Een eenvoudige PowerPoint presentatie maken: Een stappenplan Je moet een PowerPoint (PPT) presentatie maken en je hebt geen idee hoe je eraan moet beginnen. Geen nood! Met dit stappenplan helpen we je onderweg. Wij geven je de basisvaardigheden mee die je hiervoor nodig hebt. Het doel van dit stappenplan is om je vertrouwd te maken met de stappen die je moet doorlopen om een eenvoudige presentatie te maken: 1. Hoe voeg je dia’s toe aan je presentatie 2. Hoe pas je de inhoud en de opmaak van een presentatie aan. Stap 1: PowerPoint opstarten Om PPT te openen klik je op de Start knop en klik je vervolgens op Programma’s en kies je PowerPoint. Het venster dat bij het starten van het PPT programma wordt getoond heeft standaard vier zones: 1. Centraal zie je een lege dia. Dit wordt standaard het diavenster genoemd; 2. Onder de titeldia zie je een zone waarin je notities kunt maken; 3. Links heb je een verticale zone met twee tabbladen waarin je kunt kiezen tussen een thumbnailoverzicht of een tekstoverzicht van de tekst in je dia’s. Bij de start van een presentatie zie je uiteraard enkel één lege dia; 4.
Helemaal rechts zie je het taakvenster. Je kan hier verschillende richtingen uit:
Een (bestaande) presentatie openen
Een nieuwe presentatie aanmaken
Een nieuwe presentatie openen op basis van een bestaande presentatie (die je dan kan aanpassen als nieuwe, afzonderlijke presentatie)
Een nieuwe presentatie openen, op basis van een bestaande sjabloon.
3
4 1
2
Hieronder maken we een nieuwe presentatie Stap 2: De titelpagina aanmaken Zoals de illustratie hierboven toont, zijn in de titeldia twee tijdelijke aanduidingen voorzien: één voor de titel (title) en één voor een ondertitel (subtitle). Van zodra je in één van beide vakken klikt, krijg je een grijs omrand kader, waarin je de tekst van de titel of ondertitel kan typen. 1. Klik op Klik om een titel aan te maken (Click to add title) – zie afbeelding hierboven. Van zodra je in het vak klikt, krijg je een grijs omrand kader, waarin je de titel kan typen. Klik buiten het kader om de getypte tekst te behouden. 2. Indien van toepassing kun je hetzelfde doen met de ondertitel. 3. Links zie je een miniatuurversie van de dia waaraan je werkt. Dit gebied is het tabblad Dia's (slides), waar je op de miniaturen kunt klikken om te navigeren tussen dia's.
3
Titel en ondertitel worden standaard gecentreerd weergegeven en in een eigen lettertype en lettergrootte opgemaakt. Uiteraard kan je de lay-out van de gegevens op je dia aanpassen:
Gaat het om aanpassingen in slechts één dia, dan kan je die aanpassingen best rechtstreeks in die dia uitvoeren. Dit kan door de tekst te selecteren en in het menu bovenaan de tekstgrootte en de font aan te passen.
Wil je de opmaak van een hele reeks dia's wijzigen, dan maak je best van sjablonen of modellen gebruik. Voorlopig stellen we ons tevreden met de standaardopmaak.
Stap 3: Nieuwe dia’s invoegen en dia-indeling Je kan op één van de volgende manieren een nieuwe dia invoegen: 1. Gebruik het tabblad Dia's (slides). Dit bevindt zich aan de linkerkant waar de diaminiatuur zich bevindt. Klik met de rechtermuisknop op de diaminiatuur en klik op Nieuwe dia (new slide) in het snelmenu.
2. Gebruik de sneltoets CTRL + M. 3. Klik in het menu op Invoegen (Insert) en kies dan Nieuwe dia (New slide).
1
2
Bij het invoegen van een nieuwe dia, wordt het taakvenster Dia-indeling (Slide layout) rechts weergegeven. Je kan er kiezen uit een ruim aanbod van dia-indelingen die in verschillende rubrieken worden voorgesteld. Bij de tweede dia stelt PowerPoint automatisch een lijst met opsommingstekens voor, maar je kan natuurlijk een andere dia-indeling kiezen door op één van de indelingen te klikken. Ook achteraf kan je deze indeling aanpassen door een nieuwe indeling te kiezen voor de actieve dia. Klik op de nieuwe indeling en de bestaande elementen op de dia worden automatisch opnieuw geordend en aan de nieuwe indeling aangepast. Stap 4: Inhoud van de presentatie aanpassen 1. Voeg de titel van de dia toe in het bovenste vakje, “Klik om titel aan te maken” (Click to add title). 2. Typ de tekst, zoals bv. lijsten, in de tijdelijke aanduiding van een hoofdtekst (Klik om tekst aan te maken (Click to add text). De tijdelijke aanduiding van een hoofdtekst bevindt zich normaal gesproken onder een titel. 3. De standaardindeling is een lijst met opsommingstekens. Druk aan het einde van een alinea op ENTER om naar de volgende regel te gaan. Je kan in een opsomming tot vijf niveaus gebruiken. Het eerste niveau staat normaal tegen de linkerrand. Je kan de inspringing verlagen/verhogen op één van de volgende manieren: i. met Tab (verhogen) / Shift+Tab (verlagen). Dit kan zolang er geen tekst bij het opsommingspunt is ingetypt; ii. met de knoppen Inspringing verkleinen en Inspringing vergroten (werkbalk Opmaak), ook als er reeds tekst is ingetypt; iii. met de sneltoetsen Alt+Shift+_ en Alt+Shift+_. iv. Via het menu Opmaak, Opsommingstekens en nummering bereik je de twee tabbladen die de opsomming regelen. v.
Met de inspringingsknoppen bovenaan in het hoofdmenu
, zoals Inspringing verkleinen, kan je tekst plaatsen op het juiste inspringingsniveau.
v
1
2
!! Tekst automatisch aanpassen Als je meer tekst typt dan er in het kader past, wordt de tekengrootte automatisch aangepast om alles te laten passen. Stap 5: Navigeren tussen de dia’s Zodra de voorstelling meerdere dia's bevat, moet u hiertussen navigeren om inhoud toe te voegen. Je kan één van de volgende methodes gebruiken: 1. Klik op de diaminiatuur op het tabblad Dia's (slides) om de dia weer te geven. 2. Klik naast de dia onder aan de schuifbalk aan de linkerkant op de knop Vorige dia of Volgende dia. 3. Druk op de toets PAGE UP of PAGE DOWN op je toetsenbord.
1
2
Stap 6: Notities maken voor je presentatie Je kunt er eventueel voor kiezen om notities aan je presentatie toe te voegen. Deze kunnen jezelf, of de spreker helpen tijdens de presentatie. De notities worden weergegeven in het notitievenster onder de dia. Alle notities worden opgeslagen op een notitiepagina die je voor de presentatie als hulp- of oefenmiddel kunt afdrukken. Notities voeg je op volgende manier toe 1. Klik in het notitievenster en typ je notities. 2. Indien je veel te schrijven hebt kun je de splitsbalk omhoog slepen om het notitievenster te vergroten. Tip! Gebruik notities om meer informatie op te slaan over de punten op de dia. Zo voorkomt u dat de dia, en uw publiek, wordt overladen met tekst.
2 1
Stap 7: Een presentatie opslaan 1. Om je presentatie op te slaan klik je in het hoofdmenu op Bestand (File) en vervolgens op Opslaan (Save). 2. Geef je presentatie een naam en kies de locatie waar je het wilt opslaan. Klik vervolgens op Opslaan (Save). Voor een PowerPoint-presentatie wordt als standaardextensie .PPT gebruikt. Tips bij het opslaan:
Opslaan als PowerPoint-voorstelling: In het venster Opslaan als kan je bij Bestand opslaan als een presentatie als PowerPointvoorstelling opslaan (extensie PPS). Door dan bijvoorbeeld in de Windows-verkenner op een PPS-bestand te dubbelklikken, wordt de diavoorstelling onmiddellijk gestart.
Opslaan als webpagina: In PowerPoint XP is in het menu Bestand (File) de keuze Opslaan als webpagina (Save as web page) opgenomen om een presentatie op het internet of een intranet weer te geven.
