ELSZÁMOLHATÓSÁGI SZABÁLYOK Virágh Péter, VÁTI Nonprofit Kft. HUSKI II Projektmenedzsment képzés Győr, 2013. november 22.
Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya A 2007. január 1. és 2015. június 30. között ténylegesen felmerült és kifizetett költségek számolhatóak el. A Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatóak el. A jogosult programterületeken kívül felmerült költségek csak kivételes és indokolt esetben számolhatóak el.
Általános szabályok A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az alábbi kritériumoknak megfelelő költség számolható el: • • • • • • •
A partnernél merült fel. Az eredeti számla (1. példány!), vagy egyéb bizonylat rendelkezésre áll. Jogalapja igazolható – szerződéssel vagy megrendeléssel. Kifizetése igazolt – bankszámlakivonattal vagy kiadási pénztárbizonylattal. A támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merült fel. Közvetlenül kapcsolódik a projekthez. Az elfogadott költségvetésben (vagy annak hatályos módosításában) szerepel.
Általános szabályok Az alábbi kritériumoknak megfelelő költség számolható el: • • • • • •
Megfelel az elszámolható költségek feltételeinek és nem szerepel a nem elszámolható költségek között. Nem haladja meg a szokásos piaci árat. A program ERFA támogatásra jogosult területén merült fel. Nem valósul meg kettős finanszírozás. A projekt végrehajtáshoz nélkülözhetetlen, és felmerülése arányos hozzáadott értéket képvisel. Megfelel a hatékonyság, gazdaságosság és célszerűség elveinek.
Nem elszámolható költségek – példa jelleggel • • • •
• • • • • • •
Nem közvetlenül kapcsolódik a projekthez. A projekt elszámolhatósági időszakát megelőzően vagy azon túl merült fel. Reprezentációs költség (pl. virágok, ajándékok, üdvözlőkártyák, alkohol). Számla ki nem fizetett részösszege (pl. kártérítés, garanciális kifizetés, készpénzfizetési engedmény, árengedmény). Fizetendő kamat. Adók és vámok általánosságban, kivéve a vissza nem igényelhető ÁFÁ-t. Bírság, pénzbüntetés. Árfolyamveszteség és jutalék. Jövőbeni veszteségekre vagy más lehetséges jövőbeni kötelezettségekre képzett céltartalék. Osztalék, nyereségfizetés. Üzleti részesedés és tőzsdei részvény vétele.
Nem elszámolható költségek – példa jelleggel • • • • • •
• • •
Tiszteletdíj. Lakhatási kiadás. Kulturális esemény általánosságban (kiállítások, fesztiválok), kivéve, ha tartós együttműködést vagy foglalkoztatást eredményez. Átalánydíjas kifizetés. Alvállalkozásba adott tevékenység, amely arányos érték hozzáadása nélkül növeli a működés költségét. Olyan alvállalkozói szerződés, amelyben a fizetést a működés teljes költségének százalékában határozták meg (pl. sikerdíj), kivéve, ha az ilyen fizetést a Vezető partner vagy a projekt partnerek igazolják a nyújtott munka vagy szolgáltatások tényleges értékére való hivatkozással. Harmadik fél felé tovább számlázott költség. Használt eszköz beszerzése. Más EU, nemzetközi vagy nemzeti támogatás vagy pénzügyi eszköz által már finanszírozott költség.
Előkészítési költségek • • • • • •
2007. január 1-jén vagy azt követően, és a pályázati formanyomtatvány benyújtásának időpontja előtt merültek fel. Szerepelniük kell a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban. Nem haladhatják meg a projekt teljes elszámolható költségének 10%-át. A projekt ERFA szerződésének megkötését követő 15 naptári napon belül a magyar partner jogosult külön kezdő PPJ-ben elszámolni. Az előkészítési költségeket az első PPJ benyújtása előtt kell kifizetni. Az első PPJ-ben köteles a partner elszámolni!
Előkészítési költségek • • • • •
A tervdokumentáció és az építkezéshez szükséges további dokumentumok elkészítésének költségei Előzetes tanulmányok Fordítás – angol nyelvre, magyarról szlovák nyelvre és fordítva (a pályázati dokumentációhoz kapcsolódóan) Megbeszélések (a projekt partnerek közötti találkozók megszervezésével kapcsolatos költségek) Utazási költségek, napidíjak és szállás (a projekt előkészítéséhez kapcsolódóan) Dokumentumok: adott költségvetési sorhoz igazodóan
Személyi költségek A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: •
• • • •
•
A partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalóval kötött megbízási szerződés alapján kifizetett költségek nem számolhatóak el! Projektarányos bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok számolhatóak el. Egyéb kifizetések vagy juttatások abban az esetben elszámolhatóak, amennyiben a munkavállalót szerződése alapján megilletik. A projektben vállalt feladat a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel. Közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása akkor számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és a szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik. Az elszámoláshoz alkalmazott módszert csatolni kell (a projektre fordított munkanapok vagy munkaórák száma / összes munkanap vagy munkaóra).
•
A munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni (munkáltató és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat és az elvégzett projekttevékenység leírását).
Személyi költségek – dokumentumok • • • • • • • •
munkaszerződés/kinevezés (az összes releváns módosítással) munkaköri leírás bérszámfejtő lap/bérjegyzék/fizetési jegyzék munkaidő kimutatás (a teljesítés igazolása) munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztárbizonylat), bankszámla-kivonat az adók, járulékok átutalásáról + nyilatkozat arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az elszámolandó közterheket, személyi költségek kiszámítása módszerének leírása segédtábla (megadott formanyomtatvány)
Utazás és szállás • •
• •
A projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási, valamint szállásköltségek. Azon személyek költsége, akik a program jogosult területén a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek, és alkalmazottai a szervezetnek. Leggazdaságosabb megoldás választása kötelező! Turista osztályú repülőjegy, háromcsillagos szálloda!
Utazás és szállás Napidíj: Külföldön tartózkodás vagy egy napnál tovább távol a székhelytől. Módszerek: 1) EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj (ezen felül további költség nem számolható el) 2) belső szabályozás szerinti külföldi napidíj (ezen felül szállás, országon belüli közlekedés max. az EU napidíj mértékéig) 3) ellátás, szállás, közlekedés (ha nincsen külföldi napidíj)
Utazás és szállás – dokumentumok • •
•
•
Úti jelentés (a projekt céljából utazó személyek, utazás időtartama, tervezett célja és eredményei + a kint tartózkodás egyéb bizonylatai – ami elérhető) Utazási költségekhez: – kiküldetési rendelvény – eredeti számla vagy – gépkocsi használat esetén: gépkocsi elszámolás (APEH norma) – vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya stb. – a gépjármű forgalmi engedélye Külföldi napidíjakhoz: – Kiküldetési rendelvény, a napidíj összegét feltüntetve – A napidíj számfejtését igazoló dokumentum – A közterhek befizetését igazoló dokumentum + nyilatkozat (a személyi költségekhez hasonlóan) Szállásköltséghez: – eredeti számla + minden esetben a kifizetés bizonylatai
Szolgáltatások – Külső szakértők • • • • •
Külső féltől megrendelt és általa teljesített szolgáltatások Megbízási vagy vállalkozói szerződéssel alátámasztott A vállalkozási/megbízási díj tartalmaz minden járulékos költséget (pl. utazás) A külső szakértő nem áll alkalmazásban a magyar partnerszervezetnél Kbt./piaci ár alapján
Szolgáltatások – Külső szakértők • • • • • • • • • •
A projekt menedzsmentjével kapcsolatos szolgáltatások Tanulmányok Kutatás Képzések és rendezvények (konferenciák, szemináriumok, megbeszélések, workshop-ok, ellátás, nem a projekt teamhez tartozók utazási költsége stb.) Fordító- és tolmácsszolgáltatások Bérlés – eszközök, helyiség (pl. rendezvényhez kapcsolódóan) Áru- és személyszállítás Hirdetés (pl. szórólap, promóciós anyag, sajtóközlemény, weblap, tájékoztatók) Külső szakértők (építési, mérnöki tevékenységekhez, műszaki ellenőr, közbeszerzési szakértő, könyvvizsgáló stb.) Egyéb szolgáltatások (csak ha a jóváhagyott pályázatban meghatározásra kerültek, és közvetlenül a projekthez kapcsolódnak)
Szolgáltatások – dokumentumok • • • • • • • • • • •
Közbeszerzési eljárás dokumentációja/három árajánlat Eredeti számla (v. bérjegyzék) Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés Kifizetés bizonylatai Teljesítésigazolás Rendezvény esetén: jelenléti ív, meghívó, napirend, fotók, előadások, emlékeztető stb. Végtermék egy-egy „köteles” példánya – ha van Ha a tanulmány értéke meghaladja az 1.000 eurót, a köteles példányt bekötött, nyomdai úton előállított formában kell benyújtani Ha kiadvány készül, a köteles példányt az elkészült végleges, bekötött, nyomdai úton előállított formában kell benyújtani 20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott forma helyett lehet elektronikusan benyújtani Nyilatkozat, hogy a tanulmány más Európai Uniós, vagy hazai finanszírozásból megvalósított pályázatban nem került elszámolásra Arculati elemek használata kötelező!!!
Beszerzések • • •
•
Kizárólag új eszköz beszerzése Kbt./piaci ár alapján Eszközök beszerzése: irodai bútor, informatikai eszköz, szoftver – a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlen Csak azon eszközök számolhatók el, amelyek: – – –
•
más EU-s/hazai pályázatban nem kerültek elszámolásra nem volt még értékcsökkenésük más költségsoron (adminisztratív) nem kerültek elszámolásra
Az eszközöket a program és a projekt nevét tartalmazó azonosítóval kell ellátni – helyszíni ellenőrzés tárgya
Beszerzések – dokumentumok • • • • • • •
Közbeszerzési eljárás dokumentációja/három árajánlat Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés Átadás-átvételi jegyzőkönyv Eredeti számla (a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével) Kifizetés bizonylatai Leltárba vételi bizonylat/tárgyi eszköz karton Jótállási szelvények, garanciák, esetleges biztosítások
Építési beruházás Föld vétele elszámolható költség a következő feltételek mellett: • • • •
Nem haladja meg a teljes elszámolható költség 10%-át. A földet szakértő becsüli fel (a föld árára vonatkozó szakértői vélemény nem lehet 6 hónapnál régebbi). A vételi ár nem haladhatja meg a föld árára vonatkozó szakértői véleményben meghatározott árat. A jelenlegi vagy bármelyik előző tulajdonos az elmúlt 5 évben nem kapott semmiféle EU pénzügyi forrásból támogatást az adott föld megvásárlásához.
Épület vétele elszámolható költség a következő feltételek mellett: • • •
• •
Az épület megfelel minden törvényi előírásnak. Az épület rendelkezik minden dokumentációval és tanúsítvánnyal. Az épületet szakértő értékeli fel (az épület árára vonatkozó szakértői vélemény nem lehet 6 hónapnál régebbi). A vételi ár nem haladhatja meg az épület árára vonatkozó szakértői véleményben meghatározott árat. A jelenlegi vagy bármelyik előző tulajdonos az elmúlt 5 évben nem kapott semmiféle EU pénzügyi forrásból támogatást az adott föld megvásárlásához.
Építési beruházás A következő költségek számolhatóak el: • A projekt tevékenységeihez közvetlenül kapcsolódó építés és felújítás költsége. • Technikai dokumentáció kidolgozása. • Földtani felmérés és szakvélemények. • A terület részletes felszíni építéstörténeti, építéstechnikai és archeológiai vizsgálata. • A használatbavételi engedély megszerzéséhez szükséges dokumentáció kidolgozása. • Engedély az előzetes-, próba-, szokványos működésre.
Építési beruházás – dokumentumok • • • • • • • •
•
Közbeszerzési eljárás teljes dokumentációja/három árajánlat Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés Átadás-átvételi jegyzőkönyv/műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv Eredeti számla – részletes Kifizetést igazoló bankszámla kivonat másolata Teljesítésigazolás Garanciák, biztosítékok iratanyaga Épület vétele esetén nyilatkozat, hogy az épület megfelel minden törvényi előírásnak, valamint építési, egészségügyi, biztonsági és egyéb szakhatósági előírásnak Teljesítést igazoló egyéb dokumentumok: fényképek, építési napló, független mérnök nyilatkozata (amennyiben releváns), használatbavételi engedély, jogszabály által előírt engedélyek, egyéb alátámasztó dokumentumok
Fordított ÁFA 1) Amennyiben a partner ÁFA levonásra jogosult: • •
Az ÁFA nem elszámolható költség. Az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelően az alátámasztó dokumentumok benyújtása.
2) Ha a partner ÁFA levonásra jogosult, de ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat: • •
A partner a nettó összeg kifizetésének alátámasztására számlát és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA összeg APEH felé történő kifizetését a partner ÁFA összesítővel igazolja.
3) Amennyiben a partner ÁFA levonásra nem jogosult: •
A szállítónak történt (nettó összeg) kifizetés igazolása mellett szükséges az ÁFA összeg APEH felé történő rendezésének alátámasztása ÁFA összesítővel.
2) és 3) esetben a számla abban a jelentési időszakban számolható el, amelyik időszakban az ÁFA rendezésre került. Az ÁFA bevallás helyszíni ellenőrzés során kerül bemutatásra.
Adminisztratív költségek •
Közvetlen és közvetett adminisztratív költségek
•
A 7.3 dologi kiadások, 7.4 iroda bérleti díj és 7.5 rezsi sorokon szereplő összeg nem haladhatja meg a projekt személyi költségeinek 25 %-át!
Adminisztratív költségek • • • • • • •
•
iroda bérleti díj (szerződéssel kell alátámasztani, hogy a bérleti díj a projekttel kapcsolatosan merült fel) közüzemi költségek telefon, fax, internet költségek postaköltségek másolás és sokszorosítás költségei írószerek, kis értékű irodaszerek Bankszámlanyitás, számlavezetés és országok közötti pénzügyi tranzakciók költsége abban az esetben számolható el, amennyiben a partner köteles a projekttel kapcsolatos pénzforgalom és támogatás kezelésére külön pénzforgalmi számlát nyitni. – Vezető Partner! Jogi tanácsadás díja, közjegyzői díj abban az esetben számolható el, ha közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához.
Adminisztratív költségek – dokumentumok A projektre 100%-ban elszámolt költségek esetében: • eredeti számlák a projektre 100%-ban elszámolt költségekről • szerződések/megrendelő – adott esetben • a számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat) A projektre részben elszámolt költségek esetében: • tételes számlaösszesítő (a VÁTI által kiadott segédtábla szerint, mely a projekt sajátosságait figyelembe véve bővíthető) az elszámolt adminisztratív költségekről, a partner aláírásra jogosult képviselője által aláírva, melyen egyértelműen fel kell tüntetni, az adott számla mekkora részét számolja el a projekt érdekében a partner • közvetett költségek kiszámítási módszerének leírása (ugyanaz a módszer alkalmazandó a teljes projekt időszak alatt) • az eredeti számlák a helyszíni ellenőrzés során kerülnek ellenőrzésre Jogi/közjegyzői költségekhez továbbá szükséges még (lásd külső szolgáltatások sor): • közbeszerzés teljes dokumentációja/piaci ár igazolása • szerződés • teljesítésigazolás • a szolgáltatás eredményeképpen létrehozott dokumentum
Számlák Belföldön kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom feleljen meg a hatályos ÁFA-törvénynek! Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: • „Számla” megnevezés az adott ország előírásai szerint (pl. Invoice, Faktura…); • számla sorszáma; • számla kibocsátója; • vevő megnevezése; • termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; • számla összege; • számla kibocsátásának és teljesítésének kelte.
Számlák Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó szabályok: • vonatkozó hatályos jogszabálynak (ÁFA-törvény) megfelelően lett kiállítva; • a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; • a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”.
Bevételek Az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból, regisztrációs díjból és egyéb bevételből származó bevételt teljes mértékben vagy részarányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy teljesen vagy részben származott-e a támogatott tevékenységből.
Amennyiben a partnernek a projektből bevétele származik, vagy a projekt keretében bevétele keletkezik a projektben megvalósult „termékek” révén, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor.
Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A Partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni, annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, amely a helyszíni ellenőrzés tárgya.
Köszönöm a figyelmet! Virágh Péter
[email protected]
