Elektronikus kapcsolattartás a látvány-csapatsportok támogatásának rendszerében Jogszabályi háttér és alkalmazási tájékoztató I.
a látvány-csapatsport támogatására vonatkozó jogszabályok:
1. A társasági adóról és osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tao. tv.) 22/C. § (10) bekezdés; 2. A látvány-csapatsport támogatását biztosító támogatási igazolás kiállításáról, felhasználásáról, a támogatás elszámolásának és ellenőrzésének, valamint visszafizetésének szabályairól szóló 107/2011. (VI. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Végrehajtási rendelet); 3. A támogatási igazolás kiadására irányuló hatósági eljárásban fizetendő igazgatási szolgáltatási díjról szóló 39/2011. (VI. 30.) NEFMI rendelet; II.
az elektronikus kérelmi rendszer bevezetésére vonatkozó jogszabályok: 4. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.); 5. Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (a továbbiakban: Eat.); 6. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X.27.) IHM rendelet (a továbbiakban: IHM rendelet); 7. Az elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikus kapcsolattartás egyes szabályairól szóló 78/2010. (III.25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 78/2010. Korm. rendelet); 8. A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó rendelet); 9. Az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet; 10. Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eüint. rendelet). Bevezetés
A egyes adótörvények és azzal összefüggő egyéb törvények módosításáról szóló 2012. évi CLXXVIII. törvény által beiktatott, a társasági adóról és osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tao. tv.) 22/C. § (10) bekezdése alapján, a 2013/2014-es támogatási időszaktól kezdődően, a támogatás igénybevételére jogosult szervezet a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény elektronikus kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezései alapján elektronikus úton tart kapcsolatot a sportfejlesztési program jóváhagyását, valamint a támogatási igazolás kiállítását végző szervezettel. Fenti rendelkezés hatályba lépésével megvalósult a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) azon
1
rendelkezése, amely szerint az ügyfél akkor köteles elektronikus úton kapcsolatot tartani a hatósággal, ha azt törvény az adott ügyben vagy eljárási cselekmény vonatkozásában előírja. Tehát a gyakorlatban mindez azt eredményezi, hogy a 2013-2014-es támogatási időszakra vonatkozó kérelmek benyújtása, valamint ezt követően a sportfejlesztési programok bírálati folyamata kizárólagosan elektronikus úton intézhető a támogatás igénybevételére jogosult szervezetek és a bírálatot végző látvány-csapatsport szövetségek (illetve szövetségi kérelmek esetén a Nemzeti Sport Intézet) vonatkozásában. A kérelmezők az elektronikus kapcsolattartási kötelezettségüknek a jóváhagyást végző szervezet által meghatározott informatikai rendszeren (a továbbiakban: Tao modul) keresztül tehetnek eleget. A rendszer és az eljárások jogszabályi feltételeknek való megfelelése, és a gyakorlati működtetés az alábbi tájékoztatóban foglaltak érvényesítésével biztosítható. I.
Kérelem benyújtását megelőző feladatok: 1) A hatóság tájékoztatási kötelezettsége
Ket. 169. § (1) A hatóság és a 38/A. § szerinti közreműködő hatóság által az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint nyújtott elektronikus tájékoztatás - az ott meghatározott adatokon túl - tartalmazza a) az ügyek intézése során az elektronikus ügyindítási vagy ügyintézési lehetőségekről, az elektronikus kapcsolattartásról, így különösen a központi szolgáltatások igénybevételének feltételeiről, a szükséges kérelem és más beadvány, nyomtatvány, űrlap, informatikai alkalmazás elérhetőségéről, alkalmazásáról szóló tájékoztatást, és b) az elektronikus kapcsolattartás technikai szabályairól és az üzemzavarról szóló tájékoztatást. (2) A hatóság és a 38/A. § szerinti közreműködő hatóság köteles arról gondoskodni, hogy a közzétett információk hitelesek, pontosak, naprakészek és az interneten keresztül folyamatosan hozzáférhetők legyenek. (3) (4) A hatóság köteles biztosítani, hogy az általa az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatosan elektronikus úton közzétett és automatikusan elérhető tájékoztatás legalább egy éven belül közzétett tartalma visszakereshető legyen, és arról kérelemre bárki másolatot kapjon. (5) A számítógépes rendszerrel lefolytatott eljárási cselekmények köréről a hatóság köteles részletes tájékoztatást közzétenni, automatikus döntés esetén a döntési algoritmusokat is nyilvánosságra hozva. A törvényhelyhez fűzött kommentár szerint, az (1) bekezdés a) pontja szabályozza a legegyszerűbb esetet, itt az önkormányzat, vagy teleház csak az eszközt bocsát az ügyfelek rendelkezésére, de az ügyfél maga intézi elektronikusan az ügyét. Itt tulajdonképpen csak az önkormányzat számára biztosított hálózati hozzáférés rendelkezésre bocsátásáról van szó.
2
2) Elektronikus kapcsolattartás Az Eüint. 3. § (4) bekezdése alapján, az ügyfél elektronikus kapcsolattartás keretében a hatóság által a Ket. 169. § (1) bekezdés a) pontja szerint közzétett tájékoztatásban foglaltaknak megfelelő elektronikus utat alkalmazhatja. Az E.üint. 7. § alapján, ahol az elektronikus kapcsolattartás lehetősége biztosított, az ügyfél eltérő tartalmú ügyintézési rendelkezése hiányában elektronikus kapcsolattartás keretében beadványát e jogszabály szerint, hatósági ügyintézés során használható elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumként vagy a jogszabályban meghatározott körben a külön jogszabály szerinti ÁNYK űrlap benyújtás támogatási szolgáltatás keretében nyújthatja be. Az ügyfél az ügyintézési rendelkezésben további kapcsolattartási módot jelölhet meg, amelynek keretében az általa előterjesztett beadványokat a hatóság amennyiben az adott kapcsolattartási módot biztosítja - köteles az ügyféltől elfogadni. Véleményünk szerint az ÁNYK űrlap benyújtás lehetősége az időtényező miatt a 2013/2014-es támogatási időszakban nem javasolt, azonban a későbbi alkalmazás lehetősége nem vethető el. Ez alapján pedig a tájékoztatóban történő említése indokolt, a részletszabályokat pedig a következő időszakban aktualizált tájékoztató tartalmazhatja majd, eleget téve ezzel a Ket. 169. § (2) bekezdésének. Ez alapján pedig az elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum benyújtásának lehetőségeit javasolt vizsgálni, a kérelmező feladatai szempontjából. 3) Ügyintézési rendelkezések beszerzése és nyilvántartás létrehozása a hatóság részéről Ket. 162. § (1) Ha törvény eltérően nem rendelkezik, a hatóság köteles az ügyfél ügyintézési rendelkezését az elektronikus kapcsolattartás során figyelembe venni. Ha törvény eltérően nem rendelkezik, a hatóság az ügyféltől elektronikus nyilatkozatot csak akkor fogadhat el és elektronikus nyilatkozatot az ügyfélnek csak akkor küldhet, ha az ügyfél az ügyintézési rendelkezésében vagy az ügyintéző személyes közreműködésével történő eljárási cselekmények esetében az adott eljárás során ezt nem zárta ki. Ket. 172. § (12) bekezdése m) pontja szerint ügyintézési rendelkezés: az ügyfélnek az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos, jogszabályban meghatározott tartalmú, a jogszabályban rendszeresített űrlap szerinti formában tett és a jogszabályban kijelölt szerv (a továbbiakban: nyilvántartó szerv) által nyilvántartásba vett rendelkezése. Eüint. rendelet 14. § (1) bekezdése alapján, a hatóság a hatósági eljárás során az ügyféllel történő első elektronikus kapcsolatfelvételt vagy az ügyfél elektronikus beadványának befogadását megelőzően köteles elektronikus úton lekérdezni az ügyintézési rendelkezések nyilvántartásából az ügyfél ügyintézési rendelkezését. (2) Ha az ügyfél módosítja az ügyintézési rendelkezése tartalmát, a folyamatban lévő ügyek esetén a hatóság akkor köteles figyelembe venni a módosított rendelkezés tartalmát, ha a módosulásról az ügyfél értesítette, vagy az ügyintézési rendelkezés változásáról egyébként értesült.
3
Eüint. rendelet 15. § szerint, az ügyintézési rendelkezésben tett meghatalmazást a hatóság köteles elfogadni akkor is, ha egyébként az adott eljárástípusban a meghatalmazásra jogszabály űrlap alkalmazását írja elő, feltéve, hogy az űrlap által megkövetelt adatokat az ügyintézési rendelkezésben tett meghatalmazás tartalmazza. Javasolt megoldás: Fentiek alapján a kérelmek benyújtását megelőzően szükség van a támogatásra jogosultak ügyintézési rendelkezéseinek beszerzésére és erről megfelelő nyilvántartás vezetésére. Ezt a feladatot a jóváhagyást végző szervezet jogosult elvégezni. Az ügyintézési rendelkezésekben kezelhető lesz a meghatalmazás is. Az ügyintézési rendelkezésekben a kérelmező szervezeti adatai mellett, az képviseletre jogosultak azonosító adatait, a kérelmező kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezését és a meghatalmazásokat lehetne kezelni. Mind a felhívás, mind pedig az adatszolgáltatás történhet e-mailen [a Ket. 28/A. § (1) bek. c) pont, illetve (2) bek. alapján], az erre a célra rendszeresített űrlap (pl. excel tábla) kitöltésével. II.
Azonosítás és elektronikus aláírás
Ket. 163. § (1) A hatóság vagy felügyeleti szerve az azonosítási szolgáltatás által teljesített biztonsági szinteket figyelembe véve, a biztonsági kockázatokkal arányos védelmet biztosítva valamennyi ügyfélre egységesen határozza meg, hogy az elektronikus ügyintézési folyamat során az ügyfél legalább milyen biztonsági szint szerint azonosíthatja magát. Kormányrendelet az államigazgatási és rendvédelmi szervek vonatkozásában ettől eltérően rendelkezhet. (2) Az ügyfél az ügyintézési rendelkezésben jogosult a kívánt biztonsági szintnél magasabb biztonsági szintű azonosítási módot választani a hatóság által használt azonosítási szolgáltatások közül. (3) Az ügyfél ügyintézési rendelkezésében az (1) bekezdés szerint meghatározott kívánt biztonsági szintnél - saját kockázatára - alacsonyabb biztonsági szintű azonosító módot is választhat, ha ezt - az ügyintézés kockázattal arányos biztonsága, különösen a személyes adatok védelme érdekében - az adott ügyfajta vonatkozásában törvény vagy kormányrendelet nem zárja ki. (4) Az azonosítási szolgáltató - ha nem azonos a hatósággal - a hatóság számára jelzi, hogy az általa átadott adatot vagy nyilatkozatot milyen biztonsági szintnek megfelelően ellenőrizte. Az azonosítási szolgáltató e tájékoztatást az azonosítással kapcsolatos eljárásrendjét beazonosító - a hatóság számára elérhető - iratra hivatkozással is megadhatja. Az azonosítási biztonsági szinteket részletesen az Eüint. rendelet 16. § határozza meg (anonim, pszeudonim, névhez kötött és személyhez rendelet azonosítás). Ezek közül véleményem szerint a Tao. eljárásaira a névhez kötött azonosítás vonatkozik: Eüint. rendelet 16. § (4) bekezdése szerint, ha az eljárási cselekmény nem elektronikus ügyintézés esetén az ügyfél aláírásával, írásbeli dokumentum vagy teljes bizonyító erejű magánokirat útján végezhető, úgy az eljárási cselekmény elektronikus úton történő végzésének feltétele, hogy az azonosítás korábban elvégzett, az ügyfél személyes megjelenését igénylő személyazonosításra legyen visszavezethető, igazolt adatként a hatóság rendelkezésére álljon az ügyfél neve, és az azonosításhoz szükséges további adatok az azonosítási szolgáltatónál rendelkezésre álljanak. 4
A 16. § (4) bekezdésében meghatározott feltétel a hitelesítés-szolgáltató (1. folyamatban), vagy a közjegyző előtt (mindkét folyamatban értelmezhető) történő személyes megjelenéssel megvalósul. Az Eüint. rendelet 17. § szerint elektronikus aláírás alapján valamely adat akkor tekinthető igazoltnak, ha az aláírás legalább fokozott biztonságú - az ügyfélnek az ügyintézési rendelkezésben tett ilyen korlátozása esetén minősített - elektronikus aláírás, amely megfelel a jogszabályban meghatározott követelményeknek, feltéve hogy a) az igazolni kívánt adatot a tanúsítvány tartalmazza, b) az igazolni kívánt adatot a tanúsítvány száma vagy egyéb azonosító adata alapján a hatóság a közhiteles nyilvántartásból sikeresen lekérdezi, c) az igazolni kívánt adatot kiegészítő, jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő igazolás (attribútum tanúsítvány) tartalmazza, vagy d) az adatot a hatóság a tanúsítványt kibocsátó hitelesítés-szolgáltatónál sikeresen ellenőrizte. 78/2010. Korm. rendelet 5. § (1) bekezdése alapján a közigazgatási hatósági eljárásban az ügyfél és a hatóság olyan elektronikus aláírást alkalmazhat, amely megfelel az e rendeletben meghatározott követelményeknek. A kérelmező által használt aláírás esetén a 78/2010. Korm. rendelet 7-11. §-ban; míg hatóság esetén az ügyintézésben közreműködő, kiadmányozásra nem jogosult személy (ügyintéző) által használt aláírás, illetve a hatóság nevében, a hatóság nevében kiadmányozásra feljogosított természetes személy által használt aláírás esetén a 78/2010. Korm. rendelet 1213. §-ban foglalt szabályok az irányadóak. 1) Javasolt folyamatok 1.1. Többlépcsős eljárás - elektronikus aláírás a kérelmezői oldalon A folyamatban első lépéseként az elektronikus aláírás technikai feltételeit biztosító hitelesítés-szolgáltató (a továbbiakban: szolgáltató) kérelmező általi megkeresésével kezdődik. A megkeresés tárgya a hatósági ügyintézéshez szükséges hitelesítő csomag megrendelése, mely során megtörténik az azonosítás. A szolgáltató előtti személyes megjelenés esetén: a kérelmezői adatokat a hitelesítésszolgáltató ellenőrzi. A szolgáltatótól megkapja az eszközt, a tanúsítvány és ezzel az elektronikus aláírásra jogosulttá válik. Ebben az esetben a közjegyző előtti megjelenés nem szükséges. Amennyiben szolgáltató megkeresése nem személyesen történik, a nyilatkozatot – az igénylő személyes adatainak ellenőrzését követően – a szolgáltató elektronikusan küldi meg azzal, hogy azt a kérelmező képviselője, közjegyző által – aláírás-hitelesítés formában hitelesíttesse. A hitelesített nyilatkozat birtokában kerülhet sor az elektronikus aláíráshoz szükséges eszköz és a tanúsítvány szolgáltatótól történő igénylésére. Amennyiben a nyilatkozat hiteles és a szolgáltatóhoz beérkezett (pl. postai úton) az eredeti példány, a 5
szolgáltató személyesen, vagy egy kézbesítési megbízotton keresztül átadja az eszközöket és a tanúsítványt. Ennek birtokában történik a kérelem elektronikus rendszerben történő rögzítése és elküldése, utolsó lépésként az elektronikus aláírás kérelmen történő elhelyezése. A kérelmező az elektronikus rendszerben történő rögzítést megkezdheti – az elektronikus aláírás technikai feltételeit biztosító – hitelesítés-szolgáltatóval történő kapcsolatfelvételt megelőzően, vagy azzal párhuzamosan is. Az elektronikus aláíráshoz szükséges eszköz (tanúsítvány) használatára a kérelem lezárásakor van szükség. A jóváhagyó szervezet a beérkezett kérelmet szintén ellátja elektronikus aláírásával, illetve időbélyegzővel, ezáltal a kérelmező oldalon is biztosított a dokumentum megváltoztathatatlansága. A kérelmező által használt aláírás esetén a 78/2010. Korm. rendelet 7-11. §-ban; míg hatóság esetén az ügyintézésben közreműködő, kiadmányozásra nem jogosult személy (ügyintéző) által használt aláírás, illetve a hatóság nevében, a hatóság nevében kiadmányozásra feljogosított természetes személy által használt aláírás esetén a 78/2010. Korm. rendelet 1213. §-ban foglalt szabályok az irányadóak. 1.2. Egyszerűsített eljárás – kérelmező oldaláról a hitelesítés-szolgáltató bevonása nélkül Itt a kérelem (és csatolmányai) elektronikus rendszerben történő rögzítése, majd ennek jóváhagyó szervezet részére történő – ténylegesen elektronikus úton és nem a nyomtatott példány – elküldése az első lépés. A kérelem beérkezésekor a hatósági oldalon a rendszer hasonlóan az elektronikus formához automatikusan érkezteti a beküldött kérelmet, egy aláírást és egy automatikus időbélyegzőt helyez el a kérelmen. Ezzel egy időben a beérkező kérelemről és csatolmányairól – esetlegesen az összesített költségvetési táblázatról – egy önálló dokumentumot (a továbbiakban itt: visszaigazoló dokumentum) generál a rendszer, amely a felsoroltak mellett tartalmazza a kérelem, valamint a csatolmányok egyedi azonosítóját is. Ezen visszaigazoló dokumentumot a rendszer – szintén elektronikusan – automatikusan visszaküldi a kérelmezőnek, azzal, hogy azt kinyomtatva és két tanúval hitelesítve juttassa el a jóváhagyó szervezetnek (postán, vagy személyesen). A jóváhagyó szervezet az elektronikus aláírás előtt megvizsgálja az aláíró fél aláírási jogosultságát, majd a beérkezett eredeti papíralapú visszaigazoló dokumentumról elektronikus másolatot készít: beszkenneli, majd ezt a megfelelő biztonsági szintű elektronikus aláírással és időbélyegzővel látja el. Ebben a folyamatban nincs szükség közjegyző előtti külön személyes megjelenésre, hitelesítés-szolgáltató bevonására, illetve elektronikus aláírás alkalmazására a kérelmezői oldalon. Továbbá a visszaigazoló dokumentum – amely 1, legfeljebb 2 oldalas terjedelmű – szkennelése a jóváhagyó szervezet feladata, de erre vonatkozóan külön szolgáltatót is bevonhat a feladat elvégzésére. Az azonosítás és a hatóság elektronikus aláírása vonatkozásában a jogszabályi rendelkezések megegyeznek az 1.1. pontban meghatározottakkal. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítés szabályait a Ket. 38. §, valamint az IHM rendelet 5. § határozza meg.
6
Itt érdemes megjegyezni, hogy az IHM rendelet hatálya a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére terjed ki. A visszaigazoló dokumentum abban az esetben kezelhető a folyamatban leírtak szerint, amennyiben az megfelel a jogszabályi követelményeknek [Ket. 172. § i) pontja, IHM 2. § c) pontja, Pp. 196. § (1) bekezdés b) pontja szerint]. III. Elektronikus aláírás használata a jóváhagyó szervezet belső ügyintézésében Kérdés, hogy a rendszeren belüli ügyintézés során szükség van-e az egyes szintek (ügyintéző/kiadmányozó) között az elektronikus aláírás használatára. A megoldás jogszabály módosítást nem igényel. A döntés függvényében – az Elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó rendelet 12. § szerint – szintén szükség van az regisztrációs eljárás lefolytatására. A jóváhagyó szervezet saját döntésén múlik az alkalmazás. IV. A hatóság és a kérelmezők közti kapcsolattartás A Tao tv. a hatóságot az elektronikus kapcsolattartás vonatkozásban direkt módon nem kötelezi. A kapcsolattartás általános szabályairól a Ket. 28/A. §, míg az elektronikus kapcsolattartásról a Ket. 28/B. § rendelkezik. Megoldási javaslatok: 1. Postai út: Eüint. 36. § (1) A papír alapú és elektronikus ügyintézés összekapcsolását biztosító eljárások: a) papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá, b) elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása, c) elektronikus iratról hiteles elektronikus másolat készítése, d) elektronikus iratról hiteles, más formátumú elektronikus másolat készítése, valamint e) elektronikus adathordozón nem elektronikus úton benyújtott elektronikus dokumentumról elektronikus másolat készítése. (2) A jelen fejezet előírásai szerint készített másolat joghatása megegyezik az eredeti dokumentuméval. Eüint. 37. § (1) bekezdése alapján, ha az elektronikus ügyintézés során egyes eljárási cselekmények teljesítéséhez elektronikus iratot az ügyfél rendelkezése vagy jogszabály alapján nem lehet felhasználni, és az adott elektronikus irat információtartalma papír alapon megjeleníthető, az ügyintézést biztosító szerv az eljárási cselekmény teljesítéséhez az elektronikus iratról jogszabályban meghatározottak szerint papír alapú kiadmányt vagy másolatot készíthet vagy készíttethet. Korábbi egyeztetéseken felmerült, hogy a 2013-2014-es időszak lehetne az átmenet éve. Ez alapján, amennyiben a kérelmező az ügyintézési rendelkezése alapján (nem igényli, illetve másként rendelkezik) akkor a klasszikus kapcsolattartási mód lenne a járható – a rendszerben előállított hitelesített elektronikus határozat, elektronikus – papír alapú konverziónak megfelelően kinyomtatva és a kiadmányozó által kézzel 7
aláírva, pecséttel ellátva, majd kipostázva tértivevénnyel hagyományos úton. (Itt természetesen a személyes átvétel is működhetne.) 2. Elektronikus kapcsolattartás Ket. 28/B. § (4) bekezdés alapján a hatóság elektronikus úton tartja a kapcsolatot az ügyféllel, ha az ügyfél azt igényli, továbbá ha az ügyfél a kérelmet elektronikus úton nyújtotta be, és az alkalmazandó kapcsolattartási formáról másként nem rendelkezett. További egyeztetést igényel Hatósági kötelezettségek az eljárással kapcsolatban - Műszaki követelmények biztosítása, - Tájékoztatási kötelezettség, - Az ügyintézési rendelkezések beszerzése és nyilvántartása, - Iratok és adatok megőrzése Budapest, 2013.02.07. Készítette: Kun Róbert
8
