uit deze kalender ook in uw persoonlijke kalender worden opgenomen. Kies hiervoor, vanuit de kalender voor Opties ! Deze Kalender in de menubalk. Open de kalender in de groepsruimte waar u een afspraak wilt maken. Maak een afspraak en nodig hiervoor enkele collega’s uit. Controleer of de afspraak wordt toegevoegd aan uw persoonlijke kalender.
Kalender maken Een groepskalender maakt u in een gedeelde folder met: Bestand ! Nieuw ! Groepskalender.
Afspraken maken Klik op
om een nieuwe afspraak te maken.
!
Als u een nieuwe afspraak maakt, begint u met het opgeven van de datum en tijd.
!
Hierna selecteert u de deelnemers. Opmerking Bij een groepskalender zien de leden van de folder de afspraak wel, maar ze zijn niet automatisch deelnemer ondanks dat ze wel in de lijst van Deelnemers staan. Ook degene die de afspraak maakt is niet automatisch uitgenodigd. U moet dus ook uzelf uitnodigen.
!
De genodigden kunnen de afspraak accepteren of afwijzen. Als u wilt, kunt u een uitnodiging laten sturen per e-mail en een persoonlijke opmerking toevoegen.
!
Verder kunt u nog meer eigenschappen aanpassen, zoals:
o
Wijzig Beschrijving (Uitgebreide beschrijving en categorie toevoegen)
o
Plaats van de afspraak opgeven
o
Status van afspraak instellen (automatisch, tijdelijk, bevestigd, geannuleerd)
pagina 21 van 28
o
Tools geeft de mogelijkheid om de afspraak met bijvoorbeeld behulp van Netmeeting te maken.
Als u voor een afspraak uitgenodigd wordt, wordt deze opgenomen in uw persoonlijke kalender. Afspraken in een groepskalender die niet in uw persoonlijk kalender staan kunt u via de toevoegen. Verder kunt hiermee de afspraak afwijzen of accepteren. actieknop De actieknop geeft ook de mogelijkheid de verschillende eigenschappen van de afspraak achteraf aan te passen en om een document of URL toe te voegen..
Beeldopties Onder het Menu Beeld zijn vele mogelijkheden om het uiterlijk van de kalender aan te passen. U kunt instellen wat u ziet en de manier waarop het gepresenteerd wordt.
Afspraken importeren en exporteren Het is mogelijk afspraken via iCalender opmaak te importeren en exporteren. Hierdoor kunt bijvoorbeeld afspraken overnemen van en naar MS Outlook.
Kalenderopties Met het menu Opties ! Alle kalenders kunt u opties instellen die voor alle kalenders gelden. Het gaat dan om gedrag en opmaak van afspraken en de indeling van de kalenders. Met behulp van menu Opties ! Deze kalender kunt u zorgen dat een afspraak, waarvoor u uitgenodigd wordt, wordt overgenomen in uw persoonlijke kalender.
Opmerkingen De kalender opent altijd met het maand overzicht op de maand die u het laatst hebt bekeken. Onder het menu Ga naar vindt u de mogelijkheid naar de huidige datum of specifieke datum te gaan. U kunt in uw persoonlijke kalender ook afspraken maken, waarvoor u anderen uitnodigt. De genodigden krijgen de afspraak dan ook in hun persoonlijke kalender te zien.
Leden verwijderen Om te zien wie de leden van een werkruimte zijn, kunt u op het icoon leden achter de naam van de werkruimte klikken. U krijgt dan een alfabetische lijst te zien. Wanneer u leden de toegang wilt ontzeggen, kunt u ze het lidmaatschap van de werkruimte ontnemen. Stappen: achter de naam van de persoon ! Klik op de actieknop ! Klik op Verwijder. De persoon is nu geen lid meer van de betreffende werkruimte en heeft dus geen toegang meer tot de werkruimte. Een andere manier is de rol van de persoon te veranderen in Geen rechten. Het verwijderen van meerdere leden gaat het eenvoudigst door ze aan te vinken en in het snelmenu te klikken op Verwijder.
Deelname aan een werkruimte beëindigen Indien u niet meer wilt deelnemen aan een werkruimte kunt u zichzelf verwijderen als lid van die werkruimte. Daarmee verdwijnt de werkruimte uit uw eigen BSCW-omgeving en verdwijnt uw naam uit de ledenlijst bij anderen. Dit wordt als gebeurtenis geregistreerd, zodat andere gebruikers kunnen zien dat u uw lidmaatschap hebt opgezegd. Denk erom dat u niet meer bij de inhoud van de map kunt, als u geen deelnemer meer bent. Sla daarom eventueel objecten die u nog nodig heeft, lokaal op en verwijder ze vervolgens uit BSCW. Door u geplaatste documenten blijven namelijk ten koste gaan van uw gebruiksquotum, ook als u ze zelf niet meer kunt benaderen. achter de werkruimte waar u geen lid meer van wilt zijn. ! Klik op het icoon ! Selecteer in het overzicht uw eigen naam. ! Klik op de knop [Verwijderen] om uw naam te verwijderen. De koppeling naar de map is verdwenen uit uw BSCW-omgeving en daarmee is de map en de inhoud voor u niet meer te zien. Documenten die u geplaatst hebt, blijven wel staan.
pagina 22 van 28
Tips voor het samenwerken in BSCW BSCW is een instrument om te kunnen samenwerken. Het is verstandig om daar als werkgroep goede afspraken over te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: in welke rol u iemand uitnodigt wie is de eigenaar van de gegevens, wie archiveert en ruimt op? hoe gebruikt u versiebeheer?
pagina 23 van 28
Index actieknop, 6 mogelijkheden van de, 25 adresboek, 11, 16 Assessor (rol), 9 attenderen, 12 basisbegrippen, 6 Beheerder (rol), 9 Beperkt deelnemer (rol), 9 BSCW-scherm, 6 Contractor rol, 10 deelname aan werkruimte beëindigen, 22 deelnemer (rol), 9 Eigenaar rol, 9 Externe rol, 10 gebeurtenissen, 11 Geen rechten (rol), 9 informatiepagina, 7 inloggen, 14 Internetadres, 19 introductie, 5 kalender, 11 klembord, 7, 11 leden, 9 leden van een werkruimte, 9 Lezer (rol), 9 lid van een werkruimte, 9 locatiebalk, 6 map maken, 14 mappen, 10 Medewerker rol, 10, 29 menubalk, 6, 7 menu-opties
overzicht, 26 nederlandse taal instellen, 28 object, 5 objecten, 10 Ophalen document vanaf URL, 19 persoonlijke pictogrammen, 6, 7 persoonlijke werkruimte, 6 pictogrammen, 25 persoonlijke, 6 prullenbak, 11 rechten, 9 rol, 9 rollen, 9 ruimtebeheer, 12 schijfruimte, 12 selectiemenubalk, 6, 8 snelknoppen, 6, 7 Student rol, 10 synchroniseren, 12 taalinstelling, 28 toegangsrechten in onderliggende mappen, 10 uitgangspunten, 3 uitrolmenu’s (menubalk met), 7 URL, 19 veranderingen in werkruimte, 11 vergrendelen document, 11 versiebeheer, 11 Wat is BSCW?, 5 werkruimte, 5, 9 workspace, 5
Bijlagen 1. Pictogrammenoverzicht 2. Instellingen van uw PC voor het gebruik van BSCW
pagina 24 van 28
Pictogrammenoverzicht Binnen BSCW wordt er veel met pictogrammen gewerkt. Naast de pictogrammen op algemeen niveau, zijn er ook pictogrammen per object. Deze verschijnen wanneer ze van toepassing zijn, soms voor, meestal achter de objectnaam. Hieronder staan de verschillende pictogrammen met uitleg op een rijtje. informatie
Toont de informatiepagina van het object.
Voor de objectnaam staan pictogrammen die het type van het object aangeven: Map Discussie Document
Links, voor de objectnaam, geeft een pictogram aan wat voor soort object het hier betreft. BSCW bepaalt dit aan de hand van het MIME type van het document. Enkele voorbeelden zijn Word-, Excel-, Powerpoint en PDFbestanden.
Document
Een document met onbekend MIME type
Zoekresultaat
Het resultaat van een eerder uitgevoerde en opgeslagen zoekopdracht. De opdracht wordt bewaard, zodat u deze opnieuw kunt laten uitvoeren.
Achter de objectnaam staan pictogrammen die extra informatie over het object geven: Gedeelde Dit pictogram verschijnt achter de mapnaam als de map gedeeld wordt met map anderen en hiervoor andere rechten gelden dan in de werkruimte erboven Op slot Verschijnt als het object door iemand op slot is gezet Opmerking Verschijnt als iemand een opmerking bij het object heeft geplaatst. Classificatie
Dit pictogram verschijnt achter de objectnaam als één of meerdere leden het object geclassificeerd hebben. Als meerdere mensen verschillende oordelen hebben gegeven, wordt de mediaan getoond.
De volgende gebeurtenispictogrammen, in de laatste kolom onder historie, geven aan dat er met een object iets gebeurd is: Gewijzigd
Een onderdeel van het object is gewijzigd.
Nieuw
Geeft aan dat het hier om een nieuw object gaat.
Vergrendeld of verplaatst
Het object is op slot gezet of verplaatst.
Veranderd
Geeft aan dat het object veranderd is.
Gelezen
Geeft aan dat iemand het object gelezen of geopend heeft
Gebeurtenisfilter
Geeft aan dat u in deze map van andere gebeurtenissen op de hoogte wordt gesteld: het gebeurtenisfilter is aangepast.
Na het synchroniseren (zie p. 12) verdwijnen deze pictogrammen. Bij uw volgende bezoek kunt u dan in een oogopslag zien wat er in map is gebeurd. Actieknop
pagina 25 van 28
Deze knop staat helemaal rechts van het object. Als u hierop klikt, verschijnt een menu met mogelijke acties voor dat object. De mogelijkheden worden hieronder beschreven.
Overzicht menu-opties Menu-opties zijn contextafhankelijk, wat u ziet, hangt af van waar u bent en wat uw rechten op die plaats zijn. Bestand Nieuw Document Laat u een nieuw bestand op BSCW plaatsen Map Maakt een nieuwe map URL Maakt een verwijzing naar een internet pagina Discussie Start een nieuw discussieforum Zoekopdracht Maakt een zoekopdracht en bewaart deze Groepskalender Maakt een kalender in een gedeelde map Deel Nodig lid uit Hiermee nodigt u een deelnemer in de werkruimte uit Wijs rol toe Hiermee kunt u de huidige leden in een andere rol uitnodigen Synchroniseer Hiermee geeft u aan dat op de hoogte bent van de gebeurtenissen. De gebeurtenisiconen verdwijnen. Beschrijving Laat u de beschrijving van het object aanpassen Hernoem Laat het object een andere naam geven Verander banner Laat u een banner aan de werkruimte toevoegen of aanpassen Exporteer Kopieert het bestand naar een FTP-server Historie Laat de gebeurtenissen zien Informatie Toont de informatiepagina van het object Zoeken Op deze BSCWHiermee kunt u een zoekopdracht uitvoeren in BSCW server Naar gebruiker Hiermee kunt u zoeken naar een BSCW-gebruiker Log uit Hiermee verlaat u de BSCW-omgeving Wijzigen
Knip Kopieer Link (via Klembord) Archiveer Waardeer Haal URL op Verifieer Selecteer alles Selecteer niets
Bekijk
Kolommen
Schaal
Sorteren
Opties
Verwijdert het object en zet het op het klembord Plaatst het object op het klembord Plaatst een koppeling naar het object op het klembord, zodat het ook in een andere map geplaatst kan worden Comprimeert het object, zodat u het elders kunt archiveren Laat u een waardering aan het object toekennen Haalt de inhoud van de webpagina binnen in BSCW Controleert of de webpagina nog bereikbaar is Selecteert alle zichtbare objecten in de map Deselecteert alle objecten in de map Grootte Gedeeld Opmerkingen Waardering Eigenaar Datum Gebeurtenissen Acties Alles Klein Medium Groot op Naam op Type op Datum op Grootte op Score
Verbergt of toont de kolommen in de werkruimte
Stelt de grootte van een aantal schermonderdelen in (lettergrootte is mede afhankelijke van de browserinstellingen) Stelt de sorteervolgorde in
Snelknoppen Beschrijvingen
Toont of verbergt de snelknoppen Toont of verbergt de objectbeschrijvingen
Voorkeuren Standaard gebeurtenisfilter Communicatie Deze kalender Alle kalenders
Hiermee past u een aantal BSCW-instellingen aan Bepaalt hoe en van welke gebeurtenissen u op de hoogte wordt gehouden Stelt het uiterlijk van de geopende kalender in Past de instellingen van al uw kalenders aan
pagina 26 van 28
Ga naar
Werkruimte Privé-klembord Privé-prullenbak Privé-kalender Privé-adresboek Publieke ruimte Gebruikersinformatie
Help
Brengt u terug naar de vorige map Opent uw klembord Toont uw prullenbak Opent uw persoonlijke kalender Opent uw persoonlijke adresboek Gaat naar de publieke ruimte van BSCW Toont uw gebruikersinformatie Geeft toegang tot verschillende helpbestanden en handleidingen
Mogelijkheden van de actieknop De opties die u ziet, verschillen per type object en zijn afhankelijk van de rechten (rol) die u in de werkruimte heeft. Actie Open Synchroniseer Historie Informatie Inhoud Verander banner Zend Contact V-kaart Voorkeuren Start versiebeheer Nieuwe versie Verwijder versie Vertak versie Archiveer Pak uit Exporteer Waardeer Voeg opmerking toe Beschrijving Hernoem Verander type Gebeurtenissen Verander eigenaar Voeg rol toe Wijzig rol Wijs rol toe E-mailtoegang Knip Kopieer Link naar klembord Verwijder Plak
pagina 27 van 28
Opent het object Hiermee geeft u aan dat op de hoogte bent van de gebeurtenissen. De gebeurtenisiconen van het object verdwijnen. Laat de gebeurtenissen zien Toont de informatiepagina van het object Toont de volledige inhoud van de map in een boomstructuur Laat u een banner (kop) aan de werkruimte toevoegen of aanpassen. U kunt hier tekst en, met enige kennis van HTML, ook plaatjes toevoegen. Verstuurt de objecten, als bijlage, per e-mail Laat de contactgegevens zien Toont de V-card, een elektronisch visitekaartje Hiermee stelt u een aantal BSCW-instellingen in Slaat een nieuwe versie van het object op, de vorige versie blijft bewaard Verwijdert een versie van een object Comprimeert (zipt) het object, zodat u het kunt archiveren Zet de bestanden uit een (zip-)archief dat u op BSCW hebt (terug)geplaatst, op het klembord Verplaatst het bestand naar een FTP-server Laat u een waardering aan het object toekennen Voeg een opmerking toe aan het object. In de kolom memo verschijnt het icoon Pas de beschrijving van het object aan Geeft het object een andere naam Past het MIME-type van het object aan (en daarmee de toepassing waarmee het geopend wordt) Hiermee stelt u in hoe u van wijzigingen van dit object op de hoogte wordt gehouden Hiermee maakt u een ander (mede-) eigenaar van een object Maakt een nieuwe rol, op basis van een bestaande rol Hiermee kunt u de rechten van een bestaande rol aanpassen Hiermee kunt u de huidige leden in een andere rol uitnodigen Zorgt ervoor dat in de map bestanden kunnen worden geplaatst via e-mail Verwijdert het object en plaatst het op het klembord Plaats het object op het klembord Plaats een koppeling naar het document op het klembord, zodat het document ook vanuit een andere map benaderd kan worden Verwijdert het document Plaatst de inhoud van het klembord in de huidige map
PC-instellingen voor het gebruik van BSCW Taalvoorkeur De gebruikersinterface van BSCW kan in verschillende talen getoond worden. Binnen BSCW kunt u kiezen uit Nederlands, Engels en Duits. Via Opties ! Voorkeuren in de menubalk komt u in het scherm dat u hiernaast ziet. Hier kunt u, onder Taal, in de linkerkolom, de taal kiezen die BSCW gebruikt.
U kunt hiernaast ook kiezen om BSCW eerst de taal te laten gebruiken die in uw browser is ingesteld. Dit gaat met een vinkje voor Gebruik automatische taal-herkenning van de browser … In MS Internet Explorer stelt u deze taal vervolgens in via ! Internet Options ! Tools ! General ! [Languages] ! Zet Nederlands bovenaan met de knop [Move Up]. ! Verlaat BSCW en sluit de browser af. Na het opnieuw starten van de browser en BSCW zijn de instellingen geactiveerd.
BSCW maakt gebruik van de eerst ingestelde taal.
pagina 28 van 28