Hoofdstuk 18: Een presentatie maken

Hoofdstuk 18: Een presentatie maken 18.0 Inleiding De focus van een PowerPoint presentatie valt meestal op één dia. Dit betekend dat een PowerPoint presentatie een goed middel is om concepten via punten te communiceren. Maar de dia bij dia structuur, heeft ook een aantal potentiële nadelen:  

Door enkel een dia per keer te zien kan het publiek vergeten waar zij zich in de presentatie bevinden, en zodoende het grotere geheel of de boodschap vergeten; In tegenstelling (bijvoorbeeld) tot het lezen van een Word document, is het moeilijker om een dia tijdens de presentatie te lezen en jezelf de boodschappen te herinneren.

Het is belangrijk om deze moeilijkheden te verkomen of te overwinnen, vooral in een presentatie die het publiek leidt door een analyse van denken. Dergelijke strategie voor een presentatie (een deel dia's) wordt vaak 'flow' genoemd, omdat de manier waarop de presentatie vloeit, cruciaal is voor de communicatie analyse. Dit hoofdstuk geeft enkele technieken om het publiek context mee te geven (zodat ze weten waar ze zijn in de gehele presentatie) en verzekeren dat de 'flow' van de presentatie gemakkelijk en logisch is, zodat je het publiek met jouw meeneemt.

18.1 Het geven van een presentatie structuur Scheiden van dia’s Een manier om structuur te brengen in een presentatie is het gebruik van scheiding dia's dia's die worden inbegrepen enkel en alleen om een pauze in het onderwerp aan te duiden. Een gebruikte vorm is het aanpassen van inhoud dia's vanaf het begin van de presentatie. Bijvoorbeeld:

© 2012 Excel with Business

1

Hoofdstuk 18: Een presentatie maken

Een andere manier om dit te doen wordt onderaan getoond. In dit geval zijn de andere opsommingen grijs gemaakt, om de nadruk van deze punten weg te trekken. Deze techniek heeft vele toepassingen in dia productie, de nadruk wegleiden van minder belangrijke informatie om het punt van de dia naar boven te brengen.

Het aanpassen van inhoud dia's is een voorbeeld van het begrip 'zeg wat je gaat zeggen, zeg het, en zeg wat je hebt gezegd', tot een welbepaald punt gaat het over de nadruk leggen, maar het laat je publiek ook weten wat er gaat komen, doordat ze individuele stukjes informatie in het geheel kunnen waarnemen. De techniek van het 'uitgrijzen' kan ook worden toegepast op diagrammen en foto's, evenals op tekst - zodoende kan je interessantere dia's maken. Dit voorbeeld maakt gebruik van een structuur diagram (links) als basis voor een scheiding dia (voorbeeld rechts):


2


We kunnen dit soort techniek toepassen zonder de presentatie op dezelfde manier te structureren. We kunnen bijvoorbeeld, de 'Business as Usual' punten in de dia's één voor één uitbreiden:

In de tweede van deze twee dia's is de focus gezet op de 'Business as Usual' onderwerpen, en dit kan gebruikt worden als een scheiding, door gebruik te maken van de opsomming punten. Dit soort dia kan handig zijn om uit te delen in een vergadering - met plaats voor nota's om de discussie bij te houden. We kunnen ook gebruik maken van titels, of dia's kleurenschema's, om de nadruk op de structuur te leggen en het publiek te herinneren aan het grotere geheel.

Oriëntatie mappen of iconen Structuur kan helpen om het publiek een idee te geven waar zij zijn in een presentatie, maar we kunnen meer tips geven door 'U bevindt zich hier mappen' van de presentatie in iedere dia te plaatsen. Een manier om dit te doen is door een dia te hebben aan het begin van een presentatie (of sectie) die de structuur op een bepaalde manier uitlegt, en daarna een icoon op iedere dia, uitgegrijsd om de focus op die dia te leggen. Bijvoorbeeld, in de dia die


3


onderaan wordt weergegeven, wordt dit toegepast (met gouden rand) naar andere dia's in de presentatie om het aspect dat wordt overwogen weer te geven:

Een alternatief is het gebruik van een generische en lineaire representatie van waar we ons bevinden in een presentatie. In het onderstaand voorbeeld een ketting van vakjes, aan elkaar verbonden met pijlen, verschijnt aan de basis van een sequentie dia's. Het desbetreffende vakje is in dit schema groen, om het publiek te herinneren waar zij zich in de presentatie bevinden.

18.2 Het verbeteren van dia flow Het gebruik van titels Titels zijn de meest gemakkelijke manier om een presentatie te laten vloeien. We kunnen hierbij gebruik maken van titels met een nummer (bvb. "4. Verkoop gegevens") of een ondertitel die nog steeds de link behoudt met de sectie van de presentatie waar zij zich in bevinden.


4


Het gebruik van voetnoten Voetnoten - is een tekstvak die bepaalde nota's aan een dia toevoegt, bijvoorbeeld een samenvatting van de boodschap of de nadruk leggen op een onderdeel ervan - het kan dus helpen met de dia flow. Wanneer je gebruik maakt van commentaren in dia's van een presentatie, zal het publiek ze verwachten en kunnen ze meer aandacht hebben voor de presentatie. Dit zorgt ervoor dat de boodschap van de presentatie zeker wordt overgebracht - en de flow - en dat men niet verloren raakt wanneer men het dia pakket leest na de presentatie. Dit voorbeeld die gebruik maakt van een voetnoot1 is van een dia waar de hoofddia een plaats heeft gereserveerd aan de voet van de dia (omringd in rood):

Commentaren van dit soort kunnen worden gebruikt om twee dia's te verbinden, doordat ze punten gemeen hebben, of een logische opbouw geven voor een conclusie:


5


Nummers en concepten voordragen Flow is zeer belangrijk voor kwantitatieve dia's, of dia's die een complexe analyse weergeven. Een berekening volgen is moeilijk - tijdens een les terwijl men praat, maakt dit nog moeilijker. De flow van nummers zorgt ervoor dat we duidelijkheid krijgen in een presentatie en het publiek met je kan meetrekken, of hen het vertrouwen geven dat jouw analyse logisch en consistent is. In wezen waar we het hier over hebben, is duidelijk te zijn over wat de belangrijkste nummer of concept van een dia is en duidelijk maken dat dit nummer doorgaat naar de volgende dia. Dit kan simpel gebeuren door het nummer te omranden in rood, zodat het publiek de link ziet met de volgende dia:


6


Wees er zeker van dat cijfers in een presentatie zo vloeien - zodat het publiek kan zien waar de cijfers vandaan komen - en dit geeft bevestiging. In dit voorbeeld verzekert het dat de £5m in de tweede dia dezelfde figuur is als weergeven in de vorige kosten dia. In dit voorbeeld is het kernnummer weergegeven met een rode omranding, maar je kunt een methode van markeren kiezen die consistent is met de stijl van je dia's. Je kunt de techniek ook toepassen op concepten - ideeën markeren op een dia waarvan je wil dat jouw publiek later in je presentatie daar aan denken. Het belangrijke onderdeel is dat je dezelfde methode van markeren, doorgaans gebruikt in je presentatie, zodat je publiek gemakkelijk de flow kan opnemen. Technische ondersteuning


7


PowerPoint heeft twee features die kunnen helpen met de flow van een presentatie: Hyperlinks en Acties. Deze zijn samen gegroepeerd in de Koppelingen categorie van het tabblad Invoegen.

Hyperlinks

Hyperlinks in PowerPoint werken op dezelfde manier als hyperlinks in een webpagina. Je kunt hyperlinks instellen die ofwel springen naar een verschillend punt in je presentatie, of een apart bestand gaan openen. Om een hyperlink te maken:  

Selecteer de tekst of het object die je wil veranderen in een link. Klik op de Hyperlink knop op het tabblad Invoegen om dit venster te verkrijgen:



Kies of je wilt linken naar een ander bestand of een andere dia in je presentatie (de twee opties worden bovenaan in rood weergegeven). Identificeer het bestand of de dia in de presentatie waarnaar een link wordt geplaatst, en klik OK.



De hyperlink zal werken wanneer je de dia per dia bekijkt - plaats de muis over de hyperlink en links klik op de link.


8


Deze feature kan helpen om je presentaties interactief te maken en minder lineair. Bijvoorbeeld, je zal misschien één of meerdere commentaren van je publiek willen meenemen tijdens je presentatie. Gebruik makend van een dia met hyperlinks naar verschillende secties kan ervoor zorgen dat je gemakkelijk naar andere dia's kunt navigeren. Een ander gebruik voor de hyperlinks is het uitbreiden van een punt in een dia bijvoorbeeld, het gebruik van een hyperlink om een spreadsheet bestand, met gedetailleerde figuren, om een punt te verduidelijken. Actie knoppen

Actie knoppen kunnen worden gebruikt om een link op te zetten tussen dia's op dezelfde manier als hyperlinks, en worden gedefinieerd op een gelijkaardige manier, maar zij kunnen ook programma's starten, macro's of geluiden afspelen.

De bovenstaande geselecteerde optie zal ervoor zorgen dat er naar een andere dia wordt gesprongen wanneer er op het object wordt geklikt (in dit geval naar de volgende dia). Dit kan nuttig zijn wanneer je een andere applicatie wil starten via een dia tijdens een presentatie.


9


Hoofdstuk 18: Een presentatie maken

Recommend Documents