EQUISIS COMMERCIEEL BEHEER Equisis v2 - augustus 98

EQUISIS COMMERCIEEL BEHEER

Equisis v2 - augustus 98

-1-

MANUEL DE REFERENCE

INHOUDSOPGAVE 1. HET BEHEER VAN DE BASISBESTANDEN ................................................. 4 2. COMMERCIEEL BEHEER KLANT .............................................................. 5 2.1. CYCLUS VAN DE BESTELBONS KLANTEN ................................................................5 2.2. HET BESTAND VAN DE BESTELBONS KLANTEN ........................................................6 2.2.1. Eerste etappe : ingave van de gegevens van het type klant....................... 7 2.2.2. Tweede etappe: de ingave van de bestelde artikelen ............................... 11 2.2.3. Het menu «Bestellingen klanten» ..................................................................... 15 2.2.4. «Afdrukken…» uit het menu «Bestand» ........................................................... 17 2.3. HET BESTAND VAN DE VERZENDINGSNOTA'S ......................................................19 2.3.1. Eerste etappe: de ingave van de gegevens van het type klant ................ 19 2.3.2. Tweede etappe : de ingave van de te leveren artikelen ............................ 24 2.3.3. Het menu «Verzendingen»................................................................................ 29 2.3.4. «Afdrukken...» uit het menu «Bestand» ............................................................ 30 2.4. HET BESTAND VAN DE FACTUREN .........................................................................31 2.4.1. Bestellingen afpunten ....................................................................................... 31 2.4.2. Verzendingsnota's afpunten ............................................................................ 33 2.5. HET BESTAND VAN DE CREDITNOTA'S ..................................................................33 2.6. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN .........................................................................33 Bestellingen klanten tonen ......................................................................................... 34 Backorders tonen ........................................................................................................ 34 2.7. HET BESTAND VAN DE KLANTEN ...........................................................................34 Bestellingen tonen ....................................................................................................... 34 Leveringen tonen ........................................................................................................ 35 Backorders tonen ........................................................................................................ 35

3. COMMERCIEEL BEHEER LEVERANCIER ................................................ 37 3.1. CYCLUS VAN DE BESTELBONS LEVERANCIERS.....................................................37 3.2. HET BESTAND VAN DE BESTELBONS LEVERANCIERS ............................................37 3.2.1. Eerste etappe : de ingave van de gegevens van het type leverancier ... 37 3.2.2. Tweede etappe: ingave van de bestelde artikelen ..................................... 40 3.2.3. het menu «Bestellingen leveranciers» ............................................................. 44 3.2.4. «Afdrukken…» uit het menu «Bestand» ........................................................... 46 3.3. HET BESTAND VAN DE ONTVANGSTBONS ...........................................................47 3.3.1. Eerste etappe: de ingave van de gegevens van het type leverancier .... 47 3.3.2. Tweede etappe: ingave van de geleverde artikelen .................................. 50 3.3.3. Het menu «Ontvangsten» ................................................................................. 54 3.3.4. «Afdrukken…» uit het menu «Bestand» ........................................................... 55 3.4. HET BESTAND VAN DE LEVERANCIERS .................................................................55 Bestellingen tonen ....................................................................................................... 55 Leveringen tonen ........................................................................................................ 55 -2-

Backorders tonen ........................................................................................................ 56 3.5. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN .........................................................................56

4. SUPER REPORT PRO............................................................................... 57 4.1. CREATIE VAN EEN SRP DOCUMENT......................................................................57 4.2. AFDRUKKEN VAN COMMERCIËLE DOCUMENTEN ...............................................59

5. MODULE OFFERTES ............................................................................... 60 5.1. CREATIE VAN MODELOFFERTES ............................................................................60 5.2. CREATIE VAN DE OFFERTE VIA HET BESTAND BESTELLINGEN KLANTEN ..............63 5.3. CREATIE VAN EEN PRIJSAANVRAAG VIA HET BESTAND VAN DE BESTELBONS LEVERANCIERS .........................................................................................................64

BIJLAGE : TRUCS & HULPMIDDELEN ......................................................... 65 TOETSENBORD-EQUIVALENTEN ...................................................................................65

NIEUWIGHEDEN ........................................................................................ 66

-3-

MANUEL DE REFERENCE

1. HET BEHEER VAN DE BASISBESTANDEN In dit hoofdstuk gaat u al de bestanden ontdekken die voor de module commercieel beheer in uw gegevensbestand beschikbaar zijn. Voor ieder ervan ontdekt u hun functie, de volledige beschrijving van de rubrieken die er deel van uitmaken en de specifieke handelingen die kunnen toegepast worden. Eerst zullen we de bestanden bestuderen die gemeenschappelijk zijn aan de facturatie en het commercieel beheer (deze twee modules kunnen niet gescheiden worden) om daarna over te gaan naar de meer specifieke bestanden die afhangen van de gebruikerslicentie waarover u beschikt. De modules "Facturatie" en "Commercieel beheer" bevatten beiden gemeenschappelijke bestanden, namelijk: - Artikelen - Families - Eenheden - Structuren - Versies. De beschrijving van deze bestanden wordt nader bekeken in de handleidingen «Facturatie» en «Voorraadbeheer». De bestanden die typisch zijn voor het commercieel beheer zijn: - Bestelbons klanten, - Verzendingsnota's, - Bestelbons leveranciers, - Ontvangstbons. Indien u daarenboven ook nog over de licentie voor de module «Voorraadbeheer» beschikt, is het voor u mogelijk te werken met het bestand «Stockboekingen». Het voorraadbeheer wordt nader uitgelegd in de handleiding «Facturatie» en «Voorraadbeheer». Ten laatste worden twee nieuwe modules bestudeerd in hoofdstuk 4 en 5 van deze handleiding: «Super Report Pro», dat u toelaat een eigen layout van uw commerciële documenten te creëren, en de licentie «EQUISIS Offertes», een module dankzij dewelke, via de tekstverwerker «4D Write», u de mogelijkheid heeft uw offertes aan klanten en uw prijsaanvragen aan leveranciers te beheren.

-4-

2. COMMERCIEEL BEHEER KLANT In dit hoofdstuk ontdekt u de kenmerken en mogelijkheden die eigen zijn aan het commercieel beheer klant. Een inleiding tot het commercieel beheer «EQUISIS» zal eerst behandeld worden. Daarna zullen we het aanmaken van bestelbonnen en leveringsbonnen klant bestuderen. De menu's en handelingen specifiek voor elk van deze bestanden zullen afzonderlijk bekeken worden.

2.1. CYCLUS VAN DE BESTELBONS KLANTEN Het commercieel beheer «EQUISIS» biedt u drie methodes aan om uw bestelbons klanten bij te houden (zie schema op volgende pagina), nl.: - Vertrekkend van een bestelbon maakt u een verzendingsnota aan en deze verzendingsnota dient voor het opstellen van een factuur (facturatie op verzendingsnota met voorafgaande bestelbon), - Vertrekkend van een bestelbon maakt u een factuur aan (rechtstreekse facturatie op bestelbon), - Vertrekkend van een verzendingsnota, maakt u rechstreeks een faktuur of een creditnota aan zonder eerst een bestelbon op te maken (rechtstreekse facturatie op verzendingsnota). Het valt te noteren dat de volgende mogelijkheden u worden aangeboden: - Gedeeltelijke facturatie van een bestelbon, - Een factuur kan meer dan één bestelbon bevatten, - Gedeeltelijke levering (via een verzendingsnota) van een bestelbon. - Een verzendingsnota kan meer dan één bestelbon bevatten, - Een faktuur kan meer dan één verzendingsnota bevatten, - Een retournota kan aan een creditnota verbonden worden, - Het bijhouden van de nog niet geleverde bestellingen («Backorder»).

-5-

MANUEL DE REFERENCE

Bon de Bon Bondede commande commande commande client

Générer

Bon de Bon Bondede commande commande commande client

Générer

Untitled 1 Note d'envoi

Untitled 1 Note d'envoi

Générer

Générer

Untitled 1 Facture

2.2. HET BESTAND VAN DE BESTELBONS KLANTEN Het bestand van de bestelbons klanten dient om in uw gegevensbestand alle bestellingen van uw klanten te registreren. Zo zullen o.a. uw bestelbons verbonden kunnen worden aan verzendingsnota's en/of facturen. Het ingeven van een bestelbon gebeurt in twee etappes: - Het ingeven van de gegevens over o.a. de klant, de besteldatum, de betalingsen vervoervoorwaarden, - Het ingeven van de te bestellen artikelen.

-6-

2.2.1. Eerste etappe : ingave van de gegevens van het type klant

Bestelbonnr. Dit nummer (niet voor wijziging vatbaar) wordt automatisch voorgesteld door het programma (laatste gekende waarde plus één) bij het bevestigen van de fiche.

Klant Identificatiecode van de klant uit maximum 9 karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor, rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de klanten (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de klanten die in uw database geregistreerd zijn. Eens de code klant bepaald, worden de adressen van de bestelling, levering en facturatie voorgesteld in de drie kaders rechtsbovenaan het ingavevenster, zoals zij werden bepaald in de betrokken klantenfiche.

-7-

MANUEL DE REFERENCE Klant te fact. Identificatiecode van de gefactureerde klant. De standaardsuggestie voor de code van de gefactureerde klant is die van de klant die de bestelling opgeeft. Deze code kan gewijzigd worden wat een automatische wijziging van het facturatieadres inhoudt. De mogelijkheden vermeld in de vorige rubriek blijven hier geldig.

Rekeningnr. Rekeningnummer van de derde verbonden aan de gefactureerde klant. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Datum best. Hier vermeldt u de besteldatum van uw document (in verhouding tot het lopend boekjaar).

Datum verz. Hier vermeldt u de voorziene leveringsdatum van de bestelling. De voorgestelde standaardsuggestie voor de leveringsdatum is de besteldatum. De leveringsdatum moet dezelfde zijn als of later vallen dan de besteldatum.

V e r t e g e n w oord . Hier geeft u de vertegenwoordiger in die verantwoordelijk is voor deze klant, u doet dit op dezelfde wijze als voor de rubriek «Klant».

Betalingsvw. Hier vermeldt u de code van de betalingsvoorwaarde volgens hetzelfde principe als voor de rubriek «Klant». Indien een betalingsvoorwaarde werd bepaald in de klantenfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de bestelbon.

Vervoersvw. Hier bepaalt u de code van de vervoersvoorwaarde toepasselijk op de bestelbon, u doet dit op dezelfde wijze als voor de rubriek «Klant». Indien een vervoersvoorwaarde werd bepaald in de klantenfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de bestelbon.

Korting U geeft in deze rubriek een kortingspercentage in dat van toepassing zal zijn op alle artikelen van de bestelbon. Indien er reeds een percentage aanwezig is in een bestellijn, dan worden de twee percentages opgeteld voor de lijn in kwestie.

Voorschot Hier geeft u het bedrag in van het voorschot voor dewelke de factuur als voorwerp dient.

-8-

Verkoopdagboek Identificatiecode van een verkoopdagboek uit maximum drie alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor, rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de dagboeken (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de dagboeken die in uw database geregistreerd zijn. B E L A N G R I J K Een verkoopdagboek moet absoluut aangegeven worden binnenin deze rubriek indien u van plan bent automatisch een factuur aan te maken op basis van dit document.

Referenties Hier vermeldt u uw referenties zoals bv. het nummer van de bestelbon leverancier van uw klant.

Bedrag dev. Prijs van de bestelbon berekend in deviezen (volgens de valuta van de rekening klant). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Bedrag BEF De tegenwaarde in BEF van het bedrag in deviezen. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Winstmarge Bruto marge berekend in functie van de verkoopprijs en de aankoopprijs van de artikelen, zoals deze werd ingevoerd in de zone «Aank.prijs dev.» in de betrokken artikelfiches. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd.

BTW-stelsel

EQUISIS stelt u een rolmenu voor dat de verschillende BTW-stelsels herneemt. De getoonde BTWcode zal deze zijn uit de fiche van de betrokken klant.

Aantal stuks Deze rubriek, niet aanpasbaar, geeft het aantal stuks van de bestelbon aan.

-9-

MANUEL DE REFERENCE Totaal BTWe Deze rubriek geeft het totale bedrag van de bestelbon excl. BTW aan. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd.

Afgedrukt Deze rubriek vermeldt of de bestelbon reeds afgedrukt werd. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Afgepunt Deze rubriek preciseert of de bestelbon volledig gekoppeld is aan een factuur of verzendingsnota, met andere woorden indien de artikelen van deze bestelbon geheel werden geleverd en/of gefactureerd. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Bevestigd Deze rubriek vermeldt of de bestelbon als basis gebruikt werd voor een bijwerking van de voorraad. Deze informatie is slechts nuttig voor de gebruikers die over de module «Voorraadbeheer» beschikken. B E L A N G R I J K De bestelbon kan niet meer worden gewijzigd van zodra hij in de voorraad werd bijgewerkt!

Voorbehouden voor de gebruikers van de module «Offertes», verschaft deze knop u toegang tot de tekstverwerker «4D Write», die u toelaat zelf uw eigen prijsoffertes voor uw klanten te realiseren en te bewaren, door er alle rubrieken van uw keuze van de bestanden van EQUISIS aan toe te voegen (naam klant, eenheidsprijs, BTW, betalingsvw,...). Uw modeloffertes zullen worden opgeslagen in het bestand van de «Formulieren» (voor meer uitleg, zie verder, beschrijving van de module «Offertes»).

Globaal gewicht Geeft het totale gewicht van de bestelling aan, berekend door EQUISIS in functie van het gewicht van elk gefactureerd artikel zoals ingevoerd in de artikelfiche, voor de gebruikers die beschikken over de licentie van het «Voorraadbeheer».

Info Deze rubriek van het type tekst maakt het mogelijk een algemene commentaar over de bestelbon in te geven.

Vertaalde omschr. Kruist u dit selectievakje aan, dan kan u de omschrijving van het (de) bestelde artikel(en) in de taal van de klant opstellen.

- 10 -

Eenh.prijs BTWe Dit selectievakje maakt het mogelijk te verduidelijken dat de eenheidsprijzen van de artikelen exclusief BTW moeten verstaan worden. Klikt u het venstermenu in dit ingavevenster aan, dan krijgt u toegang tot de volgende bijkomende opdracht: «Commerciële opvolging». Deze handeling maakt het mogelijk voor een bestelbon de verbonden documenten (facturen en verzendingsnota's) te visualiseren. Zo kunt u zien of een bestelbon verbonden is aan meerdere facturen of verzendigsnota's en of een verzendingsnota verbonden is aan een factuur.

2.2.2. Tweede etappe: de ingave van de bestelde artikelen Om tot deze ingave te kunnen overgaan, klikt u in de detailzone of u drukt tegelijkertijd de toetsen «Cmd» +"S" (Macintosh) of «Ctrl» + "S" (Windows) in. Zo krijgt u een tweede ingavevenster dat uit de 2 volgende delen bestaat:

1. Tabel die de lijst en de kenmerken van de ingegeven artikelen herneemt. 2. Zone voor de ingave van de detailgegevens:

- 11 -

MANUEL DE REFERENCE Artikel Alfanumerieke identificatiecode uit maximum veertien karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor , rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de artikelen (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de artikelen die in uw database geregistreerd zijn. Eens het artikel gekozen of bepaald, wordt zijn benaming rechtstreeks voorgesteld in de rubriek «Omschrijving» evenals zijn stockeenheid, zijn algemene of analytische imputatierekening.

Omschrijving Benaming eigen aan elk artikel uit maximum 80 karakters. De mogelijkheden vermeld voor de rubriek «Artikel» blijven ook op dit niveau van toepassing. O p m e r k i n g Indien het eerste karakter ingevoerd in de rubriek «Omschrijving» een spatie is, zal er geen verbinding zijn met het bestand van de artikelen en dus als gevolg hiervan ook geen «Selectie»-venster, zoals aangeduid in de rubriek «Artikel».

Commentaar Tekstrubriek die de ingave van een algemene commentaar mogelijk maakt. Deze commentaar zal onder de omschrijving van het betrokken artikel afgedrukt worden indien het selectievakje «Lijncommentaar» niet aangekruist is. Indien dit selectievakje daarentegen wel aangekruist is, wordt de gehele bestellijn als commentaar beschouwd. Dit betekent dat EQUISIS geen controle zal uitvoeren op de ingegeven lijnen en dat met het factuurbedrag geen rekening zal worden gehouden in het totaal van de bestelbon,…

Mag. U voert hier het nummer in van de winkel waar het artikel in voorraad is indien u werkt met meerdere winkels.

Best. hv. Hier vermeldt u de effectief door de klant bestelde hoeveelheid voor het betrokken artikel. De hoeveelheid kan groter zijn dan 1 voor geïndividualiseerde artikelen.

- 12 -

Indien het artikel van het type «Versie» is, dan stelt het programma u de versie van het artikel in kwestie voor, waaraan u een maat kan koppelen (rechtstreeks in te geven na het koppelteken). Zo kan u meerdere lijnen ingeven voor hetzelfde artikel met verschillende maten en versies (zie rubriek «Versie/SN»).

Gelev. hv. Deze rubriek wordt automatisch bijgewerkt in functie van de werkelijk geleverde hoeveelheden (ingeschreven op de verzendingsnota's of de afgepunte facturen). Deze rubriek kan niet worden aangepast.

Gefact. hv. Deze rubriek wordt automatisch bijgewerkt in functie van de werkelijk gefactureerde hoeveelheden (vermeld op de afgepunte facturen). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Eenheid De verkoopeenheid zoals ze werd bepaald in de betrokken fiche van het artikel.

Te leveren U bepaalt in deze rubriek de voorziene leveringsdatum eigen aan het betrokken artikel. Standaard wordt de leveringsdatum van de bestelbon voorgesteld (na eerst een lijn aan de bestelbon te hebben toegevoegd).

Versie/SN Indien het te factureren artikel een geïndividualiseerd artikel is, dan zal zijn serienummer automatisch worden overgenomen in deze rubriek wanneer de bestelbon werd afgepunt. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd. In het geval van een artikel met het type «Versie», verschijnen de maat- en de versiecode in deze rubriek.

Boekingsrek. Deze rubriek herhaalt de rekening van de algemene boekhouding die u aan de klant hebt bestemd bij het aanmaken. Indien de artikelfiche een boekingsrekening bevat, dan zal deze de voorkeur genieten. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt, geeft het programma u toegang tot deze rubriek.

Analyt. rek. Deze rubriek (die na de algemene rekening komt) herhaalt de rekening van de analytische boekhouding die u aan het artikel bestemd hebt bij zijn aanmaak (zie algemene en analytische boekhouding). Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien U over de module «EQUISIS Analytische Boekhouding» beschikt, geeft het programma u toegang tot deze rubriek.

- 13 -

MANUEL DE REFERENCE Pr./eenh. Eenheidsprijs zoals bepaald in de betrokken artikelfiche. B E L A N G R I J K Indien u de rubriek «Eenh.prijs BTWe» niet aangekruist hebt tijdens de eerste etappe van de bestelling, zal de rubriek Pr./eenh. de prijs incl. BTW omvatten.

BTW Deze rubriek herneemt de BTW-code opgegeven in de corresponderende artikelfiche. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien de artikelfiche een van de basisvoeten herhaalt (6, 12, 21) en indien de bedoelde klant aan het BTW-stelsel «Intracommunautair, buiten EG, verlegging buiten EG of Medecontractant» onderworpen is, dan zal de BTW-code (van de bestellijn) automatisch de waarde «0» aannemen (geen BTW-berekening). Zie bijlage 1 van de module «Facturatie» voor wat de codering van de BTW-percentages betreft.

Korting Hier vermeldt u eventueel het kortingpercentage, dat u aan de klant heeft toegekend en dat in de betrokken artikelfiche is opgenomen.

Bedrag dev. Totale waarde BTW inclusief van het bestelde artikel ten opzichte van het devies, toegekend aan het artikel.

Hv. in stock Beschikbare hoeveelheid in voorraad voor het artikel in kwestie. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd.

Aank.prijs Aankoopprijs van het betrokken artikel, zoals deze werd ingegeven in de overeenkomstige artikelfiche. Deze rubriek kan worden gewijzigd.

Geres. hv. Deze rubriek wordt momenteel niet gebruikt door het programma.

Best. lever. Deze rubriek, niet te wijzigen, geeft, indien nodig, het aantal stuks op een bestelbon klant voor het gekozen artikel aan. Deze knop vertelt u met welke bestelbon klant de gekozen bestellijn overeenstemt.

- 14 -

Indien u deze knop aanklikt, dan krijgt u toegang tot de maattabellen ( van toepassing in de sector van de kleding, de schoenen…) voor zover zij werden ingegeven in de betrokken artikelfiche. Nu kan u bestaande maattabellen wijzigen (knop «≠»), verwijderen («-») of nieuwe toevoegen («+»). U gebruikt deze knop wanneer u de maattabel wil zien waaraan het betrokken artikel is gekoppeld. U kan indien nodig de maat en de versiecode van het artikel in kwestie aanpassen. Deze knop laat u toe om een nieuwe lijn aan uw bestelbon toe te voegen. U gebruikt deze knop, wanneer u een bestaande lijn van een besteld artikel wil verwijderen. Hij is enkel actief wanneer uw cursor zich in één van de rubrieken van de te verwijderen lijn bevindt. U klikt deze knop aan om dit ingavevenster te bevestigen en om terug te keren naar het eerste ingavevenster.

2.2.3. Het menu «Bestellingen klanten» Wanneer u kiest om in het bestand van de bestelbons klanten te werken, wordt aan de menubalk een bijkomend menu toegevoegd met de naam «Bestellingen klanten». Dit menu bevat negen opdrachten:

Bij te werken bestellingen opzoeken Deze opdracht geeft u de mogelijkheid de bestellingen op te zoeken die nog geen bijwerking van de vorraad hebben teweeggebracht. Deze opdracht is enkel toegankelijk voor de gebruikers die beschikken over de licentie «Voorraadbeheer».

- 15 -

MANUEL DE REFERENCE Doc. & stock bijwerken Indien u gebruikt maakt van deze opdracht, dan kan u een bijwerking uitvoeren van uw voorraad op basis van de bestelde hoeveelheden. Hoe gaat u te werk? U gebruikt de opdracht «Bij te werken bestellingen opzoeken». Vervolgens stelt het programma een lijst voor van de betrokken bestelbons. Op dit niveau selecteert u één of meerdere bestelbons met de muis en kiest u vervolgens de opdracht voor het bijwerken van de voorraad. Indien u beschikt over de licentie van de module «Voorraadbeheer», dan zullen uw hoeveelheden in bestellingen klanten verhogen in functie van elk besteld artikel.

Niet afgepunte bestellingen opzoeken Deze opdracht laat toe de bestellingen te tonen die nog niet geheel aan een factuur of verzendingsnota verbonden zijn, met andere woorden deze waarvan sommige artikelen nog niet werden geleverd.

Een verzendingsnota genereren Deze actie laat u toe automatisch een verzendingsnota aan te maken op basis van de specificaties van de gekozen bestelbon. Hoe te werk gaan? U gebruikt de opdracht «Niet afgepunte bestellingen opzoeken». Het programma stelt een lijst voor van de betrokken bestelbons. Op dit niveau selecteert u één of meerdere bestelbons met de muis en kiest u vervolgens de opdracht «Een verzendingsnota genereren». Vervolgens vraagt EQUISIS om de facturatiedatum op te geven. Eenmaal de verzendingsnota aangemaakt is (na het slagen van de samenhangtests van de bestelbon), kan u het document raadplegen en indien nodig wijzigen in het bestand van de verzendingsnota's. Enkel de artikelen beschikbaar in stock (indien u de licentie «Voorraadbeheer» bezit) worden overgenomen in de verzendingsnota en dus gekoppeld/afgepunt. Het valt te noteren dat u eveneens over de mogelijkheid beschikt om de creatie van een verzendingsnota te automatiseren door afpunting van de bestelbon (zie hoofdstuk 2.3.1 van het bestand van de verzendingsnota's). B E L A N G R I J K - Elk artikel met als waarderingsmethode «Individueel» waarvan de bestelde hoeveelheid groter is dan 1 zal worden voorzien van evenveel lijnen als er bestelde eenheden zijn (zowel voor de verzendingsnota als voor de bestelbon) om de serienummers te kunnen opgeven (zie licentie «Voorraadbeheer»)! - Een bijwerking van de voorraad is noodzakelijk voor elke automatische generatie van een verzendingsnota of factuur (indien u beschikt over de module «Voorraadbeheer»).

Een factuur genereren Maakt u gebruik van deze opdracht, dan kan u automatisch een factuur aanmaken op basis van de specificaties van de bestelbon. De kenmerken beschreven voor de opdracht «Een verzendingsnota genereren» blijven van toepassing op dit niveau. Het valt te noteren dat dat u bovendien nog de mogelijkheid heeft een factuur aan te maken door afpunting van de bestelbon (zie hoofdstuk 2.4.1 van het bestand van de facturen).

- 16 -

B E L A N G R I J K Het is onontbeerlijk dat een verkoopdagboekcode aangegeven wordt in de bestelbon alvorens een generatie van een factuur gebeurt. Let er op dat deze informatie bepaald is alvorens de voorraad wordt bijgewerkt (indien u beschikt over de licentie «Voorraadbeheer»)!

Te leveren bestellingen opzoeken Opzoeking van elle bestellingen (bijgewerkt in de voorraad) waarvan één of meer artikelen tot op heden nog niet werden geleverd (dus waarvan het bedrag opgenomen in de zone «Gelev. hv.» van de verzendingsnota of de factuur kleiner is dan de bestelde hoeveelheid).

Backorders afdrukken Deze actie stelt u in staat, voor elke nog niet volledig afgepunte bestelbon, de artikelen af te drukken die nog dienen te worden geleverd (zie de afbeelding hieronder).In het bovenste deel van het venster verschijnen twee rolmenu's die u toelaten de boekhoudperiodes aan te duiden waarvoor u de afdruk wenst. Indien de periodes identiek zijn, dan zal de afdruk enkel op deze ene periode betrekking hebben.

De reservaties wijzigen… Deze rubriek wordt momenteel door EQUISIS niet gebruikt.

Gedeeltelijke bestel. annuleren Indien u gebruik maakt van deze opdracht, dan kan u een bijgewerkte en gedeeltelijk geleverde bestelling afwerken. EQUISIS zal het selectievakje «Afgepunt» aankruisen en zal deze bestelling als afgewerkt beschouwen.

2.2.4. «Afdrukken…» uit het menu «Bestand» Vanuit dit bestand heeft u de mogelijkheid bijzondere documenten naar buiten te brengen. Hiertoe kiest u de opdracht «Afdrukken…» uit het menu «Bestand». Het centrale gedeelte van het venster bevat 6 selectievakjes:

- 17 -

MANUEL DE REFERENCE

Volledige lijst Deze optie laat u toe een afdruk te maken op basis van een pagina-opmaak gedefinieerd in de geselecteerde bestelbons.

Tweede formulier Kruist u dit vakje, dan wordt u een andere opmaak van uw bestelbons aangeboden.

Voorafgedrukt Dit is een andere manier van pagina-opmaak, voorbestemd voor het afdrukken op voorafgedrukt papier.

Componenten per bestelbon Pagina-opmaak die de verschillende artikelen detailleert waaruit een structuur is opgebouwd (zie bestand van de structuren).

Super Report Pro Indien u dit selectievakje aanduidt, dan heeft u de mogelijkheid, indien u beschikt over de module «Super Report Pro» beschikt, de grafische editor «SRP» te gebruiken. Dankzij deze kan u al uw commerciële documenten parametriseren die EQUISIS kan afdrukken, hier in voorkomend geval de bestelbons klanten. De toegang tot Super Report Pro wordt beschreven in deel 4 van deze handleiding. Voor wat het effectief gebruik van deze module betreft, deze wordt uitvoerig beschreven in een aparte documentatie die u terugvindt op uw «EQUISIS»-CD ROM in de map «Documentatie».

- 18 -

Lijstopmaak Indien u EQUISIS opstart met als gebruikersniveau «Support» (wachtwoord «P1»), dan u de quick report editor openen en zo uw eigen lijsten aanmaken en aanpassen.

2.3. HET BESTAND VAN DE VERZENDINGSNOTA'S Het bestand van de verzendingsnota's dient om in uw gegevensbestand alle leveringsbonnen, die geadresseerd zijn aan uw klanten, op te slaan. Zo kunnen uw leveringsbonnen verbonden worden aan facturen of creditnota's. Vanuit dit bestand beschikt u eveneens over de mogelijkheid om in uw gegevensbestand uw retournota's op te slaan.

2.3.1. Eerste etappe: de ingave van de gegevens van het type klant

- 19 -

MANUEL DE REFERENCE Verz.notanr. Dit nummer (niet te wijzigen) wordt automatisch door het programma voorgesteld (laatste waarde + 1) bij het bevestigen van de verzendingsnota.

Klant Identificatiecode van de klant uit maximum zes karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor , rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de klanten (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de klanten die in uw database geregistreerd zijn. Eens de code klant bepaald, wordt het leverings- en facturatieadres voorgesteld in de twee kaders rechtsbovenaan het ingavevenster, zoals zij werden bepaald in de betrokken klantenfiche.

Klant te fact. Identificatiecode van de gefactureerde klant. De standaardsuggestie voor de code van de gefactureerde klant is die van de klant die de bestelling opgeeft. Deze code kan gewijzigd worden wat een automatische wijziging van het facturatieadres inhoudt. De mogelijkheden vermeld in de vorige rubriek blijven hier geldig.

Rekeningnr. Rekeningnummer van de derde verbonden aan de gefactureerde klant. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Datum verz. Hier vermeldt u de effectieve leveringsdatum van de bestelde artikelen.

V e r t e g e n w oord . Hier geeft u de vertegenwoordiger in die verantwoordelijk is voor deze klant, u doet dit op dezelfde wijze als voor de rubriek «Klant».

Betalingsvw. Hier vermeldt u de code van de betalingsvoorwaarde volgens hetzelfde principe als voor de rubriek «Klant». Indien een betalingsvoorwaarde werd bepaald in de klantenfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de verzendingsnota.

Vervoersvw. Hier bepaalt u de code van de vervoersvoorwaarde toepasselijk op de bestelbon, u doet dit op dezelfde wijze als voor de rubriek «Klant». Indien een vervoersvoorwaarde werd bepaald in de klantenfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de verzendingsnota.

- 20 -

Korting U geeft in deze rubriek een kortingspercentage in dat van toepassing zal zijn op alle artikelen van de leveringsbon. Indien er reeds een percentage aanwezig is in een leveringslijn (zie later), dan worden de twee percentages opgeteld voor de lijn in kwestie.

Aantal pakketten U geeft in deze rubriek het aantal pakketten in dat verzonden wordt met de verzendingsnota. Het aantal pakketten zal gelijk zijn aan het aantal te leveren artikelen (voor de artikelen met stockopvolging). Let er dus op dat het reële aantal pakketten overeenstemt met datgene wat op het scherm staat.

Dagboek Identificatiecode van een verkoop-of verkoopcreditnotadagboek uit maximum drie alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor, rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de dagboeken (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de dagboeken die in uw database geregistreerd zijn. B E L A N G R I J K Een verkoopdagboek moet absoluut aangegeven worden binnenin deze rubriek indien u van plan bent automatisch een factuur aan te maken op basis van dit document. De code dagboek zal een verkoopdagboek zijn voor elke geleverde hoeveelheid die groter is dan 0 (verzendingsnota). Indien de aangegeven hoeveelheden negatief zijn (retourbon), dan dient de dagboekcode een verkoopcreditnotadagboek te zijn.

Onze referenties U vermeldt hier uw referenties zoals bv. het nummer van de bestelbon klanten uit EQUISIS.

Uw referenties In deze rubriek vermeldt u de referenties van de klant zoals bv. het nummer van de bestelbon leverancier van uw klant.

Bedrag dev. Prijs van de bestelbon berekend in deviezen (volgens de valuta van de rekening klant). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.


- 21 -

MANUEL DE REFERENCE Winstmarge Bruto marge berekend in functie van de verkoopprijs en de aankoopprijs van de artikelen, zoals deze werd ingevoerd in de zone «Aank.prijs dev.» in de betrokken artikelfiches. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd.

BTW-stelsel

EQUISIS stelt u een rolmenu voor dat de verschillende BTW-stelsels herneemt. De getoonde BTWcode zal deze zijn uit de fiche van de betrokken klant.

Aantal stuks Deze rubriek, niet aanpasbaar, geeft het aantal stuks van de betrokken verzendingsnota aan.

Totaal BTWe Deze rubriek geeft het totale bedrag van de betrokken verzendingsnota excl. BTW aan. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd.

Afgedrukt Deze rubriek vermeldt of de verzendingsnota reeds afgedrukt werd. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Afgepunt Deze rubriek preciseert of de verzendingsnota volledig gekoppeld is aan een factuur of creditnota, met andere woorden indien de artikelen van deze bestelbon effectief werden geleverd (of gecrediteerd). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Bevestigd Deze rubriek vermeldt of de bestelbon als basis gebruikt werd voor een bijwerking van de voorraad. Deze informatie is slechts nuttig voor de gebruikers die over de module «Voorraadbeheer» beschikken. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd. B E L A N G R I J K De verzendingsnota kan niet meer worden gewijzigd van zodra hij in de voorraad werd bijgewerkt!

- 22 -

Voorbereid Deze rubriek geeft aan dat de bestelling werd voorbereid.

Globaal gewicht Totale gewicht van de verzonden pakketten, berekend door vermenigvuldiging van elk artikel met zijn massa zoals aangegeven voor Intrastat in de artikelfiche. Deze gewichtsberekening kan dus enkel gebeuren voor artikelen met stockopvolging.

Verpakking Vermelding van het type verpakking (max. 25 karakters).

Verz.wijze Hier geeft u de verzendingswijze van uw pakketten in (max. 15 karakters).


Vertaalde omschr. Kruist u dit selectievakje aan, dan kan u de omschrijving van het (de) bestelde artikel(en) in de taal van de klant opstellen.

Eenh.prijs BTWe Dit selectievakje maakt het mogelijk te verduidelijken dat de eenheidsprijzen van de artikelen exclusief BTW moeten verstaan worden.

Nooit Hv=0 Dit selectievakje laat u toe, bij het afpunten met een bestelbon klant, enkel rekening te houden met artikelen die niet uit de voorraad zijn losgekoppeld. Dit vakje wordt standaard aangekruist.

Vanuit dit ingavevenster heeft u toegang tot een bijkomende opdracht: «Bestellingen afpunten». Alvorens u deze opdracht uit het venstermenu gebruikt, dient u in de rubriek «Klant» een klantencode in te voeren. Eenmaal de code ingevoerd is, dan stelt EQUISIS alle bijgewerkte, maar nog nietafgepunte bestelbons van die klant voor (indien u de licentie «Voorraadbeheer» bezit). Indien bovenop de klantencode ook een dagboekcode aangegeven is, dan zullen enkel de bestelbons die aan die criteria voldoen worden voorgesteld.

- 23 -

MANUEL DE REFERENCE

Selecteer de gewenste bestelbon(s) en bevestig vervolgens uw keuze. U ziet nu een ingavevenster dat vergelijkbaar is met datgene besproken onder sectie 2.3.2, en dat de(het) artikel(en) herneemt van de vooraf gekozen bestelbon(s). B E L A N G R I J K - Indien u beschikt over de module «Voorraadbeheer»: ieder artikel dat niet in voorraad is, zal niet worden opgenomen in de verzendingsnota. De beschikbare artikelen zullen worden ingeschreven op de verzendingsnota met de standaardsuggestie voor een serienummer voor de geïndividualiseerde artikelen. - Gedeeltelijke levering: enkel de nog niet geleverde artikelen van een bestelbon zullen worden overgenomen in de verzendingsnota. - Iedere koppeling van een bestelbon aan een verzendingsnota wordt geweigerd indien deze reeds afgepunt is met een factuur.

2.3.2. Tweede etappe : de ingave van de te leveren artikelen Om tot deze ingave te kunnen overgaan, klikt u in de detailzone of u drukt tegelijkertijd de toetsen «Cmd» +"S" (Macintosh) of «Ctrl» + "S" (Windows) in. Zo krijgt u een tweede ingavevenster dat uit de 2 volgende delen bestaat: 1. Tabel die de lijst en de kenmerken van de ingegeven artikelen herneemt. 2. Zone voor de ingave van de detailgegevens:

Artikel Alfanumerieke identificatiecode uit maximum veertien karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor, rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de artikelen (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de artikelen die in uw database geregistreerd zijn. Eens het artikel gekozen of bepaald, wordt zijn benaming rechtstreeks voorgesteld in de rubriek «Omschrijving» evenals zijn stockeenheid, zijn algemene of analytische imputatierekening.

Omschrijving Benaming eigen aan elk artikel uit maximum 80 karakters. De mogelijkheden vermeld voor de rubriek «Artikel» blijven ook op dit niveau van toepassing.

- 24 -

O p m e r k i n g Indien het eerste karakter ingevoerd in de rubriek «Omschrijving» een spatie is, zal er geen verbinding zijn met het bestand van de artikelen en dus als gevolg hiervan ook geen «Selectie»-venster, zoals aangeduid in de rubriek «Artikel».

Commentaar Tekstrubriek die de ingave van een algemene commentaar mogelijk maakt. Deze commentaar zal onder de omschrijving van het betrokken artikel afgedrukt worden. Indien het selectievakje «Commetaar lijn» daarentegen wel aangekruist is, wordt de gehele lijn van de verzendingsnota als commentaar beschouwd. Dit betekent dat EQUISIS geen controle zal uitvoeren op de ingegeven lijnen en dat met het factuurbedrag geen rekening zal worden gehouden in het totaal van de verzendingsnota,… O p m e r k i n g Indien een of meerdere bestelbons gekoppeld zijn aan een verzendingsnota, dan zal de rubriek «Commentaar» automatisch de referenties van de betrokken documenten overnemen.

- 25 -

MANUEL DE REFERENCE

Mag. U voert hier het nummer in van de winkel waar het artikel in voorraad is indien u werkt met meerdere winkels. Deze rubriek is enkel nuttig voor de gebruikers die beschikken over de module «Voorraadbeheer».

Best. hv. Hier vermeldt u de effectief door de klant bestelde hoeveelheid voor het betrokken artikel. Voor elke gekoppelde bestelbon (afgepunt), zal de bestelde hoeveelheid voor elk artikel geleverd via de verzendingsnota gelijk zijn aan deze van ieder artikel van de bestelbon.

Gelev. hv. Deze rubriek wordt automatisch bijgewerkt in functie van de werkelijk geleverde hoeveelheden (ingeschreven op de verzendingsnota's of de afgepunte facturen). Deze rubriek kan niet worden aangepast.

Gelev. hv. U voert hier de geleverde hoeveelheid aan de klant in. Indien het artikel als waarderingsmethode «Individueel» heeft, dan vraagt EQUISIS u het serienummer van dat artikel. Indien de geleverde hoeveelheid groter zou zijn dan de hoeveelheid in voorraad op dat ogenblik, dan zal er een bericht verschijnen om u te waarschuwen voor een mogelijk tekort. Indien u beschikt over de module «Voorraadbeheer», dan zal deze hoeveelheid in rekening worden genomen voor het beheer van uw voorraad. B E L A N G R I J K Indien u beschikt over de licentie «Voorraadbeheer» en indien het gekozen artikel als waarderingsmethode «Individueel» heeft, dan zal de enige mogelijke waarde in hoeveelheid gelijk zijn aan 1 (of -1 in het geval van een retournota).

Indien het artikel van het type «Versie» is, dan zal het programma u de versie voorstellen verbonden aan het betrokken artikel, waaraan u een maat, kleur, enz… kan verbinden (rechtstreeks in te geven na het koppelteken). U kan zo voor hetzelfde artikel meerdere lijnen van versies en verschillende maten ingeven.

Gefact. hv. Deze rubriek wordt automatisch bijgewerkt in functie van de werkelijk gefactureerde hoeveelheden (vermeld op de afgepunte facturen). Deze rubriek is niet aanpasbaar.

- 26 -

Eenheid De verkoopeenheid zoals zij werd gedefinieerd in de betrokken artikelfiche.

Versie/SN Indien het te factureren artikel een geïndividualiseerd artikel is, dan zal zijn serienummer automatisch worden overgenomen in deze rubriek wanneer de bestelbon werd afgepunt. Deze informatie wordt beheerd door EQUISIS indien u de module «Voorraadbeheer» bezit. In het geval van een artikel met het type «Versie», dan verschijnen de maat- en de versiecode in deze rubriek.

Boekingsrek. Deze rubriek herhaalt de rekening van de algemene boekhouding die u aan de klant hebt bestemd bij het aanmaken. Indien de artikelfiche een boekingsrekening bevat, dan zal deze de voorkeur genieten. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt, geeft het programma u toegang tot deze rubriek.


Pr./eenh. Eenheidsprijs zoals bepaald in de betrokken artikelfiche. O p m e r k i n g Indien u de rubriek «Eenh.prijs BTWe» niet aangekruist hebt tijdens de eerste etappe van de bestelling, zal de rubriek Pr./eenh. de prijs van de BTW omvatten.

BTW Deze rubriek herneemt de BTW-code opgegeven in de corresponderende artikelfiche. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien de artikelfiche een van de basisvoeten herhaalt (6, 12, 21) en indien de bedoelde klant aan het BTW-stelsel «Intracommunautair, buiten EG, verlegging buiten EG of Medecontractant» onderworpen is, dan zal de BTW-code (van de bestellijn) automatisch de waarde «0» aannemen (geen BTW-berekening).

Korting Hier vermeldt u eventueel het kortingpercentage dat van toepassing is op het bestelde produkt.

- 27 -

MANUEL DE REFERENCE Bedrag dev. Totale waarde, BTW inclusief, van het bestelde artikel ten opzichte van het devies, toegekend aan het artikel.


Aank.prijs Aankoopprijs van het betreffende artikel, zoals ingevoerd in de betrokken artikelfiche. Deze rubriek kan worden gewijzigd.

Geres. hv. Deze rubriek wordt momenteel niet gebruikt door het programma. Indien u deze knop aanklikt, dan krijgt u toegang tot de maattabellen (van toepassing in de sector van de kleding, de schoenen…) voor zover zij werden ingegeven in de betrokken artikelfiche. Nu kan u bestaande maattabellen wijzigen (knop «≠»), verwijderen («-») of nieuwe toevoegen («+»). Deze knop laat u toe, voor het gekozen artikel, de belangrijkste gegevens van het bestelde artikel te tonen. Hiervoor volstaat het dat u uw muisaanwijzer in een artikellijn plaatst en vervolgens de knop aan te klikken. Hierna ziet u het volgende venster:

U gebruikt deze knop wanneer u de maattabel wil zien waaraan het betrokken artikel is gekoppeld. U kan indien nodig de maat en de versiecode van het artikel in kwestie aanpassen. U gebruikt deze knop, wanneer u een bestaande lijn van een besteld artikel wil verwijderen. Hij is enkel actief wanneer uw cursor zich in één van de rubrieken van de te verwijderen lijn bevindt. Deze knop laat u toe om een nieuwe lijn toe te voegen aan uw verzendingsnota.

- 28 -

Klik deze knop aan om dit ingavevenster te valideren en terug te keren naar het eerste ingavevenster.

2.3.3. Het menu «Verzendingen» Wanneer u kiest om in het bestand van de klanten te werken, wordt aan de menubalk een bijkomend menu toegevoegd met de naam «Verzendingen». Dit menu bevat zes opdrachten:

Bij te werken verz.nota's opzoeken Deze opdracht geeft u de mogelijkheid de verzendingsnota's op te zoeken die nog geen bijwerking van de voorraad hebben teweeggebracht. Deze opdracht is enkel toegankelijk voor de gebruikers die beschikken over de licentie «Voorraadbeheer».

Doc. & stock bijwerken Indien u gebruikt maakt van deze opdracht, dan kan u een bijwerking uitvoeren van uw voorraad op basis van de geleverde hoeveelheden. Hoe gaat u te werk? U gebruikt de opdracht «Bij te werken verz.nota's opzoeken». Vervolgens stelt het programma een lijst voor van de betrokken verzendingsnota's. Op dit niveau selecteert u één of meerdere verzendingsnota's met de muis en kiest u vervolgens de opdracht voor het bijwerken van de voorraad. Indien u beschikt over de module «Voorraadbeheer», dan zal een stockbeweging van het type «Bestelbons klanten» worden aangemaakt met negatieve hoeveelheden (voor elke afgepunte bestelling) evenals een beweging van het type «Stock» die het buitengaan van de artikelen vaststelt op basis van de geleverde hoeveelheden. In het geval van een retournota (negatieve geleverde hoeveelheid) wordt automatisch een beweging van het type «Stock» gegenereerd die de binnenkomst van de artikelen in voorraad constateert.

Niet afgepunte verz. nota's opzoeken Deze opdracht laat toe de verzendingsnota's of retourbons te tonen die nog niet geheel aan een factuur of creditnota verbonden zijn.

Een factuur genereren Indien u deze opdracht uit het menu «Verzendingen» gebruikt, dan kan u automatisch een factuur creëren op basis van de specificaties van de verzendingsnota voor elke verzendingsnota die vooraf werd bijgewerkt en nog niet is afgepunt.

- 29 -

MANUEL DE REFERENCE Hoe gaat u te werk? U kiest de opdracht «Bij te werken verz.nota's opzoeken». Het programma stelt een lijst voor van de betreffende verzendingsnota's. Op dit niveau selecteert u een verzendingsnota met de muis en u kiest de opdracht voor de automatische generatie van een factuur. Eenmaal de factuur aangemaakt is (na het slagen van tests op de samenhang van de verzendingsnota), kan u het document raadplegen en wijzigen via het bestand van de facturen. Het valt te noteren dat u eveneens over de mogelijkheid beschikt om de creatie van een factuur te automatiseren door afpunting van de verzendingsnota (zie hoofdstuk 2.4.2 van het bestand van de facturen) B E L A N G R I J K Het is onontbeerlijk dat een verkoopdagboekcode aangegeven wordt in de verzendingsnota alvorens een generatie van een factuur gebeurt. Let er op dat deze informatie bepaald is alvorens de voorraad wordt bijgewerkt.

Een creditnota genereren Deze opdracht laat u toe automatisch een creditnota te aan te maken op basis van de specificaties van de retournota. De kenmerken van de opdracht «Een factuur genereren» zijn ook hier van toepassing. B E L A N G R I J K Het is onontbeerlijk dat een verkoopdagboekcode aangegeven wordt in de verzendingsnota alvorens een generatie van een creditnota gebeurt. Let er op dat deze informatie bepaald is alvorens de voorraad wordt bijgewerkt.

Verpakkingsetiketten afdrukken Deze opdracht staat in rechtstreeks verband met de rubriek «Etiketten» van de artikelfiche dat wordt beschreven in de module van het Voorraadbeheer.

2.3.4. «Afdrukken...» uit het menu «Bestand» Vanuit dit bestand heeft u de mogelijkheid bijzondere documenten naar buiten te brengen. Hiertoe kiest u de opdracht «Afdrukken…» uit het menu «Bestand». Het centrale gedeelte van het venster bevat vijf selectievakjes:

Volledige lijst Deze optie laat u toe een afdruk te maken op basis van een pagina-opmaak gedefinieerd in de geselecteerde leverings/retourbons.

Tweede formulier Kruist u dit vakje, dan wordt u een andere opmaak van uw verzendingsnota's/retourbons aangeboden.

- 30 -

Voorafgedrukt Andere manier van pagina-opmaak, voorbestemd voor het afdrukken op voorafgedrukt papier.

Super Report Pro Indien u dit selectievakje aanduidt, dan heeft u de mogelijkheid, indien u beschikt over de module «Super Report Pro» beschikt, de grafische editor «SRP» te gebruiken. Dankzij deze kan u al uw commerciële documenten parametriseren die EQUISIS kan afdrukken, hier in voorkomend geval de verzendingsnota's. De toegang tot Super Report Pro wordt beschreven in deel 4 van deze handleiding. Voor wat het effectief gebruik van deze module betreft, deze wordt uitvoerig beschreven in een aparte documentatie die u terugvindt op uw «EQUISIS»-CD ROM in de map «Documentatie».

Lijstopmaak Indien u EQUISIS opstart met als gebruikersniveau «Support» (wachtwoord «P1»), dan u de quick report editor openen en zo uw eigen lijsten aanmaken en aanpassen.

2.4. HET BESTAND VAN DE FACTUREN Het doel van dit deel is niet het analyseren van de kenmerken van elk ingavevenster in detail, daarvoor verwijzen wij u naar dat deel van de handleiding dat de module «Facturatie» beschrijft, maar om de banden met het commercieel beheer op de voorgrond te stellen. Vanuit het eerste ingavevenster voor de gegevens van het type klant, heeft u in het venstermenu de toegang tot verschillende bijkomende opdrachten: 1. Bestellingen afpunten, 2. Verzendingsnota's afpunten.

2.4.1. Bestellingen afpunten Vooraleer u de opdracht «Bestellingen afpunten» kiest, dient u in de rubriek «Zoeksleutel» een klantcode in te geven. Eenmaal deze code bepaald is, dan stelt het programma alle bijgewerkte, maar nog niet afgepunte bestelbons voor (indien u de licentie «Voorraadbeheer» bezit).

- 31 -

MANUEL DE REFERENCE

U selecteert één of meer bestelbons, u bevestigt uw keuze en u krijgt het hierna getoonde venster op het scherm dat de verschillende artikelen van de vooraf gekozen bestelbon(s) herneemt. Enkel de artikelen die nog niet volledig werden geleverd, worden overgenomen in de factuur. Het valt te noteren dat een reeks tests worden uitgevoerd vóór iedere koppeling (zoals bv. de eenheid van de dagboeken, artikelen losgekoppeld uit de voorraad). De rubriek «Commentaar» herneemt het bestelbonnummer waarop het te leveren artikel voorkomt:

Indien u deze knop aanklikt, dan krijgt u toegang tot de maattabellen( van toepassing in de sector van de kleding, de schoenen…) voor zover zij werden ingegeven in de betrokken artikelfiche. Nu kan u bestaande maattabellen wijzigen (knop «≠»), verwijderen («-») of nieuwe toevoegen («+»). Deze knop laat u toe, voor het gekozen artikel, de belangrijkste gegevens van de bestelbon, gekoppeld aan de factuur, te tonen. Hiervoor volstaat het dat u uw muisaanwijzer in een artikellijn plaatst en vervolgens de knop aan te klikken. Deze knop is actief indien u over de licentie van het «Commercieel beheer» beschikt. Deze knop laat u toe de tabel te tonen waaraan het betreffende artikel is gekoppeld, en indien nodig de maten aan te passen evenals de versies relatief aan dit artikel.

- 32 -

B E L A N G R I J K - Indien u beschikt over de module «Voorraadbeheer»: ieder artikel dat niet in voorraad is, zal niet worden opgenomen in de factuur. De artikelen met als waarderingsmethode «Individueel» waarvan de bestelde hoeveelheid groter is dan 1 zullen worden opgemaakt in evenveel lijnen als bestelde eenheden teneinde de serienummers kunnen aan te geven. - Gedeeltelijke levering: enkel de nog niet geleverde artikelen van een bestelbon zullen worden overgenomen in de factuur voor zover de bestelbon nog niet is afgepunt. - Iedere koppeling van een bestelbon aan een factuur wordt geweigerd indien deze reeds afgepunt is met een creditnota of een andere factuur. - Vanaf het ogenblik dat een bestelbon met een factuur is afgepunt, zal de dagboekcode van de factuur evenals de zoeksleutel van de klant niet meer kunnen worden gewijzigd.

2.4.2. Verzendingsnota's afpunten Het koppelingsprincipe, beschreven in het voorgaande punt «Bestellingen afpunten» is identiek voor de verzendingsnota's.

2.5. HET BESTAND VAN DE CREDITNOTA'S Het doel van dit deel is niet het analyseren van de kenmerken van elk ingavevenster in detail, daarvoor verwijzen wij u naar dat deel van de handleiding dat de module «Facturatie» beschrijft, maar om de banden met het commercieel beheer op de voorgrond te stellen. De beschreven karakteristieken blijven hier van toepassing. In de sectie 2.3.3. zagen we dat het mogelijk is om automatisch een creditnota te genereren vertrekkende vanaf een retournota voor zover u in de retournota een verkoopcreditnotadagboekcode hebt aangeduid. O p m e r k i n g In tegenstelling tot het bestand van de facturen, bezit het bestand van de creditnota's geen bijkomende opdracht die het afpunten van een creditnota met een retourbon toelaat.

De knoppen «Tabellen», «BB», «Maten», hebben dezelfde functies als in het bestand van de facturen.

2.6. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN Het doel van dit deel is niet het analyseren van de kenmerken van elk ingavevenster in detail, daarvoor verwijzen wij u naar dat deel van de handleiding dat de module «Voorraadbeheer» beschrijft, maar om de banden met het commercieel beheer op de voorgrond te stellen.

- 33 -

MANUEL DE REFERENCE Het eerste ingavevenster van het bestand van de artikelen bevat een venstermenu met bijkomende opdrachten. Van deze opdrachten, zijn «Bestellingen klanten tonen» en «Backorders tonen» eigen aan het commercieel beheer.

Bestellingen klanten tonen Deze opdracht laat u toe voor een gekozen artikel alle bestellingen klanten in uitvoering of afgewerkt in lijstvorm te tonen.

Backorders tonen Door het gebruik van deze opdracht kan u alle bestellingen in uitvoering visualiseren, zowel klanten als leveranciers, betreffende het gekozen artikel:

2.7. HET BESTAND VAN DE KLANTEN Het doel van dit deel is niet het analyseren van de kenmerken van elk ingavevenster in detail, daarvoor verwijzen wij u naar dat deel van de handleiding dat de module «Algemene boekhouding» beschrijft, maar om de banden met het commercieel beheer op de voorgrond te stellen. Het dialoogvenster van het klantenbestand bevat een venstermenu met bijkomende opdrachten. Onder deze opdrachten zijn de drie laatste eigen aan het commercieel beheer, nl.:

Bestellingen tonen Deze opdracht laat u toe alle bestellingen, die gebeurd zijn door een klant, te tonen.

- 34 -

Indien u een van de getoonde lijnen dubbelklikt, dan verschijnt het hoofdingvenster van de bestellingen klanten.

Leveringen tonen Kiest u deze opdracht, dan verschijnen alle verzendingsnota's (en retournota's) van een bepaalde klant. De functionaliteiten hierboven beschreven blijven ook hier van toepassing.

Backorders tonen Met behulp van deze opdracht kan u het geheel van de nog niet geleverde of gedeeltelijke geleverde bestellingen visualiseren voor de gekozen klant. Dubbelklikt u één van de bestellijnen, dan ziet u een volgend venster, dat de belangrijkste kenmerken van elke bestelling herneemt:

- 35 -

MANUEL DE REFERENCE

- 36 -

3. COMMERCIEEL BEHEER LEVERANCIER In dit hoofdstuk ontdekt u de kenmerken en mogelijkheden die eigen zijn aan het commercieel beheer leverancier. Een inleiding tot het commercieel beheer «EQUISIS» zal eerst behandeld worden. Daarna zullen we het aanmaken van bestelbonnen en leveringsbonnen leverancier bestuderen. De menu's en handelingen specifiek voor elk van deze bestanden zullen afzonderlijk bekeken worden.

3.1. CYCLUS VAN DE BESTELBONS LEVERANCIERS Het commercieel beheer «EQUISIS» stelt u in staat in uw gegevensbestand alle bestelbons geadresseerd aan uw leveranciers op te slaan evenals alle leveringsbons leverancier. Nadat u een bestelbon ingegeven hebt in het bestand van de «Bestellingen leveranciers», zal u de mogelijkheid hebben om alle ontvangen goederen op te slaan in het bestand van de «Ontvangstbons» door uw leveranciersontvangst te koppelen aan de bijgewerkte bestelling.

3.2. HET BESTAND VAN DE BESTELBONS LEVERANCIERS Het bestand van de bestelbons leveranciers dient om in uw gegevensbestand al de bestellingen gericht aan uw leveranciers te registreren. Het ingeven van een bestelbon gebeurt in twee etappes: - de ingave van de gegevens over o.a. de leverancier, de besteldatum, de betalingsen vervoervoorwaarden, - de ingave van de te bestellen artikelen.

3.2.1. Eerste etappe : de ingave van de gegevens van het type leverancier Bestelbonnr. Dit nummer (niet voor wijziging vatbaar) wordt automatisch voorgesteld door het programma (laatste gekende waarde plus één) bij het bevestigen van de fiche.

- 37 -

MANUEL DE REFERENCE

Leverancier Identificatiecode van de leverancier uit maximum 9 karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor , rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de leveranciers (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de leveranciers die in uw database geregistreerd zijn. Eens de code leverancier bepaald, worden de adressen van de bestelling, levering en facturatie voorgesteld in de drie kaders rechtsbovenaan het ingavevenster, zoals zij werden bepaald in de betrokken leveranciersfiche.

Rekeningnr. Rekeningnummer van de derde verbonden aan de leverancier. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Datum best. Hier vermeldt u de besteldatum van uw document.

- 38 -

Datum ontv. Hier voert u de voorziene ontvangstdatum van uw bestelling in. Standaard is de voorgestelde ontvangstdatum dezelfde als deze van de bestelling. De ontvangstdatum moet gelijk zijn aan of groter zijn dan de besteldatum.

Betalingsvw. Hier vermeldt u de code van de betalingsvoorwaarde volgens hetzelfde principe als voor de rubriek «Leverancier». Indien een betalingsvoorwaarde werd bepaald in de leveranciersfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de bestelbon.

Vervoersvw. Hier bepaalt u de code van de vervoersvoorwaarde toepasselijk op de bestelbon, u doet dit op dezelfde wijze als voor de rubriek «Leverancier». Indien een vervoersvoorwaarde werd bepaald in de leveranciersfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de bestelbon.


Bericht van Hier geeft u bv. de datum van bevestiging van de bestelling in door een bepaalde persoon, enz…

Referenties Hier vermeldt u uw referenties.

Bedrag dev. Prijs van de bestelbon berekend in deviezen (volgens de valuta van de leveranciersrekening). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.


Afgedrukt Deze rubriek vermeldt of de bestelbon reeds afgedrukt werd. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Afgepunt Deze rubriek preciseert of de bestelbon gekoppeld (afgepunt) is aan een ontvangstbon.

- 39 -

MANUEL DE REFERENCE Bevestigd Deze rubriek vermeldt of de bestelbon als basis gebruikt werd voor een bijwerking van de voorraad. Deze informatie is slechts nuttig voor de gebruikers die over de module «Voorraadbeheer» beschikken. B E L A N G R I J K De bestelbon kan niet meer worden gewijzigd van zodra hij in de voorraad werd bijgewerkt!

Voorbehouden voor de gebruikers van de module «Offertes», verschaft deze knop u toegang tot de tekstverwerker «4D Write», die u toelaat zelf uw eigen prijsaanvragen aan uw leveranciers te realiseren en te bewaren, door er alle rubrieken van uw keuze van de bestanden van EQUISIS aan toe te voegen (naam klant, eenheidsprijs, BTW, betalingsvw,...). Uw modeloffertes zullen worden opgeslagen in het bestand van de «Formulieren» (voor meer uitleg, zie verder, beschrijving van de module «Offertes»).


Vertaalde omschr. Kruist u dit selectievakje aan, dan kan u de omschrijving van het (de) bestelde artikel(en) in de taal van de leverancier opstellen.

Eenh.prijs BTWe Dit selectievakje maakt het mogelijk te verduidelijken dat de eenheidsprijzen van de artikelen exclusief BTW moeten verstaan worden.

3.2.2. Tweede etappe: ingave van de bestelde artikelen Het ingavevenster bestaat uit de 2 volgende delen: 1. een tabel die de lijst en de karakteristieken van de ingegeven artikelen herneemt. 2. de eigenlijke zone voor de ingave van de detailgegevens:

Artikel Alfanumerieke identificatiecode uit maximum veertien karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor , rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de artikelen (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken.

- 40 -

Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de artikelen die in uw database geregistreerd zijn. Eens het artikel gekozen of bepaald, wordt zijn benaming rechtstreeks voorgesteld in de rubriek «Omschrijving» evenals zijn stockeenheid, zijn algemene of analytische imputatierekening.

Omschrijving Benaming eigen aan elk artikel uit maximum 80 karakters. De mogelijkheden vermeld voor de rubriek «Artikel» blijven ook op dit niveau van toepassing. O p m e r k i n g Indien het eerste karakter ingevoerd in de rubriek «Omschrijving» een spatie is, zal er geen verbinding zijn met het bestand van de artikelen en dientengevolge ook geen «Selectie»-venster, zoals aangeduid in de rubriek «Artikel».

Commentaar Tekstrubriek die de ingave van een algemene commentaar mogelijk maakt. Deze commentaar zal onder de omschrijving van het betrokken artikel afgedrukt worden. Indien het selectievakje «Lijncommentaar» aangekruist is, wordt de gehele bestellijn als commentaar beschouwd. Dit betekent dat EQUISIS geen controle zal uitvoeren op de ingegeven lijnen en dat met het factuurbedrag geen rekening zal worden gehouden in het totaal van de bestelbon,…

- 41 -

MANUEL DE REFERENCE Mag. U voert hier het nummer in van de winkel waaraan, indien nodig, u het betreffende artikel wil toekennen.

Best. hv. Hier vermeldt u de effectief bij de leverancier bestelde hoeveelheid voor het betrokken artikel. Indien het artikel van het type «Versie» is, dan stelt het programma u de versie van het artikel in kwestie voor, waaraan u een maat kan koppelen (rechtstreeks in te geven na het koppelteken). Zo kan u meerdere lijnen ingeven voor hetzelfde artikel met verschillende maten en versies.

Gelev. hv. Deze rubriek wordt automatisch bijgewerkt in functie van de werkelijk geleverde hoeveelheden (ingeschreven op de afgepunte leveranciersontvangsten). Deze rubriek kan niet worden aangepast.

Gefact. hv. Deze rubriek wordt automatisch bijgewerkt in functie van de werkelijk gefactureerde hoeveelheden (ingeschreven op de afgepunte leveranciersontvangsten). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Eenheid De verkoopeenheid zoals ze werd bepaald in de betrokken artikelfiche.

Te ontvangen Hier geeft u de voorziene leveringsdatum in voor het betrokken artikel. Standaard wordt als leveringsdatum de besteldatum voorgesteld.

Versie/SN Indien het te factureren artikel een geïndividualiseerd artikel is, dan zal zijn serienummer automatisch worden overgenomen in deze rubriek wanneer de bestelbon werd afgepunt met een leveranciersontvangst. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd. In het geval van een artikel met het type «Versie», dan verschijnen de maat- (kleur) en de versiecode na ontvangst in deze rubriek.

- 42 -

Rekening Deze rubriek herhaalt de rekening van de algemene boekhouding die u aan de leverancier hebt bestemd bij het aanmaken. Indien de artikelfiche een boekingsrekening bevat, dan zal deze de voorkeur genieten. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt, geeft het programma u toegang tot deze rubriek.


Pr./eenh. Eenheidsprijs zoals bepaald in de betrokken artikelfiche. B E L A N G R I J K Indien u de rubriek «Eenh.prijs BTWe» niet aangekruist hebt tijdens de eerste etappe van de bestelling, zal de rubriek Pr./eenh. de prijs inclusief BTW omvatten.

BTW Deze rubriek herneemt de BTW-code opgegeven in de corresponderende artikelfiche. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien de artikelfiche een van de basisvoeten herhaalt (6, 12, 21) en indien de bedoelde leverancier aan het BTW-stelsel «Intracommunautair, buiten EG, verlegging buiten EG of Medecontractant» onderworpen is, dan zal de BTW-code (van de bestellijn) automatisch de waarde «0» aannemen (geen BTW-berekening).

Korting Hier vermeldt u eventueel het kortingpercentage van toepassing op het bestelde produkt.

Bedrag dev. Totale waarde BTW inclusief van het bestelde artikel ten opzichte van het devies, toegekend aan het artikel.

Hv. in stock Beschikbare hoeveelheid in voorraad voor het artikel in kwestie. Deze rubriek kan niet worden gewijzigd en is enkel nuttig voor de gebruikers die beschikken over de module «Voorraadbeheer».


- 43 -

MANUEL DE REFERENCE Best. klant Geeft het aantal stuks aan van het gekozen artikel die in bestelling klant zijn. Deze knop vertelt u met welke bestelbon leverancier de gekozen bestellijn overeenstemt. Indien u deze knop aanklikt, dan krijgt u toegang tot de maattabellen( van toepassing in de sector van de kleding, de schoenen…) voor zover zij werden ingegeven in de betrokken artikelfiche. Nu kan u bestaande maattabellen wijzigen (knop «≠»), verwijderen («-») of nieuwe toevoegen («+»). Deze knop laat u toe om automatisch verschillende artikelen die deel uitmaken van een structuur in te geven (zie het bestand van de structuren). U gebruikt deze knop wanneer u de maattabel wil zien waaraan het betrokken artikel is gekoppeld. U kan indien nodig de maat en de versiecode van het artikel in kwestie aanpassen. U gebruikt deze knop, wanneer u een bestaande lijn van een besteld artikel wil verwijderen. Hij is enkel actief wanneer uw cursor zich in één van de rubrieken van de te verwijderen lijn bevindt. Deze knop laat u toe om een nieuwe lijn aan uw bestelbon toe te voegen. U klikt deze knop aan om het detailvenster te bevestigen en om terug te keren naar het hoofdingvenster.

3.2.3. het menu «Bestellingen leveranciers» Wanneer u kiest om in het bestand van de bestlbons leveranciers te werken, wordt aan de menubalk een bijkomend menu toegevoegd met de naam «Bestellingen leveranciers». Dit menu bevat zes opdrachten:

- 44 -

Bij te werken bestellingen opzoeken Deze opdracht geeft u de mogelijkheid de bestellingen op te zoeken die nog geen bijwerking van de voorraad hebben teweeggebracht. Deze opdracht is enkel toegankelijk voor de gebruikers die beschikken over de licentie «Voorraadbeheer».

Doc. & stock bijwerken Indien u gebruikt maakt van deze opdracht, dan kan u een bijwerking uitvoeren van uw voorraad op basis van de bestelde hoeveelheden. Hoe gaat u te werk? U gebruikt de opdracht «Bij te werken bestellingen opzoeken». Vervolgens stelt het programma een lijst voor van de betrokken bestelbons. Op dit niveau selecteert u één of meerdere bestelbons met de muis en kiest u vervolgens de opdracht voor het bijwerken van de voorraad. Indien u beschikt over de licentie van de module «Voorraadbeheer», dan wordt automatisch een stockbeweging van het type «Bestelbons leveranciers» gecreëerd (met positieve hoeveelheden). Deze opdracht is beschikbaar indien u beschikt over de module van het «Voorraadbeheer».

Een ontvangstbon genereren Indien u gebruik maakt van deze opdracht, dan kan u automatisch een ontvangstbon genereren op basis van de specificaties van de gekozen bestelbon. Hoe gaat u te werk? U selecteert een bestelbon met de muis (bijgewerkt en niet afgepunt) en vervolgens kiest u de opdracht voor de automatische creatie van een leveranciersontvangst. Eenmaal ontvangstbon gegenereerd is, dan kan u het document raadplegen en wijzigen via het bestand van de ontvangstbons. Het valt te noteren dat u eveneens beschikt over de mogelijkheid om de creatie van een ontvangstbon te automatiseren door afpunting van de bestelbon (zie later bij de beschrijving van het bestand van de ontvangstbons). B E L A N G R I J K - Elk artikel met als waarderingsmethode «Individueel» waarvan de bestelde hoeveelheid groter is dan 1 zal worden voorzien van evenveel lijnen als er bestelde eenheden zijn teneinde de serienummers te kunnen opgeven (zie licentie «Voorraadbeheer»)! - Een bijwerking van de voorraad is noodzakelijk vóór elke automatische generatie (indien u beschikt over de module «Voorraadbeheer»).

Etiketten afdrukken EQUISIS biedt de mogelijkheid om etiketten op te maken met of zonder barcodes voor de bestelde artikelen. Lijn 1° Etiket

Kolom 1° Etiket

Deze opdracht laat het afdrukken van de etiketten op om het even welke plaats van de pagina toe. Hiervoor voert u het lijnnummer en het kolomnummer in waar u de afdruk wenst te beginnen. Bovendien heeft u de mogelijkheid om enkel de geselecteerde bons of alle bons te laten afdrukken.

- 45 -

MANUEL DE REFERENCE

O p m e r k i n g Voor de artikelen, van het type «Versie», gaat EQUISIS , tijdens de inventaris per barcodelezer, de afwezigheid na van een koppelteken tussen de maat- en de versiecode op het barcode-etiket. Zo laat het programma een correcte aanpassing van de voorraad toe.

Gedeeltelijke bestel. annuleren Indien u gebruik maakt van deze opdracht, dan kan u een bijgewerkte en gedeeltelijk geleverde bestelling afwerken. EQUISIS zal het selectievakje «Afgepunt» aankruisen en zal deze bestelling als afgewerkt beschouwen.

Backorders afdrukken U gebruikt deze opdracht wanneer u, per bestelbon, de nog te leveren artikelen wilt afdrukken.

3.2.4. «Afdrukken…» uit het menu «Bestand» Vanuit dit bestand heeft u de mogelijkheid bijzondere documenten naar buiten te brengen. Hiertoe kiest u de opdracht «Afdrukken…» uit het menu «Bestand». Het centrale gedeelte van het venster bevat 6 selectievakjes:

Volledige lijst Deze optie laat u toe een afdruk te maken op basis van een pagina-opmaak gedefinieerd in de geselecteerde bestelbons.

Tweede formulier Kruist u dit vakje, dan wordt u een andere opmaak van uw bestelbons aangeboden.

Voorafgedrukt Dit is een andere manier van pagina-opmaak, voorbestemd voor het afdrukken op voorafgedrukt papier.

C o nt r o l e d o cu men t Dankzij deze opdracht kan u een controledocument bekomen met een lijst van de ontvangen artikelen met subtotalen op de bestelde hoeveelheid, ontvangen hoeveelheid en totale prijs.

Super Report Pro Indien u dit selectievakje aanduidt, dan heeft u de mogelijkheid, indien u beschikt over de module «Super Report Pro» beschikt, de grafische editor «SRP» te gebruiken. Dankzij deze kan u al uw commerciële documenten parametriseren die EQUISIS kan afdrukken, hier in voorkomend geval de bestelbons leveranciers.

- 46 -

De toegang tot Super Report Pro wordt beschreven in deel 4 van deze handleiding. Voor wat het effectief gebruik van deze module betreft, deze wordt uitvoerig beschreven in een aparte documentatie die u terugvindt op uw «EQUISIS»-CD ROM in de map «Documentatie».

Lijstopmaak Indien u EQUISIS opstart met als gebruikersniveau «Support» (wachtwoord «P1»), dan u de quick report editor openen en zo uw eigen lijsten aanmaken en aanpassen. R e m a r q u e Indien u een bestelbon leveranciers afdrukt (via het menu «Bestand»; «Afdrukken…», dan geeft EQUISIS automatisch, onderaan de bladzijde, het faxnummer aan van de leverancier in kwestie, zoals deze werd ingevoerd in de betreffende leveranciersfiche.

3.3. HET BESTAND VAN DE ONTVANGSTBONS Het bestand van de ontvangstbons dient om in uw gegevensbestand alle leveringsbonnen, ontvangen van uw leveranciers, op te slaan. Het ingaveproces van een leveringsbon valt uiteen in twee etappes: - de ingave van de gegevens betreffende de leverancier, de leveringsdatum, de betalingsen vervoersvoorwaarden, - de ingave van de effectief ontvangen artikelen.

3.3.1. Eerste etappe: de ingave van de gegevens van het type leverancier Ontvangstbonnr. Dit nummer (niet voor wijziging vatbaar) wordt automatisch voorgesteld door het programma (laatste gekende waarde plus één) bij het bevestigen van de fiche.

Leverancier Identificatiecode van de leverancier uit maximum 9 karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor , rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de leveranciers (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken. Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de leveranciers die in uw database geregistreerd zijn. Eens de code leverancier bepaald, wordt het leverings- en facturatie-adres voorgesteld in de twee kaders rechtsbovenaan het ingavevenster.

- 47 -

MANUEL DE REFERENCE Rekeningnr. Nummer van de bijzondere rekening verbonden aan de leverancier. Deze rubriek is niet te wijzigen.

Datum ontv. Hier geeft u de ontvangstdatum van de bestelling in.

Betalingsvw. Hier vermeldt u de code van de betalingsvoorwaarde volgens hetzelfde principe als voor de rubriek «Leverancier». Indien een betalingsvoorwaarde werd bepaald in de leveranciersfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de bestelbon.

Vervoersvw. Hier bepaalt u de code van de vervoersvoorwaarde toepasselijk op de bestelbon, u doet dit op dezelfde wijze als voor de rubriek «Leverancier». Indien een vervoersvoorwaarde werd bepaald in de leveranciersfiche, zal deze als standaardsuggestie voorgesteld worden in de bestelbon.

- 48 -


Onze referenties Tekstrubriek die de ingave van uw referenties toelaat.

Uw referenties Hier voert u de referenties van de leverancier in.

Bedrag dev. Prijs van de geleverde artikelen berekend in deviezen (volgens de valuta van de leveranciersrekening). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.


Afgedrukt Deze rubriek vermeldt of de leveringsbon reeds afgedrukt werd. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.

Bevestigd Deze rubriek vermeldt of de leveringsbon als basis gebruikt werd voor een bijwerking van de voorraad. Deze informatie is slechts nuttig voor de gebruikers die over de module «Voorraadbeheer» beschikken. B E L A N G R I J K De ontvangstbon kan niet meer worden gewijzigd van zodra hij in de voorraad werd bijgewerkt!

Info Deze rubriek van het type tekst maakt het mogelijk een algemene commentaar over de ontvangstbon in te geven.

... [-] ... Deze rubriek laat u toe de ingave van de artikelen in hoeveelheid te wijzigen, zonder daarvoor naar het tweede ingavevenster over te gaan.

- 49 -

MANUEL DE REFERENCE Vertaalde omschr. Kruist u dit selectievakje aan, dan kan u de omschrijving van het (de) ontvangen artikel(en) in de taal van de leverancier opstellen.

Eenh.prijs BTWe Dit selectievakje maakt het mogelijk te verduidelijken dat de eenheidsprijzen van de artikelen exclusief BTW moeten verstaan worden. Indien u deze knop aanklikt in dit ingavevenster, dan krijgt u toegang tot de volgende bijomende handeling: «Bestellingen afpunten». Alvorens u de opdracht«Bestellingen afpunten» gebruikt, dient u in de rubriek «Leverancier» een leverancierscode aan te geven. Eenmaal deze code is bepaald, dan stelt het programma een lijst voor van de bijgewerkte, maar nog niet afgewerkte bestelbons gericht aan die leverancier (indien u beschikt over de licentie «Voorraadbeheer»).

U selecteert één of meer bestelbons en vervolgens bevestigt u uw keuze. Vervolgens ziet u een ingavevenster, gelijkaardig met datgene geanalyseerd onder het punt 3.3.2, dat de verschillende artikelen van de vooraf gekozen bestelbon(s) herneemt. R e m a r q u e s - Gedeeltelijke levering: enkel de bestelde, nog niet geleverde artikelen zullen worden overgenomen in de ontvangstbon. - Zolang de tests van samenhang niet zijn geslaagd laat EQUISIS u dit venster niet verlaten: aangifte van een serienummer voor de artikelen met als waarderingsmethode «Individueel», enz… - Bij het afpunten van een leveranciersontvangst met een bestelbon, mag het aantal lijnen de 100 niet overschrijden. EQUISIS zal u waarschuwen met een geluidssignaal indien u deze grens overschrijdt en zal weigeren supplementaire lijnen te creëren in de ontvangst.

3.3.2. Tweede etappe: ingave van de geleverde artikelen Artikel Alfanumerieke identificatiecode uit maximum veertien karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, stelt het programma u voor , rechts van het scherm, een venster met de naam «Selectie» waarin een lijst staat van de artikelen (die effectief overeenkomen met de eerste ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u nu de mogelijkheid die aan te maken.

- 50 -

Indien u in deze rubriek het teken "*" ingeeft, toont het venster «Selectie» al de artikelen die in uw database geregistreerd zijn. Eens het artikel gekozen of bepaald, wordt zijn benaming rechtstreeks voorgesteld in de rubriek «Omschrijving» evenals zijn stockeenheid, zijn algemene of analytische imputatierekening.

Omschrijving Benaming eigen aan elk artikel uit maximum 80 karakters. De mogelijkheden vermeld voor de rubriek «Artikel» blijven ook op dit niveau van toepassing. O p m e r k i n g Indien het eerste karakter ingevoerd in de rubriek «Omschrijving» een spatie is, zal er geen verbinding zijn met het bestand van de artikelen en dus als gevolg hiervan ook geen «Selectie»-venster, zoals aangeduid in de rubriek «Artikel».

Commentaar Tekstrubriek die de ingave van een algemene commentaar mogelijk maakt. Deze commentaar zal onder de omschrijving van het betrokken artikel afgedrukt worden. Indien het selectievakje «Lijncommentaar» aangekruist is, wordt de gehele bestellijn als commentaar beschouwd. Dit betekent dat EQUISIS geen controle zal uitvoeren op de ingegeven lijnen en dat met het gefactureerde bedrag geen rekening zal worden gehouden in het totaal van de ontvangstbon,…

- 51 -

MANUEL DE REFERENCE

O p m e r k i n g Indien één of meerdere bestelbons gekoppeld zijn aan een leveranciersontvangst, dan neemt de rubriek »Commentaar» automatisch de referentie over van de leverancier van de betrokken documenten.

Mag. U voert hier het nummer in van de winkel waaraan, indien nodig, u het betreffende artikel wil toekennen.

Best. hv. Hier vermeldt u de effectief bij de leverancier bestelde hoeveelheid voor het betrokken artikel. Voor elke gekoppelde bestelbon (afgepunt), zal de bestelde hoeveelheid voor elk geleverd artikel gelijk zijn aan deze van elk artikel van de bestelbon.

Gelev. hv. In deze rubriek vult u de effectief ontvangen hoeveelheid voor het gekozen artikel in. B E L A N G R I J K Indien u beschikt over de licentie van het «Voorraadbeheer» en indien het gekozen artikel als waarderingsmethode «Individueel» heeft, dan zal de enige mogelijke waarde gelijk zijn aan 1. Bovendien zal EQUISIS u vragen om het serienummer in te geven (max. 12 karakters).

Indien het artikel van het type «Versie» is, dan zal EQUISIS u de aan het artikel gekoppelde versiecode voorstellen, waaraan u dan een maat, kleur… kan verbinden (rechtstreeks na het koppelteken in te geven). Zo kan u voor hetzelfde artikel meerdere lijnen van versies en verschillende maten ingeven.

Eenheid De aankoopeenheid zoals ze werd bepaald in de betrokken artikelfiche.

Versie/SN Indien het te factureren artikel een geïndividualiseerd artikel is, dan zal zijn serienummer automatisch worden overgenomen in deze rubriek. Deze informatie wordt beheerd door het programma indien u beschikt over de module van het «Voorraadbeheer». In het geval van een artikel met het type «Versie», dan verschijnen de maat- (kleur) in deze rubriek.

- 52 -

Rekening Deze rubriek herhaalt de rekening van de algemene boekhouding die u aan de leverancier hebt bestemd bij het aanmaken. Indien de artikelfiche een boekingsrekening bevat, dan zal deze de voorkeur genieten. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt, geeft het programma u toegang tot deze rubriek.


Pr./eenh. Eenheidsprijs zoals bepaald in de betrokken artikelfiche. O p m e r k i n g Indien u de rubriek «Eenh.prijs BTWe» niet aangekruist hebt tijdens de eerste etappe van de bestelling, zal de rubriek Pr./eenh. de prijs inclusief BTW omvatten.

BTW Deze rubriek herneemt de BTW-code opgegeven in de corresponderende artikelfiche. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien de artikelfiche een van de basisvoeten herhaalt (6, 12, 21) en indien de bedoelde leverancier aan het BTW-stelsel «Intracommunautair, buiten EG, verlegging buiten EG of Medecontractant» onderworpen is, dan zal de BTW-code (van de bestellijn) automatisch de waarde «0» aannemen (geen BTW-berekening).

Korting Hier vermeldt u eventueel het kortingpercentage van toepassing op het ontvangen produkt.

Bedrag dev. Totale waarde BTW inclusief van het bestelde artikel ten opzichte van het aan het artikel toegekende devies.



- 53 -

MANUEL DE REFERENCE

Indien u deze knop aanklikt, dan krijgt u toegang tot de maattabellen( van toepassing in de sector van de kleding, de schoenen…) voor zover zij werden ingegeven in de betrokken artikelfiche. Nu kan u bestaande maattabellen wijzigen (knop «≠»), verwijderen («-») of nieuwe toevoegen («+»). Deze knop stelt u in staat voor een gekozen artikel de belangrijkste gegevens van de bestelbon, afgepunt met een leveranciersontvangst, te tonen. U gebruikt deze knop wanneer u de maattabel wil zien waaraan het betrokken artikel is gekoppeld. U kan indien nodig de maat en de versiecode van het artikel in kwestie aanpassen. U gebruikt deze knop, wanneer u een bestaande lijn van een besteld artikel wil verwijderen. Hij is enkel actief wanneer uw cursor zich in één van de rubrieken van de te verwijderen lijn bevindt. Deze knop laat u toe om een nieuwe lijn aan uw ontvangstbon toe te voegen. U klikt deze knop aan om dit ingavevenster te bevestigen en om terug te keren naar het eerste ingavevenster.

3.3.3. Het menu «Ontvangsten» Wanneer u kiest om in het bestand van de ontvangstbons te werken, wordt aan de menubalk een bijkomend menu toegevoegd: «Ontvangsten». Dit menu bevat vijf opdrachten:

Bij te werken ontvangstbonnen opzoeken Deze opdracht geeft u de mogelijkheid de ontvangstbons op te zoeken die nog geen bijwerking van de voorraad hebben teweeggebracht. Deze opdracht is enkel toegankelijk voor de gebruikers die beschikken over de licentie «Voorraadbeheer».

Doc. & stock bijwerken Indien u gebruikt maakt van deze opdracht, dan kan u een bijwerking uitvoeren van uw voorraad op basis van de ontvangen hoeveelheden. Hoe gaat u te werk? U gebruikt de opdracht «Bij te werken bestellingen opzoeken». Vervolgens stelt het programma een lijst voor van de betrokken bestelbons. Op dit niveau selecteert u één of meerdere ontvangstbons met de muis.

- 54 -

Vervolgens kiest u de opdracht voor het bijwerken van de voorraad. Indien u beschikt over de licentie van de module «Voorraadbeheer», dan wordt automatisch een stockbeweging van het type «Ontvangstbons» gecreëerd (met positieve hoeveelheden). Deze opdracht is beschikbaar indien u beschikt over de module van het «Voorraadbeheer».

Niet afgepunte ontvangstbonnen opzoeken Deze opdracht wordt momenteel niet gebruikt door EQUISIS.

Etiketten afdrukken… EQUISIS biedt de mogelijkheid om etiketten op te maken met of zonder barcodes voor de bestelde artikelen. Lijn 1° Etiket

Kolom 1° Etiket

Deze opdracht laat het afdrukken van de etiketten op om het even welke plaats van de pagina toe. Hiervoor voert u het lijnnummer en het kolomnummer in waar u de afdruk wenst te beginnen. Bovendien heeft u de mogelijkheid om enkel de geselecteerde bons of alle bons te laten afdrukken. O p m e r k i n g Voor de artikelen, van het type «Versie», gaat EQUISIS , tijdens de inventaris per barcodelezer, de afwezigheid na van een koppelteken tussen de maat- en de versiecode op het barcode-etiket. Zo laat het programma een correcte aanpassing van de voorraad toe.

3.3.4. «Afdrukken…» uit het menu «Bestand» Vanuit dit bestand heeft u de mogelijkheid bijzondere documenten naar buiten te brengen. Hiertoe kiest u de opdracht «Afdrukken…» uit het menu «Bestand». De afdrukmogelijkheden zijn dezelfde als bij het bestand van de leveranciersbestellingen (zie hoofdstuk 3.2.4).

3.4. HET BESTAND VAN DE LEVERANCIERS Het doel van dit deel is niet het analyseren van de kenmerken van elk ingavevenster in detail, daarvoor verwijzen wij u naar het deel «Algemene boekhouding» van onze handleiding, maar om de banden met het commercieel beheer op de voorgrond te stellen. Klikt u bovenaan het dialoogvenster voor de ingave van het bestand van de «Leveranciers» het venstermenu aan, dan ziet u 3 bijkomende opdrachten die eigen zijn aan het commercieel beheer:

Bestellingen tonen Deze opdracht laat u toe alle bestellingen, die gebeurd zijn bij een klant, te tonen. De functionaliteiten beschreven in de sectie 2.7 blijven van toepassing op dit niveau.

Leveringen tonen Kiest u deze opdracht, dan verschijnen alle ontvangstbons van een bepaalde leverancier.

- 55 -

MANUEL DE REFERENCE Backorders tonen

Met behulp van deze opdracht kan u het geheel van de nog niet geleverde of gedeeltelijke geleverde bestellingen visualiseren voor de gekozen leverancier. Dubbelklikt u één van de bestellijnen, dan ziet u een volgend venster, dat de belangrijkste kenmerken van elke bestelling herneemt.

3.5. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN Het doel van dit deel is niet het analyseren van de kenmerken van elk ingavevenster in detail, daarvoor verwijzen wij u naar het deel «Voorraadbeheer» van onze handleiding, maar om de banden met het commercieel beheer op de voorgrond te stellen. Wanneer u werkt in het bestand van de artikelen, dan verschijnt een menu getiteld «Artikelbeheer» op het scherm. Onder de getoonde opdrachten, laat de generatie van bestelvoorstellen leveranciers u toe om automatisch leverancierbestelbons aan te maken op basis van vooraf geselecteerde artikelen. De leveringsdatum van het document en van elk artikel is in functie van de leveringstermijn ingegeven in de artikelfiches.

- 56 -

4. SUPER REPORT PRO Super Report Pro is een extern pakket van 4th Dimension, dat u toelaat uw eigen layouts van commerciële documenten aan te maken, te wijzigen en af te drukken. Indien bv. de standaard afdruk van de facturen u niet bevalt, dan hoeft u slechts uw eigen gepersonaliseerde layout van de facturen te creëren. Het doel van dit hoofdstuk is niet het analyseren van de karakteristieken van Super Report Pro, maar om u de mogelijkheden ervan doen in te zien. Wij verwijzen u voor een volledige documentatie naar de handleidingen «SRP user's guide» en «SRP Developer's guide» opgeslagen in de map «Documentatie» van de CD-ROM EQUISIS. Voorbeelden van Super Report Pro documenten bevinden zich op de CD ROM in de map «Modellen».

4.1. CREATIE VAN EEN SRP DOCUMENT Vóór alles, dient minstens één model te worden gecreëerd dat als basis zal dienen voor het afdrukken van uw commerciële documenten. Hiervoor opent u het bestand van de «Formulieren» en voegt u een nieuwe fiche toe. Geef er bv. de naam «FACT1» aan (model 1 van de layout van uw facturen).

- 57 -

MANUEL DE REFERENCE Code Identificatiecode van de fiche van max. 6 karakters.

Omschrijving Benaming eigen aan elke fiche van max. 35 karakters.

Type Kies het type «Super Report Pro» voor de creatie van layoutmodellen. De types «4D Write» en «Aanmaningen klanten…» worden respectievelijk beschreven in het vijfde hoofdstuk van deze handleiding en in het hoofdstuk gewijd aan de betalingsaanmaningen van de handleiding van de algemene boekhouding.

Doel Selecteer bv. «Facturen» indien u een layoutmodel voor de afdruk van uw facturen wil creëren.

Taal Selecteer hier de gewenste taal. B E L A N G R I J K Indien u werkt met klanten of leveranciers in verschillende talen, dan moet u evenveel SRP fiches creëren als er gebruikte talen zijn. Inderdaad, bij het afdrukken van het commerciële document zal EQUISIS in het bestand van de formulieren de fiche gaan zoeken die overeenkomt met de taal van de klant of de leverancier in kwestie.

Commentaar Tekstrubriek die de ingave van een algemene commentaar over uw fiche toelaat.

Tekst Deze rubriek is enkel bestemd voor het beheer van de aanmaningsbrieven, dat wordt beschreven in de handleiding van de algemene boekhouding.

Klik vervolgens de knop «Super Report Pro» aan die momenteel actief is. Vervolgens ziet u een leeg document, waarin u uw layoutmodel gaat creëren. Het hieronder getoonde venster is een vb. van een gepersonaliseerde layout voor de afdruk van facturen. Zoals u ziet, heeft u de mogelijkheid om zelf de velden van EQUISIS te selecteren die u wenst te zien verschijnen op uw facturen (factuurnummer, artikelcode, eenheidsprijs, vervaldag,...) of ieder ander commercieel document. Het geheel van de mogelijkheden (menu's, pictogrammen) nodig voor de creatie van een SRP document wordt beschreven in de handleidingen «SRP user's guide» en «SRP Developer's guide» opgeslagen in de map «Documentatie» van de EQUISIS CDROM.

- 58 -

Eenmaal uw layout afgewerkt is, dan dient u enkel nog de SRP fiche en de fiche uit het bestand van de «Formulieren» te valideren.

4.2. AFDRUKKEN VAN COMMERCIËLE DOCUMENTEN Elek commercieel document (bestelbons klanten of leveranciers, verzendingsnota's, facturen) kan worden afgedrukt dankzij«Super Report Pro». Hiertoe dient u een layout per document en per taal aan te maken. Om af te drukken, opent u het bestand waarin zich uw commercieel document bevindt (in ons voorbeeld, het bestand van de facturen), en selecteert u het document, waarna u vervolgens de opdracht «Afdrukken…» gebruikt uit het menu «Bestand». U maakt hierna de optie «Super Report Pro» zwart. Het programma gaat uw document afdrukken op basis van de fiche die is aangemaakt in het bestand van de «Formulieren», waarvan het doel overeenstemt met het afgedrukte document en waarvan de taal correspondeert met deze ingegeven in de klanten- of leveranciersfiche in kwestie. O p m e r k i n g U beschikt eveneens over de mogelijkheid om zelf uw eigen layout van de betalingsaanmaningen op te stellen. Hiertoe selecteert u het type «Super Report Pro» en als doel «Aanmaningen klanten». Opgelet: in dit geval dient u deze fiches «EQ1» (voor de aanmaningen van niveau 1), «EQ2» en «EQ3» (voor de aanmaningen van niveau 2 en 3) te noemen.

- 59 -

MANUEL DE REFERENCE

5. MODULE OFFERTES In dit hoofdstuk zal u de karakteristieken en de functionaliteiten van de module «Offertes» ontdekken. In tegenstelling tot de andere modules van het commercieel beheer van EQUISIS, beschikt de module van de offertes niet over een specifiek bestand «Offertes». De klantenoffertes (of prijsaanvragen aan de leveranciers) zijn opgeslagen in het bestand van de bestelbons klanten (of bestelbons leveranciers). Het is enkel wanneer de offerte aanvaard is, dat zij zal worden omgezet in een effectieve bestelling. Het werkingsprincipe van deze module is de volgende: eenmaal de offerte gecreëerd is in het bestand van de formulieren, dan heeft u de mogelijkheid om, vertrekkend vanaf een ingegeven fiche bestelbons klanten (of leveranciers), een prijsofferte aan die klant (of prijsaanvraag aan die leverancier) af te drukken.

5.1. CREATIE VAN MODELOFFERTES Vóór alles, dient u minstens één model aan te maken dat als basis zal dienen voor het afdrukken van uw offertes of prijsaanvragen. Hiervoor opent u het bestand van de «Formulieren» en voegt u een nieuwe fiche toe. Noem het bv. «Offerte klant 2».

- 60 -

Code Identificatiecode van de fiche van max. 6 karakters.

Omschrijving Benaming eigen aan elke fiche van max. 35 karakters.

Type Kies als type «4D Write» voor de creatie van modeloffertes De types «Super Report Pro» en «Aanmaningen klanten…» worden respectievelijk beschreven in het vierde hoofdstuk van deze handleiding en in het hoofdstuk gewijd aan de betalingsaanmaningen van de handleiding van de algemene boekhouding.

Doel Selecteer het doel «Bestelbons klanten» indien u een modelofferte klanten wil aanmaken, of het doel «Bestelbons leveranciers» indien u een modelprijsaanvraag leveranciers wil creëren. De andere doeltypes zijn niet nuttig in dit stadium.

Taal Selecteer hier de gewenste taal. B E L A N G R I J K Indien u werkt met klanten of leveranciers in verschillende talen, dan moet u evenveel fiches «Offertes» of «Prijsaanvragen» creëren als er gebruikte talen zijn. Inderdaad, bij het afdrukken van het commerciële document zal EQUISIS in het bestand van de formulieren de fiche gaan zoeken die overeenkomt met de taal van de klant of de leverancier in kwestie.

Commentaar Tekstrubriek die de ingave van een algemene commentaar over uw fiche toelaat.

Tekst Deze rubriek is enkel bestemd voor het beheer van de aanmaningsbrieven, dat wordt beschreven in de handleiding van de algemene boekhouding.

Klik vervolgens de knop «4D Write» die nu actief is. Daarna ziet u een leeg document van de tekstverwerker 4D Write, warain u uw modeloffertes/-prijsaanvragen gaat creëren. 4D Write werkt net zoals een klassieke tekstverwerker. De verschillende in uw model in te voegen rubrieken van de bestanden van bestellingen klanten en leveranciers van EQUISIS, werden in een rolmenu rechts bovenaan het venster geplaatst, zoals aangegeven op het hiernavolgende venster.

- 61 -

MANUEL DE REFERENCE Opdat het programma alle artikellijnen van uw offerte achtereenvolgens zou afdrukken, dan moet u de gekozen rubrieken in uw offertemodel laten voorafgaan door «» («Start new line» uit het menu rechts bovenaan) en laten volgen door «<End Loop>» («End new line» uit het menu rechts bovenaan).

Vb. - «Adresse Livr Cli;srpAdrC2» : leveringsadres van de klant. «C2» betekent: adres n°2 (levering) afkomstig van het bestand van de klanten. - «Libellé art;tGC_LibArt» om de omschrijving van het voorgestelde artikel aan te geven. -«Qcde;tGC_Qcmde» om de voorgestelde hoeveelheid van elk artikel weer te geven; - «Px Unit;tGC_PxUnit» om de eenheidsprijs van ieder artikel aan te geven; - «total htva;tTotDevHtva» voor het totaal BTWe van de voorgestelde artikelen; - «Tot devise;tGC_TotDev» voor het totaal van de voorgestelde artikelen. - Enz…

O p m e r k i n g - De rubrieken afkomstig van de andere bestanden dan de bestelbons klanten of leveranciers, kunnen worden geselecteerd vanuit het menu «Base», opdracht «Insérer une rubrique». - Selecteer de opdracht «montrer références» uit het menu «Base» om de gekozen rubrieken daadwerkelijk op het scherm te tonen.

- 62 -

5.2. CREATIE VAN DE OFFERTE VIA HET BESTAND BESTELLINGEN KLANTEN Indien dit nog niet gebeurd is, dan kan u nu een nieuwe fiche toevoegen in het bestand van de bestellingen klanten, van waaruit u uw offerte zal kunnen afdrukken. Eenmaal de artikelen ingegeven zijn, keert u terug naar het hoofdingvenster van uw toekomstige bestelbon en klikt u de knop «Offertes» aan: Equisis stelt u een venster van 4D Write voor. Selecteer vervolgens uw modelofferte via het rolmenu links onderaan het venster. Ga eventueel in pagina over. Let er tenslotte op dat u de opdracht «afficher les valeurs» selecteert uit het menu «Base» van 4D Write.

B E L A N G R I J K Indien u één van de elementen van de artikellijnen van de klantenbestellingfiche wijzigt, let er dan op dat u uw modelofferte opnieuw selecteert voordat u deze afdrukt, opdat EQUISIS uw offerte kan bijwerken.

De laatste etappe bestaat erin dat u uw offerte afdrukt via het menu «Fichier» van 4D Write. Eenmaal de offerte aanvaard is door uw klant, dan moet u enkel nog de fiche omzetten in een effectieve klantenbestelling, door de fiche laten bij te werken in voorraad.

- 63 -

MANUEL DE REFERENCE

O p m e r k i n g 4D Write kan u eveneens van pas komen voor het afdrukken van de bevestigingen van klantenbestellingen: eenmaal dat u een bestelling klant heeft ontvangen, geeft u deze in en drukt u deze af onder de vorm van een bevestiging van bestelling, via de knop «Offertes», vanuit het bestand van de «Formulieren» vanaf het eerder gecreëerde model van bevestiging van bestelling.

5.3. CREATIE VAN EEN PRIJSAANVRAAG VIA HET BESTAND VAN DE BESTELBONS LEVERANCIERS De mogelijkheden hierboven beschreven voor de creatie van een klantenofferte zijn identiek, wijzigingen voorbehouden, aan deze van de creatie van een prijsaanvraag.

- 64 -

BIJLAGE : TRUCS & HULPMIDDELEN TOETSENBORD-EQUIVALENTEN Bij het toevoegen of het wijzigen van een fiche, gelden de volgende TOETSENBORD-EQUIVALENTEN: Handeling

Onder Macintosh

Onder Windows

toegang tot het tweede ingavevenster

«Cmd» en "S"

Lijn toevoegen

«Cmd» en "+"

«Ctrl» en "+"

Lijn verwijderen

«Cmd» en "-"

«Ctrl» en "-"

«Ctrl» en "S"

In alle commerciële documenten heeft u toegang tot de klanten- en leveranciersfiches in wijzigmode indien u zich positioneert in de zoeksleutel van de klant of leverancier:

«Cmd» en "&"

«Ctrl» en "&"

Dezelfde werkwijze is geldig voor de artikelcode:

«Cmd» en "é"

«Ctrl» en "é"

O p m e r k i n g De meeste menu's beschikken zelf ook over toetsenbord-equivalenten.

- 65 -

MANUEL DE REFERENCE

NIEUWIGHEDEN Symboles 4D Write 4, 61

B Backorders klanten tonen 34, 35 Backorders leveranciers tonen 56 Bestelbons klanten Bestelbons leveranciers 14 gewicht 10 knop «info» 14 offertes 10 stuks 9 Totaal BTWe 10 Bestelbons leveranciers Bestelbons klanten 44 knop «info» 44 offertes 40

O Offertes 4 Bestelbons klanten 10, 40 Creatie van de aanvraag 64 Creatie van de offerte 63 Creatie van een model 60

S Super Report Pro 4 afdrukken bestelbons klanten 18 bestelbons leveranciers 46 verzendingsnota's 31 afdrukken van commerciële documenten 59 Creatie van een model 57

V Verzendingsnota's aantal stuks 22 Totaal BTWe 22 voorbereid 23

- 66 -

EQUISIS COMMERCIEEL BEHEER Equisis v2 - augustus 98

Recommend Documents