DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya MODUL KHUSUS FASILITATOR F24. Pelatihan Madya 1. Review Partisipatif. PNPM Mandiri Perkotaan

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya

MODUL KHUSUS FASILITATOR Pelatihan Madya 1

Review Partisipatif

PNPM Mandiri Perkotaan

F24

Modul 1

Kegiatan 1

Modul 2

Gambaran Umum Review Partisipatif BKM/LKM

1

Presentasi Panduan Fasilitasi Review Partisipatif

2

Review Kelembagaan BKM/LKM

5

Kegiatan 1

Mengingat Kembali Alasan Keberadaan dan Peran BKM/LKM

6

Kegiatan 2

Diskusi Tahapan Perkembangan BKM/LKM

7

Kegiatan 3

Diskusi Memahami Sumberdaya Untuk Penguatan

8

Kegiatan 4

Berlatih Menilai Perkembangan BKM/LKM

9

Review Program Penanggulangan Kemiskinan

31

Kegiatan 1

Mengingat Kembali Tujuan Penyusunan PJM Pronangkis

32

Kegiatan 2

Refleksi Kekuatan dan Kelemahan PJM Pronangkis

32

Kegiatan 3

Berlatih Review Program Penanggulangan Kemiskinan

34

Review Keuangan

35

Diskusi Parameter Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan BKM/LKM

36

Strategi Pendampingan Fasilitator Fasilitasi Review Partisipatif

38

Modul 3

Modul 4

Kegiatan 1

Modul 5

Kegiatan 1

dalam

Diskusi Kelompok Memahami Panduan Fasilitasi

Proses

39

Modul 1 Topik: Gambaran Umum Review Partisipatif BKM/LKM

Peserta memahami tujuan dan tahapan review partisipatif.

Kegiatan 1: Presentasi Panduan Fasilitasi Review Partisipatif

1 Jpl (45’)

Media Bantu – Panduan Fasilitasi Review Partisipatif

• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Metaplan • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar

1

Presentasi Panduan Fasilitasi Review Partisipatif 1) Berikan pengantar bahwa kita akan memulai proses belajar mengenai review partisipatif. Jelaskan bahwa kita memaknai istilah monitoring-evaluasi, evaluasi atau review dengan makna yang sama. 2) Presentasikan Media Bantu – Panduan Fasilitasi Review Partisipatif. Beri kesempatan kepada peserta untuk berdiskusi. 3) Kaji ulang proses diskusi dengan mengajukan pertanyaan: “Apa makna partisipatif dalam review ini?” atau “Apa pentingnya masyarakat melakukan review pelaksanaan program penanggulangan kemiskinan?” 4) Tutup diskusi. Sampaikan bahwa proses review partisipatif ini akan kita pelajari ‘potongan demi potongan’ selama beberapa waktu ke depan. Apa makna partisipatif dalam review? Karena masyarakatlah yang akan mengukur hasil dan merumuskan apakah suatu program berhasil atau tidak. Mengapa program penanggulangan kemiskinan seperti PNPM Mandiri Perkotaan harus melakukan review partisipatif? Karena pada hakikatnya program penanggulangan kemiskinan adalah ‘milik’ atau programnya masyarakat. Masyarakat miskin lah yang harus memutuskan apakah ada manfaatnya PNPM Mandiri Perkotaan bagi mereka, apakah PNPM Mandiri Perkotaan meningkatkan kesejahteraan hidup mereka, bahkan hingga apakah PNPM Mandiri Perkotaan layak untuk dilanjutkan Karena review partisipatif dibuat dengan tujuan sebagai media untuk belajar dari pengalaman, maka semakin banyak masyarakat yang terlibat review semakin baik. Tujuannya adalah agar masyarakat memahami pembelajaran yang telah mereka alami. Pembelajaran baru inilah yang sangat berharga untuk membangun modal sosial guna peningkatan kualitas kehidupan masyarakat ke depan. Selain sebagai pembelajaran, review partisipatif juga menjadi ruang pertanggungjawaban program penanggulangan kemiskinan seperti PNPM Mandiri Perkotaan kepada masyarakat (orang miskin). Orang miskin lah yang selayaknya mengukur hasil dan memberikan penilaian apakah program berhasil atau gagal menjawab persoalan kemiskinan mereka. Melalui review partisipatif, rasa kepemilikan masyarakat terhadap program juga dapat terbangun.

2

Slide 1

Slide 2

Slide 3

Slide 4

3

Slide 5

Slide 6

Slide 7

Slide 8

4

Modul 2 Topik: Review Kelembagaan BKM/LKM

1. Peserta mengingat kembali alasan keberadaan dan peran BKM/LKM 2. Peserta memahami pentingnya tahapan perkembangan BKM/LKM 3. Peserta memahami aspek-aspek sumberdaya dalam penguatan kelembagaan BKM 4. Peserta berlatih menilai tahapan pengembangan organisasi BKM/LKM

Kegiatan 1: Mengingat Kembali Alasan Keberadaan dan Peran BKM/LKM. Kegiatan 2: Diskusi Tahapan Perkembangan BKM/LKM Kegiatan 3: Diskusi Memahami Sumberdaya untuk Penguatan BKM/LKM Kegiatan 4: Berlatih Menilai Perkembangan BKM/LKM

5 Jpl (225’)

Bahan Bacaan – Memahami Sumberdaya Penguatan BKM/LKM Bahan Bacaan – Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM Media Bantu – Matriks Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM Media Bantu – Contoh Profil Perkembangan Organisasi BKM/LKM

• Kertas Plano, Kuda-kuda untuk Flip-chart • Metaplan, Spidol, selotip kertas dan jepitan besar • Papan Tulis dengan perlengkapannya 5

Mengingat Kembali Alasan Keberadaan dan Peran BKM/LKM 1) Berikan pengantar bahwa saat ini kita akan berdiskusi mengenai salah satu aspek dalam review partisipatif BKM/LKM yaitu review kelembagaan BKM/LKM. Dua hal penting yang ingin kita raih dari proses review kelembagaan BKM/LKM adalah adanya potret tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM dan selanjutnya prioritas sasaran pengembangan organisasi BKM/LKM ke depan. 2) Jelaskan (ingatkan) kembali alasan keberadaan dan peran BKM/LKM untuk penanggulangan kemiskinan. Diskusikan hal-hal yang belum dipahami bersama. BKM/LKM adalah lembaga pimpinan kolektif sebagai penggerak modal sosial untuk menanggulangi kemiskinan di wilayah desa / kelurahan dengan tugas pokok sebagai berikut: a. merumuskan kebijakan serta aturan main secara demokratis mengenai hal hal yang berhubungan dengan penanggulangan kemiskinan. b. Mengorganisasi masyarakat untuk merumuskan visi, misi, rencana strategis dan pronangkis. c. Memonitor, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan keputusan keputusan yang diambil. d. Memverifikasi penilaian yang telah dilaksanakan oleh UP UP e. Mengawal terlembaganya nilai nilai kemanusiaan dan prinsip kemasyarakatan f. Mewakili masyarakat untuk memberikan kontrol dan masukan terhadap kebijakan pemerintah. g. Membangun kerjasama dengan pihak luar. BKM/LKM bukanlah sebagai pelaksana program, akan tetapi berfungsi sebagai penggerak dan pengendali agar program penanggulangan kemiskinan berjalan. Dalam menjalankan kebijakannya BKM/LKM dibantu oleh Unit pengelola (UP-UP), sehingga BKM/LKM lebih fokus didalam membuat kebijakan dan memonitoring segala kegiatan. UP- UP bertangungjawab penuh kepada BKM/LKM. Dalam membangun Modal sosial BKM/LKM harus melakukan : a. membangun kerjasama dan kepercayaan diantara anggota BKM/LKM b. menumbuhkan kerjasama dan kepercayaan antara BKM/LKM dan masyarakat c. menumbuhkan kerjasama dan kepercayaan antar warga masyarakat d. menumbuhkan kerjasama antara BKM/LKM dengan pihak luar (kemitraan).

6

Diskusi Tahapan Perkembangan BKM/LKM 1) Ajukan pertanyaan pembuka: “Apakah BKM/LKM ke depan akan sama dengan BKM/LKM yang ada saat ini?” Jelaskan bahwa sebagai organisasi BKM/LKM yang hidup di tengah-tengah masyarakat pastilah BKM/LKM akan mengalami perubahan-perubahan baik terus tumbuh dan berkembang atau malah mati. Satu hal yang dapat mendorong BKM/LKM untuk terus tumbuh dan berkembang adalah adanya mimpi atau cita-cita baik diantara anggota BKM/LKM, masyarakat maupun juga para fasilitator pendamping. 2) Ajukan kembali pertanyaan: “Apakah teman-teman memiliki mimpi tentang BKM/LKM yang didampingi?” Lakukan curah pendapat untuk menggali mimpi peserta terhadap BKM/LKM dalam 2 aspek: ƒ Mimpi tentang masyarakat miskin yang dilayani: “Perubahan apa yang diharapkan terjadi pada masyarakat miskin” ƒ Mimpi tentang organisasi BKM/LKM: “Perubahan seperti apa yang diharapkan terjadi pada BKM/LKM dalam beberapa tahun ke depan”. Gunakan dua warna metaplan yang berbeda untuk dua mimpi tersebut. Minta setiap peserta menempelkan metaplannya di papan tulis. Kelompokkan sesuai warna. 3) Diskusikan mimpi-mimpi tersebut. Bandingkan antara mimpi tentang masyarakat miskin dengan mimpi tentang organisasi BKM/LKM. Ingatkan peserta bahwa BKM/LKM hadir untuk menanggulangi kemiskinan yang diderita masyarakat miskin. 4) Ajukan pertanyaan: “Bagaimana caranya agar mimpi tentang organisasi BKM/LKM ini tercapai?” Beberapa kesempatan beberapa komentar dari peserta. Jelaskan bahwa untuk mewujudkan mimpi setidaknya kita harus memiliki tahap demi tahap atau langkah demi langkah untuk mencapai mimpi. 5) Jelaskan bahwa untuk memetakan tahapan perkembangan BKM, program ini telah menyusun ciri-ciri tahapan perkembangan BKM/LKM mulai awal pembentukan, berdaya, mandiri hingga siap menuju organisasi madani. Bagikan Bahan Bacaan – Tahapan Perkembangan BKM/LKM. 6) Diskusikan ciri-ciri tersebut. Ingatkan peserta bahwa peserta dapat membuat ciri-ciri yang lebih spesifik dan sesuai dengan konteks perkembangan BKM/LKM yang didampingi. Atau peserta bersama anggota BKM/LKM yang didampingi bisa bersama-sama merumuskan tahapan perkembangan BKM/LKM-nya berikut tanda-tanda keberhasilan, waktu, dsb. 7) Lakukan kaji ulang dengan mengajukan pertanyaan: ”Apa pentingnya bagi fasilitator memiliki potret kondisi dan perkembangan kelembagaan BKM/LKM?” atau ”Apa pengaruhnya bagi strategi pendampingan fasilitator?”

7

Diskusi Memahami Sumberdaya untuk Penguatan BKM/LKM 1) Berikan pengantar bahwa untuk memperkuat organisasinya, BKM/LKM harus memiliki kemampuan untuk menggalang sumberdaya. BKM/LKM harus memiliki kemampuan untuk memetakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja BKM secara khusus dan pelaksanaan program (PJM dan Renta Pronangkis) secara umum. Saat ini kita akan mempelajari sumberdaya yang dibutuhkan untuk penguatan kelembagaan BKM/LKM. 2) Ilustrasikan kepada peserta tentang manusia dan tubuhnya. Ajukan pertanyaan, ”Bagian manakah yang paling penting dari tubuh manusia”. Beri contoh, misalnya, otak, sistem pencernaan, sistem peredaran darah. Catat pendapat peserta. Ajukan kembali pertanyaan, ”Apa yang akan terjadi pada manusia, jika organ-organ pentingnya diambil? Apakah orang bersangkutan akan meninggal atau cacat?” 3) Tarik ilustrasi tersebut ke dalam organisasi BKM. Bandingkan antara manusia dan BKM dengan menunjukkan kesamaan bahwa ada elemen-elemen penting yang menentukan hidup-matinya BKM serta membuat BKM mampu menjalankan peran dan fungsinya secara efektif. Untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM, yaitu mendorong terjadinya perubahan sosial di komunitasnya, BKM perlu memperkuat kelembagaannya. Tanpa penguatan kelembagaan, visi/misi keberadaan BKM---yang sesungguhnya merupakan mandat komunitas dan diembankan pada BKM--- besar kemungkinan akan gagal diwujudkan. Memperkuat kelembagaan berarti BKM memiliki kesediaan dan kemampuan untuk “menjadi lebih baik”. Secara umum, ada 2 pengertian yang terkandung di dalam “menjadi lebih baik”, yaitu memperbaiki, dan meningkatkan. Memperbaiki berhubungan dengan berbagai kelemahan yang ada pada tubuh BKM. Melalui proses ini, BKM menghilangkan, mengurangi terus-menerus berbagai kelemahannya, serta menumbuhkan berbagai hal yang belum tersedia guna meningkatkan kwalitas maupun kwantitas layanan bagi komunitasnya. Sedangkan Meningkatkan berhubungan dengan berbagai kekuatan yang dimiliki oleh BKM. Melalui proses ini, BKM mempertahankan serta menumbuh-kembangkan berbagai hal yang selama ini dipandang memberi faedah bagi perubahan sosial. Memperkuat kelembagaan akan berlangsung terus-menerus. Oleh karena itu, BKM perlu memiliki kesediaan dan kemampuan untuk belajar terus-menerus (organisasi belajar). Agar dapat memperkuat kelembagaannya, BKM perlu memiliki kemampuan menggalang sumberdaya yang dibutuhkan dan mengelola sumberdaya yang tersedia di dalam kelembagaannya. Sumberdaya merupakan faktor yang fundamental bagi keberadaan BKM atau organisasi-organisasi lainnya. Suatu organisasi tidak bisa berdiri tanpa dukungan sumberdaya. Lemah-kuatnya atau sehat-sakitnya suatu organisasi ditentukan pula oleh ketersediaan sumberdaya 4) Minta peserta untuk mengidentifikasi elemen-elemen penting di dalam organisasi BKM. Berilah kesempatan kepada peserta untuk mengungkapkan pendapatnya. Tulis jawaban peserta di papan tulis. 5) Tarik benang merah berbagai pendapat peserta dengan memberikan penjelasan mengenai aspek-aspek sumberdaya di dalam kelembagaan BKM. Tampilkan bagan tentang 5 aspek

8

sumberdaya untuk penguatan kelembagaan BKM. Sampaikan tentang pengertian sumberdaya untuk penguatan kelembagaan BKM. Berikan penjelasan untuk masing-masing aspek tersebut. 6) Buka sessi tanya-jawab dengan peserta untuk mempertajam pemahaman peserta tentang aspek-aspek sumberdaya dalam penguatan kelembagaan BKM. Tekankan bahwa pengembangan manusia merupakan aspek fundamental dalam memperkuat kelembagaan BKM. Ada banyak pengertian tentang apa yang dimaksud dengan sumberdaya. Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mendengar pendapat yang mengatakan bahwa sumberdaya adalah suatu aspek tertentu saja, misalnya, uang/dana. Sumberdaya sama dengan uang/dana. Bahkan, tidak jarang pula kita temui kalangan yang menempatkan uang adalah segalanya. Dalam perspektif pengembangan kelembagaan BKM, sumberdaya tidaklah semata hanya uang atau suatu aspek tertentu saja. Sumberdaya adalah berbagai aspek yang dibutuhkan dan didayagunakan---meliputi orang, uang, peralatan, sistem manajemen, informasi, dan waktu yang dikerahkan--- untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM. Ada 5 aspek sumberdaya untuk memperkuat kelembagaan BKM, yaitu: 1. Visi/Misi Keberadaan BKM: Apa yang ingin dicapai oleh BKM? Untuk apa dan kenapa BKM didirikan? 2. Pengembangan Kapasitas: Apa kapasitas lembaga untuk menjalankan berbagai kegiatan? 3. Struktur organisasi dan Sistem Manajemen: Bagaimana struktur dan mekanisme untuk menjalankan berbagai kegiatan? 4. Uang dan peralatan: Bagaimana penggelolaan dan penggalangan dana serta perangkat kerja untuk menjalankan berbagai kegiatan? 5. Hubungan dan Jaringan: Apakah BKM membangun hubungan dan jaringan dengan pihak-pihak lain untuk menjalankan berbagai kegiatannya?

Berlatih Menilai Perkembangan BKM/LKM 1) Sampaikan kepada peserta bahwa program ini mengembangkan satu alat potret perkembangan BKM/LKM yang diadaptasi dari IDF (Institutional Development Framework – Kerangka Pengembangan Organisasi), suatu perangkat manajemen yang dirancang untuk menilai tingkat perkembangan suatu organisasi. Jelaskan mengenai kerangka pengembangan organisasi ini. 2) Minta fasilitator berkumpul dalam Tim Fasilitator. Bagikan Media Bantu - Lembar Review Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM. Tugaskan setiap kelompok untuk memetakan perkembangan salah satu BKM yang mereka dampingi hingga menghasilkan profil perkembangan BKM/LKM. 3) Lakukan observasi selama proses diskusi kelompok untuk memastikan semua peserta memahami cara menggunakan alat bantu ini. 4) Minta setiap kelompok untuk menyajikan hasil kerjanya. Berikan umpan balik terhadap proses penggunaan alat bantu ini.

9

Memahami Sumberdaya Penguatan BKM Oleh : Budi Supriatna Untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM, yaitu mendorong terjadinya perubahan sosial di komunitasnya, BKM perlu memperkuat kelembagaannya. Tanpa itu, amanat komunitas yang diembankan pada BKM besar kemungkinan akan gagal diwujudkan. Memperkuat kelembagaan berarti BKM memiliki kesediaan dan kemampuan untuk “menjadi lebih baik”. Secara umum, ada 2 pengertian yang terkandung di dalam “menjadi lebih baik”, yaitu memperbaiki, dan meningkatkan. Memperbaiki berhubungan dengan berbagai kelemahan yang ada pada tubuh BKM. Melalui proses ini, BKM menghilangkan, mengurangi terus-menerus berbagai kelemahannya, serta menumbuhkan berbagai hal yang belum tersedia guna meningkatkan kwalitas maupun kwantitas layanan bagi komunitasnya. Sedangkan Meningkatkan berhubungan dengan berbagai kekuatan yang dimiliki oleh BKM. Melalui proses ini, BKM mempertahankan serta menumbuh-kembangkan berbagai hal yang selama ini dipandang memberi faedah bagi perubahan sosial. Memperkuat kelembagaan akan berlangsung terus-menerus. Oleh karena itu, BKM perlu memiliki kesediaan dan kemampuan untuk belajar terus-menerus (organisasi belajar). Sumberdaya Dan Penguatan Kelembagaan BKM Agar dapat memperkuat kelembagaannya, BKM perlu memiliki kemampuan menggalang dan mengelola sumberdaya yang tersedia di dalam kelembagaannya. Sumberdaya merupakan faktor yang fundamental bagi keberadaan BKM atau organisasi-organisasi lainnya. Suatu organisasi tidak bisa berdiri tanpa dukungan sumberdaya. Lemah-kuatnya atau sehat-sakitnya suatu organisasi ditentukan pula oleh ketersediaan sumberdaya. Sumberdaya dan Daya Hidup BKM Sumberdaya merupakan faktor yang menentukan daya hidup BKM. BKM yang tidak memiliki suatu sumberdaya akan menjadi bergantung pada pihak-pihak lain. Semakin tinggi tingkat ketergantungannya, besar kemungkinan akan semakin besar pula resiko BKM tersebut kehilangan otonomi dan independesinya. Semakin tidak memiliki sumberdaya vital yang merupakan “nyawa” bagi kehidupannya, BKM cepat tapi pasti akan menuju kematiannya. Dengan adanya sumberdaya, BKM dapat mempertahankan daya hidupnya serta menjalankan berbagai kegiatan untuk mencapai visi/misi keberadaannya. Selain itu, dengan adanya sumberdaya BKM dapat: • membangun dan mengembangkan jaringan; memelihara hubungan dengan kelompok, komunitas, serta pihak-pihak lainnya • memperkuat kelembagaannya melalui berbagai peningkatan keterampilan dan pengetahuan, peningkatan kemampuan kepemimpinan, pengembangan kemampuan manajemen, pengembangan “organisasi belajar” BKM yang memiliki daya hidup berarti akan dapat secara terus-menerus menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam waktu yang panjang. Dengan demikian, memungkinkan mencapai tujuan utama keberadaannya, yaitu mendorong perubahan sosial yang lebih baik bagi komunitasnya. Daya hidup bukanlah semata kemampuan untuk menggalang atau memperoleh sumberdaya, melainkan juga kemampuan untuk mengelola sumberdaya.

10

Aspek-aspek Sumberdaya untuk Memperkuat Kelembagaan BKM Ada banyak pengertian tentang apa yang dimaksud dengan sumberdaya. Dalam kehidupan seharihari, kita sering mendengar pendapat yang mengatakan bahwa sumberdaya adalah suatu aspek tertentu saja, misalnya, uang/dana. Sumberdaya sama dengan uang/dana. Bahkan, tidak jarang pula kita temui kalangan yang menempatkan uang adalah segalanya. Dalam perspektif pengembangan kelembagaan BKM, sumberdaya tidaklah semata hanya uang atau suatu aspek tertentu saja. Sumberdaya adalah berbagai aspek yang dibutuhkan dan didayagunakan--meliputi orang, uang, peralatan, sistem manajemen, informasi, dan waktu yang dikerahkan--untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM. Ada 5 aspek sumberdaya untuk memperkuat kelembagaan BKM, yaitu: 1. Visi/Misi Keberadaan BKM: Apa yang ingin dicapai oleh BKM? Untuk apa dan kenapa BKM didirikan? BKM mesti memiliki visi/misi keberadaan serta tujuan yang jelas. Visi/misi keberadaan serta tujuan BKM merupakan panduan arah bagi keseluruhan kerja yang dilakukan BKM. Ketika BKM tidak memiliki kejelasan arah tentang yang hendak dicapai dan ditujunya, bisa dipastikan BKM tidak akan mampu bertahan untuk waktu yang panjang. 2. Pengembangan Kapasitas: Apa kapasitas lembaga untuk menjalankan berbagai kegiatan? Pengembangan kapasitas merupakan jantung di dalam kelembagaan BKM. Pengembangan kapasitas mampu mendorong dan mengaktifkan berbagai sumberdaya lainnya. Di dalam penguatan kelembagaan BKM, pengembangan kapasitas mencakup, antara lain spirit tim, loyalitas, gaya kepemimpinan, berbagai pengetahuan dan keterampilan kerja, kapasitas dan proses pengambilan keputusan, pengembangan dan penguatan nilai-nilai. 3. Struktur organisasi dan Sistem Manajemen: Bagaimana struktur dan mekanisme untuk menjalankan berbagai kegiatan? Struktur mengacu pada komposisi di dalam organisasi BKM yang meliputi DPK, …..atau keseluruhan pengelola dalam berbagai tingkatan. Di dalam penguatan kelembagaan BKM, penting untuk mempertimbangkan struktur organisasi BKM perlu memiliki prosedur dan cara kerja yang efektif untuk mengelola berbagai sumberdayanya. Sistem manajemen ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, proses pengambilan keputusan, saluran komunikasi dan informasi, berbagai mekanisme, aturan, dan panduan kerja. 4. Uang dan peralatan: Bagaimana penggelolaan dan penggalangan dana serta perangkat kerja untuk menjalankan berbagai kegiatan? Penguatan kelembagaan BKM ditentukan pula oleh kemampuan BKM dalam menggalang dan mengelola pendanaan. Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan dana, dengan mengacu pada transparansi dan akuntabilitas, diperlukan untuk menciptakan BKM yang sehat dan kuat. 5. Hubungan dan Jaringan: Apakah BKM membangun hubungan dan jaringan dengan pihakpihak lain untuk menjalankan berbagai kegiatannya? Memelihara koordinasi, hubungan, dan jaringan dengan pihak lain merupakan aspek penting di dalam penguatan kelembagaan BKM. BKM bukanlah organisasi yang ekslusif serta mengisolasi diri. Hubungan dan jaringan akan membantu peningkatan kapasitas BKM untuk melaksanakan berbagai kegiatan secara efektif. Kemiskinan tidaklah bisa dihadapi dan ditangani oleh BKM secara sendirian.

11

Pengembangan Kapasitas • • • •

Keterampilan Pengetahuan Kepemimpinan Dan lain-lain

Struktur & Sistem Manajemen • • • • • •

Struktur Organisasi Administrasi Keuangan Komunikasi & Informasi Kaderisasi Dan lain-lain

Hubungan & Jaringan

Uang & Peralatan • •

Pengelolaan dan Penggalangan Dana Perangkat

• • • •

Kelompok Komunitas Organisasi Sejenis Pihak-pihak lain (NGO, Swasta, Pemerintah)

Visi/Misi BKM

Pendekatan untuk Pengembangan Sumberdaya dalam Penguatan Kelembagaan BKM Dari semua aspek sumberdaya, pengembangan kapasitas manusia merupakan substansi dalam memperkuat dan mengembangkan daya hidup kelembagaan BKM. Pengembangan manusia merupakan jantung bagi proses penguatan daya hidup kelembagaan BKM. Pengembangan manusia tidak hanya mencakup peningkatan kapasitas keterampilan dan pengetahuan para pengelola BKM, KSM, serta komunitas. Namun, meliputi juga penciptaan kondisi di dalam kelembagaan BKM, KSM, serta komunitas yang mampu menumbuhkan nilai-nilai universal kemanusiaan. Suatu penciptaan kondisi yang juga mampu mendorong terbentuknya ruang bagi BKM, KSM, serta komunitas untuk mengakses dan memiliki kontrol terhadap pengelolaan berbagai sumberdaya melalui proses-proses pembangunan. Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan kapasitas manusia dengan berbasis pada nilainilai merupakan kaidah dalam penguatan kelembagaan BKM. Pendekatan ini bukanlah pendekatan yang anti terhadap pertumbuhan modal (ekonomi) serta kesejahteraan. Meskipun demikian, pendekatan ini berbeda dengan pandangan yang mengedepankan pertumbuhan ekonomi sebagai fundamen utama bagi pengembangan manusia melalui “efek tetesan ke bawah”; suatu pandangan yang dianut oleh para pemeluk faham neoliberilasasi. Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan manusia dengan berbasis pada nilai-nilai juga berbeda dengan pandangan yang meletakkan manusia sebagai alat untuk meningkatkan pendapatan, kekayaan, dan perluasan produksi; suatu pandangan yang lazim dipakai dalam HRD (human resources development). Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan manusia dengan berbasis pada nilai-nilai juga berlainan dengan pandangan yang lebih mengutamakan kesejahteraan dan pemenuhan kebutuhan dasar. Suatu pandangan yang melihat dan menempatkan masyarakat sebagai “penerima manfaat” ketimbang pelaku aktif dalam proses-proses pembangunan. Ketiadaan sumberdaya serta ketergantungan yang sedemikian tinggi pada pihakpihak lain di luar diri dan komunitasnya, pada gilirannya hanya akan membuat BKM kehilangan otonomi dan independensinya. BKM perlu

12

Pengembangan Manusia

Pengelola & Kader BKM

Komunitas Pengelola KSM

secara kritis mencermati dan menilai kembali strategi pengembangan sumberdayanya. BKM perlu menyusun strategi bagi pengembangan manusia, baik bagi pengelola BKM, KSM, serta bagi komunitas. Suatu strategi yang secara sistematik dan bertahap dapat memutus mata rantai ketergantungan BKM terhadap banyak pihak yang berada di luar diri dan komunitasnya. Menggalang dan Mengelola Sumberdaya Menggalang dan mengelola sumberdaya adalah satu-satunya jalan untuk mempertahankan dan memperkuat kelembagaan BKM. BKM perlu merumuskan strategi, baik bagi penggalangan sumberdaya maupun untuk pengelolaannya.Suatu strategi yang mampu menjawab tersedianya sumberdaya serta sekaligus secara sistematis dan bertahap dapat mendorong BKM menuju otonomi dan kemandirian. Berbagai sumberdaya yang tersedia pada berbagai pihak, komunitas maupun pihakpihak eksternal di luar komunitas, hanya bisa diakses manakala BKM mampu menunjukkan dirinya adalah pihak yang memiliki kecakapan dan kredibilitas. Kecakapan berhubungan dengan tingkat kinerja BKM dalam menjalankan dan mengelola kegiatankegiatannya. Kredibilitas berhubungan dengan aspek nama baik, reputasi, keterpercayaan. Tanpa itu, proses yang ditempuh dalam menggalang sumberdaya akan berat dan berliku atau bahkan menemui kegagalan.

Secara umum, ada pola kecenderungan dalam menggalang sumberdaya bagi penguatan kelembagaan organisasi berbasis volunteer, misalnya LSM dan organisasi masyarakat sipil. Pola kecenderungan ini menunjukan bahwa keduanya masih belum optimal dalam penggalangan sumberdaya. Untuk penggalangan sumberdaya pendanaan, banyak organisasi berbasis volunteer cenderung mengandalkan pada pihak-pihak eksternal yang berada di luar komunitas dan organisasinya Kecenderungan Penggalangan Pendanaan Eksternal Komunitas Internal

Pihak Pemilik Sumberdaya

Bagan Kecenderungan Penggalangan Sumberdaya Pendanaan Sumberdaya Pendanaan

Peruntukan

Pemerintah

Pajak dari Warga Negara

Pelayanan publik

Publik

Swasta

Investor, Pelanggan/ Pengguna produk atau jasa

Produk dan Jasa Layanan

Pelanggan/ Pengguna produk atau jasa

Program dan Layanan

Stakeholder utama

Pihak

Kemampuan BKM dalam mengelola sumberdaya yang telah diperoleh merupakan faktor terpenting atau bahkan modal utama dalam menjajaki dan mengembangkan penggalangan sumberdaya. Pada aspek pengelolaanlah, kecakapan dan kredibilitas BKM sesungguhnya dipertaruhkan. Pengelolaan selain berhubungan dengan efesiensi dan efektifitas dalam mengelola sumberdaya untuk memperoleh manfaat sebesar-besarnya bagi pengembangan komunitas, juga menyangkut transparansi dan akuntabilitas.

Organisasi Volunteer (LSM, CBO termasuk BKM, dll)

Pemerintah Funding Swasta (CSR)

Penerima Manfaat

Komunitas adalah Sumberdaya Terbesar yang Dimiliki BKM Kita telah memahami bahwa komunitas adalah “pemilik” BKM. Daya dukung komunitas merupakan fundamen yang akan menentukan kekokohan pilar-pilar kelembagaan BKM. Semakin tinggi tingkat dukungan komunitas akan menjadi semakin kuatlah keberadaan BKM.

13

Menggalang hubungan dan dukungan komunitas serta memeliharanya secara terus-menerus perlu mendapat perhatian dan curahan energi terbesar dalam pelaksanaan berbagai kegiatan BKM seharihari. Dinamika proses penguatan daya hidup BKM sesungguhnya terletak di dalam kemampuan BKM untuk terus-menerus Sedangkan untuk penggalangan sumberdaya menggalang dan mengelola hubungan serta nondana, banyak organisasi berbasis volunteer dukungan komunitasnya. Komunitas adalah lebih bertumpu pada kemampuan dan kreativitas sumberdaya terbesar yang dimiliki BKM. para pengelolanya ketimbang pada pihak lokal, Adalah sebuah kekeliruan manakala menempatkan komunitas sebagai “pemilik pasif yang hanya menerima manfaat semata” (penerima manfaat). Cara pandang tersebut masih sedemikian rupa mewarnai berbagai program yang mengusung “pemberdayaan”. Implikasi dari cara pandang tersebut, dalam prakteknya, akan menggali sebuah jurang keterpisahan antara BKM dan komunitasnya. Pada gilirannya, akan membuat BKM kehilangan sumberdaya terbesarnya, yaitu komunitasnya itu sendiri.

komunitas, maupun pihak eksternal. Bahkan tidak jarang masa depan suatu organisasi kemudian bergantung hanya pada segelintir pengelolanya.

Jalan apa yang mesti ditempuh BKM dan komunitas agar dapat memenuhi berbagai kebutuhan sumberdaya untuk memperkuat BKM serta sekaligus mengurangi tingkat ketergantungannya pada pihak lain?

Kecenderungan Penggalangan Sumberdaya Nonpendanaan Internal Komunitas Eksternal

Pihak Pemilik Sumberdaya

Kita kemudian menyebut jalan yang ditempuh itu sebagai Partisipasi. Partisipasi bukanlah sekedar memperoleh dukungan tanda tangan dari warga. Atau terkungkung pada sebatas ruang pertemuan yang dihadiri warga. Partisipasi adalah interaksi terus-menerus antara warga dan BKMnya. Di dalamnya berlangsung keterlibatan warga mulai dari pengambilan keputusan maupun penyelenggaraan kegiatan. Partisipasi pun mencakup juga rasa kepemilikan dan memperoleh manfaat bersama dari keberadaan BKM. BKM perlu sedemikian rupa membuka berbagai ruang dialog dan keterlibatan sang pemilik. Selain mengembangkan berbagai kegiatan yang memadai--untuk dialog dan keterlibatan komunitas---BKM perlu mengembangkan suatu sistem, aturan main, serta manajemen agar ruang dialog dan keterlibatan komunitas tersebut dapat terjaga keberlangsungannya. Partisipasi komunitas bukanlah hendak mengabaikan pentingnya membangun kerjasama antara BKM dengan pihak-pihak lainnya yang berada di luar komunitas. Justru sebaliknya, melalui partisipasi komunitas, BKM dapat memastikan bahwa kerjasama dengan berbagai pihak lain adalah seiring-sejalan dengan kepentingan pengembangan komunitas. Pada gilirannya, hal itu akan memperkuat kepercayaan dan jalinan kerjasama yang akan dan sedang dijalankan.

14

Pemilik

Pelaku Aktif Komunitas Penerima Manfaat Sumberdaya Terbesar

Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM Seiring perjalanan waktu, BKM/LKM akan mengalami perubahan-perubahan baik yang direncanakan maupun tidak. Perubahan ini bisa didorong oleh faktor-faktor dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal). Konsistensi dan kreativitas pengurus BKM/LKM akan merubah BKM. Begitupun, ketidakaktifan pengurus BKM/LKM akan membawa perubahan. Masyarakat yang merasa penting akan keberadaan BKM/LKM sehingga termotivasi untuk berkontribusi juga akan membawa perubahan terhadap BKM/LKM. Begitupun sebaliknya. Perubahan BKM/LKM adalah keniscayaan. Karenanya, sangat penting bagi pengurus BKM/LKM untuk mengenali perubahan. Perubahan BKM/LKM yang cukup besar mungkin akan terjadi tatkala pendampingan program berakhir. Pengurus BKM/LKM mulai saat ini harus mulai membayangkan bagaimana jalannya BKM/LKM tatkala tak ada lagi ‘suntikan’ dana BLM, tak ada lagi fasilitator dan rombongan konsultan pendamping, tak ada lagi berbagai aktivitas pengembangan kapasitas yang diterima gratis, tak ada lagi berbagai kewajiban dan tekanan pelaporan, dan sebagainya. Mungkin akan menjadi perubahan yang menyenangkan. Mungkin juga titik kematian organisasi dimulai di masa itu. Untuk itu, mulai saat ini, pengurus BKM/LKM perlu disiapkan untuk menghadapi berbagai perubahan. Ini merupakan tanggung jawab program. Alat penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM ini dimaksudkan untuk menyiapkan pengurus BKM (termasuk unit pengelola dan relawan lainnya) menghadapi tantangan perubahan organisasi. Perangkat manajemen ini tak lebih adalah alat bantu musyawarah untuk mengembangkan mimpi organisasi berikut tahapan-tahapan yang akan menunjukkan jalan menuju mimpi. Jadi, pertama, BKM/LKM harus memiliki visi atau cita-cita atau mimpi organisasi. Kedua, menurunkan mimpi menjadi tahapan-tahapan perkembangan organisasi yang bergerak maju. Apa pentingnya? Dengan kata lain sebenarnya kita sedang merencanakan perubahan sehingga lebih siap menghadapi perubahan. BKM/LKM secara sadar dapat mengontrol gerak, kesesuaian sumber daya, pilihan cara dan saling menjaga kinerja di antara para anggota dan unit pengelola. Dengan kata lain, penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM merupakan alat untuk mengetahui bahwa BKM/LKM sedang menuju ke arah yang benar. Arah yang Hendak Dituju? Pertanyaan ini hanya boleh dijawab oleh para pengurus BKM/LKM. Pun, ketika harus memutuskan, pengurus BKM/LKM harus bertanya kepada berbagai pihak yang berkepentingan terhadap BKM/LKM terutama masyarakat miskin. Kalau saat ini ada tujuh ribuan BKM/LKM maka kemungkinan akan ada tujuh ribuan variasi arah pengembangan BKM/LKM. Meski begitu, dua hal yang tak boleh berubah dari semua variasi arah pengembangan BKM/LKM adalah pertama, cita-cita awalnya sebagai motor penanggulangan kemiskinan, dan kedua, pilihan bentuk organisasinya sebagai organisasi masyarakat warga (civil society organization). Berangkat dari alasan dan bentuk keberadaan tersebut, program ini mengembangkan tahapan pengembangan organisasi BKM/LKM yang bersifat generik sebagai berikut. BKM/LKM Awal terbentuk

BKM/LKM Berdaya

BKM/LKM Mandiri

BKM/LKM menuju Madani

15

Ciri utama dari tahapan ini adalah perubahan organisasi yang bergerak maju dari satu organisasi yang didorong pembentukannya oleh program menjadi organisasi yang sepenuhnya milik masyarakat. Konsisten dengan orientasi tersebut, selayaknya semakin maju BKM/LKM maka intervensi program akan semakin kecil dan akhirnya berakhir. Masyarakatlah yang harus terus mengurus dan merawat BKM/LKM. Apa itu Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM? Metode penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM ini diadaptasi dari IDF (Institutional Development Framework – Kerangka Pengembangan Organisasi), suatu perangkat manajemen yang dirancang untuk menilai tingkat perkembangan suatu organisasi. Alat ini telah digunakan di banyak tempat dan berhasil membantu organisasi, terutama organisasi masyarakat sipil, untuk meningkatkan kinerja organisasi, memperkuat dampak, meningkatkan daya tahan organisasi bekerja bersama masyarakat, dan meningkatkan efisiensi agar organisasi lebih efektif. Penggunaan alat ini membantu organisasi menyadari faktor-faktor yang mendorong keberhasilan, mengenali kekuatan dan kelemahan, memiliki prioritas rencana kerja yang lebih akurat untuk memperbaiki kelemahan dan memperkuat kekuatan, dan mengukur tingkat capaian terhadap tujuan. Kekuatan metode ini terletak pada sifatnya yang partisipatif, menilai diri sendiri (self assessment) dan penilaian berkala. Proses penilaian perkembangan organisasi ini dilakukan

dalam diskusi (musyawarah) yang diikuti oleh seluruh pengurus BKM/LKM (termasuk unit pengelola dan relawan lainnya). Semakin banyak pelaku organisasi yang terlibat maka hasil penilaian akan semakin baik. Dengan demikian hasil penilaian merupakan kesepakatan seluruh pelaku BKM/LKM. Penilaian juga harus dilakukan berkala (setiap tahun) untuk mengukur tingkat kemajuan organisasi sesuai kriteria (indikator) yang disepakati. Sebagai satu alat evaluasi, penilaian perkembangan organisasi ini mudah, murah dan efektif. Setiap anggota BKM/LKM atau relawan yang telah dilatihkan dapat menjadi fasilitator proses ini, dan tentu saja mempersiapkan diri. Penilaian ini tidak membutuhkan biaya yang besar untuk peralatan, tenaga ahli dan sebagainya. Cukup dibutuhkan satu ruang pertemuan ditambah konsumsi yang enak. Efektif karena hasil penilaian ini dapat langsung digunakan untuk merumuskan program kerja tahun berikutnya. Perangkat Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM Penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM ini telah jauh mengalami penyederhanaan dari perangkat IDF. Pertimbangan utama adalah kemudahan penggunaan di lapangan. Salah satu perangkat utama adalah Matriks Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM. Matriks ini merupakan jantung dari alat penilaian perkembangan organisasi ini. Matriks ini berbentuk tabel dengan beberapa kolom dan banyak baris. Secara praktis, tujuan dari diskusi kelompok adalah mengisi nilai dari setiap aspek perkembangan organisasi secara bersama-sama. Berbeda dengan metode asli IDF yang memberikan matriks kosong kepada peserta, peserta musyawarah penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM tidak perlu lagi merumuskan isi matriks penilaian kelembagaan BKM/LKM. Sehingga dalam pelaksanaannya, anggota BKM/LKM tinggal mendiskusikan dan menyepakati nilai/skor tingkat perkembangan organisasi. Kolom pertama Matriks penilaian berisi 6 bidang/sumber daya organisasi yaitu statuta organisasi, kepemimpinan, sistem manajemen, sumberdaya keuangan, sumberdaya manusia, dan hubungan eksternal. Setiap bidang memiliki bobot yang berbeda yang menunjukkan tingkat kepentingan terhadap jalannya organisasi. Masing-masing bidang diuraikan lebih lanjut dalam aspek-aspek organisasi. Dalam pengisian matriks, aspek-aspek inilah yang ditentukan nilai “tingkat perkembangannya”.

16

Tahap perkembangan organisasi dirumuskan secara kualitatif, yang mencakup empat tahap perkembangan yaitu awal, berdaya, mandiri dan menuju madani, dan seluruh tahap dinilai secara kuantitatif pada rentang nilai dari 25 sampai 400. Setiap tahap perkembangan nilainya dibagi empat sehingga gradasi setiap tahap dapat diperhalus.

Tahap Perkembangan BKM/LKM Awal Berdaya Mandiri Menuju Madani

Nilai 25 – 50 – 75 – 100 125 – 150 – 175 – 200 225 – 250 – 275 – 300 325 – 350 – 375 – 400

Dalam penilaian tahap perkembangan, setiap aspek organisasi diteliti mengenai kondisi obyektifnya. Dalam kolom-kolom tahap perkembangan tersedia indikator yang menunjukkan tingkat perkembangan organisasi. Meski begitu, harus disadari rumusan indikator ini memiliki keterbatasan untuk mencakup realitas yang ada. Karenanya, pertajamlah indikator ini melalui diskusi sehingga menghasilkan nilai perkembangan.

Contoh pengisian aspek Visi-Misi ƒ Perhatian pertama ditujukan melihat narasi (indikator) Tahap Perkembangan: Awal, Berdaya, Mandiri, dan Menuju Madani. Periksa narasi perkembangan Awal, diskusikan apakah kondisi obyektif BKM/LKM saat ini telah mencapai kondisi “Visi-Misi disusun oleh panitia pembangunan BKM, sebagaimana tertulis dalam AD/ART BKM”. ƒ Kalau ya, maka periksa narasi perkembangan Berdaya, diskusikan apakah kondisi obyektif BKM/LKM saat ini telah mencapai kondisi “Visi-Misi dipahami oleh anggota BKM/UP sebagai citacita BKM ke depan menyangkut perubahan sosial yang diinginkan”. ƒ Apabila kondisi ini belum tercapai, misalnya masih ada anggota BKM/LKM yang tidak mengetahui visi-misi BKM/LKM, diskusikan berapa banyak anggota yang tidak paham, atau berapa banyak yang baru sekedar tahu tetapi tidak paham bahwa visi-misi adalah cita-cita bersama, dst. ƒ Berangkat dari hasil diskusi, sepakati berapa Nilai perkembangan BKM/LKM antara 125 – 175. Kalau dirasa masih banyak anggota yang tidak paham, maka pilihannya bisa jatuh pada 125. Terakhir, beri nilai dalam kotak yang telah disediakan. Jangan terjebak pada sekedar mengisi Nilai. Alat ini adalah media bantu diskusi untuk merefleksikan kondisi obyektif BKM/LKM. Anggota BKM/LKM harus kritis mempertanyakan mengapa kita berada dalam penilaian seperti itu, apa yang dapat kita lakukan untuk memperbaiki kondisi, dst. Skor di kolom paling kanan diisi dengan cara “nilai tahap perkembangan” (Y) dibagi “total nilai bidang organisasi” dikali “bobot bidang organisasi”. Setelah semua aspek organisasi dihitung skornya, lakukan penjumlahan dan didapatlah total skor organisasi.

17

Contoh penghitungan skor. Disepakati nilai aspek “visi misi” sebesar 125. Karena “visi misi” berada pada bidang “statuta organisasi” dengan total nilai bidang organisasi sebesar 800 (nilai maksimal “visi misi” 400 ditambah nilai maksimal “struktur organisasi” 400) dan bobot 10%, maka skor aspek “visi misi” adalah: 125/800 X 10% = 1,5 % Contoh lain, disepakati nilai aspek “pemilihan anggota BKM” sebesar 200. Karena “pemilihan anggota BKM” berada pada bidang “kepemimpinan” dengan total nilai bidang organisasi sebesar 2400 (nilai maksimal semua (6) aspek dikali 400) dan bobot 20%, maka skor aspek “pemilihan anggota BKM” adalah: 200/2400 X 20% = 1,7 %.

Total Skor ≤ 25%

Tahap Perkembangan BKM/LKM Awal

> 25% – 50%

Berdaya

> 50% – 75%

Mandiri

> 75%

Menuju Madani

Tafsir Perkembangan BKM/LKM BKM/LKM baru memulai kegiatan dan membangun hubungan baik ke dalam antaranggota maupun ke luar. Bagi BKM/LKM yang telah bertahun-tahun berdiri, perlu mempertimbangkan kembali tujuan keberadaannya. BKM/LKM telah memiliki tujuan dan rencana serta perangkat organisasi. BKM/LKM sudah memiliki basis yang cukup kuat untuk berkembang, namun masih sangat perlu meningkatkan kinerja untuk mencapai perkembangan yang lebih tinggi. BKM/LKM telah memiliki gagasan inovatif dan pandangan ke depan. BKM/LKM sudah memiliki kapasitas yang cukup baik untuk mempertahankan eksistensinya menuju kemandirian dan keberlanjutan.

Perangkat penting lainnya dari metode ini adalah adalah profil perkembangan organisasi BKM/LKM yang berbentuk diagram batang. Profil ini merupakan visualisasi dari hasil penilaian perkembangan organisasi. Bagian akhir dari penggunaan perangkat pemetaan organisasi ini adalah rekomendasi penguatan/perbaikan organisasi BKM/LKM. Aspek-aspek organisasi yang skornya rendah (dibawah 200) merupakan prioritas pengembangan kelembagaan BKM/LKM. Referensi: Mark Renzi. 1996. An integrated Toolkit for institutional development. Public Administration and Development, Vol. 16, 469-483. John Wiley & Sons, Ltd

18

Kisi-Kisi Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM

BIDANG / SUMBERDAYA ORGANISASI

ASPEK

Visi-Misi

STATUTA ORGANISASI

Struktur Organisasi

TAHAP PERKEMBANGAN BKM/LKM

AWAL

BERDAYA

MANDIRI

MENUJU MADANI

Visi-Misi, sebagaimana tertulis dalam AD/ART BKM, disusun oleh panitia pembangunan BKM

Visi-Misi dipahami oleh anggota BKM/UP sebagai cita-cita BKM ke depan menyangkut perubahan sosial yang diinginkan.

Visi-Misi menjadi acuan dalam penyusunan program dan kegiatan BKM.

Visi-Misi BKM dipahami oleh masyarakat dan dijadikan cita-cita bersama menyangkut perubahan sosial yang diinginkan.

Struktur organisasi BKM mengikuti kerangka PNPM

Struktur dan tupoksi organisasi BKM dipahami dan mampu dijalankan oleh anggota BKM/UP

BKM mampu mengkaji ulang struktur organisasi sesuai kebutuhan kerja penanggulangan kemiskinan di daerahnya

Struktur organisasi BKM ditetapkan oleh BKM/UP, KSM, masyarakat, pemerintah lokal dan kelompok peduli lainnya sesuai kebutuhan

KISI-KISI Hal yang hendak diukur dari indikator ini adalah (1) pemahaman pelaku mengenai visi misi; dan (2) apakah visi misi menjadi acuan penyusunan program. Visi misi bukanlah rangkaian kata-kata yang hanya terdapat di AD/ART BKM. Visi misi sesungguhnya menunjukkan untuk apa BKM itu ada. Sebagai cita-cita bersama, visi misi BKM harus dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan terhadap BKM. Secara konkrit, visi misi mestilah menjadi acuan dalam penyusunan program. Hal yang hendak diukur adalah (1) apakah pelaku memahami struktur dan tupoksi BKM; (2) kemampuan mengkaji struktur terhadap kebutuhan kerja organisasi. Struktur organisasi mestinya mengikuti kebutuhan kerja organisasi. Seiring perkembangan peran BKM, BKM dapat memutuskan struktur organisasi seperti apa agar kerja optimal. Sebagai organisasi masyarakat warga, perubahan hal-hal fundamental seperti struktur organisasi seharusnya diputuskan bersama seluruh pihak yang berkepentingan terhadap BKM/LKM.

19

KEPEMIMPINA N

Legitimasi Pemilihan Anggota BKM

Pengambil an Keputusan

Perempua n dlm Pengambil an Keputusan

Mekanism e Minta Usulan Masyaraka t Partisipasi Anggota BKM

20

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang ditetapkan oleh PNPM dan diikuti sedikitnya 30% penduduk dewasa

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang diadopsi dari PNPM, tepat waktu dan diikuti sedikitnya 50% penduduk dewasa

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang diadopsi dari PNPM, tepat waktu dan diikuti sedikitnya 70% penduduk dewasa

Semua keputusan berdasarkan arahan dari PNPM

Ada konsultasi antara BKM dan PNPM

Ada konsultasi antara BKM/UP kepada KSM dan masyarakat

Tidak terdapat perempuan dalam keanggotaan BKM atau hanya sekedar tercantum namanya

Anggota BKM perempuan hadir dalam rapat-rapat pengambilan keputusan meskipun suaranya seringkali masih diabaikan

Seluruh anggota BKM memiliki penghargaan yang sama terhadap setiap pendapat yang muncul baik dari anggota lakilaki maupun perempuan.

Tidak ada

Ada mekanisme tetapi tidak digunakan

Hanya beberapa anggota BKM yang meluangkan waktu ikut dalam pengelolaan BKM

Lebih dari separuh anggota BKM ikut dalam pengelolaan BKM dan menunjukkan kapasitas kepemimpinannya

Ada mekanisme dan digunakan untuk mendapatkan masukan Hampir seluruh anggota BKM aktif mengelola BKM sesuai pembagian tugas yang disepakati

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang disepakati bersama BKM/UP, KSM, masyarakat, pemerintah lokal dan kelompok peduli lainnya, tepat waktu dan diikuti sedikitnya 90% penduduk dewasa Keputusan berdasarkan musyawarah BKM, KSM, masyarakat dan pemerintah kelurahan Semua orang, lakilaki atau perempuan, anggota BKM/UP, KSM, masyarakat, aparat pemerintahan, dsb., berhak mengemukakan pendapat dalam musyawarah BKM. Tersedia berbagai mekanisme yang disepakati bersama dengan masyarakat Seluruh anggota BKM aktif mengelola BKM sesuai kapasitas, minat dan pembagian tugas yang disepakati.

Kata kunci dari indikator ini adalah legitimasi. Semakin banyak penduduk yang ikut memberikan suara dalam pemilihan anggota BKM, akan membuat BKM semakin mengakar di masyarakat.

Hal yang hendak diukur adalah (1) kemandirian dalam pengambilan keputusan, lepas dari ‘bayangbayang’ PNPM; (2) kemampuan BKM menyerap aspirasi dari masyarakat. Kata kunci dari indikator ini adalah kesetaraan peran laki-laki dan perempuan.

Hal yang hendak diukur adalah kemampuan BKM menggali aspirasi dari masyarakat. Kata kunci dari indikator ini adalah keaktifan anggota BKM mengelola organisasi, sesuai kapasitas dan pembagian tugas yang disepakati.

Pertemuan BKM

SISTEM MANAJEMEN

Perencana an

Pertemuan rutin dilakukan dan dihadiri oleh hampir seluruh anggota BKM, hasilnya dituangkan dalam risalah pertemuan BKM & UP memiliki rencana kerja yang disusun berdasarkan PJM dan Renta Pronangkis.

Pertemuan rutin dilakukan sesuai jadual dan melibatkan masyarakat, hasilnya dituangkan dalam risalah pertemuan. BKM & UP memiliki rencana kerja yang disusun dgn melibatkan masyarakat berdasarkan PJM dan Renta Pronangkis.

Mulai mengembangkan monev atas kebutuhan sendiri dengan menggunakan metode dan format sendiri, diluar yang ditetapkan oleh PNPM

Mulai mengembangkan monev partisipatif atas semua kegiatan yang dilakukan.

Perencanaan monev terintegrasi dalam perencanaan program, dilakukan terencana dan rutin serta partisipatif.

Tidak memiliki sistem dokumentasi informasi

Dilakukan tetapi tidak sistematik

Dilakukan secara sistematik dan mudah diakses

Mekanisme PPM yang dirancang

Mekanisme PPM diketahui dan

Minimal 90% pengaduan yang

Dokumentasi dilakukan sistematik, mudah diakses dan uptodate. BKM telah memiliki mekanisme mandiri

Pertemuan dilakukan hanya ketika ada kebutuhan pelaksanaan program

Pertemuan rutin terjadual meski tidak selalu terealisasi

Hanya menjalankan aktivitas-aktivitas yang direncanakan oleh PNPM

BKM memiliki rencana kerja meski belum sistematis

Dilakukan atas permintaan PNPM dan sesuai format PNPM Monitoring Evaluasi

Dokument asi Informasi Penangan an

Hal yang hendak diukur adalah keaktifan BKM. Organisasi yang aktif dapat diukur dari kemampuannya mengelola pertemuan. Apalagi BKM saat ini berbentuk kepemimpinan kolektif, dimana keputusan semestinya diambil dalam pertemuan. Kata kunci dari indikator ini adalah (1) kemampuan merencana; (2) konsistensi perencanaan BKM/UP thd rencana masyarakat (PJM & Renta Pronangkis). Menurut ahli manajemen, 70% keberhasilan program ditentukan oleh perencanaannya. Bekerja tanpa rencana yang jelas akan sulit mengukur apakah berhasil atau gagal. Dalam penyusunan program kerja BKM/UP harus merujuk pada PJM dan Renta Pronangkis. Hal yang hendak diukur adalah kemampuan BKM melakukan monitoring evaluasi secara partisipatif terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan. Monev tidak dilakukan untuk mencari kesalahan, tetapi untuk mendapat pembelajaran baik dari keberhasilan maupun kegagalan. Kalau berhasil, mengapa berhasil dan kalau gagal mengapa gagal. Hal yang hendak diukur adalah kemampuan BKM mendokumentasikan informasi seperti arsip, hasil-hasil kegiatan, hasil evaluasi, dsb. Kata kunci dari indikator ini adalah penanganan pengaduan masyarakat.

21

Pengadua n Masyaraka t (PPM)

Penerima Manfaat Kegiatan/ Program

SUMBERDAYA KEUANGAN

Sumber pendanaa n

PNPM dipahami oleh anggota BKM

digunakan oleh BKM/UP, masyarakat, pemerintah dan pihak lain untuk menyelesaikan masalah terkait program.

diterima BKM dapat diselesaikan

Minimal 50% rumah tangga miskin (RTM) di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya PNPM menjadi satu-satunya sumber dana

Minimal 70% RTM di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya.

Minimal 90% RTM di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya

Sumber dana berasal dari PNPM dan sumber lain (masyarakat, pemerintah daerah, swasta, dsb)

Sumber dana darI PNPM lebih kecil dibandingkan dengan sumber lain (masyarakat, pemerintah daerah, swasta, dsb) Mampu menyusun perkiraan kebutuhan keuangan untuk menjalankan kegiatan 1 tahun ke depan serta rencana sumberdaya Dilakukan audit

Mengikuti kerangka PNPM

Mampu menyusun perkiraan kebutuhan keuangan untuk menjalankan 1-2 kegiatan.

Disusun sesuai

Disusun sesuai

Rencana Keuangan

Laporan

22

untuk menyelesaikan setiap masalah, ditandai dengan media pengaduan yang efektif, sistem dokumentasi yang up-date serta respon atas pengaduan yang efektif 100% RTM di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya.

PNPM mengembangkan mekanisme PPM yang diharapkan dapat dijadikan pembelajaran bagi BKM untuk mengembangkan kemampuan menangani masalah dan menyelesaikan konflik.

Kata kunci dari indikator ini adalah legitimasi. Selalu ingat, BKM ada untuk penanggulangan kemiskinan.

Sumberdana berasal dari masyarakat, pemerintah daerah, swasta, dsb.

Kata kunci dari indikator ini adalah kemandirian pendanaan, lepas dari dana PNPM untuk selanjutnya menggali dana dari masyarakat, pemerintah daerah, swasta dan pihak peduli lainnya.

Mampu menyusun perkiraan kebutuhan keuangan, serta strategi dan metode pengumpulan dana untuk memenuhi visi-misi program 3 tahun ke depan Hasil audit

Hal yang hendak diukur adalah kemampuan BKM menyusun rencana keuangan seiring penyusunan rencana program.

Kata kuncinya adalah akuntabilitas

Keuangan

Pertanggu ngjawaban

Pengemba ngan kapasitas

pengelolaan keuangan.

Mampu mengidentifikasi dan menyusun rencana pengembangan kapasitas sendiri, serta memiliki akses pengembang kapasitas selain PNPM

Rencana pengembangan kapasitas disusun secara sistematis, bersama-sama perencanaan program, dan memiliki akses kepada berbagai pengembang kapasitas

Hal yang ingin diukur adalah kemampuan BKM mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas dirinya (anggota BKM/UP/ relawan), menyusun rencana pengembangan kapasitas serta mencari sumbersumber pengembangan kapasitas. Pengembangan kapasitas ini ditujukan agar pelaku dapat menjalankan berbagai program yang telah direncanakan.

BKM menetapkan sistem dan mekanisme kaderisasi

Makanisme kaderisasi berjalan efektif

Kata kunci indikator ini adalah kaderisasi kepemimpinan. Kaderisasi ini tidak hanya soal pemilihan anggota BKM setiap 3 tahun sekali. Lebih besar dari itu BKM terus memproduksi orang-orang yang berperan sebagai agen perubahan sosial di wilayahnya. Dengan kata

standar PNPM, semua bukti pemasukan dan pengeluaran ada dan tercatat, tersedia tepat waktu.

independen terhadap laporan keuangan.

Lebih disiapkan untuk pelaporan kepada PNPM, memberitahukan laporan keuangan kepada masyarakat hanya jika ditanya

Mengumumkan laporan keuangan secara terbuka kepada masyarakat.

Laporan keuangan dan hasil audit diumumkan secara terbuka kepada masyarakat.

Hanya mengakses menu pengembangan kapasitas yang tersedia dalam PNPM

Muncul kebutuhankebutuhan pengembangan kapasitas untuk menjawab tantangan kegiatan yang semakin meningkat, meski belum mampu mengakses sumberdaya lain di luar PNPM Telah mulai melakukan kaderisasi namun belum memiliki sistem

SUMBERDAYA MANUSIA Tidak memiliki agenda kaderisasi Kaderisasi

independen terhadap laporan keuangan menunjukkan tidak ditemukan penyalahgunaan keuangan atau kesalahan dalam pengelolaan keuangan. Terdapat forum bersama masyarakat, pemerintah, dsb., untuk pertanggungjawaba n keuangan dan hasil audit

standar PNPM, meski seringkali tidak lengkap dan tidak tepat waktu

Kata kunci indikator ini adalah akuntabilitas dan transparansi.

23

KSM

Komunikasi BKMKSM terbatas pada pertanggungjawab an penggunaan BLM

Komunikasi BKMKSM meliputi berbagai masalah dan perkembangan KSM

Komunikasi BKMmasyarakat bersifat satu arah (sosialisasi)

BKM mengembangkan mekanisme untuk menarik masukan dari masyarakat terhadap perkembangan BKM

Sosialisasi untuk apa dan apa yang akan dilakukan BKM

BKM menjadi agen komunikasi antara pemerintah dan masyarakat untuk menyelesaikan persoalan kemiskinan di desa/kelurahan Komunikasi tentang kegiatan yang dilakukan masingmasing.

Masyaraka t HUBUNGAN EKSTERNAL

Pemerinta h

Organisasi nonpemerinta h

24

Tidak ada komunikasi

BKM-KSM membangun komunikasi timbal balik mendiskusikan berbagai masalah dan perkembangan KSM dan BKM BKM mengembangkan media warga untuk membangun komunikasi timbal balik BKM dan masyarakat

BKM dan KSM mengembangkan komunikasi multi arah untuk membicarakan masalah masyarakat

Ada koordinasi untuk menyelesaikan persoalan kemiskinan di desa/kelurahan

Ada program bersama untuk menyelesaikan persoalan kemiskinan di desa/kelurahan

Kesepakatan kerjasama jangka panjang untuk menanggulangi kemiskinan

Ada program bersama di wilayah BKM

BKM dan masyarakat mengembangkan komunikasi multi arah untuk membicarakan masalah masyarakat

lain, anggota BKM mereplikasi dirinya (memperbanyak orang seperti dirinya). Kata kunci dari hubungan eksternal adalah komunikasi. Komunikasi tidak serta merta terjadi kalau tidak diciptakan. Keberhasilan pengentasan kemiskinan sangat ditentukan kemampuan pendampingan BKM terhadap KSM. Kata kunci dari indikator ini adalah organisasi masyarakat warga. BKM merupakan organisasi masyarakat warga, organisasi yang hidup dari, oleh dan untuk masyarakat. Masyarakat merupakan pember mandat keberadaan BKM. Karena itu hubungan antara pemberi mandat yang dimandati tidak boleh putus. Selain itu bagi BKM, masyarakat merupakan sumberdaya tak terbatas. Kata kunci dari indikator ini adalah pengakuan. BKM dan pemerintah harus bekerjasama menanggulangi kemiskinan di wilayahnya.

Kata kunci dari indikator ini adalah kesamaan tujuan dan sumberdaya. BKM harus mendorong pihak-pihak non pemerintah seperti LSM, ormas, swasta, perguruan tinggi untuk bersama-sama menanggulangi kemiskinan.

MATRIKS TINGKAT PERKEMBANGAN ORGANISASI BKM/LKM

BIDANG / SUMBERDAYA ORGANISASI

ASPEK

BOBOT 25

Visi-Misi STATUTA ORGANISASI

10% Struktur Organisasi

KEPEMIMPI NAN

Legitimasi Pemilihan Anggota BKM

Pengambilan Keputusan Perempuan

20%

TAHAP PERKEMBANGAN BKM/LKM BERDAYA MANDIRI

AWAL 50

75

100

125

150

175

200

225

250

275

SKOR

MENUJU MADANI 300

325

350

375

400

Visi-Misi, sebagaimana tertulis dalam AD/ART BKM, disusun oleh panitia pembangunan BKM

Visi-Misi dipahami oleh anggota BKM/UP sebagai cita-cita BKM ke depan menyangkut perubahan sosial yang diinginkan.

Visi-Misi menjadi acuan dalam penyusunan program dan kegiatan BKM.

Visi-Misi BKM dipahami oleh masyarakat dan dijadikan cita-cita bersama menyangkut perubahan sosial yang diinginkan

Struktur organisasi BKM mengikuti kerangka PNPM

Struktur dan tupoksi organisasi BKM dipahami dan mampu dijalankan oleh anggota BKM/UP

BKM mampu mengkaji ulang struktur organisasi sesuai kebutuhan kerja penanggulangan kemiskinan di daerahnya

Struktur organisasi BKM ditetapkan oleh BKM/UP, KSM, masyarakat, pemerintah lokal dan kelompok peduli lainnya sesuai kebutuhan

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang ditetapkan oleh PNPM dan diikuti sedikitnya 30% penduduk dewasa

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang diadopsi dari PNPM, tepat waktu dan diikuti sedikitnya 50% penduduk dewasa

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang diadopsi dari PNPM, tepat waktu dan diikuti sedikitnya 70% penduduk dewasa

Pemilihan dilakukan sesuai mekanisme yang disepakati bersama BKM/UP, KSM, masyarakat, pemerintah lokal dan kelompok peduli lainnya, tepat waktu dan diikuti sedikitnya 90% penduduk dewasa

Semua keputusan berdasarkan arahan dari PNPM

Ada konsultasi antara BKM dan PNPM

Ada konsultasi antara BKM/UP kepada KSM dan masyarakat

Keputusan berdasarkan musyawarah BKM, KSM, masyarakat dan pemerintah kelurahan

Tidak terdapat

Anggota BKM perempuan

Seluruh anggota BKM

Semua orang, laki-laki atau

25

dlm Pengambilan Keputusan

Mekanisme Minta Usulan Masyarakat

Partisipasi Anggota BKM

Pertemuan BKM

SISTEM MANAJEMEN

Perencanaan

Monitoring Evaluasi

Dokumentas

26

20%

perempuan dalam keanggotaan BKM atau hanya sekedar tercantum namanya

hadir dalam rapat-rapat pengambilan keputusan meskipun suaranya seringkali masih diabaikan

memiliki penghargaan yang sama terhadap setiap pendapat yang muncul baik dari anggota laki-laki maupun perempuan.

perempuan, anggota BKM/UP, KSM, masyarakat, aparat pemerintahan, dsb., berhak mengemukakan pendapat dalam musyawarah BKM.

Tidak ada

Ada mekanisme tetapi tidak digunakan

Ada mekanisme dan digunakan untuk mendapatkan masukan

Tersedia berbagai mekanisme yang disepakati bersama dengan masyarakat

Hanya beberapa anggota BKM yang meluangkan waktu ikut dalam pengelolaan BKM

Lebih dari separuh anggota BKM ikut dalam pengelolaan BKM dan menunjukkan kapasitas kepemimpinannya

Hampir seluruh anggota BKM aktif mengelola BKM sesuai pembagian tugas yang disepakati

Seluruh anggota BKM aktif mengelola BKM sesuai kapasitas, minat dan pembagian tugas yang disepakati.

Pertemuan dilakukan hanya ketika ada kebutuhan pelaksanaan program

Pertemuan rutin terjadual meski tidak selalu terealisasi

Pertemuan rutin dilakukan dan dihadiri oleh hampir seluruh anggota BKM, hasilnya dituangkan dalam risalah pertemuan

Pertemuan rutin dilakukan sesuai jadual dan melibatkan masyarakat, hasilnya dituangkan dalam risalah pertemuan.

Hanya menjalankan aktivitas-aktivitas yang direncanakan oleh PNPM

BKM memiliki rencana kerja meski belum sistematis

BKM & UP memiliki rencana kerja yang disusun berdasarkan PJM dan Renta Pronangkis.

BKM & UP memiliki rencana kerja yang disusun dgn melibatkan masyarakat berdasarkan PJM dan Renta Pronangkis.

Dilakukan atas permintaan PNPM dan sesuai format PNPM

Mulai mengembangkan monev atas kebutuhan sendiri dengan menggunakan metode dan format sendiri, diluar yang ditetapkan oleh PNPM

Mulai mengembangkan monev partisipatif atas semua kegiatan yang dilakukan.

Perencanaan monev terintegrasi dalam perencanaan program, dilakukan terencana dan rutin serta partisipatif.

Tidak memiliki sistem

Dilakukan tetapi tidak

Dilakukan secara

Dokumentasi dilakukan

i Informasi

Penanganan Pengaduan Masyarakat (PPM)

Penerima Manfaat Kegiatan/ Program

SUMBERDAYA KEUANGAN

Sumber pendanaan

10%

dokumentasi informasi

sistematik

sistematik dan mudah diakses

sistematik, mudah diakses dan uptodate.

Mekanisme PPM yang dirancang PNPM dipahami oleh anggota BKM

Mekanisme PPM diketahui dan digunakan oleh BKM/UP, masyarakat, pemerintah dan pihak lain untuk menyelesaikan masalah terkait program.

Minimal 90% pengaduan yang diterima BKM dapat diselesaikan

BKM telah memiliki mekanisme mandiri untuk menyelesaikan setiap masalah, ditandai dengan media pengaduan yang efektif, sistem dokumentasi yang up-date serta respon atas pengaduan yang efektif

Minimal 50% rumah tangga miskin (RTM) di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya

Minimal 70% RTM di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya.

Minimal 90% RTM di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya

100% RTM di desa/kelurahan tersebut telah menjadi penerima manfaat kegiatan, sebagaimana terdapat dalam data pemetaan swadaya.

PNPM menjadi satusatunya sumber dana

Sumber dana berasal dari PNPM dan sumber lain (masyarakat, pemerintah daerah, swasta, dsb)

Sumber dana darI PNPM lebih kecil dibandingkan dengan sumber lain (masyarakat, pemerintah daerah, swasta, dsb)

Sumberdana berasal dari masyarakat, pemerintah daerah, swasta, dsb.

Mengikuti kerangka PNPM

Mampu menyusun perkiraan kebutuhan keuangan untuk menjalankan 1-2 kegiatan.

Mampu menyusun perkiraan kebutuhan keuangan untuk menjalankan kegiatan 1 tahun ke depan serta rencana sumberdaya

Mampu menyusun perkiraan kebutuhan keuangan, serta strategi dan metode pengumpulan dana untuk memenuhi visimisi program 3 tahun ke depan

Disusun sesuai standar PNPM, meski seringkali tidak lengkap dan tidak

Disusun sesuai standar PNPM, semua bukti pemasukan dan

Dilakukan audit independen terhadap laporan keuangan.

Hasil audit independen terhadap laporan keuangan menunjukkan tidak

Rencana Keuangan

Laporan Keuangan

27

Pertanggungj awaban

Pengembang an kapasitas SUMBERDAYA MANUSIA

HUBUNGAN EKSTERNAL

KSM

Masyarakat

28

pengeluaran ada dan tercatat, tersedia tepat waktu.

Lebih disiapkan untuk pelaporan kepada PNPM, memberitahukan laporan keuangan kepada masyarakat hanya jika ditanya

Mengumumkan laporan keuangan secara terbuka kepada masyarakat.

Laporan keuangan dan hasil audit diumumkan secara terbuka kepada masyarakat.

Terdapat forum bersama masyarakat, pemerintah, dsb., untuk pertanggungjawaban keuangan dan hasil audit

Hanya mengakses menu pengembangan kapasitas yang tersedia dalam PNPM

Muncul kebutuhankebutuhan pengembangan kapasitas untuk menjawab tantangan kegiatan yang semakin meningkat, meski belum mampu mengakses sumberdaya lain di luar PNPM

Mampu mengidentifikasi dan menyusun rencana pengembangan kapasitas sendiri, serta memiliki akses pengembang kapasitas selain PNPM

Rencana pengembangan kapasitas disusun secara sistematis, bersama-sama perencanaan program, dan memiliki akses kepada berbagai pengembang kapasitas

Tidak memiliki agenda kaderisasi

Telah mulai melakukan kaderisasi namun belum memiliki sistem

BKM menetapkan sistem dan mekanisme kaderisasi

Makanisme kaderisasi berjalan efektif

Komunikasi BKM-KSM terbatas pada pertanggungjawaban penggunaan BLM

Komunikasi BKM-KSM meliputi berbagai masalah dan perkembangan KSM

BKM-KSM membangun komunikasi timbal balik mendiskusikan berbagai masalah dan perkembangan KSM dan BKM

BKM dan KSM mengembangkan komunikasi multi arah untuk membicarakan masalah masyarakat

Komunikasi BKMmasyarakat bersifat satu arah (sosialisasi)

BKM mengembangkan mekanisme untuk menarik masukan dari masyarakat terhadap perkembangan BKM

BKM mengembangkan media warga untuk membangun komunikasi timbal balik BKM dan masyarakat

BKM dan masyarakat mengembangkan komunikasi multi arah untuk membicarakan masalah masyarakat

20%

Kaderisasi

20%

ditemukan penyalahgunaan keuangan atau kesalahan dalam pengelolaan keuangan.

tepat waktu

Sosialisasi untuk apa dan apa yang akan dilakukan BKM

BKM menjadi agen komunikasi antara pemerintah dan masyarakat untuk menyelesaikan persoalan kemiskinan di desa/kelurahan

Ada koordinasi untuk menyelesaikan persoalan kemiskinan di desa/kelurahan

Ada program bersama untuk menyelesaikan persoalan kemiskinan di desa/kelurahan

Tidak ada komunikasi

Komunikasi tentang kegiatan yang dilakukan masing-masing.

Kesepakatan kerjasama jangka panjang untuk menanggulangi kemiskinan

Ada program bersama di wilayah BKM

Pemerintah

Organisasi nonpemerintah

TOTAL SKOR ORGANISASI

29

Contoh Profil Perkembangan Organisasi BKM/LKM

30

Modul 3 Topik: Review Program Penanggulangan Kemiskinan

1. Peserta mengingat kembali tujuan penyusunan PJM Pronangkis. 2. Peserta merefleksikan kekuatan dan kelemahan PJM Pronangkis. 3. Peserta berlatih review program penanggulangan kemiskinan

Kegiatan 1: Mengingat Kembali Tujuan Penyusunan PJM Pronangkis Kegiatan 2: Refleksi Kekuatan dan Kelemahan PJM Pronangkis Kegiatan 3: Berlatih Review Program Penanggulangan Kemiskinan

5 Jpl ( 225’)

Bahan Bacaan – Panduan Fasilitasi Review Partisipatif BKM/LKM

• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Metaplan • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar 31

Mengingat Kembali Tujuan Penyusunan PJM Pronangkis 1) Berikan pengantar bahwa saat ini kita akan belajar titik berat kedua review partisipatif yaitu review program penanggulangan kemiskinan sebagaimana tertulis dalam PJM dan Renta Pronangkis. 2) Jelaskan (ingatkan) kembali alasan keberadaan dan tujuan disusunnya PJM Pronangkis. Diskusikan hal-hal yang belum dipahami bersama. PJM Pronangkis adalah perencanaan partisipatif warga untuk mengembangkan program penanggulangan kemiskinan, baik jangka pendek selama satu tahun maupun jangka menengah selama 3 tahun, program dikembangkan berdasarkan kepada visi (cita – cita) warga mengenai masa depan kelurahan/desa di masa yang akan datang sesuai dengan potensi yang ada serta memecahkan permasalahan yang sudah dikaji dalam siklus pemetaan swadaya

Refleksi Kekuatan & Kelemahan PJM Pronangkis 1) Lakukan curah pendapat (bisa dengan menggunakan metaplan) untuk menggali kekuatan dan kelemahan PJM Pronangkis. Kalau memakai metaplan, gunakan dua warna yang berbeda. Minta setiap peserta untuk menempelkan dan mengkelompokkan pendapatnya di papan tulis. 2) Diskusikan setiap kelompok metaplan kekuatan dan kelemahan PJM Pronangkis bersama seluruh peserta. Hal-hal yang sudah berjalan baik di satu desa/kelurahan dapat menjadi sumber inspirasi bagi kelurahan/desa lain. Begitupun, hal-hal yang belum berjalan baik dicarikan solusinya agar juga menjadi pembelajaran bagi semua kelurahan/desa. Hal-hal berikut ini sebaiknya tidak luput dari diskusi. ƒ ƒ ƒ

32

Visi. Apakah visi PJM Pronangkis dipahami oleh semua masyarakat? Apakah visi tersebut sudah mengarah kepada penanggulangan kemiskinan? Tujuan dan Target. Apakah target-target dirumuskan secara tepat sehingga mudah diukur? Realistiskah? Program. Apakah program-program disusun berdasarkan hasil refleksi kemiskinan dan pemetaan swadaya? Program apa yang efektif menanggulangi kemiskinan? Program apa yang tidak efektif?

3) Berikan umpan balik. Gejala umum yang muncul dalam PJM Pronangkis : • Masyarakat belum merumuskan visi dan misi mereka dalam penanggulangan kemiskinan ke dalam tujuan – tujuan yang lebih konkrit , misal tujuan utama penanggulangan kemiskinan di kelurahan X adalah turunnyanya angka kemiskinan sebanyak 2 % dalam waktu 3 tahun; contoh lain tujuan utama penanggulangan kemiskinan di desa Y adalah terlayaninya warga miskin dalam berbagai bidang yang merupakan kebutuhan dasar (kesehatan, pendidikan, peningkatan pendapatan dan sebagainya) • Dalam capaian PJM pronangkis rata – rata tidak dapat menurunkan angka kemiskinan, karena masyarakat sendiri tidak mengetahui cara mengukurnya, hal ini disebabkan oleh beberapa hal diantaranya : a. ukurannya tidak jelas b. kelompok sasaran tidak jelas c. tidak mengetahui permasalahannya • Implikasi dari hal tersebut, maka program – program yang dikembangkan sifatnya hanya sesaat yang sebetulnya tidak berupa program akan tetapi banyak yang hanya berupa kegiatan – kegiatan, contoh : pemberian bantuan biaya pendidikan kepada warga miskin yang hanya 1 atau 2 kali diberikan, pembangunan jalan setapak dan sebagainya. • Kegiatan – kegiatan yang ada juga masih banyak yang orientasinya hanya untuk menghabiskan dana BLM. Ini merupakan cara berpikir terbalik dan menjadi menafikan proses – proses sebelumnya. Refleksi kemiskinan dan pemetaan swadaya yang seharusnya menjadi dasar untuk merumuskan kebutuhan masyarakat (pemecahan masalah), menjadi dinafikan. Misal di beberapa tempat pembangunan jalan setapak yang tidak menjadi masalah dalam RK dan PS, tiba – tiba ada dalam PJM Pronangkis. • Dalam prosesnya ternyata di banyak tempat, pada saat penentuan prioritas masih didominasi oleh golongan – golongan tertentu sehingga di beberapa tempat ada yang tidak tepat sasaran (penerima manfaat bukan KK miskin). • Kebutuhan perempuan masih terpinggirkan, keputusan masih didominasi oleh kaum laki – laki sehingga kurang sensitif pada pemecahan masalah – masalah yang dihadapi perempuan (misal masalah air bersih, masalah kesehatan ibu dan anak, dan sebagainya). Walaupun masalah – masalah tersebut sudah teridentifikasi pada proses PS akan tetapi pada saat penentuan prioritas tidak dianggap penting. PJM pronangkis seharusnya berorientasi pada cara untuk mencapai tujuan utama penanggulangan kemiskinan, sehingga visinya lebih fokus kepada penanggulangan kemiskinan. Harus ada ukuran, target yang jelas dan gambaran awal persoalan yang dapat diidentifikasi melalui kegiatan pemetaan swadaya.

33

Berlatih Review Program Penanggulangan Kemiskinan 1) Sampaikan bahwa saat ini kita akan berlatih melakukan review terhadap program-program penanggulangan kemiskinan yang telah disusun masyarakat dalam PJM dan Renta Pronangkis. 2) Jelaskan konsep umum review program ini. Secara umum, review program menjawab tiga pertanyaan berikut. ƒ Program/kegiatan apa saja yang telah direncanakan? ƒ Bagaimana program/kegiatan tersebut berlangsung? ƒ Bagaimana sebaiknya ke depan? Dalam review partisipatif BKM/LKM, pertanyaan pertama dan kedua akan didiskusikan dalam tahapan review pelaksanaan PJM Pronangkis. Sedangkan pertanyaan ketiga, sebagai tindak lanjut dari review PJM Pronangkis, akan didiskusikan dalam tahapan re-orientasi PJM Pronangkis. Harap diingat, untuk lokasi kelurahan/desa yang baru memasuki tahun kedua dan ketiga pelaksanaan PJM Pronangkis (baru akan menyusun renta II dan III), maka review program berarti review terhadap renta I. Misalnya untuk lokasi baru 2007, review program penanggulangan kemiskinan yang dilakukan adalah mereview renta I, tidak melakukan review PJM secara keseluruhan. Review renta dilakukan untuk melihat capaian kegiatan dan program. Sedangkan untuk lokasi yang telah memasuki tahun keempat PJM, dengan kata lain PJM-nya yang 3 tahun sudah habis, maka review program berarti mereview seluruh pelaksanaan PJM (melihat capaian kegiatan, capaian program hingga menilai capaian misi dan visi). Pertanyaan penting untuk dijawab dalam review ‘besar’ ini adalah apakah kondisi (cita-cita/visi) masyarakat yang diidam-idamkan telah tercapai. Review ‘besar’ ini ditindaklanjuti dalam reorientasi PJM dengan menyusun PJM baru. 3) Minta peserta berkumpul menurut tim fasilitatornya. Bagikan peserta Bahan Bacaan – Panduan Fasilitasi Review Partisipatif BKM/LKM. Ajak peserta membaca bagian : Kegiatan 2 review PJM, kelembagaan dan keuangan di internal BKM/LKM dan UP, Acara 3 : diskusi review pelaksanaan PJM Pronangkis. 4) Minta peserta melakukan simulasi review pelaksanaan program menggunakan salah satu PJM dan Renta Pronangkis kelurahan/desa dampingan. Dampingi proses simulasi dan berikan masukan perbaikan proses dan hasil simulasi. 5) Setelah simulasi pertama selesai, masih dalam kelompok, ajak peserta mencermati Kegiatan 6 re-orientasi PJM dan penyusunan renta pronangkis. Lakukan proses simulasi untuk kegiatan ini. 6) Sampaikan kembali pembelajaran yang diperoleh.

34

Modul 4 Topik: Review Keuangan

Peserta memahami parameter transparansi dan akuntabilitas keuangan BKM/LKM

Kegiatan 1: Diskusi Parameter Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan BKM/LKM

2 Jpl ( 90’)

Bahan Bacaan – Parameter Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan BKM/LKM dan UP

• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Metaplan • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar

35

Diskusi Parameter Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan BKM/LKM 1) Berikan pengantar bahwa saat ini kita akan berdiskusi mengenai review keuangan BKM/LKM. Jelaskan pentingnya review keuangan bagi perkembangan BKM/LKM Dalam program pengentasan kemiskinan, keberhasilan pelaksanaan sangat tergantung kepada faktor-faktor organisasi & pelaksananya, program kerja yang disusun serta tak kalah pentingnya adalah dana atau keuangan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan. Betapa baik suatu program dan organisasi pelaksananya namun jika tidak didukung dengan dana yang cukup maka akan sulit dicapai hasil memuaskan yang sesuai dengan harapan.. Sebagai wakil masyarakat dalam memberikan kontrol sosial, BKM/LKM perlu mengevaluasi melalui review keuangan ini apakah pendanaan kegiatan pengentasan kemiskinan telah sesuai dengan PJM dan Renta. Disamping kesesuaian pelaksanaan dengan rencana, apakah semua kegiatan pembiayaannya telah dipertanggungjawabkan melalui LPJ sesuai ketentuan yang ditetapkan. Dalam kegiataan partisipatif, pendanaan kegiatan tidak sepenuhnya diharapkan dari pemerintah saja. Partisipasi dana baik dari instansi maupun masyarakat sangatlah diharapkan. Oleh karena itu dalam kesempatan review keuangan ini penggalangan dana baik dari luar PNPM Mandiri Perkotaan maupun dari dana swadaya masyarakat perlu dilihat berapa besar partisipasinya. Hasil review terhadap kegiatan ini sangat mempengaruhi program kerja / rencana tahunan BKM/LKM di tahun yang akan datang. 2) Sampaikan kepada peserta bahwa ada dua kata kunci yang banyak digunakan dalam review keuangan yaitu transparansi dan akuntabilitas. Beri kesempatan kepada beberapa orang peserta untuk menjelaskan pemahamannya mengenai dua istilah tersebut. 3) Bagi peserta menjadi empat kelompok kecil. Tugaskan setiap kelompok untuk mendiskusikan tanda-tanda (indikator/parameter) yang mudah dilihat atau diukur untuk menunjukkan pengelolaan keuangan BKM/LKM dan UP yang transparan dan akuntabel. 4) Persilahkan juru bicara kelompok untuk menyampaikan hasil diskusi kelompok. Dorong diskusi bersama seluruh peserta untuk menyusun ‘semacam’ indikator transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan BKM/LKM dan UP. 5) Beri umpan balik dengan menggunakan Bahan Bacaan – Parameter Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan BKM/LKM dan UP

36

Parameter Transparansi Dan Akuntabilitas Keuangan BKM/LKM dan UP Parameter transparansi antara lain: a. Dana yang diterima LKM dan pengalokasiannya diumumkan kepada masyarakat minimal di 5 papan pengumuman b. Laporan keuangan ditempel di 5 tempat strategis dan disampaikan kepada pihak-pihak terkait selambatlambatnya setiap tanggal 5 untuk posisi keuangan bulan sebelumnya. c. KSM/Panitia “penerima daftar tunggu” dan telah mendapat prioritas LKM diumumkan kepada warga minimal pada 5 papan pengumuman d. Rekening Bank atas nama LKM dan ditandatangani oleh 3 orang anggota LKM e. Adanya papan informasi kegiatan pembangunan/perbaikan lingkungan, minimal berisi tentang: nama kegiatan, volume kegiatan, lokasi kegiatan, nilai bantuan langsung masyarakat (BLM), Swadaya, sumber dana lain, tanggal pelaksanaan, nama KSM pelaksana. f. Penetapan kebijakan keuangan didasarkan pada rembug bersama. Parameter akuntabilitas antara lain: a. UP-UP mengelola kegiatan secara aktif sesuai dengan rencana atau program. b. LKM rutin melakukan pertemuan guna membahas progres dan kualitas kegiatan serta pengelolaan keuangan maupun pembukuan. c. Pembukuan telah dilaksanakan dengan benar dan sesuai standar P2KP PNPM Mandiri Perkotaan. d. Tidak ada penyalahgunaan/pemotongan dana/korupsi baik terhadap BOP maupun penyaluran dana ke KSM/panitia kegiatan sosial dan lingkungan, penerima manfaat, dan anggota KSM peminjam bergulir. e. Penarikan dana dari rekening bank LKM ditandatangani 3 orang anggota LKM. f. Kegiatan yang dilaksanakan KSM sesuai dengan usulan yang disetujui oleh LKM. g. LPJ KSM lingkungan dan sosial telah lengkap dan benar termasuk di dalamnya rincian swadaya masyarakat yang dapat direalisasikan. h. Capaian tingkat pengembalian pinjaman (RR) minimal 90%. i. 100% penerima manfaat dan proposal kegiatan ekonomi bergulir dan sosial adalah KK miskin yang terdaftar dalam pemetaan swadaya daftar KK Miskin (PS2). j. Pengelolaan keuangan telah sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan dalam AD/ART

37

Modul 5 Topik: Strategi Pendampingan Fasilitator dalam Proses Fasilitasi Review Partisipatif

1. Peserta memahami tahapan proses review partisipatif. 2. Peserta merumuskan strategi pendampingan proses review partisipatif

Kegiatan 1: Diskusi Kelompok Memahami Panduan Fasilitasi

5 Jpl (225’)

Bahan Bacaan – Seri Siklus PNPM Mandiri Perkotaan: Panduan Fasilitasi Review Partisipatif Bahan Bacaan – SOP Review Keuangan

• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Metaplan • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar 38

Diskusi Kelompok Memahami Panduan Fasilitasi 1) Berikan pengantar bahwa selanjutnya kita akan berdiskusi mempelajari tahapan demi tahapan proses fasilitasi review partisipatif. 2) Bagi peserta ke dalam empat kelompok. Tugaskan setiap kelompok untuk mempelajari setiap tahapan proses review partisipatif dan mempresentasikan hasil belajarnya di depan kelas. ƒ Kelompok 1 mendiskusikan Tahap 1 – Persiapan Review BKM/LKM dan Tahap 2 – Review PJM, keuangan dan Kelembagaan internal BKM/LKM dan UP. ƒ Kelompok 2 mendiskusikan Tahap 3 – Review tingkat kelompok masyarakat dan KSM dan Tahap 4 – Lokakarya review BKM/LKM tingkat desa/kelurahan. ƒ Kelompok 3 mendiskusikan Tahap 5 – Reorientasi pemetaan swadaya dan Tahap 6 – Reorientasi PJM dan Renta Pronangkis. ƒ Kelompok 4 mendiskusikan Tahap 7 – Rapat kerja penyusunan program BKM/LKM dan Tahap 8 – Lokakarya diseminasi PJM, Renta dan program BKM/LKM tingkat kelurahan/desa. 3) Persilahkan Kelompok 1 untuk ’manggung’. Observasi apakah seluruh peserta telah memahami tahapan proses tersebut. 4) Kaji ulang bersama seluruh peserta hingga semua peserta paham proses review partisipatif tersebut. Diskusikan dan sepakati strategi pendampingan fasilitator pada tahapan tersebut dengan mengajukan pertanyaan: ”Apa yang dapat dibantu oleh fasilitator agar proses review partisipatif dapat berjalan?” 5) Setelah diskusi tahap 1 selesai, beralihlah ke kelompok 2. Lakukan proses diskusi yang sama hingga semua tahapan proses review partisipatif selesai dibahas.

39

Panduan Fasilitasi Review Partisipatif BKM/LKM Pengantar BKM/LKM dibentuk sebagai motor penggerak penumbuhan kembali solidaritas serta kesatuan sosial masyarakat dalam menanggulangi kemiskinan secara mandiri dan berkelanjutan. Dalam menjalankan peran tersebut, BKM/LKM mengorganisasikan warga untuk merumuskan program jangka menengah (3 tahun) dan rencana tahunan penanggulangan kemiskinan (PJM dan Renta Pronangkis). Berdasarkan PJM dan Renta Pronangkis kelurahan/desa inilah, BKM/LKM kemudian menyusun rencana program BKM/LKM sendiri. Seiring perjalanan waktu, BKM/LKM akan mengalami perubahan-perubahan baik yang direncanakan maupun tidak. Begitupun dengan program, ada program yang berjalan sesuai rencana dan mencapai hasil yang diinginkan dan mungkin juga ada yang tidak. Karena itu, dibutuhkan alat periksa untuk melihat dan memikirkan kembali perkembangan kelembagaan dan program yang dikerjakan. Untuk maksud itulah, panduan fasilitasi review partisipatif BKM/LKM ini ada. Melalui review partisipatif – PNPM Mandiri Perkotaan menggunakan istilah review dengan makna yang sama dengan monitoring-evaluasi – BKM/LKM secara sadar dapat mengontrol gerak, kesesuaian sumber daya, pilihan cara dan saling menjaga kinerja di antara para anggota dan unit pengelola. Dengan kata lain, review partisipatif merupakan alat untuk mengetahui bahwa BKM/LKM sedang menuju ke arah yang benar. Tak kalah penting, review partisipatif merupakan alat pertanggungjawaban atas apa yang dilakukan BKM/LKM kepada semua pihak yang berkepentingan terhadap penanggulangan kemiskinan terutama masyarakat miskin. BKM/LKM harus mempertanggungjawabkan apa yang telah dilakukan kepada masyarakat miskin sebagai pemegang mandat keberadaan BKM/LKM. Selain menilai capaian program dan perkembangan organisasi, review terutama diarahkan untuk meraih hal-hal yang bisa dipelajari bagi masa depan. Setiap keberhasilan yang diraih ataupun hambatan yang ditemui, semuanya dijadikan pembelajaran (perbaikan) bagi perencanaan dan pelaksanaan program berikutnya di masa depan. Review partisipatif BKM/LKM dilakukan secara berkala, sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun. Review partisipatif dititik beratkan pada : (1) Kelembagaan BKM/LKM sebagai organisasi kerja yang digerakkan oleh aktivitas-aktivitas pengambilan keputusan, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, dsb., serta sumber daya-kelengkapan kelembagaan yang menggambarkan proses-proses manajerial dan kualitas/kapabilitas organisasi; (2) implementasi dan capaian PJM dan Renta Pronangkis; serta (3) keuangan yang secara kualitatif dan kuantitatif mempunyai relasi dengan program serta alat ukur transparansi dan akuntabilitas yang paling nyata. Tujuan ƒ Menumbuhkan semangat dan proses pembelajaran dari pengalaman anggota BKM/LKM dalam rangka mengembangkan kinerja organisasi. ƒ Memperkuat implementasi nilai-nilai keterbukaan, partisipasi dan pertanggungjawaban BKM/LKM sebagai pemegang mandat dari masyarakat untuk memotori penanggulangan kemiskinan di kelurahan/desa secara mandiri dan berkelanjutan. ƒ Mendorong terjadinya kontrol sosial warga terhadap program-program pembangunan. ƒ Terwujudnya komitmen bersama (BKM/LKM, masyarakat dan pemerintah kelurahan/desa) untuk menanggulangi masalah kemiskinan secara mandiri dan berkelanjutan.

40

Keluaran ƒ Informasi tahapan perkembangan organisasi BKM/LKM, program kerja serta pengelolaan keuangan BKM/LKM untuk memperkuat kinerja organisasi ƒ Informasi tingkat kepuasan masyarakat mengenai partisipasi, transparansi dan akuntabilitas BKM/LKM dalam melaksanakan program penanggulangan kemiskinan. ƒ Informasi kondisi kemiskinan aktual di desa/kelurahan ƒ Informasi capaian pelaksanaan PJM dan Renta Pronangkis ƒ PJM Pronangkis yang telah diperbaharui dan Renta tahun berikutnya. ƒ Program Kerja BKM tahun berikutnya. Tahapan Review BKM/LKM dilaksanakan dalam 8 tahap: Tahap 1. Persiapan Review Partisipatif BKM/LKM 2. Review PJM, Kelembagaan & Keuangan di Internal BKM/LKM dan UP 3. Review BKM/LKM di Tingkat Kelompok Masyarakat & KSM 4. Lokakarya Tingkat Kelurahan/Desa 5. Re-orientasi Pemetaan Swadaya 6. Re-orientasi PJM dan Penyusunan Renta Pronangkis 7. Rapat Kerja Penyusunan Program Kerja BKM/LKM 8. Lokakarya Tingkat Kelurahan/Desa untuk Diseminasi PJM dan Renta Pronangkis serta Program Kerja BKM

2

Bagan Alur Review BKM/LKM

Review PJM, Klembagaan & Keuangan Internal BKM/UP

1

5 Re-orientasi pemetaan swadaya

6 Re-orientasi PJM & Renta Pronangkis

4

Persiapan Review BKM/LKM

Review tingkat kelompok masyarakat & KSM

3

Lokakarya Review BKM/LKM tingkat kelurahan /desa

7 Rapat Kerja Penyusunan Program BKM

8 Lokakarya diseminasi PJM, Renta, Program BKM tingkat kelurahan /desa

41

1. Persiapan Review Partisipatif BKM/LKM Tujuan ƒ Membentuk tim review partisipatif BKM/LKM. ƒ Memperkuat pemahaman tim review BKM/LKM mengenai tujuan dan kerangka pelaksanaan review BKM/LKM ƒ Menyusun rencana kerja review BKM/LKM Keluaran ƒ Tim pelaksana review partisipatif BKM (pemandu, panitia penyelenggara, notulen, dsb). ƒ Rencana kerja review partisipatif BKM Penyelenggara Penyelenggara pertemuan ini adalah BKM/LKM. Pertemuan ini sebaiknya dipandu oleh fasilitator kelurahan/desa atau anggota BKM/LKM yang telah mendapatkan pelatihan review partisipatif BKM/LKM. Peserta Relawan, anggota BKM/LKM dan unit pengelola. Alat dan Bahan : • Panduan fasilitasi review partisipatif BKM/LKM • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 1 hari Tahap Persiapan Sebelum memulai pertemuan persiapan ini beberapa hal yang sebaiknya dilakukan adalah : ƒ Fasilitator kelurahan/desa dan BKM/LKM melakukan koordinasi untuk menetapkan peserta, kepastian waktu dan tempat pelaksanaan pertemuan. Anggota BKM atau relawan yang telah mengikuti pelatihan review partisipatif BKM/LKM harus menjadi peserta pertemuan. ƒ BKM dan fasilitator kelurahan/desa melakukan koordinasi dengan perangkat kelurahan/desa ƒ Buat surat undangan oleh BKM kepada para relawan tentang pelaksanaan pertemuan review BKM/LKM. ƒ Fasilitator menyiapkan seluruh kelengkapan materi yang akan disampaikan kepada BKM/LKM & Relawan Tahap Pelaksanaan Langkah langkah yang dapat dilakukan selama proses pertemuan persiapan review BKM/LKM adalah: 1. Pembukaan oleh BKM . 2. Pembacaan do’a 3. Penyepakatan agenda acara, yaitu : • Penjelasan dan diskusi Review Partisipatif BKM/LKM – oleh Fasilitator Kelurahan/Desa • Pembentukan Tim Review BKM/LKM • Penyusunan rencana kerja Tim Review BKM/LKM. 4. Penutupan dan Do’a Acara 1 : Penjelasan dan Diskusi Review Partisipatif BKM/LKM 1) Fasilitator menjelaskan latar belakang, tujuan, keluaran yang diharapkan dan bagan alur review partisipatif BKM/LKM. Gunakan lembar balik siklus untuk mengingatkan peserta kepada siklus PNPM Mandiri Perkotaan sehingga jelas kedudukan review BKM/LKM ini ada dimana. 2) Diskusikan hal-hal yang belum dipahami. 42

Acara 2 : Pembentukan Tim Review BKM/LKM 1) Fasilitator menjelaskan kebutuhan pembentukan Tim Review BKM/LKM serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Tim Review BKM/LKM terdiri dari anggota BKM/LKM, UP, dan relawan-relawan warga, baik perempuan maupun laki-laki, yang bersedia menyumbangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam proses review BKM/LKM. Mempertimbangkan berbagai tahapan review BKM/LKM, sebaiknya tim review dibagi ke dalam beberapa sub-tim sebagai berikut. ƒ Sub-tim review PJM, kelembagaan, dan keuangan di internal BKM/LKM. Bertugas mulai dari penyiapan tempat, undangan, bahan hingga memandu, membuat notulensi dan mengemas hasil diskusi. ƒ Sub tim review keuangan. Bertugas melakukan review keuangan yang akan dipresentasikan dalam review internal BKM/LKM ƒ Sub-tim review di tingkat kelompok masyarakat dan KSM. Bertugas mulai dari penyiapan tempat, undangan, bahan hingga memandu, membuat notulensi dan mengemas hasil diskusi. ƒ Sub-tim lokakarya tingkat kelurahan/desa. Bertugas mulai dari penyiapan tempat, undangan, bahan hingga memandu, membuat notulensi dan mengemas hasil diskusi. ƒ Sub-tim re-orientasi pemetaan swadaya. Setelah lokakarya tingkat kelurahan/desa, keanggotaan sub-tim ini dapat diperbanyak sesuai kajian yang akan dilakukan. ƒ Sub-tim re-orientasi PJM dan penyusunan renta pronangkis. Setelah lokakarya tingkat kelurahan/desa, keanggotaan sub-tim ini dapat ditambah untuk memperkuat perencanaan. ƒ Sub-tim penyusunan program kerja BKM/LKM. Bertugas mulai dari penyiapan tempat, undangan, bahan hingga memandu, membuat notulensi dan mengemas hasil diskusi. 2) Undang kesediaan setiap orang untuk memilih berminat terlibat di satu sub-tim. Atur agar jumlah dan komposisi laki-laki dan perempuan berimbang di setiap tim. Pertimbangkan juga untuk memilih satu koordinator tim. Acara 3 : Penyusunan Rencana Kerja Tim Review BKM/LKM 1) Sampaikan bahwa saat ini kita akan menyusun rencana kerja besar tim dan rencana kerja sub-tim. Sampaikan bahwa jangka waktu pelaksanaan seluruh tahapan review BKM/LKM akan berlangsung selama 8 (delapan) minggu. Sepakati bersama seluruh peserta waktu pelaksanaan review BKM/LKM. Perkiraan jadual review partisipatif BKM/LKM (sesuaikan dengan kondisi setempat) Waktu (Minggu) Tahapan Review I II III IV V VI 1. Persiapan Review BKM/LKM 2. Review PJM, Kelembagaan & Keuangan di Internal BKM/UP 3. Review BKM/LKM tkt Kelompok Masyarakat & KSM 4. Lokakarya Tingkat Kelurahan/Desa 5. Re-orientasi Pemetaan Swadaya 6. Re-orientasi PJM & Penyusunan Renta Pronangkis 7. Rapat Kerja Penyusunan Program Kerja BKM/LKM 8. Lokakarya Tingkat Kelurahan/Desa untuk Diseminasi PJM dan Renta Pronangkis serta Program Kerja BKM

VII

VIII

43

2) Ajak peserta untuk berkumpul dalam sub-tim. Minta setiap sub tim menyusun rencana kerja. Contoh format penyusunan rencana kerja sub-tim review BKM/LKM Sub-tim : ………………………………….. Rincian Hasil yang Penanggungjawab Kegiatan diharapkan Kegiatan

Sumberdaya yg dibutuhkan Meliputi: tenaga, peralatan, bantuan teknis, uang, kerjasama pihak lain dll.

Waktu

3) Setelah semua sub-tim selesai, persilahkan juru bicara kelompok untuk menyampaikan hasil diskusinya. Dorong diskusi untuk mempertajam rencana kelompok. 4) Sampaikan kembali kesepakatan-kesepakatan yang telah dibangun.

44

2. Review PJM, Kelembagaan dan Keuangan di Internal BKM/LKM dan UP Tujuan ƒ Mengukur tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM. ƒ Menetapkan prioritas sasaran pengembangan organisasi BKM/LKM ƒ Menilai capaian pelaksanaan PJM dan Renta Pronangkis ƒ Menilai upaya-upaya BKM/LKM dalam mendorong partisipasi masyarakat miskin. ƒ Mengetahui bahwa pengelolaan keuangan yang dijalankan oleh BKM/LKM dan UP telah memenuhi prinsip transparansi dan akuntabilitas. ƒ Menumbuhkan semangat dan proses pembelajaran dari pengalaman anggota BKM/LKM dalam rangka mengembangkan kinerja organisasi. Keluaran ƒ Informasi tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM ƒ Daftar prioritas sasaran pengembangan organisasi BKM/LKM ƒ Tingkat partisipasi masyarakat miskin dalam pelaksanaan kegiatan PJM Pronangkis. ƒ Informasi tentang pengelolaan keuangan BKM/LKM dan UP telah diselenggarakan dan dibuatkan laporan dengan benar, transparan dan tepat waktu. ƒ Rekomendasi perbaikan keuangan BKM/LKM dan UP. Penyelenggara dan Pemandu Sub-tim review internal BKM dan sub tim review keuangan. Peserta Seluruh anggota BKM, UPK, UPL, UPS dan sekretariat BKM/LKM Alat dan Bahan : • Lembar review tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM • Tabel Profil Perkembangan BKM/LKM • Dokumen PJM Pronangkis dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa • BAPPUK, proposal kegiatan UP, LPJ kegiatan UP, laporan penerimaan dan pengeluaran uang BKM/LKM, laporan neraca dan laba rugi UPK, laporan kolektibilitas, register sisa pinjaman UPK. • Laporan hasil audit. • Kertas kerja review keuangan BKM/LKM. • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 2 hari Langkah langkah 1. Pembukaan oleh BKM/LKM . 2. Pembacaan Do’a 3. Pembacaan agenda acara, yaitu : • Penjelasan Review BKM/LKM – oleh Tim Pemandu • Diskusi harapan terhadap BKM/LKM • Diskusi review PJM Pronangkis • Diskusi review keuangan. • Diskusi review tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM

45

• Diskusi review kinerja UP-UP • Penyusunan rencana tindak lanjut 4. Penutupan dan Do’a Acara 1 : Penjelasan Review BKM/LKM 1) Pemandu menjelaskan latar belakang, tujuan, keluaran yang diharapkan dan bagan alur review BKM/LKM. 2) Jelaskan tujuan, keluaran yang diharapkan serta proses review internal BKM/LKM dan UP. 3) Jelaskan (ingatkan) kembali alasan keberadaan dan peran BKM/LKM untuk penanggulangan kemiskinan. Diskusikan hal-hal yang belum dipahami bersama. BKM/LKM adalah lembaga pimpinan kolektif sebagai penggerak modal sosial untuk menanggulangi kemiskinan di wilayah desa / kelurahan dengan tugas pokok sebagai berikut : a. merumuskan kebijakan serta aturan main secara demokratis mengenai hal hal yang berhubungan dengan penanggulangan kemiskinan. b. Mengorganisasi masyarakat untuk merumuskan visi, misi, rencana strategis dan pronangkis. c. Memonitor, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan keputusan keputusan yang diambil. d. Memverifikasi penilaian yang telah dilaksanakan oleh UP UP e. Mengawal terlembaganya nilai nilai kemanusiaan dan prinsip kemasyarakatan f. Mewakili masyarakat untuk memberikan kontrol dan masukan terhadap kebijakan pemerintah. g. Membangun kerjasama dengan pihak luar. BKM/LKM bukanlah sebagai pelaksana program, akan tetapi berfungsi sebagai penggerak dan pengendali agar program penanggulangan kemiskinan berjalan. Dalam menjalankan kebijakannya BKM/LKM dibantu oleh Unit pengelola (UP-UP), sehingga BKM/LKM lebih fokus didalam membuat kebijakan dan memonitoring segala kegiatan. UP- UP bertangungjawab penuh kepada BKM/LKM. Dalam membangun Modal sosial BKM/LKM harus melakukan : a. membangun kerjasama dan kepercayaan diantara anggota BKM/LKM b. menumbuhkan kerjasama dan kepercayaan antara BKM/LKM dan masyarakat c. menumbuhkan kerjasama dan kepercayaan antar warga masyarakat d. menumbuhkan kerjasama antara BKM/LKM dengan pihak luar (kemitraan). Ingatkan peserta bahwa kegiatan review ini bukan mau mencari kesalahan atau kekurangan BKM/LKM, tetapi dalam rangka mengoptimalkan kegiatan BKM/LKM sebagai dewan amanah masyarakat dalam menanggulangi kemiskinan.

Acara 2 : Diskusi Harapan terhadap BKM 1) Jelaskan sebagai organisasi yang terus tumbuh dan berkembang, para anggota BKM/LKM dan UP pastilah memiliki harapan (mimpi) terhadap BKM/LKM. Saat ini kita akan menggali harapan kita tentang BKM/LKM 2) Lakukan curah pendapat untuk menggali mimpi terhadap BKM/LKM dalam 2 aspek: ƒ Harapan tentang masyarakat miskin yang dilayani: “Perubahan apa yang diharapkan terjadi pada masyarakat miskin” ƒ Harapan tentang organisasi BKM/LKM: “Perubahan seperti apa yang diharapkan terjadi pada BKM/LKM dalam satu tahun ke depan”.

46

Gunakan dua warna metaplan yang berbeda untuk dua harapan tersebut. Minta setiap peserta menempelkan metaplannya di papan tulis. Kelompokkan sesuai warna. 3) Diskusikan harapan-harapan. Ajak peserta untuk membandingkan: (1) harapan tentang masyarakat miskin dengan visi BKM; dan (2) harapan tentang organisasi BKM dengan misi BKM. Visi-Misi BKM/LKM dapat dilihat pada AD/ART BKM/LKM. Ajukan pertanyaan: ƒ Masih sesuaikah visi BKM dengan kondisi masyarakat kita? ƒ Masih sesuaikah misi BKM dengan harapan kita? ƒ Selain visi-misi, aspek-aspek kelembagaan apa lagi yang perlu diperbaiki BKM? Apabila visi-misi BKM sudah tidak sesuai harapan, ajak peserta untuk merumuskan visi-misi baru. 4) Sampaikan kembali kesimpulan-kesimpulan yang diperoleh. Acara 3 : Diskusi Review Pelaksanaan PJM Pronangkis 1) Sampaikan bahwa saat ini kita akan berdiskusi melakukan review pelaksanaan PJM Pronangkis. Melalui review ini kita akan memeriksa kembali kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan atau tidak dilakukan, mencapai hasil yang diharapkan atau tidak, siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan, manfaat kegiatan bagi orang miskin, dsb. 2) Ajak peserta untuk melihat kembali PJM Pronangkis kelurahan/desa. Berikan waktu beberapa saat untuk membaca. Ajukan pertanyaan: ƒ Kegiatan-kegiatan/program apa saja yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana kegiatan dalam PJM Pronangkis? ƒ Kegiatan-kegiatan apa saja yang belum dilaksanakan sesuai dengan rencana kegiatan dalam PJM Pronangkis? ƒ Kegiatan-kegiatan apa saja yang telah dilakukan diluar rencana kegiatan PJM Pronangkis? Bagikan 3 metaplan dengan warna yang berbeda untuk setiap pertanyaan. Sepakati warna metaplan untuk tiap pertanyaan. Jelaskan bahwa satu metaplan hanya memuat satu peristiwa atau kegiatan, disertai waktu kejadiannya. 3) Tempelkan setiap metaplan peserta pada papan tulis. Urutkan setiap metaplan berdasarkan kronologis waktu. 4) Ajak peserta untuk mulai mendiskusikan kegiatan/program yang telah dilaksanakan. Salinlah contoh matriks Siapa berpartisipasi dalam kegiatan ke dalam kertas plano. Jelaskan mengenai kelompok orang yang mungkin berpartisipasi dalam kegiatan. Ambil satu metaplan ”kegiatan yang telah dilaksanakan”. Tempelkan di kolom daftar kegiatan. Ajukan pertanyaan kepada peserta: ”Dalam kegiatan tersebut, pihakpihak mana saja yang terlibat dalam kegiatan?” Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir terlibat dalam masing-masing kegiatan. Setelah jajak pendapat untuk satu metaplan ”kegiatan yang telah dilaksanakan” selesai, lanjutkan dengan metaplan ”kegiatan yang telah dilaksanakan” berikutnya. Begitu seterusnya hingga semua metaplan ”kegiatan yang telah dilaksanakan” habis. Daftar Kegiatan

1

Siapa Berpartisipasi dalam Kegiatan? 2 3 4 5 6

1. 2. 3. Keterangan: Kelompok 1 : Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Kelompok 2 : Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Kelompok 3 : Tokoh masyarakat laki-laki Kelompok 4 : Tokoh masyarakat perempuan

47

Kelompok 5 : Warga miskin laki-laki Kelompok 6 : Warga miskin perempuan.

5) Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama kelompok mana yang paling banyak berpartisipasi (terlibat kegiatan), dan mengapa. Diskusikan juga kelompok mana yang paling sedikit berpartisipasi, apa bentuk partisipasi yang dilakukan dan mengapa mereka tidak banyak berpartisipasi. Hal ini penting untuk memahami mengapa kelompok tertentu dominan, sementara kelompok lain sedikit atau sama sekali tidak terlibat dalam kegiatan-kegiatan BKM/LKM. Atau pun kalau terlibat, peran yang dilakukan dianggap tidak penting. Misalnya, perempuan hanya berperan sebagai penyedia makanan-minuman. 6) Cermati bersama, apakah warga miskin dan perempuan banyak terlibat dalam kegiatan. Keterlibatan ini penting karena pada dasarnya kegiatan yang dilakukan terutama ditujukan untuk memberdayakan warga miskin dan perempuan. 7) Diskusikan apakah situasi ini perlu dirubah dan bila perlu, bagaimana melakukannya. Atau adakah upaya yang dilakukan BKM/LKM selama ini untuk mendorong partisipasi kelompok-kelompok marjinal seperti orang miskin, perempuan, penyandang cacat fisik, dsb. 8) Ajak peserta untuk mendiskusikan metaplan ”kegiatan yang belum dilaksanakan”. Ajukan pertanyaan: ”Apa yang membuat kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan?”, dan ”Upaya-upaya apa saja yang telah dilakukan oleh BKM/LKM untuk mengatasi hambatan?” Temukan solusi-solusi untuk mengatasi hambatan. 9) Ajak peserta untuk mendiskusikan metaplan ”kegiatan yang dilakukan di luar rencana”. Ajukan pertanyaan: ”Apa yang membuat gagasan kegiatan tersebut muncul?”, dan ”Apakah kegiatan tersebut bermanfaat bagi BKM/LKM dalam menanggulangi kemiskinan?” 10) Sampaikan kembali hasil diskusi. Acara 4 : Diskusi Review Keuangan BKM/LKM 1) Jelaskan bahwa saat ini kita akan berdiskusi melakukan review keuangan BKM/LKM dan UP. Melalui review ini kita akan melihat kembali apakah pengelolaan keuangan telah dilakukan dengan baik dana benar sesuai ketentuan PNPM Mandiri Perkotaan atau tidak, apakah setiap pengelolaan keuangan telah disertai dengan pertanggungjawaban yang benar atau tidak, telah dilaporkan secara transparan atau tidak, serta telah memberikan manfaat bagi masyarakaat miskin atau tidak Dalam program pengentasan kemiskinan, keberhasilan pelaksanaan sangat tergantung kepada faktor-faktor organisasi & pelaksananya, program kerja yang disusun serta tak kalah pentingnya adalah dana atau keuangan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan. Betapa baik suatu program dan organisasi pelaksananya namun jika tidak didukung dengan dana yang cukup maka akan sulit dicapai hasil memuaskan yang sesuai dengan harapan.. Sebagai wakil masyarakat dalam memberikan kontrol sosial, BKM/LKM perlu mengevaluasi melalui review keuangan ini apakah pendanaan kegiatan pengentasan kemiskinan telah sesuai dengan PJM dan Renta. Disamping kesesuaian pelaksanaan dengan rencana, apakah semua kegiatan pembiayaannya telah dipertanggungjawabkan melalui LPJ sesuai ketentuan yang ditetapkan. Dalam kegiataan partisipatif, pendanaan kegiatan tidak sepenuhnya diharapkan dari pemerintah saja. Partisipasi dana baik dari instansi maupun masyarakat sangatlah diharapkan. Oleh karena itu dalam kesempatan review keuangan ini penggalangan dana baik dari luar PNPM Mandiri Perkotaan maupun dari dana swadaya masyarakat perlu dilihat berapa besar partisipasinya. Hasil review terhadap kegiatan ini sangat mempengaruhi program kerja / rencana tahunan BKM/LKM di tahun yang akan datang.

48

Oleh karena itu review keuangan BKM/LKM dan UP-UP dilakukan dalam kerangka untuk mencapai tujuan dengan keluaran sebagaimana disebutkan pada awal pedoman fasilitasi review keuangan ini. 2) Lakukan curah pendapat untuk menggali mimpi mengenai keuangan BKM/LKM dengan mengajukan pertanyaan: “Perubahan keuangan seperti apa yang diharapkan terjadi pada BKM/LKM dalam satu tahun ke depan?” Curah pendapat dapat dilakukan dengan menggunakan metaplan. 3) Tempelkan dan kelompokkan harapan-harapan tersebut di papan tulis atau kertas plano. Sampaikan bahwa mimpi atau harapan ini akan kita sandingkan dengan realitas yang ada, hasil penilaian sub tim review keuangan. Nanti di akhir kita akan merumuskan apa yang dapat kita lakukan untuk mewujudkan harapan. 4) Persilahkan sub-tim review keuangan untuk mempresentasikan hasil review keuangan. Proses review keuangan ini dilakukan sebelum pertemuan ini diadakan. Panduan teknis pelaksanaan review keuangan dapat dilihat pada Standard Operating Procedure (SOP) Review Keuangan yang telah digunakan dalam pelaksanaan PNPM P2KP tahun 2007. 5) Berdasarkan hasil kerja tim tersebut, diskusikan: (1) tingkat capaian kegiatan dibandingkan dengan rencana; (2) proporsi kegiatan; (3) kinerja pembukuan dan pinjaman bergulir; (4) penerima manfaat serta tingkat kepuasan masyarakat. (5) hal-hal lain yang membutuhkan perbaikan. 6) Tampilkan kembali harapan atau mimpi peserta mengenai keuangan BKM/LKM. Diskusikan usulan-usulan perbaikan pengelolaan keuangan BKM/LKM. Acara 5 : Diskusi Review Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM 2) Jelaskan kepada peserta, saat ini kita akan mendiskusikan tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM. Bagikan Media Bantu – Lembar Review Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM kepada seluruh peserta. Jelaskan metode dan media bantu diskusi yang akan digunakan. Review tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM ini diadaptasi dari IDF (Institutional Development Framework – Kerangka Pengembangan Organisasi), suatu perangkat manajemen yang dirancang untuk menilai tingkat perkembangan suatu organisasi. Alat ini cukup sederhana dan visual. Dirancang untuk digunakan secara partisipatif. Hasil penilaian sendiri ini akan semakin akurat tatkala semua pelaku organisasi ikut serta. Alat ini telah digunakan di banyak tempat dan berhasil membantu organisasi, terutama organisasi masyarakat sipil, untuk meningkatkan kinerja organisasi, memperkuat dampak, meningkatkan daya tahan organisasi bekerja bersama masyarakat, dan meningkatkan efisiensi agar organisasi lebih efektif. Penggunaan alat ini membantu organisasi menyadari faktor-faktor yang mendorong keberhasilan, mengenali kekuatan dan kelemahan, memiliki prioritas rencana kerja yang lebih akurat untuk memperbaiki kelemahan dan memperkuat kekuatan, dan mengukur tingkat capaian terhadap tujuan. Review tingkat perkembangan organisasi BKM/LKM ini telah jauh mengalami penyederhanaan dari perangkat IDF. Pertimbangan utama adalah kemudahan penggunaan di lapangan. Anggota BKM/LKM tidak perlu lagi merumuskan isi matriks penilaian kelembagaan BKM/LKM. Selain itu, bobot semua aspek organisasi dianggap sama atau sama penting. Sehingga dalam pelaksanaannya, anggota BKM/LKM tinggal mendiskusikan dan menyepakati nilai/skor tingkat perkembangan organisasi. Dan kemudian menyalinnya ke dalam diagram batang sehingga secara visual bisa dilihat tingkat perkembangan organisasi pada tahun tersebut. 3) Bagi peserta ke dalam 3 kelompok. ƒ Kelompok 1 mendiskusikan bidang manajemen strategis dan kepemimpinan. 49

ƒ Kelompok 2 mendiskusikan bidang sistem manajemen dan sumberdaya keuangan. ƒ Kelompok 3 mendiskusikan bidang sumberdaya manusia dan hubungan eksternal. Minta setiap kelompok menunjuk juru bicara kelompok dan notulen kelompok. Notulen berperan mereview proses diskusi hingga kelompok menetapkan skor perkembangan tiap aspek organisasi. Jangan terjebak pada sekedar mengisi Nilai. Alat ini adalah media bantu diskusi untuk merefleksikan kondisi obyektif BKM/LK.. Anggota BKM/LKM harus kritis mempertanyakan mengapa kita berada dalam penilaian seperti itu, apa yang dapat kita lakukan untuk memperbaiki kondisi, dst.. 4) Sementara diskusi kelompok berlangsung, salinlah Media Bantu – Profil Perkembangan Organisasi BKM/LKM ke dalam kertas plano. Contoh profil yang sudah lengkap ditunjukkan dalam Profil Perkembangan Organisasi BKM Sejahtera di bawah ini. 5) Setelah diskusi kelompok selesai, persilahkan juru bicara menyampaikan hasil diskusi kelompok menggunakan notulensi kelompok. Beri kesempatan kepada anggota kelompok lain untuk menanggapi. Sepakati bersama skor tiap aspek perkembangan organisasi BKM/LKM. 6) Setelah nilai semua Aspek terisi, jumlahkan seluruh Nilai. Jumlah nilai ini merupakan nilai rata-rata dari perkembangan organisasi. 7) Salin skor tiap aspek perkembangan organisasi BKM/LKM berbentuk diagram batang dalam Profil Perkembangan Organisasi BKM/LKM. Cermati profil yang terbentuk dan diskusikan Jumlah nilai yang diperoleh. 8) Ajak peserta untuk kembali berdiskusi dalam kelompok yang sama untuk merumuskan rekomendasi, baik yang bersifat penguatan (untuk aspek yang skornya di atas 2) maupun rekomendasi perbaikan (untuk aspek yang skornya dibawah 2). Aspek-aspek organisasi yang skornya rendah (dibawah 2,0) merupakan prioritas pengembangan kelembagaan BKM/LKM. 9) Setelah diskusi kelompok selesai, persilahkan juru bicara menyampaikan hasil diskusi kelompok. Beri kesempatan kepada anggota kelompok lain untuk menanggapi. Sepakati bersama rekomendasi penguatan/perbaikan organisasi BKM/LKM. Acara 6 : Diskusi Review Pendampingan UP-UP dan Pelaksanaan Tugas Kesekretariatan 1) Sampaikan kepada peserta, saat ini kita akan melakukan review pendampingan UP-UP dan pelaksanaan tugas kesekretariatan. Jelaskan kembali alasan keberadaan UP-UP dan kesekretariatan. Secara umum tugas dan fungsi unit-unit pengelola BKM/LKM adalah menjalankan kebijakan-kebijakan yang diputuskan oleh BKM/LKM, sehingga posisi unit-unit pengelola adalah sebagai pelaksana operasional yang berkaitan dengan masing-masing tugasnya sesuai apa yang tertuang dalam PJM Pronangkis. Secara rinci tugas masing-masing unit pengelola di jabarkan sebagai berikut: Unit Pengelola Keuangan (UPK) berfungsi sebagai pengelola kegiatan penanggulangan kemiskinan bidang ekonomi dengan tugas-tugas sebagai berikut: 1. Melakukan pendampingan penyusunan usulan kegiatan KSM Ekonomi 2. Mengendalikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh KSM Ekonomi; 3. Melakukan pengelolaan keuangan pinjaman bergulir untuk KSM, mengadministrasikan keuangan; dan 4. Menjalin kemitraan (channeling) dengan pihak-pihak lain yang mendukung program ekonomi UPK. Unit Pengelola Lingkungan (UPL) berfungsi sebagai pengelola kegiatan penanggulangan kemiskinan bidang lingkungan perumahan dan permukiman dengan tugas-tugas sebagai berikut: 1. Melakukan pendampingan penyusunan usulan kegiatan KSM/Panitia;

50

2. Mengendalikan kegiatan-kegiatan pembangunan prasarana dasar lingkungan perumahan dan permukiman yang dilaksanakan oleh KSM/Panitia pembangunan; 3. Motor penggerak masyarakat dalam membangun kepedulian bersama dan gerakan masyarakat untuk penataan lingkungan perumahan dan permukiman yang lestari, sehat dan terpadu; 4. Menggali potensi lokal yang ada diwilayahnya; dan 5. Menjalin kemitraan (channeling) dengan pihak-pihak lain yang mendukung program lingkungan UPL. Unit Pengelola Sosial (UPS) berfungsi sebagai pengelola kegiatan penanggulangan kemiskinan bidang sosial dengan tugas-tugas sebagai berikut: 1. Melakukan pendampingan penyusunan usulan kegiatan KSM/Pantia; 2. Mengendalikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh KSM/Panitia bidang sosial; 3. Membangun/mengembangkan kontrol sosial masyarakat melalui media warga/infokom; 4. Memfasilitasi dan mendorong masyarakat/relawan dalam Komunitas Belajar Kelurahan/Desa (KBK/D); 5. Mendorong kepedulian warga dalam kegiatan sosial seperti santunan, beasiswa, sunatan massal, dll; dan 6. Menjalin kemitraan (channeling) dengan pihak-pihak lain yang mendukung program sosial UPS. Tugas Kesekretariatan Menyusun agenda rapat / pertemuan BKM/LKM Membuat dan menyebarkan surat undangan Bertindak sebagai notulen dalam setiap acara rapat / pertemuan BKM/LKM Memberikan laporan hasil notulensi kepada seluruh anggota BKM/LKM ataupun pihak lain yang berkepentingan 5. Mencatat administrasi keuangan operasional BKM/LKM dan mencatat pengelolaan BLM – Bantuan langsung Masyarakat 6. Melaporkan administrasi keuangan kepada BKM/LKM secara berkala. 7. Pengelola Pengaduan Masyarakat

1. 2. 3. 4.

2) Persilahkan UP-UP dan sekretariat BKM satu demi satu untuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Diskusikan laporan pertanggungjawaban tersebut. Berikut beberapa contoh pertanyaan pembantu. ƒ Apa saja yang telah dilakukan oleh UP untuk memperkuat pendampingan masyarakat miskin? ƒ Apa tantangan kerja ke depan? ƒ Kebijakan BKM apa yang dibutuhkan untuk memperkuat kerja UP dan sekretariat? ƒ Kebutuhan pengembangan kapasitas apa yang dibutuhkan untuk memperkuat kerja UP dan sekretariat? 3) Sepakati poin-poin rekomendasi baik dalam hal kebijakan, struktur dan aktivitas untuk memperkuat kerjakerja UP dalam melakukan pendampingan masyarakat miskin. Acara 7 : Penyusunan Rencana Tindak Lanjut 1) Sampaikan bahwa hasil diskusi kita hari ini akan dipresentasikan dalam Lokakarya Review BKM/LKM tingkat Kelurahan/Desa. Hasil pertemuan ini nanti akan dikemas oleh sub-tim Review BKM/LKM menjadi bahan presentasi laporan pertanggungjawaban BKM/LKM. Namun kita membutuhkan anggota BKM yang akan mempresentasikan di depan forum. 2) Sepakati anggota BKM yang akan mempresentasikan laporan pertanggungjawaban, media presentasi dan kebutuhan lain yang diperlukan.

51

3. Review BKM/LKM di Tingkat Kelompok Masyarakat dan KSM Tujuan ƒ Memperkuat pemahaman masyarakat mengenai peran dan fungsi BKM/LKM dalam penanggulangan kemiskinan ƒ Mengetahui persepsi masyarakat terhadap upaya BKM/LKM menerapkan transparansi dan akuntabilitas BKM/LKM dalam penanggulangan kemiskinan ƒ Mengidentifikasi hambatan masyarakat untuk berpartisipasi serta cara untuk mengatasinya. ƒ Menilai kesesuaian program dengan kebutuhan masyarakat, capaian dan manfaat pelaksanaan PJM dan Renta Pronangkis. Keluaran ƒ Informasi persepsi masyarakat tentang tingkat partisipasi, transparansi dan akuntabilitas BKM/LKM dalam penanggulangan kemiskinan. ƒ Informasi persepsi masyarakat mengenai kesesuaian PJM Pronangkis dengan kebutuhan, capaian dan manfaat pelaksanaan PJM dan Renta Pronangkis terutama bagi masyarakat miskin. ƒ Usulan dari masyarakat: tindakan potensial yang bisa dilakukan agar partisipasi lebih merata, penerima manfaat lebih terfokus pada kelompok miskin, peningkatan pemberdayaan masyarakat dan keberlanjutan. Penyelenggara dan Pemandu Sub-tim Review BKM/LKM tingkat Kelompok Masyarakat dan KSM. Peserta Anggota masyarakat baik yang miskin dan non miskin, laki-laki dan perempuan. Diskusi dilakukan minimal 2 kali. Satu kali dengan anggota masyarakat dan satu kali khusus dengan anggota KSM. Alat dan Bahan : • Dokumen PJM Pronangkis Kelurahan/Desa • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 2 hari Langkah langkah 1. Pembukaan oleh wakil warga. 2. Pembacaan Do’a 3. Pembacaan agenda acara, yaitu : • Penjelasan Review BKM/LKM – oleh Tim Pemandu • Diskusi harapan terhadap BKM/LKM • Diskusi Review BKM/LKM 4. Penutupan dan Do’a Acara 1 : Penjelasan Review BKM/LKM 1) Pemandu menjelaskan latar belakang, tujuan, keluaran yang diharapkan dan bagan alur review BKM/LKM. 2) Jelaskan tujuan, keluaran yang diharapkan serta proses review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat. 3) Jelaskan (ingatkan) kembali alasan keberadaan dan peran BKM/LKM untuk penanggulangan kemiskinan. Beri kesempatan kepada peserta untuk bertanya dan mendiskusikan hal-hal yang belum dipahami. 52

Acara 2 : Diskusi Review PJM dan Renta Pronangkis 1) Ajukan pertanyaan: “Masih adakah di antara peserta yang baru mendengar kata “PJM Pronangkis” atau pernah dengar tetapi tidak paham apa itu?” 2) Jelaskan mengenai PJM dan Renta Pronangkis: tujuan pembentukan, proses pembentukan, dsb. Beri kesempatan kepada peserta untuk bertanya dan mendiskusikan hal-hal yang belum dipahami. 3) Ajukan pertanyaan: “Adakah diantara peserta yang ikut terlibat dalam pengambilan keputusan pembentukan PJM Pronangkis?” 4) Ajukan kembali pertanyaan: “Siapa yang pernah membaca dokumen PJM Pronangkis desa/kelurahan kita atau minimal pernah mendengar program-program yang ada dalam PJM Pronangkis?” Informasi awal tentang PJM Pronangkis ini sangat penting. Apabila sebagian besar peserta tidak tahu tentang program-program yang ada dalam PJM Pronangkis, bagaimana mereka dapat berpartisipasi? Dengan kata lain, ketidaktahuan masyarakat ini merupakan pekerjaan rumah besar bagi BKM/LKM untuk tidak sekedar mensosialisasikan dokumen PJM Pronangkis tetapi melibatkan lebih banyak masyarakat dalam proses pembentukan atau review PJM Pronangkis. 5) Lakukan curah pendapat untuk mendaftar kegiatan-kegiatan BKM/LKM yang diikuti oleh peserta secara langsung. Tulis jawaban peserta di matriks Siapa berpartisipasi dalam kegiatan di kertas plano yang telah disiapkan sebelumnmya. 6) Ajak peserta untuk mulai mendiskusikan satu demi satu kegiatan yang pernah diikuti. Jelaskan mengenai kelompok orang yang mungkin berpartisipasi dalam kegiatan. Ajukan pertanyaan kepada peserta: ”Dalam kegiatan tersebut, pihak-pihak mana saja yang terlibat dalam kegiatan?” Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir terlibat dalam masingmasing kegiatan. Daftar Kegiatan

Siapa Berpartisipasi dalam Kegiatan? 1 2 3 4 5 6

1. 2. 3. Keterangan: Kelompok 1 : Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Kelompok 2 : Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Kelompok 3 : Tokoh masyarakat laki-laki Kelompok 4 : Tokoh masyarakat perempuan Kelompok 5 : Warga miskin laki-laki Kelompok 6 : Warga miskin perempuan.

7) Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama kelompok mana yang paling banyak berpartisipasi (terlibat kegiatan), dan mengapa. Diskusikan juga kelompok mana yang paling sedikit berpartisipasi, apa bentuk partisipasi yang dilakukan dan mengapa mereka tidak banyak berpartisipasi. Hal ini penting untuk memahami mengapa kelompok tertentu dominan, sementara kelompok lain sedikit atau sama sekali tidak terlibat dalam kegiatan-kegiatan BKM/LKM. Atau pun kalau terlibat, peran yang dilakukan dianggap tidak penting. Misalnya, perempuan hanya berperan sebagai penyedia makanan-minuman. 8) Cermati bersama, apakah warga miskin dan perempuan banyak terlibat dalam kegiatan. Keterlibatan ini penting karena pada dasarnya kegiatan yang dilakukan terutama ditujukan untuk memberdayakan warga miskin dan perempuan.

53

9) Diskusikan apakah situasi ini perlu dirubah dan bila perlu, bagaimana melakukannya. Tanyakan ”Apa yang perlu dilakukan baik oleh BKM/LKM maupun warga masyarakat sendiri untuk mendorong partisipasi kelompok-kelompok marjinal seperti orang miskin, perempuan, penyandang cacat fisik, dsb. 10) Lakukan curah pendapat untuk menggali manfaat yang telah diperoleh masyarakat dengan keberadaan BKM/LKM selama ini dan PJM Pronangkis yang telah disusun. Manfaat dapat berupa fisik (dana, infrastruktur, barang-barang, dsb) maupun non-fisik (pembelajaran, nilai-nilai demokrasi, partisipasi, dsb). Kelompok Penerima Manfaat

Fisik

Manfaat Keberadaan BKM Peningkatan Pembelajaran Ekonomi Sosial

Perempuan miskin Laki-laki miskin Perempuan kaya Laki-laki kaya Pemerintahan desa/kelurahan ??? 11) Diskusikan, siapa yang menerima manfaat paling banyak dari kegiatan-kegiatan penanggulangan kemiskinan. Cermati manfaat apa yang diperoleh warga miskin, laki-laki dan perempuan. Diskusikan apakah manfaat yang mereka terima memang sesuai dengan kebutuhan mereka. Diskusi sebaiknya tidak hanya seputar pada manfaat fisik atau ekonomi, tetapi juga pembelajaran sosial. Jangan lupa, selain memiliki misi penanggulangan kemiskinan BKM/LKM juga memiliki misi pemberdayaan masyarakat melalui implementasi nilai-nilai luhur kemanusiaan. 12) Diskusikan rekomendasi untuk memperbaiki PJM Pronangkis agar lebih sesuai dengan kebutuhan warga miskin. Acara 3 : Diskusi Harapan terhadap BKM/LKM 1) Jelaskan sebagai organisasi yang lahir, tumbuh dan berkembangan bersama warga, masyarakat terutama masyarakat miskin pastilah memiliki harapan (mimpi) terhadap BKM/LKM. Saat ini kita akan menggali harapan kita tentang BKM 2) Lakukan curah pendapat untuk menggali harapan terhadap BKM/LKM: “Perubahan seperti apa yang diharapkan terjadi pada BKM dalam satu tahun ke depan”. Tulis harapan-harapan warga di papan tulis. 3) Diskusikan harapan-harapan warga. Ajak warga untuk tetap fokus pada peran BKM/LKM sebagai motor penggerak penanggulangan kemiskinan di wilayahnya. Karena itu BKM/LKM harus didukung, harus dibantu. 4) Ingatkan peserta bahwa penanggulangan kemiskinan tidak hanya tugas BKM/LKM, tetapi tugas semua pihak yang ada di kelurahan/desa. Diskusikan bagaimana memperbesar atau memperkuat dukungan warga terhadap BKM/LKM. 5) Sampaikan kembali kesimpulan-kesimpulan yang diperoleh. Sampaikan bahwa semua hasil pertemuan hari ini akan dipresentasikan dalam lokakarya review tingkat kelurahan/desa. Warga diundang untuk datang pada pertemuan tersebut.

54

4. Lokakarya Review BKM/LKM tingkat Kelurahan/Desa Tujuan ƒ Sebagai forum pertanggungjawaban kinerja BKM/LKM dan pelaksanaan PJM Pronangkis. ƒ Membangun komitmen bersama (BKM, masyarakat, pemerintah kelurahan/desa) untuk meningkatkan kinerja BKM dalam upaya penanggulangan kemiskinan. Keluaran ƒ Catatan/masukan masyarakat dan pemerintah desa/kelurahan terhadap laporan pertanggungjawaban BKM/LKM. ƒ Rencana kerja untuk re-orientasi pemetaan swadaya, re-orientasi PJM Pronangkis, penyusunan renta, penataan kelembagaan dan penyusunan program BKM. Penyelenggara Tim Pemandu Review BKM/LKM Peserta Seluruh unsur masyarakat perwakilan dari tingkat RT/RW, pemerintahan kelurahan/desa, BKM, UP, relawan, dll. Alat dan Bahan : • Dokumen PJM Pronangkis Kelurahan/Desa • Laporan pertanggungjawaban BKM/LKM • Hasil review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 1 hari Langkah langkah 1. Pembukaan oleh lurah/kepala desa. 2. Pembacaan Do’a 3. Pembacaan agenda acara, yaitu : • Penjelasan Review BKM/LKM – oleh Tim Pemandu • Presentasi hasil review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat. • Presentasi laporan pertanggungjawaban BKM/LKM mengenai pelaksanaan PJM Pronangkis • Tanggapan umum terhadap laporan pertanggungjawaban BKM/LKM dan hasil review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat • Penyusunan rencana tindak lanjut. 4. Penutupan dan Do’a Acara 1 : Penjelasan Review BKM/LKM 1) Pemandu menjelaskan latar belakang, tujuan, keluaran yang diharapkan dan bagan alur review BKM/LKM. 2) Jelaskan tujuan, keluaran yang diharapkan serta proses review BKM/LKM tingkat kelurahan/desa.

55

Acara 2 : Presentasi Hasil Review BKM/LKM Tingkat Kelompok Masyarakat Pemandu mempersilahkan presentasi hasil review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat. Acara 3 : Presentasi Laporan Pertanggungjawaban BKM/LKM mengenai Pelaksanaan PJM Pronangkis Pemandu mempersilahkan BKM mempresentasikan laporan pertanggungjawaban BKM/LKM mengenai pelaksanaan PJM Pronangkis sesuai hasil review internal BKM/LKM. Acara 4 : Tanggapan umum terhadap laporan pertanggungjawaban BKM/LKM dan hasil review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat 1) Pemandu menggarisbawahi rekomendasi hal-hal yang harus diperkuat atau diperbaiki untuk memperkuat kinerja BKM menanggulangi kemiskinan. 2) Pemandu mempersilahkan tanggapan umum peserta pertemuan terhadap laporan pertanggungjawaban BKM/LKM dan hasil review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat. 3) Pemandu mempersilahkan anggota BKM dan tim pemandu review BKM/LKM tingkat kelompok masyarakat untuk menjawab pertanyaan atau memberikan klarifikasi. 4) Pemandu menggarisbawahi isu-isu penting yang muncul selama tanya jawab untuk memperkuat rekomendasi tindak lanjut. Isu-isu penting ini dapat berupa: ƒ Masalah-masalah kemiskinan yang belum tertanggulangi (pendidikan, kesehatan, lingkungan, dsb) dan kondisi kemiskinan terkini sebagai masukan untuk melakukan re-orientasi pemetaan swadaya. ƒ Usulan-usulan program, kegiatan, sumberdaya untuk penguatan penanggulangan kemiskinan sebagai masukan untuk re-orientasi PJM pronangkis dan penyusunan renta nangkis. ƒ Masalah dan usulan-usulan untuk penataan kelembagaan dan penyusunan program BKM/LKM. Acara 5 : Penyusunan Rencana Tindak Lanjut 1) Pemandu menjelaskan bahwa saat ini kita akan menyusun rencana kerja untuk : ƒ Re-orientasi pemetaan swadaya, ƒ Re-orientasi PJM Pronangkis dan penyusunan renta nangkis, ƒ Penataan kelembagaan dan penyusunan program BKM 2) Identifikasi kebutuhan dan kesediaan relawan yang akan terlibat dalam Tim re-orientasi PS dan Tim reorientasi PJM. Sepakati jadual dan penanggungjawab tim. Sedangkan untuk penataan kelembagaan dan penyusunan program BKM akan dilakukan oleh internal BKM. Penutupan dan do’a.

56

5. Re-orientasi Pemetaan Swadaya Tujuan ƒ Memperbaharui data mengenai persoalan warga miskin menyangkut persoalan pendidikan, kesehatan, ekonomi, sarana lingkungan perumahan, dsb. ƒ Memperbaharui data daftar kepala keluarga dan jiwa miskin, perempuan dan laki-laki, serta permasalahan yang khusus dari masing-masing jiwa. ƒ Memperbaharui data potensi untuk pemecahan masalah-masalah kemiskinan. Keluaran ƒ Data persoalan warga miskin menyangkut persoalan pendidikan, kesehatan, ekonomi, sarana lingkungan perumahan, dsb. ƒ Data daftar kepala keluarga dan jiwa miskin, perempuan dan laki-laki, serta permasalahan yang khusus dari masing-masing jiwa ƒ Data potensi untuk pemecahan masalah-masalah kemiskinan Penyelenggara Tim re-orientasi PS Alat dan Bahan : • Hasil pemetaan swadaya tahun sebelumnya • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 2 minggu Tahap Persiapan Berikut ini beberapa aktivitas persiapan sebelum pengambilan data re-orientasi PS ke lapangan dilakukan. ƒ Pembentukan Tim Re-orientasi PS Cikal bakal Tim re-orientasi PS dibentuk pada lokakarya review BKM/LKM tingkat kelurahan. Tim ini dapat dikembangkan atau ditambahkan anggotanya sesuai dengan kebutuhan kajian-kajian yang akan dilakukan dalam re-orientasi PS. Tim ini bertugas memfasilitasi dan mengorganisir proses re-orientasi PS. Anggota tim terdiri dari: 1) relawan-relawan warga, baik perempuan maupun laki-laki, yang mau menyumbangkan waktu, tenaga dan pikirannya; 2) relawan-relawan yang memiliki kemampuan mendengarkan dan menggali informasi; 3) relawan-relawan yang memiliki kapasitas teknis di bidang sosial, ekonomi, pendidikan, kesehatan, lingkungan, dsb.; 4) akan sangat baik kalau relawan-relawan yang pernah terlibat dalam Tim PS di tahun sebelumnya juga bergabung menjadi anggota tim. ƒ

Menentukan apakah akan melakukan kajian PS secara keseluruhan atau hanya akan melakukan sebagian kajian Bagi kelurahan/desa yang belum pernah melakukan PS secara lengkap, sangat disarankan untuk melakukannya pada kesempatan kali ini yang terdiri dari: 1) pemetaan swadaya 1, terdiri dari pemetaan wilayah, pemetaan sebaran warga miskin, kajian sarana dan prasarana lingkungan perumahan; 2) pemetaan swadaya 2, terdiri dari wawancara KK miskin dan transek (observasi permasalahan lingkungan); 57

3) pemetaan swadaya 3, terdiri dari kajian berbagai permasalahan ekonomi. 4) pemetaan swadaya 4, terdiri dari pemetaan tingkat kesehatan warga miskin dan kajian berbagai permasalahan kesehatan; 5) pemetaan swadaya 5, terdiri dari pemetaan tingkat pendidikan warga miskin dan kajian berbagai permasalahan pendidikan; 6) pemetaan swadaya 6, terdiri dari kajian kelembagaan dan kepemimpinan. Bagi kelurahan/desa yang pernah melakukan PS secara lengkap, dipersilahkan untuk mempertimbangkan apakah akan melakukan re-orientasi PS secara lengkap atau memilih untuk memperbaharui beberapa kajian saja yang dianggap penting atau melakukan secara lengkap hanya di dusun/RW/kelompok warga miskin tertentu. Keputusan ini sebaiknya mempertimbangkan pendapat-pendapat atau rekomendasi yang muncul ketika lokakarya review BKM/LKM tingkat kelurahan. Tahap Pelaksanaan Panduan pelaksanaan setiap kajian dapat dibaca pada buku Panduan Pelaksanaan Kajian Pemetaan Swadaya (Buku 4-4f, Seri Siklus PNPM Mandiri Perkotaan). Tahap Pasca Pelaksanaan Setelah pelaksanaan kajian tingkat RW/dusun dilakukan, seluruh Tim Re-orientasi PS bertemu kembali untuk mengkompilasikan (mengumpulkan) semua informasi, menilai kecukupan informasi dan mengemas informasi menjadi data yang siap pakai. Informasi ini dapat berupa: ƒ Data persoalan warga miskin menyangkut persoalan pendidikan, kesehatan, ekonomi, sarana lingkungan perumahan, dsb. ƒ Data daftar kepala keluarga dan jiwa miskin, perempuan dan laki-laki, serta permasalahan yang khusus dari masing-masing jiwa ƒ Data potensi untuk pemecahan masalah-masalah kemiskinan ƒ Peta-peta tematik (sebaran warga miskin, lingkungan, kesehatan, pendidikan). Hasil re-orientasi PS ini kemudian dipresentasikan kepada Tim Re-Orientasi PJM dan penyusunan Renta Pronangkis.

58

6.

Re-orientasi PJM dan Penyusunan Renta Pronangkis

Tujuan ƒ Mengkaji ulang PJM Pronangkis sesuai data terkini kondisi kemiskinan, kebutuhan dan potensi penyelesaian masalah di kelurahan/desa. ƒ Menyusun Renta Pronangkis tahun berikutnya. Keluaran ƒ PJM Pronangkis yang telah dikaji ulang. ƒ Renta Pronangkis tahun berikutnya. Penyelenggara Tim re-orientasi PJM Alat dan Bahan : • PJM Pronangkis • Hasil review pelaksanaan PJM Pronangkis • Hasil-hasil review BKM/LKM di tahap sebelumnya. • Hasil re-orientasi PS • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 1 minggu Tahapan ƒ Pembentukan Tim Re-orientasi PJM ƒ Diskusi Hasil Re-orientasi PS bersama dengan Tim Re-orientasi PS ƒ Kerja Tim Re-orientasi PJM untuk Re-orientasi PJM dan Penyusunan Renta Pronangkis. Tahap 1 : Pembentukan Tim Re-orientasi PJM Cikal bakal Tim re-orientasi PJM dibentuk pada lokakarya review BKM/LKM tingkat kelurahan. Tim ini dapat dikembangkan atau ditambahkan anggotanya sesuai dengan kebutuhan. Tim ini bertugas memfasilitasi dan mengorganisir proses re-orientasi PJM. Anggota tim dapat terdiri dari: 1) relawan-relawan warga, baik perempuan maupun laki-laki, yang mau menyumbangkan waktu, tenaga dan pikirannya; 2) relawan-relawan yang memiliki kapasitas teknis di bidang sosial, ekonomi, pendidikan, kesehatan, lingkungan, dsb., seperti petugas puskesmas, guru, kader posyandu, pengusaha, dsb. 3) relawan-relawan yang pernah terlibat dalam penyusunan PJM Pronangkis sebelumnya juga bergabung menjadi anggota tim. 4) relawan-relawan yang juga menjadi anggota tim re-orientasi PS. Tahap 2 : Diskusi Hasil re-orientasi PS bersama dengan Tim re-orientasi PS Diskusi ini merupakan ruang penyerahan ’tongkat estafet’ proses review BKM/LKM dari tim re-orientasi PS kepada tim re-orientasi PJM., meski kedua tim ini dapat saja terdiri dari orang yang sama. Informasi yang diperoleh dalam re-orientasi PS menjadi input untuk penyusunan re-orientasi PJM dan renta pronangkis. Informasi tersebut dapat berupa: o Data persoalan warga miskin menyangkut persoalan pendidikan, kesehatan, ekonomi, sarana lingkungan perumahan, dsb. o Data daftar kepala keluarga dan jiwa miskin, perempuan dan laki-laki, serta permasalahan yang khusus dari masing-masing jiwa 59

o o

Data potensi untuk pemecahan masalah-masalah kemiskinan Peta-peta tematik (sebaran warga miskin, lingkungan, kesehatan, pendidikan).

Dalam pelaksanaannya, diskusi tahap 2 ini dapat digabung dengan diskusi tahap 3 berikut ini. Silahkan tim reorientasi PJM mengaturnya sesuai kondisi dan keluangan waktu. Tahap 3 : Kerja Tim Re-orientasi PJM untuk Re-orientasi PJM dan Penyusunan Renta Pronangkis Berbeda ketika penyusunan PJM Pronangkis yang dimulai dengan perumusan visi, misi, tujuan, program, target, hingga penyusunan kegiatan, re-orientasi PJM dilakukan secara terbalik. Re-orientasi PJM dimulai dari menilai capaian (hasil) kegiatan-kegiatan. Capaian-capaian kegiatan inilah yang kemudian diukur apakah telah menyumbang pada pencapaian program. Baru selanjutnya capaian-capaian program dinilai apakah telah menyumbang pada pencapaian tujuan atau target yang telah ditentukan. Hasil penilaian terhadap capaiancapaian tujuan atau target inilah yang kemudian dijadikan input untuk penyusunan kegiatan tahun berikutnya (renta pronangkis). ALUR PERENCANAAN PJM PRONANGKIS VISI

CAPAIAN VISI

MISI

CAPAIAN MISI

TUJUAN & TARGET

CAPAIAN TUJUAN & TARGET

PROGRAM

CAPAIAN PROGRAM

KEGIATAN

CAPAIAN KEGIATAN

Re-orientasi PJM Pronangkis tahun kedua dan ketiga cukup hanya sampai pada penilaian capaian tujuan & target. Penilaian capaian misi dan visi baru dilakukan saat penyusunan PJM Pronangkis baru (tahun keempat)

ALUR RE-ORIENTASI PJM PRONANGKIS Proses Fasilitasi 1) Pemandu menyampaikan tujuan re-orientasi PJM yaitu: ƒ Mengkaji ulang PJM Pronangkis sesuai data terkini kondisi kemiskinan, kebutuhan dan potensi penyelesaian masalah di kelurahan/desa. ƒ Menyusun Renta Pronangkis tahun berikutnya. 2) Persilahkan tim re-orientasi PS untuk memaparkan hasil temuan lapangan. Lakukan diskusi atau klarifikasi untuk mempertajam hasil re-orientasi PS. 3) Sampaikan kembali hasil review internal BKM terhadap pelaksanaan PJM Pronangkis meliputi:

60

ƒ ƒ

Kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dan yang belum dilaksanakan sesuai dengan rencana kegiatan dalam PJM Pronangkis serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan di luar rencana kegiatan PJM Pronangkis Tingkat partisipasi dan penerima manfaat pelaksanaan kegiatan PJM Pronangkis. Informasi ini merupakan jawaban terhadap pertanyaan kelompok mana yang paling banyak berpartisipasi (terlibat kegiatan) dan kelompok mana yang paling banyak menerima manfaat pelaksanaan program.

Presentasi ini sebaiknya disampaikan secara visual. Minta peserta untuk mencermati PJM Pronangkis berikut renta, untuk membandingkan pelaksanaan dengan perencanaan (PJM Pronangkis). Diskusi bisa menggunakan metaplan yang disusun menggunakan bagan alur berikut ini. Kegiatan 1

Hasil Kegiatan 1

Kegiatan 2

Hasil Kegiatan 2

Kegiatan 3

Hasil Kegiatan 3

Kegiatan 4

Hasil Kegiatan 4

Kegiatan 5

Hasil Kegiatan 5

Kegiatan 6

Hasil Kegiatan 6

Kegiatan 7

Hasil Kegiatan 7

Capaian Program A

Capaian TUJUAN / TARGET

Capaian Program B

Periksa apakah hasil-hasil KEGIATAN mampu menyumbang pencapaian PROGRAM. Lakukan cross cek dengan melihat hasil re-orientasi PS. Jika capaian program tidak tercapai, maka perlu disusun kegiatan di tahun berikutnya agar program benar-benar tercapai. Periksa apakah capaian-capaian PROGRAM mampu menyumbang pencapaian TUJUAN / TARGET. Lakukan cross cek dengan melihat hasil re-orientasi PS. Jika belum tercapai, diskusikan apakah yang perlu dilakukan: memperbaiki kinerja kegiatan atau membuat program baru, dsb. Diskusi ini sangat penting karena tidak hanya menilai apakah kegiatan, program atau target tercapai. Lebih dari itu, jauh lebih penting untuk melihat mengapa berhasil, mengapa gagal, faktor-faktor apa yang mendorong keberhasilan atau kegagalan, apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kegagalan, apa yang dilakukan untuk memperkuat keberhasilan. Hal ini akan sangat berguna dalam memahami dinamika masyarakat dalam mendorong kinerja program. 4) Setelah tahap review atau evaluasi selesai, ajak peserta sekarang untuk merubah cara berpikir dari seorang penilai (evaluator) menjadi seorang perencana (perancang). Gunakan kembali peta metaplan di atas, dengan alur diskusi mulai dari TUJUAN/TARGET yang tidak tercapai. 61

ƒ ƒ ƒ

ƒ

Sepakati TUJUAN/TARGET yang belum tercapai. Diskusikan apakah PROGRAM yang tersedia sudah memadai sehingga tidak perlu menambah PROGRAM atau perlu menambah PROGRAM dengan konsekuensi menambah KEGIATAN. Apabila PROGRAM yang ada dianggap sudah memadai, diskusikan KEGIATAN yang perlu dilakukan atau dirancang agar PROGRAM bisa tercapai baik. Teruskan dengan menyusun rincian KEGIATAN : waktu, tempat, penanggungjawab, sumberdaya yang dibutuhkan, dsb. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam kelompok-kelompok kecil per PROGRAM. Setelah diskusi kelompok kecil selesai, lakukan diskusi pleno. Apabila perlu menambah PROGRAM, lakukan proses yang sama seperti di atas untuk merumuskan KEGIATAN dan rincian KEGIATAN.

Contoh tabel Rincian Kegiatan Program : ………………………………….. Kegiatan Waktu Pelaksana / Penanggungjawab Kegiatan Pelaksana Nama kegiatan 1 Bisa tidak dirumuskan sebaiknya hanya BKM, tetapi dalam bisa juga pihak lain rentang karang waktu mulai seperti taruna, DKM, PKK, persiapan, pelaksanaan pemerintah desa, dsb hingga evaluasi kegiatan

Pihak lain yang diajak Kerjasama Pihak lain bisa yang berada di level kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi maupun nasional.

Monitoring Evaluasi

Sumberdaya yg dibutuhkan

Sepakati siapa yang akan melakukan monev dan bagaimana caranya

Meliputi: tenaga, peralatan, bantuan teknis, uang, dll.

5) Sampaikan kembali RENTA yang telah disusun bersama. Beri penghargaan kepada kerja keras bersama. 6) Sepakati siapa diantara anggota tim yang akan bertugas mengemas hasil diskusi dan mempresentasikannya pada rapat kerja penyusunan program BKM dan Lokakarya Diseminasi PJM, Renta dan Program BKM tingkat Kelurahan/Desa.

62

7. Rapat Kerja Penataan Kelembagaan BKM/LKM & Penyusunan Program BKM/LKM Tujuan ƒ Menyusun program kerja BKM/LKM untuk mendukung pencapaian PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa. Keluaran ƒ Program kerja BKM/LKM untuk mendukung pencapaian PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa. Penyelenggara BKM/LKM Alat dan Bahan : • PJM dan renta Pronangkis yang telah direvisi. • AD/ART BKM • Tabel Profil Perkembangan BKM/LKM • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 1 hari Langkah langkah 1. Pembukaan oleh Koordinator BKM/LKM . 2. Pembacaan Do’a 3. Penyepakatan dan pelaksanaan agenda acara, yaitu : • Penjelasan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa yang telah diperbaharui. • Penjelasan hasil rekomendasi Review internal BKM/LKM dan UP. • Penyusunan program kerja BKM/LKM 4. Penutupan dan Do’a Acara 1 : Penjelasan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa yang telah diperbaharui 1) Persilahkan Tim Re-orientasi PJM dan Renta Pronangkis untuk menjelaskan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa yang telah diperbaharui. 2) Beri kesempatan kepada anggota BKM atau UP untuk bertanya hingga semua anggota BKM dan UP menjadi jelas apa yang ingin dicapai dalam PJM dan Renta Pronangkis. 3) Sampaikan bahwa PJM dan Renta Pronangkis tersebut sesungguhnya adalah mandat atau amanah dari masyarakat (miskin) kepada BKM sebagai motor penggerak penanggulangan kemiskinan. Amanah ini akan bersama-sama nanti kita turunkan dalam program kerja BKM. Acara 2 : Penjelasan Hasil Rekomendasi Review Internal BKM/LKM dan UP 1) Sampaikan bahwa input kedua sebelum kita menyusun program kerja BKM adalah hasil rekomendasi review internal BKM/LKM dan UP. 2) Sampaikan hasil rekomendasi review internal BKM, baik yang bersifat penguatan maupun rekomendasi perbaikan. Gunakan kembali Tabel Profil Perkembangan BKM/LKM untuk memperkuat imajinasi peserta. 3) Undang tanggapan dari peserta untuk klarifikasi atau mengingatkan kembali hasil dan proses diskusi.

63

Acara 3 : Penyusunan Program Kerja BKM/LKM 1) Sampaikan bahwa saat ini kita akan berdiskusi menyusun program kerja BKM/LKM. Berdasarkan dua masukan di atas, maka setidaknya terdapat dua jenis program kerja BKM yaitu (1) program-program kerja untuk melaksanakan PJM dan Renta Pronangkis; dan (2) program-program kerja untuk memperkuat kelembagaan BKM/LKM. 2) Bagi peserta menjadi dua kelompok sesuai jenis program kerja di atas. Ingatkan kelompok 1 bahwa terhadap kegiatan-kegiatan dalam renta pronangkis yang penanggung jawab pelaksanaannya bukan BKM, BKM masih perlu berperan misalnya untuk membangun komunikasi, membagi informasi, dsb. Apabila diperlukan, di masing-masing kelompok dapat dibentuk lagi kelompok-kelompok lebih kecil, misalnya per program, agar pembahasan dapat lebih tajam dan menghemat waktu. Pertimbangkan agar anggota kelompok kecil minimal 3 orang. Kalau ini terjadi, maka diperlukan presentasi kelompok (lebih) kecil di pleno kelompok. Contoh tabel Rincian Kegiatan Program : ………………………………….. Kegiatan Waktu Pelaksana / Penanggungjawab Kegiatan Pelaksana Nama kegiatan 1 Bisa tidak dirumuskan sebaiknya hanya BKM, tetapi dalam bisa juga pihak lain rentang karang waktu mulai seperti taruna, DKM, PKK, persiapan, pelaksanaan pemerintah desa, dsb hingga evaluasi kegiatan

Pihak lain yang diajak Kerjasama Pihak lain bisa yang berada di level kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi maupun nasional.

Monitoring Evaluasi

Sumberdaya yg dibutuhkan

Sepakati siapa yang akan melakukan monev dan bagaimana caranya

Meliputi: tenaga, peralatan, bantuan teknis, uang, dll.

3) Persilahkan kedua kelompok untuk menyampaikan hasil diskusinya. Beri kesempatan kepada kelompok lain untuk menanggapi. Ingatkan peserta untuk membuat rencana yang realistis atau dapat dilakukan. Atur waktu agar waktu kegiatan tidak saling berhimpitan. 4) Ucapkan terima kasih atas kerjasama semua pihak. Penutupan dan do’a.

64

8. Lokakarya Diseminasi PJM, Renta dan Program BKM tingkat Kelurahan/Desa Tujuan ƒ Mendiseminasikan PJM dan Renta Pronangkis serta program kerja BKM ƒ Membangun komitmen bersama (BKM, masyarakat, pemerintah kelurahan/desa) untuk melaksanakan PJM dan Renta Pronangkis serta meningkatkan kinerja BKM dalam upaya penanggulangan kemiskinan. Keluaran ƒ Catatan/masukan masyarakat dan pemerintah desa/kelurahan terhadap PJM dan Renta Pronangkis serta program kerja BKM/LKM. Penyelenggara Tim Pemandu Review BKM/LKM Peserta Seluruh unsur masyarakat perwakilan dari tingkat RT/RW, pemerintahan kelurahan/desa, BKM, UP, relawan, dll. Alat dan Bahan : • Dokumen PJM Pronangkis Kelurahan/Desa • Dokumen Renta Pronangkis Kelurahan/Desa • Dokumen Program Kerja BKM • Kertas plano, selotif kertas, spidol besar Waktu 1 hari Langkah langkah 1. Pembukaan oleh lurah/kepala desa. 2. Pembacaan Do’a 3. Pembacaan agenda acara, yaitu : • Presentasi PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa • Presentasi Program Kerja BKM • Tanggapan umum terhadap PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa serta Program Kerja BKM. 4. Penutupan dan Do’a Acara 1 : Presentasi PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa Pemandu mempersilahkan presentasi PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa yang telah diperbaharui. Acara 2 : Presentasi Program Kerja BKM Pemandu mempersilahkan presentasi program kerja BKM.

65

Acara 4 : Tanggapan umum terhadap PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa serta Program Kerja BKM 1) Pemandu menggarisbawahi hal-hal penting yang termuat dalam PJM dan Renta Pronangkis serta Program Kerja BKM. 2) Pemandu mempersilahkan tanggapan umum peserta pertemuan. 3) Pemandu mempersilahkan anggota BKM dan tim pemandu review BKM/LKM untuk menjawab pertanyaan atau memberikan klarifikasi. 4) Pemandu menggarisbawahi isu-isu penting yang muncul selama tanya jawab untuk memperkuat pelaksanaan PJM dan Renta Pronangkis serta Program Kerja BKM. Penutupan dan do’a.

66

Standard Operating Procedure (SOP) Review Keuangan Sekretariat dan Unit Pengelola Keuangan Badan Keswadayaan Masyarakat I. PENDAHULUAN Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) merupakan lembaga masyarakat yang dibentuk berdasarkan nilai–nilai universal dan berfungsi sebagai board of trustee. Dalam mengemban amanah masyarakat dan melaksanakan peran fungsinya, BKM mengacu pada mekanisme yang berlaku di P2KP dan aturan main yang telah disepakati oleh masyarakat yang tertuang dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga (AD/ART). Untuk menjalankan peran fungsinya, secara operasional BKM telah dibantu secara langsung oleh sekretariat dan UP- UPnya. Pada sisi lain BKM inilah yang berfungsi untuk menjamin bahwa semua aset dan keuangan organisasi telah dikelola secara tepat serta Sekretariat dan UP-UP sepenuhnya dapat bertanggung jawab pada tugasnya. Untuk mengetahui transparansi dan akuntabilitas manajemen keuangan serta sesuai amanah yang diberikan oleh masyarakat kepada BKM, maka diperlukan kegiatan review keuangan secara rutin. Review keuangan sebenarnya merupakan sebuah alat bagi manajemen yang terkait dengan semua prosedur keuangan sebuah lembaga. Tim atau panitia review harus melakukan penilaian terhadap kegiatan, laporan-laporan, kebijakan, dan prosedur-prosedur keuangan untuk mengetahui kondisi pengelolaan keuangan. Oleh sebab itu, Panitia review harus melakukan wawancara dan observasi langsung untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berfungsi untuk memverifikasi tingkat ketepatan kegiatan, kebijakan, kelayakan laporan-laporan, dan kepatuhan terhadap prosedur-prosedur keuangan yang berlaku (lihat ceklis Lampiran). Jawaban yang diterima dan keputusan Panitia review akan ditentukan dari sampel transaksi dan dokumentasi-dokumentasi yang dipilih untuk diteliti dan diverifikasi. Hasil akhir yang hendak dicapai dari review keuangan adalah rekomendasi terhadap pengelolaan keuangan ke depan agar lebih transparan dan akuntabel, pembukuan sesuai standard P2KP, dan peningkatan pengembalian angsuran KSM (Repayment Rate). II. TUJUAN Tujuan review keuangan adalah untuk mengetahui transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan. Parameter transparansi antara lain: a. Dana yang diterima BKM dan pengalokasiannya diumumkan kepada masyarakat melalui minimal 5 papan pengumuman b. Laporan keuangan ditempel di 5 tempat yang strategis dan disampaikan kepada pihak-pihak terkait setiap awal bulan untuk bulan sebelumnya c. KSM/Panitia “penerima daftar tunggu” dan telah mendapat prioritas BKM diumumkan kepada warga minimal pada 5 papan pengumuman d. Rekening Bank atas nama BKM dan ditandatangani oleh 3 orang spesimen dari anggota BKM e. Adanya papan informasi/proyek untuk pembangunan/perbaikan lingkungan, minimal berisi tentang : nama kegiatan, volume kegiatan, lokasi kegiatan, nilai BLM, Swadaya, sumber dana lain, tanggal pelaksanaan, nama KSM pelaksana f. Penetapan kebijakan keuangan didasarkan pada rembug bersama 67

Parameter akuntabilitas antara lain: k. UP-UP BKM dikelola secara aktif sesuai dengan rencana atau program BKM ada pengurusnya dan rutin melakukan pertemuan l. Pembukuan telah dilaksanakan dengan benar dan sesuai standard P2KP m. Dana tersalur ke BKM utuh tidak terpotong n. Tidak ada penyalahgunaan dana/korupsi baik terhadap BOP maupun penyaluran dana o. Penarikan dana dari rekening Bank BKM ditandatangani 3 orang anggota BKM p. Kegiatan yang dilaksanakan KSM sesuai dengan usulan yang disetujui oleh BKM q. Anggota KSM penerima dana BLM sama dengan yang diusulkan dalam proposal KSM, LPJ KSM lengkap dan benar termasuk didalamnya rincian swadaya masyarakat yang dapat direalisasikan r. Minimal 90% dana pinjaman merupakan outstanding loan s. Tingkat pengembalian pinjaman minimal 90% t. Tidak ada pemotongan dana kepada KSM u. 100% penerima manfaat kegiatan ekonomi bergulir dan sosial adalah KK miskin yang terdaftar dalam PS2 v. 70% penerima manfaat kegiatan lingkungan umum adalah KK miskin yang terdaftar dalam PS2 w. Pengelolaan keuangan sesuai dengan AD/ART III. SIAPA yang Melakukan Review Keuangan Dalam rangka proses pembelajaran terhadap pengelolaan keuangan di BKM agar lebih transparan dan akuntabel maka review keuangan dilakukan oleh Tim atau Panitia yang terdiri dari para relawan di kelurahan setempat yang faham keuangan (dimampukan) yang dipilih dan disetujui dalam rembug masyarakat. Tim/Panitia terdiri dari unsur : anggota BKM (1 atau 2 orang) dan relawan (2 atau 3 orang) dengan jumlah 3 atau 5 orang. Tim/Panitia ini bisa saja orangnya mengalami pergantian tiap melakukan review. Secara teknis Tim/Panitia ini akan dimampukan (dicoaching) oleh Fasilitator ekonomi dalam menjalankan peran fungsinya. IV.

Tanggung Jawab dan Tugas Panitia Review Tanggung jawab Tanggung jawab utama tim/panitia adalah memverifikasi keakuratan laporan keuangan BKM. Pada sisi lain, panitia review juga harus mampu memeriksa dokumen-dokumen serta uji petik/sampling ke lapangan untuk melihat proses transparansi dan akuntabiltas yang sudah dilaksanakan oleh BKM dalam mengelola keuangan. Untuk memastikan bahwa informasi yang diperoleh adalah benar, maka dokumen-dokumen yang terdaftar dalam verifikasi harus diperiksa terlebih dulu. Jika laporan keuangan BKM (baik yang dihasilkan dari operasional sekretariat maupun UPK) tidak benar, panitia harus membahasnya dengan sekretaris atau UPK. Laporan keuangan yang diperbaiki atau diubah harus dilampiri dengan laporan review. Tugas-tugas 1. Verifikasi Pengelolaan keuangan Sekretariat a. Memverifikasi laporan pemasukan dan pengeluaran uang BKM pada setiap akhir bulan, apakah angkanya sudah sesuai dengan yang ada dalam buku besar. b. Mencocokkan Uang kas tunai dengan catatan yang ada dalam buku kas, dan memastikan bahwa uang kas ditangan Sekretariat tidak lebih dari Rp. 1 juta. c. Mencocokkan Saldo Bank pada akhir bulan yang ada di Buku Bank yang dibuat oleh sekretariat dengan rekening Bank d. Mencocokkan penerimaan dan pengeluaran yang ada di Buku Kas dengan bukti transaksi uang masuk dan buku besar. e. Memverifikasi apakah jumlah dana yang telah diterima untuk dikeluarkan untuk semua jenis kegiatan telah sesuai dengan BAPPUK. f. Verifikasi prosedur apakah prosedur yang digunakan dalam penerimaan, pengelolaan, penyimpanan dan pengeluaran dana sudah cukup benar. BKM harus mempunyai aturan atau

68

g.

kebijakan tentang pengeluaran uang (BAPPUK, RAPB, BA, dan SOP yang berlaku). Pengeluaran uang yang cukup besar mungkin perlu diketahui dan ditandatangani oleh anggota BKM yang diberi wewenang. Semua pengeluaran kas harus tercatat jelas dan peruntukannya juga jelas. Memverifikasi kegiatan tambahan dengan jalan memeriksa apakah catatan tentang kegiatankegiatan tambahan seperti PAKET dan hasil chanelling (BFI, BRI, NUSSP, Diknas, dan lain-lain) yang menjadi tanggung jawab BKM sudah tercatat dan dilaporkan semuanya. Jika belum dilaporkan, cari penjelasan yang selengkapnya.

2. Verifikasi pengelolaan dana UPK. a. Memverifikasi Laporan Laba Rugi dengan Buku Pendapatan dan Biaya, b. Memverifikasi Neraca dengan Buku Besar dan Neraca Saldo. c. Memverifikasi apakah uang tunai yang dipegang oleh UPK sama dengan saldo kas yang ada dalam Buku Kas dalam tanggal, bulan dan tahun yang sama. d. Memverifikasi apakah Saldo Bank dalam Neraca sama dengan Saldo Buku rekening bank dalam tanggal, bulan dan tahun yang sama. e. Memverifikasi Saldo pinjaman dana Neraca sama dengan jumlah saldo pinjaman setiap anggota dalam kartu pinjaman dan atau buku kolektibilitas. f. Memverifikasi apakah Mutasi yang ada dalam Buku Pendapatan dan Biaya dan Buku Besar dan Neraca Saldo sama dengan Catatan Uang Masuk dan Keluar setelah ditutup setiap hari. g. Memverifikasi apakah transkasi yang ada dalam Catatan Uang Masuk dan Keluar telah sesuai dengan Buku Kas Harian. h. Memverifikasi transaksi yang dicatat dalam Buku Kas Harian didukung dengan bukti yang valid. i. Memverifikasi perhitungan nilai risiko (kolektibilitas) apakah sudah sesuai dengan Kartu pinjaman KSM dan ketentuan yang telah ditetapkan, j. Memverifikasi perhitungan tingkat pengembalian apakah sudah sesuai dengan perhitungan nilai risiko dan kolektibilitas dan ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Membuat Laporan dan Rekomendasi Semua temuan, baik itu dalam hal kebaikan, ketidakcocokan, penyimpangan, dan penyelewengan yang ditemukan selama review harus ditulis dan dilaporkan kepada BKM. Rekomendasi untuk memperbaiki prosedur dan pengelolaan keuangan harus dibuat oleh tim atau panitia review. 4. Distribusi Laporan Review Keuangan Laporan Review Keuangan harus dipublikasikan kepada pihak-pihak terkait dan masyarakat (ditempel di papan informasi di lima tempat yang strategis). V.

BAGAIMANA Review Keuangan Dilakukan Tahapan dalam melakukan Review keuangan merupakan rangkaian kegiatan meliputi:

1. Coaching TA Manajemen Keuangan KMW oleh KMP 2. Coaching Ass Korkot Manajemen Keuangan KMW dan fasilitator ekonomi oleh TA Manajemen Keuangan KMW 3. Sosialisasi oleh fasilitator dan pembentukan tim/panitia review keuangan kelurahan/desa oleh masyarakat 4. Coaching Tim/Panitia Review Keuangan oleh fasilitator ekonomi 5. Persiapan review keuangan (penyiapan instrument review dan penjadualan) oleh tim/panitia Review 6. Pelaksanaan review keuangan oleh tim/panitia review

69

7. 8. 9. 10. VI.

Review keuangan dilakukan setiap enam bulan sekali pada awal Juli untuk laporan akhir Juni tahun berjalan, dan awal Januari untuk laporan akhir Desember tahun sebelumnya. Khusus untuk Panitia review keuangan saat ini dilakukan untuk memulai program PNPM (Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat) atas laporan keuangan sejak BLM tahap-1 cair sampai dengan bulan Desember 2006. Analisis data hasil review keuangan dan Penyusunan laporan review keuangan Forum kajian hasil review dan penyusunan RKTL Sosialisasi hasil review kepada masyarakat dan pelaksanaan RKTL Evaluasi hasil tindak lanjut LAMPIRAN

Lampiran-1: Lampiran-2: Lampiran-3: Lampiran-4: Lampiran-5: Lampiran-6: Lampiran-7: Lampiran-8:

70

Diagram Alur Review Keuangan dan Penjelasannya BA Sosialisasi dan Pembentukan Tim BA Penyepakatan Utusan Calon Tim/Panitia Review Keuangan Rencana Kerja Tim Review Keuangan Ceklis Review Keuangan Cara Pengisian Ceklis Review Keuangan Rerangka Laporan Review Keuangan BA Penyepakatan Hasil Review Keuangan

Ceklis Review Keuangan Nama BKM Kecamatan Kota/Kab

TTD Panitia :

Temuan A. Rekonsiliasi dan Rekening Bank Nomor Rekening Bank (1): __________________ Per Bulan: _____________________ Nomor Rekening Bank (2): __________________ Per Bulan: _____________________ Apakah ada saldo Bulanan? Verifikasi saldo awal dan akhir tahun Catatan:

B. Bank dan Kas Transfer dari KPPN(dana BLM) dan pihak (BFI, Pemda, dll) di rek. Bank diverifikasi per tanggal Setoran Bank diverifikasi per tanggal Penarikan Bank diverifikasi per tanggal

Temuan

Tanggal

Paraf

Tanggal

Paraf

Buku Kas (sekr) diverifikasi per tanggal Kas Masuk (sekr) diverifikasi per tanggal Kas Keluar (sekr) diverifikasi per tanggal Saldo Kas rata-rata ≤Rp. 1.000.000,Jml uang tunai sesuai saldo buku kas Selisih dicari dan diselesaikan Buku Kas (UPK) diverifikasi per tanggal Kas Masuk (UPK) diverifikasi per tanggal Kas Keluar (UPK) diverifikasi per tanggal Saldo Kas rata-rata ≤Rp. 1.000.000,Jml uang tunai sesuai saldo buku

71

kas Selisih dicari dan diselesaikan Catatan:

C. Penerimaan Bukti kas masuk disetujui dgn benar Dana disetor sesuai aturan Transaksi Sekretaris dicek thd Buku Besar Perbandingan catatan sekretaris & UPK

Temuan

Tanggal

Paraf

Temuan

Tanggal

Paraf

Penerimaan lain diverifikasi Permintaan cttn ke pihak pemberi dana

Konfirmasi dikirim ke pihak pemberi dana: Dikirim per tanggal (didaftar) Diterima kembali per tanggal (didaftar) Selisih dicari dan diselesaikan Catatan uang masuk UPK direview per tgl Catatan uang masuk UPK di cek dg Buku Besar Kartu pinjaman di review Kartu Pinjaman di cek dg saldo pinjaman Catatan :

D. Pengeluaran Bukti kas keluar(BKK) disetujui dengan benar dan tertib Pembuatan BKK menunjukkan bahwa uang dikeluarkan untuk pihak yang tepat Administrasi dan Pajak bank dicatat Kegiatan (L,S) dibayar sesuai perencanaan Transaksi kas keluar dicek terhadap Buku Besar

72

Perbandingan catatan sekretaris dan UPK

Konfirmasi dikirim Panitia/KSM (L,S):

ke

Dikirim per tanggal (didaftar) Diterima kembali per tanggal (didaftar) Catatan uang keluar UPK direview per tanggal Catatan uang keluar UPK di cek dengan Buku Besar Pemberian pinjaman (KSM-E) sesuai persetujuan Neraca Saldo dan Buku Besar dimutasi harian Buku Pendapatan dan Biaya dimutasi harian

Konfirmasi Peminjam:

dikirim

ke

KSM

Dikirim per tanggal (didaftar) Diterima kembali per tanggal (didaftar) Selisih dicari dan diselesaikan Catatan :

E. Pelaporan LPJ Panitia/KSM (L,S) lengkap, benar dan diarsipkan dengan tertib Seluruh laporan keuangan disajikan Seluruh dana BKM dilaporkan dalam Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Dana BKM Kondisi keuangan tertuang dalam laporan keuangan (Neraca) Pendapatan dan Biaya tertuang dalam Laporan Laba-Rugi Kondisi KSM peminjam disajikan dalam Laporan Kolektibilitas Perkembangan pengembalian pinjaman disajikan dalam Laporan Tingkat Pengembalian Laporan keuangan secara rutin diberikan kepada pihak terkait

Temuan

Tanggal

Paraf

73

(KMW, PJOK, Lurah, dsb) Laporan bulanan ditempel di 5 tempat yang strategis Semua perubahan kebijakan ditempel di 5 tempat yang strategis. Catatan :

F. Buku Besar Dana khusus (Lingkungan, sosial, ekonomi, dan BOP) dicatat sendirisendiri Buku/kartu Inventaris dicatat tersendiri

Temuan

Tanggal

Paraf

Temuan

Tanggal

Paraf

Saldo buku besar tahun lalu sudah benar Saldo buku besar tahun lalu digunakan untuk tahun berikutnya Catatan :

G. Administrasi BAPPUK disimpan dengan baik RAPB disimpan dengan baik BA dan Notulensi disimpan dengan baik Prosposal Panitia/KSM disimpan dg baik LPJ-Panitia/KSM disimpan dengan baik Kontrak kerja sekretariat dan UPUP lengkap Rekening Koran bank disimpan dg baik Bukti-bukti kas disimpan dengan baik Dokumen-2 disimpan dengan baik Ada catatan dokumen keluarmasuk Catatan :

74

H. Penggajian File-2 pribadi disimpan dengan baik dan dijaga kerahasiaannya Insentif dibayarkan sesuai dengan yang disetujui (kontrak) Time sheet (daftar hadir) sesuai jadwal kerja diisi dengan tertib Semua pengurangan insentif dicatat lengkap Catatan :

Temuan

Tanggal

Paraf

75

Cara Pengisian CEKLIS REVIEW KEUANGAN Oleh Panitia/Tim Review Keuangan A. Persiapan Panitia/Tim 1. Sebelum review keuangan dilakukan, Panitia/Tim Review keuangan harus sudah mempersiapkan: • AD/ART (Anggaran Dasar/Anggran Rumah Tangga), Akta notaris, dan surat penunjukkan spesimen bank yang tetapkan oleh notaris. • Renta (Rencana Tahunan)-PJM Pronangkis • Berkas (copy berkas) pencairan dana BLM. • Konfirmasi dari bank (Copy pembukaan Rekening Bank dan perubahannya) dan tanda tangan resmi penarikan dana bank dari rekenig Bank BKM. • Laporan Keuangan bulanan yang akan diverifikasi. Berkas-berkas tersebut sangat penting untuk mendapatkan konfirmasi mengenai aturan main manajemen keuangan di BKM, serta rencana penggunaan dana BLM. 2. Panitia/Tim Review keuangan harus terlebih dahulu menetapkan sampel transaksi yang akan di review berdasarkan bulannya secara acak sejumlah dua bulan, dan antara verifikasi satu dan lainnya harus dipilih secara acak kembali. Misalnya, untuk transaksi Bank terpilih bulan Januari dan Agustus, transaski kas dipilih lagi secara acak. Jika jumlah transaksi dalam dua bulan tersebut kurang dari 30% dari jumlah transaksi seluruhnya, maka harus ditambah jumlah bulannya (dipilih secara acak). B. Pengisian Umum 1. Semua item yang diverifikasi harus dicatat kapan dan siapa yang melakukan dengan membubuhkan tanggal dan paraf. 2. Kolom Temuan diisi sesuai dengan informasi tambahan sebagai hasil dari klarifikasi keadaan yang sesungguhnya yang harus dijelaskan lebih rinci dan Catatan diisi penjelasan yang selengkaplengkapnya.

Misalnya:

Temuan: ketidaksesuaian saldo buku dan rekening bank, dikarenakan: tidak tercatatnya bunga bank dan administrasi bank. Catatan: tidak tercatat bunga dan biya administrasi bank karena BKM terlambat memperoleh rekening koran atau print-out rekening. C. Penjelasan Rinci Per Item Verifikasi Aspek Verifikasi A. Rekonsiliasi dan Rekening Bank Nomor Rekening Bank (1):

Per Bulan: Nomor Rekening Bank (2): Per Bulan: Apakah ada saldo Bulanan?

76

Penjelasan Diisi nomor rekening yang dimiliki BKM, dan periksa: 1. Nama rekening harus nama lembaga 2. Penanda tangan harus 3 orang, cocokkan dengan surat kuasa yang disahkan notaris dan copy pembukaan rekening bank. Diisi bulan pembukaan rekening tersebut Sama dengan di atas Sama dengan di atas Saldo akhir di rek.bank harus = saldo akhir di buku bank pada bulan yang sama.

Verifikasi saldo awal dan akhir tahun

B. Bank dan Kas Transfer dari KPPN(dana BLM) dan pihak (BFI, Pemda, dll) di rek. Bank diverifikasi per tanggal Setoran Bank diverifikasi per tanggal Penarikan diverifikasi per tanggal

1. Saldo akhir tahun di rek.bank harus = saldo akhir buku bank, dan = saldo awal buku bank tahun berikutnya. 2. Saldo akhir tahun di rek.Bank harus = yang tercantum dalam Laporan Keuangan akhir tahun. 1. Periksa tanggal dan jumlah transfer per tanggal (buku dan rek. bank) 2. Cocokkan dengan Kuitansi di berkas pencairan. Periksa transaksi setor bank dan jumlahnya per tanggal (buku dan rek) 1. Cocokkan penandatangan penarikan dana bank (slip penarikan bank) dengan surat kuasa bernotaris dan copy pembukaan rekening bank, harus 3 orang. 2. Periksa jumlah dana yang ditarik dan saldo kas masuk pada tanggal-bulan yang sama (buku dan rek).

Jika jumlah rekening bank lebih dari satu, lakukan hal serupa pada semua rekening bank dan cocokkan dengan buku bank. Buku Kas (Sekr) diverifikasi per tgl

Kas Masuk (Sekr) diverifikasi per tgl

Kas Keluar (Sekr) diverifikasi per tgl

Saldo Kas rata-rata ≤Rp. 1.000.000,Jml uang tunai sesuai saldo buku kas

Selisih dicari dan diselesaikan

1. Periksa penjumlahan ke samping dan ke bawah semua tanggal transaksi di buku kas Sekretariat 2. Periksa saldo akhir bulan = saldo awal bulan berikut. 3. Periksa tanda-tangan tutup buku per bulan 1. Periksa transaksi kas masuk per tanggal transaksi, jumlah kas harus = yang tertulis di bukti kas masuk pada tanggal yang sama. 2. Semua kas masuk jelas siapa penyetornya dan penerimanya. 1. Periksa transaksi kas keluar per tanggal transaksi, jumlah kas harus = yang tertulis di bukti kas keluar pada tanggal yang sama. 2. Semua kas keluar jelas keberuntukannya, penerimanya, penyetujunya, dan pembukunya. 3. Cocokkan kas keluar pertanggal dengan BAPPUK, RAPB, Proposal, dan/atau BA persetujuannya. 1. Hitung rata-rata saldo kas per tanggal transaksi 2. Jika terdapat saldo lebih dari Rp. 1.000.000,- tidak lebih dari 2x24 jam (2 hari efektif) 1. Hitung jumlah uang tunai pada tanggal pemeriksaan 2. Pastikan jumlah tersebut = saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan. 3. Gunakan Form Penghitungan kas Jika terjadi selisih antara uang tunai dan saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan, cari sebabnya, dan selesaikan pada tanggal tersebut.

Tidak diperkenankan menunda pencarian sebab selisih tersebut pada hari lain. Semua sebab ketidaksamaan uang tunai dan saldo buku harus diselesaikan pada hari tersebut. Buku Kas (UPK) diverifikasi per tgl

Kas Masuk (UPK) diverifikasi per tgl

1. Periksa penjumlahan ke samping dan ke bawah semua tanggal transaksi di buku kas UPK. 2. Periksa saldo akhir bulan = saldo awal bulan berikut. 3. Periksa tanda-tangan tutup buku per bulan 1. Pastikan jumlah kas masuk per tanggal = jumlah akhir hari pada tanggal tersebut di Catatan Uang Masuk . 2. Semua kas masuk jelas, siapa penyetornya dan 77

Kas Keluar (UPK) diverifikasi per tgl

Saldo Kas rata-rata ≤Rp. 1.000.000,Jml uang tunai sesuai saldo buku kas

Selisih dicari dan diselesaikan C. Penerimaan Bukti kas masuk disetujui dengan benar dan tertib

Dana disetor sesuai aturan

Transaksi kas masuk dicek terhadap Buku Besar Perbandingan catatan sekretaris dan UPK Penerimaan lain diverifikasi

Permintaan cttn ke pihak pemberi dana

penerimanya. 1. Pastikan jumlah kas keluar per tanggal = jumlah akhir hari pada tanggal tersebut di Catatan Uang Keluar . 2. Semua kas keluar jelas keberuntukannya, penerimanya, penyetujunya, dan pembukunya. 1. Hitung rata-rata saldo kas per tanggal transaksi 2. Jika terdapat saldo lebih dari Rp. 1.000.000,- tidak lebih dari 2x24 jam (2 hari efektif) 1. Hitung jumlah uang tunai pada tanggal pemeriksaan 2. Pastikan jumlah tersebut = saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan. 3. Gunakan Form Penghitungan kas Jika terjadi selisih antara uang tunai dan saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan, cari sebabnya, dan selesaikan pada tanggal tersebut. Periksa per bukti, bahwa semua bukti sudah mempunyai No.Bukti, urut dan sistematis, Jelas dari mana sumber penerimaan (nama) dan ditandatangani dengan lengkap dan benar oleh pihak-pihak terkait. Jika ada kesalahan sudah diparaf, dan tidak di”tipp-ex’’ 1. Semua dana yang diterima dari pihak lain, harus disetor ke bank. 2. Dana tunai tidak lebih dari Rp. 1.000.000,3. Cocokkan dengan dokumen pendukung penerimaan dana tersebut. 4. Tidak ada dana masuk tanpa sepengetahuan pihak-pihak yang terkait dan berwenang menyetujuinya Cocokkan per tanggal bahwa semua bukti kas masuk telah dicatat dengan benar di buku besar yang terkait. Pencatatan di buku besar lengkap, mencantumkan no.bukti , nilai transaksi, dan saldo Jika transaksi sekretaris berhubungan dengan UPK, cocokkan pencatatan sekretaris dengan Catatan Uang Keluar UPK Jika terdapat penerimaan lain (selain dari BLM), pastikan penerimaan tersebut ada bukti pendukungnya: • Pinjm phk-3 harus didukung BA persetujuan pinjam • Dana Pemda harus didukung bukti akurat dari Pemda • Dana program lain harus didukung dokumen pencairan yang terkait Dapatkan catatan atau keterangan yang valid kepada pemberi dana. Bandingkan catatan tersebut dengan catatan sekretaris Periksa juga catatan-catatan tersebut dalam laporan keuangan.

Konfirmasi dikirim ke pihak pemberi dana: Dikirim per tanggal (didaftar) Diterima kembali per tanggal (didaftar) Selisih dicari dan diselesaikan

78

Panita/Tim membuat daftar tanggal, kepada Pemberi dana mana, surat konfirmasi dikirim 1. Panita/Tim membuat daftar tanggal, dari mana surat konfirmasi diterima. 2. Periksa isi surat konfirmasi dengan catatan sekretaris. Jika terdapat perbedaan, periksalah tanggalnya,

ketidakcocokan pencatatan, atau karena hal-hal lain. Catatan uang masuk UPK direview per tanggal

Catatan uang masuk UPK di cek dg Buku Besar

Kartu pinjaman di review

Kartu Pinjaman di cek dg saldo pinjaman

1. Periksa penjumlahan ke samping dan ke bawah di setiap baris dan kolom. Jika terjadi selisih, cari sebabnya, dan konfirmasi dengan UPK. 2. Cocokkan setiap baris catatan Vs bukti kas masuk. 3. Pastikan Catatan ditutup per tanggal transaksi, lengkap dengan tanda tangan pembukunya. 1. Pastikan jumlah di bagian bawah catatan telah benar 2. Cocokkan jumlah di setiap kolom Vs buku besarnya. Jika terjadi selisih, cari sebabnya. 3. Pastikan saldo akhir bulan buku besar menjadi saldo awal bulan berikutnya, dan = jumlah yang ada di laporan keuangan (laba rugi dan atau Neraca) 1. Semua kartu harus terisi lengkap dengan data KSM, jumlah dana yang dipinjam, sistem angsuran, jatuh temponya, dan mutasi angsuran per tanggal. 2. Cocokkan kartu pinjaman Vs berkas proposal pinjaman, persetujuan kredit, serta bukti kas keluar dan bukti kas masuk. 1. Jumlah saldo realisasi seluruh kartu harus = saldo pinjaman pada laporan keuangan di bulan yang sama (Neraca, lap.Kolektibilitas, dan lap tingkat pengembalian) 2. Cek outstanding loan, harus = minimal 90%.

(saldo pinjaman: kekayaan atau asset)x 100%

3. Cek tingkat pengembalian (RR), harus = minimal 80%

(saldo pinjaman-tunggakan yang lebih dari 3 bln/kl angsuran); saldo pinjaman x 100%

D. Pengeluaran Bukti kas keluar(BKK) disetujui dengan benar dan tertib

Pembuatan BKK menunjukkan bahwa uang dikeluarkan untuk pihak yang tepat

Kegiatan (L,S) dibayar sesuai perencanaan Transaksi kas keluar dicek terhadap Buku Besar Perbandingan catatan sekretaris dan UPK

Konfirmasi dikirim ke Panitia/KSM (L,S):

Periksa per bukti, bahwa semua bukti sudah mempunyai No.Bukti urut dan sistematis, tanggal transaksi, dan ditandatangani dengan lengkap dan benar oleh pihak-pihak terkait yang berwenang. Jika ada kesalahan sudah diparaf, dan tidak di”tipp-ex’’ 1. Cocokkan BKK dengan bukti pendukungnya (Proposal Panitia/KSM dan berkas persetujuannya, Bon/Nota pembelian dari pihak ke-3 yang valid, dan bukti pendukung lainnya) 2. Pengeluaran untuk BOP (rapat, transport, ATK) harus didukung dengan BA dan Notulensi rapat. 1. Semua BKK untuk kegiatan (L,S) dicocokkan dengan BAPPUK dan Proposal Panitia. 2. Hitung jumlah seluruh proposal minimal 10 Cocokkan per tanggal bahwa semua bukti kas keluar telah dicatat dengan benar di buku besar yang terkait. Pencatatan di buku besar lengkap, mencantumkan no.bukti , nilai transaksi, dan saldo Jika transaksi pengeluaran sekretaris berhubungan dengan UPK, cocokkan pencatatan sekretaris dengan Catatan Uang Masuk UPK Panitia/Tim harus mengirimkan sejumlah surat konfirmasi (lampiran) kepada sejumlah Paniti/KSM (L,S) yang terpilih 79

Dikirim per tanggal (didaftar) Diterima kembali per tanggal (didaftar)

Catatan uang keluar UPK direview per tanggal

Catatan uang keluar UPK di cek dengan Buku Besar

Pemberian pinjaman (KSM-E) sesuai persetujuan KSM yang diberi pinjaman adalah peringkat atas daftar tunggu Neraca Saldo dan Buku Besar dimutasi harian Buku Pendapatan dan Biaya dimutasi harian

secara acak untuk memastikan jumlah kas keluar benar adanya. Panita/Tim membuat daftar tanggal, kepada Panitia/KSM mana, surat konfirmasi dikirim 1. Panita/Tim membuat daftar tanggal, dari mana surat konfirmasi diterima. 2. Periksa isi surat konfirmasi dengan jumlah kas keluar. 1. Periksa penjumlahan ke samping dan ke bawah di setiap baris dan kolom. Jika terjadi selisih, cari sebabnya, dan konfirmasi dengan UPK. 2. Cocokkan setiap baris catatan Vs bukti kas masuk. 3. Pastikan Catatan ditutup per tanggal transaksi, lengkap dengan tanda tangan pembukunya. 1. Pastikan jumlah di bagian bawah catatan telah benar 2. Cocokkan jumlah di setiap kolom Vs buku besarnya. Jika terjadi selisih, cari sebabnya. 3. Pastikan saldo akhir bulan buku besar menjadi saldo awal bulan berikutnya, dan = jumlah yang ada di laporan keuangan (laba rugi dan atau Neraca) 1. Cocokkan berkas proposal pinjaman Vs persetujuan pinjaman, serta bukti kas keluar. 2. Jika terjadi ketidaksesuaian, cari sebabnya 1. Cocokkan tanggal transaksi bukti kas keluar pencairan pinjaman Vs daftar tunggu KSM. 2. Jika terdapat KSM peminjam tidak ada di daftar tunggu, cari sebabnya 1. Cek pencatatan mutasi Neraca Saldo dan Buku Besar. 2. Cocokkan pertanggal dengan Catatan Uang Masuk dan Catatan Uang Keluar. Jika terjadi seslisih, cari sebabnya. 1. Cek pencatatan mutasi Buku Pendapatan dan Biaya 2. Cocokkan pertanggal dengan Catatan Uang Masuk dan Catatan Uang Keluar. Jika terjadi seslisih, cari sebabnya.

Konfirmasi dikirim ke KSM Peminjam: Dikirim per tanggal (didaftar) Diterima kembali per tanggal (didaftar) Selisih dicari dan diselesaikan E. Pelaporan LPJ Panitia/KSM (L,S) lengkap, benar dan diarsipkan dengan tertib

Seluruh laporan keuangan disajikan

80

Panita/Tim membuat daftar tanggal surat konfirmasi dikirim, nama KSM peminjam, jumlah saldo pinjaman. 1. Panita/Tim membuat daftar tanggal penerimaan kembali surat konfirmasi, nama KSM, dan saldo pinjaman. 2. Periksa isi surat konfirmasi dengan catatan sekretaris. Jika terdapat perbedaan, periksalah tanggalnya, ketidakcocokan pencatatan, atau karena hal-hal lain. 1. Cek seluruh kegiatan yang direalisasikan terdapat LPJnya. 2. Cek bahwa LPJ KSM lengkap, meliputi: dokumen pendukung pengeluarannya penggunaan dana kegiatan, rincian swadaya masyarakat, dan bantuan pemda/swasta. 3. Pastikan jumlah pengeluaran dan swadaya sesuai dengan RAB Proposal Panitia/KSM 1. Cek laporan keuangan bulanan secrara rutin dihasilkan Sekretariat dan UPK, meliputi: Laporan Pemasukan dan Peneluaran Dana BKM, Neraca, Laba-Rugi, Kolektibilitas,

Seluruh dana BKM dilaporkan dalam Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Dana BKM Kondisi keuangan tertuang dalam laporan keuangan (Neraca) Pendapatan dan Biaya tertuang dalam Laporan Laba-Rugi Kondisi KSM peminjam disajikan dalam Laporan Kolektibilitas

Perkembangan pengembalian pinjaman disajikan dalam Laporan Tingkat Pengembalian Laporan keuangan secara rutin diberikan kepada pihak terkait (KMW, PJOK, Lurah, dsb) Laporan bulanan ditempel di 5 tempat yang strategis Semua perubahan kebijakan keuangan ditempel di 5 tempat yang strategis.

F. Buku Besar Dana khusus (Lingkungan, sosial, ekonomi, dan BOP) dicatat sendirisendiri

Buku/kartu Inventaris dicatat tersendiri

dan Tingkat pengembalian. 2. Jika tidak disajikan, cari sebabnya. 1. Cek semua saldo kas dan bank di laporan sama dengan saldo di buku besar dalam bulan yang sama 2. Cek semua mutasi pengeluaran kegiatan(L,S,E) dan BOP sama dengan mutasi buku besar masing-masing. 1. Seluruh saldo di neraca sama dengan saldo dalam buku besar dan neraca saldo. 2. Laba/rugi tahun berjalan sama dengan laba/rugi dalam laporan Laba Rugi bulan-tahun yang sama. 1. Saldo pendapatan dan biaya sama dengan saldo dalam buku pendapatan dan biaya. 2. Laba/rugi tahun berjalan sama dengan laba/rugi dalam Laba Rugi bulan-tahun yang sama. 1. Cek semua kelompok penunggak dan cocokkan dengan kartu KSM yang bersangkutan, serta pastikan jumlah saldo pinjaman = saldo dalam Neraca. 2. Jumlah kelompok 3 sampai dengan 5 adalah peminjam bermasalah. Pastikan jumlah tersebut sebagai pengurang saldo pinjaman dalam perhitungan tingkat pengembalian. 1. Pastikan prosentase pinjaman bermasalah (NPL) dan tingkat pengembalian (RR) dapat diketahui. 2. Pastikan RR minimal sebesar 80%. 1. Pastikan semua pihak terkait mendapat laporan keuangan bulanan dan tepat waktu. 2. Jika tidak, cari sebabnya. 1. Pastikan semua laporan keuangan bulanan secara rutin ditempel di 5 tempat yang strategistepat pada waktunya. 2. Jika tidak, cari sebabnya 1. Pastikan semua perubahan kebijakan keuangan didukung dengan absensi rapat dan ada Notulennya. 2. Pastikan kebijakan keuangan tersebut tidak menyimpang dari AD/ART. 3. Semua hasil rapat ditempel di 5 tempat strategis. 1. Periksa semua buku besar meliputi buku dana lingkungan, dana sosial, dana ekonomi hibah, dana ekonomi bergulir, dan dana BOP. 2. Pastikan semua penjumlahannya (kesamping dan ke bawah) tidak ada selisih. 3. Cek saldo akhir bulan menjadi saldo awal bulan berikutnya. 4. Ambil masing-masing tidak lebih 10 tanggal transaksi, telusuri bukti kas keluarnya, proposal, LPJ, dan bukti pendukungnya. 1. Cek semua inventaris yang dimiliki BKM, pastikan semua telah tercatat dalam buku inventaris senilai harga perolehannya. 2. Harga perolehan=harga faktur/nota + biaya transport + biaya pemasangannya sampai siap pakai. 3. Jelaskan kondisi phisiknya dan kemanfaatannya dalam membantu kegiatan BKM dan UP-Upnya.

81

Saldo buku besar tahun lalu sudah benar Saldo buku besar tahun lalu digunakan untuk tahun berikutnya G. Administrasi BAPPUK disimpan dengan baik RAPB disimpan dengan baik

BA dan Notulensi disimpan dengan baik Prosposal Panitia/KSM disimpan dg baik

LPJ-Panitia/KSM disimpan dengan baik

Kontrak kerja sekretariat dan UP-UP lengkap Rekening Koran bank disimpan dg baik Bukti-bukti kas disimpan dengan baik Dokumen-2 disimpan dengan baik

Ada catatan dokumen keluar-masuk H. Penggajian File-2 pribadi disimpan dengan baik dan dijaga kerahasiaannya Insentif dibayarkan sesuai dengan yang disetujui (kontrak)

82

1. Cek saldo akhir buku besar tahun lalu, penjumlahan ke samping dan ke bawah. 2. Jumlah harus benar. Jika terjadi selisih cari sebabnya. 1. Cek saldo awal tahun harus = saldo akhir buku besar tahun lalu 2. Jika terjadi selisih cari sebabnya. 1. Cek semua BAPPUK (Tahap pencairan 1,2, dan3) tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek RAPB BKM dan UPK ada dan tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Cek tidak lebih 10 transaksi, bahwa pengeluaran BOP mengacu pada RAPB. 3. Jika tidak, cari sebabnya 1. Cek BA, Notulensi, dan asen rapat ada dan tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek seluruh proposal Panitia/KSM ada, lengkap dan tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Pastikan RAB disusun dengan benar 3. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek seluruh LPJ Panitia/KSM ada dan tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Pastikan semua pengeluaran didukung dengan bukti valid dan berdasarkan RAB 3. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek kontrak kerja sekretariatdan UP-UP ada, tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek rekening koran/rekening bank ada dan tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek bukti kas masuk dan bukti kas keluar ada, tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek dokummen-dokumen lain (Pedoman umum, Pedoman teknis, AD/ART, PJM, Berkas Pencairan,dll) ada, tersimpan dengan baik dan mudah diakses. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Pastikan terdapat buku catatan atau kumpulan bukti keluar masuk dokumen. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Pastikan semua data pribadi sekretariat dan UP-UP(CV, copy ijazah, kontrak kerja, dll) ada, tersimpan dengan baik, dan dijaga kerahasiaannya. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek bukti kas keluar untuk pembayaran insentif (tidak lebih dari 10 transaksi) pastikan jumlahnya sesusi dengan persetujuan (kontrak).

Time sheet (daftar hadir) sesuai jadwal kerja diisi dengan tertib Semua pengurangan insentif dicatat lengkap

2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek daftar hadir kerja, sesuai jadwal, dan secara tertib diisi. 2. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya 1. Cek semua pengurangan atas insentif telah dicatat secara lengkap dan ada bukti pendukungnya. 3. Jika tidak dapat ditemukan, cari sebabnya

FORM PENGHITUNGAN KAS Tanggal ........................................ Uang Kertas ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ...........

Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar

Uang Logam ........... Keping ........... Keping ........... Keping ........... Keping ........... Keping ........... Keping ........... Keping ........... Keping

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

100.000,50.000,20.000,10.000,5.000,1.000,500,100,Sub Jumlah Uang Kertas

= = = = = = = = =

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

Rp. 100.000,Rp. 50.000,Rp. 20.000,Rp. 10.000,Rp. 5.000,Rp. 1.000,Rp. 500,Rp. 100,Sub Jumlah Uang Kertas

= = = = = = = = = = = =

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

Jumlah Saldo Kas di Buku Selisih Sebab-sebab Selisih:

Mengetahui Nama:______________________ Tanda tangan:

Diperiksa oleh: Nama:________________________ Tanda tangan:

______________________ Jabatan:____________________

________________________ Jabatan:_______________________

83

Sistematika Laporan Review Keuangan DAFTAR ISI 1. Laporan Keuangan a. Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Dana BKM (2005-2006) b. Laporan Laba Rugi UPK (2005-2006) c. Laporan Neraca UPK (2005-2006) d. Laporan Kolektibilitas UPK (2005-2006) e. Laporan Tingkat Pengembalian dan Tingkat Tunggakan (2005-2006) 2. Pembahasan Temuan Review Keuangan a. Rekonsiliasi dan Rekening Bank b. Bank dan Kas c. Penerimaan d. Pengeluaran e. Pelaporan f. Buku Besar g. Administrasi h. Penggajian 3. Laporan/Rekomendasi Auditor Independen 4. Rekomendasi 5. Lampiran-lampiran

84

Perkotaan

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya