Evaluatie proces vergunningverlening rond grote evenementen

Evaluatie proces vergunningverlening rond grote evenementen

Gemeente Amersfoort Sector Concernmiddelen (CM) Onderzoek en Statistiek

Dymphna Meijneken Zwaantina van der Veen

Uitgave en rapportage: Onderzoek en Statistiek, gemeente Amersfoort. Postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. Bezoekadres: Stadhuisplein 1, kamer 2.07 Telefoon (033) 469 4651 E-mail: [email protected] oktober 2012

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 Samenvatting........................................................................................................................................... 5 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Inleiding ........................................................................................................................................... 7 1.1

Kader en achtergrond.............................................................................................................. 7

1.2

Opzet van het onderzoek ........................................................................................................ 9

1.3

Leeswijzer .............................................................................................................................. 10

Vergunningenproces grote evenementen .................................................................................... 11 2.1

Grote evenementen .............................................................................................................. 11

2.2

Procesbeschrijving grote evenementen ................................................................................ 12

Efficiëntie proces ........................................................................................................................... 15 3.1

Inleiding ................................................................................................................................. 15

3.2

Termijnen van afhandeling.................................................................................................... 15

3.3

Advisering .............................................................................................................................. 17

3.4

Efficiëntie proces ................................................................................................................... 18

3.5

Inventarisatie verbetermogelijkheden .................................................................................. 19

Eisen aan organisatoren ................................................................................................................ 21 4.1

Inleiding ................................................................................................................................. 21

4.2

Duidelijkheid van eisen voor organisatoren.......................................................................... 21

4.3

Aanscherping van eisen ......................................................................................................... 23

4.4

Veiligheidsbewaking .............................................................................................................. 24

4.5


Rolverdeling, communicatie en samenwerking ............................................................................ 29 5.1

Inleiding ................................................................................................................................. 29

5.2

Rolverdeling........................................................................................................................... 29

5.3

Communicatie en samenwerking binnen de gemeente en met hulpdiensten ..................... 30

5.4

Communicatie en samenwerking tussen gemeente en organisatoren ................................ 31

5.5


Planning & facilitering ................................................................................................................... 35 6.1

Inleiding ................................................................................................................................. 35


3

7.

6.2

Planning ................................................................................................................................. 35

6.3

Facilitering ............................................................................................................................. 36

6.4


Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 39

Bijlage 1

4

Lijst geïnterviewden .......................................................................................................... 45


Samenvatting In opdracht van het college heeft de afdeling Onderzoek & Statistiek in 2012 onderzocht hoe het proces van vergunningverlening rond grote evenementen verloopt en wat mogelijk verbeterd kan worden om het efficiënter en effectiever te laten verlopen. Ongeveer 30 betrokkenen zijn geïnterviewd. Dit zijn mensen werkzaam bij de gemeente, bij de politie en de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Daarnaast is onderzocht hoe het vergunningverleningsproces in 2011 specifiek voor Dias Latinos en het Now! Festival is verlopen. In dat kader zijn ook de organisatoren van de evenementen Dias Latinos en het Now! Festival geïnterviewd.

Hieronder volgt een samenvatting op hoofdpunten. Achteraan het rapport is een hoofdstuk opgenomen met conclusies en aanbevelingen. Bestuurlijk overleg Vergunningen bij grote evenementen worden vaak op een laat moment verleend. Dit was ook één van de aanleidingen om dit onderzoek te doen. Een belangrijke reden hiervoor is dat bij onenigheid met organisatoren over de eisen van de gemeente, dit op een laat moment op bestuurlijk niveau wordt besproken. Dit is het gevolg van de inrichting van het proces van vergunningverlening. Pas rond zes weken voordat het evenement plaatsvindt worden de eisen die de gemeente stelt definitief en wordt er bij onenigheid met organisatoren opgeschaald. De gevolgen van dit late bestuurlijke overleg zijn groot. Organisatoren blijven lang in onzekerheid. Aanbevolen wordt het proces zo te wijzigen dat bestuurlijk overleg, vooral over veiligheid, in een veel eerder stadium plaatsvindt. Eisenpakket voor organisatoren De afgelopen jaren zijn landelijke richtlijnen en regelgeving aangescherpt als gevolg van ervaringen en incidenten bij evenementen elders. Het is een continu ontwikkelingsproces om de juiste veiligheidseisen aan evenementen te bepalen. De politie en de VRU vertalen deze aangescherpte regelgeving naar individuele evenementen. De gemeente houdt de organisatoren hiervan op de hoogte door hier mondeling over te informeren. De jaarlijkse wijzigingen in eisen en de mondelinge overdracht leiden tot onduidelijkheid bij organisatoren. Aanbevolen wordt om ervoor te zorgen dat het pakket van eisen waar een evenementenorganisatie aan moet voldoen, zo duidelijk mogelijk wordt vastgelegd. Dit geldt ook – voor zover mogelijk wanneer het normen betreft die een vertaalslag vragen per evenement. Onenigheid met name over veiligheidseisen Organisatoren vinden de omvang van de eisen voor een deel onredelijk. Ook hebben zij problemen om de ermee gemoeide kosten te dragen. De gemeente gaat mee in de aanscherping van normen die de hulpdiensten adviseren. Door de hoge eisen aan evenementen, de kosten die dit met zich meebrengt en het late tijdstip dat men naar hun zeggen met deze eisen wordt geconfronteerd, hebben organisatoren het gevoel niet gewaardeerd te worden. Dit wordt als extra wrang ervaren


5

vanwege de betrokkenheid van veel vrijwilligers. Organisatoren zien dit als dat de gemeente geen oog heeft voor de grote inzet van vrijwilligers en deze onvoldoende waardeert. De onenigheid over de aanscherping van eisen tussen gemeente en organisatoren zal – zolang dit niet structureel wordt opgelost - naar verwachting alleen maar toenemen. De politie geeft aan dat de normen voor een groot evenement als Dias Latinos, dat de hele binnenstad beslaat, de komende jaren alleen maar strenger zullen worden. Regierol Er is een breed gevoelde behoefte aan een coördinator of regisseur op het terrein van evenementen. Zo’n regisseur signaleert op het terrein van evenementen – een terrein dat continu in beweging is waar knelpunten ontstaan en zorgt dat deze door de juiste afdeling of de juiste organisatie worden opgelost. Een belangrijk onderwerp dat opgepakt dient te worden is veiligheid. Veel betrokkenen vinden dat de gemeente een grotere rol op zich moet op het terrein van veiligheid. Hoe deze rol er precies komt uit te zien moet nader worden bepaald. Procesbewaking De gemeente kan het proces van vergunningverlening strakker bewaken. Termijnen in het vergunningverleningsproces schuiven nu vaak op totdat alle knelpunten zijn opgelost. Voorwaarde voor een strakkere bewaking van het proces is dat pijnpunten al in een vroeg stadium op bestuurlijk niveau – in samenspraak met de politie - zijn besproken en er een beslissing over genomen is. Ook moeten eisen zo duidelijk mogelijk vastgelegd zijn. Verantwoordelijkheden buiten het evenemententerrein Er is onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de organisatoren buiten hun evenemententerrein. Het gaat om de verantwoordelijkheid voor de toegangswegen naar het evenement toe, parkeren van fietsen in de binnenstad en handhaving daarvan en afzetten van delen van de binnenstad. Aanbevolen wordt dit duidelijk in beleid vast te leggen. Facilitering De afdeling Stedelijk beheer wordt geconfronteerd met toenemende kosten rond evenementen. Zo worden bijvoorbeeld steeds vaker delen van de stad afgezet met hekken en beveiligers. Hiermee zijn veel kosten gemoeid. Ook is er onduidelijkheid over welke evenementen door de gemeente gefaciliteerd worden en waarom. Het moet duidelijk worden welke evenementen van gemeentelijke faciliteiten gebruik mogen maken en er moet een oplossing worden gezocht voor de kosten die gemoeid zijn met facilitering.

6


1. 1.1

Inleiding

Kader en achtergrond

Amersfoort festivalstad De gemeente zet in op een breed palet aan evenementen, waarbij gebruik gemaakt wordt van de historische binnenstad, maar ook van andere ‘podia’ zoals de dekzandrug in park Schothorst, het op te leveren Eemplein en de wijken. Onder een evenement wordt verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van onder meer bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, dansinrichtingen, betogingen en dergelijke, en met inbegrip van herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden op of aan de weg1. De gemeente maakt onderscheid tussen grote en kleine evenementen. Evenementen met meer dan 1000 bezoekers worden in principe gerekend tot grote evenementen2. Het vergunningenproces is anders ingericht voor grote evenementen dan voor kleine evenementen. Onderzoeksopdracht Het college heeft de afdeling Onderzoek & Statistiek gevraagd om te onderzoeken hoe het proces van vergunningverlening rond grote evenementen verloopt: wat gaat goed en wat moet verbeterd worden om het proces efficiënter en effectiever te laten verlopen. Daarnaast richt het onderzoek zich op hoe dit proces in 2011 is verlopen bij de evenementen Dias Latinos en het Now! Festival. Het proces van vergunningverlening dient efficiënt en binnen de gestelde termijnen te verlopen, waarbij uiteraard de veiligheid van het evenement gewaarborgd is. Het onderzoek is onderdeel van een bredere evaluatie. Naast dit onderzoek evalueert de politie haar adviesrol in de vergunningverlening inzake het evenement Dias Latinos. Ook komt informatie naar voren uit het reguliere overleg met de organisatoren van evenementen dat regelmatig plaatsvindt en waarin vele aspecten van de organisatie van evenementen worden besproken. Er zijn verschillende aanleidingen voor het onderzoek. Vergunningverlening 2011 Het proces van vergunningaanvragen voor evenementen in 2011 is bij een paar evenementen moeizaam verlopen. De uiteindelijke vergunningverlening bij Dias Latinos heeft op een zeer laat 1

In de Evenementennota, Amersfoort 2009-2015, wordt een festival gedefinieerd als een evenement dat bestaat uit een aantal voorstellingen. Daarbij wordt gesteld dat een festival wel altijd een evenement is, maar dat dit andersom niet altijd geldt. 2 Het kan voorkomen dat evenementen met minder dan 1000 bezoekers alsnog als Groot evenement worden aangemerkt. Dit is afhankelijk van de locatie van het evenement, het tijdstip, de doelgroep van het evenement en de uitkomsten van een risico-analyse.


7

moment plaatsgevonden. Bij het Now! Festival verliep de vergunningverlening stroef. De organisator heeft het evenement afgelast. De gemeente wil dit in de toekomst voorkomen. Vereenvoudiging/verduidelijking van het proces van vergunningverlening De organisator moet bij de vergunningaanvraag veel informatie aanleveren. De gemeente wil kijken of er mogelijkheden zijn om dit proces te verbeteren. Is het duidelijk wat wij vragen aan organisatoren en vragen wij ook die dingen die ook van belang zijn? Ook wil de gemeente een aantal concrete opties voor vereenvoudiging bekijken. Veiligheid De veiligheidseisen die gesteld worden aan evenementen veranderen met de tijd. Aangescherpte richtlijnen, regelgeving en ervaringen en lessen met evenementen (in Amersfoort en elders) leiden er de laatste jaren toe dat de politie bij hun advisering rond veiligheid steeds strengere normen hanteert. Dit leidt tot een grotere vraag aan organisatoren om veiligheid te waarborgen. Ook brengt dit meer kosten met zich mee voor de organisator. De gemeente wil bekijken of door bijvoorbeeld een andere organisatie rond de veiligheid mogelijk kosten kunnen worden bespaard. Kostenefficiëntie Verbetering van het proces kan ook doorwerken in de kosten die gemoeid zijn met de vergunningverlening. Dit past bij het streven van de gemeente om waar mogelijk haar processen zo efficiënt mogelijk in te richten om kosten te besparen. Met de uitkomsten van het onderzoek gaat de gemeente bekijken welke verdere aanpassingen in het proces van vergunningverlening nodig zijn. Onderzoeksdoel en onderzoeksvragen Doel van het onderzoek: inzicht krijgen in hoe we het proces van vergunningverlening voor grote evenementen efficiënter en effectiever kunnen laten verlopen, zonder dat veiligheid het sluitstuk is van het proces Onderzoeksvragen 1. Wat zijn de succesfactoren en verbeterpunten bij aanmelding en planning van grote evenementen, voorafgaand aan het proces van vergunningverlening? 2. Wat zijn de succesfactoren en verbeterpunten rond de voorbereiding en facilitering van evenementen? 3. Wat zijn de succesfactoren en verbeterpunten bij het proces van vergunningverlening gelet op: - rolverdeling, - helderheid van procedure, - helderheid van eisen, - communicatie en samenwerking tussen betrokkenen. 4. Zijn er in het proces van vergunningverlening stappen te ondernemen om het proces te vereenvoudigen? Hierbij worden in ieder geval de volgende opties meegenomen: - een vereenvoudigd traject voor vergunningverlening voor organisatoren met ervaring, - meer eisen stellen aan gebruik van gecertificeerde bedrijven en minder controleren. 5. Zijn er wat betreft de organisatie van de veiligheidsbewaking stappen te ondernemen om het proces te efficiënter te maken? Hierbij worden in ieder geval de volgende mogelijkheden bekeken: - inzet van crowd control-instrumenten, - inzet van veiligheidsmensen onder aansturing van de politie.

8


1.2

Opzet van het onderzoek

Niet alleen vergunningverlening, maar ook proces rondom Het onderzoek richt zich specifiek op het proces van vergunningverlening. Dit proces is niet los te zien van de evenementenplanning die vooraf gaat en de organisatie en de facilitering van het evenement. Daarom is ook op deze onderwerpen betrokkenen gevraagd worden wat succesfactoren en verbeterpunten zijn. Dias Latinos & Vathorst Now Het onderzoek richt zich op het proces van vergunningverlening rond evenementen in het algemeen. Daarnaast wordt specifiek ingegaan hoe het vergunningverleningsproces in 2011 bij de evenementen Dias Latinos en Now! Festival is verlopen. Dit is in kaders weergegeven. Onderzoek in stappen: Het onderzoek is uitgevoerd in drie stappen: A. Een beschrijving van het proces van vergunningverlening B. Analyse van bestaande documenten met bevindingen over het proces van vergunningverlening, zoals de verslagen van recente Evenementenoverleggen3 en de doorlichting door het Kenniscentrum Evenementenveiligheid4. C. Interviews met de bij het proces betrokken professionals: burgemeester, de afdeling Vergunningen, Toezicht & Handhaving, de afdeling Veiligheid & Wijken, de afdeling Zorg, Cultuur & Sport, de afdeling Verkeer & Vervoer, de politie, de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Van de VRU zijn zowel medewerkers geïnterviewd van de afdeling Veiligheidszorg (voorheen brandweer) als van de afdeling Risico en crisisbeheersing (voorheen Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio - GHOR). Interviews met de organisatoren van Dias Latinos en Now! Festival, omdat het onderzoek zich ook richt op hoe het vergunningverleningsproces in 2011 specifiek bij deze evenementen is verlopen. Anonimisering In het rapport is er voor gekozen om de verschillende meningen zoveel mogelijk in algemene termen te beschrijven en niet altijd weer te geven wie precies welke mening is toegedaan. Alleen wanneer het de lezer een beter beeld geeft van de context, wordt wel expliciet de partij genoemd van wie een mening afkomstig is. Beperkingen van het onderzoek In het onderzoek is geïnventariseerd wat betrokkenen voor mogelijkheden zien om het proces van vergunningverlening efficiënter te laten verlopen en om het waarborgen van de veiligheid bij evenementen efficiënter in te richten. Om te concluderen of daadwerkelijke toepassing mogelijk en wenselijk is, moet vervolgens ook verder worden gekeken naar pilots bij andere gemeenten of informatie van experts worden ingewonnen. Deze verdere uitwerking maakt geen onderdeel uit van dit onderzoek.

3

Twee keer per jaar vindt het Evenementenoverleg plaats, waarbij alle organisatoren uitgenodigd worden om van gedachten te wisselen met de gemeente. 4 Op verzoek van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving heeft het kenniscentrum Evenementenveiligheid in de periode december 2011 – januari 2012 het proces rond de vergunningverlening bij evenementen doorgelicht vanuit het oogpunt van veiligheid. Naar aanleiding van deze doorlichting worden een aantal veranderingen in het proces doorgevoerd.


9

1.3

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt het proces van vergunningverlening toegelicht zoals het op dit moment is vormgegeven voor grote evenementen in Amersfoort. In hoofdstuk 3 wordt geanalyseerd wat de redenen zijn van de late afhandeling van vergunningen en komt de advisering door de hulpdiensten aan de orde. Daarnaast komt ook in algemene zin de efficiëntie van het proces aan de orde. De duidelijkheid van eisen en de meningen over de aanscherping van de eisen staat in hoofdstuk 4. Ook komt de bewaking van de veiligheid aan de orde en mogelijkheden om hier efficiënt mee om te gaan. Hoofdstuk 5 gaat over de rolverdeling, de communicatie en samenwerking tussen betrokken partijen. In hoofdstuk 6 komt aan de orde wat goed gaat bij de planning van de evenementen en wat beter zou kunnen. Ook komt aan de orde welke knelpunten er worden ervaren rond de facilitering door de gemeente. Tenslotte staan in hoofdstuk 7 conclusies en aanbevelingen.

10


2.

Vergunningenproces grote evenementen

2.1

Grote evenementen

Definitie grote evenementen De gemeente maakt onderscheid tussen grote en kleine evenementen. Dit onderzoek richt zich op het vergunningproces voor grote evenementen. Evenementen met meer dan 1000 bezoekers worden gerekend tot grote evenementen. Het kan voorkomen dat evenementen met minder dan 1000 bezoekers alsnog als groot evenement worden aangemerkt. Dit is afhankelijk van de locatie van het evenement, het tijdstip, de doelgroep van het evenement en de uitkomsten van een risicoanalyse. De gemeente voorziet evenementen van een risico-indicatie op basis van een door de VRU vastgestelde risicoscan. Categorie A betreft een laag risico, B een verhoogd risico en C een hoog risico. Deze indeling naar risicoklasse wordt vervolgens voor advies ook voorgelegd aan de VRU. De gemeente verwerkt dit advies in de Evenementenkalender (zie paragraaf 2.2). Aan grote evenementen stelt de gemeente meer eisen dan aan kleine evenementen en er wordt een andere procedure doorlopen. Zo moeten grote evenementen zich al in het najaar aanmelden om zich op de evenementenkalender te laten plaatsen. Bij een hoge risicocategorie (B en C) moet de organisatie van het evenement aan meer eisen voldoen. Ook worden de vergunningaanvragen van de grote evenementen besproken in een gezamenlijk overleg van de gemeente, de politie en de VRU, het zogenaamde hulpdienstenoverleg. Bij kleine evenementen adviseren de hulpdiensten alleen schriftelijk. Hulpdienstenoverleg Het hulpdienstenoverleg vindt van februari tot en met oktober iedere twee weken plaats. In dit overleg bespreekt de gemeente met de politie en de VRU (brandweer en GHOR) de vergunningaanvragen voor grote evenementen. Indien nodig wordt hierbij ook de organisator uitgenodigd. In het hulpdienstenoverleg zitten namens de gemeente: de ambtenaar die de vergunningaanvraag behandelt en de buiten-evenementencoördinator (deze ambtenaar is gemandateerd om indien nodig tijdens evenementen opdracht te geven rond bijvoorbeeld het plaatsen van hekken of verwijderen van terrassen; hij maakt na afloop van een evenement een evaluatieverslag hiervan). De veiligheidscoördinator is voorzitter van het Hulpdienstenoverleg. De veiligheidscoördinator is vanuit de VRU/ brandweer uitgeleend aan de gemeente voor 8 uur in de week (gemeentelijke functie). Hij bewaakt het proces van vergunningverlening tot en met het advies van de hulpdiensten.


11

2.2

Procesbeschrijving grote evenementen

Processchema Het proces rond evenementenvergunningen is vastgelegd in de Evenementennota 2009 – 20155 en heeft een juridische basis in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Er zijn ook twee procesbeschrijvingen: het ABC voor evenementen, d.d. 7 december 2008 en de Procedure evenementenvergunning d.d. 21 juli 2010. Deze zijn niet bestuurlijk vastgesteld. Ook is er speciaal ter informering van organisatoren een ABC voor organisatoren en een Leidraad voor het veiligheids- en calamiteitenplan beschikbaar. Het huidige proces wijkt op onderdelen af van de procedure zoals deze is vastgelegd in de verschillende documenten. In het volgende schema staat het proces beschreven van de grote evenementen zoals het in de praktijk is vormgegeven.

aanmelding voor Evenementenkalender vóór 1 december

vooroverleg met organisator 16 weken voorafgaand aan evenement

inleveren vergunningaanvraag en bijlagen in conceptvorm 12 weken voorafgaand aan evenement6

bespreken van aanvraag in Hulpdienstenoverleg (meerdere keren), indien nodig met organisator 12 tot 8 weken voorafgaand aan evenement

definitieve vergunningaanvraag en bijlagen gereed 8 weken voorafgaand aan evenement

definitieve advisering hulpdiensten 6 weken voorafgaand aan evenement

afgifte vergunning 4 weken voorafgaand aan evenement

5

Daarnaast is er ook een Geluidnota opgesteld waarin onder meer is vastgelegd hoeveel geluid evenementen mogen produceren, hoe vaak en op welke locaties. 6 In de Procedure evenementenvergunning, d.d. 21 juli 2010, is de indieningstermijn gesteld op 12 weken, met een uitloop naar uiterlijk 8 weken voor de aanvang van het evenement. Dit strookt niet met de termijn die in de APV staat.

12


Aanmelden voor evenementenkalender De gemeente maakt jaarlijks de Evenementenkalender die door het College wordt vastgesteld. De organisatoren melden hun evenement hiervoor aan. Het kan zijn dat er keuzes moeten worden gemaakt tussen evenementen, bijvoorbeeld wanneer er meerdere aanvragen komen voor een zelfde locatie en/of voor dezelfde data. Maar het kan ook voorkomen dat het aantal aanvragen het totaal aantal toegestane evenementen in een jaar overschrijdt op basis van de geluidsnormen. Ook de beschikbare politiecapaciteit en de omtrent een bepaald evenement noodzakelijk geachte inzet kan een beperking zijn om een evenement op die datum te plannen. Wanneer keuzes moeten worden gemaakt bij het toekennen van een vergunning wordt gekeken naar historisch gegroeide feiten en omstandigheden. Daarnaast weegt mee in hoeverre evenementen bijdragen aan het beleid van de gemeente Amersfoort en sprake is van een programma waarin nog niet is voorzien, maar dat wel in een behoefte voorziet. Sinds 2011 wordt naast deze Amersfoortse Evenementenkalender ook een regionale evenementenkalender gemaakt door de VRU7. Deze kalender stelt de VRU en de Politie Utrecht in staat om tijdig advies te geven over knelpunten in de regionale samenloop van evenementen en de beschikbaarheid van hulpdiensten. Voor deze regionale kalender dienen de gemeenten voor 1 november de grote evenementen aan te melden. Vooroverleg Sinds 2012 worden de organisatoren van grote evenementen ongeveer 16 weken voor aanvang van het evenement uitgenodigd om hun evenement te bespreken tijdens het Hulpdienstenoverleg van de gemeente (zie eerder voor een uitleg over het Hulpdienstenoverleg). Bij dit overleg zijn ambtenaren van de gemeente, de politie en medewerkers van de VRU aanwezig en tijdens dit vooroverleg ook de organisator. De organisator kan in dit overleg belangrijke (nieuwe) onderdelen van het evenement toelichten. Andersom kunnen de gemeente en de hulpdiensten toelichten waar de organisator dit jaar bij de vergunningaanvraag op moet letten. Brieven met termijnen De organisatoren ontvangen 16 weken voor het evenement een brief waarin staat welke documenten men moet indienen en welke spelregels de gemeente hanteert. De organisatoren dienen uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement de aanvraag met bijbehorende documenten bij de gemeente in te leveren. Uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement moet de aanvraag compleet zijn. Wanneer de termijn van 12 weken wordt overschreden en een aanvraag niet binnen is, wordt een herinneringsbrief gestuurd. De vergunningaanvraag De vergunningaanvraag omvat naast een aanvraagformulier groot evenement een draaiboek, een plattegrond met indeling van het evenemententerrein, een veiligheiden calamiteitenplan, een verkeersplan, geluidsplan en een gezondheidskundig plan. Fase van voorlopige advisering In het hulpdienstenoverleg wordt gekeken of de aanvraag volledig is en inhoudelijk naar wat nog niet voldoet aan de normen. Indien nodig wordt ook de organisator uitgenodigd om toe te lichten welke informatie ontbreekt en/of wat niet voldoet aan de normen. De organisator heeft tot 8 weken voor aanvang van het evenement om deze (aanvullende) informatie in te leveren of de plannen aan te passen.

7

De afspraken rond de regionale kalender zijn vastgelegd in de notitie ‘de Verdeling van Schaarste bij samenloop van grote evenementen’ van de Veiligheidsregio Utrecht.


13

Definitieve advisering Wanneer de aanvraag compleet is, wordt deze voorgelegd aan de politie en de VRU voor definitief advies aan de gemeente. Indien nodig wordt ook het Servicepunt Gemeenten en/of de GGD Midden Nederland om advies gevraagd. Ook binnen de gemeente wordt de aanvraag bekeken en beoordeeld op verkeersaspecten, gebruik van gemeente-eigendommen en netheid omgeving en de veiligheid van bouwkundige constructies. Vergunningverlening De ambtenaar die de vergunningaanvraag behandelt, verzamelt alle adviezen van de hulpdiensten. Op basis hiervan wordt de vergunningverlening voorbereid. De gemeente kan afwijken van de adviezen van de hulpdiensten. Eventueel kan de gemeente – indien nodig - aan de vergunningaanvraag aanvullende voorwaarden koppelen.

14


3. 3.1

Efficiëntie proces

Inleiding

Voor een goed verloop van het vergunningenproces is het van belang dat alle betrokkenen zich houden aan termijnen van het proces en dat de betrokken hulpdiensten voldoende tijd hebben om een goed advies uit te brengen. Vergunningen kunnen dan op tijd worden afgehandeld wat zorgt voor helderheid en bestuurlijke zekerheid. Ook hebben omwonenden dan de tijd om mogelijk bezwaar in te dienen. In de praktijk verloopt het proces niet zoals gewenst. Vergunningen worden in de praktijk vaak laat verleend. In dit hoofdstuk worden de redenen geanalyseerd van de soms late afhandeling van vergunningen. Daarnaast komt aan de orde in hoeverre de hulpdiensten voldoende tijd hebben om een goed advies uit te kunnen brengen. Met het onderzoek is ook in meer algemene zin de efficiëntie van het proces in beeld gebracht. Ook is er bekeken welke mogelijkheden er volgens betrokkenen zijn om het vergunningenproces efficiënter of eenvoudiger te maken. In dat kader zijn ook twee specifieke opties voorgelegd: - vereenvoudiging van het proces specifiek voor organisatoren met jarenlange evenementenervaring in Amersfoort, - het (meer) verplichten te werken met gecertificeerde bedrijven en materialen.

3.2

Termijnen van afhandeling

Inrichting van het proces zorgt voor bestuurlijk overleg op een laat moment Het proces van vergunningverlening is zo ingericht dat bij onenigheid met organisatoren over de eisen die de gemeente stelt, dit op een laat moment op bestuurlijk niveau wordt besproken. Het proces is op hoofdlijnen als volgt ingericht. De organisator levert 12 weken voor de aanvang van het evenement een conceptaanvraag in. Deze aanvraag wordt besproken in een gezamenlijk overleg van de gemeente en de hulpdiensten (politie, brandweer en GHOR). Indien nodig is ook de organisator aanwezig bij dit overleg. Meestal is de uitvoerende producent van een evenement bij dit overleg aanwezig, niet iemand van het bestuur. De hulpdiensten geven aan op welke punten de vergunningaanvraag nog aangepast moet worden om te voldoen aan de normen. De normen die zij hanteren komen voort uit landelijke richtlijnen die op maat worden gemaakt per specifiek evenement8. De organisator heeft dan de tijd om de vergunningaanvraag aan te passen. Acht weken voor het evenement plaatsvindt, dient de aanvraag definitief ingeleverd te zijn. De hulpdiensten hebben vervolgens twee weken de tijd om hun advies uit te brengen aan de gemeente. Pas daarna – 8

Bij een deel van de normen die de hulpdiensten hanteren is er sprake van maatwerk. Zo is het aantal benodigde beveiligers afhankelijk van de programmering, inrichting, looproutes, crowdmanagement etcetera.


15

het is dan 6 weken voordat het evenement plaatsvindt – beslist de gemeente of zij de advisering van de hulpdiensten overneemt. Hoewel de normen van de hulpdiensten al bekend waren in de fase van vooradvies, worden het nu pas de definitieve eisen van de gemeente. Wanneer organisatoren het hier niet mee eens zijn, wordt er opgeschaald en vindt er bestuurlijk overleg plaats tussen organisator, burgemeester en mogelijk de politie. Het tijdstip van het evenement is ondertussen al aanzienlijk dichterbij gekomen. Proces wordt nog te weinig bewaakt Een van de voornaamste redenen voor de late afhandeling is dat de gemeente de aanvraag voor een vergunning aanhoudt totdat alle knelpunten zijn opgelost. Vergunningen worden niet altijd op tijd ingediend en zijn vooral vaak niet volledig. Niet alleen moeten organisatoren het aanvraagformulier groot evenement indienen, maar ook bijvoorbeeld een draaiboek, een plattegrond met indeling van het evenemententerrein, een veiligheids- en calamiteitenplan, een verkeersplan, geluidsplan en een gezondheidskundig plan. Als één van deze plannen ontbreekt of een onderdeel ervan, dan is in feite de vergunningaanvraag niet compleet. Ook wanneer een organisator nog niet alle onderdelen van de vergunningaanvraag voldoende heeft aangeleverd, blijven de ambtenaren in overleg met de organisator om ervoor te zorgen dat aan alle voorwaarden voor een vergunning wordt voldaan. Als organisatoren niet aan de voorwaarden kunnen voldoen, komt het voor dat de burgemeester aangeeft aan de ambtelijke organisatie om nogmaals te kijken of er aan de voorwaarden van een vergunning voldaan kan worden. Tijdens deze overleggen met de organisatoren komt de deadline van de vergunningverstrekking steeds dichterbij. Andersom merken organisatoren op dat er ook aan de kant van de gemeente vertraging is. Het duurt lang voordat een vergunning wordt verleend terwijl het hen onduidelijk is waarom. Er zijn al stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat de vergunningaanvragen op tijd en vooral compleet worden aangeleverd. Zo stuurt de gemeente aan organisatoren van grote evenementen een vooraankondiging, twee weken vóór dat de termijn van 12 weken start. In deze brief staat ook genoemd wat allemaal aangeleverd dient te worden. Weinig gebruik van vergunning onder aanvullende voorwaarden De betrokkenen geven aan dat de gemeente overlegt totdat alle knelpunten zijn opgelost. Het komt dan ook weinig voor dat de gemeente over gaat tot niet-ontvankelijk verklaren of het weigeren van een vergunning. Ook maakt de gemeente weinig gebruik van de mogelijkheid tot het verlenen van de vergunning met aanvullende voorwaarden. De meningen lopen uiteen of men vaker gebruik zou moeten maken van deze laatste optie. Als voordeel noemen betrokkenen dat de vergunning eerder kan worden verleend. Als randvoorwaarde geeft men aan dat het moet gaan om haalbare voorwaarden. Betrokkenen geven aan zo’n vergunning onder aanvullende voorwaarden sneller te zullen verlenen bij organisatoren die tot nu toe altijd hun evenementen goed hebben georganiseerd. Als nadeel van het verlenen van een vergunning met aanvullende voorwaarden wordt genoemd dat dit tot moeilijke beslissingen op een later tijdstip kan leiden. Men zal bijvoorbeeld moeten beslissen of het niet aanleveren van bepaalde informatie zo ernstig is dat besloten moet worden om bijvoorbeeld het programma op één van de pleinen niet door te laten gaan. Een ander nadeel dat wordt genoemd, is dat pas op een heel laat moment besloten kan worden dat het festival of een deel van het festival wordt afgelast. Indieningstermijnen niet eenduidig vastgelegd De indieningstermijnen zoals ze in de APV zijn opgenomen en zoals ze zijn vastgelegd in de Procedure Evenementenvergunning d.d. 21 juli 2010 verschillen onderling. In de praktijk worden de termijnen gehanteerd zoals neergelegd in de Procedure Evenementenvergunning. Deze is echter niet bestuurlijk vastgesteld.

16


Termijnen van het proces - ervaringen bij Dias Latinos 2011 Bij Dias Latinos kwamen er ook na de 8 weken-termijn telkens nog gewijzigde stukken binnen bij de gemeente. De vertraging ontstond echter vooral na de advisering van de hulpdiensten toen er onenigheid was tussen de organisator en de gemeente over de norm van beveiliging die de gemeente - in navolging van het politieadvies - hanteerde. Volgens de politie was het probleem vooral dat in het hulpdienstenoverleg alleen de productieleiding zat en niet een afgevaardigde van het bestuur van Dias Latinos. Het bestuur besliste anders dan wat was besproken in het hulpdienstenoverleg. Volgens de organisator is pas vier dagen voor het festival duidelijk geworden wat de definitieve eis van de gemeente was. Termijnen van het proces - ervaringen bij het Now! Festival 2011 De aanvraag voor een vergunning voor het Now! Festival was niet op tijd binnen en niet volledig. Volgens de betrokken medewerkers van de gemeente en de hulpdiensten gaf de organisator geen duidelijke antwoorden op de vele vragen die zij hadden. Naar hun mening voldeed hetgeen de organisator inleverde geheel niet aan wat gevraagd was. De politie geeft aan dat de organisator telkens werd uitgenodigd in het hulpdienstenoverleg om de voortgang te bewaken en dat hij maar twee keer is geweest. Op verzoek van de burgemeester hebben betrokken ambtenaren en medewerkers van de hulpdiensten nog tot vlak voor de geplande aanvang van het evenement gewerkt om de aanvraag compleet te krijgen. De burgemeester geeft aan dat de gemeente al in een eerder stadium de organisator schriftelijk meer helderheid had moeten geven over de eisen die de gemeente aan de aanvraag stelt. Nu de gemeente al langere tijd met de organisator in overleg was, was het volgens de burgemeester niet juist om de aanvraag niet-ontvankelijk te verklaren of te weigeren. Daarom gaf hij de organisator meer tijd om zijn vergunningaanvraag op orde te krijgen.

3.3

Advisering

Hulpdiensten over het algemeen voldoende tijd voor advies De hulpdiensten hebben over het algemeen voldoende tijd om hun advies uit te brengen. Wel komt het voor dat na de definitieve advisering de evenementenaanvraag opnieuw wordt gewijzigd. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer de hulpdiensten een negatief advies afgeven aan de gemeente en de gemeente vervolgens de organisator ruimte geeft om alsnog de vergunningaanvraag aan te passen. In dat geval komt op een later tijdstip een aangepaste aanvraag opnieuw bij de hulpdiensten. De termijnen om te adviseren worden dan steeds krapper. Bij Dias Latinos 2011 heeft de VRU/brandweer naar hun idee wel zeven keer het veiligheidsplan doorgenomen, doordat dit telkens wijzigde. De politie geeft aan bij het Now!Festival 2011 vier keer advies te hebben gegeven. Advisering door hulpdiensten soms op incomplete stukken Het komt wel eens voor dat er advies wordt uitgebracht op onvolledige stukken. Zo werd bij het Now! Festival de aanvraag incompleet ingediend met de mededeling dat de rest later zou komen. Uiteindelijk heeft de politie toen een advies uitgebracht op een onvolledige aanvraag. Maar ook bij bijvoorbeeld een vergunningaanvraag rond Koninginnedag komt het voor dat een up-to-date draaiboek ontbreekt en dat het draaiboek van het oude jaar is toegevoegd. In feite is de aanvraag dan incompleet, maar brengen de hulpdiensten toch advies uit. Bij Dias Latinos 2011 heeft de VRU/brandweer uiteindelijk advies gegeven op andere tekeningen dan de politie. Dit komt doordat organisatoren op een laat tijdstip alsnog nieuwe gewijzigde stukken hebben aangeleverd.


17

Vaak late en onvolledige informatie over podia en tenten Indien er bouwconstructies zijn bij een evenement, zoals podia en tenten, dan worden deze door constructeurs in dienst van de gemeente getoetst aan landelijke richtlijnen en voorschriften. De gegevens die de constructeurs nodig hebben voor controle en naberekening krijgen zij vaak laat en zijn regelmatig onvolledig. Het verlenen van de vergunning onder aanvullende voorwaarden zou hiervoor volgens betrokkenen mogelijk een oplossing zijn. Zo kan bijvoorbeeld de voorwaarde worden gesteld dat alle benodigde informatie over de podia en tenten uiterlijk 3 weken van tevoren bij de gemeente compleet is. Meningen verdeeld over regionaal opererende adviseurs Doordat de VRU nu regionaal opereert, wordt er vaker geadviseerd door niet-Amersfoortse professionals. De betrokken ambtenaren en de hulpdiensten zien dit over het algemeen als positief omdat daardoor meer professioneel naar situaties wordt gekeken. Aan de andere kant wordt ook ervaren - vooral door organisatoren - dat regionaal opererende adviseurs de lokale situatie van het festival niet kennen. Kanttekening bij advisering van politie Een betrokkene merkt op dat het advies van de politie meer gericht zou moeten zijn op onderhandeling. Zijns inziens zijn de adviezen die de gemeente krijgt van de politie erg zwart/wit gesteld en wordt in het advies onvoldoende aangegeven hoe het wél kan. Procedure voor advisering niet eenduidig vastgelegd In de Procedure Evenementenvergunning wordt uitgegaan van advisering door de hulpdiensten binnen een termijn van 10 werkdagen. Dit strookt volgens de VRU/ GHOR niet met de 15 werkdagen die het Bestuur van de VRU (waarin de burgemeesters in de regio zijn vertegenwoordigd) officieel heeft afgesproken.

3.4

Efficiëntie proces

Betrokkenen overwegend positief over efficiëntie proces Alle betrokkenen zijn overwegend positief over de efficiëntie van het proces zoals het nu loopt. Wel staat men open voor verbeteringen. De politie geeft aan dat Amersfoort het proces al relatief efficiënt heeft ingericht in vergelijking met andere gemeenten in de regio. Betrokkenen van de hulpdiensten geven aan dat het proces wellicht nog efficiënter kan worden wanneer alle stappen in de Handreiking Evenementenveiligheid (van het landelijke bureau Evenementenveiligheid) worden nagelopen. In deel 3 van deze handreiking staan alle stappen van het proces benoemd. Onvoldoende evaluatie en dossiervorming Verschillende betrokken partijen maken nu eigen evaluaties maar er wordt niet gezamenlijk geëvalueerd. Meerdere betrokkenen geven aan dat er meer gezamenlijk geëvalueerd zou moeten worden per evenement en over het gehele jaar. Hierdoor zou men met elkaar meer kunnen leren met en van elkaar. Ook geven meerdere betrokkenen aan dat de dossiervorming in het proces beter zou kunnen. Afspraken met organisatoren worden niet altijd goed vastgelegd. Dit moet goed gebeuren, zodat wanneer er wat mis gaat het ook duidelijk is wie hier verantwoordelijk voor is. Bij kleine evenementen en ad hoc evenementen nog winst te behalen Betrokkenen vanuit de hulpdiensten geven aan dat bij de kleinere evenementen nog winst te behalen is. De advisering bij kleinere evenementen gebeurt buiten het hulpdienstenoverleg om, vindt alleen op papier plaats. Men geeft aan dat er vaak onduidelijkheden zijn in de door organisatoren aangeleverde stukken, dat het aanvraagformulier niet geheel is ingevuld of dat niet

18


alle bijlagen zijn aangeleverd. De gemeente zou volgens hen de volledigheid van de aanvraag meer kunnen toetsen. Ook een betrokken ambtenaar vindt dat de vergunningverlening bij terugkerende kleinere evenementen nu soms teveel op de automatische piloot gebeurt. Een enkeling geeft aan dat bij ad hoc evenementen door de tijdsdruk en de wens om het evenement door te laten gaan soms de veiligheid onder druk komt te staan. Zo lag tijdens ‘Fiets ‘m erin’ een aantal dagen een belangrijk fietspad open en ontstond er volgens betrokkene een onveilige situatie waarbij mensen onder een hijskraan door moesten lopen. Geen draagvlak voor ‘minder eisen bij goede ervaringen in het verleden’ Bijna niemand van de betrokken ambtenaren en de medewerkers van de hulpdiensten vindt dat voor organisatoren met jarenlange ervaring de vergunningaanvraag vergemakkelijkt moet worden, in de zin van dat de gemeente minder eisen aan hen zou stellen. Men geeft daarbij vaak aan dat eenzelfde evenement elk jaar toch anders is, bijvoorbeeld door een andere muziekprogrammering. Ook wordt naar voren gebracht dat juist bij grote terugkerende evenementen er problemen kunnen zijn. Overigens voor een klein onderdeel wordt bij de vergunningverlening wel gewerkt met lichtere eisen bij goede ervaringen in het verleden. Namelijk bij enkele tentenleveranciers past men het bonusmalussysteem toe. Dit houdt in dat bedrijven die het al jaren goed doen, minder zwaar gecontroleerd worden en minder informatie hoeven te leveren. Twijfel over mogelijkheden meer gebruik van certificering De veiligheidscoördinator geeft aan dat organisatoren al verplicht worden met gecertificeerde bedrijven en materialen te werken. De hulpdiensten en de veiligheidscoördinator letten op de naleving hiervan. De adviseur van de gemeente voor verkeersaspecten verwijst voor verkeersmaterialen door naar bepaalde gecertificeerde bedrijven, maar controleert dat verder niet. Betrokkenen willen graag dat er zoveel mogelijk gewerkt wordt met gecertificeerde bedrijven en materialen, maar het is de vraag of dit mogelijk is. Zo is het onduidelijk of er certificaten bestaan voor constructieve veiligheid. Ook zien sommige betrokkenen niet direct hoe het proces efficiënter zou worden door een verplichting om nog meer te werken met bedrijven en materialen die gecertificeerd zijn. Controle van de bouw blijft bijvoorbeeld altijd nodig, ook bij gecertificeerde bouwers of materialen. Alle betrokkenen zowel van de gemeente als van de hulpdiensten geven aan dat toezicht op locatie, een schouw, nodig blijft. Het is een controle van de vertaling van de plannen naar de praktijk. In de praktijk blijkt dat er regelmatig iets afwijkt van het plan. Het kan bijvoorbeeld voorkomen bij een schouw dat een tent niet verankerd is. En zo zou het ook kunnen dat een gecertificeerd tentdoek net bij een eerder evenement gescheurd is.

3.5

Inventarisatie verbetermogelijkheden

Door betrokkenen worden verschillende mogelijkheden ter verbetering van het proces genoemd. Eerder bestuurlijk overleg Alle betrokkenen vinden het wenselijk om eerder op bestuurlijk niveau te overleggen in geval van onenigheden. De politie is van mening dat bij alle grote evenementen met een hoog risico (c-categorie) de afdeling Veiligheid & Wijken direct betrokken moet zijn. Dit omdat volgens hen deze afdeling vanuit haar taak sterk is in multidisciplinair overleg en de lijnen naar de burgemeester kort zijn en zij in de gemeente Utrecht goede ervaringen hebben met een gelijksoortige afdeling. Betere bewaking proces nodig De gemeente zou het proces volgens betrokkenen beter kunnen bewaken. De afdeling VTH van de gemeente geeft aan dat men meer via formele lijnen wil gaan opereren, mogelijk door het invoeren van de Evenementen Assistent. Dit is een landelijk computersysteem dat ontwikkeld wordt en dat een gestandaardiseerde, digitale aanvraag van evenementenvergunningen gaat bieden. Met dit


19

systeem wordt het voor alle betrokkenen duidelijk in welke fase van het proces men nu zit. De verantwoordelijkheden van de organisatoren, bijvoorbeeld om gegevens op tijd aan te leveren, moeten duidelijker worden. Dit geven veel betrokkenen aan. De organisator moet weten dat het proces van vergunningverlening in principe stil ligt als men nog niet de volledige informatie heeft aangeleverd. Hiervoor is transparantie in het proces nodig. Strenger aan de voorkant De gemeente zou nog strenger kunnen zijn aan de voorkant, vinden vooral de hulpdiensten. Wanneer een onderdeel niet is ingevuld, dan zou het direct teruggestuurd moeten worden. Mogelijk zou bij de afdeling VTH – misschien met de organisator erbij –een soort van volledigheidstoets kunnen worden gedaan. Hoe ver zo’n volledigheidstoets of ‘ontvankelijkheids-toets’ moet gaan, moet nog verder worden vormgegeven. De VRU/brandweer geeft aan dat zij bijvoorbeeld een checklist kunnen maken met zaken als ‘staan er nooduitgangen op de tekeningen’ etcetera. Meer gebruik van blauwdrukken Meerdere betrokkenen vinden dat per evenement meer met blauwdrukken van draaiboeken gewerkt kan worden. De organisator hoeft zich dan alleen te concentreren op de wijzigingen in het draaiboek en daar afspraken over te maken. Zo oppert iemand dat dit bijvoorbeeld kan door de huidige draaiboeken een keer goed uitgebreid door te nemen met de organisator en hier veel tijd aan te besteden. De jaren erna hoeft men dan alleen nog de wijzigingen door te nemen. Mogelijk meer verantwoordelijkheid bij leveranciers Een aantal betrokkenen geven aan dat er meer verantwoordelijkheid gelegd zou kunnen worden bij de leveranciers van podia, geluidsinstallaties en lichtproducten op basis van recente keuringsrapporten. Mogelijkheid van oormerken van deel subsidie Door enkele betrokkenen wordt de mogelijkheid geopperd dat het team Cultuur in hun subsidiebeleid ook rekening zou kunnen houden met hoe goed (of niet goed) een organisator in het voorgaande jaar een evenement heeft georganiseerd. Ook wordt door meerdere betrokkenen de mogelijkheid geopperd dat een deel van het subsidiegeld voor een evenement zou kunnen worden geoormerkt voor veiligheid. De organisator wordt dan verplicht hiervan de kosten voor hekken en dergelijke te betalen. Het team Cultuur kijkt nu bij de subsidiëring vooral naar de inhoud van een evenement9. Ook kijkt Cultuur bij de subsidieverlening naar het verleden van de organisator. Cultuur stelt extra vragen aan bijvoorbeeld een organisator waarbij eerder een organisatie moeizaam verliep. Bij de huidige subsidiëring is de subsidie overigens wel gekoppeld aan de vergunningverlening: als de organisator geen vergunning krijgt, krijgt ze ook geen subsidie. Er worden nadelen gezien van dit oormerken van een deel van de subsidie. Zo zou bijvoorbeeld de organisator zelf moet kunnen beslissen hoe de veiligheidsmaatregelen te betalen. Zo zou het kunnen voorkomen dat een organisator sponsoring krijgt in natura, wellicht op het terrein van veiligheid (hekken, etc.). Optie meer eigen verantwoordelijkheid organisatoren De afdeling VTH onderzoekt de mogelijkheden om als gemeente minder officieel te regelen en organisatoren meer op hun eigen verantwoordelijkheid te wijzen. In het verlengde hiervan oppert iemand om wellicht meer evenementen vergunningvrij te maken.

9

Het team Cultuur hanteert sinds kort een nieuw criterium voor de evenementen die de gemeente voor 4 jaar subsidieert: organisatiekracht. De betekenis hiervan is nog vrij vaag en algemeen geformuleerd; het gaat om zaken als ‘is er een bestuur?’ en ‘zijn er meerdere mensen bij betrokken?’

20


4. 4.1

Eisen aan organisatoren

Inleiding

Voor een goed verloop van het vergunningenproces is het van belang dat het voor organisatoren duidelijk is aan welke eisen ze moeten voldoen. In de praktijk verloopt het proces niet zoals gewenst. Organisatoren geven aan dat de eisen die aan hen worden gesteld jaarlijks toenemen en dat deze niet altijd duidelijk zijn. In dit hoofdstuk wordt bekeken in hoeverre de eisen die de gemeente aan organisatoren stelt duidelijk zijn en hoe men aankijkt tegen de aanscherping van de eisen. Daarnaast komen mogelijkheden aan de orde die er volgens betrokkene zijn om de veiligheidsbewaking efficiënter in te richten zonder dat er aan veiligheid wordt ingeleverd. In dat kader zijn ook twee specifieke opties aan betrokkenen voorgelegd: - het gericht(er) inzetten van crowd control-instrumenten; met crowd control bedoelen we hier maatregelen om gebieden af te bakenen, de publieksstroom te reguleren met hekken en bewegwijzering, en op compartimentering van publiek door middel van barrières; - aansturing van alle veiligheidsbewaking door de politie. Ook is gevraagd wat men vindt dat de rol van de gemeente zou moeten zijn wat betreft veiligheid bij evenementen. Dit is opgenomen in paragraaf 5.2 over rolverdeling. De vragen zijn voorgelegd aan alle betrokken ambtenaren, direct betrokkenen van de politie en de VRU en ook de organisatoren van Dias Latinos en het Now! Festival.

4.2

Duidelijkheid van eisen voor organisatoren

Eisen bij vergunningverlening onduidelijk Organisatoren geven aan dat het pakket van eisen waar men aan moet voldoen onduidelijk is. Ze geven aan dat ze de laatste jaren steeds met nieuwe eisen worden geconfronteerd. De onduidelijkheid van eisen bij organisatoren lijkt vooral voort te komen uit de jaarlijkse aanscherping van eisen en het feit dat deze mondeling worden overgedragen aan de organisatoren. De afgelopen jaren zijn landelijke richtlijnen en regelgeving voor evenementen aangescherpt als gevolg van incidenten bij evenementen elders10. Het gaat hier om een continu ontwikkelingsproces om de juiste veiligheidseisen aan evenementen te bepalen. De politie, de brandweer en de GHOR maken bij hun advisering gebruik van deze landelijke weten regelgeving en landelijke richtlijnen en vertalen deze naar de individuele evenementen. De gemeente houdt de organisatoren op de hoogte over aangescherpte normen en meer onderbouwing bij de plannen door mondeling hierover te informeren, bijvoorbeeld bij eventuele evaluatiemomenten en bij het vooroverleg.

10

De politie hanteert bijvoorbeeld bij haar advisering ook onderzoeksrapporten van het Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement waarin aandachtspunten staan voor de politie hoe incidenten te voorkomen.


21

De hulpdiensten brengen naar voren dat organisatoren - gezien hun verantwoordelijkheid voor het organiseren van een veilig evenement – ook zichzelf meer op de hoogte zouden moeten houden van veranderingen in landelijke richtlijnen. Een meer proactieve houding wordt gemist. Overigens wordt ook aangegeven dat organisatoren soms ruimte zoeken wanneer zaken wél heel duidelijk zijn. Zo geven organisatoren bijvoorbeeld soms op het aanvraagformulier aan dat het certificaat van de tent afgehaald kan worden bij de leverancier. Het is echter duidelijk aangegeven dat de organisator dit zelf moet doen. Betrokkenen merken dat voor nieuwe organisatoren de onduidelijkheid nog groter is. Het is voor deze nieuwe organisatoren soms onduidelijk welke regels gelden of wat verwacht wordt bij de aan te leveren documenten en plannen. Zo geeft de VRU/brandweer aan dat bij nieuwe organisatoren het meestal onbekend is dat in de APV een ‘gebruiksbesluit’ ligt, voor bijvoorbeeld de inrichting van terrassen bij evenementen. De gemeente noemt in het ABC voor organisatoren en in brieven welke documenten men moet aanleveren en in de Handreiking Veiligheids- en Calamiteitenplan staat meer precies wat de gemeente verwacht van dit plan. Onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden buiten het evenemententerrein Het is onduidelijk in hoeverre de organisatoren ook buiten hun evenemententerrein verantwoordelijk zijn voor de veiligheid. In de praktijk krijgen de organisatoren steeds vaker de verantwoordelijkheid hiervoor. Het is nu niet altijd duidelijk voor organisatoren waar deze begint en waar deze ophoudt. Verschillende onderwerpen spelen hierbij een rol: • Toegangswegen naar het evenement toe. De gemeente wil soms – in navolging van het advies van de politie - dat er extra toiletten of plaskruizen worden geplaatst op de looproute naar het evenemententerrein vanuit het oogpunt van openbare orde beheersing (voorkomen van wildplassen). • Parkeren van fietsen in de binnenstad. Er zijn geen duidelijke regels wat betreft de verantwoordelijkheden voor het parkeren van fietsen tijdens evenementen. Een evenement moet goed bereikbaar zijn per fiets. Maar fietsen kunnen al snel in de weg staan en dat kan de bereikbaarheid van het evenemententerrein voor de hulpdiensten beperken en dus gevaar opleveren. Soms worden delen van de binnenstad fietsvrij gemaakt bij een evenement, soms gaat het alleen om het fietsvrij houden van sommige straten. Het is onduidelijk of de organisator voor dergelijke afzettingen en de handhaving hiervan verantwoordelijk is. Nu meldt de ambtenaar die tijdens evenementen coördineert namens de gemeente11 vaak dat er fietsen geparkeerd staan bij het Zevenhuizensteegje die daar niet mogen staan, maar daar wordt weinig meegedaan. • Afzetten van delen van de binnenstad. Het afzetten van (delen van) de binnenstad wordt nu meestal geregeld door de gemeente, de politie en een beveiligingsbureau. De meningen van betrokkenen binnen de gemeente lopen uiteen wie hiervoor verantwoordelijk zou moeten zijn. Verantwoordelijkheid voor handhaving horeca-uitbaters De VRU/brandweer geeft aan dat er ook onduidelijkheid is over wie de handhaving uitvoert naar horeca-uitbaters. Onduidelijkheid van eisen – ervaringen bij Dias Latinos 2011 Volgens de gemeente was in het voorjaar 2011 bij een vooroverleg met de organisator aangegeven dat men rekening moest houden met meer kosten voor beveiliging. De politie trekt zich terug op haar kerntaken. Bij evenementen zijn dat toezicht en handhaving. Dit betekent dat bij de toewijzing van extra politiecapaciteit kritisch wordt gekeken naar het soort evenement en mogelijke risico’s in relatie tot ieders rol, taak en verantwoordelijkheden. In dit kader is aangegeven dat de organisatie 11

De evenementencoördinator coördineert tijdens de uitvoering van het evenement en draagt zorg voor de afstemming tussen de hulpdiensten, de organisatoren en de gemeente. Hij geeft bijvoorbeeld opdracht om hekken te regelen of om terrassen of auto’s te verwijderen in verband met de veiligheid.

22


zelf professionele beveiliging moest inhuren. De organisator zelf geeft aan dat zij wel rekening hadden gehouden met iets meer kosten voor beveiliging, maar het niet duidelijk was dat die kosten vier keer zo hoog zouden worden. De maximumeis wat betreft beveiliging is wel eens genoemd door de gemeente, maar hierbij werd het idee geschetst dat hier met een goed plan wel een mouw aan te passen was. De organisator vindt dat hij weinig duidelijkheid krijgt. Er wordt snel de suggestie gewekt dat het wel opgelost kan worden, terwijl dat blijkbaar niet altijd kan. Onduidelijkheid van eisen – ervaringen Now! Festival De organisator geeft aan dat hij de laatste 3 weken voor het geplande evenement veel zware eisen opgelegd kreeg van de gemeente. Zo werd de eis gesteld dat het mogelijk moest zijn om een flexibel aantal beveiligers in te zetten afhankelijk van het aantal bezoekers dat zou komen opdagen. Dit brengt veel kosten met zich mee volgens de organisator. Ook is de organisator het er niet mee eens dat hij niet gebruik mag maken van beveiligers-in-opleiding. De organisator vindt dat er telkens nieuwe eisen op tafel komen en is van mening dat ze bovendien weinig gefundeerd zijn. Zo zijn er volgens hem geen landelijke normen voor bijvoorbeeld parkeerruimte, voor nooduitgangen, voor aantal mensen per m2. Hij is zelf in het land op zoek gegaan naar een norm voor ‘aantal mensen per nooduitgang’. Hij kwam toen op een norm die niet officieel was, maar wel landelijk vaker werd toegepast. De gemeente heeft deze norm toen uiteindelijk overgenomen.

4.3

Aanscherping van eisen

Meningsverschillen over aanscherping van eisen nemen toe Landelijke richtlijnen worden de laatste jaren aangescherpt. Wanneer er ergens in het land een incident heeft plaatsgevonden, komt er een onderzoeksrapport van het Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement. In deze rapporten staan ook aandachtspunten voor de politie hoe dit te voorkomen. De politie geeft aan dat de normen voor een groot evenement als Dias Latinos dat de hele binnenstad beslaat, op basis van regelgeving, eerdere ervaringen, richtlijnen de komende jaren alleen maar strenger zullen worden. De normen die zij hanteren voor hun advisering zijn volgens de politie eigenlijk nog te mild gezien de omvang van het evenement. Zij verwijzen naar recente ervaringen in binnen en buitenland (Hoek van Holland, Duisburg en Pukkelpop) die laten zien dat “gewone” evenementen tot buitengewone situaties kunnen leiden. Dat de veiligheid bij Dias Latinos veel aandacht vraagt, blijkt volgens de politie ook uit het feit dat bij Dias Latinos 2011 lang niet alles goed is verlopen (zie kader ‘Aanscherping van eisen – ervaringen bij Dias Latinos 2011’). De gemeente gaat mee in de aanscherping van normen die de hulpdiensten adviseren. De meeste betrokken ambtenaren zien het als een meegroeiproces, een belangrijke ontwikkeling die hoort bij de verantwoordelijkheid voor het publieke domein. Op sommige punten vindt de politie dat de gemeente de landelijke ontwikkelingen wat betreft evenementen (wetgeving, normen) meer direct zou kunnen omarmen. Zo mogen tegenwoordig volgens de politie geen vrijwilligers meer worden ingezet op beveiligingstaken maar wordt hierop door de gemeente niet gehandhaafd. De hulpdiensten bekijken ook zelf de normen die zij hanteren kritisch. Zo bekijkt de VRU/GHOR jaarlijks of de normen die men hanteert ook (nog) gebruikelijk zijn elders in het land. De politie heeft in het voorjaar 2012 een advies dat zij heeft uitgebracht in Amersfoort laten reviewen door collega’s elders. In deze review wordt geconstateerd dat de politie nog te licht adviseert. Organisatoren vinden de omvang van de eisen voor een deel onredelijk. Het is hen niet altijd duidelijk waarom er de laatste jaren aan evenementen zoveel zwaardere eisen worden gesteld, terwijl het volgens hen al jaren goed gaat.


23

De onenigheid op dit punt tussen gemeente en organisatoren zal dus – zolang dit niet structureel wordt opgelost - naar verwachting alleen maar toenemen. Kosten van aangescherpte eisen zijn een probleem De kosten die gepaard gaan met de aangescherpte eisen zijn een groot probleem voor organisatoren. Graag willen organisatoren dat de gemeente een oplossing zoekt voor deze stijgende kosten. Zij geven daarbij aan dat de gemeente ook baat heeft bij de evenementen en het ook in de lijn ligt van gemeentelijk beleid om de inzet van bijvoorbeeld vrijwilligers te ondersteunen. Twijfels over voldoende maatwerk bij beveiliging Organisatoren geven aan dat er te weinig wordt gedifferentieerd met veiligheidseisen op verschillende tijdstippen in het programma. Organisatoren maar ook andere betrokkenen geven aan dat er meer gebruik zou kunnen worden gemaakt van maatwerk bij beveiliging, afhankelijk van het programma. De politie geeft aan dat de advisering altijd maatwerk betreft, maar dat zij daarbij afhankelijk is van de informatie die door de organisator wordt aangeleverd

Aanscherping van eisen – ervaringen bij Dias Latinos 2011 De organisator is van mening dat er voldoende redenen zijn om de landelijke normen te versoepelen voor Dias Latinos. Er zijn nooit incidenten geweest en het is altijd rustig. Hij is van mening dat de organisator niet verantwoordelijk kan zijn voor de openbare orde tijdens Dias Latinos. De burgemeester is hier zijns inziens verantwoordelijk voor. De politie geeft aan dat bij Dias Latinos in 2011 lang niet alles goed is gelopen. Zo werden alle beveiligers ingezet bij de hekken, omdat er niet genoeg vrijwilligers waren om bij deze hekken te staan. Ook stond op het drukste moment politie op plekken waar eigenlijk particuliere beveiligers hadden moeten staan. De particuliere beveiligers bleken volgens de politie onvoldoende geschikt en bleken de locatie niet te kennen. Aanscherping van eisen – ervaringen Now! Festival De organisator is van mening dat sommige eisen buitenproportioneel zijn. Zo vindt hij de eis om 1 beveiliger op 250 mensen te hanteren, veel te hoog voor het 30+publiek waar het Now! Festival zich op richtte. Soms vindt de organisator de eisen wel goed, bijvoorbeeld de eis dat de hulpdiensten altijd doorgang moeten hebben. Alleen de voorgestelde maatregelen vanuit de gemeente om aan deze eis te voldoen zijn volgens hem overdreven streng. Naar zijn mening wil de gemeente zich overal tegen indekken, maar dat kan niet. De politie geeft aan dat de norm van 1 beveiliger op 250 bezoekers iets naar boven of beneden kan worden bijgesteld naar gelang de uitkomst van een risico-analyse van het evenement. Aangezien veel informatie in de aanvraag ontbrak, gaf de politie in haar advies onder meer aan dat men geen gedegen risico-analyse kon maken. Ook gaf de politie in het advies aan dat volgens het boekingsbureau de gemiddelde leeftijd bij de bezoekers van Mental Theo 18 jaar is.

4.4

Veiligheidsbewaking

Crowd control wordt al toegepast Er wordt de laatste jaren al veel meer gedaan op het terrein van crowd control dan vroeger. Zo houdt men nu al vaak bij de programmering rekening met de loopstromen van publiek die dit teweeg gaat brengen. Ook maakt men nu vaker gebruik gemaakt van dranghekken om het publiek te geleiden. En men maakt gebruik van matrixborden, borden waarop wisselende berichten kunnen worden gezet.

24


De meeste betrokkenen, zowel van de gemeente en de hulpdiensten als van de kant van organisatoren, zien het nut en de noodzaak van crowd control. Meer crowd control wenselijk De meeste betrokkenen zien een efficiëntieslag in meer crowd control. Zo kan men bijvoorbeeld door inzet van camera’s sneller kan zien waar onrust is en zou je de beveiligingsmensen efficiënter kunnen inzetten. Ook kunnen lichtkranten worden gekoppeld aan camerabeelden. Ook de productieleiding van Dias Latinos geeft aan graag permanente camera’s te willen hebben die zicht geven op publieksstromen. Twijfels over dranghekken Alle betrokkenen zijn positief wanneer het gaat om crowd control door bijvoorbeeld het gericht inzetten van communicatiemiddelen en door nog meer spreiding van podia. Over de inzet van dranghekken zijn er bij verschillende betrokkenen twijfels. De bemanning van dranghekken mag tegenwoordig niet meer door vrijwilligers gebeuren, dus dit brengt kosten met zich mee. Daarnaast wordt als negatief effect genoemd dat door de dranghekken trechters ontstaan, pleinen waar niemand meer op mag, slingers waarin men moet lopen en dat hierdoor juist onvrede ontstaat. Ook zou wanneer er iets mis gaat, de hekken juist averechts kunnen werken. Overigens wordt bij de opstelling van hekken wel zoveel mogelijk rekening gehouden dat niemand opgesloten kan raken in een fuik of trechter, zodat er altijd een uitweg is bij calamiteiten. Twijfels over kostenbesparing van crowd control Niet iedereen verwacht een kostenvermindering door meer inzet van crowd control. Zo wordt genoemd dat crowd control de inzet van professionele mensen vraagt, onder andere beveiligers bij hekken. Maar ook eventuele apparatuur zoals beveiligingscamera’s brengt kosten met zich mee. Te weinig veiligheidsdeskundigheid bij organisatoren Meerdere betrokkenen zijn van mening dat de organisatoren zelf te weinig deskundigheid hebben wat betreft veiligheid. Lokale organistoren zouden nog te weinig idee hebben van de risico’s, de noodzaak van crowd control en wat dit betekent. De politie geeft aan dat op dit moment zij zelf elementen van crowd control invullen omdat het onvoldoende is opgenomen in het veiligheidsplan. Onvoldoende kennis van crowd control bij gemeente volgens politie De politie geeft aan dat de kennis van crowd control ook onvoldoende is binnen de gemeente. Men zou meer van crowd control af moeten weten. Steun voor huidige rolverdeling politie en beveiligers Tijdens een evenement lopen er naast politie ook veel door organisatoren ingehuurde beveiligers rond. De organisator is verantwoordelijk voor het evenement en bij incidenten neemt de politie de leiding. De meeste betrokkenen zijn tevreden over deze rolverdeling en vinden dat dit efficiënt werkt. De politie licht toe dat wanneer zich een incident voordoet, de politie in principe de beveiligers laat doen waar ze mee bezig zijn, tenzij de politie hen ergens anders nodig heeft. Het is in principe niet zo is dat de veiligheidsmensen ‘aan de kant worden geschoven’ en de politie het van hen overneemt. In het algemeen is de politie tevreden over de samenwerking met ingehuurde beveiligingbureaus. Een enkele keer verloopt de samenwerking minder goed, zoals het geval was bij Dias Latinos (zie kader ‘Samenwerking politie en beveiligers – ervaringen bij Dias Latinos 2011’) Aan betrokkenen is gevraagd of het een mogelijkheid is om álle beveiligers onder de verantwoordelijkheid van de politie te laten vallen en zodoende efficiënter te opereren. De meeste betrokkenen zien hier geen efficiëntieslag in of betwijfelen of dit juridisch wel kan. Een paar betrokkenen zien hier wel mogelijkheden. Volgens hen zou de politie- met name bij heel grote evenementen - de gehele verantwoordelijkheid voor de veiligheid kunnen dragen. De politie zelf


25

merkt hierover op dat de organisator verantwoordelijk is voor de invulling van de veiligheid en de burgemeester voor de handhaving van de openbare orde en zich hierbij bedient van politie. Omvang van ‘vrijwillige politie’niet makkelijk uit te breiden De politie geeft aan al met vrijwilligers te werken, maar dat zij dit aantal niet zomaar kan verhogen. De vrijwilligers moeten wel een opleiding krijgen. De burgemeester geeft aan dat het mooi zou zijn als het politiekorps zou kunnen gebruikmaken van een groep ‘vrijwillige politie’ - zoals we ook de vrijwillige brandweer kennen. Hij ziet dat dit een landelijke discussie vraagt om dit mogelijk te maken. Samenwerking politie en beveiligers - ervaringen bij Dias Latinos 2011 Het beveiligingsbedrijf dat door de organisator is ingehuurd, levert normaal 2 weken van tevoren de lijst van namen van de beveiligers aan de politie. Deze controleert dan of deze beveiligers nog allemaal voldoen aan de geldende eisen. De politie geeft aan dat in het geval van Dias Latinos men niet 2 weken van tevoren deze lijst had, maar pas laat in de avond van de startdag van het evenement. De politie geeft aan dat doordat er onvoldoende tijd was geweest voor goede afstemming tussen politie en beveiligingsbedrijf de samenwerking minder goed verliep. De organisator van Dias Latinos geeft aan dat ze de donderdag voor het evenement pas hoorden dat er 18 extra beveiligers nodig waren. Deze beveiligers konden toen niet meer goed worden geïnformeerd en konden daardoor niet optimaal worden ingezet. De politie geeft aan dat op het drukste moment politie stond op plekken waar eigenlijk particuliere beveiligers hadden moeten staan. De particuliere beveiligers waren volgens hen echter niet geschikt en kenden de locatie niet goed. Ook werden volgens de politie alle beveiligers ingezet bij de hekken, omdat er niet genoeg vrijwilligers waren om bij deze hekken te staan. De beveiligers hadden eigenlijk andere taken. De politie was ter plaatse omdat ze naar eigen zeggen toch niet volledige zekerheid had dat de beveiliging van de organisatoren voldoende was. Dit bleek in de praktijk volgens hen ook het geval. Gelet op de omvang van het evenement heeft de politie net als voorgaande jaren flink opgeschaald voor Dias Latinos, terwijl dit niet nodig zou zijn wanneer de organisator voldoende veiligheidsmaatregelen had getroffen.

4.5


Door betrokkenen worden verschillende mogelijkheden ter verbetering van het proces genoemd. Verduidelijken van eisen Betrokken ambtenaren en medewerkers van de hulpdiensten noemen verschillende mogelijkheden om de eisen voor organisatoren duidelijker vast te leggen. • Evenementen Assistent. Met dit nog in ontwikkeling zijnde digitale aanvraagsysteem van evenementenvergunningen zouden nieuwe of aangescherpte eisen direct kunnen worden opgenomen • Overzicht van normen van de politie. De politie geeft aan dat het overzicht van punten en maatregelen dat zij hanteren bij het beoordelen van de vergunningaanvragen, nog sterker zou kunnen worden gemaakt, zodat het voor organisatoren duidelijk is waar men aan moet voldoen. • Jaarlijks informatieoverleg voor organisatoren. Er kan meer duidelijkheid worden gegeven door een jaarlijks informatieoverleg met de organisatoren waarbij eventueel aangescherpte regels worden doorgenomen. Er wordt opgemerkt dat in de gemeente Utrecht dit jaarlijkse overleg goed verloopt. In Amersfoort organiseert de afdeling Cultuur twee keer per jaar een evenementenoverleg met alle organisatoren, maar dit overleg heeft een andere insteek. Er wordt namelijk over een breed scala aan onderwerpen van gedachten gewisseld.

26


•

•

Beschrijving van locaties. Een beschrijving van evenementenlocaties en welke eisen/maatregelen de verschillende locaties met zich meebrengen o.a. qua beveiliging zou ook meer duidelijkheid geven. Dit geeft de organisatoren direct meer duidelijkheid, maar ook de gemeente zelf. Zo moet er bij een evenement als het fierljeppen bij de Koppelpoort veel zaken worden gecheckt zoals het al dan niet in de steigers staan van de Koppelpoort, of de singels open liggen et cetera. Verwijzing naar Vereniging van EvenementenMakers. De organisatoren zouden voor landelijke regelgeving meer te rade kunnen gaan bij de Vereniging van EvenementenMakers12. De gemeente zou hier meer naar kunnen verwijzen.

Keuze maken over verantwoordelijkheden buiten het evenemententerrein Er moeten een keuze worden gemaakt hoe ver de verantwoordelijkheden buiten het evenemententerrein. De meningen van betrokkenen verschillen over hoe ver de verantwoordelijkheid van de organisatoren reikt. Sommigen vinden het logisch dat de organisator verantwoordelijk zou zijn buiten het evenemententerrein omdat wat daar gebeurt het gevolg is van het evenement. Anderen zijn van mening dat de organisatoren op het evenemententerrein verantwoordelijk zijn en de gemeente daarbuiten. Zij geven aan dat als organisatoren ook verantwoordelijk moeten zijn buiten het evenemententerrein, het voor hen ondoenlijk wordt om evenementen te organiseren. Kosten worden steeds vaker een probleem. Verder wordt genoemd dat de evenementen tenslotte ook ten gunste van de gemeente zijn. Ontwikkelen van draaiboek voor veiligheidsplan Er wordt als mogelijke verbetering geopperd dat de gemeente een draaiboek zou kunnen maken hoe de organisator een veiligheidsplan moet maken. Er wordt op dit punt verwezen naar de gemeente Utrecht waar dit goed zou werken. Een ander ziet hierin overigens juist een risico, namelijk dat organisatoren niet de eigen verantwoordelijkheid nemen. Beleidsplan over crowd control Volgens de politie is een algemeen beleidsplan nodig, dat ook uitleg geeft wat crowd control inhoudt. Dit sluit aan bij hun visie dat de gemeente in het algemeen ook meer van crowd control af zou moeten weten. Meer inhuur deskundigheid door organisatoren Een optie die genoemd wordt om het proces efficiënter te laten verlopen, is dat organisatoren meer deskundigheid zouden kunnen inhuren op het terrein van veiligheid. Zo kan men bijvoorbeeld alle kennis aangaande veranderende richtlijnen op het terrein van veiligheid en over mogelijke invullingen van een veiligheidsplan in huis halen. Organisatoren zouden zelf vooral moeten managen. In het verlengde hiervan ligt het idee om deze deskundigheid met meerdere organisatoren gezamenlijk in te huren. Dit zou bijvoorbeeld een deskundige coördinator kunnen zijn die de organisatoren verder helpt met de invulling van veiligheid maar die bijvoorbeeld ook gesprekspartner van de burgemeester kan zijn. Het idee om meer deskundigheid in te huren wordt ook genoemd bij de inhuur van beveiligingsbedrijven: organisatoren zouden goede beveiligingsbedrijven moeten inzetten, die plaatselijk bekend zijn.

12

De Verenging voor EvementenMakers is een brancheorganisatie voor professionals in de evenementenbranche. De vereniging behartigt en verdedigt de belangen van haar leden en wil de vakkennis vastleggen en verhogen en ondersteunt en stimuleert daarin de aangesloten leden.


27

Meer gebruik van maatwerk bij beveiliging Organisatoren maar ook andere betrokkenen geven aan dat er meer gebruik zou kunnen worden gemaakt van maatwerk bij beveiliging, afhankelijk van het programma. Hierbij wordt ook opgemerkt dat een maatwerkoplossing tijd kost en in een veel eerder stadium zou moeten gebeuren. Inzet van vrijwilligers én stagiaires Er worden – vooral vanuit de kant van organisatoren – ideeën geopperd om toch meer vrijwilligers in te zetten naast beveiligers, ondanks dat richtlijnen steeds meer inzet van professionals verplichten. Ook wordt geopperd meer te werken met stagiaires van MBO-opleidingen. Gezamenlijk inhuren beveiligingsbedrijf Een ander idee dat wordt geopperd is dat beveiliging wellicht ingehuurd zou kunnen worden voor meerdere evenementen. Vanwege de schaalgrootte kan er dan misschien een voordeliger uurtarief worden bedongen. Ook kan er flexibiliteit ontstaan wat betreft opschaling of afschaling.

28


5.

Rolverdeling, communicatie en samenwerking

5.1

Inleiding

Aan de basis van een goed vergunningproces ligt een heldere rolverdeling, waarbij het voor alle betrokkenen duidelijk is wie wat doet. Daarnaast zijn heldere communicatie en goede samenwerking uiteraard belangrijk. In dit hoofdstuk komen de meningen van de betrokkenen aan de orde over de onderlinge rolverdeling. Specifiek is gekeken naar de rol van de gemeente wat betreft de precieze invulling van de veiligheid. Ook is betrokkenen gevraagd hoe zij de communicatie en samenwerking onderling ervaren.

5.2

Rolverdeling

Rollen uitvoering proces over het algemeen helder De betrokken medewerkers van de gemeente en de hulpdiensten vinden over het algemeen hun rol duidelijk en logisch. Te laat bestuurlijk overleg De afdeling VTH ziet voor grote evenementen een grotere rol voor het bestuur weggelegd. Nu blijft men bij knelpunten soms lang in gesprek op ambtelijk niveau. In de toekomst wil men sneller afstemmen met de burgemeester. Ook de burgemeester wil graag een grotere betrokkenheid bij de vergunningverlening rond evenementen. Het bestuurlijke overleg in een laat stadium heeft effect op de relatie tussen betrokken ambtenaren en organisatoren. Wanneer er onenigheid is met organisatoren over de eisen van de gemeente en dit op bestuurlijk niveau wordt besproken, is vaak al een lang ‘ambtelijk traject’ achter de rug. Wanneer in dit bestuurlijk overleg wordt afgesproken om toch van gestelde regels af te wijken, merken betrokken ambtenaren dat organisatoren hen soms minder serieus nemen. De eisen die de gemeente stelt, lijken plotseling toch niet zo hard. Weinig beleidsregels De afdeling VTH geeft aan beleidsregels te missen, bijvoorbeeld wanneer het om nieuwe evenementen gaat of hoe om te gaan met ad hoc evenementen. Men heeft behoefte aan een kapstok van waaruit men gaat redeneren in maatwerksituaties. De afdeling Veiligheid & Wijken en de afdeling Cultuur ondersteunen de afdeling VTH op afroep. Zo is er dit jaar een beleidsregel opgesteld over het gezamenlijk naar voetbalwedstrijden kijken ten tijde


29

van het Europees Kampioenschap in juni 2012. Ook wordt soms het team Cultuur betrokken bij de vergunningverlening wanneer het gaat over de keuze van een locatie of wanneer er een probleem is. De afdeling Cultuur heeft ook de Evenementennota vastgesteld. Onvoldoende regie en coördinatie Er worden verschillende regie- en coördinatietaken genoemd die betrokkenen nu missen. In algemene zin wordt genoemd dat de regie ontbreekt en dat iemand deze regierol op zich zou moeten nemen. Meer specifiek wordt ook een coördinator gemist die de nauwe samenwerking met organisatoren wat betreft veiligheid op zich neemt, zodat de afdeling VTH gemakkelijker haar rol kan vervullen als handhaver. Te beperkte rol gemeente wat betreft invulling van veiligheid Veel betrokkenen vinden dat de gemeente een grotere rol op zich moet nemen op het punt van veiligheid of meer specifiek crowd control. Zoals het huidige proces loopt, bemoeit de gemeente zich niet inhoudelijk met de precieze invulling van het veiligheidsplan. Het opstellen van een veiligheiden calamiteitenplan is een taak van de organisatoren. De gemeente heeft wel voor organisatoren een Leidraad voor het veiligheids- en calamiteitenplan beschikbaar. Bij inhoudelijke vragen rond het veiligheidsplan helpt de politie organisatoren desgevraagd wel eens. Overige onduidelijkheden wat betreft rolverdeling Er zijn nog uiteenlopende andere opmerkingen geplaatst bij de huidige rolverdeling. • Toezicht op dranghekken. De inspecteur Bouw- Woningtoezicht bij VTH doet het toezicht buiten op bouwconstructies bij evenementen. Er is onduidelijkheid of deze inspecteur ook het toezicht houdt op de dranghekken of dat de buiten-evenementencoördinator dat doet. • Hiërarchie onduidelijk bij betrokkenen vergunningverlening. De organisator van Dias Latinos vindt de hiërarchie van alle betrokkenen bij de vergunningverlening onduidelijk. Specifiek gaat het daarbij om de rol van de veiligheidscoördinator die het hulpdienstenoverleg voorzit en die van een regionaal adviserende politiemedewerker.

5.3

Communicatie en samenwerking binnen de gemeente en met hulpdiensten

Over het algemeen goede communicatie en samenwerking De medewerkers binnen de gemeente beoordelen over het algemeen de communicatie en samenwerking onderling als goed. Soms ervaren betrokken ambtenaren dat de roep om minder regels wringt met de verantwoordelijkheid die de gemeente heeft. Organisatoren willen dat er minder eisen worden gesteld, maar ook het bestuur stelt de ambtenaren deze vraag. Communicatie en samenwerking in het algemeen positief De communicatie en samenwerking tussen gemeente en hulpdiensten op operationeel niveau wordt door de betrokkenen als positief beoordeeld. Betrokken ambtenaren zien dat er op hoger niveau wel eens wat frictie is. Dat de hulpdiensten zich niet altijd serieus genomen voelen, bijvoorbeeld bij het Now! Festival. De overlegstructuur is duidelijk. En ook het delen van informatie onderling gaat gestructureerd. Alle stukken komen nu binnen bij de behandelende ambtenaar van VTH. Wanneer de vergunningverlenende ambtenaar de normen niet redelijk vindt vraagt deze hiernaar. Meestal komen er plausibele redenen op tafel waarom sommige normen zijn veranderd in vergelijking met vroeger. Het komt eigenlijk nooit voor dat er onenigheid blijft. Een enkele kritische noot betreft het feit dat ambtenaren meer dan vroeger met verschillende personen te maken hebben bij de hulpdiensten, waardoor de samenwerking soms lastiger verloopt.

30


5.4

Communicatie en samenwerking tussen gemeente en organisatoren

Gemeente over het algemeen positief over samenwerking De gemeente is over het algemeen tevreden over de samenwerking met de organisatoren van evenementen rond het vergunningenproces. Bij uitzondering ervaart men de samenwerking met een organisator als stroef. Men ervaart verschil tussen een vaak coöperatieve houding van de productieleiding van een evenement en een soms aanvallende houding van bestuursleden van evenementen. Bestuursleden komen ook meestal pas in beeld wanneer er onenigheden zijn bijvoorbeeld over de te stellen veiligheidseisen. De gemeente merkt overigens grote verschillen in hoe organisatoren omgaan met de verscherpte eisen. Sommigen organisatoren weten hier gemakkelijk een mouw aan te passen, voor andere organisatoren zijn de eisen een groot probleem. Positief over vooroverleg Het vooroverleg tussen de gemeente, hulpdiensten en de organisatoren dat nu bij alle grote evenementen plaatsvindt, vinden alle betrokkenen nuttig. Gemeente dienstverlenend én demotiverend volgens organisatoren Van de kant van de organisatoren worden verschillende geluiden gehoord. Enerzijds vindt men de ambtenaren die de vergunningen voorbereiden dienstverlenend. Dit wordt ook gehoord bij contacten die de ambtenaren van de afdeling Cultuur hebben met organisatoren. Een kanttekening daarbij is dat de dienstverlenende houding van de ambtenaren bij organisatoren de suggestie kan wekken dat alles wel opgelost kan worden, terwijl dit niet altijd kan. Naast deze positieve geluiden zijn er ook negatieve geluiden. Zo ervaart de organisator van het Now! Festival dat de gemeente niet waardeert wat organisatoren doen en ook de organisator van Dias Latinos geeft aan de houding van het bestuur niet goed te vinden. Het gevoel dat evenementen niet gewaardeerd worden lijkt vooral samen te hangen met de volgens organisatoren te hoge eisen die gesteld worden, de kosten die dit met zich meebrengt en het late tijdstip dat men met deze eisen is geconfronteerd. Volgens organisatoren onvoldoende waardering vrijwilligersinzet door gemeente Organisatoren leggen regelmatig nadruk op het feit dat de evenementen gepaard gaan met een enorme inzet van vrijwilligers. De ondervonden knelpunten in het vergunningenproces, zoals de aangescherpte eisen en de daarmee gemoeide kosten, worden door hen als extra wrang ervaren vanwege de onbezoldigde inzet van veel mensen. Organisatoren zien dit als dat de gemeente geen oog heeft voor de grote inzet van vrijwilligers en deze onvoldoende waardeert. De gemeente geeft aan dat ook evenementen waar veel vrijwilligers bij betrokken zijn – zeker bij evenementen op grootschalig niveau - aan professionele eisen moeten voldoen. Gemeente informeert te weinig volgens organisator De organisator van Dias Latinos geeft aan dat de informatievoorziening van de gemeente beter kan. Er wordt aangegeven dat pas enkele dagen voor het evenement men het advies van de politie aan de gemeente heeft gezien. Het advies is in eerste instantie ook bedoeld voor de gemeente; het is ondersteunend voor de burgemeester in de beslissing tot het al dan niet verlenen van een vergunning. Toch had de organisator graag eerder van het advies af willen weten. Ook de politie is van mening dat het de communicatie en samenwerking helpt als de gemeente documenten van de politie direct doorstuurt. Ook het evaluatierapport dat de politie direct na Dias Latinos 2011 heeft opgesteld (augustus 2011) heeft de organisator pas in december dat jaar van de gemeente doorgestuurd gekregen, na een evaluatiegesprek tussen de gemeente en de organisator. Het evaluatierapport is volgens de politie voor de organisator van belang, omdat het aanleiding kan geven voor de organisator om meer geld te reserveren voor sommige kostenposten.


31

Samenwerking tussen gemeente en organisator – ervaringen bij Dias Latinos 2011 De gemeente vindt de samenwerking met de organisator van Dias Latinos over het algemeen goed. Ook in 2011 was de samenwerking volgens betrokken ambtenaren tijdens het voortraject prettig. De organisator geeft aan dat het contact met de betrokken ambtenaren goed is. De organisator is erg ontevreden over het late moment dat men geconfronteerd werd met de aanvullende beveiligingseis. De maximumeis qua aantal beveiligers is wel eens genoemd door de gemeente, maar hierbij werd volgens hen het idee geschetst dat hier met een goed plan wel een mouw aan te passen was. De organisator zegt ook niet het officiële politieadvies te hebben gekregen dat de politie heeft uitgebracht aan de gemeente. De burgemeester geeft aan dat hij graag eerder betrokken was geweest. Samenwerking tussen gemeente en organisator - ervaringen bij Now! Festival 2011 De samenwerking met de organisator van het Now! Festival en betrokken medewerkers van de gemeente en van de hulpdiensten verliep stroef. De sfeer werd in de loop van het traject slechter. Betrokken medewerkers van de gemeente en de hulpdiensten vinden dat de organisator afspraken niet nakwam. De organisator zelf vindt dat de gemeente en de hulpdiensten een heel formele houding aannamen, anders dan het voorgaande jaar. De organisator geeft aan dat de organisatie in een ‘achtbaan’ belandde toen een grote sponsor afhaakte. Er is toen besloten door te gaan, maar de kaartverkoop werd toen veel belangrijker en er bleef minder energie over voor zaken die geregeld moesten worden voor de vergunning. Toen de vergunningverlening dreigde mis te gaan, stapte de organisator naar het gemeentebestuur. En ook de afdeling VTH nam initiatief om op te schalen. De burgemeester was graag eerder betrokken geweest.

5.5


Door betrokkenen worden verschillende mogelijkheden ter verbetering van het proces genoemd. Vraag om coördinator/regisseur Veel betrokkenen hebben behoefte aan een coördinator of regisseur. Daarbij verschillen de meningen over de precieze invulling van deze functie. De volgende invullingen van de regisseursfunctie worden genoemd: • In algemene zin wordt genoemd dat de regie ontbreekt en dat iemand deze regierol op zich zou moeten nemen. • Iemand moet ervoor zorgen dat er beleidsregels komen waar die ontbreken. • Een coördinator zou de spelregels en eisen voor organistoren in een jaarlijks overleg met organisatoren en de hulpdiensten moeten uitleggen. • Een coördinator zou de nauwe samenwerking met organisatoren wat betreft veiligheid op zich kunnen nemen. • Een coördinator zou moeten zorgen voor nauwe afstemming met de burgemeester over bijvoorbeeld de knelpunten die spelen of keuzes die moeten worden gemaakt. Let wel, het gaat hier dus om andere werkzaamheden als die van de veiligheidscoördinator en de buiten-evenementencoördinator die er nu zijn. De functie van de veiligheidscoördinator zoals deze nu wordt vervuld is die van voorzitter van het hulpdienstenoverleg en bewaker van de indieningstermijnen van de aanvragen. De buiten-evenementencoördinator die coördineert tijdens de evenementen zelf. De hulpdiensten zijn van mening dat een dergelijke rol vooral bij de afdeling Veiligheid & Wijken hoort. Dit omdat deze afdeling vanuit haar taak sterk is in multidisciplinair overleg en de lijnen naar de burgemeester kort zijn.

32


Roep om meer beleidsondersteuning VTH geeft aan meer beleidsondersteuning nodig te hebben bij de vergunningverlening voor grote evenementen. Specifiek gaat het daarbij om nieuwe evenementen en hoe om te gaan met ad hoc evenementen. Veel draagvlak voor grotere rol gemeente rond invulling van veiligheid Veel betrokkenen vinden dat de gemeente een grotere rol zou moeten innemen op het terrein van veiligheid. De meningen verschillen over hoe die grotere rol van de gemeente eruit moet zien. De volgende mogelijkheden worden geopperd: • De gemeente zou deskundigen op het terrein van veiligheid met elkaar moeten samen brengen. Meer specifiek stelt een betrokkene dat de gemeente de verbinding tussen organisatoren en deskundigen moet verzorgen wanneer er veranderingen in beleid zijn. • De gemeente zou de regie op moeten pakken, waarbij het niet zozeer gaat om het onderwerp inhoudelijk op te pakken, maar om zo’n traject op te starten. • De gemeente zou tot op zekere hoogte handvatten kunnen aanreiken hoe de beveiliging beter kan, zeker wanneer het gaat om een evenement dat de hele binnenstad betreft en waarvan de impact op het openbare leven groot is. In het verleden heeft de gemeente overigens wel werk gemaakt van bijvoorbeeld crowd control en is er wel eens een delegatie van ambtenaren en hulpdiensten naar Nijmegen gegaan om kennis hierover op te doen. • De gemeente zou in een meedenkende rol kunnen opereren. Crowd control zou door organisatoren, VRU en politie samen opgepakt zou kunnen worden. De gemeente zou de landelijke ontwikkelingen dan meer dan nu moeten volgen, zodat men gemakkelijk kan samenwerken met de hulpdiensten bij toepassing van nieuwe ideeën en inzichten. • De gemeente zou een cursus kunnen organiseren voor organisatoren op het terrein van bewaken van veiligheid. Meerdere betrokkenen wijzen bij dit onderwerp op het gevaar om als vergunningverlener in de positie te komen waarbij men de eigen ideeën gaat toetsen. Dit zou kunnen gebeuren wanneer men als gemeente zich meer inhoudelijk gaat bemoeien met de invulling van het veiligheidsplan. Meer en eerder bestuurlijk overleg Ambtenaren willen eerder gaan afstemmen met de burgemeester. Ook de burgemeester geeft aan eerder betrokken te willen zijn, niet alleen wanneer er problemen zijn. Daarbij wordt ook de opmerking geplaatst dat - om het proces efficiënt te laten verlopen – er een goed evenwicht moet worden gevonden tussen enerzijds meer bestuurlijke afstemming en anderzijds afhandeling van onderdelen op ambtelijk niveau. Er worden verschillende ideeën geopperd om de samenwerking te optimaliseren: • Een duidelijk systeem van escaleren. Een duidelijk systeem van escaleren zowel van uitvoering richting bestuur en andersom zou moeten worden afgesproken. Dit voorkomt dat wanneer een acuut probleem zich voordoet iedereen met iedereen contact heeft. • Helder tijdpad bij escalatie. In geval er op bestuurlijk niveau knelpunten wordt besproken en dit betekent dat de vergunningverlening in de tijd op gaat schuiven, zouden duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over het tijdpad dat men hanteert. • Opereren in één lijn. Betrokken ambtenaren en de burgemeester zouden eenduidig moeten communiceren naar de organisatoren over de te stellen eisen en de termijnen. Ambtenaren en bestuur opereren dan in één lijn. Meer ondersteuning bij sommige organisatoren of evenementen Verschillende partijen opperen de gemeente sommige organisatoren of evenementen extra hulp zou moeten bieden. Sommigen vinden dat de gemeente vooral bij nieuwe organisatoren moet helpen. Anderen noemen dat de gemeente vooral de niet-professionele organisatoren moet ondersteunen,


33

door bijvoorbeeld een korte cursus te geven of formulieren in gemakkelijk leesbare taal. Ook wordt genoemd dat de gemeente vooral hulp zou moeten bieden wanneer het gaat om een evenement met een maatschappelijk belang. Als voorbeeld noemt men in dit verband de kleedjesmarkt in de binnenstad met Koninginnedag. De VRU/brandweer geeft specifiek aan dat het handig is als de organisator hen betrekt wanneer hij afspraken maakt met horeca-uitbaters over de terrasopstelling. Hoewel de regels voor de horecauitbaters niet nieuw zijn, blijkt in de praktijk toch dat hier onduidelijkheid over is.

34


6. 6.1

Planning & facilitering

Inleiding

De gemeente stelt aan het einde van het jaar de Evenementenkalender voor het volgende jaar vast. Organisatoren melden hiervoor hun evenement aan. Hierbij kijkt de gemeente onder meer naar spreiding van evenementen in tijd en locatie13. Er vindt daarnaast ook regionale afstemming van evenementen plaats door het opstellen van een regionale evenementenkalender door de VRU14. Deze kalender geeft zicht op mogelijke knelpunten in de regionale samenloop van evenementen en de beschikbaarheid van hulpdiensten. Aan betrokkenen bij het proces van evenementenvergunningen is gevraagd wat er goed gaat in dit proces van planning en wat er beter zou kunnen. De gemeente verzorgt in bepaalde gevallen een aantal faciliteiten. Het gaat daarbij om zaken als het afvoeren van afval, afvalbakken, reiniging, dranghekken en plaskruizen. Facilitering vindt in principe plaats voor alle niet-commerciële en/of door de gemeente ondersteunde evenementen in de openbare ruimte. Aan betrokkenen bij het proces van evenementenvergunningen is gevraagd wat er goed gaat in dit proces van facilitering en wat er beter zou kunnen.

6.2

Planning

Evenementenkalender zorgt voor goede afstemming Het opstellen van de evenementenkalender voor de gemeente verloopt goed. De organisatoren moeten hun evenement zelf op tijd aanmelden en dat doen ze ook. Als er knelpunten zijn, bijvoorbeeld wanneer meerdere partijen op een dag een evenement organiseren, dan lossen deze partijen dit samen op. Daarnaast wordt de conceptplanning van evenementen ook voorgelegd aan de ambtenaar die adviseert over verkeersaspecten. Deze bekijkt of evenementen samenvallen met wegwerkzaamheden in de buurt. Dit was bijvoorbeeld het geval bij de marathon en toen is het wegonderhoud daarvoor in de tijd verzet. Ook wordt er nu afgestemd met evenementen in de regio. Zo is Puddingpop in Leusden nu een week opgeschoven in verband met Torenpop in Amersfoort.

13

Het kan voorkomen dat er meerdere aanvragen komen voor een zelfde locatie en/of voor dezelfde data. Het kan ook voorkomen dat het totaal aantal aanvragen het totaal aantal op basis van de geluidsnormen toegestane evenementen in een jaar overschrijdt. Ook de beschikbare politiecapaciteit en de omtrent een bepaald evenement noodzakelijk geachte inzet kan een beperking zijn. Wanneer keuzes moeten worden gemaakt bij het toekennen van een vergunning wordt gekeken naar historisch gegroeide feiten en omstandigheden. Daarnaast weegt mee in hoeverre evenementen bijdragen aan het beleid van de gemeente Amersfoort en sprake is van een programma waarin nog niet is voorzien, maar dat wel in een behoefte voorziet. 14 Dit is vastgelegd in de beleidsnota ‘de Verdeling van Schaarste bij samenloop van grote evenementen’ van de VRU


35

Planning evenementen onvoldoende afgestemd met Stedelijk Beheer De planning van evenementen wordt niet altijd afgestemd met de afdeling Stedelijk Beheer. Stedelijk Beheer geeft aan dat zij meer zicht zou willen hebben op de evenementenplanning, bijvoorbeeld om hiermee rekening te kunnen houden in het bestek met Eemfors. Zo kunnen zij aangeven wanneer de straten schoon gemaakt moeten worden na een evenement. Als men dit op tijd regelt is dit goedkoper. Ook geeft Stedelijk Beheer aan dat een goede afstemming van evenementen met koopzondagen en andere feestdagen belangrijk is, omdat het anders niet mogelijk is om de stad schoon te houden rond deze festiviteiten. In 2012 volgde Koninginnedag direct op een koopzondag. Enkele probleempunten bij evenementenkalender De politie brengt een paar probleempunten naar voren wat betreft de Evenementenkalender. De politie geeft aan dat voor de VRU-kalender is afgesproken om voor 1 november de grote evenementen aan te melden, maar dat de gemeente in de praktijk deze termijn niet haalt omdat dan nog niet alle evenementen zich hebben aangemeld. Daarnaast geeft de politie aan dat ze ook graag de kleinere evenementen op de kalender heeft staan (evenementen in de zogenaamde a-categorie). Namelijk bij sommige van deze kleinere evenementen is ook extra politie-inzet nodig is. De politie voegt nu zelf deze evenementen toe aan de kalender en deelt deze weer met de VRU/brandweer. Indieningstermijnen voor evenementenkalender niet eenduidig vastgelegd In de Evenementennota Amersfoort 2009 – 2015 staat dat ieder jaar in oktober in Stadsberichten een oproep wordt gepubliceerd aan de organisatoren van evenementen om voor het komende jaar aan te geven wanneer men wil programmeren. In de Procedure evenementenvergunning d.d. 21 juli 2010 staat dat grote evenementen uiterlijk vóór 1 oktober van het voorafgaande jaar aangemeld dienen te worden. De vastlegging van het proces is op dit punt niet eenduidig.

6.3

Facilitering

Kosten van facilitering gemeente lopen op De afdeling Stedelijk beheer wordt in toenemende mate geconfronteerd met oplopende kosten rond evenementen. • Sinds 2009 worden bij grote evenementen delen van de stad afgezet met hekken en beveiligers. Het is onduidelijk wie hier de kosten voor moet dragen. Nu draagt vooral Stedelijk Beheer deze kosten. Ook in de Evenementennota staat al over dit punt gemeld dat voor deze kosten nog een oplossing moet worden gezocht. • De politie is zich de afgelopen jaren gaan terugtrekken op haar kerntaken. Bij evenementen zijn dat toezicht en handhaving. Dit betekent dat bij de toewijzing van extra politiecapaciteit kritisch wordt gekeken naar het soort evenement en mogelijke risico’s in relatie tot ieders rol, taak en verantwoordelijkheden. Hoewel er doorgaans altijd sprake is van extra politietoezicht bovenop de reguliere inzet bij grote evenementen, worden nu ook particuliere beveiligers ingehuurd. Deze kosten komen nu soms bij Stedelijk Beheer terecht. • Er worden als gevolg van aangescherpte eisen steeds meer dranghekken en plaskruizen geplaatst. • Ook evenementen als een marathon brengen veel beveiligingskosten met zich mee, omdat er veel verkeersregelaars ingezet moeten worden. In de Evenementennota Amersfoort 2009 – 2015 staat hierover dat er het voornemen is om deze voorzieningen om te zetten in een structurele regeling, maar dat het niet duidelijk is hoe dit gefinancierd kan worden. Tot op heden is voor de financiering nog geen oplossing gevonden. Een betrokkene noemt hierbij het risico dat zolang kosten niet gedekt zijn, er vanuit kostenoogpunt kan worden beknibbeld op veiligheid.

36


Weinig betrokkenheid Stedelijk Beheer bij afwegingen rond faciliteiten De afdeling Stedelijk Beheer wordt laat betrokken bij evenementen en ze zijn niet aanwezig bij het Hulpdienstenoverleg. Vanuit hun beheerstaak voor de openbare ruimte kan Stedelijk Beheer meedenken over hoe de stad er voor en na een evenement uit moet zien qua stedelijk beheer. Meerdere betrokkenen waaronder de afdeling Stedelijk Beheer zelf - willen een grotere rol voor de afdeling Stedelijk Beheer bij het proces van vergunningverlening rond evenementen. Ook gezien het feit dat Stedelijk Beheer wordt geconfronteerd met meer werk en meer kosten, wil men betrokken zijn bij de afwegingen over hoeveel faciliteiten nodig zijn bij evenementen. Faciliteiten bij evenementen niet altijd conform veiligheidsplan De politie geeft aan dat soms niet alle faciliteiten worden geleverd zoals opgenomen in het veiligheidsplan van een evenement. Soms geeft de afdeling Stedelijk Beheer kort voor een evenement aan niet alle faciliteiten te willen of te kunnen plaatsen. Dit terwijl de politie bij de advisering is uitgegaan van deze aangevraagde middelen. Als voorbeeld noemt men het carnaval in Hoogland (februari 2012) waarbij Stedelijk Beheer twee dagen van tevoren aangaf het niet nodig te vinden om zoveel plaskruizen te plaatsen en dat ze er bovendien niet zoveel hadden. De politie geeft aan dat dat geen recht doet aan de hele voorbereiding die men heeft gedaan, als men op het laatste moment in de uitvoering zaken anders gaat doen. De politie heeft uiteindelijk boetes moeten uitdelen voor wildplassen. Ook bij de uitvoerende organisatie, Eemfors, worden afspraken zoals opgenomen in het veiligheidsplan soms niet gekomen, bijvoorbeeld bij maatregelen als het vastketenen van hekken of afvalbakken. De afdeling Stedelijk Beheer geeft aan dat er soms dingen staan in het veiligheidsplan van een evenement die helemaal niet kúnnen, bijvoorbeeld een aantal plaskruizen in de binnenstad waar niet eens plek voor is. Soms afspraken met Eemfors buiten Stedelijk Beheer om Stedelijk Beheer wil niet dat de politie zelf afspraken maakt met Eemfors buiten hen om. Nu komt het voor dat de politie Eemfors bijvoorbeeld de opdracht geeft om de stad ’s nachts schoon te maken. Met het opruimen geeft men namelijk direct een signaal af aan bezoekers dat het evenement afgelopen is. De afdeling Stedelijk Beheer betaalt hiervoor echter extra omdat dit nachtelijk schoonmaken meer kost dan overdag en wil hier zelf over beslissen. Onduidelijkheid over welke evenementen door gemeente gefaciliteerd worden Volgens de Evenementennota zijn bij niet-commerciële en/of door de gemeente ondersteunde evenementen aan de facilitering tot een bepaald niveau geen kosten verbonden. Betrokkenen geven aan dat het niet duidelijk is wanneer een evenement onder de noemer ‘commercieel’ valt en wanneer niet. Ook is er onduidelijkheid over wat te doen bij evenementen die tussen beide categorieën in vallen zoals Koninginnedag. Daarnaast worden er vraagtekens geplaatst bij het feit dat het smartlappenfestival vanwege deze regels geen gebruik kan maken van gratis faciliteiten. Een extra probleem doet zich volgens de organisator voor in Vathorst omdat daar het stedelijk beheer is uitbesteed aan Heijmans Beheer. Heijmans Beheer heeft echter geen spullen als dranghekken of plaskruizen. Facilitering door de gemeente - ervaringen van organisator Now! Festival De organisator van het Now! Festival geeft aan dat hij de regels rond facilitering onduidelijk vindt. Hij kreeg naar zijn zeggen eerst te horen dat hij zich moest kwalificeren als evenement. Later werd hem gezegd dat alleen niet-commerciële organisatoren gebruik konden maken van de facilitering. Vervolgens werd hem gezegd dat hij alleen gebruik kon maken van facilitering als zijn evenement gesubsidieerd wordt door de gemeente of als de gemeente partner is.


37

Facilitering door de gemeente – ervaringen bij Dias Latinos De productieleiding van Dias Latinos geeft aan dat er onderling regelmatig gesteggel is tussen de gemeente, Eemfors en de politie over bijvoorbeeld plaskruisen en kliko’s. Vaak wordt zij in deze discussie betrokken, terwijl zij vooral alleen duidelijkheid wil. Ook gaat er wel eens wat mis qua facilitering. Zo stond er een plaskruis in een afgesloten steeg, terwijl deze daar op advies van de politie stond.

6.4


Door betrokkenen worden verschillende mogelijkheden ter verbetering van het proces genoemd. Meer en eerder overleg tussen Stedelijk Beheer en VTH Als verbeterpunt wordt aangedragen dat Stedelijk Beheer in een eerder stadium overleg zou moeten hebben met de afdeling VTH. Dit kan voorkomen dat men het in een later stadium het niet eens zijn met de omvang van facilitering of daar de noodzaak niet van inziet. Structurele oplossing zoeken voor financiering voorzieningen Stedelijk Beheer wil graag dat er een structurele oplossing komt voor de oplopende kosten voor facilitering bij evenementen. Maximum stellen aan facilitering Als mogelijk idee om de kosten in de hand te houden, wordt genoemd dat er een grens gesteld kan worden aan wat voor organistoren maximaal afneembaar is bij de gemeente en wat zij zelf moeten betalen. In de Evenementennota staat nu wát wordt gefaciliteerd, maar er is geen maximumgrens aan gesteld. Zo worden er door organisatoren bijvoorbeeld steeds meer plaskruizen besteld. Duidelijker aanvraagformulier Stedelijk Beheer geeft aan dat het aanvraagformulier dat bij het pakket van de huidige vergunningenaanvraag zit, verbeterd moet worden15. Op dit formulier kunnen organisatoren aanvragen wat ze nodig hebben16. Het huidige formulier suggereert dat men aan kan vragen wat men wil en hier niet voor hoeft te betalen. Uitbreiding van vaste faciliteiten als krachtstroom, water en riolering Als idee om de facilitering bij evenementen te verbeteren wordt de mogelijkheid geopperd voor vaste faciliteiten als krachtstroom, water, riolering en dergelijke in de binnenstad. Hiermee zou bijvoorbeeld het installeren van toiletwagens flexibeler worden. Nu zijn er weinig punten waar je een toilet op aan kunt sluiten en hierdoor is er veel extra overleg nodig tussen Stedelijk Beheer, organisator en leverancier over wat er mogelijk is. Aanvullend wordt ook het idee geopperd om een vaste plaats voor een antenne te verzorgen om het signaal van portofoons te versterken handig zou zijn. Nu moet ieder jaar opnieuw een plek op het dak van het stadhuis worden geregeld. Ook zijn borden gewenst waar je vluchtroutes aan vast kunt maken.

15

Met de EvenementenAssistent, een digitaal systeem dat landelijk ontwikkeld wordt en dat een gestandaardiseerde, digitale aanvraag van evenementenvergunningen gaat bieden, wordt een aanvraagformulier via dit systeem automatisch op maat opgesteld. 16 Overigens worden de afzettingen van delen van de stad niet opgenomen in het aanvraagformulier.

38


7.

Conclusies en aanbevelingen

Conclusies Termijnen en advisering en efficiëntie proces Inrichting proces leidt tot laat bestuurlijk overleg Vergunningen bij grote evenementen worden vaak op een laat moment verleend. Een belangrijke reden hiervoor is dat bij onenigheid met organisatoren over de eisen van de gemeente, dit op een laat moment op bestuurlijk niveau wordt besproken. Dit is het gevolg van de inrichting van het proces van vergunningverlening. Pas rond zes weken voordat het evenement plaatsvindt worden de eisen die de gemeente stelt definitief en wordt er bij onenigheid met organisatoren opgeschaald. Bewaken van proces onvoldoende Wat volgens betrokkenen ook voor een late vergunningverlening zorgt, is dat de gemeente de vergunningaanvraag vaak aanhoudt totdat alle knelpunten zijn opgelost. Zo worden vergunningaanvragen niet altijd op tijd ingediend en zijn vooral vaak niet volledig. Ambtenaren blijven in deze gevallen in overleg met de organisator om ervoor te zorgen dat aan alle voorwaarden voor een vergunning wordt voldaan. De gemeente bewaakt het proces nog onvoldoende. Hulpdiensten over het algemeen voldoende tijd voor advisering De hulpdiensten hebben over het algemeen voldoende tijd om hun advies uit te brengen. Wel komt het voor dat na de definitieve advisering de evenementenaanvraag opnieuw wordt gewijzigd. De termijnen om opnieuw te adviseren worden dan krapper. Ook komt het wel eens voor dat wordt geadviseerd op niet complete stukken. Geen draagvlak voor ‘minder eisen bij goede ervaringen in het verleden’ Bijna niemand van de geïnterviewden vindt dat voor organisatoren met jarenlange evaring de vergunningaanvraag vergemakkelijkt moet worden, in de zin van dat de gemeente minder eisen aan hen zou stellen. Verder past de gemeente dit principe wel toe bij tentenleveranciers. Enkele tentenleveranciers hoeven minder informatie te leveren en worden minder zwaar gecontroleerd vanwege jarenlange goede ervaringen. Twijfel of meer gebruik van certificering mogelijk is Organisatoren worden al verplicht te werken met gecertificeerde bedrijven en materialen. Het is de vraag of meer gebruik van certificering mogelijk is. Sommige betrokken geven aan dat dit niet kan. Alle betrokkenen, zowel van de gemeente als van de hulpdiensten, geven aan dat toezicht op locatie, een schouw, nodig blijft.


39

Meer evalueren, betere dossiervorming Alle betrokkenen zijn overwegend positief over de efficiëntie van het proces zoals het nu loopt. Op verschillende punten ziet men nog wel verbeterpunten. Genoemd wordt dat er meer gezamenlijk geëvalueerd zou moeten worden. Ook zou de dossiervorming in het proces beter kunnen. Afspraken met organisatoren worden niet altijd goed vastgelegd.

Eisen aan organisatoren Eisenpakket voor organisatoren onduidelijk door jaarlijkse aanscherping eisen Organisatoren geven aan dat het pakket van eisen waar men aan moet voldoen onduidelijk is. Dit is vooral het gevolg van jaarlijkse aanscherping van de normen. De afgelopen jaren zijn de landelijke richtlijnen en regelgeving aangescherpt als gevolg van incidenten bij evenementen elders. Het gaat om een continu ontwikkelingsproces dat nodig is om de juist veiligheidseisen voor evenementen te bepalen. De politie en de VRU vertalen deze aangescherpte regelgeving naar individuele evenementen. De gemeente houdt de organisatoren op de hoogte over aangescherpte normen en meer onderbouwing bij de plannen door mondeling hierover te informeren, bijvoorbeeld bij eventuele evaluatiemomenten en bij het vooroverleg. Daarnaast merken betrokkenen dat het voor nieuwe organisatoren in het algemeen onduidelijk is welke regels gelden en wat de aan te leveren documenten en plannen precies moeten inhouden. Onenigheid tussen organisatoren en gemeente over eisen neemt toe De politie geeft aan dat de normen voor een groot evenement als Dias Latinos dat de hele binnenstad beslaat, op basis van regelgeving, eerdere ervaringen, richtlijnen de komende jaren alleen maar strenger zullen worden. Organisatoren vinden de omvang van de eisen voor een deel onredelijk en hebben problemen om de ermee gemoeide kosten te dragen. De gemeente gaat mee in de aanscherping van normen die de hulpdiensten hanteren. De onenigheid op dit punt tussen gemeente en organisatoren zal dus – zolang dit niet structureel wordt opgelost - naar verwachting alleen maar toenemen. Onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden buiten het evenemententerrein Er is onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de organisatoren buiten hun evenemententerrein. Het gaat om de verantwoordelijkheid voor de toegangswegen naar het evenement toe, parkeren van fietsen in de binnenstad en handhaving daarvan en afzetten van delen van de binnenstad. Twijfels over voldoende maatwerk bij beveiliging Organisatoren maar ook andere betrokkenen geven aan dat er meer gebruik zou kunnen worden gemaakt van maatwerk bij beveiliging, afhankelijk van het programma. Draagvlak voor crowd control, twijfels over inzet van dranghekken Over het algemeen zien alle betrokkenen het nut en de noodzaak van crowd control gezien. Er wordt de laatste jaren ook veel gedaan op het terrein van crowd control. Het gaat daarbij om maatregelen om gebieden af te bakenen, de publieksstroom te reguleren met hekken en bewegwijzering en een gerichte programmering die rekening houdt met de publieksstromen die dit met zich meebrengt. Alle betrokkenen zijn positief wanneer het gaat om crowd control door gericht inzetten van communicatiemiddelen en door nog meer spreiding van podia. Over de inzet van dranghekken zijn er bij verschillende betrokkenen twijfels. Twijfels over kostenvermindering door inzet crowd control Niet iedereen verwacht een kostenvermindering door meer inzet van crowd control.

40


Twijfels over voldoende veiligheidsdeskundigheid bij organisatoren en gemeente Er wordt vaker opgemerkt dat organisatoren nog te weinig idee hebben van de risico’s, de noodzaak van crowd control en wat dit betekent. De politie geeft aan dat men ook binnen de gemeente meer van crowd control zou af moeten weten. Steun voor huidige rolverdeling politie - beveiligers De huidige rolverdeling is dat de organisator verantwoordelijk is voor het evenement en daarbij beveiligers gebruikt en dat bij incidenten standaard de politie de leiding neemt. De meeste betrokkenen zijn tevreden over deze rolverdeling en vinden dat dit efficiënt werkt. Aan betrokkenen is gevraagd of het een mogelijkheid is álle beveiligers onder de verantwoordelijkheid van de politie te laten vallen en zodoende efficiënter te opereren. De meeste betrokkenen zien hier geen efficiëntieslag in of betwijfelen of dit juridisch wel kan. Omvang van ‘vrijwillige politie’ niet makkelijk uit te breiden De burgemeester geeft aan dat het mooi zou zijn als het politiekorps zou kunnen gebruikmaken van een groep ‘vrijwillige politie’ - zoals we ook de vrijwillige brandweer kennen. Hij ziet dat het een landelijke discussie vraagt om dit mogelijk te maken. De politie geeft aan al met vrijwilligers te werken, maar dat zij dit aantal niet zomaar kan ophogen.

Rolverdeling, communicatie en samenwerking Behoefte aan grotere rol bestuur en roep om regisseur Zowel de afdeling Verguningen Toezicht en Handhaving (VTH) als de burgemeester wensen een grotere rol voor het bestuur. Ook geeft de afdeling VTH aan meer beleidsondersteuning nodig te hebben. Veel betrokkenen missen een coördinator of regisseur, waarbij men verschillende onderwerpen noemt die deze regisseur zou moeten oppakken: de regierol in algemene zin, zorgen dat waar nodig beleidsregels komen, de nauwe samenwerking met organisatoren wat betreft veiligheid, de afstemming met de burgemeester. Grotere rol gewenst van gemeente op het terrein veiligheid Veel betrokkenen vinden dat de gemeente een grotere rol op zich moet nemen op het punt van veiligheid. De meningen verschillen over hoe deze rol van de gemeente eruit moet zien. In het algemeen tevreden over samenwerking binnen gemeente en met hulpdiensten De medewerkers binnen de gemeente beoordelen over het algemeen de communicatie en samenwerking onderling als goed. De communicatie en samenwerking tussen gemeente en hulpdiensten wordt over het algemeen door de betrokkenen van beide kanten als positief beoordeeld. Samenwerking met gemeente voor organisatoren: dienstverlenend én demotiverend De communicatie en samenwerking tussen organisatoren en de gemeente wordt door organisatoren enerzijds als dienstverlenend ervaren en anderzijds als demotiverend. De houding van de ambtenaren die de vergunningverlening voorbereiden wordt meewerkend en open genoemd. De kwalificatie van demotiverend, het gevoel dat evenementen niet gewaardeerd worden, komt voort uit de volgens organisatoren te hoge eisen aan evenementen, de kosten die dit met zich meebrengt en het late tijdstip dat men naar hun zeggen met deze eisen wordt geconfronteerd. De ondervonden knelpunten in het vergunningenproces worden door organisatoren als extra wrang ervaren vanwege de onbezoldigde inzet van veel mensen. Organisatoren zien dit als dat de gemeente


41

geen oog heeft voor de grote inzet van vrijwilligers en deze onvoldoende waardeert. De gemeente geeft aan dat ook evenementen waar veel vrijwilligers bij betrokken zijn– zeker bij evenementen op grootschalig niveau - aan professionele eisen moeten voldoen. De organisator van Dias Latinos geeft daarbij ook aan dat de informatievoorziening van de gemeente beter kan.

Planning en facilitering Tevreden over functioneren evenementenkalender De gemeente maakt jaarlijks een Evenementenkalender die door het College wordt vastgesteld. De organisatoren melden hun evenement hiervoor aan. Het kan zijn dat er keuzes moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer er meerdere aanvragen komen voor een zelfde locatie en/of voor dezelfde data. Naast deze Amersfoortse Evenementenkalender wordt ook een regionale evenementenkalender gemaakt door de Veiligheidsregio Utrecht. Het opstellen van de evenementenkalender voor de gemeente verloopt goed. De organisatoren melden hun evenement op tijd aan en wanneer bijvoorbeeld meerdere partijen op één dag een evenement organiseren, dan lossen deze partijen dit samen op. Door het opstellen van de regionale evenementenkalender is er nu ook afstemming met de evenementen in de regio. Kosten voor gemeente lopen op De afdeling Stedelijk beheer wordt geconfronteerd met toenemende kosten rond evenementen. Dit komt onder meer doordat sinds 2009 bij sommige grote evenementen delen van de stad worden afgezet met hekken en beveiligers, waarvan de kosten vooral bij Stedelijk Beheer komen. Ook is de politie zich de afgelopen jaren gaan terugtrekken op hun kerntaken; kosten voor extra beveiliging komen nu soms bij Stedelijk Beheer terecht. Ook evenementen als een marathon brengen veel beveiligingskosten met zich mee, omdat er veel verkeersregelaars ingezet moeten worden. Problemen rond de uitvoering bij faciliteirng De politie geeft aan dat soms niet alle faciliteiten worden geleverd zoals opgenomen in het veiligheidsplan van een evenement. De afdeling Stedelijk Beheer zegt dan niet alle faciliteiten te willen of te kunnen plaatsen. Ook gebeurt het dat buiten de afdeling Stedelijk Beheer om afspraken worden gemaakt met Eemfors en dit extra kosten met zich meebrengt voor Stedelijk Beheer. Onduidelijkheid over welke evenementen door gemeente gefaciliteerd worden Er is onduidelijkheid over welke evenementen door gemeente gefaciliteerd worden en waarom. Zo is bijvoorbeeld onduidelijk wanneer een evenement onder de noemer ‘commercieel’ valt en worden er vraagtekens geplaatst bij het feit dat het smartlappenfestival vanwege deze regels geen gebruik kan maken van gratis faciliteiten.

Aanbevelingen Bestuurlijk overleg in een vroeg stadium is wenselijk De afdeling Vergunningen Toezicht en Handhaving en de burgemeester willen eerder op bestuurlijk niveau betrokken zijn. Tegelijkertijd is het voor organisatoren van belang om tijdig op de hoogte te zijn van de eisen van de gemeente en hierover te kunnen overleggen. Hiervoor zou het proces zo moeten wijzigen dat bestuurlijk overleg, vooral over veiligheid, in een veel eerder stadium plaats vindt. Een mogelijkheid hiervoor zou zijn de hele vergunningaanvraag te vervroegen. Een andere

42


mogelijkheid zou zijn om het proces geheel anders in te richten en te beginnen met bestuurlijk overleg tussen burgemeester, officier van justitie, politie en organisator over de geldende kaders op het terrein van veiligheid. Een voorbeeld van zo’n procesinrichting is te vinden in de Handreiking Evenementenveiligheid deel III van het kenniscentrum Evenementenveiligheid. Maak eisenpakket zo duidelijk mogelijk Het pakket van eisen waar een evenementenorganisatie aan moet voldoen, moet zo duidelijk mogelijk worden vastgelegd. Wanneer er nieuwe normen zijn of wanneer eisen worden aangescherpt moet dit zo vroeg mogelijk op papier worden vastgelegd en officieel gecommuniceerd naar organisatoren. Ook wanneer het gaat om normen die een vertaalslag vragen per evenement kan zoveel mogelijk op papier worden vastgelegd. Door het schriftelijk vast te leggen wordt voor organisatoren het formele karakter van normen helder in tegenstelling tot mondelinge overdracht bij bijvoorbeeld evaluatiemomenten. Ook voor nieuwe organisatoren wordt op deze manier helder welke regels en normen van toepassing zijn. Strakkere procesbewaking en goede communicatie hierover De gemeente kan het proces van vergunningverlening strakker bewaken. Voorwaarde hiervoor is dat pijnpunten al in een vroeg stadium op bestuurlijk niveau zijn besproken en er een beslissing over genomen is. Ook moeten eisen zo duidelijk mogelijk vastgelegd zijn. Een strakkere bewaking van het proces betekent dat wanneer vergunningen niet op tijd worden ingediend of niet volledig zijn, hier in principe de consequentie aan verbonden is dat het evenement niet op het voorgestelde tijdstip door kan gaan. Goede communicatie met alle organisatoren hierover is nodig. Mogelijk kan de gemeente Utrecht hierbij als voorbeeld dienen. Deze gemeente organiseert jaarlijks een bijeenkomst met evenementenorganisatoren over de geldende eisen rond het vergunningentraject. Deze bijeenkomst heeft een ander karakter dan de Evenementenoverleggen die het team Cultuur twee keer per jaar organiseert, waarbij men over een breed aantal onderwerpen van gedachten wisselt. Een duidelijke regierol is van belang Er is een breed gevoelde behoefte aan een coördinator of regisseur. Zo’n regisseur signaleert op het terrein van evenementen – een terrein dat continu in beweging is - waar knelpunten ontstaan en zorgt dat deze door de juiste afdeling of de juiste organisatie worden opgelost. Een eerste onderwerp dat opgepakt dient te worden betreft veiligheid. Op bestuurlijk niveau zal de onenigheid op dit punt tussen gemeente en organisatoren moeten worden besproken en beslissingen moeten worden genomen. Daarnaast zou de gemeente moeten besluiten welke andere taken bij deze regisseursrol horen, bijvoorbeeld de nauwe samenwerking tussen gemeente en organisatoren wat betreft veiligheid en afstemming met de burgemeester. Besluitvorming over verantwoordelijkheden buiten evenemententerrein wenselijk De gemeente moet in het beleid duidelijk benoemen waar de organisator voor verantwoordelijkheid is en waarvoor de gemeente. Specifiek gaat het daarbij om de verantwoordelijkheid voor de toegangswegen naar het evenement toe, voor het parkeren van fietsen in de binnenstad en handhaving daarvan en over de het afzetten van delen van de binnenstad. Maak duidelijk welke evenementen van gemeentelijke faciliteiten mogen gebruik maken en zoek een oplossing voor de kosten gemoeid met facilitering Voor de kosten die gemoeid zijn met bijvoorbeeld afzettingen van delen van de binnenstad en met het parkeren van fietsen moet binnen de gemeente een oplossing worden gezocht. Zorg ook dat het duidelijk is welke evenementen gebruik kunnen maken van gratis faciliteiten als dranghekken of plaskruizen. Maak daarbij onder meer duidelijk wanneer een evenement onder commercieel valt en wanneer niet en wat de gemeente doet met evenementen die tussen beide categorieën in vallen.


43

Draag zorg voor evaluaties en een goede dossiervorming Zorg dat het evalueren zoals omschreven in de Evenementennota ook daadwerkelijk wordt gedaan na ieder groot evenement. Zorg dat de dossiervorming, bijvoorbeeld vastlegging van afspraken met organisatoren, op orde is. Eenduidige vastlegging van het proces Het huidige proces wijkt op onderdelen af van de procedure zoals deze is vastgelegd in de Evenementennota 2009 – 2015, de Algemene Plaatselijke Verordening en de procesbeschrijving en de Procedure evenementenvergunning d.d. 21 juli 2010. Zorg dat het proces eenduidig is vastgelegd, in overeenstemming is met afspraken gemaakt met de VRU. Breng ook het ABC voor evenementen in overeenstemming hiermee.

44


Bijlage 1 Lijst geïnterviewden Gemeente Amersfoort Burgemeester Afdeling VTH

Afdeling Wijken & Veiligheid Afdeling Project Ontwikkeling Afdeling Verkeer & Vervoer Team Cultuur

Afdeling Stedelijk Beheer

Evenementencoördinator VRU (brandweer)

VRU (GHOR) Politie

Organisatoren Dias Latinos Now! Festival

L.M.M. Bolsius W.J. Kleinsmann M.G.M. Naus F.P. Oostendorp B. Jansen D. van Breda J.H.B. van Gessel A.E. Brommersma A.C.P. Kuijer W.N. Prot E. van Eijk J. Esselman A.H. Arendsen R.C. van den Brink J.W. Dieleman J.Th. Hendriks B. Gul R. Willemze H. Booij W. Jansen B. van Empelen F.J. van Wijk Y. Hondema C.F. Struijk M.J. Wijna B.J. van Rein P.M. Strengers (bestuur) F. Visser (evenementenorganisator) A.J. Krikke


45

Evaluatie proces vergunningverlening rond grote evenementen

Recommend Documents